Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Hoạch định dự án - Nguyễn Duy Long

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Hoạch định dự án - Nguyễn Duy Long

1. 9/9/2009 Qu n Lý D Án XD Ch ươ ng 4: Ho ch Đnh D Án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 1 Ni dung • Xét duy t ban đu ca ch nhi m d án • Đnh hư ng ca ch đu tư • Cơ cu t ch c • Cơ cu phân chia công vi c • Hình thành đi ngũ th c hi n d án • Cu c hp m đu d án • Các hng mc/công vi c c th • K ho ch làm vi c ca d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 2 1
2. 9/9/2009 Ho ch Đnh D Án XÉT DUY T BAN ĐUCA CH NHI M D ÁN VÀ ĐNH HƯ NG CA CH ĐUTƯ ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 3 Quá trình xem xét ban đu ca ch nhi m d án • Tp trung các tài li u liên quan đã có (báo cáo đu tư, d án đu tư, báo cáo kinh t k thu t , hp đng vi ch đu tư) => xác đnh rõ đư c quy mô công vi c, đm bo kinh phí đư c phê chu n và ti n đ đư c th hi n đy đ • Xác đnh các thông tin cn thi t cho các ho t đng ca d án: tr li các câu hi liên quan đn quy mô, chi phí và th i gian th c hi n d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 4 2
3. 9/9/2009 Các câu hi liên quan đn quy mô, chi phí và th i gian • Quy mô: Thi u cái gì? Có h p lý không? Cách làm t t nh t là gì? C n b sung nh ng thông tin nào? C n chuyên môn gì? Cách th c thi công d án? Ch t lưng mà ch đu tư yêu cu? Áp dng tiêu chun và quy đnh nào? • Kinh phí: Kinh phí d trù có hp lý không? D toán đưc lp như th nào? Ai tính d toán? Khi nào d toán đưc lp? Có phn nào trong d toán phi kim tra li? Có phi d toán đã đưc hiu chnh theo thi gian và đa phương? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 5 Các câu h i liên quan đ n quy mô, chi phí và th i gian • Ti n đ: Tin đ có hp lý không? Tin đ đã đưc lp như th nào? Tin đ đưc lp khi nào? Ai lp tin đ? Ngày hoàn thành d án đã xác đnh chưa? Có nhng khon thưng và pht nào không? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 6 3
4. 9/9/2009 Cu c hp ban đu vi đi di n ch đu tư • Đi di n ch đu t ư: là ng ư i cung c p thông tin và làm rõ nh ng yêu c u c a d án, là ng ư i xét duy t và phê chu n các quy t đnh trong giai đo n th c hi n d án • Trong cu c h p ch đu t ư ph i xác đ nh các thành ph n ưu tiên c a d án và m c đ liên quan c a đ i di n ch đu t ư vi d án • Cu c h p t o c ơ hi cho ch nhi m d án và đi di n ch đu t ư gp g nhau ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 7 Ho ch Đnh D Án CƠ CUT CH C ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 8 4
5. 9/9/2009 Cơ cu t ch c • Môi tr ư ng làm vi c nh hư ng đn kh năng làm vi c ca ch nhi m d án, t ch c ca công ty nh hư ng đn quá trình qu n lý d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 9 Cơ cu t ch c • Các dng cơ cu t ch c qu n lý – Cơ cu t ch c qu n lý theo truy n th ng • Cơ cu t ch c qu n lý theo ch c năng b ph n • Cơ cu t ch c qu n lý theo ch c năng công vi c, sn ph m • Cơ cu t ch c qu n lý theo ch c năng chuyên môn – Cơ cu t ch c qu n lý theo ma tr n ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 10 5
6. 9/9/2009 Qu n lý theo ch c năng b ph n • Hỗ trợ lẫn Phó giám đốc nhau Ưu kĩ thuật điểm Bộ Bộ Bộ Bộ phận phận phận phận kĩ sản tiếp hành • Có thể chậm thuật xuất thị chánh trễ, sai lệch Nhược thông tin điểm • Cảnh giác với sự gia tăng qui mô Công ty Sn Xu t Kinh Doanh Ngu ồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 11 Qu n lý theo ch c năng sn ph m • Hiệu quả khi Phó giám thiết kế / thi đốc kĩ Ưu công một DA thuật điểm có chức năng riêng biệt Vận Trạm Trạm hành Truyền Phân biến phát và tải diện phối điện điện bảo • Khó khăn nếu trì DA nhiều Nhược chức năng điểm • Thông tin thất lạc, tiến độ chậm trễ Công ty Đi n Lc Ngu ồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 12 6
