106 Thủ thuật với Microsoft Office

Nội dung text: 106 Thủ thuật với Microsoft Office

1. 106 thủ thuâṭ vớ i Microsoft Office Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiêṇ và bổ sung thêm nhiêù tính năng mớ i tiêṇ duṇ g hơn cho bô ̣ phần mêm̀ Microsoft Office. Nhưng phần lớ n “sứ c maṇ h tiêm̀ ẩn” củ a MS Office - những lưạ choṇ ẩn, những tính năng chưa hề đươc̣ biết đến hay những shortcuts - đêù gần như không đươc̣ biết đến hay không đươc̣ sử duṇ g. Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn đươc̣ giới thiêụ đến baṇ những thủ thuâṭ đơn giản và hiêụ quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuâṭ này sẽ giúp baṇ sử duṇ g hiêụ quả hơn bô ̣ phâǹ mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoăc̣ tuỳ biến theo phong cách riêng của miǹ h.
2. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý baṇ là hâù hết những thủ thuâṭ sau đây sẽ vâṇ hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003. Thủ thuâṭ chung Phó ng to hay thu nhỏ Nếu baṇ đang sở hữu môṭ mouse (con chuôṭ máy tính) có thanh cuôṇ ở giữa (scroll button) thi ̀ baṇ hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của miǹ h trong cử a sổ MS Office cưc̣ ki ̀ nhanh chóng băǹ g cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuôṇ – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ laị. Điṇ h daṇ g nhanh chó ng
3. Môṭ trong những “viên ngoc̣ ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hiǹ h dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cu ̣ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có baṇ có thể vào Tool | Commands, tim̀ đến muc̣ Format và kéo biểu tươṇ g của công cu ̣thả vào thanh công cu ̣chuẩn. Khi baṇ nhắp chuôṭ vào biểu tươṇ g chiếc chổi sơn, công cu ̣ sẽ copy laị điṇ h daṇ g văn bản taị nơi con trỏ chuôṭ xuất hiêṇ . Nếu baṇ lưạ choṇ cả môṭ đoaṇ (paragraph) hay môṭ ô (cell) rồi mới nhắp chuôṭ vào biểu tươṇ g công cu ̣ thi ̀ điṇ h daṇ g của đoaṇ hay ô đó sẽ đươc̣ sao chép laị. Sau đó baṇ chỉ câǹ kéo chuôṭ lưạ choṇ đoaṇ văn bản baṇ muốn “dán” điṇ h daṇ g giống như đoaṇ
4. nguồn là xong. Băǹ g cách nhắp đúp chuôṭ lên biểu tươṇ g của Format Painter, baṇ có thể áp duṇ g điṇ h daṇ g đa ̃ đươc̣ sao chép liên tuc̣ cho đến khi baṇ ấn phím Esc. Thêm nhiề u lưạ choṇ hơn Nếu baṇ giữ nguyên phím Shift sau đó choṇ File trong ứ ng duṇ g Word hoăc̣ trong cử a sổ soaṇ e-mail mới của Outlook, baṇ sẽ thấy sư ̣ thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook baṇ sẽ thấy có thêm lưạ choṇ Save All và Close All còn trong Excel baṇ sẽ chỉ thấy có Close All. Xuố ng dò ng không taọ chỉ muc̣ Trong môṭ đoaṇ có chỉ muc̣ nếu baṇ muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó
5. có chỉ muc̣ thi ̀ baṇ chỉ câǹ ấn tổ hơp̣ phím Shift-Enter. Lâǹ tới baṇ ấn Enter để xuống dòng và tiếp tuc̣ theo danh sách chỉ muc̣ . Riêng trong Excel để xuống dòng trong môṭ ô baṇ haỹ ấn Alt-Enter. Cá c Smart Tags Smart Tags - bắt đâù xuất hiêṇ trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tươṇ g ứ ng duṇ g công nghệ XML nên có thể xuất hiêṇ ngay lâp̣ tứ c ở trên hoăc̣ ở dưới các dữ liêụ phù hơp̣ với tính năng của Smart Tags. Để kích hoaṭ các Smart Tags baṇ haỹ vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang muc̣ Smart Tags và lưạ choṇ những loaị tags mà baṇ muốn kích hoaṭ.
