Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Theo dõi và kiểm soát dự - Nguyễn Duy Long

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Theo dõi và kiểm soát dự - Nguyễn Duy Long

1. 9/9/2009 Qu n Lý D Án XD Ch ươ ng 6: Theo Dõi và Ki m Sốt D Án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 1 Ni dung • Tng quan h th ng theo dõi và ki m sốt d án • Ph ươ ng pháp giá tr thu (đt) đư c (EVA) • Khuynh hư ng và d báo • Ví d ng dng • Các ph ươ ng pháp ki m sốt d án khác (xem file khác biên so n bi GVC ThS Đ Th Xuân Lan) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 2 1
2. 9/9/2009 Theo Dõi và Ki m Sốt Dư Án TNG QUAN ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 3 Tng quan v h th ng QLDA Ngu ồn: Gray và Larson, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 4 2
3. 9/9/2009 Chu trình lp k ho ch, theo dõi và ki m sốt d án (1/4) Ho ch đnh Ki m Theo dõi sốt Ho ch đnh – Theo dõi – Ki m sốt là mt chu trình liên tc cho đn khi d án hồn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 5 Chu trình lp k ho ch, theo dõi và ki m sốt d án (2/4) Th ư ng hay theo dõi nh ng Nên chú tr ng theo dõi cơng vi c nh ng cơng vi c D thu th p s li u Quantr ng Liên quan đn yu t khách Liên quan đn yu t ch quan quan Th ư ng đo lư ng kh i lư ng Nên đo lư ng kt qu cơng cơng vi c vi c Nu khơng vn hành tt h th ng hoach đnh–theodõi– ki m sốt thì s rt khĩ khăn cho vi c ki m sốt DA ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 6 3
4. 9/9/2009 Chu trình lp k ho ch, theo dõi và ki m sốt d án (3/4) • Các thơng tin c n ph i thu th p: s li u k tốn, s li u cung ng và xu t nh p v t li u, ph n h i t khách hàng, các thay đ i v yêu c u k thu t • Các khĩ khăn th ư ng g p – Báo cáo và s li u quá chi ti t – Khơng cĩ m i liên h gi a h th ng thơng tin c a d án và cơng ty – Khơng cĩ m i liên h gi a h thơng l p k ho ch và theo dõi d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 7 Chu trình lp k ho ch, theo dõi và ki m sốt d án (4/4) • Ph i xây dng 1 h th ng thơng tin giúp ch nhi m DA nm bt đư c vn đ và đưa ra quy t đnh kp th i đ th c hi n DA theo đúng nh ư k ho ch • Đi vi nh ng DA ln thì cĩ hn 1 nhĩm ch u trách nhi m theo dõi và ki m sốt DA, đ/v nh ng DA nh thì ng ư i theo dõi cũng chính là ng ư i ki m sốt và cũng chính là ch nhi m DA ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 8 4
5. 9/9/2009 Ki m sốt d án là mt ngh ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 9 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 10 5
6. 9/9/2009 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 11 Theo dõi và ki m sốt d án (1/3) • Theo dõi (monitoring): thu th p, lưu, và báo cáo thơng tin liên quan đn vi c th c hi n DA (project performance) • Ki m sốt (controlling): dùng d li u t vi c theo dõi đ đưa s th c hi n th c t đt ti s th c hi n theo k ho ch ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 12 6
7. 9/9/2009 Theo dõi và ki m sốt d án (2/3) • Đo lư ng và theo dõi – Xác đnh và theo dõi các tham s liên quan đn th c hi n d án • So sánh và đánh giá – Phân tích nguyên nhân gây ra các vn đ và các gi i pháp kh c ph c ti m năng. • Ki m sốt – Th c thi các gi i pháp kh c ph c đ đưa vi c th c hi n d án đúng vi các mc đích đt ra ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 13 Theo dõi và ki m sốt d án (3/3) • Ti sao ph i theo dõi? • Theo dõi cái gì? • Khi nào thì theo dõi? • Theo dõi nh ư th nào? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 14 7
