›
›

Bài giảng Quản trị ngân sách dự án - Chương 1: Hoạch định và kiểm soát ngân sách dự án

pptx 27 trang ngocly 1120
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản trị ngân sách dự án - Chương 1: Hoạch định và kiểm soát ngân sách dự án", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptxbai_giang_quan_tri_ngan_sach_du_an_chuong_1_hoach_dinh_va_ki.pptx

Nội dung text: Bài giảng Quản trị ngân sách dự án - Chương 1: Hoạch định và kiểm soát ngân sách dự án

  1. HOẠCH ĐỊNH VÀ 1 KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH DỰ ÁN • Project budgeting
  2. NỘI DUNG ▪ Ước lượng chi phí hoạt động ▪ Hoạch định ngân sách dự án ▪ Phân bổ tổng chi phí dự toán (Total budgeted cost – TBC) ▪ Hình thành chi phí dự toán luỹ kế (Cumulative budgeted cost – CBC) ▪ Xác định chi phí thực và giá trị tạo ra ▪ Chi phí thực (Actual cost) ▪ Giá trị tạo ra (Earned value) ▪ Kiểm soát ngân sách dự án ▪ Phân tích chi phí ▪ Dự báo ngân sách ▪ Kiểm soát chi phí ▪ Quản lý dòng tiền 2
  3. QUẢN LÝ CHI PHÍ ▪ Cơ cấu phân chia công việc WBS → phạm vi ▪ Đường cơ sở cho lịch trình → thời gian ▪ Đường cơ sở cho chi phí → chi phí ▪ Ngân sách sơ bộ (charter, preliminary scope statement & proposal) ▪ Ngân sách chi tiết ▪ Chi bao nhiêu trong thời gian dự án ▪ Chi bao giờ trong thời gian dự án ▪ Tham số quản lý chi phí ▪ Tổng chi phí thực luỹ kế (Cumulative actual cost* - CAC) ▪ Giá trị tạo lập luỹ kế (Cumulative earned value* - CEV) ▪ Tổng chi phí dự toán luỹ kế (Cumulative budgeted cost* – CBC) (*) từ lúc dự án được bắt đầu thực hiện ( ) Đầu vào quan trọng để dự toán là Lịch trình khả thi 3
  4. QUẢN LÝ CHI PHÍ ▪ Các tiến trình bao gồm lập kế hoạch, dự toán, lập ngân sách và kiểm soát chi phí để hoàn thành dự án trong khuôn khổ ngân sách được duyệt. ▪ Dự toán chi phí: Ước lượng chi phí sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án ▪ Lập ngân sách chi phí: Tổng hợp các chi phí ước tính của các hoạt động hoặc gói công tác riêng lẻ thành một kế hoạch cơ sở về chi phí ▪ Kiểm soát chi phí: Tác động đến những yếu tố làm thay đổi chi phí và kiểm soát các thay đổi ngân sách dự án. 4
  5. DỰ TOÁN (ƯỚC LƯỢNG) CHI PHÍ ▪ Dự toán chi phí là tiên đoán chi phí có khả năng xảy ra khi sử dụng những nguồn lực cần thiết để hoàn thành toàn bộ công tác của dự án. ▪ Người lập dự toán phải xét đến: ▪ Những nguyên nhân có thể làm thay đổi dự toán, kể các các rủi ro ▪ Đưa ra và xem xét nhiều phương án tính chi phí khác nhau ▪ Hoàn chỉnh trong quá trình triển khai dự án để phản ánh các chi tiết bổ sung nếu có ▪ Độ chính xác của dự toán sẽ tăng dần khi dự án tiến hành qua các giai đoạn trong chu kỳ sống của nó 5
  6. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG ▪ Chi phí quản lý ▪ Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs) ▪ Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs) ▪ Chi phí trực tiếp cho các gói công việc và hoạt động ▪ Lao động ▪ Vật liệu đầu vào ▪ Tư vấn và nhà thầu phụ ▪ Thiết bị 6 ▪ Đi lại
  7. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG (TT.) ▪Ước lượng chí phí ▪ Không quá cẩn trọng (1) ▪ Không quá lạc quan (2) 7
