Chuyên đề Những vấn đề cơ bản về hoạt động tham gia hội chợ triển lãm thương mại của các doanh nghiệp

65 trang ngocly 470

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Chuyên đề Những vấn đề cơ bản về hoạt động tham gia hội chợ triển lãm thương mại của các doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

chuyen_de_nhung_van_de_co_ban_ve_hoat_dong_tham_gia_hoi_cho.pdf

Nội dung text: Chuyên đề Những vấn đề cơ bản về hoạt động tham gia hội chợ triển lãm thương mại của các doanh nghiệp

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƢƠNG MẠI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa) Biên soạn: PGS.TS Nguyễn Thị Xuân Hƣơng HÀ NỘI - 2012
MỤC LỤC PHẦN 1. HéI CHî, TRIÓN L·M TH¦¥NG M¹I Vµ VAI TRß CñA Nã §èI VíI C¸C DOANH NGHIÖP KINH DOANH TRONG C¥ CHÕ THÞ TR¦êNG 2 I. HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM - MỘT NỘI DUNG QUAN TRỌNG CỦA XÚC TIẾN THƢƠNG MẠI 2 1. Tính tất yếu của xúc tiến thƣơng mại đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp 2 2. Hội chợ, triển lãm thƣơng mại - Một nội dung quan trọng của xúc tiến thƣơng mại 5 II. HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM THƢƠNG MẠI VÀ NHỮNG LỢI ÍCH ĐẠT ĐƢỢC KHI DOANH NGHIỆP THAM GIA HỘI CHỢ, TRIỄN THƢƠNG MẠI 9 1. Khái niệm 9 2. Phân loại hội chợ, triển lãm 10 PHẦN II. NỘI DUNG THAM GIA HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM THƢƠNG MẠI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 17 I. CÁC LOẠI HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM THƢỜNG NIÊN MÀ CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CÓ THỂ THAM GIA 17 1. Hội chợ triển lãm trong nƣớc 17 2. Hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài 20 II. MỘT SỐ ĐƠN VỊ CHUYÊN TỔ CHỨC HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM CỦA VIỆT NAM 21 III. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG THAM GIA HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 23 1. Các hoạt động trƣớc khi tham gia hội chợ, triển lăm 24 2. Các công việc phải làm trong hội chợ, triển lãm thƣơng maị 38 3. Các hoạt động diễn ra sau thời gian tham gia hội chợ, triển lãm 44
1. Điều kiện về phía doanh nghiệp 52 2. Điều kiện về phía nhà tổ chức 54 3. Các điều kiện khác 54 III. HỆ THỐNG BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 56 PHẦN IV: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG TÀI LIỆU 59 Phần 1: Tham gia Hội chợ triển lãm và vai trò của tham gia hội chợ triển lãm đối với các doanh nghiệp 60 PHẦN 2: NỘI DUNG THAM GIA HỘI CHỌ TRIỂN LÃM THƢƠNG MẠI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 62 Phần 3: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG TÀI LIỆU Error! Bookmark not defined.
PHẦN 1. HéI CHî, TRIÓN L·M TH¦¥NG M¹I Vµ VAI TRß CñA Nã §èI VíI C¸C DOANH NGHIÖP KINH DOANH TRONG C¥ CHÕ THÞ TR¦êNG I. HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM - MỘT NỘI DUNG QUAN TRỌNG CỦA XÚC TIẾN THƢƠNG MẠI 1. Tính tất yếu của xúc tiến thƣơng mại đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Kinh tế ngày càng phát triển, hàng hóa ngày càng đa dạng, phong phú; Cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Vì vậy, tiêu thụ hàng hóa trở thành vấn đề sống còn và là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Nhằm đẩy nhanh việc tiêu thụ sản phẩm các doanh nghiệp đã đƣa ra nhiều cách thức ứng xử khác nhau. Một trong các cách thức ứng xử đƣợc các doanh nghiệp ở nhiều quốc gia sử dụng từ đầu những năm 20 của thế kỷ 20 đó là: ―MARKETING‖. Hiện nay, marketing đƣợc coi là một loại nghệ thuật ứng xử trong kinh doanh hiện đại. Với các tiêu thức phân chia khác nhau, có các loại marketing khác nhau. Theo phạm vi ứng dụng, marketing có hai loại: MACRO MARKETING và MICRO MARKETING. Macro marketing đƣợc ứng dụng trong mọi nền kinh tế nhằm mục đích cân đối cung cầu để thực hiện mục tiêu chung của mỗi quốc gia. Micro marketing chỉ tồn tại và phát triển đƣợc trong nền kinh tế thị trƣờng. Mặc dù macromarrketing đƣợc áp dụng vào mọi nền kinh tế nhƣng cách thức áp dụng trong mỗi loại nền kinh tế có khác nhau. Ở Việt Nam, trong thời kỳ nền kinh tế đƣợc quản lý theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung, ba vấn đề cơ bản của kinh doanh chỉ đƣợc giải quyết từ một trung tâm. Giá cả của các hàng hóa dịch vụ đều do nhà nƣớc quyết định. Hoạt động mua bán hàng hóa ở các doanh nghiệp hoàn toàn đƣợc thực hiện thông qua chỉ tiêu pháp lệnh, cả việc mua sắm các yếu tố đầu vào cho sản xuất đến việc tiêu thụ (bán) các sản phẩm sản xuất. Trong một thời kỳ dài, Macro Marketing đã phát huy tác dụng trong việc huy động các nguồn lực của nền kinh tê vào việc thực hiện mục tiêu chính trị xã hội, kiểm soát chặt chẽ nền kinh tế, chống lại các lực lƣợng phản động, ổn định nền kinh tế xã hội. Tuy nhiên, thực tiễn phát triển sản xuất kinh doanh cho thấy vối cơ chế kế hoạch hóa tập trung thì ứng dụng Macro Marketing nhƣ vậy chỉ thích ứng với nền kinh tế giản đơn, chậm phát triển hoặc trong điều kiện chiến tranh. Khi nền kinh tế phát triển đến một mức độ nhất định cách ứng dụng Macro 2
Marketing nhƣ vậy không còn phát huy hiệu quả của nó. Vì vậy, mục tiêu của Macro Marketing cũng nhƣ nội dung các hoạt động Marketing cũng phải đƣợc thay đổi thì việc ứng dụng Marketing mới đem lại hiệu quả cho toàn bộ nền kinh tế. Theo Các Mác: một nền sản xuất nhất định sẽ quyết định một chế độ tiêu dùng nhất định, quyết định một chế độ lƣu thông nhất định. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, toàn bộ hoạt động thƣơng mại đƣợc diễn ra theo kế hoạch. Nhà nƣớc độc quyền về ngoại thƣơng. Thông qua các chỉ tiêu pháp lệnh, các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động mua bán. Việc thực hiện quá trình mua bán theo chỉ tiêu và địa chỉ đã dẫn đến hậu quả là thủ tiêu tính năng động sáng tạo của các doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh, gây căng thẳng giả tạo về nhu cầu hàng hóa và hạch toán kinh doanh chỉ là hình thức. Các doanh nghiệp luôn biết chắc chắn rằng hàng hóa mà mình sản xuất kinh doanh là đã bán đƣợc. Các doanh nghiệp không quan tâm đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, mọi hoạt động về tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, các vấn đề về chiến lƣợc sản phẩm, chiến lƣợc phân phối, chiến lƣợc giá, chiến lƣợc xúc tiến để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng không đƣợc các doanh nghiệp quan tâm. Trong điều kiện này, Marketing ở tầm doanh nghiệp không có điều kiện để tồn tại và phát triển. Hoạt động xúc tiến thƣơng mại không trở thành hoạt động thiết yếu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong cơ chế thị trƣờng có sự điều tiết của nhà nƣớc, sự vận hành của Macro Marketing có sự thay đổi về căn bản. Macro Marketing hoạt động trên cơ sở: thị trƣờng là nhân tố quyết định giải quyết ba vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh: sản xuất kinh doanh cái gì, sản xuất kinh doanh cho ai, sản xuất kinh doanh nhƣ thế nào. Nhu cầu của ngƣời tiêu thụ giữ vai trò trung tâm, vai trò quyết định. Hệ thống Macro Marketing chịu sự tác động của các quy luật của nền kinh tế thị trƣờng. Mặt khác, sự điều tiết của nhà nƣớc là một tất yếu và có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhằm phát triển có hiệu quả toàn bộ nền kinh tế quốc dân, thực hiên các mục tiêu kinh tế, xã hôi Chính phủ một mặt cần có chiến lƣợc phát triển trong thời kỳ dài, mặt khác phải có kế hoạch phát triển trong từng giai đoạn trung và ngắn hạn cho mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Dựa trên kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng và cách ứng sử của các doanh nghiệp, hệ thống Macro Marketing đƣa ra các mục tiêu marketing và tổ chức các hoạt động nhằm giải quyết hài hòa nhu cầu tiêu dùng, mục tiêu của quốc gia và mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cân đối cung cầu, đáp ứng mục tiêu phát triển đất nƣớc đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhờ có Macro Marketing, sự khác biệt giữa nhà sản xuất và ngƣời tiêu thụ 3
đƣợc kết nối lại. Thông qua các chính sách Marketing ỏ tầm vĩ mô, các nhà sản xuất kinh doanh có thể có các thông tin cần thiết để xác định ba vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh. Thông qua hệ thống Macro Marketing, ngƣời tiêu dùng đƣợc bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình trƣớc những rủi ro do hệ thống Marketing ở tầm doanh nghiệp đem lại. Hệ thống Macro Marketing vận hành theo cách thức đó sẽ giúp cho hệ thống Marketing ở các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Bởi có những hoạt động Marketing ở tầm doanh nghiệp chỉ thực hiện đƣợc khi có sự phối hợp hoạt động Marketing ở tầm vĩ mô. Thật vậy, trong cơ chế thị trƣờng, giá cả đƣợc hình thành trên cơ sở quan hệ cung cầu, cạnh tranh là vấn đề bất khả kháng đối với tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt, do sự vận động của môi trƣờng kinh doanh, trên thị trƣờng thƣờng xuyên xuất hiện những cơ hội kinh doanh mới, đồng thời thƣờng xuyên làm mất đi các cơ hội kinh doanh hiện có của các doanh nghiệp. Khác với cơ chế quản lý kế hoạch hóa tập trung các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về hiệu quả của quá trình kinh doanh. Chính vì vậy, để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trƣờng, các doanh nghiệp cần phải đạt đƣợc ba mục tiêu cơ bản: Mục tiêu lợi nhuận, mục tiêu vị thế, mục tiêu an toàn. Để đạt đƣợc các mục tiêu trên, một mặt các doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thị trƣờng, xác định chuẩn xác thị trƣờng kinh doanh của doanh nghiệp, nghiên cứu kỹ hành vi mua sắm của các khách hàng, đƣa ra cách thức đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất trong điều kiện có thể. Mặt khác, để có khả năng thắng thế trên thị trƣờng cạnh tranh, các doanh nghiệp cần phải tăng trƣởng thƣờng xuyên, đổi mới thƣờng xuyên. Để tăng trƣởng và đổi mới, các doanh nghiệp cần phải không ngừng tìm kiếm các cơ hội kinh doanh hấp dẫn mối đối với doanh nghiệp, kinh doanh phải có lợi nhuận. Hoạt động thƣơng mại của các doanh nghiệp trong thòi kỳ này có sự thay đổi về chất. Vấn đề tự do hóa thƣơng mại từng bƣớc đƣợc hình thành. Trừ một số mặt hàng chiến lƣợc mang tính quốc gia có ảnh hƣởng lớn đến các cân đối của nền kinh tế quốc dân, các hàng hóa đều đƣợc tự do buôn bán. Thị trƣờng ngoài nƣớc đƣợc mở rộng theo hƣớng đa dạng hóa, đa phƣơng hóa. Theo Nghị định 57 CP ngày 30/8/1998 thì doanh nghiệp đều đƣợc phép xuất khẩu trực tiếp khi đã đăng ký mã số ở Cục Hải quan. Để thích ứng với cơ chế mới, các doanh nghiệp phải nghiên cứu cung cầu hàng hóa và xu hƣớng vận động của môi trƣờng kinh doanh để tìm cách đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng theo đúng triết lý kinh doanh của nền kinh tế hàng hóa. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải vận dụng Marketing vào hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động thƣơng mại nói riêng. 4
Nhờ có hoạt động Marketing, doanh nghiệp có khả năng tìm kiếm cho mình thị trƣờng trọng điểm thích hợp với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Thông qua hoạt động nghiên cứu hành vi mua sắm của các khách hàng, các doanh nghiệp tìm ra các cách thức chinh phục khách hàng một cách có hiệu quả. Doanh nghiệp muốn đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh không thể không ứng dụng Marketing. Marketing chính là nghệ thuật ứng xử trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Marketing bao hàm rất nhiều nội dung. Xúc tiến thương mại là một nội dung quan trọng trong MARKETING thương mại. Xúc tiến thương mại là các hoạt động có chủ đích trong lĩnh vực MARKETING của các doanh nghiệp nhằm tìm kiếm, thúc đẩy cơ hôi mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại. Xúc tiến thương mại bao gồm các hoạt động chính như: quảng cáo, khuyến mại, hội chợ, triển lãm, bán hàng trực tiếp, trưng bầy hàng hóa, quan hệ công chúng. Do đó để đạt được mục tiêu trong kinh doanh các doanh nghiệp phải thực hiện tốt hoạt động xúc tiến. 2. Hội chợ, triển lãm thƣơng mại - Một nội dung quan trọng của xúc tiến thƣơng mại Có nhiều quan niệm khác nhau về xúc tiến thƣơng mại. Trong marketing, xúc tiến là khái niệm đƣợc dịch từ từ tiếng anh ―Promotion‖. Về bản chất, nó là hoạt động nhằm tìm kiếm và thúc đẩy một cái gì đó. Xóc tiÕn th•êng ®•îc hiÓu lµ ho¹t ®éng th«ng tin marketing tíi kh¸ch hµng tiÒm n¨ng. Néi dung cña xóc tiÕn bao gåm: Qu¶ng c¸o (ADVERTSING), khuyÕn m¹i, héi chî, triÓn l·m (SALES PROMOTION), b¸n hµng trùc tiÕp (PERSONAL SELLING), vµ quan hÖ c«ng chóng ( PUBLIC RELATIONS). Tuy nhiên, Trong nền kinh tế quốc dân, mỗi lĩnh vực có những đặc tính khác nhau. Xúc tiến ở lĩnh vực nào thì tên gọi của lĩnh vực đó đó đƣợc đặt sau từ xúc tiến. Ví dụ: Xúc tiến trong lĩnh vực ngân hàng gọi là Xúc tiến Ngân hàng; Xúc tiến trong lính vực đầu tƣ gọi là xúc tiến đầu tƣ; Xúc tiến trong lĩnh vực du lịch gọi là Xúc tiến Du lịch; Xúc tiến trong lĩnh vực thƣơng mại đƣợc gọi là Xúc tiến Thƣơng mại. Xúc tiến trong mỗi lĩnh vực khác nhau có nét đặc thù khác nhau. ` Theo bộ luật thƣơng mại: ―Xúc tiến thƣơng mại là hoạt động nhằm tìm kiếm thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thƣơng mại‖. Xúc tiến thƣơng mại có vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ở Việt Nam hiện nay bởi: + Trong những năm gần đây do tốc độ phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, 5
