Nghiệp vụ hành chính - Nguyễn Nam Thắng

Nội dung text: Nghiệp vụ hành chính - Nguyễn Nam Thắng

1. Trang 1 CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH 1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính công sở, nghiệp vụ hành chính Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ”1. Thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới ba góc độ: l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành chính; 2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ hành chính, ăn lương hành chính; 3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết phục: dùng biện pháp hành chính”2. Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới hai góc độ: “1. Hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước; 2. Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: công tác hành chính văn thư”3. Từ các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ “nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên thì dưới góc độ khoa học hành chính, khái niệm nghiệp vụ hành chính được hiểu là kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức nhà nước trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm: - Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính. - Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ đơn vị - Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị. - Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính – văn phòng. - Kỹ năng sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác hành chính 1.2. NHỮNG KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CHỦ YẾU 1.2.1.Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính nhà nước Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà xây dựng chế độ, chương trình công tác và lịch làm việc cho phù hợp. Khi có chế độ, chương trình công tác cụ thể thì cán bộ, công chức phải tuân thủ nghiêm chỉnh. Thông thường chế độ, chương trình này gồm: a. Chế độ lập chương trình công tác và lịch làm việc Muốn làm việc một cách khoa học và có hiệu quả cao thì mỗi cán bộ, công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, xây dựng cho mình một chế độ, chương trình làm việc cụ thể và khoa học. 1 Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb. Văn hóa Thông tin, H. 1998, tr. 1199. 2 Sđd, tr. 799. 3 Từ điển Luật học, Nxb. Từ điển Bách khoa, H. 1999, tr.183. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
2. Trang 2 Điều đó giúp cho bản thân mỗi người chủ động được việc làm, tránh được tình trạng làm việc nhỏ, bỏ việc lớn, giải quyết công việc trước mắt, quên mất công việc lâu dài. Thường mỗi cán bộ, công chức cần phải xây dựng cho mình: - Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và hàng tháng. Chương trình này là cụ thể hóa chương trình công tác của cơ quan, đơn vị. - Lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày: + Lịch làm việc này được xây dựng dựa trên cơ sở lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Cần chú ý những ngày trong tuần có những cuộc họp gì thì đánh dấu vào khung của ngày đó để nhớ không bố trí công việc khác. + Buổi sáng của ngày làm việc, cán bộ, công chức đến công sở làm việc phải dự kiến và ghi vào lịch những việc cần làm trong ngày để tự nhắc nhở; phải xây dựng thành thói quen làm việc theo lịch đã ghi. Tuy nhiên, có những việc đột xuất trong ngày không dự kiến trước được thì cần chuyển ngay công việc ngày đó sang ngày sau hoặc tuần sau. b. Chế độ báo cáo, thông tin Chế độ báo cáo, thông tin là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, công chức hành chính nhà nước. Tùy từng đối tượng và loại công việc đảm trách, cán bộ, công chức có thể thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tùy theo tính chất và nội dung báo cáo có thể dùng các hình thức báo cáo như: báo cáo bằng văn bản, báo cáo không bằng văn bản. Chế độ báo cáo phải theo quy trình và trình tự luật định. Luật Cán bộ, công chức quy định: “Cán bộ, công chức phải chấp hành quyết định của cấp trên, khi có căn cứ để cho là quyết định đó trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định; trong trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm vì hậu quả của việc thi hành quyết định đó”. Cán bộ, công chức hành chính trong truyền đạt thông tin phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, không làm sai lệch và nói theo ý mình. Phải có quan điểm nhất quán là nói và làm việc theo đường lối, nghị quyết của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước; phải có ý thức kỷ luật trong phát ngôn. Bảo đảm tính kịp thời và nhanh chóng trong việc truyền đạt các nguồn tin có ích cho công tác quản lý của cơ quan, đơn vị. c. Chế độ tiếp dân, giao tiếp Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhà nước của dân, do dân, vì dân. Vì vậy, hơn ai hết, cán bộ, công chức nhà nước phải luôn tôn trọng dân, hết lòng, hết sức phục vụ nhân dân và là “công bộc” của nhân dân. Luật Cán bộ, công chức đã quy định rõ: cán bộ, công chức trong khi thi hành công vụ, ngoài việc chấp hành nghiêm đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước còn phải: “ tận tụy phục vụ nhân dân, tham gia sinh hoạt cộng đồng nơi cư trú, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của nhân dân”, “ không được cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn phiền hà đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong khi giải quyết công việc”. Tùy theo thẩm quyền mà cán bộ, công chức phải có chương trình kế hoạch tiếp dân cụ thể và công khai (có thể tiếp dân theo tuần, theo ngày). Đồng thời, phải có trách nhiệm trả lời cho dân về những vấn đề nhân dân đặt ra. Nếu vấn đề đã nêu ra thuộc thẩm quyền giải quyết của người tiếp dân thì phải trả lời ngay với dân. Còn những vấn đề không thuộc thẩm quyền của người tiếp dân thì phải báo cáo kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền liên quan giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Cùng với chế độ tiếp dân, cán bộ, công chức nhà nước luôn phải trau dồi kiến thức, tâm lý giao tiếp. Trong giao tiếp, cán bộ, công chức phải hòa nhã, không được cửa quyền, hách dịch với dân. d.Chế độ làm việc với cơ sớ Một đặc điểm trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức là ngày làm 8 giờ, gắn với công sở. Nếu trong quỹ thời gian làm việc không xây dựng chế độ làm việc cụ thể với cơ sở thì dễ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, không hiểu hoặc hiểu rất hạn chế thực tiễn. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
3. Trang 3 Điều đó, dẫn đến việc đưa ra những quyết sách không đúng, không phù hợp hoặc xa thực tiễn. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà mỗi cán bộ, công chức cần xây dựng cho mình một chế độ làm việc với cơ sở cho phù hợp (chế độ này có thể là theo ngày, theo tuần, theo tháng). Khi đi thực tế, làm việc với cơ sở, cán bộ, công chức phải có tác phong đi sâu, đi sát để nắm bắt được thông tin cụ thể, phải lắng nghe hết ý kiến của quần chúng và cấp dưới, giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của cơ sở trong phạm vi thẩm quyền. Tránh họp nhiều mà nghị ít, kết quả không rõ ràng, chiếm mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chế độ làm việc với cơ sở. 1.2.2. Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị a. Thu thập và xử lý thông tin quản lý Hoạt động công vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị luôn gắn với các thông tin. Các quyết định của thủ trưởng đúng hay sai, phù hợp hay không phù hợp phụ thuộc không nhỏ vào các thông tin được cung cấp. Nếu thông tin bị sai lệch thực tế và không chính xác sẽ dẫn đến việc ra quyết định của thủ trưởng thiếu cơ sở thực tiễn, hiệu quả của quyết định đưa ra sẽ thấp, thậm chí là có tác dụng ngược lại. Vì vậy, thông tin được coi là tiền đề quan trọng không thể thiếu để thủ trưởng ra quyết định quản lý. -Yêu cầu của thu thập thông tin và xử lý thông tin: việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau: +Phải có tính tổng hợp cao; +Phải mang tính liên tục, không ngắt quãng; +Phải bảo đảm độ tin cậy và chính xác cao; +Phải bảo đảm tính kịp thời. -Quy trình thu thập, xử lý thông tin: +Xác định nhu cầu tin để xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin cần thiết cho công vụ của mình. +Các nguồn thông tin thu thập qua nhiều kênh và hình thức khác nhau. -Các kênh thu thập thông tin gồm: từ các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế, nhân dân và dư luận xã hội -Hình thức thu thập thông tin: thông qua chế độ báo cáo; qua các văn bản của Đảng, của các tổ chức chính trị, đoàn thể, văn bản quản lý nhà nước; qua hội nghị, giao ban, qua khảo sát thực tiễn; qua số liệu thống kê và các phương tiện thông tin đại chúng -Xử lý thông tin qua kiểm tra, phân tích, đánh giá, phán đoán, dự đoán để tìm ra giải pháp tối ưu. -Cung cấp và lưu trữ thông tin. Thông tin nếu không được cung cấp cho các đối tượng cần thiết sử dụng và khai thác phục vụ cho công việc của họ cũng như vào công việc chung của cơ quan, đơn vị thì chỉ là thông tin “chết” trên giấy tờ. Vì vậy, việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho đối tượng sử dụng là một khâu quan trọng, làm cho thông tin được sử dụng trong thực tiễn. Những thông tin quan trọng và cần thiết cho nghiên cứu, có giá trị cho hoạt động công vụ cần được lưu trữ. Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một chu trình khép kín, liên hoàn, bao gồm những bước trên. Quy trình đó càng ngắn bao nhiều thì hiệu quả của công tác thông tin càng cao bấy nhiêu. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ, các thủ trưởng cần phải biết sử dụng những thành tựu khoa học này để thu thập, xử lý thông tin và thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của mình trong hoạt động công vụ. b. Ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định Việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định theo quy trình sau: Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
