Giáo trình Quản trị tiệc (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Quản trị tiệc (Phần 1)

1. LỜI MỞ ĐẦU Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc là một loại hình dịch vụ đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Xã hội ngày càng có nhiều sự kiện có nhu cầu phục vụ ăn uống ở mức sang trọng thì loại hình kinh doanh tiệc càng được các doanh nghiệp du lịch quan tâm. Một số nhà hàng, khách sạn đã thật sự thành công với dịch vụ tiệc, thu được lợi nhuận cao, song cũng có nhiều nhà hàng, khách sạn không được khách hàng lựa chọn. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song yếu tố quyết định vẫn là khả năng nhận biết nhu cầu khách hàng và cách thức tổ chức, quản lý hiệu quả. Môn học Quản trị tiệc là một môn học trong chương trình khung đào tạo nghề quản trị khách sạn và nghề quản trị nhà hàng. Thông qua môn học, người học có khả năng nhận biết một cách cơ bản về bản chất của dịch vụ tiệc, được trang bị những kiến thức, kỹ năng tổ chức, điều hành và quản lý tiệc. Giáo trình Quản trị tiệc được chia thành 4 chương: Chương 1: Tổng quan về dịch vụ tiệc Chương 2: Kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc Chương 3: Quản lý chi phí và doanh thu tiệc Chương 4: Tổ chức phục vụ các loại tiệc Với những kiến thức được học kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình Quản trị tiệc nằm trong kế hoạch biên soạn giáo trình của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch nhằm đáp ứng nhu cầu dạy và học của các trường và học sinh, sinh viên. Tuy nhiên giao trình không thể đề cập hết mong muốn của người học, người đọc do trong chương trình đào tạo còn có các môn học liên quan như Nghiệp vụ nhà hàng, Quản trị nhà hàng, v.v . Tập thể giảng viên trường cao đẳng nghề du lịch Vũng Tàu, đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước để mạnh dạn biên soạn giáo trình Quản trị tiệc nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập của các trường đào tạo nguồn nhân lực du lịch. Trang 1
2. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các nhà khoa học, các chuyên gia trong ngành du lịch để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Nhóm giảng viên Trường Cao đẳng nghề du lịch Vũng Tàu. Xin chân thành cảm ơn! CN . Nguyễn Huy Phú CN. Phạm Đình Thọ Trang 2
3. MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Mục lục 3 Chƣơng 1: tổng quan về dịch vụ tiệc 9 1.1. Khái niệm tiệc 9 1.2. Lợi ích của kinh doanh tiệc 10 1.2.1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận 10 1.2.2. Chi phí đầu tư ban đầu thấp 10 1.2.3. Dễ kiểm soát giá thành 11 1.2.4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng 12 1.2.5. Quảng bá thương hiệu 13 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc 14 1.4. Chức năng của các chức danh bộ phận tiệc 16 1.4.1. Giám đốc bộ phận tiệc 16 1.4.2. Thư ký bộ phận tiệc 18 1.4.3. Trưởng ca tiệc 19 1.4.4. Bếp trưởng 21 1.4.5. Nhân viên phục vụ tiệc 21 1.4.6. Nhân viên đón tiếp khách 22 1.4.7. Nhân viên kỹ thuật 23 1.4.8. Nhân viên thu ngân 23 1.5. Trách nhiệm phục vụ tiệc 23 1.5.1. Bán dịch vụ tiệc 23 1.5.2. Giữ chỗ trước cho bữa tiệc 24 1.5.3. Chỉ định công việc trong phòng tiệc 24 1.5.4. Chuẩn bị tiệc 25 1.5.5. Bài trí phòng tiệc 25 1.5.6. Chuẩn bị thức ăn đồ uống cho bữa tiệc 26 1.6. Các yếu tố quyết định của bữa tiệc 26 1.7. Các loại hình tiệc 26 Trang 3
4. 1.7.1. Tiệc ngồi 26 1.7.2. Tiệc Buffet 28 1.7.2.1. Lợi ích của tiệc Buffet 28 1.7.2.2. Hạn chế của tiệcBuffet 30 1.7.2.3. Tiệc ngồi Buffet 31 1.7.2.4. Tiệc đứng Buffet 32 1.7.2.5. Tiệc Buffet Việt hóa 33 1.7.3. Tiệc Cocktail 34 1.7.4. Tiệc trà, tiệc hội nghị 35 1.7.5. Quốc yến 36 1.8. Các sự kiện tổ chức Tiệc 37 1.9. Câu hỏi và bài tập 38 Chƣơng 2. kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc 40 2.1. Mục đích lập kế hoạch tổ chức tiệc 40 2.2. Nội dung kế hoạch tổ chức tiệc 41 2.3. Nhận đặt tiệc 42 2.3.1. Nguồn đặt tiệc 42 2.3.2. Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc 42 2.3.3. Sổ đặt tiệc 43 2.4. Đàm phán và ký hợp đồng tổ chức tiệc 45 2.5. Dự toán ngân sách bữa tiệc 46 2.6. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc 46 2.7. Kế hoạch thiết bị, dụng cụ 48 2.8. Trang trí phòng tiệc 49 2.8.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến trang trí 49 2.8.2. Vật dụng trang trí phòng tiệc 49 2.9. Lựa chọn loại hình phục vụ tiệc 52 2.10. Lựa chọn dạng bàn tiệc 53 2.11. Bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc 62 2.12. Xây dựng thực đơn tiệc 65 Trang 4
5. 2.12.1. Nguyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn 65 2.12.2. Chuẩn bị thực đơn cho bữa tiệc 67 2.13. Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 68 2.13.1. Nguyên tắc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 68 2.13.2. Sự phù hợp của đồ uống với thức ăn 69 2.13.3. Xác định số lượng đồ uống bữa tiệc 69 2.14. Kế hoạch nhân sự cho bữa tiệc 70 2.15. Kế hoạch phục vụ tiệc 72 2.15.1. Đón tiếp khách dự tiệc 72 2.15.2. Phục vụ bữa tiệc 73 2.15.2.1. Phục vụ thức uống trong bữa tiệc 73 2.15.2.2. Phục vụ món ăn trong bữa tiệc 74 2.15.3. Chào tạm biệt khách khi kết thúc tiệc 74 2.15.4. Thanh toán 75 2.16. Quản lý và điều hành diễn biến bữa tiệc 76 2.16.1. Tổ chức thực hiện và giám sát công việc 76 2.16.2. Giải quyết những vấn đề phát sinh 77 2.17. Kiểm tra và đánh giá hậu tiệc 77 2.18. Câu hỏi và bài tập 78 Chƣơng 3. quản lý chi phí và doanh thu tiệc. 80 3.1. Quản lý chi phí 80 3.1.1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu thức ăn 81 3.1.2. Dự toán chi phí thức uống 82 3.1.3. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu 83 3.1.4. Lập bảng kê chi tiết mua hàng 85 3.1.5. Dự toán chi phí cố định 86 3.1.6. Kiểm soát chi phí nhân công 87 3.2. Quản lý doanh thu tiệc 88 3.2.1. Khái niệm doanh thu 88 3.2.2. Ý nghĩa của chỉ tiêu doanh thu 89 Trang 5
6. 3.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc 89 3.2.4. Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc 90 3.2.5. Dự toán doanh thu tiệc 90 3.2.5.1. Dự toán theo đơn đặt hàng của khách hàng 90 3.2.5.2. Dự toán theo kế hoạch phục vụ 91 3.3. Dự toán lợi nhuận 92 3.3.1. Khái niệm lợi nhuận 92 3.3.2. Ý nghĩa của chỉ tiêu lợi nhuận 92 3.3.3. Phương pháp xác định lợi nhuận 93 3.4. Hệ thống báo cáo thu ngân 94 3.5. Câu hỏi và bài tập 95 Chƣơng 4. Tổ chức phục vụ các loại tiệc 96 4.1. Tổ chức phục vụ tiệc Buffet 96 4.1.1. Vị trí và kích thước quầy Buffet 96 4.1.2. Thiết kế quầy Buffet 96 4.1.3. Trang trí quầy Buffet 97 4.1.4. Trình bày và sắp xếp thức ăn, đồ uống trên quầy Buffet 98 4.1.4.1. Trình bày thức ăn 98 4.1.4.2. Trình bày đồ uống 99 4.1.5. Sắp xếp dụng cụ trên quầy Buffet 100 4.1.6. Tiêu chuẩn phục vụ quầy Buffet 100 4.1.6.1. Tiêu chuẩn bàn thức ăn nóng 100 4.1.6.2. Tiêu chuẩn bàn Salad 101 4.1.6.3. Tiêu chuẩn bàn thức uống 101 4.1.7. Thu dọn dụng cụ 101 4.1.8. Qui trình phục vụ tiệc Buffet 102 4.1.8.1 Giai đoạn trước khi phục vụ khách 102 4.1.8.2. Giai đoan đón tiếp khách dự tiệc Buffet 103 4.1.8.3. Giai đoạn phục vụ khách ăn tiệc Buffet 103 4.1.8.4. Kiểm tra sự hài lòng 105 Trang 6
7. 4.1.8.5. Thanh toán tiền theo yêu cầu của bữa tiệc 105 4.1.8.6. Giai đoạn kết thúc bữa tiệc 106 4.2. Tổ chức phục vụ tiệc ngồi 106 4.2.1. Chuẩn bị và trang trí phòng tiệc 106 4.2.1.1. Lập kế hoạch thời gian 106 4.2.1.2. Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc 107 4.2.1.3. Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc 109 4.2.1.4. Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc 110 4.2.1.5. Chuẩn bị thẻ họ tên (name card) 111 4.2.1.6. Thiết kế thực đơn cho bữa tiệc 111 4.2.1.7. Trang trí bàn tiệc 112 4.2.2. Kỹ thuật bày bàn tiệc ngồi 113 4.2.3. Nguyên tắc phục vụ món ăn, thức uống trong tiệc ngồi 114 4.2.3.1. Nguyên tắc phục vụ món ăn 114 4.2.3.2. Nguyên tắc phục vụ thức uống 118 4.2.4 Quy trình phục vụ tiệc ngồi 120 4.3. Tổ chức phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà 122 4.3.1. Quy trình phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo 122 4.3.2. Quy trình phục vụ đồ ăn nhẹ và thức uống giữa giờ hội nghị, hội thảo . 126 4.4 Tổ chức phục vụ tiệc cưới 127 4.4.1. Công tác chuẩn bị và trang trí phòng tiệc cưới 127 4.4.2. Bày bàn tiệc cưới 129 4.4.3. Nghi lễ trong tiệc cưới Việt 130 4.4.4. Quy trình phục vụ tiệc cưới 132 4.4.4.1. Tiếp đón khách dự tiệc 133 4.4.4.2. Phục vụ khách ăn tiệc 133 4.5. Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail 136 4.5.1. Bày bàn Cocktail 136 4.5.2. Sắp xếp quầy bar Cocktail 136 4.5.3. Quy chuẩn và nguyên tắc phục vụ tiệc Cocktail 137 Trang 7
8. 4.6. Tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời 139 4.6.1. Khảo sát và lựa chọn địa điểm 140 4.6.2. Chuẩn bị thiết bị, dụng cụ 140 4.6.3. Kế hoạch phục vụ 141 4.7. Câu hỏi và bài tập 142 Tài liệu tham khảo 143 Trang 8
9. CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng:  Phân tích được những lợi ích do kinh doanh tiệc mang lại.  Trình bày và phân tích được cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc.  Mô tả được các chức năng cơ bản của bộ máy tổ chức tiệc.  Phân biệt được các loại hình tiệc và hiểu được các đặc điểm của từng loại hình tiệc.  Nhận biết đượccác cơ hội sự kiện để tổ chức kinh doanh tiệc. 1.1. Khái niệm tiệc Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lượng cuộc sống của con người trong đó nhu cầu về thưởng thức ẩm thực ở mức cao là một trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển. Các mối quan hệ xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếp đã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang. Về bản chất, Tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc được xem là bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được ấn định. Ngày nay dịch vụ kinh doanh Tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc. Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ Tiệc mà hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày. Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ Tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực. Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng. Trang 9
10. Nhiều người trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi hỏi hưởng thụ những dịch vụ đắt tiền, sang trọng đã kích thích các chủ khách sạn, nhà hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, đó là loại hình kinh doanh tiệc. 1.2. Lợi ích của kinh doanh tiệc 1.2.1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí quan trọng và là chiến lược nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận. Trong đó đóng góp của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu. Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lượng dịch vụ. Thường thì giá cả những bữa tiệc do nhà cung cấp đưa ra, ít có sự mặc cả. Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao hơn nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đông nên doanh thu có được từ phục vụ tiệc cao hơn. Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá, cao sang, nên doanh thu và lợi nhuận có được từ dịch vụ này là rất lớn. 1.2.2. Chi phí đầu tƣ ban đầu thấp Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn. Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng ngủ trở lên thường có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống. Tùy theo điều kiện về diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc dưới nhiều hình thức và lượng khách khác nhau. Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm trong chi phí đầu tư cho nhà hàng và chủ yếu đầu tư một lần sử dụng trong thời gian dài mới cần thiết đầu tư trở lại. Những thiết bị đầu tư cho nhà Trang 10
11. hàng hay dịch vụ tiệc thường là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian hấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm. 1.2.3. Dễ kiểm soát giá thành Giá của một thực đơn tiệc thường do nhà cung cấp lập ra. Các khách sạn, nhà hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau. Giá một bữa Tiệc do sự lựa chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định. Giá của một thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn. Như vậy khi khách đặt một thực đơn tiệc thì khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ trọn gói. Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn. Khi tính giá thực đơn khách sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình. Do vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát được chi phí. Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói: Thực đơn 1: Đơn giá: 3.000.000VND/bàn 10 người 1 - Gỏi 2 - Súp bắp gà 3 - Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện 4 - Rau xào thập cẩm 5 - Gà hấp lá chanh, xôi 6 - Bò ragou, bánh mì 7 - Bưởi Năm roi Thực đơn 2 Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 người 1 - Salat trộn Trang 11
