Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án - Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án - Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

1. Chương 5 Kiểm sốt dự án GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008 1
2. Nội dung 1.1. GiGiớớii thithiệệuu 2.2. KiKiểểmm sốtsốt chichi phíphí theotheo phphươươngng pháppháp truytruyềềnn ththốốngng 3.3. KiKiểểmm sốtsốt chichi phíphí theotheo phphươươngng pháppháp giágiáttrrịị thuthu đượđượcc TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 2
3. GIỚI THIỆU (1) •Sự cần thiết việc kiểm sốt dự án – Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra –Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề cĩ thể cĩ những hành động xử lý chúng – Trao đổi thơng tin với các nên liên quan của DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA – Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai) TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 3
4. GIỚI THIỆU (2) % hồn thành Khơng đúng thời hạn Cơng tác được 100% hoạch định 80% Tiến triển 60% được báo cáo Tiến triển đạt được 40% 20% 12345678910Thời gian TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 4
5. GIỚI THIỆU (3) – Các khái niệm • Kiểm sốt dự án (Project Control) là quá trình: – Thu thập số liệu và thơng tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của mơi trường – So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn. –Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra. • Giám sát dự án (Project Monitoring)là quá trình: –Kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thơng tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 5
6. GIỚI THIỆU (4) Đánh giá giữa kỳ Đánh giá Đánh giá Đánh giá c.kỳ, Đánh giá nhu cầu phê chuẩn báo cáo c. kỳ tiếp theo Kiểm soát XácXác HoạchHoạch ThựcThực KếtKết 2 -5 -10 địnhđịnh địnhđịnh hiệnhiện thúcthúc năm sau - Mục đích -WBS - Các hoạt động - Chuyển giao/ - Đánh giá -Mục tiêu - Lập KH tài chính và kết quả bàn giao tác động - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - ĐG tiến độ và -Khóa sổ -Bài học - Nhân sự và tổ chức việc thực hiện - Thanh toán rút ra - Kỹ thuật/ hậu cần - Giải quyết vấn đề - Giámsát/ kiểm tra -Giao tiếp TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 6
7. GIỚI THIỆU (5) – Đánh giá dự án (Project Evaluation) là quá trình nhận định về dự án một cách hệ thống và khách quan: •Việc thực hiện dự án trên tổng thể • Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn •Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án • Đánh giá dự án luơn luơn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết –Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA) • Để cĩ 1 cái nhìn tồn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định quan trọng cĩ tính chiến lược về DA • Để cĩ sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA • Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị cĩ thể cĩ trên một diện rộng hơn • Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm sốt dự án • Để cĩ những bài học trao đổi –So với kiểm sốt, việc đánh giá DA được thực hiện khơng thường xuyên bằng nhưng tồn diện hơn, thơng thường cĩ sự tham gia của chuyên gia bên ngồi TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 7
8. GIỚI THIỆU (6) – Khung đánh giá cơ bản •Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án –Mục tiêu DA cĩ cịn phù hợp khơng? – Các giả định trong thiết kế DA cịn đúng hay khơng? •Việc thực hiện dự án –Dự án cĩ đạt được các mục tiêu đề ra khơng? ảnh hưởng của dự án? –Dự án cĩ bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật khơng? –Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí? •Khả năng bền vững của dự án • Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện •Những ảnh hưởng và tác động hiện cĩ và cĩ thể cĩ của dự án •Những bài học kinh nghiệm TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 8
9. GIỚI THIỆU (7) Bắt đầu Công bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thông tin về dự án Quy trình Công bố kế hoạch hiệu chỉnh kiểm sốt So sánh tiến triển và mục tiêu và đánh giá dự án Không Thực hiện hành Thỏa mãn? động hiệu chỉnh Có Không Dự án được hoàn thành? Có Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận Kết thúc TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 9
10. GIỚI THIỆU (8) • Chúng ta kiểm sốt cho ai? – Chính Ban QLDA –Cơ quan thực hiện (chủ dự án) – UBND và các bộ phận chức năng liên quan –Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan cĩ liên quan trong Chính phủ – Các nhà tài trợ –Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp –Các cơ quan truyền thơng, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương, –Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào? – Chúng ta cung cấp những thơng tin được giám sát dưới dạng nào? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10
11. GIỚI THIỆU (9) • Thu thập thơng tin –Khối lượng cơng việc đã hồn thành, chất lượng cơng trình –Thời gian và nguồn lực đã sử dụng –Rủi ro làm dự án khơng đúng theo kế hoạch •Trễ tiến độ •Vượt chi phí •Nguồn lực thay đổi –Những khĩ khăn cĩ thể xảy ra TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11
12. GIỚI THIỆU (10) BẢNG THỜI GIAN Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99 Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch Dự án MS Mô tả Số % Ngày hoàn Ngày hoàn c.việc giờ/ hoàn thành theo thành dự tuần thành kế hoạch báo P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99 Tổng số giờ 32 Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch MS công việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghị bởi Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án Tổng số giờ 8 TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 12
13. GIỚI THIỆU (11) Biểu mẫu xác định rủi ro Số hiệu dự án:___ Số hiệu rủi ro: ___ Ngày: ___ Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng Có khả năng (p > 50%) Gần Nghiêm trọng Ít có khả năng (p < 50%) Xa Đáng kể Không đáng kể Phát biểu rủi ro Ảnh hưởng tiềm ẩn Đề xuất giải quyết các rủi ro TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13
14. GIỚI THIỆU (12) TrTrễễtitiếếnn độđộ VVượượtt chichi phíphí ‰ Thời tiết xấu ‰ Vượt quá thời gian ‰ Thiết bị hư hỏng ‰ Sử dụng nhiều nhân lực hơn ‰ Thiếu vốn ‰ Sử dụng nhiều thiết bị hơn ‰ Khan hiếm nguyên vật liệu ‰ Chi phí nhân lực cao hơn ‰ Ước tính thời gian quá ngắn ‰ Chi phí nguyên vật liệu cao hơn ‰ Các cơng việc bị chểnh mảng ‰ Các cơng việc bị chểnh mảng ‰ Thiết bị hư hỏng ‰ Nhân viên bị bệnh ‰ Nhân viên nghỉ việc NguNguồồnn llựựcc thaythay đổđổii ‰ Chi phí nhân lực cao hơn ‰ Ước tính nguồn lực quá thấp TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14