6. Lấy ví du ̣về Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau khi baṇ dán (paste) dữ liêụ trong bất ki ̀ ứ ng duṇ g Office nào baṇ có thể choṇ Smart Tag (xuất hiêṇ ngay bên caṇ h đoaṇ dữ liêụ vừa dán có hiǹ h giống như môṭ clipboard) với những lưạ choṇ điṇ h daṇ g phong phú - Match Destination Formatting (chuyển điṇ h daṇ g dữ liêụ vừa dán giống với điṇ h daṇ g của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên điṇ h daṇ g của đoaṇ dữ liêụ vừa dán). Truy câp̣ nhanh đến các văn bản thường sử duṇ g Cách nhanh nhất và thông duṇ g nhất để truy câp̣ đến các têp̣ tin văn bản thường sử duṇ g trong Microsoft Word hiêṇ nay là vào File rồi tim̀ đến văn bản câǹ mở ra. Điểm bất lơị của cách này là số lươṇ g têp̣
7. tin lưu trong danh sách này tương đối haṇ chế, cho dù người sử duṇ g đa ̃ vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên môṭ con số lớn hơn. Nhưng MS Word laị có môṭ tính năng ẩn khác cưc̣ ki ̀ hữu duṇ g trong viêc̣ nhanh chóng tim̀ đến các văn bản thường sử duṇ g. Baṇ haỹ sử duṇ g cách sau đây. Baṇ vào View | Toolbars | Customize hoăc̣ baṇ có thể nhắp chuôṭ phải vào bất kì đâu trên các thanh công cu ̣ toolbars rồi choṇ Customize. Khi cử a sổ Customize mở ra baṇ chuyển sang tab Commands. Trong cử a sổ Customize | Commands,
8. bên muc̣ Categories baṇ kéo xuống và choṇ Built-in Menus và trong danh sách hiêṇ ra bên tay phải (commands) choṇ Work. Nhắp và giữ nguyên chuôṭ trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuâṇ tiêṇ với baṇ . Vâỵ là baṇ đa ̃ taọ ra đươc̣ thanh công cu ̣ riêng cho miǹ h với tên là Work. Để đổi tên menu này baṇ haỹ mở cử a sổ Customize ra rồi nhắp chuôṭ phải vào tên của menu Work, trong ô Name baṇ gõ tên vào đó. Bây giờ baṇ có thể sử duṇ g menu mới này để lưu tên và đường dâñ đến những têp̣ tin văn bản baṇ thường sử duṇ g băǹ g cách sau đây. Baṇ mở những văn bản thường sử
9. duṇ g sau đó choṇ Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đa ̃ có trong đó săñ sàng cho baṇ truy câp̣ đến bất cứ lúc nào. Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work baṇ haỹ ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay caṇ h phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, baṇ haỹ click vào menu Work rồi tim̀ đến tên văn bản câǹ bỏ đi và nhắp chuôṭ trái môṭ lâǹ vào đó. Mở văn bản đươc̣ sử duṇ g lần cuố i cùng Để yêu câù MS Word mỗi lâǹ khởi đôṇ g đều mở têp̣ tin văn bản mà baṇ sử
10. duṇ g lâǹ cuối cùng trước khi tắt Word baṇ haỹ thử dùng cách sau đây. Baṇ haỹ tim̀ đến têp̣ tin Winword.exe – thông thường têp̣ tin này có đường dâñ như sau C:\Program Files\Microsoft Office và năm̀ trong thư muc̣ Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tim̀ đươc̣ baṇ haỹ nhắp chuôṭ phải vào têp̣ tin choṇ Send to | Desktop (create shortcut). Hoăc̣ baṇ có thể nhắp chuôṭ phải lên desktop choṇ New | Shortcut rồi tim̀ đến têp̣ tin Winword.exe theo đường dâñ như trên. Sau đó baṇ ra desktop và nhắp chuôṭ phải vào shortcut vừa taọ ra và choṇ Properties. Trong cử a sổ Properties baṇ chuyển đến muc̣ Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dâñ trong
11. trường này, click OK. Sử duṇ g lêṇ h Paste Special Khi baṇ copy văn bản trên web hoăc̣ từ các têp̣ tin Word khác và dán trưc̣ tiếp vào Word thi ̀ ứ ng duṇ g sẽ vâñ giữ nguyên điṇ h daṇ g gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu gây phiền phứ c rất nhiều trong viêc̣ chỉnh sử a laị những văn bản đó. Để tránh những điều này baṇ haỹ sử duṇ g lêṇ h Paste Special. Cách sử duṇ g như sau: Sau khi đa ̃ copy văn bản từ nguồn, baṇ chuyển vào Word và choṇ Edit | Paste Special. Trong cử a sổ Paste Special baṇ haỹ choṇ Unformatted Text hoăc̣ Unformatted Unicode Text. Sắp xếp laị các đoaṇ nhanh chó ng Baṇ đang muốn sắp xếp laị vi ̣ trí các
12. đoaṇ trong văn bản của miǹ h? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste baṇ haỹ sử duṇ g cách sau đây. Lưạ choṇ đoaṇ văn bản mà baṇ muốn thay đổi vi ̣ trí lên hoăc̣ xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoăc̣ xuống để điều chỉnh laị vi ̣ trí của đoaṇ văn bản. Xoá thông tin cá nhân Các têp̣ tin văn bản của MS Word có chứ a những thông tin ẩn có thể tiết lô ̣ thông tin về baṇ . Microsoft cũng đa ̃ cho ra công cu ̣ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của miǹ h. Tuy nhiên công cu ̣này hơi khó sử duṇ g. Vâỵ để xoá bỏ những thông tin ẩn này baṇ haỹ làm theo cách sau đây. Trước khi phổ biến têp̣ tin văn bản,
13. baṇ haỹ dùng ứ ng duṇ g WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu laị văn bản đó dưới daṇ g Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng baṇ chỉ viêc̣ đổi phâǹ mở rôṇ g của têp̣ tin văn bản trở laị daṇ g Word. Lấy ví du ̣ baṇ lưu têp̣ tin đó thành “test.rtf”, để đổi laị sang daṇ g Word baṇ dùng lêṇ h rename chuyển laị thành “test.doc”. Vẽ môṭ đường thẳng Baṇ hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ môṭ đường thẳng ngang văn bản của miǹ h môṭ cách rất đơn giản như sau: - Baṇ gõ liên tiếp 3 dấu gac̣ h ngang (-) rồi ấn Enter baṇ sẽ có môṭ đường kẻ đơn. - Baṇ gõ liên tiếp 3 dấu gac̣ h dưới (_) rồi ấn Enter baṇ sẽ có môṭ đường kẻ đâṃ - Baṇ gõ liên tiếp 3 dấu băǹ g (=) rồi ấn Enter baṇ sẽ có môṭ đường kẻ đôi.
