Bài giảng Xây dựng và quản lý dự án công nghệ thông tin

Nội dung text: Bài giảng Xây dựng và quản lý dự án công nghệ thông tin

1. 1 TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀI GIẢNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÊN HỌC PHẦN : XD VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT MÃ HỌC PHẦN : 17405 TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO : ĐẠI HỌC CHÍNH QUY DÙNG CHO SV NGÀNH : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HẢI PHÒNG - 2011
2. 2 MỤC LỤC Chƣơng 1. Giới thiệu về quản lý dự án 5 1.1. Các khái niệm cơ bản 5 1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) 5 1.3. Các lĩnh vực quản lý trong dự án (Knowledge areas) 6 1.4. Vai trò của người quản lý dự án 8 Chƣơng 2. Dự án Công nghệ Thông tin 10 2.1. Các đặc điểm của dự án Công nghệ Thông tin 10 2.2. Các giai đoạn của dự án (Project phases) 10 2.3. Các nhóm tiến trình trong một giai đoạn (Process groups) 12 Chƣơng 3. Quản lý phạm vi dự án 13 3.1. Tầm quan trọng của quản lý phạm vi dự án (Project scope) 13 3.2. Xác định phạm vi dự án 13 3.3. Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown Structure- WBS) 15 3.4. Xét duyệt và điều khiển phạm vi 18 Chƣơng 4. Quản lý thời gian của dự án 19 4.1. Tầm quan trọng của lịch trình dự án (Project schedules) 19 4.2. Các hoạt động của dự án (Activities) 19 4.3. Ước lượng thời gian thực hiện (Duration) 21 4.4. Xây dựng lịch trình 24 4.5. Điều khiển lịch trình 26 Chƣơng 5. Quản lý chi phí của dự án 28 5.1. Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án (Project cost) 28 5.2. Ước lượng chi phí dự án 28 5.3. Xác định ngân sách dự án (Budget) 31 5.4. Điều khiển chi phí dự án 33 Chƣơng 6. Quản lý chất lƣợng của dự án 34 6.1. Tầm quan trọng của quản lý chất lượng 34 6.2. Lập kế hoạch chất lượng (Planning quality) 34 6.3. Thực hiện đảm bảo chất lượng (Quality assurance) 35 Chƣơng 7. Quản lý nguồn nhân lực của dự án 37 7.1. Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực 37 7.2. Xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (Human resource) 37 7.3. Xây dựng nhóm dự án (Project team) 38 Chƣơng 8. Quản lý các rủi ro của dự án 41 8.1. Tầm quan trọng của quản lý rủi ro 41 8.2. Lập kế hoạch quản lý rủi ro 41 8.3. Xác định các rủi ro 43 8.4. Phân tích định lượng các rủi ro 46 8.5. Lập kế hoạch đối phó rủi ro (Risk responses) 47 8.6. Giám sát và điều khiển các rủi ro 48 Một số đề thi mẫu 49
3. 3 Tên học phần: Xây dựng và quản lý dự án Công nghệ Thông tin Loại học phần: 4 Bộ môn phụ trách giảng dạy: Hệ thống Thông tin Khoa phụ trách: CNTT Mã học phần: 17405 Tổng số TC: 3 Tổng số tiết Lý thuyết Thực hành/Xemina Tự học Bài tập lớn Đồ án môn học 60 30 15 0 có không Học phần học trƣớc: Nhập môn Công nghệ Phần mềm. Học phần tiên quyết: Không yêu cầu. Học phần song song: Không yêu cầu. Mục tiêu của học phần: Cung cấp các kiến thức cơ bản và kỹ năng Xây dựng& Quản lý dự án Công nghệ Thông tin cho sinh viên. Nội dung chủ yếu: Giới thiệu về quản lý dự án; Các đặc điểm của dự án Công nghệ Thông tin; Quản lý phạm vi dự án; Quản lý thời gian của dự án; Quản lý chi phí của dự án; Quản lý chất lượng của dự án; Quản lý nguồn nhân lực của dự án; Quản lý rủi ro của dự án. Nội dung chi tiết: PHÂN PHỐI SỐ TIẾT TÊN CHƢƠNG MỤC TS LT TH BT KT Chƣơng 1. Giới thiệu về quản lý dự án 6 4 1.1. Các khái niệm cơ bản 1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) 1.3. Các lĩnh vực quản lý trong dự án (Knowledge areas) 1.4. Vai trò của người quản lý dự án Chƣơng 2. Dự án Công nghệ Thông tin 3 2 2.1. Các đặc điểm của dự án Công nghệ Thông tin 2.2. Các giai đoạn của dự án (Project phases) 2.3. Các nhóm tiến trình trong một giai đoạn (Process groups) Chƣơng 3. Quản lý phạm vi dự án 6 4 3.1. Tầm quan trọng của quản lý phạm vi dự án (Project scope) 3.2. Xác định phạm vi dự án 3.3. Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown Structure- WBS) 3.4. Xét duyệt và điều khiển phạm vi Chƣơng 4. Quản lý thời gian của dự án 6 4 4.1. Tầm quan trọng của lịch trình dự án (Project schedules) 4.2. Các hoạt động của dự án (Activities) 4.3. Ước lượng thời gian thực hiện (Duration) 4.4. Xây dựng lịch trình 4.5. Điều khiển lịch trình Chƣơng 5. Quản lý chi phí của dự án 6 4 5.1. Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án (Project cost) 5.2. Ước lượng chi phí dự án 5.3. Xác định ngân sách dự án (Budget) 5.4. Điều khiển chi phí dự án Chƣơng 6. Quản lý chất lƣợng của dự án 6 4 6.1. Tầm quan trọng của quản lý chất lượng 6.2. Lập kế hoạch chất lượng (Planning quality) 6.3. Thực hiện đảm bảo chất lượng (Quality assurance) 6.4. Các tiêu chí chất lượng hiện đại Chƣơng 7. Quản lý nguồn nhân lực của dự án 6 4 7.1. Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực
4. 4 PHÂN PHỐI SỐ TIẾT TÊN CHƢƠNG MỤC TS LT TH BT KT 7.2. Xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (Human resource) 7.3. Xây dựng nhóm dự án (Project team) Chƣơng 8. Quản lý các rủi ro của dự án 6 4 8.1. Tầm quan trọng của quản lý rủi ro 8.2. Lập kế hoạch quản lý rủi ro 8.3. Xác định các rủi ro 8.4. Phân tích định lượng các rủi ro 8.5. Lập kế hoạch đối phó rủi ro (Risk responses) 8.6. Giám sát và điều khiển các rủi ro Nhiệm vụ của sinh viên: Tham dự các buổi học lý thuyết và thực hành, làm các bài tập được giao, làm các bài thi giữa học phần và bài thi kết thúc học phần theo đúng quy định. Tài liệu học tập: 1. Ngô Trung Việt, Phương pháp luận quản lý dự án Công nghệ Thông tin, NXB Khoa học và kỹ thuật Hà nội. 2002. 2. Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, 4th edition. 3. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA, 2000. Hình thức và tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Hình thức thi: thi viết. - Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: căn cứ vào sự tham gia học tập của sinh viên trong các buổi học lý thuyết và thực hành, kết quả làm các bài tập được giao, kết quả của các bài thi giữa học phần và bài thi kết thúc học phần. Thang điểm: Thang điểm chữ A, B, C, D, F. Điểm đánh giá học phần: Z=0,4X + 0,6Y. Bài giảng này là tài liệu chính thức và thống nhất của Bộ môn Hệ thống Thông tin, Khoa Công nghệ Thông tin và được dùng để giảng dạy cho sinh viên. Ngày phê duyệt: / / Trƣởng Bộ môn
5. 5 Chương 1. Giới thiệu về quản lý dự án 1.1. Các khái niệm cơ bản Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. a) Dự án là gì? Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới. Theo PMBOK® Guide 2000, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại. - Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác. 1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders) Các bên tham gia là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án, cụ thể: - Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả dự án - Liên quan trức tiếp tới dự án - Đóng góp các nguồn lực cho dự án Các bên liên quan dự án có những lợi ích, nhu cầu và ưu tiên khác nhau. Họ có thể có những quan điểm khác nhau về việc dự án cố gắng hoàn thành những gì. Do đó, việc xác định được các bên liên quan trong dự án càng sớm càng tốt, đặc biệt trong giai đoạn xây dựng ý tưởng. Xem qua các bên liên quan còn chưa lộ diện sẽ là một rủi ro rất lớn đến việc tổ chức thực hiện dự án. Thông thường, trong một dự án, các bên tham gia bao gồm: - Nhà tài trợ: Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án. Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi. Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án. Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có thêm các trách nhiệm xem xét lại các
6. 6 tiến trình và chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký và công bố tôn chỉ dự án. - Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án): Làm việc với các đối tượng liên quan để định nghĩa dự án Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách các hoạt động của dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kế hoạch Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh. Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án: đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan - Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý này chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động hay kết quả của dự án. Kiểm soát và đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị ) Có thể có những yêu cầu trái ngược với kết quả dự án Trong một số trường hợp là cấp trên của nhà quản lý dự án - Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phẩm của dự án thì nhà tài trợ chính là khách hàng. Đối tượng này có nhiệm vụ như sau: Nhận đầu ra của dự án Thanh toán cho đầu ra dự án Xác định nhu cầu cho đầu ra dự án Có thể là nhiều công ty hay cá nhân với những đặc điểm và yêu cầu trái ngược nhau - Nhà cung cấp: một dự án thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, trong đó có những hạng mục khi xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ quyết định mua. Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp các thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt đông của dự án thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã đề ra. 1.3. Các lĩnh vực quản lý trong dự án (Knowledge areas) Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là: - Lập kế hoạch tổng thể: lập kế hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lô gích, chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. - Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.
7. 7 - Quản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào. - Quản lý chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí. - Quản lý chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài trợ (chủ đầu tư). - Quản lý nhân lực: Là quá trình hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến đâu? - Quản lý thông tin (truyền thông): Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý, giữa các tổ nhóm quản lý dự án. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời các câu hỏi: ai cần thong tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? - Quản lý rủi ro: Là việc nhận diện các nhân tố rủi ro trong dự án, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng để xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. - Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm: Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải quyết cácvấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu? 1.4. Vai trò của người quản lý dự án Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA. Ngoài ra, Người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong: - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng của dự án Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án: - Kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là kỹ năng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu dự án. - Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là người chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng. Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá công việc hoàn thành. Đồng
8. 8 thời, nhà quản lý dự án phải biết thiết lập các quy trình hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ thành công của bảng kế hoạch. - Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao tiếp. Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết các công việc của các phòng chức năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật. Nhà quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năng thông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai dự án. - Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời, cùng với sự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng nhưng quyền lực của họ được cấp không tương xứng. Do thiếu quyền lực, bắt buộc các nhà quản lý phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứng đầu các bộ phận chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ của cấp trên, người đứng đầu trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án. - Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động Marketing. Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiền năng. - Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và kịp thời cần nhiều kỹ năng tổng hợp của nhà quản lý như: kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ năng xây dựng nhóm như thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức về dự án. Bài tập 1) Dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng đến dự án? 2) Vai trò của người quản lý dự án?
