Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Hữu Đức

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Hữu Đức

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM CHƢƠNG 5+6 Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Vũ Hữu Đức 2013
2. Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chƣơng này, bạn cĩ thể: – Nêu các bƣớc cơng việc trong một quy trình kế tốn. – Giải thích vai trị và những yêu cầu của chứng từ kế tốn. – Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế tốn chủ yếu. – Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong một doanh nghiệp. – Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn 2
3. Nội dung • Tổng quan về quy trình kế tốn • Chứng từ kế tốn • Sổ sách kế tốn • Tổ chức cơng tác (tự đọc) • Hệ thống thơng tin kế tốn 3
4. Quy trình kế tốn Phần 1 TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH KẾ TỐN 4
5. Tổng quan về quy trình kế tốn • Khái niệm • Các nội dung của quy trình kế tốn • Kiểm sốt nội bộ và cơng tác kế tốn 5
6. Khái niệm quy trình kế tốn • Quy trình kế tốn là các bƣớc của một quá trình xử lý dữ liệu để hình thành thơng tin kế tốn. 6
7. Các nội dung của quy trình kế tốn • Quy trình kế tốn bao gồm: – Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế tốn – Xử lý trên sổ sách kế tốn – Lập và trình bày các báo cáo kế tốn • Lồng ghép trong quy trình kế tốn là việc kiểm sốt các hoạt động 7
8. Quy trình kế tốn Dữ liệu Ghi chép Phân loại, Cung cấp Thơng kinh tế ban đầu ghi chép, thơng tin tin (Chứng tổng hợp (Báo cáo) từ) (Sổ sách) 8
9. Kiểm sốt nội bộ và kế tốn • Kiểm sốt nội bộ là quá trình do ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nĩ đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nĩi chung. • KSNB tăng cƣờng độ tin cậy của báo cáo tài chính 9
10. Các thí dụ • Phân chia trách nhiệm giữa kế tốn và thủ quỹ • Phê duyệt các nghiệp vụ trƣớc khi thực hiện • Đối chiếu các số liệu định kỳ • Kiểm tốn nội bộ 10
11. Quy trình kế tốn Phần 2 CHỨNG TỪ KẾ TỐN 11
12. Chứng từ kế tốn • Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế tốn. 12
13. Vai trị của chứng từ • Là khâu ghi chép ban đầu cĩ ý nghĩa quan trọng đối với chất lƣợng thơng tin kế tốn. • Là phƣơng tiện truyền đạt thơng tin phục vụ cho việc quản lý. • Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. • Cĩ ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 13
14. Phân loại chứng từ • Phân loại theo nội dung phản ảnh: – Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Cĩ – Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho – Chứng từ về lao động và tiền lƣơng: Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn tiền lƣơng – Chứng từ về bán hàng: Hố đơn GTGT (hay Hố đơn bán hàng) – Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý 14
15. Phân loại chứng từ • Phân loại theo cơng dụng của chứng từ : – Chứng từ mệnh lệnh – Chứng từ chấp hành – Chứng từ liên hợp 15
16. Phân loại chứng từ • Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ : – Chứng từ bên trong – Chứng từ bên ngồi 16
17. Phân loại chứng từ • Phân loại theo tính bắt buộc : – Chứng từ bắt buộc – Chứng từ hƣớng dẫn 17
18. Bài tập thực hành • Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ nào theo các cách phân loại đã học: – Phiếu chi tiền mặt – Hĩa đơn bán hàng của ngƣời bán – Đơn đặt hàng 18
19. Yêu cầu đối với chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu. • Chứng từ kế tốn phải cĩ đầy đủ các yếu tố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống. Khơng đƣợc tẩy xĩa, sửa chữa trên các chứng từ. 19
20. Các yếu tố của chứng từ • Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế tốn; • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn; • Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu cĩ) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu cĩ) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; • Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh • Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ. • Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt chứng từ và những ngƣời cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn. 20