4. Trang 4 -Phân loại quyết định: +Quyết định về tổ chức: thành lập phòng, ban mới, bổ nhiệm cán bộ thuộc thẩm quyền. +Quyết định ban hành quy chế. +Quyết định về một vấn đề nào đó. -Xác định các bộ phận cấu thành một quyết định. +Phần mở đầu: nêu rõ các căn cứ cho quyết định: căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan, ngành hữu quan Mỗi căn cứ được trình bày thành một hàng riêng. +Nội dung quyết định: trình bày thành điều khoản, theo trình tự nhất định, nếu nhiều nội dung thì có thể trình bày thành chương, mục Nội dung trình bày phải rõ ràng, không được nhiều nghĩa. -Phần biện pháp thực hiện. Phần này nêu các biện pháp tổ chức thực hiện, phân công trách nhiệm thi hành quyết định. c. Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị -Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng một chương trình, kế hoạch làm việc khoa học và cụ thể. Chương trình, kế hoạch này phải bảo đảm được các yêu cầu: vừa giải quyết được công việc của cơ quan, vừa chú ý đến công việc chung; vừa đi sâu vào công tác trọng tâm, trọng điểm, vừa thực hiện công việc trước mắt và quan tâm đến công việc lâu dài. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của cơ quan, thủ trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cho mình. Chương trình kế hoạch này bao gồm: chương trình kế hoạch làm việc năm, sáu tháng và hàng tháng; chương trình kế hoạch làm việc truong tuần. -Phân bố quỹ thời gian. Quỹ thời gian của một thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường được phân bố theo từng nội dung công việc. Những nội dung này gồm: hội họp, giao ban; đi cơ sở; tiếp khách, giao tiếp; mạn đàm, điện thoại; nghiên cứu văn bản; công tác tổ chức, cán bộ; học tập, giải trí và một lượng thời gian dự trữ nhất định để giải quyết những việc đột xuất. Ngoài thời gian ở công sở, thủ trưởng cần dành thời gian nhất định cho việc giải trí văn nghệ, nghỉ ngơi, thể dục, thể thao, lao động chân tay khác. Tùy chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể phân bố lượng thời gian thích hợp cho mỗi nội dung công việc nêu trên. -Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản. Công tác văn bản của cán bộ, công chức cơ sở có những chuyên đề nghiên cứu riêng. Việc tổ chức lao động công tác văn bản của thủ trưởng ngoài những nội dung, yêu cầu chung của công tác này, đối với cán bộ, công chức nói chung, thủ trưởng cơ quan cần chú ý một số vấn đề sau: +Dự thảo các văn bản, dự án phải tuân thủ theo một quy trình công nghệ nhất định, theo phương pháp khoa học. +Duyệt, ký văn bản là công vụ quan trọng của thủ trưởng. Cần tuân thủ đầy đủ các bước, xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký văn bản. +Giám sát và kiểm tra việc ban hành văn bản của cấp dưới để tránh tình trạng sai thẩm quyền, không phù hợp với cơ chế quản lý mới, vi phạm lợi ích chính đáng của công dân. Cần kiên quyết sửa đổi những văn bản bất hợp lý và bãi bỏ những văn bản bất hợp pháp. +Cần sử dụng thành tựu khoa học - công nghệ mới vào công tác soạn thảo, quản lý, sử dụng và lưu trữ văn bản của mình. -Hội họp, phát biểu, giao tiếp. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
5. Trang 5 +Hội họp: những cuộc họp cần thiết cần đưa vào chương trình, kế hoạch làm việc chính của tuần, tháng Nội dung của những cuộc họp này cần phải được chuẩn bị trước và công khai cho các đối tượng dự họp. Trong hội họp, ngoài những nội dung được xác định và chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp thì nghệ thuật điều hành, khả năng diễn đạt và phong cách của thủ trưởng có một ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả của phiên họp. Trong phát biểu, phối hợp cần phải thực hiện tốt các bước: xác định rõ chủ đề, mục đích của cuộc họp; nội dung gọn, rõ ràng; bảo đảm phương pháp sư phạm trong phát biểu và trình bày ý kiến. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “Nói cho gọn gàng, có đầu, có đuôi, có nội dung. Nói lung tung như nhiều cán bộ nói rồi thì không biết nói cái gì, như vậy là thiếu chuẩn bị trước. Nói dù ít nhưng nói cho thấm thía, chắc chắn thì quần chúng vẫn thích hơn nói dài, nói dai”. +Giao tiếp là một trong những nội dung bắt buộc trong công vụ của thủ trưởng. Công vụ giao tiếp tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị nắm được nhiều nguồn tin bổ ích cho quản lý và đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân. Để giao tiếp có hiệu quả, thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải hiểu biết kiến thức về tâm lý quản lý. Không được hách dịch, cửa quyền trong khi giao tiếp. Phải có thái độ cầu thị, lắng nghe nghiêm túc các ý kiến của đối tượng giao tiếp. Tránh thô bạo, cục cằn, công thần trong khi giao tiếp. d.Kiện toàn tổ chức, bộ máy và sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị -Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Vì vậy, vấn đề tổ chức bộ máy luôn là mối quan tâm hàng đầu của thủ trưởng. Trong quá trình kiện toàn tổ chức, bộ máy cơ quan, đơn vị cần quán triệt các nguyên tắc: cấp ủy Đảng lãnh đạo, khách quan, khoa học, công khai, dân chủ và pháp chế. Đối với thủ trưởng, phải có kiến thức khoa học tổ chức, nắm vững được các quan điểm và nguyên tắc trong tổ chức, bộ máy nhà nước. Khi kiện toàn tổ chức, bộ máy cần: +Xác định rõ mục tiêu. +Xây dựng cơ cấu và cơ chế hoạt động. +Tuyển chọn và sử dụng con người. +Những điều kiện bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy. -Sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “Dùng người như dùng gỗ, người thợ khéo thì gỗ to, nhỏ, thẳng, cong đều tùy chỗ mà dùng được”. Như vậy, để dùng người dưới quyền có hiệu quả thủ trưởng cần phải: +Hiểu rõ những con người cụ thể về nguồn gốc, hoàn cảnh gia đình, năng khiếu, sở trường của từng người. Đồng thời cần nắm được những biến đổi thường xuyên về tâm, sinh lý, tư duy, những mối quan hệ xã hội tác động đến những người dưới quyền. +Thủ trưởng sử dụng người con phải thấy rõ tính phức tạp, đa dạng, đan xen nhau giữa con người với con người trong tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đồng thời, phải có những kiến thức về tâm lý quản lý, tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể, tâm lý xã hội để từ đó có kế hoạch sử dụng, quy hoạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dưới quyền một cách có hiệu quả. +Khi sử dụng và đào tạo người dưới quyền, thủ trưởng cũng cần quán triệt một số nguyên tắc: dân chủ, công khai, xuất phát từ công việc mà sử dụng, đào tạo cán bộ, công chức, nguyên tắc ưu tiên 1.2.3.Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị a.Lập bảng phân công công tác giữa cán bộ, công chức Dựa trên danh mục các loại công việc phải làm và số lượng, chất lượng, khả năng của cán bộ, công chức thực có của từng cơ quan, đơn vị mà lập bảng phân công công tác cho phù hợp. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
6. Trang 6 Mục đích của việc lập bảng phân công công tác là giúp cho mỗi thành viên trong đơn vị hiểu rõ công việc mình làm, đồng thời giúp cho thủ trưởng kiểm tra, giám sát được mọi công việc của các thành viên. Thông thường, các cơ quan hiện nay tồn tại ba cách phân công: -Mỗi công chức được phân công thực hiện một công việc riêng của mình, được sử dụng tài liệu, văn bản và các phương tiện thực thi công vụ riêng. -Một số cán bộ, công chức của cơ quan thực hiện cùng loại công việc liên quan đến cùng một lĩnh vực. -Một số cán bộ, công chức cùng sử dụng một hồ sơ tổng hợp nhưng mỗi người chỉ làm một bộ phận nhất định hay một nghiệp vụ nhất định. b.Lập bảng định mức lao động và phân loại hao phí thời gian làm việc của cán bộ, công chức -Để lập bảng định mức lao động đúng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của từng loại đối tượng lao động. Theo cách phân loại cán bộ, công chức hiện hành, có thể phân loại đối tượng để lập bảng định mức lao động. +Loại thứ nhất, áp dụng đối với cán bộ, công chức thực hành và phục vụ. Công việc của loại đối tượng này thường đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày. Những nhân viên văn thư, đánh máy, điều khiển máy tính thuộc loại này. +Loại thứ hai, áp dụng đối với cán bộ, công chức chuyên môn. Sản phẩm của loại đối tượng này chủ yếu là số lượng, chất lượng văn bản ban hành, các quyết định quản lý mà họ tham gia. -Tính toán mức hao phí thời gian làm việc đối với cán bộ, công chức là khâu không thể thiếu trong tổ chức lao động khoa học của cơ quan. Hao phí thời gian công việc được tính theo từng loại công việc, từng loại đối tượng cán bộ, công chức. -Hao phí thời gian làm việc có thể do: +Mất mát do thiếu sót trong việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc. +Áp dụng, sử dụng không hợp lý các phương tiện kỹ thuật. +Phân công công tác không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. +Bố trí chỗ làm việc thiếu khoa học c.Sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc Khoa học đã chứng minh rằng, việc sắp xếp chỗ làm việc, điều kiện làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho cán bộ, công chức phấn chấn, tinh thần thoải mái, tạo hưng phấn cao để thực hiện tốt công việc và đạt năng suất, hiệu quả cao. Ngược lại, sắp xếp chỗ làm việc không khoa học, điều kiện làm việc thiếu, lạc hậu sẽ gây ra hậu quả mất nhiều công sức và thời gian di chuyển hướng công việc sẽ phí phạm, tinh thần làm việc căng thẳng, hạn chế đến chất lượng và hiệu quả công việc. Ngoài ra, nếu cơ quan bố trí nhiều phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí và tốn kém. Những điều cần chú ý khi sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc: -Bố trí, sắp xếp hợp lý các phòng làm việc cho cả cơ quan và từng đơn vị trong cơ quan. -Sắp xếp hợp lý cán bộ trong một phòng làm việc. -Tổ chức hợp lý chỗ làm việc cho từng cán bộ, công chức. -Đảm bảo điều kiện ánh sáng, không khí, môi trường thuận lợi cho làm việc. -Bảo đảm máy móc, phương tiện kỹ thuật làm việc cho cán bộ, công chức. 1.2.4.Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như đối tượng nghiên cứu văn phòng được xem xét dưới góc độ là bộ phận tổng hợp - giúp việc thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