9. 9 Chương 2. Dự án Công nghệ Thông tin 2.1. Các đặc điểm của dự án Công nghệ Thông tin - CNTT = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, phần mềm và con người - Dự án CNTT = dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng Ví dụ: Dự án xây dựng hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng tại các Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Các giai đoạn của dự án (Project phases) Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi gian đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiện một hay nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án. Chu kỳ của dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc về hoặc không thuộc về phạm vi của dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm: - Mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi mới bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc. - Xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó mức độ rủi ro là cao nhất khi dự án bắt đầu thực hiện. Xác suất thành công sẽ tăng lên khi dự án bước qua các giai đoạn sau. - Khả năng ảnh hưởng của nhà tài trợ tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án tiếp tục trong các giai đoạn sau. Vòng đời dự án xác định các giai đoạn mà một dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc dự án. Các giai đoạn thường có cơ chế tự hoàn thiện kiểm soát quản lý thông qua các công việc giám sát, đánh giá. Điển hình, sự chuyển tiếp giữa các giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu và một kết quả chuyển giao cụ thể, kèm theo những phê duyệt, tán thành của nhà tài trợ trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo. Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống. SDLC cơ bản là nhóm các giai đoạn của dự án. Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặc lãnh vực kinh doanh, thường được chia thành 4 giai đoạn như sau: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng của dự án và phương pháp thực hiện dẫn tới kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu ngay khi hình thành dự án. Khảo sát-tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh
10. 10 giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, là những công việc triển khai và cần được quản lý trong gian đoạn này. Quyết định lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp. Trong giai đoạn này những nội dung được xét đến là mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mực độ rủi ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết. Đồng thời cũng cần làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Phát triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hoá hết bẳng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế. Đối với các dự án CNTT, tính hệ thống và khả năng tương hợp có vai trò quan trọng, dựa trên nền tảng một kiến trúc CNTT do nhà nước quy định. Kiến trúc này có vai trò hướng dẫn việc xây dựng các dự án sao cho chúng có thể kết nối, tương hợp với nhau, tạo ra một mạng quốc gia liên thông, thống nhất cơ chế kết nối, chia sẻ và cung cấp dịch vụ. Kết thúc giai đoạn này là sự phê duyệt về chủ trương thực hiện dự án (ý tưởng). - Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự án. Nội dung chủ yếu bao gồm: + Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức. + Lập kế hoạch tổng thể + Phân tích, lập bảng chi tiết công việc – WBS + Lập kế hoạch tiến độ thời gian + Lập kế hoạch ngân sách + Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết + Lập kế hoạch chi phí + Xin phê chuẩn thực hiện tiếp Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu. Thành công của dự án phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này. - Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực bao gồm các công việc cần thiết như xây dựng phòng ốc, hệ thống, lựa chọn công cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất. Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống. Kết thúc giai đoạn này, các hệ thống được xây dựng và kiểm định, hệ thống có thể chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm. - Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, công trình và những tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng các nguồn lực. Dưới đây là một số các việc cụ thể:
11. 11 + Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án + Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo + Thanh quyết toán + Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị và sử dụng + Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành + Bố trí lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án + Giải phóng và bố trí lại thiết bị Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau. Các quy trình này lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án và tác động lẫn nhau. Cả 5 quy trình quản lý dự án đều hoạt động tại từng giai đoạn vòng đời dự án, nhưng mỗi quy trình hoạt động có mức độ khác nhau tuỳ theo mỗi giai đoạn. Chẳng hạn như sự lặp lại của quá trình khởi tạo tiến hành ở phần đầu của mỗi gian đoạn nhằm tập trung vào các yêu cầu và mục tiêu nghiệp vụ trong giai đoạn đó. Các quy trình này là: - Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó - Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó - Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch - Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyên tắc nhằm xác định những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đề ra để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của dự án ban đầu. - Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ và đưa dự án hoặc giai đoạn đó đến một kết thúc theo thứ tự Bài tập 1) Đặc điểm của các dự án Công nghệ Thông tin 2) Các giai đoạn của một dự án
12. 12 Chương 3. Quản lý phạm vi dự án 3.1. Tầm quan trọng của quản lý phạm vi dự án (Project scope) - Phạm vi (Scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không dự án sẽ không bao giờ kết thúc. - Các kết quả chuyển giao (Deliverables) là những sản phẩm của dự án mà sẽ chuyển giao: như là phần cứng, phần mềm (mua hoặc phát triển), bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao. - Nhóm dự án và các bên liên quan (Stakeholders) phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào. Qui trình quản lý phạm vi - Khởi thảo: Bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo. - Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai - Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn - Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án - Điều khiển thay đổi phạm vi: điều khiển những thay đổi của phạm vi dự án. 3.2. Xác định phạm vi dự án Quy định phạm vi dùng để thử mức độ gay go cho mỗi yêu cầu thay đổi mà bạn nhận được. Quy định phạm vi là chỉ dẫn duy nhất của bạn khi ai đó hỏi liệu điều gì sẽ xảy ra và liệu lỗi đó có được sửa chữa hay không, liệu đặc tính đó có được xây dựng hay không, liệu giao diện đó có thay đổi hay không hay liệu họ có được đào tạo hay không ? Thảo quy định phạm vi là công việc khó khăn và buồn tẻ nhưng cần thiết. Quy định phạm vi phải có tài liệu yêu cầu được nghiên cứu cẩn thận. Nguyên tắc: Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo các nguyên tắc sau: Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô. Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cá dự án vĩ mô. Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác định rõ: Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không?
13. 13 Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa? Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không? Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không? Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu / kết thúc. Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể. Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ: Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm. Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này. Đảm bảo rằng tam giác thép được đặt đúng chỗ: Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng? Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?. Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không? Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không? Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không? Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án. Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra. 3.4. Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown Structure- WBS) Bảng kê công việc phục vụ các mục đích khác nhau trong các tổ chức khác nhau phụ thuộc vào phương pháp luận quản lý dự án thông dụng. Tuy nhiên trong bất kỳ trường hợp sử dụng nào thì bảng kê công việc là bước sống còn trong việc lập kế hoạch dự án. Trong
14. 14 phần này này bạn sẽ xem xét các yếu tố của bảng kê công việc và các cách thức khác nhau mà nó được triển khai trong các tổ chức khác nhau. Bảng kê công việc sẽ giúp bạn kiềm chế sự căng thẳng khi trả lời các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào và bao lâu bằng cách tập hợp tất cả các chi tiết khó khăn về công việc yêu cầu để tạo ra phần có thể chuyển giao trong dự án. a) Định nghĩa: Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án có thể được sử dụng như một hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm soát nhưng thông thường nên phác thảo một số chi tiết quan trọng: - Công việc được thực hiện. - Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện. - Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc. - Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc. - Chi phí thực hiện công việc. - Tiêu chí chấp thuận công việc. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với một nhà cung cấp đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong những trường hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu kiểm soát cho các phần có thể chuyển giao của dự án được xây dựng trong các bộ phận khác. Trong các trường hợp này bảng kê công việc có thể rất giống với trình tự công việc giữa các bộ phận. Mục đích đầu tiên của bảng kê công việc trong những trường hợp này là thu mua nguồn lực thông qua các đường chức năng. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu phạm vi cho các dự án thêm/chuyển/ thay đổi và dự án vi mô. Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả chuyển giao đó được ghi rõ một cách cụ thể trong bảng kê công việc. Tất cả các công việc theo yêu cầu không được chi tiết hoá trong bảng kê công việc là do định nghĩa ngoài phạm vi và cũng không được thực hiện hoặc được thực hiện trong một bảng kê công việc sửa đổi. b) Thảo bảng kê công việc Bảng kê công việc có thể là một tài liệu kiểm soát tốt nhưng bạn cần phải hiểu tổ chức của bạn sử dụng bảng kê công việc để làm nó hiệu quả như thế nào. Xây dựng bảng kê công việc hiệu quả tuân theo các nguyên tắc sau: - Đảm bảo rằng bạn hiểu về loại dự án: Cân nhắc cẩn thận các phần có thể chuyển giao liên quan để xác định xem dự án là vĩ mô, vi mô hay thêm/ chuyển/ thay đổi. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mối quan hệ giữa loại dự án và kỳ vọng cho tài liệu dự án
15. 15 trong tổ chức của bạn. - Đảm bảo rằng bạn hiểu tổ chức của mình sử dụng bảng kê công việc như thế nào: Tổ chức có mẫu bảng kê công việc hay không? Xem xét các tệp dự án khác để xem họ sử dụng bảng kê công việc như thế nào. - Đi vào cụ thể để tránh những nhầm lẫn và hiểu lầm: Đảm bảo rằng bạn tính đến tất cả các thông tin cần thiết (Đó là ai, cái gì, ở đâu, khi nào và như thế nào). Nên tránh các thuật ngữ kỹ thuật, các từ thông dụng, các từ viết tắt, hoặc định nghĩa để đảm bảo rằng mọi người đang tiến hành công việc từ định nghĩa dùng chung. - Lấy chữ ký nếu bạn muốn nó mang tính pháp lý hoặc ràng buộc: Nếu bạn đang dùng bảng kê công việc như một hợp đồng với các bộ phận khác nhau thì bạn cần chữ ký để làm cho hợp đồng có giá trị. c) Cấu trúc bảng kê công việc Một bảng kê công việc có chiều hướng trên xuống. Bắt đầu từ sản phẩm toàn bộ và chia nó ra thành những yếu tố nhỏ hơn. Do đó, người ta có thể so sánh xây dựng BKCV giống như công tác chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Mỗi chủ đề đều được chia thành những chủ đề con, và mỗi chủ đề con lại được chia thêm nữa thành các phần nhỏ. Tuy nhiên, cũng cần chú ý tới quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm. Trong đó, sản phẩm: danh từ (bao gồm: đầu vào, đầu ra, động tác xử lý); công việc: Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý. BKCV có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của BKCV đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó. BKCV chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào"; Trình tự của từng công việc là không quan trọng cho dù quen đọc từ trái sang phải. Xác định trình tự nằm trong giai đoạn lập lịch trình BKCV bao gồm hai thành phần chính. - Danh sách sản phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure) - Danh sách công việc: DSCV (Task Breakdown Structure) Lưu ý: Nửa trên của BKCV bao gồm các mô tả sản phẩm, Nửa dưới của BKCV bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm) d) Các bƣớc xây dựng BKCV Việc xây dựng một BKCV tốt, phải mất nhiều giờ- thậm chí hàng ngày – làm việc cật lực và sửa chữa. Bước 1. Viết ra sản phẩm chung nhất. Dùng danh từ hay thuật ngữ mô tả trực tiếp 1 cách vắn tắt (ví dụ: Hệ thống phần mềm quản lí nhân sự, Bệnh viện đa khoa, Cầu mới, ). Thông tin lấy từ tài liệu "Phác thảo dự án"
16. 16 Bước 2. Tạo danh sách sản phẩm: Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn. Nói chung, khoảng 2-3 mức dưới là đủ. Bước 3. Tạo lập Danh sách công việc Mô tả các công việc ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất. Sau đó phân rã từng công việc ra thành các mức thấp hơn. Câu hỏi: Phân rã chi tiết công việc đến mức nào? Trả lời: Nếu một công việc cần làm nhiều hơn 2 tuần (hoặc 80 giờ) thì nên phân rã tiếp. Bước 4. Đãnh mã cho mỗi ô của Bảng kê công việc. Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung nhất. Mức 1: đánh các mã 1.0, .2.0, 3.0 cho các sản phẩm con. Đánh số tiếp mỗi ô trong BKCV một mã số duy nhất, theo cách sau: - Từ trên xuống dưới - Từ trái sang phải - Nếu là 1.0. => đánh số tiếp là 1.1, 1.2, 1.3, - Nếu là 1.1 => đánh tiếp là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, - Nếu là 1.2 => đánh tiếp 1.2.1, 1.2.2, - Không phân biệt nội dung trong 1 ô là sản phẩm hay công việc Bước 5. Xét duyệt lại BKCV - Tất cả các ô thuộc danh sách sản phẩm đều có danh từ (và có thể tính từ đi kèm), - Tất cả các ô thuộc danh sách công việc có động từ ra lệnh và bổ ngữ, - Tất cả các ô đều có mã duy nhất. 3.5. Xét duyệt và điều khiển phạm vi Một kế hoạch quản lý thay đổi được tuân thủ tốt và chặt chẽ sẽ ngăn ngừa việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án. Nguyên tắc Để quản lý hiệu quả việc mở rộng phạm vi, hãy tuân theo nguyên tắc sau: - Giám sát thay đổi không được kiểm soát bằng cách phân tích các gói công việc để tìm ra công việc không được phép: + Giám sát các báo cáo hiệu suất, các đánh giá hiệu suất, và các cuộc họp báo cáo hiện trạng để tìm các dấu hiệu của việc mở rộng phạmvi tiềm năng. + Kiểm tra- thực hiện kiểm định công việc đang tiến triển. + Giám sát lịch biểu và ngân sách. - Đảm bảo mọi yêu cầu thay đổi được ghi lại và sàng lọc để chấp thuận hoặc từ chối. - Lọc các yêu cầu thay đổi: + Loại bỏ những thay đổi ngoài phạm vi trừ khi chúng quan trọng cho dự án. + Đối với những thay đổi có khả năng được chấp thuận, đánh giá ảnh hưởng của việc sửa lại kế hoạch và liệt kê các vấn đề có thể có. + Nếu ảnh hưởng nhỏ, giám đốc dự án và đội có thể xử lý thay đổi.
