Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước - Tạ Thị Thanh tâm

67 trang ngocly 3440

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước - Tạ Thị Thanh tâm", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_ky_thuat_xay_dung_va_ban_hanh_van_ban_quan_ly_han.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước - Tạ Thị Thanh tâm

Học viện Hành chính Quốc gia Khoa Văn bản và Cơng nghệ hành chính KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC (Chương trình đào tạo cử nhân hành chính)  GV: ThS. TẠ THỊ THANH TÂM
I. VÀI NÉT VỀ TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở CÁC CƠ QUAN CỦA NƯỚC TA HIỆN NAY 1. Một số ưu điểm - Việc soạn thảo VB trong thời gian qua đã phản ánh đúng đắn các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, truyền đạt kịp thời các thơng tin quản lý từ cấp này đến cấp khác. - Thể chế hĩa kịp thời các chủ trương do đảng đề ra trên nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội của đất nước. - Các loại VB được xác định tương đối chính xác về nội dung, tính chất của mỗi loại, do đĩ việc sử dụng chúng ngày càng cĩ hiệu quả hơn. - Các VB ngày càng hồn chỉnh về mặt thể thức, tính pháp lý được đảm bảo. Tình trạng VB khơng cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền, khơng cĩ dấu, khơng cĩ ngày tháng, ký hiệu ngày càng giảm. - Việc sử dụng ngơn ngữ trong VB hành chính cĩ tiến bộ rõ rệt, ít gặp các trường hợp văn phong khơng chuẩn mực. 2. Một số tồn tại cần khắc phục - Các VB được soạn thảo cịn thiếu sự thống nhất trên nhiều phương diện: + Về tên loại VB và chức năng thực tế của chúng. + Về cách sử dụng các khuơn ngơn ngữ trong VB. + Về thể thức VB. + Về thẩm quyền ban hành. - Cách trình bày VB, cách đặt hệ thống các ký hiệu cịn nhiều mặt tùy tiện. - Nhiều VB được ban hành chồng chéo lẫn nhau (Do qhệ giữa các cơ quan trong quá trình soạn thảo VB và qhệ giữa các VB khơng được xác định rõ ràng. Cĩ khi VB tổng quát đã hết hiệu lực thi hnàh hoặc đã được thay thế bằng một VB khác, nhưng những VB phát sinh từ VB đĩ vẫn được tiếp tục sử dụng trong thực tiễn.) - Quá trình kiểm tra việc thực hiện VB ở nhiều cơ quan đã khơng được quan tâm đúng mức, làm cho các tồn tại trong quá trình soạn thảo VB chậm được khắc phục. - Cịn thiếu những tiêu chuẩn của Nhà nước và những hướng dẫn cụ thể, cĩ tính hệ thống về quy trình ban hành VB. 3. Nguyên nhân của các tồn tại - Nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý nhận thức chưa đầy đủ về vai trị và chức năng của VB và các hệ thống VB là một cơ sở thơng tin quan trọng của quá trình quản lý và lãnh đạo.
- Lề lối làm việc theo cơ chế quan liêu bao cấp trong các cơ quan đã dẫn đến việc ban hành nhiều VB trùng thừa, khơng cĩ hiệu lực. - Cơng tác quản lý và kiểm tra VB cịn yếu. - Việc đào tạo, huấn luyện cán bộ khơng được thực hiện thường xuyên và rộng rãi. - Các tài liệu hướng dẫn chưa cĩ sự thống nhất. - Về mặt ngơn ngữ: chưa xây dựng được một hệ thống thuật ngữ về hành chính và VB quản lý một cách cụ thể, chính xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng trong quá trình xây dựng VB. II. Vai trị của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước 1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý nhà nước VB quản lý là yếu tố cơ bản cùng với các yếu tố khác tạo nên cơ quan Nhà nước. - Chính VB đã chính thức khai sinh ra cơ quan cơng quyền. Kể từ ngày ký VB thành lập, cơ quan Nhà nước mới thực sự được thành lập về phương diện pháp lý. - Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan Nhà nước phải được quy định bằng VB. - Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân viên, ký kết hợp đồng đều phải thực hiện bằng văn bản.
2. Trên bình diện quốc tế, VB giữ vai trị tiêu biểu cho sự hiện diện của chính quyền, do đĩ tiêu biểu cho sự hiện diện quốc gia - Hoạt động của chính quyền quốc gia được cụ thể hĩa và được đại diện bằng các cơ quan Nhà nước.  Chính quyền của bất kỳ Nhà nước nào cũng đều chú trọng đến cơng tác soạn thảo VB hành chính và xem đĩ như là những biểu hiện của sự tiến bộ xã hội. 3. VB quản lý giữ vai trị chứng tỏ tính liên tục của quốc gia  VB một khi đã được ban hành sẽ cĩ hiệu lực liên tục cho dù chính quyền (chính phủ) cĩ thay đổi. 4. VB quản lý hành chính là yếu tố hợp thức hĩa hành vi của chính quyền  Khơng cĩ VB, mọi hành vi của chính quyền sẽ khơng cĩ giá trị về mặt pháp lý. 5. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý nhà nước Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thơng tin bởi hệ thống văn bản quản lý. Đĩ là các thơng tin về: - Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị. - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. - Phương thức hoạt động, quan hệ cơng tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau. - Tình hình về đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị. - Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v 6. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý Văn bản cĩ thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu nào đĩ trong quản lý. Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chĩng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thơng suốt, hiểu và nắm được ý đồ của lãnh đạo, trên cơ sở đĩ thực hiện nhiệm vụ.
Thơng thường, các quyết định quản lý hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hố thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. 7. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Cĩ thể kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo, quản lý thơng qua hệ thống VB. 8. Văn bản là cơng cụ xây dựng hệ thống pháp luật
II. Chức năng của văn bản 1. Chức năng thơng tin VB là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan, giữa chính quyền nhà nước này với chính quyền nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan, hoặc từ cơ quan nhà nước ra bên ngồi với tư nhân hay với đồn thể xã hội. Chức năng thơng tin của VB thể hiện qua các mặt sau đây:  Ghi lại các thơng tin quản lý;  Truyền đạt thơng tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân;  Giúp cơ quan thu nhận những thơng tin cần cho hoạt động quản lý;  Giúp các cơ quan đánh giá các thơng tin thu được qua các hệ thống thơng tin khác. VB là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật được nhà nước ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. VB chứa đựng các quy phạm làm cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan nhà nước, đồn thể xã hội, cá nhân Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thơng báo thơng tin thường bao gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng:  Thơng tin quá khứ: là những thơng tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý (báo cáo).  Thơng tin hiện hành: là những thơng tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.  Thơng tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thơng tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đĩ để hoạch định phương hướng hoạt động của mình (kế hoạch ) Với chức năng thơng tin, VB truyền đạt thơng tin theo những tiêu chí khác nhau như:  Theo lĩnh vực quản lý: thơng tin chính trị, thơng tin kinh tế, thơng tin văn hĩa-xã hội Theo thẩm quyền tạo lập thơng tin (nguồn): thơng tin trên xuống, thơng tin dưới lên, thơng tin ngang cấp, thơng tin nội bộ 2. Chức năng quản lý  Chức năng quản lý của VB được thể hiện khi VB được sử dụng như một phương tiện thu thập thơng tin (báo cáo, tờ trình ) và ban hành truyền đạt thơng tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành
thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thơng tư, nghị quyết, chỉ thị )  Thơng qua chức năng quản lý của VB, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập. VB là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý cĩ thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới.  Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong cơng việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại cơng việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học. Từ giác độ chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước cĩ thể bao gồm hai loại: Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng. VD: nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, các thơng tư, cơng văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v. v  Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình. VD: quyết định, chỉ thị, thơng báo, cơng văn hướng dẫn các cơng việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết cơng việc, v. v  Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước cĩ tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý. 3. Chức năng pháp lý + Một số loại VB được hình thành để quy định những điều được phép và khơng được phép của cộng đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đúng định hướng của nhà nước. + Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đĩ là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. + Tuỳ thuộc vào nội dung và tính chất pháp lý của từng loại văn bản cụ thể, văn bản cĩ tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản. + Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước cĩ một ý nghĩa rất thiết thực. Trước hết, vì văn bản quản lý nhà nước mang chức năng đĩ, nên
việc xây dựng và ban hành chúng địi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan. Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều cĩ thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đĩ sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành cơng việc trong thực tế của các cơ quan. 4. Chức năng văn hĩa  Qua các VB, bản sắc văn hĩa của từng dân tộc được thể hiện rõ.  VB gĩp phần duy trì, bảo lưu văn hĩa dân tộc, cùng với các yếu tố khác tạo nên đặc trưng văn hĩa dân tộc. 5. Chức năng xã hội  VB của xã hội nào, phản ánh thực trạng của xã hội đĩ trong những mối quan hệ, thời điểm, phạm vi cụ thể.  VB gĩp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các quan hệ xã hội khác nhau.  VB cĩ tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối mạnh mẽ của các yếu tố xã hội. 5. Chức năng liên nhân (chức năng giao tiếp)  VB thiết lập và duy trì các quan hệ xã hội Các VB nĩi chung, chủ yếu dùng với mục đích thơng tin, nhưng cũng cĩ những VB mà mục đích chủ yếu khơng phải là thơng tin mà là để duy trì các quan hệ xã hội như thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư chia buồn của các cấp lãnh đạo v.v 6. Chức năng sử liệu  Thơng tin trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước là nguồn sử liệu quý giá đối với các nhà nghiên cứu lịch sử để tìm hiểu, đánh giá xã hội đã sản sinh ra nĩ.  Văn bản là nguồn tư liệu lịch sử giúp cho chúng ta hình dung được tồn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. 7. Chức năng thống kê
Cần thấy rằng, mọi chức năng của văn bản được thực hiện trong một chỉnh thể thống nhất của việc quản lý nhà nước nĩi riêng và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội nĩi chung. III. Những khái niệm cơ bản về văn bản 1. Khái niệm về văn bản 2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước 3. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước 4. Khái niệm về văn bản pháp luật và văn bản quản lý thơng thường 1. Khái niệm về văn bản 2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước là VB do cơ quan nhà nước ban hành, nhằm chuyển đạt các thơng tin, các quyết định trong quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do luật định. a. Nĩi đến quản lý là chúng ta nĩi đến quan hệ chủ thể – khách thể. Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thơng tin bằng một ngơn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. - VB, đĩ là tác phẩm cĩ tính mục đích nhất định và cĩ phương hướng thực dụng. - Về mặt hình thức, đĩ là sự kết hợp tuyến tính giữa các câu hoặc các đoạn văn. - Về mặt nội dung, đĩ là một chỉnh thể tương đối trọn vẹn về ngữ nghĩa. Nĩi tĩm lại, VB là một phương tiện để chứa đựng, lưu trữ thơng tin và truyền đạt thơng tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng hệ thống các ký hiệu ngơn ngữ, hoặc bằng các ký hiệu, dấu hiệu khác. Mỗi VB đều cĩ nội dung, chứa đựng trong một hình thức nhất định và ngược lại hình thức chứa một nội dung nhất định. 2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước là VB do cơ quan nhà nước ban hành, nhằm chuyển đạt các thơng tin, các quyết định trong quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do luật định. a. Nĩi đến quản lý là chúng ta nĩi đến quan hệ chủ thể – khách thể. Đối với VBQLNN, chủ thể chính là cơ quan ban hành VB: đĩ là các cơ quan nhà nước.