8. 9/9/2009 Đo lư ng trong theo dõi và ki m sốt (1/3) • Ti n đ • Chi phí • Tài nguyên (4Ms: men, machines, materials, money) • S th c hi n (performance) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 15 Đo lư ng trong theo dõi và ki m sốt (2/3) Đo lư ng Nhĩm đo lư ng liên quan Bt đu cơng tác găng ch m Ti n đ Cơng tác găng hồn thành tr Ti n đ Cơng tác khơng găng tr thành găng Ti n đ Mc th i gian b l Ti n đ Thay đi ngày đn hn Ti n đ Giá thay đi Chi phí Vư t chi phí Chi phí Ngân lưu thi u Chi phí Chi phí qu n lý cao (overhead rates) Chi phí Ngu ồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 16 8
9. 9/9/2009 Đo lư ng trong theo dõi và ki m sốt (3/3) Đo lư ng Nhĩm đo lư ng liên quan Th i gian ch cung cp vt tư dài Tài nguyên, tin đ Tn dng tài nguyên th p Tài nguyên, chi phí Các vn đ v s sn cĩ tài nguyên Tài nguyên, ti n đ, chi phí Thay đi chi phí nhân cơng Tài nguyên, chi phí Thay đi qui mơ d án S th c hi n, chi phí, ti n đ, tài nguyên Thi u thơng tin k thu t S th c hi n, chi phí, ti n đ Khơng vư t qua các th nghi m S th c hi n, chi phí, ti n đ Ch m tr trong vi c ch p nh n các S th c hi n, ti n đ thay đi Các li trong ghi lưu S th c hi n, chi phí, ti n đ Ngu ồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 17 Theo dõi và ki m sốt d án • Đo lư ng ti n trình th c hi n d án - ph n vi c thi cơng bng đ th th i gian - cơng vi c • Đánh giá tr ng thái ca DA bng đ th hp nh t th i gian - chi phí - kh i lư ng cơng vi c • Đánh giá tr ng thái d án bng ph ươ ng pháp giá tr đt đư c • Đánh giá tr ng thái DA cĩ nhi u hng mc hay nhi u thành ph n bng ph ươ ng pháp ma tr n xác đnh ph n trăm hồn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 18 9
10. 9/9/2009 H th ng theo dõi và ki m sốt d án (1/3) • Đ qu n lý d án cĩ hi u qu , ph i lp k ho ch, đo lư ng, đánh giá, d báo và ki m sốt các mt ca d án, bao gm ch t lư ng và kh i lư ng cơng vi c, chi phí và ti n đ • Ph i lp k ho ch hồn ch nh tr ư c khi bt đu DA đ cĩ cơ s ki m sốt đư c DA => khơng th theo dõi DA đư c nu khơng cĩ k ho ch, ti n đ và d tốn rõ ràng • K ho ch DA đư c lp da trên thơng tin do nh ng ng ư i th c hi n DA cung cp • Chi phí và th i gian d trù th c hi n cơng vi c là th ư c đo gi a k ho ch và th c t ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 19 H th ng theo dõi và ki m sốt d án (2/3) • Vào th i đi m M, d án d đnh ph i xong ph n vi c X vi mc ch t lư ng Q và mc chi phí d trù C. Theo dõi d án là đo lư ng giá tr th c ca nh ng đi lư ng nàyvà xácđnh xem d án cĩ đáp ng đư c các mc tiêu ca k ho ch, th c hi n nh ng chi ti t cn thi t ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 20 10
11. 9/9/2009 H th ng theo dõi và ki m sốt d án (3/3) • H th ng theo dõi d án ph i đơn gi n, d hi u và đi u hành đư c • S li u ca h th ng ki m sốt ph i th ư ng xuyên đư c thu th p, hi u ch nh và đánh giá • Cĩ th hình thành 1 h th ng ki m sốt vi s tr giúp ca máy tính WBS, CBS, OBS SƠ Đ MNG H TH NG MÃ HĨA ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 21 Theo Dõi và Ki m Sốt D Án PH ƯƠ NG PHÁP GIÁ TR THU (ĐT) ĐƯ C (EARNED VALUE METHOD) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 22 11