17. 17 + Nếu ảnh hưởng vừa phải, hãy chuẩn bị một báo cáo về ảnh hưởng và tìm sự đồng ý của các đối tượng liên quan đến dự án. + Nếu ảnh hưởng lớn, hãy cố đàm phán về những thay đổi khác có thể hạn chế ảnh hưởng. Hãy chuẩn bị một báo cáo về ảnh hưởng cho nhà tài trợ và nhận được sự phê duyệt chính thức trước khi tiến hành. - Nếu thay đổi được chấp thuận, hãy thực hiện những điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch dự án để bổ sung thay đổi. - Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, hãy đảm bảo rằng quyết định này được thông báo tới người yêu cầu. - Nếu thay đổi được chấp nhận, hãy thông báo về sự chấp nhận đó cho đội dự án, đối tượng có liên quan và các nhà cung cấp, theo đúng nguyên tắc kế hoạch truyền thông. Bài tập 1) Tầm quan trọng của quản lý phạm vi dự án 2) Trình bày kỹ thuật tạo bảng phân rã công việc
18. 18 Chương 4. Quản lý thời gian của dự án 4.1. Tầm quan trọng của lịch trình dự án (Project schedules) - Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất - Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; nó trôi qua bất kể điều gì xảy ra - Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án, sức ép tiến độ gây căng thẳng, phá vỡ những quy định của dự án 4.2. Các hoạt động của dự án (Activities) a) Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn Sự nhầm lẫn xung quanh nỗ lực và thời đoạn đã tồn tại từ lâu và rất phổ biến. Có một ý kiến sai lầm tồn tại trong một thời gian dài là bạn quản lý càng nhiều nguồn lực cùng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể thì nhiệm vụ thực hiện càng nhanh. Điều này có thể đúng hoạc không đúng. Cách hiểu rõ ràng về nỗ lực và thời đoạn có thể mất rất lâu để cải thiện ước tính và kế hoạch làm việc được xây dựng cho các dự án công nghệ thông tin. Định nghĩa. Nỗ lực là thước đo năng lượng hay lao động dùng để hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng thời gian trên dạng đơn vị. Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu. Theo năng lực là thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ có thể hoàn tất nhanh hơn thông qua việc áp dụng các nguồn lực lao động hay năng lượng phụ. Thời đoạn là thước đo xem một gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn tất. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng các đơn vị thời gian. Ví dụ như trong xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường để 1 tuần để trần ổn định trước khi tiếp tục xây các tầng tiếp theo. Khoảng thời gian cố định là một thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến một lượng thời gian để hoàn tất. Việc áp dụng các nguồn lực phụ sẽ không làm thay đổi thời gian yêu cầu. Ví dụ. Một việc sẽ mất bao lâu để hoàn tất có thể hay không thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực được áp dụng bao nhiêu. Hãy nói rằng bạn muốn tạo ra một chai rượu. Nhiều người tham gia sẽ làm cho việc hái nho trong vườn trở nên nhanh hơn nhưng khi rượu đã được đặt vào trong thùng thì không có lượng nỗ lực nào có thể làm cho rượu lên men nhanh hơn. Công việc hái nho là theo năng lực, trong khi đó ủ và lên men rượu là trường hợp khoảng thời gian cố định. b) Xác lập các mốc quan trọng Mốc quan trọng là các trường hợp điểm kiểm soát trong dự án, thường là việc hoàn tất phần có thể
19. 19 chuyển giao chính tạo ra yêu cầu báo cáo hoặc yêu cầu sự ủng hộ của khách hàng hay nhà tài trợ trước khi tiếp tục dự án. Mốc quan trọng có thời đoạn bằng 0. Các mốc quan trọng đóng vai trò như những mốc đánh dấu và được xác định bởi giám đốc dự án và/hoặc khách hàng. Chúng phải được xác lập có chọn lựa sử dụng các giác quan thông thường, ví dụ như đối với một đánh giá thiết kế chính, thử nghiệm bản mẫu, nguồn vào cần đến từ nguồn bên ngoài, xúc tiến quảng cáo. Các mốc quan trọng có ích trong việc chỉ ra sự tiến triển tại các điểm chính nhưng chỉ số tiến triển thực sự là các gói công việc và ước lượng nên được thực hiện sao cho phù hợp. Ví dụ: Một công ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng và có các mốc quan trọng tại thời điểm bất đầu và kết thúc dự án và ở mỗi giai đoạn của hợp đồng có các phần có thể chuyển giao do sự đồng thuận của khách hàng đã được yêu cầu trước khi họ có thể tiếp tục từng phần một và bằng sự đồng thuận, họ cũng có thể triển khai quy trình quảng cáo. Sơ đồ mốc quan trọng cho dự án này được chỉ ra trong hình sau: Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Hoàn tất hành động A  Hoàn tất hành động B  Hoàn tất hành động C  Hoàn tất hành động D  Hoàn tất hành động E  Sơ đồ mốc quan trọng c) Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo nguồn lực. Trong nhiều trường hợp, thống kê kỹ năng cần để hoàn tất các dự án công nghệ thông tin hoặc không tồn tại hoặc luôn trong tình trạng thiếu hụt thời gian. Kết quả là hầu hết các dự án công nghệ thông tin đều đối mặt với các ràng buộc nguồn lực và kế hoạch làm việc chặt chẽ. Tìm hiểu về mức độ chiếm ưu thế trong cuộc đấu tranh này có thể đóng vai trò quyết định để xây dựng một ước lượng đúng. Định nghĩa: Dự án hướng theo lịch trình khi thời hạn chuyển giao cuối cùng là ràng buộc quan trọng
20. 20 hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn. Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo lịch trình sẽ dùng hết bất cứ nguồn lực nào cần để đảm bảo chuyển giao trong thời hạn đã được xác lập. Dự án hướng theo nguồn lực khi giá trị các nguồn lực, cụ thể là các nguồn lực kỹ năng và chi phí ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn. Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc từ bỏ chất lượng để giữ lại các ràng buộc về nguồn lực. Trong cả hai trường hợp thì thuật ngữ “hướng theo” được dùng để diễn tả ràng buộc quan trọng hơn cả cho dự án đang được đưa ra. Ví dụ: Có lẽ ví dụ tốt nhất về các dự án theo lịch trình trong công nghệ thông tin là các dự án có tính chất như các chương trình Y2K vừa qua. Mỗi giám đốc dự án có một thời hạn cuối cùng không thể thương lượng được, chính xác là 12giờ trưa ngày 31 tháng 12 năm 1999. Các công ty bắt buộc phải dùng hết các nguồn lực khổng lồ để nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống không thể thực hiện các mệnh lệnh đúng giờ. Hầu hết các dự án mạng nội bộ đều theo nguồn lực. Trong nhiều trường hợp, các dự án có được sự truy cập các nguồn lực phát triển Web rất hạn chế, điển hình là phải đảm nhận các dự án thương mại điện tử và Web site tập trung theo bề ngoài. 4.3. Ước lượng thời gian thực hiện (Duration) a) Các kỹ thuật ƣớc lƣợng thời gian Ước lượng phi khoa học: - Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính. - Nhanh và dễ dàng. - Kết quả thiếu tin cậy. Chỉ nên dùng trong các trường hợp - Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ năng cao, đội hình cố định. - Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo. Ước lượng PERT: Thích hợp đối với những dự án. - Đòi hỏi tính sáng tạo. - Coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn là thời gian hoàn thành dự án. Công thức PERT. - Cần làm 3 ước lượng thời gian cho mỗi công việc. - Kết hợp lại để có con số cuối cùng. Ƣớc lƣợng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình thường” hay “hợp lý”.
21. 21 Ƣớc lƣợng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (không có trở ngại nào). Ƣớc lƣợng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic): Thời gian cần để hoàn thành công việc một cách “tồi nhất” (đầy trở ngại). Ƣớc lƣợng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4(ML) + MP)/6 - Ví dụ: Ước lượng thời gian cho các công việc liên quan đến lắp mạng nội bộ cho cơ quan. (EST: estimation - ước lượng thời gian để làm dự án) Đơn vị tính: Ngày Tên công việc MO ML MP EST Vẽ sơ đồ và khoan tường 2 3 5 3.2 Lắp các ống gen 1 2 4 2.2 Đi dây 1 2 4 2.2 Lắp các hộp nối 0.5 1 2 1 Lắp các máy tính máy chủ 2 3 3 2.8 Kết nối các máy tínhmáy chủ vào hệ thống dây mạng 1 2 4 2.2 Thử xem mạng đã thông chưa 0.5 1 10 2.4 Tổng thời gian 8 14 32 16 Sau đó tăng thêm “một ít thời gian” cho mỗi công việc (thời gian lãng phí giữa chừng). Thông thường tăng thêm 7% - 10% Tên công việc EST % EST cuối cùng Vẽ sơ đồ và khoan tường 3.2 10% 3.52 Lắp các ống gen 2.2 10% 2.42 Đi dây 2.2 10% 2.42 Lắp các hộp nối 1 10% 1.1 Lắp các máy tính máy chủ 2.8 10% 3.08 Kết nối các máy tính máy chủ vào hệ thống dây mạng 2.2 10% 2.42 Thử xem mạng đã thông chưa 2.4 10% 2.64 Tổng thời gian 16 10% 17.6 Phương pháp đường tới hạn (CPM) Trong thời gian Hải quân Mỹ phát triển biểu đồ PERT, Dupont cũng đang xây dựng Phương pháp Đường tới hạn (Critical Path Method, viết tắt là CPM). Trong những năm 1960, Dupont nghiên cứu phát triển rất nhiều chất liệu mới đòi hỏi phải có các qui trình sản xuất chi tiết.
22. 22 Nhu cầu của các doanh nghiệp tư nhân và quốc doanh về những vật liệu mới đã vượt quá khả năng của Dupont trong việc xây dựng những thiết bị và qui trình cần thiết để sản xuất hàng loạt, vì thế Dupont đã xây dựng CPM nhằm giúp xác định chính xác hơn những ràng buộc về tài nguyên có ảnh hưởng thế nào đến thời gian đưa ra thị trường. Ngày nay rất nhiều người coi CPM là phương thức tiếp cận mặc định trong việc vẽ sơ đồ mạng cho những dự án có ràng buộc về tài nguyên. Phương pháp đường tới hạn (Critical Path Method) là một kỹ thuật mạng dùng một ước tính thời gian chính xác (không giống với PERT dùng đến 3 ước tính) để tính toán thời lượng, thời gian dự trữ công việc hay thời gian trì hoãn, và đường tới hạn. Phương pháp này có 4 đặc điểm tiêu biểu: - Tất cả các gói công việc phải được đặt vào một sơ đồ mạng. - Các gói công việc trên sơ đồ mạng phải được sắp xếp tuần tự sao cho thể hiện được tất cả các phụ thuộc và đường đi đến kết thúc. - CPM mang tính tiền định ở chỗ nó chỉ dùng một ước tính thời gian chính xác chứ không dùng 3 ước tính để tính toán thời lượng, và do đó có khả năng theo dõi phần trăm hoàn thành với một mức độ chính xác hợp lý. - Cuối cùng, cần phải tính toán thời gian dự trữ (float) hay thời gian trì hoãn (slack) cho mỗi gói công việc và tính toán đường tới hạn. Phương pháp đường tới hạn rất có ích cho những dự án đã từng làm trước đó, cho phép ước lượng thời gian với độ chính xác hợp lý. b) Một số hƣớng dẫn trợ giúp ƣớc lƣợng thời gian cho dự án CNTT Chi phí thời gian của lập trình viên (Điều tra của Bell Labs) Viết chương trình 13% Đọc tài liệu hướng dẫn 16% Thông báo, trao đổi, viết báo cáo 32% Việc riêng 13% Việc linh tinh khác 15% Huấn luyện 6% Gửi mail, chat 5% (Điều tra của IBM) Làm việc một mình 30% Trao đổi công việc 50% Làm những công việc khác,không phục vụ trực tiếp cho công việc 20%