7. 9/9/2009 Qu n lý theo ch c năng chuyên môn Phó giám Ưu • Hiệu quả DA nhỏ, thời gian thực hiện đốc kĩ điểm ngắn thuật Thiết Tư • DA dễ mất Thiết Thiết Thiết kế vấn tính đồng kế kết kế kế cơ kiến giám nhất cấu điện khí trúc sát • Không đủ chi Nhược phí thưc hiện điểm khi đến bộ phận cuối • Gặp nhiều khó khăn khi DA thay đổi Công ty Tư Vn Thi t K XD Ngu ồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 13 Qu n lý theo ch c năng lo i công trình • Kỹ sư làm việc trong Phó phòng chức giám đốc Ưu năng của kĩ thuật điểm mình đóng góp kinh Xây nghiệm cho Xây Xây DA dựng dựng dựng DD công và CN công trình trình • Số lượng giao thủy dự án khác thông Nhược biệt, luân điểm chuyển
   ảnh hưởng Công ty Tư Vn Thi t K XD Ngu ồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 14 7
8. 9/9/2009 Qu n lý theo ma tr n Ngu ồn: Đỗ T. X. Lan, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 15 Cơ cu t ch c qu n lý theo ma tr n • Ch nhi m d án có th ki m soát d án, v mt chi phí, th i gian và nhân s • Cơ cu t ch c theo chuyên môn/ch c năng ch yu h tr cho d án v mt ch t l ư ng • Mi thành viên c a d án có đ ư c “m t ngôi nhà” đ tr v sau khi d án hoàn thành, có đư c l trình phát tri n ngh nghi p • Nh ng thành viên ch ch t nhi u kinh nghi m có th đư c s dng cho nhi u d án (gi m đư c chi phí d án) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 16 8
9. 9/9/2009 Cơ cu t ch c qu n lý theo ma tr n • Có th hình thành n n t ng chuyên môn • Có đ ư c s cân đ i gi a th i gian, chi phí, ch t l ư ng • Áp l c công vi c phân ph i đ u cho các tr ư ng phòng và các thành viên ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 17 Cơ cu t ch c qu n lý theo ma tr n • Thông tin đa chi u, ph c tp • Khó khăn cho vi c theo dõi và ki m soát • Tn kém công sc, th i gian đ xác lp chính sách và quy trình so vi sơ đ t ch c truy n th ng • Ph i theo dõi s cân đi gi a th i gian, chi phí, ch t lư ng • Các thành viên d án không bi t đư c kt qu công vi c ca mình đư c đánh giá nh ư th nào khi c ph i liên tc báo cáo cho nhi u cp qu n lý ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 18 9
10. 9/9/2009 Ho ch Đnh D Án CƠ CU PHÂN CHIA CÔNG VI C ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 19 Làm sao bn có th ăn con bò này? dĩ nhiên là ăn tng mi ng! ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 20 10
11. 9/9/2009 Cơ cu phân chia công vi c (WBS) (1/4) • Đnh nghĩa: Cơ cu phân chia công vi c là mt đ th hay bi u mu nh m t ch c, xác lp, th hi n các công vi c cn th c hi n • Quan ni m: Đ qu n lý đư c toàn b d án thì ph i qu n lý đư c tng ph n ca d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 21 Cơ cu phân chia công vi c (WBS) (2/4) • Đnh nghĩa: Cơ cu phân chia công vi c là mt đ th hay bi u mu nh m t ch c, xác lp, th hi n các công vi c cn th c hi n • Quan ni m: Đ qu n lý đư c toàn b d án thì ph i qu n lý đư c tng ph n ca d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 22 11
12. 9/9/2009 Cơ cu phân chia công vi c (WBS) (3/4) • H tr đánh giá chi phí, th i gian, hi u qu k thu t ca vi c t ch c cho d án • Cung cp qu n lý vi thông tin phù hp vi tng cp thu c t ch c • Giúp phát tri n cơ cu phân chia t ch c (OBS) – phân công trách nhi m d án đn các đơn v b ph n và cá nhân • Mc dù WBS ch ưa đưa vào thông tin v th i gian và trình t, WBS giúp xác đnh và qu n lý k ho ch, ti n đ, và ngân sách • Xác đnh các kênh thông tin và giúp ph i hp các thành t khác nhau ca d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 23 Cơ cu phân chia công vi c (WBS) (4/4) • Mc đích s dung: – Xác đnh các công vi c cn th c hi n – Là ph ươ ng ti n liên kt các công vi c li vi nhau mt cách hi u qu – Mi công vi c trong sơ đ mng đư c hình thành t mt công vi c c th trên WBS ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 24 12