12. 2 - Súp cua 3 - Tôm hấp bia 4 - Gà xối mỡ, xôi chiên 5 - Lẩu hải sản, bún tươi 6 - Nho Mỹ Thực đơn 3 Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người 1 - Gỏi hoa chuối 2 - Tôm sú nướng muối ớt 3 - Rau hấp thập cẩm 5 - Cá lóc nướng trui 3 - Gà hấp lá chanh, xôi gấc 4 - Bò sốt tiêu, bánh bao 6 - Trái cây tổng hợp 1.2.4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn bữa ăn bình thường, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà tổ chức và khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng văn bản. Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã thống nhất về các điều kiện và yêu cầu liên quan. Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó. Sau khi ký hợp đồng, khách hàng được yêu cầu đặt cọc một số tiền theo quy định. Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần một khi hợp đồng được ký. Sau đó từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc. Lúc này nhà tổ chức có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng. Trang 12
13. 1.2.5. Quảng bá thƣơng hiệu Xây dựng và quảng bá thương hiệu là vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất cả các doanh nghiệp. Có một thương hiệu độc đáo và biết cách quảng bá sẽ khiến doanh nghiệp nổi bật trên thị trường và thu hút được sự chú ý của khách hàng. Các chương trình quảng cáo, trong đó thông qua việc tổ chức phục vụ các bữa tiệc là hình thức làm tăng giá trị thương hiệu và chia sẻ thị phần. Để một thương hiệu thành công và nổi tiếng trên thương trường, các doanh nghiệp cần phải triển khai rất nhiều kế hoạch cụ thể trong hiện tại cũng như tương lai. Việc đầu tư thích đáng cho công tác thiết kế thương hiệu và quảng bá sẽ mang lại sự tự tin, tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Những người đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng. Họ sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng lực kinh doanh. Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng sẽ nghĩ đến doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm đối tác. Một bữa tiệc được tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hướng tới khả năng thích ứng với khách hàng. Sự tin tưởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ. Những nhu cầu của họ cần được đặt lên hàng đầu. Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng nghe những ý kiến phản hồi từ khách hàng và những người tham dự, biết rõ những lợi ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này. Hãy luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với doanh nghiệp. Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiêp du lịch của chúng ta không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trường du lịch sẽ thay chúng ta làm tốt điều này. Và như vậy thương hiệu của doanh nghiệp sẽ trở thành một điều dễ quên đối với khách hàng. Trang 13
14. 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc Thông thường bộ phận tiệc nằm trong dịch vụ nhà hàng và do bộ phận nhà hàng đảm trách. Tuy nhiên những khách sạn lớn, dịch vụ tiệc được tổ chức thường xuyên với quy mô chuyên nghiệp thì việc tổ chức một bộ phận tiệc chuyên biệt là điều cần thiết. Việc chuyên môn hóa dịch vụ kinh doanh tiệc phản ảnh năng lực kinh doanh, giúp cho các nhà quản trị và nhân viên bộ phận tiệc có cơ hội nghiên cứu, học hỏi, sáng tạo trong công nghệ tổ chức phục vụ. Tùy theo số lượng bữa tiệc được tổ chức, mục tiêu quản lý của giám đốc khách sạn mà các chức danh của bộ phận tiệc sẽ khác nhau ở những khách sạn khác nhau. Để khai thác hềt khả năng và thời gian làm việc của những người quản lý và nhân viên nhà hàng, các khách sạn nên thiết lập cơ cấu tổ chức bộ phận tiệc nằm trong cơ cấu tổ chức của nhà hàng, có thể cơ cấu thêm một số chức danh chuyên biệt về dịch vụ tiệc nhằm giảm thiểu chi phí nhân công. Sau đây là một số mô hình tổ chức của bộ phận nhà hàng và bộ phận tiệc: Trang 14
15. Giám đốc nhà hàng Restaurant Managemer Tổ trưởng Head Waiter Trưởng nhóm Station Waiter Tập sự Nhân viên phục vụ Nhân viên phục Nhân viên đón Trainees Waiters vụ rượu tiếp Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 3 sao Giám đốc nhà hàng Restaurant Managemer Phó giám đốc nhà hàng Sisstant Restaurant Managemer Ca trưởng, tổ trưởng Maitre Hotel Ca trưởng Maitre Hotel Nhân viên đón tiếp Tổ trưởng Nhân viên pha chế Hostess Head Waiter Bartender N hân viên mở cửa Trợ lý Tổ trưởng Phục vụ bar Outdoor Attendent Asistant Headwaiter Bar Waiter Nhân viên phục vụ Waiter Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 4 sao Trang 15
16. Tổng giám đốc General Manager Giám đốc ẩm thực F & B Manager Bếp trưởng Quản lý phòng ăn Trưởng bar Chef Dinning Room Head Bartender Manager Đầu bếp Tạp vụ Phục vụ bàn Tiếp thức ăn Phục vụ ăn NV Pha chế Cooks Dishwashers Food Servers Bus Persons Beverage Bartenders Servers Sơ đồ 3. Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 5 sao Trưởng bộ phận tiệc Banquet Manager Thư ký bộ phận tiệc Trưởng ca tiệc Bếp trưởng Secretary of Banquet Banquet Supervisor Coock Chef Nhân viên đón NV phục vụ thức ăn NV Phục vụ đồ uống Đầu bếp tiếp Food servers Beverage servers Cook Hostess Sơ đồ 4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Tiệc 1.4. Chức năng của các chức danh bộ phận tiệc 1.4.1. Giám đốc bộ phận tiệc Trang 16
17. Giám đốc bộ phận tiệc hay một số khách sạn còn gọi là trưởng bộ phận tiệc trực thuộc bộ phận ẩm thực dưới sự chỉ đạo của giám đốc khách sạn hoặc giám đốc ẩm thực (nếu có) có những chức năng và nhiệm vụ sau đây:  Chức năng: Quản ký, giám sát và điều hành toàn bộ các hoạt động của các loại tiệc và phòng tiệc. Trao đổi với khách khi cần thiết. Nâng cao chất lượng phục vụ, đạt hiệu quả kinh doanh.  Nhiệm vụ: - Tổ chức đội ngũ nhân viên, thiết lập quy trình, trình tự phục vụ và điều hành công việc phục vụ yến tiệc, hội nghị, phòng họp trong và ngoài khách sạn phù hợp với các tiêu chuẩn nghiệp vụ đã đề ra. - Xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách, chi phí, kế hoạch tiền lương, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch thiết bị, dụng cụ. - Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động hội nghị, tiệc đã đặt trước. - Xây dựng kế họach đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. - Thực hiện việc kiểm tra chất lượng phục vụ thường xuyên và định kỳ. - Chủ động đề xuất với cấp trên các sáng kiến sửa đổi trong quy trình làm việc cho phù hợp với điều kiện thực tế. - Tìm và quản lý nguồn khách cho dịch vụ tiệc. - Chỉ đạo việc xây dựng thực đơn tiệc, lập giá bán món ăn, bữa tiệc. - Quản lý nguồn nhân lực bộ phận tiệc. - Quản lý chi phí, doanh thu, lợi nhuận của bộ phận tiệc. - Kiểm soát chi phí nhân sự, chi phí nguyên vật liệu, chi phí dụng cụ bể, vỡ, đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ. - Hạch toán lợi nhuận của từng bữa tiệc, từng suất ăn và từng kỳ kinh doanh. - Chịu trách nhiệm chính điều hành diễn biến, chương trình bữa tiệc. - Giải quyết các vấn đề phát sinh đối với khách hàng trong quá trình điều hành, trên cơ sở tôn trọng khách và phù hợp với quy định của doanh nghiệp. - Phân công công việc, sắp xếp ca cho nhân viên. Trang 17
18. - Phối hợp với bộ phận bếp thay đổi thực đơn phù hợp với yêu cầu của khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. - Phối hợp với phòng tổ chức tuyển chọn nhân sự cho bộ phận. - Tạo mối quan hệ tốt và thu thập ý kiến của khách, để có đề xuất hợp lý lên cấp trên. - Tạo mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong khách sạn. - Không ngừng tự nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn, tham gia đầy đủ các lớp đào tạo do khách sạn tổ chức. - Chấp hành đúng các nội quy của khách sạn, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khác khi được phân công. 1.4.2. Thƣ ký bộ phận tiệc Thư ký bộ phận tiệc hay còn gọi là nhân viên bán hàng là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng bộ phận tiệc.  Chức năng: Chịu trách nhiệm thư ký cho bộ phận tiệc, hội nghị; phụ trách việc theo dõi lịch hoạt động, quản lý thời vụ và tiếp nhận, bảo quản các công văn, tài liệu, thông tin và các công việc khác của bộ phận tiệc, hội nghị.  Nhiệm vụ: - Trợ giúp quản lý thiết lập bảng phân công, chấm công, lịch làm việc. - Soạn thảo, đánh máy, in ấn các tài liệu, giấy tờ liên quan dến bộ phận tiệc và hội nghị. - Nghe và trả lời điện thoại, tiếp nhận và lưu giữ công văn, hợp đồng, tài liệu của bộ phận. - Tiếp đón khách đến đặt tiệc. - Cung cấp thông tin về năng lực kinh doanh, các thông tin về điều kiện tổ chức tiệc, về các yếu tố liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn, nhà hàng. - Tiếp nhận các thông tin từ khách đặt tiệc và xử lý các thông tin đó trong chức năng được giao. Trường hợp vượt quá khả năng báo cáo cấp trên xin ý kiến chỉ đạo hoặc xử lý. Trang 18
19. - Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc như thực đơn, giá cả, dịch vụ kèm theo, cách thức trang trí phòng tiệc, v.v . - Soạn thảo hợp đồng tiệc. Thường thì hợp đồng tiệc đã được khách sạn nhà hàng in sẵn theo mẫu thống nhất. Thư ký tiếp nhận và thỏa thuận các điều khoản với khách hàng và điền vào hợp đồng. - Khi có yêu cầu từ khách hàng, thư ký điều chỉnh thông tin liên quan đến hợp đồng phù hợp với nhu cầu khách hàng và quy định của khách sạn, nhà hàng. Có thể trước khi bữa tiệc diễn ra từ 5 đến 7 ngày khách sẽ điều chỉnh một số yêu cầu liên quan như số lượng khách, thực đơn thay đổi, v.v thì thư ký tiệc điều chỉnh hợp đồng và báo cáo giám đốc tiệc. - Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc. - Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến những bộ phận đó. - Theo dõi các hợp đồng, trợ giúp quản lý triển khai thực hiện các họp đồng theo yêu cầu. - Tìm kiếm, liên lạc, huy động thuê nhân viên thời vụ khi có yêu cầu. - Thống kê, tổng hợp các thông tin, tài liệu báo cáo cho quản lý bộ phận tiệc. - Tham dự các cuộc họp trong bộ phận, chuẩn bị các tài liệu, ghi biên bản và tổng hợp các ý kiến, đề xuất và nhắc nhở việc thực hiện theo yêu cầu. - Có tác phong, ăn mặc, giao tiếp chuyên nghiệp, lịch sự với khách hàng và đồng nghiệp, tuân thủ nội quy, kỷ luật của khách sạn, chủ động trong công việc và hoàn thành công việc khác do cấp trên giao. 1.4.3. Trƣởng ca tiệc Trưởng ca tiệc là người giúp việc, người tham mưu, là cánh tay phải của giám đốc hoặc trưởng bộ phận tiệc. Trưởng ca tiệc là người thường xuyên gặp gỡ các bộ phận và nhân viên để thảo luận về các chi tiết liên quan đến phục vụ tiệc. Trang 19
20.  Chức năng: Giám sát các hoạt động của phòng họp, hội nghị, các loại tiệc theo sự phân công cụ thể của quản lý tiệc. Giải quyết những khiếu nại của khách hàng và những vấn dề phát sinh trong ca làm việc. Thay mặt quản lý tiệc xử lý công việc khi quản lý tiệc vắng mặt.  Nhiệm vụ - Lên kế hoạch, chương trình tổng thể những nội dung diễn ra trong bữa tiệc. - Giám sát giờ làm việc, ngày công, nhân sự (đồng phục, thái độ, cung cách phục vụ, dụng cụ phục vụ của nhân viên) - Kiểm ra các thông tin về phòng tiệc, phòng họp, hội nghị. - Sắp xếp phòng tiệc theo yêu cầu của khách. - Kiểm tra vệ sinh, ánh sáng, máy lạnh và các dịch vụ liên quan đến sự kiện. - Bố trí bàn tiệc, cách thức xếp bàn, lựa chọn loại bàn, dạng bàn tiệc phù. - Họp và phân công công việc, trách nhiệm hợp lý cho nhân viên. - Huấn luyện nhân viên mới. - Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên. - Chỉ đạo các trưởng nhóm chuẩn bị phòng tiệc, bàn tiệc chu đáo. - Gặp gỡ và trao đổi với chủ tiệc để triển khai tốt chương trình nghị sự của bữa tiệc. - Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phục vụ, kịp thời xử ký các tình huống xảy ra trong quá trình phục vụ. - Giám sát kỷ luật và thực hiện tốt các biện pháp an toàn lao động. - Quan sát và chăm sóc khách hàng, lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng để có hướng xử lý thích hợp, rút kinh nghiệm cho các bữa tiệc sắp tới. - Kiểm tra phòng tiệc cuối giờ. - Phối hợp với thu ngân để lên hóa đơn thanh toán với khách hàng. - Không ngừng tự nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn. Trang 20