7. Trang 7 Theo góc độ này, văn phòng có hai chức năng cơ bản là: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần quản trị. Để thực hiện hai chức năng đó, văn phòng có các nhiệm vụ sau: -Xây dựng chương trình công tác và chương trình làm việc. -Giúp thủ trưởng thu thập thông tin, đôn đốc, theo dõi việc chuẩn bị đề án do thủ trưởng giao cho cán bộ chuyên môn, dự thảo những văn bản, tổng hợp các công văn giao dịch của cơ quan. -Quản lý công tác văn bản. -Thực hiện các tác nghiệp hành chính của cơ quan (tiếp khách, tiếp dân, lễ nghi ). -Giữ vị trí là cầu nối giữa cấp trên, cấp dưới với mọi công dân và công tác đối ngoại. -Bảo đảm công tác hậu cần, kinh phí cho các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý tài sản, vật tư chặt chẽ theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước. -Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính, văn phòng. Thực hiện các nhiệm vụ trên đây, công tác hành chính văn phòng có những kỹ năng tác nghiệp trên các lĩnh vực cụ thể: -Công tác thông tin; -Công tác tổng hợp; -Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 1.3. PHƯƠNG HƯỚNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mục tiêu chung của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 10 năm được Chính phủ xác định là: “Xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc của nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng; Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng, phát triển đất nước”. Như vậy, hiện đại hóa nền hành chính là nội dung mới trong chương trình tổng thể cải cách hành chính, bao gồm nhiều nhiệm vụ phải thực hiện. Cùng với việc đổi mới cách làm việc, phương thức điều hành của hệ thống hành chính, hiện đại hóa công sở và điều kiện làm việc cho các cơ quan hành chính, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong hoạt động của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước là một yêu cầu bức xúc. Trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính, việc nâng cao trình độ quản lý, kỹ năng hành chính của cán bộ, công chức và từng bước hiện đại hóa hành chính, văn phòng là những khâu không thể thiếu. Để từng bước hiện đại hóa công tác hành chính, văn phòng trong thời gian tới, cần tập trung vào những hướng chủ yếu: -Hiện đại hóa công sở và nơi làm việc cho cán bộ, công chức nói chung và công chức văn phòng nói riêng -Từng bước tin học hóa, tự động hóa, viễn thông hóa công tác hành chính, văn phòng. Bảo đảm các trang thiết bị cần thiết và hiện đại phục vụ cho hoạt động tác nghiệp cụ thể: văn thư, chuyển nhận thông tin, quản lý -Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ quản lý, chuyên môn và nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cao Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
8. Trang 8 CHƯƠNG 2 VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 2.1.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1.1.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nó vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước của bất cứ một cơ quan nào. Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông tin quản lý mà còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực hóa các quy định của Nhà nước, tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước. Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước. 2.1.2.Vai trò của văn bản quản lý nhà nước -Văn bản quản lý là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước. Hoạt động quản lý gắn liền với thông tin và thông tin được coi như hệ thần kinh của hệ thống quản lý. Bất cứ một quyết định quản lý nào cũng chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng là thông tin. Trong số các nguồn thông tin thì thông tin bằng văn bản có vị trí đặc biệt quan trọng. -Văn bản quản lý là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của chủ thể đến đối tượng quản lý. Các quyết định quản lý phải được truyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng. Với sự phát triển của khoa học - công nghệ hiện nay, có rất nhiều phương tiện để truyền đạt quyết định quản lý đến đối tượng quản lý (rađiô, vô tuyến truyền hình, điện tín ), tuy nhiên, văn bản quản lý vẫn là phương tiện chính thống và đảm bảo độ tin cậy nhất. -Văn bản quản lý là cơ sở cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý. Kiểm tra là khâu tất yếu, đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả. Quy trình quản lý bao gồm: ban hành quyết định quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra để uốn nắn lệch lạc và bổ sung khi cần thiết. Cơ sở để so sánh, đánh giá giữa hoạt động thực tế và mục tiêu đặt ra ban đầu phải bắt nguồn từ những nội dung, những chỉ tiêu đã được đề ra và được thể chế hóa bằng văn bản. 2.2.CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Văn bản quản lý nhà nước bao gồm ba loại: văn bản pháp quy, văn bản hành chính và văn bản chuyên môn, kỹ thuật. 2.2.1.Văn bản pháp quy a.Khái niệm văn bản pháp quy Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay rất đa dạng, bao gồm: -Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết. -Văn bản do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết. -Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. -Văn bản do Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định của Chính phủ. -Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị của Thủ tướng. -Văn bản do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. -Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
9. Trang 9 -Nghị quyết liên tịch do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cùng với cơ quan Trung ương của đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội cùng ban hành, nhằm quyết định thực hiện một văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. -Thông tư liên tịch: văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phối hợp với nhau hoặc phối hợp với cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội có chức năng tham gia quản lý nhà nước ban hành. - Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp. - Quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp. Trong hệ thống các văn bản nêu trên, các văn bản do các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ) ban hành và văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành được gọi là văn bản pháp quy. Vậy, văn bản pháp quy là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự chung do các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành nhằm cụ thể hóa và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. b.Hình thức và chức năng của các loại văn bản pháp quy Tên gọi của văn bản là hình thức văn bản (nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư). Mỗi hình thức văn bản có chức năng khác nhau (tùy thuộc vào chức năng, thẩm quyền của cơ quan ban hành). - Các văn bản pháp quy của Chính phủ +Nghị quyết: ban hành các chủ trương, chính sách lớn, các chính sách cụ thể; thông qua dự án kế hoạch ngân sách nhà nước trước khi trình Quốc hội; phê duyệt điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; và những công tác quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ, do tập thể Chính phủ quyết định; đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế hoạch nhà nước, ngân sách nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ. +Nghị định: quy định cụ thể việc thi hành luật của Quốc hội, pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; ban hành các chế độ, thể lệ cụ thể thi hành các quy định của Hiến pháp và của luật, pháp lệnh về quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân; quyết định việc thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan thuộc Chính phủ; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước; các quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước. -Văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ +Quyết định: dùng để quy định các chính sách cụ thể, các chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch, các phương án kinh tế - kỹ thuật, các phương án kinh tế xã hội; phê chuẩn hoặc bãi bỏ các văn bản sai trái của cơ quan cấp dưới. +Chỉ thị: dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý; chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành, các cấp. -Văn bản pháp quy của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ +Quyết định: dùng để ban hành các biện pháp, thể lệ cụ thể để thực hiện luật pháp nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ về quản lý ngành, lĩnh vực trong cả nước; các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc ngành; thành lập, giải thể, quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cho nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ; quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền được pháp luật quy định hoặc được ủy quyền của Chính phủ. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
