Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán - Hồ Mỹ Hạnh (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán - Hồ Mỹ Hạnh (Phần 1)

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. HỒ MỸ HẠNH ===  === TTỔỔ CCHHỨỨCC HHẠẠCCHH TTOỐÁNN KKẾẾ TTOỐÁNN VINH, NĂM 2011 =  = 1
2. TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP TH.S HỒ MỸ HẠNH ===  === TTỔỔ CCHHỨỨCC HHẠẠCCHH TTOỐÁNN KKẾẾ TTOỐÁNN (Giáo trình đào tạo từ xa) VINH, NĂM 2011 =  = 2
3. Phân cơng biên soạn: - Chủ biên : Th.s Hồ Mỹ Hạnh - Các tác giả: - Ths Hồ Mỹ Hạnh - Chủ biên và biên soạn chương 5, Mục 1, 2 chương 6, chương 7 - Ths Nguyễn Hồng Dũng - Biên soạn chương 1,2,3,4 - Ths Nguyễn Thị Thanh Hồ - Biên soạn mục 3 chương 6, chương 8 3
4. M ỤC LỤC Trang Lời nĩi đầu 4 Chương I. Những vấn đề lý luận của tổ chức hạch tốn kế tốn 5 1.1. Vai trị của Hệ thống thơng tin kế tốn đối với quản lý doanh nghiệp 5 1.1.1. Hệ thống thơng tin kế tốn 5 1.1.2. Vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn trong quản lý DN 6 1.2. Bản chất của tổ chức hạch tốn kế tốn 7 1.2.1. Tổ chức là một chức năng của quản lý 7 1.2.2. Khái niệm tổ chức hạch tốn kế tốn 7 1.2.3. Nội dung của tổ chức hạch tốn kế tốn 8 1.2.4. Đối tượng của tổ chức hạch tốn kế tốn 9 1.2.5. ý nghĩa của tổ chức hạch tốn kế tốn 10 1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch tốn kế tốn 11 1.3.1. Nguyên tắc thống nhất. 11 1.3.2. Nguyên tắc phù hợp (thích ứng) 11 1.3.3. Nguyên tắc chuẩn mực. 11 1.3.4. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả 12 1.3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 12 1.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng 12 Chương II. Tổ chức hạch tốn ban đầu 14 2.1. Khái niệm và nguyên tắc hạch tốn ban đầu 14 2.1.1. Khái niệm hạch tốn ban đầu 14 2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức hạch tốn ban đầu 17 2.1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch tốn ban đầu 17 2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế tốn. 18 2.2.1. Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ. 18 2.2.2. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ 19 2.2.3. Kiểm tra chứng từ. 20 2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn 21 2.2.5. Bảo quản, lưu trữ chứng từ. 21 2.3. Tổ chức hạch tốn ban đầu trên một số loại chứng từ kế tốn chủ yếu 22 2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt. 22 2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho 24 2.3.3. Tổ chức chứng từ bán hàng 26 2.4. Phương hướng hồn thiện tổ chức chứng từ kế tốn 27 2.5. Câu hỏi và bài tập thực hành 28 Chương III. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn 31 4
5. 3.1. Các khái niệm cơ bản 31 3.1.1. Hệ thống tài khoản kế tốn 31 3.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn 32 3.2. Nguyên tắc tổ chức tài khoản kế tốn 32 3.2.1. Nguyên tắc thống nhất 32 3.2.2. Nguyên tắc phù hợp 33 3.3. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn 33 3.3.1. Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp. 33 3.3.2. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết 33 3.4. Phương hướng hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn 35 3.5. Câu hỏi và bài tập thực hành 35 Chương IV. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn 38 4.1. Những vấn đề chung về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn 38 4.1.1. Sổ kế tốn, hình thức sổ kế tốn 38 4.1.2. Tổ chức sổ kế tốn 42 4.2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức sổ kế tốn 43 4.2.1. Nguyên tắc tổ chức sổ kế tốn 43 4.2.2. Nội dung tổ chức sổ kế tốn 44 4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo các hình thức kế tốn 44 4.3.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái 44 4.3.2. Hình thức Nhật ký chung 47 4.3.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ 49 4.3.4. Hình thức Nhật ký- chứng từ 52 4.3.5. Hình thức kế tốn máy 58 4.4. Câu hỏi và bài tập thực hành 60 Chương V. Tổ chức hạch tốn các quá trình kinh doanh chủ yếu 64 5.1. Tổ chức hạch tốn quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào 64 5.1.1. Tổ chức hạch tốn nguyên liệu, vật liệu, CCDC 64 5.1.2. Tổ chức hạch tốn yếu tố TSCĐ 69 5.1.3. Tổ chức hạch tốn lương và các khoản trích theo lương 73 5.1.4. Tổ chức hạch tốn thanh tốn với người bán 77 5.2. Tổ chức hạch tốn quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ 79 5.2.1. Mục tiêu, nguyên tắc tổ chức 79 5.2.2. Tổ chức hạch tốn chi tiết chi phí NVL trực tiếp 80 5.2.3. Tổ chức hạch tốn chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp 81 5.2.4. Tổ chức hạch tốn chi tiết chi phí sản xuất chung 82 5.2.5. Tổ chức hạch tốn chi tiết tổng hợp chi phí sản xuất 83 5.2.6. Tổ chức hạch tốn tổng hợp chi phí sản xuất 83 5
6. 5.3. Tổ chức hạch tốn quá trình bán hàng và thanh tốn với người mua 85 5.3.1. Mục tiêu, nguyên tắc tổ chức 85 5.3.2. Tổ chức hạch tốn ban đầu 86 5.3.3. Tổ chức hạch tốn chi tiết bán hàng và thanh tốn với khách hàng 88 5.3.4. Tổ chức hạch tốn tổng hợp bán hàng và thanh tốn với khách hàng 90 5.4. Câu hỏi và bài tập thực hành 93 Chương VI. Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn 105 6.1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn 105 6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 105 6.2.1. Khái niệm, yêu cầu và mục đích của hệ thống báo cáo tài chính 105 6.2.2. Hệ thống báo cáo tài chính hiện hành 106 6.3. Hệ thống báo cáo kế tốn quản trị 110 6.3.1. Khái niệm, ý nghĩa ,yêu cầu của hệ thống báo cáo quản trị. 110 6.3.2. Các loại báo cáo quản trị 110 6.4. Câu hỏi và bài tập thực hành 113 Chương VII. Tổ chức bộ máy kế tốn 118 7.1. Cơ sở hình thành và những quy định chung. 118 7.1.1. Những quy định chung về tổ chức bộ máy kế tốn 118 7.1.2. Căn cứ xây dựng mơ hình bộ máy kế tốn 119 7.2. Các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn 119 7.2.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung 120 7.2.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán. 121 7.2.3. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp 122 7.2.4.Vai trị và nhiệm vụ của kế tốn trưởng trong việc tổ chức cơng tác kế 123 tốn ở đơn vị 7.3. Câu hỏi và bài tập thực hành 125 Tài liệu tham khảo 126 6
7. LỜI NĨI ĐẦU Tổ chức hạch tốn kế tốn doanh nghiệp là mơn học chính của sinh viên chuyên ngành kế tốn ở các trường đại học kinh tế, đồng thời cũng là những vấn đề cơ bản mà các nhà quản trị, kế tốn trưởng doanh nghiệp quan tâm, tìm hiểu và nghiên cứu để tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý. Với nhận thức đĩ, giáo trình “ Tổ chức hạch tốn kế tốn doanh nghiệp” được biên soạn theo khung chương trình ngành Kế tốn của Trường Đại học Vinh. Giáo trình khơng chỉ là tài liệu cần thiết đối với cơng tác đào tạo của Trường mà cịn hữu ích cho các bạn đọc khác cĩ nhu cầu quan tâm và tìm hiểu về cơng tác tổ chức kế tốn doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của học viên thuộc loại hình đào tạo từ xa, giáo trình được biên soạn với kết cấu mỗi chương theo chuẩn của Trung tâm Giáo dục Mở và Từ xa thuộc tổ chức Bộ trưởng giáo dục các nước Đơng Nam Á, gồm các phần sau: - Giới thiệu các tiêu đề chính - Trình bày mục tiêu chung của chương và mục tiêu cụ thể của từng nội dung trong chương - Trình bày phần lý thuyết - Câu hỏi và bài tập vận dụng Giáo trình “ Tổ chức Hạch tốn kế tốn doanh nghiệp” do Ths. Hồ Mỹ Hạnh chủ biên cùng tập thể các giảng viên thuộc Bộ mơn Kế tốn, Khoa Kinh tế Đại học Vinh biên soạn: - Ths Hồ Mỹ Hạnh - Chủ biên và biên soạn chương 5, Mục 1, 2 chương 6, chương 7 - Ths Nguyễn Hồng Dũng - Biên soạn chương 1,2,3,4 - Ths Nguyễn Thị Thanh Hồ - Biên soạn mục 3 chương 6, chương 8 Tham gia thẩm định giáo trình cĩ PGS TS Đinh Xuân Khoa, PGS TS Nguyễn Đăng Bằng, ThS Nguyễn Đình Thể, TS Dương Xuân Thao và tập thể giảng viên bộ mơn Kế tốn, khoa Kinh tế, trường Đại học Vinh. Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng cập nhật những quy định pháp lý mới nhất về kế tốn và tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp đảm bảo nâng cao chất lượng chuyên mơn và khoa học của giáo trình, song do xuất bản lần đầu, giáo trình khĩ tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được ý kiến đĩng gĩp của các nhà khoa học, của những người sử dụng tài liệu và bạn đọc để giáo trình được sửa chữa bổ sung hồn thiện hơn trong lần tái bản sau. Xin chân thành cảm ơn Tập thể tác giả 7
8. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN Chương I gồm bốn nội dung: 1.1. Vai trị của Hệ thống thơng tin kế tốn đối với quản lý doanh nghiệp 1.2. Bản chất của tổ chức hạch tốn kế tốn 1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch tốn kế tốn 1.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung nhất của tổ chức hạch tốn kế tốn bao gồm khái niệm, vai trị, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hạch tốn kế tốn và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hạch tốn kế tốn. Mặt khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về đối tượng nghiên cứu của tổ chức hạch tốn kế tốn cũng như việc vận dụng trong tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, vai trị, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hạch tốn kế tốn - Trình bày đối tượng cụ thể của hạch tốn kế tốn - Trình bày các nội dung của tổ chức hạch tốn kế tốn - Các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hạch tốn kế tốn 1.1. VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.1.1. Hệ thống thơng tin kế tốn: Thơng tin kế tốn là những thơng tin động về sự tuần hồn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đĩ là những thơng tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hạch tốn kinh doanh. Thơng tin kế tốn mang hai đặc trưng cơ bản là thơng tin và kiểm tra. Hệ thống thơng tin kế tốn được hiểu là tập hợp các nguồn bao gồm con người, thiết bị máy mĩc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thơng tin. 8
9. Dữ liệu kế tốn Hệ thống thơng tin Thơng tin kế tốn (chứng từ, sổ sách) kế tốn (Báo cáo kế tốn) Hệ thống thơng tin kế tốn thể hiện vai trị chủ đạo của nĩ trong quá trình kiểm sốt bên trong cũng như bên ngồi tổ chức doanh nghiệp. Kiểm sốt nội bộ tốt là chìa khố để quản trị cĩ hiệu quả một tổ chức. Nhiều thơng tin cần cho các nhà quản trị để kiểm sốt tài chính và hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp. 1.1.2. Vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn trong quản lý doanh nghiệp Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều cĩ những lĩnh vực hoạt động khác nhau với chức năng khác nhau. Chúng cĩ mối liên hệ ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thơng tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho tồn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động cĩ hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng các hệ thống thơng tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thơng tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đĩ như: Hệ thống thơng tin tài chính; hệ thống thơng tin nhân lực; hệ thống thơng tin thị trường; hệ thống thơng tin sản xuất Các hệ thống thơng tin chuyên chức năng này khơng độc lập với nhau và tất cả chúng đều cĩ mối liên hệ qua lại với hệ thống thơng tin kế tốn. Các hệ thống thơng tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thơng tin kế tốn và những dữ liệu này, hệ thống thơng tin kế tốn cĩ nhiệm vụ biến đổi chúng thành ở dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại, hệ thống thơng tin kế tốn cũng cung cấp rất nhiều thơng tin đầu vào cho hệ thống thơng tin chuyên chức năng nĩi trên. Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp: Báo cáo bán hàng cho hệ thống thơng tin thị trường. Báo cáo vật tư – tồn kho và thơng tin về chi phí cho hệ thống thơng tin sản xuất. Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thơng tin nhân lực. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi cơng nợ cho hệ thống thơng tin tài chính . Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn cùng với các hệ thống thơng tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trị liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo sự vận hành làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. 9
