›
›

Tăng cường năng lực quản lý trường học - Quyển 2: Quản lý điều hành các hoạt động trong trường học

doc 192 trang ngocly 2090
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tăng cường năng lực quản lý trường học - Quyển 2: Quản lý điều hành các hoạt động trong trường học", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • doctang_cuong_nang_luc_quan_ly_truong_hoc_quyen_2_quan_ly_dieu.doc

Nội dung text: Tăng cường năng lực quản lý trường học - Quyển 2: Quản lý điều hành các hoạt động trong trường học

  1. DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC (SREM) TÀI LIỆU TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC ___ QUYỂN 2 QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG TRƯỜNG HỌC (Dùng cho thảo luận nội bộ) Hà Nội, tháng 7/2009
  2. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 2 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 7 Lời giới thiệu quyển 2: 10 Chương 1: CÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU VÀ CÁC THUẬT NGỮ 11 Các thuật ngữ 12 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ quy trình 23 Các từ viết tắt sử dụng trong tài liệu 26 Chương 2: CÁC NGHIỆP VỤ THEO THỜI GIAN 27 A. Nghiệp vụ thường xuyên 27 1. Cả năm 27 2. Hàng quý 27 3. Hàng tháng 27 4. Hàng tuần 28 B. Nghiệp vụ đặc thù theo tháng 28 C. Nghiệp vụ đột xuất 30 Chương 3: CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ THEO TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC 31 A. QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 31 a.1 Hành chính quản trị 31 a.1.1 Quản lý văn bản đi 31 a.1.2 Quản lý văn bản đến 33 a.1.3 Lưu trữ hồ sơ học sinh 34 a.1.4 Trả hồ sơ học sinh 35 a.1.5 Cấp giấy chứng nhận 36 a.1.6 Phát bằng tốt nghiệp 38 a.1.7 Lập sổ đăng bộ 39 a.1.8 Lập kế hoạch phát triển GD và dự toán thu-chi NS hàng năm 41 a.1.9 Lập kế hoạch năm học 43 a.1.10 Lập kế hoạch học kỳ, tháng, tuần 44 a.1.11 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch 45 a.1.12 Lập kế hoạch chuyên đề* 46 a.1.13 Lập báo cáo thống kê định kỳ 47 a.1.14 Báo cáo sơ kết học kỳ, tổng kết năm học 48
  3. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 3 a.1.15 Báo cáo chuyên đề, đột xuất 50 a.1.16 Tự đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục 51 a.1.17 Quản lý hồ sơ sổ sách* 54 a.1.18 Ban hành các quyết định* 54 a.2 Nhân sự 55 a.2.1 Quản lý hồ sơ lý lịch 55 a.2.2 Tuyển dụng giáo viên, nhân viên (trong trường hợp Hiệu trưởng đã được phân quyền tuyển dụng cán bộ) 57 a.2.3 Quản lý giáo viên, nhân viên thử việc 59 a.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng giáo viên, nhân viên 61 a.2.5 Giải quyết thuyên chuyển, nghỉ việc 62 a.2.6 Bổ nhiệm cán bộ 64 a.2.7 Đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên 65 a.2.8 Xét thi đua khen thưởng 66 a.2.9 Kỷ luật giáo viên, nhân viên 67 a.2.10 Tổ chức bộ máy nhà trường 69 a.2.11 Quản lý lao động 70 a.2.12 Duyệt thừa giờ 71 a.2.13 Duyệt xét nâng lương 72 a.2.14 Nghỉ theo chế độ 73 a.2.15 Làm sổ bảo hiểm xã hội 78 a.2.16 Kiểm tra nội bộ 80 a.2.17 Giải quyết khiếu nại 82 a.2.18 Xử lý tố cáo 84 a.2.19 Kê khai tài sản, thu nhập 85 a.3 Tài chính 87 a.3.1 Lập dự toán thu chi 87 a.3.2 Thực hiện thu chi 89 a.3.3 Lập báo cáo tài chính, quyết toán 91 a.3.4 Công khai tài chính 92 a.4 Tài sản 93 a.4.1 Đăng ký tài sản 93 a.4.2 Kiểm kê tài sản 94 Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  4. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 4 a.4.3 Thanh lý tài sản 96 a.4.4 Mua sắm tài sản 98 a.4.5 Đấu thầu mua sắm hàng hóa * 99 a.4.6 Sửa chữa tài sản và xây dựng mới * 100 a.4.7 Công khai sử dụng tài sản * 101 a.5 Thư viện thiết bị 101 a.5.1 Xây dựng thư viện theo chuẩn * 101 a.5.2 Quản lý thư viện điện tử * 102 a.5.3 Kiểm kê thư viện * 102 a.5.4 Xây dựng phòng bộ môn theo chuẩn * 102 a.5.5 Kiểm kê thiết bị 103 a.5.6 Mua sắm thiết bị * 105 a.6 Công tác quản trị* 106 a.6.1 Quản lý bán trú* 106 a.6.2 Quản lý nội trú * 107 B. QUẢN LÝ DẠY VÀ HỌC 107 b.1 Giảng dạy của giáo viên 107 b.1.1 Phân công chủ nhiệm lớp* 107 b.1.2 Phân công giảng dạy 108 b.1.3 Tổ chức hội giảng, thi giáo viên dạy giỏi 109 b.1.4 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn 111 b.1.5 Hội thảo chuyên đề chuyên môn 111 b.1.6 Sinh hoạt chuyên môn* 113 b.1.7 Hướng dẫn viết sáng kiến kinh nghiệm. 113 b.1.8 Quản lý việc dạy thêm, học thêm* 115 b.1.9 Đánh giá xếp loại chuẩn nghề nghiệp* 116 b.1.10 Theo dõi thực hiện quy chế, nhiệm vụ chuyên môn 116 b.1.11 Theo dõi công tác kiêm nhiệm 118 b.1.12 Quản lý hoạt động của các tổ/khối chuyên môn 119 b.1.13 Theo dõi giáo viên nghỉ, bố trí dạy thay 121 b.1.14 Theo dõi nghỉ dạy học toàn trường 122 b.1.15 Công tác tự kiểm tra toàn diện nhà trường 123 b.1.16 Theo dõi công tác nhân viên hành chính. 126
  5. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 5 b.2 Học tập của học sinh 127 b.2.1 Lập hồ sơ học sinh. 127 b.2.2 Chuyển giao hồ sơ học sinh cuối cấp 128 b.2.3 Cấp giấy chứng nhận 128 b.2.4 Tuyển sinh đầu cấp 128 b.2.5 Học sinh chuyển đến, chuyển đi (hoặc chết) 129 b.2.6 Học sinh không được lên lớp* 130 b.2.7 Học sinh bỏ học, thôi học 131 b.2.8 Giải quết học sinh học lại 131 b.2.9 Chuyển lớp 132 b.2.10 Kỷ luật học sinh 133 b.2.11 Đăng ký môn, chủ đề tự chọn. 134 b.2.12 Xếp lớp, phân ban 135 b.2.13 Theo dõi chuyên cần 136 b.2.14 Theo dõi hạnh kiểm và học lực 136 b.2.15 Quản lý học nghề. 138 b.2.16 Phụ đạo học sinh yếu, kém 139 b.2.17 Bồi dưỡng học sinh giỏi 139 b.2.18 Tổ chức kiểm tra định kỳ, giữa kỳ, cuối kỳ 139 b.2.19 Thi/Xét tốt nghiệp/Hoàn thành chương trình 140 b.2.20 Xét kết quả học tập, xếp loại Thể lực học sinh cuối năm 142 b.2.21 Theo dõi thi đua khen thưởng học sinh. 142 b.2.22 Tổ chức rèn luyện trong hè. 143 b.2.23 Kiểm tra lại môn học 144 b.2.24 Quản lý học sinh năng khiếu 145 b.2.25 Quản lý hoạt động ngoài giờ lên lớp* 145 b.2.26 Giáo dục học sinh cá biệt* 146 b.2.27 Quản lý học sinh diện chính sách 146 b.2.28 Theo dõi sức khỏe của trẻ mầm non* 146 C. HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC KHÁC 147 c.1 Khai giảng năm học 147 c.2 Tổng kết năm học 149 c.3 Hội thao, Hội khỏe Phù Đổng 151 Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  6. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 6 c.4 Hội diễn/ Hội thi văn nghệ/ Hội thi của trẻ 153 c.5 Tổ chức tham quan ngoại khóa 155 c.6 Công tác xã hội hóa giáo dục 157 c.7 Hoạt động đoàn thể (Đội, Hội, Đoàn, Đảng, Công đoàn) 161 c.8 Phổ biến giáo dục pháp luật 163 c.9 Giáo dục bảo vệ môi trường 165 c.10 Giáo dục an toàn giao thông* 167 c.11 Giáo dục phòng, chống ma túy* 168 c.12 Giáo dục quốc phòng – an ninh* 168 c.13 Giáo dục hòa nhập cho học sinh khuyết tật* 169 c.14 Giáo dục thể chất* 169 c.15 Công tác phổ cập giáo dục, chống mù chữ.* 170 c.16 Xây dựng trường chuẩn quốc gia* 170 c.17 Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực* 171 c.18 Tổ chức hoạt động các ngày lễ lớn* 172 c.19 Giao lưu kết nghĩa* 173 c.20 Học tập kinh nghiệm* 173 c.21 Công tác xã hội-từ thiện* 173 c.22 Công tác giáo dục hướng nghiệp (THPT) 174 c.23 Chỉ đạo đổi mới phương pháp dạy học 178 c.24 Giáo dục địa phương (THCS, THPT) 181 c.25 Thực hiện “3 công khai” và “4 kiểm tra” 183 c.26 Quản lý bếp ăn 184 c.27 Tổ chức hội nghị cán bộ công chức 186
  7. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 7 LỜI NÓI ĐẦU Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (Suport to the Renovation of Education Management - viết tắt là SREM) do Cộng đồng Châu Âu tài trợ. Mục tiêu lớn của Dự án là hỗ trợ Chính phủ thúc đẩy việc hoàn thành các mục tiêu đề ra trong Chiến lược phát triển giáo dục của Việt Nam giai đoạn đến 2010. Dự án có nhiệm vụ hỗ trợ Bộ GD-ĐT thực hiện đổi mới quản lý giáo dục thông qua việc tăng cường khung pháp lý cho phân cấp quản lý và thực hiện Luật Giáo dục 2005 đồng thời xây dựng Hệ thống thông tin quản lý giáo dục, thực hiện đổi mới phương thức quản lý trên phạm vi toàn ngành. Dự án được ký kết chính thức vào ngày 01/9/2005, triển khai thực hiện từ tháng 4/2006, kết thúc vào năm 2010. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm hỗ trợ Bộ đẩy nhanh tiến trình đổi mới quản lý và cải cách hành chính thông qua các hoạt động tăng cường năng lực thể chế và quản lý ở các cấp QLGD; thực hiện và hỗ trợ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng Hiệu trưởng trường phổ thông; tăng cường năng lực lập kế hoạch chiến lược và năng lực tổ chức thực hiện ở các địa phương thông qua việc hỗ trợ tài chính trực tiếp cho một số tỉnh trong diện khó khăn để triển khai các nỗ lực đổi mới. Hoạt động lớn và có tính phức tạp nhất là hỗ trợ Bộ thực hiện tin học hóa công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động trường học thông qua việc nâng cấp và xây dựng mới các Hệ thống phần mềm quản lý thông tin giáo dục từ cấp cơ sở với các chức năng quản lý cán bộ, quản lý học sinh, quản lý tài chính, hành chính, thư viện, thiết bị, quản lý công tác thanh tra, đánh giá và thống kê giáo dục. Với mục tiêu hỗ trợ Hiệu trưởng tăng cường nhận thức về tiến trình đổi mới và nâng cao năng lực quản lý trên cả phương diện lý luận lẫn thực tiễn, đồng thời thúc đẩy văn hóa tự học và học suốt đời của cán bộ quản lý giáo dục, Dự án SREM biên soạn Bộ Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học. Bộ Tài liệu cung cấp nhiều khái niệm, lý thuyết chung về những lĩnh vực khác nhau của quản lý giáo dục và những nhiệm vụ riêng trong quản lý trường học, từ cơ bản đến phức tạp. Ngoài ra còn giới thiệu quá trình phát triển giáo dục ở Việt Nam và một số nước trên thế giới. Trên cơ sở các kiến thức này, mỗi Hiệu trưởng sẽ tự rút ra bài học kinh nghiệm cho riêng mình, vận dụng các kiến thức này trong hoàn cảnh thực tế và khả năng của từng trường. Khi biên soạn, Dự án SREM cố gắng để Bộ Tài liệu đáp ứng được tình hình giáo dục Việt Nam hiện tại, cũng như phải có những bứt phá cần thiết để hòa nhập với các chuẩn giáo dục quốc tế. Dự án đã tham khảo các tài liệu quản lý giáo dục trong và ngoài nước và hệ thống hóa lại các vấn đề cần thiết đối với hiệu trưởng, dựa trên cơ sở năng lực cần có của Hiệu trưởng để đáp ứng những yêu cầu quản lý mới. Bộ Tài liệu còn là sự tổng hợp những kiến thức, kinh nghiệm và thực tiễn quản lý giáo dục mà Dự án thu thập được thông qua các hội thảo và thực tiễn nhằm giúp Hiệu trưởng có cái nhìn rộng hơn về xu thế giáo dục hiện nay của nhiều nước trên thế giới. Bộ Tài liệu gồm 6 cuốn: 1. Quản lý nhà nước về giáo dục; 2. Quản lý điều hành các hoạt động trong trường học; 3. Giám sát, đánh giá trong trường học; 4. Sơ lược quá trình phát triển giáo dục của Việt Nam và một số nước trên thế giới; 5. Công nghệ thông tin trong quản lý trường học 6. Quản trị hiệu quả trường học. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  8. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 8 Bộ Tài liệu được biên soạn cho Hiệu trưởng các trường phổ thông (kể cả các trường ngoài công lập) và cũng sẽ rất bổ ích đối với các phó hiệu trưởng, tổ trưởng bộ môn, những người giúp Hiệu trưởng thực hiện kế hoạch phát triển nhà trường. Một số độc giả khác, có thể là những giáo viên, với hy vọng một ngày nào đó họ sẽ trở thành Hiệu trưởng cũng có thể tham khảo tài liệu này. Trong lúc chưa trở thành cán bộ quản lý, việc am tường các nhiệm vụ của Hiệu trưởng cũng giúp họ có khả năng giám sát hoặc hỗ trợ Hiệu trưởng tốt hơn trong quá trình quản lý đang ngày càng được yêu cầu theo hướng công khai, minh bạch. Dự án hy vọng các cơ sở đào tạo về quản lý giáo dục, thậm chí cả các trường sư phạm cũng tìm thấy sự hữu dụng trong bộ tài liệu này khi thực hiện các khóa đào tạo sinh viên sư phạm. Dự án tin rằng những người công tác trong ngành giáo dục, từ các cán bộ trong Bộ GD- ĐT, cho tới các cán bộ công tác tại các Sở GD-ĐT, Phòng GD-ĐT và những ai tiến hành các hoạt động nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả hoạt động của trường học cũng sẽ tìm thấy những nội dung bổ ích trong Bộ Tài liệu này. Bộ Tài liệu này sẽ hỗ trợ các Hiệu trưởng nói riêng và các nhà quản lý giáo dục nói chung phát triển năng lực quản lý của mình. Tuy nhiên, do điều kiện địa lý, kinh tế và giáo dục tại các vùng miền của nước ta rất khác nhau, tài liệu có thể chưa bao quát và đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tiễn quản lý cho từng địa phương. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo của mỗi cán bộ quản lý trong việc áp dụng linh hoạt kiến thức quản lý giáo dục nói chung vào thực tiễn địa phương mình, phù hợp với đặc thù nhà trường và đặc thù giáo dục của vùng miền. Bộ tài liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích: tự học, trao đổi thảo luận trong các nhóm chuyên môn hoặc trong các hội thảo và cũng có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các khóa đào tạo cán bộ quản lý ở các trường, hay các khoa sư phạm, trường sư phạm. Phương pháp sử dụng tài liệu Do mỗi người có một xuất phát điểm khác nhau về trình độ và kinh nghiệm chuyên môn nên nhu cầu học tập của mỗi người là rất khác nhau. Cách sử dụng phù hợp nhất là tự học theo những định hướng phát triển của bản thân (còn gọi là học tập theo lối mở). Có nghĩa là, người đọc tự chọn thời gian và nội dung muốn học theo thứ tự ưu tiên của chính mình. Bằng cách này, Dự án hy vọng rằng mỗi người học sẽ tìm được những điều mới mẻ và phù hợp với nhu cầu của riêng mình. Nếu tự học, người đọc cần suy ngẫm về những điều vừa đọc được, so sánh, vận dụng vào thực tế đang diễn ra. Có thể làm điều này bất cứ lúc nào, khi ở trường, ở nhà thậm chí trên đường đi công tác. Theo cách này, người học sẽ không phải chịu áp lực từ bên ngoài mà lại có thể tự tìm ra những gì phù hợp nhất để áp dụng cho bản thân và đơn vị của mình. Tựu chung lại, người đọc có thể đọc từng cuốn trong Bộ Tài liệu theo bất cứ trình tự nào. Để có thể áp dụng vào thực tiến trường học của mình, mỗi Hiệu trưởng phải tư duy và thực hành các công việc qua các chủ đề. Các thực hành này có thể gồm những hoạt động như lập ra các bảng danh mục hoạt động cần kiểm tra, trả lời các câu hỏi, tập hợp dữ liệu và thảo luận với các đồng nghiệp, có thể là giáo viên trong trường hoặc các Hiệu trưởng khác. Khi nghiên cứu, học tập Bộ Tài liệu này, bạn đọc nên tham khảo thêm các tài liệu khác, ví dụ các quy chế, qui định được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền hoặc các tài liệu tập huấn của các cơ sở đào tạo tại trung ương hoặc địa phương để có vận dụng sát với thực tiễn. Phần các văn bản qui phạm pháp luật liên quan tới giáo dục được cập nhật tới thời điểm phát hành được cung cấp trong đĩa CD kèm theo Bộ Tài liệu này. Hiệu trưởng cũng nên trao đổi thảo luận giữa Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng và các cán bộ cốt cán trong trường để sưu tầm thêm các tài liệu về lịch sử và quá trình phát triển ngành giáo dục ở địa phương mình hoặc các kinh nghiệm giáo dục để cụ thể hóa các nội dung và tình huống quản lý ở trường minhg, tiếp thêm sức sống cho Bộ Tài liệu.
  9. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 9 Các Hiệu trưởng cũng nên trao đổi cùng với Hiệu trưởng khác trong cùng xã, huyện (trong các đợt học tập do Phòng/Sở tổ chức) và các cán bộ quản lý tại các Phòng GD/Sở GD&ĐT để làm giàu lý luận về quản lý giáo dục. Có thể sử dụng Bộ Tài liệu này một cách chính qui hơn, ví dụ tại các hội thảo chuyên đề đổi mới phương pháp quản lý trường học hay dùng làm tài liệu bổ trợ cho các khóa đào tạo/bồi dưỡng Hiệu trưởng hoặc những người chuẩn bị được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng do một cơ sở đào tạo về quản lý giáo dục tiến hành. Quản lý giáo dục là một lĩnh vực khó, liên quan đến sự phát triển toàn diện của nhà trường cũng như của từng cá nhân, đòi hỏi kiến thức sâu rộng, tích hợp nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn của mỗi cán bộ quản lý, các nội dung được biên soạn trong tài liệu sẽ là những gợi ý hữu ích cho những người làm công tác quản lý. Dự án SREM chân thành cảm ơn sự cộng tác của hàng trăm Hiệu trưởng và cán bộ quản lý các cấp và các chuyên gia tư vấn quốc tế đã tham gia vào quá trình xây dựng Bộ tài liệu này thông qua các cuộc hội thảo và các đợt làm việc. Danh sách các tác giả chính tham gia soạn thảo và biên tập Bộ Tài liệu có thể tìm thấy trong mỗi cuốn. Dự án đặc biệt cảm ơn vị Lãnh đạo cao nhất của ngành, Bộ trưởng Nguyễn Thiện Nhân đã gợi ý Dự án xây dựng Bộ Tài liệu này. Dự án mong rằng Bộ Tài liệu sẽ đóng góp vào tiến trình đổi mới quản lý giáo dục nhằm tăng hiệu quả giáo dục. Hiệu quả của Bộ Tài liệu này với việc nâng cao chất lượng trường học sẽ chỉ được nhận thấy sau một thời gian, nhưng chắc chắn Bộ Tài liệu sẽ có tác động ngay tới các Hiệu trưởng vì tính đầy đủ và thực tiễn của nó. GIÁM ĐỐC DỰ ÁN GS.TS. Phạm Vũ Luận THỨ TRƯỞNG BỘ GD&ĐT Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  10. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 10 Lời giới thiệu: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học Hoạt động quản lý nói chung và điều hành hoạt động trường học nói riêng của chúng ta hiện nay còn mang tính kinh nghiệm và “linh hoạt” theo phương pháp quản lý của người đứng đầu. Những hiện tượng người lãnh đạo sau hủy bỏ kế hoạch của người lãnh đạo trước cũng đã xảy ra. Đó là bởi vì chúng ta một kế hoạch chiến lược và thiếu các chuẩn trong quản lý. Trong công việc, mọi người thường có xu hướng “bắt tay ngay vào việc” và thường dành (hoặc có) rất ít thời gian cho sự chuẩn bị. Cách làm này đưa tới hậu quả làm chúng ta tốn thời gian vào việc khắc phục sự cố hoặc sửa sai, có lúc phải làm đi làm lại một việc tưởng chừng rất đơn giản. Cuốn “Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học” được xây dựng dựa vào ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT Nguyễn Thiện Nhân tại cuộc họp Hội đồng chỉ đạo dự án SREM tháng 10 năm 2006 về việc cần xây dựng các qui trình công việc trong từng cấp quản lý và giữa các cấp quản lý để thực hiện cải cách hành chính và đổi mới phương thức quản lý trước khi thực hiện tin học hóa hệ thống. Phương pháp quản lý theo qui trình sẽ giúp minh bạch hóa công tác quản lý. Lợi ích mà phương thức này mang lại chính là sự tường minh đối với mỗi cán bộ trong tổ chức về thủ tục trình tự thực hiện và kết quả cần đạt của một công việc, giúp tiết kiệm thời gian của mỗi người bởi họ có thể làm đúng ngay từ đầu. Vấn đề quan trọng của việc xây dựng các qui trình tổ chức công việc trong một tổ chức là những qui trình này phải được từng cá nhân trong tổ chức (và những người liên quan ngoài tổ chức) biết rõ, thực hiện chúng một cách hiệu quả và được cập nhật nếu có sự thay đổi trong tổ chức. Việc thực hiện theo qui trình không những có tác dụng thúc đẩy và cải thiện cách thức tiến hành công việc mà còn là một sự chuẩn bị tốt cho công việc kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý cấp trên. Việc áp dụng các qui trình này, trong thực tế, có thể gặp sự không đồng tình của một số cá nhân trong tổ chức với lập luận cho rằng cách làm này có thể tạo ra nhiều thủ tục cứng nhắc, tốn thời gian. Điều này có thể cảm nhận được trong thời gian đầu thực hiện. Nhưng sau này, cán bộ sẽ nhìn thấy những lợi ích của tập thể nói chung và cá nhân nói riêng của việc tổ chức công việc theo các qui trình. Bằng việc sơ đồ hóa công việc theo các trình tự rõ ràng, tất cả mọi cá nhân trong tổ chức sẽ giảm bớt thời gian tự tìm hiểu để “sống sót” trong công việc và tránh được các sai lầm, thiếu sót trong quá trình thực hiện. Cán bộ mới vào nghề có thể coi đây là cuốn sách chỉ dẫn quí báu và yên tâm rằng mình đang đi đúng hướng. Mặc dù các qui trình được sơ đồ hóa trong cuốn 2 này được xây dựng dựa trên các văn bản pháp qui đã ban hành và có sự tham vấn của nhiều cán bộ quản lý giáo dục các cấp thông qua các hội thảo (trong đó có nhiều hiệu trưởng), nhưng các qui trình này vẫn cần được xem xét để cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp với các qui định của địa phương. Chúng tôi mong rằng các trường sẽ áp dụng các qui trình cơ bản để điều hành công việc trong trường mình bởi chắc chắn cách làm này sẽ giảm bớt khối lượng công việc giám sát đánh giá của Hiệu trưởng và làm tăng hiệu quả công việc của toàn trường. Rất mong cuốn sách này sẽ giúp ích cho nhiều hiệu trưởng, đặc biệt là các Hiệu trưởng mới được bổ nhiệm. Vì thời gian có hạn, nên cuốn sách không khỏi còn nhiều thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến góp ý của các nhà quản lý để điều chỉnh nội dung trước khi in chính thức. Thay mặt nhóm soạn thảo ThS. Nguyễn Thị Thái Phó Vụ trưởng, Phó GĐ dự án
  11. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 11 Chương 1: CÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU VÀ CÁC THUẬT NGỮ Cách sử dụng tài liệu  Đọc kỹ mục lục để nắm rõ các nội dung trong tài liệu này.  Nhớ ý nghĩa các ký hiệu để hiểu sơ đồ quy trình.  Có từ nào khó hiểu, tra phần Thuật ngữ, nơi có phần giải thích chi tiết. Phần 1 là minh họa của Phần 2 theo thời gian, giữa 2 phần là tương đồng. Cán bộ quản lý có thể tra cứu nhanh theo thời gian ở Phần 1. Nếu có quy trình nghiệp vụ cần tìm, tiếp tục tham khảo quy trình nghiệp vụ chi tiết tại Phần 2. Khi sử dụng tài liệu dạng word:  Tìm kiếm: bấm Ctrl+F  Tìm tiếp: bấm Shift+F4  Di chuyển nhanh: bấm F5, nhập vào số trang cần di chuyển tới.  Di chuyển giữa các liên kết: Bấm CTRL+nút mouse trái tại liên kết trên mục lục để được dẫn tới phần tham khảo kế tiếp. Muốn tham khảo văn bản nào, bấm CTRL+nút mouse trái tại số thứ tự văn bản tham khảo đã chỉ ra sẽ được chuyển tới phần trích dẫn văn bản. Tiếp tục thao tác tại trích dẫn văn bản để mở ra văn bản cần xem.  Để thay đổi văn bản tham khảo hết hiệu lực được thay thế bởi văn bản mới khác, thực hiện các bước sau: - Tạo dòng trích yếu mới thay thế tại dòng văn bản hết hiệu lực (giá trị bookmark vẫn còn – xem phần nói về quy ước tạo bookmark cho văn bản). - Thay thế văn bản dạng word vào đúng vị trí văn bản hết hiệu lực đang lưu trữ trên đĩa. - Tạo lại liên kết (đánh dấu trích yếu mới, bấm CTRL+K, xác định vị trí văn bản trong giao diện)  Để bổ sung văn bản tham khảo, thực hiện các bước sau: - Tạo dòng trích yếu mới, số thứ tự tự động tăng. - Tạo bookmark mới theo quy ước. - Chỉ định văn bản tham khảo đến bookmark vừa tạo. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  12. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 12 Các thuật ngữ GIÁO DỤC Nhà trường thuộc hệ thống giáo dục quốc dân gồm: trường mẫu giáo, trường mầm non, trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, trường phổ thông có nhiều cấp học, trường trung cấp, trường cao đẳng, trường đại học. Nhà trường trong hệ thống giáo dục quốc dân được tổ chức theo các loại hình sau đây: a) Trường công lập do Nhà nước thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, bảo đảm kinh phí cho các nhiệm vụ chi thường xuyên; b) Trường dân lập do cộng đồng dân cư ở cơ sở thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và bảo đảm kinh phí hoạt động; c) Trường tư thục do các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc cá nhân thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và bảo đảm kinh phí hoạt động bằng vốn ngoài ngân sách nhà nước Cơ sở giáo dục khác thuộc hệ thống giáo dục quốc dân bao gồm: a) Nhóm trẻ, nhà trẻ; các lớp độc lập gồm lớp mẫu giáo, lớp xóa mù chữ, lớp ngoại ngữ, lớp tin học, lớp dành cho trẻ em vì hoàn cảnh khó khăn không được đi học ở nhà trường, lớp dành cho trẻ tàn tật, khuyết tật, lớp dạy nghề và lớp trung cấp chuyên nghiệp được tổ chức tại các cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; b) Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp; trung tâm dạy nghề; trung tâm giáo dục thường xuyên; trung tâm học tập cộng đồng; c) Viện nghiên cứu khoa học được giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ, phối hợp với trường đại học đào tạo trình độ thạc sĩ. Cơ sở giáo dục công lập do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập và nhà nước trực tiếp đầu tư, tổ chức, quản lý Cơ sở giáo dục dân lập do cộng đồng dân cư ở cơ sở thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và bảo đảm kinh phí hoạt động không vì mục đích lợi nhuận. Cộng đồng dân cư cấp cơ sở gồm tổ chức và cá nhân tại thôn, bản, ấp, xã, phường, thị trấn. Đơn vị sự nghiệp công lập do cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội có thẩm quyền quyết định thành lập; gồm: a) Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên; b) Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên; c) Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên. Giáo dục mầm non thực hiện việc nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tháng tuổi đến sáu tuổi. Giáo dục phổ thông bao gồm:
  13. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 13 a) Giáo dục tiểu học được thực hiện trong năm năm học, từ lớp một đến lớp năm. Tuổi của học sinh vào học lớp một là sáu tuổi; b) Giáo dục trung học cơ sở được thực hiện trong bốn năm học, từ lớp sáu đến lớp chín. Học sinh vào học lớp sáu phải hoàn thành chương trình tiểu học, có tuổi là mười một tuổi; c) Giáo dục trung học phổ thông được thực hiện trong ba năm học, từ lớp mười đến lớp mười hai. Học sinh vào học lớp mười phải có bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, có tuổi là mười lăm tuổi. Hội đồng trường là tổ chức quản trị, đại diện chủ sở hữu của nhà trường. Hội đồng trường đối với trường công lập, Hội đồng quản trị đối với trường dân lập, trường tư thục được gọi chung là Hội đồng trường. Mức chất lượng tối thiểu là yêu cầu tối thiểu về phẩm chất, năng lực, tri thức, kỹ năng và sức khoẻ mà người học phải đạt được khi tốt nghiệp các cấp học, bậc học, được xác định bởi các tiêu chí: tổ chức và quản lý trường học; đội ngũ giáo viên; cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy và học; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục; chất lượng giáo dục và các hoạt động giáo dục. Đánh giá chất lượng giáo dục là đánh giá sự phù hợp của những người học sau quá trình đào tạo so với mục tiêu giáo dục đã được đặt ra cho chương trình đào tạo mà họ tham gia. Nếu người học được đánh giá là của một cơ sở giáo dục, thì đó là việc đánh giá chất lượng giáo dục của một cơ sở đào tạo. Nếu người học được đánh giá là của toàn bộ người học của một cấp học, bậc học trong hệ thống giáo dục quốc dân, thì đó là đánh giá chất lượng giáo dục của cấp học (tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông) hay bậc học (mầm non, trung cấp, đại học) Vì chất lượng giáo dục phụ thuộc trực tiếp vào các yếu tố sau: 1. Phẩm chất, năng lực của người vào học 2. Phẩm chất, năng lực của đội ngũ giáo viên, phương pháp giảng dạy 3. Chương trình đào tạo 4. Giáo trình, tài liệu phục vụ giảng dạy 5. Cơ sở vật chất của việc đào tạo (nhà cửa, thiết bị đào tạo, thư viện, Internet ) 6. Nguồn tài chính của cơ sở đào tạo 7. Chính sách quản lý giảng viên (lương, đánh giá giảng viên, yêu cầu công việc, quyền tự do ) 8. Sự tham gia các tổ chức, cá nhân ngoài nhà trường vào quá trình đào tạo (các doanh nghiệp, đại diện đa phương, các cựu sinh viên, các nhà tài trợ, các tổ chức quốc tế, nhà khoa học ) 9. Sự quản lý của nhà trường (cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động, sự điều hành, chuẩn mực quan hệ trong nhà trường ) Nếu các yếu tố này không thoả mãn các yêu cầu nhất định tương ứng thì chất lượng giáo dục của cơ sở đào tạo không thể được đảm bảo. Vì vậy, khi đánh giá chất lượng giáo dục của một Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  14. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 14 trường, bên cạnh việc tìm cách đánh giá phẩm chất, khả năng, tri thức, kỹ nẵng và sức khoẻ ca những người tốt nghiệp, người đã ta còn đánh giá các yếu tố đầu vào nói trên của quá trình đào tạo. Ngoài ra, các yếu tố bên ngoài nhà trường như truyền thống văn hoá của dân tộc (ham học, coi trọng bằng cấp), chính sách của nhà nước về giáo dục (đầu tư, lương, tôn vinh nhà giáo ), sự quản lý nhà nước về giáo dục (kiểm định chất lượng, công bố chuẩn giáo viên, quy chế nhà trường, tiêu chuẩn thành lập trường, ), sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước, các xu hướng phát triển quốc tế, cơ hội và thách thức với người tốt nghiệp cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thái độ người học, người dạy, người quản lý trong nhà trường. Kiểm định chất lượng giáo dục là sự đánh giá chất lượng giáo dục của trường bởi một tổ chức đánh giá độc lập, có thẩm quyền, nhằm làm rõ mức độ đáp ứng của trường đối với các yêu cầu sau: + Trường có mục tiêu đào tạo rõ ràng + Trường có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện việc đào tạo + Trường đã thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo, sự đáp ứng của người tốt nghiệp so với mục tiêu đào tạo + Trường có kế hoạch phát triển bảo đảm trong tương lai có thể tiếp tục đào tạo theo mục tiêu đã nêu ra. Việc kiểm định chất lượng một chương trình đào tạo cũng có yêu cầu tương tự Đánh giá ngoài là việc đánh giá chất lượng giáo dục một trường do một tổ chức bên ngoài nhà trường thực hiện Phổ cập giáo dục là quá trình tổ chức để mọi công dân đều được học tập và đạt tới một trình độ học vấn tối thiểu theo quy định của Nhà nước. + Phổ cập mẫu giáo 5 tuổi: Tất cả trẻ em 5 tuổi đều được đi học mẫu giáo trước khi vào học lớp 1. + Phổ cập giáo dục tiểu học: Tất cả người dân đều được đi học tiểu học và tốt nghiệp tiểu học. + Phổ cập giáo dục trung học cơ sở: Tất cả người dân đều được đi học trung học cơ sở và tốt nghịêp trung học cơ sở. Phổ cập giáo dục đúng độ tuổi là đảm bảo hầu hết người dân trong độ tuổi nhất định đều được đi học ở một trình độ quy định, phản ảnh sự bình đẳng xã hội trong học tập đến một trình độ nhất định. + Phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi: Tất cả trẻ em trong độ tuổi từ 6-11 tuổi đều được đi học tiểu học và tốt nghiệp tiểu học. + Phổ cập giáo dục trung học cơ sở đúng độ tuổi: Tất cả trẻ em trong độ tuổi từ 11-15 đều được đi học trung học cơ sở và tốt nghiệp trung học cơ sở . Hướng nghiệp trong giáo dục là hệ thống các biện pháp tiến hành trong và ngoài nhà trường để giúp học sinh có kiến thức về nghề nghiệp và có khả năng lựa chọn nghề nghiệp trên cơ sở kết hợp nguyện vọng, sở trường của cá nhân với nhu cầu sử dụng lao động của xã hội.
  15. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 15 Phân luồng trong giáo dục là biện pháp tổ chức hoạt động giáo dục trên cơ sở thực hiện hướng nghiệp trong giáo dục, tạo điều kiện để học sinh tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ thông tiếp tục học ở cấp học hoặc trình độ cao hơn, học trung cấp, học nghề hoặc lao động phù hợp với năng lực, điều kiện cụ thể của cá nhân và nhu cầu xã hội; góp phần điều tiết cơ cấu ngành nghề của lực lượng lao động phù hợp với nhu cầu phát triển của đất nước Liên thông trong giáo dục là biện pháp giúp người học có thể sử dụng kết quả học tập đã có để học tiếp ở các cấp học, trình độ cao hơn cùng ngành nghề hoặc khi chuyển sang ngành đào tạo, hình thức giáo dục và trình độ đào tạo khác phù hợp với yêu cầu nội dung tương ứng Chuẩn kiến thức, kỹ năng trong chương trình giáo dục là mức tối thiểu về kiến thức, kỹ năng mà người học phải đạt được sau khi kết thúc một chương trình giáo dục; là căn cứ chủ yếu để biên soạn sách giáo khoa, giáo trình, đánh giá kết quả học tập của người học Quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục là phân bố, sắp xếp các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân theo vị trí địa lý, vùng lãnh thổ, trên toàn quốc và từng địa phương, cho từng thời kỳ để cụ thể hóa chiến lược phát triển giáo dục, làm căn cứ xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục Chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông là sự đáp ứng của cơ sở giáo dục phổ thông đối với các yêu cầu về mục tiêu giáo dục phổ thông được quy định tại Luật Giáo dục. Kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông là hoạt động đánh giá cơ sở giáo dục phổ thông về mức độ đáp ứng các Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục đối với từng loại cơ sở giáo dục phổ thông do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Tự đánh giá của cơ sở giáo dục phổ thông là hoạt động tự xem xét, tự kiểm tra, đánh giá của cơ sở giáo dục phổ thông căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành để chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu, xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng và các biện pháp thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng giáo dục. Đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông là hoạt động đánh giá của đoàn đánh giá ngoài chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông nhằm xác định mức độ cơ sở giáo dục phổ thông thực hiện các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Thông tin trong báo cáo tự đánh giá là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh hoạ cho các phân tích, giải thích, nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá. Minh chứng trong báo cáo tự đánh giá là những thông tin gắn với các tiêu chí để xác định từng tiêu chí đạt hay không đạt. Các minh chứng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các phân tích, giải thích, nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá. NHÂN SỰ Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  16. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 16 cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật. Công chức dự bị là công dân Việt Nam, trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà nước, được tuyển dụng để bổ sung cho đội ngũ cán bộ, công chức. Viên chức là công dân Việt Nam, trong biên chế, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào một ngạch viên chức hoặc giao giữ một nhiệm vụ thường xuyên trong đơn vị sự nghiệp của Nhà nước Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý, phân công, bố trí, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức. Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức. Đơn vị sử dụng viên chức là đơn vị có thẩm quyền quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ đối với viên chức. Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức, viên chức. Bậc là khái niệm chỉ thang giá trị trong mỗi ngạch, ứng với mỗi bậc có một hệ số tiền lương. Hệ số là chỉ số tiền lương trong ngạch. Nâng ngạch là nâng từ ngạch thấp lên ngạch cao trong cùng một ngành chuyên môn nghiệp vụ. Chuyển ngạch là chuyển từ ngạch viên chức này sang ngạch viên chức khác có cùng cấp độ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuyển dụng là việc tuyển người theo hình thức hợp đồng làm việc trong biên chế ở đơn vị sự nghiệp của Nhà nước thông qua thi hoặc xét tuyển.