12. 9/9/2009 Chúng ta đã làm nh ư nh ng gì chúng tađã nĩi chúngta s làm? • Ư c tính % hồn thành – % ngân sách đã s dng – % cơng vi c đã làm – % th i gian đã th c hi n • ch quan, và khơng đy đ • rút ra nh ng kt lu n sai S dng phân tích giá tr ki m đư c (Earned Value Analysis (EVA)) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 23 Ph ươ ng pháp EVA • EVA là mt ph ươ ng pháp đ: – đo lư ng ti n trình ca d án (project’s progress) – d báo ngày hồn thành và chi phí cu i cùng, và – cung cp các sai khác (variances) ti n đ và ngân sách • EVA cung cp nh ng ch s tin cy đ chúng ta cĩ th đánh giá các d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 24 12
13. 9/9/2009 Bi t cái gì quan tr ng hơn? • Bi t bn đang đâu trên ti n đ? • Bi t bn đang đâu trong ngân sách? • Bi t bn đang đâu v cơng vi c đã hồn thành? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 25 EVA kt hp c ba • EVA so sánh kh i lư ng cơng vi c theo k ho ch vi kh i lư ng th c t đã hồn thành, đ xác đnh chi phí , ti n đ, và cơng vi c đã hồn thành cĩ ti n tri n nh ư k ho ch khơng ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 26 13
14. 9/9/2009 Vì sao EVA? • Mi lo i cơng tác cĩ đi lư ng đo lư ng ti n tri n khác nhau • Cn “cu n” ti n tri n ca nhi u cơng tác thành tình tr ng d án tng quát • Cn mt đơn v đo lư ng th ng nh t (VNĐ hay gi làm vi c) Cung cp tín hi u “cnh báo sm” đ cĩ hành đng kh c ph c kp th i ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 27 Sơ đ h th ng EVA CƠ CU PHÂN CHIA CƠNG VI C (WBS) Ki M SỐT THAY Đ I PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO PH ƯƠ NG PHÁP PHÂN TÍCH GIÁ TR THU Đ Ư C BCWS (EVA) CƠ CU PHÂN CƠNG T CH C (OBS) H TH NG TI N Đ -CHI PHÍ BCWP BAC C. TÁC 1 ACWP $ $ $ $ $ EAC C. TÁC 2 $ $ $ $ $ C. TÁC 3 $ $ $ $ $ C. TÁC 4 $ $ $ $ $ H TH NG K TỐN H TH NG TI N Đ H TH NG MUA HÀNG H TH NG H TH NG H TH NG H TH NG KI M SỐT V T T Ư CH M CƠNG Ki M SỐT CHI PHÍ VT T Ư GIÁN TI P H TH NG D TỐN ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 28 14
15. 9/9/2009 Ư c lư ng mc hồn thành cơng tác (1/2) • Các ph ươ ng pháp % hồn thành ca cơng tác: – Qui tc 50-50: Gi đnh 50% khi cơng tác đã bt đu, 50% cịn li khi cơng vi c hồn thành cịn gi là ph n trăm bt đu/kt thúc – Qui tc 0-100: Ch đánh giá cơng tác hồn thành khi đã th c hi n xong cách th n tr ng – Qui tc đu vào chính (critical input): theo lư ng đu vào (nhân cơng, máy mĩc) chính đã dùng d sai thơng tin – Qui tc t l (proportional): chia th i gian [chi phí] k ho ch [th c t] đn nay vi tng th i gian [chi phí] k ho ch [th c t] đ tính % hồn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 29 Ư c lư ng mc hồn thành cơng tác (2/2) • Các ph ươ ng pháp % hồn thành ca cơng tác khác: – Ý ki n ca giám sát viên, ch huy tr ư ng, đc cơng – Đốn hay ư c lư ng % hồn thành – Đơn v (vt ch t) hồn thành – Qui tc đi m mc (rules of credit hay incremental milestones) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 30 15