10. 1.2. BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN. 1.2.1. Tổ chức là một chức năng của quản lý Quản lý: là sự tác động cĩ chủ chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước. Quy trình tác động đĩ được diễn ra theo sơ đồ sau (với 3 thành phần là chủ thể, khách thể và hệ thống thơng tin xuơi, ngược). Chủ thể quản lý Quyết định quản lý Thơng tin quản lý Khách thể quản lý Chức năng của quản lý: - Hoạch định: Đĩ là việc xác định mục tiêu, mục đích; lựa chọn phương án; xây dựng kế hoạch, dự tốn - Tổ chức: là việc xác định cơ cấu; quyết định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận - Điều khiển: là việc thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để hồn thành một khối lượng cơng việc nhất định - Kiểm sốt: So sánh, đánh giá; phát hiện những nhân tố tích cực, hạn chế Tổ chức với phương diện là chức năng của quản lý là việc hình thành cơ cấu tổ chức của hệ thống. Nĩ xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận và mối quan hệ của chúng. 1.2.2. Khái niệm tổ chức hạch tốn kế tốn Kế tốn là một nghề nghiệp, đồng thời là một trong những mơn khoa học quản lý kinh tế trong đơn vị, cụ thể hơn đĩ là một cơng cụ trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị. Muốn tiến hành hoạt động kinh tế doanh nghiệp đều phải cĩ lượng tài sản nhất định và tài sản của đơn vị luơn luơn vận động trong quá trình hoạt động kinh doanh, sự vận động đĩ chính là hoạt động kinh tế, tài chính. Tổ chức hạch tốn kế tốn trong các doanh nghiệp là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa đối tượng và phương pháp của hạch tốn kế tốn để ban hành và tổ chức vận dụng chế độ kế tốn trong các đơn vị hạch tốn. Đĩ là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thơng tin thơng qua việc tổ chức ghi chép của kế tốn trên các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế tốn và trên hệ thống báo cáo kế tốn phục vụ mục tiêu quản lý các đối tượng kế tốn tại đơn vị. Tổ chức hạch tốn kế tốn cĩ vai trị rất quan trọng đối với cơng tác kế tốn. Nĩ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các cơng việc của kế tốn và chất lượng của những thơng tin kế tốn cung cấp cho các cấp lãnh đạo và quản lý. Nếu tổ chức tốt cơng tác kế tốn thì mọi hoạt động của cơng tác kế tốn sẽ được thực hiện một cách nhanh 10
11. chĩng và thơng suốt. Kế tốn sẽ ghi chép phản ánh và cung cấp một cách đầy đủ kịp thời và chính xác các số liệu thơng tin kế tốn và báo cáo kế tốn làm cơ sở, căn cứ cho việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hạch tốn kế tốn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mơ của doanh nghiệp; nhu cầu thơng tin và trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế tốn; trình độ trang bị và sử dụng kỹ thuật xử lý thơng tin Tất cả các yếu tố này phải được cân nhắc đến khi tổ chức hạch tốn kế tốn. 1.2.3. Nội dung tổ chức hạch tốn kế tốn - Thiết lập chế độ kế tốn: Là việc xây dựng hành lang pháp lý để tổ chức hạch tốn và quy định các phương pháp tạo nên chức năng kế tốn trong các đơn vị Chế độ kế tốn bao gồm: + Luật kế tốn: quy định về nội dung cơng tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế tốn, người làm kế tốn và hoạt động nghề nghiệp kế tốn. + Chuẩn mực kế tốn: Thiết lập nguyên tắc và phương pháp kế tốn cơ bản để ghi sổ và lập báo cáo tài chính + Chế độ kế tốn: là những quyết định và hướng dẫn về kế tốn trong 1 lĩnh vực hoặc một số cơng việc cụ thể - Tổ chức hạch tốn trong các đơn vị kế tốn: Tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hố và cung cấp tồn bộ thơng tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị đĩ. Song hạch tốn kế tốn vừa là một mơn khoa học, vừa là một nghề nghiệp, vì vậy tổ chức cơng tác kế tốn phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế tốn, các nguyên tắc kế tốn và các phương tiện tính tốn nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế tốn và tổ chức bộ máy kế tốn nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế tốn ở đơn vị để thực hiện tốt cơng tác kế tốn ở đơn vị. Để thực hiện điều đĩ thì nội dung các cơng việc chủ yếu của việc tổ chức hạch tốn kế tốn ở các đơn vị bao gồm những nội dung cơng việc sau: + Thiết lập mơ hình bộ máy kế tốn; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy kế tốn; Xác định các phần hành kế tốn nằm trong chức năng kế tốn của các đơn vị + Tổ chức thu nhận thơng tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đĩ. Muốn thực hiện điều đĩ phải tổ chức hạch tốn ban đầu để ghi nhận thơng tin vào chứng từ kế tốn và tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm tra và ghi sổ kế tốn kịp thời. + Tổ chức hệ thống hố và xử lý thơng tin kế tốn nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thơng tin kế tốn. Muốn thực hiện điều đĩ phải tổ chức thực hiện các phương pháp kế tốn, các nguyên tắc kế tốn, tổ chức hệ thống sổ kế tốn để cĩ thể hệ thống hố thơng tin kế tốn. 11
12. + Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mơ và vi mơ. Muốn thực hiện điều đĩ phải tổ chức việc lập các báo cáo kế tốn định kỳ, các báo cáo kế tốn nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp. + Tổ chức kiểm tra kế tốn nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính nĩi chung và chế độ kế tốn nĩi riêng. 1.2.4. Đối tượng của tổ chức hạch tốn kế tốn Đối tượng của tổ chức hạch tốn kế tốn là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng, phương pháp và các giai đoạn hạch tốn kế tốn tại đơn vị cơ sở. Cụ thể: + Tổ chức các giai đoạn của quá trình hạch tốn bao gồm: - Giai đoạn hạch tốn ban đầu trên hệ thống chứng từ - Giai đoạn hệ thống hố theo thời gian và phân loại theo đối tượng cho các chứng từ đã lập trên bộ sổ kế tốn - Giai đoạn xử lý, chọn số liệu và tiến hành lập các báo cáo kế tốn cho quản lý trong nội và cho quản lý các chủ thể bên ngồi (ngân hàng, nhà nước, ngân sách, kho bạc, cơ quan tài chính, các nhà đầu tư vốn: Cổ đơng, trái chủ, các bên liên doanh gĩp vốn ) Cần xác định khối lượng cơng tác kế tốn cho mỗi giai đoạn của quá trình hạch tốn và phải làm rõ các giai đoạn trên. + Tổ chức các phần hành kế tốn ứng với mỗi loại hoạt động Phần hành kế tốn là thuật ngữ dùng để chỉ ra khối lượng cơng tác kế tốn gắn liền với một đối tượng kế tốn cụ thể theo các giai đoạn. Mỗi phần hành kế tốn là sự cụ thể hố nội dung hạch tốn gắn với đặc trưng của đối tượng hạch tốn. Khối lượng các phần hành sẽ khác nhau ở mỗi đơn vị hạch tốn cĩ cùng tính chất hoạt động cũng như khơng giống nhau về tính chất hoạt động (Đơn vị kinh doanh cùng ngành, khác ngành, đơn vị hoạt động quản lý nhà nước, quản lý ngân sách, quản lý kinh tế cơng, đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước ). Trong một doanh nghiệp, khối lượng các phần hành kế tốn thường bao gồm - Kế tốn vốn bằng tiền - Kế tốn hàng tồn kho - Kế tốn chi phí, giá thành - Kế tốn tiền lương và bảo hiểm xã hội - Kế tốn bán hàng - Kế tốn tài sản cố định - Kế tốn xây dựng cơ bản - Kế tốn vốn, quỹ - Kế tốn cơng nợ . 12
13. + Tổ chức bộ máy kế tốn: Là việc lựa chọn mơ hình bộ máy kế tốn cho phù hợp với đơn vị hạch tốn. Thơng thường tồn tại các mơ hình tập trung; nửa tập trung, nửa phân tán; phân tán. 1.2.5. Yêu cầu, ý nghĩa, nhiệm vụ của việc tổ chức hạch tốn kế tốn 1.2.5.1. Yêu cầu của việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý. - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hố thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế - tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thơng tin kế tốn đáng tin cậy phục vụ cho cơng tác quản lý kế tốn, tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. - Phù hợp với quy mơ và đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. - Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế tốn của doanh nghiệp và trình độ phương tiện, kỹ thuật tính tốn, ghi chép của doanh nghiệp. - Phù hợp với chế độ kế tốn hiện hành. 1.2.5.2. Ý nghĩa của việc tổ chức hạch tốn kế tốn khoa học và hợp lý - Tổ chức hạch tốn kế tốn khoa học và hợp lý sẽ gĩp phần quan trọng trong việc cung cấp thơng tin về hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp một cách cĩ hệ thống cho việc quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh, giúp cho các nhà đầu tư, các cổ đơng, các khách hàng đi đến các quyết định trong đầu tư kinh doanh của mình. - Tổ chức hạch tốn kế tốn khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo cho việc thu nhận hệ thống hố thơng tin đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy cho cơng tác quản lý kinh tế - tài chính (vĩ mơ, vi mơ), mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của mình, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. - Tổ chức hạch tốn kế tốn khoa học và hợp lý là điều kiện để thiết lập mối liên hệ trong phân cơng lao động khoa học, thực hiện việc sắp xếp các nhân viên kế tốn trong đơn vị nhằm thực hiện cơng việc kế tốn một cách thuận lợi, chính xác và nhanh chĩng. Qua đĩ giúp cho đơn vị cĩ được bộ máy kế tốn gọn nhẹ và hoạt động cĩ hiệu quả, gĩp phần làm tinh giảm bộ máy quản lý trong đơn vị tăng hiệu suất lao động kế tốn và hiệu lực của bộ máy quản lý. 1.2.5.3. Nhiệm vụ tổ chức hạch tốn kế tốn - Tổ chức hợp lý bộ máy kế tốn ở tổ chức để thực hiện được tồn bộ cơng việc kế tốn ở tổ chức với sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng cơng cụ kế tốn cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế tốn. - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế tốn, các nguyên tắc và chế độ kế tốn hiện hành tổ chức vận dụng hình thức kế tốn hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện cĩ nhằm đảm bảo chất lượng của thơng tin kế tốn. - Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế tốn với các bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các cơng việc cĩ liên quan đến cơng tác kế tốn ở tổ chức. 13
14. - Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nĩi chung và chế độ kế tốn nĩi riêng và tổ chức kiểm tra kế tốn nội bộ tổ chức. 1.3. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TỐN 1.3.1. Nguyên tắc thống nhất Nội dung của nguyên tắc - Cơng tác kế tốn của các đơn vị phải tuân thủ chế độ kế tốn của nhà nước - Phải thống nhất giữa đơn vị hạch tốn với đơn vị quản lý - Phải thống nhất về chỉ tiêu hạch tốn và chỉ tiêu quản lý (về loại chỉ tiêu, nội dung, kết cấu, phương pháp tính tốn) - Phải thống nhất trong hệ thống kế tốn giữa chế độ chung với việc vận dụng vào thực tế đơn vị hạch tốn cơ sở. Tác dụng của nguyên tắc - Tạo điều kiện để tăng giá trị pháp lý của thơng tin kế tốn ở các đơn vị kinh tế. - Là cơ sở để tính tốn các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp trong phạm vi từng đơn vị, từng ngành và của cả nước. - Tạo điều kiện để đào tạo cán bộ kế tốn. 1.3.2. Nguyên tắc phù hợp Nội dung nguyên tắc - Chế độ kế tốn phải phù hợp với chế độ quản lý tài chính và thơng lệ quốc tế. - Lựa chọn chế độ kế tốn phù hợp với loại hình hoạt động, quy mơ hoạt động. - Tổ chức thơng tin kế tốn phải phù hợp với mơ hình, phương thức và yêu cầu quản trị - Tổ chức hạch tốn ở đơn vị phải cĩ tính chủ động, sáng tạo, tuân thủ quy định chung nhưng khơng cứng nhắc. - Tổ chức hạch tốn kế tốn phải phù hợp với phương tiện kỹ thuật trang bị cho cơng tác kế tốn. Tác dụng của nguyên tắc - Tạo ra tính hữu ích của thơng tin kế tốn đối với nhà quản trị doanh nghiệp - Là cơ sở để thực hiện nguyên tắc hiệu quả trong tổ chức hạch tốn kế tốn. 1.3.3. Nguyên tắc chuẩn mực Nội dung nguyên tắc: Phải đảm bảo các nguyên tắc kế tốn trong các chuẩn mực quốc gia và quốc tế về kế tốn, khi vận hành ở các đơn vị. 14