10. Trang 10 +Thông tư: dùng để hướng dẫn, giải thích các nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ hoặc hướng dẫn thực hiện những quy định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ phụ trách. Trong trường hợp các bộ, cơ quan ngang bộ cùng phối hợp với nhau hoặc phối hợp với một cơ quan Trung ương của đoàn thể nhân dân để quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gọi là thông tư liên tịch. +Chỉ thị: dùng để đề ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc quyền thực hiện quyết định, chủ trương, luật pháp thuộc lĩnh vực công tác của ngành; giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ; giải quyết các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ đã được luật pháp quy định. -Văn bản pháp quy của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp +Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp: dùng để ban hành các biện pháp đảm bảo thi hành nghiêm chỉnh Hiến pháp và pháp luật của Nhà nước ở địa phương; chuẩn y kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách, chuẩn y kế hoạch quốc phòng, an ninh ở địa phương, chuẩn y các biện pháp ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân địa phương. +Ủy ban nhân dân các cấp ban hành: *Quyết định: dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thành lập, sửa đổi, bãi bỏ các cơ quan, đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các luận chứng kinh tế - kỹ thuật hoặc các quyết định của các cơ quan cấp dưới. *Chỉ thị: dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ trương, chính sách của cấp trên, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định của Ủy ban nhân dân, giao nhiệm vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ. Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người ta còn chia ra hai loại văn bản: -Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương. -Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật) chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể (ví dụ: quyết định lên lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật v.v ). 2.2.2.Văn bản hành chính a.Khái niệm Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác; phối hợp với nhau cùng giải quyết một vấn đề cụ thể. Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội. b.Hình thức -Công văn hành chính: là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm thông tin về quy định của Nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị giải thích, phúc đáp, yêu cầu v.v. tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ, bao gồm một số loại hình sau: Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
11. Trang 11 +Công văn hướng dẫn: là loại công văn giải thích, hướng dẫn phương hướng, thủ tục, cách thức cho đối tượng có quan hệ biết cách thực hiện hoặc sử dụng một quyền nào đó nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tượng giao dịch. +Công văn phúc đáp: là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặc thắc mắc, khiếu nại của các chủ thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của tổ chức ban hành công văn. +Công văn đôn đốc: là loại công văn nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới hoặc các chủ thể khác có trách nhiệm thi hành một nghĩa vụ pháp lý nào đó. +Công văn giao dịch: là loại công văn thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc ngang cấp biết về những yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các thỏa thuận đã giao kết trước đó. Ngoài ra, còn có các hình thức công văn hành chính khác như: công văn chiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt v.v -Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn về một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng, một chính sách, chế độ v.v. và chỉ khi có sự phê chuẩn của cấp trên thì cơ quan trình báo mới được tiến hành triển khai các nội dung đã trình. -Báo cáo: là loại văn bản hành chính có tính chất tổng hợp các thông tin trong phạm vi hoạt động tác nghiệp hoặc các mối quan hệ của chủ thể để báo cáo với cấp trên hoặc thông tin cho các chủ thể khác theo các chủ đề, các yêu cầu định trước nhằm phục vụ các yêu cầu tổng kết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình, công nhận hoặc làm căn cứ để ban hành một văn bản pháp quy cần thiết. Báo cáo thường có bốn loại: báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ; báo cáo bất thường; báo cáo chuyên đề; báo các trước hội nghị, đại hội. -Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt động của các cơ quan tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp quy quan trọng của các cơ quan có thẩm quyền tới các đối tượng có liên quan. -Thông cáo: là loại văn bản dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của Quốc hội hoặc Chính phủ, đôi khi còn được dùng để công bố một quyết định, chỉ thị quan trọng có tính mệnh lệnh. -Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế đang xảy ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng v.v. và các hoạt động khác có tính pháp lý. Biên bản thường có bốn loại: biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác; biên bản ghi chép các sự việc đã xảy ra để làm căn cứ cho những quyết định xử lý thích hợp; biên bản hội nghị; biên bản hợp đồng. Ngoài ra, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước còn sử dụng một số văn bản hành chính thông dụng khác như điện báo (bao gồm điện mật và công điện), giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi v.v 2.2.3.Văn bản chuyên môn, kỹ thuật Đây là các văn bản phản ánh nét đặc thù về chuyên môn, kỹ thuật của các chuyên ngành. Các văn bản loại này giống các văn bản khác về thể thức, quy trình soạn thảo, ban hành, nhưng nội dung của chúng tập trung phản ánh đậm nét về các hoạt động liên quan đến ngành, lĩnh vực cụ thể. -Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc thù chuyên môn cao. Ví dụ, văn bản quản lý về ngành tài chính, ngân hàng có nét đặc thù là những con số, những khoản mục tài chính; văn bản quản lý của ngành tòa án thì nội dung chủ yếu phản ánh các hoạt động xét xử các vụ án Các ngành sau đây thường có nhiều văn bản chuyên môn: thống kê, kế hoạch; tài chính, ngân hàng, kiểm toán ; y tế, văn hóa, giáo dục; tòa án, viện kiểm sát; ngoại giao, an ninh, quốc phòng v.v Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
12. Trang 12 -Văn bản kỹ thuật thường gắn với một chuyên ngành mang tính kỹ thuật cao và nội dung văn bản thường có khối lượng lớn, được tập hợp lại thành từng bộ, từng tập. Chẳng hạn luận chứng kinh tế - kỹ thuật của một dự án quy hoạch một khu công nghiệp tập trung là một tập hợp các thông tin điều tra cơ bản về địa chất, công trình giao thông, dự kiến nguồn tài chính, giải tỏa mặt bằng v.v Trong thực tế, văn bản kỹ thuật thường được sử dụng nhiều trong cơ quan thuộc các lĩnh vực: kiến trúc, xây dựng; công nghệ, cơ khí; trắc địa, bản đồ; thủy văn, khí tượng Về hình thức, các văn bản cần có: đồ án, bản vẽ thiết kế, bản quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật; bản luận chứng kinh tế - kỹ thuật v.v 2.3.THỂ THỨC, THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐỐI VỚI VĂN BẢN QLNN 2.3.1. Thể thức văn bản Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản vừa có hiệu lực pháp lý, vừa được sử dụng thuận tiện trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. Theo quy định tại Nghị định số 142/CP của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ngày 28-9-1963 và Thông tư số 33-BT của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ngày 10-12-1992, một văn bản đúng thể thức cần đảm bảo đủ các thành phần: quốc hiệu; địa danh; ngày, tháng, năm ban hành; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số, ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa chỉ nơi nhận văn bản a. Quốc hiệu và tiêu ngữ Theo quy định tại Công văn số 1503 - VP ngày 12-8-1976 của Văn phòng Chính phủ, quốc hiệu mới được ghi thống nhất trên các văn bản của Nhà nước là: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Quốc hiệu được ghi ở góc phải phía trên tờ đầu của văn bản. b. Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan được ghi ở góc trái phía trên tờ đầu văn bản và phải viết đúng như trong quyết định thành lập cơ quan. Nếu cơ quan ban hành là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng đầu một cấp hành chính nhà nước thì tên cơ quan được ghi độc lập. Nếu cơ quan có thẩm quyền riêng thì phải viết cả tên cơ quan chủ quản của mình. Tên cơ quan chủ quản viết ở trên, tên cơ quan trực thuộc viết ở dưới và viết đậm nét hơn. Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN c. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Phần này được ghi ngay ở đầu văn bản (dưới quốc hiệu) để giúp nơi nhận văn bản theo dõi thời gian ban hành được thuận lợi. Địa danh cần ghi cụ thể nơi cơ quan đóng trụ sở và phù hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan. Địa danh và ngày tháng giúp cho cơ quan nhận văn bản biết được cơ quan gửi đóng trụ sở ở đâu, công văn đến nhanh hay chậm. Phần này được ghi đầy đủ, chính xác sẽ thuận tiện cho việc liên hệ công tác, giải quyết công việc và lập hồ sơ phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng. Nếu văn bản do cấp xã, phường ban hành thì địa danh là tên xã, phường. Ví dụ: Thanh Lĩnh, ngày Nếu văn bản do cấp quận, huyện ban hành thì địa đanh là tên quận, huyện theo sự phân chia địa giới hành chính hiện hành. Ví dụ: Cầu Giấy, ngày Nếu văn bản do cơ quan cấp tỉnh, thành phố ban hành thì địa danh thường ghi là tên tỉnh lỵ, thành phố của tỉnh. Ví dụ: Ninh Bình, ngày , Thành phố Hồ CHí Minh, ngày Đối với các cơ quan của thành phố Hà Nội đóng trụ sở làm việc tại Hà Nội và các cơ quan Trung ương đóng tại Hà Nội thì ghi địa danh: Hà Nội, ngày Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
