Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 3: Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 3: Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch

1. Học phần: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG ThS: Đặng Thanh Nam (Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU)
2. Chương 3 XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
3. I. Khái quát chung về kế hoạch làm việc của LĐ
4. 1. Kế hoạch làm việc của lãnh đạo . Là VB thể hiện sự sắp xếp, bố trí các cơng việc, các hoạt động cụ thể của LĐ theo trình tự thời gian.
5. 2. Vai trị của KH của lãnh đạo: • Giúp hoạt động của LĐ luơn được chủ động, khơng chồng chéo khi thực hiện các nhiệm vụ. • Giúp các đơn vị, cá nhân trong DN biết tập trung thực hiện cơng việc liên quan tới LĐ. • Giúp LĐ quản lý và kiểm sốt cơng việc của DN. • Là cơ sở để xây dựng các Kế hoạch khác trong doanh nghiệp.
6. 3. Căn cứ để xây dựng kế hoạch của lãnh đạo - Chức năng, nhiệm vụ, khối lượng cơng việc của LĐ. - Sự đăng ký làm việc của các phịng ban, cá nhân, khách hàng - Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo - Tình hình thực tế và yêu cầu cơng việc phát sinh của doanh nghiệp mà LĐ phải trực tiếp giải quyết. - Điều kiện: thời gian, tài chính, điều kiện khác.
7. II. NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH 1. Xác định nhiệm vụ cần thực hiện What ? 2. Xác định địa điểm thực hiện Where? 3. Xác định thời gian thực hiện When? 4. Xác định các đơn vị, cá nhân cùng tham gia Who ? 5. Các vấn đề cần chuẩn bị khác How ?
8. 1. Xác định cơng việc. (What ?) - Ghi rõ các cơng việc mà LĐ cần giải quyết. - Rà sốt lại những cơng việc mà lãnh đạo chưa thực hiện trong thời gian trước. - Kiểm tra các Biên bản cuộc họp, các thư mời làm việc, cơng văn yêu cầu làm việc để lựa chọn cơng việc đưa vào KH của lãnh đạo. - Sắp xếp các buổi làm việc với LĐ theo đăng ký của các đơn vị, cá nhân.
9. 2. Địa điểm thực hiện (Where ?) Ghi rõ địa điểm thực hiện các buổi làm việc của lãnh đạo trong kế hoạch, kể cả các địa điểm ở bên ngồi doanh nghiệp.
10. 3. Thời gian thực hiện (When?) Phần này cần ghi rõ thời gian thực hiện cho từng cơng việc cụ thể của lãnh đạo để các đơn vị biết thực hiện.
11. 4. Xác định các đơn vị, cá nhân cùng tham gia (Who ?) Phần này cần ghi rõ các cá nhân, đơn vị cĩ trách nhiệm hoặc cĩ nghĩa vụ cùng tham gia với các buổi làm việc cùng lãnh đạo. Chú ý là việc xác định thành phần này cần phải xin ý kiến của LĐ.
12. 5. Các vấn đề khác cần chuẩn bị How ? • Phần này cần ghi rõ các yêu cầu về phịng ốc, trang trí, hậu cầu, phương tiện kỹ thuật, hồ sơ, tài liệu liên quan để đảm bảo cho buổi làm việc của lãnh đạo được tốt nhất.
13. III. Xây dựng kế hoạch cơng tác cơng tác tuần của lãnh đạo
14. Lịch cơng tác - Tuần 32 (từ 03/8/2015- 07/8/2015) THỨ THỜI ĐỊA NỘI THÀNH CHỦ C/B GHI NGÀY GIAN ĐIỂM DUNG PHẦN TRÌ NỘI CHÚ DUNG Thứ Hai 8.00- P. A3 Họp về - P. Nhân Giám P.NS 03/9 9.30 tuyển sự đốc dụng - P. HC năm 2015 - P.Kế tốn 9.00-10 Cty BOT Họp P.KT Xe đón - P. Kỹ Phĩ GĐ Rạch chuyển P.CNTT 7.00 thuật phụ Miễu giao hệ trách - P.CNTT thống Kỹ CNTT thuật Thứ Ba 8.00- Hội Họp sơ - Theo Giám P.HC 04/9 16.00 trường kết công danh đốc chuẩn tác quý sách mời bị hội III/2015 trường Trọng tâm: Hội nghị sơ kết quý III