của cách mạng khoa học kỹ thuật làm cho bộ mặt của thị trƣờng trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế thay đổi rõ rệt. + Trên thị trƣờng, hàng hóa rất đa dạng và ngày càng nhiều sản phẩm mới xuất hiện. Mặt khác nhu cầu luôn thay đổi, thông tin về cung cầu trở nên vô cùng quan trọng đối với các tổ chức kinh doanh cũng nhƣ ngƣời tiêu dùng. + Hoạt động xúc tiến thƣơng mại có vai trò thông tin cho ngƣời tiêu dùng về sản phẩm của doanh nghiệp để khuyến khích cho họ mua hàng. Đặc biệt với sản phẩm mới cần có hoạt động xúc tiến thƣơng mại để qua đó doanh nghiệp có khả năng thăm dò thị trƣờng và đặc biệt là phản ứng của ngƣời tiêu dùng trƣớc khi sản phẩm bán ra trên thị trƣờng. + Thông qua hoạt động xúc tiến thƣơng mại, doanh nghiệp không chỉ bán đƣợc hàng mà doanh nghiệp có thể xây dựng hình ảnh tốt của doanh nghiệp trƣớc khách hàng, doanh nghiệp có thể tác động vào khách hàng, góp phần thay đổi cơ cấu tiêu dùng, hƣớng dẫn nhu cầu tiêu dùng. + Xúc tiến thƣơng mại là yếu tố quan trọng để cung và cầu gặp nhau, để ngƣời bán tìm cách thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của ngƣời mua. Thông qua hoạt động xúc tiến, các doanh nghiệp có khả năng mở rộng và chiếm linh thị trƣờng, giảm đƣợc chi phí kinh doanh cũng nhƣ rủi ro trên thƣơng trƣờng. Vị thế của doanh nghiệp ngày càng đƣợc củng cố và nâng cao. + Kinh tế càng phát triển, khoa học kỹ thuật càng phát triển thì vấn đề cạnh tranh bằng giá cả của hàng hóa càng ít có ý nghĩa quyết định. Thay vào đó là cạnh tranh bằng sản phẩm và dịch vụ trở thành vấn đề quan trọng có ý nghĩa quyết định sự thắng bại trên thị trƣờng cạnh tranh. Xúc tiến thƣơng mại của các doanh nghiệp bao gồm những nội dung sau: 1. Quảng cáo. 2. Trƣng bày hàng hóa. 3. Tham gia hội chợ, triển lãm 4. Khuyến mại. 5. Bán hàng cá nhân 6. Quan hệ công chúng. Hội chợ, triển lãm là hoạt động quan trọng trong xúc tiến thƣơng mại của các doanh nghiệp. Thông qua hội chợ triển lãm, các doanh nghiệp có thể sử dụng phối kết hợp cả sáu công cụ trên để thực hiện mục tiêu kinh doanh, giải quyết khó khăn trong sản xuất, tiêu thụ hàng hóa 6
TIÊU THỤ HÀNG HÓA NGÀY CÀNG KHÓ KHĂN Trong nền kinh tế thị trƣờng, cạnh tranh ngày càng gay gắt, hoạt động tiêu thụ của các doanh nghiệp ngày càng trở nên khó khăn bởi: Trƣớc hết là do khối lƣợng hàng hóa đƣa vào lƣu chuyển trong phạm vi một quốc gia và quốc tế: Khi nền kinh tế phát triển, sản xuất ngày càng gia tăng, thƣơng mại trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế đƣợc mở rộng, khối lƣợng hàng hóa đƣa vào lƣu thông trên thị trƣờng trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế ngày càng lớn. Để tiêu thụ đƣợc khối lƣợng hàng hóa đồ sộ đó, các quốc gia cũng nhƣ các doanh nghiệp phải tăng cƣờng hoạt động hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Theo tính toán của các nhà kinh tế, lƣợng hàng hóa đƣa vào lƣu thông giữa các quốc gia với nhau và có thời kỳ lên đến 6,7 nghìn tỷ USD. Hiện nay ở Việt Nam, khối lƣợng hàng hóa đƣa vào lƣu chuyển trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân ngày một gia tăng. Năm l955 khoảng 1.454,74 triệu đồng, năm 1985 là gần 631 nghìn tỷ đồng, năm 1999 đã lên trên một nghìn tỷ đồng. Năm 2011 là 2004,4 nghìn tỷ và ƣớc đến hết tháng 10 năm 2012 là 1955 nghìn tỷ. Sự gia tăng về khối lƣợng hàng hóa buôn bán trên thị trƣờng ảnh hƣởng trực hiện các mặt hàng mới trên thị trƣờng ngày càng nhiều. Theo các nhà nghiên cứu sự gia tăng danh mục các mặt hàng kinh doanh nhanh hơn nhiều so với sự gia tăng của các chủ thể tham gia vào kinh doanh thƣơng mại trên tiếp đến hoạt động xúc tiến thƣơng mại nói chung và nhu cầu tham gia hội chợ, triển lãm trong kinh doanh thƣơng mại nói riêng. Thứ hai do sự gia tăng danh mục các mặt hàng kinh doanh trên thị trường Khoa học kỹ thuật càng phát triển, nhu cầu của con ngƣời ngày càng đa dạng làm cho danh mục các mặt hàng kinh doanh ngày càng gia tăng, sự xuất hiện các mặt hàng mới trên thị trƣờng ngày càng nhiều. Theo các nhà nghiên cứu sự gia tăng danh mục các mặt hàng kinh doanh nhanh hơn nhiều so với sự gia tăng của các chủ thể tham gia vào kinh doanh thƣơng mại trên thị trƣờng. Chính nhân tố này làm cho chu kỳ sống của hàng, hóa ngắn lại, ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn kinh doanh có hiệu quả, trƣớc hết doanh nghiệp phải tiêu thụ đƣợc hàng hóa. Để các hàng hóa mới nhanh chóng nhận đƣợc sự chấp nhận của khách hàng, các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại cần tổ chức tham gia hội chợ, triển lãm để tăng nhanh khối lƣợng hàng hóa bán ra, nâng cao thị phần kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ ba là sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ 7
Khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ sản xuất sản phẩm mới sẽ cho phép sản xuất ra các sản phẩm với những chất lƣợng ngày càng cao. Sự đa dạng này có thể đem lại những lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Khoa học kỹ thuật càng phát triển, khả năng làm đa dạng hóa sản phẩm với những nét đặc trƣng làm cho tính cạnh tranh trên thị trƣờng ngày càng cao. Khả năng lựa chọn của ngƣời tiêu dùng ngày càng cao. Tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên khó khăn. Xúc tiến thƣơng mại sẽ góp phần nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Thứ tư là do sự gia tăng của các chủ thể tham gia vào hoạt động mua bán trên thị trường làm cho các yếu tố cạnh tranh ngày càng gay gắt Sản xuất càng phát triển, nhu cầu càng tăng nhanh, số lƣợng các chủ thể tham gia vào hoạt động kinh doanh thƣơng mại càng nhiều. Sự gia tăng nhanh chóng của các doanh nghiệp thƣơng mại làm thay đổi các mối quan hệ thƣơng mại vốn có trƣớc đây, làm cho nhân tố cạnh tranh trong kinh doanh trên thị trƣờng ngày càng trở nên gay gắt. Để bán đƣợc hàng hóa, để nâng cao sức cạnh tranh, ngoài việc nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng, các doanh nghiệp thƣơng mại còn phải tổ chức tốt các hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm. Hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm sẽ giúp cho doanh nghiệp chinh phục khách hàng tốt hơn, doanh thu có khả năng tăng lên. Nhƣ vậy, số chủ thể kinh doanh thƣơng mại càng nhiều, tính cạnh tranh càng cao, đòi hỏi hoạt động hội chợ, triển lãm thƣơng mại phải phát triển. Thứ năm là do sự tác động của chính sách mở cửa nền kinh tế của các quốc gia và vấn đề quốc tế hóa nền kinh tế toàn cầu: Một nền kinh tế mở cửa sẽ làm cho giao lƣu thƣơng mại tăng nhanh, số lƣợng cũng nhƣ kim ngạch xuất nhập khẩu tăng lên không ngừng. Các quốc gia sử dụng chính sách mở cửa nền kinh tế sẽ tham gia vào khối kinh tế khu vực, hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Để phát triển kinh doanh ra thị trƣờng quốc tế, các doanh nghiệp thƣơng mại cần phải có những hiểu biết nhất định về thị trƣờng quốc tế, phải giới thiệu đƣợc hàng hóa kinh doanh trên thị trƣờng quốc tế, phải xây dựng đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng trên thị trƣờng quốc tế. Quan hệ kinh tế quốc tế càng phát triển càng tạo điều kiện cho hoạt động hội chợ, triển lãm thƣơng mại phát triển, ở những nƣớc ngoại thƣơng kém phát triển, hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm cũng kém phát triển. Với xu thế quốc tế hóa nền kinh tế thế giới, các quốc gia kém phát triển có điều kiện du nhập đƣợc những thành tựu phát triển về khoa học kỹ thuật, về nghệ 8
thuật quản trị kinh doanh, về kinh nghiệm tiên tiến của các nƣớc phát triển trên thế giới. Chính vì vậy các nƣớc chậm phát triển tham gia hội chợ, triển lãm không những đạt đƣợc mục đích tiếp thị bán hàng mà còn có điều kiện học hỏi kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh ở các nƣớc tiên tiến. Vì vậy, xúc tiến thƣơng mại là hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp. II. HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM THƢƠNG MẠI VÀ NHỮNG LỢI ÍCH ĐẠT ĐƢỢC KHI DOANH NGHIỆP THAM GIA HỘI CHỢ, TRIỄN THƢƠNG MẠI 1. Khái niệm Theo Luật Thƣơng mại của Nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thì hội chợ thƣơng mại và triển lãm thƣơng mại đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Hội chợ thương mại là hoạt động xúc tiến thƣơng mại tập trung trong một thời gian ngắn và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh đƣợc trình bày hàng hóa của mình nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thƣơng mại thông qua việc trƣng bày bằng hàng hóa, tài liệu về hàng hóa để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa. Nhƣ vậy hội chợ là hoạt động mang tính định kỳ đƣợc tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định, là nơi ngƣời bán và ngƣời mua trực tiếp giao dịch mua bán. Triển lãm thƣơng mại có hình thái gần giống với hội chợ nhƣng doanh nghiệp không đƣợc mang hàng hóa đến bán tại triển lãm. Các doanh nghiệp tham gia triển lãm thƣơng mại chủ yếu để giới thiệu, quảng cáo, giao dịch nhằm tạo điều kiện cho việc ký kết hợp đồng kinh tế. Các triển lãm thƣờng ít có định kỳ nhƣ hội chợ. Trƣớc đây trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung phần lớn các doanh nghiệp chỉ tham gia vào hoạt động triển lãm rất ít khi có cơ hội để tham gia vào các hội chợ vì thời kỳ đó chƣa có các tổ chức đứng ra tổ chức hội chợ. Ngày nay hội chợ, triển lãm là hoạt động xúc tiến thƣơng mại có xu hƣớng phát triển mạnh. Tuy nhiên hội chợ, triển lãm ít khi tổ chức tách rời mà nó đƣợc tổ chức phối hợp nhau trong cùng thời gian và không gian và gọi là hội chợ, triển lãm. 9
Hôi chợ, triển lãm thương mại là: hoạt động xúc tiến thƣơng mại đƣợc thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thƣơng nhân trƣng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ. (Luật thƣơng mại 2005). Nhƣ vậy, trong hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các doanh nghiệp không những trƣng bầy hàng hóa để xúc tiến thƣơng mại mà còn trƣng bầy các tài liệu liên quan đến hàng hóa nhằm mục đích quảng cáo, cạnh tranh, mở rộng thị trƣờng. Hơn nữa, trong hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp đƣợc phép bán hàng. 2. Phân loại hội chợ, triển lãm Tùy theo các tiêu thức phân chia khác nhau, có các loại hội chợ, triển lãm khác nhau. Hiện nay, ngƣời ta thƣờng sử dụng các tiêu thức sau để phân loại hội chợ, triển lãm: a. Theo tiêu thức địa lý Căn cứ vào tiêu thức phân chia theo phạm vi địa lý, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham gia vào các loại hội chợ, triển lãm sau: + Hội chợ, triển lãm địa phương Đây là loại hội chợ, triển lãm làm do các địa phƣơng tự tổ chức nhằm giới thiệu những thế mạnh của địa phƣơng trong một lĩnh vực nào đó. Qua đó, các doanh nghiệp địa phƣơng có cơ hội để thu hút vôn đầu tƣ, tìm kiếm bạn hàng liên doanh liên kết. Ví dụ: Hội chợ, triển lãm Đồng bằng Sông cửu Long. Hội chợ, triển lãm cần Thơ. Hội chợ thƣơng mại Lạng Sơn Hội chợ thƣơng mại Quảng Ninh + Hội chợ, triển lãm quốc gia. Hội chợ, triển lãm quốc gia dành cho các doanh nghiệp trên toàn quốc. Tham gia vào hội chợ, triển lãm này thƣờng là các doanh nghiệp có tiềm lực mạnh, có uy tín. Nó thƣờng do các công ty chuyên kinh doanh hội chợ, triển lãm tổ chức. Ví dụ ở Việt Nam các hội chợ này thƣờng đƣợc các tổ chức nhƣ Vinexad, VeFax, Phòng Thƣơng mại và công nghiệp Việt Nam tổ chức. + Hội chợ triển lãm thương mại quốc tế. Hội chợ, triển lãm quốc tế là hội chợ, triển lãm trong đó ngoài các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong nƣớc còn có các doanh nghiệp khác nhau trên thế giới tham gia hoặc hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài mà có sự tham gia của doanh 10
nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp tham gia vào hội chợ, triển lãm này thƣờng là các doanh nghiệp muốn vƣơn ra thị trƣờng nƣớc ngoài hoặc các doanh nghiệp nƣớc ngoài muốn xâm nhập vào thị trƣờng nƣớc chủ nhà. Thông thƣờng các triển lãm này đƣợc các công ty kinh doanh hội chợ, triển lãm tổ chức thực hiện độc lập hoặc có sự kết hợp với các công ty hội chợ, triển lãm khác (trong hay ngoài nƣớc). Ví dụ: Hội chợ, triển lãm thành tựu khoa học công nghệ ASEAN. Hội chợ thƣơng mại quốc tê EXPO. Chọn hội chợ, triển lãm thƣơng mại theo tiêu thức này khi doanh nghiệp muốn thúc đẩy kinh doanh theo khu vực thị trƣờng. b, Theo tiêu thức chủ đề của hội chợ, triển lãm các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham gia vào các hội chợ, triển lãm sau: + Hội chợ, triển lãm tổng hợp. Đây là hội chợ, triển lãm dành cho tất cả những doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào muốn tham gia. Loại hội chợ, triển lãm này nhằm thu hút đông đảo quần chúng, ngƣời tiêu dùng, nhà sản xuất, các nhà phân phối. Tham gia vào hội chợ, triển lãm này phần đông là các nhà sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng. Khách hàng đến hội chợ, triển lãm rất đa dạng và nhu cầu của họ vô cùng khác nhau và phức tạp, rất khó khăn trong việc phân loại nhu cầu của họ. + Hôi chợ triển lãm chuyên đề. Thông thƣờng loại hội chợ, triển lãm này sẽ đi sâu vào lĩnh vực nhƣ: hàng xuất khẩu, hội chợ, triển lãm hàng tiêu dùng, hội chợ, triển lãm hàng công nghiệp. Đây là loại hội chợ, triển lãm có giá trị cao cho các doanh nghiệp tham gia hội chợ bởi nó thu hút số lƣợng lớn các doanh nhân, các khách hàng có chung mối quan tâm. Do đó mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp sẽ dễ đạt đƣợc hơn so với tham gia hội chợ, triển lãm tổng hợp. Ví dụ: Hội chợ thời trang. Hội chợ, triển lãm về sản xuất công nghiệp. Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp CN. Hội chợ thủy sản. Doanh nghiệp lựa chọn hội chợ triển lãm theo tiêu thức này khi muốn tham gia hội chợ theo lĩnh vực kinh doanh để tìm kiếm bạn hàng và khuyeechs chƣơng sản phẩm của doanh nghiệp. c. Theo tiêu thức ngành nghề kinh doanh các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham gia vào các hội chợ, triển lãm: hội chợ hàng nông nghiệp, công nghiệp, giáo dục, y tế, thủy sản, vàng bạc đá quý, vật liệu xây dựng Đối tƣợng tham gia triển lãm là những doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực trên. Đây là loại 11
hình hội chợ, triển lãm quan trọng thƣờng thu hút đƣợc sự chú ý của các doanh nghiệp cũng nhƣ cá nhân những ngƣời quan tâm. Tuy nhiên do triển lãm chuyên sâu do đó sẽ khó khăn cho ngƣời tổ chức hội chợ, triển lãm do phải tập trung đủ lƣợng ngƣời tham gia. Doanh nghiệp sử dụng tiêu chi phân chia này để tham gia các hội chợ mà doanh nghiệp có thể thể hiện sức cạnh tranh, tìm kiếm bạn hàng, khách hàng tiềm năng. d. Theo tiêu thức chủ thể đứng ra tổ chức hôi chợ triển lãm, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham gia vào các loại hội chợ triển lãm sau: - Hội chợ, triển lãm do một doanh nghiệp tham gia tự đứng ra tổ chức để giới thiệu sản phẩm của mình, có sự tham gia của một số doanh nghiệp khác. Ví dụ nhƣ triển lãm Intel tổ chức; triển lãm máy Photocopy của Toshiba. Hội chợ, triển lãm theo loại này thƣờng có quy mô nhỏ, số lƣợng ngƣời tham gia không nhiều nhƣng khách hàng thì có cùng mối quan tâm nhƣ ngƣời sử dụng, ngƣời tiêu dùng. - Hội chợ, triển lãm do một hay nhiều đơn vị chuyên tổ chức hội chợ, triển lẫm đứng ra tổ chức. Đây là các cuộc triển lãm thƣờng có quy mô lớn, khả năng thu hút đƣợc các tổ chức tham gia cũng nhƣ khách hàng là rất cao. Ví dụ nhƣ: Expo. - Hội chợ, triển lãm do địa phương tổ chức. - Hội chợ, triển lãm do một cơ quan chức năng của chính phủ hay của bộ quản lý ngành nào đó tổ chức.VD: Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn tổ chức tại Trung tâm hội chợ, triển lãm Việt Nam. - Hội chợ, triển lãm tổ chức là các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài ở Việt Nam hoặc ở nước khác nhưng có sự tham gia của doanh nghiệp Việt Nam. Doanh nghiệp khi tham gia hội chợ triển lãm phải quan tâm đến nhà tổ chức bởi đây là yếu tố ảnh hƣởng không nhỏ tới chi phí và thành công của doanh nghiệp. 3.Lợi ích đạt đƣợc khi các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại Hội chợ, triển lãm thƣơng mại đem lại lợi ích cho ngƣời tiêu dùng, nhà tổ chức hội chợ triển lãm, lợi ích cho Quốc gia đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh tham gia hội chợ triển lãm. Tham gia hội chợ, triển lãm thương mại các doanh nghiệp có khả năng đạt các lợi ích sau: 12