14. Máy tính có sẵn trong Word Baṇ có biết là baṇ hoàn toàn có thể bổ sung thêm môṭ máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp baṇ thêm phâǹ thuâṇ lơị trong công viêc̣ hơn rất nhiều. Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoăc̣ baṇ có thể nhắp chuôṭ phải lên bất ki ̀ thanh công cu ̣ (toolbar) nào rồi choṇ Customize. Trong cử a sổ Customize - baṇ đa ̃ có cơ hôị làm quen với cử a sổ này trong phâǹ trước của bài viết - baṇ haỹ choṇ Tools ở bên khung Categories bên tay trái và choṇ biểu tươṇ g Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Baṇ nhắp và giữ chuôṭ trái lên biểu tươṇ g của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất ki ̀ thanh công cu ̣ nào mà baṇ thích.
15. Bây giờ baṇ có dễ dàng thưc̣ hiêṇ các phép tính trong Word băǹ g cách gõ vào phép tính của rồi lưạ choṇ toàn bô ̣ phép tính, nhắp chuôṭ vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào. Thuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes Baṇ đa ̃ bao giờ bi ̣các dòng gac̣ h chân loăǹ g ngoăǹ g màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Baṇ chưa biết là nó từ đâu xuất hiêṇ ? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiêụ quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Viêṭ thi ̀ thâṭ là môṭ điều vô cùng phiền phứ c. Để loaị bỏ phiền phứ c này baṇ haỹ vào Tools | Options rồi chuyển sang muc̣ Spelling & Gammar. Trong muc̣ này baṇ bỏ dấu kiểm trước
16. Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong. Smart Tags có thể nói là môṭ trong những tính năng mới tương đối hiêụ quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử duṇ g cũng thấy khó chiụ về các tag ngày, số điêṇ thoaị, copy-paste liên tuc̣ hiêṇ ra. Nếu baṇ không ưa Smart Tags haỹ vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang muc̣ Smart Tags trong cử a sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loaị Smart Tag baṇ không muốn hiêṇ ra. Còn môṭ tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loăǹ g ngoăǹ g gây khó chiụ rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thưc̣ sư ̣ có hiêụ quả khi baṇ để người khác sử a văn bản
17. của baṇ . Những thay đổi đó sẽ đươc̣ Track changes ghi nhâṇ và liêṭ kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi baṇ haỹ vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong. Status Bar có gi ̀ cho baṇ ? Baṇ đa ̃ bao giờ để ý đến thanh traṇ g thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vi ̣ đó. Nhưng nếu Word của baṇ chưa hề có Status bar thi ̀ baṇ haỹ vào Tools | Options chuyển sang muc̣ View. Trong muc̣ này baṇ để ý đến phâǹ Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong. Thanh traṇ g thái đúng như tên goị của nó cho baṇ thấy thông tin về văn bản của baṇ , thứ tư ̣ trang hiêṇ thời của baṇ , phâǹ , dòng, toa ̣ đô ̣ con trỏ chuôṭ . Nhắp đúp
18. chuôṭ lên Số thứ tư ̣ của trang baṇ sẽ goị đươc̣ menu Go to. Bên caṇ h đó, trên thanh traṇ g thấy baṇ còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuôṭ lên bất cứ muc̣ nào baṇ sẽ bâṭ tính năng đó lên. Nhắp đúp chuôṭ lên REC baṇ sẽ bâṭ tính năng ghi macro – hay còn goị là thao tác tư ̣ đôṇ g, TRK sẽ giúp baṇ theo dõi ghi nhâṇ moị thay đổi mà baṇ đa ̃ sử a lên văn bản gốc, EXT cho phép baṇ có thể lưạ choṇ văn bản mà chỉ câǹ dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bâṭ tính năng ghi đè – tứ c là mỗi kí tư ̣ baṇ gõ vào sẽ thay thế cho kí tư ̣ liền kề nó thay vi ̀ xuất hiêṇ ngay bên caṇ h. Tuỳ biến AutoText Chắc hẳn là baṇ đa ̃ để ý thấy nhiều khi
19. Word tư ̣ đôṇ g thay thế và gơị ý giúp baṇ những cuṃ từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards” Đây chính là tính năng AutoText của Word. Baṇ hoàn toàn có thể tư ̣ miǹ h tuỳ biến danh sách các từ MS Word tư ̣ đôṇ g thay thế giúp baṇ . Baṇ haỹ vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang muc̣ AutoText. Trong cử a sổ AutoText baṇ haỹ gõ cuṃ từ mà baṇ muốn Word tư ̣ đôṇ g giúp baṇ chèn vào muc̣ Enter autotext entries here rồi nhắp chuôṭ vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào baṇ haỹ choṇ nó rồi nhắp chuôṭ vào Delete. Track changes - So sá nh cá c văn bả n Baṇ có 2 văn bản giống hêṭ nhau và baṇ muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vi ̀ phải ngồi