16. 9/9/2009 Ư c lư ng mc hồn thành cơng tác: Qui tc đi m mc C.Vi c Đ.v Qui tc đi m mc Mơ t Máy mĩc thi t b cái Giao hàng 15% Giao ti cơng tr ư ng Ráp 20% Ráp trên nn Lp đt 35% Bt bu lơng, hàn, hay cho phép nêm trát Ch p nh n 30% Nghi m thu đt ng Cu n Lp dng 60% Lp dng sơ b xong hay m Lp bu lơng, hàn Bt bu lơng ho c hàn xong 30% Ch p nh n 10% Nghi m thu đt Kt cu thép Mnh Lp dng 50% Ct và dm khung vào v trí Lp bu lơng 25% Các liên kt đã lp bu lơng Cân ch nh 15% Cân ch nh ph ươ ng đng/ngang Si t ch t 10% Si t ch t bu lơng ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 31 Ph ươ ng pháp ư c lư ng đ ngh vs. lo i cơng vi c Ph ươ ng pháp Cơng chánh (civil) Cơ khí (mechanical) Đi n (electrical) Đơn v hồn thành N Thanh/dây/ct treo Kéo cáp Đào đt ng Hp bĩng đèn Đ bê tơng Cách âm/nhi t ng và van Ý ki n giám sát viên Đp, tháo b H th ng ra Ch y th và nghi m thu Ph ươ ng pháp t l Các đi u ki n chung Cơng tác ki m tra Cơng tác ki m tra (theo th i gian hay chi phí) Ph n trăm kt Các lp đt chính Cơng tác g Dng c/máy mĩc thúc/hồn thành Các cơng tác cĩ th i (millwork) (instrumentation) (50-50) gian ng n Qui tc đi m mc Ci to cĩ tính m Lp đt thi t b Trung tâm ki m sốt thu t đng cơ (motor) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 32 16
17. 9/9/2009 Các thu t ng trong EVA (1/4) • PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Chi phí theo k ho ch ca cơng vi c đư c th c hi n theo ti n đ cơ s giá tr k ho ch • AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work Performed): Chi phí th c t đ hồn thành cơng vi c đã đư c th c hi n đn nay chi phí th c t • EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Chi phí theo k ho ch đ hồn thành cơng vi c đã th c hi n đn nay giá tr thu đư c ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 33 Các thu t ng trong EVA (2/4) • STWP (Time scheduled for work performed): Th i gian theo ti n đ ban đu cho cơng vi c cn th c hi n • ATWP (Actual time for work performed): Th i gian th c t cho cơng vi c cn th c hi n ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 34 17
18. 9/9/2009 Các Thu t Ng trong EVA (3/4) • CV (Cost Variance) = EV – AC khác bi t v chi phí. – CV < 0 vư t chi phí • SV (Schedule Variance) = EV – PV khác bi t v ti n đ – SV < 0 tr ti n đ • AV (Account Variance) = PV - AC ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 35 Các Thu t Ng trong EVA (4/4) • CPI (Cost Performance Index) = EV/AC – CPI < 1 vư t chi phí • SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV – SPI < 1 tr ti n đ • CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI – CSI càng xa 1 thì cơ hi đưa d án tr li đúng k ho ch càng th p ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 36 18
19. 9/9/2009 Ngân EAC EVA: Đ th ti n đ-chi phí sách vư t Chi Phí D Phịng BAC báo SV – Khác bi t ti n đ c d CV – Khác bi t ư chi phí đ BCWS (PV) BCWP (EV) n đ ti ACWP (AC) Trễ tiến Tr độ?? Hi n ti ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S Hồn thành 37 Sáu tình hu ng quan h gi PV, EV, và AC Ngu ồn: Meredith và Mantel, 2003 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 38 19
20. 9/9/2009 Ma tr n xác đnh tình tr ng ti n đ- chi phí Ti n đ sm Ti n đ tr Chi phí th p CV > 0; SV > 0 CV > 0; SV 1; SPI > 1 CPI > 1; SPI 0 CV 1 CPI < 1; SPI < 1 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 39 Theo Dõi và Ki m Sốt D Án KHUYNH HƯ NG VÀ D BÁO ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 40 20