(Cơ quan nhà nước là cơ quan hay tổ chức của nhà nước được thành lập theo luật định hoặc theo quy định của nhà nước, cĩ tư cách pháp nhân, cĩ chức năng quản lý ở trung ương hay địa phương hoặc trong một lĩnh vực nào đĩ. Khách thể là đối tượng tiếp nhận VB, đĩ cĩ thể là: + cơ quan nhà nước, + tổ chức chính trị – xã hội, + doanh nghiệp, + tổ chức thuộc các thành phần kinh tế, + tổ chức tư nhân, + một bộ phận nhân dân hoặc một cơng dân b. VBQLNN chuyển đạt các thơng tin và quyết định phục vụ cho cơng tác quản lý Thơng tin trong VBQLNN cĩ tính 2 chiều: + Theo chiều dọc, cĩ thơng tin do cấp dưới chuyển lên cấp trên (thơng qua các hình thứcVB như báo cáo, kiến nghị, tờ trình ) và thơng tin từ cấp trên chuyển xuống cấp dưới (VB thơng cáo, thơng báo, chỉ thị, quyết định ) + Theo chiều ngang, cĩ thơng tin do các cơ quan ngang hàng trao đổi với nhau. Thơng tin trong VBQLNN gồm 3 loại: + Thơng tin quá khứ, + Thơng tin hiện hành + Thơng tin dự báo Các thơng tin này cĩ tính chất tường minh, và khơng mang tính chất chủ quan, xúc cảm. Khái niệm quyết định hiểu theo nghĩa rộng bao gồm quyết định và quy phạm pháp luật, quyết định về chủ trương, đường lối, chính sách, biện pháp lớn, quyết định về cơng việc cụ thể, cá biệt. Quyết định trong VBQLNN mang tính chất quyền lực đơn phương, nghĩa là cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền được quyền và cĩ nhiệm vụ ra các quyết định và các cơ quan, các tổ chức, cá nhân hữu quan cĩ bổn phận thi hành các quyết định đĩ. c. VBQLNN được ban hành theo thẩm quyền, thủ tục và trình tự do luật định + Chỉ những cơ quan nhà nước được Hiến pháp và Luật quy định mới cĩ thẩm quyền ban hành VB quy phạm pháp luật.
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thơng tin quản lý thành văn (được văn bản hố) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và cơng dân. 3. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước  Là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nước.  Là những quyết định quản lý thành văn (được văn bản hĩa) do các cơ quan trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước ban hành theo đúng thẩm quyền, đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định.  Dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thơng tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.  Mang tính quyền lực Nhà nước đơn phương. * Đối tượng ban hành VB QLHCNN  Các chủ thể quản lý hành chính nhà nước (các chủ thể cĩ chức năng hành pháp, chấp hành, điều hành). Các chủ thể Nhà nước khác cĩ chức năng lập pháp, tư pháp như Quốc hội, Viện kiểm sát, Tịa án khơng ban hành VB QLHCNN. 4. Khái niệm về văn bản pháp luật và văn bản quản lý thơng thường 4.1. Văn bản pháp luật Là một hệ thống văn bản được xác định và quy định chặt chẽ về thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy trình ban hành. Cĩ những văn bản khơng phải là văn bản quy phạm pháp luật về mặt hình thức, song lại cĩ nội dung chứa đựng các quy phạm pháp luật. 4.2. Văn bản quản lý thơng thường Là những văn bản khơng chứa đựng những quy phạm pháp luật. Đĩ cĩ thể là những văn bản áp dụng pháp luật đưa ra các quyết định hành chính hoặc tư pháp cá biệt, những văn bản hành chính thơng thường, v.v IV. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu 1. Đối tượng nghiên cứu
 Xác định một số khái niệm cơ bản.  Xác định hệ thống và phân loại văn bản.  Xác định chủ thể ban hành và hình thức văn bản tương ứng.  Xác định những thuộc tính cơ bản của văn bản quản lý nhà nước; cơng dụng của từng loại văn bản.  Nghiên cứu và xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản .  Nghiên cứu và áp dụng những nguyên tắc và quy tắc kỹ thuật soạn thảo văn bản: + Các yêu cầu về nội dung; + Các yêu cầu về thể thức; + Ngơn ngữ sử dụng trong văn bản; + Cách diễn đạt quy phạm pháp luật; 2. Phương pháp nghiên cứu Văn bản hành chính học sử dụng những phương pháp cơ bản sau đây:  Phương pháp phân tích: Văn bản được nghiên cứu về mọi bình diện, xác định nội dung, ý nghĩa, vai trị của từng bộ phận cấu thành của văn bản, từng giai đoạn trong hoạt động xây dựng chúng và những nét đặc thù của từng loại.  Phương pháp tổng hợp: Từ những mơ tả về nội dung, hình thức và quy trình thủ tục xây dựng và ban hành từng loại văn bản cụ thể khái quát hĩa lên thành lý luận chung, tức là đưa ra những luận điểm, quan niệm về quá trình sáng tạo pháp luật nĩi riêng và tạo ra những sản phẩm quản lý nĩi chung.  Phương pháp so sánh: Văn bản được tiến hành nghiên cứu bằng cách so sánh chủ yếu trên các phương diện sau: Giữa các thời kỳ khác nhau của lịch sử xây dựng và ban hành văn bản để rút ra những bài học thực tiễn nhằm tiến tới hồn thiện kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. Giữa các loại hình văn bản nhằm phân biệt để soạn thảo và áp dụng chúng được tốt hơn. Giữa thực tiễn trong nước với kinh nghiệm nước ngồi để nghiên cứu, học hỏi và kế thừa những thành tựu của kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của các nước tiên tiến, cĩ bề dày lịch sử và kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Giữa lý luận với thực tế nhằm xây dựng được hệ thống lý thuyết và đưa ra được những kiến giải thực tế gĩp phần hồn thiện cơng tác văn bản ở nước ta.
Ngồi ra, cĩ thể sử dụng ở những mức độ khác nhau các phương pháp khác như: phương pháp thống kê, phương pháp xã hội học, v.v V. Mục tiêu của mơn học Giúp học viên:  Nắm vững lý thuyết về văn bản quản lý nhà nước.  Phân biệt được tính chất và thẩm quyền ban hành của từng loại văn bản cơ bản khác nhau.  Nắm được những nguyên tắc và kỹ thuật cơ bản trong soạn thảo và xử lý văn bản.  Hình thành những kỹ năng thực hành cơ bản trong soạn thảo văn bản.
CHƯƠNG II HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước II. Phân loại văn bản III. Hiệu lực của văn bản I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước 1. Khái niệm về hệ thống 2. Các tiêu chí phân loại văn bản II. Phân loại văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật 2. Văn bản hành chính cá biệt 3. Văn bản hành chính thơng thường 4. Văn bản chuyên mơn-kỹ thuật III. Hiệu lực của văn bản 1. Hiệu lực về thời gian 2. Hiệu lực về khơng gian và đối tượng 3. Giám sát, kiểm tra văn bản 4. Xử lý văn bản trái pháp luật I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước 1. Khái niệm về hệ thống 2. Các tiêu chí phân loại văn bản 1. Khái niệm về hệ thống  Cùng loại, cùng đặc trưng, cùng chức năng  Phải cĩ quan hệ, liên hệ với nhau chặt chẽ Hệ thống là một tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc cùng chức năng, cĩ quan hệ hoặc liên hệ với nhau chặt chẽ, làm thành một thể thống nhất (cĩ yếu tố này thì phải cĩ yếu tố kia).
Hệ thống VB quản lý hành chính Nhà nước là tập hợp những VB cĩ đặc trưng giống nhau, hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, cĩ liên quan và tác động ảnh hưởng lẫn nhau. Để cĩ được hệ thống văn bản cân đối, hồn chỉnh, thống nhất, khơng mâu thuẫn và chồng chéo nhau, cần phải thường xuyên tiến hành cơng tác rà sốt và hệ thống hĩa các văn bản. Trên cơ sở này, nội dung của văn bản trong hệ thống sẽ phù hợp với những yêu cầu, đáp ứng được địi hỏi của cuộc sống, mang tính khả thi. 2. Các tiêu chí phân loại văn bản Văn bản cĩ thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội dung phân loại. Các tiêu chí đĩ cĩ thể là: 2.1. Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh (nguồn gốc tạo lập) + Cơng văn với nghĩa rộng bao gồm các VB do nhà nước hay các tổ chức ban hành nĩi về việc cơng, từ VB cĩ hiệu lực pháp lý cao nhất đến VB cĩ hiệu lực pháp lý thấp nhất. Với nghĩa hẹp, cơng văn thường được gọi cho những cơng văn hành chính, là những VB được sử dụng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức XH, dùng để thơng tin, trao đổi, giao dịch, đề nghị hoặc trả lời các yêu cầu, chất vấn, hướng dẫn thi hành các cơng việc đã cĩ quyết định, kế hoạch + Tư văn là những VB do cá nhân sáng tạo ra.  Trong thực tế cĩ những VB cĩ nội dung liên quan đến cơng vụ được gửi đi từ cơ quan nhà nước này sang cơ quan nhà nước khác một cách khơng chính thức, khơng lấy số đăng ký vào sổ cơng văn “đi”, khơng đĩng dấu cơ quan, vẫn thuộc loại VB tư văn chứ khơng phải cơng văn. 2.2. Theo chức năng của VB, cĩ thể chia các loại VB thành: VB quản lý và các loại tài liệu khác. + Đặc trưng nổi bật của VB quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý. VB quản lý cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý, giữa các cơ quan cĩ liên quan trong bộ máy quản lý nĩi chung: nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thơng tư VB quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thơng tin can thiết hình thành trong quá trình quản lý của các tổ chức, cơ quan. VB quản lý hành chính nhà nước là những VB do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương ban hành và sử dụng như là cơ sở pháp lý quan trọng để phục vụ cho quản lý, điều hành nền hành chính Nhà nước. VB quản lý cĩ thể thức riêng được quy định bởi các cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền. Sự hình thành các VB quản lý được thực hiện theo một quy trình xác định.