15. 1.3.4. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Nội dung nguyên tắc: Tổ chức hạch tốn kế tốn trong các doanh nghiệp phải sao cho vừa gọn, nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thơng tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Vai trị quan trọng của tổ chức hạch tốn kế tốn được thể hiện ở việc thực hiện chức năng thơng tin và kiểm tra đối với mọi hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp 1.3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nội dung nguyên tắc Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phát sinh từ yêu cầu quản lý an tồn tài sản của doanh nghiệp, phân cơng lao động hợp lý. Theo nguyên tắc này, tổ chức hạch tốn kế tốn trong các doanh nghiệp địi hỏi phải tách rời chức năng duyệt thu, duyệt chi với chức năng thực hiện thu, thực hiện chi của cán bộ kế tốn khơng được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này. Việc tách hai chức năng duyệt chi, duyệt thu với chức năng thực hiện chi, thu chính là cơ sở tạo lập ra sự kiểm sốt lẫn nhau giữa hai cán bộ đĩ. HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 1.4. CÂU HỎI ƠN TẬP I. Câu hỏi ơn tập 1.1. Nêu vai trị hệ thống thơng tin kế tốn trong tổ chức cơng tác quản lý. 1.2. Tại sao tổ chức hạch tốn kế tốn cĩ ý nghĩa quan trọng trong cơng tác quản lý? Nêu căn cứ để tổ chức khoa học, hợp lý cơng tác kế tốn trong đơn vị 1.3. Nêu khái niệm, đối tượng và vai trị của tổ chức hạch tốn kế tốn. 1.4. Trình bày nội dung tổ chức hạch tốn kế tốn trong doanh nghiệp. 1.5. Phân tích nhiệm vụ tổ chức hạch tốn kế tốn trong đơn vị. 1.6. Trình bày yêu cầu của thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp./. II. Các nhận định sau đúng hay sai, giải thích? 2.1. Tổ chức hạch tốn kế tốn là việc vận dụng chế độ kế tốn vào đơn vị hạch tốn. 2.2. Khi cĩ sự khơng thống nhất giữa quyết định, thơng tư hướng dẫn và chuẩn mực kế tốn thì căn cứ vào quyết định, thơng tư để tổ chức hạch tốn . 2.3. Nguyên tắc chuẩn mực địi hỏi doanh nghiệp khi tổ chức cơng tác kế tốn phải vận dụng theo hệ thống chuẩn mực quốc tế (IAS) 2.4. Việc ứng dụng phần mềm kế tốn ảnh hưởng lớn đến chất lượng thơng tin kế tốn của đơn vị 2.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được vận dụng trong tất cả các đơn vị kế tốn. 2.6. Nguyên tắc thống nhất địi hỏi doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế tốn căn cứ vào đặc thù của đơn vị. 2.7. Vận dụng nguyên tắc thống nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của thơng tin kế tốn 15
16. 2.8. Tổ chức hạch tốn kế tốn là việc vận dụng chế độ kế tốn trong đơn vị trên cơ sở các giai đoạn hạch tốn và tổ chức bộ máy kế tốn. . TĨM TẮT CHƯƠNG I - Tổ chức hạch tốn kế tốn trong các doanh nghiệp là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thơng tin thơng qua việc tổ chức ghi chép của kế tốn trên các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế tốn và trên hệ thống báo cáo kế tốn phục vụ mục tiêu quản lý các đối tượng kế tốn tại đơn vị. - Nội dung tổ chức hạch tốn kế tốn bao gồm thiết lập chế độ kế tốn và tổ chức hạch tốn trong các đơn vị kế tốn. - Đối tượng của tổ chức hạch tốn kế tốn là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng, phương pháp và các giai đoạn hạch tốn kế tốn tại đơn vị cơ sở. Cụ thể: Tổ chức các giai đoạn của quá trình hạch tốn; Tổ chức các phần hành kế tốn; Tổ chức bộ máy kế tốn. - Nhiệm vụ tổ chức hạch tốn kế tốn trong doanh nghiệp bao gồm tổ chức hợp lý bộ máy kế tốn; xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế tốn với các bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các cơng việc cĩ liên quan; tổ chức thực hiện các phương pháp kế tốn, nguyên tắc và chế độ kế tốn hiện hành. - Khi tổ chức hạch tốn kế tốn trong đơn vị cần phải đảm bảo được các nguyên tắc sau: Nguyên tắc thống nhất; Nguyên tắc phù hợp; Nguyên tắc chuẩn mực; Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 16
17. CHƯƠNG II TỔ CHỨC HẠCH TỐN BAN ĐẦU Chương II gồm năm nội dung: 2.1. Khái niệm và nguyên tắc tổ chức hạch tốn ban đầu. 2.2. Nội dung tổ chức hạch tốn ban đầu. 2.3. Tổ chức hạch tốn ban đầu trên một số loại chứng từ chủ yếu. 2.4. Phương hướng hồn thiện tổ chức chứng từ kế tốn 2.5. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung nhất của tổ chức hạch tốn ban đầu bao gồm khái niệm và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức chứng từ kế tốn. Mặt khác học viên cũng nắm được các nội dung cơ bản của tổ chức hạch tốn ban đầu. Biết được các cơng việc cần phải làm khi tổ chức hạch tốn ban đầu. Hiểu được các nội dung cụ thể của từng cơng việc trong quá trình tổ chức hạch tốn ban đầu. Từ đĩ vận dụng kiến thức đã học để thiết lập được danh mục chứng từ kế tốn sử dụng ở một loại hình doanh nghiệp cụ thể. Biết cách tổ chức hạch tốn ban đầu và thiết lập được chương trình luân chuyển chứng từ kế tốn trong các điều kiện cụ thể tại một loại hình doanh nghiệp cụ thể. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hạch tốn ban đầu. - Trình bày các nguyên tắc tổ chức hạch tốn ban đầu. - Trình bày các nội dung của tổ chức hạch tốn ban đầu. - Tổ chức chứng từ tiền mặt. - Tổ chức chứng từ hàng tồn .kho - Tổ chức chứng từ bán hàng. 2.1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TỐN BAN ĐẦU 2.1.1. Khái niệm tổ chức hạch tốn ban đầu 2.1.1.1. Chứng từ kế tốn. Các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh ở các phịng ban chức năng, cửa hàng, quầy hàng, kho hàng, phân xưởng sản xuất, các bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Do vậy để thu nhận và xử lý tốt các thơng tin kế tốn phải tổ chức hạch tốn ban đầu ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế tốn, ở giai đoạn này các nghiệp vụ kinh tế tài chính được sao chụp nhằm thơng tin trung 17
18. thực về sự vận động của tài sản, nguồn vốn, cũng như sự phát triển của các khoản doanh thu và chi phí Tổ chức tốt hạch tốn ban đầu cĩ ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế tốn. Chứng từ kế tốn là những chứng minh về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hồn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều phải được phản ánh vào chứng từ đúng mẫu quy định, trong đĩ phải được ghi chép đầy đủ kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. * Phân loại chứng từ kế tốn. - Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế. + Chứng từ lao động tiền lương: Gồm các chứng từ phản ánh các thơng tin ban đầu về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương, như: Bảng thanh tốn tiền lương, bảng thanh tốn tiền thưởng + Chứng từ hàng tồn kho: Gồm các chứng từ phản ánh các thơng tin ban đầu về hàng tồn kho (NVL, CCPC, H2, thành phẩm ) VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL,CCDC + Chứng từ bán hàng gồm các chứng từ phản ánh các thơng tin ban đầu về tiêu thụ sản phẩm, hàng hố, cung cấp dịch vụ như: HĐ bán hàng thơng thường, HĐCTTGT, thẻ quầy hàng + Chứng từ tiền tệ: Gồm các chứng từ phản ánh các thơng tin ban đầu về tiền tệ như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, Giầy thanh tốn tiền tạm ứng, biên lai thu tiền + Chứng từ tài sản cố định: Gồm các chứng từ phản ánh các thơng tin ban đầu về tài sản cố định, như biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định . - Phân loại chứng từ theo mức độ tài liệu phản ánh trên chứng từ kế tốn. + Chứng từ gốc: Phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và địa điểm phát sinh của chúng. VD: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, cĩ. + Chứng từ tổng hợp: Phản ánh gián tiếp các nghiệp vụ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại (cùng nội dung kinh tế) - Phân loại theo quy định của nhà nước về chứng từ kế tốn. + Chứng từ bắt buộc: Bộ tài chính quy định nội dung, kết cấu mẫu chứng từ, phương pháp ghi các chỉ tiêu kinh tế tài chính trên chứng từ và bắt buộc các đơn vị phải thực hiện theo đúng những quy định đĩ. VD phiếu thu, phiếu chi. +Chứng từ hướng dẫn: Bộ tài chính quy định nội dung, kết cấu mẫu chứng từ, phương pháp ghi các chỉ tiêu kinh tế tài chính trên chứng từ. Tuy nhiên những quy định này khơng cĩ tính bắt buộc các đơn vị phải thực hiện. Các đơn vị cĩ thể bổ sung thêm chỉ 18
19. tiêu kinh tế tài chính, hoặc thay đổi kết cấu mẫu chứng từ sao cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị. - Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: + Chứng từ nội sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi phịng kế tốn trong đơn vị kế tốn như: Phiếu thu, phiếu chi. + Chứng từ ngoại sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi các đơn vị tổ chức, cá nhân bên ngồi đơn vị. VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê quỹ, bảng chấm cơng 2.1.1.2. Tổ chức hạch tốn ban đầu Hạch tốn ban đầu là cơng việc khởi đầu của quy trình kế tốn nhưng khơng hồn tồn do nhân viên kế tốn thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị cơng tác thực hiện. Để thu nhận được thơng tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch tốn ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Khái niệm: Tổ chức hạch tốn ban đầu là việc tổ chức, vận dụng phương pháp chứng từ trong việc ghi chép kế tốn để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ trong các đơn vị kế tốn. chứng từ. Nĩi cách khác đĩ là việc thiết kế khối lượng cơng tác hạch tốn ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo quy trình luân chuyển chứng từ nhất định. - Chứng từ hợp pháp: Là những chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu quy định, phản ánh khách quan nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ kinh tế này phải được pháp luật cho phép cĩ đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện và dấu của đơn vị theo quy định cụ thể của từng loại chứng từ. - Chứng từ hợp lệ: Chứng từ phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cĩ đầy đủ các yếu tố theo quy định. - Chứng từ hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cĩ phù hợp với hợp đồng, định mức kỹ thuật, giá cả của thị trường. Chế độ chứng từ là những quy định về phương pháp ghi nhận, thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồn thành ở các đơn vị kế tốn và luân chuyển chứng từ kế tốn. Nĩi cách khác, chế độ chứng từ là cách cụ thể hĩa phương pháp chứng từ, là những quy định để tạo ra và sử dụng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ ở các đơn vị kế tốn. Chế độ chứng từ gồm: + Quy định về hệ thống biểu mẫu chứng từ + Quy định về phương pháp lập chứng từ + Quy định về luân chuyển chứng từ. + Quy định về sử dụng, quản lý, phát hành biểu mẫu chứng từ Y êu cầu chủ yếu tổ chức hạch tốn ban đầu trong đơn vị: 19
20. - Cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để cĩ thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu thu nhận thơng tin kế tốn. - Cần quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thơng tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi cĩ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hướng dẫn họ cách ghi nhận thơng tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế tốn và cĩ thể kiểm tra, kiểm sốt được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. 2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức hạch tốn ban đầu - Về mặt quản lý: Dựa vào chứng từ gốc, giúp cho người quản lý cĩ được thơng tin kịp thời, chính xác, đầy đủ để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp - Đối với cơng tác kế tốn: Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ và lập báo cáo kế tốn. - Về mặt pháp lý: Là căn cứ để xác minh nghiệp vụ kinh tế, để kiểm tra, thanh tra và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. 2.1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch tốn ban đầu Các nghiệp vụ tác nghiệp cĩ ảnh hưởng rất lớn đến tính tin cậy của thơng tin kế tốn, đến chất lượng của cơng tác kế tốn ở các đơn vị, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Vì vậy khi lập chứng từ kế tốn hoặc khi kiểm tra, kiểm sốt các nghiệp vụ này cần phải quán triệt các nguyên tắc kế tốn cơ bản như: 2.1.3.1. Nguyên tắc thống nhất Nội dung nguyên tắc - Xác định thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ chứng từ. Bộ tài chính cĩ thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ - Bộ tài chính phải ban hành chế độ ghi chép ban đầu áp dụng trong các tổ chức kinh tế theo từng lĩnh vực hoạt động - Bộ tài chính quyết định quyền hạn, trách nhiệm của các tổ chức kinh tế trong việc in ấn, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ. - Các đơn vị kế tốn phải căn cứ vào chế độ ghi chép ban hành chung và quy mơ, trình độ tổ chức quản lý để thiết lập hệ thống chứng từ sử dụng trong đơn vị mình. Tác dụng nguyên tắc - Phát huy vai trị quản lý kinh tế của nhà nước - Đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà nước và của các đối tượng cĩ lợi ích gắn trực tiếp hoặc gián tiếp với kết quả hoạt động của đơn vị kế tốn. - Là cơ sở tạo ra tính thống nhất, tính khách quan của thơng tin kế tốn. 20