13. Trang 13 Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ đăng ký ở văn thư ban hành văn bản. Đối với những văn bản yêu cầu tính chính xác cao thì những chữ số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới 2 phải viết thêm con số 0 ở trước. Ví dụ: Hà Nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003. Theo Công văn số 900/VPCP-HC ngày 14-3-1998 của Văn phòng Chính phủ về ký hiệu các văn bản quản lý hành chính nhà nước thì đối với các văn bản quy phạm pháp luật có ghi năm ban hành, đối với văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường không ghi năm ban hành. d. Số, ký hiệu văn bản Số, ký hiệu văn bản giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhở công việc và kiểm tra, tìm kiếm văn bản khi cần thiết. Số văn bản là số thứ tự của văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Việc đánh số có thể tùy thuộc vào từng đơn vị cụ thể mà đánh số chung hoặc phân loại và đánh số riêng cho từng loại văn bản. Ký hiệu văn bản được viết liền sau số văn bản, là nhóm chữ viết tắt của một loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản đó. Số, ký hiệu ghi ở phía trên, bên trái, dưới cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH Số 22/QĐ-HVCTQG đ. Tên loại và trích yếu văn bản Ngoài từ “công văn” là thuật ngữ chung để chỉ các văn bản giao dịch chung, không nhất thiết phải ghi tên gọi ra, còn các văn bản khác đều phải ghi tên gọi một cách trang trọng và rõ ràng ở giữa. Đối với văn bản pháp quy thì tên loại và trích yếu văn bản viết dưới địa danh, ngày tháng gửi văn bản; đối với công văn hành chính thì viết dưới số và ký hiệu. Trích yếu phải gọn, rõ, thể hiện một cách tổng quát nội dung của văn bản. Ví dụ: NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ Về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh Hoặc: HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH Số 22/ HVCTQG V/v tổ chức Hội diễn văn nghệ chào mừng ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh e. Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản, là phần chủ yếu nói lên toàn bộ những vấn đề được thông tin, phản ánh trong văn bản. Khi trình bày nội dung văn bản cần chú ý làm rõ các căn cứ làm cơ sở để quyết định (căn cứ và văn bản nào, số, ngày, tháng, về vấn đề gì, của cơ quan nào). Tùy từng loại văn bản mà người soạn thảo phải lựa chọn kết cấu, văn phong thích hợp, chọn lọc thông tin đưa vào văn bản sao cho phù hợp. g. Chữ ký và dấu cơ quan Chữ ký của người có thẩm quyền thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chịu trách nhiệm về nội dung công việc được đề cập trong văn bản. Người ký phải ghi rõ họ, tên, chức vụ và phải chịu trách nhiệm về văn bản mình ký. Chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền mới được ký văn bản. Đối với cơ quan làm việc tập thể thì ký dưới danh nghĩa thay mặt (T/M); trường hợp cấp dưới ký văn bản thì ký dưới dạng ký thay (KT); trường hợp cấp dưới ký văn bản mang danh thủ trưởng cơ quan thì phải ký dưới dạng thừa lệnh (T/L). Cũng có khi người ký được thủ trưởng ủy quyền cho thì phải ký dưới dạng thừa ủy quyền (TUQ). Việc ký thay (KT), ký thừa ủy quyền (TUQ), ký thừa lệnh (T/L) phải được quy định rõ bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan (bản quy chế làm việc hoặc quy định thẩm quyền ký văn bản nhằm tránh ký chồng chéo, ký không đúng thẩm quyền. Vị trí chữ ký của người có thẩm quyền là ở góc bên phải trang cuối văn bản. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
14. Trang 14 Dấu hợp pháp của cơ quan: trùm lên l/4 đến l/3 phía góc bên trái chữ ký. Văn bản phải có người ký rồi mới đóng dấu. Ngoài ra, nếu văn bản có dấu ghi mức độ mật hoặc khẩn thì đóng ở góc trên bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của văn bản. Dấu hiệu về mức độ: độ mật gồm có: “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”; độ khẩn gồm có: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”. Mức độ bí mật và mức độ khẩn cấp do người ký văn bản quyết định. h. Nơi nhận văn bản Nơi nhận là tên cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm thi hành công việc nói trong văn bản. Đối với văn bản pháp quy, nơi nhận viết ở góc trái, cuối văn bản. Nơi nhận văn bản để thi hành thì viết trước; nơi nhận văn bản để dùng, để phối hợp thì viết ở giữa và nơi nhận văn bản để lưu được viết cuối cùng. Đối với công văn hành chính, nơi nhận được ghi ở đầu văn bản, dưới địa danh và ngày, tháng: Kính gởi (và đồng kính gửi trong trường hợp để biết, để phối hợp). i. văn bản phụ kèm theo Nếu có văn bản phụ kèm theo cũng được đóng dấu treo ở văn bản phụ đó. Cuối văn bản chính phải ghi rõ bao nhiêu văn bản phụ kèm theo. 2.3.2.Thủ tục hành chính đối với văn bản quản lý nhà nước a.Chuyển văn bản -Văn bản phải gửi đúng tuyến, không vượt cấp. -Văn bản chuyển trong nội bộ cơ quan phải chuyển đúng địa chỉ cá nhân hoặc đơn vị có trách nhiệm thi hành. -Văn bản hoặc đơn từ của cấp dưới gửi lên cấp trên không được ghi ý kiến của mình vào văn bản mà phải viết tờ trình hoặc công văn kèm theo. -Văn bản chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới thì có thể ghi ý kiến của mình vào văn bản, nhưng phải ghi rõ ngày, tháng, họ tên, chữ ký, chức vụ, địa chỉ người chuyển. b.Trình ký văn bản -Khi trình ký văn bản phải kèm theo hồ sơ để thủ trưởng có cơ sở pháp lý ký duyệt. Trường hợp không có hồ sơ, người trình phải tường trình trực tiếp với thủ trưởng. -Văn bản trình ký phải có chữ ký tắt của Chánh, Phó Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính trước khi trình thủ trưởng ký duyệt. Ngày nay, để linh hoạt, văn bản khi trình ký có thể chỉ cần có chữ ký tắt của thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản. c.Ký văn bản Người ký văn bản là người phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản, do vậy, phải xem xét kỹ về mặt hình thức và nội dung rồi mới ký. Thủ trưởng đơn vị nên sử dụng đội ngũ tham mưu tổng hợp, văn phòng kiểm tra trước để tránh trùng với những văn bản đã ra. d Sao và lưu văn bản Khi cần sao văn bản, chỉ nên sao nhân lên vừa đủ, tránh lãng phí giấy tờ, công sức. Nếu cần sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày, tháng, tên họ, chức vụ người sao và phải đóng dấu cơ quan. Nếu cần sao lục văn bản (tức sao nhận những văn bản không phải của cơ quan mình) cũng cần làm đủ các thủ tục sao lục. Đối với những bản phôtôcopy, khi sử dụng phải đối chiếu với văn bản gốc. Việc lưu văn bản cần chú ý: + Đối với văn bản đến, thường là chỉ mặt bản thì lưu chủ yếu ở bộ phận thừa hành hoặc người chịu trách nhiệm theo dõi phần việc đó; + Đối với văn bản từ cơ quan mình gởi đi, lưu 01 bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách và lưu 01 bản ở bộ phận văn thư. + Cuối năm, các bộ phận hệ thống, sắp xếp, chỉnh lý lại hồ sơ và đưa nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