21. - Chấp hành đúng các nội quy của khách sạn, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khác khi được cấp trên phân công. 1.4.4. Bếp trƣởng Tổ chế biến món ăn do bếp trưởng phụ trách với trách nhiệm cung cấp cho bữa tiệc những món ăn chất lượng cao nhất, ngon, lạ, hấp dẫn và vệ sinh.  Chức năng: Quản lý toàn bộ khu vực chế biến bao gồm nhân viên, nguyên vật liệu, trang thiết bị và quy trình chế biến, cung cấp thức ăn.  Nhiệm vụ: - Phân ca, lên lịch làm việc cho nhân viên. - Đảm bảo tính tươi sống của nguyên vật liệu và chất lượng món ăn. - Đảm bảo việc lưu trữ thực phẩm , thức ăn đúng yêu cầu về chất lượng/ - Lập thực đơn và đảm bảo tính hiệu quả của thực đơn đưa ra. - Giám sát quá trình chế biến, nếm thử thức ăn. - Huấn luyện, đào tạo nhân viên chế biến đúng công thức, kỹ thuật. - Nắm vững số lượng thực phẩm dự trù và thực tế sử dụng cho bữa tiệc. - Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. - Phối hợp tốt với bộ phận phục vụ. 1.4.5. Nhân viên phục vụ tiệc Nhân viên phục vụ tiệc thường là nhân viên phục vụ ăn uống của khách sạn, nhà hàng, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho trưởng ca tiệc.  Chức năng: Chấp hành theo sự phân công của trưởng ca tiệc, hội nghị, phục vụ nhu cầu ăn uống của khách.  Nhiệm vụ: - Có mặt nhận ca đúng giờ quy định. - Tác phong, đồng phục chỉnh tề, sẵn sàng phục vụ đúng yêu cầu chuyên môn. - Kiểm tra các thông tin liên quan đến bữa tiệc. - Chuẩn bị tất cả dụng cụ cần thiết cho việc phục vụ tiệc, hội nghị. Trang 21
22. - Thực hiện công tác chuẩn bị phòng tiệc như làm vệ sinh phòng tiệc, vệ sinh dụng cụ. - Đặt bàn theo yêu cầu và đúng kỹ thuật. - Chuẩn bị tất cả các gia vị theo thực đơn đã đặt. - Chuẩn bị các dụng cụ liên quan đến nghi lễ. - Dự hội ý đầu giờ với trưởng ca tiệc, hội nghị. - Phục vụ thức ăn, thức uống cho khách suốt bữa tiệc theo quy trình. - Tuân thủ kỷ luật và thực hiện tốt các biện pháp an toàn lao động trong quá trình phục vụ. - Thu dọn dụng cụ sau khi tiệc kết thúc. - Ghi nhận và báo cáo cấp trên những dụng cụ bể, vỡ, thất thoát vào cuối bữa tiệc. - Kiểm tra an toàn, cháy nổ, vệ sinh phòng tiệc và khu phụ trợ vào cuối bữa tiệc. - Bàn giao cho ca sau (nếu có) 1.4.6. Nhân viên đón tiếp khách Nhân viên đón tiếp khách dự tiệc thường là nhân viên phục vụ của bộ phận nhà hàng. Trong kế hoạch phục vụ bữa tiệc họ được bố trí làm công tác tiếp đón khách đến dự tiệc.  Chức năng: Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đón tiếp khách dự tiệc do trưởng bộ phận tiệc hoặc giám đốc tiệc đặt ra. Hướng dẫn và tiễn khách vào, ra phòng tiệc.  Nhiệm vụ: - Thể hiện tính chuyên nghiệp trong cung cách đón tiếp, lịch thiệp và vui vẻ với khách hàng. - Đi làm đúng giờ, trang phục sạch sẽ, gọn gàng theo quy định. - Tham gia công việc chuẩn bị trước giờ đón khách và phụ giúp công việc thu dọn sau bữa tiệc. - Nắm chắc sơ đồ nhà hàng, tình hình đặt bàn và bố trí chỗ ngồi của khách. Trang 22
23. - Chào đón khách đến dự tiệc theo kế hoạch. Có mặt tại vị trí đón tiếp 10 phút trước giờ khách đến. - Thực hiện nghi lễ đón tiếp theo kế hoạch đã định. - Hướng dẫn khách vào phòng ăn và về bàn ăn đối với những nhân viên đón tiếp trong phạm vi phòng tiệc. - Thông tin cho quản đốc về tình hình khách đến dự tiệc như tỷ lệ khách đến dự tiệc theo giờ quy định là bao nhiêu? - Thăm hỏi, chủ động xin ý kiến của khách, luôn mỉm cười và ý thức làm hài lòng khách hàng. - Ghi nhận các góp ý, than phiền của khách (nếu có) và báo cáo lại cho trưởng ca. - Chấp hành các nội quy, quy định của khách sạn, đoàn kết và hợp tác thực hiện công việc do cấp trên giao. 1.4.7. Nhân viên kỹ thuật Nhân viên kỹ thuật thường là nhân viên phụ trách về thiết bị âm thanh, ánh sáng, điện, điện tử của khách sạn, nhà hàng. Nhiệm vụ chính của nhân viên kỹ thuật là: - Dự trù thiết bị kỹ thuật cần cho bữa tiệc - Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật điện, âm thanh, ánh sáng - Chịu trách nhiệm về hoạt động của thiết bị kỹ thuật trong suốt thời gian bữa tiệc diễn ra. 1.4.8. Nhân viên thu ngân Nhân viên thu ngân là nhân viên kế toán của nhà hàng hay bộ phận tiệc. Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân liên quan đến những công việc sau: - Tổng hợp hàng hóa khách đã sử dụng trong bữa tiệc - Lập hóa đơn thanh toán - Thu tiền khách thanh toán cho bữa tiệc - Làm thủ tục nộp tiền cho phòng kế toán - Lập các báo cáo theo quy định Trang 23
24. 1.5. Trách nhiệm phục vụ tiệc 1.5.1. Bán dịch vụ tiệc Để bán một buổi tiệc thành công, người chịu trách nhiệm về tiệc phải biết phân khúc thị trường là gì, khách hàng tiềm năng muốn gì, làm thế nào để khách sạn có thể cung cấp tốt nhất những dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng cho phù hợp với sản phẩm, dịch vụ và giá cả. Một trong những cách thức kinh doanh hiệu quả nhất là dịch vụ tuyệt hảo của bộ phận kinh doanh tiệc có kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng quản lý. Trưởng bộ phận tiệc có thể tiếp thị chào bán dịch vụ tiệc bằng cách liên hệ với khách hàng tiềm năng qua điện thoại, thư, thăm viếng hoặc thông qua các tổ chức cộng đồng để thiết lập mối quan hệ. 1.5.2. Giữ chỗ trƣớc cho bữa tiệc Để xác định liệu có chổ trống cho một buổi tiệc cụ thể nào không và để giữ phòng cho buổi tiệc mà nhân viên thư ký hay những người quản lý đã bán, người điều phối hay trưởng bộ phận tiệc cần thiết kế một sổ tiệc để ghi nhớ phòng tiệc mỗi ngày, trong đó liệt kê tất cả những phòng tiệc trống, những ngày trống cần bán và chia ra thành những thời điểm cụ thể trong ngày như buổi trưa, buổi chiều để biết được phòng nào, buổi nào đã có tiệc đặt hay chưa. Khi khách hàng đã có quyết định cuối cùng cho ngày và loại phòng tiệc cụ thể, người điều phối tiệc xác nhận là đã ghi chép vào sổ tiệc. Một khoản tiền đặt cọc xác nhận có chữ ký của khách có thể dùng như một giấy phép chính thức cho việc đặt chỗ của họ. 1.5.3. Chỉ định công việc trong phòng tiệc Chuẩn bị phòng tiệc là khâu không kém phần quan trọng. Để triển khai công tác này, cần trả lời những câu hỏi sau đây khi chỉ định công việc: - Những công việc nào cần thực hiện trong phòng tiệc? - Không gian trong phòng tiệc có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và sắp đặt trang thiết bị không? Trang 24
25. - Buổi tiệc yêu cầu bao nhiêu bàn, ghế? - Có bất kỳ sự kiện nào đang được xem xét để chuẩn bị ngay trước hay sau buổi tiệc không? - Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ không? - Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào? Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, một bảng danh mục công việc sẽ được lập và phân công người thực hiện. 1.5.4. Chuẩn bị tiệc Tùy vào quy mô của bộ phận quản lý tiệc mà nhân sự như: giám đốc kinh doanh, giám đốc ẩm thực, giám đốc tiệc, quản lý dịch vụ hội nghị, quản lý dịch vụ tiệc, quản lý dịch vụ nước uống cho tiệc, bếp trưởng và những người quản lý khác sắp xếp phòng tiệc hoặc đại diện của những nhân sự này phải họp mặt thường xuyên để thảo luận về chi tiết của buổi tiệc sắp tới. Trưởng bộ phận tiệc hoàn thành bản kế hoạch theo dõi tiệc cụ thể, liệt kê tất cả những chi tiết cần thiết cho buổi tiệc. Photo ra thành nhiều bản và phát cho tất cả những trưởng bộ phận có liên quan trong quá trình tổ chức tiệc. 1.5.5. Bài trí phòng tiệc Cách thức và quy tắc bày trí phòng tiệc sẽ thay đổi tuỳ theo yêu cầu của buổi tiệc cụ thể. Nói chung, sau khi đã xếp đặt bàn ghế và những thiết bị khác như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, bảng sơ đồ, micrô, bục phát biểu, v.v. vào đúng vị trí, quản lý tiệc, trưởng ca, hay những nhân viên khác phải thực hiện những công việc cụ thể để đảm bảo việc bày trí phòng tiệc đã thật sự hoàn tất. Cũng cần liên hệ lại với khách để xác nhận là không có sự thay đổi nào phát sinh về số lượng khách, cách bố trí chổ ngồi, hay thời gian diễn ra bữa tiệc. Trang 25
26. 1.5.6. Chuẩn bị thức ăn đồ uống cho bữa tiệc Người quản lý tiệc phải phối hợp tốt với bếp trưởng và những nhân viên chế biến khác, những người trực tiếp nấu ăn, chia khẩu phần, và nói cách khác là chuẩn bị thức ăn cho buổi tiệc. Những nhà hàng, khách sạn chuyên đảm nhận tổ chức sự kiện và những bữa tiệc lớn thường sử dụng một dây chuyền chế biến và phân chia thức ăn cho bữa tiệc. Bếp trưởng là người được giao nhiệm vụ tổ chức chuẩn bị tất cả món ăn trong thực đơn tiệc. Trưởng bar là người tổ chức chuẩn bị các loại đồ uống đã được ấn định. Căn cứ vào ngày giờ diễn ra bữa tiệc, khả năng lưu trữ và bảo quản để quyết định thời điểm nhập hàng và nơi tập kết hàng. 1.6. Các yếu tố quyết định của bữa tiệc Để một bữa tiệc có thể tổ chức thành công tốt đẹp, các nhà quản trị cần quan tâm đến những yếu tố quyết định như: - Lượng khách - Đối tượng khách - Địa điểm và diện tích phòng tiệc - Cảnh quan, không gian lưu không - Loại hình và cung cách phục vụ - Chất lượng món ăn - Cách bài trí - Khả năng lựa chọn thực đơn - Giá cả - Cách sắp xếp bàn tiệc - Nơi giữ xe - Các yêu cầu đặc biệt khác 1.7. Các loại hình tiệc 1.7.1. Tiệc ngồi Trang 26
27. Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến ở Việt Nam và cả trên thế giới. Tiệc ngồi thường nguyên tắc và phức tạp hơn tiệc đứng, khách sẽ được phục vụ những món ăn theo thực đơn đã được thống nhất trước giữa chủ tiệc và khách sạn, nhà hàng. Thực đơn tiệc ngồi có ít nhất 5 món ăn. Tuy nhiên ngày nay ở Việt nam một bữa tiệc ngồi thường có từ 6 đến 7 món, thậm chí một số bữa tiệc có số món nhiều hơn. Các món ăn được chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn. Để cho khách hàng dễ có sự lựa chọn, các khách sạn, nhà hàng thường xây dựng thực đơn chọn sẵn với giá cả cố định theo từng thực đơn với cấu trúc món ăn và dinh dưỡng cân đối. Tiệc ngồi là loại tiệc mà khách tham dự được mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi trong bữa ăn. Thời gian phục vụ, chương trình nghi lễ được ấn định trước có sự thống nhất giữa chủ tiệc và người quản lý tiệc. Những bữa tiệc có khách VIP thường có thẻ tên, ghi chức vụ hay học vị. Để thuận tiện cho việc nhận biết chỗ ngồi, giao tiếp thuận lợi, những vị khách quan trọng được bố trí ngồi ở những vị trí trang trọng. Thực đơn tiệc ngồi được lựa chọn cố định và phục vụ theo trình tự từ các món khai vị đến các món chính và cuối cùng là các món tráng miệng. Tiệc ngồi rất chú trọng đến nhân viên phục vụ tại bàn ăn. Do khách được bố trí chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc diễn ra, nên các món ăn và đồ uống được đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn ăn của khách. Để bữa tiệc trở nên hấp dẫn hơn, nên phục vụ mỗi món ăn khác nhau bằng những loại hình phục vụ khác nhau. Thời gian tổ chức tiệc ngồi thường vào giờ ăn chính trong ngày (trưa từ 12h, tối từ 18h, đêm từ 21h). Xét về mặt nghi lễ và cách thức phục vụ thì tiệc ngồi sang trọng hơn tiệc đứng, việc trang trí, chương trình nghị sự, nghi lễ đón tiếp và cách thức phục vụ tỉ mỷ, hấp dẫn hơn. Tuy nhiên khách dự tiệc khó tiếp xúc với người quen do chỗ ngồi khác nhau. Trang 27
28. 1.7.2. Tiệc Buffet Loại hình buffet là loại tiệc của phương Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển ít ra phổ biến từ đầu thế kỉ XIX. Song mãi đến năm 1939, từ buffet, từ tiếng Anh bắt đầu xuất hiện khi Thụy Điển tổ chức triển lãm về thực phẩm Thụy Điển ở NewYork, người Pháp đọc là buýp - phê. Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi người. Thế nhưng, hiểu buffet là gì để ăn cho đúng cách là điều không ít người băn khoăn, kể cả những người đã thấy, đã ăn. Tiệc Buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức đứng hay ngồi. Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người cùng một thời gian, một diện tích so với tiệc ngồi. Buffet có cái hay vì nó tạo rất nhiều cơ hội để thực khách giao tiếp với nhau, vì nhất là những buổi tiệc có tính chất xã giao. Thời gian ăn buffet có thể kéo dài là vì vậy. Tiệc buffet được sử dụng cho cả tối (Buffet dinner) và bữa trưa (Buffet- lunch). Tiệc buffet đứng, có nhiều món ăn. Các món ăn nóng được để trong lồng hấp nóng, khách tự lấy thức ăn. Có khi tiệc buffet đứng nhưng có thể kê bàn ghế để khách lấy thức ăn đến ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ. Một kiểu biến tấu thú vị là buffet kinh doanh. Thay vì phải phục vụ khách hàng bằng nhiều món ăn khác nhau vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, một số nhà hàng kinh doanh theo nhiều dạng buffet trưa, buffet chiều, buffet sáng, buffet dạ tiệc. Do là một tiệc theo kiểu phương Tây nên thức ăn cũng có các món đặc trưng, đa số là các món Tây, món Âu. Tuy nhiên dần dần buffet cũng được biến thể thành tiệc của người Việt như có những tiệc buffet chay, buffet ngọt, buffet các món Việt thuần túy . 1.7.2.1. Lợi ích của tiệc Buffet Như đã trình bày ở trên, việc tổ chức tiệc Buffet phong phú về hình thức, đa dạng về thức ăn và đồ uống. Mỗi nhà hàng, khách sạn có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với yêu cầu của thực khách. Điều quan trọng đối với người quản lý tổ chức phục vụ tiệc Buffet cần phải nhận thức ra những thuận lợi để lập Trang 28