21. 2.1.3.2. Nguyên tắc phù hợp Nội dung nguyên tắc - Nhà nước khơng bao quát tồn bộ các nghiệp vụ của doanh nghiệp mà chỉ quy định những chứng từ kế tốn thuộc loại nghiệp vụ kinh tế phổ biến trong các doanh nghiệp như mua, bán, thu, chi - Các doanh nghiệp được quyền thiết kế các chứng từ đặc thù nhưng phải thơng báo cho cơ quan chức năng của nhà nước Tác dụng nguyên tắc - Tạo điều kiện để chứng từ kế tốn thích hợp với tính đa dạng của đối tượng kế tốn ở các doanh nghiệp. - Tạo điều kiện để chuẩn hố chứng từ kế tốn trong đơn vị cơ sở. 2.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TỐN BAN ĐẦU 2.2.1. Lựa chọn số lượng và số loại chứng từ Đĩ chính là việc xác định các loại chứng từ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ kế tốn ban đầu và cách thức ghi chép căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính quy định và căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Yêu cầu của việc lựa chọn số lượng, số loại chứng từ: - Các chứng từ sử dụng cần phải cĩ đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cũng như yếu tố bổ sung - Các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thơng tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế tốn - Chứng từ phải được dựa trên cơ sở kiểu mẫu do nhà nước ban hành - Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp, kế tốn thủ cơng hay bằng máy. Nội dung lựa chọn số lượng, số loại chứng từ - Đối với các loại nghiệp vụ kinh tế thơng thường đã được chế độ chứng từ kế tốn của nhà nước quy định thì căn cứ vào chế độ để lựa chọn tên, nội dung, hình thức của chứng từ. - Đối với những nghiệp vụ kinh tế đặc thù thì doanh nghiệp căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ, các yêu cầu bắt buộc về nội dung của chứng từ kế tốn để thiết kế mẫu chứng từ, thơng báo cho cơ quan quản lý tài chính biết và đặt in để sử dụng - Đối với chứng từ kế tốn tổng hợp thì căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lý loại hoạt động cĩ nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đặt tên, thiết kế nội dung, hình thức và đặt in để sử dụng 21
22. - Chỉ sử dụng các chứng từ hướng dẫn trong chế độ khi doanh nghiệp thực sự thấy cần thiết. 2.2.2. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp tiếp nhận từ bên ngồi vào, thì kế tốn phải qua các khâu kiểm tra đạt yêu cầu mới cĩ giá trị pháp lý để hạch tốn kế tốn. Sau khi kiểm tra chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận liên quan để ghi sổ phục vụ cho cơng tác kế tốn, cơng tác quản lý. Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp lập cho mục đích quản lý và sử dụng. Phải quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế tốn, trên cơ sở sử dụng các chứng từ đã được chọn và phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ Yêu cầu về việc lập chứng từ kế tốn - Phải sử dụng đúng loại chứng từ - Phải ghi đủ các yếu tố cơ bản, cần thiết trong chứng từ. - Phải lập hoặc ghi bằng những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo lưu trữ theo thời hạn nhất định. - Khơng được phép tẩy, xố chứng từ khi cĩ sai sĩt. Trường hợp cĩ sai sĩt thì phải huỷ và lập chứng từ khác. Nội dung chủ yếu của việc lập chứng từ: - Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ (bằng tay, máy ) - Xác định thời gian, địa điểm lập chứng từ cho từng loại nghiệp vụ Chứng từ ban đầu là căn cứ để định khoản, ghi sổ, là căn cứ pháp lý phục vụ cho việc kiểm tra kế tốn, thanh tra pháp lý cũng như xác định trách nhiệm vật chất. Vì vậy, việc quy định người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung thơng tin của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu là điều kiện cần thiết để nâng cao tính chất pháp lý của chứng từ gốc. Đối với doanh nghiệp cĩ quy mơ hoạt động lớn, doanh nghiệp cĩ nhiều phịng ban, cĩ nhiều đơn vị trực thuộc thì quy định người chịu trách nhiệm lập hoặc thu nhận chứng từ cĩ ý nghĩa nâng cao chất lượng và độ tin cậy của thơng tin trên chứng từ được lập. Ngồi ra, đơn vị cịn quy trách nhiệm vật chất khi xảy ra sai sĩt và từ đĩ cĩ những quyết định tối ưu trong sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Quy định trách nhiệm cho những người lập chứng từ sẽ làm cho chứng từ cĩ tính pháp lý và tăng khả năng sử dụng thơng tin trên chứng từ. Thơng tin trên chứng từ khơng bị sai lệch là điều kiện để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo phản ánh chính xác thực trạng của đơn vị ở thời điểm lập chứng từ. Từ đĩ cĩ quyết định quản lý hợp lý, khoa học. 22
23. 2.2.3. Kiểm tra chứng từ Chứng từ kế tốn vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hồn thành ở các đơn vị. Các bộ phận quản lý cĩ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và phịng kế tốn của đơn vị cĩ trách nhiệm phải kiểm tra nội dung các nghiệp vụ đã phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo được tính trung thực của những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà cịn đảm bảo được tính chính xác của số liệu kế tốn. Để tổ chức tốt việc kiểm tra thơng tin kế tốn phản ánh trong chứng từ cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thơng tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình. riêng phịng kế tốn cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ kế tốn, từng nhân viên kế tốn trong kiệc kiểm tra chứng từ kế tốn trước khi ghi sổ kế tốn. ở đơn vị lớn, người ta cĩ thể phân cơng nhân viên kế tốn chuyên trách kiểm tra chứng từ kế tốn trước khi chuyển cho các bộ phận kế tốn cĩ liên quan để ghi sổ kế tốn. Muốn tổ chức tốt việc kiểm tra thơng tin kế tốn phản ánh trong chứng từ cịn địi hỏi cán bộ quản lý ở đơn vị nĩi chung và bán bộ kế tốn nĩi riêng phải nắm chắc các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính, các kỷ luật về thanh tốn, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật cĩ liên quan, nắm giá cả thị trường và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ nắm chắc quy trình kế tốn để thực hiện việc thu nhận thơng tin kế tốn hợp lý và kịp thời, đặc biệt là đối với các nghiệp vụ nội sinh. Nội dung kiểm tra chứng từ kế tốn gồm: - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính ngăn ngừa được những hành vi vi phạm, tham ơ, lãng phí. - Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Tính hợp lý địi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự tốn, với hợp đồng; phù hợp với các định mức kinh tế, kỹ thuật; phù hợp với kỷ luật thanh tốn, tín dụng; phù hợp với giá cả thị trường. - Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa hành vi gian dối của những người thực hiện các nghiệp vụ này. - Kiểm tra tính chính xác của việc tính tốn các chỉ tiêu số lượng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn. Số liệu từ chứng từ kế tốn được hệ thống hố và cung cấp thơng tin kế tốn cần đảm bảo chính xác tuyệt đối, khơng được cĩ sai số. - Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm sốt thơng tin kế tốn được thuận lợi, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. 23
24. 2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển những chứng từ kế tốn cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng của các cán bộ, quản lý trong đơn vị đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm giảm bớt những khâu trung gian khơng cần thiết và đơn giản bớt những thủ tục chứng từ khơng cần thiết. - Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân nhất định, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân cơng, vì vậy cần phải xây dựng các kế hoạch luân chuyển chứng từ kế tốn thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân cĩ trách nhiệm cĩ thể thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ và ghi chép hạch tốn (hạch tốn nghiệp vụ, hạch tốn thống kê và hạch tốn kế tốn) kịp thời theo nhiệm vụ được phân cơng. Chứng từ kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh đến khi ghi sổ kế tốn xong đưa vào bảo quản, lưu trữ cĩ liên quan đến các bộ phận chức năng, các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các bộ phận kế tốn trong phịng kế tốn. - Trong kế hoạch luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự chuyển chứng từ kế tốn từ khi lập hoặc nhận được đến khi ghi sổ kế tốn xong phải qua các bộ phận quản lý hoặc bán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong cơng cụ dụng cụ, thời hạn lưu giữ và chuyển chứng từ cho bộ phận kế tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thơng tin vào sổ kế tốn được kịp thời, phục vụ tốt cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị. - Tổ chức ghi sổ kế tốn gồm các nội dung + Phân loại chứng từ theo các phần hành + Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ để hạn chế sai sĩt; và dễ dàng cho cơng tác phân cơng lao động. + Ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ tổng hợp và chi tiết cĩ liên quan 2.2.5. Bảo quản, lưu trữ chứng từ Theo quy định tại điều 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 Nghị định 129/2004/NĐ- CP của Chính phủ ngày 31 tháng 5 năm 2004, Chứng từ kế tốn phải được đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trong quá trình sử dụng. Người làm kế tốn cĩ trách nhiệm bảo quản chứng từ kế tốn của mình trong quá trình sử dụng. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế tốn về sự an tồn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế tốn. Chứng từ kế tốn đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, cĩ hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế tốn năm. Chứng từ kế tốn của đơn vị kế tốn nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế tốn đĩ. Kho lưu trữ phải cĩ đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an tồn 24
25. trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế tốn cĩ thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế tốn trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng kế tốn được tính từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế tốn như sau: - Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế tốn dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, khơng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho khơng lưu trong tập tài liệu của Phịng kế tốn. - Lưu trữ 10 năm đối với chứng từ kế tốn liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính (các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế tốn chi tiết, các sổ kế tốn tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế tốn, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế tốn và tài liệu khác cĩ liên quan đến ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính, trong đĩ cĩ báo cáo kiểm tốn và báo cáo kiểm tra kế tốn); tài liệu liên quan đến thanh lý tài sản cố định; tài liệu của đơn vị chủ đầu tư; tài liệu liên quan đến việc chia tách, sáp nhập, giải thể doanh nghiệp. và các tài liệu khác - Lưu trữ trên 10 năm hoặc vĩnh viễn đối với chứng từ kế tốn cĩ tính sử liệu, cĩ ý nghĩa quan trọng liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phịng. Đối với chứng từ điện tử: + Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh tốn phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thối hố chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thơng tin bất hợp pháp từ bên ngồi. + Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế tốn. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết. + Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện theo quy định tại các Điều 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35 và Điều 36 của Nghị định 129. Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế tốn trưởng đơn vị biết để cĩ biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hố đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan cơng an địa phương, hồn cảnh bị mất để cĩ biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Sớm cĩ biện pháp thơng báo và vơ hiệu hố chứng từ bị mất. 2.3. TỔ CHỨC HẠCH TỐN BAN ĐẦU TRÊN MỘT SỐ LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TỐN CHỦ YẾU. 2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt 2.3.1.1. Các nghiệp vụ về tiền mặt và chứng từ kế tốn Nghiệp vụ về tiền mặt 25
