Bài giảng Tin học 12 - Chương 1: Giới thiệu phần mềm Access & tạo bảng

Nội dung text: Bài giảng Tin học 12 - Chương 1: Giới thiệu phần mềm Access & tạo bảng

1. Chương 1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ACCESS & TẠO BẢNG CHƯƠNG 1 1
2. 1.1 TỔNG QUAN n Access là một phần mềm ứng dụng thuộc bộ phần mềm Microsoft Office, được sử dụng để quản lý dữ liệu (quản lý nhân sự, khách hàng, vật tư, kế toán ) n Phiên bản Access tùy thuộc vào phiên bản của bộ phần mềm Microsoft Office Ví dụ ¡ Office 97 → Access 97 ¡ Office 2000 → Access 2000 ¡ Office 2003 → Access 2003 CHƯƠNG 1 2
3. MÀN HÌNH WINDOWS 9X (95, 98, ME) CHƯƠNG 1 3
4. Biểu tượng (icon) của Access Access 97 Access 2000 Access 2002 CHƯƠNG 1 4
5. 1.1 Tổng quan 1. Khởi động ACCESS (BẰNG MỘT TRONG CÁC CÁCH SAU ĐÂY)  Chọn START-PROGRAM-MO-MO ACCESS  Kích đúp biểu tượng MO Access trên Desktop  Kích đúp trên 1 tập tin ACCESS  Chọn C:\PROGRAM FILES\MO\OFFICE11 rồi chọn tập tin ACCESS  Kích START và chọn MO PP ACCESS CHƯƠNG 1 5
6. 1.1 Tổng quan 2. Thoát ACCESS  Kích FILE-EXIT  Kích biểu tượng X đóng khung đỏ  Bấm tổ hợp phím ALT-F4  Bấm tổ hợp phím CTRL-ALT-DEL, chọn MO ACCESS, chọn END TASK CHƯƠNG 1 6
7. 1.1 Tổng quan (TT) Thanh thực đơn Thanh tiêu đề Thanh công cụ Màn Bảng hình chính Thanh tác vụ Thanh trạng thái CHƯƠNG 1 7
8. 1.2 CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS  Mỗi tập tin ACCESS gọi là một cơ sở dữ liệu. *.mdb  Một cơ sở dữ liệu chứa đựng nhiều dữ liệu nằm trong một thành phần chính của một tập tin ACCESS gọi là bảng (TABLE).  Các bảng này có mối quan hệ với nhau theo một quy luật nào đó do người thiết kế tạo nên. CHƯƠNG 1 8
9. 1.2 Cơ sở dữ liệu ACCESS Các thành phần chính trong một CSDL Access n Bảng (Table) Thành phần cơ bản, sử dụng để lưu trữ thông tin của bài toán quản lý n Vấn tin (Query) Các yêu cầu truy tìm, hiển thị, và cập nhật dữ liệu của các bảng n Biểu mẫu nhập (Form) Các mẫu nhập thông tin vào bảng n Báo cáo (Report) Báo cáo theo mẫu định sẵn n Macro : Tập lệnh ghi lại một trật tự thực hiện các lệnh cần làm n Chương trình (Module) Chương trình viết bằng ngônCHƯƠNG 1ngữ Visual Basic 9
10. MÀN HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU ABC2002 CÁC THÀNH PHẦN CƠ Table: Các bảng BẢN CỦA MỘT Open : mở - xem CSDL Design : thiết kế New : tạo đối tượng mới CHƯƠNG 1 10
11. Thiết kế một CSDL ACCESS n Xác định mục đích n Xác định các Table n Xác định các Field n Xác định khoá chính n Xác định quan hệ giữa các Table n Tạo CSDL và tinh chỉnh n Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng khác CHƯƠNG 1 11
12. 3.1 TẠO CSDL n Chỉ tạo bảng khi đã có CSDL n Nếu chưa có CSDL phải tạo CSDL trước khi tạo bảng. Với ACCESS 2003 • Khởi động Access • Chọn File-New hoặc • Chọn Blank Database • Bấm Ok CHƯƠNG 1 12
13. Chọn tên CSDL, nơi lưu CSDL 1. Đặt tên cho CSDL 2. Chọn vị trí lưu Thư mục nơi lưu CSDL 3. Bấm Create CHƯƠNG 1 13
14. TABLE GIỚI THIỆU VỀ BẢNG VÀ CÁCH TẠO CHƯƠNG 1 14