2.3. Căn cứ vào tính chất, hiệu lực pháp lý, các VB được chia thành hai loại: VB mang tính quyền lực nhà nước VB khơng mang tính quyền lực nhà nước. + VB mang tính quyền lực nhà nước được ban hành nhân danh Nhà nước, cĩ nội dung là ý chí của Nhà nước bắt buộc phải thi hành đối với các đối tượng liên quan và được đảm bảo thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước. Ý chí của Nhà nước được thể hiện dưới 2 hình thức khác nhau: quy phạm pháp luật và mệnh lệnh cụ thể. Các quy phạm pháp luật xác định khuơn mẫu xử sự chung cho hành vi của con người trong những điều kiện hồn cảnh cụ thể. Các mệnh lệnh cụ thể đặt ra khuơn mẫu cho những hành vi cụ thể của từng con người xác định. Việc ban hành mệnh lệnh cụ thể phải dựa trên cơ sở các VB quy phạm. > VB mang tính quyền lực nhà nước được chia thành 2 loại: VB quy phạm pháp luật và VB áp dụng pháp luật. + VB khơng mang tính quyền lực nhà nước khơng được đảm bảo thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước: đơn, CV hành chính, báo cáo cơng tác, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai thu tiền 2.4. Phân loại theo mục đích của VB Để nghiên cứu và soạn thảo cá VB một cách khoa học, khơng những chỉ phân biệt các VB cĩ tính quy phạm pháp luật với VB thơng thường, mà cịn phải phân loại một cách hợp lý dựa trên mục đích yêu cầu của VB. Theo tiêu chí này cĩ thể phân thành các loại VB sau: + VB trao đổi + VB chuyển đạt + VB trình bày + VB thống kê + VB ban hành mệnh lệnh + VB hợp đồng dân sự, mua bán Ngồi ra, để phục cụ cho việc tìm ra VB thuận lợi, cĩ thể phân loại VB theo một số tiêu chí khác như theo địa điểm ban hành (VB của Hà Nội, Hải Phịng, Đà Nẵng, Kon Tum, Đồng Tháp, An Giang); theo thời gian ban hành (VB của các năm tháng khác nhau); theo kỹ thuật chế tác, ngơn ngữ thể hiện; theo hướng chu chuyển của văn bản (văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ) Trong xây dựng, ban hành và quản lý văn bản ít khi áp dụng thuần nhất một cách phân loại nào đĩ, mà thơng thường tuỳ theo mục đích và nội dung cơng việc mà áp dụng kết hợp, xen kẽ các cách phân loại. Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước,
cách phân loại theo tính chất, hiệu lực pháp lý của văn bản hoặc loại hình quản lý chuyên mơn được áp dụng thường xuyên và hữu hiệu hơn cả. II. Phân loại văn bản (theo hiệu lực pháp lý) 1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là: văn bản do cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đĩ cĩ các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp cần thiết được áp dụng nhiều lần Cĩ 11 cơ quan nhà nước, tổ chức cĩ thẩm quyền ban hành VB QPPL là: Quốc hội UBTVQH Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ Bộ trưởng Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm: a) Văn bản luật: là những VB quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được quy định trong Hiến pháp (Điều 84, 88 và 147 – Hiến pháp 1992 CHXHCNVN). Các VB này cĩ giá trị pháp lý cao nhất. Mọi VB khác (dưới luật) khi ban hành đều phải dựa trên cơ sở của VB luật và khơng được trái với các quy định trong các luật. VB luật cĩ 2 hình thức: Hiến pháp và đạo luật ( hoặc bộ luật) + Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung hay sửa đổi Hiến pháp) quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước như: hình thức và bản chất nhà nước, chế độ chính trị, chế độ kinh tế, văn hĩa, xã hội, quyền và nghĩa vụ cơ bản của cơng dân, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của cơ quan Nhà nước.
Hiến pháp là sự thể chế hĩa đường lối chính sách của đảng trong mỗi giai đoạn cách mạng cụ thể. Hiến pháp là luật cơ bản của nhà nước, cĩ hiệu lực pháp lý cao nhất. + Luật; bộ luật: là VB QPPL do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước ban hành để cụ thể hĩa Hiến pháp, nhằm điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước. VD: bộ luật hình sự, luật hơn nhân gia đình Hiến pháp và luật cĩ giá trị pháp lý cao và phạm vi tác dụng rộng, do đĩ trình tự ban hành chúng hết sức chặt chẽ, bao gồm 4 giai đoạn: soạn thảo dự án luật, thảo luận dự án luật, thơng qua luật và cơng bố luật. Đặc biệt đối với Hiến pháp khi thơng qua phải được ít nhất 2/3 số đại biểu Quốc hội biểu quyết tán thành. b) Văn bản dưới luật (mang tính chất luật) Là những VB QPPL do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật quy định. Những VB này cĩ giá trị pháp lý thấp hơn các VB luật, vì vậy khi ban hành phải chú ý sao cho những quy định của chúng phải phù hợp với những quy định của Hiến pháp và luật. Giá trị pháp lý của từng loại VB dưới luật cũng khác nhau, tùy thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành chúng. Theo Hiến pháp 1992, cĩ những loại VB dưới luật sau đây: + Pháp lệnh của UBTVQH + Nghị quyết của Quốc hội, UBTVQH +Lệnh của Chủ tịch nước + Quyết định của Chủ tịch nước c) Văn bản dưới luật lập quy (cịn thường gọi là văn bản pháp quy): + Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, HĐND các cấp; + Nghị định của Chính phủ; + Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp; + Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp; + Thơng tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội.
Thơng tư liên bộ là loại VB nhằm phối hợp giữa các ngành, đề ra những quy định hoặc hướng dẫn thống nhất thực hiện những quy định của cấp trên thể hiện trong các VB QPPL cĩ giá trị pháp lý cao hơn. VD: Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật; Chủ tịch nước ban hành Lệnh để cơng bố Hiến pháp, Luật; Chính phủ ban hành Nghị định để quy định chi tiết thi hành Luật, Pháp lệnh 2. Văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, cơng chức nhà nước cĩ thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được áp dụng mơt lần đối với một hoặc một nhĩm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ. a) Lệnh: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. b) Nghị quyết: một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. c) Quyết định: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. d) Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định, cĩ tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới cĩ quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành. e) Điều lệ, quy chế, quy định : văn bản trình bày những vấn đề cĩ liên quan đến các quy định về sự hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định. f) Giấy phép: văn bản thể hiện sự chấp thuận từ phía cơ quan quản lý nhà nước trước nhu cầu, yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhất định về việc thực hiện những hành vi mà theo quy định của pháp luật cần cĩ sự quản lý hành chính nhà nước. v.v 3. Văn bản hành chính thơng thường  Là loại VB phục vụ trực tiếp cho cơng tác điều hành trong các cơ quan nhà nước.  Dùng để chuyển đạt thơng tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: + Cơng bố hoặc thơng báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; + Ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; + Thơng tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và cơng dân.
 Khơng được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.  Bao gồm các loại văn bản sau: a) Cơng văn, Thơng cáo, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, b) Đề án, phương án c) Kế hoạch, chương trình d) Diễn văn e) Cơng điện, Cơng lệnh f) Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ) v.v 4. Văn bản chuyên mơn - kỹ thuật  Là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.  Những cơ quan, tổ chức khác khi cĩ nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nĩi trên, khơng được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hĩa. a) Văn bản chuyên mơn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao, quốc phịng, VD: + Trong lĩnh vực ngoại giao cĩ các loại VB như: Cơng ước, Cơng hàm, Hiệp ước, Hiệp định, Tuyên bố chung, Điện mừng, + Trong lĩnh vực quốc phịng cĩ: Lệnh, Nhật lệnh, Quân lệnh, Điều lệnh, b) Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn * Cần lưu ý, hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động chuyên mơn khác nhau. Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý chí của ít nhất hai bên. (Sơ đồ hệ thống văn bản quản lý nhà nước: xem Phụ lục 1) III. Hiệu lực của văn bản Việc ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm áp dụng những quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực nhà nước vào thực tiễn, tức là mỗi văn bản tuỳ theo mức độ khác nhau của loại hình văn bản đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cụ thể. Do đĩ, văn bản quản lý nhà nước tuỳ theo tính chất và nội dung được quy định trực tiếp hoặc gián tiếp về thời gian cĩ hiệu lực, khơng gian áp dụng và đối tượng thi hành.
1. Hiệu lực về thời gian 1.1. Đối với các VB QPPL Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) thời điểm cĩ hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:  Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH cĩ hiệu lực kể từ ngày Chủ tịch nước ký Lệnh cơng bố, trừ trường hợp văn bản đĩ quy định ngày cĩ hiệu lực khác.  Văn bản quy phạm pháp luật của Chủ tịch nước cĩ hiệu lực kể từ ngày đăng Cơng báo, trừ trường hợp văn bản đĩ quy định ngày cĩ hiệu lực khác.  Văn bản quy phạm pháp luật (Nghị quyết, Nghị định, Chỉ thị, Thơng tư) của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch cĩ hiệu lực sau mười lăm ngày, kể từ ngày ký văn bản hoặc cĩ hiệu lực muộn hơn nếu được quy định tại văn bản đĩ. Đối với văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, thì văn bản cĩ thể quy định ngày cĩ hiệu lực sớm hơn. 1.2. Đối với các văn bản khơng chứa đựng quy phạm pháp luật Thơng thường cĩ hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản đĩ quy định ngày cĩ hiệu lực khác. 1.3. Văn bản quản lý nhà nước khơng quy định hiệu lực trở về trước (hiệu lực hồi tố). Tuy nhiên, trong trường hợp thật cần thiết văn bản quy phạm pháp luật cĩ thể được quy định hiệu lực trở về trước, song phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:  Khơng được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đĩ pháp luật khơng quy định trách nhiệm pháp lý.  Khơng được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn. 1.4. Đối với các văn bản bị đình chỉ thi hành  Ngưng hiệu lực cho đến khi cĩ quyết định xử lý của cơ quan cĩ thẩm quyền về việc: + Khơng bị huỷ bỏ thì văn bản tiếp tục cĩ hiệu lực. + Bị huỷ bỏ thì văn bản hết hiệu lực. 1.5. Văn bản quản lý nhà nước hết hiệu lực (tồn bộ hoặc một phần) khi:  Hết thời hạn cĩ hiệu lực đã được quy định trong văn bản.
