Tập bài giảng Quản lý dự án xây dựng nâng cao - Nguyễn Bá Uân

Nội dung text: Tập bài giảng Quản lý dự án xây dựng nâng cao - Nguyễn Bá Uân

1. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân TRƯỜNG ĐẠI H ỌC THUỶ LỢI Bộ môn: Quản lý xây dựng TẬP BÀI GIẢNG QQUUẢẢNN LÝÝ DDỰỰ ÁÁN XXÂÂ YY DDỰỰNG NNÂÂNNGG CCAAOO (TẬP BÀI GIẢNG DÙ NG CHO CAO HỌC) BIÊN SOẠN: PGS.TS. NGUYỄN BÁ UÂN Hµ néi - 2012 Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 0
2. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Chương 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 1.1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI DỰ ÁN 1.1.1. Khái niệm dự án Dự án là gì? Dự án hiểu theo nghĩa thông thường là “điều mà người ta có ý định làm”. Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “Dự án là sự nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính: 1. Tạm thời (hay có thời hạn) - Nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đạt được hoặc khi đã xác định được rõ ràng là mục tiêu khống chế đạt được và dự án được chấm dứt. Trong mọi trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên tục, liên tiếp; 2. Duy nhất - Nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với những sản phẩm đã có hoặc dự án khác. Dự án liên quan đến viêc gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất. Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) thì dự án được xác định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu vào kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 1
3. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Như vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng các dự án có nhiều đặc điểm chung như: - Các dự án đều được thực hiện bởi con người; - Bị ràng buộc bởi các nguồn lực hạn chế: con người, tài nguyên; - Được hoạch định, được thực hiện và được kiểm soát. Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau: D Ự Á N = KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN SẢN PHẢM DUY NHÂT (Vật chất, Tinh thần, Dịch vụ) Dự án đầu tư là gì? (Chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp) Dự án đầu tư là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt đựơc sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định. Theo một quan điểm khác thì dự án đầu tư là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài nguyên hữu hạn sẵn có để tạo ra những lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư và cho xã hội. Dự án đầu tư có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau: - Xét trên tổng thể chung của quá trình đầu tư: dự án đầu tư có thể được hiểu như là kế hoạch chi tiết triển khai các hoạt động đầu tư nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong khoảng thời gian nhất định, hay đó là một công trình cụ thể thực hiện các hoạt động đầu tư. - Xét về mặt hình thức: dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai. - Xét trên góc độ quản lý: dự án đầu tư là một công cụ hoạch định việc sử dụng vốn, vật tư, lao động nhằm tạo ra những sản phẩm mới cho xã hội. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 2
4. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân - Xét trên góc độ kế hoạch hóa: dự án đầu tư là kế hoạch chi tiết để thực hiện chương trình đầu tư xây dựng nhằm phát triển kinh tế xã hội làm căn cứ cho việc ra quyết định đầu tư và sử dụng vốn đầu tư. - Xét trên góc độ phân công lao động xã hội: dự án đầu tư thể hiện sự phân công, bố trí lực lượng lao động xã hội nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các chủ thể kinh tế khác nhau với xã hội trên cơ sở khai thác các yếu tố tự nhiên. - Xét về mặt nội dung: dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động cụ thể, có mối liên hệ biện chứng, nhân quả với nhau để đạt được mục đích nhất định trong tương lai. Dự án đầu tư là công cụ để tiến hành các hoạt động đầu tư, do đó bên trong nó chứa các yếu tố cơ bản của hoạt động đầu tư. Trước hết, dự án đầu tư phải thể hiện rõ mục tiêu đầu tư là gì, có thể là mục tiêu dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn hoặc là mục tiêu chiến lược hay mục tiêu trước mắt. Mục tiêu trước mắt được biểu hiện thông qua các chỉ tiêu kinh tế cụ thể như năng lực sản xuất, quy mô sản xuất hay hiệu quả kinh tế. Còn mục tiêu dài hạn có thể là các lợi ích kinh tế cho xã hội mà dự án đầu tư phải mang lại. Hai là, nguồn lực và cách thức để đạt được mục tiêu. Nó bao gồm các điều kiện và biện pháp vật chất để thực hiện như vốn, nhân lực, công nghệ Ba là, với khoảng thời gian bao lâu thì các mục tiêu có thể đạt được và cuối cùng là ai có thể thực hiện hoạt động đầu tư này và kết quả của dự án. Vậy các đặc trưng chủ yếu của dự án đầu tư đó là: - Xác định được mục tiêu, mục đích cụ thể; - Xác định được hình thức tổ chức để thực hiện; - Xác định được nguồn tài chính để tiến hành hoạt động đầu tư; - Xác định được khoảng thời gian để thực hiện mục tiêu dự án. Dự án xây dựng là gì? Dự án xây dựng là cách gọi tắt của Dự án đầu tư xây dựng công trình, được giải thích trong Luật Xây dựng Việt Nam ngày 26-11-2003 như sau: Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 3
5. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân “Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định. Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở”. Như vậy có thể hiểu dự án xây dựng bao gồm hai nội dung là đầu tư và hoạt động xây dựng. Nhưng do đặc điểm của các dự án xây dựng bao giờ cũng yêu cầu có một diện tích nhất định, ở một địa điểm nhất định (bao gồm đất, khoảng không, mặt nước, mặt biển và thềm lục địa) do đó có thể biểu diễn dự án xây dựng như sau: DỰ ÁN CÔNG TRÌNH XÂY D Ự NG = K Ế HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN + ĐẤT XÂY DỰNG Dựa vào công thức trên có thể thấy đặc điểm, một dự án xây dựng bao gồm các vấn đề sau: 1. Kế hoạch Tính kế hoạch được thể hiện rõ qua các mục đích được xác định, các mục đích này phải được cụ thể hóa thành các mục tiêu và dự án chỉ hoàn thành khi các mục tiêu cụ thể đã đạt được. 2. Tiền Đó chính là sự bỏ vốn để xây dựng công trình. Nếu coi phần “Kế hoạch của dự án” là phần tinh thần, thì “Tiền” được coi là phần vật chất có tính quyết định sự thành công của dự án. 3. Thời gian Thời gian rất cần thiết để thực hiện dự án, nhưng thời gian còn đồng nghĩa với cơ hội của dự án. Đây cũng là một đặc điểm rất quan trọng cần được quan tâm. 4. Đất Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 4
6. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Đất cũng là một yếu tố vật chất hết sức quan trọng. Đây là một tài nguyên đặc biệt quý hiếm. Đất ngoài các giá trị về địa chất, còn có giá trị về vị trí, địa lý, kinh tế, môi trường, xã hội .Vì vậy, quy hoạch, khai thác và sử dụng đất cho các dự án xây dựng có những đặc điểm và yêu cầu riêng, cần hết sức lưu ý khi thực hiện dự án xây dựng. 5. Sản phẩm của dự án xây dựng có thể là: - Xây dựng công trình mới; - Cải tạo, sửa chữa công trình cũ; - Mở rộng, nâng cấp công trình cũ. Nhằm mục đích phát triển, duy trì hoặc nâng cao chất lượng công trình trong một thời hạn nhất định. Một đặc điểm của sản phẩm dự án xây dựng là sản phẩm đứng cố định và chiếm một diện tích đất nhất định. Sản phẩm không đơn thuần là sự sở hữu của chủ đầu tư mà nó có một ý nghĩa xã hội sâu sắc. Các công trình xây dựng có tác động rất lớn vào môi trường sinh thái và vào cuộc sống cộng đồng của dân cư, các tác động về vật chất và tinh thần trong một thời gian rất dài. Vì vậy, cần đặc biệt lưu ý khi thiết kế và thi công các công trình xây dựng. 6. Công trình xây dựng Công trình xây dựng là sản phẩm của dự án đầu tư xây dựng, được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế. Công trình xây dựng bao gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, năng lượng và các công trình khác. Công trình xây dựng bao gồm một hạng mục hoặc nhiều hạng mục công trình, nằm trong dây chuyền công nghệ đồng bộ, hoàn chỉnh được nêu trong dự án. Như vậy công trình xây dựng là mục tiêu và là mục đích của dự án, nó có một đặc điểm riêng đó là: Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 5
7. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân - Các công trình xây dựng là mục đích của cuộc sống con người, khi nó là các công trình xây dựng dân dụng như: nhà ở, khách sạn, ; - Các công trình xây dựng là phương tiện của cuộc sống khi nó là các công trình xây dựng cơ sở để tạo ra các sản phẩm khác như: xây dựng công nghiệp, giao thông, thủy lợi Một cách chung nhất có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng , nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ xác định. 1.1.2. Các đặc trưng cơ bản của dự án Dự án có các đặc trưng sau: 1. Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án là một hoặc một tập hợp nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm thỏa mãn một nhu cầu nào đó. Dự án, đến lượt mình, cũng là một hệ thống phức tạp nên có thể chia thành nhiều bộ phận khác nhau để quản lí và thực hiện nhưng cuối cùng vẫn phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và chất lượng. Bất cứ dự án nào cuối cùng đều phải thực hiện một mục tiêu nhất định, kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà khách hàng mong muốn. Khi mục tiêu dự án đã được xác định thì khó có thể thay đổi hay sửa chữa. Tuy nhiên, nếu có sự biến đổi của hoàn cảnh dự án (hoàn cảnh bên trong và hoàn cảnh bên ngoài) thì mục tiêu dự án cũng có thể thay đổi hoặc điều chỉnh theo. Khi mục tiêu dự án có sự biến đổi về tính chất thì nó không còn là dự án ban đầu nữa mà trở thành một dự án mới. 2. Dự án có chu kỳ riêng và thời gian tồn tại hữu hạn: Nghĩa là dự án cũng phải trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án được xem là chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu đề ra, tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 6
8. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động, chu kỳ hoạt động của dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: * Giai đoạn khởi đầu dự án (Initiation Phase). - Khái niệm (Conception) - Định nghĩa dự án (Definition) - Thiết kế (Design) - Thẩm định (Appraisal) - Lựa chọn (Selection) - Bắt đầu triển khai * Triển khai (Implementation Phase). - Hoạch định (Planning) - Lập tiến độ (Scheduling) - Tổ chức công nghệ (Organizing) - Giám sát (Monitoring) - Kiểm soát (Controlling) * Kết thúc (Termination Phase) - Chuyển giao (Handover) - Đánh giá (Valuation) 3. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lí chức năng và quản lí dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng lợi dự án, nhà thầu, các nhà tư vấn, các cơ quan quản lí nhà nước Tùy theo tính chất dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Ngoài ra, giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường phát sinh các công việc yêu cầu sự phối hợp thực hiện nhưng Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 7
9. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân mức độ tham gia của các bộ phận là không giống nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. 4. Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, sản phẩm của dự án không phải là sản phẩm hàng loạt mà có tính khác biệt ở một khía cạnh nào đó. Kể cả một quá trình sản xuất liên tục cũng có thể được thực hiện theo dự án, ví dụ như dự án phục vụ một đơn hàng đặc biệt, dự án nâng cao chất lượng sản phẩm, Sản phẩm của những dự án này dù được sản xuất hàng loạt nhưng vẫn có điểm khác biết (về đơn đặt hàng, về chất lượng sản phẩm ). Có thể nói sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn với những nhiễm vụ không lặp lại. 5. Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực Mỗi dự án đều cần dùng một nguồn lực nhất định để thực hiện. Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án), vật lực (thiết bị, nguyên liệu) và tài lực. Ví dụ, chúng ta muốn xây dựng một công trình nhà ở thì nguồn lực của nó bao gồm công ty xây dựng được uỷ quyền, các cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị, máy móc phục vụ cho xây dựng công trình. Tuy cùng là một công trình xây dựng nhưng do công ty xây dựng khác nhau, cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị, máy móc khác nhau, nguồn nhân, tài, vật lực khác nhau nên các công trình kiến trúc cũng có kiểu dáng, phong cách, chất lượng không giống nhau. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, công ty xây dựng được uỷ quyền còn phải chịu sự ràng buộc về giá thành, phải tính toán sao cho với cái giá thấp nhất có thể tạo ra một công trình kiến trúc có chất lượng cao nhất, phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng. 6. Dự án luôn có tính bất định và rủi ro Mỗi dự án đều có tính không xác định của nó, tức là trong khi thực hiện dự án cụ thể do sự tác động của hoàn cảnh bên trong và bên ngoài nên việc thực hiện đó tất nhiên có sự thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Dự án có thể hoàn thành trước thời gian hoặc có thể bị kéo dài thời hạn thi công. Cũng có thể do sự biến đổi về Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 8
10. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân điều kiện kinh tế nên giá thành thực hiện dự án sẽ cao hơn giá dự kiến ban đầu, thậm chí kết quả thực hiện dự án cũng không giống với kết quả dự định. Những hiện tượng trên đều là tính không xác định của dự án, đôi khi ta có thể gọi đó là tính rủi ro của dự án. Vì thế, trước khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến dự án. Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý và khống chế có hiệu quả nhằm tránh được những sai sót xảy ra. 7. Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án Mỗi dự án đều là nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn. Đây chính là khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công việc mang tính trùng lặp. Cùng với sự kết thúc hợp đồng và bàn giao kết quả thì dự án cũng kết thúc, vì thế dự án không phải là nhiệm vụ công việc lặp đi lặp lại và cũng không phải là công việc không có kết thúc. Ví dụ, việc xây dựng một nhà máy giày dép là một dự án nhưng quá trình sản xuất giày dép mang tính trùng lặp hàng ngày lại không được coi là một dự án. Mỗi dự án nên căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và thực hiện dự án phải có tính trình tự va giai đoạn. 8. Người ủy quyền riêng của dự án Mỗi dự án đều có người ủy quyền chỉ định riêng hay còn gọi là khách hàng. Đó chính là người yêu cầu về kết quả dự án và cũng là người cung cấp nguyên vật liệu để thực hiện dự án. Họ có thể là một người, một tập thể, một tổ chức hay nhiều tổ chức có chung nhu cầu về kết quả một dự án. Khi một công ty xây dựng xây một toà nhà cho một cơ quan nào đó thì cơ quan này chính là người ủy quyền của dự án; một nhà máy sản xuất vũ khí cho quân đội được Chính phủ cấp cho một khoản vốn để nghiên cứu, sản xuất một loại vũ khí mới thì lúc đó Chính phủ là người ủy quyền của dự án. Tuy nhiên trong một số trường hợp, người ủy quyền của dự án cũng chính là người được ủy quyền. Ví dụ, một tập đoàn doanh nghiệp bỏ ra một vốn để thành lập một nhóm dự án chuyên nghiên cứu sản xuất một loại sản phẩm mới với mong muốn trong vòng một năm, tổ dự án đó có thể cho ra đời loại sản phẩm đó. Trong Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 9
11. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân trường hợp này, tập đoàn doanh nghiệp vừa là người ủy quyền vừa là người được ủy quyền của dự án. 1.1.3. Phân loại dự án Dự án có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Bảng 1.1 phân loại các dự án thông thường theo một tiêu chí cơ bản. Bảng 1.1. Phân loại dự án STT Tiêu chí phân loại Các loại dự án 1 Theo cấp độ dự án Dự án thông thường; chương trình; hệ thống 2 Theo quy mô dự án Nhóm A; nhóm B; nhóm C 3 Theo lĩnh vực Xã hội; kinh tế; tổ chức hỗn hợp Giáo dục đào tạo; nghiên cứu và phát triển; đối mới; 4 Theo loại hình đầu tư; tổng hợp Ngắn hạn (1-2 năm); trung hạn (3-5 năm); dài hạn 5 Theo thời hạn trên (5 năm) Quốc tế; quốc gia; vùng; miền; liên ngành; địa 6 Theo khu vực phương 7 Theo chủ đầu tư Nhà nước; doanh nghiệp; cá thể riêng lẻ Dự án đầu tư tài chính; dự án đầu tư vào đối tượng 8 Theo đối tượng đầu tư vật chất cụ thể Vốn từ ngân sách Nhà nước; vốn ODA; vốn tín dụng; vốn tự huy động của DN Nhà nước; vốn liên 9 Theo nguồn vốn doanh với nước ngoài; vốn góp của dân; vốn của các tổ chức ngoài quốc doanh; vốn FDI, 1.1.4. Sự khác biệt giữa các chương trình, dự án và nhiệm vụ a. Chương trình (Program): là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng động nghĩa với dự án. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 10
12. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Chương trình 1 Dự án 1 Nhiệm vụ 1 Chương trình 2 Dự án 2 Nhiệm vụ 2 Hệ thống Chương trình i Dự án i Nhiệm vụ i (System) . . Chương trình n Dự án n Nhiệm vụ n (Program ) (Project) (Task) Hình 1.1. Phân biệt chương trình, dự án và nhiệm vụ b. Dự án (Project): là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. c. Nhiệm vụ (Task): là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án. 1.1.5. Các loại dự án a. Dự án hợp đồng (Contractual project) b. Dự án nghiên cứu và phát triển (Research & Development Project) c. Dự án xây dựng (Construction Project) d. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) e. Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning Project) f. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) g. Dự án viện trợ phát triển phúc lợi công cộng (Public/Welfare/ Development Project). 1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN (Project Management) 1.2.1. Khái niệm, nội dung của quản lý dự án a. Khái niệm về quản lý dự án Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 11
13. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hoá không ngừng xây dựng những dự án công trình quy mô lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày cang cao đối với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư dự án phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án Bất kỳ một dự án nào cũng trải qua một số giai đoạn phát triển nhất định. Để đưa dự án qua các giai đoạn đó, đương nhiên ta phải bằng cách này hoặc cách khác, quản lý được nó (dự án). Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. Quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, phương tiện và kỹ thuật trong quá trình hoạt động của dự án để đáp ứng được (hoặc vượt quá thì càng tốt) những nhu cầu và mong đợi của người hùn vốn cho dự án. Trong thực tế quản lý dự án luôn gặp vấn đề gay cấn vì những lý do về quy mô của dự án, thời gian Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 12
14. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân hoàn thành, chi phí và chất lượng, những điều này làm cho người hùn vốn khi thì vui mừng, khi thì thấp thỏm lo âu và thậm trí thất vọng. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đồi. Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là những mục tiêu cơ bản và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau (hình 1.2). Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì của một dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “ hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án. Trong lịch sử phát triển của mình, loài người đã quản lý và đã thành công với những “dự án” như Kim tự tháp Ai Cập, Vạn lý trường thành Trung Quốc, Sự cần thiết của một hệ thống phương pháp luận độc lập về quản lý dự án đã được nhận thức ở các nước phát triển phương Tây từ những năm 50 của thế kỷ XX. Băt đầu từ lĩnh vực quân sự. dần dần quản lý dự án được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế xã hội khác. Ngày nay, ở tất cả các nước phát triển, quản lý dự án được công nhận như một hệ thống phương pháp luận của hoạt động đầu tư. Công cuộc xây dựng đất nước của chúng ta hiện nay được đánh dấu bằng loạt các dự án lớn nhỏ, ở khắp vùng miền, khắp các lĩnh vực, khắp các cấp quản lý. Chính vì lí do đó, nghiên cứu phương pháp luận quản lý dự án mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng: nâng cao hiệu quả của công cuộc xây dựng đất nước, nhanh chóng đưa nước ta đến đích trên con đường xây dựng chủ nghĩa xã hội. b. Tiền đề cơ bản của hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 13
15. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Những thay đổi trong quá trình phát triển của đất nước là tiền đề cho việc vận dụng hệ thống phương pháp luận quản lý dự án. Một số trong những tiền đề cơ bản đó là: - Xóa bỏ hệ thống kế hoạch hóa tập trung, xây dựng một nền kinh tế hàng hóa vận hành theo cơ chế thị trường; - Sự xuất hiện các thành phần kinh tế khác không phải kinh tế Nhà nước; - Sự thay đổi các hình thức tổ chức tương ứng với các thay đổi hình thức sở hữu và kèm theo đó là vấn đề phi tập trung hóa quản lý, phân quyền cho các cấp quản lý tại chỗ; - Quá trình chống độc quyền trong sản xuất hàng hóa; - Sự hình thành thị trường tài chính trong đó có thị trường chứng khoán; thị trường bất động sản; các hình thức đầu thầu và thị trường các dự án đầu tư, Trong bối cảnh hiện nay, vấn đề quản lý nền kinh tế ngày càng trở lên phức tạp với sự tăng lên không ngừng của các số lượng của các chủ thể quản lý, sự đa dạng của các đối tượng quản lý mà trước hết là các loại dự án đầu tư. Với khả năng kinh tế, tài chính và nguồn lực của nước ta vốn có hạn, chính sách đầu tư là phải tập trung vào các dự án thực hiện trong thời hạn ngắn, khả năng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để giải quyết bài toàn phức tạp này thì hệ thống phương pháp luận quản lý dự án là một công cụ đã được kiểm chứng trong việc thực hiện các dự án đảm bảo chất lượng yêu cầu, trong thời hạn cho phép ngân sách có hạn đã ấn định (hình 1.2). Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 14
16. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân quan hÖ b × n è i h m t h­ ¸c ên c g æ h ví k i n c « h u ñ h k ® Chi phÝ Ç g u n o t r ­ T Thêi gian C¸c nguån lùc ChÊt l­îng Hình 1.2. Biểu tượng của hệ thống phương pháp luận quản lý c. Triển vọng phát triển nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Kinh nghiệm của Đức, Nhật, Hàn Quốc, Mỹ và nhiều quốc gia phát triển khác cho thấy rằng các phương pháp quản lý dự án là phương thuốc hiệu nghiệm thoát khỏi khủng hoảng kinh tế, là phương pháp tốt nhất giải quyết các vấn đề kinh tế- xã hội lớn đang đặt ra trong từng thời kỳ. Đây chính là công cụ quản lý tối ưu trong các hệ thống đất nước đang phát triển, khi điều kiện môi trường luôn luôn thay đổi, thiếu vắng sự ổn định kinh tế - chính trị cần thiết cho các nhà đầu tư, với sự yếu kém của hệ thống lập pháp, thị trường tài chính chưa phát triển, lạm phát chưa được kiểm soát, hệ thống thuế không ổn định Không những thế, ở các nước có nền kinh tế thị trường đã phát triển, hệ thống phương pháp luận quản lý dự án không chỉ là công cụ quản lý dự hình thành, phát triển và thực hiện các dự án với mục đích hoàn hành chúng đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng trong hạn mức chi phí cho phép và nó trở thành một cái gì đó giống như tiếng nói tập trung của khách hàng (chủ đầu tư) thôi thúc hóa mọi lỗ lực của nhà thầu để thực hiện dự án trong sự liên kết với nhà sản xuất, người cung Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 15
17. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân ứng Điều này cho phép không chỉ đơn thuần là các định chính xác mà còn ở một mức độ nào đó giảm được chi phí thực hiện dự án. Các viện, trường, các công ty, các chuyên gia hoạt động trong lĩnh vự quản lý dự án đã xây dựng các cơ cấu chuyên nghiệp cần thiết và hình thành “Thế giới quản lý dự án” bao gồm các tổ chức tầm cỡ quốc gia và quốc tế về: đầu tư, công nghiệp, xây dựng, tư vấn, kiến trúc, thiết kế v.v ; tổ chức các hội nghị, hội thảo, xuất bản sách giáo khoa, giáo trình và đặc biệt thành cả thị trường các phần mềm ứng dụng trong quản lý dự án. Tổ chức quốc tế lớn nhất trong lĩnh vực này là Hiệp hội quản lý dự án quốc tế (IPMA International Project Management Association) liên kết hơn 20 nước Châu Âu và các nước khác. Hầu hết các trường đại học trên toàn thế giới đã đưa môn học chuyên ngành quản lý dự án vào chương trình giảng dạy. Tại đây người ta đã và đang đào tạo ở trình độ đại học, sau đại học, tiến sĩ và hơn nữa theo chuyên ngành quản lý dự án. Ở Việt Nam vấn đề quản lý dự án đã được chú ý từ những năm đầu 90, thể hiện trong các Luật, Nghị định của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, đấu thầu Nhưng những kiến thức, những lý luận thu được mới chỉ dừng lại ở mức đúc rút kinh nghiệm, những hội thảo, khóa học tập huấn cán bộ hoặc một vài công trình nghiên cứu, sách tham khảo, thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Đã đến lúc chúng ta phải quan tâm đến vấn đề quản lý dự án như một hệ thống phương pháp luận độc lập và hoàn chỉnh về quản lý nói chung và quản lý xây dựng nói riêng. d. Nội dung quản lý dự án Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là (1) lập kế hoạch, (2) phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và (3)giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Lập kế hoạch: Là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự lôgic mà có thế biểu diễn dưới dạng sơ đồ hề thống. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 16
18. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phần phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Nội dung này chi tiết hóa thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án. LẬP KẾ HOẠCH -Thiết lập mục tiêu - Điều tra nguồn lực - Xây dựng kế hoạch GIÁM SÁT ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN -Đo lường kết quả -Điều phối tiến độ thời gian - So sánh với mục tiêu -Phân phối các nguồn lực - Bác cáo -Phối hợp các nỗ lực - Giải quyết các vấn đề -Khuyến khích và động viên Hình 1.3. Chu trình quản lý dự án Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp các thông tin phản hồi cho việc tái lập thiết kế hoạch dự án. Chu trình quản lý dự án được thể hiện ở hình 1.3 Chi tiết hơn, nội dung quản lý dự án có nhiều, nhưng cơ bản là những nội dung chính sau: 1. Quản lý phạm vi dự án Tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án 2. Quản lý thời gian dự án Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 17
19. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đề ra. Nó bao gồm các công việc như xác định hoạt động cụ thể, sắp xếp trình tự hoạt động, bố trí thời gian, khống chế thời gian và tiến độ dự án. 3. Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án là quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí. 4. Quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách hàng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng 5. Quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi người trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm các việc như quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên và xây dựng các ban dự án. 6. Quản lý việc trao đổi thông tin dự án Quản lý việc trao đổi thông tin dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi một cách hợp lý các tin tức cần thiết cho việc thực hiện dự án cũng như truyền đạt thông tin, báo cáo tiến độ dự án. 7. Quản lý rủi ro trong dự án Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được. Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Nó bao gồm việc nhân biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 18
20. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân 8. Quản lý việc mua bán của dự án Quản lý việc thu mua của dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm sử dụng những hàng hóa, vật liệu thu mua được từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án. Nó bao gồm việc lên kế hoạch thu mua, lựa chọn việc thu mua và trưng thu các nguồn vật liệu. 9. Quản lý việc giao nhận dự án Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhưng một số dự án lại khác, sau khi dự án hoàn thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất. Dự án vừa bước vào giai đoạn đầu vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản lý việc giao - nhận dự án. Quản lý việc giao - nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên giao và nhận, như vậy mới tránh được tình trạng dự án tốt nhưng kém hiệu quả, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Trong rất nhiều dự án đầu tư quốc tế đã gặp trường hợp này, do đó quản lý việc giao - nhận dự án là vô cùng quan trọng và phải coi đó là một nội dung chính trong việc quản lý dự án. Các nội dung của quản lý dự án có tác động qua lại lẫn nhau và không có nội dung nào tồn tại độc lập. Nguồn lực phân bổ cho các khâu quản lý phụ thuộc vào các ưu tiên cơ bản, ưu tiên vào các hình thức lựa chọn để quản lý. e. Tác dụng của quản lý theo dự án Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi dự nỗ lực của chính mình, tính tập thể và yêu cầu hợp tác giữa các thành viên nhưng tác dụng của nó rất lớn. Các tác dụng chủ yếu đó là: - Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án; Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 19
21. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng chủ đầu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án; - Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án; - Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng; - Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn. Tuy nhiên quản lý theo DA cũng có mặt hạn chế của nó. Những hạn chế đó là: - Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức; - Quyền lực và trách nhiệm của quản lý dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ; - Phải giải quyết vấn đề “hậu dự án” g. Ý nghĩa của quản lý dự án Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của chu kỳ dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn bắt đầu, giai đoạn quy hoạch, giai đoạn thực hiện và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng biện pháp nhằm bảo đảm thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. 1. Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong công trình lớn, phức tạp Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều. Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thủy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không. Cho dù nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 20
22. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân sai lầm trong quản lý gây ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thự hiện các dự án công trình lớn, phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi. 2. Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trinh thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả. Một công trình dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia dự án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội. Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi. 3. Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân tài chuyên ngành khác nhau. Tính chuyên ngành dự án đòi hỏi tính chuyên ngành của nhân tài. Vì thế, QLDA thúc đẩy việc sử dụng và phát triển nhân tài, giúp nhân tài có đất dụng võ. Tóm lại, quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa trong đời sống kinh tế. Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý dự án sẽ gây ra tổn thất lớn. Để tránh những tổn thất này và giành được những thành công trong việc quản lý dự án thì trước khi thực hiện dự án, chúng ta phải lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo. Trên thế giới, rất nhiều dự án lớn không đạt được mục tiêu đề ra do không có các chuyên gia quản lý dự án, ngược lại cũng có rất nhiều dự án thành công về phương pháp quản lý dự án. Ví dụ, công trình xây dựng tháp Hòa Bình ở Mỹ, tháp này cao 610m, tổng chi phí xây dựng 500 triệu USD, Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 21
23. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân tiêu tốn gần 20 tấn gang, đỉnh tháp có đài quan sát, trên tháp có phòng ăn chứa hàng nghìn người, ngoài ra còn có không gian để xây hàng trăm phòng khách, có trung tâm thương mại thế giới và các khu vui chơi giải trí khác. Có được một công trình đồ sộ với kỹ thuật hiện đại nhất thế giới như vậy là do Mỹ đã vận dụng thành công kỹ thuật và lý luận quản lý dự án hiện đại vào quá trình thực hiện dự án. h. Đặc điểm của quản lý dự án Quản lý dự án có một số đặc điểm chủ yếu sau: 1.Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại đó, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án cần tiến hành phần công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị. 1.2.2. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Thành quả Yêu cầu về thành quả Mục tiêu Chi phí Ngân sách Thời hạn cho phép q uy định Thời gian Hình 1.4. Những tiêu chuẩn ràng buộc kết quả thực hiện dự án Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 22
24. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân 2. Về quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các phòng chức năng trong tổ chức. Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng. Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người liên quan từ các phòng ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Tuy nhiên giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về các vấn đề như nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật. Một dự án thành công có các đặc điểm sau: - Hoàn thành trong thời gian quy định (Within Time) - Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost) - Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance) - Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả (Effective) : Mục đích cuối cùng của mỗi dự án đều là để thực hiện một mục tiêu nhất định, mục tiêu này phải đáp ứng được nhu cầu của người ủy quyền. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện dự án cụ thể, do sự ảnh hưởng của một số nhân tố nên mục tiêu cuối cùng là sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, không làm hài lòng khách hàng. Việc thực hiện thành công mục tiêu dự án thường được xem xét dựa trên 4 nhân tố sau: tiến độ dự án và chi phí dự án, phạm vi dự án, sự đánh giá của khách hàng. 1. Hoàn thành trong thời gian quy định (Tiến độ của dự án) Tiến độ dự án hiểu một cách đơn giản là sự sắp xếp thời gian thực hiện mỗi dự án. Mỗi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc. Thông thường, căn cứ vào tình trạng thực tế của khách hàng và người được uỷ quyền để định ra thời gian hoàn thành phạm vi công việc. Đối với nhiều dự án thì nhân tố thời gian là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá sự thành công hay không của mục tiêu dự án. Ví dụ, một công ty uỷ quyền cho một xưởng in thiết kế, in ấn một loạt thiệp chúc mừng giáng sinh nhưng sau lễ giáng sinh, xưởng in mới giao sản phẩm cho công ty. Khi đó, thiệp chúc mừng sẽ mất đi ý nghĩa và tất nhiên công ty đặt thiệp tất nhiên có quyền không nhận sản phẩm nữa. 2. Đạt được thành quả mong muốn (Phạm vi dự án) Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 23
25. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Phạm vi dự án còn được gọi là phạm vi công việc. Nó là công việc buộc phải hoàn thành nhằm thoả mãn người uỷ quyền. Muốn vậy ta phải đảm bảo chắc chắn thực hiện thành công mục tiêu dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đúng với yêu cầu và tiêu chuẩn lúc đầu mà dự án đề ra. Ví dụ, một cơ quan điều tra tiếp nhận dự án điều tra một sản phẩm mới trên thị trường của doanh nghiệp nào đó, lúc đó phạm vi dự án có thể liên quan đến việc nghiên cứu nhu cầu của người tiêu dùng đối với sản phẩm mới này, xác định vị trí cũng như sự chiếm lĩnh của sản phẩm mới trên thị trường Người uỷ quyền luôn mong muốn bên được uỷ quyền có thể hoàn thành công việc với chất lượng cao. Nếu cơ quan điều tra chỉ hoàn thành một số công việc trong quy định của dự án thì tất nhiên kết quả của nó sẽ không thể thoả mãn yêu cầu của doanh nghiệp, điều này ảnh hưởng đến việc đề ra và điều chỉnh chiến lược của doanh nghiệp trên thị trường. 3. Hoàn thành trong phạm vi chi phí cho phép (Chi phí dự án) Chi phí dự án là một khoản tiền mà khách hàng đồng ý chi cho bên tiếp nhận dự án để có được sản phẩm hay dịch vụ mà mình mong muốn. Chi phí dự án dựa trên cơ sở tính toán ban đầu, phạm vi của nó bao gồm tiền lương trả cho công nhân viên, tiền thuê nguyên vật liệu, thiết bị máy móc, phương tiện sản xuất phục vụ cho dự án cũng như phí trả cho các nhà tư vấn dự án. Khách hàng luôn mong muốn với một khoản chi phí thấp nhất có thể nhận được một sản phẩm hay dịch vụ thoả mãn nhu cầu của mình. Nếu chi phí dự án vượt qua dự tính ban đầu hay vượt qua khả năng chi trả của khách hàng thì thực hiện dự án đó không được coi là thành công. 4. Hiệu quả của dự án (Sự đánh giá của khách hàng) Mục đích cuối cùng của việc thực hiện dự án là để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Vì thế, sự đánh giá của người ủy quyền sẽ trực tiếp quyết định dự án có thành công hay không, mang lại hiệu quả hay không. Để việc thực hiện mục tiêu dự án chắc chắn có được thành công và để thoả mãn được nhu cầu của người ủy quyền thì trước khi thực hiện dự án, ta phải căn cứ vào yêu cầu của họ để định ra một kế hoạch cho dự án. Bản kế hoạch này bao gồm tất cả các nhiệm vụ công việc, giá thành và thời gian dự định hoàn thành dự án. Có thể hình dung kế hoạch dự án Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 24
26. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân giống như chiếc la bàn trong ngành hàng hải, nó chỉ dẫn việc thực hiện dự án đến bước cuối cùng sao cho thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. 1.2.3. Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management) - Độ phức tạp của dự án - Yêu cầu đặc biệt của khách hàng - Cấu trúc lại tổ chức - Rủi ro trong dự án - Thay đổi công nghệ - Kế hoạch và giá cả cố định 1.2.4. Chức năng quản lý dự án a. Chức năng hoạch định: Xác định cái cần phải làm gì? - Xác định mục tiêu - Định phương hướng chiến lược - Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động. b. Chức năng tổ chức - Quyết định công việc được tiến hành như thế nào? - Là cánh thức huy động và xắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch: Làm việc gì? Ai làm? Phối hợp công việc ra sao?Ai báo cáo cho ai ? Chỗ nào cần quyết định ? c. Chức năng lãnh đạo: Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức - Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên. - Chọn một kênh thông tin hiệu quả. - Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức. d. Chức năng kiểm soát: Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu. Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 25
27. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân 1.2.5. Các lĩnh vực quản lý dự án Quản lý dự án bao gồm nhiều lĩnh vực như quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý hoạt động cung ứng (Bảng 1.2) Bảng 1.2. Các lĩnh vực quản lý dự án Theo Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế( PMI) L.vực TT Nội dung quản lý Chú thích quản lý Tổ chức DA theo một trình tự logic, chi - Lập kế hoạch tiết hóa các mục tiêu của DA thành những Lập kế công việc cụ thể và hoạch định một hoạch 1 - Thực hiện kế hoạch chương trình để thực hiện các công việc tổng đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý quan - Quản lý những thay đổi khác nhau của DA được kết hợp một các chính xác và đầy đủ. - Xác định phạm vi Xác định, giám sát việc thực hiên các mục Quản lý đích, mục tiêu của dự án, xác đinh công 2 - Lập kế hoạch phạm vi phạm vi việc nào thuộc về dự án và cần phải thực - Quản lý thay đổi phạm vi hiện, công việc nào ngoài phạm vi dự án. - Xác định các hoạt động, Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến Quản lý trình tự và ước tính thời độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn 3 thời gian thực hiện thành dự án. Chỉ rõ mỗi công việc kéo dài gian - Xây dựng và kiểm soát bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc tiến độ và toàn bộ dự án khi nào hoàn thành. - Lập kế hoạch nguồn lực Dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi Quản lý - Tính toán chi phí phí theo tiến độ cho từng công việc và 4 chi phí - Lập dự toán toàn bộ dự án. Tổ chức, phân tích số liệu - Quản lý chi phí và báo cáo những thông tin về chi phí. - Lập kế chất lượng Triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất Quản lý lượng trong việc thực hiện dự án, đảm bảo 5 chất - Đảm bảo chất lượng chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng lượng - Quản lý chất lượng mong muốn của chủ đầu tư. - Lập kế hoạch nhân lực Hướng dẫn, phối hợp nỗ lực của mọi Quản lý - Tuyển dụng thành viên tham gia DA vào việc hoàn 6 nhân thành mục tiêu của DA. Cho thấy việc sử lực - Phát triển nhóm dự án dụng lực lượng LĐ của dự án hiệu quản đến đâu. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 26
28. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Đảm bảo các dòng thông tin thông suốt, - Lập kế hoạch thông tin chính xác và nhanh nhất giữa các thành Quản lý viên của dự án và với các cập quản lý 7 thông - Cung cấp thông tin khác nhau. Có thể trả lời các câu hỏi: ai tin - Báo cáo kết quả cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và báo cáo bằng cách nào. - Xác định rủi ro Xác định các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức Quản lý 8 - XD KH xử lý rủi ro độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như rủi ro quản lý từng loại rủi ro. - Kiểm soát KH xử lý rủi ro Lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp - Kế hoạch cung ứng đồng và điều hành việc mua bán nguyên Quản lý vật liệu, MMTB, dịch vụ cần thiết cho hoạt - Lựa chọn nhà cung ứng dự án. Giải quyết vấn đề: bằng cách nào 9 động dự án nhận được hành hóa và dịch vụ cần cung - Quản lý hợp đồng thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp ứng cho dự án, tiến độ cung cấp, chất lượng - Quản lý tiến độ cung ứng cung cấp. 1.2.5. Nhà quản lý dự án (Project Manager - PM) PM: Là người chịu trách nhiệm trong việc QLDA 1. Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA (PM’s Role & Responsibility) a. Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn, Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này, những mâu thuẫn đó là: - Các dự án cạnh tranh về nguồn lực - Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án - Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu - Các nhà quản lý của tổ chức Mẹ muốn giảm chi phí b. Vai trò của nhà quản lý dự án (Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra) - Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: QLDA và Kỹ thuật của DA Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 27
29. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân - Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án - Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án Vai trò của nhà quản lý chức năng (Funtional Manager): Nhà quản lý chức năng sẽ cung cấp đầu đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án: - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How) - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu (Where) c. Trách nhiệm của nhà QLDA PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa: Chi phí, Thời gian và Chất lượng. 2. Các kỹ năng và phẩm chất của PM a. Các kỹ năng (Skills) b. Phẩm chất của nhà QLDA - Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity) - Khả năng ra quyết định (Decision Making Ability) - Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem) - Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility) 3. Chọn lựa PM - Biết tổng quát > Chuyên sâu (Generist > Specialist) - Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) - Người làm cho mọi việc dễ dàng (Sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilitator > Supervisor) Tuỳ theo quy mô dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi 1.3. CHU TRÌNH DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN Khi nói đến một dự án được hoàn thành, thông thường người ta thường nghĩ đó là thời điểm sau khi người xây dựng đã bàn giao công trình cho chủ đầu tư, Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 28
30. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân trong đó kể cả thời gian vận hành thử, nhưng cũng không ít người cho rằng dự án chỉ gọi là kết thúc sau khi đã hết thời gian nhà thầu bảo hành công trình. Cũng có người quan niệm rằng chu trình của dự án xây dựng phải được tính đến kể từ khi hình thành ý tưởng lập một dự án cho đến khi công trình đã hết niên hạn sử dụng, phải đập đi rồi xây dựng công trình khác. Với quan niệm này mọi người sẽ e ngại rằng có khi phải vài ba thế hệ mới theo dõi được một chu trình, hoặc với những công trình cổ thì có khi phải hàng trăm thế hệ cũng không theo dõi được một chu trình. Vả lại khi phá huỷ xây dựng mới, thì chưa chắc người ta lại xây dựng tại địa điểm cũ, hoặc có khi người ta thay đổi chức năng của công trình. Do vậy không nên quan niệm dự án hoàn thành với phạm vi quá dài như vậy. Với một dự án thông thường có quy mô trung bình thường được chia ra các giai đoạn như sau: - Giai đoạn đầu của dự án; - Giai đoạn nghiện cứu tiền khả thi; - Giai đoạn nghiên cứu khả thi; - Giai đoạn thiết kế; - Giai đoạn đấu thầu; - Giai đoạn thi công xây lắp; - Giai đoạn vận hành thử; - Giai đoạn bảo hành xây lắp và bảo trì công trình. Mỗi giai đoạn bao giờ cũng có mục tiêu riêng và những hạn chế nhất định, thường thì cuối ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau. Tuy nhiên vẫn có nhiều trường hợp đặc biệt ngoại lệ. 1.3.1. Giai đoạn đầu của dự án Đó là những ý tưởng ban đầu của người có quyền lực trong cơ quan Nhà nước, hoặc là tư duy của những cá nhân, đoàn thể, tổ chức, doanh nghiệp có khả năng góp vốn hoặc huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó với mục đích lợi nhuận, từ thiện, phục vụ cộng đồng, lợi ích chung của đất nước, của xã hội hoặc Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 29
31. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân kết hợp lợi ích công và lợi ích tư. Cũng nhiều khi nó được trích ra từ một kế hoạch hoặc một yêu cầu nào đó của một cá nhân, tập thể, cơ quan hoặc của một cộng đồng nào khác. Những yêu cầu của ý tưởng, suy nghĩ ban đầu này được chuyển đến cá nhân hoặc tổ chức có chuyên môn để làm những bước tiếp theo. 1.3.2. Nghiên cứu tiền khả thi (Lập báo cáo đầu tư) Giai đoạn này thường chỉ tiến hành đối với những dự án tương đối lớn với mục đích để xem xét dự án có khả thi hay không. Nội dung của nghiên cứu tiền khả thi gồm những vấn đề sau: 1. Kiểm tra và khẳng định lại ý đồ của tư tưởng đầu tư, sự cần thiết phải đầu tư kèm theo những điều kiện thuận lợi và khó khăn của nó. Những thuận lợi và khó khăn không đơn thuần chỉ là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề về xã hội, dư luận, tập tục, văn hoá, trình độ dân trí, môi trường, 2. Dự kiến quy mô đầu tư, hình thức đầu tư; 3. Chọn khu vực địa điểm xây dựng và dự kiến nhu cầu diện tích sử dụng đất, những ảnh hưởng về môi trường, xã hội, những vấn đề về di dân (nếu có); 4. Phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật bao gồm các điều kiện khả năng cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ hạ tầng; 5. Phân tích, lựa chọn sơ bộ phương án xây dựng; 6. Xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động vốn, khả năng hoàn trả vốn; 7. Tính toán sơ bộ hiệu quả đầu tư về mặt kinh tế và xã hội. Giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi là giai đoạn có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Đòi hỏi các nhà tư vấn phải hết sức khách quan, hết sức trung thực, phải có đạo đức nghề nghiệp. Đây là một yêu cầu rất khó khăn vì khi người tư vấn đi đến kết luận dự án không thể khả thi thì cũng đồng nghĩa với việc nhà tư vấn không còn việc làm ở giai đoạn sau mà chỉ được lĩnh một số tiền nhỏ nhoi khi làm luận chứng tiền khả thi. Mặt khác đòi hỏi các nhà đầu tư cũng phải hết sức tỉnh táo, không vì sự tán dương của các nhà tư vấn mà đi đến quyết định phiêu lưu. Hãy nên nhờ một hoặc một vài nhà tư vấn thứ hai (đối với công trình của Nhà nước thì sử dụng cơ Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 30
32. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân quan thẩm định) thẩm định bản luận chứng này, đặc biệt là phải thẩm định tính hiệu quả của dự án. 1.3.3. Nghiên cứu khả thi (Lập dự án đầu tư) Một dự án cần có nghiên cứu tiền khả thi, thì sau khi giai đoạn này được thông qua sẽ chuyển sang giai đoạn nghiên cứu khả thi. Như vậy vẫn phải kiểm tra lại những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư. Nội dung của nghiên cứu khả thi là: 1. Những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư; 2. Lựa chọn hình thức đầu tư; 3. Lập chương trình sản xuất và các yếu tố phải đáp ứng (đối với các dự án có sản xuất); 4. Các phương án địa điểm cụ thế; 5. Phương án giải phóng mặt bằng, kế hoạch di dời dân (nếu có); 6. Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ; 7. Các phương án kiến trúc, giải pháp xây dựng, thiết kế sơ bộ của các phương án đề nghị lựa chọn, giải pháp quản lý và bảo vệ môi trường; 8. Xác định rõ nguồn vốn, khả năng tài chính, tổng mức đầu tư, nhu cầu vốn theo tiến độ; 9. Phương án quản lý khai thác dự án và sử dụng lao động; 10. Phân tích hiệu quả đầu tư; 11. Các mốc thời gian thực hiện; 12. Hình thức quản lý dự án và lựa chọn hình thức quản lý; 13. Khẳng định chủ ĐT và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan. 1.3.4. Giai đoạn thiết kế Giai đoạn thiết kế sẽ được bắt đầu khi mục tiêu của dự án đã được xác định: 1. Mở rộng khảo sát: như khảo sát thêm về địa hình, địa chất, thu thập phân tích thêm các dữ liệu về địa chất thuỷ văn và địa chất công trình. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 31
33. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân 2. Thiết kế theo hướng sử dụng tối đa những gì sẵn có ở địa phương (nhân công, vật liệu). 3. Đối với các công trình có yêu cầu kỹ thuật cao có ba bước thiết kế: thiết kế sơ bộ (được thực hiện ở giai đoạn nghiên cứu khả thi), thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công. 4. Lập tiên lượng, dự toán, tổng dự toán. 1.3.5. Giai đoạn đấu thầu Chủ đầu tư hoặc đại diện cho chủ đầu tư có trách nhiệm: 1. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu, bao gồm: Thư mời dự thầu, mẫu đơn dự thầu, chỉ dẫn đối với nhà thầu, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, tiến độ thực hiện, điều kiện chung và điều kiện riêng hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, mẫu thoả thuận hợp đồng. 2. Thông báo đấu thầu, phân phối hồ sơ mời thầu dưới hình thức bán hoặc phát cho nhà thầu muốn tham dự. 3. Giải đáp những điều chưa rõ cho các nhà thầu thông hiểu. 4. Nhận hồ sơ dự thầu. 5. Đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm đánh giá về kỹ thuật và về tài chính. Tổng hợp đánh giá về chất lượng và giá cả. 6. Công bố kết quả và thương thảo hợp đồng với nhà thắng thầu. Để tham dự thầu, các nhà thầu phải: 1. Tìm hiểu kỹ nội dung của hồ sơ mời thầu. 2. Chuẩn bị kỹ hồ sơ dự thầu. Phương thức đấu thầu có các loại: - Đấu thầu một túi hồ sơ (phương án kỹ thuật và tài chính cho trong cùng một phong bì). - Đấu thầu hai túi hồ sơ: đề xuất kỹ thuật và tài chính theo hai túi riêng biệt nhưng nộp cùng một thời điểm, đánh giá kỹ thuật trước, tài chính sau, Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 32
34. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân những nhà thầu nào đạt được yêu cầu về kỹ thuật mới được mời vào để mở túi hồ sơ về tài chính và thương thảo hợp đồng. Đấu thầu hai giai đoạn: loại này thường chỉ áp dụng với những dự án lớn, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc thuộc dự án chìa khoá trao tay: - Giai đoạn 1: Nộp đề xuất kỹ thuật. - Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh (bao gồm các đề xuất kỹ thuật, tài chính). 1.3.6. Các hoạt động trong giai đoạn thi công Đây là công việc chủ yếu của nhà thầu. Các hoạt động này bao gồm: 1. Xây dựng chương trình cụ thể phù hợp với tiến trình công việc đã nêu trong hồ sơ dự thầu và các điều kiện của hợp đồng, ghi rõ thời gian cụ thể của từng công việc phải hoàn thành. 2. Lên kế hoạch và sắp xếp tổ chức ở trên công trường cũng như lắp đặt các phương tiện, thiết bị cần thiết cho việc thi công và các dịch vụ cho chủ đầu tư, tổng công trình sư và các nhà thầu. 3. Lên kế hoạch tiến độ về nhu cầu loại, số lượng các nguồn lực cần thiết (con người, máy móc, vật liệu) trong thời gian thi công công trình. 4. Xây dựng những công trình tạm thời và vĩnh cửu cần thiết cho việc xây dựng dự án. 5. Nhà thầu chính phối hợp với các nhà thầu phụ tham gia XD công trình. 6. Tiến hành giám sát xây dựng để đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn mà thiết kế dự án đã lựa chọn. Theo chức năng của mình, các chủ thể có phương thức giám sát khác nhau. 7. Điều chỉnh những sai số xảy ra khi thi công ở trên công trường có thể khác với những con số đã được ghi dự toán trong hồ sơ hợp đồng. 8. Giữ lại tất cả các hồ sơ và báo cáo về mọi hoạt động xây dựng và kết quả của các cuộc kiểm tra chất lượng. 9. Kiểm tra thanh toán tiền cho những phần việc đã hoàn thành. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 33
35. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân 10. Tiến hành công tác chăm lo sức khoẻ và kiểm tra an toàn lao động để đảm bảo an toàn cho công nhân và mọi người trên công trường. 1.3.7. Các hoạt động trong giai đoạn vận hành thử Các hoạt động trong giai đoạn vận hành thử thường bao gồm: 1. Nhà thầu chuẩn bị các hồ sơ về những việc đã được tiến hành trong quá trình TC để so sánh với các đầu CV được ghi ở trong hồ sơ hợp đồng. 2. Kiểm tra cẩn thận những hạng mục công trình đã hoàn thành để đảm bảo các yêu cầu của hợp đồng (hoặc những thay đổi đã được hai bên đồng ý), và các sai sót được khắc phục. 3. Chuẩn bị và vận hành thử từng bộ phận của nhà máy để đảm bảo rằng việc thi công đáp ứng được mọi yêu cầu đã ghi trong hồ sơ hợp đồng. Nhà thầu lắp đặt và cung ứng máy móc phải chứng minh điều này với chủ đầu tư. 4. Chủ đầu tư và các nhà tư vấn phải hoàn thiện phần phụ lục và những chuẩn bị cuối cùng cho chương trình vận hành và duy tu bảo trì nhà máy, đồng thời phối hợp với nhà thầu để tiến hành các việc nêu trong mục 5, 6, 7, 8 dưới đây: 5. Chọn và đào tạo nhân viên vận hành và duy tu bảo dưỡng nhà máy. 6. Theo dõi các quá trình thực hiện các công việc để có thể so sánh, ước tính trong thiết kế và yêu cầu được ghi ở trong hợp đồng. 7. Thanh toán nốt số tiền còn lại theo thoả thuận của hợp đồng. 8. Chuẩn bị và hoàn tất văn bản nghiệm thu bàn giao công trình, chuyển giao nhà máy cho chủ dự án để khai thác sử dụng. Mục đích của việc tiến hành giai đoạn chạy thử toàn bộ hệ thống máy móc là để kiểm tra đảm bảo mọi công việc thi công đã hoàn hảo, theo đúng các yêu cầu đã ghi trong hợp đồng, các chỉ tiêu kỹ thuật, cũng như sự vận hành của một nhà máy hoàn thiện để chuyển giao sang cho chủ đầu tư khai thác và sử dụng. Kết thúc giai đoạn chạy thử nhà máy là một dấu hiệu chỉ rõ các hoạt động của dự án đã kết thúc và một vài khiếm khuyết sẽ được ghi thành biên bản để hoàn tất. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 34
36. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Chứng chỉ sử dụng công trình hoặc biên bản nghiệm thu bàn giao công trình là bằng chứng để cho công trình được sử dụng an toàn. Còn việc xin chứng nhận quyền sở hữu công trình và quyền sử dụng đất trên công trình đó lại là một thủ tục pháp lý khác. 1.3.8. Bảo hành xây lắp và bảo trì công trình GIAI ĐOẠN TRƯỚC DỰ ÁN - Nguyên nhân làm xuất hiện dự án - Các ý tưởng ban đầu GIAI ĐOẠN I Chuẩn bị đầu tư GIAI ĐOẠN II Thực hiện đầu tư GIAI ĐOẠN III Kết thúc đầu tư GIAI ĐOẠN SAU ĐẦU TƯ - Khai thác, sử dụng - Vận hành, bảo trì KẾT THÚC DỰ ÁN - Hết thời hạn sử dụng - Sự cố, hỏng không sử dụng được - Thanh lý tài sản ( phá dỡ ) Hình 1.5. Vòng đời của một dự án xây dựng Bảo hành xây lắp là yêu cầu bắt buộc được luật pháp bảo hộ. Thời gian bảo hành được ghi cụ thể trong hợp đồng. Đối với các công trình xây dựng quan trọng của Nhà nước thời gian bảo hành là 24 tháng, đối với các công trình khác là 12 tháng. Giá trị bảo hành được tính từ 3-5% giá trị xây lắp, phụ thuộc vào thời gian bảo hành. Tiền bảo hành chỉ được sử dụng vào việc bảo hành và được tính theo lãi Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 35
37. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân xuất ngân hàng nếu chưa sử dụng đến. Hết thời gian bảo hành nếu không sử dụng đến nhà thầu được thu về cả vốn lẫn lãi. Những công trình có vốn đầu tư nước ngoài, vốn vay thì tuỳ theo thoả thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Nhà thầu không có trách nhiệm bảo trì công trình, bảo trì công trình thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư hoặc của người quản lý sử dụng. Nhà thầu tham gia bảo trì công trình theo một hợp đồng khác. Nhiệm vụ bảo trì công trình theo các nhà quản lý dự án trao đổi, tranh luận thì không nên coi giai đoạn này nằm trong chu trình dự án, vì giai đoạn này quá dài, thời hạn bảo trì công trình được tính từ ngày nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng cho đến khi không sử dụng công trình. Thông thường bảo trì công trình được chia theo 4 cấp: - Duy tu bảo dưỡng. - Sửa chữa nhỏ. - Sửa chữa vừa. - Sửa chữa lớn. 1.4. CÁC BÊN THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN Việc thực hiện mỗi dự án đều cần có sự tham gia của nhiều bên. Thông thường, các dự án đơn giản thường có rất ít bên tham gia, còn đối với các dự án lớn thì luôn cần có sự tham gia của nhiều bên. Ví dụ, để tiến hành một buổi dạ tiệc sinh nhật thì chỉ cần chủ nhân và khách mời tham gia, nếu là một buổi tiệc lớn thì nhiều nhất chỉ có thêm người chủ trì buổi tiệc và đội biểu diễn văn nghệ. Nhưng đối với một công trình dự án có đầu tư lớn thì sẽ cần thêm rất nhiều bên tham gia, ví dụ như khách hàng, bên thiết kế, bên cố vấn Mối quan hệ giữa các bên tham gia khá phức tạp, họ thường được liên hệ với nhau bằng hình thức hợp đồng hoặc đàm phán. Bên thực hiện dự án thường phải thành lập tổ chức quản lý dự án chuyên môn để làm chức năng quản lý. 1. Khách hàng Mỗi dự án đều có khách hàng hay còn gọi là người ủy quyền riêng của mình. Khách hàng có thể là một người, hoặc một tập thể gồm hai người trở lên tạo thành, Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 36
38. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân cũng có thể là nhiều tổ chức có chung yêu cầu với kết quả dự án. Khách hàng chính là người đưa ra yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn để thực hiện dự án. 2. Người được ủy quyền (người tiếp nhận dự án) Người được ủy quyền tức là người tiếp nhận dự án và là bên thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Sau khi tiếp nhận dự án, bên được ủy quyền căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án. Trong suốt quá trình quản lý dự án từ giai đoạn bắt đầu, quy hoạch, thực hiện đến kết thúc, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo. Vì thế, năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án. Hiện nay, trên thế giới chủ yếu khách hàng dùng hình thức mời thầu, đấu thầu để lựa chọn nhà thầu dự án tốt nhất. 3. Bên cung ứng Bên cung ứng là người cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, công cụ, vật dụng cho dự án. Nhằm đảm bảo thực hiện tiến độ và chất lượng dự án, mỗi nhà thầu tiếp quản dự án đều có sự cung ứng tương đối ổn định. Quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên tạo uy tín lẫn nhau giúp bên tiếp quản dự án có thể bố trí, sắp xếp nguồn lực một cách hợp lý, có hiệu quả, còn bên cung ứng cũng thu được lợi nhuận đáng kể. 4. Nhà thầu phụ Hiện nay, do nhu cầu của khách hàng ngày càng cao cũng như lượng công trình ngày càng nhiều, kỹ thuật dự án ngày càng phức tạp, vì thế sau khi nhận dự án, bên tiếp nhận dự án thường chuyển giao một số dự án nhỏ cho các nhà thầu phụ khác nhau thực hiện. Sự tham gia của các nhà thầu này sẽ phát huy được một số cách có hiệu quả năng lực bản thân, làm cho dự án có thể hoàn thành với chất lượng cao. Tuy nhiên, sự tham gia của các nhà thầu cũng tạo ra tính phức tạp trong quản lý dự án, vì thế đôi khi sự phối hợp giữa các nhà thầu phụ, giữa các nhà thầu với nhà tiếp quản dự án trở nên kém hiệu quả. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 37
39. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trên đây, là một số bên tham gia chính của dự án. Trong quá trình thực tế quản lý dự án sẽ phát sinh rất nhiều bên tham gia mà chúng ta không lường trước được cả về số lượng cũng như những vấn đề phức tạp trong mối quan hệ giữa các bên. Dưới đây là sơ đồ khái quát về mối quan hệ giữa các bên đương sự của dự án. Khách hàng Thỏa thuận Lưu thông Bên cho vay vốn (Nhà đầu tư) dự án tiền tệ (Ngân hàng) Thiết kế Tư vấn Bên thiết kế Bên tiếp quản Cố vấn/ Tư vấn dự án dự án Thầu phụ dự án con Nhà thầu phụ Bên giám sát Bên cung ứng quản lý dự án Hình 1.6 : Sơ đồ về mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án Ngoài các bên tham gia dự án còn có một số nhóm người được gọi là bên liên quan đến dự án. Đây có thể là một người hoặc một tổ chức chịu ảnh hưởng của dự án. Những tổ chức và cá nhân này có mối quan hệ về lợi ích hoặc nhiều, hoặc ít, hoặc gián tiếp, hoặc trực tiếp với dự án. Người có mối quan hệ với dự án có thể là các ban ngành hữu quan của Chính phủ, công chúng xã hội, các cơ quan truyền thông, các bạn hàng hợp tác và các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Người có mối quan hệ với dự án thường có yêu cầu và kỳ vọng khác nhau đối với dự án, mục tiêu và trọng điểm của họ thường rất khác nhau. Ví dụ, đối với mỗi dự án thì các ban ngành Chính phủ thường chú ý đến việc thu thuế và tổng lợi ích xã hội, còn công chúng lại hy vọng giảm thiểu những ảnh hưởng bất lợi về Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 38
40. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân hoàn cảnh xã hội, môi trường, Đối với nhà quản lý dự án thì việc hiểu rõ yêu cầu, nguyện vọng của họ là vô cùng quan trọng, có như vậy các nhà quản lý mới có thể tiến hành quản lý, điều động những nhân tố tích cực của họ, hòa giải và loại bỏ những ảnh hưởng tiêu cực nhằm đảm bảo chắc chắn dự án sẽ thành công. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 39
41. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Chương 2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 2.1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC 2.1.1. Định nghĩa tổ chức Kết quả thực hiện mục tiêu dự án phụ thuộc rất nhiều vào cơ cấu tổ chức áp dụng trong quản lý thông thường được biểu hiện là tổng hợp các bộ phận (các đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các hoạt động của dự án đến mục tiêu đã định. Về mặt ý nghĩa thông thường, tổ chức là các tổ chức xã hội và đơn vị hành chính sự nghiệp như doanh nghiệp, cơ quan, trường học, Đây là những môi trường bắt buộc mọi thành viên phải có những hoạt động hợp tác với nhau. Để có thể đạt được mục tiêu chung thì mọi người phải cùng nhau hợp tác, do vậy đã hình thành nên những tập thể gọi chung là tổ chức. Về ý nghĩa quản lý học tổ chức là việc nghiên cứu xem làm thế nào để tiến hành phân công có hiệu quả và hợp lý. Ở đây, phân công bao gồm phân công công việc, bố trí lượng công việc, phân công nhiệm vụ và sự phối hợp hỗ trợ sau phân công Vậy, căn cứ vào nguyên tắc và tiêu chuẩn nào để tiến hành phân công cụ thể? Và phân công như thế nào mới là hợp lý? Làm thế nào để hỗ trợ các hoạt động sau phân công? Tất cả đều là nội dung cơ bản để nghiên cứu lý luận quản lý. Vậy rốt cuộc tổ chức là gì và làm thế nào để định nghĩa một cách cụ thể về tổ chức? Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức. Có ý kiến cho rằng, tổ chức là một kết cấu được xây dựng theo mục tiêu chung và tiến hành phân công nhiệm vụ, xác định chức trách, trao đổi thông tin, kết hợp hỗ trợ làm việc đối với toàn bộ nhân viên trong tổ chức một cách hợp lý sao cho có thể thu được hiệu quả cao nhất khi thực mục tiêu. Cũng có ý kiến cho rằng, tổ chức là cả một quá trình hay hoạt động hình thành kết cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chung một cách Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 40
42. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân hiệu quả. Tóm lại, tổ chức là một cơ cấu có quyền hạn và trách nhiệm, nó bao gồm 4 nội dung cơ bản sau: 1. Quyền hạn Quyền hạn là chỉ quyền lực nhất định đối với một cấp bậc nào đó. Người nắm quyền lực trong tay là người đảm nhận các công việc như chỉ huy, giám sát, điều khiển, kỷ luật, khen thưởng Quyền lực ở đây là chỉ quyền lực của một chức vụ nào đó, chứ không phải quyền lực của con người. Ví dụ như quyền lực của giám đốc, cho dù người đó là ai, khi đã được bổ nhiệm làm giám đốc thì người đó sẽ có các quyền lực tương ứng của giám đốc, một khi đã từ chức thì quyền lực bị mất theo. Điều này khác hoàn toàn với chế độ quan chức theo kiểu phong kiến ngày xưa, trọn đời làm quan, trọn đời có quyền chức. 2. Chức trách Chức trách là chỉ trách nhiệm để hoàn thành một nhiệm vụ của những người có chức vụ và địa vị tương ứng. Trong quản lý, quyền lực và chức trách là hai yếu tố tương ứng với nhau, nhận quyền lực nào thì phải có trách nhiệm tương ứng với quyền lực đó. 3. Trách nhiệm Trách nhiệm phản ánh mối quan hệ cấp trên và cấp dưới. Cấp dưới có nhiệm vụ phải báo cáo lên cấp trên nhiệm vụ và kết quả công việc mà mình đảm nhận. Cấp trên phải có trách nhiệm chỉ đạo cho cấp dưới tiến hành công việc. 4. Sơ đồ hệ thống tổ chức Sơ đồ hệ thống tổ chức là một bảng sơ đồ chi tiết phản ánh mối liên hệ giữa các chức vụ và vị trí khác nhau trong cơ cấu tổ chức. 2.1.2. Quá trình tổ chức Công tác tổ chức là một quá trình, nó bao gồm 3 bước: phân định, chia loại và hình thành kết cấu tổ chức. 1. Phân định công việc Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 41
43. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Thực hiện mục tiêu đã định chính là nhiệm vụ chính của tổ chức. Bất kỳ một thành viên đơn lẻ nào trong tổ chức đều khó có thể hoàn thành mục tiêu chung này. Do đó, người quản lý phải biết phân tích để có thể phân chia công việc thành những nhiệm vụ, những mục tiêu nhỏ, tiếp đó dựa trên khuôn khổ đã định để tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể, từ đó hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu nhỏ, do đó yêu cầu mỗi thành viên trong tổ chức đều phải đảm nhận một phần công việc. Như vậy, với sự nỗ lực chung của các thành viên trong tổ chức, mục tiêu chung đã được thực hiện. Do đó, quá trình phân chia mục tiêu chung thành các nhiệm vụ cụ thể được gọi là phân định công việc. Nguyên tắc cơ bản để tiến hành phân định công việc: a. Nguyên tắc mục tiêu nhất quán Phải tiến hành phân định công việc và liệt kê toàn bộ công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Khi liệt kê nhiệm vụ công việc, cần phải tuân theo nguyên tắc nhất quán giữa công việc và mục tiêu, nghĩa là những công việc được liệt kê ra phải có liên quan đến mục tiêu chung, là những nhiệm vụ hoàn thành mục tiêu. Những công việc và nhiệm vụ không liên quan tới mục tiêu thì dứt khoát phải bị loại bỏ, đồng thời cũng làm giảm tối thiểu những công việc và nhiệm vụ ít liên quan đến mục tiêu. Một số nhà quản lý làm công tác tổ chức có thể còn chưa nắm vững về nguyên tắc này. Trong một thời gian dài, họ đã sử dụng nhân sự một cách tùy tiện, nhân viên ngày càng nhiều, cơ cấu tổ chức ngày càng cồng kềnh, người nhiều hơn việc, hiệu quả lại thấp. Nguyên nhân chủ yếu vẫn là do không tuân thủ nguyên tắc nhất quán. b. Nguyên tắc hiệu quả Khi tiến hành phân định công việc còn phải tuân thủ nguyên tắc hiệu quả. Khi một tổ chức tiến hành phân định công việc, nếu mục tiêu có thể được thực hiện với chi phí thấp nhất thì sẽ được cho là có hiệu quả. Đề cao hiệu quả chính là vẫn đề quan trọng trong quản lý. Lâu nay, trong vấn đề quản lý ở nước ta, lãnh đạo chỉ có thăng cấp chứ không bị hạ cấp, do đó người giữ chức vụ lãnh đạo và quản lý ngày càng nhiều, một nhiệm vụ phải phân chia cho quá nhiều người. Các tầng cấp Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 42
44. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân lãnh đạo khác nhau làm cho nhiệm vụ và chức trách đan xen không rõ ràng, dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Nên phân định công việc tới mức độ nào? Do nhiệm vụ của các tổ chức là khác nhau, tố chất của nhân viên khác nhau, mức độ sử dụng nguồn nguyên liệu khác nhau nên việc phân định công việc không thể có mục tiêu thống nhất được. Nói chung, yếu tố làm ảnh hưởng tới mức độ phân định công việc bao gồm: Khống chế tốc độ công việc: Đối với công việc không dễ dàng khống chế thì mức độ phân định công việc sẽ rất cao. Tính phức tạp của công việc: Nếu công việc có độ phức tạp cao thì mức độ phân định công việc cũng phải cao. Đây là cơ sở của sự phân công, đối với những công việc mang tính chất phức tạp thường được giao cho các chuyên gia đảm nhận, kiểu phân công này có tác dụng hình thành độ chuyên nghiệp hóa, có tác dụng nâng cao kỹ năng, phương pháp làm việc và nâng cao hiệu quả công việc một cách rõ rệt. Công việc đòi hỏi phải có kỹ năng tốt: Nếu công việc phải yêu cầu có kỹ năng tốt thì mức độ phân định công việc cao. Khi công việc đã được phân định, chuyên gia đảm nhận công việc phải có kỹ năng cao, như vậy mới có tác dụng chuyên môn hóa, cải tiến kỹ thuật và nâng cao hiệu quả công việc. Phương pháp thực hiện công việc: Nếu phương pháp thực hiện công việc phức tạp thì mức độ phân định công việc phải cao. Công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ: Nếu công việc đòi hỏi phải có sự tập trung tinh thần và sức lực cao độ thì mức độ phân định công việc cũng phải rất cao. 2. Phân loại công việc Trong quá trính phân định nhiệm vụ và mục tiêu chung thành những mục tiêu và nhiệm vụ nhỏ, sau khi đã xác định rõ nhiệm vụ công việc cụ thể sẽ tiếp tục tiến hành phân loại đối với các công việc cụ thể sẽ tiếp tục tiến hành phân loại đối với các công việc cụ thể có liên quan hoặc gần giống nhau, tức là hình thành các bộ phận nhỏ trong tổ chức. Dưới đây là ba phương pháp phân loại công việc cơ bản Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 43
45. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân nhất, đó là phân chia bộ phận theo chức năng, theo sản phẩm (hoặc dự án) và theo khu vực. Tư tưởng phân loại công việc chính là căn cứ cơ bản để thiết kế cơ cấu tổ chức. a. Phân chia bộ phận theo chức năng Nghĩa là tiến hành phân loại công việc dựa trên cơ sở chức năng của tổ chức. Đây là biện pháp được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chức năng cơ bản của trường học là dạy học, nghiên cứu, nhân sự, tài chính. Chức năng cơ bản của bệnh viện là chuẩn đoán, làm phẫu thuật, điều trị. Ưu điểm của việc phân chia bộ phận theo chức năng là có thể thích ứng với đặc điểm phân công theo kiểu hiện đại hóa, đó là phân công chi tiết, có thể phát huy triệt để công tác phân công. Nhân viên thường đảm nhận những công việc cụ thể, như thế sẽ phù hợp với sở trường của họ, giúp họ có thể cung cấp những kỹ năng chuyên nghiệp để nâng cao trình độ và kỹ năng, đem lại hiệu quả công việc cao. Tuy nhiên, bộ phận hóa theo chức năng cũng có nhược điểm riêng của họ. Do mỗi người được phân công công việc theo đặc điểm riêng của họ như chuyên ngành, sở thích, sở trường nên họ thường chú tâm tới mục tiêu và lợi ích của riêng bộ phận mà không quan tâm tới lợi ích và mục tiêu chung của tập thể. Cơ cấu tổ chức này khó có thể thích ứng được với môi trường làm việc thường xuyên thay đổi bởi nó thiếu khả năng nhạy bén, linh động. b. Phân chia bộ phận theo sản phẩm (hoặc theo dự án) Phân chia bộ phận theo sản phẩm nghĩa là tiến hành phân loại công việc theo tiêu chí sản phẩm hoặc dự án. Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm tương đối tập trung. Nói một cách cụ thể, phương pháp này tập hợp các hoạt động có liên quan tới hệ thống sản phẩm thành một bộ phận chung, sau đó hình thành bộ phận cụ thể hơn dựa theo chức năng. Những bộ phận theo sản phẩm hoặc dự án này có thể tiến hành hạch toán, tự chịu trách nhiệm lỗ lãi, giám đốc bộ phận đều có quyền hạn rất rộng. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 44
46. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Ưu điểm của việc phân chia bộ phận theo sản phẩm và dự án là: người quản lý của bộ phận sản phẩm và dự án có thể tập trung toàn bộ sức lực và trí lực vào sản phẩm và dự án của mình, có thể cải tiến sản phẩm, chủng loại và quy cách theo yêu cầu của thị trường, do đó khả năng ứng biến và tính thích ứng tương đối cao. Đồng thời, phân chia bộ phận theo sản phẩm là một kiểu hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm lỗ lãi, như vậy sẽ phát huy tính tích cực của người quản lý bộ phận, đồng thời cũng làm giảm đi một phần trách nhiệm của người quản lý chung. Nhược điểm của việc phân chia bộ phận theo sản phẩm hoặc theo dự án đó là, mỗi bộ phận theo sản phẩm hoặc dự án là một đơn vị riêng tương đối độc lập, cũng giống như là một tổ chức nhỏ trong tổ chức lớn, những chức năng cơ bản có trong tổ chức lớn cũng tồn tại trong tổ chức nhỏ, như vậy không tránh khỏi sự cồng kềnh, chồng chéo trong cơ cấu tổ chức. c. Phân chia bộ phận theo khu vực Phân chia bộ phận theo khu vực là phân chia bộ phận theo phạm vi khu vực của công việc. Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp bố trí sản xuất phân tán. Đặc điểm của các phương pháp này là tập hợp các hoạt động sản xuất và nghiệp vụ tồn tại trong một khu vực thành một bộ phận, sau đó căn cứ theo hoạt động chức năng mà bộ phận có nhu cầu để hình thành bộ phận nhỏ hơn theo chức năng. Như vậy, các hoạt động và nghiệp vụ của một khu vực được tập trung giao cho một người chuyên trách quản lý. Mục đích của cơ cấu này là để tận dụng nhân lực, vật lực và trí lực sẵn có tại địa phương mà doanh nghiệp đang tồn tại. Ưu điểm của việc phân chia bộ phận theo khu vực đó là: bởi vì mỗi khu vực có điều kiện hoàn cảnh khác nhau, nếu người quản lý bộ phận biết vận dụng một cách linh hoạt điểm mạnh và điểm yếu của điều kiện hay hoàn cảnh riêng biệt thì có thể đem lại hiệu quả tối đa cho hoạt động kinh doanh theo khu vực. Hơn nữa, phân bố bộ phận theo khu vực đều là tổ chức tự chịu trách nhiệm lỗ lãi, nên nó sẽ phát huy tính tích cực của người quản lý khu vực, từ đó làm giảm gánh nặng cho người quản lý chung. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 45
47. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Nhược điểm của bộ phận hóa theo khu vực đó là, mỗi một tổ chức phân bố theo khu vực đều trở thành một đơn vị độc lập, thêm vào đó do có khoảng cách về không gian và thời gian, nên gây ra nhiều khó khăn cho người quản lý chung trong công tác điều hành công việc. Ngoài ra, muốn tăng cường lĩnh vực quản lý thì tổng công ty phải tăng số lượng người quản lý và chi phí quản lý. 3. Hình thành cơ cấu tổ chức Trọng tâm của công tác tổ chức là xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với kế hoạch và mục tiêu, đây chính là hạt nhân và mấu chốt của công tác tổ chức. Tổ chức là một hệ thống được tạo nên bởi con người, hệ thống này bao gồm những yếu tố sau: a. Nhân viên Vừa là người quản lý tổ chức lại vừa là người bị tổ chức quản lý, do đó mối quan hệ tốt đẹp giữa con người với con người chính là điều kiện cơ bản để hình thành hệ thống tổ chức. b. Cương vị chức vụ Cương vị chức vụ là việc xác định rõ ràng chức vụ tương ứng với vị trí của mỗi người trong hệ thống tổ chức, từ đó hình thành nên cơ cấu tổ chức với nhiều tầng chức vụ khác nhau. c. Chức trách và quyền hạn Quy định những người ở cương vị khác nhau và chức vụ khác nhau đảm nhận trách nhiệm và quyền hạn khác nhau. Nguyên tắc cơ bản nhất trong quản lý đó là tính đối xứng giữa chức trách và quyền hạn. Khi đã có một số quyền hạn nhất định thì phải đảm nhận trách nhiệm tương ứng. 2.1.3. Tổ chức quản lý thông tin Phương pháp liên hệ chủ yếu trong hệ thống là liên hệ bằng thông tin, làm thế nào để đảm bảo tin tức thông suốt chính là vấn đề chủ yếu phải giải quyết trong khi thiết kế và vận hành hệ thống. Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 46
48. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Tổ chức quản lý hiện đại là một hệ thống mở. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và sức sản xuất, phương thức và quy mô hoạt động tập thể của loài người cũng thay đổi theo. Do vậy, tổ chức quản lý không thể sử dụng loại cơ cấu khép kín mà trước đây kiểu quản lý truyền thống vẫn sử dụng mà phải đi sâu vào nghiên cứu khả năng biến hóa của hoàn cảnh xã hội dựa theo nguyên tắc mở. Để đảm bảo tính khoa học của cơ cấu tổ chức quản lý và tính hiệu quả khi tiến hành, các nhà quản lý học và nhà quản lý thực tiễn đã tiến hành khảo sát và nghiên cứu không ít đối với nguyên tắc cơ bản trong tổ chức quản lý và đưa ra kết luận như sau: 1. Nguyên tắc mang tính tổng thể của hệ thống Đó là quyết định mang tính bản chất của quản lý tổ chức. Sở dĩ một tập thể bao giờ cũng có sức mạnh hơn một cá nhân là bởi vì các cá nhân sau khi liên hệ và kết hợp với nhau thì mới tạo nên được mang tính tổng thể. Do đó, vận dụng lý luận hệ thống để nghiên cứu mối liên hệ giữa các nhân tố trong hệ thống và để đảm bảo thực hiện mục tiêu quản lý tổ chức tổng thể chính là nguyên tắc mang tính tuần hoàn bắt buộc của công tác tổ chức. 2. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất Nguyên tắc chỉ huy thống nhất là nguyên tắc cơ bản của quản lý tổ chức. Tuy rằng nó được hình thành từ tổ chức trong quân đội, nhưng tổ chức quản lý hiện đại lại có ý nghĩa chỉ đạo chung. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất được hình thành trên hệ thống quyền hạn rõ ràng. Hệ thống quyền hạn được hình thành dựa trên mối rằng buộc bằng đường dây chỉ huy giữa cấp trên và cấp dưới. Đường dây chỉ huy là hệ thống truyền đạt thông tin chỉ huy. Nếu có bị gián đoạn thì không thể thống nhất giữa tư tưởng và hành động của toàn bộ tổ chức nhân viên. 3. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách là phạm vi được phân định rõ ràng giữa quyền hạn và chức trách trong quản lý, mỗi vị trí công việc nào đó sẽ được giao một quyền hạn tương ứng. Từ quy luật kết cấu tổ chức, một người Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 47
49. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân nhất định ở vị trí công việc nhất định sẽ đảm nhận chức vụ nhất định, như vậy sẽ đảm bảo chức vụ tương xứng với quyền hạn và trách nhiệm, chỉ khi có chức quyền và có trách nhiệm mới có thể đưa hệ thống vào hoạt động một cách đồng đều và cân đối. Trong tổ chức quản lý, nếu có hiện tượng không cân xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm như có quyền hạn mà không có trách nhiệm, có trách nhiệm nhưng không có quyền hạn, quyền hạn vượt quá trách nhiệm, trách nhiệm vượt quá quyền hạn tất cả đều gây ra những ảnh hưởng to lớn đối với tổ chức quản lý. Nếu có quyền hạn mà không có trách nhiệm sẽ dễ gây ra những chỉ đạo sai lầm, lạm dụng quyền hạn; ngược lại, nếu có trách nhiệm nhưng không có quyền hạn thì sẽ ảnh hưởng tới tích cực, tính chủ động và tính sáng tạo của người quản lý. Cần phải đi sâu nghiên cứu chế độ quản lý và cơ cấu tổ chức, xây dựng một hệ thống tổ chức hợp pháp hoàn chỉnh có sự tương xứng giữa trách nhiệm và quyền hạn. Trong quá trình hoạt động của tổ chức quản lý, do tình hình và nhiệm vụ luôn thay đổi nên phải làm tốt công việc ủy quyền, cấp trên giao nhiệm vụ cho cấp dưới phải giao trách nhiệm rõ rang, đồng thời cũng ủy quyền tương ứng cho cấp dưới, đề phòng quyền hạn và chức trách không tương xứng sẽ làm mất đi hiệu quả của hệ thống. Cùng với việc xây dựng cơ cấu tổ chức, người quản lý phải xem xét hai vấn đề khác nữa, đó là ủy quyền và bố trí công việc cho nhân viên. Ở một vị trí công việc nhất định, phải bố trí nhân viên đảm nhận hợp lý, một chức trách nhất định phải được giao cho một quyền hạn tương ứng. 2.1.4. Tác dụng của tổ chức trong quản lý Khái niệm “tổ chức” bao gồm hai ý nghĩa: Thứ nhất là chỉ chức năng của tổ chức nghĩa là tổ chức phải tiến hành phân công hợp lý đối với nhân viên,tiến hành tổ chức có hiệu quả đối với sản xuất. Thứ hai là chỉ một đơn vị trong xã hội. Yếu tố cấu thành nên tổ chức bao gồm người lao động, nguyên vật liệu và công việc, trong đó yếu tố tinh thần là mục tiêu chung, là mong muốn được hợp tác. Hai ý nghĩa trên đây của tổ chức quản lý có mối liên hệ nội tại, muốn thực hiện chức năng của tổ chức thì phải dựa vào đơn vị xã hội, bất kỳ một đơn vị nào Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 48
50. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân trong xã hội cũng đều phải sử dụng chức năng tổ chức. Tổ chức có vị trí trung tâm trong các hoạt động quản lý và là căn cứ để sử dụng các chức năng quản lý khác. 2.1.5. Trình tự chức năng của tổ chức 1. Thiết kế Thiết kế là chỉ việc xác định cơ cấu tổ chức, bố trí chức vụ, quyền hạn và phân định chức trách dựa trên mục đích, nhiệm vụ, quy mô và hoàn cảnh của tổ chức nhằm xây dựng hệ thống tổ chức có hiệu quả. 2. Vận dụng Vận dụng là chỉ người lãnh đạo sử dụng quyền hạn được tổ chức quy định, sử dụng chức năng của tổ chức để đôn đốc chỉ đạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc, nâng cao hiệu quả của cả tổ chức. Nội dung chủ yếu bao gồm chỉ định phạm vi công việc, đặt ra tiêu chuẩn công việc, xác định hệ thống truyền bá thông tin trong tổ chức và điều khiển các đơn vị và bộ phận cấp dưới. 3. Điều chỉnh Trên cơ sở đánh giá ưu nhược điểm vốn có của hệ thống tổ chức, dựa theo những thay đổi của nhiệm vụ công việc và điều kiện khách quan để điều chỉnh hệ thống tổ chức, làm cho tổ chức ngày một hoàn chỉnh hơn. 2.2. TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC 2.2.1. Tổ chức dự án Để thực hiện một dự án nào đó của khách hàng, người được ủy quyền quản lý dự án sẽ điều động những nhân viên nhất định và huy động các nguồn lực nhất định, áp dụng hình thức tổ chức nhất định để thực hiện dự án. Tổ chức dự án, cũng giống với các tổ chức khác, đều phải có người lãnh đạo tức là giám đốc dự án, trưởng bộ phận, có chế độ quy định của tổ chức, có nhân viên, trang thiết bị, có mối quan hệ giữa các bộ phận và nhân viên cũng như tinh thần văn hóa của tổ chức Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 49
51. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Tổ chức dự án mang tính nhất thời và ngẫu nhiên, đều được hình thành do phải thực hiện một vấn đề nào đó. Ví dụ, một doanh nghiệp nào đó vì muốn khai thác một sản phẩm nên các bộ phận liên quan đã tập hợp nhân viên, chuyên gia kỹ thuật, nhân viên thị trường, nhân viên tài chính, nhân viên quản lý, để dựng lên nhóm dự án khai thác sản phẩm mới. Nhân viên của tổ chức dự án này đều phải một mình đảm nhận hai trách nhiệm, tức là một mặt không được rời khỏi vị trí làm việc trước đây, mặt khác lại phải có trách nhiệm nghiên cứu quy hoạch sản phẩm mới. Trong giai đoạn này, trọng tâm của công việc là nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, sau khi sản phẩm mới được khai thác thì dự án cũng kết thúc. Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý và sự nghiên cứu không ngừng trong lĩnh vực quản lý dự án, tổ chức và quản lý dự án dần dần cũng phát triển theo hướng quy phạm hóa và khoa học hóa. Dự án khai thác sản phẩm mới của một doanh nghiệp quy mô lớn không còn là một cơ cấu nhất thời và ngẫu nhiên nữa, tuổi thọ của tổ chức dự án cũng được kéo dài theo các dự án của doanh nghiệp, công việc của nhân viên trong tổ chức dự án cũng tương đối ổn định. Mục tiêu của tổ chức dự án không chỉ hoàn thành các dự án trước mắt mà còn phải khai thác các dự án mới, tiến hành cải tiến kỹ thuật để từ đó thực hiện sứ mệnh tự lực cánh sinh. Tổ chức dự án không phải là một tổ chức ổn định không đổi, bất kỳ một tổ chức dự án nào đều có giới hạn, tức là có quá trình phát triển và giải thể. Tổ chức dự án có thời gian tồn tại khác nhau, có tính chất đơn giản hay phức tạp khác nhau, sau khi dự án hoàn thành thì tổ chức của nó cũng giải thể Tóm lại, tổ chức dự án vừa có các đặc điểm của những tổ chức thông thường khác, nhưng nó cũng không giống với các tổ chức như doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp, quân đội, trường học. Do có những đặc tính riêng biệt trong quản lý dự án nên tổ chức dự án cũng tồn tại những đặc điểm khác biệt. 2.2.2. Nguyên tắc làm việc của tổ chức dự án Xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức dự án hợp lý, tiến hành điều chỉnh cơ cấu tổ chức vào thời gian hợp lý dựa theo những yếu tố bên trong và bên ngoài tổ Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 50
52. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân chức, nhằm mục đích thực hiện mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. Do đó, hiệu quả cao nhất hay thấp nhất của tổ chức dự án sẽ là một trong các yếu tố mấu chốt quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Vậy làm thế nào để thực hiện tốt công tác tổ chức dự án? Phải thông qua kế hoạch làm việc của tổ chức, xây dựng và duy trì cơ cấu tổ chức thì mới có thể nâng cao hiệu quả của tổ chức, thực hiện tốt hơn mục tiêu tổ chức của dự án. Từ trước đến nay, các nhà quản lý học và nhà quản lý dự án đã tiến hành rất nhiều cuộc thăm dò, nghiên cứu và tổng hợp rất nhiều kinh nghiệm trong và ngoài nước. Họ nhận thấy rằng, để thực hiện công tác tổ chức dự án một cách hiệu quả thì phải tuân thủ những nguyên tắc dưới đây: 1. Nguyên tắc thống nhất mục tiêu Nguyên tắc thống nhất mục tiêu có thể hiểu là, kết kế cơ cấu tổ chức dự án và sự lựa chọn hình thức tổ chức phải có lợi cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Bất cứ một tổ chức dự án nào đều được quyết định bởi mục tiêu riêng biệt, mỗi một bộ phận trong tổ chức đều phải liên quan tới mục tiêu đã định của tổ chức, nếu không nó sẽ không có ý nghĩa tồn tại, tức là không cần thiết phải thiết lập bộ phận đó trong cơ cấu tổ chức dự án. Ví dụ như mục tiêu chung của bệnh viện là trị bệnh cứu người, phục vụ người bệnh, vậy thì cơ cấu và hình thức tổ chức của nó là: khoa nội, khoa ngoại, khoa sản, khoa nhi, khoa chuẩn đoán, khoa dược, khoa cung ứng, khoa tài vụ tất cả các khoa được hình thành xung quanh mục tiêu chung của bệnh viện. Cũng với ý nghĩa tương tự, mỗi một bộ phận lại có mục tiêu riêng, được thực hiện vì mục tiêu chung. Do đó, mục tiêu được chia thành nhiều tầng lớp, phân chia cho đến khi mỗi cá nhân đều nhận thức rõ nhiệm vụ mà mình phải hoàn thành mục tiêu tổng thể, như vậy cơ cấu tổ chức được xây dựng mới trở thành một cơ cấu hoàn chỉnh, đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của tổ chức, xây dựng được nền tảng của tổ chức. 2. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất Nguyên tắc chỉ huy thống nhất có thể hiểu là: các bộ phận và cá nhân trong tổ chức đều phải tuân theo những mệnh lệnh và chỉ đạo của cấp trên, chỉ có như vậy mới đảm bảo sự thống nhất giữa mệnh lệnh và chỉ huy, tránh tình trạng nhiều Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 51
53. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân lãnh đạo, nhiều chỉ đạo. Dựa trên nguyên tắc này, chỉ thị của cấp trên được truyền đạt cho cấp dưới, nhưng không được phép đưa ra những chỉ thị vượt cấp, cấp dưới chỉ chịu sự chỉ đạo của một cấp trên, chỉ báo cáo và chịu sự quản lý của một cấp trên, như vậy giữa cấp trên và cấp dưới sẽ hình thành một “tuyến chỉ đạo”. Trong “tuyến chỉ đạo” này, cấp trên vừa có thể tìm hiểu tình hình của cấp dưới, cấp dưới dễ dàng tìm hiểu được chủ ý của cấp trên, như vậy sẽ nâng cao được hiệu quả trong công tác quản lý. Nếu có quá nhiều người cùng lúc chỉ đạo đưa ra nhiều chính sách khác nhau, nhân viên không biết phải thực hiện theo người lãnh đạo nào, như vậy càng tạo nên mới quan hệ chằng chịt phức tạp giữa lãnh đạo và nhân viên, không đem lại hiệu quả trong quản lý. 3. Nguyên tắc phân công hợp tác 4. Nguyên tắc phạm vi quản lý hợp lý Nguyên tắc phạm vi quản lý hợp lý có thể hiểu như sau: người quản lý chỉ có thể giám sát chỉ đạo một cách hiệu quả đối với một số lượng nhân viên cấp dưới. Phạm vi quản lý được quyết định bởi nhiều yếu tố, ví dụ như công việc, người quản lý và khả năng của cấp dưới Do vậy, phạm vi quản lý sẽ có sự khác nhau do sự khác nhau của tổ chức và người lao động. Do giới hạn của quản lý có ảnh hưởng và có tính quyết định tới một số vấn đề trong tổ chức như các tầng quản lý trong tổ chức, số lượng nhân viên quản lý nên mỗi người quản lý đều phải xác định một cách thận trọng phạm vi quản lý của mình căn cứ theo những ảnh hưởng đã nói trên. 5. Nguyên tắc kết hợp giữa tập trung quyền lực và phân quyền Nguyên tắc này có thể hiểu như sau: Để đảm bảo quản lý có hiệu quả, bắt buộc phải có chế độ lãnh đạo tập trung và phân chia quyền lực. Như vậy mới có thể tăng cường sự linh hoạt và thích ứng của tổ chức. Nếu công việc không có gì quan trọng mà tập trung quyền lực cho tầng quản lý cao nhất, sẽ làm cho người quản lý phải “bù đầu” mà giải quyết mọi vấn đề, dẫn tới hậu quả tập trung vào việc Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 52
54. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân này và sao nhãng việc khác, hơn nữa còn hình thành tác phong làm việc theo chủ nghĩa quan liêu, chủ nghĩa mệnh lệnh, coi nhẹ những vấn đề lớn mang tính chiến lược, tính định hướng của tổ chức. Do đó, người quản lý phải biết ủy quyền cho nhân viên cấp dưới đảm nhiệm những chức vụ và trách nhiệm tương ứng. Làm cho nhân viên cấp dưới có chức quyền và có trách nhiệm mới có thể khiến họ phát huy hết khả năng, trí sang tạo, tính tích cực, đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời có thể giảm bớt gánh nặng cho các cấp quản lý, giúp người quản lý tập trung tinh thần, sức lực làm những việc đại sự. Tất nhiên, trong mỗi tổ chức cụ thể đều không thể có thể có một khuôn mẫu nhất định để xác định quyền hạn nào phải tập trung và quyền hạn nào phải phân chia. Nó được quyết định bởi sự kết hợp giữa tính chất cụ thể và kinh nghiệm quản lý của mỗi tổ chức. 6. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách được hiểu như sau: Khi tiến hành thiết kế cơ cấu tổ chức phải bố trí quyền hạn và chức trách tương xứng với nhau, có nghĩa là phải quy định rõ ràng phạm vi chức trách của từng cấp quản lý và từng bộ phận khác nhau, vừa phải giao cho chức vụ đó quyền hạn quản lý cần thiết. Quyền hạn và chức trách cần phải thống nhất và tương xứng với nhau, nếu người nào đó phải đảm nhận một chức vụ nhất định thì phải có quyền hạn tương ứng, đó chính là yêu cầu cơ bản trong nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách. Chỉ có chức vụ mà không có quyền hạn, hoặc ít quyền hạn thì sẽ không phát huy được tính tích cực và tính chủ động của người đảm nhận chức vụ đó. Ngược lại, nếu chỉ có chức quyền mà không có trách nhiệm hoặc có ít trách nhiệm thì sẽ gây ra hiện tượng lạm dụng quyền lực, đưa ra chỉ đạo sai lầm, phát sinh chủ nghĩa quan liêu Do đó, trong thiết kế tổ chức thực tế cần phải hết sức tránh hai hiện tượng trên. 7. Nguyên tắc tinh giản và có hiệu quả cao Với bất kỳ hình thức cơ cấu tổ chức nào cũng đều phải đặt nguyên tắc tinh giản, hiệu quả cao vào vị trí trung tâm. Nguyên tắc này có thể hiểu như sau: trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức, cần giảm thiểu triệt để các tầng quản lý Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 53
55. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân rườm rà không cần thiết, tinh giản số lượng người lao động trong cơ cấu quản lý, phát huy triệt để tính tích cực của các thành viên trong tổ chức, nâng cao hiệu quả quản lý, thực hiện tốt hơn mục tiêu của tổ chức. Một tổ chức làm việc theo nguyên tắc này với đội ngũ lao động có chất lượng cao thì mới có thể nâng cao được hiệu quả công việc. Nếu có quá nhiều tầng quản lý trong tổ chức thì cơ cấu sẽ rất cồng kềnh, người nhiều hơn việc, như vậy sẽ gây ra lãng phí nhân lực, hình thành chủ nghĩa quan liêu, làm việc chậm trễ, hiệu quả thấp. 8. Nguyên tắc kết hợp giữa tính ổn định và tính thích ứng Cơ cấu tổ chức dự án vừa phải có tính ổn định tương đối, không thể thay đổi một cách dễ dàng, nhưng cũng phải có sự điều chỉnh phù hợp tương ứng với mục tiêu lâu dài và sự thay đổi của điều kiện bên trong và bên ngoài tổ chức. Bất cứ một tổ chức nào bao gồm cả tổ chức dự án cũng đều nằm trong một hoàn cảnh xã hội nhất định, là một hệ thống con nằm trong hệ thống lớn, do đó hệ thống tổ chức dự án là một hệ thống tổ chức mở. Quá trình hoạt động của tổ chức dự án đều phải có mối liên hệ và ảnh hưởng với hoàn cảnh bên ngoài, đồng thời cần phải “du nhập” những vấn đề bên ngoài để biến thành vấn đề của chính tổ chức. Nói chung, nếu muốn tiến hành các hoạt động có hiệu quả để thực hiện mục tiêu thì tổ chức phải duy trì trạng thái tương đối thăng bằng và ổn định. Tổ chức càng ổn định thì hiệu quả càng cao. Sự điều chỉnh ít hay nhiều của tổ chức dự án và sự phân chia quyền hạn chức trách của các bộ phận đều mang lại những ảnh hưởng nhất định đối với hoạt động của tổ chức, do đó không nên điều chỉnh quá nhiều hoặc tùy tiện để đảm bảo tính ổn định của tổ chức. Tuy nhiên, bản thân tổ chức cũng không ngừng vận động, hơn nữa môi trường hoàn cảnh mà tổ chức tồn tại cũng không ngừng biến đổi, nếu cơ cấu tổ chức quá cứng nhắc thì hiệu quả chức năng của tổ chức cũng bị giảm xuống thấp, lúc này lại phải điều chỉnh cơ cấu và nhân sự một cách hợp lý theo hoàn cảnh. 9. Nguyên tắc mang tính cân bằng Ý nghĩa chủ yếu của nguyên tắc này là: trong cơ cấu tổ chức, nhân viên có chức vụ ngang nhau đảm nhận những công việc, trách nhiệm, quyền hạn như nhau, Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 54
56. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân không nên để xảy ra hiện tượng “bên trọng bên khinh”. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản trong quản lý học, nếu quyền hạn lớn hơn chức trách thì sẽ xảy ra hiện tượng chỉ đạo sai lệch, đưa ra quyết sách không đúng đắn, tất cả đều ảnh hưởng tới hiệu quả chức năng của tổ chức dự án, ảnh hưởng tới tích cực và hiệu quả công việc của các nhân viên trong tổ chức. 2.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 2.3.1. Cơ sở để thiết kế cơ cấu tổ chức dự án Tác dụng của cơ cấu tổ chức dự án dần được xuất hiện trong công tác tổ chức và quản lý dự án, nó xuất hiện cùng với sự mở rộng quy mô tổ chức dự án và tính phức tạp trong các mối quan hệ nghiệp vụ. Trong quản lý dự án theo kiểu truyền thống, số lượng dự án và tính phức tạp của nó không nhiều, hơn nữa quy mô tổ chức tương đối nhỏ, phân công cũng đơn giản, chưa hình thành chức năng hoàn chỉnh và kết cấu chặt chẽ. Giám đốc dự án phần lớn là người quản lý về mặt kỹ thuật, bởi vì giám đốc dự án phải đảm bảo quyền hạn nhất định trong dự án, nên được coi là người lãnh đạo. Kiểu quản lý dự án này vẫn thuộc loại hình quản lý theo kỹ thuật, người quản lý thực hiện quản lý theo kinh nghiệm tự có, dự án được quản lý theo kiểu ngẫu nhiên và không mang tính quy phạm. Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý và các công trình hiện đại có quy mô lớn, mang tính phức tạp và có yêu cầu ngày một cao, công tác quản lý dự án cũng cần đặt ra những yêu cầu mới. Có rất nhiều nhà quản lý học và nhà quản lý dự án thường xuyên tiến hành các cuộc nghiên cứu cụ thể đối với cơ cấu tổ chức dự án trên những phương tiện khác nhau. Cùng với những ứng dụng của hệ thống lý luận, kỹ thuật toán học và mạng lưới máy tính trong quản lý, thiết kế cơ cấu tổ chức dự án cũng ngày càng trở lên hoàn thiện hơn. Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý và những ứng dụng của kỹ thuật hiện đại, cơ cấu tổ chức dự án cũng có nhiều thay đổi đáng kể, ngoài một số loại cơ cấu cơ bản, trong công tác quản lý dự án thực tiễn còn xuất hiện rất nhiều cơ cấu tổ chức dạng tổng hợp. Cho dù cơ cấu tổ chức dự án ngày càng trở nên phức tạp, loại hình biến hóa ngày càng nhiều, nhưng bất kỳ cơ cấu tổ chức nào Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 55