15. GIỚI THIỆU (13) • So sánh tiến triển và mục tiêu – Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được – Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế – Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế •Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống •Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) •Các vấn đề thường gặp trong KS DA –Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đĩ – Quy trình kiểm sốt gặp sự phản đối hay khơng được đồng ý. – Thơng tin thường khơng chính xác hoặc khơng được báo cáo đầy đủ – Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thơng tin thiên lệch – Các nhà quản lý cĩ quan điểm khác nhau về vấn đề cịn tranh cãi –Các cơ chế báo cáo thơng tin và hạch tốn khơng đúng TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15
16. GIỚI THIỆU (14) • Anh/ chị được phân cơng nhiệm vụ xây dựng hệ thống kiểm sốt cho dự án. Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây: – Thơng số nào nên được dùng để đo lường kết quả? – Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án? –Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án? –Dữ liệu nên được phân tích như thế nào? –Các kết quả được báo cáo như thế nào? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16
17. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (1) •Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhĩm cơng việc. •Mỗi báo cáo gồm: –Mơ tả cơng việc –Tiến độ theo thời gian – Người chịu trách nhiệm – Ngân sách theo thời gian –Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu là gì? TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17
18. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (2) •Vídụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau: Chi phí theo kế Chi phí thực tế trong Sự khác biệt cuối hoạch trong tuần 2 tuần 2 là: 14.000$ tuần 2 là: 2.000$ là: 12.000$ Chi phí tích luỹ theo Chi phí tích luỹ thực Sự khác biệt tích luỹ kế hoạch đến cuối tế đến cuối tuần 2 là: đến cuối tuần 2 là: tuần 2 là: 25.000$ 29.000$ 4.000$ • Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù. •Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng cơng việc đã được hồn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hồn thành dự án. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18
19. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (1) Chi phí/ giá trị hoạch định Khoảng thời gian trước tiến độ Giá trị làm ra Khoản đóng góp thêm Chi phí/ giá lũy trị tích Chi phí tích lũy thực tế Ngày hiện tại Thời gian Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giá trị TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19
20. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (2) • Tình huống thảo luận Một dự án làm 1000 m đường cĩ tổng chi phí là 200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi phí phải làm là 200 USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m và thực chi là 80.000 USD. Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20
21. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (3) •Các đại lượng phân tích thành quả: – Dự chi - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giá trị cơng việc theo kế hoạch BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một cơng việc cụ thểởmột thời điểm cho trước. BCWS = (Dự chi cho tồn bộ cơng việc) x (% cơng việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét) – Thực chi - ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực tế của cơng việc đã làm. ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi để thực hiện một cơng việc cụ thể trong một thời đoạn. TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 21
22. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (4) • Giá trị làm ra - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tốn của cơng việc đã làm. BCWP = (Dự chi cho tồn bộ cơng việc) x (% cơng việc thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét) • Ước tính giá trị làm ra trong thực tế –Sử dụng phán xét chủ quan –Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra –Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối cơng bằng tỷ lệ % các cơng việc nhỏ liên quan đến chi phí. Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 22
23. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (5) •Các đại lượng phân tích về sai lệch – Sai lệch về tiến độ – SV: SV = BCWP – BCWS (SV 0 Ỉ Dự chi lớn hơn thực chi • AV = 0 Ỉ Dự chi đúng bằng thực chi • AV < 0 Ỉ Dự chi nhỏ hơn thực chi TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 23
24. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (6) – Sai lệch thời gian – TV TV = SD – BCSP –TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch – SD (Status Date): Ngày xem xét – BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giá trị tại đĩ BCWS = BCWP TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 24
25. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (7) Biểu đồ giá trị làm ra Thời gian Thời gian 140 Thời điểm hoàn thành hoàn thành dự kiến ban đầu 130 báo cáo hiệu chỉnh 120 Chi phí Ước tính chi phí 110 vượt quá hiệu chỉnh 100 90 80 70 ACWP BCWS 60 AV lại Ước tính chi phí còn CV 50 Chi phí tích lũy (%) SV 40 Thời gian 30 chậm trễ dự kiến 20 BCWP TV 10 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Số tháng TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 25
26. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (8) •Các chỉ số thực hiện – SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ) – CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí) CPI Tổng hợp chỉ số SPI và CPI 1,10 Dự án tiến triển 1,05 Dự án gặp vấn đề về tiến độ tốt về tiến độ và chi phí 1,00 0,95 Dự án gặp vấn 0,90 Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí đề về chi phí Tuần 4 0,85 (0.82,0.83) Tuần 2 (0.88, 0.82) 0,80 Tuần 3 Tuần 1 (0.79,0.79) (0.85, 0.78) 0,75 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10 SPI TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 26
27. KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (9) •Dự báo thực hiện chi phí tương lai FCTC FCAC 0nSD BCWS BCAC BCWP ACWP –FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hồn thành phần cịn lại của dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI –BCAC: Dự chi tại thời điểm hồn thành DA –FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hồn thành dự án) = ACWP + FCTC TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 27