Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữ

Nội dung text: Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. HCM, 2014 Đặng Thanh Nam Page 0
2. I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài. 2. Ý nghĩa Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng. Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp. 3. Nội dung của công tác bảo quản Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng. Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu. Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các biện pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng. II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, bằng các phương pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưu trữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịu tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường. Đặng Thanh Nam Page 1
3. a. Tài liệu giấy Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặt chẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau. Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp các loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm quang Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền. Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩy do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp công nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử dụng các chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách. Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dung dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can, mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền. Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn. Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thường được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác. Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do đó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm. Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruy băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) và lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực ở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn chế, dễ bị phai mờ. Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. b. Tài liệu ảnh, phim ảnh Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, các hóa chất tạo nên hình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên nền phim, và các hóa chất xử lý hình ảnh. Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lô có thể tự cháy trong môi trường nhiệt độ cao; nền phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ bền vững cao. Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu còn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờ hình ảnh và khi gặp môi trường thuận lợi, các hóa chất sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng hóa học gây mất hình ảnh. Đặng Thanh Nam Page 2
4. Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh thông qua quá trình phản ứng quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến tài liệu. c. Tài liệu ghi âm Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới, ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số. Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu. Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong môi trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ. 2. Các nhân tố tự nhiên Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Nước ta có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài ra ở nước ta còn có gió Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo quản tài liệu ở nước ta rất phức tạp. a. Nhiệt độ không khí Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao. Nhiệt độ cao làm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy. Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi để các hóa chất trên phim ảnh và trong môi trường tác động lẫn nhau xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu. b. Độ ẩm Độ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất đối với tài liệu lưu trữ. Độ ẩm tương đối ở nước ta trung bình từ 80 – 90%. Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe. Độ ẩm cao làm cho các hóa chất trong môi trường và trong thành phần cấu tạo của tài liệu bị hòa tan dễ xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu. Ngoài ra độ ẩm cao còn tạo điều kiện môi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu. c. Ánh sáng Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay màu. Trong ánh sáng có các tia tử ngoại, tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc phân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu. d. Bụi Bụi là một trong những nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Bụi bám lên tài liệu gây ố vàng, lão hóa tài liệu. Bụi có nhiều loại: bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát Bụi cơ khí, bụi cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu. Bụi vi sinh vật là các bào tử nấm, mốc, côn trùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi sẽ phát triển thành nấm, mốc, côn trùng gây hư hại tài liệu. Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gió xoáy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong không khí và mang đi khắp nơi, vào các kho lưu trữ. Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan được bố trí ở các khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng đến tài liệu. Đặng Thanh Nam Page 3