  8. BÁO CÁO DỰ TOÁN ▪ Giới thiệu, thời hạn và những căn cứ ▪ Mô tả dự án, kết quả và phạm vi của nó ▪ Phân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần công việc, theo thành phần chi phí, Theo từng giai đoạn tiến độ) ▪ Tóm tắt việc ước lượng chi phí ▪ Những giả định và những thông số cơ bản đã sử dụng trong ước lước lượng ▪ Tiền lương cho các loại kỹ năng lao động và mức độ kỹ năng ▪ Chi phí đơn vị thiết bị và nguyên vật liệu đã sử dụng ▪ Tỷ lệ lạm phát và hệ số điều chỉnh khác đã sử dụng ▪ Tỷ lệ chi phí quản lý dự án và chi phí chung đã sử dụng và phân tích ▪ Phụ lục những tài liệu tham khảo 8
  9. HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH ▪ Lập ngân sách là tổng hợp các chi phí ước tính của các hoạt động hoặc gói công tác riêng lẻ thành một kế hoạch cơ sở về chi phí để đo lường kết quả thực hiện dự án. ▪ Lập ngân sách chi phí phải sử dụng một cách tiếp cận trên cơ sở thời gian để tính được nhu cầu chi phí của dự án theo thời gian. Đây là cơ sở để đo lường, theo dõi và kiểm soát chi phí của dự án ▪ Một kế hoạch ngân sách đơn giản, bao gồm: ▪ Các bảng tính cơ bản ▪ Bảng tính các chi phí tích lũy ▪ Đồ thị đường chi phí cơ bản (Baseline Cost) 9
  10. HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH ▪ Phân bổ chi phí được ước lượng cho từng gói công việc (WPs) trong WBS – total budgeted cost ▪ Phân bổ chi phí của từng gói công việc theo thời gian để xác định tổng chi phí tại từng thời điểm thực hiện dự án (Cumulative budgeted cost) Chi phí 4 thực hiện 3 Chi phí WB1 dự án @ 1 thời điểm 1 2 4 2 3 Chi phí WB2 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  11. PHÂN BỔ CHI PHÍ CHO GÓI CÔNG VIỆC - TBC ▪ Tổng chi phí phân bổ (Total budgeted cost – TBC) cho từng gói công việc bao gồm chi phí ▪ Lao động ▪ Vật liệu ▪ Máy móc ▪ Nhà thầu phụ ▪ Cách thức phân bổ chi phí ▪ Top – down: chi phí của từng gói công việc sẽ tuỳ thuộc vào phạm vi của nó trong tổng dự án. Tổng chi phí dự án được phân bổ cho từng gói công việc tuỳ vào phạm vi của gói công việc ▪ Bottom – up: ước lượng chi phí của từng hoạt động trọng từng gói công việc và tích luỹ lại để có chi phí thực hiện một gói công việc 11
  12. PHÂN BỔ CHI PHÍ CHO GÓI CÔNG VIỆC - TBC Total project budgeted WBS cost n dow – Top Top up up – TBC 12 Bottom Bottom
  13. PHÂN BỔ CHI PHÍ CHO GÓI CÔNG VIỆC - TBC Dự án máy đóng gói 100000$ WBS Thiết kế Xây dựng Lắp đặt TBC Thiết kế 24000$ 60000$ 16000$ Network Thiết kế Xây dựng Lắp đặt diagram 4 6 2 13
  14. PHÂN BỔ CHI PHÍ CHO TỪNG CÔNG VIỆC – CBC* ▪ Phân bổ tổng chi phí hoạch định cho từng gói công việc (TBC) trong suốt thời gian thực hiện từng gói công việc. Từng hoạt động chi tiết được thực hiện tại một thời điểm nhất định trong một gói công việc sẽ được phân bổ chi phí ▪ Tổng chi phí của các hoạt động thuộc các gói khác nhau được thực hiện tại một thời điểm nhất định là chi phí tích luỹ (cumulative budgeted cost – CBC) ▪ CBC là cơ sở để theo dõi tình hình chi phí thực của dự án (*) Cumulative budgeted cost = Budgeted cost for work scheduled (BCWS) 14
  15. PHÂN BỔ CHI PHÍ CHO TỪNG CÔNG VIỆC - CBC Tuần TBC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Thiết kế 24 4 4 8 8 Xây dựng 60 8 8 12 12 10 10 Lắp đặt 14 8 8 Tổng 100 4 4 8 8 8 8 12 12 10 10 8 8 Tích luỹ 4 8 16 24 32 40 52 64 74 84 92 100 15