- Góp phần thực hiện chiến lược marketing của doanh nghiệp. Thông qua hội chợ, triển lãm thƣơng mại các doanh nghiệp có thể đạt đƣợc mục tiêu của mình khi cung cấp cho khách hàng những thông tin về sản phẩm, về doanh nghiệp và thiết lập quan hệ với khách hàng tiềm năng. Thông qua kết quả thu đƣợc tại hội chợ, triển lãm thƣơng mại các doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp cũng nhƣ có những ứng xử để doanh nghiệp thích ứng với thị trƣờng. - Cơ hội để các doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu của mình: Tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các doanh nghiệp có cơ hội để tiếp xúc với khách hàng mục tiêu. Đây là một cơ hội tốt cho doanh nghiệp giảm chi phí. Nếu không có hội chợ, triển lãm việc thƣơng mại, việc tiếp xúc với khách hàng trở nên rất tốn kém do khách hàng phân tán theo khu vực địa lý. Thông qua hội chợ, triển lãm các doanh nghiệp có khả năng quy tụ đƣợc một số lƣợng lớn các khách hàng và trực tiếp giới thiệu về hàng hóa, bán hàng giải đáp thắc mắc cho khách hàng, trực tiếp kích thích khách hàng tiêu dùng hàng hóa. - Trình bày giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng nói chung và khách hàng mục tiêu nói riêng. Thông qua hội chợ, triển lãmthƣơng mại, các doanh nghiệp tham gia sẽ có cơ hội trình bày, giới thiệu công dụng về công dụng, chức năng của sản phẩm tới khách hàng. Thông qua giới thiệu hàng hóa các nhân viên tiếp thị của doanh nghiệp sẽ giúp cho khách hàng nhận biết cũng nhƣ phân biệt rõ sản phẩm của doanh nghiệp với các sản phẩm khác. - Củng cố danh tiếng và hình ảnh của doanh nghiệp. Thông qua hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các nhân viên tiếp thị của doanh nghiệp sẽ giới thiệu với khách những thông tin về lịch sử phát triển của doanh nghiệp, tiềm năng của doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp qua đó xây dựng hình ảnh đẹp trong tâm trí của khách tham quan. Nếu đạt đƣợc kết quả này doanh nghiệp có cơ hội để thu hút hành động mua của khách hàng trong tƣơng lai. Đây là vấn đề mà doanh nghiệp khó có thể đạt đƣợc thông qua các hình thức xúc tiến khác. - Qua hoạt động hội chợ, triển lãm doanh nghiệp có cơ hội để thu thập những thông tin cần thiết về nhu cầu của khách hàng, về đối thủ cạnh tranh.Thông qua việc trình bày cũng nhƣ tiếp xúc với khách hàng tại hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các nhân viên tiếp thị sẽ nhận đƣợc những ý kiến trực tiếp của khách hàng về chất lƣợng sản phẩm, giá cả, mẫu mã, dịch vụ. Những thông tin này sẽ đƣợc chuyển 13
về cho doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của khách hàng hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai. Hơn nữa, tại hội chợ, triển lãm có thể có cả các doanh nghiệp là đối thủ cạnh tranh tham gia. Đây chính là cơ hội tốt cho doanh nghiệp quan sát tiếp xúc và đánh giá đối thủ cạnh tranh từ đó có thể nghiên cứu đƣa ra các đấu pháp thích hợp trên thƣơng trƣờng. Bởi trong hội chợ, triển lãm thƣơng mại, doanh nghiệp có thể so sánh tại chỗ sản phẩm của doanh nghiệp mình với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh về giá cả, chất lƣợng sản phẩm, mẫu mã, dịch vụ. và thái độ của khách hàng với các sản phẩm của mình cũng nhƣ sản phẩm của đổi thủ cạnh tranh. Qua đó doanh nghiệp có thể đánh giá SWOT về đối thủ cạnh tranh, tìm cách khắc phục điểm yếu của doanh nghiệp, phát huy điểm mạnh mà doanh nghiệp đạt đƣợc. - Cơ hội để doanh nghiệp mở rộng thị trường. Các doanh nghiệp luôn luôn muốn mở rộng thị trƣờng kinh doanh của mình. Thông qua hội chợ, triển lãm thƣơng mại các doanh nghiệp có cơ hội thu hút thêm đƣợc những khách hàng và bạn hàng mói. Đây là một cách thức tìm kiếm thị trƣờng hiệu quả. Thông qua hội chợ, triển lãm thời gian tiếp cận với thị trƣờng mới đƣợc rút ngắn. - Hoàn thiện thêm chính sách xúc tiến của doanh nghiệp. Thông qua hội chợ, triển lãm thƣơng mại các doanh nghiệp sẽ học hỏi đƣợc những doanh nghiệp khác trong việc ứng dụng các công cụ xúc tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh. - Tăng cường hiệu quả của xúc tiến bán hàng. Việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là hoạt động đem lại hiệu quả cao hơn so với việc giao dịch bằng thƣ, điện thoại điện tín. Nó rút ngắn thời gian cũng nhƣ chi phí giao tiếp. Nhân viên chào hàng có cơ hội tiếp xúc với lƣợng khách hàng lớn trong khoảng thời gian ngắn. - Xúc tiến hợp tác đầu tư. Thông qua hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các doanh nghiệp có sản phẩm để giao lƣu, tìm hiểu lẫn nhau qua đó thu hút đƣợc sự chú ý của các nhà đầu tƣ. Các doanh nghiệp thông qua hội chợ, triển lãm có điều kiện tiếp cận với công nghệ mới. Nhiều hoạt động mua bán chuyển giao công nghệ đã đƣợc thực hiện sau các hội chợ, triển lãm. - Tăng doanh thu nhờ ký kết được các hợp đồng kinh tế và bán hàng tại hội chợ. Thông qua hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các doanh nghiệp có khả năng tạo lập các mối quan hệ kinh tế. Nhiều hợp đồng lớn đã đƣợc ký kết ngay trong quá trình doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Mặt khác tham gia hội 14
chợ, các doanh nghiệp có khả năng bán hàng tại chỗ. Tuy nhiên bán hàng tại chỗ không phải là mục tiêu chính của việc tham gia hội chợ, triển lãm. Nếu mục tiêu này trở thành mục tiêu chính, doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại có thể sẽ mắc những sai lầm, làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong tƣơng lai, không phát huy hết lợi thế của tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. - Các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thương mại có cơ hội nhận được sự tài trợ và ủng hộ của các tổ chức quốc tế. Rất nhiều các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại nhận đƣợc sự tài trợ của các tổ chức cũng nhƣ chính phủ. (Điều này phụ thuộc nhiều vào mục tiêu, chính sách của các tổ chức cũng nhƣ chính phủ). 15
HỆ THỐNG CÁC CÂU HỎI PHẦN 1 1. Xúc tiến thƣơng mại là gì? Xúc tiến thƣơng mại có vai trò nhƣ thế nào đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp? Doanh nghiệp anh chị đã thực hiện các hoạt động xúc tiến thƣơng mại nào? 2. Tại sao nói hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm là một nội dung quan trọng của xúc tiến thƣơng mại? 3. Hội chợ, triển lãm thƣơng mại là gì? Hội chợ thƣơng mại khác triển lãm thƣơng mại ở điểm nào? Tại sao ngƣời ta thƣờng tổ chức chung hội chợ và triển lãm thƣơng mại? 4. Vai trò của hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thƣơng mại? 5. Doanh nghiệp anh chị có thể tham gia những loai hội chợ, triển lãm nào? Vì sao? 16
PHẦN II. NỘI DUNG THAM GIA HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP I. CÁC LOẠI HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM THƢỜNG NIÊN MÀ CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CÓ THỂ THAM GIA 1. Hội chợ triển lãm trong nƣớc Trong tất cả các cuộc hội chợ - triển lãm ở Việt Nam chúng ta thấy rằng có những cuộc triển lãm đƣợc tổ chức theo định kỳ nhƣ: Hội chợ thƣơng mại quốc tế tổ chức vào tháng Tƣ hàng năm, Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp đƣợc tổ chức vào tháng 10 hàng năm. Triển lãm thƣơng mại quốc tế tổ chức hai năm một lần. Hội chợ xuân mỗi năm một lần. Có những hội chợ, triển lãm chỉ đƣợc tổ chức mang tính thời vụ. Hàng năm số lƣợng các cuộc triển lãm đƣợc tổ chức ngày càng tăng. Hội chợ thương mại quốc tế Việt nam Tổ chức vào tháng 4 hàng năm tại Trung tâm Triển lãm giảng võ. Đây là hội chợ có ý nghĩa quan trọng trong ngành Thƣơng mại Việt Nam, nó góp phần quan trọng vào xúc tiens xuất khảu và đầu tƣ. Mỗi hội chợ sẽ có chủ đề mang tính thời sự đối với nền kinh tế Việt nam. Ví dụ: Năm 2012, hội chợ Thƣơng mại Quốc tế Việt Nam có chủ đề ―Việt Nam – Hợp tác cùng phát triển‖. Số lƣợng các đơn vị tham gia Hội chợ thƣơng mại quốc tế ngày càng tăng. Thông qua Catalog EXPO hàng năm của VINAXAD ta thấy rằng có những công ty tham gia rất đều đặn. Phần lớn các công ty tham gia từ những năm 1992 đến nay vẫn tiếp tục tham gia. Không những các công ty này tham gia đều đặn mà họ còn không ngừng gia tăng về qui mô. Một số công ty lớn là khách hàng thƣờng xuyên tham gia hội chợ này đó là: Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, Tổng Công ty Chè, Công ty sản xuất hàng tiêu dùng Bình Tiên Ví dụ: Hội chợ Thƣơng mại Quốc tế Việt nam năm 2012 đã thu hút đƣợc trên 800 đơn vị tham gia đến từ 20 quốc gia, vùng lãnh thổ. Các mặt hàng tham gia triển lãm chủ yếu là hàng nông sản chế biến, sản phẩm trang trí nội, ngoại thất; hàng thủ công mỹ nghệ; hàng thời trang; Hàng vật liệu xây dựng Trong hội chợ, nhiều hoạt động xúc tiến nhằm tăng cƣờng tính hợp tác, đầu tƣ của các doanh nghiệp trong nƣớc và nƣớc ngoài đƣợc thực hiện nhƣ: 17
Hội thảo chuyên đề, tọa đàm xúc tiến thƣơng mại, lễ ký kết hợp đồng Đặc biệt, hội chợ 2012 thu hút đƣợc trên 20.000 khách tham quan đến từ 45 quốc gia và vùng lãng thổ trong đó phải kể đến sự tham gia của các doanh nhân trong nƣớc đến giao dịch thƣơng mại và tìm kiếm cơ hội đầu tƣ. Hai mốt năm qua, Hội chợ Thƣơng mại quốc tế Việt nam đã là một điểm đến tin cậy của các doanh nghiệp, các nhà đầu tƣ trong nƣớc và nƣớc ngoài. Hội chợ xuân Hội chợ đƣợc tổ chức thƣờng niên vào tháng Giêng. Tham gia vào hội chợ xuân có rất nhiều các doanh nghiệp. Trong những năm qua, cứ mỗi hội chợ xuân có khoảng 35% đến 50% các doanh nghiệp tham gia là doanh nghiệp thƣơng mại. Trên CATALOG của các hội chợ xuân chúng ta nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp tham gia là doanh nghiệp tƣ nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh hàng may mặc, đồ uống, và các loại sản phẩm tiêu dùng khác. Mục đích của các doanh nghiệp đến hội chợ xuân là quảng cáo sản phẩm và bán hàng phục vụ cho nhu cầu tết của ngƣời tiêu dùng. Hôi chợ quốc tế hàng tiêu dùng: Hội chợ này thƣờng đƣợc tổ chức vào tháng 8 Đây là hội chợ thu hút đƣợc nhiều doanh nghiệp thƣơng mại tham gia. Thực tế cho thấy trong khi số các doanh nghiệp sản xuất tham gia hội chợ giảm xuống thì hàng năm số doanh nghiệp thƣơng mại tham gia hội chợ lại tăng lên. Điều này chứng tỏ các doanh nghiệp thƣơng mại ngày càng thấy rõ vai trò của hội chợ. Hội chợ triển lãm : ngƣời Việt – Hàng Việt hội nhập WTO Hội chợ triển lãm ― Ngƣời Việt – Hàng Việt hội nhập WTO thƣờng đƣợc tổ chức vào tháng 12 hàng năm. Đây là hội chợ triển lãm do công ty cổ phần quảng cáo hội chợ triển lãm quôc tế Phƣơng Đông tổ chức. Hội chợ này thƣờng đƣợc tổ chức tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Hội chợ thu hút đƣợc các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa của Việt Nam tham gia. Hội chợ Nông nghiệp quốc tế cần Thơ Là loại hội chợ nông nghiệp có qui mô lớn. Tại hội chợ, ngoài việc triển lãm thành tựu nông nghiệp và phát triển nông thôn của cả nƣớc, của Đồng bằng Sông Cửu Long, các tổ chức tham gia còn trƣng bày, bán các sản phẩm phục vụ nông nghiệp, phục vụ đời sống nông dân và phát triển nông thôn. Bên cạnh đó là các cuộc hội thảo, gặp gỡ các nhà khoa học nông nghiệp, các nhà sản xuất, kinh doanh hàng nông nghiệp và các nông dân điển hình. Các doanh nghiệp thƣơng mại tham gia vào
triển lãm này phần lớn là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nông sản, các công ty kinh doanh phân bón và thức ăn gia xúc. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nông sản đến hội chợ nông nghiệp để tìm kiếm đối tác kinh doanh. Bên cạnh đó còn có các cuộc hội chợ triển lãm cũng thu hút được đông đảo doanh nghiệp tham gia và khách tham quan như: Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp, Hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao Triển lãm thƣơng mại quốc tế Bên cạnh hội chợ quốc tế chúng ta còn thấy có một loại hình rất nổi bật nữa là triển lãm quốc tế. Ở Việt Nam có ba loại triển lãm quốc tế đƣợc tổ chức hai năm một lần đó là: Triển lãm quốc tế về ôtô và công nghệ giao thông vận tải (AUTO) (vào tháng 10), Triển lãm thông tin máy tính thiết bị văn phòng (ELECOMP) vào tháng 12, Triển lãm đầu tƣ trực tiếp của nƣớc ngoài vào Việt Nam vào tháng 11. Các cuộc triển lãm này đã thu hút đƣợc khá nhiều đơn vị trong và ngoài nƣớc tham gia. Sự ra đời của các cuộc triển lãm này đáp ứng đƣợc yêu cầu của các khách hàng cũng nhƣ yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa của đất nƣớc. Trong các cuộc triển lãm trên số doanh nghiệp nƣớc ngoài tham gia đông, sở dĩ có tình trạng đó bởi vì một phần do rất nhiều các doanh nghiệp từ các quốc gia khác nhau muốn đến Việt Nam để tìm thị trƣờng kinh doanh. Hơn nữa do tài chính hạn hẹp nên tƣ tƣởng lấy thu bù chi tại chỗ khó thực hiện đƣợc do qui định của triển lãm là không đƣợc bán hàng hóa ngay trong triển lãm. Triển lãm quốc tế Thực phẩm và đồ uống – Vietfood & Beverage Triển lãm này đƣợc tổ chức vào tháng 9 hàng năm và thƣờng đƣợc tổ chức tại Trung tâm hội nghị và triển lãm quốc tế Tân Bình. Tính đến 2012, triển lãm này đã đƣợc tổ chức 16 lần. Triển lãm này đƣợc tổ chức nhằm xúc tiến thƣơng mại cho ngành đồ uống Việt Nam. Triển lãm này, hàng năm đã thu hút đƣợc nhiều doanh nghiệp kinh doanh đồ uống và các ngành công nghiệp phụ trợ tham gia. Ví dụ năm 1011, triển lãm này đã thu hút đƣợc 182 doanh nghiệp tham gia với 256 gian hàng trong đó phải kể đến sự tham gia của chin công ty nƣớc ngoài. Triển lãm này đã nhận đƣợc sự đánh giá cao của các ban ngành, các doanh nghiệp và khách tham quan. Triển lãm quốc tế chuyên ngành Y dƣợc Triển lãm này đƣợc tổ chức thƣờng niên vào tháng 8 hàng năm tại Trung tâm hội chợ triển lãm Tân Bình (TBECC). Các đơn vị tổ chức là Hội thiết bị y tế Việt nam, Hội nhãn khoa Việt Nam, công ty cổ phần y dƣợc phẩm và công ty cổ phần