5. e. Côn trùng và các loại gặm nhấm Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta rất phù hợp cho côn trùng sống và phát triển. Côn trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phương tiện bảo quản. Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp là mối, mọt, bọ ba đuôi; các loài gặm nhấm là gián, chuột. Ngoài ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ. 3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu Đây là những nguyên nhân do con người gây ra. Con người có thể có ý thức, có mục đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhưng nhiều trường hợp do vô ý hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc do điều kiện khách quan cũng gây hư hại tài liệu lưu trữ. Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do các thế lực đối lập, thù địch thực hiện, hoặc những trường hợp đã có những hành vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu hủy tài liệu để xóa bằng chứng, dấu vết. Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường là do chính cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, nhân viên lưu trữ và những người sử dụng tài liệu. Việc thiếu kho tàng, phương tiện, điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết về chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành các quy định về bảo quản, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu. III. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU 1. Yêu cầu về kho lưu trữ Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí mật cần phải xây dựng những kho lưu trữ chuyên dụng. Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên dụng được quy định tại thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ. a. Yêu cầu chung Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết. Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hóa. b. Khu vực kho bảo quản tài liệu Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho. Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải trọng sàn kho tối thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động. Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi. Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy). Mái kho được Đặng Thanh Nam Page 4
6. thiết kế hai lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt; Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1 mét tạo lưu không thông thoáng. Chiều cao tầng kho tối thiểu 2,4m; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m. Tầng hầm thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m. Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được làm 1 cánh, bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hở giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm. Diện tích cửa sổ chiếm khoảng 1/10 diện tích tường kho, cửa sổ phải có khả năng chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép thông gió tự nhiên khi cần thiết. Kho bảo quản tài liệu phải có đầy đủ trang thiết bị bảo vệ và bảo quản tài liệu. Giao thông trong kho gồm cầu thang chính, cầu thang thoát hiểm và thang máy (đối với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên). Cầu thang thoát hiểm bố trí ở cuối khu vực kho, rộng 1,5 đến 2,0 m. Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500-800 kg, có tường chịu lửa bao quanh, thùng thang máy có kích thước 1,5 đến 1,8m có cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2 m. Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho. Hệ thống cấp và thoát nước được lắp đặt riêng. Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ. Đường ống nước đảm bảo độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu. Hệ thống thoát nước đảm bảo tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy; xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa. Đối với khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng bình khí hoặc bình bọt làm phương tiện chữa cháy để không làm tổn hại đến tài liệu. Ngoài khu vực kho bảo quản tài liệu, kho lưu trữ còn có khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng. Tổng diện tích sàn của khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực xử lý nghiệp vụ được bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm các phòng: Phòng tiếp nhận tài liêu; phòng khử trùng tài liệu; phòng khử axit; phòng chỉnh lý tài liệu; phòng để tài liệu hết giá trị; phòng tu bổ phục chế tài liệu; phòng lập bản sao bảo hiểm. Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật gồm các phòng lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy nổ Khu hành chính bao gồm các phòng: phòng làm việc hành chính; phòng họp; phòng khách; phòng bảo vệ an ninh; nhà xe của công chức và độc giả; các công trình phụ trợ: cổng, vườn hoa, cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực phục vụ công chúng gồm các phòng sau: phòng đọc chung; phòng đọc đặc biệt; phòng bảo quản tạm tài liệu; phòng sao chụp tài liệu; phòng hội nghị; phòng trưng bày; phòng gửi tư trang của công chúng. Kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay chủ yếu được xây dựng ở các trung tâm lưu trữ bảo quản tài liệu có ý nghĩa lịch sử. Ở các cơ quan tổ chức, kho lưu trữ hiện hành được đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan tổ chức. Khi bố trí kho lưu trữ cần lưu ý một số điểm chính sau đây: Đặng Thanh Nam Page 5