21. Bài tập thực hành Phân tích sự cần thiết của các nội dung trên chứng từ 21
22. Lƣu chuyển chứng từ • Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Lƣu chuyển chứng từ qua các bộ phận • Kiểm tra chứng từ • Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế tốn • Lƣu trữ và bảo quản chứng từ 22
23. Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Chứng từ đƣợc lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ • Chứng từ đƣợc lập thành nhiều liên, trong đĩ thƣờng cĩ 1 liên để lƣu trữ tại bộ phận lập • Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ đƣợc lập trong máy tính và in ra 23
24. Lƣu chuyển chứng từ qua các bộ phận • Chứng từ thƣờng lƣu chuyển qua nhiều bộ phận trƣớc khi đƣợc dùng ghi sổ: – Xét duyệt nghiệp vụ – Thực hiện nghiệp vụ • Để thiết kế, đánh giá quá trình lƣu chuyển chứng từ, ngƣời ta sử dụng lƣu đồ (flowchart) 24
25. Lập hĩa đơn Kế tốn A Vận đơn Lập Ghi Hĩa đơn Nhật ký Hĩa đơn Nhật ký Hĩa đơn Vận đơn KH Sổ cái Hĩa đơn N N 25
26. Kiểm tra chứng từ • Ngƣời kế tốn cần kiểm tra chứng từ trƣớc khi ghi nhận: – Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ. – Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. – Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ. – Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những ngƣời lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế tốn. 26
27. Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ • Trƣớc khi ghi sổ kế tốn cần hồn chỉnh chứng từ: – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; – Phân loại chứng từ; – Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế tốn trên chứng từ. 27
28. Lƣu trữ và bảo quản • Sau khi ghi sổ kế tốn xong, chứng từ kế tốn cần phải đƣợc sắp xếp, phân loại, bảo quản và lƣu trữ theo quy định của Luật kế tốn. • Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã đƣợc thanh lý. 28
29. Quy trình kế tốn Phần 3 SỔ SÁCH KẾ TỐN 29
30. Sổ sách kế tốn • Khái niệm • Phân loại sổ sách kế tốn • Các hình thức tổ chức sổ sách kế tốn • Giới thiệu hình thức nhật ký chung 30
31. Khái niệm • Sổ sách kế tốn là nơi ghi chép và lƣu giữ các nghiệp vụ. • Sổ sách kế tốn cần đƣợc ghi chép dựa trên chứng từ kế tốn • Sổ sách kế tốn là căn cứ để lập báo cáo tài chính 31
32. Phân loại sổ sách kế tốn • Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế tốn – Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. – Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và chi tiết, giúp kế tốn lƣu trữ thơng tin và phản ảnh kiểm tra từng đối tƣợng kế tốn. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết – Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 32
33. Nhật ký chung (biểu mẫu rút gọn) Chứng từ Tài khoản Số tiền Diễn giải Số Ngày Nợ Có Nợ Có C1 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 111 2.000.000 N1 2.1 Nhập hàng 156 2.000.000 331 2.000.000 T1 3.1 Thu tiền bán hàng 111 15.000.000 511 15.000.000 33
34. Sổ cái – Tài khoản Tiền mặt Chứng từ Tài Số tiền Diễn giải khoản đối ứng Số Ngày Nợ Số dư 1.1.2001 20.000.000 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 15.000.000 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 02 3.1 Chi mua vật liệu 152 7.000.000 Cộng số phát sinh 120.000.000 95.000.000 Số dư 1.2.2001 45.000.000 34
35. Phân loại sổ sách kế tốn • Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng kế tốn – Sổ tổng hợp là sổ kế tốn ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. – Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết đƣợc mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã đƣợc phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tƣ, – Sổ kết hợp hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết. 35
36. Sổ chi tiết khách hàng – CTy X Chứng từ Số tiền Diễn giải Tài khoản đối Số Ngày ứng Nợ Có Dư 1.1.01 3.000.000 H1 2.1 Giao hàng 511 1.000.000 T1 2.1 Thu tiền H245, 1.12.00 111 2.000.000 T4 5.1 Thu tiền H231,5.12.00 111 1.000.000 Cộng tháng 1.01 1.000.000 3.000.000 Dư 1.2.01 1.000.000 36