13. 9/9/2009 Phân cp trong WBS (ti ng Anh) Ngu ồn: Gray và Larson, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 25 Phân cp trong WBS (ti ng Vi t) Mc Phân chia theo phân cp Mô t 1 D án Toàn b d án 2 Kt qu to ra Kt qu to ra chính 3 Kt qu to ra ph Kt qu to ra h tr 4 Kt qu to ra th p Mc trách nhi m qu n lý nh t th p nh t Đi m ki m soát chi Nhóm đơn v công vi c đ theo 5 phí dõi ti n trình và trách nhi m Đơn v công vi c Công tác có th xác đnh Ngu ồn: Gray và Larson, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 26 13
14. 9/9/2009 WBS: dng nhánh cây t trên xu ng Nhà Kt cu Đi n Nư c Móng Đư ng dây Cp nư c Khung Thi t b Thoát nư c ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 27 WBS: dng nhánh cây t trái qua ph i Móng Kt cu Khung Đư ng dây Nhà Đi n Thi t b Cp nư c Nư c Thoát nư c ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 28 14
15. 9/9/2009 WBS: dng bi u đ mc • 1.0.0 Nhà A • 1.1.0 Kt cu • 1.1.1 Khung • 1.1.2 Móng • ` 1.2.0 H th ng đi n • 1.2.1 Đư ng dây • 1.2.2 Thi t b • 1.3.0 H th ng nư c • 1.3.1 H th ng cp nư c • 1.3.2 H th ng thoát nư c ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 29 Ho ch Đnh D Án THÀNH LPĐI NGŨ TH C HI N D ÁN ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 30 15
16. 9/9/2009 Thành lp đi ngũ nh ng ng ư i th c hi n d án (1/2) • Đi u quan tr ng trong công tác qu n lý d án là t ch c nhân s th c hi n • Ph i thành lp WBS sơ b xác đnh các công vi c chính cn làm, danh mc li t kê chi ti t các công vi c và phân nhóm công vi c theo tng giai đo n  th hi n đư c tính ch t ca d án, h tr cho vi c la ch n tài nguyên và chuyên môn ca nh ng ng ư i th c hi n d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 31 Thành lp đi ngũ nh ng ng ư i th c hi n d án (2/2) • Ch nhi m d án và ng ư i qu n lý chuyên môn có trách nhi m l a ch n thành viên c a d án. S lư ng ng ư i tham gia d án thay đ i ph thu c vào quy mô và đ ph c t p c a d án • Mi thành viên ph i hi u rõ m c tiêu d án và nh n th y vai trò quan tr ng c a mình v i s thành công c a d án • Ch nhi m d án gi vai trò lãnh đ o, ph i bi t t ch c, ph i h p và theo dõi quá trình th c hi n công vi c c a đ i ngũ nh ng ng ư i th c hi n d án. ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 32 16
17. 9/9/2009 Ma tr n trách nhi m cho nhóm d án C = Trách nhi m chính Nhóm d án H = Trách nhi m h tr Công vi c Mnh Tri t Dũng Tr ng Vi t Thi công H H C An toàn lao đng CH Ki m soát ti n HC đ-chi phí Qu n lý hp CH đng Mua sm HHHC Ki m soát ch t CH lư ng ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 33 Đc đi m ca nhóm hi u qu • Hi u rõ mc tiêu ca d án • Vai trò và trách nhi mrõràng chomi thành viên • Hư ng đn kt qu • Hp tác và cng tác mc đ cao • Có bu không khí giao ti p ci m • Có s tin tư ng cao ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 34 17
18. 9/9/2009 Các rào cn ca nhóm hi u qu • Mc tiêu không rõ ràng • Vai trò và trách nhi m không rõ ràng • Thi u cu trúc t ch c d án • Thi u s quy t tâm ca các thành viên • S giao ti p kém • S lãnh đo kém • S thay đi thành viên • Hành vi/cư x kém, sai lch ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 35 Các giai đo n phát tri n nhóm Th c thi Vào (performing) khuôn Sóng gió kh (storming) (norming) S hình thành (forming) Ngu ồn: Ph ỏng theo mô hình Tuckman, 1965 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 36 18