20. so sánh từng dòng môṭ , thủ thuâṭ sau đây có thể sẽ giúp baṇ thưc̣ hiêṇ công viêc̣ này môṭ cách nhanh chóng. Nếu baṇ đa ̃ biết sử duṇ g tính năng Track changes trong Word thi ̀ thâṭ là tiêṇ duṇ g. Tính năng này sẽ giúp baṇ theo dõi và ghi laị rõ ràng moị sư ̣ thay đổi trong văn bản của baṇ . Để bâṭ tính năng Track changes baṇ haỹ vào Tool | Track Changes hoăc̣ sử duṇ g phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu baṇ đa ̃ không bâṭ Track changes từ trước thi ̀ làm thế nào để có thể tim̀ ra moị thay đổi khác biêṭ trong 2 văn bản đây. Vâñ có cách, vâñ là Trach changes giúp baṇ giải quyết moị viêc̣ . Trong Word 2000, baṇ haỹ vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hôp̣ thoaị bâṭ ra baṇ haỹ lưạ choṇ văn bản
21. baṇ câǹ đem ra so sánh với văn bản hiêṇ thời của baṇ . Word sẽ giúp baṇ bổ sung những gi ̀ đa ̃ đươc̣ thay đổi vào trong văn bản của baṇ . Trong Word XP và 2003 thi ̀ có khác hơn môṭ chút, baṇ vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hôp̣ thoaị bâṭ ra baṇ haỹ đánh dấu vào Legal blackline (ngay caṇ h trường File name) để kích hoaṭ tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp baṇ hơp̣ nhất 2 văn bản. Quá triǹ h còn laị là giống với Word 2000. Split– So sá nh nhiều phầ n củ a văn bả n Văn bản của baṇ dài hàng chuc̣ hàng trăm trang mà baṇ laị muốn so sánh nhiều phâǹ của trong văn bản đó với nhau -
22. chẳng haṇ phâǹ mở đâù với phâǹ kết luâṇ ? Split sẽ giúp baṇ giải quyết khó khăn này. Baṇ vào Windows | Split. Ngay lâp̣ tứ c con trỏ sẽ biến thành môṭ đường kẻ ngang cho phép baṇ chỉ điṇ h khoảng cách chia đôi màn hiǹ h trong Word. Haỹ đăṭ sao cho thâṭ dễ nhiǹ rồi nhắp chuôṭ trái 1 lâǹ . Word đa ̃ bi ̣ chia làm 2 cử a sổ riêng biêṭ và baṇ có thể duyêṭ văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này baṇ laị vào Windows và choṇ Remove Split. Bả o vê ṿ ăn bả n củ a baṇ Có nhiều cách để bảo vê ̣ văn bản của baṇ – ngăn chăṇ người khác mở văn bản của baṇ hoăc̣ ngăn chăṇ người khác sử a đổi văn bản của baṇ . Có những cách sau đây để bảo vê ̣ văn bản của baṇ . Baṇ vào Tools | Options rồi chuyển
23. sang muc̣ Security - Baṇ nhâp̣ mâṭ khẩu vào muc̣ Password to open để đăṭ mâṭ khẩu ngăn chăṇ người khác mở văn bản của baṇ . Nhâp̣ mâṭ khẩu vào muc̣ Password to modify để ngăn chăṇ người khác sử a đổi văn bản của baṇ . Baṇ vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mâṭ văn bản. Trong cử a sổ Protect Document baṇ sẽ thấy 3 lưạ choṇ Track changes (chống moị thay đổi với Track changes, người khác vâñ có thể đoc̣ và sử a văn bản của baṇ nhưng moị thay đổi đó sẽ đươc̣ ghi laị và menu Tools | Track Changes sẽ bi ̣ vô hiêụ hoá), Comment (chỉ cho phép người khác đươc̣ đoc̣ văn bản của baṇ và bổ sung thêm những nhâṇ xét goị ý – comment – vào chứ không đươc̣ thay đổi văn bản) và Form (ngăn chăṇ moị thay đổi trong văn bản chỉ
24. cho phép thay đổi trong những phâǹ văn bản không đươc̣ bảo vê ̣ hoăc̣ trong các form hoăc̣ trường) Đăṭ đường dẫ n măc̣ điṇ h để lưu và mở văn bả n Thông thường Word luôn choṇ thư muc̣ My Documents là thư muc̣ măc̣ điṇ h để lưu và mở các văn bản của người sử duṇ g. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử duṇ g có thể thay đổi măc̣ điṇ h. Baṇ vào Tools | Options rồi chuyển sang muc̣ File locations. Trong cử a sổ này baṇ nhắp chuôṭ vào muc̣ câǹ thay đổi. Ví du ̣ ở đây là thay đổi đường dâñ mở và lưu văn bản măc̣ điṇ h thi ̀ baṇ nhắp chuôṭ vào muc̣ Documents sau đó nhắp chuôṭ vào Modify và chỏ đến thư muc̣ riêng của baṇ . Nhắp ok là xong. Đăṭ font chữ măc̣ điṇ h