7. Địa điểm bố trí kho lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu về bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, không bố trí kho lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan, tránh hướng tây; tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm; tránh nơi dễ xảy ra cháy nổ. Bố trí kho lưu trữ gần thang máy, cầu thang nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu. Kho lưu trữ phải đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu; bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn. Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ. 2. Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản, vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm: a. Giá Giá đựng tài liệu phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc. Tùy theo điều kiện của các kho lưu trữ có thể dùng giá cố định hoặc giá di động. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung. Khi thiết kế nên thiết kế chân giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối b. Tủ Ở các phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh; tủ đựng tài liệu theo khổ. Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện hành; tủ cũng có thể bằng kim loại hay bằng gỗ. Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt thì có thể dùng két sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác. c. Hòm đựng tài liệu Đối với nước ta thiên tai địch họa thường xuyên xảy ra, hòm đựng tài liệu cũng là phương tiện cần thiết. Vật liệu của hòm cũng có thể bằng gỗ hay bằng kim loại; khi thiết kế chú ý đến các yếu tố chống ẩm, chống mối, chống sự xâm nhập của chuột ; khi bảo quản tài liệu trong kho mặc dù hòm xếp nhiều tầng nhưng lấy tài liệu không phải di chuyển; khi cần vận chuyển tài liệu đi nơi khác phải chịu được lực. d. Các trang thiết bị khác Để bảo quản tốt và thuận lợi cho việc thống kê, quản lý và tra tìm, các hồ sơ được xếp vào cặp. Căp đựng tài liệu đã được tiêu chuẩn hóa theo quy định tại Tiêu chuẩn ngành TCN- 03-1997, ban hành kèm theo quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra tùy điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí người ta còn trang bị một số thiết bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển; hệ thống báo động, báo cháy; trang thiết bị chống cháy; trang thiết bị thông gió, chống ẩm như quạt, máy điều hòa nhiệt độ, các dụng cụ đo độ ẩm Đặng Thanh Nam Page 6
8. IV. CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Biện pháp phòng chống ẩm a. Khái niệm về độ ẩm - Độ ẩm tuyệt đối (ký hiệu là a): Là độ ẩm xác định lượng hơi nước có thực trong không khí, lượng hơi nước đó tính bằng gam trong 1m3. Ví dụ: Vào thời điểm đo độ ẩm không khí, nhiệt độ ngoài trời 250C người ta đo được trong 1 m3 không khí có chứa 17g nước. Như vậy a= 17g/m3. Căn cứ vào độ ẩm tuyệt đối đo được để tính toán thời điểm thông gió hay bao gói tài liệu. Tuy nhiên độ ẩm tuyệt đối không thể biểu thị được mức độ khô hay ướt của không khí vì cùng một độ ẩm tuyệt đối như nhau nhưng nếu nhiệt độ cao thì không khí khô ráo nhưng nếu nhiệt độ thấp thì không khí bị ẩm ướt. - Độ ẩm bảo hòa (ký hiệu là A): Là lượng hơi nước cao nhất mà 1m3 không khí có khả năng chứa được ở một nhiệt độ nhất định. Nếu quá lượng hơi nước đó, lượng hơi nước dư thừa sẽ đọng lại thành nước. Điểm phân chia ranh giới giữa hơi nước và nước gọi là điểm sương. Ví dụ: ở nhiệt độ 250 C thì lượng hơi nước bảo hòa trong 1m3 không khí là 23 gam (A=23). Nhiệt độ càng cao, khả năng chứa ẩm của không khí càng lớn. Ở các cơ quan chuyên môn đều có bảng tính sẵn độ ẩm bảo hòa tương đương với từng nhiệt độ nhất định. - Độ ẩm tương đối (ký hiệu là r): Để đo mức độ ẩm ướt của không khí người ta dùng độ ẩm tương đối. Độ ẩm tương đối là tỷ số % của lượng hơi nước có thực (a) và lượng hơi nước bảo hòa trong 1m3 không khí ở một nhiệt độ nhất định. a r = x 100 % A Ví dụ: Ở nhiệt độ 290 C, nếu ta có độ ẩm tuyệt đối là 22,44 g/m3 (theo bảng tính toán ở nhiệt độ này), độ ẩm bảo hòa là 28,45g/m3 thì độ ẩm tương đối: a r = x 100 % = 78% A Cũng với độ ẩm tuyệt đối đó, nếu nhiệt độ là 310 C thì độ ẩm bảo hòa sẽ là 31,70 g/m3 thì độ ẩm tương đối sẽ là: a r = x 100 % = 70% A b. Các phương pháp phòng chống ẩm - Thông gió: Nếu không khí trong kho lưu trữ ẩm ướt hơn không khí ở ngoài trời thì ta phải mở cửa cho không khí khô ráo bên ngoài vào thay thế không khí ẩm ướt trong kho lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 7
9. Khi mở cửa thông gió cần chú ý chọn thời điểm phù hợp: * Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 320C và không thấp hơn 100C. * Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho. * Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn nhiệt độ điểm sương trong kho. Khi mở cửa thông gió nên dùng quạt phối hợp để thông gió ở những góc khuất trong kho. Thông gió là biện pháp đơn giản, rẻ tiền, tuy vậy cũng có nhược điểm là khi mở cửa thông gió bụi và côn trùng cũng có điều kiện thâm nhập vào kho. - Dùng chất hút ẩm: + Dùng Silicagen bọc vào túi vải cho vào các gói, hộp tài liệu để hút ẩm. Trước khi sử dụng, Silicagen phải được sấy ở nhiệt độ 1300C trong thời gian 6 giờ, sau khi sử dụng một thời gian, Silicagen hút đủ nước đổi màu thì đưa sấy lại. + Vôi sống cũng có tác dụng hút ẩm. Nếu trong kho lưu trữ quá ẩm ướt có thể dùng vôi sống để hút ẩm. Vôi sống cho vào bao tải, để ở góc kho, khi hút no nước vôi sẽ tan thành bột và thay vôi khác. Khi cho vôi sống vào bao chỉ nên cho lượng vôi chỉ khoảng 1/3 bao để khi ngấm ẩm vôi nở ra không bị tràn khỏi bao. - Bao gói cách ly độ ẩm. Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu, tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu được bao gói trong điều kiện khô hanh. Trước khi bao gói phải kiểm tra, nếu tài liệu đang bị ẩm thì không được bao gói. Khi bao gói cho thêm Silicagen và chất chống nấm mốc. - Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí hoặc trung tâm điều hòa không khí cho cả kho lưu trữ. Là biện pháp phòng chống ẩm có tính chủ động, hiệu quả. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này đòi hỏi có kho tàng phù hợp và có điều kiện kinh phí. - Sấy tài liệu. Trong trường hợp mưa, bão, lụt, tài liệu bị ướt có thể dùng tủ sấy hoặc dùng bóng điện sơ mờ để sấy tài liệu. Không được dùng than củi sấy tài liệu. Các tài liệu như phim, ảnh, băng ghi âm tuyệt đối không được sấy. 2. Biện pháp phòng chống nấm mốc a. Khái niệm về nấm mốc Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, cộng sinh hoặc hoại sinh. Cơ thể mốc là một hệ thống nhỏ rất mảnh nhiều màu sắc. Nó không thể tự quang hợp được để điều chế lấy thức ăn. Nấm mốc tồn tại và phát triển được nhờ ba yếu tố chính: thức ăn, nước và nhiệt độ thích hợp. b. Biện pháp phòng chống nấm mốc Đặng Thanh Nam Page 8
10. Để chống nấm mốc, trước khi đưa vào kho lưu trữ, tài liệu phải khô, sạch và được khử trùng. Tài liệu được đưa vào phòng kín với một khối lượng hóa chất bốc hơi để diệt nấm mốc. Tài liệu được giữ trong phòng kín với nhiệt độ khoảng 30oC trong thời gian từ 24 đến 40 giờ. Đối với kho lưu trữ cũng cần được khử trùng và kiểm tra định kỳ mức độ ô nhiễm trước khi đưa tài liệu vào. Nếu kho ẩm ướt hoặc trong kho có chứa tài liệu đã bị mốc thì không khí trong kho là môi trường thuận tiện cho nấm mốc phát triển và xâm nhập lên tài liệu mới ngay sau khi tài liệu được đưa vào kho. Để phòng nấm mốc phải thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản. Dùng máy hút bụi hoặc vải xô màn, bàn chải lông mềm lau sạch bụi, không để bụi là các bào tử nấm mốc bám lên giá, tủ và các hộp đựng tài liệu. Sử dụng máy điều hòa không khí, máy hút ẩm cũng là biện pháp quan trọng chống nấm mốc. Khi tài liệu đã bị nấm mốc cần khống chế nhiệt độ và độ ẩm để hạn chế sự phát triển của chúng, sau đó dùng hóa chất để diệt nấm mốc. Các loại hóa chất dùng để chống nấm mốc có hiệu quả là: Penta Clorua Phenol (PCP); Penta Nitro Phenol (PNP); Phenolat Natri (NaCPC) Khi sử dụng hóa chất phải theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn để tránh gây hư hại tài liệu và nhiễm độc cho người. 3. Phòng chống côn trùng a. Các loại côn trùng phá hoại tài liệu Các loại côn trùng phá hoại tài liệu thường gặp như nhậy cánh bạc “bọ ba đuôi”, gián, mối, mọt. Ở bìa, hộp, cặp thường gặp các loại sâu non và nhộng trưởng thành của các loại cánh cứng, cánh phấn. Gáy sách thường bị gián, bọ ba đuôi cắn. Trong các loại côn trùng phá hoại tài liệu thì mối là kẻ thù nguy hiểm nhất, gây hại nhanh và nghiêm trọng nhất đối với tài liệu lưu trữ và trang thiết bị trong kho lưu trữ. b. Biện pháp phòng chống côn trùng Cũng như biện pháp phòng chống nấm mốc, để phòng chống côn trùng cần phải luôn luôn kiểm tra, phát hiện, vệ sinh và khử trùng kho tàng và tài liệu. Khi cần thiết sử dụng hóa chất để đề phòng và tiêu diệt côn trùng. Nước ta ở vùng nhiệt đới ẩm, mối phát triển mạnh nên đối với tài liệu lưu trữ cần đặc biệt quan tâm việc phòng và chống mối. Mối có nhiều loại, chủ yếu là mối đất. Mối đất thường phá hoại nhà cửa, kho tàng, trang thiết bi và tài liệu lưu trữ. Ngoài ra còn có loài mối khô, loài mối này khó phát hiện vì chúng không xâm nhập từ đất lên, không làm đường mối mà thường bay trong không khí để xâm nhập vào kho lưu trữ và các kho tàng khác. Mối khô thường làm tổ trên cao, số lượng ít và sức phá hoại không lớn. Phòng mối chủ yếu là phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập của mối. Việc phòng chống mối phải thực hiện từ khi xây dựng nhà kho. Địa điểm xây dụng kho phải ở nơi cao ráo, xử lý nền kho, ngâm tẩm vật liệu trước khi đưa vào xây dựng kho. Các phương tiện bảo quản tài liệu phải được kê cao; Bố trí giá tủ trong kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cách tường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối không có điều kiện xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu phải đặt lên giá kệ. Đặng Thanh Nam Page 9
11. Thường xuyên quyét dọn kho tàng sạch sẽ tạo ra môi trường động để hạn chế sự xâm nhập của mối. Kiểm tra kho tàng thường xuyên, phát hiện kịp thời sự xâm nhập của mối để tìm biện pháp xử lý nhằm hạn chế tác hại của mối đối với tài liệu. Khi phát hiện có môi trong kho lưu trữ phải tìm tổ để phá hoặc dùng các loại hóa chất để diệt mối. 4. Phòng chống chuột Chuột là loại gặm nhấm khá nguy hiểm, sản sinh nhanh nên sức phá hoại nhanh và lớn; chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế gây hư hỏng và làm bẩn tài liệu. Chuột có ba nhóm chủ yếu: chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng. Để đề phòng chuột xâm nhập vào kho lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo; khơi thông cống rãnh, làm lưới sắt bịt kín các lỗ thông hơi, các đường ống thông vào nhà kho. Diệt chuột bằng bả hoặc bằng các hóa chất. Các loại hóa chất thường dùng để diệt chuột là kẽm phốt phua (PZn) hay kẽm sun phát (ZnS). Ngoài ra có thể dùng bẫy hoặc nuôi mèo bắt chuột. 