quảng cáo vsf hội chợ thƣơng mại VINEXAD. Triển lãm này thu hút đƣợc nhiều doanh nghiệp trong nƣớc và quốc tế tham gia. Năm 2012, triển lãm này đã thu hút đƣợc trên 250 doanh nghiệp của trên 20 quốc gia, vùng lãnh thổ đăng ký tham gia. Triển lãm quốc tế chuyên ngành y dƣợc là nơi để các doanh nghiệp quảng bá và giới thiệu các máy móc, thiết bị, dịch vụ y tế. Trong quá trình diễn ra triển lãm, các doanh nghiệp có cơ hội tham gia các hội thảo giới thiệu thị trƣờng Y dƣợc Việt nam, các qui định của Nhà nƣớc về kinh doanh các sản phẩm y dƣợc Để thỏa mãn nhu cầu tham gia hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp, hàng năm ở Việt Nam đã tổ chức rất nhiều hội chợ, triển lãm. Chỉ tính riêng năm 2005 tổng số hội chợ, triển lãm thƣơng mại trên cả nƣớc là 163 hội chợ. Năm 2006 tổng số hội chợ, triển lãm thƣơng mại đăng ký trên địa bàn cả nƣớc lên tới 287 hội chợ. Năm 2012 số hội trợ trển lãm lên trên 300. Qui mô của mỗi hội chợ từ 100 đến 200 gian hàng. Một số ít hội chợ đạt đƣợc 700 đến 800 gian hàng. Chính vì vậy, khi quyết định tham gia hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ loại hội chợ, triển lãm, nơi tổ chức hội chợ và nhà tổ chức để lựa chọn cho phù hợp. 2. Hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài Ngoài các cuộc triển lãm ở trong nƣớc, các doanh nghiệp Việt Nam còn có cơ hội tham gia vào các cuộc hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài. Việc tham gia triển lãm ở nƣớc ngoài của các doanh nghiệp có thể bằng hai cách chính: Tự tham gia hoặc thông qua các công ty hội chợ, triển lãm của Việt Nam. Kinh phí cho việc tham gia hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài khá cao do đó mới chỉ có các doanh nghiệp lớn mới tự mình tham gia đƣợc, còn phần lớn vẫn phải đợi sự tài trợ của các tổ chức khác mới có thể tham gia. Trong các cuộc hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam ở nƣớc ngoài, đáng chú ý hơn cả là các cuộc hội chợ, triển lãm tổ chức định kỳ mà các doanh nghiệp Việt Nam tham gia nhƣ: Hội chợ quốc tế NANCY, hội chợ quốc tế DIJON, hội chợ quốc tế Marseile ở Pháp. Hội chợ PARI vào tháng 5, đây là cuộc triển lãm hàng tổng hợp. Triển lãm quà tặng Singapo vào tháng 5, các doanh nghiệp Việt Nam mang đến chủ yếu là hàng sơn mài, mây tre đan, đồ mỹ nghệ. Hội chợ quốc tế mùa thu FRANFURT ở Đức vào tháng 8: Tại đây các doanh nghiệp Việt Nam mang đến những hàng hóa mà Việt Nam muốn xuất khẩu. Hội chợ quốc tế về hàng công nghiệp và nông nghiệp tổ chức tại Thái Lan vào
tháng 11: Việt Nam chủ yếu mang đến hàng nông nghiệp. Hội chợ quốc tế Côn Minh Trong những năm qua việc tham gia hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài thƣờng đƣợc thông qua hai tổ chức chính đó là VCCI và VINAXAD. Số các cuộc hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài mà các doanh nghiệp Việt Nam đƣợc tham gia qua các năm cũng khá nhiều. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận trực tiếp vối thị trƣờng nƣớc ngoài, đẩy mạnh xuất khẩu. Mặt khác nó giúp cho Việt Nam có thể tự giới thiệu, tự khẳng định mình trên thị trƣờng quốc tế. Cho đến nay, rất nhiều doanh nghiệp đăng ký tham gia hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài. Năm 2005 tổng số các cuộc hội chợ, triển lãm tại nƣớc ngoài có các doanh nghiệp Việt Nam đăng ký tham gia là 119 lƣợt. Năm 2010 số các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm ở nƣớc ngoài tăng trên 150 lƣợt. Năm 2012 do kinh tế khó khăn, số các doanh nghiệp đăng ký tham gia hội chợ triển lãm ở nƣớc ngoài có xu hƣớng giảm mạnh. Tham gia hội chợ triển lãm ở nƣớc ngoài, nhiều hợp đồng với nƣớc ngoài đã đƣợc ký kết thông qua hội chợ. Doanh nghiệp Việt Nam tham gia hội chợ nắm bắt đƣợc thông tin thị trƣờng, điểm mạnh yếu của doanh nghiệp trong suốt quá trình cạnh tranh. II. MỘT SỐ ĐƠN VỊ CHUYÊN TỔ CHỨC HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM CỦA VIỆT NAM Thông thƣờng, hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm do các tổ chức thuộc hệ thống xúc tiến thƣơng mại thực hiện. Hệ thống xúc tiến thƣơng mại trong nƣớc đã đƣợc hình thành từ trung ƣơng đến địa phƣơng, ở cả trong và ngoài nƣớc. Tính đến cuối năm 2005, 64 tỉnh/thành phố trên toàn lãnh thổ Việt Nam đã có bộ phận chuyên trách về xúc tiến thƣơng mại (44 trung tâm xúc tiến thƣơng mại, 27 phòng xúc tiến thƣơng mại), 66 hiệp hội ngành nghề. Bên cạnh đó còn có 55 thƣơng vụ Việt Nam tại các nƣớc cũng tham gia vào hoạt động xúc tiến thƣơng mại. Các doanh nghiệp Việt Nam có thể đƣợc tham gia hội chợ, triển lãm thông qua hệ thống xúc tiến này. Theo quy chế Ban hành kèm theo quyết định số 339/ttg của thủ tướng chính phủ có ba tổ chức được quyền kinh doanh dịch vu hội chợ, triển lãm thương mại do Trung ương quản lý. 1. Phòng thƣơng mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) Đây là tổ chức phi chính phủ, hiệp hội của những nhà tổ chức và kinh doanh
Việt Nam - thành lập vào ngày 27/4/1963. Từ 1963 đến 1993 VCCI tƣơng đƣơng là một Cục của Bộ Thƣơng mại. Từ 1993 đến nay, do yêu cầu bức xúc của nền kinh tế, Đảng và Nhà nƣớc ta đã có quyết định nâng cao tầm vóc của VCCI. VCCI không còn là cơ quan trực thuộc của Bộ Thƣơng mại, mà nó đã trở thành một tổ chức độc lập, Phi Chính phủ, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ tƣớng Chính phủ. VCCI có chức năng tổ chức xúc tiến thƣơng mại và đầu tƣ. Hiện nay VCCI là tổ chức quốc gia tập hợp và đại diện cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế và các hiệp hội kinh doanh ở Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ và hỗ trợ các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế xã hội đất nƣớc, thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh doanh, thƣơng mại và khoa học công nghệ giữa Việt Nam và các nƣớc trên cơ sở bình đẳng cùng có lợi. Cho đến nay, VCCI đã tổ chức đƣợc rất nhiều hội chợ, triển lãm trong nƣớc và tổ chức cho nhiều doanh nghiệp đi dự hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài. 2. Trung tâm hội chợ, triển lãm và thƣơng mại Việt Nam (VEFAC) Đây là cơ quan quốc gia chuyên tổ chức các hội chợ, triển lãm thƣơng mại quốc gia cũng nhƣ quốc tế ở Việt Nam do Bộ Văn hóa thông tin quản lý. Trung tâm hội chợ, triển lãm Việt Nam có tổng diện tích 70.000m2. Ngoài việc tổ chức hội chợ, triển lãm trung tâm còn đƣợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp. 3. Công ty quảng cáo và hội chợ, triển lãm Việt Nam (VINEXAD) VINEXAD đƣợc thành lập năm 1990 theo quyết định số 1436-TN/TCCB ngày 31/12/1990 của Bộ Thƣơng nghiệp nay là Bộ Thƣơng mại trên cơ sỏ hợp nhất Công ty Triển lãm quảng cáo ngoại thƣơng. (Đƣợc thành lập từ tháng 9/1975 thuộc Bộ Kinh tế đối ngoại) và công ty Quảng cáo dịch vụ Bộ Thƣơng mại (Thành lập từ tháng 9/1989 thuộc Bộ Nội thƣơng). Công ty VINEXAD là công ty chuyên tổ chức quảng cáo và hội chợ, triển lãm. Một số công ty tổ chức hội chợ, triển lãm do địa phương quản lý có nhiều hội chợ, triển lãm thành công như: - Công ty hội chợ, triển lãm thành phố Hồ Chí Minh TRAFAC SAIGON: Công ty này đƣợc thành lập năm 1987 trực thuộc UBNDTP Hồ Chí Minh. Công ty này thƣờng tổ chức một năm hai kỳ vào tháng 5 và tháng 11. - Công ty hội chợ, triển lãm cần Thơ EFC: Công ty này thƣờng xuyên tổ chức các cuộc hội chợ - triển lãm về nông
nghiệp. Tuy nhiên công ty này còn nhỏ bé, sức hút đối với các doanh nghiệp còn thấp. Hoạt động còn mang nặng tính địa phƣơng. - Công ty cổ phần hội chợ triển lãm và quảng cáo Việt nam – VIET FAIR Đây là một trong những doanh nghiepj lớn chuyên tổ chức hội chợ triển lãm và quảng cáo trong nƣớc trong lĩnh vực y dƣợc. Công ty đã tổ chức các triển lãm nhƣ: Triển lãm quốc tế Y dƣợc, triển lãm y tế quốc tế. Bên cạnh đó, công ty còn tổ chức các triển lãm nhƣ: triển lãm sao vàng đất việt, triển lãm thiết bị an ninh và an toàn, tiển lãm Việt nam TELECOM Tại một số tỉnh thành phố cũng có tổ chức chuyên môn làm công tác hội chợ, triển lãm của địa phƣơng nhƣng việc tổ chức không đƣợc thƣờng xuyên. Sau khi có Bộ luật Thƣơng mại ra đời, có rất nhiều các công ty mới hình thành kinh doanh tổ chức hội chợ, triển lãm. Tuy nhiên không ít các công ty này có qui mô nhỏ, năng lực yếu, thiếu kinh nghiệm. Điều này thể hiện: quan hệ hợp tác của các đơn vị này không rộng, không có uy tín trên thị trƣờng, cơ sở vật chất thiếu thốn do đó việc thu hút ngƣời tham gia rất hạn chế. Cụ thể: Sau nghị định 32/CP, ở Việt Nam có nhiều doanh nghiệp chuyên doanh về hội chợ, triển lãm và một số công ty, tổ chức bán chuyên hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm trong nƣớc và tổ chức tham gia hội chợ, triển lãm ở nƣớc ngoài. Thông qua các cuộc hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, các doanh nghiệp thƣơng mại nói riêng đã tìm kiếm thêm đƣợc bạn hàng kinh doanh và tăng đƣợc doanh thu. Mặc dù hội chợ, triển lãm ngày càng phát triển nhƣng chất lƣợng của công tác tổ chức chƣa cao. Có không ít hội chợ chuẩn bị chu đáo. Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hội chợ, triển lãm còn nghèo nàn. Nhiều cuộc hội chợ, triển lãm trùng lặp trong cùng một đơn vị thời gian và cùng chủ đề. Những thiếu sót trên làm giảm hiệu quả tham gia hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp. III. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG THAM GIA HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM CỦA CÁC DOANH NGHIỆP Việc tham gia hội chợ, triển lãm có thành công hay không không những phụ thuộc vào chính sách xúc tiến thƣơng mại của doanh nghiệp, vai trò của nhà tổ chức mà còn phụ thuộc rất nhiều vào bản thân sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong việc chuẩn bị cũng nhƣ tổ chức thực hiện khi tham gia hội chợ, triển lãm. Nhìn chung, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc tham gia
hội chợ triển lãm. Hoạt động tham gia hội chợ triển lãm ngày càng đƣợc hoàn thiện. Kinh phí chi cho hoạt động tham gia hội chợ triển lãm ngày càng cao. Nhiều doanh nghiệp đã nắm đƣợc mục đích, yêu cầu, lợi ích của tham gia hội chợ triển lãm, nắm đƣợc cách thức tổ chức hoạt động tham gia hội chợ triển lãm và đã đạt đƣợc những thành công nhất định. Tuy nhiên, còn không ít doanh nghiệp còn có quan điểm tham gia hội chợ, triển lãm chỉ để bán hàng tại chỗ, không tổ chức phân tích đánh giá tiềm năng thị trƣờng, không chú trọng thích đáng đến công tác trang trí gian hàng, hàng hóa mang đến hội chợ chỉ là những hàng hóa đã đƣợc thị trƣờng thừa nhận, không tập trung quảng cáo sản phẩm mới. Nhân viên bán hàng tại hội chợ chƣa đƣợc đào tạo về kỹ năng bán hàng, tiếp thị, không nắm đƣợc thông tin cần thiết về doanh nghiệp, không xác định rõ mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm. Điều này làm cho các doanh nghiệp lãng phí cơ hội kinh doanh, lãng phí nhân lực và vật lực của doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh rằng các doanh nghiệp đạt đƣợc kết quả cao khi tham gia hội chợ, triển lãm là những doanh nghiệp làm tốt hoạt động trƣớc trong và sau hội chợ, triển lãm. Các hoạt động trƣớc khi tham gia Ra quyết định Dự trù ngân Chuẩn bị yếu Chuẩn bị yếu Tổ chức xây tham gia sách tố vật chất tố con ngƣời dựng gian hàng Các hoạt động trong hội chợ, triển lãm Hoạt động giới thiệu - Quảng cáo, Hoạt động giao tiếp với khách hàng với khuyến mại, bán hàng các doanh nghiệp bạn, tham gia hội thảo, thu thập, xử lý thông tin Các hoạt động sau hội chợ, triển lãm Đánh giá tổng kết kết Quan hệ với khách hàng Phân tích thông tin thu thập quả đạt đƣợc tại hội sau khi kết thúc hội chợ, đƣợc trong hội chợ, triển lãm, chợ triển lãm triển lãm rút kinh nghiệm để lập kế hoạch Marketing, chuẩn bị hội chợ, triển lãm lần sau. Sơ đồ tiến trình tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại của các doanh nghiệp 1. Các hoạt động trƣớc khi tham gia hội chợ, triển lăm
Các hoạt động trƣớc khi tham gia hội chợ, triển lãm rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Việc làm tốt các hoạt động trƣớc khi tham gia hội chợ, triển lãm sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu, mục tiêu, loại hội chợ, triển lãm, thời gian tham gia, cách thức tham gia. Các hoạt động trƣớc khi tham gia hội chợ bao gồm: a, Xác định mục tiêu của doanh nghiệp cần đạt tới nói chung và mục tiêu marketing của doanh nghiệp qua đó khẳng định nhu cầu tham gia hội chợ, triển lãm của doanh nghiệp. Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp là mục tiêu hàng đầu, trên cơ sở đó các nhà chuyên môn xác định mục tiêu marketing. Trong kế hoạch hóa marketing các doanh nghiệp sẽ xác định các mục tiêu cụ thể cho các chiến lƣợc marketing thành phần trong đó không thể loại trừ việc xác định mục tiêu cho hoạt động xúc tiến. Dựa trên cơ sở mục tiêu của hoạt động xúc tiến các doanh nghiệp xem xét xây dựng mục tiêu cho từng hoạt động xúc tiến cụ thể, trên cơ sở đó lựa chọn các công cụ xúc tiến cho phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Căn cứ vào việc lựa chọn này, doanh nghiệp sẽ xét xem hội chợ, triển lãm có phải là hình thức xúc tiến phù hợp với mục tiêu xúc tiến của doanh nghiệp hay không? Nếu tham gia hội chợ, triển lãm là hoạt động xúc tiến cần thiết phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cần thiết cho hoạt động hội chợ, triển lãm của doanh nghiệp. b.Xây dựng các mục tiêu cho việc tham gia hội chợ, triển lãm Thông thƣờng các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm nhằm vào các mục tiêu sau: + Giới thiệu về doanh nghiệp. + Quảng cáo khuếch trƣơng về sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh. + Tìm hiểu, thu thập thông tin về thị trƣờng. + Tiếp cận thị trƣờng mục tiêu. + Mở rộng quan hệ với khách hàng cũng nhƣ với các doanh nghiệp khác. + Ký kết hợp đồng. + Tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới. + Tiếp cận khách hàng mục tiêu. + Giao lƣu với các doanh nghiệp bạn hàng, tìm kiếm nhà nhập khẩu, phân phối hay đại lý. + Chào bán sản phẩm mới.