23. 23 Khó khăn trong việc ước lượng thời gian làm phần mềm: - Phần mềm chưa làm bao giờ (khác với các dự án kỹ thuật khác) - Khó dùng lại những kinh nghiệm của các dự án trước đây - Công nghệ thay đổi - Khó phân danh giới rõ ràng giữa các giai đoạn. Ví dụ: + Kiểm thử có bao gồm việc gỡ rối hay không? + Thiết kế có bao gồm việc vẽ sơ đồ cấu trúc chương trình hay không? Công sức và thời gian còn phụ thuộc vào một vài yếu tố khác Loại dự án Môi trƣờng áp dụng Hệ số nhân dự phòng Cũ Cũ 1 Cũ Mới 1.4 Mới Cũ 1.4 Mới Mới 2 (Loại dự án là cũ nếu đã có hơn 2 năm kinh nghiệm; Môi trường áp dụng là cũ nếu đã có hơn 2 năm kinh nghiệm) Công sức và thời gian còn phụ thuộc vào tay nghề của nhóm phát triển (nhóm lập trình) Số năm kinh nghiệm Hệ số nhân 10 0.5 8 0.6 6 0.8 4 1 2 1.4 1 2.6 4.4. Xây dựng lịch trình Để triển khai được lịch biểu đã xây dựng, bạn cần phải tinh thông về các phương pháp có thể giám sát được lịch biểu, từ đó sẽ cập nhật tình trạng dự án về biến động lịch trình (SV) và biến động phí (CV). a) Các thành phần của giá trị thu đƣợc BCWS Budgeted Cost of Work Scheduled – Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch
24. 24 BCWP Budgeted Cost of Work Performed – Chi phí dự toán của việc được thực hiện. Được hiểu như Giá trị thu được ACWP Actual Cost of Work Performed – Chi phí thực của công việc đã thực hiện Quản lý giá trị thu được (EVM) là một kỹ thuật quản lý liên kết việc lập kế hoạch cho các nguồn lực với lịch trình và chi phí tăng theo từng giai đoạn. Kỹ thuật này cho phép đánh giá chính xác tình trạng và cập nhật; đồng thời, tính toán các khoản ước lượng để hoàn thành dự án. Giá trị thu được là công cụ đo hiệu suất chi phí, trong đó, so sánh lượng công việc đã lên kế hoạch với lượng công việc đã được thực hiện để xác định xem chi phí và lịch trình có tiến triển như kế hoạch đặt ra không. Việc phân tích giá trị thu được đem lại một tầm nhìn chính xác hơn là dựa trên việc nhìn nhận về những biến động lịch trình hay chi phí một cách tách biệt. Thông tin này sẽ cảnh báo cho Giám đốc dự án biết liệu dự án có đang gặp vấn đề hay không; đồng thời cung cấp nguồn thông tin giá trị về các hành động hiệu chỉnh cần thiết để hoàn thành dự án một cách tốt đẹp. Ví dụ: Một dự án triển khai được thực hiện với thời lượng ước tính là hai tháng và chi phí dự toán là 30.000 đô la. Sau một tháng thực hiện, dự án đã hoàn thành 60% khối lượng công việc, và đã chi hết 17.000 đô la. Trong đó, chi phí BCWS là 15.000 đô la. Chi phí BCWP là 18.000 đô la. Và chi phí ACWP là 17.000 đô la. b) Chi phí cơ bản Chi phí cơ bản là khoản ước lượng được tính bằng cách cộng tất cả các chi phí từ chi phí lao động và trang thiết bị, nguyên vật liệu, và tổng chi phí cho từng gói công việc, bao gồm cả chi phí dự phòng. Chi phí này được sử dụng để đo hiệu suất chi phí. Các quy tắc này cũng được áp dụng vào việc lập kế hoạch. Phần trăm hoàn thành (Percent complete) là khoản ước tính lượng công việc hoàn thành trong một hoạt động hay một nhóm các hoạt động, được biểu diễn bằng phần trăm. Có nhiều cách tính phần trăm hoàn thành: - Quy tắc phần trăm 0/100. Công việc sẽ không được công nhận cho đến khi nó được hoàn thành. Khi đã hoàn tất, 100% giá trị công việc sẽ được đóng góp vào hoạt động đó. - Quy tắc phần trăm 0 – 50 – 100 hoặc 50 – 50. Một nhiệm vụ có thể có ba điều kiện: + Hoàn thành 0% = nhiệm vụ chưa bắt đầu + Hoàn thành 50% = nhiệm vụ đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành + Hoàn thành 100% = nhiệm vụ đã hoàn thành. Quy tắc này không mô tả chi tiết sự tiến triển của hiệu suất như là 15%, và có thể thấy răng sự hoàn thành nhiệm vụ chỉ được mô tả theo hai giai đoạn. - Quy tắc hoàn thành theo phần trăm. Các con số phần trăm hoàn thành được đánh giá tại
25. 25 các thời điểm báo cáo cụ thể. Mặc dù đây là một quy tắc mang lại hiệu quả cao khi kiểm soát hiệu suất chi phí, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra rằng phương pháp này vẫn mang tính chủ quan, và chủ yếu là do các con số ước tính quá lạc quan. Vẫn có khả năng, nhất là trong các dự án lớn, các chủ thầu gói công việc giấu các vấn đề xảy ra bằng cách dự toán cao cho phần trăm công việc hoàn thành, và sau đó họ sẽ làm việc gấp rút trong thời gian tới. Ví dụ “hoàn thành 95%”. - Các mốc quan trọng. Phương pháp này được áp dụng thành công cho các gói công việc có thời gian dài và nhiều hoạt động. Tổng giá trị gói công việc được chia ra và phân thành các cột mốc quan trọng trong quá trình thực hiện gói công việc đó. Mỗi cột mốc đều có một giá trị dự toán. Giá trị đó sẽ đạt được khi dự án hoàn thành được một cột mốc. c) Biểu đồ theo dõi Gantt Biểu đồ theo dõi Gantt là một biểu đồ Gantt được dùng để hiển thị hiệu suất thực tế so với hiệu suất dự toán; đồng thời có thể hiển thị công việc đã được hoàn thành cùng với khoảng trễ cho mỗi hoạt động. Mặc dù không hiển thị được một cách rõ ràng các mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động hay đường tới hạn, biểu đồ Gantt lại là một công cụ rất hiệu quả trong việc cung cấp thông tin tổng kết cập nhật và có thể rất có ích khi phân tích tổng hiệu suất thời gian của dự án. Biểu đồ Gantt cũng có thể hiển thị thời gian của các cột mốc quan trọng và cho biết liệu có theo kịp các thời hạn không. d) Tính toán giá trị thu đƣợc Tính Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS) cho một giai đoạn nhất định. Các khoản này đã được xác định trong quá trình triển khai kinh phí dự án và có trong Cấu trúc chi tiết công việc (WBS) ở cấp độ gói công việc. Ước tính phần trăm hoàn thành công việc dự toán trong khoản thời gian đó. - Cần phải xem xét các nhân tố sau khi chọn phương pháp để tính phần trăm hoàn thành công việc: + Lượng thời gian dành cho các gói công việc + Độ phức tạp của dự án + Khả năng chịu đựng sức ép của các thủ tục hành chính. + Phương pháp nào là phù hợp nhất để giảm thiểu tối đa sự chậm trễ. Tính toán Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP), hay còn gọi là giá trị thu được trong khoản thời gian đó, bằng cách lấy phần trăm hoàn thành công việc nhân với Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS). Tính toán Chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP) trong khoảng thời gian đó bằng cách xác định số lượng tiền thực tế được chi. 4.5. Điều khiển lịch trình a) Sử dụng thông tin cập nhật về lịch trình dự án
26. 26 Các thành phần của Hiệu suất theo lịch trình (SPI) và Biến động lịch trình (SV) SV (Biến động lịch trình) SV = BCWP – BCWS SPI (Hiệu suất theo lịch trình) SPI = BCWP / BCWS Các dự án CNTT thường không theo sát lịch trình dự án, cho dù kế hoạch được lập công phu chăng nữa. Một cuộc khảo sát các nhà lãnh đạo CNTT (CIO) gần đây cho thấy chỉ 10% các sáng kiến CNTT được hoàn thành đúng kế hoạch và kinh phí, mặc dù các dự án này đã theo sát lịch trình và thời gian suốt nửa chặng đầu. Dự án càng dài thì quyền ưu tiên sẽ thay đổi và nguồn nhân lực cũng bị dịch chuyển qua dự án khác. Nhờ các phương pháp tính Hiệu suất lịch trình (SPI) và Biến động lịch trình (SV), các Giám đốc CNTT sẽ nắm được lịch trình đang tiến triển theo xu hướng tích cực, tiêu cực, hay trung hòa (Baker and Field, 2001). SV (Biến động lịch trình) là độ chênh lệch đo được giữa khoản thời gian dự toán thực hiện hoạt động so với khoản thời gian thực để thực hiện hoạt động đó. Nói cách khác, đó là chênh lệch giữa Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) và Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS). Công thức tính của Biến động lịch trình là SV = BCWP - BCWS. Nếu kết quả của Biến động lịch trình (SV) là số dương (+), nghĩa là nhiệm vụ đó đang vượt tiến độ. Còn nếu kết quả của Biến động lịch trình (SV) là số âm (-), nghĩa là thời gian thực hiện nhiệm vụ đó đang bị tụt lùi so với lịch trình. SPI (Hiệu suất tính theo lịch trình) là tỉ số giữa công việc hoàn thành với công việc dự toán. Công thức tính Hiệu suất lịch trình là: SPI = BCWP / BCWS. Nếu giá trị SPI lớn hơn 1, điều đó có nghĩa là công việc đang vượt tiến độ dự tính. b) Cập nhật lịch trình Để tiến hành cập nhật lịch trình dự án, hãy thực hiện các bước sau: 1. Sử dụng thông tin cập nhật về lịch trình dự án để xác định được khoản thời gian được chia. 2. Tính toán Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS) 3. Tính toán Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) 4. Tính toán Biến động lịch trình (SV) để xác định xem dự án có theo kịp tiến độ (số dương +) hay bị tụt lùi (số âm -) so với lịch trình. 5. Tính toán Hiệu suất tính theo lịch trình (SPI) để xác định xem dự án đang theo đúng tiến độ (lớn hơn 1) hay tụt lùi (bé hơn 1) so với lịch trình. Bài tập 1) Lịch trình dự án? 2) Ước lượng thời gian dự án? 3) Điều khiển lịch trình dự án?
27. 27 Chương 5. Quản lý chi phí của dự án 5.1. Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án (Project cost) Những dự án về CNTT thường có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việc đạt được mục đích về giá cả. - Chi phí trung bình vượt quá dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 của CHAOS là 189%; đã được cải thiện 145% trong nghiên cứu năm 2001 - Ở Mỹ các dự án CNTT bị huỷ làm tốn trên 81 tỉ đô la năm 1995 5.2. Ước lượng chi phí dự án a) Nguyên tắc ƣớc lƣợng chi phí Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt phê bình về những sai lầm và bỏ sót: - Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể không? - Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không? - Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ không? - Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không? - Ước tính sẽ được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không? Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Đảm bảo rằng ước lượng chính quy của bạn có các thành phần chính sau: - Danh sách các giả định dùng trong xây dựng ước lượng. - Phạm vi biến động cho ước lượng đề ra. - Giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực. Đảm bảo rằng thời hạn ước tính của tất cả các dự án theo nguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận. Chuyên gia về nội dung chuyên ngành hiểu các yêu cầu nguồn lực và các kỹ thuật liên quan tới việc thực hiện hoạt động thực sự: - Bạn có biết những nhiệm vụ nào là theo năng lực không? - Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không? Đảm bảo rằng nỗ lực cần đến được trình bày bằng các thuật ngữ cụ thể: - Trình bày ước tính bằng đơn vị đo lường phù hợp với những thứ đã được theo dõi về phương diện lịch sử. - Đừng quên tính cả chi phí nguồn lực bên trong quá trình tính toán toàn bộ nỗ lực. Đảm bảo rằng cơ sở vật chất, nguyên vật liệu cần đến được trình bày bằng các thuật ngữ, trong đó sức mua sẽ được hiểu là: - Lập chi phí theo đơn giá, định mức hoặc giá thị trường theo cách tính trên đơn vị tính của nguyên vật liệu, cơ sở vật chất.