  17. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 17 Hợp đồng làm việc là hình thức tuyển dụng người vào làm việc trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước bằng văn bản thỏa thuận giữa đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng và người được tuyển dụng. Bổ nhiệm là việc cán bộ, công chức được quyết định giữ một chức vụ lãnh đạo, quản lý. Bổ nhiệm ngạch là việc quyết định bổ nhiệm người có đủ tiêu chuẩn vào một ngạch viên chức nhất định. Thử việc là quá trình người được tuyển dụng làm thử chức trách, nhiệm vụ của ngạch sẽ được bổ nhiệm sau khi ký hợp đồng làm việc. - Đối với công chức loại A, thời gian tập sự là 12 tháng (riêng bác sĩ là 9 tháng). - Đối với công chức loại B, thời gian tập sự là 6 tháng. - Đối với công chức loại C, thời gian tập sự là 3 tháng. - Trong thời gian tập sự được hưởng 85% hệ số luơng khởi điểm của ngạch được tuyển dụng và các quyền lợi khác như công chức trong cơ quan. Người được tuyển dụng làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, hải đảo hoặc trong các ngành độc hại thì trong thời gian tập sự được hưởng 100% hệ số lương khởi điểm. Người tập sự được cơ quan phân công một công chức có kinh nghiệm hướng dẫn, người hướng dẫn được hưởng hệ số phụ cấp trách nhiệm là 0,3 so với mức lương tối thiểu. Trong thời gian tập sự, nếu người tập sự vi phạm quy chế làm việc của cơ quan và vi phạm pháp luật có thể bị hủy bỏ quyết định tuyển dụng. - Hết thời gian tập sự, nếu kết quả tập sự đạt yêu cầu của ngạch thì được cơ quan đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định bổ nhiệm chính thức vào ngạch; nếu không đạt yêu cầu thì sẽ bị hủy bỏ quyết định tuyển dụng. Nếu người tập sự không được bổ nhiệm vào ngạch thì được trợ cấp 1 tháng lương hiện hưởng và tiền tàu xe về nơi thường trú. Miễn nhiệm là việc cán bộ, công chức được thôi giữ chức vụ, chức danh khi chưa hết nhiệm kỳ hoặc chưa hết thời hạn bổ nhiệm. Bãi nhiệm là việc cán bộ không được tiếp tục giữ chức vụ, chức danh khi chưa hết nhiệm kỳ. Giáng chức là việc công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý bị hạ xuống chức vụ thấp hơn. Cách chức là việc cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý không được tiếp tục giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý khi chưa hết nhiệm kỳ hoặc chưa hết thời hạn bổ nhiệm. Điều động là việc cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển từ cơ quan, tổ chức, đơn vị này đến làm việc ở cơ quan, tổ chức, đơn vị khác. Luân chuyển là việc cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý được cử hoặc bổ nhiệm giữ một chức danh lãnh đạo, quản lý khác trong một thời hạn nhất định để tiếp tục được đào tạo, bồi dưỡng và rèn luyện theo yêu cầu nhiệm vụ. Biệt phái là việc công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị này được cử đến làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  18. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 18 Từ chức là việc cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý đề nghị được thôi giữ chức vụ khi chưa hết nhiệm kỳ hoặc chưa hết thời hạn bổ nhiệm. Tinh giản biên chế được tiến hành cùng với việc rà soát, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; nâng cao chất lượng hoạt động, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức bộ máy, làm tiền đề cho việc đổi mới căn bản hệ thống hành chính nhà nước trong thời gian tới. Minh bạch tài sản, thu nhập là việc kê khai tài sản, thu nhập của người có nghĩa vụ kê khai và khi cần thiết được xác minh, kết luận. Nhũng nhiễu là hành vi cửa quyền, hách dịch, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ. Vụ lợi là lợi ích vật chất, tinh thần mà người có chức vụ, quyền hạn đạt được hoặc có thể đạt được thông qua hành vi tham nhũng. TÀI CHÍNH Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước. Quỹ ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản tiền của Nhà nước, kể cả tiền vay, có trên tài khoản của ngân sách nhà nước các cấp. Quỹ ngân sách nhà nước được quản lý tại Kho bạc Nhà nước. Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán là các đối tượng: a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; b) Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; c) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; d) Hợp tác xã; đ) Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác; Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính. 1. Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng và được quy định như sau:
  19. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 19 a) Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là mười hai tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết; b) Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý; c) Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. 2. Kỳ kế toán của đơn vị kế toán mới được thành lập được quy định như sau: a) Kỳ kế toán đầu tiên của doanh nghiệp mới được thành lập tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này; b) Kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị kế toán khác tính từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này. 3. Đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì kỳ kế toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệu lực. 4. Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn chín mươi ngày thì được phép cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng (+) với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn mười lăm tháng. Trường hợp cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế toán năm theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế toán năm phải là mười hai tháng tròn tính từ đầu ngày 01 tháng 7 năm này đến hết ngày 30 tháng 6 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau. Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính theo quy định. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán uỷ quyền ban hành. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  20. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 20 Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Báo cáo tài chính là các báo cáo được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: a) Bảng cân đối tài khoản; b) Báo cáo thu, chi; c) Bản thuyết minh báo cáo tài chính; d) Các báo cáo khác theo quy định của pháp luật. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hành chính, sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm. Kế hoạch tài chính trung hạn là kế hoạch ngân sách cấp quốc gia hoặc cấp địa phương trong thời gian trung hạn (từ 3 đến 5 năm), kể từ năm dự toán ngân sách tiếp theo, được lập hàng năm theo phương thức "cuốn chiếu". Trong đó trình bày dự báo về khả năng cân đối thu - chi ngân sách; các nguyên tắc cân đối đảm bảo tính bền vững của ngân sách trong trung hạn dựa trên cơ sở các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và dự báo các chỉ tiêu kinh tế vĩ mô, những chính sách tài chính - ngân sách của Nhà nước hiện hành sẽ tiếp tục thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện trong giai đoạn trung hạn. Mặt khác kế hoạch tài chính trung hạn thể hiện thứ tự ưu tiên phân bổ nguồn lực ngân sách trong trung hạn đối với từng ngành, lĩnh vực chi trong phạm vi cả nước hoặc từng địa phương. Đồng thời trình bày một số giải pháp chủ yếu để cân đối giữa nhu cầu chi và khả năng nguồn lực tài chính công, đưa ra các cảnh báo về nợ dự phòng. Kế hoạch chi tiêu trung hạn là kế hoạch chi ngân sách của từng ngành, từng cơ quan đơn vị trong thời gian trung hạn (từ 3 đến 5 năm), kể từ năm dự toán ngân sách tiếp theo, được lập hàng năm theo phương thức "cuốn chiếu". Trong đó trình bày mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách cơ bản, chủ yếu của từng ngành, từng cơ quan đơn vị sẽ thực hiện trong trung hạn và dự báo các nguồn lực tài chính, trong đó dự báo cụ thể nguồn lực tài chính công để thực hiện. Mặt khác kế hoạch chi tiêu trung hạn thể hiện cách thức xác định, sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách và dự kiến kinh phí cho từng nhiệm vụ,
  21. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 21 hoạt động, chế độ, chính sách trong tổng mức trần chi tiêu được xác định trước. Đồng thời trình bày một số giải pháp chủ yếu để cân đối giữa nhu cầu chi và khả năng nguồn lực tài chính công, đưa ra các cảnh báo về nợ dự phòng. Chi tiêu cơ sở Thể hiện các khoản chi tiêu để thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách hiện hành do ngân sách nhà nước đảm bảo, đã được cam kết về tài chính đang triển khai thực hiện sẽ phải tiếp tục thực hiện trong trung hạn; được lập trên cơ sở mức trần do cơ quan Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính thông báo. Chi tiêu cho sáng kiến mới Thể hiện các khoản chi tiêu để thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách mới hoặc để nhân rộng các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách đã được triển khai từ trước và các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách chưa được cam kết về tài chính hoặc bị đình hoãn do thiếu nguồn nhưng cần tiếp tục thực hiện hoặc hoàn thành trong trung hạn; được lập trên cơ sở mức trần do cơ quan Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính thông báo. Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán. Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Tài sản của cơ quan, tổ chức, đơn vị là trang bị, thiết bị, máy móc, phương tiện, vật tư, nhà xưởng, trụ sở làm việc, tiền, giấy tờ có giá hoặc các tài sản khác dưới dạng tiền tệ, tài chính, phần mềm, dữ liệu. Tài sản nhà nước tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập là những tài sản Nhà nước giao cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập quản lý, sử dụng gồm: a) Đất đai; b) Nhà, công trình xây dựng khác gắn liền với đất đai; c) Các tài sản khác gắn liền với đất đai; d) Phương tiện giao thông vận tải, máy móc, trang thiết bị làm việc và các tài sản khác. Tính hao mòn Tài sản cố định sử dụng cho hoạt động sự nghiệp được tính hao mòn theo chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Trích khấu hao Tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh, dịch vụ được trích khấu hao tài sản cố định theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo quy định áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước. Tài sản cố định được dùng góp vốn liên doanh, liên kết theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì thực hiện trích khấu hao theo quy định hiện hành. Thiết bị giáo dục bao gồm thiết bị phục vụ giảng dạy và học tại lớp, thiết bị phòng thí nghiệm, thiết bị thể dục thể thao, thiết bị nhạc, họa và các thiết bị khác trong xưởng trường, vườn trường, phòng truyền Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  22. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 22 thống, nhằm đảm bảo cho việc nâng cao chất lượng dạy và học, góp phần thực hiện mục tiêu giáo dục toàn diện. Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt một hoặc một số mục tiêu cụ thể được thực hiện trong một thời hạn nhất định, dựa trên những nguồn lực xác định. Văn kiện dự án là tài liệu chính thức thể hiện cam kết giữa đại diện của Bên Việt Nam và đại diện của Bên tài trợ về một chương trình hoặc một dự án cụ thể, trong đó xác định rõ: mục tiêu, các hoạt động, các kết quả cần đạt được, nguồn lực được sử dụng, thời hạn và kế hoạch thực hiện, nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của các bên có liên quan. Công khai là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị công bố, cung cấp thông tin chính thức về văn bản, hoạt động hoặc về nội dung nhất định. (còn tiếp)
  23. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 23 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ quy trình Sơ đồ quy trình nghiệp vụ được vẽ từ phần mềm Business Process Visual ARCHITECT 2.0 Analyst Edition là công cụ phát triển ứng dụng theo chuẩn UML (Unified Modeling Language). UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất có phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống. Để lưu lại diễn biến quy trình, phần mềm này có bộ ký hiệu diễn đạt phong phú và phức tạp. Tuy nhiên, để tránh khó khăn cho người đọc, tài liệu này đã hạn chế việc sử dụng các ký hiệu phức tạp, chỉ gồm các ký hiệu sau: KÝ HIỆU Ý NGHĨA Khởi đầu của quy trình Khởi đầu của quy trình có thông điệp Khởi đầu của quy trình có điều kiện Khởi đầu của quy trình có liên kết Khởi đầu của quy trình có định thời Kết thúc quy trình Kết thúc quy trình có lỗi Hủy bỏ việc kết thúc quy trình Kết thúc quy trình có bù trừ Kết thúc quy trình có liên kết Sự kiện trung gian (với quy trình khác) Sự kiện trung gian có quy định thời gian Sự kiện trung gian có chú thích Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  24. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 24 Sự kiện trung gian có liên quan tới lỗi Kết thúc liên kết trung gian Sự kiện trung gian có liên quan tới yêu cầu chuẩn mực Sự kiện trung gian có liên kết tới sự kiện khác Sự kiện trung gian có liên quan tới nhiều sư kiện khác Tác vụ thực hiện Tác vụ phục vụ Tác vụ nhận thông tin Tác vụ xuất thông tin Tác vụ của người dùng Tác vụ theo kịch bản (sắp đặt) Tác vụ thủ công Tác vụ tham khảo Luồng liên kết tác vụ Luồng có thông điệp Gắn với quy trình nghiệp vụ con Quy trình nghiệp vụ con độc lập Đối tượng thực hiện
  25. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 25 Đối tượng thực hiện có đối tượng con Đóng gói (các quy trình) Tổng quan sơ đồ Dữ liệu tham gia vào quy trình Rẽ nhánh tác vụ Rẽ nhánh trường hợp đơn/đa tác vụ (XOR) Rẽ nhánh trường hợp hoặc (OR) Rẽ nhánh tác vụ song song (AND) Rẽ nhánh đa tác vụ phức tạp Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  26. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 26 Các từ viết tắt sử dụng trong tài liệu TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA MN mầm non TH tiểu học THCS trung học cơ sở THPT trung học phổ thông KTTH-HN kỹ thuật tổng hợp-hướng nghiệp CB-CC cán bộ công chức CNVC công nhân viên chức CBCNVC cán bộ công nhân viên chức CBQLGD cán bộ quản lý giáo dục HT hiệu trưởng PHT phó hiệu trưởng BGH ban giám hiệu BCH ban chấp hành BQT ban quản trị PHHS phụ huynh học sinh TT tổ trưởng CTCĐ chủ tịch công đoàn TTND thanh tra nhân dân TPT tổng phụ trách CMHS cha mẹ học sinh GV giáo viên HS học sinh NV nhân viên CSVC cơ sở vật chất TSCĐ tài sản cố định TV thư viện TB thiết bị PPDH phương pháp dạy học ĐMPPDH đổi mới phương pháp dạy học GDHN giáo dục hướng nghiệp EMIS chương trình hệ thống thông tin quản lý giáo dục PMIS chương trình quản lý nhân sự PEMIS bộ chương trình nhân sự-thống kê VEMIS bộ chương trình quản lý giáo dục SMIS chương trình quản lý trường học FMIS chương trình quản lý tài chính-tài sản IMIS chương trình quản lý thanh tra TPS chương trình xếp thời khóa biểu CSDL cơ sở dữ liệu BGDĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo TTCP Thủ tướng Chính phủ NGLL ngoài giờ lên lớp ATTP an toàn thực phẩm