21. 9/9/2009 Các thu t ng khác trong EVA • BAC (Budget at completion): ngân sách k ho ch đ hồn thành DA • WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách ca cơng vi c ch ưa hồn thành = BAC - EV • EAC (Estimated cost at completion): chi phí d báo đ hồn thành DA • ETC (Estimated cost to complete): chi phí d báo t th i đi m d báo đn khi hồn thành DA • TCPI (To Complete Performance Index): ch s th c hi n khi hồn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) giá tr ca mi đng cịn li trong ngân sách s ph i thu đư c v mt lý thuy t đ d án khơng vư t ngân sách ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 41 D báo v tình tr ng d án (1/3) • Ph ươ ng pháp d tốn ban đu (Original Estimate Approach): – ETC = WR = BAC – EV nu gi đnh d tốn ban đu vn hp lý – EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC) = BAC – CV – ngân sách ch nh sa bng ngân sách ban đu đư c hi u ch nh bi CV ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 42 21
22. 9/9/2009 D báo v tình tr ng d án (2/3) • Ph ươ ng pháp d tốn đi u ch nh (Revised Estimate Approach): – ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI nu gi đnh khuynh hư ng (trends) th c hi n d án nh ư va qua – EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC + BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 43 D báo v tình tr ng d án (3/3) • Ph ươ ng pháp kt hp 2 ph ươ ng pháp trên: – Khi % hồn thành 50% dùng ph ươ ng pháp d tốn đi u ch nh ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 44 22
23. 9/9/2009 Theo Dõi và Ki m Sốt D Án VÍ D NG DNG ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 45 Ví d 1 • Gi s mt cơng vi c d đnh hồn thành hơm nay, vi chi phí là 20 tri u đng. Nh ưng bn ch mi hồn thành 3/4 cơng vi c, và đã ht 17.5 tri u đng. Ti ngày hơm nay: – BCWS, BCWP, và ACWP = ? – CV và SV = ? – CPI, SPI, và CSI = ? – ETC và EAC = ? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 46 23
24. 9/9/2009 Ví d 2 • D án kéo dài 10 tu n, đang ht tu n th 7 Cơng tác Cơng tác Th i gian Ngân Chi phí % hồn đng (tu n) sách th c t thành tr ư c (tri u (tri u VNĐ) VNĐ) A - 2 100 80 100 B A 5 200 80 C A 4 100 160 100 D B, C 3 60 0 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 47 Ti n đ mng PDM 2 0 7 B 0 0 2 25 7 7 0 10 A D 02 2 2 1 6 73 10 C 34 7 ESTF EF Tên c.tác LSD LF ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 48 24
25. 9/9/2009 Ngân sách cơ s theo qui tc 50-50 C.tác 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A 50 50 B 100 100 C 50 50 D 30 30 PV 50 50 150 50 100 30 30 PV 50 100 250 250 250 300 400 430 430 460 tích lũy ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 49 Tình tr ng d án sau 7 tu n C.tác 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A 50 50 B 100 C 50 50 D EV 50 50 100 50 50 EV t. 50 50 100 200 250 250 300 lũy AC 80 160 AC t. 0 0 80 80 80 80 240 lũy ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 50 25
26. 9/9/2009 Bi u đ EVA sau 7 tu n Tri u VNĐ 450 400 350 300 PV 250 200 EV 150 AC 100 50 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 51 Ví d 2 m rng • Ư c lư ng mc hồn thành cơng tác trong theo dõi và ki m sốt ti n đ trên theo qui tc 50-50. • Tình tr ng d án cĩ thay đi khi ư c lư ng mc hồnh thành cơng tác theo qui tc khác? Ví d qui tc t l? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 52 26