 Được thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đĩ.  Bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền.  Văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành của văn bản hết hiệu lực cũng đồng thời hết hiệu lực cùng với văn bản đĩ, trừ trường hợp được giữ lại tồn bộ hoặc một phần vì cịn phù hợp với các quy định của văn bản mới. 2. Hiệu lực về khơng gian và đối tượng áp dụng  Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trung ương cĩ hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức, cơng dân Việt Nam, trừ trường hợp văn bản đĩ cĩ quy định khác.  Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền nhà nước ở địa phương cĩ hiệu lực trong phạm vi địa phương của mình.  Văn bản quy phạm pháp luật cũng cĩ hiệu lực đối với cơ quan, tổ chức, người nước ngồi ở Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật của Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia cĩ quy định khác.  Văn bản khơng chứa đựng quy phạm pháp luật cĩ hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tuỳ theo nội dung ban hành. 3. Giám sát, kiểm tra văn bản Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền ban hành: văn bản của chính Quốc hội, của UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC, HĐND và UBND các cấp, và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. UBTVQH thực hiện quyền giám sát đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND cấp tỉnh. Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND cấp tỉnh về nội dung cĩ liên quan đến ngành, lĩnh vực do mình phụ trách. Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát việc tuân theo pháp luật đối với văn bản quy phạm pháp luật của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND nhằm đảm bảo các văn bản đĩ khơng trái pháp luật. Thủ trưởng cơ quan nhà nước nhận
được kháng nghị của VKSND cĩ trách nhiệm trả lời kháng nghị trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận được kháng nghị. Đối với các văn bản quản lý khác cũng cần cĩ chế độ giám sát, kiểm tra, kiểm sát chặt chẽ, tuân thủ pháp luật. Đĩ là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan ban hành, các bộ phận chức năng được giao quyền hạn, nĩi chung là của cơ quan ban hành văn bản. 4. Xử lý văn bản trái pháp luật 4.1. Nội dung xử lý Văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hợp pháp, đúng thẩm quyền và hợp lý. Một khi các yêu cầu đĩ khơng được đảm bảo cần cĩ các biện pháp xử lý như đình chỉ; kiến nghị bãi bỏ; hoặc bãi bỏ với những mức độ như bãi bỏ văn bản từ ngày ra quyết định bãi bỏ, hoặc huỷ bỏ tồn bộ hiệu lực văn bản từ khi ban hành nĩ và khơi phục lại trật tự cũ. Những văn bản trong diện phải được xử lý thường là các văn bản cĩ các khiếm khuyết sau đây: VB cĩ nội dung khơng phù hợp với đời sống kinh tế-xã hội, khơng cĩ tính khả thi, khơng cĩ tác dụng tích cực trong quá trình tác động vào thực tiễn. VB được ban hành trái thẩm quyền; cĩ nội dung trái pháp luật; vi phạm các quy định về thủ tục. VB được xây dựng với kỹ thuật pháp lý chưa đạt yêu cầu. 4.2. Những nguyên tắc chung Cơ quan nhà nước cấp trên cĩ quyền xử lý các văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới, hoặc cùng cấp nhưng cĩ thẩm quyền lớn hơn. Cơ quan ban hành văn bản cĩ quyền tự xử lý văn bản của mình, trừ một số trường hợp đặc biệt. Tồ án xử lý một số văn bản áp dụng pháp luật của các cơ quan quản lý nhà nước. 4.3. Thẩm quyền, trình tự và thủ tục xử lý văn bản trái pháp luật Quốc hội xử lý văn bản của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC. UBTVQH xử lý văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC và HĐND cấp tỉnh. Thủ tướng Chính phủ xử lý văn bản của thủ trưởng cấp bộ, HĐND, UBND cấp tỉnh. Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý ngành, lĩnh vực cĩ quyền kiến nghị với bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ đã ban hành văn bản trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc
đình chỉ việc thi hành một phần hoặc tồn bộ văn bản đĩ; nếu kiến nghị đĩ khơng được chấp nhận thì trình Thủ tướng Chính phủ quyết định; kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hoặc của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phụ trách; đình chỉ việc thi hành và đề nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ quyết định, chỉ thị của UBND cấp tinh trái với văn bản quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; nếu UBND khơng nhất trí với quyết định đình chỉ thi hành, thì vẫn phải chấp hành, nhưng cĩ quyền kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ. HĐND bãi bỏ những quyết định sai trái của UBND cùng cấp, những nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp. Chủ tịch UBND đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản sai trái của cơ quan chuyên mơn thuộc UBND cấp mình và những văn bản sai trái của UBND, chủ tịch UBND cấp dưới; đình chỉ việc thi hành nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp và đề nghị với HĐND cấp mình bãi bỏ. Đối với các loại văn bản quản lý nhà nước khác khơng chứa đựng quy phạm pháp luật, lãnh đạo cơ quan ban hành cĩ trách nhiệm xem xét, quyết định tạm đình chỉ hoặc bãi bỏ việc thi hành một phần hoặc tồn bộ văn bản mà mình đã ban hành trái pháp luật hoặc bất hợp lý. Trong trường hợp cĩ các ý kiến khác nhau khơng tự giải quyết được trong phạm vi thẩm quyền thì phải kiến nghị lên cấp trên để xem xét, giải quyết. Mọi quyết định xử lý văn bản trái pháp luật hoặc bất hợp lý phải được thực hiện bằng văn bản tương ứng theo luật định. IV. Nguyên tắc áp dụng văn bản (cĩ thể trình bày thêm, nếu cĩ thời gian) 1. Nguyên tắc thời điểm cĩ hiệu lực thi hành Văn bản được áp dụng từ thời điểm cĩ hiệu lực. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đĩ đang cĩ hiệu lực. Trong trường hợp cĩ quy định trở về trước thì áp dụng theo văn bản đĩ. 2. Nguyên tắc hiệu lực pháp lý Trong trường hợp các văn bản cĩ quy định, quyết định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản cĩ hiệu lực pháp lý cao hơn. 3. Nguyên tắc ban hành muộn hơn Trong trường hợp các văn bản do một cơ quan ban hành cĩ quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định, quyết định của văn bản được ban hành sau. 4. Nguyên tắc tính chất quy định trách nhiệm pháp lý Trong trường hợp văn bản mới khơng quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản cĩ hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
CHƯƠNG III NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN I. Những yêu cầu về nội dung (Bùi Khắc Việt, tr 18); NVThâm 76 nâu 1. Tính mục đích 2. Tính khoa học 3. Tính đại chúng 4. Tính cơng quyền 5. Tính khả thi II. Những yêu cầu về thể thức 1. Khái niệm về thể thức văn bản (40, 54 HtrPhiến) 2. Các yếu tố thể thức văn bản I. Những yêu cầu về nội dung Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau đây: 1. Tính mục đích  Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, khơng trái với các văn bản của cấp trên, cĩ tính khả thi.  Nội dung văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, khơng mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác.  Nội dung của VB phải được thể hiện trong một VB thích hợp (Khơng thể lấy VB cĩ nội dung là chỉ thị thay cho thơng báo )  Nội dung của văn bản phải thể hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng để cĩ thể quy phạm hố chính sách thành pháp luật. Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính và pháp luật. 2. Tính khoa học Một văn bản cĩ tính khoa học phải đảm bảo:  Cĩ đủ lượng thơng tin quy phạm và thơng tin thực tế cần thiết.  Các thơng tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác:
+ Sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế, khơng được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thơng tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác.  Bảo đảm sự lơ gích về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong một văn bản cần khai triển những sự việc cĩ quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa giúp cho cơ quan ban hành khơng phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một cơng việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, khơng làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.  Sử dụng ngơn ngữ hành chính - cơng vụ chuẩn mực.  Ngơn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, và phổ thơng.  Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải được xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các VB khác trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước nĩi chung  Nội dung của văn bản phải cĩ tính dự báo cao.  Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hĩa ở mức độ thích hợp. 3. Tính đại chúng  Văn bản phải cĩ nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí.  Đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học.  Nội dung của VB luơn luơn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp và phản ánh nguyện vọng chính đáng của đơng đảo nhân dân lao động.  Sử dụng ngơn ngữ phổ thơng đại chúng trong trình bày nội dung văn bản, tránh lạm dụng các thuật ngữ hành chính-cơng vụ chuyên mơn sâu. Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân cĩ các trình độ học vấn khác nhau, trong đĩ phần lớn là cĩ trình độ văn hố thấp, do đĩ văn bản phải cĩ nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luơn luơn gắn chặt với đời sống xã hội và liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện. Tính dân chủ của văn bản  Phản ánh được nguyện vọng nhân dân;  Vừa cĩ tính thuyết phục, vừa đề cao ý thức trách nhiệm, ý thức tuân thủ pháp luật của nhân dân;
 Các quy định cụ thể trong văn bản khơng trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền lợi và nghĩa vụ của cơng dân. Để đảm bảo cho văn bản cĩ tính đại chúng, dân chủ, cần tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đĩng gĩp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản. 4. Tính cơng quyền  VB thể hiện quyền lực nhà nước, địi hỏi mọi người phải tuân theo;  VB phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật;  Nội dung của VB chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nĩ điều chỉnh.  VB phải cĩ nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định;  VB phải được ban hành đúng thẩm quyền; Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý hành chính cĩ chức năng pháp lý và quản lý, tức là tuỳ theo tính chất và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Ýù chí đĩ thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đốn và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thơng qua các hình thức quy phạm pháp luật. Tính cơng quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, địi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo cĩ tính cơng quyền, văn bản cịn phải được ban hành đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản giải quyết các cơng việc trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định. Trường hợp chủ thể nào đĩ ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đĩ được coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản cịn cần phải cĩ nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. Một biểu hiện khác của tính cơng quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt: cho phép và bắt buộc, nghĩa là quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự, trong đĩ chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nĩ điều chỉnh. Ngồi ra, nội dung của quy phạm pháp luật phải chặt chẽ, rõ ràng, chính xác và luơn được hiểu thống nhất. Quy phạm pháp luật cĩ cơ cấu nhất định và cĩ thể phân chia theo những tiêu chí nhất định thành nhiều loại khác nhau mà người soạn thảo văn bản cần nắm vững để cĩ thể diễn đạt chúng một cách thích hợp. Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, địi hỏi người soạn thảo văn bản phải cĩ một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngơn ngữ hành chính-cơng vụ tương ứng.
5. Tính khả thi Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: khơng đảm bảo được tính Đảng (tính mục đích), tính nhân dân (tính phổ thơng đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý-quản lý) thì văn bản khĩ cĩ khả năng thực thi. Ngồi ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chĩng, văn bản cịn phải hội đủ các điều kiện sau đây:  VB phải đưa ra những yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành, phù hợp với trình độ, năng lực, điều kiện thời gian và điều kiện vật chất của chủ thể thi hành. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì khơng cĩ cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản "khơng cĩ tính khả thi", làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ khơng kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước.  Phải quy định các quyền của chủ thể kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đĩ. II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 1. Khái niệm về thể thức văn bản VB cĩ rất nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi một thể loại đều cĩ thể thức và bố cục khác nhau thể hiện đặc điểm riêng của mỗi VB. Nghị định cĩ thể thức và bố cục khác với thơng tư, biên bản khác với nghị quyết và nghị quyết khác với cơng điện Tuy nhiên giữa chúng vẫn cĩ những điểm chung tạo thành thể thức VB. Thể thức này làm nên sự khác biệt giữa VB QL nĩi chung và VB QLHCNN nĩi riêng với các VB khoa học, thơ, truyện Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Như vậy, thể thức của VB là gì?  Thể thức VB là tồn bộ các bộ phận cấu thànhVB, nhằm đảm bảo cho VB cĩ hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan.  Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung cĩ tính bố cục đã được thể chế hĩa.  Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà cĩ thể được bố trí theo những mơ hình kết cấu khác nhau.  Cĩ những bộ phận, nếu thiếu chúng, VB sẽ khơng được xem là hợp thức, dẫn đến việc sử dụng VB để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ khơng cĩ hiệu quả.