  27. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 27 Chương 2: CÁC NGHIỆP VỤ THEO THỜI GIAN A. Nghiệp vụ thường xuyên 1. Cả năm TT Công việc Thời điểm 1. Tuyển sinh đầu cấp Tháng 6,7,8 2. Chuẩn bị khai giảng và tổ chức lễ khai giảng Tháng 8,9 3. Xây dựng kế hoạch năm học Tháng 8,9 4. Xây dựng biên chế năm học Tháng 8 5. Tổ chức Hội nghị cán bộ viên chức Tháng 9,10 6. Xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục Tháng 9,10 7. Kiểm tra giữa kỳ I (đối với Tiểu học) Tháng 10 8. Kiểm tra cuối HKI Tháng12,1 9. Sơ kết HKI Tháng 1 10. Điều chỉnh Dự toán năm cũ Tháng 11,12 11. Lập dự toán tài chính năm mới Tháng 10 12. Duyệt dự toán tài chính năm mới Tháng 12 13. Khóa sổ kế toán và quyết toán tài chính năm Tháng 1,2 14. Kiểm kê tài sản, thư viện, thiết bị Tháng 12,1 15. Kiểm tra giữa kỳ II (đối với Tiểu học) Tháng 3 16. Thi học sinh giỏi Tháng 3 17. Kiểm tra cuối kỳ II Tháng 5 18. Công tác phổ cập giáo dục Tháng 5,8,9 19. Xét thi đua năm học Tháng 5 20. Xây dựng kế hoạch công tác trong hè Tháng 5 21. Tổng kết năm học Tháng 5 22. Duyệt kết quả cả năm (lên lớp, lưu ban, thi lại, rèn luyện trong Tháng 5 hè, thi tốt nghiệp, xét tốt nghiệp) 23. Kiểm tra chuyên môn giáo viên định kỳ trong năm (1lần/1Học kỳ) 2. Hàng quý TT Công việc Thời điểm 1. Quyết toán tài chính Tháng 3,6,9,12 2. Điều chỉnh dự toán Tháng 3,6,9,12 3. Báo cáo công tác quý cho cấp Ủy và UBND địa phương Tháng 3,6,9,12 3. Hàng tháng TT Công việc 1. Báo cáo tháng cho phòng/sở/UBND địa phương 2. Đánh giá công tác tháng, triển khai kế hoạch công tác tháng tới, phối hợp thực hiện công tác với các tổ chức đoàn thể trong/ ngoài nhà trường 3. Chi trả lương và giải quyết các chế độ chính sách. 4. Xem xét và duyệt dự trù kinh phí các hoạt động (chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo bồi dưỡng, mua sắm , sửa chữa, ) Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  28. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 28 5. Duyệt chi / tạm ứng kinh phí cho các hoạt động 6. Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng CSVC, trang thiết bị dạy học, hoạt động thư viện 7. Kiểm tra hoạt động dạy và học theo phân phối chương trình 8. Các hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp, giáo dục hướng nghiệp 9. Thanh tra, kiểm tra đánh giá 4. Hàng tuần TT Công việc 1. Sinh hoạt đầu tuần 2. Lập lịch công tác tuần 3. Quản lý văn bản đi, đến 4. Dự giờ giáo viên 5. Chỉ đạo việc dự giờ của PHT, Tổ khối trưởng bộ môn 6. Sinh hoạt cuối tuần B. Nghiệp vụ đặc thù theo tháng Tháng TT Công việc trọng tâm trong tháng 1. Tổ chức ôn tập văn hóa trong hè cho học sinh yếu, kém 7 2. Sửa chữa, mua sắm thiết bị phục vụ năm học mới 3. Tuyển sinh học sinh đầu cấp 1. Tổ chức ôn tập, thi lại cho học sinh chưa lên lớp thẳng và đánh giá hạnh kiểm rèn luyện trong hè cho học sinh có hạnh kiểm yếu / học sinh chưa hoàn thành nhiệm vụ (đối với tiểu học) 2. - Phân ban (THPT), xếp lớp HS mới tuyển - Điều chỉnh biên chế các lớp trong toàn trường 3. - Bổ nhiệm các chức danh nhà trường theo Điều lệ - Thành lập các tổ chuyên môn, các ban, hội đồng trong nhà trường ; phân công chuyên môn, kiêm nhiệm cho CB, GV 8 4. Lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 5. Xếp thời khoá biểu 6. Chuẩn bị cho khai giảng 7. Cung ứng văn phòng phẩm và lập hồ sơ, sổ sách, kế hoạch chuyên môn nghiệp vụ 8. Bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ, giáo viên 9. Bồi dưỡng chuyên môn trong hè. 10. Tổ chức dạy và học trước khai giảng theo chỉ đạo của Bộ, Sở, Phòng 11. Khảo sát chất lượng học sinh đầu năm 1. Khai giảng năm học 2. Hoàn thành hồ sơ phổ cập giáo dục (Thời gian cụ thể theo sự chỉ đạo của địa phương) 9 3. Khám và lập sổ theo dõi sức khỏe học sinh 4. Tổ chức hội nghị CBCNVC và ký cam kết thi đua năm học 5. Hội nghị cha mẹ học sinh đầu năm 10 1. Tổ chức kỷ niệm ngày 15/10
  29. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 29 Tháng TT Công việc trọng tâm trong tháng 2. Phát động phong trào thi đua, Hội học – Hội giảng chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 3. Sơ kết phong trào thi đua 20/11. Tổ chức kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 11 20/11. Phát động phong trào thi đua chào mừng ngày thành lập Quân đội nhân dân 22/12. 1. Xét duyệt nâng lương đợt 2 trong năm. 2. Sơ kết đợt thi đua 22/12. 12 3. Tổ chức ôn tập chuẩn bị cho kiểm tra chất lượng học kỳ 1 4. Tổ chức kiểm tra chất lượng học kỳ 1 , đánh giá xếp loại HL- HK học sinh. 1. Đánh giá thi đua - khen thưởng giáo viên nhân viên, học sinh học kỳ I. 2. Sơ kết học kỳ 1, quán triệt phương hướng nhiệm vụ học kỳ 2. 3. Nộp các báo cáo học kỳ 1 theo hướng dẫn, chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên. 4. Tính thừa giờ học kỳ 1. 1 5. Tổ chức Hội nghị cha mẹ học sinh giữa năm 6. Điều chỉnh việc phân công giảng dạy, xếp thời khoá biểu học kỳ 2 7. Tuyên truyền nhân ngày Học sinh, sinh viên 9/1. Phát động phong trào thi đua mừng Đảng, mừng Xuân. 8. Xét tốt nghiệp GDTX cấp THCS 1. Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam 3/2. 2. Sơ kết phong trào thi đua mừng Đảng, mừng Xuân. 2 3. Phát động thi đua, Hội học- Hội giảng chào mừng ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3 và ngày thành lập Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh 26/3. 4. Tổ chức cho giáo viên nhân viên, học sinh nghỉ Tết nguyên đán. 1. Tổ chức kỷ niệm (ngày QTPN 8/3 và ngày thành lập Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh 26/3) và sơ kết thi đua. 2. Phát động phong trào thi đua chào mừng ngày Giải phóng miền Nam 30/4, 3 ngày sinh nhật Bác 19/5. 3. Tổ chức Hội khỏe phù đổng cấp trường, tham gia HKPĐ các cấp (nếu có) 4. Tổ chức tư vấn tuyển sinh, hướng dẫn HS lớp 9 (phân luồng học sinh sau THCS), lớp 12 làm hồ sơ tuyển sinh đại học, Cao đẳng, trung cấp, học nghề. 1. Tổ chức ôn tập học kỳ 2 cho học sinh. 4 2. Kiểm tra hồ sơ học sinh lớp cuối cấp (5,9,12) 1. Tổ chức xét duyệt nâng lương đợt 1 trong năm cho CB, GV 2. Đánh giá xếp loại học sinh học kỳ 2 và năm học. 3. Tổ chức đánh giá thi đua - khen thưởng CBGV, HS học kỳ 2 và năm học. 4. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ, giáo viên 5. Tổng kết năm học. 6. Xét tốt nghiệp THCS. 5 7. Tính thừa giờ học kỳ 2. 8. Báo cáo tổng kết năm học. 9. Bàn giao học sinh về sinh hoạt hè tại địa phương. 10. Hội nghị cha mẹ học sinh cuối năm. 11. Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, hồ sơ, phương án tổ chức cho kỳ thi/xét tốt nghiệp/thi Quốc gia. Tập huấn cho CBGV, HS về quy chế, nghiệp Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  30. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 30 Tháng TT Công việc trọng tâm trong tháng vụ liên quan. Tham mưu với địa phương về tổ chức kỳ thi. Tuyên truyền tới phụ huynh học sinh, nhân dân về kỳ thi. 12. Kiểm tra, duyệt học sinh lên lớp, ở lại lớp. thi lại, ký học bạ. 1. Tổ chức thi tốt nghiệp THPT. 2. Làm hồ sơ cho học sinh dự thi / xét vào lớp đầu cấp mỗi bậc học. 3. Cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho HS cuối cấp (THCS, THPT) 6 4. Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, hồ sơ, phương án tổ chức cho kỳ thi / xét tuyển sinh lớp đầu cấp. Tập huấn cho CBGV, HS về Quy chế, nghiệp vụ liên quan. Tham mưu với địa phương về tổ chức kỳ thi vv. Tuyên truyền tới phụ huynh học sinh, nhân dân về kỳ thi/ xét tuyển sinh lớp đầu cấp C. Nghiệp vụ đột xuất TT Công việc 1. Xếp thời khóa biểu (khi có sự thay đổi giáo viên). 2. Tiếp đoàn thanh tra. 3. Giải quyết khiếu nại, xử lý tố cáo theo thẩm quyền. 4. Khen thưởng, kỷ luật học sinh. 5. Dự các hội nghị, tập huấn theo chỉ đạo, thư mời của các cấp.
  31. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 31 Chương 3: CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ THEO TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC ———————————————————————————————— Các nghiệp vụ được trình bày theo 3 nhóm: A. Quản lý hành chính B. Quản lý dạy và học C. Hoạt động giáo dục khác. Mỗi nghiệp vụ được trình bày theo bố cục: 1. Các bước thực hiện. 2. Sơ đồ quy trình. 3. Giải thích sơ đồ. 4. Trọng tâm cần chú ý. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo. ———————————————————————————————— A. QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH a.1 Hành chính quản trị Công tác văn bản hồ sơ a.1.1 Quản lý văn bản đi 1. Các bước thực hiện - Cá nhân được giao soạn văn bản hoặc báo cáo thực hiện theo phân công. (SMIS) - Sau khi xong, trình cấp quản lý trực tiếp thẩm định, rà soát. (SMIS) - Nếu có sai sót, chỉnh sửa và chuyển lại cho cá nhân. (SMIS) - Cá nhân nhận văn bản đã được thẩm định (ký tắt, SMIS) để trình bày lần cuối. - Cá nhân chuyển văn bản hoàn chỉnh cho cấp quản lý trực tiếp trình Hiệu trưởng. (SMIS) - Cấp quản lý trực tiếp trình Hiệu trưởng ký duyệt. (trực tiếp hoặc qua SMIS) - Văn bản đã ký được chuyển cho nhân viên văn thư lưu trữ, đánh số văn bản, vào sổ và Gửi (SMIS). 2. Sơ đồ quy trình: Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  32. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 32 3. Giải thích sơ đồ Trường Cá nhân Cấp quản lý trực tiếp Hiệu trưởng Văn thư a.1.1.1.Soạn thảo văn Văn bản do cá nhân thực hiện bản/làm báo cáo theo phân công a.1.1.2.Thẩm định, rà soát Cấp quản lý trực tiếp thực hiện Sai sót Văn bản có sai sót hay không a.1.1.3.Chỉnh sửa Cấp quản lý trực tiếp chỉnh sửa lại nếu có sai sót a.1.1.4.Trình bày lại Cá nhân trình bày lại văn bản a.1.1.5.Trình Hiệu Trưởng Cấp quản lý trực tiếp trình Hiệu trưởng ký duyệt a.1.1.6.Ký duyệt Hiệu trưởng ký duyệt a.1.1.7.Đánh số văn bản, vào Nhân viên văn thư đánh số văn bản, vào sổ và gửi văn bản đi sổ và gửi đi 4. Trọng tâm cần chú ý. - Không để sót, thất lạc văn bản. Gửi đúng nơi, đúng hạn. - Theo dõi việc phúc đáp văn bản nếu văn bản có yêu cầu. - Bản lưu trữ đầy đủ để tham khảo lại sau này. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: - Về công tác văn thư: 110/2004/NĐ-CP, 2500/QĐ-BGDĐT. - Các văn bản chỉ đạo báo cáo của cấp trên. a.1.2 Quản lý văn bản đến
  33. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 33 1. Các bước thực hiện - Nhân viên văn thư tiếp nhận văn bản đến. Nếu thư từ, hồ sơ của cá nhân thì Gửi trực tiếp cho cá nhân. - Nhân viên văn thư vào sổ. (SMIS) - Nhân viên văn thư phân loại văn bản thuộc trường. - Nhân viên văn thư chuyển HT xem xét, cho ý kiến. - Nhân viên văn thư chuyển cho cá nhân, bộ phận có liên quan. - Cá nhân hoặc bộ phận có liên quan báo cáo trực tiếp cho HT kết quả giải quyết (nếu có). 2. Sơ đồ quy trình: 3. Giải thích sơ đồ Trường Quy trình diễn ra trong đơn vị trường học Văn thư Phần việc của nhân viên văn thư hoặc GV được phân công làm công tác này. Cá nhân, bộ phận liên quan Phần việc của thành viên trong trường Hiệu trưởng Phần việc của Hiệu trưởng a.1.2.1.Tiếp nhận văn bản đến Do bưu điện chuyển đến hoăc nhận trực tiếp từ phòng/sở Phân loại Phân loại thư của cá nhân hay của trường Nếu là thư từ hoặc hồ sơ của cá nhân thì trả cá nhân Thư từ/hồ sơ cá nhân a.1.2.2.Vào sổ và phân loại Bằng chương trình SMIS hoặc vào sổ bằng tay, sau đó trình Hiệu trưởng a.1.2.3.Xem xét, cho ý kiến Hiệu trưởng xem xét, cho ý kiến a.1.2.4.Chuyển cá nhân, bộ Sau khi nhận được văn bản có ý kiến của Hiệu trưởng Văn phận liên quan thư chuyển cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan a.1.2.5.Báo cáo Hiệu trưởng kết quả giải quyết 4. Trọng tâm cần chú ý. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  34. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 34 Không để sót, mất văn bản và chú ý theo dõi tiến độ thực hiện văn bản. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 110/2004/NĐ-CP, 2500/QĐ-BGDĐT. a.1.3 Lưu trữ hồ sơ học sinh 1. Các bước thực hiện. - Văn phòng tiếp nhận hồ sơ học sinh (bao gồm dữ liệu số). Nếu là học sinh mới, kết hợp với GV chủ nhiệm lập hồ sơ. - Kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ, đầy đủ. - Cập nhật thông tin và nhập liệu vào chương trình - Lưu trữ hồ sơ (nếu là dữ liệu số, cập nhật vào cơ sở dữ liệu) 2. Sơ đồ quy trình. 3. Giải thích sơ đồ. Trường Học sinh Văn phòng a.1.3.1.Tiếp nhận hồ sơ học sinh Học sinh mới Có phải là học sinh mới hay không? a.1.3.2.Kết hợp với GVCN lập hồ sơ Nếu là HS mới thì kết hợp với GV chủ nhiệm lập hồ sơ a.1.3.3.Kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ, đầy đủ a.1.3.4.Nhập số liệu vào SMIS a.1.3.5.Lưu trữ hồ sơ 4. Trọng tâm cần chú ý.
  35. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 35 - Nhập chính xác các thông tin của học sinh. - Đối chiếu tính hợp lý, đầy đủ. (làm sạch dữ liệu) 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: theo Điều lệ trường của ngành học, cấp học tương ứng và tài liệu hướng dẫn nhập tin điện tử kèm theo chương trình SMIS. a.1.4 Trả hồ sơ học sinh 1. Các bước thực hiện. - Có yêu cầu rút hồ sơ của học sinh và được HT đồng ý (chuyển đi, thôi học) - Bộ phận quản lý hồ sơ học sinh rút hồ sơ học sinh ra khỏi nơi lưu trữ. - Kiểm tra hồ sơ trước khi giao trả. - Vào sổ theo dõi và cho ký nhận (của học sinh hoặc người đại diện cho học sinh). - Cập nhật trong SMIS (nếu có sử dụng) 2. Sơ đồ quy trình 3. Giải thích sơ đồ. Trường Học sinh/Người đại diện Bộ phận quản lý hồ sơ Hiệu trưởng Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  36. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 36 a.1.4.1.Yêu cầu rút hồ sơ Học sinh/Người đại diện làm đơn yêu cầu rút hồ sơ a.1.4.2.Đồng ý Hiệu trưởng đồng ý cho rút hồ sơ a.1.4.3.Rút hồ sơ ra khỏi Bộ phận quản lý hồ sơ rút hồ sơ ra khỏi nơi lưu trú nơi lưu trữ a.1.4.4.Kiểm tra hồ sơ và Bộ phận quản lý hồ sơ rút hồ sơ ra khỏi nơi lưu trú trả hồ sơ Hồ sơ học sinh Học sinh/Người đại diện nhận hồ sơ a.1.4.5.Vào sổ theo dõi Bộ phận quản lý hồ sơ vào sổ theo quy định a.1.4.6.Ký nhận Người nhận hồ sơ ký nhận vào sổ theo dõi. a.1.4.7.Cập nhật vào SMIS Bộ phận quản lý hồ sơ cập nhật vào SMIS 4. Trọng tâm cần chú ý. - Hồ sơ hoàn trả phải đầy đủ, đúng đối tượng. - Không gây khó khăn cho học sinh hoặc người đại diện cho học sinh khi rút hồ sơ. 5) Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: theo Điều lệ trường của ngành học, cấp học tương ứng và công văn hướng dẫn. a.1.5 Cấp giấy chứng nhận 1. Các bước thực hiện. Quy trình này chỉ áp dung cho trường trung học phổ thông. - Nhân viên phụ trách tiếp nhận đơn xin cấp giấy chứng nhận. - Nhân viên phụ trách đối chiếu thông tin trên đơn với sổ điểm lưu tại trường. - Nếu đủ điều kiện cấp:  Nhân viên phụ trách điền thông tin lên giấy chứng nhận đúng quy định.  Trình Hiệu trưởng ký.  Nhân viên phụ trách vào sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận, ghi số cấp phát lên giấy chứng nhận. Lưu đơn xin cấp.  Cấp giấy chứng nhận cho người xin cấp, cho người xin cấp ký tên vào sổ cấp. - Nếu không đủ điều kiện cấp: hoàn trả đơn lại cho người xin cấp và nêu rõ lý do. 2. Sơ đồ quy trình.
