Bài giảng Quản lý dự án bằng MS Project - Chương 2: Gới thiệu phần mềm MSProject

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án bằng MS Project - Chương 2: Gới thiệu phần mềm MSProject

1. Chương 2 2.1 Các khái niệm 2.2 Khởi động và thoát 2.3 Giao diện màn hình 2.4 Thanh menu 2.5 Thanh công cụ 2.6 Cửa sổ làm việc
2. 2.1 Các khái niệm 2.1.1 Dự án là gì? 2.1.2 Quản lý dự án
3. 2.1.1 Dự án là gì? a) Khái niệm b) Quản lý dự án là gì? c) Một số khó khăn trong quản lý dự án d) Các bước thực hiện trong 1 dự án.
4. a) Khái niệm ➢Dự án là 1 quá trình gồm các công tác có liên quan đến nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra, trong điều kiện ràng buộc về thời gian, tài nguyên và ngân sách. ➢Mỗi dự án phải được thực hiện trong thời gian nhất định và phải có mục tiêu rõ ràng. ➢Mỗi dự án có thể phân thành 3 giai đoạn: Bắt đầu dự án, thực hiện và kết thúc dự án.
5. b) Quản lý dự án là gì? ➢Là 1 quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành theo đúng mục tiêu tiến độ. ➢1 dự án xem như thành công khi đạt các yêu cầu sau: - Hoàn thành theo đúng tiến độ đã đề ra - Nhiệm vụ trong dự án đạt kết quả tốt - Chi phí thực hiện dự án là ít nhất
6. c) Một số khó khăn trong quản lý dự án ➢Dự án thực hiện trong thời gian quá dài ➢Độ phức tạp trong dự án ➢Công nghệ chưa đáp ứng ➢Các rủi ro trong dự án
7. d) Các bước thực hiện trong 1 dự án ➢Khảo sát thực tế, ý tưởng của loại dự án ➢Tiến hành nghiên cứu tiền khả thi ➢Tiến hành nghiên cứu khả thi ➢Thiết kế chi tiết dự án ➢Kết thúc đưa vào vận hành, rút kinh nghiệm và chuẩn bị những dự án tiếp theo
8. 2.1.2 Quản lý dự án a) Lập dự án là gì? b) Các bước cần thực hiện khi lập dự án c) Yêu cầu lập dự án d) Một số phương pháp lập dự án
9. a) Lập dự án là gì? ❖Là quá trình chuẩn bị sắp xếp và quản lý các công tác theo đúng tiến độ đề ra nhằm hoàn thành mục tiêu của dự án ❖Mục tiêu của dự án là sắp xếp và quản lý các công tác 1 cách hợp lý, đồng thời dự án là cơ sở để theo dõi, kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án
10. b) Các bước cần thực hiện khi lập dự án ✓Xác định mục tiêu, phạm vi và khả năng đáp ứng tài chính. ✓Tìm kiếm thông tin và các yếu tố có thể ảnh hưởng tới dự án. ✓Thiết lập cấu trúc và phân hạng mục cho các công tác.
11. b) Các bước cần thực hiện khi lập dự án ✓Thiết lập các công tác và nguồn lực thực hiện tương ứng. ✓Sơ bộ ước tính và điều chỉnh thời gian, ngân sách, nguồn lực cho mỗi công tác. ✓Lập tiến độ chi tiết, chuẩn bị nguồn lực và ngân sách đi kèm để thực hiện dự án.
12. c) Yêu cầu lập dự án ▪Công tác trong dự án cần chuẩn bị đầy đủ nhưng không nên quá chi tiết, nghĩa là phải chỉ ra được mục đích chính của từng công tác và mục tiêu của toàn dự án, ▪Lập dự án phải đảm bảo logic, tạo điều kiện dể dàng cho việc kiểm soát tiến độ thực hiện dự án,
13. d) Một số phương pháp lập dự án - Lập dự án theo phương pháp biểu đồ - Lập dự án theo phương pháp sơ đồ mạng
14. Lập dự án theo phương pháp biểu đồ ▪Biểu đồ ngang phản ánh mối tương quan về thời gian giữa các biến cố của 1 dự án Ưu điểm: ✓Đơn giản, trực quan, dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện ✓Thấy rõ thời gian thực hiện
15. Lập dự án theo phương pháp biểu đồ Khuyết điểm: ✓Không thấy công việc nào có tính quyết định ✓Không thuận lợi khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật Nên đối với các dự án có quy mô lớn thì thường sử dụng sơ đồ ngang mà ko dùng sơ đồ mạng
16. Lập dự án theo phương pháp sơ đồ mạng ❖ Là sơ đồ bao gồm toàn bộ khối lượng các công tác của 1 dự án, nó xác định một cách logic trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công tác sản xuất, ấn định thời gian thực hiện của các công tác và tối ưu hoá kế hoạch đề ra.
17. Lập dự án theo phương pháp sơ đồ mạng Có 2 phương pháp phân tích sơ đồ mạng ▪Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) ▪Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PER (Project Evalution and Review)
18. 2.2 Khởi động và thoát Khởi động: Cách 1: Nhấp kép vào biểu tượng Microsoft Project trên màn hình desktop. Cách 2: Click nút Start\Programs\ Microsoft Project.
19. 2.2 Khởi động và thoát Thoát: C1: Click nút Close trên thanh tiêu đề C2: Chọn Menu File\Exit C3: Nhấn tổ hợp phím AIT + F4
20. 2.3 Giao diện màn hình
21. 2.4 Thanh Menu File: quản lý tập tin Edit: giúp soạn thảo và hiệu chỉnh View: thiết lập các bảng quan sát Insert: chèn các đối tượng Tool: chứa các công cụ trợ giúp, điều chỉnh lịch, thiết lập các tuỳ chọn.
22. 2.4 Thanh Menu Project: sắp xếp, trích lọc, hiểu thị thông tin Collaborate: quản lý và chia sẻ tài nguyên theo phân cấp nhóm. Window: quản lý sử dụng các cửa sổ. Help: trợ giúp.
23. 2.5 Thanh công cụ ▪Ngoài các công cụ được hiển thị trên thanh công cụ, ta có thể thiết lập hiển thị các công cụ khác. ▪Menu Tool\Customizes\Toolbars Đánh dấu chọn vào các công cụ cần hiển thị
24. 2.5 Thanh công cụ
25. 2.5 Thanh công cụ Đánh dấu chọn vào các công cụ cần hiển thị
26. 2.6 Cửa sổ làm việc Calendar: làm việc với dự án dưới dạng lịch để bàn. Gantt Chart: làm việc với dự án dưới dạng biểu đồ ngang. Network Diagram: làm việc với dự án dưới dạng sơ đồ mạng. Task Usage: quản lý việc thực hiện các công tác. Tracking Gantt: quan sát tiến độ thực hiện thực tế của dự án.
27. 2.6 Cửa sổ làm việc Resource Graph: quản lý biểu đồ tài nguyên của dự án. Resource Sheet: quản lý nguồn tài nguyên của dự án. Resource Usage: quản lý việc phân bổ tài nguyên của dự án. More View: các cửa sổ quan sát khác.