Bài giảng Nhập môn lưu trữ học - Chương III: Công tác lưu trữ - Nguyễn Lệ Nhung

81 trang ngocly 2050

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Nhập môn lưu trữ học - Chương III: Công tác lưu trữ - Nguyễn Lệ Nhung", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_nhap_mon_luu_tru_hoc_chuong_iii_cong_tac_luu_tru_n.ppt

Nội dung text: Bài giảng Nhập môn lưu trữ học - Chương III: Công tác lưu trữ - Nguyễn Lệ Nhung

NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung ĐT. 0912581997 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
CHƯƠNG III: Công tác lưu trữ 1. Khái niệm, nhiệm vụ c/tác LT 2. Nội dung c/tác LT 2.1. Hoạt động QLNN 2.2. Hoạt động ng/vụ 3.Tính chất của c/tác LT 3.1. Tính chất khoa học 3.2. Tính chất cơ mật 3.3. Tính chất xã hội TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Sự hình thành công tác lưu trữ • Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong TLLT. Mục đích cao cả của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các QG và của mỗi con người. • Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các CQ, TC, DN được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các QG, địa phương, các CQ và toàn xã hội. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các CQ, TC, DN lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. • Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ, TC. Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC, DN trong việc khai thác thông tin trong TL để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ, tổng kết h/động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Khái niệm • C/tác LT là một lĩnh vực QLNN bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức KH tài liệu, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phục vụ c/tác quản lý, NCKH và các nhu cầu chính đáng của công dân. • C/tác LT ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ XH. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2. Nhiệm vụ C/tác LT bao gồm những vấn đề cơ bản: • Thực hiện các nhiệm vụ QLNN về LT • Thực hiện các khâu ng/vụ LT như: thu thập, bổ sung, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT. • Nghiên cứu khoa học về LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Mục đích, ý nghĩa của c/tác lưu trữ • Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của ĐSXH hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của XH, của các QG và của mỗi con người thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong TLLT • Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các CQ, d/nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ (tiếp theo) • Nội dung của nhiều TLLT chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ, TC. Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC, d/nghiệp trong việc khai thác thông tin trong TL để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Tóm lại, c/tác LT là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai ở mọi QG và trong từng CQ, TC. Một trong những nhiệm vụ của cán bộ LT là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các HS, TL để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ LT cần nắm vững những vấn đề cơ bản của c/tác LT để có thể làm tốt các ng/vụ chuyên môn. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Một số khái niệm • Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của CQ, TC • Lưu trữ lịch sử là CQ thực hiện h/động lưu trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. • Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. • Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ TLLT được h/thành trong quá trình h/động của các tổ chức của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức CT - XH; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức CT - XH. • Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ TLLT được h/thành trong quá trình h/động của các CQ NN, tổ chức CT - XH - nghề nghiệp, tổ chức XH, tổ chức XH - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang ND, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và TL khác được h/thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2. Nội dung (Chương III - PLLTQG 2001) 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2.1. Hoạt động quản lý • 1. Hệ thống các CQ quản lý ngành về c/tác LT • 2. Ban hành các văn bản QPPL về TLLT • 3. Tổ chức NCKH về nghiệp vụ LT • 4. Đào tạo cán bộ chuyên môn ng/vụ • 5. Hợp tác Quốc tế trong c/tác LT TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT • 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức • Trong một QG, một CQ, TC, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm c/tác đó. Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT 1. 1.1 Tổ chức bộ phận làm c/tác LT trong CQ, TC Công tác LT là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các CQTC. Vì vậy, để thực hiện tốt c/tác LT, trong mỗi CQ, TC cần có bộ phận chuyên trách làm c/tác LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Bộ phận lưu trữ trong CQ có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo CQ trong việc: - Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn c/tác LT; - Soạn thảo những VB chỉ đạo ng/vụ LT trong CQ; - Thực hiện các ng/vụ LT cụ thể; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản TLLT; làm các b/cáo tổng kết về c/tác LT của CQ và những đóng góp của c/tác LT đối với sự phát triển của CQ, của ngành TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT 2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT Cán bộ làm c/tác LT trong các CQ cần có ng/vụ chuyên môn nhất định về c/tác LT. Ở các CQ có bộ phận làm c/tác LT độc lập thì cán bộ làm ng/vụ LT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng LT, ở các CQ bộ phận LT thuộc VP thì cán bộ LT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của CVP cơ quan. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT 1.2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT (tiếp) • C/tác LT có quan hệ mật thiết với c/tác VT. C/tác VT là việc đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm TL khi c/việc ph/ánh trong TL chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được 1 năm, sau đó TL mới được chuyển vào LT. • C/tác VT làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy c/tác LT làm tốt và ngược lại. Vì vậy, trong một số CQ nhỏ người ta thường bố trí cán bộ VT - LT kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ VT - LT kiêm nhiệm ko thể đầu tư nhiều thời gian cho c/tác LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Các CQ, TC tùy thuộc vào mức độ công việc của CQ để bố trí nhân sự phù hợp. • Cần lưu ý c/tác LT chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc c/cấp thông tin quá khứ ch/lượng cho h/động QL của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách c/tác LT có trình độ ch/môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường tr/cấp, CĐ hoặc ĐH đúng chuyên ngành. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Ban hành VB QPPL và VB h/dẫn về c/tác LT • C/tác LT là một lĩnh vực h/động QLNN. Để thực hiện tốt c/tác LT cần có hệ thống VB QPPL quy định những v/đề quản lý về c/tác LT trong phạm vi cả nước. Hệ thống những VB QPPL của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc tr/khai thực hiện các chủ trương của Đảng và c/sách của NN về việc QL và p/triển ngành LT, đồng thời hệ thống VB đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về ng/vụ LT trong p/vi toàn quốc. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành LT là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước CHXHCNVN thông qua ngày 04/4/2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001. • P/lệnh LTQG 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của những VB được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của HĐCP ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về c/tác CVGT và c/tác LT. P/lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ TLLTQG do HĐBT ban hành năm 1982 sẽ hết hiệu lực từ ngày Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành vào ngày 01 tháng 7 năm 2012 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của CP ngày 08/4/2004 về c/tác VT và NĐ số 111/2004/NĐ- CP của CP quy định chi tiết thi hành một số điều của PLLTQG. Đây là hai VB quan trọng trong c/tác VTLT mới được ban hành. • Để thực hiện các điều quy định trong PL và các NĐ trên, NN, Bộ Nội vụ và Cục VTLTNN đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Q/định, C/văn h/dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong PL và NĐ. Những VB đó góp phần thống nhất việc thực hiện các ng/vụ LT trong các CQ, TC từ TW tới ĐP. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ - Thu thập, bổ sung TL; - Xác định giá trị TL; - Thống kê và kiểm tra trong LT; - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học TL; - Chỉnh lý TL; - Tổ chức bảo quản TL; - Tổ chức khai thác, sử dụng TL; - Ứng dụng CNTT trong LT. Việc thực hiện thống nhất các ng/vụ LT trong các CQ, tổ TC đã được quy định trong các VB QPPL và những VB h/dẫn về c/tác LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ • Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các CQ, TC nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN về một ngành, một lĩnh vực nhất định. • Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. • Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không. • Trong lĩnh vực QLNN thì mục đích chính là kiểm tra việc thực hiện các VB QPPL, các VB h/dẫn của CQ chủ quản tại các CQ thuộc phạm vi điều chỉnh của các VB đó. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Kiểm tra, đánh giá trong LT là tiến hành kiểm tra các VB QPPL, các VB h/dẫn ng/vụ của Cục VTLTNN về c/tác LT trong các CQ, TC theo một thời gian thực hiện nhất định. • Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các CQ thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các b/cáo bằng VB. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nội dung của công tác kiểm tra • Kiểm tra về tổ chức c/tác LT tại CQ, trình độ và số lượng cán bộ làm c/tác LT trong CQ, trang thiết bị bảo quản TL tại LTCQ và việc thực hiện các ng/vụ LT theo những quy định, h/dẫn của NN. • Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đ/giá ch/xác về sự phát triển ngành LT trong toàn quốc, đồng thời xây dựng ph/án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành LT phát triển bền vững đáp ứng được đầy đủ các y/cầu xã hội . đặt ra với ngànhTS. LT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc VPCQ có thể kiểm tra c/tác LT tại các CQ, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện c/tác kiểm tra đối với CQ cấp dưới, sau đó b/cáo với CQ chủ quản hoặc lãnh đạo CQ cùng cấp. • Ở mỗi CQ, TC bộ phận làm c/tác kiểm tra, đánh giá về c/tác LT thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo VP quy định. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguyên tắc quản lý lưu trữ • 1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. • 2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. • 3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chính sách của Nhà nước về lưu trữ • 1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. • 2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ. • 3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ. • 4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ • 1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: • a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; • b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; • c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; • d) Công trình, bài viết về cá nhân; • đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• 2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông LTQGVN • 3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây: • a) Được đăng ký tài liệu tại LT lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị TL; • b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho LTLS; • c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; • d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng; • đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại LTLS, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của NN, quyền và lợi ích hợp pháp của CQ, TC, cá nhân; • e) Được NN khen thưởng theo quy định của pháp luật. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Cá nhân có TL có các nghĩa vụ sau đây: • a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; • b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức • Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về LT, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng TLLT; ban hành quy chế về c/tác LT của cơ quan, tổ chức mình. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Người làm lưu trữ • 1. Người làm lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ LT và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong CQ, TC và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật. • 2. Người làm lưu trữ chưa được đào tạo phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó. • 3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Các hành vi bị nghiêm cấm • 1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất TLLT • 2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung TLLT • 3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép TLLT • 4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của NN, quyền và lợi ích hợp pháp của CQ, TC, cá nhân. • 5. Mang TLLT ra nước ngoài trái phép. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2.2. Hoạt động nghiệp vụ chủ yếu 1. Công tác thu thập, bổ sung TL 2. C/tác phân loại TL 3. C/tác xác định giá trị TL 4. C/tác chỉnh lý tài liệu 5. C/tác thống kê trong lưu trữ 6. C/tác xây dựng công cụ tra tìm TL 7. C/tác bảo quản TLLT 8. C/tác tổ chức và sử dụng TLLT TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, h/thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi ch/năng, nh/vụ của CQ, TC, cá nhân. • Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp TL h/thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của CQ, TC, cá nhân thành hồ sơ theo những ng/tắc và ph/pháp nhất định. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan • 1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của CQ, TC có trách nhiệm LHS về công việc được giao và nộp lưu HS, TL vào LTCQ; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển c/tác khác thì phải bàn giao đầy đủ HS, TL cho người có trách nhiệm của CQ, TC. • 2. Người đứng đầu CQ, TC có trách nhiệm quản lý TLLT của CQ, TC; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc LHS và nộp lưu HS, TL vào LTCQ. • Người đứng đầu đơn vị của CQ, TC có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc LHS, bảo quản và nộp lưu HS, TL của đơn vị vào LTCQ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan • 1. Giúp người đứng đầu CQ, TC hướng dẫn việc LHS và nộp lưu HS, TL. • 2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị TL, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT. • 3. Giao nộp TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục TL nộp lưu vào LTLS; tổ chức huỷ TL hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu CQ, TC . TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ • 1. Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ được quy định như sau: • a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; • b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với HS, TL xây dựng cơ bản. • 2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu CQ, TC đồng ý và phải lập Danh mục HS, TL giữ lại gửi cho LTCQ. • Thời gian giữ lại HS, TL của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Trách nhiệm giao, nhận HS, TL vào LTCQ • 1. Đơn vị, cá nhân giao HS, TL có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục HS, TL nộp lưu và giao nộp vào LTCQ. • 2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận HS, TL và lập Biên bản giao nhận HS, TL . • 3. Mục lục HS, TL nộp lưu và Biên bản giao nhận HS, TL được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao HS, TL giữ 01 bản, LTCQ giữ 01 bản. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Công tác phân loại tàì liệu Khái niệm: Phân loại TLLT là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Mục đích: - Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ, xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc. - Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguyên tắc • Nguyên tắc không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông. • Nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. 2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: a) Nội dung của tài liệu; b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; đ) Hình thức của tài liệu; e) Tình trạng vật lý của tài liệu. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Thời hạn bảo quản tài liệu • 1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là TL có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. • Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. • 2. Tài liệu bảo quản có thời hạn được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm. • 3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Công tác chỉnh lý tàì liệu • Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Người đứng đầu CQ, TC có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý TL thuộc phạm vi quản lý. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: a) Được phân loại theo ng/tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục TL hết giá trị. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Mục đích - Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu; - Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguyên tắc - Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông - Nguyên tắc xuất sinh TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
C/tác thống kê và kiểm tra trong lưu trữ Khái niệm: Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Mục đích, ý nghĩa • Giúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng được kế hoạch cho công tác LT: Thu thập bổ sung, chỉnh lý, XĐGTTL • Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho c/tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các CQ phát hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những khó khăn vướng mắc trong phạm vi quản lý để xây dựng, ban hành các VB nhằm h/dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý c/tác LT và TLLT được chặt chẽ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Yêu cầu: • Phải cụ thể • Phải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh đúng số lượng, chất lượng trên thực tế) • Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn cứ để lập KH, để KL vụ việc) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguyên tắc • Đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách thống kê và thực tiễn bảo quản • Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu trữ quốc gia VN TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