 Cĩ những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khĩ xác định được trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo VB, đồng thời việc tra tìm, đăng ký VB cũng gặp khĩ khăn.  Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước  Thể thức cần phải được tơn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt để cĩ thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thơng thường khác. Hình thức đặc biệt đĩ chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đĩ nĩ cần phải được tơn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản khơng đảm bảo những yêu cầu về thể thức. 2. Các yếu tố thể thức văn bản 2.1. Quốc hiệu Tại Cơng văn số 1053/VP ngày 12-8-1976, Thường vụ Hội đồng Chính phủ quy định việc sử dụng quốc hiệu và tiêu ngữ của văn bản như sau:  Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu trang giấy.  Quốc hiệu cĩ giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản. CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Theo quy định của TCVN-5700-1992, dịng "cộng hồ xã hội chủ nghĩa việt nam" viết bằng chữ in hoa, dịng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" bằng chữ thường cĩ các gạch nối ở giữa, phía dưới cĩ gạch ngang. 2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản  Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.  Tên cơ quan được đặt ở gĩc trái tờ đầu văn bản, ngang hàng với quốc hiệu  Được trình bày đầy đủ theo tên gọi chính thức đúng như trong quyết định thành lập cơ quan,  Viết đậm nét, rõ ràng, chính xác, khơng viết tắt, sai chính tả tiếng Việt  Phía dưới cĩ một gạch dài.  Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp cĩ thể viết tắt những cụm từ thơng dụng như: UBND, HĐND
Trong trường hợp cĩ đề tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dịng trên, cịn tên cơ quan ban hành viết bằng chữ in hoa ở dịng dưới. 2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả VB, nĩ cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.  Được đặt ngang hàng quốc hiệu, về phía gĩc trái tờ đầu văn bản, được trình bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập cơ quan, khơng viết tắt, sai chính tả tiếng Việt, phía dưới cĩ một gạch dài.  Nếu cơ quan ban hành là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng đầu một cấp hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được ghi một cách độc lập.  Nếu cơ quan trực thuộc một hệ thống chủ quản nhất định, thì cần ghi tên cơ quan chủ quản lên trên (cĩ thể viết tắt những cụm từ thơng dụng: HĐND, UBND ) VD: TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA UBND TỈNH HÀ TÂY SỞ VĂN HĨA VÀ THƠNG TIN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA VB - CNHC Ngồi mục đích làm sáng tỏ hệ thống chủ quản và cơ quan trực thuộc của cơ quan ban hành VB, việc ghi tên cơ quan trên VB cịn cĩ ý nghĩa giao dịch. 2.3. Số và ký hiệu  Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.  Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ chức mà cĩ thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo từng cụm văn bản.  Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số
0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi một dấu gạch chéo (/).  Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, giữa chúng cĩ dấu gạch nối.  Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.  Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ)
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Tên loại Chữ viết Hợp đồng HĐ VB tắt Cơng CĐ Báo cáo BC điện Biên bản BB Giấy CN Chỉ thị (cá CT chứng biệt) nhận Chương CTr Giấy ủy UN trình nhiệm Quyết QĐ Giấy mời GM định (cá Giấy giới GT biệt) thiệu Thơng TC Giấy nghỉ NP cáo phép Thơng TB Giấy đi ĐĐ báo đường Kế hoạch KH Giấy biên BN Phương PA nhận hồ án sơ Đề án ĐA Phiếu gửi PG Tờ trình TTr Phiếu PC chuyển
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Tên loại VB Chữ viết tắt Luật Lt Pháp lệnh PL Lệnh L Nghị quyết NQ Nghị quyết liên NQLT tịch Nghị định NĐ Quyết định QĐ Chỉ thị CT Thơng tư TT Thơng tư liên tịch TTLT BẢN SAO VĂN BẢN Tên loại VB Chữ viết tắt Bản sao y bản SY chính Bản trích sao TS Bản sao lục SL
Cần lưu ý, trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, cơng văn là văn bản khơng cĩ tên loại cho nên trong ký hiệu khơng cĩ ký hiệu CV. Tuy nhiên, đối với hệ thống văn bản của Đảng thì cơng văn trong số và ký hiệu lại cĩ ký hiệu này. Cần lập bảng danh mục tên các cơ quan để xác định ký hiệu chuẩn cho các cơ quan đĩ. Tên cơ quan dù cĩ dài cũng phải được ký hiệu đầy đủ. Chữ "và" trong tên cơ quan khơng cần phải thể hiện trong ký hiệu, thí dụ: Bộ Kế hoạch và Đầu tư - BKHĐT, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn - BNNPTNT. Khơng nên ký hiệu kiểu HQ - Tổng cục Hải quan (nên dùng - TCHQ); GDĐT - Bộ Giáo dục và Đào tạo (BGDĐT). Ký hiệu viết tắt tên đơn vị soạn thảo cần được viết ngắn gọn: TCCB - tổ chức cán bộ; TC -tài chính; hc - hành chính, v.v Cũng cĩ thể ký hiệu tên các đơn vị bằng một chữ cái nhất định kèm theo với chữ số Arập: A12; B4; C5, v.v CƠ CẤU CỦA SỐ VÀ KÝ HIỆU: Văn bản quy phạm pháp luật: Số /năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành  Số của VB QPPL bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh dấu theo từng loại VB do cơ quan ban hành trong một năm.  Năm ban hành phải viết đầy đủ các con số: 1999, 2000, 2001, Ví dụ: Số 154/2000/NĐ-CP Số 238/2000/QĐ-BTC Văn bản cá biệt: Số / viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành(-viết tắt tên đơn vị soạn thảo) Trong đĩ yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” khơng phải là nhất thiết (nếu cĩ thì khơng đặt ngoặc đơn),ví dụ: Số 52/QĐ-HVHCQG-TCCB Số 136/QĐ-BNG Số 42/CT-UB Văn bản hành chính thơng thường:  Số của VB hành chính là số thứ tự đăng ký VB do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
 Tùy theo tổng số VB và số lượng mỗi loại VB hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số VB. Văn bản cĩ tên loại: Số / viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành (-viết tắt tên đơn vị soạn thảo) Trong đĩ yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” khơng phải là nhất thiết (nếu cĩ thì khơng đặt ngoặc đơn). Ví dụ: Số 252/TB-HVHCQG-VP Số 83/BC-BNG-LT Số 14/BB-UB Văn bản khơng cĩ tên loại (cơng văn): Số / viết tắt tên cơ quan ban hành-viết tắt tên đơn vị soạn thảo Ví dụ: Số 357/HVHCQG-VB Số 975/BTC-HC Số 1374/BTP-PC 2.4. Địa danh, ngày tháng 2.4.1. Địa danh Địa danh ghi trên VB là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phương, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đĩng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đĩ. a. Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức Trung ương  Là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu cĩ) nơi cơ quan, tổ chức đĩng trụ sở. b. Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
+ Đối với thành phố trực thuộc trung ương  Là tên của với thành phố trực thuộc trung ương + Đối với các tỉnh  Là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đĩng trụ sở. c. Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức cấp huyện  Là tên của huyện, quận, thị xã d. Địa danh ghi trên VB của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã  Là tên của xã, phường, thị trấn đĩ Địa danh ghi trên VB, giúp cho nơi nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch cơng tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban hành. Thơng thường, văn bản của cơ quan, tổ chức đĩng trên địa bàn đơ thị thì ghi tên đơ thị đĩ; văn bản ở huyện, xã được ghi địa danh là tên huyện, tên xã theo sự phân chia địa giới hiện hành. 2.4.2. Ngày, tháng, năm ban hành VB  Ngày tháng được viết ngay dưới quốc hiệu  Đầy đủ các chữ " , ngày tháng . năm "  Những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước  Khơng dùng các dấu chấm (.), dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), v.v để thay thế cho các từ “ngày tháng năm “.  Ngày, tháng, năm ban hành VB QPPL do Quốc hội, UBTV Quốc hội, HĐND ban hành là ngày, tháng, năm VB được thơng qua.  Ngày, tháng, năm ban hành VB QPPL khác và VB hành chính là ngày, tháng, năm VB được ký ban hành.
2.5. Tên loại văn bản hoặc nơi đề gửi 2.5.1. Tên loại  Tên loại VB là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành.  Khi ban hành VB QPPL và VB hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ cơng văn.  Tên loại văn bản được trình bày ở giữa trang giấy, bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng.  Đối với một số loại VB, phải ghi tên loại kèm theo với thẩm quyền ban hành (quyết định của UBND; chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, v.v )  Khơng dùng những tên loại văn bản mà pháp luật khơng quy định (như: sắc lệnh, bố cáo, thơng tri ). 2.5.2. Nơi đề gửi Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận VB với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi cơng viêc; để biết và để lưu.  Đối với VB chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận VB.  Đối với VB được gửi cho một hoặc một số nhĩm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.  Đối với những VB cĩ ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận VB.  Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm 2 phần: . Phần 1: bao gồm từ “kính gửi”, sau đĩ là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết cơng việc. . Phần 2: bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cĩ liên quan khác nhận cơng văn.
2.6. Trích yếu nội dung của văn bản  Là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản  Yếu tố này được ghi phía dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường (cĩ thể in chữ đậm).  Đối với cơng văn, trích yếu được ghi bên dưới số và ký hiệu (khơng in đậm). VD 1: Chính phủ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Thủ tướng NAM Số: 159-TTg Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 1994 QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Về việc thành lập thêm một số đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ VD 2: Văn phòng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Chính phủ NAM Số: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc V/v mời họp Hà Nội, ngày tháng năm Kính gửi: .
2.7. Căn cứ ban hành văn bản  Đây là yếu tố thường cĩ đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý.  Chỉ nêu những căn cứ trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản.  Đĩ là những căn cứ pháp lý (theo quy định của văn bản cĩ hiệu lực pháp lý cao hơn nào), căn cứ thẩm quyền (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản), lý do ban hành (nhằm giải quyết vấn đề gì, theo đề nghị của cấp nào, cơ quan nào  Đối với văn bản được diễn đạt theo lối văn "điều khoản" phần này được trình bày tách biệt, sau hết mỗi căn cứ là dấu chấm phảy (;), hết căn cứ cuối cùng là dấu phảy (,)  Đối với những văn bản được viết theo kiểu "văn xuơi pháp luật" thì phần căn cứ, thơng thường, cĩ thể được viết liền mạch vào phần nội dung, hoặc cũng cĩ thể để viết tương tự như đối với các loại văn bản viết theo văn điều khoản. 2.8. Loại hình quyết định  Loại hình quyết định phù hợp với tên loại văn bản, cĩ thể được trình bày tách biệt (nghị quyết, nghị định, quyết định, ) hoặc liền vào yếu tố căn cứ ban hành. 2.9. Nội dung VB  Là phần trọng tâm của văn bản.  Nội dung VB phải đảm bảo các yêu cầu: + Phù hợp với hình thức VB được sử dụng + Phù hợp với đường lối, chủ trương của NN, với quy định của pháp luật + Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu + Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng + Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương + Các QPPL, các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác  Trong việc áp dụng văn điều khoản nếu số lượng các điều khoản lớn thì phần nội dung được chia thành: Phần (đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã: I, II, III, IV, ) Chương ( - chữ số La Mã) Mục ( - chữ cái in hoa: A, B, C, ) Điều ( - chữ số ảrập: 1, 2, 3, ) Khoản ( - chữ số ảrập: 1, 2, 3, )
Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, ) Tiết ( - ) Thơng thường bố cục này được áp dụng để viết những văn bản như nghị định, quyết định. 2.10. Điều khoản thi hành  Thơng thường, các văn bản đưa ra quyết định quản lý đều cĩ những điều khoản cuối cùng hay cịn gọi là điều khoản thi hành, trong đĩ nêu rõ: o Hiệu lực của văn bản: Nêu thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản cĩ hiệu lực thi hành. o Xử lý văn bản cũ: Cần nêu rõ, cụ thể những văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ tồn bộ hay một phần; trong trường hợp cần thiết cĩ thể ban hành kèm theo danh mục các văn bản hay điều khoản bị bãi bỏ. o Các chủ thể cĩ liên quan: Nêu những đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai, thực hiện, phối hợp, v.v đối với văn bản được ban hành.  Phần điều khoản thi hành cĩ thể trình bày bằng các điều khoản riêng. 2.11. Thẩm quyền ký  Thẩm quyền ký bao gồm: hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người cĩ thẩm quyền ký. . Trường hợp VB do tập thể thơng qua thì ghi trước chức vụ người ký T.M (thay mặt). . Trường hợp cấp phĩ được ký về những việc đã phân cơng thì trước chức vụ đề K.T (ký thay). . Ngồi ra tuỳ theo trường hợp VB cĩ thể được ký T.L (thừa lệnh), T.U.Q (thừa uỷ quyền), Q. (quyền).  + Ký TUQ: người đứng đầu cơ quan uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký một số VB mà mình phải ký.  > Việc giao ký TUQ. phải được quy định bằng VB và trong một thời gian nhất định
 + Ký TL: người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hchính hoặc Trưởng một số đơn vị ký một số loại VB.  > Việc giao ký TL. phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.  Phải ký đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; ký một lần ở bản duy nhất;  Khơng ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, khơng dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.  Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm.  Nếu văn bản cĩ nhiều trang tồn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng.  BT: Trình bày thể thức đề ký dưới đây là đúng hay sai? Hãy sửa lại.  1. TM. Hội đồng tuyển dụng Phó Chủ tịch  2. TL. Giám đốc Phó văn phòng  3. Tổng Công ty Sông Đà Văn phòng Phó Chánh văn phòng  4. TM. Phòng Tài vụ – Kế toán Trưởng phòng  5. TL. Hội đồng quản trị Thư ký
 1. TM. Hội đồng tuyển dụng KT. Chủ tịch Phó Chủ tịch  2. TL. Giám đốc KT. Chánh văn phòng Phó văn phòng  3. TL. Tổng Giám đốc KT. Chánh Văn phòng Phó Chánh văn phòng  4. TM. Phòng Tài vụ – Kế toán Trưởng phòng  5. TM. Hội đồng quản trị TL. Chủ tịch Thư ký 2.12. Con dấu hợp pháp  Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đĩng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký.  Dấu được đĩng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.  Khơng đĩng dấu khơng chỉ (đĩng trước, ký sau)  Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản.  Cụm chữ ký và dấu được trình bày ở dưới phần điều khoản thi hành, tại gĩc bên phải đối với văn bản một chữ ký; hoặc được dàn đều sang cả hai gĩc đối với văn bản liên tịch, trong đĩ vị trí của cơ quan chủ trì soạn thảo ở gĩc trên bên phải. 2.14. Dấu độ mật hoặc/và mức độ khẩn Trong trường hợp cần thiết văn bản cĩ thể cĩ dấu hiệu chỉ mức độ mật ("Mật", "Tối mật", Tuyệt mật") hoặc/và mức độ khẩn ("Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc", “Hỏa tốc hẹn giờ”).