37. Phân loại sổ sách kế tốn • Phân loại theo kết cấu sổ – Sổ đối chiếu kiểu hai bên kết cấu sổ đƣợc chia làm hai bên để phản ảnh hai mặt vận động đối lập của đối tƣợng kế tốn. – Sổ kiểu một bên các cột số liệu phản ảnh các đối tƣợng kế tốn đƣợc bố trí ở cùng một bên của trang sổ. – Sổ kiểu nhiều cột sổ cĩ kết cấu nhiều cột để phản ảnh cho từng tài khoản hoặc phản ảnh chi tiết cho một tài khoản nào đĩ theo từng nội dung kinh tế. – Sổ kiểu bàn cờ phản ảnh quan hệ đối ứng giữa các tài khoản liên quan hoặc mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khác nhau của cùng một đối tƣợng. 37
38. Phân loại sổ sách kế tốn • Phân loại theo cách tổ chức sổ – Sổ đĩng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái – Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tƣ, sản phẩm, hàng hố – Sổ điện tử trong hệ thống kế tốn xử lý bằng máy vi tính, các sổ kế tốn đƣợc thiết kế dƣới dạng các tập tin lƣu trữ trong các đĩa từ, kế tốn ghi sổ bằng cách nhập dữ liệu. 38
39. Các hình thức tổ chức sổ sách • Hình thức kế tốn là việc tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế tốn: – Hình thức kế tốn Nhật ký chung; – Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; – Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; – Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ; – Hình thức kế tốn trên máy vi tính. 39
40. Hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế tốn Sổ nhật ký đặc SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế tốn biệt chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản BÁO CÁO TÀI CHÍNH 40
41. Nhật ký chi quỹ tiền mặt Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng C1 2.1 Chi tiếp khách 2.000.000 2.000.000 C2 3.1 Mua vật liệu 7.000.000 7.000.000 C3 3.1 Nộp ngân hàng 15.000.000 15.000.000 Cộng 65.000.000 25.000.000 5.000.000 95.000.000 41
42. Bài tập thực hành • Cho biết những thơng tin sau cĩ thể tìm thấy trong sổ sách kế tốn nào? – Nghiệp vụ mua hàng theo hĩa đơn số xxx ngày yyy của cơng ty ABC – Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong kỳ của tài sản M. – Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 42
43. Quy trình kế tốn Phần 4 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN (TỰ NGHIÊN CỨU) 43
44. Mục đích, yêu cầu • Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo: – Tính tuân thủ pháp luật, – Sự kiểm sốt của nhà quản lý, – Thích hợp với đặc điểm đơn vị, – Cĩ thể điều chỉnh linh hoạt và – Cân bằng giữa chi phí và lợi ích. 44
45. Nội dung • Tổ chức bộ máy kế tốn • Tổ chức chứng từ kế tốn • Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn • Tổ chức sổ sách kế tốn • Tổ chức báo cáo kế tốn 45
46. Quy trình kế tốn Phần 5 HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 46
47. Hệ thống thơng tin kế tốn • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn • Giới thiệu Hệ thống thơng tin kế tốn 47
48. Ứng dụng CNTT trong kế tốn • Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tốn: – Hệ thống xử lý bán thủ cơng với sự trợ giúp của các bảng tính Excel – Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển bằng trình đơn (Menu – Driven- Systems) – Hệ thống hoạch định nguồn lực tồn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 48
49. Hệ thống thơng tin kế tốn • Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phân hệ cơ bản: – Phân hệ mua hàng – Phân hệ bán hàng – Phân hệ nhân sự – Phân hệ sổ cái • Trong doanh nghiệp sản xuất, cịn cĩ thêm phân hệ sản xuất 51
50. Hệ thống thơng tin kế tốn Phân hệ mua hàng Phân hệ sản xuất Phân hệ nhân sự Phân hệ bán hàng Phân hệ sổ cái 52
51. Thí dụ - Phân hệ bán hàng Phân Chức năng Các bộ phận Các dữ liệu hệ liên quan liên quan Bán Xử lý đơn đặt - Bộ phận - Dữ liệu hàng hàng khách bán hàng khách hàng hàng, chứng - Bộ phận - Dữ liệu bán từ giao hàng giao hàng hàng và hĩa đơn - Bộ phận - Dữ liệu kho của đơn vị, kế tốn hàng theo dõi thu - Bộ phận - Dữ liệu sổ tiền và cập kho cái nhật kho. 53
52. Bài tập thực hành • Cơng ty thƣơng mại M sử dụng phần mềm kế tốn X30. • Xác định mối quan hệ giữa các dữ liệu bán hàng với các báo cáo tài chính? 54
53. Vai trị của cơ sở dữ liệu 55
54. Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn • Khai báo hệ thống • Quy trình vận hành – Nhập dữ liệu – Xử lý dữ liệu – Kết xuất báo cáo 56