  16. PHÂN BỔ CHI PHÍ CHO TỪNG CÔNG VIỆC - CBC 120 100 80 Total project 60 budgeted cost 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Series1 16
  17. XÁC ĐỊNH CHI PHÍ THỰC – CUMULATIVE ACTUAL COST (CAC)* ▪ Thu thập chi phí thực một cách có hệ thống ▪ Khoảng thời gian xác định (định kì) ▪ Bảng biểu chuẩn ▪ Cấu trúc dữ liệu chi phí dựa vào hệ thống số của các gói công việc trong WBS ▪ Phân bổ đúng lao động, máy móc và nguyên vật liệu cho từng gói công việc ▪ Xác định rõ chi phí đã cam kết cho một hoạt động nào đó mặc dù tiền chưa thực sự được chi tiêu (*) Cumulative actual cost – CAC = Actual cost for work performed - ACWP 17
  18. SO SÁNH CHI PHÍ THỰC VÀ CHI PHÍ KẾ HOẠCH Tuần TBC 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổng Thiết kế 24 2 5 9 5 1 22 Xây dựng 60 2 8 10 14 12 46 Lắp đặt 14 0 Tổng 100 2 5 9 7 9 10 14 12 68 Tích luỹ 2 7 16 23 32 42 56 68 68 18
  19. SO SÁNH CHI PHÍ THỰC VÀ CHI PHÍ KẾ HOẠCH 110 Overrun 90 40000$ 70 50 30 10 -10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Series1 Series2 19
  20. GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC – EARNED VALUE* ▪ Giá trị công việc: giá trị công việc thực tế được hoàn thành. ▪ Tổng chi phí 2000$ của dự án sơn 10 phòng giống nhau trong 10 ngày. Chi phí mỗi phòng là 200$. Kết thúc ngày thứ 5, tổng chi phí đã chi là 1000$. Chi phí thực là 1000$ đúng với 1000$ chi phí kế hoạch. ▪ Vào cuối ngày thứ 5, chỉ có 3 phòng hoàn thành (Giá trị công việc thực tế) ▪ Cần phải so sánh giá trị công việc được thực hiện (EV) và chi phí đã chi ra (Actual cost) ▪ EV = % hoàn thành gói công việc x TBC gói công việc ▪ Cumulative earned value – CEV: tích luỹ giá trị công việc hoàn thành của dự án tại một thời điểm ▪ Thực hiện so sánh CEV, CBC và CAC (*) Cumulative Earned value (CEV) = Budgeted cost for work performed (BCWP) 20
  21. GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC – EARNED VALUE Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 Thiết kế 10 25 80 90 100 100 100 100 Xây dựng 0 0 0 5 15 25 40 50 Lắp đặt 0 0 0 0 0 0 0 0 Tuần TBC 1 2 3 4 5 6 7 8 Thiết kế 24 2.4 6 19.2 21.6 24 24 24 24 Xây 60 3 9 15 24 30 dựng Lắp đặt 16 CEV 100 2.4 6 19.2 24.6 33 39 48 54 21
  22. 80% 70% PHÂN TÍCH CHI PHÍ 60% Tuần thứ 8 của việc 50% thực hiện dự án 40% CBC: 64000$ 30% CAC: 68000$ 20% CEV: 54000$ 10% 0% 1 2 3 22
  23. PHÂN TÍCH CHI PHÍ 110 90 70 50 30 10 -10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Series1 Series2 Series3 23
  24. PHÂN TÍCH CHI PHÍ ▪Cost performance index – CPI 54000 ▪ 푃 = = = 0.79 68000 ▪Cost variance – CV ▪ = − = 54000 − 58000 = −14000$ 24
  25. DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN ▪Forecasted cost at completition – FCAC 100000 ▪퐹 = = = 126582$ 푃 0.79 ▪퐹 = + − = 68000 + ሺ100000 − 54000ሻ = 114000$ 25
  26. Kế hoạch Tuần TBC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nhiệm 30 10 15 5 vụ 1 2 70 10 10 10 20 10 10 3 40 5 5 25 5 4 30 5 5 20 Tổng 170 10 25 15 10 25 15 35 10 5 20 Thực tế Mức độ hoàn thành 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 Nhiệm 10 16 8 Nhiệm 30% 80% 100% vụ 1 vụ 1 2 10 10 12 24 12 2 10 25% 35% 55% 65% 3 5 5 3 10% 10% 4 4 Tổng 10 26 18 12 29 17 27