25. Baṇ quen sử duṇ g môṭ loaị font chữ nhất điṇ h và muốn lâǹ nào mở Word ra thì đa ̃ săñ sàng font chữ đó cho baṇ rồi. Rất đơn giản, baṇ haỹ thử thủ thuâṭ sau đây. Baṇ mở bất ki ̀ môṭ văn bản nào cũng đươc̣ , vào Format | Font. Trong cử a sổ Font hiêṇ ra baṇ haỹ choṇ lưạ đúng kiểu font chữ baṇ quen dùng rồi nhắp chuôṭ vào Default ở góc cuối bên tay trái của cử a sổ font, Word hỏi baṇ có muốn đăṭ font chữ măc̣ điṇ h không, choṇ Yes là xong. Tính toán trên bảng Word không phải là môṭ ứ ng duṇ g bảng tính chuyên nghiêp̣ như Excel nhưng Word vâñ có khả năng thưc̣ hiêṇ đươc̣ những tính toán cơ bản trên bảng. Để tính toán trên bảng trong Word baṇ haỹ vào Table | Formula rồi lưạ choṇ môṭ hàm tính toán. Tuy nhiên, số lươṇ g các
26. hàm tính toán trong Word là rất haṇ chế, nhiều khi có thể sẽ làm baṇ thất voṇ g. Ví du ̣để tính toán trên hàng 1 2 3 4 =SUM(LEF) Trong đó =SUM(LEF) không phải baṇ nhâp̣ vào mà Word sẽ đưa ra gơị ý cho baṇ khi baṇ vào Table | Formula (hiǹ h minh hoa)̣ . Ví du ̣để tính toán trên côṭ 1 2 3 4 =SUM(ABOVE) Baṇ cũng có thể nhâp̣ các công thứ c tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví
27. du ̣ =A1*B2. Măc̣ dù tên của hàng và côṭ trong Word không hiêṇ ra nhưng baṇ yên tâm điṇ h daṇ g vâñ giống hêṭ như trong Excel. Để câp̣ nhâṭ kết quả tính toán khi có thay đổi baṇ haỹ lưạ choṇ ô chứ a kết quả rồi ấn phím F9. Hoăc̣ để câp̣ nhâṭ kết quả tính toán trong phaṃ vi toàn bảng, baṇ haỹ lưạ choṇ cả bảng rồi ấn phím F9. Taọ bảng nhanh chó ng Khả năng tư ̣ đôṇ g điṇ h daṇ g của Word giúp baṇ nhiều khi không phải đôṇ g đến chuôṭ hay menu mà chỉ câǹ bàn phím là đủ. Taọ bảng nhanh chóng cũng là môṭ thủ thuâṭ như vâỵ . Để có thể taọ bảng nhanh chóng baṇ
28. chỉ câǹ kí tư ̣ dấu côṇ g (+) và kí tư ̣ dấu gac̣ h ngang (-). Baṇ chỉ câǹ nhâp̣ các kí tự này theo kiểu điṇ h daṇ g sau rồi ấn Enter, Word sẽ tư ̣ đôṇ g taọ bảng ngay cho baṇ . + + + + Khoảng cách giữa hai dấu côṇ g (+) sẽ quyết điṇ h đến đô ̣ rôṇ g của côṭ đươc̣ taọ ra. Tắt tính năng tư ̣ đôṇ g điṇ h daṇ g chỉ số trên-chỉ số dướ i Nhiều khi baṇ găp̣ rắc rối với tính năng tư ̣ đôṇ g điṇ h daṇ g chỉ số trên (superscript) hoăc̣ chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là baṇ thường xuyên sử duṇ g tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd, ”. Baṇ không thích tính năng này thi ̀ haỹ tắt nó đi băǹ g cách
29. vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang muc̣ AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước muc̣ Ordinals (1st) là ok. Taọ mâũ văn bản có ảnh xem trướ c Template - mâũ văn bản - là môṭ chứ c năng vô cùng hữu ích trong Word. Chứ c năng này cho phép baṇ taọ các văn bản điṇ h daṇ g theo môṭ kiểu mâũ nhất điṇ h và có thể sử duṇ g laị nhiều lâǹ . Lấy ví du ̣ baṇ taọ ra môṭ kiểu giấy mời của riêng baṇ rồi lưu laị thành mâũ văn bản trong Word. Lâǹ sử duṇ g sau baṇ chỉ câǹ mở template đó ra rồi điền các thông tin câǹ thiết là đươc̣ . Để taọ ra mâũ văn bản của riêng miǹ h,
30. trước tiên baṇ haỹ taọ môṭ văn bản thông thường điṇ h daṇ g theo đúng mâũ văn bản câǹ thiết của baṇ . Khi lưu văn bản băǹ g File | Save, baṇ haỹ choṇ Document Template (*.dot) trong muc̣ Save as type của cử a sổ lưu văn bản. Để mâũ văn bản của baṇ có hiǹ h ảnh xem trước thi ̀ trước khi lưu thành điṇ h daṇ g template baṇ haỹ vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture. Để sử duṇ g template baṇ vừa taọ ra, haỹ vào File | New chờ khi bảng nhiêṃ vụ (Task pane) hiêṇ ra bên tay phải baṇ choṇ General Templates trong muc̣ New from template và nhớ đánh dấu vào muc̣ Document và lưạ choṇ template của baṇ đa ̃ taọ ra – hiǹ h ảnh xem trước của mâũ văn bản sẽ hiêṇ ra trong khung Preview. Giấu tên văn bản trong Recently