5. Phòng chống cháy Trong kho lưu trữ, nguyên nhân gây cháy có thể là do không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc, do chập điện hoặc do kẻ gian phá hoại gây cháy. Cháy trong kho lưu trữ dù lớn hay nhỏ đều gây thiệt hại. Phòng cháy là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng của các kho lưu trữ. Để phòng cháy cần đề ra và thực hiện nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy. Nội quy ra vào kho lưu trữ phải chặt chẽ. Đường dây điện phải đặt ngầm hay bọc kín, có hệ thống cầu dao điện an toàn; các trang thiết bị báo cháy, dụng cụ chữa cháy như nước, cát, xẻng, bình chữa cháy phải được trang bị đầy đủ. Khi xảy ra cháy ở kho lưu trữ phải dùng các biện pháp chữa cháy như cách ly vật cháy; làm lạnh cục bộ khu vực cháy; làm ngạt hơi cháy. Hiện nay các kho lưu trữ thường trang bị các hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động. V. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 1. Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố gây hại cho tài liệu. a. Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm; nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Đặng Thanh Nam Page 10
12. Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ khổ rộng, giấy cứng thì phải treo lên các giá treo. b. Sắp xếp tài liệu lên giá Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy. Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói có đánh số thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ trái qua phải. c. Sắp xếp giá trong kho Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu. d. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu: TÀI LIỆU NƠI ĐỂ Tên phông Số phông Kho Tầng Phòng Mục lục số Đơn vị bảo quản Giá số Ngăn số số Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá là bảng chỉ dẫn đi từ tài liệu trên giá mà biết tài liệu đó thuộc phông nào. Tập hợp những bản chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá ta biết được các giá trong kho để tài liệu của những phông nào và có thể lập được sơ đồ giá tài liệu trong toàn kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu: NƠI ĐỂ TÀI LIỆU Giá số Ngăn Phông số Tên phông Mục lục số ĐVBQ Từ số : Đến số: Nhà số Tầng số Phòng số Đặng Thanh Nam Page 11
13. Các bảng chỉ dẫn trên được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích thước và sắp xếp theo từng loại bảng chỉ dẫn. Mỗi khi có sự sắp xếp lại trong kho thì phải thay đổi các tấm thẻ theo sự sắp xếp đó. Như vậy bảng chỉ dẫn cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kịp thời tài liệu bị thiếu, bị mất. 2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu. Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm: Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu. Quy chế vệ sinh tài liệu: Quy định về việc định kỳ lau dọn vệ sinh tài liệu. Quy định phòng cháy, chữa cháy: nhằm mục đích loại trừ những nguyên nhân gây cháy. Cần có các quy định cụ thể như: cấm mang các chất cháy, dễ cháy vào kho lưu trữ; cấm sử dụng các chất dễ phát lửa; cấm hút thuốc, đun nấu điện trong kho. Quy định các phương án phòng chữa cháy. Nội quy ra vào kho: Nhằm quản lý người ra vào kho, để phòng kẻ gian đột nhập đánh cắp, tiêu hủy tài liệu. Nội quy ra vào kho lưu trữ quy định rõ các thủ tục cần thiết khi đến kho lưu trữ để liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu; phương pháp theo dõi, quản lý người ra vào kho. Ngoài ra trong quá trình thực hiên chế độ bảo quản, để tránh cho việc gây hư hại tài liệu phải đặt ra các quy trình, quy phạm trong thao tác sử dụng hóa chất. Đối với những tài liệu hư hỏng phải đem tu bổ, phục chế, cần tránh làm hư hỏng thêm tài liệu. Khi áp dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ, cần phải tổ chức thí nghiệm, thử nghiệm một cách thận trọng, sau khi có kết luận chắc chắn mới được áp dụng. 3. Chế độ sử dụng tài liệu Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định. Các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm: Quy định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu; Nội quy phòng đọc; Quy định về việc trưng bày triển lãm tài liệu VI. TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng là công việc thường xuyên tại các kho lưu trữ. Mục đích của việc tu bổ tài liệu là nhằm kéo dài tuổi thọ của những tài liệu lưu trữ đang có nguy cơ hư hỏng. Hiện nay có nhiều phương pháp tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, nhưng tu bổ tài liệu bằng phương pháp thủ công được áp dụng phổ biến ở lưu trữ các nước. Ngày 15/6/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 69/QĐ-LTNN về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 12
14. Yêu cầu của việc tu bổ tài liệu là phải bảo đảm tính chính xác của tài liệu tu bổ, không làm sai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng ban đầu của tài liệu. Quy trình tu bổ tài liệu bao gồm: - Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần tu bổ. Tài liệu lựa chọn để tu bổ là những tài liệu có giá trị thông tin cao nhưng tình trạng vật lý đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng. Những tài liệu đã được lựa chọn tu bổ phải thống kê vào “Phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu” (biểu số 1) trình Giám đốc kho lưu trữ hoặc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ duyệt (nếu là tài liệu quý hiếm). - Giao nhận tài liệu. Tài liệu đưa đi tu bổ phải được giao nhận theo phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu đã được duyệt. Trên góc phải của tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin về địa chỉ tài liệu; nếu tài liệu có chữ một mặt có thể ghi thông tin bằng bút chì ở mặt sau của tài liệu. Thông tin địa chỉ tài liệu bao gồm: tên phông; mục lục số; hồ sơ số. - Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ. Nội dung kiểm tra bao gồm: đo kích thước tài liệu; xác định vật mang tin; xác định chất liệu, phương pháp ghi tin; xác định độ PH của tài liệu; xác định độ hòa tan của mực và chất màu; xác định nấm mốc; xác định tình trạng hư hỏng của tài liệu. Số liệu và kết quả các nội dung kiểm tra xác định thực trạng tài liệu được ghi vào “Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu”(biểu số 2). - Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết. Tài liệu được ghim, khâu với nhau phải dùng dao lưỡi mỏng để tháo ghim hoặc dùng kéo để cắt chỉ khâu. Tài liệu bị dính bết nhẹ, dùng bay sừng hoặc thanh cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách tài liệu ra. Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm rồi mới tách tài liệu. Có thể làm ẩm bằng phương pháp cho nước bốc hơi từ từ làm tài liệu ẩm dần hoặc để tài liệu ở môi trường độ ẩm cao. Nếu tài liệu được can dính với nhau bằng hồ dán phải dùng cồn 96% bôi lên chỗ dính hồ, chờ vài phút rồi mới tách tài liệu ra và tẩy sạch hồ dán. Trong quá trình bóc tách tài liệu nếu có những mảnh tài liệu bị rời ra phải cho mảnh đó vào bao bì, trên bao bì ghi rõ địa chỉ và vị trí của tài liệu. - Làm phẳng tài liệu bằng cách dùng máy ép, tấm kính, hoặc vật nặng để ép phẳng tài liệu. Trong trường hợp thật cần thiết mới là bằng bàn là chuyên dụng. Khi là phải đặt giấy lót và là lên mặt trái tài liệu. - Tẩy các vết ố, bẩn trên tài liệu. Tùy theo các vết ố bẩn để sử dụng các cách tẩy bằng xăng, bằng bột cao su, bằng cồn 96% hoặc bằng dung dịch thuốc tím. - Khử nấm mốc. Khi kiểm tra phát hiện tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm mốc (biểu số 3 hoặc 4). - Khử axít: Tài liệu có độ PH dưới 6.0 phải tiến hành khử axít. Nếu tài liệu bị phai màu hoặc phai mực dùng phương pháp khử khô (biểu số 5). Nếu tài liệu không bị phai màu, không bị phai mực thì áp dụng phương pháp khử ướt (biểu số 6). - Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% formaldehyt lau sạch cả hai mặt của tờ tài liệu. - Tu bổ tài liệu. Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng và chất liệu của tài liệu có thể tu bổ tài liệu hư hỏng bằng một trong các biện pháp sau: Đặng Thanh Nam Page 13
15. + Vá, dán tài liệu: áp dụng đối với những tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng rách các mép ngoài hoặc có các lỗ thủng trên bề mặt (trình tự tiến hành theo hướng dẫn ở biểu số 7). + Bồi nền tài liệu: Áp dụng để tu bổ những tài liệu có tình trạng vật lý yếu, hoặc tài liệu bị giòn (trình tự tiến hành theo hướng dẫn ở biểu số 8). + Bồi nền và viền mép tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu sao in ánh sáng hoặc giấy trôki (trình tự tiến hành theo biểu số 9). + Tu bổ tài liệu bản đồ bằng vải (trình tự tiến hành theo biểu số 10). + Làm bao để bảo vệ tài liệu: áp dụng đối với bản can (trình tự tiến hành theo hướng dẫn ở biểu số 11). - Kiểm tra nghiệm thu số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở phiếu theo dõi tu bổ và thực tế tài liệu. Thẩm định kết quả nghiệm thu. - Bàn giao vận chuyển và sắp xếp tài liệu đã được tu bổ về đúng vị trí tài liệu trong kho lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 14
16. Biểu số 1: CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: Hà Nội, ngày tháng năm PHIẾU YÊU CẦU TU BỔ TÀI LIỆU Họ và tên người yêu cầu: Tài liệu yêu cầu tu bổ: Số Địa chỉ Tiêu đề văn bản Số lượng Tên Ghi chú TT tài liệu (tài liệu) Tờ phòng 1 2 3 4 5 6 Đặng Thanh Nam Page 15
17. Biểu số 2: PHIẾU THEO DÕI TU BỔ TÀI LIỆU 1. Địa chỉ tài liệu. a) Tên phông: b) Mục lục số: . c) Hồ sơ số: d) Tờ số: 2. Kiểm tra xác định thực trạng của tài liêu. a) Kích thước: cm x cm b) Vật mang tin: c) Chất liệu ghi tin: d) Phương pháp ghi tin: . e) Độ PH: f) Độ hoà tan: . g) Nấm mốc: h) Thực trạng hư hỏng của tài liệu: Dính bết ở ô số: Giòn mủn, gãy vụn ở ô số: Rách, thủng mất chữ ở ô số: Ố bẩn, ố vàng ở ô số: Mờ chữ ở ô số: i) Người kiểm tra xác định: 3. Biện pháp giải quyết. a) Phải chụp ảnh: Đặng Thanh Nam Page 16
18. b) Khử nấm mốc bằng phương pháp: c) Khử axit bằng phương pháp: d) Tẩy ố bẩn: e) Tu bổ bằng phương pháp: f) Người quyết định biện pháp giải quyết: 4. Người thực hiện tu bổ tài liệu. a) Khử nấm mốc: b) Khử axit: c) Tu bổ: 5. Kết quả kiểm tra. a) Khử nấm mốc: b) Khử axit: c) Tu bổ: d) Ngày và người kiểm tra: 6. Ngày và người nghiệm thu. Đặng Thanh Nam Page 17
19. Biểu số 3: QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT FORMALDEHYL I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Hoá chất Formaldehyl; - Đèn cồn, cồn 96%; - Ống cao su chịu nhiệt; - Tủ xông khí; - Giá để tài liệu; - Băng dính; - Găng tay, khẩu trang. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Lắp bình cầu vào giá đỡ và nối ống dẫn khí từ bình cầu vào tủ xông khí. 2. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa các tờ tài liệu có khe hở để khí xông vào được. 3. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí. 4. Đổ hoá chất Formaldehyl vào bình cầu (1 lít). 5. Đổ cồn vào đèn và lắp vào đáy bình cầu; khoảng cách giữa đáy bình và đèn 2 cm. 6. Đổ đèn cồn để đun sôi hoá chất trong thời gian 6 giờ kể từ lúc hoá chất sôi. 7. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí. 8. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết quả khử nấm mốc. Biểu số 4: QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT THYMOL I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ. - Hoá chất Thymol 100g/1m3; - Đèn điện công suất 15-20w (3 bóng/1m3); - 3 đĩa đựng hoá chất bằng thuỷ tinh; - Tủ xông khí; - Giá để tài liệu; - Băng dính; Đặng Thanh Nam Page 18