C/tác xây dựng công cụ tra tìm TL • Khái niệm: Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
• Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
C/tác bảo quản TLLT • Khái niệm Bảo quản TLLT là sử dụng một hệ thống các biện pháp KH-KT nhằm tạo ta các đ/kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho TL, nhằm phục vụ được tốt các y/cầu khai thác, sử dụng tài liệu. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Mục đích, ý nghĩa • C/tác bảo quản TLLT có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn gìn giữ TL lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn TL khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra. • góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý nghĩa và tầm quan trọng của TLLT TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
C/tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT 1. Khái niệm • Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Mục đích • giúp độc giả có thể khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ quốc gia • đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu xã hội, phục vụ các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Để tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ phải giải quyết hai vấn đề cơ bản sau: - Một là, phải tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Đây là tiền đề quan trọng cho việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Hai là, các cơ quan lưu trữ phải tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện cho đọc giả có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ. • Hai vấn đề này có mối quan hệ mật thiết với nhau. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Tính chất 3.1 Tính chất KH 3.2 Tính chất cơ mật 3.3. Tính chất xã hội TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.1. Tính chất khoa học • Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.1. Tính chất khoa học (tiếp theo) • Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các p/pháp khoa học. • Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; • Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. • Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.1. Tính chất khoa học (tiếp theo) Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.1. Tính chất khoa học (tiếp theo) • Để quản lý thống nhất các ng/vụ LT, c/tác tiêu chuẩn hóa trong c/tác LT cũng cần được ng/cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình TL, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ c/tác LT như: giá đựng TL; cặp, hộp bảo quản TL; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình ng/vụ LT đang là vấn đề đặt ra cho c/tác tiêu chuẩn hóa của ngành LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.2. Tính chất cơ mật • TLLT là bản chính, bản gốc của TL. Nội dung thông tin trong TLLT có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản chính, bản gốc của TL nên TLLT còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Về lý thuyết, TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc ng/cứu lịch sử và các h/động khác, các yêu cầu chính đáng của các CQ, TC và cá nhân. Như vậy, TLLT cần được đưa ra phục vụ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Có rất nhiều TLLT mà nội dung chứa đựng những thông tin bí mật của QG, bí mật của CQ và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong TLLT. • Một số TL có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác phải thể hiện đầy đủ các ng/tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của TLLT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Độc giả đến khai thác, sử dụng TL cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong c/tác LT. • Những nội dung thông tin khai thác được trong TLLT quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích QG, lợi ích CQ và lợi ích của các cá nhân khác. • Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong QG, trình độ của cán bộ LT và độc giả đến khai thác, sử dụng TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Cán bộ LT phải có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của CQ, cá nhân có TL trong LT, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật TLLT quốc gia. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
+ Chứa đựng nhiều thông tin bí mật của đất nước + Các ngành TL thăm dò khoáng sản, địa tầng + Tài liệu an ninh, quốc phòng, phát minh, sáng chế TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.3. Tính chất xã hội • TLLT ngoài việc phục vụ việc ng/cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: h/động chính trị, h/động QLNN, h/động ngoại giao, h/động truy bắt tội phạm và nhiều h/động khác trong xã hội. C/tác LT cần ng/cứu ra những hình thức phục vụ c/tác khai thác và sử dụng TL để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.3. Tính chất xã hội (tiếp theo) • Nội dung của TLLT còn phản ánh những quy luật h/động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người. Thông qua TLLT có thể làm sáng tỏ các mối QHXH của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định. Vì vậy, h/động LT cũng có mối QHXH chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đ/sống xã hội. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ? 2. Khái niệm công tác lưu trữ? 3. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ? 4. Nội dung và tính chất của công tác lưu trữ? 5. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ? TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
THỰC HÀNH 1. Thảo luận những vấn đề liên quan đến khái niệm tài liệu lưu trữ: - Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ và các loại tài liệu khác - Phân tích các đặc điểm của tài liệu lưu trữ - Phân biệt các loại tài liệu lưu trữ 2. Thảo luận và làm bài tập về: Tính chất cơ mật của công tác lưu trữ và mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ. 3. Thảo luận những vấn đề liên quan đến tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ trong các cơ quan hiện nay. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Câu hỏi kiểm tra • 1.Anh/chị hãy trình bày khái niệm và nhiệm vụ của công tác lưu trữ. • 2. Anh/chị hãy trình bày ngắn gọn về nội dung cụ thể của công tác lưu trữ? TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997