  37. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 37 3. Giải thích sơ đồ. Người xin cấp Có nhu cầu xin cấp Nhân viên phụ trách Phần việc của nhân viên phụ trách cấp giấy chứng nhận Hiệu trưởng Phần việc của HT hoặc PHT a.1.5.1 Đơn xin cấp Đơn xin cấp ghi rõ thông tin a.1.5.2 Nhận đơn Tiếp nhận yêu cầu a.1.5.3 Đối chiếu hồ sơ Kiểm tra có hội đủ điều kiện theo quy định Điều kiện quy định Điều kiện theo QĐ 39/2008/QĐ-BGDĐT Kết thúc Nếu không đủ điều kiện: trả đơn và trình bày rõ lý do. a.1.5.4 Lập giấy chứng nhận Nếu đủ điều kiện, lập giấy chứng nhận a.1.5.5 Duyệt ký Trình Hiệu trưởng ký a.1.5.6 Vào sổ, ghi số, lưu hồ sơ Vào sổ cấp, ghi số a.1.5.7 Giao trả và thu lệ phí Giao trả Nộp lệ phí và ký tên Người xin cấp ký tên vào sổ cấp khi nhận 4. Trọng tâm cần chú ý. Việc cấp giấy chứng nhận phải: + Được nhà trường công khai thủ tục: mẫu đơn, thời hạn, lệ phí (nếu có) + Đúng theo quy định: 1. Người học đã học xong chương trình lớp 10 và được lên lớp theo quy định về đánh giá, xếp loại học sinh trung học phổ thông. 2. Người học đã học xong chương trình lớp 11 và được lên lớp theo quy định về đánh giá, xếp loại học sinh trung học phổ thông. 3. Người học đã học xong chương trình lớp 12, được đánh giá, xếp loại hạnh kiểm ở lớp Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  38. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 38 12 từ trung bình trở lên, học lực ở lớp 12 không bị xếp loại kém và tổng số buổi nghỉ học trong năm học lớp 12 không quá 45 buổi (nghỉ một lần hoặc nghỉ nhiều lần cộng lại). 4. Hiệu trưởng phải thường xuyên kiểm tra việc cấp giấy chứng nhận. Thực hiện chuyển đổi vị trí công tác nếu thấy cần thiết. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 39/2008/QĐ-BGDĐT, 30/2008/QĐ-BGDĐT. a.1.6 Phát bằng tốt nghiệp Cơ sở giáo dục phổ thông chỉ có chức năng phát giấy chứng nhận tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp phổ thông. 1. Các bước thực hiện. Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 của Bộ GD&ĐT về quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân có quy định mẫu sổ gốc cấp bằng của giáo dục phổ thông. - Nhân viên phụ trách tiếp nhận bằng tốt nghiệp của học sinh từ lãnh đạo trường (HT nhận từ Phòng/Sở). - Nhân viên phụ trách đối chiếu thông tin trên bằng tốt nghiệp với hồ sơ lưu tại trường. - Nếu không có sai lệch: Lập sổ phát bằng. - Nếu có sai lệch: + Lập danh sách và nội dung sai lệch + Trình HT ký xác nhận. + Trình lãnh đạo Phòng GD&ĐT hoặc Sở GD&ĐT (tùy mức bằng TN). + Nhân viên phụ trách nhận lại bằng tốt nghiệp đã điều chỉnh. Nhân viên phụ trách tiến hành phát bằng tốt nghiệp cho học sinh: + Cho học sinh ký nhận vào sổ; + Phát bằng. 2. Sơ đồ quy trình. 3. Giải thích sơ đồ.
  39. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 39 TRƯỜNG Phần việc của nhà trường HIỆU TRƯỞNG Phần việc của HT NV PHÁT BẰNG Phần việc của nhân viên quản lý phát bằng Cấp bằng Cấp bằng theo kết quả tốt nghiệp PHÒNG/SỞ Phần việc của phòng/sở a.1.6.1 Nhận bằng tốt nghiệp HT nhận bằng tốt nghiệp từ phòng/sở a.1.6.2 Tiếp nhận NV phụ trách tiếp nhận bằng tốt nghiệp Đối chiếu hồ sơ NV phụ trách đối chiếu hồ sơ của học sinh với bằng tốt nghiệp a.1.6.3 Vào sổ phát bằng NV phụ trách vào sổ phát bằng đối với các trường hợp so khớp a.1.6.4 Lập danh sách và nội NV phụ trách lập hồ sơ những trường hợp có sai lệch giữa dung sai lệch hồ sơ và bằng a.1.6.5 Ký hồ sơ điều chỉnh HT ký hồ sơ đề nghị sở/phòng điều chỉnh a.1.6.6 Nhận hồ sơ và điều chỉnh Sở/phòng nhận hồ sơ đề nghị điều chỉnh, sửa chữa sai sót cấp phát lại a.1.6.7 Phát bằng NV phụ trách thực hiện phát bằng cho học sinh a.1.6.8 Ký sổ và nhận bằng Học sinh ký và nhận bằng tốt nghiệp HỌC SINH Phần việc của học sinh đỗ tốt nghiệp N/A Kết thúc 4. Trọng tâm cần chú ý. - Việc phát bằng phải: + Được nhà trường thông báo thời gian. + Rà soát đúng thông tin trong bằng về hộ tịch, kết quả, xếp loại tốt nghiệp. + Ghi đầy đủ ngày cấp, có ký nhận vào sổ phát bằng tốt nghiệp đầy đủ của người nhận bằng. - Sổ phát bằng tốt nghiệp được lưu vĩnh viễn tại trường. - Hiệu trưởng phải thường xuyên kiểm tra việc phát bằng tốt nghiệp. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 33/2007/QĐ-BGDĐT, 17/2008/QĐ-BGDĐT, 25/2008/QĐ-BGDĐT. a.1.7 Lập sổ đăng bộ 1. Các bước thực hiện. - HT chỉ đạo thực hiện vào sổ đăng bộ. - HS mới trúng tuyển ghi học bạ theo sự hướng dẫn của GV chủ nhiệm; học sinh mới chuyển đến nộp hồ sơ. - Nhân viên phụ trách tiếp nhận học bạ học sinh. - Nhân viên phụ trách ghi đầy đủ thông tin từ học bạ sang sổ đăng bộ. - Cập nhật đầy đủ thông tin học sinh bỏ học, chuyển đi, chết và bổ sung học sinh chuyển đến trong từng năm học. - Cuối năm cập nhật thông tin học sinh được lên lớp, lưu ban. 2. Sơ đồ quy trình. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  40. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 40 3. Giải thích sơ đồ. GV CHỦ NHIỆM Phần việc của GV chủ nhiệm NV QUẢN LÝ SỔ ĐĂNG BỘ Phần việc của NV phụ trách lập sổ HT Phần việc của Hiệu trưởng Đối tượng vào sổ Đối tượng phải vào sổ HỌC SINH Phần việc của học sinh Nguồn Nguồn học sinh phải vào sổ đăng bộ a.1.7.1 Ghi học bạ HS mới lập học bạ a.1.7.2 Hướng dẫn ghi học bạ GV chủ nhiệm hướng dẫn HS ghi học bạ (HS tiểu học GV chủ nhiệm tự lập học bạ cho học sinh) a.1.7.3 Hồ sơ chuyển đến HS chuyển đến nộp hồ sơ cho văn phòng theo đúng thủ tục a.1.7.4 Tập hợp học bạ GV chủ nhiệm hoàn chỉnh thông tin trên học bạ và giao văn phòng vào sổ a.1.7.5 Nhận học bạ để lập sổ NV phụ trách lập sổ tiếp nhận và tập hợp học bạ cần vào sổ a.1.7.6 Ghi sổ Thực hiện ghi sổ a.1.7.7 Nhập liệu hồ sơ NV phụ trách nhập liệu trên SMIS. a.1.7.8 Cập nhật biến động NV phụ trách cập nhật trong sổ các biến động (chuyển đi, chết) và cập nhật trên SMIS a.1.7.9 Kiểm tra và ký sổ HT kiểm tra việc lập sổ và ký sổ theo quy định. 4. Trọng tâm cần chú ý. - Sổ đăng bộ phải có đầy đủ thông tin học sinh như một sơ yếu lý lịch
  41. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 41 - Sổ đăng bộ lưu vĩnh viễn tại trường. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: Điều lệ hoặc quy chế, công văn hướng dẫn của các cấp quản lý. Công tác kế hoạch: a.1.8 Lập kế hoạch phát triển GD và dự toán thu-chi NS hàng năm 1. Các bước thực hiện. - HT phân tích thực trạng từ các thông tin nhiều nguồn do bộ phận văn phòng cung cấp hoặc của các cấp quản lý có liên quan (sở/phòng, địa phương) - HT xác định mục tiêu, chỉ tiêu. - HT đánh giá tính khả thi của mục tiêu, chỉ tiêu. - HT xây dựng kế hoạch hoạt động. - HT (cùng bộ phận văn phòng) dự toán ngân sách/xác định nguồn tài chính. - HT xác định các chỉ số theo dõi và đánh giá. - HT hoàn chỉnh kế hoạch phát triển giáo dục. - HT báo cáo kế hoạch cho cấp ủy địa phương (huyện) và họp liên tịch thông qua kế hoạch (nếu cần thiết). - HT bảo vệ KH tại cơ quan quản lý cấp trên. - Lưu hồ sơ và theo dõi việc thực hiện. 2. Sơ đồ quy trình: 3. Giải thích sơ đồ: CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG Phần việc của địa phương BAN ĐẠI DIỆN CMHS Phần việc của Ban đại diện CMHS Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  42. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 42 SỞ/PHÒNG Phần việc của sở/phòng TRƯỜNG HIỆU TRƯỞNG Phần việc của Hiệu trưởng VĂN PHÒNG Phần việc của bộ phận văn phòng TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ Phần việc của các đoàn thể N/A HT tiến hành lập KH Thu thập thông tin HT phân tích thực trạng từ các thông tin nhiều nguồn a.1.8.1 Cung cấp thông tin Bộ phận văn phòng cung cấp thông tin cần thiết a.1.8.2 KH phát triển của ngành Các KH phát triển của ngành là tư liệu không thể thiếu a.1.8.3 KH phát triển của địa KH phát triển của địa phương là tư liệu tham khảo phương a.1.8.4 Xây dựng chỉ tiêu HT xác định mục tiêu, chỉ tiêu. Đánh giá tính khả thi của mục tiêu, chỉ tiêu. a.1.8.5 Xác định nguồn tài chính HT lập dự toán ngân sách/xác định nguồn tài chính a.1.8.6 Hoàn chỉnh chi tiết KH HT xác định các chỉ số theo dõi và đánh giá và hoàn chỉnh kế hoạch phát triển giáo dục. a.1.8.7 Góp ý Các tổ chức đoàn thể góp ý khi được tham dự a.1.8.8 Góp ý Trong trường hợp cần thiết thì ý kiến của Ban đại diện CMHS cũng rất tốt a.1.8.9 Chỉ đạo Chính quyền địa phương có ý kiến chỉ đạo về kế hoạch N/A HT tập hợp các ý kiến đóng góp sửa chữa hoàn thiện kế hoạch a.1.8.10 Bảo vệ kế hoạch HT bảo vệ KH tại cơ quan quản lý cấp trên a.1.8.11 Duyệt KH Cơ quan quản lý cấp trên duyệt kế hoạch. Thực hiện Sau khi KH đã được duyệt, HT theo dõi và triển khai thực hiện. 4. Trọng tâm cần chú ý. Trong quy trình lập kế hoạch, việc xây dựng kế hoạch hoạt động được thực hiện sau khi xác định các chỉ tiêu. Kế hoạch hoạt động là một tập hợp các hoạt động hay các bước cần thực hiện để đạt được chỉ tiêu. Định nghĩa đầy đủ về một hoạt động cho mục đích lập kế hoạch bao gồm các nội dung sau:  Mô tả hoạt động cần thực hiện với các nguồn nhân lực, vật lực và tài chính cần thiết để thực hiện thành công hoạt động đó  Chỉ định cán bộ phụ trách hay chịu trách nhiệm thực hiện.  Kiểm tra xem người chịu trách nhiệm có đủ quyền hạn để thực hiện hoạt động không?  Thời hạn hoàn thành  Tập hợp các chỉ số theo dõi và đánh giá.  Chế độ báo cáo rõ ràng. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: - Các văn bản quy phạm pháp luật về: + Điều lệ, quy chế. + Tiêu chuẩn trường đạt chuẩn. + Mức chất lượng tối thiểu. + Đánh giá chất lượng.
