Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Giới thiệu dự án và quản lý dự án - Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Giới thiệu dự án và quản lý dự án - Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

1. Chương 1 Giới thiệu dự án và quản lý dự án GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008 1
2. Nội dung 1.1. ĐặĐặcc tínhtính ccủủaa mmộộtt ddựựánán 2.2. GiGiớớii thithiệệuu vvềềququảảnn lýlý ddựựánán 3.3. GiGiớớii thithiệệuu vvềềnhànhàququảảnn lýlý ddựựánán 4.4. ThThảảoo luluậậnn TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 2
3. ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (1) Dự án là gì? –Làmột quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 3
4. ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (2) Thời hạn Mục tiêu nhất định rõ ràng Text Đặc điểm của DA Nguồn lực hạn chế Tính độc đáo TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 4
5. ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (3) 100% Chậm Nhanh % hoàn thành DA Chậm Thời gian KhKhởởii đầđầuu TriTriểểnn khaikhai KKếếtt thúcthúc Khái niệm Định nghĩa DA Hoạch định Thiết kế Lập tiến độ Đánh giá Thẩm định Tổ chức c.việc Chuyển giao Lựa chọn Giám sát Bắt đầu triển khai Kiểm soát TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 5
6. ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (4) Đỉnh (Peak) a DA c củ ự l c nỗ Mứ Thời gian KhKhởởii đầđầuu TriTriểểnn khaikhai KKếếtt thúcthúc Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 6
7. ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (5) Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ Chương trình 1 Dự án 1 Nhiệm vụ 1 Chương trình 2 Dự án 2 Nhiệm vụ 2 Hệ thống (System) Chương trình n Dự án n Nhiệm vụ n Program Project Task TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 7
8. ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (6) Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng Dự án Phòng ban chức năng Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm nay sang năm khác Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịch Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm) Dự án có thể kết thúc đột ngột khi không đạt Tồn tại liên tục mục tiêu Do tính độc đáo của dự án, công việc không bị Thực hiện các công việc và chức năng đã biết lặp lại Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng Công việc được thực hiện tối đa với ngân sách buộc về thời gian và nguồn lực trần hàng năm (ceiling budget) Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi phí Tương đối đơn giản gặp khó khăn Liên quan đến nhiều kỹ năng và nguyên tắc Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng va nguyên trong nhiều tổ chức, và thay đổi theo giai đoạn tắc trong một tổ chức dự án Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tục Tương đối ổn định Bản chất năng động Bản chất ổn định TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 8
9. Các loại dự án: –Dự án hợp đồng (Contractual project) –Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D Project) –Dự án xây dựng (Contruction Project) –Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) –Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project) –Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) –Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 9
10. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (1) Quản lý dự án –Làmột quá trình Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát các công việc và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định. Khi nào chúng ta cần quản lý dự án? –Nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay nhóm –Các bộ phận chức năng thông thường không thể quản lý được • Quy mô của công việc • Không quen thuộc • Thay đổi thị trường • Sự độc lập • Chia sẻ tài nguyên • Tầm quan trọng về nỗ lực TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10
11. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2) • Các quy luật quản lý dự án – Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu. Dự án của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra như vậy. – Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành 90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%. – Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng. – Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc. Khi mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa. Khi mọi việc có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì co nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì đó. – Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay đổi sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án – Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót. Việc cố gắng gỡ rối cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn. – Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn thành nó. Dự án được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi mà thôi. – Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ thường không đúng với kế hoạch. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11
12. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (3) Tiêu chuẩn đánh giá việc quản dự án thành công Thành quả Yêu cầu về thành quả Mục tiêu Chi phí Ngân sách cho phép Thời hạn quy định Sử dụng nguồn lực được giao 1 cách: Thời gian -Cókết quả (Effectiveness) -Hiệu quả (Efficiency) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 12
13. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (4) Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án Thời Chất Thời Chất gian lượng gian lượng 25% 33% 34% 30% Chi phí Chi phí 33% 45% Dự án 1 Dự án 2 TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13
14. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5) Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management): – Độ phức tạp của dự án – Yêu cầu đặc biệt của khách hàng –Cấu trúc lại tổ chức –Rủi ro trong dự án –Thay đổi công nghệ –Kế hoạch và giá cả cố định TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14
15. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (6) = Giám sát + so sánh + sửa sai KIỂM HOẠCH SOÁT ĐỊNH ĂNG C N CHỨ ÁC A C QLD LÃNH TỔ ĐẠO CHỨC TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15
16. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (1) Vị trí của nhà QLDA Tổ chức mẹ (Parent Organization) Tổ dự án Người hưởng thụ từ DA (Project Team) (Client/Beneficiary) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16
17. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (2) Đóng góp cùa các đối tượng liên quan đến DA Thực hiện các chức năng QLDA, nhấn mạnh đến: - Quản lý mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA Nhà - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của DA QLDA - Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của DA Tổ DA Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ Nhà đảm Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án bảo Khách Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ hàng Hỗ trợ việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn Nhà QL thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án, cụ thể: chức năng -Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ? (How) -Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu? (Where) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17
18. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (3) Trách nhiệm của nhà QLDA là cân đối: Chi phí Mối quan hệ Thời gian Chất lượng TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18
19. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (4) Kỹ năng QL Kỹ năng thời gian, kỹ thuật lập tiến độ Kỹ năng Kỹ năng lãnh đạo lập ngân sách Kỹ năng của Kỹ năng quan hệ Kỹ năng Nhà QLDA tiếp thị, ký con người &QL hợp đồng nguồn lực với KH Kỹ năng Kỹ năng thương truyền đạt lượng TEXT TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19
20. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (5) • Chọn lựa nhà QLDA – Nhà quản lý dự án cần phải: • Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu •Cósự cam kết với mục tiêu của dự án •Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau – Những hướng dẫn chung •Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist) • Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) •Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilatator > Supervisor) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20
21. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (6) Yêu cầu Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng chuyên môn/ kỹ thuật Quy mô DA Chọn lựa nhà QLDA theo quy mô TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 21
22. THẢO LUẬN •Hãy mô tả 1 vài dự án mà anh/chị biết được xem như là một dự án được quản lý thành công và không thành công? • Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậm-nhanh-chậm) ở slide 5 giúp nhà QLDA như thế nào trong việc ra quyết định? •Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA không? Tại sao có? Tại sao không? •Tại sao có sự đánh đổi giữa 3 mục tiêu của DA trong QLDA? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 22