26. - Nghiệp vụ thu tiền: Thu từ khách hàng trả nợ; thu từ tiền gửi ngân hàng; Thu hồi tạm ứng; thu từ tiền đi vay; từ các khoản khác - Nghiệp vụ chi tiền: Chi mua Nguyên vật liệu, hàng hố, tài sản cố định; thanh tốn các khoản nợ, vay; thanh tốn cơng nhân viên, người bán; chi cho vay, các nghiệp vụ khác Chứng từ kế tốn - Phiếu thu (mẫu số 01 –TT) - Phiếu chi (mẫu số 02 –TT) - Biên lai thu tiền (mẫu số 06 –TT) - Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý - Bảng kiểm kê quỹ - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh tốn tạm ứng 2.3.1.2. Tổ chức lập và luân chuyển phiếu thu - Chứng từ kế tốn + Chứng từ nguồn: Phản ánh nguồn gốc từ việc thu tiền như Hố đơn GTGT, hố đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ, báo Nợ của ngân hàng, giấy thanh tốn tạm ứng + Chứng từ thực hiện: - Biên lai thu tiền (Mẫu 06 – TT): là chứng từ được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ thu tiền phạt, thu lệ phí, phí và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh tốn nợ. Được đĩng thành quyển, đánh số quyển và cĩ dấu của đơn vị. Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên, 1 liên lưu, liên cịn lại giao cho người nộp tiền. Cuối ngày người thu tiền phải căn cứ vào liên 1 để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày nộp cho kế tốn để lập phiếu thu, làm thủ tục nhập quỹ hay nộp ngân hàng. - Phiếu thu (mẫu số 01 – TT): là chứng từ phản ánh việc thu tiền khi thu vào quỹ tập trung. Phiếu thu do kế tốn thanh tốn hoặc kế tốn tiền mặt lập, được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần (riêng chữ ký phải ký trực tiếp vào từng bản, khơng ký trực tiếp trên giấy than). Trong 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 chuyển cho người nộp tiền, liên 3 sử dụng luân chuyển để ghi sổ kế tốn. Chương trình luân chuyển phiếu thu: + B1: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền + B2: Kế tốn thanh tốn hoặc tiền mặt tiến hành lập phiếu thu + B3: Thủ trưởng, Kế tốn trưởng ký duyệt phiếu thu + B4: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã được ký duyệt thu tiền, ký phiếu thu, ghi sổ quỹ. 26
27. + B5: Kế tốn tiến hành định khoản trên phiếu thu, ghi sổ kế tốn. + B6: Kế tốn tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu thu Trường hợp thu tiền với số lượng nhỏ mang tính thường xuyên lặt vặt, để đơn giản hĩa thủ tục cĩ thể luân chuyển bước 3 sau bước 5. 2.3.1.3. Lập và luân chuyển phiếu chi - Chứng từ kế tốn + Chứng từ nguồn: là chứng từ phản ánh mục đích chi tiền như: giấy xin chi tiền (phản ánh nhu cầu chi tiền cho mục đích kinh doanh), lệnh chi tiền (là mệnh lệnh của người cĩ thẩm quyền cho phép chi tiền) + Chứng từ thực hiện Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) do kế tốn thanh tốn hoặc kế tốn tiền mặt lập, nhằm phản ánh số tiền xuất quỹ theo lệnh chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng ghi sổ quỹ và sổ kế tốn; liên 3 chuyển cho người nhận tiền (chú ý: nếu là ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm xuất quỹ; và liên gửi ra ngồi doanh nghiệp phải đĩng dấu) - Chương trình luân chuyển Phiếu chi + B1: Người nhận tiền đề nghị chi tiền + B2: Thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng ký duyệt việc chi tiền (thủ trưởng ký trước) + B3: Kế tốn thanh tốn lập Phiếu chi + B4: Thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng ký duyệt phiếu chi + B5: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền, ghi sổ quỹ + B6: Kế tốn định khoản trên Phiếu chi, ghi sổ kế tốn. + B7: Kế tốn tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu chi Trường hợp chi tiền với số lượng nhỏ, mang tính thường xuyên lặt vặt thì trong chương trình luân chuyển phiếu chi để đơn giản hĩa thủ tục cĩ thể chuyển bước 4 ra sau bước 6. 2.3.2. Lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho 2.3.2.1. Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho - Nghiệp vụ nhập hàng: Nhập vật tư, cơng cụ mua ngồi, nhập vật tư tự sản xuất, thu hồi từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, nhập từ các nguồn khác (nhận gĩp vốn, cấp phát, biếu tặng, vay mượn - Nghiệp vụ xuất hàng: Xuất bán, xuất sử dụng sản xuất kinh doanh, xuất cho vay, mượn, gĩp vốn, đổi hàng 2.3.2.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập hàng tồn kho - Chứng từ sử dụng 27
28. + Chứng từ nguồn: Hố đơn mua hàng, hợp đồng với người cung cấp; phiếu giao nộp sản phẩm, vật tư tự sản xuất, chế tạo; biên bản kiểm kê vật tư thừa + Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) là chứng từ dùng làm căn cứ số lượng vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh tốn tiền hàng, xác định trách nhiệm vật chất với người liên quan và ghi sổ kế tốn. Phiếu nhập kho cĩ thể do cán bộ cung ứng hoặc kế tốn vật tư lập làm 3 liên đối với vật tư, sản phẩm nhập từ phân xưởng (liên 1 lưu tại quyển; liên 2 giao cho người nhập hàng; liên 3 luân chuyển để ghi sổ kế tốn), 2 liên đối với vật tư, hàng hĩa mua ngồi Người lập phiếu nhập kho (Phụ trách cung tiêu) ghi số lượng, chủng loại hàng nhập kho theo yêu cầu, thủ kho ghi số lượng, chất lượng thực tế nhập kho, kế tốn vật tư ghi đơn giá, thành tiền của hàng tồn kho. - Chương trình luân chuyển + B1: Người giao hàng đề nghị nhập kho hàng hố, vật tư ,sản phẩm + B2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hố nếu cần + B3: Phịng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho, phụ trách phịng ký phiếu nhập kho + B4: Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lượng thực tế nhập kho, ký phiếu (và chuyển cho người giao hàng ký phiếu), sau đĩ ghi thẻ kho, rồi chuyển cho kế tốn hàng tồn kho + B5: Kế tốn hàng tồn kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra phiếu nhập, tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết. + B6: Kế tốn tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho Trường hợp mua vật tư, dụng cụ đưa vào trực tiếp sản xuất, kinh doanh khơng nhập kho, trình tự luân chuyển chứng từ như sau: + B1: Người giao hàng đề nghị doanh nghiệp tiếp nhận vật tư, hàng hĩa (căn cứ vào hợp đồng ký kết) + B2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hố nếu cần + B3: Phịng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất tiếp nhận, kiểm nhận vật tư lập Biên bản kiểm nhập vật tư, sản phẩm. + B4: Kế tốn sau khi tiếp nhận, kiểm tra chứng từ mua hàng, biên bản kiểm nhập sẽ tiến hành định khoản, ghi vào các sổ kế tốn. + B5: Kế tốn tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ chứng từ kế tốn 2.3.2.3. Tổ chức chứng từ xuất Hàng tồn kho - Chứng từ sử dụng 28
29. + Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch sản xuất, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hàng hố + Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Chương trình luân chuyển + B1: Người cĩ nhu cầu (Bộ phận sản xuất, phịng cung ứng, bộ phận kinh doanh tiến hành lập phiếu yêu cầu vật tư, sản phẩm, hàng hố + B2: Thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu vật tư + B3: Phịng cung ứng vật tư hoặc kế tốn hàng tồn kho lập phiếu xuất kho; phụ trách phịng ký phiếu xuất kho + B4: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất, ký phiếu XK (cùng với người nhận hàng), ghi thẻ kho, chuyển phiếu XK cho kế tốn hàng tồn kho + B5: Kế tốn hàng tồn kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. + B6: Kế tốn tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu xuất kho Chú ý: Nếu Phiếu XK được dùng nhiều lần theo hạn mức thì tại B4, Phiếu XK được luân chuyển như sau: Mỗi lần nhận vật tư, thủ kho ghi số thực xuật mỗi lần lên 2 liên chứng từ, người nhận hàng cầm liên 2 đi nhận tiếp các lần sau. Lần cuối cùng chứng từ được hồn thành thủ tục, thủ kho lưu lại chứng từ để bàn giao cho kế tốn hàng tồn kho. 2.3.3. Tổ chức chứng từ bán hàng 2.3.3.1. Nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thơng qua việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hố giữa người bán và người mua bao gồm các giai đoạn: Chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hố và thanh tốn tiền hàng 2.3.3.2. Tổ chức chứng từ bán hàng - Chứng từ sử dụng + Chứng từ nguồn: Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ, các cam kết khai thác sản phẩm, hàng hố + Chứng từ thực hiện: Hố đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT-3LL), hố đơn bán hàng thơng thường (mẫu số 02GTGT-3LL); hố đơn bán hàng cĩ thể do bộ phận cung ứng (phịng kinh doanh) hoặc kế tốn tiêu thụ lập làm 3 liên, trong đĩ liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển trong doanh nghiệp. * Chương trình luân chuyển hố đơn GTGT (trường hợp bán hàng qua kho và thanh tốn ngay). Áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ + B1: Người mua hàng viết giấy đề nghị cung cấp sản phẩm, hàng hố thơng qua hợp đồng mua hàng, cam kết cung cấp hàng hố 29
30. + B2: Bộ phận cung ứng kinh doanh hoặc kế tốn tiêu thụ tiến hành lập hố đơn GTGT + B3: Thủ trưởng đơn vị và kế tốn trưởng ký tên + B4: Kế tốn thanh tốn lập phiếu thu (Nếu khách hàng thanh tốn ngay) và chuyển Phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền + B5: Thủ quỹ thu tiền và chuyển Phiếu cho kế tốn thanh tốn để ghi sổ + B6: Thủ kho căn cứ vào hố đơn cho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, thẻ kho sau đĩ chuyển cho kế tốn để ghi sổ + B7: Kế tốn định khoản, ghi sổ, giá vốn, doanh thu + B8: Kế tốn tiến hành bảo quản, lưu giữ hố đơn Chú ý: B4 và B5 chỉ thực hiện khi bán hàng thu tiền ngay; B6 khơng thực hiện nếu doanh nghiệp bán theo phương thức giao tay ba. * Chương trình luân chuyển hố đơn GTGT (Trường hợp bán hàng theo phương thức chuyển hàng) + B1: Ký kết hợp đồng cung ứng hàng hĩa + B2: Thủ trưởng, kế tốn trưởng ký lệnh xuất kho + B3: Bộ phận cung ứng tiến hành lập phiếu xuất kho + B4: Thủ kho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, chuyển cho người vận chuyển 1 liên, một liên dùng ghi thẻ kho sau đĩ chuyển cho kế tốn để ghi sổ + B5: Khi nhận được thơng báo của bên mua về việc nhận hàng và chấp nhận thanh tốn. Phụ trách cung tiêu (phịng kinh doanh) hoặc kế tốn tiêu thụ lập Hĩa đơn GTGT chuyển cho khách hàng liên 2 + B6: Kế tốn định khoản, ghi sổ, giá vốn, doanh thu + B7: Kế tốn tiến hành bảo quản, lưu giữ hố đơn, phiếu xuất kho 2.4. Phương hướng hồn thiện hạch tốn ban đầu - Cố gắng đơn giản hố nội dung chứng từ. - Tiêu chuẩn hố chứng từ. - Hợp lý hố thủ tục lập và luân chuyển chứng từ nhằm giảm bớt thủ tục xét duyệt nếu khơng cần thiết. - Giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng chứng từ liên hợp hoặc chứng từ dùng nhiều lần. 30
31. HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 2.5. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG I. Câu hỏi ơn tập 1.1. Tổ chức hạch tốn ban đầu là gì? Nêu ý nghĩa của tổ chức hạch tốn ban đầu 1.2. Phân tích các nguyên tắc tổ chức hạch tốn ban đầu. 1.3. Trình bày nội dung cơng việc tổ chức hạch tốn ban đầu. 1.4. Kế tốn cần làm thế nào để đảm bảo tính tin cậy của thơng tin kế tốn. 1.5. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế tốn? Trình bày nội dung kiểm tra chứng từ kế tốn? 1.6. Trình bày luân chuyển chứng từ kế tốn cho các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền mặt. 1.7. Trình bày chương trình luân chuyển chứng từ cho các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho. 1.8. Trình bày chương trình luân chuyển chứng từ kế tốn cho nghiệp vụ bán hàng theo phương thức chuyển hàng và bán hàng theo phương thức trực tiếp 1.9. Nêu phương hướng hồn thiện tổ chức hạch tốn ban đầu./. II. Bài tập vận dụng Bài tập 2.1: Các nhận định sau đây đúng hay sai? Giải thích 2.1.1. Doanh nghiệp cĩ thể khơng sử dụng chứng từ thủ tục trong tổ chức hạch tốn ban đầu 2.1.2. Kiểm tra chứng từ kế tốn cĩ thể khơng do bộ phận kế tốn đảm nhận, quản lý doanh nghiệp giao cho một bộ phận khác ngồi phịng kế tốn. 2.1.3. Tác dụng của nguyên tắc phù hợp là nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của chứng từ và tài liệu kế tốn. 2.1.4. Nguyên tắc nhất quán trong tổ chức hạch tốn ban đầu bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chứng từ theo đúng mẫu quy định của Nhà nước. 2.1.5. Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của chứng từ kế tốn. 2.1.6. Doanh nghiệp khơng phải lập hĩa đơn giá trị gia tăng trường hợp bán ngoại tệ. 2.1.7. Kế tốn khơng phải ghi rõ hình thức thanh tốn trên hĩa đơn vì đĩ là yếu tố bổ sung của chứng từ 2.1.8. Doanh nghiệp khơng phải lập Phiếu nhập kho trong trường hợp mua ngồi nguyên vật liệu chuyển thẳng vào phân xưởng sản xuất sản phẩm. Bài tập 2.2: Tổ chức hạch tốn ban đầu nghiệp vụ sau : Cơng ty Đầu tư và Phát triển Nhà Nghệ An, Ngày 18/03/2010 phát sinh nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt về bán xi măng Hồng Mai PC400 cho Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng trình 242, theo hĩa đơn GTGT số 26470, số xeerri NG/2009B, ngày 18/3/2010 với số tiền 17.820.000 đồng (Trong đĩ thuế GTGT 10%) , người nộp tiền: Trần Hồng Thanh. Bài tập 2.3: Tổ chức hạch tốn ban đầu nghiệp vụ sau: 31