28. 28 - Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án. - Đảm bảo rằng yêu cầu cơ sở vật chất, nguyên vật liệu được trình bày bằng thuật ngữ tài chính. Ví dụ: Hoàn tất việc ước lượng thời gian cho dự án tự động hoá lưc lượng bán hàng quy mô lớn. Amy đang trong quá trình thông qua các ước tính chi phí. Ước tính ban đầu do nhà thầu tiềm năng cung cấp cho biêt rằng dự án sẽ chi phí 1,5 triệu USD. Do không ai trong văn phòng quản lý dự án có bất kỳ kinh nghiệm gì với loại nỗ lực này nên chuyên gia về nội dung chuyên ngành đã được đưa đến để đánh giá công việc liên quan trong dự án này. Các con số chi phí do nhà cung cấp đưa ra dựa vào một số dự án đã được hoàn tất và chuyên gia về nội dung chuyên ngành thấy các con số là chính xác. Tuy nhiên ước tính chi phí cơ sở vật chất và nỗ lực được mong đợi mà công ty mong muốn đóng góp cho dự án. Sau khi hoàn tất xét duyệt cẩn thận, Amy đã cung cấp cho nhà tài trợ của mình ước lượng sửa lại 4,0 triệu USD. Ước lượng này tính đến tất cả các chi phí kết hợp với nỗ lực, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất được cung cấp bởi nhà cung cấp và công ty cần để hoàn tất dự án. b) Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí dùng để chi tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp hoặc được dùng trong các dự án hoặc trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Các công cụ được dùng để thực hiện công việc không phải là nguyên vật liệu nếu chúng không trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Ví dụ: Các máy tính để bàn, máy dịch vụ, máy chủ truy cập và sợi cáp quang sẽ là nguyên vật liệu dùng trong các dự án nâng cấp mạng. Mã bản quyền và phần mềm có thể là nguyên vật liệu trong nhiều dự án công nghệ thông tin. Tuy nhiên quan trọng là phải nhớ rằng mã bản quyền cho phần mềm dùng để thực hiện công việc không được xem là nguyên vật liệu trừ khi chúng được chuyển giao tại thời điểm hoàn tất dự án. c) Chi phí cơ sở vật chất Chi phí cơ sở vật chất là loại chi phí dùng để chỉ các công cụ, thiết bị vật chất hay cơ sở hạ tầng dùng trong suốt dự án không trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Trong nhiều tổ chức, mục này đơn thuần được xem như tổng chi phí hay chi phí cố định. Ví dụ: Đội dự án đang tiến hành phát triển ứng dụng thương mại mới cần có không gian, bàn làm việc, máy tính để bàn, máy dịch vụ, mạng LAN/WAN và nguồn điện cần để chạy mọi thứ. Các công cụ phát triển phần mềm dùng để tạo ra môi trường chạy các dịch vụ dùng để kiêmt tra cũng sẽ được xem như phần chi phí cơ sở vật chất. a. Ƣớc lƣợng chính quy
29. 29 Ước lượng chính quy được dùng để chỉ ước lượng gần đúng. Trên thực tế chúng thường tốt hơn chút so với một ước đoán không rõ ràng. Phương pháp không được chuẩn bị trước này tạo ra kỳ vọng rằng một điều gì đó có thể được thực hiện với một loạt nguồn lực cụ thể và trong một lượng thời gian đã định. Ước lượng chính quy và không chính quy là các công cụ ta dùng để dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện một dự án cụ thể. Ước lượng chính quy dựa trên sự phân tích. Trong một thế giới lý tưởng, phân tích này sẽ được tiến hành theo chiều sâu. Ít nhất là một phân tích mở đầu phải được tiến hành. Một ước lượng gồm có 3 thành phần chính: - Danh sách các giả định được sử dụng trong việc xây dựng ước lượng (Ví dụ như các chi phí đầu vào về lao động và nguyên vật liệu). - Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra (Ví dụ +/- 50%). - Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực (Ví dụ như ước lượng này có hiệu lực trong vòng 60 ngày). Ngược lại, ước lượng không chính quy là ước đoán dựa trên sự suy đoán, phỏng đoán và bản năng. b. Ƣớc tính sử dụng kết quả chào thầu Ước tính là một tài liệu dự án dùng để dự đoán bao nhiêu thời gian và tổng số nguồn lực mà dự án cần đến. Chào thầu là một tài liệu thương mại ghi rõ thời gian và tiền bạc cần để hoàn tất công việc dự án trong đó có lãi ròng cho dự án. Chào thầu có thể kết hợp chặt chẽ các ước tính từ các một số nhà thầu phụ. Độc giả dự kiến đưa ra sự khác biệt quan trọng giữa chào thầu và ước tính. Chào thầu hầu như định hướng về khách hàng và nhà tài trợ và có sự tăng giá đồng thời trong đó có tính đến lãi ròng cho dự án, trong khi đó ước tính thường được dùng bên trong hoặc giữa các nhà thầu phụ với mục đích thể hiện chi phí thực. Như một quy tắc chung, các giám đốc dự án công nghệ thông tin không xây dựng chào thầu phê chuẩn mà pháp luật về đấu thầu hiện hành quy định bởi vì các nhà tài trợ không trả bất kỳ lãi ròng hay tăng giá nào cho việc sử dụng các nguồn lực bên trong. Tuy nhiên nhiều bộ phận công nghệ thông tin hoạt động trong hệ thống khách hàng từ chối thanh toán, nhưng họ không cho phép tăng giá dịch vụ của mình. Kết quả là tài liệu họ cung cấp cho khách hàng của mình có chức năng giống như chào thầu nhưng chỉ thể hiện những chi phí mà họ cho phép sửa lại. Nhiều khi các tài liệu này là trình tự công việc giữa các bộ phận thay vì các ước tính và chào thầu. d. Ƣớc lƣợng theo giai đoạn Ước lượng các dự án công nghệ thông tin thường đưa ra một nghịch lý. Các số liệu thống kê của ngành chỉ ra rằng một dự án công nghệ thông tin bất kỳ với hơn 6 triệu đôla có khoảng 10% cơ hội hoàn tất đúng thời điểm và đúng kinh phí. (Gartner 2000, 107) Phản ứng của quản lý cao cấp đối với tình huống này là yêu cầu giải trình trách nhiệm lớn hơn và các chỉ dụ được đưa ra
30. 30 cho ước tính cứng rắn càng sớm càng tốt trong quy trình của dự án. Thực tế thì phương pháp có vẻ hợp lý này lại làm cho mọi thứ xấu đi nhiều. Hãy nhớ rằng phần lớn các dự án công nghệ thong tin chưa từng được thực hiện trước đây. Dự đoán những lượng chưa xác định với sự chắc chắn tuyệt đối là điều không thể thậm chí đối với những người ước lượng có kinh nghiệm. Xác định giai đoạn là phương pháp tách các nhóm hoạt động của dự án thành hàng loạt các giai đoạn liên tiếp. Đánh giá hiệu quả và các phần có thể chuyển giao của dự án diễn ra ở cuối mỗi giai đoạn trước khi dự án chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Đôi khi các đánh giá này chỉ các cổng của giai đoạn, cổng của chặng đường hay các điểm chết. Phương pháp này được sử dụng đầu tiên khi không thật chắc chắn về những thứ thực sự liên quan đến dự án hay thực hiện vòng đời sản phẩm và tách thành các vòng đời dự án nhỏ hơn. Đây cũng được gọi là xây dựng cổng của giai đoạn. Phương pháp này được sử dụng khi các nhánh có điều kiện được biết trước. Nói cách khác, khi phần đầu tiên của vấn đề được giải quyết trước khi các quyết định được đưa ra xem các bước nào cần thiết sau đó. Ước lượng theo giai đoạn là một kỹ thuật trong đó ước tính chi phí và lịch trình được xây dựng riêng cho từng giai đoạn của dự án. Phương pháp này được sử dụng đầu tiên khi không thật chắc chắn về những thứ thực sự liên quan đến dự án. Hơn nữa xây dựng một ước tính lớn hầu như chỉ là công việc dự đoán, dự án được chia thành các phần và ước tính mới được xây dựng cho từng phần của dự án. e. Ƣớc lƣợng theo tham số Ước lượng theo tham số là kỹ thuật ưu tiên cho các dự án công nghệ thông tin chưa từng được thực hiện trước đây và các dự án công nghệ thông tin không có dữ liệu lịch sử. Còn các dự án công nghệ thông tin tương tự như các dự án khác hoặc là sự kết hợp của các dự án khác nhau không có dữ liệu lịch sử đúng ở mức độ nhiệm vụ thì sao? Khi các tình huống chính xác có thể không phải đối mặt thì một ước tính đúng vẫn có thể được xây dựng sử dụng kỹ thuật ước lượng theo tham số. Ước lượng theo tham số lấy kiến thức thu được từ các dự án tương tự nhưng không chính xác, đồng thời sử dụng các tham số như chi phí trên đơn vị để ước tính thông tin lịch trình và chi phí. Ước lượng theo tham số có thể sử dụng cho các dự án lớn bằng cách phân chia chúng thành các đơn vị công việc nhỏ và đưa vào một mô hình toán học. Phương pháp ước lượng này có hiệu quả nhất khi dữ liệu lịch sử đúng có sẵn ở mức độ nhiệm vụ thậm chí nếu sự sắp xếp thứ tự và sự kết hợp cụ thể các nhiệm vụ chưa từng được nỗ lực trước đây. Ước lượng theo giai đoạn đòi hỏi bạn phải có 3 nguồn vào then chốt: - Thông tin lịch sử bằng đơn vị công việc được sử dụng làm cơ sở tính toán. - Tập hợp các đặc tính, yêu cầu và kế hoạch chi tiết. - Mô hình toán học được xây dựng cẩn thận được gọi là công thức theo tham số trình bày mối
31. 31 quan hệ công việc liên quan. Một số tổ chức sử dụng ước lượng theo tham số ở các mức độ cấu trúc chi tiết công việc thấp hơn, ở đó họ có nhiều dữ liệu chính xác và chi tiết hơn và sau đó kết hợp kết quả vào các mẫu đã được xây dựng trước hợp lại thành ước lượng chi tiết có độ chính xác cao. Các phương pháp ước lượng theo tham số phổ biên hiện nay là: - Phương pháp COCOMO dựa trên KLOC (Kilo Line Of Codes) - Phương pháp điểm chức năng – Function Point - Phương pháp điểm trường hợp sử dụng – UseCase Point - Phương pháp COSMIC FFP: Full Function Point - Ngoài ra, trên thế giới hiện sử dụng nhiều phương pháp khác như điểm đối tượng, điểm đặc tính (Feature Point) f. Ƣớc lƣợng dƣới lên Ước lượng dưới lên là một kỹ thuật ước lượng mất nhiều thời gian nhưng cực kỳ chính xác. Ước lượng dưới lên ước tính chi phí và lịch trình ở mức độ gói công việc của cấu trúc chi tiết công việc và sau đó tổng hợp các con số này để tính tổng số cho dự án. Ước lượng dưới lên là kỹ thuật chính xác nhất có giá trị đối với giám đốc dự án công nghệ thông tin. Ước tính cho dự án theo nghĩa đen là tổng của các phần, do vậy nếu ước tính gói công việc không hoàn thiện thì ước tính dự án cũng như vậy. Phương pháp này cần một cấu trúc chi tiết công việc và dựa vào một số giả định: - Khả năng. Người đang ước tính chi phí và lịch trình cho các gói công việc phải biết công việc thực sự được tiến hành như thế nào. - Tính chính trực. Nếu người đang thực hiện công việc tham gia vào ước tính thì họ không thể đánh giá quá cao hoặc quá thấp về thời gian cần để hoàn thành công việc. - Độ chính xác. Tưởng tượng xem điều gì sẽ xảy ra đối với các con số chi phí và lịch trình của bạn nếu ai đó liên quan đến quy trình tổng hợp thêm một chút “yêu tố gian lận” vào ước tính ở từng giai đoạn. g. Ƣớc lƣợng trên xuống Ước lượng trên xuống là một kỹ thuật bắt đầu bằng một ước tính cho toàn bộ dự án và sau đó chia ra thành tỉ lệ phần trăm trong tổng số đối với mỗi giai đoạn hay loại công việc dự án. Điều này được thực hiện dựa vào công thức thu được từ các dữ liệu lịch sử do các dự án tương tự cung cấp. Phương pháp này cần một cấu trúc chi tiết công việc và dựa vào một số giả định rất nguy hiểm: - Tính tương tự của dự án. Công thức phân chia các nguồn lực dựa vào các dữ liệu lịch sử của một loại dự án cụ thể. Nếu dự án đang được ước tính khác nhau về cơ bản so với dự án dùng để xây dựng công thức thì công thức sẽ không chính xác. - Độ chính xác của toàn bộ ước tính. Do kỹ thuật trên xuống phân chia ước tính cho toàn bộ
32. 32 dự án thành các giai đoạn khác nhau nên độ chính xác của toàn bộ ước tính mang tính chất quyết định. Do ước lượng trên xuống cần có thông tin lịch sử nên không thể thực hiện ước lượng trên xuống cho một dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Có ba cơ sở lập luận giải thích lý do tại sao nhiều ước lượng trên xuống cho các dự án công nghệ thông tin có xu hướng thất bại: - Sự hiểu biết rõ ràng của quản lý về quy trình trên xuống biến nó trở thành một kỹ thuật phổ biến nhất dùng trong ước lượng và dự toán các dự án công nghệ thông tin. - Phần lớn các dự án công nghệ thông tin chưa từng được thực hiện trước đây. - Ước lượng trên xuống cần có một cấu trúc chi tiết công việc và các dữ liệu lịch sử, do đó không thể dùng cho dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Vì vậy kỹ thuật ước lượng trên xuống ít khi được sử dụng trong các dự án công nghệ thông tin. 5.3. Xác định ngân sách dự án (Budget) Dự toán ngân sách cho các chi phí là một hoạt động nghiệp vụ theo dõi tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp cho công ty bằng dự án. Khi đó doanh thu cho dự án được so sánh với tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp để tính toán lợi nhuận của từng dự án. Hoạt động này rất phổ biến trong ngành xây dựng và đôi khi được xem như kế toán công việc. Ví dụ: Một công ty tư vấn nhỏ chuyên nâng cấp mạng LAN cho các hãng với ít hơn 50 máy tính để bàn sử dụng kế toán để đo hiệu quả tài chính của họ trong mỗi dự án. Các chi phí trực tiếp như bán hàng, lao động, nguyên vật liệu được theo dõi cho từng mạng mà họ nâng cấp. Chi phí gián tiếp hay tổng chi phí như khoảng không gian văn phòng, điện thoại, kế toán và quản lý được phân ra thành công thức chi phí mỗi ngày và thêm vào các chi phí của mỗi dự án. Phương pháp này cho phép nhà lãnh đạo phân tích xem các chi phí trực tiếp và gián tiếp ảnh hưởng tới lợi nhuận nghiệp vụ như thế nào? 5.4. Điều khiển chi phí dự án a) Theo dõi kinh phí qua các chỉ tiêu Các thành phần của Hiệu suất chi phí (CPI) và Biến động chi phí (CV) CV (Biến động chi phí) CV = BCWP – ACWP CPI (Hiệu suất chi phí ) CPI = BCWP / ACWP Một nghiên cứu thực hiện năm 1998 cho biết 51% các dự án CNTT trị giá từ 6 triệu đô la trở lên đã sử dụng vượt quá kinh phí dự tính, trung bình là 189 %. (Garner 1999, 107). Phát hiện sớm xu hướng chi tiêu không hợp lý có thể giúp cải thiện được con số này rất nhiều. Qua đó, người ta đã nghiên cứu, tổng hợp và đưa ra những chỉ số quan trọng có thể đo được chi phí tiêu
33. 33 hao, từ đó đề ra các phương án quản lý hiệu quả nguồn kinh phí khi dự án đang đi vào những giai đoạn quan trọng. Các chỉ tiêu quan trọng đó là: - CV (Biến động chi phí) là độ chênh lệch giữa chi phí dự toán cho một hoạt động và chi phí thực để hoàn thành hoạt động đó. Nói cách khác, đó là độ chênh lệch giữa Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) và Chi phí thực của việc đã thực hiện (ACWP).Công thức tính Biến động chi phí là CV = BCWP – ACWP. Nếu kết quả của Biến động chi phí (CV) là số dương (+), nghĩa là dự án chưa sử dụng hết kinh phí; ngược lại nếu là số âm (-), nghĩa là dự án đã sử dụng vượt quá kinh phí dự toán. - CPI (Hiệu suất chi phí) là tỉ số giữa chi phí dự toán để thực hiện công việc với chi phí thực để hoàn thành công việc, hay nói cách khác là tỉ số giữa Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) với Chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP). Công thức để tính Hiệu suất chi phí là CPI = BCWP / ACWP. Nếu giá trị CPI lớn hơn 1, điều đó có nghĩa là chi phí dự án chưa được sử dụng triệt để. Ngược lại, nếu giá trị CPI nhỏ hơn 1, nghĩa là chi phí thực hiện dự án vượt quá chi phí dự toán. Nhờ các phương pháp tính Hiệu suất chi phí (CPI) và Biến động chi phí (CV), các Giám đốc CNTT sẽ nắm được việc chi tiêu đang tiến triển theo chiều hướng tích cực, tiêu cực, hay trung hòa so với công việc được thực hiện, và để có các động thái kịp thời. b) Kiểm soát - điều chỉnh phí - Giám sát hoạt động chi phí. - Bảo đảm rằng chỉ có sự thay đổi hợp lý đều được ghi nhận trong đường mức (Base line) - Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền. c) Tiến hành cập nhật kinh phí Để tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực hiện theo các bước sau: 1. Tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWS) 2. Tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP) 3. Tính biến động chi phí (CV) để xác định xem dự án này chưa sử dụng triệt để kinh phí (kết quả mang số dương +) hoặc vượt quá kinh phí (kết quả mang số âm -). 4. Tính toán hiệu suất chi phí (CPI) là tỷ số xác định xem dự án sử dụng kinh phí chưa triệt để (tỷ số lớn hơn 1), hay vượt quá chi phí dự toán (tỷ số nhỏ hơn 1). 5. Xác định có nên lấn sang các khoản dự trữ dự phòng/ dự trữ cho quản lý dựa trên kế hoạch quản lý rủi ro mà bạn đưa ra hay không? Bài tập 1) Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án? 2) Ước lượng chi phí dự án?