29. kế hoạch chi tiết, phân công các bộ phận theo đúng chức năng công việc. Có như vậy, công tác tổ chức phục vụ tiệc Buffet mới diễn ra một các liên hoàn và gây nhiều hiệu ứng tốt. Việc tổ chức phục vụ tiệc Buffet mang lại những lợi ích sau: - Tiết kiệm chi phí nhân công: Do tổ chức phục vụ tiệc Buffet theo hình thức tập trung với đồ ăn, thức uống, số lượng khách đã xác định trước và khách tự phục vụ (tự lấy thức ăn đồ uống cho mình theo sở thích, khẩu vị) nên đây là điều kiện thuận tiện để nhà hàng, khách sạn có thể giảm số lượng nhân viên phục vụ bữa tiệc. Từ đó giảm được chi phí nhân công. - Tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh của khách sạn, nhà hàng: Tiệc Buffet thường được chú trọng, nhấn mạnh đến yếu tố văn hóa, yếu tố cái đẹp nên yêu cầu về cách bố trí bữa tiệc phải gọn gàng, giới thiệu được các món ăn, thức uống theo cách riêng hấp dẫn và ngoạn mục là một trong những yêu cầu tiên quyết. Bên cạnh đó, việc đầu tư trang trí phòng tiệc, bài trí món ăn, đồ uống cần phải công phu, hấp dẫn. Những vấn đề nêu trên tạo sự ấn tượng đối với khách hàng. Hệ quả của nó chính là giúp khách sạn, nhà hàng có thể quảng bá thương hiệu của mình, thực hiện phương châm biến “khách hàng mới thành khách hàng quen, khách hàng quen kéo theo khách hàng mới”. - Khách dễ giao lưu: Do tiệc Buffet không bố trí chỗ ngồi cố định nên khách tham dự có thể đi lại giao lưu với nhau thuận tiện. - Lợi nhuận cao: Cách thức tổ chức hấp dẫn, trang trí cầu kỳ và thực đơn phong phú dễ dàng cho phép khách sạn, nhà hàng đưa ra mức giá cao hơn các loại tiệc khác dễ được sự chấp thuận của khách và từ đó thu được lợi nhuận cũng cao hơn. - Phương pháp phục vụ đơn giản: Do đặc điểm của tiệc Buffet là khách tự phục vụ là chính nên nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên phục vụ là rót đồ uống và thu dọn chén, ly, dĩa .v.v. Điều này giúp cho khách sạn, nhà hàng hạn chế những lời phàn nàn của khách về cung cách phục vụ của nhân viên. Trang 29
30. - Không bị lãng phí thời gian: Tiệc Buffet không nhất thiết tất cả khách mời phải nhập tiệc cùng lúc, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng đến, cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc. - Không mất thời gian bày biện dụng cụ ăn uống trên bàn ăn: Tiệc Buffet thường sắp xếp sẵn dụng cụ ăn uống tại một quầy cố định và khách tự lựa chọn dụng cụ thích hợp với món ăn. Do vậy nhân viên phục vụ không cần thiết phải bày bàn ăn. - Thời gian bữa ăn không kéo dài: Do không phải phục vụ cho từng khách theo từng món, mà khách tự chọn thức ăn nên thời gian bữa ăn được rút ngắn rất nhiều, điều này có lợi cho khách sạn nhà hàng trong việc thu dọn và quay vòng diện tích nhà hàng nhanh hơn. 1.7.2.2. Hạn chế của tiệc Buffet Bên cạnh những thuận lợi có được, tổ chức phục vụ tiệc Buffet cũng có những hạn chế nhất định. Xác định những khó khăn để khắc phục, hạn chế sai sót có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào là cách tốt nhất nhằm nâng cao chất lượng bữa tiệc. Những hạn chế đó là: - Khả năng lãng phí thức ăn: Đặc điểm của tiệc Buffet là số lượng thức ăn nhiều có thể từ 20, 30 món cho tới hàng trăm món. Nếu tổ chức tiệc Buffet để bán vào các ngày lễ, có thể nhà hàng, khách sạn khó dự tính chính xác nguồn khách và khó dự trù thực phẩm nên tình trạng lãng phí sẽ xảy. Ngoài ra sự phối hợp giữa các nhân viên, các bộ phận không tốt sẽ gây nên tình trạng trên. Do vậy trước khi lên thực đơn cần chú ý tới đặc điểm đối tượng khách, nếu khách là thương gia, nhà quản lý, các nguyên thủ tham dự tiệc Buffet chủ yếu tập trung đầu tư yếu tố “cái đẹp” (chất), ngược lại đối với đối tượng khách là công nhân thì chú trọng yếu tố lượng .v.v. - Khả năng duy trì chất lượng một số món ăn thấp: Loại thức ăn thích hợp với tiệc Buffet thường dễ hư hỏng. Phương pháp trình bày tại phòng có nhiệt độ trung bình thường sẽ làm tăng khả năng hư hỏng thức ăn (các món ăn nguội được chế biến sẵn). Trang 30
31. - Giá cao: Tiệc Buffet có nhiều món ăn và thức uống cũng như trang trí tốn kém nên thường có giá cao hơn các loại tiệc khác. Việc định giá cho một bữa tiệc Buffet thường khó hơn các loại tiệc khác. - Chi phí cao: Một khó khăn nữa phải kể tới đó là thức ăn của tiệc Buffet thường sử dụng gia vị nấu nướng chủ yếu là dầu mỡ và nhiều loại nước chấm và các loại sốt khác nhau nên nó chiếm phần lớn thời gian đầu tư cho việc chế biến và trang trí. Bên cạnh đó, những món ăn trong tiệc Buffet chỉ thích hợp với giá cao nên đối tượng khách phần nào bị giới hạn và để trình bày món ăn hấp dẫn thì cách trang trí món ăn sẽ làm tăng chi phí thực phẩm và chi phí lao động. - Cần thiết nhiều dụng cụ: Tiệc Buffet cần rất nhiều dụng cụ chứa đựng thức ăn và dụng cụ cá nhân, bởi có nhiều món và nhiều dụng cụ ăn uống do khách lấy thức ăn nhiều lần mà không sử dụng lại dụng cụ đã dùng món trước. 1.7.2.3. Tiệc ngồi Buffet Buffet ngồi là loại tiệc sang trọng và vì thế phổ biến ở các nước. Đặc điểm quan trọng nhất của tiệc ngồi Buffet là khách dự tiệc được bố trí, sắp xếp chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc. Khách tự lên quầy lựa chọn thức ăn và đồ uống mang về bàn ngồi ăn. Chính vỉ được bố trí chỗ ngồi, nên khách có thể giao tiếp với nhau khi lấy thức ăn và có thể ngồi lại ở một bàn khác khi muốn giao lưu với người quen. Trong những trường hợp đặc biệt, khách VIP có thể được nhân viên phục vụ một số món ăn tại bàn mà không nhất thiết phải lên quầy lấy thức ăn. Thời gian tiệc ngồi thường dài hơn tiệc đứng. Trang 31
32. 1.7.2.4. Tiệc đứng Buffet Trong trường hợp phải phục vụ một số lượng lớn thực khách với thời gian ngắn thì loại hình tiệc đứng là rất thích hợp. Đặc diểm quan trọng của loại tiệc này là thực khách tự phục vụ lấy, tự chọn thức ăn mà mình thích. Các thức ăn được bày ra tất cả cùng lúc trên một quầy cố định và thường gọi là quầy Buffet. Thực khách có thể tự do đi lại gặp gỡ, nói chuyện với nhau và tự chọn món ăn nào mình thích và ăn nhiều ăn ít tùy mình, chứ không áp đặt theo khẩu phần như truyền thống ăn phương Tây. Điều tiện lợi nhất là không bị lãng phí thời gian, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc. Điều tiện lợi thứ hai là không cần người phục vụ hay đúng ra là không cần nhiều người phục vụ tại bàn ăn mà chỉ cần người phục vụ làm thức ăn, đồ uống sao cho kịp thời, và như thế việc nấu hoặc mua đồ ăn sẵn là quan trọng nhất. Ngày nay tiệc đứng giành được chỗ của loại hình tiệc ngồi long trọng do nó giải quyết được nhu cầu năng động, tiết kiệm thời gian của mỗi cá nhân thời hiện đại. Trong bữa tiệc, các khách mời có cơ hội gặp gỡ tay bắt mặt mừng với nhau, quyền chủ động thuộc về cá nhân, muốn đến, muốn đi bất cứ lúc nào. Món ăn dùng trong các bữa tiệc đứng phải đáp ứng được 3 yêu cầu: nhỏ, gọn, dễ ăn, gia vị nêm nếm không phức tạp; đẹp, ngon, bắt mắt. Một bữa tiệc đứng cần có 3 loại món hoàn chỉnh: món mặn, món ngọt và nước uống (thường là cocktail). Trong tiệc đứng, người phục vụ rất ít do đó các dụng cụ ăn uống cũng thật đơn giản để mỗi khách tham dự tự phục vụ dễ dàng. Trung bình, một bữa tiệc đứng có khoảng 10 món với 7 món mặn, 3 món ngọt và khoảng từ 3 – 5 loại nước giải khát. Sang và cao cấp có thể đến hơn 20 món với tỷ lệ các món mặn – ngọt phù hợp. Có ba loại tiệc đứng chủ yếu là: - Tiệc đứng dùng dao và nĩa (tiệc đứng tại bàn) - có chỗ ngồi xung quanh: đây là bàn khách quay lại ngồi sau khi đã lựa chọn thức ăn cho mình. Trang 32
33. - Tiệc đứng dùng nĩa đứng ăn: thường là tiệc mà các món ăn được chuẩn bị theo cách mà khách không cần dao (có thể có một số ghế ngồi). - Tiệc đứng dùng tay – đứng ăn: khách tự lấy đồ ăn không dùng tới dụng cụ dao nĩa (thức ăn được chuẩn bị thành những miếng có kích thước nhỏ, và có thể có một số ghế ngồi) Tóm lại, Tiệc đứng còn gọi là loại hình tiệc tự phục vụ (self service). Đồ ăn được sắp đặt rất hấp dẫn trên những bàn ăn dài trang trí bắt mắt, các món ăn được phân loại và xếp theo thứ tự từ món khai vị đến tráng miệng. Món súp thường chuẩn bị trong âu lớn (soup tureen) và món khai vị nóng thì đặt trong các đĩa hâm (chaffing dishes) để giữ nóng. Các dụng cụ khác như: đĩa, chén, đặt ngay trên bàn buffet. Thay vì nhân viên nhà hàng phục vụ khách, khách phải tự tới bàn buffet lấy đĩa, dụng cụ ăn và khăn, để tự lựa chọn theo ý mình. 1.7.2.5. Tiệc Buffet Việt hóa Ngày nay ở các khách sạn lớn Việt nam tiệc Buffet thường được tổ chức nhân dịp các sự kiện. Cách dọn món ăn sẵn đầy đủ cho thực khách tự chọn là cách dọn mâm cỗ hay mâm cơm của Việt Nam. Thay vì dọn từng món hay theo từng khẩu phần ăn phương Tây, buffet rất giống cách dọn cỗ hay cơm của Việt Nam, tất cả các món ăn đều được bày ra. Thực khách thích ăn món nào chọn gắp món ăn đó. Đây là đặc điểm chung rất quan trọng Đông và Tây gặp nhau. Ở Việt Nam, các món ăn trong tiệc Buffet nên mang tính Việt cao. Số lượng món ăn trong tiệc Buffet tối thiểu là 9 món và người ta thường dùng số lẻ hoặc mỗi loại thực phẩm chỉ nên chế biến ra 3 món ăn. Các món ăn là món ăn Việt Nam hoặc thuần Việt hoặc được Việt hóa cao, lấy tự nhiên làm gốc. Cụ thể: - Trước hết các món ăn chủ yếu được chế biến từ gạo. - Các món ăn chủ yếu dùng nước mắm để nêm và chấm. - Các món ăn ít dầu mỡ. Trang 33
34. - Các món ăn chủ yếu là luộc, hấp, tươi sống, phần lớn xắt nhỏ, nhiều chất, nhiều vị. - Các món ăn dùng gia vị tự nhiên như hành, tỏi, sả, nghệ, rau thơm, có tính bài thuốc, tính lành. - Các món ăn nhiều rau, củ. Cách trình bày trang trí trong bữa tiệc Việt thường đậm đà bản sắc dân tộc. Chẳng hạn: - Nên dùng các đồ bếp Việt, những hình ảnh nồi đất, đũa cả, đũa mun, muỗng, thìa, rổ, rá, mẹt, chày, cối - Nên dùng các đồ dùng ăn uống của Việt Nam, nên dùng bát đĩa, đũa Việt cùng các ấm tích Việt, sản xuất tại Việt Nam. - Trang trí khu Buffet sao mang tính Việt cao. - Ẩm thực Việt lấy tự nhiên làm gốc, nên khi trang trí khu buffet cũng thể hiện tính tự nhiên, hoặc thay bằng một góc đồ bếp Việt, ít dùng đồ kim khí, chủ yếu dùng nồi đất, ấm tách, chai lọ, rổ rá hoặc dùng các các đồ dùng để ăn từ nồi đất, mẹt, với lá chuối lót. - Trang trí góc bếp của tiệc Buffet Việt như: Trưng bày các hương vị, gia vị tự nhiên, như củ hành, củ tỏi, củ nghệ, củ cà rốt, v.v.v - Nhân viên phục vụ mặc trang phục Việt, đặc biệt là những trang phục truyền thống của từng địa phương. 1.7.3. Tiệc Cocktail Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi chiêu đãi họp mặt. Tiệc Cocktail đã ngày càng được phổ biến và trở thành một nét sống mới trong các nhà hàng, khách sạn lớn. Sang trọng và nhẹ nhàng, một buổi tiệc Cocktail thông thường là loại hình tiệc đứng, số lượng khách đông. Trong các khách sạn, trong nhà hay trong sân vườn rộng đều là những không gian lý tưởng cho một buổi tiệc Cocktail. Trang 34
35. Tiệc Cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thưởng thức đồ uống nhiều hơn ăn, không đặt dao, muỗng, nĩa. Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều được cắt thành từng miếng vừa vặn. Thông thường các bữa tiệc được tổ chức vào buổi trưa hay tối, với số khách tối thiểu 12 người, và từ 6 món trở nên. Tiệc Cocktail không cần thiết phải có diện tích rộng, vì lượng khách dự tiệc thường không đông như những loại tiệc khác. Nên xếp đặt khu vực thức ăn và thức uống riêng để khách dễ dàng chọn lựa. Tuy đây là buổi tiệc đứng nhưng nên xếp vài chiếc ghế sát vách tường cho khách ngồi khi cần thiết. Sử dụng loại bàn tròn, cao để khách có thể đặt thức ăn và đứng trò chuyện. Đặc điểm của tiệc cocktail là tiệc nhẹ với thức uống là các loại cocktail và thức ăn là các loại thức ăn dùng bằng tay (finger food). Có ba loại cocktail cơ bản dùng trong tiệc: uống khai vị, uống giải khát khi ăn và uống sau khi ăn. Cocktail khai vị thường là các loại có vị chua để kích thích vị giác. Cocktail giải khát là loại được pha chế từ nước trái cây. Uống sau khi ăn là loại cocktail có vị ngọt ngào, béo và giúp tiêu vị. 1.7.4. Tiệc trà, tiệc hội nghị Tiệc trà (tea party): được coi là tiệc ngọt, có thể tổ chức vào buổi chiều hoặc buổi sáng (buổi chiều là phổ biến). Thực đơn tiệc trà nhẹ nhàng, đơn giản, gồm bánh kẹo, hoa quả, trà, cà phê, nước giải khát. Tiệc này thường được xếp theo hình thức ngồi xa-lông. Nội dung trong tiệc trà là để gặp gỡ, giao lưu, nói chuyện về những vấn đề văn hoá, xã hội, mỹ thuật. Tiệc trà thường được tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, hay phu nhân các vị quan chức cấp cao chiêu đãi ngoại giao các vị khách nữ. Là một loại tiệc nhẹ được diễn ra trước khi hội nghị bắt đầu, thực đơn chủ yếu là trà, café, sữa, bánh ngọt, trái cây Phục vụ tiệc buffet dạng này công việc rất nhẹ nhàng chỉ có đi thu dọn đồ dơ của khách rồi đem vào bên trong. Một số nhân viên đứng tại chỗ rót café, sữa cho khách, Trang 35