15. Lịch cơng tác của LĐ LỊCH CƠNG TÁC TUẦN 29 (TỪ 19/8/15-24/8/15) Thứ Sáng Chiều Ghi chú (ngày) Thứ 2 - 8.00-8.30: Họp giao ban -13.30-15.00: Kiểm tra (19/8) (phịng họp số 1) cơng tác chuẩn bị kỳ thi - 8.45-9.30: Dự Đại hội tuyển dụng (Phịng Nhân Cơng đồn Phân xưởng I sự) -15.30: dự Lễ khai trương triển lãm Thương hiệu Phịng mạnh năm 2015 (Trung KD tâm triển lãm Quốc tế) chuẩn bị TL Thứ 3 - 9.30: Họp về chuẩn bị Làm việc tại cơng ty (20/8) Kiểm tốn năm Thứ 4 (21/8)
16. 1. Đặc điểm KH làm việc của LĐ :  Rất chi tiết về: nhân sự, địa điểm, thời gian, cơng việc.  Liên quan tới nhiều đơn vị, cá nhân.  Cĩ tính chất quan trọng, ảnh hưởng tới hoạt động chung của tồn doanh nghiệp
17. 2. Phương pháp xây dựng KH làm việc của lãnh đạo
18. nhu cầu từ các bộ Xin ý kiến lãnh đạo về cơng việc, phận thời gian và những yêu cầu khác Cân đối về thời gian, Dự thảo KH phịng ốc Phản hồi Trình LĐ cho ý kiến Chỉnh sửa kế hoạch, trình LĐ duyệt chính thức Chuyển VP phổ biến thực hiện
19. Bước 1 : Tập hợp nhu cầu cơng việc - Xin ý kiến cấp trên về các cơng việc lãnh đạo dự kiến giải quyết, các cuộc họp ). - Tiếp nhận đăng ký làm việc với lãnh đạo từ các đơn vị, phịng ban, khách hàng Chú ý khi tập hợp cơng việc:  Nội dung công việc.  Thời gian thực thi.  Các công việc khác có liên quan trong quá trình thực thi công việc
20. Bước 2 : Dự thảo Kế hoạch - Liệt kê các cơng việc cần thực hiện. - Sắp xếp thứ tự thời gian các cơng việc cho hợp lý với thời gian của lãnh đạo. - Xác định cơng việc trọng tâm trong tuần của lãnh đạo. - Trao đổi với các đơn vị, cá nhân để điều chỉnh trong trường hợp lãnh dạo yêu cầu hoặc trùng lặp với các bộ phận khác.
21. *. Cân đối các yêu cầu về thời gian, phịng ốc, nhân sự liên quan tới kế hoạch - Xem xét các điều kiện hiện cĩ về thời gian, phịng ốc, nhân sự từ các đơn vị liên quan cần phải làm việc và các kế hoạch khác để tránh bị chồng chéo. - Thơng tin lại với các đơn vị, cá nhân trong trường hợp cĩ sự thay đổi để họ biết chuẩn bị.
22. Bước 3: Trình LĐ cho ý kiến • Trình bản dự thảo kế hoạch để xin ý kiến của LĐ. • Giải trình các vấn đề của LĐ đặt ra, chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo theo đúng ý kiến chỉ đạo. • Trong trường hợp cĩ thay đổi, phải báo ngay cho các cá nhân, đơn vị biết để chuẩn bị
23. Bước 4 : Chỉnh sửa, hồn chỉnh bản kế hoạch chính thức  Chỉnh sửa, hồn chỉnh bản KH theo đúng ý kiến chỉ đạo và sự tham gia của các đơn vị.  In và trình lãnh đạo ký chính thức
24. Bước 5: Chuyển Văn phịng phổ biến thực hiện KH của lãnh đạo - Chuyển bản KH đã được LĐ ký cho VP để VP triển khai thực hiện tới tồn doanh nghiệp. - Thơng báo, nhắc việc cho lãnh đạo và các đơn vị, cá nhân thực hiện đúng kế hoạch.
25. IV. QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO 1. Thơng báo cho các đơn vị cĩ liên quan phối hợp chuẩn bị những buổi làm việc đã xác định trong KH. 2. Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của LĐ liên quan tới các nội dung cơng việc theo KH làm việc của LĐ. 3. Liên hệ và sắp xếp với các đối tác tới làm việc với LĐ được hợp lý. 4. Thơng báo kịp thời cho LĐ những trường hợp phát sinh, thay đổi so với KH. 5. Giải quyết những cơng việc phát sinh theo yêu cầu của LĐ khi thực hiện từng nhiệm vụ trong KH của LĐ.
26. 3. Sau khi cuộc họp, hội nghị kết thúc - Thơng báo triển khai các mệnh lệnh của người chủ trì (hoặc Lãnh đạo) để thực hiện các nội dung đã được HN, họp thơng qua (dưới nhiều hình thức VB, qua e- mail, điện thoại ) - Soạn thảo các văn bản cần thiết theo yêu cầu của người chủ trì (báo cáo kết quả cuộc họp, hồn thiện biên bản, thơng báo về các nội dung chính của cuộc họp ) - Lập hồ sơ hội nghị. - Tổng kết, họp rút kinh nghiệm tổ chức. - Làm thủ tục quyết tốn với bộ phận kế tốn. /