 Việc đĩng dấu này do người ký văn bản quy định.  Văn thư đĩng dấu này bằng mực dấu đỏ vào khoảng trống dưới số và ký hiệu theo đúng quy định của pháp luật. 2.15. Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản phát hành  Yếu tố này được trình bày tại lề gĩc phải trang nhất ngang yếu tố địa danh, ngày tháng. 2.16. Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị, như: “thu hồi”, "xem tại chỗ", "xem xong xin trả lại", “khơng phổ biến”, “lưu hành nội bộ”, “khơng đăng tin trên báo, đài”, v.v Cần lưu ý các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố (1), (2), (5), (6), (9), (10) (nếu như tại văn bản chính chưa trình bày), (11) và (12). Các phụ lục chỉ cĩ yếu tố nội dung của mình và được đĩng dấu treo. Các phụ lục được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của văn bản chính và số trang của các văn bản phụ và phụ lục được đánh chung số thứ tự và được ghi tại chính giữa lề trên và cách mép trên trang giấy 10mm. Các yếu tố thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định và do đĩ cũng là những yêu tố thể thức của những văn bản đĩ, như: việc đặt lề để vùng trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phơng, cỡ và kiểu chữ, độ giãn dịng, v.v Thể thức của văn bản đảm bảo cho văn bản cĩ tính pháp lý, tính khuơn mẫu và tạo điều kiện sử dụng thuận tiện văn bản trong thực tiễn quản lý nhà nước.
CHƯƠNG IV VĂN PHONG VÀ NGƠN NGỮ VĂN BẢN I. VĂN PHONG HÀNH CHÍNH - CƠNG VỤ 1. Khái niệm về văn phong văn phong hành chính - cơng vụ Ngơn ngữ là cơng cụ giao tiếp quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đĩ cũng là “cơ chế tín hiệu” của giao tiếp, mà phụ thuộc vào đĩ con người kiến tạo những lời nĩi để thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Việc giao tiếp bằng lời nĩi cịn phụ thuộc rất nhiều vào những hồn cảnh, điều kiện, mục tiêu và các tính chất khác nhau của giao tiếp. Tuỳ thuộc vào những yếu tố đĩ trong mỗi mơi trường giao tiếp khác nhau nội dung giao tiếp cĩ thể được thể hiện bằng những phong cách chức năng nhất định. Phù hợp với mỗi phong cách chức năng cĩ cách viết (văn phong) tương ứng. Cĩ nhiều loại văn phong khác nhau như: văn chương, chính luận- báo chí, khoa học, hành chính-cơng vụ, khẩu ngữ. Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính-cơng vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong hành chính-cơng vụ. Văn phong hành chính-cơng vụ là dạng ngơn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hồn chỉnh các phương tiện ngơn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Các phương tiện ngơn ngữ đĩ chủ yếu bao gồm: - - Cĩ sắc thái văn phong hành chính-cơng vụ; - Trung tính; - - Trung tính được sử dụng chủ yếu trong loại văn phong này. Văn phong hành chính-cơng vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong cơng tác điều hành-quản lý, ở tồ án, trong hội đàm cơng vụ và ngoại giao. Đĩ là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín cơng vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp lý 2. Đặc điểm của văn phong hành chính-cơng vụ 2.1. Tính chính xác, rõ ràng Tính thiếu chính xác và khơng rõ ràng, sự mơ hồ của những văn bản khơng chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nội dung bị bĩp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đời sống xã hội.  Chỉ cĩ một cách hiểu duy nhất  Khơng cho phép cĩ những cách hiểu, cách giải thích khác nhau
 Từ ngữ dùng trong VB phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau Kỹ thuật diễn tả:  Viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khốt, sử dụng từ ngữ một cách chính xác. Tính chính xác của lời nĩi luơn luơn gắn liền với khả năng tuy duy rõ ràng, hiểu biết vấn đề và biết cách sử dụng ý nghĩa của từ. Tính chính xác của lời nĩi cĩ thể được xác định trên cơ sở sự tương hợp “lời nĩi – hiện thực khách quan” và “lời nĩi – tư duy”. Tính chính xác của lời nĩi trước hết liên quan chặt chẽ với những bình diện ngữ nghĩa của hệ thống ngơn ngữ và cũng do đĩ cĩ thể thấy nĩ chính là sự tuân thủ những chuẩn sử dụng từ ngữ đảm bảo phong cách chức năng của lời nĩi cơng vụ, tức là sử dụng những từ ngữ văn học, mà khơng sử dụng những từ ngữ địa phương, tiếng lĩng, v.v Một lời nĩi chính xác sẽ đảm bảo cho nĩ cĩ tính logic. Tuy nhiên đĩ mới chỉ là điều kiện cần, ngồi ra cịn phải cĩ những điều kiện khác nữa mới đủ. Thí dụ như người muốn cĩ lời nĩi logic thì bản thân phải biết tư duy logic, thực hiện mọi hoạt động tư duy phù hợp với những quy tắc của logic; thêm nữa cũng cần cĩ những hiểu biết nhất định về các phương tiện ngơn ngữ để tạo được tính liên kết và khơng mâu thuẫn của các yếu tố tạo nên cấu trúc lời nĩi. Logic lời nĩi khác biệt với logic nhận thức bởi sự định hướng rõ ràng của mình đối với người đối giao và tình huống giao tiếp. Sự tuân thủ hoặc vi phạm logic lời nĩi cĩ ảnh hưởng trực tiếp, to lớn đến sự tiếp thu lời nĩi từ phía người nghe. Đối với lời nĩi cơng vụ đây là điều hết sức quan trọng, bởi lẽ những vấn đề đưa ra phải được người nghe lĩnh hội đúng với ý của người phát ngơn. Mọi cách hiểu khác đi sẽ để lại những hậu quả khơn lường. 2.2. Tính phổ thơng, đại chúng  Văn bản phải được viết bằng ngơn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thơng, các yếu tố ngơn ngữ nước ngồi đã được Việt hố tối ưu.  "Ngơn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thơng, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong văn bản" (Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật) Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, nhất là trong điều kiện dân trí cịn thấp, ý thức pháp luật chưa cao, thì cần phải viết ngắn gọn, khơng lạm dụng thuật ngữ chuyên mơn, hành văn viện dẫn lối bác học. 2.3. Tính khách quan, phi cá tính  Nội dung của văn bản phải được trình bày một cách trực tiếp, khơng thiên vị.  Cách hành văn khơng biểu cảm (thể hiện tình cảm), khơng đưa quan điểm cá nhân vào nội dung VB.
 Kỹ thuật diễn tả: + Tránh dùng đại từ nhân xưng cho ngơi thứ nhất và ngơi thứ hai. + Hạn chế tối đa việc sử dụng các từ ngữ biểu cảm. BT: Hãy sửa lại câu văn dưới đây (của Bộ Nội vụ gửi các bộ khác) Chúng tơi tha thiết và thành thực trơng đợi quý vị cho biết ý kiến về vấn đề nĩi trên.  Bộ Nội vụ yêu cầu quý cơ quan cho biết ý kiến về vấn đề nĩi trên. Loại văn bản này là tiếng nĩi của quyền lực nhà nước, chứ khơng phải là tiếng nĩi riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản cĩ thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngơn thay cho cơ quan, tổ chức cơng quyền, các cá nhân khơng được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, ý đồ lãnh đạo. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân khơng phù hợp với văn phong hành chính-cơng vụ. Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tơn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, cĩ nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý. Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản cĩ tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản cĩ sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong cơng tác quản lý nhà nước. 2.4. Tính trang trọng Văn bản là tiếng nĩi của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác, hoặc cơ quan với cá nhân, là lời nĩi cĩ hiệu lực thi hành đối với nơi nhận, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm.  Thể hiện sự tơn trọng đối với các đối tượng thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể nới ban hành văn bản.  Kỹ thuật diễn tả: Hạn chế sử dụng những từ ngữ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, màu mè, bay bướm. BT: Sửa lại câu văn hành chính sau: Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phịng nên nghĩ đến dân chúng đang nĩng lịng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chĩng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới.  Bộ yêu cầu các sở, ban, phịng trực thuộc cần giải quyết nhanh chĩng mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của nhân dân, nhất là trường hợp các vấn đề liên quan đến đời sống của đồng bào vùng xa xơi hẻo lánh. 2.5. Tính lịch sự, lễ độ
 Lời lẽ dùng trong VB khơng tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên; hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.  Kỹ thuật diễn tả: khơng sử dụng những từ ngữ cục cằn, thơ lỗ, suồng sã, khẩu ngữ, những ý đồ thơ bạo gây cảm xúc mạnh, bất ngờ cho người đọc. BT: Nhận xét và sửa câu văn sau: Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu cơ quan cĩ thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ cho Thủ đơ.  Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh khơng đẹp mắt cho mỹ quan thành phố, yêu cầu các cơ quan hữu trách cĩ biện pháp phù hợp để bảo vệ thẩm mỹ của Thủ đơ. Tính lịch sự, lễ độ cần thiết duy trì ở tất cả các VB hành chính, kể cả những VB ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới để thi hành hay quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi. Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại. 2.6. Tính khuơn mẫu  Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuơn mẫu, thể thức quy định  Trong một số trường hợp cĩ thể điền nội dung cần thiết vào bản mẫu cĩ sẵn.  Sử dụng các khuơn ngơn ngữ hành chính cĩ sẵn: + "Căn cứ vào ", + “Theo đề nghị của ", + “Theo Thơng tư số ” + “Các chịu trách nhiệm thi hành này" Tính khuơn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hố của cơng văn giấy tờ. KHUÔN NGÔN NGỮ THƯỜNG DÙNG TRONG VB HÀNH CHÍNH a. Nếu là chức vụ hoặc tên cơ quan ban hành VB thì cấu tạo của những cụm từ thường dùng theo phương thức ra lệnh, áp đặt: VD: - Các đơn vị có trách nhiệm / thi hành - Thủ tướng chính phủ / quyết định - Bộ Giáo dục / chỉ thị