+ Tăng doanh số bán, mở rộng thị trƣờng. + Củng cố uy tín, hình ảnh sản phẩm trên thị trƣờng truyền thống. + Bán hàng. Việc xác định các mục tiêu trên sẽ làm kim chỉ nam cho các hoạt động tiếp theo. Do đó nếu xác định đúng mục tiêu thì khả năng thành công hội chợ, triển lãm sẽ rất cao. Mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến việc lựa chọn loại hội chợ, triển lãm để tham gia. c. Lựa chọn hội chợ, triển lãm để tham gia Dựa trên cơ sỏ các mục tiêu đề ra cho hoạt động hội chợ, triển lãm, khi nhận đƣợc thông tin hoặc các thƣ mời tham gia hội chợ, triển lãm từ các doanh nghiệp tổ chức hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp lựa chọn xem tham gia vào hội chợ, triển lãm nào để doanh nghiệp có khả năng đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Khi lựa chọn hội chợ, triển lãm để tham gia các doanh nghiệp thƣờng xem xét đánh giá theo các khía cạnh sau: - Lựa chọn loại hội chợ, triển lãm: Lựa chọn loại hội chợ, triển lãm thƣơng mại để tham gia là vấn đề quan trọng đối với việc thực hiện mục tiêu xúc tiến của doanh nghiệp. Bởi mỗi loại hội chợ, triển lãm khác nhau thì có chủ đề khác nhau dẫn đến khách đến hội chợ, triển lãm khác nhau, các đối tƣợng tham gia trƣng bầy và bán hàng hóa cũng khác nhau. Trong khi đó các mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại đƣợc xác định trên cơ sở chinh phục khách hàng mục tiêu, bạn hàng với những đặc điểm nhất định. Do đó cần phải lựa chọn loại hội chợ, triển lãm phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Có nhƣ vậy, ngay từ đầu doanh nghiệp sẽ chuẩn bị tốt các yếu tố tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. - Lựa chọn nơi tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại: Hiện nay, trong cùng một khoảng thời gian, có nhiều nơi tổ chức cùng một loại hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Nơi tổ chức hội chợ, triển lãm thƣơng mại sẽ ảnh hƣởng tới việc thu hút khách hàng từ đâu tới tham gia cũng nhƣ khách tham quan hội chợ, triển lãm. Việc xác định đúng nơi tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại sẽ cho phép doanh nghiệp tiếp cận đúng đối tƣợng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, để xác định nơi tham gia hội chợ, triển lãm doanh nghiệp phải xác định thị trƣờng mục tiêu của doanh nghiệp trên tiêu thức địa lý (Chọn loại hội chợ, triển lãm chủ yếu dựa trên cơ sở xác định thị trƣờng theo tiêu thức sản
phẩm). Điều này liên quan mật thiết đến hoạt động chinh phục thị trƣờng mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp muôn vƣơn ra thị trƣờng nƣớc ngoài với mục tiêu xuất khẩu sản phẩm A thì doanh nghiệp sẽ đăng ký tham gia vào loại hội chợ phù hợp với sản phẩm A và ở nơi mà doanh nghiệp xác định sẽ có khách hàng có nhu cầu về sản phẩm A mà doanh nghiệp đang muốn nhằm tới hoặc nơi mà doanh nghiệp dự báo có các bạn hàng hoặc đối tác kinh doanh mà doanh nghiệp muốn quan hệ. - Thành phần tham gia hội chợ, triển lãm và tham quan hội chợ, triển lãm thương mại (Xem xét các chủ thể tham gia hội chợ, triển lãm). Khi tham gia hội chợ, triển lãm một trong các mục tiêu cần đạt đƣợc là thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm các bạn hàng (nhà phân phối, nhà cung cấp) do đó thành phần tham gia vào hội chợ, triển lãm là một vấn đề mà các doanh nghiệp cũng luôn phải quan tâm. Đặc biệt là thông tin về đối thủ cạnh tranh tại hội chợ, triển lãm chuyên đề. Thông tin về các doanh nghiệp, các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm là thông tin quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm phải nghiên cứu. Việc xác định đúng danh sách các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp cùng tham gia hội chợ, triển lãm sẽ giúp ích cho doanh nghiệp có các hoạt động cạnh tranh cụ thể, phù hợp ngay tại hội chợ, triển lãm. Thông qua danh sách các đối thủ cùng tham gia hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp có thể biết đƣợc điểm mạnh yếu của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu thu thập thông tin về mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm của đối thủ, hàng hóa mang trƣng bầy, cách thức xúc tiến tại hội chợ, chi phí tham gia, gian hàng đã thuê (nếu đối thủ thuê trƣớc) để ra các quyết định tham gia, cách thức tham gia, kinh phí tham gia cho phù hợp, tránh để thất thế ngay tại hội chợ. Mối giao lƣu giữa các doanh nghiệp trong một kỳ hội chợ, triển lãm là rất quan trọng. Vì vậy, nắm đƣợc danh sách các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ sẽ giúp cho doanh nghiệp lập kế hoạch tiếp cận, giao lƣu đặt mối quan hệ kinh tế phù hợp. Trong thời gian qua, tại các hội chợ, triển lãm quốc tế, việc có mặt của các doanh nghiệp nƣớc ngoài là một sức hút lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Đây chính là một trong những cơ hội để các doanh nghiệp Việt Nam thu hút vốn đầu tƣ nƣớc ngoài cũng nhƣ vƣơn ra thị trƣờng quốc tế. Việc nắm thông tin về đối tác tham gia sẽ làm cho doanh nghiệp có kế hoạch thích ứng trong việc tham gia hội chợ, triển lãm.
Khách tham quan: Họ là những ngƣời quan tâm đến sản phẩm trƣng bày trong hội chợ, triển lãm thƣơng mại và đến để tìm kiếm những thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu riêng của họ. Khách tham quan thƣờng có hai đối tƣợng là khách tham quan với tƣ cách cá nhân ngƣời tiêu dùng và với tƣ cách là đại diện cho một doanh nghiệp. Khách tham quan đến với tƣ cách cá nhân thƣờng đến hội chợ, triển lãm thƣơng mại để mua mặt hàng tiêu dùng với giá trị không lớn hoặc chỉ với mục đích mở mang tầm nhìn hay nhằm thỏa mãn nhu cầu cá nhân nào đó. Với khách tham quan là đại diện cho doanh nghiệp họ thƣờng tìm đến các sản phẩm, hàng hóa hay những thông tin có liên quan cho doanh nghiệp của họ. Họ tìm kiếm cơ hội kinh doanh, ngƣời cung cấp Khách tham quan với tƣ cách cá nhân thƣờng hay đến với các hội chợ, triển lãm hàng tiêu dùng còn nhóm khách với tƣ cách doanh nghiệp thƣờng đến hội chợ, triển lãm chuyên đề nhƣ triển lãm công nghiệp, nông nghiệp, khoa học kỹ thuật Cũng có khi doanh nghiệp tham quan hội chợ, triển lãm để đánh giá xem xét loại khách tham quan đến nhiều ở hội chợ, triển lãm nào, nhà tổ chức nào tốt để có quyết định lựa chọn cuộc hội chợ, triển lãm sẽ tham gia. Khách tham quan là một bộ phận quan trọng tạo nên thành công của hội chợ, triển lãm. Độ lớn của lƣợng khách tham quan cũng nhƣ cơ cấu khách tham quan đến hội chợ, triển lãm sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp tại hội chợ, triển lãm. Thông thƣờng, số lƣợng khách tham quan đến hội chợ sẽ ảnh hƣởng đến số lƣợng khách tham quan đến thăm gian hàng của doanh nghiệp. Khi đánh giá sự thành công của một hội chợ, triển lãm, ngƣời ta thƣờng sử dụng cả chỉ tiêu số lƣợng khách tham quan đến hội chợ, triển lãm. Sự quan tâm của khách tham quan đến gian hàng của doanh nghiệp tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giới thiệu, chào bán hàng hóa. Sự nhiệt tình tham gia các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp thu đƣợc kết quả nghiên cứu thị trƣờng khả quan. - Nhà tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại Nhà tổ chức hội chợ triển lãm thƣơng mại là một trong những yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả tham gia hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp. Do đó, nhà tổ chức hội chợ triển lãm thƣơng mại cũng là một chủ thể quan trọng mà doanh nghiệp cần phải quan tâm đến. Khi tham gia hội chợ, triển lãm, doanh nghiệp
sẽ phân tích ƣu nhƣợc điểm của từng nhà tổ chức về năng lực tổ chức, khả năng thu hút các doanh nghiệp tham gia, tiềm lực, cơ sở hạ tầng. Thông thƣờng khi lựa chọn nhà tổ chức các doanh nghiệp thƣờng xem xét các hội chợ, triển lãm trƣớc mà các nhà tổ chức đã tổ chức, chất lƣợng cũng nhƣ uy tín của họ. Nếu hội chợ, triển lãm thƣơng mại trƣớc mà doanh nghiệp thu đƣợc nhiều kết quả thì đó là động lực kích thích doanh nghiệp tham gia vào hội chợ, triển lãm thƣơng mại tiếp theo. - Giá cả, thời hạn, phương thức thanh toán và khả năng của doanh nghiệp Cũng là một trong những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Mỗi nhà tổ chức khác nhau sẽ có các giá khác nhau cho việc tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Ví dụ giá thuê lm2 đất trong thời gian nhất định tại một địa điểm nhất định. Thông thƣờng Trung tâm hội chợ, triển lãm Việt Nam (VEFAC) vẫn là đơn vị có giá cho thuê rẻ nhất bởi họ có quyền sử dụng đất (70.000) với hệ thống nhà cửa. Đây là ƣu thế của VEFAC trong tổ chức hội chợ triển lãm. Doanh nghiệp không thể tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại với bất kỳ giá nào mà họ phải tính toán cân đối giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về. Nếu xem xét thấy việc tham gia kinh phí cao mà hiệu quả thấp thì doanh nghiệp sẽ tìm công cụ xúc tiến khác. Do đó, giá cả, thời hạn và phƣơng thức chi trả của việc tham gia hội chợ, triển lãm ảnh hƣởng đến quyết định tham gia hay không tham gia của doanh nghiệp. Dựa trên mục tiêu và khả năng tài chính doanh nghiệp dành cho hội chợ triển lãm là vấn đề mang tính chất quyết định khi doanh nghiệp có tham gia vào hội chợ, triển lãm thƣơng mại hay không . Chú ý khi chọn nhà tổ chức: Thứ nhất là năng lực của nhà tổ chức Các yếu tố thuộc năng lực của nhà tổ chức bao gồm: Khả năng tài chính, cơ sở hạ tầng tổ chức hội chợ, triển lãm. Khả năng quan hệ với các doanh nghiệp khác. Khả năng tổ chức hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Kinh nghiệm tổ chức hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Khả năng quản lý hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Uy tín của nhà tổ chức trên thị trƣờng.