32. Tại cơng ty CP đầu tư Nhà Nghệ An, Ngày 14/03/2010 chi tiền mặt tạm ứng cơng tác phí cho nhân viên phịng kế hoạch đi thu mua vật tư theo giấy đề nghị tạm ứng số 184/3 ngày 14/03/2010 đã được duyệt với số tiền 14.000.000 đồng, người nhận tiền: Nguyễn Đức Nga, Chuyên viên phịng kế hoạch kỹ thuật. Bài tập 2.4: Tổ chức hạch tốn ban đầu nghiệp vụ sau: - Ngày 10/02/2011, Phiếu thu số 334, Khách hàng A đặt trước tiền mua hàng 16.000.000, người nộp tiền: Nguyễn Nam Thu. - Cơng ty KPN, Địa chỉ: 334 Phạm Ngũ Lão – TP.Hà Tĩnh MST: 1450433422, Ngày 12/02/2011, xuất kho sản phẩm theo phiếu xuất kho số 223 giao cho Cơng ty vận chuyển N để bán cho khách hàng A (Địa chỉ: 663 Lê Duẩn – TP.Vinh, MST: 3420132011) Sản phẩm X: Số lượng: 100 cái; đơn giá: 10.000đ/cái Sản phẩm Y: Số lượng: 60 bộ; đơn giá: 32.000đ/bộ Người nhận hàng: Trần Hồi Long, Cơng ty N - Ngày 15/02/2011, Khách hàng A chấp nhận thanh tốn tồn bộ số hàng trên, với đơn giá: SP X: 18.000đ/cái; SP Y: 50.000đ/bộ, Cơng ty lập hĩa đơn GTGT số hiệu 1123, ký hiệu KB/2011T giao cho khách hàng A Bài tập 2.5: Tổ chức hạch tốn ban đầu nghiệp vụ sau: - Cơng ty XYZ, địa chỉ: 666 Hồng Bàng – TP.Vinh, Ngày 22/03/2011 mua và nhập kho một số nguyên vật liệu của Cơng ty ABC, Địa chỉ: 561 Trần Phú - TP.Vinh, gồm: Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá cả VAT 10% Nguyên liệu chính 01 Kg 100 22.000 Nguyên liệu chính 02 Kg 120 26.600 Vật liệu phụ 01 Kg 65 12.320 Người giao hàng: Trần Hồng Nam, Cơng ty vận chuyển KVC Theo HĐ GTGT số 123, ký hiệu AB/2011K, ngày 20/03/2011 BB kiểm nghiệm số 121, ngày 22/03/2011 vật liệu đúng quy cách, đủ nhập tại kho C. Nga - Chi phí vận chuyển vật liệu trên cả thuế GTGT 10%: 4.400.000đ do cơng ty XYZ chịu theo hĩa đơn GTGT số 332, ngày 22/03/2011. Bài tập 2.6: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ sau: Cơng ty XYZ, Địa chỉ: 522 Nguyễn Du – TP.Vinh, ngày 12/3/2011 chi tiền cho cán bộ tạm ứng mua nguyên vật liệu Người nhận tiền: Nguyễn Hữu Hảo, địa chỉ: phịng kinh doanh Số tiền: 12.000.000đ Kèm theo đề nghị tạm ứng số 12/3 đã được giám đốc ký duyệt. 32
33. Bài tập 2.7: Tổ chức hạch tốn ban đầu nghiệp vụ sau: Cơng ty Xi măng Hồng Mai mua và nhập kho Đá vơi của cơng ty TM Quảng Trị, theo hĩa đơn GTGT số 03929, ngày 03/01/2010, số lượng: 1.320 m3 giá mua chưa thuế 110.000 đồng/M3, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt 2.640.000 đồng theo phiếu chi số 349 cùng ngày. TĨM TẮT CHƯƠNG 2: - Hạch tốn ban đầu là cơng việc khởi đầu của quy trình kế tốn nhưng khơng hồn tồn do nhân viên kế tốn thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị cơng tác thực hiện. Để thu nhận được thơng tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch tốn ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. - Tổ chức hạch tốn ban đầu là việc tổ chức, vận dụng phương pháp chứng từ trong việc ghi chép kế tốn để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ trong các đơn vị kế tốn. - Nội dung của tổ chức hạch tốn ban đầu gồm: lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ; Tiến hành lập hoặc tiếp nhận chứng từ; Kiểm tra chứng từ; Luân chuyển và ghi sổ kế tốn; Bảo quản và lưu trữ chứng từ. 33
34. CHƯƠNG III TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN Chương III gồm năm nội dung: 3.1. Các khái niệm cơ bản. 3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn. 3.3. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn . 3.4. Phương hướng hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn 3.5. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung nhất của tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn bao gồm các khái niệm liên quan đến hệ thống tài khoản kế tốn và tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn, các nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn. Mặt khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về cách tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất vào trong đơn vị. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm hệ thống tài khoản kế tốn, vai trị của hệ thống tài khoản thống nhất và yêu cầu đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn. - Tài khoản kế tốn và cách mở tài khoản kế tốn trong đơn vị - Trình bày các nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn. - Trình bày các nội dung của tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn 3.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3.1.1. Hệ thống tài khoản kế tốn - Tài khoản kế tốn là cách thức kế tốn phân loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo từng đối tượng của kế tốn. Nĩi cách khác, Tài khoản kế tốn là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hố được thơng tin kế tốn theo từng chỉ tiêu. Tài khoản được phân loại thành tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, để phản ánh những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và chi tiết. - Hệ thống tài khoản: Là danh mục hệ thống hĩa tồn bộ tài khoản sử dụng thống nhất trong nền kinh tế quốc dân theo từng lĩnh vực. Nội dung của hệ thống tài khoản: + Quy định số lượng, tên gọi, nội dung và kết cấu của từng tài khoản; + Hướng dẫn phương pháp ghi chép trên từng tài khoản; 34
35. + Quy định trách nhiệm, quyền hạn của doanh nghiệp trong việc vận dụng hệ thống tài khoản vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Vai trị của hệ thống tài khoản kế tốn + Cụ thể hố chuẩn mực, nguyên tắc kế tốn và chế độ quản lý tài chính của nhà nước; + Định hướng doanh nghiệp trong việc tổ chức thực hiện chế độ kế tốn 3.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn Khái niệm: Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thực chất là việc xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hĩa các chứng từ theo trình tự thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích cung cấp thơng tin phục vụ quản lý. Nĩi cách khác, đĩ là việc vận dụng phương pháp đối ứng tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên gĩc độ ban hành và vận dụng chế độ tài khoản kế tốn cho các đơn vị hạch tốn. Chế độ tài khoản kế tốn là những quy định về tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên từng tài khoản kế tốn. Chế độ tài khoản gồm: - Quy định chung; - Danh mục hệ thống tài khoản; - Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên từng tài khoản. Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản gồm: - Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp; - Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết theo yêu cầu của quản trị. Yêu cầu đối với vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn: - Yêu cầu về quản trị kinh doanh: Hệ thống tài khoản kế tốn phải được mở phù hợp với các chỉ tiêu quản trị; - Yêu cầu về quản lý tài sản: Mọi tài sản của đơn vị đều phải được phản ánh trong sổ kế tốn và đều cĩ thể xác định người chịu trách nhiệm vật chất về những tài sản đĩ.; - Yêu cầu về quản lý cơng nợ: Quản lý chặt chẽ theo từng chủ nợ, từng khách nợ, thời hạn thanh tốn. Số lượng tài khoản kế tốn chi tiết cần sử dụng rất nhiều và cĩ thể phải mở nhiều cấp, vì vậy cần phải xây dựng hệ thống các tài khoản kế tốn chi tiết cần mở ở đơn vị để tổ chức tốt kế tốn chi tiết, phục vụ được các yêu cầu về thơng tin kế tốn phục vụ cho quản lý và giúp việc kiểm tra, kiểm sốt nội bộ được thuận lợi hơn. 35
36. 3.2. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC TÀI KHOẢN KẾ TỐN 3.2.1. Nguyên tắc thống nhất - Chế độ tài khoản phải đảm bảo kiểm sốt thống nhất các loại hình đơn vị kế tốn; - Xây dựng chế độ tài khoản kế tốn phải tơn trọng những quy định thống nhất của chế độ, chế độ chung của nhà nước và chế độ chung của các ngành. 3.2.2. Nguyên tắc phù hợp - Chế độ tài khoản phải phù hợp với chế độ quản lý kinh tế, tài chính; - Chế độ tài khoản phải phù hợp với tính đặc thù của doanh nghiệp (loại hình, quy mơ hoạt động, trình độ năng lực cán bộ quản lý, kế tốn, trang thiết bị vật chất ); - Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản phải phù hợp với yêu cầu quản lý và cung cấp thơng tin của quản trị doanh nghiệp. Mơ hình xây dựng hệ thống tài khoản theo nguyên tắc thích ứng Cơ chế thị trường cĩ Thơng tin để kiểm sốt sự Chỉ tiêu báo cáo tài sự điều tiết của nhà Đặc tuân thủ PL của DN chính của doanh nước thù nghiệp của DN Thơng tin quản trị Các chỉ tiêu của nhà quản trị Hệ thống TK thống của ban giám đốc nhất áp dụng trong các DN Đa dạng hố hình Thơng tin của nhà đầu tư, Các chỉ tiêu báo cáo thức sở hữu, huy cung cấp, tín dụng tài chính theo thơng động vốn lệ quốc tế 3.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN 3.3.1. Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình hệ thống tài khoản tổng hợp phù hợp với nội dung hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Mơ hình xây dựng như sau: Hệ thống tài khoản thống nhất Đặc điểm, đối Các chỉ tiêu báo tượng kế tốn của Tài khoản tổng hợp doanh nghiệp cáo tài chính 36
37. 3.3.2. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết (phân tích) Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của quản trị doanh nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết (cấp 2, 3 ). Mơ hình xây dựng như sau: Đặc điểm, đối Phương pháp tượng kế tốn quản lý đối tượng Số hiệu, nd TK tổng hợp tương ứng kế tốn Chỉ tiêu quản lý Số hiệu, nd TK phân tích Chỉ tiêu chi tiết VÍ DỤ: Một Cơng ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nguyên vật liệu tại Cơng ty bao gồm một số loại dưới bảng dưới đây, DANH MỤC VẬT TƯ TẠI CƠNG TY STT Tên vật tư Đơn vị tính STT Tên vật tư Đơn vị tính 01 Xăm lốp ơtơ, máy Cái 06 Thép Kg 02 Xi măng Kg 07 Đá Mạt M3 03 Ắc quy Cái 08 Dầu Diezen Lít 04 Cát M3 09 Xăng Moga 92 Lít 05 Nhựa đường Tấn 10 . Theo yêu cầu quản lý cần cung cấp các thơng tin để lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo từng loại vật liệu., trường hợp Cơng ty kế tốn thủ cơng cĩ thể thiết kế tài khoản kế tốn để cung cấp thơng tin theo yêu cầu của quản lý và tính giá thực tế hàng tồn kho như sau: DANH MỤC TÀI KHOẢN VẬT TƯ TK Đơn vị tổng TK cấp 2 TK cấp 3 TK cấp 4 MVT Tên vật tư tính hợp 152 1521 VLC Vật liệu chính 15211 XM Xi măng Kg 152111 XMHM XM Hồng Mai Kg 37
38. 152112 XMBS XM Bỉm Sơn Kg 152113 XMNS XM Nghi Sơn Kg 15212 AQ Ắc quy Cái 15213 CAT Cát M3 15214 ND Nhựa đường Tấn 15215 THEP Thép Kg 152151 THEND Thép Nội địa Kg 152152 THENK Thép Nhập khẩu Kg 15216 ĐAM Đá Mạt M3 152 1523 NL Nhiên liệu 15231 DO Dầu Diezen Lít 15232 M92 Xăng Moga 92 Lít 152 1524 KHA Vật liệu khác 15241 XL Xăm lốp ơtơ, máy Cái . 3.4. PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN - Mở rộng danh mục tài khoản tổng hợp theo quan điểm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác hơn cho quản lý và yêu cầu phát triển của nền kinh tế. - Mở rộng danh mục các tài khoản ngồi bảng để phản ánh đầy đủ các mối quan hệ kinh tế, pháp lý ngồi tài sản của đơn vị. - Hạn chế tối đa các tài khoản hỗn hợp - Đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích - Đảm bảo điều kiện để mã hố tài sản theo yêu cầu cơ giới hố, tự động hố cơng tác kế tốn. HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 3.5. CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH I. Câu hỏi ơn tập 1.1. Tổ chức vận dụng tài khoản là gì? Trình bày yêu cầu tổ chức tài khoản kế tốn. 1.2. Nêu căn cứ xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất trong nền kinh tế quốc dân. 1.3. Trình bày nguyên tắc, nội dung tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế tốn 38