19. 9/9/2009 Ho ch Đnh D Án CU CHP KH IĐNG ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 37 Cu c hp kh i đng (1/2) • Hình thành xong đi ngũ nh ng ng ư i th c hi n d án => t ch c cu c hp kh i đng • Mc đích: cung cp các thông tin v mc tiêu, yêu cu, chi phí và th i gian ca d án, ph bi n k ho ch th c hi n d án, phân công thành viên trách nhi m th c hi n công vi c ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 38 19
20. 9/9/2009 Cu c hp kh i đng (2/2) • Cách th c ti n hành: – Ch nhi m d án ph i hi u rõ m c tiêu, yêu c u, chi phí và th i gian th c hi n d án – Ch nhi m d án nên g p các thành viên ch ch t tr ư c khi ti n hành cu c h p kh i đ ng – Ch nhi m d án đi u hành cu c h p nh ưng không nên đi quá sâu vào các chi ti t – Lp biên b n cu c h p ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 39 Bng ki t kê các công vi c cn làm ca ch nhi m d án đ t ch c cu c hp kh i đng (1/2) • Xem l i th i gian và m c đích ca cuc hp • Ph bin tên công trình và nhng thông tin liên quan đn d án cho các thành viên • Gii thiu các thành viên, chuyên môn và trách nhim ca h • Xem li mc tiêu, yêu cu và quy mô ca d án • Xem li tng mc vn đu tư d án ca ch đu tư ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 40 20
21. 9/9/2009 Bng ki t kê các công vi c cn làm ca ch nhi m d án đ t ch c cu c hp kh i đng (2/2) • Xem l i ti n đ sơ b và các mc thi gian quan trng • Xem li k hoch thc hin d án sơ b • Bàn bc phân công cho các thành viên • Yêu cu tng thành viên chun b phương án chi tit thc hin công vic đưc giao • T chc cuc hp ln ti, lp biên bn cuc hp khi đng và phân phát biên bn cho mi thành viên ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 41 Các h ng m c/công vi c c th • Ch nhi m d án l p k ho ch th c hi n d án: thông tin thu th p t các thành viên d án • Thành viên d án: xem xét quy mô công vi c, nh n đ nh các v n đ , d trù chi phí và th i gian cn thi t th c hi n công vi c
    lp b ng ph ươ ng án th c hi n công vi c • Khi l p b ng ph ươ ng án th c hi n công vi c: l ưu ý công vi c đang làm và s làm cho các d án khác. ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 42 21
22. 9/9/2009 Ho ch Đnh D Án LPK HO CH TH C HI ND ÁN ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 43 Lp k ho ch th c hi n d án (1/2) • Ch nhi m d án lp k ho ch th c hi n d án bng cách thu th p các thông tin t các thành viên th c hi n d án thông qua bn thi t k ph ươ ng án th c hi n công vi c c th (Work Package) gm có ba ph n: quy mô, chi phí và th i gian th c hi n công vi c • Chi phí ư c tính ca d án bng chi phí cng dn t tt c các bn ph ươ ng án th c hi n công vi c c th ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 44 22
23. 9/9/2009 Lp k ho ch th c hi n d án (2/2) • Ti n đ tng quát c a d án là ti n đ hp nh t t tt c các b n ph ươ ng án th c hi n công vi c c th • Trình t th c hi n: thành l p c ơ cu phân chia công vi c (WBS)=> thành l p c ơ cu phân công t ch c (OBS) => Liên k t OBS và WBS (thi t l p c u trúc c ơ bn cho d án) => l p ti n đ và xây d ng h th ng mã hóa, liên h các thành ph n c a WBS v i chi phí. ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 45 Các ph n c a m t k ho ch th c hi n d án (1/2) • D li u chung: tên và mã s d án, m c tiêu và quy mô c a d án, s ơ đ cơ cu phân công t chc ca d án • Công vic: danh mc chi tit lit kê các công vic, nhóm các công vic, các công vic c th (Work package) • Tin đ – Trình t và mi quan h gia các công vic – Thi gian d kin thc hin công vic – Ngày khi công và hoàn thành các công vic ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 46 23
24. 9/9/2009 Các ph n c a m t k ho ch th c hi n d án (2/2) • Chi phí – S gi công và chi phí nhân công th c hi n t ng công vi c – Nh ng chi phí khác d trù cho m i công vi c – Các ph ươ ng th c thanh toán và các kho n ti n thanh toán hàng tháng ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 47 24