Thứ hai, thời gian tổ chức hội chợ triển lãm mà nhà tổ chức lựa chọn Thời gian tổ chức ảnh hƣởng trực tiếp đến sức thu hút khách tham quan và đơn vị tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, trong một năm trên đất nƣớc Việt Nam có trên 200 cuộc hội chợ, triển lãm thƣơng mại đăng ký hàng năm. Điều đó đồng nghĩa với việc có nhiều hội chợ, triển lãm có cùng chủ đề đƣợc tổ chức trong một năm. Thậm chí trong cùng một đơn vị, thời gian, có nhiều hội chợ, triển lãm thƣơng mại cùng loại đƣợc tổ chức. Do đó, các doanh nghiệp tham gia sẽ bị phân tán. Khả năng thu hút các doanh nghiệp tham gia sẽ khó khăn. Điều này dẫn đến qui mô các hội chợ, triển lãm nhỏ, chỉ thu hút đƣợc khoảng hơn 100 doanh nghiệp tham gia. Rất ít hội chợ có trên 500 doanh nghiệp cùng tham gia. Số lƣợng doanh nghiệp tham gia sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến khả năng thực hiện mục tiêu xúc tiến thƣơng mại tại hội chợ của doanh nghiệp tham gia. Thứ ba là địa điểm tổ chức hội chợ, triển lãm Địa điểm tổ chức sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến đối tƣợng khách tham quan hội chợ. Doanh nghiệp nào tham gia hội chợ cũng mong muôn thu hút đƣợc sự tham gia của khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp chỉ tham gia khi hội chợ, triển lãm đƣợc tổ chức ở nơi đông ngƣời, có khả năng thu hút khách hàng mục tiêu của họ. Nếu không thu hút đƣợc khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp coi nhƣ là thất bại trong đợt tham gia hội chợ, triển lãm. Mặt khác, địa điểm thuận lợi, phù hợp sẽ làm tăng sức thu hút khách tham quan. Thứ tư là chi phí và lê phí phải đóng cho nhà tổ chức Chi phí và các lệ phí tham gia ảnh hƣởng trực tiếp đến các doanh nghiệp tham gia bởi ngân sách cho tham gia hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp chỉ có hạn. Nếu chi phí thuê gian hàng cao, các doanh nghiệp có khả năng không đủ kinh phí tham gia. Mặt khác, nếu phí vào cửa cao làm giảm sức thu hút khách tham quan. Khách tham quan đến ít sẽ làm giảm hiệu quả tham gia hội chợ, triển lãm của các doanh nghiệp. d. Thành lập bộ máy quản lý hoạt động tham gia hội chợ triển lãm thương mại Để tiến hành tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại, trƣớc hết doanh nghiệp phải thành lập bộ máy chuyên trách quản lý hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm. Thông thƣờng bộ máy quản lý này đƣợc thành lập một cách gọn nhẹ với một thủ trƣởng và một nhân viên quản lý chính. Trƣởng bộ phận chuyên trách sẽ chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đợt tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại trƣớc lãnh
đạo doanh nghiệp. Nhân viên quản lý sẽ túc trực tại hội chợ để đôn đốc, giải quyết các vấn đề phát sinh. e. Đăng ký tham gia Công việc đầu tiên của bộ máy quản lý tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại là đăng ký tham gia hội chợ triển lãm. Để đăng ký tham gia gặp nhiều thuận lợi, bộ phận quản lý này phải theo dõi sát sao thời hạn nhận đăng ký của các đơn vị tổ chức hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Thời hạn này doanh nghiệp phải tìm kiếm thông qua các cơ quan quản lý hoạt động hội chợ, triển lãm thƣơng mại hoặc theo thƣ mời của nhà tổ chức. Thời hạn đăng ký sớm hay muộn sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến vị trí và diện tích gian hàng cần thuê. Đây là yếu tố quan trọng vì nó ảnh hƣởng trực tiếp đến sức thu hút và độ thuận lợi cho các hoạt động của doanh nghiệp tại hội chợ. Nếu đăng ký sớm, doanh nghiệp có khả năng thuê đƣợc gian hàng ở vị trí thuận lợi nhƣng doanh nghiệp không thu đƣợc các thông tin về các doanh nghiệp cùng tham gia. Nếu đăng ký muộn, doanh nghiệp sẽ không thuê đƣợc vị trí tốt nhƣng sẽ có nhiều thông tin về các doanh nghiệp cùng tham gia. Vì vậy, doanh nghiệp nên đăng ký sớm và theo dõi sát sao tình hình đăng ký tham gia để có các phƣơng án tham gia hội chợ, triển lãm thích hợp. Sau khi đăng ký tham gia, doanh nghiệp có thể phải ký kết hợp đồng với nhà tổ chức hội chợ, triển lãm và hoàn thành các thủ tục mà bên tổ chức yêu cầu, nộp lệ phí tham gia, tiền thuê gian hàng và các lệ phí khác. f. Lập kế hoạch tham gia hôi chợ, triển lãm thương mại Hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại sẽ gặp nhiều thuận lợi nếu doanh nghiệp có kế hoạch cụ thể, phù hợp. Bản kế hoạch tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại bao gồm toàn bộ các công việc và thời gian thực hiện chuẩn bị tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các hoạt động trong hội chợ, triển lãm thƣơng mại và các hoạt động diễn ra khi kết thúc triển lãm thƣơng mại và sau khi tham gia hội chợ, triển lãm. Bản kê hoạch này sẽ mô tả một cách chi tiết toàn bộ các công việc, thời gian thực hiện và ngƣời thực hiện. Trong bản kế hoạch phải dự kiến đƣợc các tình huống xảy ra và biện pháp khắc phục. g) Thiết kế gian hàng, dự trù kinh phí cho hoạt đông tham gia hội chợ, triển lãm thương mại. Thiết kế và xây dựng gian hàng là yếu tố quan trọng trong thu hút sự chú ý của khách tham quan. Các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thƣờng không muốn sử dụng thiết kế mẫu của nhà tổ chức mà thƣờng thiết kế lại để tạo ra sự độc đáo của gian hàng.
Việc thiết kê xây dựng một mặt gian hàng phải làm sao có sự độc đáo nổi trội để khách hàng nhận ra doanh nghiệp trong vô vàn các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm. Mặt khác, việc thiết kế xây dựng phải phù hợp với việc trƣng bày các sản phẩm của doanh nghiệp. Những ý đồ tham dự hội chợ, triển lãm của doanh nghiệp phải đƣợc toát lên ngay cả trong quá trình bày bán sản phẩm. Việc giao dịch với khách hàng phải thuận lợi. Để đạt những yếu tố này doanh nghiệp phải quan tâm đến việc thiết kế hình ảnh bên ngoài và bên trong của gian hàng. Kinh phí cho hội chợ, triển lãm thƣơng mại sẽ lấy từ ngân sách xúc tiến. Lƣợng tiền chi cho hội chợ, triển lãm phải nhỏ hơn ngân sách xúc tiến vì bản thân doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ xúc tiến khác nhau nên phải phân chia kinh phí cho từng công cụ. Việc dự trù ngân sách cho việc tham gia vào hội chợ, triển lãm cụ thể nên phải tính toán cụ thể, chi tiết. Chi phí cho việc tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại bao gồm những chi phí chủ yếu sau: - Chi phí thuê gian hàng, lệ phí tham gia. - Chi phí thiết kế và xây dựng, trang trí gian hàng. - Chi phí đào tạo nhân viên bán hàng tại hội chợ, triển lãm thƣơng mại. - Chi phí vận chuyển. - Chi phí thuê thiết bị phục vụ hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. - Chi phí lƣơng thƣởng, tiền bồi dƣõng cho bộ phận tham gia hoạt động hội chợ, triển lãm thƣơng mại. - Chi phí khác. h. Chuẩn bị yếu tố con người cho việc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại của doanh nghiệp Chuẩn bị nhân sự là vấn đề không thể thiếu đƣợc khi tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Sau khi xác định mục tiêu, qui mô và danh mục hàng hóa tham gia hội chợ, doanh nghiệp tiến hành xác định số lƣợng ngƣời cần tuyển chọn để tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Khi tuyển chọn, vấn đề cần phải tính đến là yêu cầu cơ bản đối với nhân viên bán hàng. Lựa chọn ngƣời cụ thể tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại phải chọn lọc kỹ càng bởi họ chính là ngƣời thay mặt cho doanh nghiệp tiếp xúc với khách hàng và bạn hàng. Khả năng trình độ tiếp xúc với khách hàng tạo ra ấn tƣợng tốt hay
không tốt về doanh nghiệp. Để lựa chọn tốt các doanh nghiệp cần đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể cho từng nhân sự ở những công việc cụ thể, các tiêu chuẩn thƣờng đƣợc lựa chọn là lịch sự, văn minh, nhiệt tình, am hiểu về doanh nghiệp, hàng hóa kinh doanh của doanh nghiệp, ngoại hình và khả năng giao tiếp cao Để có đội ngũ nhân viên bán hàng tốt, các doanh nghiệp nên tiến hành tập huấn. Nội dung tập huấn đầu tiên là quán triệt tinh thần mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại; trang bị kiến thức về sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp; trang bị những điểm mạnh, yếu của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh để các nhân viên sử dụng các kỹ năng bán hàng và quảng cáo, tuyên truyền, giải đáp thắc mắc cho khách tham quan một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp chỉ chú ý đến vấn đề ngoại hình mà không coi trọng các tiêu chuẩn khác thì sẽ dẫn đến kém hiệu quả trong triển lãm thƣơng mại. Khi chuẩn bị nhân sự tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại, doanh nghiệp phải xác định rõ số lƣợng nhân sự, nhiệm vụ chủ yếu của từng nhân sự. Việc xác định lực lƣợng nhân sự quá ít hay nhiều sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chi phí và chất lƣợng của các hoạt động trong khi tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại. i, Chuẩn bị các yếu tố vật chất cho hội chợ, triển lãm thương mại + Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho tuyên truyền quảng cáo nghiên cứu thị trường tại hội chợ, triển lãm thương mại. Thông thƣờng các tài liệu để: - Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp. - Sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp và nét đặc thù của nó. - Tài liệu về công dụng và tính năng của sản phẩm. - Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng và bảo quản cho ngƣời tiêu dùng. - Chuẩn bị phiếu điều tra thị trƣờng (nếu doanh nghiệp muốn điều tra tại hội chợ). - Các tài liệu khác Các tài liệu này có thể trình bày dƣới dạng ảnh làm tại chỗ, tờ rơi, băng hình, catalogue, mẫu phiếu điều tra + Chuẩn bị các hàng hóa cần mang đến hội chơn, triển lãm thương mại: Khi tham gia hội chợ, triển lãm các doanh nghiệp cần xác định đúng chủng loại và số lƣợng hàng hóa đem vào hội chợ, triển lãm thƣơng mại. Loại hàng hóa nào cần mang đến hội chợ phụ thuộc vào mục tiêu của tham gia hội chợ và tính
cạnh tranh của doanh nghiệp trong hội chợ. Thông thƣờng tham gia hội chợ, triển lãm, các doanh nghiệp có cơ hội để quảng cáo sản phẩm mới, quảng cáo về doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần tận dụng cơ hội này để quảng cáo sản phẩm, doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp chỉ đặt mục tiêu bán hàng mà bỏ qua cơ hội quan trọng trên. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và khả năng bán hàng tại chỗ để xác định lƣợng dự trữ cần thiết. + Chuẩn bị các điều kiện thực hiện khuyên mại nếu có. Thông thƣờng đến hội chợ, triển lãm doanh nghiệp thƣờng kích thích sự chú ý của khách hàng, thu hút hành vi mua của khách hàng bằng cách đƣa ra một số hoạt động khuyến mại. Hoạt động khuyến mại đƣợc sử dụng rộng rãi nhất là quà tặng, phiếu dự thi, xổ số. Nếu doanh nghiệp tiến hành điều tra tại hội chợ, triển lãm, cần chuẩn bị tặng phẩm cho những ngƣời tham gia. Nếu doanh nghiệp cho dùng thử sản phẩm tại chỗ cần chuẩn bị tất cả các phƣơng tiện cần thiết phục vụ cho việc dùng thử sản phẩm của khách hàng. + Chuẩn bị các phương tiện kỹ thuật, thiết bị phục vụ cho việc quảng cáo, trưng bầy và phục vụ tại hội chợ, triển lãm Trên cơ sở bản thiết kế nội thất của gian hàng, doanh nghiệp chuẩn bị các trang thiết bị, phƣơng tiện cần thiết nhƣ: tivi, quạt, bàn, giá để hàng, biển quảng cáo, hệ thống âm thanh, ánh sáng k. Chuẩn bị phương tiên vận chuyển và tổ chức vận chuyển máy móc, thiết bị, hàng hóa, tài liệu Trƣớc hết, doanh nghiệp phải lựa chọn phƣơng tiện vận chuyển phù hợp. Việc lựa chọn phƣơng tiện vận chuyển phải căn cứ vào khối lƣợng cần vận chuyển và thời gian cần vận chuyển. Các thiết bị phục vụ cho xây dựng và bài trí gian hàng, hệ thống giá để hàng, bàn ghế, tủ trƣng bầy sẽ đƣợc chuyển đến trƣớc. Hàng hóa, thiết bị âm thanh, nghe nhìn đƣợc vận chuyển đến sau. Đối với việc tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại trong nƣớc, công việc này khá dễ dàng. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại ở nƣớc ngoài, công tác này sẽ khó khăn hơn. Hàng hóa tham gia hội chợ, triển lãm thƣơng mại ở nƣớc ngoài phải hoàn tất các thủ tục theo qui định của pháp luật. Đối với hàng đem đi hội chợ không phải là hàng cấm xuất khẩu phải làm thủ tục tạm xuất. Nếu hàng hóa đƣợc bán tặng, cung ứng ỏ nƣớc ngoài phải chịu thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo qui định của pháp luật. Nếu hàng hóa mang đi hội chợ, triển lãm thƣơng mại là hàng cấm xuất khẩu phải đƣợc sự chấp thuận của Thủ tƣớng Chính phủ. Tùy thuộc vào nơi diễn ra hội chợ, triển lãm thƣơng mại; loại hàng cần vận
chuyển; khối lƣợng cần vận chuyển và chi phí vận chuyển doanh nghiệp xác định thời gian vận chuyển và phƣơng tiện vận chuyển cho phù hợp. Sai lầm thƣờng mắc phải trong công tác lập kế hoạch tham gia hội chợ triển lãm thƣơng mại Nhƣ vậy, việc trƣớc tiên trong quá trình chuẩn bị chính là xây dựng một kế hoạch hoạt động chi tiết cho hoạt động Hội chợ triển lãm. Công tác này có vai trò quan trọng hàng đầu, nó quyết định đến chất lƣợng tổ chức hoạt động Hội chợ triển lãm. Tuy nhiên trong thời gian qua, bên cạnh các doanh nghiệp làm tốt công tác chuẩn bị, còn không ít các doanh nghiệp chƣa nhận thức đƣợc vai trò của công tác chuẩn bị tham gia hội chợ triển lãm. Nhiều doanh nghiệp chƣa có kế hoạch tham gia Hội chợ triển lãm. Việc tham gia hội chợ triển lãm còn mang tính chất thời điểm, thiếu định hƣớng. Không ít doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm không phát huy đƣợc sức mạnh sáng tạo cho gian hàng của mình do thiếu sự hoạch định chu đáo.Một số doanh nghiệp sai lầm trong việc nhận thức mục tiêu tham gia hội chợ và cách đánh giá kết quả tham gi hộ chợ. Nhiều doanh nghiệp còn thụ động trong khi thực hiện, họ dƣờng nhƣ chỉ tuân theo các nội dung và các bƣớc do nhà tổ chức hội chợ yêu cầu. Do yếu kém trong công tác chuẩn bị nên các yếu tố dành cho Hội chợ triển lãm thể hiện tính thiếu thốn, không đồng bộ, thiếu định hƣớng rõ rệt cho một gian hàng tại Hội chợ triển lãm. Tính thiếu đồng bộ thể hiện: + Trƣớc tiên là vấn đề con ngƣời: Vấn đề con ngƣời thể hiện trên cả hai nhóm: Bộ phận quản lý và ngƣời tham gia hội chợ triển lãm. Trong khi đó, nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, ngƣời đại diện cho doanh nghiệp trong việc tiếp xúc với khách hàng là quan trọng. Quan sát qua các kỳ Hội chợ triển lãm cho thấy phần lớn nhân viên cho triển lãm của các doanh nghiệp không đảm nhận đƣợc vai trò của mình. Điều đó làm giảm sút tác dụng của hội chợ triển lãm. + Các yếu tố thiết kế gian hàng, tổ chức trƣng bày hàng mẫu, các công cụ, phƣơng tiện giới thiệu còn nghèo nàn, đơn điệu, không gây ấn tƣợng mạnh cho khách hàng. + Về công tác lên kế hoạch: Do không có kế hoạch cụ thể và chi tiết đã khiến cho tốc độ triển khai gian hàng và tiến độ hoạt động bị ảnh hƣởng lớn. Trong nhiều cuộc triển lãm, khi triển lãm đã mở cửa đón khách nhƣng các gian hàng vẫn chƣa chuẩn bị xong. Để khắc phục những chậm trễ này thì các doanh nghiệp chƣa có các biện pháp hữu hiệu. Với một số doanh nghiệp khi tham gia Hội chợ triển lãm có công tác chuẩn bị tốt đã phát huy đƣợc các khả năng của mình, tạo ấn tƣợng tốt trong mỗi đợt Hội chợ triển lãm.