  43. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 43 + Lập kế hoạch, quy hoạch. + Chỉ thị nhiệm vụ năm học (Bộ GD&ĐT, UBND địa phương) - Các văn bản tham khảo thêm: + Công văn hướng dẫn của các cấp. + Nghị quyết của cấp ủy địa phương. + Kế hoạch phát triển giáo dục của sở/phòng, của địa phương. a.1.9 Lập kế hoạch năm học 1. Các bước thực hiện. - HT dự thảo kế hoạch năm học căn cứ vào: + Chỉ thị nhiệm vụ năm học + Các hướng dẫn của sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT. + Yêu cầu nhiệm vụ của địa phương. + Hiện trạng, điều kiện cụ thể của nhà trường. - Họp liên tịch để thảo luận và giao KH cho các bộ phận. - Các bộ phận họp để xây dựng KH của bộ phận mình và giao nhiệm vụ, chỉ tiêu cho từng thành viên. - Các bộ phận Gửi KH chi tiết lại cho HT - HT tổng hợp và lập KH chính thức. - Thông qua tại hội nghị cán bộ công chức 2. Sơ đồ quy trình 3. Giải thích sơ đồ. Trường Ban Giám Hiệu Phần việc của Hiệu trưởng Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  44. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 44 Tổ nhóm chuyên môn/đoàn Phần việc của các bộ phận thể Cá nhân Phần việc của cá nhân a.1.9.1. Triển khai đến các Thảo luận dự thảo KH tổ nhóm đoàn thể a.1.9.2.Triển khai đến các Các bộ phận thảo luận với các thành viên giao chỉ tiêu, nhiệm vụ cá nhân a.1.9.3.Đóng góp ý kiến Các thành viên đóng góp ý kiến a.1.9.4.Dự kiến KH tổ KH bộ phận nhóm/đoàn thể a.1.9.5.Dự kiến kế hoạch KH chung toàn trường năm học 4. Trọng tâm cần chú ý - Chống chạy theo thành tích, ra những chỉ tiêu vượt quá khả năng. - Kế hoạch phải được sự đồng thuận của mọi thành viên trong trường. - Kế hoạch phải mang tính khả thi. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo. - Chỉ thị nhiệm vụ năm học. - Phương hướng, nhiệm vụ năm học của Sở/Phòng GD&ĐT - Công văn hướng dẫn của các cấp a.1.10 Lập kế hoạch học kỳ, tháng, tuần. 1. Các bước thực hiện. - Từng cá nhân lập kế hoạch và nộp cho tổ nhóm chuyên môn/đoàn thể. Mỗi công việc trong KH phải có xây dựng phương án tổ chức và phân công thực hiện. - Căn cứ vào kế hoạch của từng cá nhân tổ nhóm chuyên môn/chuyên môn lập kế hoạch cho cả tổ nhóm và nộp cho ban giám hiệu. - Căn cứ vào kế hoạch của từng tổ nhóm chuyên môn/đoàn thể, Ban giám hiệu xây dựng kế hoạch cho toàn trường. - Từ kế hoạch của toàn trường các tổ nhóm chuyên môn/đoàn thể điều chỉnh lại kế hoạch của tổ nhóm. - Các cá nhân căn cứ vào kế hoạch của tổ nhóm điều chỉnh lại kế hoạch của cá nhân. 2. Sơ đồ quy trình.
  45. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 45 3. Giải thích sơ đồ. Trường Cán nhân Tổ nhóm chuyên môn/đoàn thể Ban Giám Hiệu a.1.10.1.Lập kế hoạch học Các cá nhân lập KH kỳ/Tháng/Tuần cá nhân a.1.10.2.Lập KH học Các bộ phận lập KH kỳ/Tháng/Tuần tổ nhóm/đoàn thể a.1.10.3.Thống nhất KH học HT duyệt thống nhất KH kỳ/Tháng/Tuần a.1.10.4.Điều chỉnh KH học Các bộ phận điều chỉnh KH nếu có thay đổi kỳ/Tháng/Tuần tổ nhóm/đoàn thể a.1.10.5.Điều chỉnh KH học Các cá nhân điều chỉnh KH nếu có thay đổi kỳ/Tháng/Tuần cá nhân KH học kỳ/Tháng/Tuần Năm/KH/HK/Tháng CN KH năm tổ chức/đoàn thể 4. Trọng tâm cần chú ý. - Không để sót công việc của kế hoạch chưa hoàn thành của kỳ trước. - Bám sát kế hoạch đã đề ra. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo. - Kế hoạch năm học của trường và các điều chỉnh kế hoạch - Các văn bản chỉ đạo của cấp trên. a.1.11 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch 1. Các bước thực hiện. - Kiểm tra tiến độ thực hiện đối với nội dung kế hoạch và đánh giá kết quả của cá nhân, tổ, nhóm chuyên môn, đoàn thể, - Điều chỉnh phương án tổ chức thực hiện đối với các kế hoạch chưa triển khai được do phương án không phù hợp. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  46. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 46 - Điều chỉnh kế hoạch phù hợp. - Chuyển các kế hoach chưa thực hiện được qua thời gian sau (nếu có thể). 2. Sơ đồ quy trình. 3. Giải thích sơ đồ. Trường Giáo viên/nhân viên Tổ, nhóm chuyên môn/ đoàn thể Ban giám hiệu a.1.11.1.Tự đánh giá việc thực hiện cá nhân a.1.11.2.Đánh giá việc thực hiện kế hoạch cá nhân, tổ nhóm a.1.11.3.Đánh giá việc thực hiện a.1.11.4.Tổ chức thực hiện 4. Trọng tâm cần chú ý. - Không để sót công việc của kế hoạch chưa hoàn thành của kỳ trước. - Bám sát kế hoạch đã đề ra. - Chú ý tới các điều kiện để thực hiện kế hoạch điều chỉnh. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: - Kế hoạch đang thực hiện - Kế hoạch của cá nhân và các bộ phận - Các văn bản chỉ đạo của cấp trên. a.1.12 Lập kế hoạch chuyên đề* 1. Các bước thực hiện. 2. Sơ đồ quy trình.
  47. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 47 3. Giải thích sơ đồ. 4. Trọng tâm cần chú ý. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: Công tác báo cáo: a.1.13 Lập báo cáo thống kê định kỳ 1. Các bước thực hiện. - Cán bộ giao phụ trách thống kê chuẩn bị số liệu theo mẫu quy định. + Nếu không có SMIS: lập các bảng số liệu chi tiết và tổng hợp + Nếu có sử dụng SMIS, cần thông báo các đối tượng liên quan xử lý trước các kết quả như cập nhật thông tin nhân sự, kết quả thi học kỳ, xét tốt nghiệp, - Chuyển cho Hiệu trưởng duyệt và phổ biến tởi trưởng các bộ phận. - Các bộ phận thực hiện thu thập số liệu và chuyển giao cho CB thống kê. - CB thống kê: + Thực hiện nhập số liệu vào EMIS hoặc lập hồ sơ EMIS trong SMIS + In báo cáo theo các mẫu quy định trong kỳ và chuyển cho Hiệu trưởng duyệt ký. - NV văn thư chuyển hồ sơ EMIS lên cấp trên hoặc việc này do CB thống kê đảm nhiệm. 2. Sơ đồ quy trình. 3. Giải thích sơ đồ. Trường Các bước do nhà trường thực hiện CB thống kê Phần việc của cán bộ thống kê Hiệu trưởng Phần việc của Hiệu trưởng Trưởng bộ phận Tổ trưởng, trưởng ban, NV văn thư Chịu trách nhiệm Gửi báo cáo Giáo viên Cung cấp thông tin về lớp, học sinh, CSVC,,, trong phạm vi quản lý Kỳ thống kê Mỗi năm có 3 kỳ báo cáo: đầu năm, giữa năm và cuối năm a.1.13.1 Chuẩn bị mẫu thu Trường hợp không sử dụng SMIS, trước khi lập báo cáo thống thập thông tin kê theo mẫu, phải lập một số mẫu phụ để tổng hợp số liệu. Nếu có SMIS, bước này không cần thiết. a.1.13.2 Duyệt Hiệu trưởng xem xét các mẫu chi tiết Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  48. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 48 a.1.13.3 Chuyển các bộ Các bộ phận trong trường cần cung cấp số liệu. Nếu có SMIS, phận bước này là thông báo các bộ phận cập nhật số liệu a.1.13.4 Thu thập thông tin Các bộ phận thu thập số liệu. Nếu có SMIS, bước này không cần thiết. a.1.13.5 Cung cấp số liệu Giáo viên cung cấp số liệu cho tổ, nhóm, ban. Nếu dùng SMIS, cập nhật hoặc xử lý số liệu qua chương trình. a.1.13.6 Tập hợp và lập Cán bộ thống kê lập biểu mẫu theo quy định. Nếu không có kết quả SMIS: nhập vào bộ hồ sơ EMIS. Nếu có SMIS, chỉ cần thực hiện báo cáo trong SMIS. a.1.13.7 Ký duyệt Hiệu trưởng ký duyệt a.1.1 Quy trình văn bản đi Nhân viên văn thư thực hiện quy trình văn bản đi, Gửi cho cấp quản lý trực tiếp. Trong SMIS, chuyển qua mạng. Gửi Sở/phòng GD-ĐT nhận báo cáo trường trực thuộc Sở GD-ĐT Phòng GD-ĐT CSVC, TVTB Số liệu về cơ sở vật chất, thiết bị Tài chính Số liệu về tài chính Học sinh Số liệu về học sinh 4. Trọng tâm cần chú ý. - Sau khi nhập xong, không còn lỗi trên lưới của mẫu EMIS. Nếu dùng SMIS, xử lý đầy đủ các thông tin có liên quan trước khi lập báo cáo. - Cần kiểm tra tính logic của số liệu. Sự đầy đủ của số liệu. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: - Tài lệu hướng dẫn sử dụng chương trình SMIS - Tài lệu hướng dẫn sử dụng EMIS - Các văn bản tham khảo liên quan đến công tác thống kê: + Nhóm 12. Thống kê + Hệ thống thông tin thống kê: 124/2004/QĐ-TTg, 305/2005/QĐ-TTg, 37/2007/QĐ- BGDĐT, 38/2009/QĐ-TTg, 4056/QĐ-BGDĐT, 121-TCTK/PPCĐ, 310/TCTK-PPCĐ, 743/TCTK-PPCĐ, /TCTK-PPCĐ, 158/TCTK-PPCĐ, 488/TCTK-PPCĐ, 12/TCTK-PPCĐ. + Điều tra thống kê. a.1.14 Báo cáo sơ kết học kỳ, tổng kết năm học 1. Các bước thực hiện. - Cán bộ được phân công: + Soạn mẫu thu thập thông tin gửi các bộ phận. + Xây dựng khung báo cáo theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền + Từ các thông tin thu thập được, biên tập lại thành báo cáo tổng kết. - Hiệu trưởng phê duyệt. - Nhân viên văn thư đóng dấu, vào sổ, gửi các nơi có liên quan và chuyển lưu trữ bộ phận. 2. Sơ đồ quy trình: (*)
  49. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 49 3. Giải thích sơ đồ. Trường Ban giám hiệu Trưởng bộ phân Giáo viên a.1.14.1.Xây dựng mẫu thu thập số liệu a.1.14.2.Gửi các bộ phận a.1.14.3.Cung cấp số liệu a.1.14.4.Thu thập số liệu theo mẫu a.1.14.5.Xử lý số liệu a.1.14.6.Đối chiếu với kế hoạch a.1.14.7.Lập báo cáo học kỳ I Báo cáo sơ kết HK I - Báo cáo về đội ngũ: số lượng, chất lượng - Quy mô: số lớp, số học sinh - Biến động HS: đi, đến, bỏ học - Cơ sở vật chất, thiết bị: tăng giảm, tình hình sử dụng - Chất lượng 2 mặt giáo dục. - Số lượng học sinh giỏi - Công tác kiểm tra của Hiệu trưởng - Các hoạt động của đoàn thể, xã hội. - Kết quả thi đua của cán bộ, giáo viên. - Phương hướng kỳ II. - Đề xuất, kiến nghị Báo cáo Sở GD&ĐT Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  50. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 50 Phòng GD&ĐT CSVC, TB - Số lượng: phòng học, thiết bị dạy học, thư viện - Tình trạng sử dụng Thông tin CB - Số lượng - Chất lượng - Độ tuổi Thông tin HS - Số lượng - Chất lượng 2 mặt giáo dục được đánh giá theo các quy định hiện hành Kế hoạch HK I - Công việc - Chỉ tiêu - Biện pháp - Thời gian thực hiện - Phân công thực hiện 4. Trọng tâm cần chú ý. - Đảm bảo cấu trúc theo văn bản hướng dẫn của cấp quản lý. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: Các công văn hướng dẫn tổng kết theo năm học. a.1.15 Báo cáo chuyên đề, đột xuất 1. Các bước thực hiện. + Soạn mẫu thu thập thông tin gửi các bộ phận liên quan đến nội dung cần báo cáo chuyên đề, đột xuất. + Từ các thông tin thu thập được, biên tập lại thành báo cáo chuyên đề, đột xuất. - Hiệu trưởng phê duyệt. - Nhân viên văn thư đóng dấu, vào sổ, gửi các nơi có liên quan và chuyển lưu trữ bộ phận. 2. Sơ đồ quy trình: (*) 3. Giải thích sơ đồ. Sở GD&ĐT Phòng GD&ĐT - Chuyên đề đổi mới phương pháp giảng dạy - Công tác phòng chống tệ nạn xã hội, ma tuý học đường - Kết quả các hội thi - Giải quyết đơn từ khiếu nại - Chất lượng bồi dưỡng đội ngũ - Sáng kiến kinh nghiệm - Giáo dục thể chất, y tế học đường - Công tác xanh - sạch - đẹp - Báo cáo công tác hè, nghỉ Tết, Trường Hiệu trưởng
  51. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 51 Tổ chuyên môn/ đoàn thể Giáo viên a.1.15.1.Yêu cầu, nội dung báo cáo a.1.15.2.Gửi các bộ phận a.1.15.3.Tổng hợp báo cáo a.1.15.4.Cung cấp thông tin Duyệt Báo cáo chuyên đề Báo cáo 4. Trọng tâm cần chú ý. - Đảm bảo cấu trúc theo văn bản hướng dẫn của cấp quản lý. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: công văn hướng dẫn của sở/phòng. a.1.16 Tự đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục 1. Các bước thực hiện. Kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông nhằm xác định mức độ đáp ứng mục tiêu giáo dục trong từng giai đoạn của cơ sở giáo dục phổ thông nhằm nâng cao chất lượng giáo dục; thông báo công khai với các cơ quan quản lý nhà nước và xã hội về thực trạng chất lượng giáo dục; để cơ quan chức năng đánh giá và công nhận cơ sở giáo dục phổ thông đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục. Quy trình kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông được thực hiện qua 4 giai đoạn như sau: Giai đoạn 1. Cơ sở giáo dục phổ thông tự đánh giá (quy trình con) Giai đoạn 2. Cơ sở giáo dục phổ thông đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục (nếu hội đủ điều kiện theo quy định hiện hành – quy trình con) Giai đoạn 3. Sở GDĐT tiến hành đánh giá ngoài và đánh giá lại (nếu có) cơ sở giáo dục phổ thông. (quy trình con) Giai đoạn 4. Sở GDĐT công nhận cơ sở giáo dục phổ thông đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục và cấp giấy chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục nếu cơ sở giáo dục đạt ở các cấp độ: + Cấp độ 1: có từ 50% đến dưới 65% số tiêu chí đạt yêu cầu. + Cấp độ 2: có từ 65% đến dưới 80% số tiêu chí đạt yêu cầu. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định công nhận cơ sở giáo dục phổ thông đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục nếu cơ sở giáo dục đạt ở cấp độ 3: có từ 80% trở lên số tiêu chí đạt yêu cầu. Quy trình tự đánh giá chất lượng nhà trường thuộc giai đoạn 1 của quy trình, có 7 bước thực hiện: Bước 1. Thành lập Hội đồng tự đánh giá. Bước 2. Xác định mục đích, phạm vi tự đánh giá. Bước 3. Xây dựng kế hoạch tự đánh giá. Bước 4. Thu thập, xử lý và phân tích các thông tin, minh chứng. Bước 5. Đánh giá mức độ đạt được theo từng tiêu chí. Bước 6. Viết báo cáo tự đánh giá. Bước 7. Công bố báo cáo tự đánh giá. 2. Sơ đồ quy trình. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  52. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 52 3. Giải thích sơ đồ. HT Phần thực hiện của hiệu trưởng Hội đồng tự đánh giá Phần thực hiện của hội đồng Phòng/Sở Phần thực hiện của cơ quan quản lý cấp trên Đủ điều kiện đăng ký kiểm Điều kiện đăng ký kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ định chất lượng thông 1. Trường tiểu học đã được công nhận đạt chuẩn quốc gia mức độ 1 trở lên theo Quyết định số 32/2005/QĐ-BGD&ĐT ngày 24/10/2005 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế công nhận trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia. Khuyến khích các trường tiểu học chưa đạt chuẩn quốc gia thực hiện tự đánh giá nhằm không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục. 2. Trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học có đủ các khối lớp học và có ít nhất một khoá học sinh đã hoàn thành chương trình giáo dục của lớp cuối cấp. 3. Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ theo quy định tại Điều 3 của Quyết định số 44/2008/QĐ-BGDĐT ngày 30/7/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp.