20. - Găng tay, khẩu trang;. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Lắp bóng đèn vào trong tủ xông khí. 2. Đặt đĩa thuỷ tinh đựng hoá chất ngay trên bóng đèn (số lượng đĩa tương ứng với số bóng đèn và khoảng cách giữa bóng đèn và đĩa khoảng 2 cm). 3. Đổ hoá chất vào các đĩa thuỷ tinh. 4. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa các tờ tài liệu có khe hở để khí xông vào được. 5. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí. 6. Cắm điện vào ổ và bật công tắc cho đèn sáng. 7. Sau 12 giờ đồng hồ tắt đèn và rút điện khỏi ổ cắm. 8. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí. 9. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết quả khử nấm mốc. Đặng Thanh Nam Page 19
21. Biểu số 5: QUY TRÌNH KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ KHÔ I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Máy kiểm tra độ PH; - Giá đỡ tài liệu; - Lưới nilon; - Giá phơi tài liệu; - Hoá chất: Dung dịch Magnesium Oxide (Mgo); - Bình phun hoá chất; - Găng tay, khẩu trang. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Rửa vòi và bình phun bằng nước sạch. 2. Đổ dung dịch vào bình phun. 3. Đặt tài liệu lên lưới đỡ (mặt trái lên trên). 4. Phun dung dịch lên tài liệu lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới với khoảng cách từ vòi phun đến tài liệu từ 20 – 25 cm. Nếu tài liệu dầy thì phải phun cả hai mặt. 5. Đưa tài liệu đem phơi khô trên giá. 6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 thì phun lại. Đặng Thanh Nam Page 20
22. Biểu số 6: QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ ƯỚT I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Máy kiểm tra độ PH; - Khay đựng hoá chất các loại; - Lưới nilon để đỡ tài liệu; - Giá phơi tài liệu; - Hoá chất; - Bình CO2 có đồng hồ áp lực (hoặc nước khoáng có ga); - Nước cất; - Cân tiểu ly; - Thìa đong hoá chất; - Đũa khuấy hoá chất bằng thuỷ tinh; - Thùng đựng hoá chất; - Bình đong các cỡ; - Giấy thấm; - Găng tay, khẩu trang. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Pha hoá chất. 1.1. Cân, đong hoá chất và nước cất theo tỷ lệ 10 – 15 gam Ca(HCO3)2 hoặc MgCO3/1lít nước cất. 1.2. Hoà tan hoá chất với nước cất, dùng đũa thuỷ tinh khuấy đều trong 5 phút. 1.3. Sục khí CO2 với áp suất 1,5 – 2 atp trong thời gian 20 phút. 1.4. Đậy kín thùng và để ở nhiệt độ 25oC trong 24 giờ. 1.5. Gạn phần nước trong của dung dịch ra khay (bỏ phần vàng trên mặt và phần kết tủa ở đáy thùng). 2. Khử axit. 2.1. Đặt từng tờ tài liệu vào lưới nylon. 2.2. Ngâm tài liệu vào khay có chứa dung dịch sao cho tài liệu ướt đều cả hai mặt. 2.3. Sau thời gian 10 – 20 phút vớt tài liệu khỏi khay. 2.4. Ngâm tài liệu vào khay nước sạch để rửa phân hoá chất còn dư thừa. 2.5. Vớt tài liệu đem phơi khô trên giá. 2.6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 tiến hành khử lại theo trình tự trên. Đặng Thanh Nam Page 21
23. Biểu số 7: QUY TRÌNH CHI TIẾT VÁ - DÁN TÀI LIỆU I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn tu bổ; - Hộp đèn; - Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, bay, con lăn ; - Giấy để vá tài liệu; - Giấy dó các loại; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tài liệu cần vá. 2. Đặt tài liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tài liệu. 3. Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 1mm. 4. Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm. 5. Lấy phần vá ra tẩy sạch vết chì và quét hồ. 6. Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng. 7. Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá. 8. Dùng dải giấy dó mỏng có bản rộng 2 – 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá. 9. Tài liệu khô, lật mặt lên và làm viền tiếp mặt sau. 10. Phơi khô và ép phẳng tài liệu. 11. Xén mép tài liệu. Đặng Thanh Nam Page 22
24. Biểu số 8: QUY TRÌNH CHI TIẾT BỒI NỀN TÀI LIỆU I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ. - Bàn tu bổ; - Giấy dó các loại; - Giấy để vá tài liệu các loại; - Dao xương, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, phíp, bay, con lăn, bàn là, chăn, bát đựng hồ, bàn chải quét hồ các loại; - Bèn ép; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Dùng vải màn giặt sạch lau kỹ bàn tu bổ. 2. Lựa chọn giấy dó để bồi nền. Tuỳ theo độ dầy của tài liệu mà lựa chọn giấy bồi thích hợp. + Nếu bồi nền 1 mặt thì chọn giấy bồi nền có độ dày tương đương với tài liệu. + Nếu bồi nền 2 mặt thì chọn giấy bồi nền mỏng có thể nhìn thấu được. 3. Đặt giấy dó lên bàn tu bổ, dùng khăn sạch làm vệ sinh giấy dó. 4. Quét hồ lên giấy dó theo chiều từ giữa ra các cạnh. 5. Đặt tài liệu lên giấy dó đã quét hồ. 6. Làm phẳng tài liệu. 7. Nếu tài liệu bị thủng thì phải vá bằng giấy cùng loại. 8. Làm phẳng tài liệu bằng con lăn, trước khi lăn phải dùng vài màn ẩm đặt lên trên tài liệu và lăn theo chiều từ giữa ra các cạnh. 9. Nếu bồi nền 2 mặt thì làm phẳng bằng bay rồi quét hồ lên tài liệu và đặt tiếp tờ giấy bồi thứ 2 lên trên. Dùng vải màn ẩm đặt lên trên tài liệu và lăn từ giữa ra các cạnh. Hoặc dùng giấy chống dính và tấm nylon đặt lên trên tài liệu rồi dùng bay làm phẳng. 10. Đem tài liệu phơi khô trên giá. 11. Thu gom. 12. Ép phẳng tài liệu. 13. Xén mép tài liệu. Đặng Thanh Nam Page 23