36. Các phòng họp với đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng được các yêu cầu tổ chức hội nghị từ 12 đến hàng nghìn người. Giá phục vụ hội nghị có thể tính trọn gói hoặc từng phần tùy theo yêu cầu của khách. Giá trọn gói hội nghị bao gồm: - Phòng họp - Giấy, bút viết - Nước lạnh và kẹo bạc hà - Bảng kẹp giấy, bảng viết, mic không dây - Giải khát giữa giờ (trà, cà phê, bánh ngọt, và trái cây theo mùa) - Ăn trưa/tối tự chọn Cách bày bàn cho tiệc hội nghị không giống như tiệc Buffet hay tiệc cưới. Tiệc hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc. Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều người sắp xếp ghế ngồi cho phù hợp với số lượng khách là điều quan trọng mà phải hợp tính thẫm mĩ có thể chia ra hai dãy hoặc ba dãy. 1.7.5. Quốc yến Ngoài các loại hình tiệc nêu trên, còn có Quốc yến là loại Tiệc chiêu đãi. Loại tiệc này là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến. Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hoá. Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hoá ẩm thực. Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất. Tiệc này thường do Nguyên thủ quốc gia chiêu đãi trong các dịp Nguyên thủ quốc gia nước ngoài đến thăm Nhà nước, thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan trọng. Quốc yến thường là tiệc ngồi, được tổ chức chu đáo, trọng thị. Nhiều nước cử quốc thiều trước khi tiệc bắt đầu; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng gồm những món ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp, món chính, tráng miệng, đồ uống gồm rượu sâm- panh, rượu dân tộc, rượu truyền thống, rượu vang, rượu thơm Trang 36
37. (lúc kết thúc), phòng tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng; thời gian tổ chức Quốc tiệc thường vào buổi tối, cũng có thể tổ chức vào buổi trưa, nhưng vào buổi tối trọng thị hơn, khách dự tiệc mặc trang phục sang trọng, lịch sự. 1.8. Các sự kiện tổ chức Tiệc Các bữa tiệc thường diễn ra gắn liền với các sự kiện quan trọng trong đời sống xã hội. Khi xã hội ngày càng phát triển thi nhu cầu tổ chức tiệc càng lớn. Đặc biệt với tầng lớp doanh nhân giàu có và những người có địa vị xã hội quan trọng. Một số sự kiện thường là lý do để tổ chức các bữa tiệc như: - Hội nghị, hội thảo - Khai trương, khánh thành - Kỷ niệm ngày thành lập - Tiệc cưới, hỏi - Tiệc sinh nhật - Tiệc mừng thọ - Tiệc vinh quy bái tổ - Tiệc tổng kết năm - Tiệc mừng xuân mới - Họp báo - Triển lãm - Bán đấu giá - Biểu diễn thời trang - Giới thiệu sản phẩm - Tiệc chiêu đãi - V.v . Các doanh nghiệp khách sạn, nhà hàng tổ chức tiệc dựa vào nhu cầu xã hội gắn liền với các sự kiện trên để đặt ra các chiến lược chiêu thị, khai thác nguồn khách đặt tiệc. Sau đây là sơ đồ gắn liền các sự kiện với khả năng tổ chức dịch vụ tiệc của các khách sạn, nhà hàng: Trang 37
38. Chiêu đãi Khai trương Mừng thọ Hội nghị Gia đình Công ty Cưới, hỏi Giới thiệu sản phẩm Kỷ niệm Sự kiện khác ĐẶT HÀNG SỰ KIỆN Sinh nhật ĐỐI TÁC Ăn mừng TỔ CHỨC Cá nhân Chiêu đãi Mô hình 1: Mô hình các sự kiện thường tổ chức tiệc 1.9. Câu hỏi và bài tập 1. Tại sao các khách sạn, nhà hàng hiện nay rất chú trọng việc khai thác loại hình kinh doanh phục vụ tiệc? 2. Những loại hình tiệc nào phổ biến nhất hiện nay? Nêu đặc điểm của các loại tiệc đó! 3. Trình bày trách nhiệm của những người làm công tác quản lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc! 4. Cho biết những sự kiện nào thường gắn liền với nhu cầu tổ chức Tiệc. 5. Phỏng vấn một nhân viên điều phối tiệc của một khách sạn. Yêu cầu họ xác định thị trường tiệc nào mà khách sạn đang kinh doanh. Ngoài ra yêu cầu họ mô tả những buổi tiệc được tổ chức thành công gần đây và những buổi tiệc gần đây có phát sinh nhiều vấn đề. Trang 38
39. 6. Liên lạc bộ phận tiệc của một khách sạn và hỏi xin bản copy các tài liệu tiếp thị tiệc, hợp đồng mẫu, thực đơn cũ, những trang lịch ghi nhớ phòng tiệc, và giấy theo dõi tiệc cụ thể. Dùng những mẫu này để làm một bản kiểm tra có thể dùng như bảng hướng dẫn tổ chức những buổi tiệc thành công. 7. Phỏng vấn một đầu bếp tiệc và tìm ra những loại vấn đề nào phát sinh khi việc giao tiếp thất bại giữa bộ phận tiệc và bộ phận kinh doanh tiệc. Ngoài ra, hỏi thêm những vấn đề nảy sinh khi khách hàng yêu cầu những món ăn không có trong thực đơn tiệc và cách giải quyết những vấn đề này như thế nào. Yêu cầu tìm ra những loại món ăn không thể thực hiện cho dịch vụ tiệc. Trang 39
40. CHƢƠNG 2. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TIỆC Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng:  Giải thích được mục đích của việc lập kế hoạch.  Trình bày được nội dung kế hoạch tổ chức tiệc.  Nhận biết các yêu cầu và nguyên tắc về nhận tiệc, đàm phán ký hợp đồng phục vụ tiệc với khách hàng, về vai trò của việc lập dự toán ngân sách tiệc, những vấn đề liên quan đến lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc.  Phân biệt được các loại hình phục vụ và lựa chọn dạng bàn thích hợp.  Trình bày được các nguyên tắc lựa chọn thức ăn, đồ uống cho thực đơn tiệc.  Lập được kế hoạch phục vụ tiệc.  Hình thành được tư duy và thói quen làm việc với thái độ có tinh thần trách nhiệm của người quan lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc. 2.1. Mục đích lập kế hoạch tổ chức tiệc Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tất cả những người làm quản lý đều phải hoạch định. Một bản kế hoạch cho chúng ta biết được: - Kết quả đạt được trong tương lai thông qua mục tiêu đặt ra trong kế hoạch đó. - Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị. - Phối hợp mọi nguồn lực của doanh nghiệp hữu hiệu hơn. - Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp. - Nắm vững những nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các vị trí quản lý khác. - Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi môi trường kinh doanh. - Biết rõ làm việc gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Lám như thế nào? Trang 40
41. - Là yếu tố quan trọng để đảm bảo bữa tiệc thành công. - Giúp nhà tổ chức khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của bữa tiệc. - Thấy trước được những công việc phát sinh mâu thuẫn. - Nhà tổ chức tiệc có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. - Giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án thực hiện. - Xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án. - Giúp Nhà tổ chức quán triệt được mục đích, nhiệm vụ, nội dung và những hoạt động, biện pháp cụ thể, và tổ chức thực hiện chúng. Như vậy, việc lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các nhà quản trị, cho dù họ ở vị trí nào trong tổ chức doanh nghiệp. Người ở vị trí cao thì lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược, người ở vị trí thấp thì lập kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cụ thể, kế hoạch tác nghiệp. 2.2. Nội dung kế hoạch tổ chức tiệc Để bữa tiệc được tổ chức thành công mỹ mãn, cần có bản kế hoạch tổng thể và các kế hoạch chi tiết. Kế hoạch tổ chức cần bảo đảm đầy đủ chi tiết những nội dung sau đây: - Kế hoạch ngân sách - Kế hoạch chương trinh nghi lễ - Kế hoạch cơ sở vật chất, thiết bị - Kế hoạch nhân sự - Kế hoạch thời gian - Kế hoạch nguyên vật liệu - Kế hoạch mua sắm - Kế hoạch tập hợp các nguồn lực - Kế hoạch trang trí - Kế hoạch đón tiếp - Kế hoạch phục vụ 2.3. Nhận đặt tiệc Trang 41
42. 2.3.1. Nguồn đặt tiệc Khách sạn, nhà hàng nhận tổ chức phục vụ tiệc từ các nguồn thông tin khách nhau. Một số nguồn khách có thể là: - Khách hàng liên hệ trực tiếp hoặc khách sạn, nhà hàng liên hệ với khách hàng để nắm bắt nhu cầu tổ chức - Thông tin từ Ban giám đốc qua các mối quan hệ với đối tác, với các cơ quan, đơn vị và cá nhân. - Thông tin từ bộ phận lễ tân tiếp nhận khách hàng đặt tiệc. - Thông tin qua mail hoặc website. Khi có nguồn khách đặt tiệc, thư ký bộ phận tiệc ghi nhận thông tin của khách vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu đã in sẵn của khách sạn nhà hàng. Trường hợp khách hàng không cung cấp đủ thông tin thì thư ký liên hệ với khách hàng để nhận được đầy đủ thông tin và cập nhật vào phiếu thông tin. Khi tiếp nhận thông tin, thư ký phải xem xét các thông tin và so sánh năng lực phục vụ của khách sạn, nhà hàng với yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp năng lực của khách sạn, nhà hàng không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì tùy theo khả năng mà thư ký trả lời và giải thích cho khách một cách thuyết phục. Trong trường hợp không đáp ứng nhu cầu khách hàng do hết chỗ, thiếu diện tích, thiếu nhân viên, giá thấp, v.v thì thư ký báo cáo Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo và truyền đạt thông tin phản hồi cho khách hàng biết. Nếu khách không đồng ý phương án do Ban giám đốc chỉ đạo thì thư ký nên giới thiệu cho khách một địa điểm khác tương tự và hẹn sẽ được phục vụ quý khách vào những dịp gần nhất. 2.3.2. Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc - Họ tên chủ tiệc - Địa chỉ, điện thoại - Ly do tổ chức (loại tiệc) - Ngày giờ tổ chức, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Trang 42
43. - Tổng số khách, đối tượng, thành phần khách - Trẻ em - Số suất đặt ăn - Giá suất ăn - Giá đố uống - Thực đơn ăn - Thực đơn uống - Loại hình phục vụ - Tổng số tiền dự kiến - Loại bàn, dạng bàn - Hình thức trang trí - Số suất ăn dự phòng - Các yêu cầu về trang trí, âm thanh, ánh sáng - Chương trình nghi lễ - Dịch vụ kèm theo: Phòng nghỉ, giữ xe, tham quan, giải trí - Hình thức thanh toán - Người thanh toán - Số tiền đặt cọc - Ngày điều chỉnh cuối cùng 2.3.3. Sổ đặt tiệc Sổ đặt tiệc là tài liệu quan trọng đối với các nhà quản trị với mục đích: - Ghi chép thôn tin về khách hàng đặt tiệc. - Theo dõi lượng khách và thời gian khách đặt tiệc trong ngày, tuần, tháng. - Làm cơ sở cho việc bố trí và sắp xếp các nguồn lực cần thiết cho từng bữa tiệc. Sổ đặt tiệc được thiết kế đơn giản và do thư ký bộ phận tiệc quản lý. Sổ đặt tiệc chứa đựng những thông tin sau: - Ngày tháng và giờ tổ chức tiệc do khách đặt. - Họ tên khách hàng đặt tiệc. Trang 43
44. - Số lượng khách, số lượng bàn khách dự kiến. - Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc. - Sổ đặt tiệc có thể thiết kế theo dạng các cột ghi các thông tin căn bản nhất trước khi ký hợp đồng hoặc mở từng trang sổ lớn, mỗi ô là 1 buổi trong ngày. SỔ THEO DÕI ĐẶT TIỆC Tháng 10 năm 2011 TT Tên khách hàng Ngày tổ Giờ tổ Số lƣợng Ghi chú chức tiệc chức tiệc khách 1 Nguyễn Văn 12/3 17h00 300 Tầng trệt Tuấn 0908123 2 Lê Thị Thắm 12/3 17h00 500 Lầu 1 090345 SỔ THEO DÕI ĐẶT TIỆC Tháng 5 năm 2012 Ngày 01.5 Ngày 01.5 Nguyễn Tuấn Tú Trần Công Lý Trưa 11h00 Chiều 17h00 300 khách 500 khách Nhà hàng Hoa Hồng Nhà hàng Hoa Hồng Đặt cọc 2.000.000 đ Đặt cọc 2.000.000 đ ĐT: 0913.271.465 ĐT: 0903.566.577 Hẹn 06.5 làm hợp đồng Hẹn 06.5 làm hợp đồng Ngày 02.5 Ngày 02.5 Nguyễn Tuấn Tú Lê văn Tám Trang 44
45. Trưa 11h00 Chiều 17h00 100 khách 400 khách Nhà hàng Hoa Sứ Nhà hàng Hoa Hồng Đặt cọc 1.000.000 đ Đặt cọc 2.000.000 đ ĐT: 0908.187555 ĐT: 123.345.655 Hẹn 07.5 làm hợp đồng Hẹn 06.5 làm hợp đồng 2.4. Đàm phán và ký hợp đồng tổ chức tiệc Công việc đàm phán thực chất là công tác tư vấn và thỏa thuận, thống nhất với khách hàng về những thông tin liên quan đến tổ chức tiệc. Công việc này do thư ký bộ phận Tiệc thực hiện với những nội dung sau: - Thương thảo với khách hàng về yêu cầu và cách thức tổ chức. - Tư vấn cho khách hàng về thực đơn, số bàn ăn cần đặt, giá cả - Soạn thảo hợp đồng. Sau khi đã thống nhất với khách hàng, thư ký ghi các thông tin vào hợp đồng mẫu in sẵn. - Trình trưởng phòng Kinh doanh xem xét tính hợp lý, hợp pháp, đầy đủ của hợp đồng. - Trưởng phòng kinh doanh ký nháy và trình Ban Giám đốc ký. - Hợp đồng được lập thành 03 bản, 01 bản gửi cho khách hàng, thư ký giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phòng kế toán. - Hướng dẫn khách hàng đặt cọc tiền lần thứ nhất. - Hẹn khách từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra đến điều chỉnh số bàn cần đặt và đặt cọc lần hai (nếu cần thiết theo quy định nội bộ của khách sạn hoặc nhà hàng. Trường hợp khách hàng không chịu đặt cọc theo quy định của khách sạn, nhà hàng, thư ký báo cáo với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến của Giám đốc mà khách vẫn không chịu đặt cọc thì hợp đồng được hủy bỏ. Trang 45