39. 1.4. Trình bày và phân tích phương hướng hồn thiện chế độ tài khoản kế tốn hiện nay 1.5. Anh (chị) hãy nhận xét và đánh giá về quy định hệ thống tài khoản thống nhất của Việt Nam hiện nay. II. Bài tập thực hành Bài tập 2.1. Những nhận định sau là đúng hay sai? Giải thích. 2.1.1. Doanh nghiệp được quyền bổ sung tài khoản kế tốn khi cĩ đối tượng kế tốn mới hoặc hệ thống tài khoản khơng phù hợp với đối tượng kế tốn của doanh nghiệp. 2.1.2. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn cần lưu ý tới nguyên tắc “mở, linh hoạt” để bổ sung tài khoản khi cĩ đối tượng kế tốn mới 2.1.3. Cơ sở để xây dựng hệ thống tài khoản phân tích là căn cứ vào yêu cầu quản lý 2.1.4. Tài khoản tổng hợp là cơ sở tổng hợp thơng tin lên các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính 2.1.5. Trong hệ thống tài khoản hiện hành, chỉ cĩ hai tài khoản 131 và 331 là tài khoản hỗn hợp 2.1.6. Tài khoản 337 – “Thanh tốn theo tiến độ hợp đồng xây dựng” là tài khoản hỗn hợp. Bài tập 2.2: Danh mục khách hàng của một doanh nghiệp như sau: Tên khách hàng Địa chỉ Mức độ Ghi chú Cơng ty A Nguyễn Du – TP. Vinh Thường xuyên Cơng ty B Giải phĩng – Hà Nội Thường xuyên Cơng ty C Nguyễn Cơng Trứ - Hà Tính Thường xuyên Cơng ty D Ngư Hải - TP. Vinh Thường xuyên Cửa hàng 1 TT Diễn Châu Thường xuyên Cơng ty E Hồng Bàng – TP.Vinh Vãng lai Cơng ty F TX Hồng Lĩnh – Hà Tĩnh Thường xuyên Cơng ty L Hồn Kiếm - Hà Nội Vãng lai Cơng ty K Trần Phú – TP. Vinh Thường xuyên Cơng ty M Quang Trung – TP. Vinh Thường xuyên Danh mục khách hàng cĩ thể mở rộng trong kỳ kinh doanh tới Yêu cầu 1. Hãy mở tài khoản chi tiết cho TK 131 với yêu cầu sau: 39
40. - Cung cấp thơng tin quản trị cơng nợ theo khách hàng - Cung cấp thơng tin theo từng khu vực địa lý 2. Quản trị doanh nghiệp mong muốn kế tốn cung cấp thơng tin theo - Mức độ thường xuyên của khách hàng - Từng khu vực địa lý Thì thiết kế tài khoản chi tiết như thế nào Bài tập 2.3: Một doanh nghiệp mới thành lập chỉ hoạt động trong lĩnh vực chế biến thủy, hải sản và tiêu thụ sản phẩm thủy, hải sản đã qua chế biến ở cả thị trường trong nước và xuất khẩu. Yêu cầu 1. Anh (chị) hãy tổ chức hệ thống tài khoản tổng hợp cho doanh nghiệp; 2. Hãy xây dựng danh mục tài khoản phân tích cho hàng tồn kho của doanh nghiệp. . TĨM TẮT CHƯƠNG 3: - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thực chất là việc xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hĩa các chứng từ theo trình tự thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích cung cấp thơng tin phục vụ quản lý. - Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn bao gồm: tổ chức hệ thống tài khoản tổng hợp và tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn chi tiết. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ tài chính ban hành, Doanh nghiệp cần xây dựng cho mình hệ thống tài khoản kế tốn tổng hợp phù hợp với nội dung hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đồng thời căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết. 40
41. CHƯƠNG IV TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG SỔ KẾ TỐN Chương IV gồm bốn nội dung: 4.1. Các khái niệm cơ bản 4.2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức sổ kế tốn 4.3. Tổ chức sổ kế tốn theo các hình thức sổ kế tốn 4.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung nhất của tổ chức sổ kế tốn bao gồm các khái niệm liên quan đến sổ và các hình thức sổ kế tốn, các nguyên tắc tổ chức sổ kế tốn. Mặt khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về cách tổ chức sổ kế tốn theo 5 hình thức sổ kế tốn theo quy định của Chế độ kế tốn. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm sổ kế tốn, các hình thức sổ kế tốn - Trình bày các nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế tốn. - Trình bày các nội dung của tổ chức sổ kế tốn - Đặc điểm, các loại sổ và quy trình tổ chức sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung - Đặc điểm, các loại sổ và quy trình tổ chức sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ - ghi sổ - Đặc điểm, các loại sổ và quy trình tổ chức sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký Sổ cái - Đặc điểm, các loại sổ và quy trình tổ chức sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - chứng từ - Đặc điểm, các loại sổ và quy trình tổ chức sổ kế tốn theo hình thức Kế tốn trên máy vi tính. 4.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỔ KẾ TỐN 4.1.1. Sổ kế tốn Khái niệm: Sổ kế tốn là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, cĩ mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng nội dung các phương pháp kế tốn, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế tốn. Sổ kế tốn là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản 41
42. Mỗi doanh nghiệp chỉ cĩ một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất dùng cho một kỳ kế tốn năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn và yêu cầu quản lý để mở đủ các loại sổ kế tốn sử dụng trong doanh nghiệp. Phân loại sổ kế tốn Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính chất hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Sổ kế tốn tổng hợp: - Sổ nhật ký: dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo trình tự thời gian phát sinh và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ. Phương pháp ghi trên sổ nhật ký: Các nghiệp vụ sau khi đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để đăng ký ghi vào sổ Nhật ký. Đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký là: Tính thời gian của thơng tin; khơng phân loại theo đối tượng phản ánh trên sổ; khơng phản ánh số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản trên sổ Nhật ký, chỉ phản ánh số biến động của các đối tượng– gọi là số phát sinh; tính chất sao chụp nguyên vẹn thơng tin từ chứng từ một cách cĩ hệ thống. Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ lai lịch số liệu kế tốn trên căn cứ chứng từ kế tốn, nên theo thơng lệ sổ Nhật ký được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm hoạt động liên tục của đơn vị. - Sổ Cái: Dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo các tài khoản kế tốn được quy định trong hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trên mỗi sổ cái đều thể hiện các đặc trưng cơ bản là: Sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản liên quan mật thiết với nhau; sổ ghi chép cả số dư và số biến động tăng, giảm của đối tượng mở sổ; Sổ ghi chép định kỳ, khơng ghi nhật ký; số liệu kế tốn được ghi chép trên sổ cái cũng là số liệu đã được phân loại và hệ thống hố theo đối tượng. Sổ kế tốn chi tiết: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng chi tiết theo yêu cầu quản lý, Số liệu trên sổ chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký, sổ Cái. Mở, ghi và khĩa sổ kế tốn. - Mở sổ kế tốn: Sổ kế tốn quy định mở vào thời điểm đầu niên độ, đơn vị kế tốn phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định. Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế và tài chính, sổ quyển phải cĩ dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đĩng thêm nếu thiếu khi sử dụng. 42
43. Căn cứ mở sổ thường là căn cứ bảng cân đối kế tốn đầu năm (Nếu là đơn vị mới thành lập) hoặc dựa vào thực tế sổ sử dụng năm trước cĩ kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ. Sổ mở được dùng trong suốt niên độ theo thơng lệ quốc tế, niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng gồm 365 ngày. Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng kể từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. Cuối sổ phải cĩ chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đĩ trong suốt niên độ. - Ghi sổ kế tốn: Sổ ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ này đã quy định khi mở sổ. Số liệu ghi trên sổ phải chỉ rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu. Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, khơng được cách dịng để tránh điền thêm thơng tin vào sổ. Thơng lệ quốc tế quy định: Số tiền dương của nghiệp vụ được ghi bằng mực xanh (đen) thường; cịn số tiền điều chỉnh giảm (số âm) được ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu. Khi sửa sĩt số liệu đã ghi sai thì cần sửa sai theo quy định chung; đảm bảo đọc được và tính so sánh được của số liệu. Việc ghi sổ kế tốn được thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang sổ do chưa kết thúc kỳ hạch tốn chưa kết thúc niên độ thì phải ghi rõ “cộng chuyển sang trang sau” ở trang trước và ghi “Số trang trước chuyển sang” ở trang tiếp liền sau. Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và nội dung cũng như phương pháp ghi sổ: Nhật ký, Sổ cái, sổ chi tiết, sổ bàn cờ nhằm khơng làm ảnh hưởng tới mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế tốn của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi cần thiết. - Khố sổ kế tốn: Thường được thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ tài chính; giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả (tháng, quý, 6 tháng) trong niên độ, kế tốn cũng cĩ thể tạm cộng sổ, kết dư tài khoản sổ (nếu cĩ) để kiểm tra số liệu trên các báo cáo cần thiết theo yêu cầu. Thuật ngữ khố sổ để chỉ một cơng việc kế tốn làm vào ngày cuối năm để chuẩn bị cho việc mở sổ của năm tiếp theo. Trước khi khố sổ kế tốn, cần phải thực hiện các cơng việc ghi sổ, điều chỉnh, kiểm tra đối chiếu cần thiết để xác định đúng các chỉ tiêu báo cáo cho tồn niên độ: ghi nốt các nghiệp vụ phát sinh, điều chỉnh các khoản phải trả và chi phí trả trước, lợi nhuận thu trước của năm sau kiểm tra đối chiếu số kiểm kê với số liệu trên sổ tài sản, số nợ đối chiếu với các đối tượng thanh tốn. 43
44. Khi khố sổ ta tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác số liệu, sau đĩ thực hiện bút tốn khố sổ: chuyển cột của số dư tài khoản Nợ TKA Cĩ TKA Khi chuyển cột số dư tài khoản trên sổ, ta vẫn phải ghi đúng tính chất dư của tài khoản – Dư nợ (cĩ). Các phương pháp chữa sổ kế tốn Trong quá trình ghi sổ kế tốn cĩ thể phát sinh các sai sĩt ở dạng sau: - Số đã ghi khác với số thực tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ - Ghi sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. - Ghi trùng lắp hoặc bỏ sĩt nghiệp vụ kinh tế. Khi phát hiện sai sĩt kế tốn phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế tốn, trong quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Khơng được làm mất số đã ghi sai trên sổ - Tuỳ theo từng trường hợp mà chọn đúng phương pháp quy định. - Sau khi sửa, người chữa sổ phải ký xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa Kế tốn sử dụng một trong các phương pháp chữa sổ sau: Phương pháp cải chính: được áp dụng trong trường hợp sai sĩt sau: - Sai sĩt trong diễn giải. - Sai sĩt về số liệu đã ghi khác với số thực tế nhưng chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng (chưa cộng sổ) Khi phát hiện sai sĩt, kế tốn tiến hành sửa chữa bằng cách: Gạch ngang chổ đã ghi bằng mực đỏ để xố bỏ, sau đĩ ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường. Phương pháp ghi số âm: được áp dụng cho các trường hợp sai sĩt sau: - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế tốn. - Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản - Ghi trùng bút tốn về nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khi phát hiện sai sĩt, kế tốn tiến hành sửa chữa bằng cách: - Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng mực đỏ để huỷ bút tốn đã ghi - Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế. - Trường hợp nếu ghi trùng bút tốn khi chữa chỉ cần ghi lại một bút tốn đã ghi bằng mực đỏ để huỷ bút tốn đã ghi trùng. 44
45. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn ký xác nhận Phương pháp ghi bổ sung: được áp dụng trong trường hợp: - Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản. - Bỏ sĩt nghiệp vụ kinh tế Khi phát hiện sai sĩt, kế tốn tiến hành sửa chữa bằng cách: Ghi lại một định khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch cịn thiếu hoặc bỏ sĩt của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Khi dùng phương pháp này phải lập một “Chứng từ ghi sổ bổ sung” do kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn ký xác nhận Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính thì tiến hành sữa như sau: - Đối với những sai sĩt phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sữa chữa trực tiếp trên sổ kế tốn của năm đĩ trên máy tính - Trường hợp phát hiện sai sĩt sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt trên máy tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt. - Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ trên máy vi tính đều được thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung” Hình thức sổ kế tốn là một hệ thống các loại sổ kế tốn, cĩ chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch tốn trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mơ và điều kiện kế tốn sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế tốn khác nhau. Cĩ thể dựa vào các điều kiện sau để xây dựng hình thức sổ kế tốn cho một đơn vị hạch tốn. - Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mơ sản xuất. - Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế tốn - Điều kiện và phương tiện vật chất hiện cĩ của đơn vị 4.1.2. Tổ chức sổ kế tốn Khái niệm: Tổ chức sổ kế tốn là việc tổ chức, vận dụng phương pháp ghi chép trên các đối tượng của kế tốn để tổ chức ban hành và vận dụng chế độ sổ kế tốn vào các đơn vị cơ sở. Chế độ sổ kế tốn là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức. Nĩ là cầu nối giữa chứng từ kế tốn và báo cáo kế tốn. 45
46. Chế độ sổ kế tốn là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức, là cầu nối giữa chế độ chứng từ và báo cáo kế tốn. Theo quyết định 15, chế độ sổ kế tốn gồm: - Những quy định chung: - Hình thức sổ kế tốn - Danh mục mẫu sổ kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp - Nội dung và phương pháp ghi sổ tổng hợp Vai trị tổ chức sổ kế tốn: - Hướng dẫn các đơn vị kế tốn trong việc xây dựng hệ thống sổ. - Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất sổ kế tốn ở các đơn vị kinh tế khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác thanh, kiểm tra sổ kế tốn ở các đơn vị. - Hướng dẫn phương pháp ghi sổ kế tốn. Ý nghĩa của tổ chức sổ kế tốn - Đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hố số liệu kế tốn. - Giúp kế tốn và quản lý doanh nghiệp giám sát, quản lý chặt chẽ các đối tượng thơng qua quá trình ghi sổ - Giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế tốn (ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng cơng tác kế tốn của doanh nghiệp) Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế tốn - Xác định được các hình thức sổ kế tốn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp - Nắm vững quy định đối với từng hình thức sổ kế tốn như số lượng, kết cấu, trình tự ghi chép trên từng mẫu sổ - Nắm vững các yếu tố bên trong từng sổ, cách ghi, các phương pháp chữa sổ - Các phương pháp thụ thập thơng tin từ các sổ kế tốn. - Nắm vững các cơng việc tiến hành cuối ngày, định kỳ, cuối tháng, quý, năm theo từng hình thức sổ để cung cấp thơng tin phục vụ quản lý nhanh chĩng, kịp thời, chính xác. 4.2. NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC VẬN DỤNG SỔ KẾ TỐN 4.2.1. Nguyên tắc tổ chức sổ kế tốn Nguyên tắc thống nhất - Thống nhất giữa tài khoản kế tốn với việc xây dựng hệ thống sổ; - Phải nhất quán trong việc mở sổ, lựa chọn hình thức sổ; 46
47. - Sổ quyển phải đánh số trang, đĩng dấu giáp lai giữa 2 trang liền nhau, phải cĩ chữ ký, con dấu của thủ trưởng; - Bắt đầu một niên độ mới, phải mở sổ kế tốn; - Cuối kỳ, cuối niên độ phải khố sổ (cộng phát sinh, tính số dư), trong trường hợp kiểm kê, kiểm tốn, sáp nhập, giải thể kế tốn phải khố sổ; - Việc ghi chép trên sổ phải đảm bảo rõ ràng, dễ đọc, dễ kiểm tra, ghi bằng mực tốt; - Số liệu phản ánh trên sổ phải liên tục, cĩ hệ thống, khơng được để cách dịng, khơng được tẩy xố, làm nhoè, làm mất số đã ghi. Nguyên tắc phù hợp - Tổ chức sổ kế tốn phải phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp; - Phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, thuận lợi. 4.2.2. Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống sổ - Xây dựng hệ thống các loại sổ, số lượng từng loại sổ ghi đơn, sổ ghi kép, số tổng hợp, sổ chi tiết. - Thiết kế nội dung, hình thức, kết cấu từng loại sổ. - Xây dựng quy trình hạch tốn, quy định ghi chép theo từng hình thức sổ, theo các giai đoạn hạch tốn ban đầu; ghi sổ; và lập báo cáo kế tốn. 4.3. TỔ CHỨC SỔ KẾ TỐN THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ 4.3.1. Hình thức “Nhật ký - sổ Cái” Điều kiện vận dụng - Doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít; - Trình độ cán bộ kế tốn, cán bộ quản lý thấp, số lượng ít. Đặc điểm của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái - Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào một sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái - Tách biệt việc ghi chép kế tốn tổng hợp với việc ghi chép kế tốn chi tiết để ghi vào hai loại sổ khác nhau là sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. - Khơng cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, vì cĩ thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái ở dịng cộng cuối kỳ của Nhật ký - Sổ cái. Trình tự hạch tốn của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái 47
48. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Chứng từ kế tốn Sỉ, thỴ Sổ, thẻ kế Sổ quỹ kÕ to¸n Bảng tổng ctốnhi tchiiÕt hợp chứng từ tiết kế tốn cùng loại Bảng NHẬT KÝ – SỔ CÁI tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu (1) Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Chứng từ kế tốn và Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, kế tốn tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Cĩ của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dịng cộng phát sinh cuối tháng. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Cĩ của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Cĩ các tài khoản 48
49. (4) Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cũng phải được khố sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khố sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khĩa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái - Sổ tổng hợp: Sử dụng duy nhất sổ Nhật ký – sổ Cái - Sổ nhật ký - Sổ cái: Là một quyển sổ vừa làm sổ nhật ký ghi chép nội dung nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hố các nghiệp vụ đĩ theo các tài khoản kế tốn. Sổ Nhật ký – Sổ Cái gồm nhiều trang chia làm hai phần (Một phần Nhật ký, một phần sổ Cái) Sổ này được mở cho từng niên độ kế tốn và khố sổ hàng tháng. Kết cấu mẫu sổ như sau: Đơn vị: SỔ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Địa chỉ: . Năm . Tổng số SH TK Ngày Chứng từ TK TK tiền đối ứng TT tháng Diễn giải phát N Cĩ dịng N N vào sổ SH NT Cĩ Cĩ sinh ợ ợ ợ Số dư đầu năm Phát sinh trong tháng Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Cộng lũy kế - Sổ kế tốn chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản tổng hợp cần theo dõi chi tiết để hệ thống hố thơng tin kế tốn một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức. Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra; - Phù hợp với nhân viên kế tốn trình độ khơng cao. Nhược điểm: - Khĩ phân cơng lao động kế tốn; 49
50. - Khơng thích hợp cho việc áp dụng kế tốn máy (do sổ nhiều cột); - Khơng thích hợp với doanh nghiệp lớn sử dụng nhiều tài khoản 4.3.2. Hình thức Nhật ký chung Điều kiện vận dụng - Áp dụng cho doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa, nhỏ, kể cả lớn - Loại hình hoạt động đơn giản - Trình độ quản lý và trình độ kế tốn ở mức độ khá Đặc điểm của hình thức kế tốn nhật ký chung - Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế tốn tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký chung và sổ cái. - Tách rời việc ghi chép kế tốn tổng hợp với ghi chép kế tốn chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế tốn là sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. - Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp Trình tự ghi sổ kế tốn TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế tốn Sổ, thẻ kế tốn Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG chi tiết đặc biệt Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 50
51. (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đĩ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị cĩ mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cĩ). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung - Sổ kế tốn tổng hợp: bao gồm 2 loại sổ là Sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chuyên dùng) và sổ Cái. + Sổ Nhật ký chung: là sổ ghi phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Mẫu sổ nhật ký chung như sau: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Chứng từ Đã ghi Tài Số tiền Diễn giải Số Ngày sổ Cái khoản Nợ Cĩ Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Đối với các đơn vị lớn cĩ nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta cĩ thể mở các Nhật ký chuyên dùng (như Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký tiền mặt, 51
52. Nhật ký tiền gửi ngân hàng). Trong hướng dẫn chế độ kế tốn hiện hành ở nước ta quy định cĩ thể lấy số liệu tổng hợp ở “Nhật ký chuyên dùng” để ghi thẳng vào sổ Cái khơng cần ghi qua Nhật ký chung. Như vậy các “Nhật ký chuyên dùng” này được coi như những bộ phận cấu thành của Nhật ký chung. + Sổ Cái: là sổ các tài khoản cấp 1 để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo hệ thống để hệ thống hố thơng tin kế tốn theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp. Mỗi tài khoản được mở một sổ riêng. SỔ CÁI Tên Tài khoản Số hiệu TK Năm Chứng từ Nhật ký chung Số tiền Tài khoản Diễn giải STT STT Số Ngày đối ứng Nợ Cĩ trang dịng Số dư đầu năm Phát sinh tháng Cộng phát sinh tháng Dư cuối tháng - Sổ kế tốn chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hố thơng tin kế tốn một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức. Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm; - Thuận lợi cho việc áp dụng kế tốn máy. Nhược điểm: - Ghi chép trùng lắp; - Khơng phù hợp làm kế tốn thủ cơng. 4.3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Điều kiện áp dụng - Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, quy mơ các đơn vị; - Trình độ quản lý và trình độ kế tốn ở mức độ khá; - Phù hợp với cả điều kiện lao động kế tốn thủ cơng hay máy vi tính. Đặc điểm của hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ 52
53. - Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế tốn tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. - Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế tốn tổng hợp. - Việc ghi chép kế tốn tổng hợp và ghi chép kế tốn tách rời nhau, ghi theo hai đường khác nhau vào hai loại sổ kế tốn là sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. Căn cứ để ghi sổ kế tốn tổng hợp là chứng từ ghi sổ, cịn căn cứ để ghi sổ kế tốn chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. - Cuối tháng lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái. Trình tự hạch tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế tốn Sổ quỹ SSổ,ỉ ,thẻ th kếỴ Bảng tổng hợp ktốnÕ to chi¸n chứng từ kế tốn chtii ếtti Õ t cùng loại Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ Bảng Sổ Cái tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ được 53
54. dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. (2)- Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Cĩ và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh. (3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ - Sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là chứng từ do nhân viên kế tốn lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để làm thủ tục ghi sổ kế tốn. Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ ghi một định khoản loại kế tốn. Khi lập chứng từ ghi sổ phải ghi số thứ tự chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số thứ tự chứng từ ghi sổ cĩ thể đánh số thứ tự theo kỳ kế tốn (từng quý) hoặc theo niên độ kế tốn. Mẫu chứng từ ghi sổ và mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau CHỨNG TỪ GHI SỔ Số hiệu Ngày tháng năm Số hiệu TK Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Cĩ Cộng - - - Kèm theo . chứng từ gốc Ngày .tháng năm Người lập Kế tốn trưởng 54