15. 2.1 BẢNG (TABLE) n Bảng gồm nhiều dòng, nhiều cột. Dòng gọi là mẫu tin (record), cột gọi là vùng hoặc trường (field). Mẫu tin gắn với thực thể , vùng chứa đặc điểm của thực thể n Mỗi cơ sở dữ liệu phải có ít nhất là một bảng CHƯƠNG 1 15
16. Bài toán thực tế n Quản lý sinh viên của một trường ¡ Đối tượng sinh viên sẽ có những đặc điểm cần quản lý như sau n Họ và tên n Phái n Ngày sinh n Lớp CHƯƠNG 1 16
17. 2.1 BẢNG (TABLE) – Ví dụ Họ Tên Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N n Cách tổ chức trên, mỗi dòng là một sinh viên, mỗi cột chứa thông tin về một đặc điểm nào đó của sinh viên (như cột ngày tháng năm sinh, cột lớp, cột phái) CHƯƠNG 1 17
18. 2.2 TỔ CHỨC BẢNG n Lưu ý thứ 1 Tránh ghép nhiều thông tin vào chung một cột. Họ tên Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N CHƯƠNG 1 18
19. 2.2 TỔ CHỨC BẢNG n Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và tên thành hai cột riêng vì trong bài toán quản lý người ta thường xuyên làm các thao tác dựa trên phần tên (như tìm theo tên, sắp thứ tự theo ABC của tên). n Riêng ngày tháng năm sinh lưu ý không tách riêng thành 3 cột ngày, tháng, năm vì lý do những yêu cầu xử lý riêng trên ngày sinh, tháng sinh ít xảy ra CHƯƠNG 1 19
20. 2.2 TỔ CHỨC BẢNG n Lưu ý thứ 2 Xác định khóa chính (Primary key) của bảng Khóa chính là một vùng mà nội dung vùng đó của từng mẫu tin là duy nhất, không trùng lắp, không bỏ trống. Họ Tên Phái Ngày sinh Lớp Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N CHƯƠNG 1 20
21. 2.2 TỔ CHỨC BẢNG Khóa chính của bảng này Mã SV Họ Tên Phái Ngày sinh Lớp 001 Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N 005 Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T 011 Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T 024 Lê Duy Nam 31/07/79 05Q1N 112 Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N CHƯƠNG 1 21
22. 2.2 TỔ CHỨC BẢNG n Lưu ý thứ 3 Tránh trùng lắp, dư thừa thông tin bằng cách: ¡ Thay vì tổ chức 1 bảng, người ta tạo thành nhiều bảng, hoặc ¡ Sử dụng mã hóa thông tin. CHƯƠNG 1 22
23. Minh họa : chia ra thành nhiều bảng Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng X01 Xăng A92 Lít 10000 X01 Xăng A92 Lít 5500 V02 Vỏ xe CASUMINA Cái 120 V03 Vỏ xe Hóc Môn Cái 100 N02 Nhớt loai II Thùng 10 Dư thừa dữ liệu Bảng vật tư nhập kho CHƯƠNG 1 23
24. Minh họa : chia ra thành nhiều bảng Mã vật tư SL MVT Tên VT MDVT X01 10000 X01 Xăng A92 2 X01 5500 X02 Xăng A83 2 V02 120 V01 Vỏ xe nhập ngoại 1 V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 N02 10 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 N01 Nhớt loai I 3 MDVT DVT 1 Cái N04 Nhớt loai II 3 2 Lít 3 Thùng CHƯƠNG 1 24
25. 2.2 TỔ CHỨC BẢNG n Lưu ý thứ 4: Khi có nhiều bảng, cần xác định mối liên hệ giữa 2 bảng Mã vật tư - MVT Mã vật tư SL MVT Tên VT MDVT X01 10000 X01 Xăng A92 2 X01 5500 X02 Xăng A83 2 V02 120 V01 Vỏ xe nhập ngoại 1 V03 100 V02 Vỏ xe CASUMINA 1 N02 10 V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 MDVT DVT N01 Nhớt loai I 3 1 Cái N04 Nhớt loai II 3 2 Lít 3 Thùng DVT - MDVT CHƯƠNG 1 25