- Giám đốc Học viện / yêu cầu b. Khuôn mẫu mang tính chất đề nghị, nhắc nhở: - Nhận được thông tư (chỉ thị, quyết định ) này, yêu cầu các đơn vị - Các đơn vị trực thuộc ( ) có trách nhiệm thực hiện quyết định (chỉ thị, nghị quyết) này. - Đề nghị thủ trưởng các cơ quan . c. Khuôn mẫu mang tính chất trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên: - Xin trân trọng đề nghị - Rất mong nhận được ý kiến sớm của d. Khuôn mẫu hỏi ý kiến cấp dưới: - Đề nghị các đồng chí cho biết ý kiến về - Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết - Rất mong các đơn vị cho biết kết quả sớm
Tính khuơn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn cơng sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội; mặt khác cho phép sản xuất hàng loạt, trợ giúp cho cơng tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại. II. Ngơn ngữ văn bản 1. Sử dụng từ ngữ 1.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa.  Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện Ví dụ: "Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần mơi trường"  "Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai thác hợp lý thành phần mơi trường"  Khơng dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa Ví dụ: "Phải xử phạt đối với hành vi khơng thực hiện hoặc thực hiện khơng đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở"  "Phải xử phạt đối với hành vi khơng thực hiện hoặc thực hiện khơng đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú". Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp  Đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đĩ trong quan hệ với những từ khác trong câu. Chẳng hạn, danh từ cĩ thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc cĩ thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đĩ Cần lưu ý khơng sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau. 1.2. Sử dụng từ đúng văn phong hành chính-cơng vụ.  Sử dụng từ ngữ phổ thơng, trung tính thuộc văn viết, khơng dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.  Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.  Khơng dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đĩ mới cĩ hoặc những từ ngữ cĩ nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thơng.  Khơng dùng tiếng lĩng, từ thơng tục
(vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản).  Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành. Đĩ là những thuật ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phịng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy  Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngồi khác. 1.3. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt. Văn bản quản lý nhà nước cịn phải được viết đúng chính tả tiếng Việt. Chính tả là một vấn đề cĩ tính chất phổ quát đối với mọi thứ chữ viết ghi âm hiện nay trên thế giới. Với tiếng Việt, chính tả về cơ bản đã thống nhất trên tồn quốc từ rất lâu. Giọng nĩi ba miền Bắc, Trung, Nam tuy cĩ khác nhau về âm sắc nhưng đều hướng tới một chính tả chung. Thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, phản ánh bức tranh phương ngữ đa dạng của tiếng Việt và bao gồm các lỗi về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; cơng quỹ/cơng quỷ), về vần (nhất trí/nhứt trí; nguyên tắc/nguyên tắt; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), về phụ âm đầu (xét xử/xét sử; quản lý/quản ný; tranh giành/chanh dành; xử sự/sử xự), về phân bố các ký hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả), và về viết hoa. Riêng về viết hoa cĩ thể thấy hiện nay cịn cĩ quá nhiều bất cập, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lịng tơn kính. Việc viết hoa tràn lan như hiện nay khơng những chỉ thể hiện những khiếm khuyết mang tính ngơn ngữ của những quy tắc chính tả, mà trên phương diện nào đĩ làm giảm một phần đáng kể tính uy nghi của văn bản như một cơng cụ quan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước. Do đĩ, cần nghiên cứu kỹ lưỡng, song khẩn trương để sớm cĩ được những quy định chặt chẽ trong lĩnh vực này. Để phần nào giải quyết vấn đề này, ngày 22-01- 1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ban hành kèm theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phịng Chính phủ. Theo bản Quy định nêu trên việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thơng, theo cách viết thơng dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngơn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn bản. 1.4. Dùng từ đúng quan hệ kết hợp. Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu các từ được sử dụng luơn luơn quan hệ với nhau về ngữ nghĩa và ngữ pháp với các từ đi trước và đi sau nĩ. Một trong những biểu hiện của việc dùng từ khơng đúng quan hệ kết hợp là dùng lặp từ, thừa từ và "bệnh" dùng từ sáo rỗng.
2. Kỹ thuật cú pháp 2.1. Câu 2.1.1. Cú pháp của câu văn phải mạch lạc, chuẩn mực Một điều khoản quyết định hành chính dù nội dung có dài và phức tạp cũng chỉ được trình bày bằng một câu phức đúng khuôn mẫu, tách ra thành các vế xuống dòng và chữ đầu dòng viết hoa. VD: Chức vụ ra quyết định - Căn cứ vào - Theo đề nghị của Quyết định Điều 1: Điều 2: Điều 3: 2.1.2. Không sử dụng câu hỏi, câu cảm thán trong VB HCCV BT: Sửa lại câu văn sau: a. Yêu cầu quý cơ quan cho biết đương sự là ai? bao nhiêu tuổi? đến trú quán ở địa phương từ bao giờ? làm nghề gì và thường hay liên lạc với hạng người nào trong xã hội? > Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết sau đây về đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú tại địa phương, nghề nghiệp và quan hệ các thành phần xã hội với đương sự. b. Việc đi lại ở vùng này mới khó khăn làm sao! > Việc đi lại ở vùng này rất khó khăn. 2.1.3. Câu cầu khiến chỉ có thể dùng trong các VB ban hành mệnh lệnh như: chỉ thị, lời kêu gọi. VD: Hãy đẩy mạnh các hoạt động nhân đạo từ thiện, bảo trợ người tàn tật và trẻ mồ côi. 2.1.4. Cần cân nhắc khi dùng câu khẳng định hay phủ định để đảm bảo tính khách quan, lịch sự VD: Ban giám đốc không chấp nhận cho ông làm việc tại công ty nữa.
> Ban giám đốc rất tiếc phải từ chối việc tiếp tục cộng tác của ông tại công ty. a) Câu xét theo quan hệ hướng nội. - Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là cĩ đầy đủ hai thành phần nịng cốt là chủ ngữ và vị ngữ, ví dụ: "Văn bản đăng Cơng báo cĩ giá trị như bản gốc" - Loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nịng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề, ví dụ: "Điều 5.- Xử lý vi phạm đối với người cĩ thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính Người cĩ thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính mà sách nhiễu nhân dân, dung túng, bao che cho cá nhân, tổ chức cĩ hành vi vi phạm hành chính, khơng xử phạt hoặc xử phạt khơng kịp thời, khơng đúng mức, xử phạt quá thẩm quyền quy định thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại vật chất thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật." - Câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận cĩ thể được tách theo những khuơn mẫu nhất định, ví dụ: NGHị địNH CủA CHíNH PHủ Quy định về xử phạt hành chính trong các hoạt động văn hố. dịch vụ văn hố và phịng chống một số tệ nạn xã hội CHíNH PHủ Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992; Căn cứ Luật Báo chí ngày 28 tháng 12 năm 1989; Căn cứ Luật Xuất bản ngày 7 tháng 7 năm 1993; Căn cứ Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính ngày 6 tháng 7 năm 1995; Căn cứ Quy chế lưu hành, kinh doanh phim, băng đĩa hình, băng đĩa nhạc, bán, cho thuê xuất bản phẩm, hoạt động văn hố và dịch vụ văn hố nơi cơng cộng; quảng cáo, viết, đặt biển hiệu; Quy định những biện pháp cấp bách bài trừ một số tệ nạn xã hội nghiêm trọng ban hành kèm theo Nghị định số 87/CP ngày 12 tháng 12 năm 1995; Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Văn hố - Thơng tin, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, NGHị địNH: CHươNG I NHữNG QUY địNH CHUNG
Điều 1.- Vi phạm hành chính trong các hoạt động văn hố, dịch vụ văn hố và phịng chống một số tệ nạn xã hội. Vi phạm hành chính trong các hoạt động văn hố, dịch vụ văn hố và phịng chống một số tệ nạn xã hội quy định tại Nghị định này bao gồm những hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động lưu hành, kinh doanh phim, băng đĩa hình, băng đĩa nhạc; bán và cho thuê xuất bản phẩm; hoạt động văn hố và dịch vụ văn hố nơi cơng cộng; quảng cáo và viết, đặt biển hiệu; phịng chống tệ nạn mại dâm, ma tuý và đánh bạc. ( ) Cĩ thể thấy tồn bộ Nghị định trên đã được cấu tạo theo hình thức một câu. Trong "siêu câu" đĩ cĩ nhiều câu hồn chỉnh. - Câu tường thuật hầu như chiếm vị trí độc tơn trong văn bản quản lý nhà nước. Các loại câu khác như câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm rất ít được sử dụng. - Câu phải cĩ quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt, nghĩa là phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan, hoặc phải cĩ các vế câu hợp lơ gíc. Câu " Trong nhân dân nĩi chung và trong cơng tác ban hành văn bản nĩi riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều" là câu sai, vì "văn bản nĩi riêng" khơng thuộc phạm trù lơ gíc "nhân dân nĩi chung". - Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm ( ) rất ít được sử dụng. b) Câu xét về quan hệ hướng ngoại. - Câu cần cĩ sự nhất quán về chủ đề. Đĩ là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung. - Câu cần phải được hồn chỉnh về mặt hình thức. - Câu cần được liên kết với nhau hài hồ bởi các phương thức sau đây: + Lặp từ ngữ: "Pháp lệnh này cĩ hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. Những quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bãi bỏ" + Lặp cấu trúc: "Căn cứ Nghị định số 31/CP ngày 18- 5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động cơng chứng nhà nước; Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 04-6-1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp; ( ) “ + Phương thức thế: "Căn cứ vào quỹ đất đai, đặc điểm và nhu cầu của địa phương, HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định mỗi xã được để lại một quỹ đất khơng quá 5% đất nơng nghiệp để phục vụ cho nhu cầu cơng ích của địa phương. Chính phủ quy định việc sử dụng đất này".