15. Trang 15 2.4.KỸ THUẬT BIÊN TẬP NỘI DUNG VĂN BẢN 2.4.1.Yêu cầu nội dung văn bản a.Thể chế hóa và cụ thể hóa được văn bản cấp trên Nội dung văn bản phải phản ánh đúng đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đảng và của cơ quan quyền lực nhà nước (Quốc hội, Hội đồng nhân dân) cũng như của cơ quan quản lý cấp trên. Đồng thời, văn bản phải phù hợp với pháp luật và cụ thể hóa được cơ chế mới của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ngoài ra, nội dung văn bản cũng phải phản ánh được yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân. b. Đảm bảo tính khoa học Tính khoa học của văn bản thể hiện ở những điểm sau: Thứ nhất, nội dung, ý tưởng trong văn bản phải rõ ràng, chính xác. Những điều quy định trong văn bản cần thể hiện rõ ràng, cụ thể để các cơ quan, tổ chức và mọi người hiểu thống nhất, tránh đưa vào văn bản những quy định hoặc những từ ngữ khiến cho người thi hành có thể hiểu khác nhau. Thứ hai, diễn đạt ý tứ phải theo trình tự lôgíc, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, phát triển ý trước. Thứ ba, câu văn phải súc tích, không có ý thừa hoặc thậm chí lạc đề. Thuật ngữ và văn phong sử dụng phải thích hợp với từng loại văn bản. c. Tính đại chúng Tính đại chúng của văn bản được xem xét ở hai góc độ: - Phù hợp với trình độ người đọc, và trình độ dân trí. Văn bản quản lý nhà nước cần viết sao cho những người có trình độ thấp nhất cũng có thể hiểu được những quy định của nhà nước. -Nội dung phải thiết thực, rõ ràng, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu và dễ nhớ. Trong cuốn “Sửa đổi lối làm việc”, Hồ Chí Minh viết: “Phải học cách nói của quần chúng, phải luôn luôn dùng lời lẽ đơn giản, dễ hiểu”. d. Tính khả thi Nội dung, yêu cầu của văn bản phải thích hợp với trình độ, khả năng của người thực thi. Những quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý phải cụ thể, có kèm theo những điều kiện đảm bảo mới thực hiện được. 2.4.2.Kết cấu nội dung văn bản Phương pháp kết cấu nội dung văn bản cần đảm bảo ba yếu tố: kết cấu chủ đề, kết cấu dàn bài và kết cấu ý tứ. a. Kết cấu chủ đề Chủ đề là sợi chỉ đỏ xuyên suốt toàn bộ văn bản. Các quy định trong văn bản đều xoay quanh chủ đề. Để đối tượng thi hành dễ thực hiện, mỗi văn bản chỉ có một chủ đề và chủ đề đó không quá rộng. Chẳng hạn, trong một chỉ thị với chủ đề “an toàn giao thông” thì không thể đồng thời giải quyết với các chủ đề khác như mại dâm, ma túy. b.Kết cấu dàn bài Kết cấu dàn bài là sắp xếp nội dung văn bản theo từng phần, từng chương, từng điều, từng mục của văn bản. Các phần trong văn bản phải được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý, thống nhất và tập trung. Trật tự dàn bài thường đi từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng là kết luận vấn đề. c. Kết cấu ý tứ (lôgíc) Trên cơ sở dàn bài, việc phân bố các ý tưởng vào từng phần của văn bản cần đảm bảo có sự lập luận lôgíc, chặt chẽ. Việc đặt vấn đề như thế nào thì phải có sự lý giải, luận chứng, giải quyết vấn đề dứt điểm và kết luận vấn đề cũng phải từ phân tích hệ quả pháp lý trên mà đặt ra. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
16. Trang 16 2.4.3. Phương pháp trình bày nội dung văn bản a. Luận chứng về nội dung Một nội dung văn bản tất phải có đầy đủ luận chứng: luận chứng bằng số liệu, sự việc và luận chứng bằng lý lẽ. Luận chứng bằng số liệu, sự việc nhằm tác động vào lý trí của người đọc, luận chứng bằng lý lẽ nhằm tác động vào tình cảm, ý chí của người đọc. Hai mặt này bổ sung, minh họa cho nhau. Luận chứng số liệu, sự việc phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ nhưng không có nghĩa là bảng liệt kê mà đòi hỏi phải có tính tổng quát cao. Luận chứng lý lẽ phải chặt chẽ nhưng không có nghĩa chỉ là lý thuyết đơn thuần. Soạn thảo văn bản quản lý là một nghệ thuật, đòi hỏi việc đưa ra luận chứng phải vừa súc tích, vừa xác đáng và có sức thuyết phục cao. b. Các phương pháp diễn đạt nội dung Có nhiều phương pháp diễn đạt nội dung văn bản, song có hai phương pháp sử dụng phổ biến sau đây: - Phương pháp diễn dịch: người soạn thảo văn bản đặt ra một nguyên lý làm tiền đề, sau đó tuần tự phát triển, giải thích, mở rộng ra để càng đọc càng nắm bắt và thấm nhuần được nguyên lý đó. -Phương pháp quy nạp: bằng số liệu, sự việc cụ thể, người soạn thảo văn bản phân tích, tổng hợp, dẫn dắt từng bước chắc chắn để tiến đến kết luận cuối cùng là đích cần đạt tới. Trong một văn bản có thể sử dụng thuần túy một phương pháp hoặc có thể sử dụng đồng thời cả hai phương pháp này. 2.5.KỸ THUẬT BIÊN TẬP HÌNH THỨC VĂN BẢN Nội dung và hình thức của văn bản quan hệ khăng khít, gắn bó chặt chẽ với nhau, nghĩa là cái này không thể tồn tại nếu không có cái kia. Một văn bản tuy có nội dung tốt, song diễn đạt thiếu mạch lạc, kể lể dài dòng, dùng từ ngữ thiếu chuẩn mực, sử dụng câu văn không chuẩn xác thì tất yếu sẽ cản trở việc biểu hiện nội dung. Do vậy, soạn thảo văn bản quản lý đòi hỏi phải biết cách lựa chọn ngôn ngữ và văn phong thích hợp, phải sử dụng chúng một cách đúng đắn. Điều đó đến lượt mình sẽ cho phép sử dụng có hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước. Các đặc điểm nổi bật của văn phong hành chính là: l Tính khách quan; 2. Tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ thông tin; 3. Tính khuôn mẫu điển hình và tiêu chuẩn hóa các thuật ngữ; 4. Tính rõ ràng và cụ thể của quan điểm chính trị với lối truyền đạt phổ thông, đại chúng, vừa đảm bảo nguyên tắc, vừa lịch sự đúng mực. 2.5.1.Kỹ thuật sử dụng từ ngữ Trong kho từ vựng của ngôn ngữ dân tộc gồm hàng vạn từ và ngữ được dùng trong tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do vậy, việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước phải có sự lựa chọn để sử dụng những từ có ý nghĩa thích hợp và sắc thái tu từ phù hợp nhất với những yêu cầu của ngôn ngữ hành chính. a. Sử dụng các nhóm từ ngành chính -Nhóm từ đa phong cách. Nhóm từ này được mọi người trong xã hội sử dụng một cách rộng rãi trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong văn bản hành chính cũng dùng nhóm từ đa phong cách này tùy theo những trường hợp cụ thể. Ví dụ: đời sống, học tập, khó khăn, thuận lợi v.v Trong một số trường hợp, nếu từ gốc Việt có nhiều nghĩa không xác định thì phong cách hành chính phải dùng từ Hán - Việt để loại trừ đa nghĩa, làm cho từ ngữ được chuẩn xác, súc tích, có màu sắc sang trọng. Chẳng hạn: “đàn bà” phải thay bằng “phụ nữ”, “lấy nhau” phải thay bằng “kết hôn”, “dạy dỗ” phải thay bằng “giáo dục”v.v -Nhóm từ mang đặc thù phong cách ngôn ngữ hành chính. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
17. Trang 17 Nhóm từ này bao gồm tên gọi các tổ chức bộ máy, các chức vụ, các lĩnh vực hoạt động hành chính như: ban, cục, vụ, phòng; nghị định, thông tư, chỉ thị; chuẩn y, sao y; tường trình, phúc đáp. Đặc biệt, trong các văn bản quản lý thường sử dụng một số từ nhất định gọi là “từ khóa”. Đây là loại từ được dùng mang tính công thức nhằm giúp cho người soạn thảo được thuận lợi, chẳng hạn: căn cứ vào, theo đề nghị của, để giải quyết.v.v -Văn bản hành chính còn sử dụng nhiều thuật ngữ luật học như: nguyên đơn, bị đơn, thụ lý, tố tụng Tuy nhiên, các thuật ngữ này nhiều khi có những đặc điểm ngữ nghĩa rất khác với ngôn ngữ thông thường, vì vậy việc sử dụng cần phải chính xác. b. Sử dụng từ ngữ theo nghĩa đơn Để đảm bản tính khách quan và loại trừ những cách hiểu khác nhau, phong cách hành chính công thường dùng từ ngữ trong văn bản quản lý theo nghĩa đơn. -Không dùng biện pháp tu từ như: ẩn dụ (tình cảm nồng nàn cháy bỏng của cán bộ công chức), hoán dụ (nhà có ba miệng ăn), nhân cách hóa (nhà cửa đua nhau mọc lên). -Không dùng từ ngữ thơ ca mỹ miều, hào nhoáng như: xã tắc, phong ba, kiều diễm mà gọi tên sự vật bằng những từ chính xác như: đất nước, khó khăn, đẹp -Không sử dụng những hình ảnh bóng bẩy, trống rỗng như: dòng sông lung linh soi bóng. -Các từ ngữ dùng để xưng hô trong văn bản hành chính cần chú ý đảm bảo tính lịch sự và khách quan, tránh dùng các đại từ tôi, anh, các anh, nó c.Những lỗi thường gặp về dùng từ ngữ -Dùng từ thiếu chuẩn xác. Trong văn bản hành chính, việc dùng từ ngữ chính xác mới gợi lên trong óc mọi người ý niệm giống nhau. Việc dùng từ thiếu chính xác có thể do những nguyên nhân: + Việc đặt vị trí từ không đúng chỗ; + Dùng động từ thiếu chuẩn xác; + Dùng từ khó hiểu, thiếu nhất quán; + Lạm dụng từ nước ngoài -Dùng từ địa phương, từ cổ. Tính chính thức của văn bản quản lý nhà nước yêu cầu không dùng từ địa phương, tiếng lóng, tiếng tục, những từ quá cũ. 2.5.2.Kỹ thuật sử dụng câu Về nguyên tắc, không có các quy định bắt buộc cho cách đặt câu trong văn bản hành chính. Tuy nhiên, cách hành văn có ý nghĩa quan trọng đến chất lượng của văn bản, vì vậy, việc sử dụng câu cũng đòi hỏi những kỹ năng nhất định nhằm nâng cao hiệu quả văn bản quản lý. a.Các loại câu và dấu câu -Câu tường thuật: là loại câu nhằm kể lại một sự kiện hay phản ánh một vụ việc. Loại câu này được sử dụng trong tất cả các phong cách và cũng được dùng một cách phổ biến trong phong cách hành chính công vụ. -Câu mệnh lệnh: là loại câu dùng để yêu cầu một đối tượng nào đó làm một điều gì. Trong các loại văn bản ban hành mệnh lệnh như chỉ thị, quyết định thường được viết dưới hình thức này. Chẳng hạn: chỉ thị của Thủ tướng về công tác phòng chống lũ lụt ở đồng bằng sung Cửu Long: “Phải khẩn trương bổ sung các giải pháp để đối phó với lũ lớn, trên diện rộng và kéo dài, phương án cứu hộ, cứu trợ phải rất cụ thể”, hay “Tổ chức triển khai ngay việc cứu trợ đồng bào nghèo vùng ngập lũ đang gặp khó khăn gay gắt”. -Câu nghi vấn: là câu có hình thức câu hỏi, dùng để hỏi. Khi viết, ở cuối câu có dấu hỏi (?). Câu nghi vấn được dùng chủ yếu trong phong cách khẩu ngữ, phong cách văn chương, phong cách chính luận v.v , còn trong phong cách hành chính hầu như không dùng đến câu nghi vấn. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