34. 34 Chương 6. Quản lý chất lượng của dự án 6.1. Tầm quan trọng của quản lý chất lượng Là một giám đốc CNTT, nhiệm vụ của bạn là phải bàn giao sản phẩm đạt yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra trước đó. Chủ đề này sẽ giới thiệu cho bạn các kỹ thuật để quản lý chất lượng của dự án mà không gây biến động lớn về tài nguyên. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, làm cách nào để biết được bạn đang đi đúng hướng của mục tiêu đề ra? Bạn không thể dùng quá nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng vẫn phải bàn giao sản phẩm. Thách thức của một Giám đốc dự án CNTT là phải thường xuyên cân bằng giữa chất lượng với lịch trình và chi phí. Việc cân bằng như thế không phải là một việc dễ thực hiện. Chủ đề này sẽ giới thiệu các bước để giúp bạn duy trì dự án ổn định. 6.2. Lập kế hoạch chất lượng (Planning quality) Trong vài thập kỷ gần đây, đã có một phong trào hướng tới nâng cao chất lượng và thay đổi trọng tâm từ thanh tra kiểm soát chất lượng tại địa điểm sản xuất (phát hiện vấn đề) sang đảm bảo chất lượng. Trong đó chất lượng là một phần không thể thiếu của quá trình thiết kế (phòng tránh vấn đề). Nhiều tổ chức đã áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tổng thể (Total Quality Management, viết tắt là TQM), trong đó coi chất lượng là một quá trình phát triển liên tục chứ không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Những hệ thống chất lượng này không chỉ được dùng trong trong quá trình phát triển sản phẩm và dịch vụ mà còn được dùng trong các qui trình quản lý dự án. Những người đóng góp quan trọng cho thành công của phong trào chất lượng này là W.Edwwrds Deming, Joseph M, Juran, Phillip B.Crosby, Genichi Taguchi. Kế hoạch quản lý chất lượng (quality management plan) là một tài liệu dự án định ra những tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho dự án và cách thức đạt được những tiêu chuẩn này. Kế hoạch quản lý chất lượng được hợp nhất trong kế hoạch tổng thể của dự án. Nó được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch chất lượng và phải bao gồm các kế hoạch cho đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng, nâng cao chất lương trong vòng đời của dự án. Nó cũng cần phải bao gồm cả phương thức trao đổi thông tin được dùng để báo cáo ma trận hiệu quả hoạt động cho nhà tài trợ, đội dự án, những người có liên quan và nhà cung cấp. Kế hoạch quản lý chất lượng theo chiều sâu có vai trò rất quan trọng đối các dự án phát triển ứng dụng. Cần phải duyệt và cập nhật kế hoạch quản lý chất lượng thường xuyên nhằm đảm bảo kế hoạch phản ánh được yêu cầu của những người liên quan đến dự án. Để xây dựng một bản kế hoạch quản lý chất lượng, cần làm theo các bước sau: 1. Kiểm duyệt các tài liệu về yêu cầu và hỏi lại nhà tài trợ nếu cần, nhằm đảm bảo tất cả các yêu cầu của nhà tài trợ đã được định nghĩa rõ ràng. 2. Xác định thước đo (metric) chất lượng dùng cho dự án, đặt ra những tiêu chuẩn chất
35. 35 lượng và mục tiêu về hiệu quả tuân theo những tiêu chuẩn và quy tắc công nghiệp. 3. Thiết lập lịch trình kiểm định kiểm thử dựa trên những phụ thuộc và đặc điểm kĩ thuật của dự án. 4. Thiết lập vai trò và trách nhiệm quản ký chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án. 5. Điều hòa báo cáo hiệu quả hoạt động và kết quả kiểm định thực tế với tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu về hiệu quả hoạt động. 6. Xây dựng vòng lặp cho hành động hiệu chỉnh trong việc xử lý biến động chất lượng. 7. Xây dựng các phương pháp giải quyết bất đồng giữa các thành viên trong đội về sự phù hợp của các kết quả chuyển giao. 8. Lập kế hoạch báo cáo hiệu quả hoạt động bằng cách xác định cơ chế phản hồi cho nhà tài trợ, người có liên quan đến dự án, và các nhà cung cấp về tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu hiệu quả công việc. 9. Bảo đảm kế hoạch tuân thủ yêu cầu của nhà tài trợ và định nghĩa được các tiêu chí, bao gồm kiểm thử chấp nhận cho việc ký kết hoàn tất của nhà tài trợ khi dự án kết thúc. 6.3. Thực hiện đảm bảo chất lượng (Quality assurance) Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance) là hoạt động thường xuyên đánh giá một cách có hệ thống chất lượng tổng thể của dự án trong quá trình thực hiện để các cổ đông tin rằng dự án sẽ đạt được những tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra cũng như các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia. Đảm bảo chất lượng là hoạt động theo hướng phòng ngừa. a) Biến động về chất lượng Như đã được thảo luận ở các chủ đề trước, nhiều tổ chức đã áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng tổng thể (TQM) theo mô hình Phát triển Quy trình liên tục. Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong khâu quản lý chất lượng; tuy nhiên, việc đánh giá chất lượng lại là trách nhiệm của bộ phận bảo đảm chất lượng. b) Tầm quan trọng của biến động Tầm quan trọng là mức độ quan trọng được đặt cho các biến động để xác định được các hành động hiệu chỉnh cần thiết mà Giám đốc dự án phải thực hiện. Quản lý dự án không phải là một môn khoa học chính xác, và các dự án đều có ràng buộc về nguồn lực. Giám đốc dự án phải xác định tầm quan trọng của các biến động vì nó liên quan đến tổng thể dự án và điểm cân bằng trong tam giác thép (iron triangle balance). Giám đốc dự án phải xác định các ngưỡng giới hạn mà nhà tài trợ dự án đặt ra cho các biến động trong phạm vi dự án, cũng như trong bối cảnh của tổ chức; và sử dụng nguồn lực hợp lý. Ví dụ: Biến động chi phí Giả sử trong một dự án trị giá 5 triệu đô la, biến động chi phí là 5.000 đô la, tầm quan trọng của biến động sẽ rất thấp. Nhưng với biến động chi phí là 5.000 đô la trong một dự án trị giá 50.000
36. 36 đô la, tầm quan trọng sẽ cao hơn nhiều. Bài tập 1) Tầm quan trọng của quản lý chất lượng dự án? 2) Lập kế hoạch chất lượng? 3) Thực hiện đảm bảo chất lượng?
37. 37 Chương 7. Quản lý nguồn nhân lực của dự án 7.1. Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực Con người quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức hay dự án. Các con số thống kê gần đây về nhu cầu lực lượng lao động làm việc trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tăng nhanh, ví dụ dưới đây cho thấy rõ điều đó: Ở Mỹ: 12/2002 có hơn 10,1 triệu kỹ sư CNTT, tăng từ 9,9 triêu từ tháng 1/2002. Các nhà quản lý CNTT dự đoán trong tương lai gần họ sẽ cần thêm 1,2 triệu kỹ sư. Các công ty không thuộc lĩnh vực CNTT thuê kỹ sư nhiều hơn các công ty CNTT theo tỉ lệ là 12:1. 7.2. Xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (Human resource) a) Các dạng tổ chức Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các hoạt động hàng ngày để tối ưu hoá hiệu quả. Có ba dạng tổ chức chính là theo chức năng, ma trận và theo dự án. Chúng có những đặc điểm sau: Các dạng tổ chức Đặc điểm Cấu trúc chức năng  Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạt động cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định.  Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động.  Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhà quản lý Cấu trúc ma trận  Cácriên gcá. nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc về chức năng, nhưng họ  cChứcũng báonăng cáo của theo giám ch iềuđốc r ộdựng ánvớ it ưtừơ ngmột đ ốgiámi thấp đốc so dựvớ ián chức trở lênnăng của các giám Trong đốc c hmứcột năng. số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thể là hình thức tồn tại lâu dài.  Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạm thời  Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội tụ yếu, cân bằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức năng tương đối của giám đốc dự án so với giám đốc chức năng. Mối quan hệ này được minh hoạ trong hình 7-1
38. 38 Cấu trúc theo dự án  Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt động như một đơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chức truyền thống) Hay “dự án thuần tuý” Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý có thể bao gồm những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn như một phòng nhân sự hay phòng thu mua riêng. Trong các tổ chức khác, cấu trúc dự án thuần tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này với tổ chức mẹ. Các dạng tổ chức b) Chức năng cơ bản trong các cấu trúc tổ chức Chức năng cơ bản là chức năng của giám đốc dự án thông qua dự án đó. Phải lưu ý rằng trong một cấu trúc chức năng thuần tuý thì chức năng của giám đốc dự án tuơng đối thấp so với giám đốc chức năng trong khi ở một cấu trúc theo dự án thì hoàn toàn ngược lại. 7.3. Xây dựng nhóm dự án (Project team) Các hoạt động phát triển đội dự án là một yếu tố tất yếu khi tiến hành dự án. Chủ đề này đưa ra các phương pháp để phát triển đội dự án một cách hiệu quả. Là Giám đốc dự án CNTT, bạn phải đối mặt với thách thức về phía nhân sự. Đội dự án có thể được hình thành từ một nhóm người có năng lực và được xếp lịch trình khá dày đặc. Những người này thường coi trọng kiến thức kỹ thuật hơn là vị trí. Nhiệm vụ của Giám đốc dự án chính là tập hợp những con người khác nhau này thành một đội, đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng thực hiện. Hiệu quả làm việc của đội dự án chính là trách nhiệm mà Giám đốc dự án phải gánh vác. Chủ đề này sẽ giúp xác định các vấn đề để ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của đội dự án. Các giai đoạn phát triển đội dự án Mỗi người không phải sinh ra đã là một cá nhân có đầy đủ các khả năng. Họ phải trải qua các giai đoạn phát triển và học tập cần thiết cho đến khi trưởng thành. Tương tự như vậy, đội dự án cũng phải trải qua các giai đoạn phát triển nhất định. Hiểu được vấn đề đó, cũng như biết các chỉ tiêu cho từng giai đoạn phát triển. Giám đốc dự án sẽ chủ động giúp đỡ đội dự án phấn đấu đạt năng suất làm việc cao nhất có thể. Các giai đoạn phát triển đội dự án Giai đoạn Đặc điểm Hình thành Thành viên đội dự án làm quen với nhau, thảo ra các quy tắc và sự hợp tác giữa các thành viên. Mâu thuẫn Nảy sinh các xung đột giữa các thành viên đội dự án về các vấn đề tranh luận. Hòa giải Các vấn đề giữa các thành viên đội dự án được giải quyết, tập trung vào các vấn đề về quy trình và năng xuất lao động. Thực hiện Đội dự án làm việc với năng xuất cao nhất.