46. 2.5. Dự toán ngân sách bữa tiệc Đây là khâu quan trọng tiếp theo, hãy xác định ngân sách của chủ tiệc là bao nhiêu. Làm việc với chủ tiệc để xác định rõ họ chỉ đặt phần đồ ăn, đồ uống hay bao gồm trọn gói các dịch vụ khác trong suốt bữa tiệc. Khi dự toán ngân sách nên tránh việc thiếu hụt đồ ăn, thức uống gây ấn tượng không tốt cho khách mời, cũng không nên để đồ dư thừa lãng phí, thâm hụt ngân sách. Việc xác định trước số lượng khách mời để chuẩn bị một lượng vừa đủ không có gì là quá khó khăn, chúng ta cần dự trù trước khoàn dự phòng cho những khoản có thể phát sinh. Chi phí hoạch toán phải bao gồm khoản cố định và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và chi phí phục vụ. Dự trù ngân sách trong tổ chức tiệc hay bất kỳ một sự kiện nào là nhân tố mang tính quyết định. Khách hàng thường không bao giờ cung cấp cho nhà tổ chức một ngân sách chính xác. Họ thường dựa vào giá cả do khách sạn, nhà hàng đưa ra để dự tính số tiền họ có thể chi trả. Vì vậy, cần xác định những gì họ đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đưa ra một kế hoạch ngân sách phù hợp với khả năng chi trả của khách. Khoản chi phí lớn nhất thông thường trong một kế hoạch về ngân sách là chi phí ăn uống, khấu hao cơ sở vật chất và chi phí cho giải trí (ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật, ) cũng là một khoản chi phí đáng kể. 2.6. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Nếu trong một sự kện, khách hàng chịu trách nhiệm về địa điểm thì chúng ta chỉ phải lo khâu tổ chức phục vụ tiệc mà thôi. Tuy nhiên, phần lớn khách hàng sẽ đặt tiệc ở những khách sạn, nhà hàng có khả năng tổ chức tiệc bao gồm cả địa điểm. Sẽ vô cùng thuận lợi nếu doanh nghiệp chúng ta là một khách sạn hay một trung tâm hội nghị nổi tiếng, vì khâu tổ chức và phục vụ tiệc ở đây đã được chuyên nghiệp hóa. Những khách sạn, nhà hàng chuyên nghiệp còn có thể tư vấn cho khách hàng về đồ ăn, thức uống và đặt tiệc như thế nào để tiết kiệm ngân sách, Nhưng nếu chúng ta tổ chức ở một địa điểm khác theo yêu cầu của khách hàng (như tiệc khánh thành tại nhà máy, tiệc tất niên cho những công Trang 46
47. nhân chẳng hạn, hoặc tiệc ngoài trời trong khuôn viên công ty của khách hàng) thì có rất nhiều điều để chúng ta phải lưu ý khi lựa chọn địa điểm. Những điều cần tham khảo khi lựa chọn địa điểm là: - Loại hình tiệc: Việc cần làm đầu tiên là tìm hiểu mục đích mà bữa tiệc đó cần đạt được để dễ dàng xác định loại hình tiệc, đó là bữa ăn chính hay là tiệc cooktail, tiệc nhẹ giữa giờ hội nghị (breakfast) nhẹ nhàng, ăn theo thực đơn (set menu) hay buffet Tiệc phải trang trọng hay cần tạo sự gần gũi, thân thiện, điều này còn có ích cho việc chọn thực đơn và bố trí bàn tiệc. Ví dụ một buổi tiệc cần sự giao lưu, găp gỡ thân mật thì nên kê dãy bàn dài, tổ chức tiệc đứng, để khách tự do lựa chọn món ăn và gặp gỡ nhau. Trong một bữa tiệc có nhiều thành phần tham dự thì nên chia thành khu riêng, sắp xếp chỗ ngồi trước cho khách VIP. Những yêu cầu này đều liên quan đến diện tích, kiến trúc của phòng tiệc. Hoặc một bữa tiệc ngoài trời thì các điều kiện địa hình, thời tiết là hết sức quan trọng. - Loại hình phục vụ: Loại hình phục vụ liên quan đến cách thức phục vụ từng món ăn, đồ uống. Các loại món ăn trong thực đơn tiệc sẽ quyết định cách thức phục vụ và điều quan trọng là địa điểm tổ chức tiệc phải có khả năng để thực hiện loại hình phục vụ đối với từng món ăn hay đồ uống. Chẳng hạn một bữa tiệc có nhiều món ăn phục vụ theo loại hình kiều Nga hay kiểu Pháp thì đòi hỏi phòng tiệc phải có diện tích rộng hơn thông thường. Diện tích của phòng tiệc phải cho phép di chuyển xe đẩy dễ dàng, hay đảm bảo lối đi lại và chỗ đứng để nhân viên thực hiện các thao tác phục vụ. - Số lƣợng khách dự tiệc: Số lượng khách dự tiệc phản ảnh mức độ, quy mô lớn, nhỏ của bữa tiệc. Số lượng khách dự tiệc chủ yếu liên quan đến việc lựa chọn điểm có đủ chỗ ngồi, lối đi lại và các nhu cầu về trang trí phòng tiệc. Trang 47
48. 2.7. Kế hoạch thiết bị, dụng cụ Để chuẩn bị cho bữa tiệc tổ chức thành công, việc chuẩn bị và tập hợp thiết bị phải được tính toán hợp lý. Kế hoạch thiết bị, dụng cụ bao gồm: - Bảng dự trù thiết bị, dụng cụ: Chủng loại, số lượng, quy cách. - Nguồn cung cấp thiết bị, dụng cụ. - Người chịu trách nhiệm chuẩn bị. - Thời gian tạp hợp thiết bị, dụng cụ. - Địa điểm tập hợp. THIẾT BỊ DỤNG CỤ PHỤC VỤ TIỆC Chủ tiệc: Ngày giờ tổ chức: TT Tên thiết bị, dụng cụ ĐVT Số lƣợng Quy cách 1 Bàn ăn cái 50 Bàn tròn 2 Ghế cái 500 Có tựa lưng 3 Khăn trải bàn cái 50 Màu trắng 4 Bọc ghế cái 500 Màu vàng 5 Dàn nhạc Bộ 01 6 Dĩa ăn món khai vị cái 600 7 Dĩa ăn món cái 600 8 Dĩa ăn mòn tráng miệng cái 600 9 Dao nĩa chính bộ 600 10 Dao nĩa khai vị bộ 600 v.v Trang 48
49. Khi thiết bị, dụng cụ đã được tập hợp cần làm vệ sinh sạch sẽ và kiểm tra tình trạng hoạt động của chúng có tốt không, sắp xếp gọn gàng đúng nơi quy định. 2.8. Trang trí phòng tiệc 2.8.1. Các yếu tố ảnh hƣởng đến trang trí Trang trí phòng tiệc là công việc phản ảnh năng lực và nghệ thuật kinh doanh nhằm quảng bá thương hiệu của khách sạn và nhà hàng, làm nổi bật tính thẩm mỹ của phòng tiệc. Khi trang trí cần dựa vào các yếu tố: - Không gian trong phòng tiệc: có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và những trang thiết bị khác không? - Chủ đề của bữa tiệc. - Yêu cầu của bữa tiệc. - Loại hình tiệc: Buổi tiệc có yêu cầu ghế ngồi, bàn ăn không? - Có sự kiện nào cần được xem xét ngay trước và sau buổi tiệc không? - Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ không? - Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào? - Thiết kế phòng tiệc cho phép trang trí như thế nào? 2.8.2. Vật dụng trang trí phòng tiệc Tùy theo chủ đề của bữa tiệc và điều kiện của từng khách sạn, nhà hàng mà lựa chọn vật dụng trang trí phù hợp. Một số vật dụng trang trí thường sử dụng là: - Cây xanh, hoa, quả - Lẵng hoa chúc mừng - Chai rượu bọc giấy hoa hoặc ruy băng - Bóng bay - Đèn cầy - Đèn điện trang trí (màu vàng) Trang 49
50. - Băng rôn - Khăn trải bàn màu trắng, ruy băng màu đỏ, vàng - Khăn ăn gấp hình - Đĩa, dao, nĩa, ly các loại - Nên sử dụng các đồ bếp Việt đậm nét bản sắc văn hóa Dân tộc. - Trưng bày các gia vị tự nhiên - Khăn quây bàn - Biển, biểu hướng dẫn - Bàn tiếp tân - Sơ đồ chỗ ngồi phòng tiệc - Thẻ tên khách VIP - V.v . Lưu ý: - Trang trí, bày biện đúng cách đem lại bầu không khí vui tươi, trang trọng. - Trang trí đẹp, hấp dẫn tạo cho bữa tiệc thêm ngon miệng. - Tạo không khí ấm áp, thân thiện. - Kết hợp các gam màu của dụng cụ ăn uống tạo sự lãng mạn, ấm cúng. 2.8.3. Cách trang trí phòng tiệc Một bữa được trang trí bày biện đúng cách sẽ đem lại bầu không khí vui tươi, trang trọng, và hấp dẫn. Các vật dụng dùng cho việc trang trí phải được lựa chọn một cách sáng tạo, có thể sử dụng những thiết bị và dụng cụ hàng ngày của phòng tiệc và những vật dụng có trong môi trường thiên nhiên như cây cảnh để trang trí. Tất cả các vật dụng trang trí cần sắp xếp, bài trí, kết hợp một cách linh hoạt để bữa tiệc thêm vui nhộn. Việc dành thời gian bài trí bàn ăn sẽ góp phần làm cho bữa ăn thêm ngon miệng, tạo không khí ấm áp, thân thiện giữa mọi người. Ly, chén, bát, đĩa được đặt đúng vị trí sẽ đem lại cảm giác thật thoải mái, tự nhiên cho người sử dụng. Trang 50
51. Kết hợp những gam màu lạ mắt của ly, đĩa hay đơn giản là của những chiếc khăn ăn, khăn trải trải bàn cũng đủ để làm nên một bàn tiệc ấn tượng, sang trọng. Những giỏ hoa cùng những cây nến lung linh, tỏa ánh sáng huyền ảo tạo nên một không gian lãng mạn và đầm ấm. Và những món ăn, thứ không thể thiếu trên bàn tiệc thì việc bày biện sạch sẽ, đẹp mắt bằng cách trang trí đơn giản cũng góp phần tạo nên thành công của bữa tiệc. Theo phong cách châu Âu, khăn ăn cũng là thứ vật dụng không thể thiếu trên bàn tiệc. Việc chọn khăn có gam màu tươi sáng, phù hợp với không gian, không khí buổi tiệc sẽ làm cho bàn ăn thêm sinh động và trang trọng. Có những bữa tiệc sang trọng người ta dùng hai khăn ăn, một khăn ăn bằng vải màu trắng và một khăn ăn bằng giấy màu hồng lót vào nhau khi xếp hình của khăn càng làm cho màu sắc của bàn ăn thêm hấp dẫn. Một kiểu khăn mới rất tiện dụng mà hiện nay nhiều nhà hàng sử dụng đó là khăn làm bằng chất liệu giấy, được nhập từ châu Âu. Công dụng của loại khăn này bao gồm cả khăn ăn và khăn trải bàn với nhiều kiểu dáng như hình chữ nhật, hình vuông. Tùy theo kiểu trang trí từng bàn tiệc cũng như cách gấp, tạo kiểu như hình chiếc lá, cánh quạt mà kiểu dáng, độ dài của khăn sẽ có sự thay đổi. Màu sắc, hoa văn cũng rất đa dạng, được sử dụng tùy theo sở thích của khách mời hoặc loại tiệc mà khách hàng chọn lựa. Vào những buổi tiệc nhẹ, khăn trải bàn, khăn ăn sẽ có màu nhạt như trắng, kem, hoa văn trang trí nhẹ nhàng, dễ thương. Còn tại những buổi đại lễ, những màu sắc sang trọng, nhiều khi có thể phối với những gam màu mà chủ nhân yêu thích hay muốn tạo điểm nhấn, gây cảm giác ấn tượng cũng được chú trọng. Theo ý kiến của nhiều người việc dùng những kiểu khăn này sẽ làm trang trọng thêm bàn tiệc, thể hiện lòng mến khách của chủ nhân buổi tiệc. Trang 51
52. 2.9. Lựa chọn loại hình phục vụ tiệc Loại hình phục vụ là cách thức, phương pháp phục vụ các món ăn trong thực đơn. Một bữa tiệc thường có nhiều món ăn. Mỗi món ăn được phục vụ bằng những loại hình khác nhau sẽ tạo nên tính hấp dẫn của nghệ thuật phục vụ, đặc biệt đối với tiệc ngồi. Những loại hình phục vụ này gồm: Phục vụ theo dĩa (kiểu Mỹ), phục vụ kiểu gia đình (kiều Anh), phục vụ gắp chia thứ ăn tại bàn (kiểu Nga), phục vụ bằng xe đẩy (kiểu Pháp), phục vụ tự chọn (kiểu Buffet). Mỗi loại hình có những ưu điểm, nét đẹp riêng. Các món ăn phục vụ bằng những loại hình khác nhau sẽ không nhàm chán, đơn điệu mà thực khách được thưởng thức nhiều nghệ thuật thuật phục vụ hấp dẫn. Khi lựa chọn loại hình phục vụ cần căn cứ vào loại hình tiệc và phương pháp chế biến món ăn. Tùy theo từng loại tiệc, có thể lựa chọn: - Loại hình phục vụ đồ uống khai vị tiếp đón khách: Phục vụ tại sảnh đón tiếp. Nhân viên bê những khay đồ uống phục vụ khách trước khi nhập tiệc. Đây là điểm đón khách tập trung tập trung trước giờ nhập tiệc. Phục vụ đố uống lúc này sẽ tăng thêm sự hưng phấn cho khách Trang 52
53. trước khi nhập tiệc. Khách có thể đi lại, giao lưu với ly đồ uống trên tay sẽ giảm đi áp lực của sự chờ đợi. - Loại hình phục vụ cho từng món ăn trong thực đơn. Thông thường các món khai vị được phục vụ theo dĩa cá nhân, nhưng cách thức phục vụ các món khai vị có thể khác nhau dựa vào ý tưởng của trưởng bộ phận tiệc tiệc hay ca trưởng. Các món chính sẽ được phục vụ theo từng loại hình xen kẽ. Món chủ đạo của thực đơn được phục vụ theo kiểu Nga hoặc kiểu Pháp sẽ tính tế, sang trọng đối với những bữa tiệc sang trọng. - Loại hình phục vụ món ăn phải phù hợp với phương pháp chế biến món ăn đó. Trước khi ấn định loại hình phục vụ món ăn, cần căn cứ vào cách thức chế biến món ăn. Mỗi món ăn chế biến khác nhau sẽ cho phép áp dụng loại hình phục vụ thích hợp. Chẳng hạn, món ăn để nguyên con nguyên khối thường do nhân viên cắt chia và gắp cho khách tại bàn ăn bằng xe đẩy để khách được thưởng thức cách chế biến, trang trí món ăn và nghệ thuật phục vụ của nhân viên. 2.10. Lựa chọn dạng bàn tiệc Dạng bàn ăn là cách thức sắp xếp bàn ăn theo hình nào trong phòng tiệc. Bàn ăn được sắp xếp phù hợp với dạng bàn, phù hợp với kiến trúc của phòng tiệc sẽ tạo nên sự hấp dẫn của phòng tiệc và thuận tiện cho quá trình phục vụ. Khi sắp xếp bàn ăn cần cân nhắc và dựa vào những yếu tố sau: - Loại hình tiệc: Tiệc ngồi, tiệc đứng, tiệc Buffet,v.v - Tính chất của bữa tiệc: Sang trọng, bình dân, sự kiện của bữa tiệc - Loại bàn sử dụng: Bàn dài, bàn vuông, hay bàn tròn. - Kiến trúc của phòng tiệc: Cột nhà, cửa ra vào, cửa nối với khu vực cung cấp thức ăn, đồ uống, điểm trọng tâm của phòng ăn. - Loại hình phục vụ cho từng món ăn trong thực đơn. Nếu có những món ăn phục vụ theo kiểu Nga, kiều Pháp thì bàn ăn được sắp xếp rộng rãi hơn để lối đi lại phục vụ đảm bảo an toàn và dễ thao tác. - Số lượng và thành phần thực khách. Trang 53
54. - Cách thức bố trí chỗ ngồi. - Mục đích, ý tưởng trang trí phòng tiệc, bàn tiệc. Một số dạng bàn có thể áp dụng cho tiệc bao gồm:  Bàn chữ I, bàn dài: Bàn chữ I hay còn gọi là bàn hình chữ nhật. Là loại bàn dài được ghép từng những bàn chữ nhật, bàn vuông. Được xếp dài để khách ngồi hai bên. Các bàn chữ nhật dài tạo cho khách tham dự có cảm giác thân mật, gần gũi. Đôi khi dạng bàn này tạo sự va chạm có phần bất tiện cho các vị khách, tuy nhiên bạn có thể khắc phục nhược điểm này bằng cách tạo khoảng cách rộng hơn giữa các ghế ngồi. Loại bàn này không nên xếp quá dài, đặc biệt đối với những bữa tiệc phải xếp nhiều bàn dài thì bàn của chủ tiệc không nên xếp quá 6 người mỗi bên. Nếu quá dài sẽ khó cho khách trong bàn chú tâm vào những chủ đề nói chuyện mà chủ tiệc và khách VIP quan tâm. Trang 54