18. Trang 18 Trong trường hợp yêu cầu trả lời điều gì người soạn thảo văn bản hành chính phải diễn đạt nội dung câu hỏi dưới hình thức câu tường thuật. Chẳng hạn, trong văn bản hành chính không đặt các câu hỏi: “Khóa tập huấn này nhằm mục tiêu gì? Những ai có thể tham gia? Thời gian tập huấn trong bao lâu? Tập huấn ở đâu?” mà phải viết: “Đề nghị cho biết những chi tiết cụ thể sau đây về khóa tập huấn: mục tiêu khóa tập huấn, đối tượng tham gia, thời gian và địa điểm tập huấn”. -Câu biểu cảm: là câu biểu thị cảm xúc bằng những hình thức riêng như dùng các trợ từ: sao, làm sao, xiết bao Do tính chất khách quan và chính xác của phong cách hành chính công vụ, trong văn bản hành chính không được sử dụng câu biểu cảm. Ví dụ: không thể viết: “Đời sống nhân dân ở đây mới khó khăn làm sao” mà phải diễn đạt câu này bằng câu tường thuật mang tính khách quan: “Đời sống nhân dân ở đây rất khó khăn”. -Câu khẳng định và câu phủ định. +Câu khẳng định: là câu xác định một sự kiện, một vụ việc nào đó là “có”. Để ra lệnh hoặc để trả lời các yêu cầu của cấp dưới, trong các văn bản của cấp trên thường dùng câu khẳng định. Ví dụ: “Trường nhắc các khoa và các bộ môn trực thuộc cần báo cáo gấp tình hình học sinh năm thứ nhất mới vào trường”. +Câu phủ định: là câu dùng để xác định là “không”. Ví dụ: “Nhà trường không đồng ý cho đồng chí A đi dự khóa học này”. Phong cách hành chính công vụ đòi hỏi diễn đạt phải rõ ràng, dứt khoát hoặc là có hoặc là không. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cần có sự diễn đạt tế nhị để vừa đảm bảo tính khách quan, vừa đảm bảo tính lịch sự, có thể cân nhắc chuyển đổi từ câu khẳng định sang câu phủ định nhưng nội dung vấn đề không thay đổi. -Câu chủ động và câu bị động: câu chủ động là câu trong đó chủ ngữ thực hiện một hành vi trong thế chủ động. Câu bị động là câu trong đó bổ ngữ chỉ đối tượng của câu chủ động thành chủ ngữ và ngược lại, chủ ngữ trở thành bổ ngữ. Trong câu bị động, chủ thể gây ra tác động phòng bắt buộc phải xuất hiện. Trong văn phong hành chính thường sử dụng câu chủ động. Nhưng khi cần diễn đạt mang tính khách quan hoặc muốn nhấn mạnh thì có thể sử dụng kiểu câu bị động. -Câu đơn và câu ghép: câu đơn là câu có một mệnh đề; câu ghép là câu có nhiều mệnh đề. Trong câu đơn, phong cách hành chính dùng từ theo một trật tự xuôi, trung tính về màu sắc tu từ. Ví dụ: “Trường đã thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đóng bảo hiểm cho cán bộ, công chức”. Câu ghép được dùng trong phong cách hành chính công vụ nhằm diễn đạt thêm thành phần phụ chỉ điều kiện, bởi trong văn bản hành chính thường phải quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của người thi hành. Ví dụ: “Cán bộ giảng dạy trong các trường đại học, ngoài trách nhiệm đảm bảo giờ lên lớp, còn phải nghiên cứu khoa học và giảng các lớp trung học tại chức”. -Dấu câu: dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết để làm rõ một cấu tạo ngữ pháp bằng cách chỉ ranh giới giữa các đoạn, giữa các câu, giữa các thành phần của câu, giữa các vế của câu ghép. Trong văn bản quản lý nhà nước, việc sử dụng dấu câu cần phải được chú trọng để đảm bảo những yêu cầu của văn phong hành chính. Hiện nay, trong tiếng Việt sử dụng 10 dấu câu, nhưng do yêu cầu cần phải diễn đạt một cách chính xác, dứt khoát và khách quan, phong cách hành chính không sử dụng ba loại dấu câu sau: dấu hỏi (?), dấu chấm than (!), dấu chấm lửng ( ). +Dấu chấm phẩy: dùng trong văn bản quyết định ở phần “căn cứ” hoặc ở giữa các dòng diễn tả sự liệt kê. Chẳng hạn: +Căn cứ vào ; +Theo đề nghị của ; Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
19. Trang 19 QUYẾT ĐỊNH +Dấu hai chấm (:) và dấu gạch ngang (-): dấu hai chấm thường dùng để diễn tả một sự liệt kê, sau đó thường dùng dấu gạch ngang để lần lượt trình bày từng dòng liệt kê đó. Ví dụ: Trong biên bản phải ghi rõ: -Tổng số người tham gia; -Số người là đại biểu; -Số người là khách mời. +Dấu ngoặc đơn ( ): dùng để đóng khung một sự giải thích hoặc ghi chú. Ví dụ: yêu cầu cơ quan cho nhà trường (Vụ Tổ chức cán bộ) biết về sự việc trên. +Dấu ngoặc kép (“ ”): dùng để đóng khung đoạn trích dẫn ý người khác, văn bản khác. b.Một số lỗi thường gặp trong hành văn Viết sai ngữ pháp: mẫu câu đơn thông thường phải có ba thành phần là: chủ ngữ, vị ngữ và tân ngữ. Ba thành phần này tạo nên hạt nhân của một câu đơn hay của một mệnh đề. Thiếu một trong ba thành phần nêu trên thì câu sẽ không đúng ngữ pháp. Đối với một câu ghép có nhiều mệnh đề thì nhất thiết phải có một mệnh đề chính. Tuy nhiên, trong thực tiễn ban hành văn bản, có một số lỗi ngữ pháp xảy ra, trong đó lỗi về thiếu mệnh đề chính là điều thường gặp hơn cả. Ngoài ra, trong soạn thảo văn bản quản lý cần tránh một số lỗi sau: -Câu không dùng dấu hoặc sử dụng sai dấu câu; -Câu ý thiếu cân đối, so sánh khập khiễng; -Câu quá dài, tối nghĩa; -Câu dùng hình ảnh cầu kỳ, trống rỗng; -Dùng câu nghi vấn hoặc câu biểu cảm. 2.5.3.Cách hành văn a.Đoạn văn Đoạn văn là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của văn bản quản lý. Để một văn bản được rõ ràng, mạch lạc, cần chú ý: độ dài của các đoạn văn, cấu trúc của đoạn, quan hệ nội tại của một đoạn và quan hệ giữa các đoạn. -Quan hệ giữa các đoạn: trong các văn bản dài, cần chỉ ra mối quan hệ giữa đoạn trước với đoạn sau. Muốn vậy, người viết thường sử dụng các từ nối trong các tình huống: +Chỉ sự tương phản: thế mà, tuy vậy, tuy nhiên, ngược lại +Chỉ sự tương đồng: cũng như, bằng cách đó +Chỉ nguyên nhân, kết quả: kết quả là, hậu quả là, bởi vậy cho nên +Thêm ý, thêm điểm: thêm vào đó, hơn nữa +Kể thứ tự: thứ nhất là, thứ hai là, cuối cùng là. -Độ dài của đoạn: mỗi đoạn chỉ nên có một ý chính được diễn đạt bằng một số câu. Nhìn chung, đoạn ngắn dễ đọc và dễ tiếp thu hơn đoạn dài. -Cấu trúc của đoạn: trong một đoạn thường có một ý chính và các ý mở rộng, bổ sung, minh họa. Tùy lôgíc trình bày mà ý chính xuất hiện ở đầu đoạn hay ở cuối đoạn. Kinh nghiệm cho thấy ý chính bắt đầu đoạn thường giúp người đọc dễ lĩnh hội hơn. Ý chính có thể là một nguyên tắc, một sự khái quát hóa, một kết luận. Sau ý chính là những ý phụ nhằm minh họa, làm sáng tỏ ý chính. -Quan hệ trong nội dung một đoạn: mỗi đoạn văn bản cần có sự liên kết chặt chẽ về nội dung để người đọc dễ hiểu. Muốn vậy, mối quan hệ giữa các câu, các mệnh đề, các ý cần được chú ý. Ở đây, những yếu tố như trật tự lôgíc, trật tự theo thời gian là rất quan trọng. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
20. Trang 20 b.Câu văn Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự trong sáng, hiệu quả của cách hành văn là sự sắp xếp câu, diễn đạt câu. -Sắp xếp câu hợp lý: câu trong văn bản hành chính thường có trật tự trung hòa, có nghĩa là tư tưởng được trình bày một cách ngắn gọn nhất, dễ hiểu nhất và không mang sắc thái biểu cảm. Trật tự các thành phần chủ yếu trong câu là: chủ ngữ - vị ngữ - tân ngữ. Ba thành phần này cần sắp xếp gần nhau để người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung văn bản. Trên cơ sở những thành phần chủ yếu đó, người viết bổ sung thêm trạng ngữ, tính ngữ vào câu văn. Các trạng ngữ được sắp xếp theo thứ tự: thời gian, nơi chốn, chủ ngữ, vị ngữ, tân ngữ, cách thức, công cụ Ví dụ: sáu tháng đầu năm, Khoa X đã thu được hai triệu đồng cho quỹ ủng hộ người nghèo bằng cách vận động các cán bộ, công chức tự nguyện đóng góp. -Viết câu ngắn: trong văn bản hành chính, câu nên viết ngắn để dễ đọc, dễ lĩnh hội. Vì thế các câu ghép có thể tách ra thành những câu ngắn gọn. Ví dụ: “Trong năm học vừa qua, một số khoa đã tiến hành bố trí hợp lý công việc và đã thu được những kết quả đáng khích lệ, nhưng nhìn chung việc thực hiện công tác này còn chậm, kết quả đạt được còn thấp”. Có thể tách câu này thành hai câu, trong đó một câu khẳng định thành tích, còn câu kia nêu những vấn đề còn hạn chế, như vậy ý sẽ rõ ràng hơn. -Viết rõ ràng, sáng sủa: văn bản quản lý nên sử dụng từ ngữ thông thường trong đời sống hằng ngày vì nó quen thuộc với người đọc. Tuy nhiên, khi cần lịch sự trang trọng, có thể sử dụng từ ngữ vay mượn (chủ yếu là từ ngữ Hán - Việt). Đối với thuật ngữ chuyên môn hay tiếng nước ngoài, khi sử dụng trong văn bản gửi đến nhiều đối tượng khác nhau thì nên có sự giải thích rõ ràng để mọi người đều có thể hiểu được. (Xem Phụ lục bài thứ hai: “Mẫu một số loại văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân”. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
21. Trang 21 CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 3.1.CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 3.1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư a.Khái niệm và vị trí công tác văn thư trong cơ quan nhà nước Công tác văn thư là toàn bộ quá trình làm văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong hệ thống các cơ quan. Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan, là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý. Hiện nay, việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ cải cách nền hành chính quốc gia. b.Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư -Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan; -Công tác văn thư góp phần giải quyết công việc trong cơ quan một cách nhanh chóng, chống lại bệnh quan liêu giấy tờ và góp phần cải cách các thủ tục hành chính trong cơ quan nhà nước; -Làm tốt công tác văn thư sẽ là phương tiện để bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; -Làm tốt công tác văn thư còn góp phần giữ gìn, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, phục vụ công tác trước mắt và nghiên cứu lâu dài. 3.1.2.Nội dung của công tác văn thư Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ về công tác văn thư, công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: a.Soạn thảo và ban hành văn bản -Soạn thảo văn bản; -Duyệt bản thảo; -Đối với những văn bản quan trọng phải hội thảo góp ý kiến; -Đánh máy, sao y nguyên bản; -Ký văn bản. b.Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan -Quản lý văn bản đến; -Quản lý văn bản đi; -Tổ chức quản lý các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ; -Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan. c.Quản lý và sử dụng con dấu -Bảo quản con dấu; -Quản lý và sử dụng con dấu. 3.1.3.Tổ chức công tác văn thư a.Tổ chức bộ máy, cán bộ Việc tổ chức công tác văn thư phải căn cứ vào tính chất và khối lượng công việc của các cơ quan. Đối với những cơ quan nhỏ, công việc ít thì bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Đối với những cơ quan trung bình thì bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách. Đối với những cơ quan lớn, cần bố trí một tổ cán bộ làm công tác văn thư. Tổ chức công tác văn thư cơ quan thường đặt ở phòng hành chính, hoặc văn phòng cơ quan. b.Chỗ làm việc của văn thư Phòng làm việc của văn thư cơ quan phải là một phòng độc lập, được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, tiếp nhận thông tin với nhiều người trong và ngoài cơ quan. Thông thường, phòng văn thư ở gần phòng làm việc của Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