31. Used Files Thông thường Word lưu laị tên và đường dâñ các văn bản đươc̣ sử duṇ g gâǹ đây taị danh sách Recently used file. Để truy câp̣ đến danh sách này baṇ chỉ câǹ vào menu File sẽ thấy danh sách các têp̣ tin văn bản đươc̣ liêṭ kê theo thứ tự 1,2,3,4 Măc̣ điṇ h số têp̣ tin văn bản đươc̣ lưu taị danh sách này là 4. Baṇ có thể chỉnh con số này lên hoăc̣ giấu không cho hiêṇ tên những văn bản này băǹ g cách sau đây. Baṇ vào Tools | Options và chuyển sang muc̣ General. Trong muc̣ này baṇ để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files baṇ chỉ câǹ thay đổi con số trong ô
32. ngay bên caṇ h. Còn để không cho hiêṇ danh sách này baṇ haỹ bỏ đánh dấu choṇ muc̣ này, nhắp OK. Phím tắt thông duṇ g trong Excel Phím tắt trong các ứ ng duṇ g MS Office là môṭ trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử duṇ g thao tác nhanh hơn. Xin liêṭ kê ra đây môṭ số phím tắt thông duṇ g nhất trong Excel. Sử a nôị dung thông tin trong F2 ô Ctrl- Mở hôp̣ thoaị điṇ h daṇ g ô ( 1 Format | Cell ) Ctrl- Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 Page Upsang Sheet 2) Ctrl- Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Page Sheet 2) Down
33. Ctrl- Sao chép dữ liêụ từ ô ngay Shift-" phía trên ô hiêṇ thời Ctrl- Sao chép công thứ c từ ô ' ngay phía trên ô hiêṇ thời ̉ Ctrl- Chuyên điṇ h daṇ g ô hiêṇ thời sang điṇ h daṇ g tiền tê ̣với 2 $ con số sau dấu phẩy Alt- Xuống dong trong môṭ ô Enter ̀ Kiểm soát hướ ng di chuyển củ a con trỏ khi ấn Enter Theo măc̣ điṇ h, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi baṇ gõ phím Enter. Nhưng nếu baṇ không thích baṇ hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của baṇ mỗi khi
34. baṇ gõ phím Enter. Haỹ thử thủ thuâṭ sau đây. Baṇ vào Tools | Options rồi chuyển sang muc̣ Edit. Trong muc̣ này, baṇ chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, haỹ đánh dấu lưạ choṇ lưạ choṇ trước dòng này và ở danh sách liêṭ kê bên caṇ h baṇ haỹ choṇ hướng di chuyển cho con trỏ chuôṭ . Sao ché p dữ liêụ và công thứ c nhanh chó ng Thông thường khi câǹ sao chép dữ liêụ hay công thứ c sang môṭ loaị các ô không liền kề nhau, baṇ thường phải mất công copy và paste sang từng ô môṭ . Nhưng nếu đa ̃ biết thủ thuâṭ sau đây baṇ hoàn toàn có thể thưc̣ hiêṇ công viêc̣ này môṭ cách rất
35. nhanh chóng và hiêụ quả hơn. Trước tiên baṇ haỹ sao chép dữ liêụ từ ô nguồn – ô chứ a thông tin câǹ đươc̣ sao chép ra, haỹ dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó baṇ vâñ giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuôṭ trái vào từng ô mà baṇ muốn sao chép dữ liêụ sang. Lưạ choṇ xong baṇ haỹ ấn ổ hơp̣ phím Ctrl-V là dữ liêụ sẽ tư ̣ đôṇ g dán vào những nơi câǹ thiết cho baṇ . Ứ ng duṇ g thủ thuâṭ này để copy-paste dữ liêụ cho môṭ loaṭ ô liền kề nhưng không ở gâǹ ỗ dữ liêụ nguồn. Trước tiên baṇ haỹ dùng Ctrl-C để sao chép dữ liêụ từ ô nguồn, sau đó vâñ giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuôṭ trái lưạ choṇ môṭ loaṭ ô mà baṇ muốn sao chép dữ liêụ sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong. Microsoft Excel
36. Môṭ trang - Môṭ biểu đồ Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liêụ có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi baṇ laị muốn in biểu đồ đó ra môṭ trang riêng biêṭ hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liêụ . Rất đơn giản, baṇ haỹ lưạ choṇ biểu đồ đó rồi vào File | Print, biểu đồ sẽ đươc̣ in ra môṭ trang riêng. Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng Môṭ tính năng tiêṇ lơị khác khi baṇ in biểu đồ trong Excel chính là lêṇ h xem trước (Preview). Cho dù baṇ có máy in màu baṇ cũng vâñ có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng băǹ g cách vào File | Print sau đó choṇ nút Preview. Trong cử a sổ Preview baṇ haỹ choṇ nút Setup và choṇ sang muc̣ Chart, đánh dấu lưạ choṇ vào trước Black and white. Bây giờ trong