39. 39 a) Giai đoạn hình thành Trong giai đoạn Hình thành, các thành viên đội dự án thường phân vân không biết tham gia đội dự án có phải là quyết định sáng suốt không? Họ đưa ra những đánh giá ban đầu về kỹ năng và chất lượng làm việc của các thành viên cùng làm trong đội, và họ cũng lo lắng xem các thành viên còn lại trong đội đánh giá về họ như thế nào?. Khi một dự án đang được hình thành thì các cuộc trao đổi thường mang tính chất lịch sự và không có gì bó buộc, vì các thành viên vẫn ngần ngại thể hiện nhiều quan điểm cá nhân. Những buổi họp dự án trong giai đoạn này thường khá lộn xộn, vì các thành viên đang cố gắng tìm hiểu nhiệm vụ của những người khác trong dự án. Một điều lưu ý rằng các hoạt động phát triển đội dự án được đưa ra để các thành viên trong đội cùng nhau thực hiện, chứ không phải là sự áp đặt của cấp trên cho đội. Có thể tổ chức các hoạt động này theo từng nhóm nhỏ, hoặc theo phạm vi toàn đội. Mục đích chính là nhằm giúp các thành viên đội dự án dần cảm thấy thoải mái khi làm việc và trao đổi với mọi người trong đội. Ví dụ: Hình thành đội dự án Phong đã hoàn tất việc tuyển chọn các thành viên dự án, và đang suy nghĩ tìm cách nào để đội dự án có thể bắt đầu một cách tốt đẹp. Anh đã bắt đầu bằng một buổi họp dự án, trình bày về tổng quan của dự án và tầm quan trọng của nó đối với tổ chức. Mỗi thành viên dự án đều được phát tài liệu về vấn đề được trình bày. Phong đã tiếp tục buổi họp bằng cuộc trao đổi về mạng lưới. Mỗi thành viên đội dự án tự giới thiệu về mình và kể một câu chuyện không liên quan đến công việc, đồng thời đóng góp ý kiến về vấn đề chuyên môn được nêu ra. Buổi họp hôm đó đã giúp phá vỡ mọi khoảng cách giữa các thành viên trong đội dự án. Sau đó, Phong lên kế hoạch cho các buổi họp tiếp theo để hoàn thành hoạt động lập kế hoạch cho đội dự án. b) Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn Trong giai đoạn mâu thuẫn, các thành viên dự án thường rất bảo thủ và vì thế nảy sinh nhiều mâu thuẫn. Sự khác nhau về tính cách bắt đầu bộc lộ, hệ quả của các cuộc xung đột là các thành viên muốn làm công việc dự án, hoặc đưa ra quyết định theo cách riêng của mình. Trong giai đoạn này, Giám đốc dự án cần phải sử dụng các kỹ năng để giải quyết xung đột và kỹ năng ủy thác để giúp đội dự án giải quyết được vấn đề. Ví dụ: Mâu thuẫn nảy sinh trong đội dự án: Hiếu và Cường đều là kỹ sư Web đầy kinh nghiệm, hiện đang làm việc cho một dự án về mạng nội bộ. Hiếu thì nhất mực rằng nên cài các Applet vào máy trạm, còn Toàn thì quả quyết nên cài vào máy chủ. Cuối cùng Giám đốc dự án – Phong phải nhảy vào và mở cuộc họp giữa Hiếu, Cường và DBA của dự án để cùng nhất trí tiến hành theo cách tốt nhất. c) Giai đoạn hòa giải Ở giai đoạn Hòa giải, đội dự án bắt đầu làm việc một cách năng suất mà không phải lo lắng gì về quan điểm cá nhân hoặc các vấn đề tranh cãi. Khi xung đột vẫn còn xảy ra thì người ta chỉ tập trung vào các vấn đề liên quan đến quy trình hơn là liên quan đến cá nhân. Đội dự án bắt đầu
40. 40 hoạt động trên cơ sở tin tưởng và trông cậy lẫn nhau. Trong giai đoạn hòa giải, Giám đốc dự án phải thêm vào các tiêu chí bằng cách tập trung vào các vấn đề về hiệu quả làm việc của dự án. Chẳng hạn như Giám đốc dự án phải: - Tập trung nâng cao năng suất của đội nhằm đạt được mục tiêu của dự án. - Nếu đội dự án mắc phải những vẫn đề cơ bản thì hãy lập các nhóm chức năng để giải quyết vấn đề. - Xóa bỏ tất cả những rào cản gây tổn hại đến hiệu quả làm việc của đội. - Tạo cơ hội để ban quản lý, khách hàng, cũng như các đội khác ghi nhận hiệu quả làm việc của Đội dự án. Ví dụ: Hòa giải các xung đột trong đội dự án. Đội dự án vừa làm việc được hai tháng trong kế hoạch 6 tháng để nâng cấp hệ điều hành của máy trạm, nhưng lại nảy sinh một số vấn đề về cấu hình giữa hệ điều hành và các ứng dụng doanh nghiệp. Giám đốc dự án đã cử một nhóm tập trung giải quyết vấn đề cấu hình, và họ đã dần giải quyết được vấn đề. Tiến độ của dự án hơi chậm so với lịch trình, và đội dự án rất mệt mỏi vì những giờ làm việc dài và căng thẳng. Biết được rằng nhà tài trợ rất thông cảm với những nỗ lực của đội, Giám đốc dự án đã tổ chức một buổi ăn trưa cho đội cũng với nhà tài trợ dự án, với mục đích ghi nhận những nỗ lực của đội và tạo lòng nhiệt huyết mới cho dự án. d) Giai đoạn thực hiện Trong giai đoạn Thực hiện, đội dự án sẽ làm việc với năng suất cao nhất. Việc cộng tác và trao đổi trở nên dễ dàng, các xung đột được giải quyết. Các thành viên trong đội cảm thấy thoải mái khi trình bày được các vấn đề, tin tưởng vào đồng đội để tìm ra giải pháp tốt nhất cho toàn đội dự án. Vai trò Giám đốc dự án trong giai đoạn thực hiện là phải công nhận hiệu quả làm việc của đội, nhưng lại đứng ngoài như thể đội dự án tự giải quyết vấn đề này. Ví dụ: Giai đoạn thực hiện đội dự án. Tiến độ của đội dự án đang chậm so với lịch trình, điều này đòi hỏi các thành viên trong đội phải làm việc ngoài giờ. Mặc dù là người luôn hết mình vì dự án, Nguyên vẫn phải lo cho con nhỏ, nên việc làm ngoài giờ đối với anh ta quả thật là rất vất vả. Thay vì gặp Giám đốc dự án để trình bày vấn đề đó, Nguyên đã tự thu xếp với một thành viên khác trong đội là Hiền. Nguyên sẽ làm nhưng công việc mà Hiền vốn dĩ rất ghét, và ngược lại cô sẽ làm thêm giờ để giải quyết công việc của Nguyên. Đây là một ví dụ khá hay trong giai đoạn thực hiện, vì đội dự án đã thể hiện được sự cống hiến vì mục tiêu của dự án, và tự giải quyết các vấn đề một cách êm thấm mà không hề có xung đột gì. Bài tập 1) Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực? 2) Xây dựng kế hoạch quản lý nguồn nhân lực?
41. 41 Chương 8. Quản lý các rủi ro của dự án 8.1. Tầm quan trọng của quản lý rủi ro Quản lý rủi ro dự án là một nghệ thuật và kỹ năng nhận biết khoa học, là nhiệm vụ, và sự đối phó với rủi ro thông qua hoạt động của một dự án và những mục tiêu đòi hỏi quan trọng nhất của dự án. - Quản lý rủi ro thường không được chú ý trong các dự án, nhưng nó lại giúp cải thiện được sự thành công của dự án trong việc giúp chọn lựa những dự án tốt, xác định phạm vi dự án, và phát triển những ước tính có tính thực tế. 8.2. Lập kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch rủi ro bao gồm kế hoạch dự phòng, kế hoạch rút lui, quỹ dự phòng : - Kế hoạch dự phòng (đối phó những bất ngờ) là những hoạt động xác định trước mà thành viên của dự án sẽ thực hiện nếu một sự kiện rủi ro xuất hiện - Kế hoạch rút lui được thực hiện cho những rủi ro có tác động lớn tới những yêu cầu mục tiêu của dự án - Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp được giữ bởi nhà tài trợ và có thể dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu nếu có những sự thay đổi về phạm vi hay chất lượng. Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm một số bước sau: 1. Xác định chiến lược và phương pháp quản lý rủi ro bằng các phương pháp định lượng và định tính, cũng như các kế hoạch xếp loại. 2. Lập kế hoạch dự phòng bằng cách xác định các phương pháp đối phó và các chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng một bản kế hoạch dựa trên tình huống, tích hợp các biện pháp đối phó và các chiến lược giảm thiểu thành một tổng thể toàn diện. 3. Lập kế hoạch quản lý rủi ro trên đường tới hạn bằng cách xác định bản chất đặc trưng và tầm quan trọng của các rủi ro đối với đường tới hạn. 4. Định nghĩa các dấu hiệu rủi ro làm dấu hiệu cảnh báo sớm khi có thể và để nhận biết rủi ro. 5. Chỉ định người chịu trách nhiệm cho một rủi ro hoặc mối đe dọa nhất định. Định ra những dấu hiệu rủi ro mà họ cần giám sát và các biện pháp đối phó mà họ cần thực hiện. 6. Lập quỹ dự phòng rủi ro (contingency reserve) nhằm hỗ trợ cho kế hoạch. 7. Lập quy trình cập nhật kế hoạch trong suốt vòng đời của dự án. 8.3. Xác định các rủi ro 1. Nhận diện rủi ro kế hoạch, liên quan tới: - Phát biểu về công việc - Cấu trúc phân việc
42. 42 - Ước lượng thời gian - Lập lịch biểu - Xác định sản phẩm - Quản lý dự án tổng - Kế hoạch dự án - Vòng đời 2. Nhận diện rủi ro tổ chức liên quan tới - Phân bổ nhiệm vụ - Tuyển nhân viên - Huấn luyện - Phần mềm - Dữ liệu - Đồ cung cấp - Tiện nghi - Sơ đồ tổ chức - Sự tham dự của khách hàng - Hỗ trợ của quản lý cao cấp 3. Nhận diện rủi ro kiểm soát liên quan tới - Kế hoạch dự phòng - Theo dõi kế hoạch so với thực tế + Chi phí + Lịch biểu + Chất lượng - Họp: + Xét duyệt hiện trạng + Xét duyệt kiểm điểm + Nhân viên - Kiểm soát thay đổi - Quản lý cấu hình - Đảm bảo chất lượng - Bảng chuẩn cột mốc 4. Nhận diện rủi ro kỹ thuật liên quan tới - Thủ tục kiểm thử - Phát triển chuyển giao theo vòng đời như: + Tài liệu nghiên cứu khả thi + Tài liệu xác định yêu cầu
43. 43 + Tài liệu phân tích các phương án + Tài liệu đặc tả chức năng + Tài liệu thiết kế sơ bộ + Kế hoạch kiểm chứng/ làm hợp lệ + Kế hoạch thiết lập và cài đặt - Kiểm soát dữ liệu - Công cụ phát triển - Kỹ thuật phát triển - Tài liệu người dùng - Chất lượng sản phẩm - Huấn luyện - An ninh Hệ thống - Tài liệu vận hành - Thiết kế đối với + Chương trình + Dữ liệu + Thủ tục + An ninh + Tài liệu 8.4. Phân tích định lượng các rủi ro Đánh giá rủi ro là bước cuối cùng trong quá trình khám phá và phân tích. Trong chủ đề này bạn sẽ sử dụng một ma trận rủi ro để xác định và ưu tiên các rủi ro của dự án. Bạn là một Giám đốc dự án đang được sắp xếp vào hệ thống thư điện tử. Thật không may cho bạn là hệ thống thư của bạn đang cho Virus tràn ngập công ty của mình. Điện thoại bàn trợ giúp đang treo! Không ai trong mạng của bạn có thể truy cập thư điện tử, WEB hay thậm chí máy in trong mạng. Bạn đã từng bị một Virus tấn công và công việc trong văn phòng của bạn tạm ngừng hoạt động làm cho cả khách hàng và nhà quản lý cấp cao vô cùng tức giận. Điều gì xảy ra? Nếu bạn đặt kế hoạch cho kịch bản này thì bạn có các chiến lược nhằm giải quyết các hỏng hóc trong khi thu xếp các vấn đề càng nhanh cang tốt. Bằng cách thực hiện đánh giá rủi ro, bạn có thể tránh bị sơ hở các tình huống không may. a. Bản chất của rủi ro Rủi ro không kiểm soát được có thể dẫn tới sự thất bại của dự án. Theo một nghiên cứu vào năm 1998 của nhóm Gartner thì có tới 40% các dự án CNTT được đảm nhận hoặc thất bại, hoặc bị từ bỏ. Tất cả các dự án CNTT có ngân sách 6 triệu usd trở lên thì có tới 90% là thất bại. Theo nghiên cứu này thì sự thất bại được xem là không có khă năng thực hiện 90% tính năng hứa hẹn về thời gian và ngân sách. Do đó, rủi ro là thước đo tình trạng không chắc chắn. Nó gồm 3 thành phần:
44. 44 - Bản thân sự kiện rủi ro - Thước đo khả năng có thể mà sự kiện rủi ro đó xẩy ra. - Ảnh hưởng hay tính nghiêm trọng của sự kiện rủi ro đó vào dự án của bạn. Rủi ro trong các dự án CNTT: Dự án CNTT đối mặt với một vài yếu tố rủi ro nhất định làm cho chúng dễ thất bại hơn: - Tỷ lệ rất lớn các dự án CNTT chưa từng được thực hiện trước đó, vậy là đối tượng vạn sự khởi đầu nan thường không được tính toán trong quy trình ước lượng. - Thiếu nhóm chuyên gia CNTT nhiều kinh nghiệm cần để hoàn tất dự án. Đây thường là một áp lực rất lớn, ép buộc ban quản lý dự án. - Công nghệ sử dụng như những nguyên vật liệu xây dựng trong các dự án CNTT rất dễ lỗi thời như một nguyên tắc chung là lỗi thời cứ sau 18 tháng. - Nhiều dự án CNTT lớn được kết nối với các quy trình nghiệp vụ quan trọng, do vậy đòi hỏi những công việc khắt khe hơn nhiều nếu như các hoạt động bị phá vỡ. - Quy tắc quản lý dự án CNTT tương đối mới mẻ và kết quả là chưa có nhiều kinh nghiệm phát triển so với các lĩnh vực khác như xây dựng Hãy xem xét một dự án CNTT bị hủy bỏ bởi một chuỗi các siêu thị lớn ở Canada. Dự án là việc thi hành SAP trên toàn quốc mang thẻ ghi giá tiền 89 triệu usd. Do trường hợp này là điển hình với các dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nên việc thực thi hệ thống mới lien kết chặt chẽ với một vài quy trình nghiệp vụ chính. Khi hệ thống mới ngừng hoạt động 5 ngày thì nó sẽ đưa các công ty và khách hàng vào tình trạng xáo trộn hoàn toàn trong 2 tuần. Chi phí của dự án, hậu quả về mặt tài chính từ sự xáo trộn nghiệp vụ trong 5 ngày và sự hư hại đến danh tiếng của công ty gần như chứng tỏ tai họa cho tổ chức Hậu quả của rủi ro: Nhận thức về hậu quả rủi ro trong một dự án CNTT có thể có tác động tàn phá lên công ty. Ví dụ: - Trong bản báo cáo đầu quý I năm 2001, ông Phillip Knight – Giám đốc điều hành công ty Nike đã cho các đối tượng liên quan dự án và các nhà phân tích biết rằng sự giảm sút 30% tiền lãi là do dự án quản lý chuỗi cung cấp trị giá 400 triệu usd thất bại. - Randstad là một công ty nhân sự lớn thứ ba trên thế giới đã nhìn thấy hoạt động ở Bắc Mĩ của họ từ lợi nhuận 46,2 triệu usd trong nửa đầu năm 2000 cho tới thiệt hại 42,7 triệu usd trong nửa đầu năm 2001. Lý do viện dẫn trong báo cáo của các đối tượng liên quan dự án là việc giảm đáng kể trong tuyển dụng và lựa chọn hội đồng. Doanh thu từ các hội đồng này phụ thuộc rất lớn vào các ứng dụng bộ phận giao tiếp khách hàng (Front office) không còn hoạt động thích hợp nữa. Dự án CNTT để thay thế hệ thống hiện nay vượt quá ngân sách hàng triệu usd và quá thời hạn 12 tháng. b. Tỷ lệ rủi ro – Thành công JP Morgan được ghi vào với báo cáo “ Hãy đối mặt với thực tế, cơ bản kinh doanh khá hơn
45. 45 một chút so với đánh bạc là được xã hội tôn trọng và được hợp pháp hóa”. Nếu đó là sự thật thì các dự án CNTT chứng tỏ là một dạng bài Poke có tiền đặt cược lớn nguy hiểm. Các công ty chấp nhận rủi ro cao, vốn có cho các dự án CNTT vì một hoặc 2 lý do: Đầu tiên họ thường chấp nhận rủi ro bởi vì họ không hiểu đầy đủ những thứ mà bản thân họ đang theo. Thứ 2 là những người ra quyết định tin rằng thành công tiểm ẩn lớn hơn rủi ro. Ngôn ngữ nghiệp vụ có một vài cách trình bày mối quan hệ rủi ro – thành công này. Tỷ lệ rủi ro – Thành công là mối quan hệ về mặt toán học đặt ảnh hưởng tài chính của những thất bại lên một bên của tỉ số còn thành công về tài chính lên bên kia. Có một vài cách khác nhau để trình bày khái niệm cơ bản này: - Chỉ số hoàn vốn đầu tư (ROI). Biến số đầu tư thể hiện vốn mà nhà đầu tư có thể phải chịu rủi ro trong khi đó biến số chỉ số hoàn vốn đầu tư thể hiện thành công mà nhà đầu tư nhận được. Chỉ số hoàn vốn đầu tư là tỉ số giữa đầu tư và kết quả được tính dưới dạng phần trăm. - Thời gian thu hồi đầu tư. Lượng thời gian cần thiết để thu hồi lại vốn đầu tư dự án không tính đến chi phí vốn. - Tỉ lệ hoàn vốn nội tại (IRR). Phí chiết khấu làm cho giá trị hiện tại ròng (NPV) của tiền mặt trong tương lai trở lại bằng với đầu tư vốn ban đầu. - Dòng tiền mặt được chiết khấu (DCF). Giá trị dòng tiền mặt tương lai của đầu tư được chiết khấu để tính giá trị của tiền thu được qua thời gian. - Giá trị hiện tại ròng (NPV), Giá trị hiện tại của dòng tiền mặt tương lai của đầu tư trừ đi chi phí đầu tư ban đầu. c. Phân tích định tính Phân tích định tính là hành động liệt kê các rủi ro tiểm ẩn trong một ma trận rủi ro và phân chia chúng theo điểm số về khả năng có thể xảy ra hay mức độ nghiêm trọng. Điểm số về khả năng có thể được xác lập để đặc trưng cho khả năng có thể xảy ra mà một rủi ro đặc biệt có thể đặc trưng cho hậu quả hay ảnh hưởng tiểm ẩn mà một rủi ro đặc biệt có thể mang lại. d. Phân tích định lượng Phân tích định lượng là phân tích khả năng có thể xảy ra một rủi ro cụ thể và ảnh hưởng của nó lên toàn bộ dự án. Khi phân tích rủi ro định tính được thực hiện tốt thì tổng khả năng cho tất cả các rủi ro có thể cung cấp sự hiểu biết sâu sắc đối với toàn bộ rủi ro của dự án. Phân tích rủi ro định lượng còn liên quan đến chủ nghĩa hiện thực và các thành quả về chi phí, lịch trình và các mục tiêu chất lượng. Phân tích định lượng có thể thực hiện sử dụng một vài công cụ: - Phỏng vấn các đối tượng liên quan dự án và các chuyên gia về nội dung chuyên ngành để xác định khả năng hạn chế rủi ro. - Dùng cây quyết đinh để phân tích rủi ro. - Mô phỏng dự án (xây dựng mô hình) để xác định các nguy cơ đặc biệt có thể tương tác với nhau như thế nào.
46. 46 Lược đồ cây quyết định: Dùng lược đồ cây để thực hiện các phân tích chi phí/lợi nhuận dựa trên các khả năng phức tạp khi ước tính bằng đồng Đôla so với giá trị thực tế trong trường hợp dự án CNTT. Nó cung cấp một cơ chế so sánh “táo với cam” nhằm làm nổi bật rủi ro và mức độ thành công khác nhau khi đi theo các nhánh trên cây. Phương án cho số liệu ước đoán tốt nhất, kết hợp với các kiến thức chuyên ngành sẽ tăng cường kết quả cho phân tích SWOT. Ví dụ: Một công ty cung ứng nhân sự quốc gia ra quyết định mua gói phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) trị giá 10 triệu đôla chưa từng được phát triển từ một nhà cung cấp lớn. Bởi vì họ nhận được triết khấu 3 triệu đôla so với gói cước phát triển hoàn toàn trị giá 10 triệu đôla từ một nhà cung cấp nhỏ hơn sẽ không triết khấu phần mềm của họ. Một năm sau, công ty cung ứng nhân sự đã mất doanh thu 95 triệu đôla bởi vì họ đã thay đổi mô hình nghiệp vụ của mình để áp dụng phần mềm mới nhưng phải mất thêm 1 năm nữa để bổ sung và hoàn thiện cho phần mềm này. Nhà cung cấp mà họ đã mua có tiếng xấu trong ngành là chậm chễ giao hàng, thường lỗi hẹn. Nếu họ thực hiện một phân tích cây thực tế xem xét chi phí cơ hội khi không có phần mềm, họ sẽ có một chỉ dẫn chắc chắn rằng giữa tiết kiếm 3 triệu đôla và tổn thất doanh thu đáng kể cỡ nào, trong trường hợp này là 92 triệu đôla trong một năm. 8.5. Lập kế hoạch đối phó rủi ro (Risk responses) Sau khi nhận biết mức độ rủi ro, bạn phải quyết định đối phó như thế nào. Ta có 4 chiến lược chính: - Tránh rủi ro: loại trừ một các rõ ràng mối đe dọa hay rủi ro, thường loại trừ nguyên nhân - Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết quả nếu rủi ro xảy ra - Thuyên chuyển rủi ro: luân phiên hậu quả rủi ro và giao trách niệm quản lý cho bên thứ ba - Giảm nhẹ rủi ro: việc giảm bớt ảnh hưởng một sự kiện rủi ro bằng việc cắt giảm những gì có thể khi sự cố xảy ra. a) Các biện pháp đối phó Biện pháp đối phó (countermeasure) là một hành động phòng ngừa do đội dự án lựa chọn nhằm loại bỏ hoặc trung hoà một rủi ro.Các biện pháp phòng ngừa là một phương pháp tấn công tích cực nhằm ngăn ngừa xảy ra. Ví dụ: Đặt một ngọn hải đăng trên một bờ biển đầy đá là một biện pháp đối phó vì nó giúp cho tàu thuyền tránh được những tảng đá tiềm ẩn nguy hiểm nhất định. Giảm thiểu (mitigation) là một hành động được thực hiện nhằm giảm thiểu tác động của một rủi ro khi nó xảy ra.Giảm thiểu là phản ứng nhất nhanh nhay sau khi rủi ro xảy ra. Ví dụ: Đặt những túi khí trong ô tô là một ví dụ về giảm thiểu,vì chúng được thiết kế để phản ứng ngay lập tức nhằm giảm thiểu thương tích-rủi ro-khi có tai nạn. Thuật ngữ giảm thiểu đôi khi được dùng với ý nghĩa của các biện pháp đối phó và giảm thiểu. b) Kế hoạch dự phòng (Contingency Planning)
47. 47 Lập kế hoạch dự phòng bao gồm dự đoán các đáp ứng với hoàn cảnh có thể gây tác động tiêu cực lên dự án.Tiến trình này yêu cầu người quản lý dự án xác định các bước cần thiết để vượt qua những vấn đề đã dự kiến. Trong chừng mực nào đó, các kế hoạch dự phòng có thể được thực hiện thông qua phân tích rủi ro. Với mỗi rủi ro đã nhận diện,người quản lý dự án đưa ra một mô tả, xác suất xuất hiện (như thấp, vừa, hay cao), tác động(như thấp, vừa, hay cao) và đáp ứng thích hợp. Một xem xét quan trọng cho việc xây dựng các kế hoạch dự phòng là có được sự hỗ trợ từ mọi người tham dự bị ảnh hưởng bởi tình huống này. Sự chấp thuận này là cần thiết kế để làm cho dự án tiến lên.Thiếu sự chấp thuận đó có thể gây ra việc thực hiện kế hoạch dự phòng bị chậm trễ. 8.6. Giám sát và điều khiển các rủi ro Giám sát và kiểm soát rủi ro liên quan tới việc hiểu biết tình trạng của chúng - Kiểm soát rủi ro liên quan đến việc thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro khi chúng xảy ra - Kết quả chính của việc giám sát và kiểm soát rủi ro là điều chỉnh hoạt động, yêu cầu thay đổi dự án, cập nhật những kế hoạch mới - Kiểm soát đối phó rủi ro liên quan đến việc chấp hành những quy trình quản lý rủi ro và kế hoạch rủi ro để đối phó với những sự kiện rủi ro. - Rủi ro phải được kiểm soát cơ bản theo đặc điểm từng giai đoạn cụ thể, có sự quyết định đối với những rủi ro và có chiến lược làm giảm nhẹ rủi ro Bài tập 1) Tầm quan trọng của quản lý rủi ro? 2) Lập kế hoạch quản lý rủi ro?