55. 13 9 3 1 5 7 11 8 6 14 12 2 4 10  Bàn vuông: Bàn vuông thể hiện một phong cách hiện đại, thường có 1 hoặc 2 vị khách cho mỗi bên bàn tùy theo kích thước bàn 1,2 hay 1,4 mét mỗi cạnh. Ngoài ưu điểm tạo nhiều không gian hơn giữa các vị khách, kiểu bàn này còn thể hiện cái nhìn thanh lịch và trang trọng nhờ sự cân bằng số khách ở các bên. Việc trang trí cho bàn vuông cũng khá dễ dàng. Bàn vuông thích hợp nhất là bàn có kích thước 1,2m x 1,2 m được xếp từng bàn độc lập cho bốn hoặc tám khách. Dạng bàn này chỉ sử dụng cho những bữa tiệc nhỏ. Trang 55
56.  Bàn tròn: Bàn tròn thường sử dụng trong tiệc ngồi Việt Nam có nhiều khách như tiệc cưới, tiệc hội nghị khách hàng. Bàn tròn thường bố trí chỗ ngồi cho 8 - 10 khách. Nên sử dụng loại bàn lớn có đường kính 1,2 m để đảm bào diện tích để thức ăn, trang trí và dễ phục vụ. Trong khoảng không gian hạn chế, bàn tròn luôn tận dụng được ưu điểm tiết kiệm diện tích. Trong các bữa tiệc, kiểu bàn tròn thường rất được yêu thích vì nó tạo không khí quây quần thân mật. Trang 56
57. 1 3 5 8 7 6 4 2 Cũng có thể đặt các bàn vuông và bàn tròn xen kẽ nhau tạo cảm giác đặc biệt ấn tượng cho buổi tiệc. Nếu bàn vuông tạo không khí thoải mái cho những vị khách đã quen biết nhau thì bàn tròn lại giúp cuộc trò chuyện giữa các vị khách không biết nhau nhanh chóng trở nên gần gũi. Như vậy, bữa tiệc sẽ trở nên thân mật hơn.  Bàn bầu dục: Bàn hình bầu dục không phổ biến, chỉ sử dụng cho những bữa tiệc nhỏ dưới 30 khách. Những bữa tiệc lớn phải sử dụng nhiều bàn bầu dục sẽ khó sắp xếp trong phòng tiệc. Trang 57
58.  Bàn chữ T: Là một trong những dạng bàn không phổ biến, vì nó chỉ thích hợp đối với những bữa tiệc có số lượng khách không nhiều.  Bàn chữ U: Bàn chữ U thích hợp với những bữa tiệc có ít khách, sang trọng và có những món ăn phục vụ bằng xe đẩy. Trang 58
59.  Bàn chữ E: Là một dạng bàn mở rộng của chữ U cho những bữa tiệc có đông khách hơn. Tuy nhiên người ta không xếp nhiều bàn chữ E hay chữa U cho một bữa tiệc có số đông thực khách. Trang 59
60.  Bàn chữ L Là dạng bàn sử dụng bàn chữ nhật xếp theo hình chữ L.  Bàn ngôi sao Là dạng bàn kết hợp bàn dài và bàn tròn. Khách VIP được bố trí chỗ ngồi ở bàn tròn. Dạng bàn này chiếm nhiều diện tích do khoảng trống giữa các bàn không sử dụng hết. Những bàn dài xếp quanh bàn tròn không nên có nhiều chỗ ngồi. Vì vậy nó không thích hợp đối với những bữa tiệc lớn. Trang 60
61. 1 3 5 8 7 6 4 2  Bàn xƣơng cá Là dạng bàn được xếp từng những bàn dài. Dạng bàn này ít phổ biến.  Bàn rẽ quạt: Là dạng bàn dài xếp so le theo hình quạt. Loại bàn này cũng không được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên trong nhữg trường hợp thiết kế không gian của phòng tiệc cho phép có thể xếp bàn theo hình này tạo cảm giác mới mẻ và long Trang 61
62. trọng. Bàn trên cùng là bàn danh dự dành cho những vị khách quan trọng. dạng bàn này cần nhiều diện tích nhưng lãng phí không gian, không nên xếp quá nhiều dãy bàn. 2.11. Bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc Việc bố trí, sắp xếp chỗ ngồi cho khách dự tiệc phụ thuộc vào từng loại bàn và đối tượng khách. Thường thì chỉ bố trí chỗ ngồi cho khách VIP và chủ tiệc đãi khách. Cách thức bố trí cho từng loại bàn như sau:  Dạng bàn dài (chữ I): - Chủ tiệc ngồi chính giữa, hướng cửa ra vào. - Khách chính ngồi đối diện. Trang 62
63. - Hai bên chủ tiệc và khách chính xếp theo thứ tự xen kẽ phía khách và phía chủ. - Không nên xếp bàn quá dài, những bữa tiệc quan trọng, hai bên khách chính và chủ tiệc không nên quá 6 người. - Không bố trí ngồi đúng chân bàn. - Đảm bảo khoảng cách giữa các ghế và bàn. - Nếu chủ chính và khách chính có phu nhân hoặc phu quân: cách xếp như sau: bên phải ông chủ chính là bà khách chính, bên trái là bà khách số 1, bên phải bà chủ chính là ông khách chính, bên trái là ông khách số 1, tiếp theo xếp các vợ chồng ngồi chéo nhau bên phải rồi bên trái cho đến hết. - Những bữa tiệc gồm các cặp vợ chồng: Hai ông bà chủ tiệc ngồi hai đầu bàn, kế bên là bà và ông khách chính.  Dạng bàn tròn: - Chủ chính và khách chính ngồi đối diện. - Bên phải ông chủ chính là phu nhân hoặc phu quân khách chính. - Bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân của chủ chính. - Trong trường hợp không có phu quân hoặc phu nhân dự thì hai vị trí này thuộc về người số 1 phía chủ và phía khách. Các vị trí tiếp theo, xếp chủ và khách theo thứ tự bên phải rồi bên trái, xen kẽ. - Chủ chính và khách chính ngồi bên nhau (chủ chính ngồi bên trái, khách chính ngồi bên phải) bên trái là chủ chính và phu nhân hoặc phu quân khách chính, bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân của chủ chính, tiếp theo xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự lễ tân, bên phải và bên trái, xen kẽ nhau cho đến hết.  Bàn danh dự hình chữ nhật : Trang 63
64. Bàn danh dự đặt phía trên cùng, tất cả khách ngồi quay mặt xuống phía dưới, chủ chính và khách chính ngồi giữa, tiếp theo xếp theo kiểu bàn chữ nhật nói trên.  Bàn danh dự hình tròn: Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi bên nhau phía trước các bàn tròn khác, ngồi về phía các bàn tròn bên dưới. Xếp xen kẽ chủ và khách.  Dạng bàn hình bầu dục : Tùy theo hình dáng chiếc bàn mà sắp xếp theo kiểu bàn tròn hoặc bàn chữ nhật.  Dạng bàn chữ T: - Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi giữa bàn để ngang, nhìn xuống phía dưới bàn để dọc. - Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc. - Bên trái chủ tiệc là khách số 1. - Bên phải khách chính là chủ số 1. - Xếp tiếp theo bên phải, bên trái theo thứ tự lễ tân. - Bàn ngang coi như bàn danh dự, phía bên trong bàn ngang để trống hoặc xếp cho phiên dịch. - Xếp xem kẽ chủ và khách hai bên bàn đứng theo thứ tự lễ tân tính từ bàn ngang trở xuống.  Dạng bàn chữ U: - Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi giữa bàn ngang nhìn xuống phía hai bàn dọc. - Cách xếp tiếp theo như đối với bàn chữ T. - Phía trong bàn ngang để trống hoặc xếp chỗ cho phiên dịch. Trang 64
65. Trên đây là cách thức bố trí chỗ ngồi chi khách VIP và chủ tiệc đối với từng dạng bàn. Tuy nhiên, trong thực tế còn phụ thuộc vào phong tục, tập quán của từng dân tộc, từng địa phương để có cách bố trí phù hợp. 2.12. Xây dựng thực đơn tiệc 2.12.1. Nguyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn Thực đơn quyết định chất lượng của bữa ăn. Số lượng và chất lượng món ăn không những quan trọng đối với sự thưởng thức của khách dự tiệc mà còn phản ảnh năng lực kinh doanh của khách sạn, nhà hàng. Khi lựa chọn món ăn cho thực đơn của một bữa tiệc, chúng ta cần chú ý: - Nếu thực đơn có nhiều món, thì định lượng của từng món cần giảm bớt nhằm tránh cho khách bộ thức thức ăn và tránh dư thừa không sử dụng hết. - Do một bữa tiệc thường được phục vụ ít nhất từ 5 món. Vì vậy các món phải đa dạng về thực phẩm, màu sắc, hương vị và kiểu dáng - Các món ăn trong một thực đơn không nên cùng một loại thực phẩm có cùng cách chế biến tương tự. - Các món ăn trong thực đơn phải đảm bảo cân bằng dinh dưỡng. Từ nhiều loại thực phẩm, nguyên liệu khác nhau với cách chế bến đa dạng thực khách được cung cấp đầy đủ chất dinh dưỡng tăng thêm chất lượng của bữa ăn. - Kết hợp món ăn địa phương và quốc tế. Ngoài những món ăn mang tính đặc thù của địa phương, của dân tộc, có thể lựa chọn những món ăn phổ biến, hấp dẫn của các quốc gia du nhập vào Việt Nam để vừa làm phong phú thêm thực đơn, vừa tăng tính hấp dẫn của loại hình phục vụ. - Các món ăn phải có sự tương thích về nguyên liệu. Những thức ăn kèm thực phẩm chính phải phù hợp, ví dụ các món chiên ăn kèm khoai tây chiên, các món ninh hầm có nước sốt ăn kèm bánh mì, bún. Những nguyên liệu cắt ra từ món này có thể sử dụng để chế biến món ăn khác. Trang 65
66. Chẳng hạn đầu thừa của món quay, nướng có thể sử dụng để làm các món súp, salat. - Nên chọn các món mới lạ, có điểm nhấn, thu hút sự chú ý của thực khách. - Đặc sản vùng miền, món ăn theo mùa. - Tránh các món ăn quá nhiều nước, có xương, dai. - Số lượng, chất lượng món ăn phù hợp với tính chất và giá tiền bữa tiệc. - Các món ăn cơ cấu hợp lý về số lượng món khai vị, món chính, món tráng miệng, sự sắp xếp về trình tự phục vụ các món ăn. - Đảm bảo dinh dưỡng và hiệu quả kinh tế. Thực đơn đảm bảo cung cấp đầy đủ về lượng calorin nhưng phải mang lại lợi nhuận cho nhà tổ chức. - Lựa chọn thức ăn phù hợp theo mùa cũng rất quan trọng. Ví dụ mùa hè thì phục vụ các món ăn mát mẻ, mùa đông phục vụ các món cay nóng. - Nên giới thiệu các thực đơn có sẵn. Khách sạn nên lập sẵn nhiều thực đơn tiệc với những món ăn và giá bán khác nhau, thuận tiện cho việc lựa chọn của khách. Trường hợp khách đổi món ăn từ thực đơn này sang thực đơn khác thì khách sạn, nhà hàng phải căn cứ vào đặc tính và giá trị của món ăn để tính lại giá của thực đơn cho phù hợp. - Bất kỳ sự thay đổi nào trên thực đơn đều phải được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo thực đơn khi thay đổi có thể thực hiện được từ khâu chế biến, phục vụ và chi phí thực phẩm. - Nếu các tiện nghi đều có sẵn và có thể không cần thay đổi gì nữa, thì thư ký và trưởng bộ phận tiệc có thể thương lượng với khách để thiết lập giá tiệc và những chi phí khác có lợi cho hai bên. - Trong trường hợp khách hàng đề xuất món ăn không có trng thực đơn của khách sạn, nhà hàng thì thảo luận với đầu bếp để tổ chức nấu thử, ăn thử trước khi quyết định. Trang 66
67. 2.12.2. Chuẩn bị thực đơn cho bữa tiệc Thực đơn của nhà hàng, khách sạn, đặc biệt là thực đơn của những bữa tiệc lớn là công cụ tiếp thị rất hiệu quả. Nó cũng là nhân tố quyết định năng lực kinh doanh, hiệu quả quản lý của nội bộ. Do đó việc lên kế hoạch xây dựng thực đơn là công việc quan trọng trong quá trình phục vụ bữa tiệc. Trước khi bắt đầu một kế hoạch xây dựng thực đơn, các nhà quản trị tiệc cần nắm vững những yêu cầu quan trọng mà thực đơn cần được đáp ứng như sau: - Thực đơn phải thỏa mãn mong muốn của khách hàng chứ không phải của đầu bếp, của giám đốc tiệc hay của người quản lý. - Bản thân thực đơn phải đạt mục tiêu tiếp thị. Mặc dù một phần của tiếp thị là xác định điều khách muốn là gì, thì phần khác cũng quan trọng không kém, đó là cung cấp những gì khách muốn vào đúng lúc và đúng nơi thích hợp với mức giá mà khách sẵn lòng chi trả. Thực đơn phải đạt được mục đích là làm cho khách quay trở lại khi họ có nhu cầu đặt tiệc. - Chi phí cho thực đơn phải được tính toán một cách hiệu quả. Chi phí của những món ăn trong thực đơn mà chúng ta lựa chọn phải nằm trong ước tính chi phí tiêu chuẩn thức ăn cho phép phù hợp với cấp hạng của khách sạn, nhà hàng. - Thực đơn phải đòi hỏi sự chính xác về nguyên vật liệu sử dụng. - Loại hình tiệc, số lượng, thành phần khách . - Thiết bị và dụng cụ chế biến, dụng cụ phục vụ. - Số lượng nhân viên phục vụ. - Chi phí và thành phần thực phẩm. - Khả năng duy trì mức độ chất lượng. - Sự quan tâm của khách hàng về vấn đề sức khỏe. - Không gian phục vụ. - Thời gian chuẩn bị và chế biến. - Số lượng món ăn. - Lượng thức ăn cần có, tránh dư thừa, lãng phí. Trang 67
68. - Giá suất ăn. Một khi đã xem xét những yêu cầu trên, có nghĩa là chúng ta đã sẵn sàng lựa chọn các món ăn cho thực đơn và nên nhớ luôn tập trung vào nhu cầu của khách. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng có những món ăn khách hàng muốn có nhưng chúng ta không thể đáp ứng vì một vài nguyên nhân như một số nguyên liệu chế biến không có trên thị trường do tính chất mùa vụ, hoặc giá bán quá cao, khó thực hiện hay khó giữa được chất lượng cao của món ăn, không đủ người thực hiện hoặc trang thiết bị không phù hợp. Đối với thực đơn tiệc Buffet cần lưu ý thêm những điều quan trọng như: - Chi phí cho tổng khẩu phần. - Số lượng khẩu phần thức ăn. - Số lượng thức ăn khả thi. - Số lần thêm thức ăn. - Sự duy trì chất lượng món ăn. - Dụng cụ phục vụ. - Dụng cụ ngăn chặn thức ăn bị nhiểm khuẩn hay giữ nhiệt. - Số lượng nhân viên phục vụ. - Khả năng sử dụng thức ăn còn thừa. 2.13. Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 2.13.1. Nguyên tắc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc Việc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc không phải là vấn đề quá khó khăn. Thường thì chủ tiệc sẽ quyết định sử dụng những loại thức uống nào. Song các nhà quản lý tiệc cũng phải nắm vững một số nguyên tắc để tư vấn cho khách hàng. Chẳng hạn: - Dựa vào chủ đề, nội dung, tính chất bữa tiệc, số lượng khách, thực đơn và ngân sách để xác định loại đồ uống. - Tiệc đẳng cấp phù hợp với rượu Gin, Scotch và Vodka, rượu vang hoặc Sâm-panh, phù hợp khách hàng là doanh nhân, người trung lưu trở lên. - Tiệc có tính thân mật người ta thường sử dụng bia. Trang 68