37. phâǹ xem trước Preview biểu đồ của baṇ đa ̃ đươc̣ hiển thi ̣ băǹ g 2 màu đen-trắng giúp cho baṇ có thể điều chỉnh đô ̣ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay côṭ của biều đồ dễ dàng hơn. Tên têp̣ tin đươc̣ in ra ở Footers Bắt đâù từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đa ̃ bổ sung thêm khả năng chèn đường dâñ của têp̣ tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dâñ này cũng tư ̣ đôṇ g câp̣ nhâṭ khi baṇ di chuyển têp̣ tin. Để chèn đường dâñ têp̣ tin bảng tính vào Header hay Footer baṇ haỹ theo cách sau đây:
38. Vào View | Header and Footer hoăc̣ File | Page Setup | Header/Footer, choṇ Custom Header hoăc̣ Custom Footer. Trong cử a sổ Custom Header hoăc̣ Custom Footer baṇ lưạ choṇ vi ̣ trí muốn đăṭ tên đươc̣ dâñ của têp̣ tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Baṇ haỹ đăṭ con trỏ vào vi ̣ trí đó rồi nhắp chuôṭ vào biểu tươṇ g hiǹ h thư muc̣ trong thanh công cu ̣ ở ngay phía trên. Khi đó ở vi ̣trí baṇ choṇ sẽ xuất hiêṇ đoaṇ ma ̃ &[Path]&[File]. Như vâỵ đa ̃ thành công. Xác nhâṇ thông tin Nếu phải đối măṭ với môṭ bảng tính có nhiều loaị dữ liêụ khác nhau sẽ rất dễ nhâm̀ lâñ khi xử lý nhâp̣ liêụ . Để tránh tiǹ h traṇ g nhâm̀ lâñ baṇ có thể sử duṇ g tính
39. năng Xác nhâṇ thông tin trong Excel. Ví du ̣ baṇ có côṭ mứ c thuế và chắc chắn mứ c thuế đó không vươṭ 100% thi ̀ baṇ có thể quy điṇ h Excel chỉ nhâṇ các giá tri ̣nhỏ hơn 100. Như vâỵ nếu có lỡ tay thi ̀ cũng không sơ ̣ nhâm̀ lâñ , Excel sẽ nhắc baṇ phải nhớ là không đươc̣ vươṭ quá 100. Hoăc̣ baṇ có thể đăṭ giá tri ̣năm̀ trong khoảng nào đó . Baṇ có thể đăṭ Data Validation cho môṭ ô, môṭ loaṭ ô, môṭ hàng môṭ côṭ Để sử duṇ g tính năng này trong Excel trước tiên baṇ haỹ lưạ choṇ ô – hàng - côṭ muốn ứ ng duṇ g xác nhâṇ thông tin sau đó vào Data | Validation. Baṇ đưa ra quy điṇ h nhâp̣ liêụ của miǹ h rồi nhắp OK. Nếu baṇ có gử i bảng tính cho người khác sử duṇ g baṇ nên đăṭ thêm chú thích cho các ô – hàng - côṭ có ứ ng duṇ g Data
40. Validation để ho ̣ có thể nhâp̣ đúng thông tin băǹ g cách sau đây. Trong cử a sổ Data | Validation baṇ chuyển sang muc̣ Input Message đăṭ tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vâỵ mỗi khi con trỏ chuôṭ đươc̣ chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thi ̀ sẽ hiêṇ ra hướng dâñ cu ̣thể cho người sử duṇ g. Tương tư ̣ như thế baṇ hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhâp̣ sai dữ liêụ băǹ g cách chuyển sang muc̣ Error Alert nhâp̣ tên và nôị dung cảnh báo vào đó. Tuỳ biến danh sách Nếu baṇ thường xuyên phải nhâp̣ cùng môṭ loaị dữ liêụ giống nhau trên các bảng
41. tính khác nhau – ví du ̣ danh sách tên các nhân viên trong công ty – baṇ có thể sử duṇ g tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công viêc̣ này. Baṇ haỹ vào Tools | Options rồi chuyển sang muc̣ Custom Lists. Trong cử a sổ hiêṇ ra baṇ choṇ New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải baṇ nhâp̣ các giá tri ̣ trong danh sách của miǹ h vào đó, mỗi môṭ đối tươṇ g trong danh sách là môṭ dòng, cuối cùng baṇ choṇ nút Add. Hoăc̣ nếu baṇ đa ̃ có danh sách rồi baṇ có thể choṇ Import list from cell và lưạ choṇ các ô chứ a dữ liêụ baṇ muốn nhâp̣ danh sách. Bây giờ baṇ chỉ câǹ gõ bất ki ̀ môṭ đối tươṇ g nào đó có trong danh sách của baṇ rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay
42. phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu côṇ g rồi kéo đến các ô baṇ muốn danh sách hiêṇ ra. Excel sẽ giúp baṇ điền nối các giá tri ̣còn laị Microsoft Excel Điṇ h nghiã hằng số trong bảng tính Sử duṇ g công cu ̣ Name trong Excel baṇ có thể điṇ h nghiã trước môṭ hăǹ g số trong têp̣ tin bảng tính của baṇ . Lấy ví du,̣ baṇ có thể điṇ h nghiã trước mứ c thuế baṇ thường xuyên sử duṇ g nhất. Baṇ haỹ thử cách sau đây: Tim̀ đến Insert | Name | Define và nhâp̣ tên TaxRate. Trong muc̣ “Refers to” baṇ haỹ nhâp̣ vào giá tri ̣- giả sử chúng ta choṇ là 0.07, sau đó nhắp chuôṭ vào OK. Bây giờ baṇ đa ̃ có thể nhâp̣ công thứ c bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự đôṇ g thay số cho baṇ .