Trong ba năm trở lại đây các đơn vị tổ chức đã có nỗ lực lớn trong việc xây dựng các kế hoạch tổ chức Hội chợ triển lãm chuyên đề diễn ra hàng năm. Đây là điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tham dự Hội chợ triển lãm thực hiện tốt hơn công tác của mình. Để nâng cao hơn nữa hoạt động Hội chợ triển lãm, vai trò giúp đỡ của các cơ quan chuyên môn và các cơ quan chức năng là đặc biệt quan trọng và cần thiết. g. Xây dựng, bài trí và tiến hành trưng bầy sản phẩm tại hội chợ, triển lãm thương mại. Theo bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp tiến hành xây dựng gian hàng. Nếu nhƣ ở các gian hàng lớn, mặt ngoài của gian hàng là nơi dễ thu hút sự chú ý của khách hàng nhất thì ở các gian hàng nhỏ ỏ bên trong các gian nhà lớn, việc trang trí bên trong của gian hàng với những màu sắc, sản phẩm trƣng bầy và âm thanh tốt sẽ tạo ra sự hấp dẫn đối với khách hàng, kích thích lòng ham muốn tham quan gian hàng của khách hàng. Việc sử dụng màu sắc và sử dụng các thiết bị hình ảnh âm thanh sẽ làm nổi bật hơn nữa sự khác biệt của gian hàng. Trƣng bầy hàng hóa trong hội chợ là một nghệ thuật. Để thu hút khách hàng và bán đƣợc hàng, ngƣời làm công tác trƣng bầy cần phải trình bầy cho hấp dẫn, khêu gợi sự chú ý, kích thích sự tò mò của khách hàng. Trƣng bày hàng hóa ở gian hàng nhằm tạo ra sự hấp dẫn của hàng hóa đối với khách hàng. Khi trƣng bầy hàng hóa, các nhân viên bán hàng cần chú ý tới tâm lý của các khách hàng mục tiêu. Có nhƣ vậy, việc sắp xếp hàng hóa mới lôi kéo đƣợc sự chú ý của khách hàng mục tiêu, gợi mở nhu cầu của khách hàng, thúc đẩy những ham muốn của khách hàng về hàng hóa. Tuy nhiên, trong quá trình sắp xếp, trƣng bầy hàng hóa, các nhân viên bán hàng cần chú ý xem hàng hóa nào sẽ đƣợc sắp xếp vào vị trí quan trọng của cửa hàng. Có nhƣ vậy doanh nghiệp mới có thể đạt đƣợc những mục tiêu đề ra. Trƣng bầy hàng hóa trong hội chợ, triển lãm cần phải đạt đƣợc các yêu cầu sau: - Đảm bảo tính nghệ thuật, có sức thu hút từ xa, nổi bật đƣợc ý đồ trƣng bầy của doanh nghiệp. - Đảm bảo tính khoa học tạo thuận tiện cho việc xem, thử, hỏi của khách tham quan. - Phải đảm bảo tính độc đáo, có sức cạnh tranh. - Thuận tiện cho công tác bán hàng, thu tiền, bảo vệ hàng hoá, thiết bị trƣng
bầy. - Tạo cảm giác hƣng phấn và an toàn cho khách tham quan hội chợ, triển lãm. - Thuận tiện cho tiếp khách và công tác điều tra nếu có. - Tuân thủ qui định của pháp luật. Tất cả các công việc chuẩn bị phải kết thúc trƣớc giờ mở cửa của hội chợ, triển lãm. Tránh tình trạng hội chợ, triển lãm đã khai mạc mà công tác chuẩn bị vẫn chƣa xong. SAI LẦM THƢỜNG GẶP TRONG TRƢNG BẦY HÀNG HÓA TẠI HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Trưng bày hàng hóa trong Hội chợ triển lãm. Gian hàng trong Hội chợ triển lãm có đƣợc quan tâm, chú ý hay không là một câu hỏi luôn đƣợc đặt ra cho mỗi tổ chức khi tham gia Hội chợ triển lãm. Để giải quyết tốt vấn đề này thì bày hàng hóa trong Hội chợ triển lãm phải đạt những yêu cầu cơ bản của nó. Trong thời gian vừa qua đặc biệt là năm năm trở lại đây, các doanh nghiệp Việt Nam thông qua các cuộc hội chợ triển lãm đã từng bƣớc học hỏi các công ty nƣớc ngoài đến tham gia hội chợ triển lãm ở Việt Nam để hoàn thiện công tác bày hàng hóa của mình. Có thể nói hoạt động Hội chợ triển lãm trong nƣớc có sự tham gia của các doanh nghiệp nƣớc ngoài cũng nhƣ việc tham gia vào các Hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam tại nƣớc ngoài chính là nhân tố thúc đẩy mạnh mẽ nhất. Sự trƣởng thành trong công tác trƣng bày hàng hóa của các doanh nghiệp Việt Nam có thể thấy rõ trong từng cuộc triển lãm. Đặc biệt trong số đó có thể nói đến những doanh nghiệp đã chứng tỏ sức sáng tạo trong việc trƣng bày hàng hóa gây hiệu quả thu hút sự chú ý cao. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những doanh nghiệp thể hiện sự yếu kém trong công tác trƣng bày hàng hóa nói chung và trƣng bầy hàng hóa trong hội chợ nói riêng. Hàng giới thiệu, hàng mẫu không đầy đủ, thông tin đi kèm sản phẩm còn thiếu thốn, cách thức trƣng bày sơ sài, đôi khi còn thể hiện sự cẩu thả. Thậm chí có những gian hàng của những doanh nghiệp khiến ngƣời tham quan có cảm giác muốn xa lánh. Đây không phải là do doanh nghiệp đó thiếu kinh phí cho việc trƣng bày hàng hóa, mà do trình độ
nghiệp vụ cũng nhƣ tinh thần thái độ của nhân viên tham gia còn kém. Tất cả những hiện tƣợng đó chứng tỏ còn có những doanh nghiệp Việt Nam chƣa thực sự quan tâm và đánh giá đúng đắn tầm quan trọng của công tác thực hiện khi tham gia Hội chợ triển lãm nói chung cũng 2. Các công việc phải làm trong hội chợ, triển lãm thương maị Sau công tác chuẩn bị khi hội chợ, triển lãm mở cửa các doanh nghiệp phải sẵn sàng để đón tiếp khách tham quan. Trong hội chợ, triển lãm các doanh nghiệp có rất nhiều các công việc phải hoàn thành nhƣng tựu chung lại có các công việc chủ yếu là: giới thiệu hàng hóa, giao tiếp khách hàng tại chỗ, bán hàng, thƣờng xuyên sắp xếp lại hàng hóa trƣng bầy, phát phiếu điều tra, tổ chức hoạt động khuyến mại và trao giải thƣởng nếu có. a) Giới thiệu hàng hóa Giới thiệu hàng hóa là một cách thức quảng cáo cho sản phẩm của doanh nghiệp tại hội chợ, triển lãm. Thông qua giới thiệu sản phẩm các nhân viên của doanh nghiệp sẽ giới thiệu tính năng tác dụng của sản phẩm điểm khác biệt giữa sản phẩm của doanh nghiệp này với sản phẩm của doanh nghiệp khác. Khi giới thiệu sản phẩm ngƣời giới thiệu cần hiểu rõ về sản phẩm, về doanh nghiệp, hiểu rõ đối thủ cạnh tranh. Có nhƣ vậy thì mới làm nổi bật tính ƣu việt của sản phẩm, làm cho khách hàng hiểu và yêu mến hình ảnh của doanh nghiệp. Giới thiệu hàng hóa cho khách hàng có thể bằng nhiều cách nhƣ phát tờ rơi, sử dụng catalogue, video, phát quà tặng hàng mẫu, trình diễn sản phẩm. Việc phát các catalogue và quà tặng không nện làm bừa bãi mà phải có sự chọn lựa các đối tƣợng khách hàng. b) Giao tiếp và chào, bán hàng tại hội chợ, triển lãm: Hội chợ, triển lãm là dịp quan trọng để các doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mục tiêu. Khi tiếp xúc vối khách hàng mục tiêu một vấn đề không thể tránh khỏi là giao tiếp. Tổ chức giao tiếp với khách hàng tốt thì sẽ thu đƣợc những đóng góp chân tình từ phía khách hàng cũng nhƣ bạn hàng. Khi tiếp xúc với khách hàng, tại gian hàng triển lãm luôn cần có một ngƣời có trọng trách nhất định có đủ khả năng và thẩm quyền để trả lời những thắc mắc, yêu cầu của khách hàng, cung cấp cho khách hàng những thông tin (có thể đƣợc) về doanh nghiệp khi khách hàng yêu cầu. Thông qua giao tiếp doanh nghiệp có thể ký kết đƣợc hợp đồng tại chỗ.
Tại bàn tiếp khách, các nhân viên cần có sổ ghi ý kiến của khách hàng, sổ ghi tên, địa chỉ của những khách hàng tham quan có nhu cầu có quan hệ với doanh nghiệp. Trên cơ sở thông tin ở sổ ghi chép doanh nghiệp theo dõi và liên lạc với các khách hàng bởi rất nhiều doanh nghiệp sau hội chợ, triển lãm có thể ký kết đƣợc hợp đồng. Giới thiệu, chào bán hàng hóa là hoạt động không thể thiếu trong tham gia hội chợ, triển lãm. Nó là hình thức giao tiếp mang tính chọn lọc cao. Nhờ có hoạt động bán hàng các doanh nghiệp tham gia hội chợ có khả năng truyền các thông tin có tính thuyết phục đến các nhu cầu cụ thể của ngƣời mua hoặc ảnh hƣởng mua. Hoạt động bán hàng thúc đẩy sự tƣơng tác giữa ngƣời bán và ngƣời mua để dẫn tới một giải pháp có hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho cả ngƣời mua và bán. Điều này là do những ngƣời bán hàng thƣờng có khả năng thích nghi trong từng điều kiện hoàn cảnh. Làm tốt công tác giới thiệu, chào bán hàng tại hội chợ, triển lãm, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng chinh phục đƣợc sự chú ý của khách tham quan. Giới thiệu, chào, bán hàng có vai trò quan trọng trong việc khuếch trƣơng hàng hóa cho doanh nghiệp. Do đó, trong thời gian hạn hẹp các nhân viên bán hàng sẽ phải xác định rõ mục tiêu tiếp cận, chào bán, giới thiệu chuẩn xác đúng hàng, đúng đối tƣợng nhận tin. Có nhƣ vậy, nhân viên bán hàng mới có thể tập trung công sức, trí tuệ cho việc chào hàng, bán hàng hoạt động giới thiệu, chào bán mới đem lại hiệu quả. Chào, bán hàng là công việc thƣờng xuyên của các nhân viên tham gia hội chợ. Thuyết phục là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong chào hàng. Đó là khả năng thuyết phục ngƣời khác thay đổi cách nghĩ và cách làm theo ý của mình, là điều chủ yếu để bán đƣợc hàng. Ngƣời bán hàng có thể điều chỉnh thông tin cho từng loại khách hàng, sửa đổi cho phù hợp với những phản hồi của khách hàng, giải đáp những thắc mắc của khách hàng, đề nghị khách hàng đặt hàng hoặc mua hàng. Nếu có thất bại họ phải tìm cách để thuyết phục lại. Đại diện bán hàng có thể thuyết phục đƣợc những khách hàng đặc biệt, hoặc trong trƣờng hợp đặc biệt, nên hình thức chào hàng là có hiệu quả hơn hẳn các hình thức xúc tiến khác ỏ hội chợ. Trong các hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các doanh nghiệp sử dụng một đội ngũ những nhân viên bán hàng để thực hiện các nhiệm vụ của hoạt động chào bán hàng. Các nhân viên chào bán hàng có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết về sản phẩm cũng nhƣ về doanh nghiệp cho khách hàng. Đây là việc làm giúp cho khách hàng hiểu biết về sản phẩm cũng nhƣ về doanh nghiệp hơn, nhờ đó doanh nghiệp có thể thu hút đƣợc khách hàng. Khi có nhu cầu mua tại chỗ, các nhân viên phục vụ tiến hành bán hàng. Bán
hàng là hoạt động ảnh hƣởng tối niềm tin, uy tín và sự tái tạo hành vi mua của khách hàng. Bán hàng là vũ khí mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong cạnh tranh tại hội chợ. Vì vậy, khi bán hàng các nhân viên bán hàng cần tận tình, chu đáo trong việc chào mời, giới thiệu tính năng tác dụng, yêu cầu kỹ thuật, thủ tục bảo dƣỡng cũng nhƣ thanh toán thuận tiện để ngƣời tiêu dùng hiểu rõ hơn về sản phẩm, hài lòng hơn, tin tƣởng hơn và ƣa chuộng hơn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức khoa học hoạt động bán hàng có một ý nghĩa quan trọng. Tổ chức bán hàng sắp xếp các hoạt động của các nhân viên theo một trình tự nhất định để phối hợp một cách hiệu quả các nỗ lực của các cá nhân nhằm hoàn thành các mục tiêu chung trong bán hàng. Tổ chức bán hàng tại hội chợ, triển lãm thƣơng mại thƣờng đƣợc thực hiện theo ba cách thức cơ bản: nguyên tắc tổ chức nhóm hàng, nguyên tắc tổ chức theo nhóm khách hàng và nguyên tắc tổ chức theo khu vực của gian hàng. Việc lựa chọn nguyên tắc tổ chức nào là do đặc điểm mặt hàng và điều kiện cụ thể của từng gian hàng. Vị trí đứng, lƣợng nhân viên, nhiệm vụ chủ yếu cụ thể của từng nhân viên cần phải đƣợc xác định một cách khoa học. Khi xác định số lƣợng nhân viên bán hàng để thực hiện các công việc cụ thể tại hội chợ, triển lãm, doanh nghiệp thƣờng căn cứ vào danh mục các mặt hàng, mặt bằng của gian hàng, địa điểm của gian hàng và tần suất gặp gỡ với khách hàng, tần suất giao dịch tốt nhất của mỗi nhân viên bán hàng. Trong suốt quá trình giới thiệu, chào bán hàng hóa, nhà quản lý cần quan sát, nhắc nhỏ nhân viên bán hàng sắp xếp, trƣng bầy lại hàng hóa tại gian hàng để tạo độ thu hút cho đợt khách tham quan tiếp theo. Cần tránh trƣờng hợp sau mỗi đợt khách tham quan, hàng hóa trƣng bầy bị xáo trộn mà không đƣợc sắp xếp lại cho phù hợp. Nếu công việc này không đƣợc thực thi kịp thời, gian hàng sẽ không thu hút đƣợc khách tham quan hội chợ, uy tín của doanh nghiệp có thể bị giảm sút. Doanh nghiệp cần đảm bảo gian hàng đƣợc trƣng bầy khoa học, đẹp đẽ trong suốt kỳ hội chợ, triển lãm cho đến giờ đóng cửa. cần tránh trƣờng hợp vào ngày cuối cùng của hội chợ, triển lãm, khi khách tham quan vẫn tiếp tục đến (dù vắng) các doanh nghiệp đã thu dọn gian hàng, tạo hình ảnh không đẹp trong con mắt khách hàng. Thực trạng hoạt động giao tiếp với khách hàng trong hội chợ triển lãm thương mại ở Việt nam trong giai đoạn trước 2012 Khách hàng có đặt bút ký vào hợp đồng hoặc bỏ tiền ra trả ngay cho một món hàng hay không một phần không nhỏ phụ thuộc vào tài năng giao tiếp của nhân