+ Phương thức liên tưởng: * Liên tưởng đồng loại: "Quốc hội thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát tối cao đối với việc quản lý và sử dụng đất đai trong cả nước. Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát việc quản lý và sử dụng đất trong địa phương mình". * Liên tưởng bộ phận với tồn thể và ngược lại: “Nghiêm cấm sản xuất, vận chuyển, buơn bán, tàng trữ, sử dụng trái phép thuốc phiện và các chất ma tuý khác. Nhà nước quy định chế độ bắt buộc cai nghiện và chữa các bệnh xã hội nguy hiểm". * Liên tưởng đối lập: "Nhà nước phát triển cơng tác thơng tin, báo chí, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, xuất bản, thư viện và các phương tiện thơng tin đại chúng khác. Nghiêm cấm những hoạt động văn hố, thơng tin làm tổn hại lợi ích quốc gia, phá hoại nhân cách, đạo đức và lối sống tốt đẹp của người Việt Nam". * Liên tưởng nhân quả: "Tham nhũng là hành vi của người cĩ chức vụ, quyền hạn đã lợi dụng chức vụ, quyền hạn đĩ để tham ơ, hối lộ hoặc cố ý làm trái pháp luật vì động cơ vụ lợi, gây thiệt hại cho tài sản của Nhà nước, tập thể và cá nhân, xâm phạm hoạt động đúng đắn của các cơ quan, tổ chức. Người cĩ hành vi tham nhũng phải bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật". * Liên tưởng định vị: "Tiếp tục thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hố và đa dạng hố các quan hệ quốc tế, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác với tất cả các nước. Ra sức tăng cường quan hệ với các nước láng giềng và các nước trong tổ chức ASEAN, khơng ngừng củng cố quan hệ với các nước bạn bè truyền thống , phấn đấu vì hồ bình, độc lập và phát triển. Nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế. Củng cố mơi trường hồ bình và tranh thủ điều kiện quốc tế thuận lợi hơn nữa cho cơng cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cho sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước, đồng thời gĩp phần vào cuộc đấu tranh chung của nhân dân thế giới vì hồ bình, độc lập dân tộc, dân chủ và tiến bộ xã hội". + Phương thức nối: * Nối bằng quan hệ từ: "Trong những năm qua, UBND thành phố đã triển khai thực hiện Nghị quyết 06/CP ngày 29-01-1993 của Chính phủ về phịng chống và kiểm sốt ma tuý. Các ngành, các cấp và các đồn thể đã cĩ nhiều biện pháp tích cực để ngăn chặn tệ nạn buơn bán, tàng trữ và sử dụng các chất ma tuý. Song, do
tổ chức triển khai thực hiện chưa chặt chẽ, thiếu biện pháp cương quyết đồng bộ, chưa thống nhất nội dung, nhận thức, chưa cĩ quy trình cai nghiện và chữa trị đúng, cơng tác tuyên truyền giáo dục chưa sâu rộng nên kết quả đạt được cịn rất hạn chế". * Nối bằng các từ ngữ cĩ tác dụng chuyển tiếp: "Thực hiện dán tem hàng nhập khẩu là biện pháp tích cực để chống nhập lậu và tiêu thụ hành nhập lậu, cơng tác này cĩ liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân và cĩ các loại hình kinh doanh, lại phải triển khai trong thời gian rất ngắn. Do đĩ sẽ cĩ nhiều khĩ khăn, phức tạp. Vì vậy, UBND thành phố yêu cầu các cấp, các ngành cần coi đây là một cơng tác trọng tâm đột xuất; phải tập trung chỉ đạo sát sao và thống nhất theo yêu cầu của Chỉ thị này và Thơng tư số 30/1998/TTLT-BTC-BTM- BNV-TCHQ ngày 16-3-1998 của liên bộ Tài chính-Thương mại-Nội vụ-Tổng cục Hải quan". 2.2. Đoạn văn Đoạn văn là đơn vị cơ sở để tổ chức văn bản, thường gồm một số câu gắn bĩ với nhau trên cơ sở một chủ đề bộ phận, cùng nhau phát triển chủ đề đĩ theo định hướng giao tiếp chung của văn bản. Thơng thường đoạn văn được định vị trong một khổ viết, tức là nằm giữa hai dấu chấm xuống dịng, và cĩ thể cĩ ba bộ phận cơ bản cấu thành sau đây: - Câu chủ đề: giới thiệu đối tượng, chủ đề được đề cập và diễn giải trong đoạn. - Câu khai triển: thuyết minh, diễn giải cho chủ đề. - Câu kết: báo hiệu đoạn văn kết thúc, lưu ý người đọc những điểm, chi tiết cốt lõi của đoạn văn, đồng thời cĩ thể chuẩn bị cho đoạn văn tiếp theo. "Thực hiện đúng chính sách hạn điền quy định tại Luật Đất đai (1). Cĩ biện pháp cụ thể, thiết thực để giải quyết tình trạng nơng dân khơng cĩ ruộng đất (2). Việc sử dụng đất cho phát triển cơng nghiệp, đơ thị, cơ sở hạ tầng phải bảo đảm để nơng dân khơng bị mất việc làm, mất nguồn sinh sống(3)". Tuy nhiên, trong thực tế kiểu đoạn văn đầy đủ các yếu tố kể trên hiếm gặp trong các văn bản quản lý nhà nước. Cĩ thể viết đoạn văn khơng cĩ câu chủ đề, khi đĩ các câu nằm trong mối quan hệ song hành với nhau trong một cấu trúc lặp. Đĩ là các đoạn văn thường dùng để: - Liệt kê các sự kiện (của cùng một chủ thể hoặc của các chủ thể khác nhau) cĩ liên quan với nhau về mặt nào đĩ; - Liệt kê các sự kiện đối lập, tương phản với nhau; - Liệt kê các sự kiện theo hướng tăng cấp. Đoạn văn cĩ câu chủ đề cĩ thể cĩ câu chủ đề ở đầu, ở cuối hoặc ở cả đầu và cuối đoạn văn (câu chủ đề kép). Tĩm lại, khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn tập trung cùng vào một chủ đề, khơng bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tức là tránh bị lạc chủ đề. Mặt khác, cũng cần khai triển đầy đủ chủ đề đã
nêu, khơng được bỏ qua những phương diện đã nêu trong chủ đề, hoặc trình bày nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn. Để đảm bảo mạch lạc cần cĩ (các) câu chuyển ý, làm cho các câu khơng bị đứt quãng, hoặc mâu thuẫn về ý, nhờ đĩ tạo nên đoạn văn với các câu cĩ liên kết chặt chẽ về cả nội dung lẫn hình thức. d) Tổ chức kết cấu văn bản. Văn bản cĩ thể phạm các lỗi giống như các lỗi trong một đoạn văn. Nghĩa là trong văn bản, giữa các phần, các mục, các đoạn cũng cĩ thể cĩ tình trạng lạc đề, thiếu hụt chủ đề, lặp chủ đề, đứt mạch ý, mâu thuẫn về ý hoặc thiếu sự liên kết chặt chẽ. Các lỗi trong văn bản cĩ thể là: - Khơng tách đoạn: các thành tố nội dung khác nhau của văn bản khơng được tách ra bằng các dấu hiệu hình thức (chấm xuống dịng). - Tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng. - Khơng chuyển đoạn, liên kết đoạn. Vị trí những cụm từ thông dụng trong VB hành chính : a. Dùng để mở đầu VB: - Trả lời công văn số - Thi hành nghị định số - Theo đề nghị của ông , bà - Thực hiện ý kiến chỉ đạo của - Cơ quan giới thiệu . - Thừa lệnh . , để giải quyết b. Dùng để liên kết giữa các phần của VB: - Để thực hiện kế hoạch đã đặt ra - Để tiếp tục nâng cao - Để tiếp tục giải quyết - Về các vấn đề trên - So với yêu cầu đặt ra - Dựa vào các quy định trên - Dưới đây là c. Dùng để kết thúc VB: - Xin đề nghị (Bộ ) xem xét, giải quyết. Xin trân trọng cám ơn. - Vậy xin báo cáo để (quý Bộ ) được biết và cho ý kiến giải quyết. - Xin trân trọng cảm ơn (đồng chí ).
- Xin gửi tới quý (cơ quan ) lời chào kính trọng. THÔNG BÁO Để thay đổi một số thiết bị bên trong và nâng cấp phòng đọc, từ ngày 20-02-2006 đến hết ngày 60-6-2006, phòng đọc của Viện Thông tấn Khoa học Xã hội tạm thời đóng cửa không phục vụ độc giả. Xin thông báo để quý độc giả biết. CÔNG VĂN Kính gửi: . Phòng đọc của Viện Thông tấn Khoa học Xã hội được phép đóng cửa để sửa chữa và nâng cấp từ ngày 20-02-2006 đến hết ngày 60-6- 2006. Vì lý do đó, chúng tôi xin tạm dừng việc cung cấp tài liệu cho cán bộ của quý cơ quan theo đề nghị tại công văn số . Kể từ ngày 01-07- 2006, thư viện chúng tôi sẽ tiếp tục phục vụ như bình thường. Rất mong quý cơ quan thông cảm.
CHƯƠNG V QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản 1. Định nghĩa Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước cĩ thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong cơng tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Quy trình xây dựng và ban hành VB là các bước đòi hỏi diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn thảo, và chuyển VB đến nơi thi hành, mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải tiến hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản, một số quy trình soạn thảo và ban hành cĩ thể được quy định bằng những quy phạm pháp luậ t mà cĩ thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hố cơng tác này. Cho đến nay mới chỉ cĩ một trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật được đưa ra trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này. Cịn các loại văn bản khác hầu hết được xây dựng và ban hành theo các quy tắc được kiến tạo nên bởi hoạt động thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị cụ thể. 2. Hình thức thể chế hĩa quy trình Quy trình xây dựng và ban hành VB được thể chế hố bằng các VB như: quy chế, quy định Tuỳ theo tính chất và quy mơ tổ chức của cơ quan, đơn vị, cĩ thể ban hành riêng một quy chế, quy định độc lập về quy trình xây dựng và ban hành VB, một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị. cĩ thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định. Những nội dung quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải được thể chế hĩa, tức là cần được thể hiện bằng một văn bản tương ứng. Thơng thường đĩ là các bản điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, quy ước, v.v , tức là những văn bản
cĩ tính chất điều lệ. Tuy nhiên, để thống nhất và phù hợp với tính chất của vấn đề được quy định nên sử dụng tên loại văn bản là quy chế hoặc quy định. Tuỳ theo tính chất và quy mơ tổ chức của cơ quan, đơn vị, cĩ thể ban hành riêng một quy chế, quy định riêng, độc lập hoặc là một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị. Cũng cĩ thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định. II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản 1. Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản 1.1. Sáng kiến văn bản Đề xuất văn bản; Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản; Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo; Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (sau đây gọi chung là ban soạn thảo). 1.2. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo: Thu thập tài liệu, thông tin : + VB pháp luật liên quan về nội dung chuẩn bị soạn thảo + VB cũ (xem xét cách xử lý vấn đề đó trước đây) + VB của các lĩnh vực khác nhau + Khảo sát điều tra xã hội học + Trao đổi và hỏi ý kiến các bộ phận, các cơ quan có liên quan + Xin ý kiến chuyên gia + Xin ý kiến lãnh đạo trực tiếp Tổng kết đánh giá các văn bản cĩ liên quan, thu thập tài liệu, thơng tin; nghiên cứu rà sốt các văn kiện chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngồi. Chọn lựa phương án hợp lý; Xác định mục đích, yêu cầu Giới hạn giải quyết Đối tượng áp dụng Lựa chọn thể thức VB thơng qua: để cĩ cơ sở lựa chọn thể thức văn bản, ngơn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành. Viết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu;
soạn đề cương chi tiết; tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo. Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo. 2. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Khơng bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản. Bước này cĩ thể được tiến hành nghiêm ngặt theo luật định đối với một số loại văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh , song lại khơng nhất thiết đối với các văn bản khác cĩ hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất và nội dung của các văn bản đĩ hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban hành chúng. Kết quả dĩng gĩp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Văn bản này là yếu tố bắt buộc phải cĩ trong hồ sơ thẩm định và hồ sơ trình dự thảo. Trong trường hợp cĩ vấn đề vướng mắc, khĩ giải quyết phải kịp thời xin ý kiến lãnh đạo. Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, làm bản tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đĩ nêu rõ đã yêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân đĩng gĩp ý kiến, cĩ bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân cĩ trả lời bằng văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, và bảo lưu của ban soạn thảo. Xử lý các ý kiến đĩng gĩp tham gia xây dựng dự thảo bằng VB: Số lượng các tổ chức, cá nhân đĩng gĩp ý kiến Số lượng các tổ chức, cá nhân trả lời ý kiến đĩng gĩp bằng VB Nội dung các ý kiến Lưu các ý kiến 3. Bước 3: Thẩm định dự thảo a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm dự thảo văn bản. b) Ban soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định. c) Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ cĩ trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan trung ương tương ứng. Đối với các văn bản khác tạm thời pháp luật chưa quy định là bước bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp độ ddối với dự thảo văn bản cĩ tính chất quan trọng. d) Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. e) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. 4. Bước 4: Xem xét, thơng qua