Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 3: Môi trường tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 3: Môi trường tổ chức

1. Lý thuyết & Thiết kế tổ chức MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC
2. Khái niệm & Phạm vi Môi trường tổ chức: Là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại bên ngoài ranh giới tổ chức và có khả năng tác động đến một phần hoặc toàn bộ tổ chức. Phạm vi môi trường tổ chức: Là những lĩnh vực môi trường mà trong đó có sự hoạt động của tổ chức
3. Cấu trúc môi trường Môi trường tác nghiệp: Gồm các yếu tố tác động trực tiếp đến tổ chức và tiềm lực hoạt động của tổ chức = Ngành sản xuất (quy mô; đối thủ cạnh tranh; các ngành sản xuất liên quan ); các đầu vào (cung ứng NVL, lao động, vốn ); thị trường tiêu thụ (trong nước, quốc tế ) Môi trường tổng quát (chung): Không tác động trực tiếp, có gây ảnh hưởng gián tiếp = Chính trị; Pháp luật; Kinh tế; Văn hóa - Xã hội; Công nghệ; Tài chính Môi trường quốc tế: Trong những năm gần đây, yếu tố này tác động trực tiếp đến nhiều tổ chức.
4. Tác động của môi trường đến tổ chức Nhu cầu thông tin của tổ chức: Môi trường phức tạp; thay đổi => cần nhiều thông tin hơn và ngược lại Nhu cầu về nguồn lực: Đặc biệt là các nguồn lực khan hiếm & nguồn tài chính
5. Tính không chắc chắn Người quyết định không có đủ lượng thông tin về các yếu tố của môi trường và họ gặp nhiều khó khăn trong việc phán đoán những thay đổi từ bên ngoài. Tính không chắc chắn = Phức tạp + Biến động ◼ Phức tạp: Biến số này đi từ Đơn giản -> Phức tạp ◼ Biến động: Biến số này đi từ Ổn định -> Biến đổi
6. Các cấp độ không chắc chắn Không ổn định Đơn giản + Không ổn định = Phức tạp + Không ổn định = Tính không chức chắn trung Mức độ không chắc chắn cao bình -> cao Đơn giản + Ổn định = Mức độ Đơn giản + Không ổn định = Ổn định Ổn không chắc chắn thấp Mức độ không chắc chắn thấp -> trung bình Đơn giản Phức tạp
7. Làm gì? Cấu trúc hữu cơ, xây dựng nhóm, Cấu trúc hữu cơ, hình thành các nhóm Không ổn định khuyên khích sự tham gia, tăng làm việc phân quyền cường phân quyền Nhiều phòng ban tách biệt, mở rộng Ít phòng ban; nhiều giới hạn phận giới hạn phận sự sự Tăng cường phối hợp nhân viên Ít phối hợp nhân viên Mở rộng mô phỏng Nhanh chóng mô phỏng Mở rộng hoạch định và dự báo Định hướng hoạt động Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung hóa trung Ổn Ổn định Ít phòng ban Nhiều phòng ban, một vài giới hạn Không có người hợp nhất phận sự Ít mô phỏng Nhiều nhân viên hợp nhất Định hướng hoạt động hiện tại Có một vài mô phỏng Một vài hoạch định Đơn giản Phức tạp
8. Công cụ đối phó Nâng cao vị trí các phòng ban chức năng Củng cố các trung gian: Xây dựng các phòng ban trung gian làm “vùng đệm”. Hiện nay có xu hướng bỏ trung gian để kết nối trực tiếp với khách hàng & nhà cung ứng. Xác lập rõ ranh giới nhiệm vụ: Giao phó nhiệm vụ rõ ràng cho các bộ phận liên quan đến cập nhật thông tin bên ngoài & phản hồi thông tin
9. Công cụ đối phó Phân chia & Hợp nhất trong tổ chức Phân chia trong tổ chức: Lựa chọn giữa chuyên môn hóa cao hoặc thấp tùy thuộc vào trạng thái môi trường. Môi trường càng phức tạp & thay đổi nhanh => CMH tăng. Sự liên kết giữa các phòng ban: CMH càng cao => Cần phải có sự hợp nhất hiệu quả => Cần có nhiều người làm công việc hợp nhất này (các hội đồng, cơ cấu điều phối, liên lạc )
10. Công cụ đối phó Cơ giới Hữu cơ 1. Công việc được phân chia, 1. Các nhân viên cùng nhau đóng chuyên môn hóa thành các phần góp vào công việc chung của phòng việc riêng biệt ban 2. Công việc được bố trí cố định, 2. Công việc linh hoạt, không xác được tiêu chuẩn hóa cao, thực hiện định trước, thực hiện thông qua các theo từng cá nhân nhóm, đội lao động 3. Quyền hành theo cấp bậc cứng 3. Có ít quyền hành theo cấp bậc, ít nhắc và có nhiều luật lệ kiểm soát và ít luật lệ 4. Kiến thức và kiểm soát công việc 4. Kiến thức và kiếm soát công việc tập trung vào cấp cao trong tổ chức bất kỳ chỗ nào trong tổ chức 5. Giao tiếp theo chiều dọc 5. Giao tiếp theo chiều ngang
11. Công cụ đối phó Mô phỏng thể chế tổ chức: Lựa chọn cách làm của các tổ chức khác tương tự để giảm rủi ro Hoạch định và dự báo: Để giảm rủi ro, cần gia tăng hoạch định và dự báo nhằm lường trước các bất ổn, chuẩn bị trước các nguồn lực đối phó
12. Môi trường & Nguồn lực Các tổ chức phải phụ thuộc vào các nguồn lực quan trọng từ môi trường nhưng cần phấn đấu để giảm thiểu sự phụ thuộc đó. Vậy, làm gì để giảm phụ thuộc ?!!
13. Hành động Đẩy mạnh hợp tác giữa các tổ chức Tăng cường quyền lực chi phối với đối tác Kiểm soát nguồn lực từ môi trường
14. Kiểm soát nguồn lực Hình thành các liên kết: Liên minh chính thức; mở rộng thành phần ban giám đốc; tuyển mộ giám đốc mới có quan hệ rộng; quảng cáo Kiểm soát phạm vi môi trường: Thay đổi phạm vi; tác động vào hệ thống chính trị và luật pháp; hình thành hiệp hội nghề nghiệp; hoạt động “đen”
15. Môi trường & Hình thức tổ chức Hình thức tổ chức = mục tiêu + cấu trúc + sản phẩm + công nghệ + nhân lực Hình thức tổ chức phải thích ứng với môi trường => xác định vị trí của nó trong môi trường (phạm vi nguồn lực; nhu cầu )
16. Quy luật phát triển Thuyết “Chọn lọc tự nhiên” Tiến trình biến đổi: Hình thành -> Chọn lọc -> Duy trì & Phát triển Chiến lược để tồn tại !
17. Môi trường Tổ chức The End