25. Biểu số 9: QUY TRÌNH TU BỔ BẢN VẼ KỸ THUẬT SAO IN ÁNH SÁNG HOẶC IN TRÊN GIẤY TROKY I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn làm việc rộng và phẳng; - Giấy dó các loại; - Giấy để vá tài liệu các loại; - Dao xương, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, con lăn; - Bàn là, chăn chiên để lót tài liệu; - Bàn ép; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Dùng vải màn giặt sạch, ẩm lau kỹ bàn làm việc. 2. Đặt giấy dó dày lên bàn và vệ sinh giấy dó cho sạch. 3. Quét hồ CMC hoặc hồ bột nếp lên giấy dó. Quét từ giữa ra các cạnh. 4. Cuộn bản đồ, bản vẽ lại (nếu tài liệu khổ rộng) trong lõi cứng. 5. Đặt tài liệu lên trên giấy dó đã quét hồ. Đặt đến đâu thì dùng bay vuốt đến đó để loại trừ các ổ không khí dễ làm cho tài liệu bị nhăn. 6. Làm phẳng tài liệu có thể dùng các cách sau: + Dùng bay; + Dùng dao xương; + Dùng con lăn. Nếu dùng con lăn thì phải đặt lên trên tài liệu một mảnh vải ẩm và lăn từ giữa ra các cạnh. 7. Viền mép mặt còn lại của tài liệu bằng giấy dó rộng 1.5cm (1cm dán đè lên mép tài liệu; 0,5 cm để chườm ra phía ngoài). 8. Phơi khô. 9- Ép phẳng. 10. Xén mép cách tài liệu 0,3cm. Lưu ý: Bản đồ sau khi tu bổ phải bảo quản trong tủ chuyên dụng. Đặng Thanh Nam Page 24
26. Biểu số 10: QUY TRÌNH TU BỔ TÀI LIỆU BẢN ĐỒ (BẰNG VẢI) I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Kim, chỉ màu và chỉ cùng loại với tài liệu; - Vải phin mỏng cùng màu với tài liệu; - Một mảnh vải mỏng dùng để là tài liệu; - Bàn là; - Chăn chiên để lót là tài liệu; - Bàn làm việc rộng và phẳng. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Cắt mảnh vải phin rộng hơn tài liệu ít nhất 2 – 3 cm về các cạnh. 2. Giặt vải phin đã cắt ra với nước sạch cho hết lớp hồ trên vải và phơi se. 3. Trải chăn chiên lên bàn. 4. Trải vải phin đã phơi se lên. 5. Là phẳng vải phin. 6. Là phẳng tài liệu. Lưu ý: Là gián tiếp tài liệu bằng cách đặt lên tài liệu một mảnh vải mỏng ẩm. 7. Trải tấm vải phin đã là phẳng lên bàn hoặc căng trên khung thêu. 8. Đặt tài liệu lên trên tấm vải. 9. Khâu lược vông mắt sàng tài liệu với vải phin, bằng chỉ màu. Khoảng cách các ô vuông rộng chừng 1,5cm. Không thắt nút chỉ 2 đầu. 10. Là phẳng, mặt không có tài liệu là trực tiếp. Mặt có tài liệu là gián tiếp bằng cách đặt một mảnh vải ẩm lên trên tài liệu. 11. Khâu chính thức bằng chỉ cùng màu với tài liệu, khâu vuông mắt sàng. Khoảng cách các ô vuông rộng 0,5cm, mũi chỉ trên dài tối đa 1mm, mũi chỉ dưới dài tối đa 1cm. Không thắt nút chỉ 2 đầu. 12. Rút chỉ khâu lược. 13. Là phẳng, mặt không có tài liệu là trực tiếp. Mặt có tài liệu là gián tiếp bằng cách đặt một mảnh vải ẩm lên trên tài liệu. 14. Cố định các đầu sợi chỉ bằng giấy dó rộng 1cm có quét hồ, dán sát nhưng không đè lên tài liệu. 15. Xén mép cách tài liệu gốc 1cm. Đặng Thanh Nam Page 25
27. Biểu số 11: QUY TRÌNH LÀM BAO BẢO VỆ TÀI LIỆU I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn làm việc rộng và phẳng; - Giấy dó mỏng; - Phim nhựa trong; - Dao, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, con lăn; - Bàn là, chăn chiên; - Băng dính 2 mặt; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Nếu tài liệu bị giòn gẫy thì phải bồi nền một mặt. 2. Đặt tấm phim nhựa trong lên trên tài liệu. Tấm phim nhựa trong phải rộng hơn tài liệu từ 1-2cm, làm vệ sinh thật sạch bề mặt tấm phim nhựa. 3. Dùng băng dính 2 mặt kéo căng, dán 1 mặt lên tấm phim nhựa trong cách mép tài liệu 0,3 – 0,5cm. 4. Rút tài liệu phía dưới tấm nhựa trong đặt lên trên tấm nhựa trong. 5. Bóc lớp giấy trên băng dính. 6. Đặt tấm phim nhựa trong thứ 2 lên trên tài liệu. Khi đặt thì đặt dính 1 cạnh trước rồi dùng thước nhựa để gạt hết không khí ra. 7. Xén mép cách tài liệu từ 0,8 – 1cm. Lưu ý: - Ngoài cách dùng băng dính 2 mặt có thể dùng máy hàn nhiệt để cố định 2 tấm phim nhựa trong lại với nhau. - Tài liệu sau khi làm xong phải bảo quản trong tủ chuyên dụng. Đặng Thanh Nam Page 26
28. Biểu số 12: QUY TRÌNH PHA CHẾ HỒ DÁN I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bếp gas và gas; - Xoong inox 2 cái; - Xô, bình đong nước; - Cân tiểu ly; - Đũa khuấy, thìa đong; - Bát đựng hồ; - Bột gạo nếp; - Bột CMC; - Hoá chất Formaldehyl; - Vải màn; - Nước cất. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH 1. Hồ CMC. 1.1. Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định chính xác lượng bột và lượng nước cần dùng với tỷ lệ 13 – 15g bột CMC/01 lít nước cất tuỳ thuộc vào tài liệu đưa ra tu bổ. 1.2. Dùng đũa thuỷ tinh khấy đều lượng bột và nước sau đó để trong nhiệt độ 25oC trong thời gian 24 tiếng mới đem ra sử dụng. 2. Hồ bột gạo nếp. 2.1. Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định chính xác lượng bột và lượng nước cần dùng với tỷ lệ 100g bột gạo nếp/01 lít nước. 2.2. Dùng đũa thuỷ tinh khuấy đều lượng bột và nước sau đó lọc qua lớp vải màn (4 lớp). 2.3. Đun cách thuỷ trên bếp trong thời gian 4 giờ kể từ khi sôi. Khi đun phải quấy liên tục và đều tay. 2.4. Đun xong để nguôi và cho 5ml formaldehyl khuấy đều lên sau đó để trong nhiệt độ 25oC trong thời gian 6 giờ mới đem ra sử dụng. Tóm tắt: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một công tác phức tạp, nó không những phải có kiến thức nghiệp vụ đơn thuần về lưu trữ mà còn phải ứng dụng các thành tự của các ngành khoa học kỹ thuật khác. Người làm công tác bảo quản phải nhận thức đúng đắn vị trí, ý nghĩa của công tác này, trong công việc phải thận trọng, nhất là đối với các biện pháp khoa học kỹ thuật đưa vào áp dụng để bảo vệ tài liệu lưu trữ, tu bổ tài liệu lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 27