69. - Tuổi trung niên thích uống rượu mạnh, phụ nữ và người trẻ tuổi thường thích rượu vang nhẹ, sâm-panh hay bia và các loại nước giải khát. - Ngoài ra còn phụ thuộc vào thói quen của từng vùng, miền. 2.13.2. Sự phù hợp của đồ uống với thức ăn Sự phù hợp giữa đồ uống với thức ăn là vấn đề quan trọng mà không phải khách hàng nào cũng nắm được. Đó là một khoa học đảm bảo sự hấp thụ của cơ thể con người và làm tăng chất lượng món ăn. Một loại đồ uống không phù hợp với món ăn sẽ làm giảm chất lượng món ăn mà thực khách có cảm nhận là do chất lượng chế biến. Chính vì vậy, cần lưu ý lựa chọn đồ uống thích hợp với từng món ăn. Nên dùng các loại rượu vang đỏ để che đi mùi tanh khá nặng của các món thịt màu sẫm như bê, cừu, bò. Các món có sốt nặng hoặc các món nặng mùi, nước sốt đặc hay thịt, cần một loại rượu mạnh đủ sức át mùi trong món ăn. Không phải tất cả khách hàng đều có hiểu biết về nghệ thuật chọn đồ uống cho bữa tiệc. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào ngân sách dành cho bữa tiệc. Vì vật các nhà tổ chức tiệc cần tư vấn cho khách hàng về việc lựa chọn đồ uống phù hợp trên cơ sở các nguyên tắc sử dụng và phục vụ thức uống. 2.13.3. Xác định số lƣợng đồ uống bữa tiệc Cần sử dụng bao nhiêu cho từng loại đồ uống là vấn đề hết sức quan trọng. Nó liên quan đến ngân sách dành cho bữa tiệc và ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng bữa tiệc. Để xác định sử dụng bao nhiêu loại đồ uống và mỗi loại bao nhiêu, các nhà quản trị tiệc cần tính toán một số chỉ số và lưu ý tới những vấn đề cơ bản sau đây: - Tỷ trọng ngân sách dành cho đồ uống trong tổng ngân sách của bữa ăn. Trang 69
70. Bài tập 1: Chủ tiệc dự tính chi cho một suất ăn trong một bữa tiệc có 300 khách là 20 USD/khách. Trong đó ngân sách dành cho đồ uống là 30%. Như vậy, ngân sách dành cho đồ uống sẽ là: 20 USD/khách x 30% x 300 khách = 1.800 USD - Ước tính số lượng khách tham dự có thể sử dụng thức uống có cồn, không cồn. - Lượng thức uống trung bình mỗi khách sử dụng trong một giờ dự tiệc. - Thời gian tiệc được ấn định khoảng bao nhiêu giờ. - Có bao nhiêu loại đồ uống sử dụng cho suốt bữa tiệc. - Mỗi khách dùng 1-2 ly cho một món ăn. Nếu bữa tiệc sử dụng ít loại đồ uống thì mỗi khách có thể sử dụng nhiều hơn. - Tiệc nhẹ buổi chiều dùng ít rượu hơn tiệc chính buổi tối. - Tập quán của đối tượng khách các vùng miền. - Số lượng đồ uống dự phòng. 2.14. Kế hoạch nhân sự cho bữa tiệc Những người quản lý và điều hành tiệc là những người trực tiếp mang lại thành công cho dịch vụ tiệc, họ biết rằng thị trường của họ cơ bản là những hội nghị của các nhóm đoàn thể, công ty kinh doanh, những nhóm hoạt động xã hội và cá nhân khách hàng. Các nhà quản lý tiệc phải nhận biết được khách hàng muốn gì và tổ chức cung cấp tiệc như thế nào, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng thoả mãn giữa cả hai phía: khách hàng và đơn vị phục vụ. Dĩ nhiên cách thức tiếp thị hiệu quả nhất là danh tiếng vững chắc của đơn vị dịch vụ đối với công việc phục vụ tiệc hoàn hảo. Trong nhiều bộ phận tiệc, giám đốc ẩm thực là người giám sát những giám đốc hoặc trưởng bộ phận tiệc và những người này lại giám sát người quản lý kinh doanh tiệc và quản lý điều hành tiệc. Một nhu cầu hiển nhiên cho việc giao tiếp và phối hợp chặt chẽ giữa trưởng điều hành tiệc và bộ phận kinh doanh Trang 70
71. và tiếp thị, bộ phận này kinh doanh những buổi tiệc có liên quan đến những dịch vụ khác trong khách sạn. Trách nhiệm bài trí phòng tiệc theo yêu cầu của khách và phục vụ ăn uống trong buổi tiệc nói chung thuộc về quản lý tiệc và những trợ lý của họ. Giám đốc phụ trách kinh doanh tiệc hay trưởng bộ phận tiệc phân công công việc để các bộ phận chủ động làm việc như: Bộ phận Bếp chuẩn bị nguyên liệu và chế biến các món ăn, bộ phận Bar chuẩn bị pha chế thức uống, bộ phận phục vụ trực tiếp chuẩn bị lau rửa, vận chuyển dụng cụ, đón tiếp khách và phục vụ khách ăn uống. Nhóm nhân viên phục vụ phụ trách đồ vải cung cấp khăn trải bàn, khăn ăn, vải bọc ghế, nhóm kỹ thuật trang trí phòng tiệc, v.v Khi lập kế hoạch về nhân sự cần chú trọng đến những yếu tố sau: - Khối lượng công việc cần hoàn thành. - Lượng khách dự tiệc: Lượng khách dự tiệc liên quan đến số lượng nhân viên phục vụ tiệc. Do đó đòi hỏi phải lên kế hoạch số lượng nhân viên phục vụ. - Loại hình tiệc; Loại hình tiệc ngồi hay tiệc đứng hay các loại tiệc khác quyết định đến số lượng nhân viên và các công việc cần làm. - Loại hình phục vụ món ăn: Món ăn được phục vụ như thế nào liên quan đến số lượng và kỹ năng, kỹ xảo phục vụ. Vì vậy, nhân viên phục vụ phải được huấn luyện trước về cách thức phục vụ món ăn. - Phong cách, nghệ thuật phục vụ: Phong cách và nghệ thuật phục vụ là cách thức sắp xếp đội hình nhân viên, cách thức phục vụ từng loại đồ uống, món ăn. Vì vậy cần phải có kế hoạch phân công công việc phù hợp với kỹ năng chuyên môn của nhân viên. - Chi phí nhân công: Kế hoạch nhân sự còn phụ thuộc vào ngân sách dự trù cho nhân công và tiền lương bình quân của mỗi người phục vụ một bữa tiệc. Nếu nhân viên quá đông so với sự cần thiết thì sẽ ảnh hưởng đến thu nhập cá nhân và nếu quá ít thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ. Trang 71
72. - Tiêu chuẩn phục vụ: Mỗi món ăn và thức uống phải được quy định về tiêu chuẩn phục vụ. Đây là quy trình, quy chuẩn để tất cả các nhân viên phục vụ với chất lượng đồng đều. - Năng lực phục vụ của nhân viên: Năng lực phục vụ của nhân viên ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả phục vụ. cần xác định một nhân viên phục vụ bao nhiêu bàn, bao nhiêu khách. 2.15. Kế hoạch phục vụ tiệc 2.15.1. Đón tiếp khách dự tiệc Quy trình phục vụ một bữa tiệc bao giờ cũng bắt đầu từ khâu đón tiếp khách dự tiệc. Các loại hình tiệc khác nhau có những nghi thức đón tiếp khác nhau. Trong bản kế hoạch, khâu phục vụ tiệc phải thể hiện rõ: - Giờ đón khách - Giờ nhập tiệc - Giờ diễn ra Nghi lễ (nếu có) - Giờ phát biểu, diễn văn (nếu có) - Giờ phục vụ thức uống các loại - Giờ phục vụ món ăn các loại - Loại hình phục vụ đồ uống, thức ăn - Bố trí khu vực phục vụ cố định cho nhân viên - Nhân viên có mặt tại vị trí đón tiếp ít nhất 5 phút trước giờ mời khách - Hình thức đón tiếp - Số lượng nhân viên đón tiếp - Số lượng nhân viên phục vụ đồ uống đón tiếp - Trang phục nhân viên - Vị trí, diện tích đón tiếp - Hướng dẫn khách về chỗ ngồi theo sơ đồ bàn tiệc - Vài nhân viên ở lại đón khách đến muộn Trang 72
73. 2.15.2. Phục vụ bữa tiệc Kế hoạch phục vụ rất quan trọng cho nhân viên. Thông qua kế hoạch này, nhân viên phục vụ hiểu rõ công việc họ làm, khu nào, khách nào, bàn tiệc nào, phục vụ những món gì và trình tự phục vụ ra sao. Các nhà quản lý tiệc lập kế hoạch phục vụ cho từng loại tiệc, từng bữa tiệc do tính chất của nó khách nhau về số lượng khách và thực đơn cũng như cách thức phục vụ. 2.15.2.1. Phục vụ thức uống trong bữa tiệc Phân công nhân viên chuyên phục vụ đồ uống cho suốt bữa tiệc hoặc trong giai đoạn đầu khi bữa tiệc diễn ra sẽ thuận lợi hơn là việc để nhân viên vừa phục vụ thức ăn vừa phục vụ đồ uống. Với đồ uống, tiệc rượu cần có người rót rượu cho khách. Nếu có khu quầy bar riêng thì phải có quản lý, phân chia tốt để không tập trung quá đông tại cùng một thời điểm. Phục vụ đồ uống trong bữa tiệc cần chú ý: - Chuẩn bị các loại đồ uống đúng nhiệt độ thích hợp. - Chuẩn bị sẵn dụng cụ phục vụ: đồ khui, khăn phục vụ, xô đá với giá kê. - Bố trí nhân viên: Số lượng, hình thức tiếp cận bàn khách, vị trí bắt đầu phục vụ, giờ phục vụ, hình thức di chuyển - Cách thức, quy chuẩn phục vụ từng loại thức uống. - Chú ý lượng rượu rót vào ly đúng quy chuẩn. - Phục vụ đúng nguyên tắc, quy trình, kỹ thuật. - Không để chai đồ uống trên bàn ăn, nên để ở bàn phục vụ. - Bố trí hai nhân viên phục vụ đứng hai bên chủ và khách chính và rót cùng lúc, đi theo hướng đi tới, không giáp mặt nhau. 2.15.2.2. Phục vụ món ăn trong bữa tiệc Phục vụ thức ăn là khâu hết sức quan trọng. Trong khâu này, các nhà quản trị tiệc cần thực hiện các công việc quan trọng như: Trang 73
74. - Đánh số bàn, có sơ đồ bàn tiệc để nhân viên tiện theo dõi. - Nhân viên phải thuộc thực đơn ăn và uống của bữa tiệc. - Nhân viên phải hiểu rõ công việc phải làm, bàn nào, khách nào, khi nào - Không tập trung nhân viên vào một chỗ, mà phải bố trí đồng đều các khu vực bàn tiệc. - Sắp xếp đội hình phục vụ cho từng món ăn. - Xác định số lượng khách, số lượng món ăn một nhân viên phục vụ. - Lựa chọn loại hình phục vụ cho từng món ăn. - Lưu ý nhân viên phục vụ đúng quy trình kỹ thuật. - Nhân viên phải thường xuyên có mặt trong khu vực làm việc. - Nên mặc trang phục Việt (Đều bếp, nhân viên đón tiếp, nhân viên phục vụ, quản lý mặc trang phục khác nhau). - Không phục vụ thức ăn hay đồ uống trong khi có bài phát biểu tránh sự lộn xộn mất sự tập trung, thiếu tôn trọng đối với người phát biểu. - Huấn luyện, tập dợt nhân viên đối với những món ăn hay đồ uống đòi hỏi kỹ năng, kỹ xảo cao. - Cần chú trọng áp dụng những nghệ thuật phục vụ đặc sắc đối với những món ăn đặc biệt. - Nhân viên phải quan sát, chú ý các cử chỉ, ánh mắt và các dấu hiệu khác để nhận biết các nhu cầu của khách. - Nhân viên phải luôn niềm nở, nhiệt tình và chu đáo trong việc phục vụ khách. Lời nói, cử chỉ lễ phép, lịch sự theo phong cách Việt. - Phải thường xuyên liên hệ, báo với chủ tiệc hay người đại diện về tình hình thức ăn, thức uống hay các nhu cầu phát sinh trong bữa tiệc. 2.15.3. Chào tạm biệt khách khi kết thúc tiệc Phần cuối của bũa tiệc là tiễn khách rời phòng tiệc. Tùy theo từng loại tiệc mà khách tham dự có thể rời phòng tiệc theo từng thời điểm khác nhau. Trong khâu này người quản lý và nhân viên cần chú ý: Trang 74
75. - Quan sát khách rời bữa tiệc để trực tiếp chào tạm biệt và cảm ơn khách. - Bố trí nhân viên tiễn khách ở khu vực cửa ra vào. - Lựa chọn hình thức tiễn khách long trọng và thân thiện. - Ghi nhận ý kiến khen ngợi hay đóng góp của khách để rút kinh nghiệm. - Tặng quà lưu niệm (nếu có). 2.15.4. Thanh toán Việc thanh toán chi phí của bữa tiệc thường do kế toán thực hiện với chủ tiệc hay đại diện của chủ tiệc. Trong khâu này cần chú trọng các vấn đề như: - Rà soát lại các chi phí theo dự toán. Phải kiểm tra thật kỹ lưỡng từng chi tiết về món ăn, thức uống mà khách sử dụng và báo với chủ tiệc hay người đại diện trước khi ra hoá đơn thanh toán. - Kiểm tra chính xác các chi phí phát sinh. - Kiểm tra số lượng khách, số bàn (nếu cần). - Hỏi khách về các thủ tục thanh toán liên quan như xuất hoá đơn đỏ, nội dung hoá đơn - Lập hóa đơn tổng hợp. - Viết hóa đơn thanh toán. - Thanh toán theo hợp đồng. - Xin ý kiến về buổi tiệc, tiễn khách, cám ơn và hẹn gặp lại khách hàng của mình. Về căn bản, việc thanh toán do khách sạn, nhà hàng quy định và được thỏa thuận trước với khách hàng thông qua hợp đồng tiệc. Có khi khách sẽ được yêu cầu trả trước một phần hoặc cũng có lúc là trả hết 100% chi phí dự tính cho buổi tiệc ít nhất là hai tuần trước ngày diễn ra bữa tiệc, số tiền còn lại (nếu có) sẽ thanh toán trong vòng 10 ngày sau khi tiệc đã được tổ chức. Khi buổi tiệc diễn ra, người đại diện tổ chức tiệc phải đếm chính xác số lượng khách hay số lượng bàn được phục vụ để xác nhận số tiền thanh toán nếu việc thanh toán dựa trên số khách hay số lượng bàn được phục vụ. Trang 75
76. 2.16. Quản lý và điều hành diễn biến bữa tiệc 2.16.1. Tổ chức thực hiện và giám sát công việc Quản lý và điều hành nhân viên trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra bữa tiệc góp phần quyết định đến thành công và chất lượng của bữa tiệc. Mục đích của quản lý và điều hành là làm cho từng nhân viên biết được họ phải làm gì? Làm như thế nào? Kết quả phải đạt ở mức độ nào? Để quản lý và điều hành nhân viên thực hiện tốt quy trình phục vụ tiệc, các nhà quản trị phải: - Thiết lập những mục tiêu cụ thể đối với từng công việc. Trước hết nhân viên phải được bố trí công việc phù hợp, cụ thể. - Người quản lý phải đưa ra những chỉ dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc có hiệu quả. - Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải được giao trách nhiệm rõ ràng khi thực hiện các nhiệm vụ. Các nhà quản trị phải có phương pháp quản lý hợp lý đối với mỗi cá nhân trong mỗi nhiệm vụ khác nhau. - Bộ phận quản lý tiệc phải ghi nhớ những thông tin liên quan của bữa tiệc, lập bảng kiểm tra dựa trên kế hoạch tổ chức tiệc. - Tổ chức họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho nhân viên. - Tổ chức việc thực hiện theo các yêu cầu, chỉ thị của Tổng quản lý. - Trước khi bữa tiệc diễn ra phải kiểm ra việc chuẩn bị thức ăn và đồ uống. - Kiểm tra số lượng khách thực tế = Tổng số khách theo hợp đồng – Số ghế trống hiện tại. - Xác định thời gian phục vụ các loại thức uống và thức ăn. - Giám sát quy trình phục vụ theo kế hoạch. - Theo dõi, chỉ đạo diễn biến đúng kế hoạch. - Lưu ý số khách đến muộn. - Giải quyết các sự việc phát sinh liên quan một cách kịp thời. - Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện công việc. Trang 76