43. Băǹ g cách này baṇ cũng có thể tiết kiêṃ thời gian trong viêc̣ xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ băǹ g cách điṇ h nghiã những con số thường đươc̣ sử duṇ g trong bảng tính. Giả sử nếu có thay đổi gi ̀ đối với những hăǹ g số do baṇ điṇ h nghiã ra baṇ sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sử a từng công thứ c. Baṇ chỉ viêc̣ quay vào đó và thay đổi trong muc̣ “Refers to” là xong. Biểu đồ tư ̣câp̣ nhâṭ Trong các phiên bản Excel cũ để có thể taọ đươc̣ môṭ biểu đồ có khả năng tự đôṇ g câp̣ nhâṭ mỗi khi giá tri ̣ tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đa ̃ đươc̣ giải quyết. Trước tiên baṇ haỹ biến dữ liêụ tham chiếu vẽ biểu đồ thành môṭ danh sách băǹ g
44. cách vào Data | List | Create List và lưạ choṇ vùng dữ liêụ của baṇ . Giờ đây sử duṇ g danh sách này để vẽ biểu đồ thi ̀ sẽ rất tiêṇ lơị . Mỗi khi có giá tri ̣mới đươc̣ bổ sung vào trong danh sách thi ̀ vùng dữ liêụ tham chiếu và biểu đồ sẽ tư ̣ đôṇ g câp̣ nhâṭ thêm giá tri.̣ Công thứ c đú ng hay sai? Khi nhâp̣ môṭ công thứ c vào trong bảng tính baṇ thường phải xem xét laị tính chính xác của chúng nhăm̀ đaṭ đươc̣ kết quả tính toán đúng như mong đơị . Excel cũng có công cu ̣giúp baṇ đánh giá laị công thứ c vừa nhâp̣ đúng hay sai, xem xét quy triǹ h tính toán trong công thứ c mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví du ̣ baṇ nhâp̣ vào công thứ c =7+5*3 sẽ nhâṇ đươc̣ kết quả là 22 thay vì 36. Để nhâṇ đươc̣ kết quả 36 baṇ phải nhâp̣ =(7+5)*3.
45. Nếu baṇ vâñ thấy chưa chắc chắn vê quy triǹ h tính toán công thứ c của miǹ h baṇ haỹ lưạ choṇ ô chứ a công thứ c rồi vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho baṇ biết. Dấu côṭ hay hàng? Đôi khi trong quá triǹ h xử lý bảng tính baṇ muốn ẩn đi môṭ vài dòng hay môṭ vài côṭ nào đó không câǹ thiết để tránh rối mắt. Để thưc̣ hiêṇ viêc̣ này trước baṇ haỹ lưạ choṇ hàng và côṭ baṇ muốn ẩn đi rồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để hiêṇ trở laị những hàng hay côṭ đa ̃ bi ̣giấu đi baṇ haỹ vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide. Băǹ g cách này baṇ cũng có thể giấu đi cả môṭ Sheet của miǹ h. Bảo vê ̣bảng tính
46. Excel cung cấp cho baṇ rất nhiều cách bảo vê ̣bảng tính khác nhau, baṇ có thể bảo vê ̣ cả bảng tính, bảo vê ̣ sheet hay bảo vê ̣ ô nào đó Để ngăn chăṇ người khác không thể mở và sử a đổi bảng tính trên máy của baṇ , haỹ bảo vê ̣ băǹ g mâṭ khẩu “Password to open”. Haỹ vào Tool | Options | Security. Baṇ nhâp̣ mâṭ khẩu vào trường “Password to open” hay mâṭ khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuôṭ vào OK. Bảng tính của baṇ đa ̃ đươc̣ bảo vê,̣ nếu không có mâṭ khẩu thi ̀ sẽ không thể mở hay sử a đổi bảng tính của baṇ đươc̣ . Bên caṇ h đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho baṇ rất nhiều lưạ choṇ bảo vê ̣khác nhau nữa. Trước tiên là tính năng Bảo vê ̣ Sheet. Baṇ haỹ vào Tool | Protection | Protect
47. Sheet. Baṇ nhâp̣ mâṭ khẩu vào trong muc̣ “Password to unprotect sheet” – đây là mâṭ khẩu để gỡ bỏ moị hiǹ h thứ c bảo vệ đối với bảng tính đa ̃ đươc̣ bảo vê.̣ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, baṇ lưạ choṇ cho phép người sử duṇ g có thể thưc̣ hiêṇ đươc̣ những thao tác gì trên Sheet đa ̃ đươc̣ bảo vê.̣ Nếu baṇ không lưạ choṇ gi ̀ thi ̀ không ai có thể thay đổi đươc̣ gi ̀ trên Sheet đó trừ khi người đó có mâṭ khẩu loaị bỏ tính năng Protect Sheet. Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp baṇ bảo vệ môṭ vùng nhất điṇ h trên bảng tính, chỉ những ai đươc̣ baṇ cấp quyền hay có mâṭ khẩu mới đươc̣ phép sử a đổi trên vùng đươc̣ bảo vê ̣ này. Tính năng này cũng sử duṇ g quyền của các user trong hê ̣ điều hành Windows của baṇ . Nếu nhiều người
48. sử duṇ g chung 1 máy baṇ có thể cho phép người đó đươc̣ phép sử a đổi mà không câǹ đăṭ mâṭ khẩu. Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp baṇ bảo vê ̣ toàn bô ̣ têp̣ tin bảng tính của baṇ , từ khung cử a sổ đến cấu trúc bảng tính của baṇ . Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp baṇ theo dõi moị thay đổi trong bảng tính của baṇ . Khi có ai đó thưc̣ hiêṇ bất ki ̀ thay đổi gi ̀ trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi laị và thông báo cho baṇ biết