  53. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 53 a.1.16.1 Quyết định thành Thành phần của Hội đồng tự đánh giá gồm: lập Hội đồng a) Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá là Hiệu trưởng hoặc Giám đốc Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp; b) Phó Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá là Phó Hiệu trưởng hoặc Phó Giám đốc Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp; c) Thư ký Hội đồng tự đánh giá là thư ký Hội đồng trường hoặc giáo viên có uy tín của cơ sở giáo dục phổ thông; d) Các thành viên gồm đại diện Hội đồng trường đối với trường công lập hoặc Hội đồng quản trị đối với trường tư thục, các tổ trưởng tổ chuyên môn, giáo viên có uy tín, tổ trưởng tổ văn phòng, đại diện các tổ chức đoàn thể; đại diện một số các phòng, ban, tổ Giáo vụ và Quản lý học sinh, tổ Quản lý nội trú (nếu có). a.1.16.2 Họp phổ biến Hội đồng tự đánh giá có ít nhất 07 thành viên. Thành phần của Hội đồng tự đánh giá gồm: a) Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá là Hiệu trưởng hoặc Giám đốc Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp; b) Phó Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá là Phó Hiệu trưởng hoặc Phó Giám đốc Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp; c) Thư ký Hội đồng tự đánh giá là thư ký Hội đồng trường hoặc giáo viên có uy tín của cơ sở giáo dục phổ thông; d) Các thành viên gồm đại diện Hội đồng trường đối với trường công lập hoặc Hội đồng quản trị đối với trường tư thục, các tổ trưởng tổ chuyên môn, giáo viên có uy tín, tổ trưởng tổ văn phòng, đại diện các tổ chức đoàn thể; đại diện một số các phòng, ban, tổ Giáo vụ và Quản lý học sinh, tổ Quản lý nội trú (nếu có). a.1.16.3 Xác định phạm vi Phạm vi của tự đánh giá bao quát toàn bộ các hoạt động giáo tự đánh giá dục của cơ sở giáo dục phổ thông theo từng tiêu chí trong tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục. a.1.16.4 Xây dựng kế Kế hoạch tự đánh giá do Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá phê hoạch tự đánh giá, phân công duyệt bao gồm các nội dung: mục đích và phạm vi tự đánh giá; phân công nhiệm vụ cho từng thành viên; dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động; công cụ đánh giá; dự kiến các thông tin và minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí; thời gian biểu cho từng hoạt động. + 04/2008/QĐ-BGDĐT (tiểu học) + 12/2009/TT-BGDĐT (THCS) + 80/2008/QĐ-BGDĐT (THPT) a.1.16.5 Thu thập, xử lý và Tiến hành thu thập thông tin và minh chứng. Thông tin và minh phân tích chứng phải có nguồn gốc rõ ràng và tính chính xác, được thu thập ở hồ sơ lưu trữ của nhà trường. các cơ quan có liên quan. a.1.16.6 Đánh giá theo 6 Tiêu chí được xác định là đạt yêu cầu khi tất cả các chỉ số của tiêu chí tiêu chí đều đạt yêu cầu. Tiêu chuẩn 1: Tổ chức và quản lý nhà trường Tiêu chuẩn 2: Cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên Tiêu chuẩn 3: Chương trình và các hoạt động giáo dục Tiêu chuẩn 4: Kết quả giáo dục Tiêu chuẩn 5: Tài chính và cơ sở vật chất Tiêu chuẩn 6: Nhà trường, gia đình và xã hội a.1.16.7 Viết báo cáo Báo cáo tự đánh giá được trình bày dưới dạng một bản báo cáo có cấu trúc và hình thức theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. a.1.16.8 Công bố báo cáo Công bố công khai báo cáo tự đánh giá trong thời gian 15 ngày đánh giá làm việc tại cơ sở giáo dục phổ thông để lấy ý kiến góp ý. a.1.16.9 Lập hồ sơ đăng ký Hồ sơ đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục của cơ sở giáo dục phổ thông, bao gồm: a) Bản đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục; b) Báo cáo tự đánh giá (03 bản) và các văn bản, tài liệu, thông tin, minh chứng kèm theo. a.1.16.10 Tiếp nhận hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ đăng ký kiểm định chất lượng các cơ sở giáo dục phổ thông thuộc quyền quản lý. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  54. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 54 Kiểm tra Kiểm tra báo cáo tự đánh giá theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo tối đa 20 ngày. a.1.16.11 Bổ sung Thông báo cho cơ sở giáo dục yêu cầu tiếp tục hoàn thiện. Đánh giá ngoài Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, gửi công văn đề nghị Giám đốc sở giáo dục và đào tạo tổ chức đánh giá ngoài. 4. Trọng tâm cần chú ý. - Xác định điều kiện để tự đánh giá. - Rà soát theo 6 tiêu chuẩn. - Đảm bảo trung thực và khách quan. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 04/2008/QĐ-BGDĐT, 12/2009/TT-BGDĐT, 80/2008/QĐ-BGDĐT, 83/2008/QĐ-BGDĐT, 4304/BGDĐT-KTKĐCLGD a.1.17 Quản lý hồ sơ sổ sách* 1. Các bước thực hiện. Hệ thống hồ sơ, sổ sách theo dõi hoạt động giáo dục trong trường gồm: - Sổ đăng bộ, - Sổ gọi tên và ghi điểm, - Sổ ghi đầu bài, - Học bạ học sinh, - Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ, - Sổ theo dõi phổ cập giáo dục, - Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, - Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng trường, - Hồ sơ thi đua của nhà trường, - Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên, - Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh, - Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn, - Sổ quản lý tài sản, - Sổ quản lý tài chính, - Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm, - Hồ sơ quản lý thư viện, - Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh. 2. Sơ đồ quy trình. (sơ đồ) 3. Giải thích sơ đồ. 4. Trọng tâm cần chú ý. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo. a.1.18 Ban hành các quyết định* Quyết định do Hiệu trưởng tự quyết, tự chịu trách nhiệm theo chế độ thủ trưởng đơn vị. Khi quyết định, Hiệu trưởng có thể áp dụng linh hoạt các phương pháp: độc đoán, phát biểu, nhóm tư vấn, cố vấn, luật đa số và nhất trí. 1. Các bước thực hiện. - Dự thảo theo mẫu có sẵn đúng theo quy định.
  55. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 55 - Xử lý in ấn. - Ký và lưu trữ vào sổ (thực hiện bảo mật nếu cần thiết) - Triển khai. 2. Sơ đồ quy trình. (sơ đồ) 3. Giải thích sơ đồ. 4. Trọng tâm cần chú ý: - Tránh làm thất lạc quyết định. - Quyết định ban hành sau không chồng chéo với quyết định trước. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: - Các mẫu quyết định phần phụ lục của các văn bản quy phạm pháp luật. - Các mẫu quy định hiện hành của ngành. - Văn bản quy phạm pháp luật về ban hành văn bản và công tác văn thư: + Nhóm 1. Văn bản, + Cách trình bày văn bản: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP a.2 Nhân sự a.2.1 Quản lý hồ sơ lý lịch 1. Các bước thực hiện. - Cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên kê khai lý lịch cá nhân (quyển lý lịch cán bộ, công chức, các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ cá nhân khác có liên quan theo quy định tại Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ). - Chuyển cho văn thư (bộ phận theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ). - Hiệu trưởng có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của đơn vị đó để đưa vào quản lý (bộ phận văn thư giúp). - Văn thư nhập hồ sơ cán bộ. - Hàng năm, cán bộ kê khai bổ sung những thông tin phát sinh trong kỳ có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước. - Văn thư cập nhập bổ sung hồ sơ cán bộ. - Lưu trữ hồ sơ cán bộ: a. Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý; b. Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát ) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ; c. Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải thành lập Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức. Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức do người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy hồ sơ cán bộ, công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức. - Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ. - Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ. 2. Sơ đồ quy trình. Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học
  56. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 56 3. Giải thích sơ đồ. Trường Cán bộ Văn Thư Hiệu trưởng a.2.1.1.Kê khai lý lịch Áp dụng đối với cán bộ tuyển mới a.2.1.1.Nộp H.sơ & đĩa dữ liệu Áp dụng đối với cán bộ chuyển từ nơi khác đến a.2.1.2.Đối chiếu hồ sơ - Trong trường hợp tuyển mới: đối chiếu hồ sơ do cán bộ tự kê khai với Hồ sơ gốc mà nhà trường có được - Trong trường hợp cán bộ chuyển từ nơi khác đến: đối chiếu hồ sơ gốc với hồ sơ điện tử trong đĩa dữ liệu a.2.1.3.Nhập hồ sơ cán bộ Cập nhật các thông tin hồ sơ cán bộ mới vào phần mềm Hồ sơ a.2.1.4.Bổ sung thông tin Nhập các thông tin bổ xung phát sinh trong quá trình công tác có thay đổi Ví dụ: Thông tin về tình trạng hôn nhân, thông tin về gia đình, a.2.1.5.Cập nhật bổ sung Nhập các thông tin bổ xung phát sinh trong quá trình công tác có thay đổi Ví dụ: Thông tin về tình trạng hôn nhân, thông tin về gia đình, a.2.1.6.Tra cứu hồ sơ, in Hiệu trưởng có thể tra cứu hồ sơ hoặc kết xuất các báo cáo về báo cáo đội ngũ sau khi việc cập nhật dữ liệu hoàn thành a.2.1.7.Tiếp nhận báo cáo Sở a.2.1.8.Tiếp nhận báo cáo Phòng 4. Trọng tâm cần chú ý.
  57. Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 57 - Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại Điều 9, 10, 11, 12, 13, 14 và 15 của Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ban hành kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. - Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của đơn vị. 5. Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 06/2007/QĐ-BNV, 02/2008/QĐ-BNV, 14/2006/QĐ-BNV. a.2.2 Tuyển dụng giáo viên, nhân viên (trong trường hợp Hiệu trưởng đã được phân quyền tuyển dụng cán bộ) 1. Các bước thực hiện o Căn cứ nhu cầu biên chế, Hiệu trưởng lập Kế hoạch tuyển dụng trình Cơ quan có thẩm quyền xem xét phê duyệt. o Sau khi được phê duyệt, Hiệu trưởng thành lập Hội đồng tuyển dụng. o Thông báo thông tin tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng (kế hoạch tuyển dụng, thể lệ, quy chế; tiêu chuẩn và điều kiện dự tuyển hồ sơ cần thiết của người dự tuyển; môn thi, hình thức thi (nếu là thi tuyển); thời gian, địa điểm) và niêm yết công khai tại địa điểm tiếp nhận hồ sơ 30 ngày trước ngày tổ chức tuyển dụng. o Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng: + Tiếp nhận các hồ sơ dự tuyển và xem xét hồ sơ dự tuyển; + Tổ chức sơ tuyển để được danh sách ngắn (nếu có quá nhiều ứng cử viên cho một ví trí); công bố danh sách những người đủ điều kiện và tiêu chuẩn dự tuyển; + Thực hiện các bước tiếp theo: tổ chức tuyển dụng theo kế hoạch được duyệt (thi tuyển hoặc xét tuyển theo quy định). Phỏng vấn hoặc dạy thử đối với các ứng cử viên danh sách cuối cùng để chọn lựa người tốt nhất. + Thông báo danh sách trúng tuyển và ra Quyết định tuyển dụng đối với những người trúng tuyển + Giải quyết đơn khiếu nại hoặc tố cáo (nếu có); 2. Sơ đồ quy trình: Quyển 2: Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học