26. TẠO BẢNG n Bảng có 2 phần chính ¡ Phần cấu trúc ¡ Phần dữ liệu MVT Tên VT MDVT Cấu trúc X01 Xăng A92 2 X02 Xăng A83 2 V01 Vỏ xe nhập ngoại 1 Dữ liêu (gồm V02 Vỏ xe CASUMINA 1 nhiểu record V03 Vỏ xe Hóc Môn 1 dữ liệu) N01 Nhớt loai I 3 N04 Nhớt loai II CHƯƠNG 1 3 26
27. Tạo cấu trúc bảng CHƯƠNG 1 27
28. Màn hình mô tả cấu trúc bảng Field Name : tên vùng Data Type : kiểu dữ liệu Description : Ghi chú CHƯƠNG 1 28
29. Cấu trúc bảng nhanvien CHƯƠNG 1 29
30. Kiểu dữ liệu (Data Type) n Kiểu Text : lưu chuổi, số. Độ rộng (field width) trong khoảng từ 1 đến 255 ký tự. n Kiểu Memo : như kiểu Text nhưng cho phép độ rộng tối đa là 64.000 ký tự tương đương 18 trang giấy. Hạn chế sử dụng kiểu Memo vì thời gian xử lý trên kiểu này chậm hơn kiểu Text CHƯƠNG 1 30
31. Kiểu dữ liệu (Data Type) n Kiểu Number : là kiểu số gồm loại số nguyên và số thực. Chọn ở mục Field Size n Số nguyên gồm có ¡ Byte : từ 0 đến 255. Kích thước 1 byte ¡ Integer : từ -32768 đến 32767. Kích thước 2 byte. ¡ Long Integer : - 2.147.483.648 đến - 2.147.483.648. Kích thước 4 byte. CHƯƠNG 1 31
32. Kiểu dữ liệu (Data Type) n Số thực gồm có 38 38 ¡ Single : từ -3,4 x 10 đến 3,4 x 10 . Kích thước 4 byte. Cho phép chính xác đến 7 chữ số sau dấu chấm thập phân. 308 308 ¡ Double : từ -1,8 x 10 đến 1,8 x 10 . Kích thước 8 byte. Cho phép chính xác đến 7 chữ số sau dấu chấm thập phân. ¡ Nếu chọn kiểu số thực phải quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places CHƯƠNG 1 32
33. CHƯƠNG 1 33
34. Kiểu dữ liệu (Data Type) n Kiểu Currency : giống kiểu Number, có thêm dấu tiền và quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places. Giá trị từ -922.377.203.685.477,5808 đến 922.377.203.685.477,5807 n Kiểu Date/Time: Từ ngày 01/01/100 đến 31/12/9999. Chọn thêm ở mục Format hình thức trình bày giá trị kiểu này (hoặc gõ vào dd/mm/yy) CHƯƠNG 1 34
35. Kiểu dữ liệu (Data Type) n Kiểu Yes/No : chấp nhận giá trị Yes, hoặc No Lưu ý: Bản chất thực của kiểu dữ liệu này là giá trị số (-1,0), vì vậy trong một số thao tác có liên quan đến kiểu dữ liệu này, không thể nhập từ “YES” hoặc “NO” mà phải nhập giá trị “-1” hoặc “0”. CHƯƠNG 1 35
36. Lưu cấu trúc và đặt tên bảng n Save n Nếu￿bảng￿là￿mới￿chưa￿có￿tên,￿phải￿đặt￿ tên CHƯƠNG 1 36
37. Chọn Primary key (Khoá chính) Chọn lệnh Primary Key CHƯƠNG 1 37
38. DANH SÁCH CÁC TABLE CHƯƠNG 1 38
39. Bài toán n Quản lý sinh viên n Quản lý hàng hoá n Quản lý du lịch (tour, khách hàng .) CHƯƠNG 1 39
40. Quản lý nhân viên bán hàng n Mã nhân viên n Tên nhân viên n Địa chỉ n Bằng cấp n Nơi làm việc n Lương CHƯƠNG 1 40
41. Bảng dữ liệu manv ho ten diachi bangcap noilamvie luong c ms01 Le van A Q1 tphcm Trung Phòng 2000000 cấp kinh doanh ms02 Nguyễn B Q8 tphcm Đại học Kế toán 1500000 thị ms80 Phan văn Tai em Long an Tú tài kho 3000000 CHƯƠNG 1 41