viên chiêu thị. Có thể nói, bên cạnh một gian hàng có cách trƣng bày đẹp cần phải có đội ngũ nhân viên chào hàng giỏi để có thể truyền tải các thông tin đến cho khách hàng và thu thập các thông tin phản hồi từ phía khách hàng về gian hàng, doanh nghiệp. Một cách hiệu quả nhất. Đây là một hoạt động sôi động nhất của bất cứ một hội chợ triển lãm nào. Nếu đem so sánh giao tiếp với khách hàng của các gian hàng của các doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp nƣớc ngoài thì trình độ giao tiếp nhân viên chào hàng của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung còn kém hơn so với các nhân viên của các doanh nghiệp nƣớc ngoài, sở dĩ nhƣ vậy bởi công tác đào tạo các nhân viên tiếp thị ở Việt Nam đã không đƣợc chú ý trong cả thời kỳ dài, công nghệ đào tạo các nhân viên này còn quá nhỏ bé, sơ sài. Những năm gần đây, các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm đã có sự chú trọng đến hoạt động này. Cụ thể là: Đa số các doanh nghiệp đã có các nhân viên chào hàng chuyên nghiệp trình độ đƣợc đào tạo khá cơ bản và qua tuyển dụng khắt khe nếu có thuê thì các nhân viên đƣợc thuê cũng đƣợc kiểm tra cẩn thận trƣớc khi giao nhiệm vụ. Chính vì khâu chuẩn bị này tốt mà có nhiều gian hàng của các doanh nghiệp đã có những nhân viên giỏi có đủ hiểu biết về công nghệ giao tiếp, hiểu biết về công ty, về hàng hóa của công ty và mục tiêu của công ty để giới thiệu về hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp một cách chính xác, kinh tế để có thể giải đáp các thắc mắc cho khách hàng một cách chu đáo và đặc biệt có một số nhân viên có đủ quyền hạn và năng lực để thực hiện các cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng ngay tại hội chợ triển lãm. Với các công ty kinh doanh hàng hóa chất lƣợng cao, mục tiêu của họ là tiếp cận khách hàng có thu nhập khá và cao. Do đó các nhân viên chào hàng của họ cần có tiêu chuẩn đầu tiên là ngoại hình đẹp đến cách trình diễn và khả năng giao tiếp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng, tiêu chuẩn đầu tiên của nhân viên chào hàng là phải hiểu biết nhiều về tính năng tác dụng của hàng hóa, đến khả năng giao tiếp, sau đó mới đến ngoại hình và sự nhanh nhẹn trong khâu bán hàng. Với các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất nhập khẩu thì nhân viên chào hàng trƣớc tiên là phải giỏi ngoại ngữ, am hiểu về văn hóa của nƣớc mà doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm, đến ngoại hình và cách giao tiếp và còn rất nhiều tiêu chuẩn khác mà sự ƣu tiên tùy thuộc vào từng mục đích khác nhau. Tuy nhiên, cũng còn nhiều doanh nghiệp đã không tuyển dụng đƣợc những nhân viên chào hàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong hoạt động hội chợ triển lãm mà doanh nghiệp tham gia. Vì vậy, mà gian hàng của doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm đã không thu hút đƣợc khách hàng nhƣ mong muốn. Một thực tế cho thấy một số doanh nghiệp buông lỏng khâu tuyển dụng nhân viên chào hàng
để cho một số ngƣời chỉ thấy lợi trƣớc mắt đã giúp ngƣời thân, thuê những ngƣời có trình độ thấp với giá rẻ để giảm chi phí hoặc tƣ lợi cá nhân. Điều này là một sai lầm mà nguyên nhân là do tƣ duy yếu, chƣa nhận thức đƣợc lợi ích lâu dài mà doanh nghiệp đang hƣớng tới, do quen với phƣơng thức làm ăn phi vụ kiểu "chụp dựt" đang phổ biến ở Việt Nam hiện nay và kết quả những nhân viên đã không hoàn thành đƣợc nhiệm vụ mà họ đƣợc giao, gây ức chế và để lại ấn tƣợng không tốt cho khách tham qua, tạo ra tiếng đồn xấu cho doanh nghiệp. Đây là những tồn tại mà thực tế ở không ít doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang mắc phải, điều này đặc biệt trở ngại cho các doanh nghiệp trong việc xâm nhập thị trƣờng nƣớc ngoài. Cần phải sớm muộn khắc phục điểm yếu này để hoạt động giao tiếp với khách hàng ngày càng hoàn thiện hơn, đảm bảo cho hoạt động hội chợ triển lãm đạt hiệu quả cao hơn. c, Tổ chức thực hiên các chương trình khuyến mại tại hội chợ Khuyến mại là hành vi thƣơng mại của thƣơng nhân nhằm xúc tiến việc bán hàng, cung ứng dịch vụ trong phạm vi kinh doanh của thƣơng nhân bằng cách dành những lợi ích nhất định cho khách hàng. Các hình thức khuyến mại thƣờng đƣợc sử dụng trong hội chợ triển lãm bao gồm: Giảm giá: là một trong những kỹ thuật xúc tiến khá phổ biến mà các doanh nghiệp thƣờng dùng. - Thi - cá cược - trò chơi: Đây là hình thức tạo ra cơ may nào đó cho khách hàng bằng cách tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, các trò chơi. Cuối các cuộc chơi nhà tổ chức sẽ đánh giá, lựa chọn ngƣời chơi để trao giải. Những ngƣời đƣợc giải thƣởng có thể nhận đƣợc tiền, vật phẩm, hoặc du lịch. Đây là công cụ xúc tiến bán hàng thƣờng thu hút đƣợc sự chú ý của đông đảo ngƣời tiêu dùng. Hình thức này đƣợc cả doanh nghiệp sản xuất lẫn doanh nghiệp thƣơng mại thực hiện. - Quà tặng cho khách tham quan: Các doanh nghiệp thƣờng có quà tặng cho khách tham quan hội chợ, triển lãm tới tham quan gian hàng của doanh nghiệp mình. Quà tặng đƣợc sử dụng nhằm thúc đẩy động cơ mua hàng của các ngƣời tiêu dùng cũng nhƣ các trung gian phân phối. Thông thƣờng quà tặng sẽ để phân phát cho khách hàng mua một lƣợng hàng hóa nào đó với khối lƣợng giá trị nào đó. Đôi khi nó đƣợc phân phát ngay khi khách hàng bƣớc chân vào cửa hàng. - Tặng vật phẩm mang biểu tượng quảng cáo: Để làm cho tên tuổi cũng nhƣ nhãn hiệu, biểu tƣợng của doanh nghiệp thƣơng mại trở nên quen thuộc hơn đối với
ngƣời tiêu dùng, các doanh nghiệp thƣờng tiến hành tặng cho khách tham quan gian hàng những vật phẩm mang tính quảng cáo nhƣ vật phẩm mang biểu tƣợng của doanh nghiệp, tên của doanh nghiệp, tên sản phẩm hoặc nhãn hiệu muốn quảng cáo v.v Đối với các trung gian phân phối của doanh nghiệp, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số các hình thức xúc tiến bán khác nữa nhƣ: - Chiết giá: Giảm giá so với giá bán ghi trên hóa đơn trong từng trƣờng hợp mua hàng hoặc trong từng thời kỳ. Cách này khuyến khích các khách hàng là đại lý, ngƣời bán lẻ mua nhiều hàng hóa hơn, tích cực bán hàng cho doanh nghiệp thƣơng mại hơn. - Thêm hàng hóa cho khách mua hàng với lượng hàng nhất định. Những khách hàng mua hàng ở một số lƣợng hoặc giá trị nhất định sẽ đƣợc thêm một lƣợng hàng cùng loại để kích thích mua sắm. Hình thức này về thực chất là giảm giá cho khách hàng. Tổ chức các hoạt động khuyến mại không những phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải tuân thủ qui định của luật pháp. Các sản phẩm khuyến mại cần đƣợc trao một cách trang trọng, đúng đối tƣợng đúng số lƣợng. Hoạt động khuyến mại sẽ có hiệu quả cao hơn, thu hút đƣợc nhiều khách hàng hơn khi đƣợc kết hợp với chƣơng trình quảng cáo tại chỗ. d. Tổ chức các hoạt động điều tra nghiên cứu thị trường tại hội chợ, triển lãm. Một trong những mục tiêu quan trọng khi tham gia hội chợ, triển lãm là nghiên cứu thị trƣờng để tìm ra giải pháp kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, khi tham gia hội chợ, triển lãm, mỗi nhân viên vừa là ngƣời chào hàng, vừa là ngƣời thu thập đơn đặt hàng, vừa là ngƣời thực hiện đơn đặt hàng, vừa là ngƣời tìm kiếm thông tin thị trƣờng. Thông tin thị trƣờng có thể lấy đƣợc qua các hoạt động sau: - Thu thập thông tin thông qua phiếu điều tra - Thông qua sổ ghi cảm tƣởng của khách tham quan - Thu thập thông tin thông qua các cuộc giao tiếp trực tiếp với khách tham quan, với những đơn vị tham gia hội chợ khác. - Thu thập thông tin thông qua đánh giá cảm nhận của nhân viên trong quá
trình phục vụ tại hội chợ, triển lãm. Đối với hoạt động thu thập thông tin qua phát phiếu điều tra phải đƣợc tiến hành ngay từ ngày đầu mở cửa hội chợ. Mỗi khách tham quan đến gian hàng của doanh nghiệp sẽ đƣợc phát một phiếu điều tra. Việc điền vào mẫu điều tra nên thực hiện ngay tại hội chợ, triển lãm. Nếu để khách đem về, việc thu phiếu sẽ rất khó khăn. Muốn kích thích khách tham quan tham gia chƣơng trình điều tra của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên phát quà tặng hoặc tổ chức trò chơi có thƣởng cho ngƣời tham gia điền phiếu điều tra. Thông tin thị trƣờng đƣợc thu thập qua đánh giá của nhân viên tham gia hội chợ cần đƣợc ghi chép vào quyển sổ riêng. Ghi rõ tình huống, cảm nhận, đối tƣợng nhận và đánh giá tin. Thông tin này không đề chung trong cuốn sổ ghi cảm tƣởng của khách tham quan. Các thông tin thu thập đƣợc sẽ đƣợc tổng hợp lƣu trữ để phục vụ cho doanh nghiệp ra quyết định đối vối những vấn đề liên quan sau này. Tuy nhiên có những thông tin cấp bách cần báo cáo ngay với doanh nghiệp để có quyết định phù hợp. e. Tham gia các cuộc hội thảo do nhà tổ chức hôi chợ triển lãm tổ chức Tại các hội chợ, triển lãm thƣơng mại, các nhà tổ chức thƣờng tổ chức các cuộc hội thảo. Doanh nghiệp cần lƣu ý thông tin về các cuộc hội thảo để lựa chọn tham gia cho phù hợp. Thông qua các cuộc hội thảo doanh nghiệp có khả năng thu thập đƣợc thông tin thị trƣờng cần thiết, cũng có thể đƣợc tƣ vấn giải quyết các vấn đề tồn tại của doanh nghiệp. Trong nhiều trƣờng hợp, thông qua các cuộc hội thảo doanh nghiệp có thể giao lƣu với các doanh nghiệp khác, có thể quảng cáo khuếch trƣơng cho doanh nghiệp mình. Nhiều hợp đồng đã đƣợc ký kết giữa những đơn vị cùng tham gia hội thảo. Thông thƣờng, những ngƣời có trách nhiệm quản lý việc tham gia hội chợ, triển lãm sẽ báo cáo ban lãnh đạo doanh nghiệp biết về hội thảo để ban giám đốc cử ngƣời đi dự cho phù hợp. Ngoài các công việc chính trên còn có các hoạt động không thể thiếu khác nhƣ: bố trí ăn trƣa, ăn ca cho nhân viên, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tham gia nhƣ trật tự, vệ sinh tại khu vực gian hàng 3. Các hoạt động diễn ra sau thời gian tham gia hội chợ, triển lãm a. Đánh giá kết quả đạt được khi tham gia hôi chơ, triển lãm thương mai Sau khi tham gia hội chợ, triển lãm doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả của việc tham gia hội chợ, triển lãm. Đánh giá hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm
là một nội dung quan trọng không thể thiếu đƣợc sau khi tham gia hội chợ, triển lãm. Mục đích của việc đánh giá hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm là xác định đƣợc mức độ tác động của hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm đến kinh doanh và đánh giá chất lƣợng của hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm. Từ đó đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm cũng nhƣ nâng cao hiệu quả hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm. Muốn vậy, ngƣời làm công tác đánh giá và điều khiển việc thực hiện hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm trƣớc tiên cần phải nắm bắt đƣợc toàn bộ diễn biến của hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm. Xác định mức độ ảnh hƣởng của các hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm đến khách hàng, đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích tình hình thực hiện cũng nhƣ đánh giá các kết quả đã đạt đƣợc, ngƣời làm công tác đánh giá và điều khiển sẽ tiến hành xây dựng chƣơng trình hành động mới nhằm khắc phục những yếu kém và phát huy những thành quả đã đạt đƣợc. Đánh giá và điều khiển hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn. Các giai đoạn đó có liên quan mật thiết với nhau và phụ thuộc lẫn nhau. Quá trình đánh giá bao gồm: lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá, xác định đƣợc toàn bộ nỗ lực về xúc tiến cho chƣơng trình tổng thể cũng nhƣ chƣơng trình thành phần, so sánh kết quả với các tiêu chuẩn đề ra. Mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, an toàn và vị thế. Vì vậy, việc đánh giá hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm cần phải xuất phát từ mục tiêu chung của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, hệ thống chỉ tiêu đánh giá hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm cần có cả hai hệ thống: chỉ tiêu định tính và chỉ tiêu định lƣợng. a.l. Hê thông chỉ tiêu định tính đánh giá hoạt động tham gia hội chợ triển lãm. Đánh giá về việc tiếp cận khách tham quan hội chợ, triển lẫm: Thực chất đây là việc ngƣời làm công tác đánh giá xem chƣơng trình tiếp thị tại hội chợ, triển lãm có tiếp cận đƣợc đối tƣợng mục tiêu hay không; mức độ thu hút khách tham quan quan tâm, nghiên cứu hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đang trƣng bầy tại hội chợ, cũng có thể bằng sự quan tâm đến các tờ rơi phát hành. Đánh giá về mức độ gây ấn tượng của chương trình xúc tiến thương mại tại hội chợ, triển lãm của doanh nghiệp. Đây là quá trình đánh giá về sự hiểu biết của khách tham quan hội chợ, triển lãm về những gì mà trong chƣơng trình xúc tiến thƣơng mại của doanh nghiệp đã nêu ra tại hội chợ, triển lãm. Sự nhận biết đƣợc đánh giá ở đây trên cơ sở đánh giá về sự hiểu biết về sản phẩm, về đặc trƣng của sản