22. Trang 22 Phòng làm việc của văn thư phải ở nơi thoáng đãng, sạch sẽ, không đặt gần những nơi bị ô nhiễm môi trường hoặc nhiều tiếng ồn ào. Phòng làm việc của văn thư phải được bố trí trang thiết bị riêng biệt chuyên dùng. Hồ sơ, văn bản và các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn thư cần được bố trí, sắp xếp hài hòa, ngăn nắp, gọn gàng, dễ tìm, dễ thấy, phù hợp với các thao tác công việc chuyên môn. Các ngăn kéo, các tủ để tài liệu, bảo quản dấu phải có khóa tốt, an toàn. 3.1.4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản a.Vị trí, ý nghĩa của việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản Quản lý và giải quyết văn bản là công việc diễn ra hàng ngày ở các cơ quan. Nó là mạch máu thông tin quan hệ chính thức giữa các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan với nhân dân. Đây là một công việc mang tính chất cơ mật trong cơ quan. b.Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến trong cơ quan. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan. Người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: -Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; -Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; -Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. c.Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản -Để quản lý tập trung, thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi - đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn bản chuyển giao qua bưu điện, văn bản do cán bộ công chức đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phát qua văn thư cơ quan. -Việc gửi văn bản giữa các ngành, các cấp trong bộ máy nhà nước phải theo đúng hệ thống tổ chức; văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên trực tiếp, không được gửi văn bản vượt cấp. Các văn bản trong cơ quan nhà nước gửi vượt cấp không được giải quyết. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp ngoại lệ, văn bản có thể được gửi vượt cấp. -Các văn bản đi - đến trong cơ quan, cán bộ văn thư phải đăng ký, chuyển giao, giải quyết chính xác, nhanh, gọn trong ngày. Những văn bản có ghi dấu mức độ khẩn thì phải giải quyết ngay. -Việc tiếp nhận, gửi văn bản mật (mật, tối mật, tuyệt mật) phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước. Chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước công bố ngày 8-11-1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9-3-1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước” và Thông tư số 06 TT/BNV (A11) ngày 28-8-1992 của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về bảo vệ bí mật nhà nước. -Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi - đến từ người này sang người khác, đơn vị này sang đơn vị khác đều phải được bàn giao ký nhận rõ ràng. -Các loại sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản phải theo đúng tiêu chuẩn do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành. d.Quản lý văn bản đến Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo trình tự: Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
23. Trang 23 -Tiếp nhận đăng ký văn bản đến: văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào (ví dụ: thư từ do nhân viên bưu điện, liên lạc của các cơ quan đưa đến hoặc do cán bộ của cơ quan đi họp mang về ) đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Khi nhận, văn thư cần phải tiến hành các công việc sau: +Xem nhanh qua một lượt ngoài bì, xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không, cái nào không đúng thì kịp trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc liên lạc. Xem các phong bì có nguyên vẹn không, nếu thấy bì văn bản bị rách nhiều hoặc có hiện tượng bị bóc phong bì thì phải lập biên bản trước người đưa văn bản. +Sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo thành các loại riêng. Những thư từ riêng, sách báo, bản tin không phải vào sổ đăng ký văn bản đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ nhưng cũng chia thành hai loại: loại phải bóc bì và loại không phải bóc bì. Loại bóc bì vào sổ: là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan không có dấu mật. Loại không phải bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì là những văn bản ngoài bì ghi rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản gửi Đảng ủy và các đoàn thể trong đơn vị và trong cơ quan, những đơn vị này có tổ chức bộ phận văn thư riêng. -Bóc bì văn bản: việc bóc bì văn bản cần được tiến hành như sau: +Những phong bì có dấu hỏa tốc, khẩn, cần bóc trước; +Khi bóc bì tránh làm rách văn bản hoặc mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện; +Khi lấy văn bản ra cần rà soát lại bì xem có còn sót văn bản không, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với văn bản xem có khớp không. Nếu có gì sai sót phải báo cáo cho phụ trách phòng hay văn phòng biết và hỏi lại nơi gửi. Văn bản không phải gửi chơ cơ quan mình thì gửi trả lại nơi gửi. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi. +Đối với những đơn, thư khiếu tố nặc danh hoặc những đơn thư cần phải kiểm tra lại, nên giữ lại cả phong bì. Sau đó, phong bì đó sẽ được đính kèm theo văn bản (thư, đơn) để làm bằng chứng giải quyết. +Đối với những văn bản “mật”, văn thư chỉ bóc bì ngoài, vào sổ chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì (nếu không được cơ quan giao cho văn thư bóc bì văn bản mật). -Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Đóng dấu “đến” vào văn bản để xác định là văn bản đó đã qua văn thư cơ quan. Qua dấu “đến” có thể biết được văn bản đó đến ngày nào, ai nhận văn bản đó; nếu văn bản thất lạc, chậm trễ cũng dễ dàng quy trách nhiệm. -Trình Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) cho ý kiến về phân phối, giải quyết văn bản. Sau khi đóng dấu “đến”, văn thư trình những văn bản nhận được cho Chánh văn phòng xem xét để nắm được văn bản đến trong ngày, cho ý kiến về việc phân phối những văn bản đó; ở những cơ quan không có văn phòng thì Trưởng phòng hành chính xem xét; đối với cơ quan nhỏ, thủ trưởng cơ quan trực tiếp cho ý kiến và phân phối văn bản. Những cơ quan có nhiều phòng, ban, số lượng văn bản đến hàng ngày nhiều, văn thư cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung văn bản để sơ bộ phân loại trước khi trình Chánh Văn phòng. Ví dụ: văn bản về hành chính, tổ chức cán bộ, tổng hợp xếp riêng để giúp người xem thuận tiện. Nếu dự kiến phân phối của văn thư không đúng, Chánh Văn phòng sẽ điều chỉnh lại. Khi Chánh Văn phòng xem xong và ghi ý kiến phân phối vào lề văn bản thì văn thư phải lấy lại văn bản để đăng ký vào sổ “văn bản đến” rồi phân phối cho các đơn vị, cán bộ nghiên cứu, giải quyết. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
24. Trang 24 -Đăng ký văn bản đến: đăng ký văn bản là một khâu quan trọng trong việc tổ chức và quản lý văn bản đến. Thông qua việc đăng ký văn bản đến sẽ nắm được số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản và việc giải quyết văn bản đó. Để tiện đăng ký, phân phối và ký nhận, dựa theo ý kiến đã ghi ở bên lề văn bản của Chánh Văn phòng, cán bộ văn thư đem văn bản phân cho từng đơn vị. Việc chuyển giao văn bản trước hết là cho thủ trưởng cơ quan, Chánh, Phó văn phòng rồi đến các phòng ban, hết đơn vị này rồi đến đơn vị khác. Văn bản đến ngày nào cần đăng ký và chuyển ngay ngày hôm đó. Việc đăng ký văn bản có thể dùng sổ hoặc máy vi tính. Tùy thuộc theo tình hình, số lượng văn bản của từng cơ quan nhiều hay ít mà dùng một, hay nhiều sổ đăng ký văn bản đến. Ví dụ: đối với các bộ, các cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố số lượng văn bản đến nhiều nên có thể có các quyển sổ đăng ký văn bản đến sau đây: +01 quyển đăng ký văn bản mật; +01 quyển đăng ký văn bản cấp trên gửi xuống; +01 quyển đăng ký văn bản các cơ quan đơn vị trực thuộc và cấp dưới gửi lên; +01 quyển đăng ký các thư, đơn khiếu tố. Sau đây là mẫu các loại sổ đăng ký văn bản đến: -Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: đối với Ủy ban nhân dân xã, phường có thể có các quyển sổ đăng ký văn bản đến sau đây: +01 quyển đăng ký văn bản mật; +01 quyển đăng ký văn bản cấp trên gửi xuống; +01 quyển đăng ký các các đơn, thư khiếu tố. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được chuẩn hóa thống nhất. Trang bìa của sổ trình bày như sau: Tên cơ quan cấp trên trực tiếp Tên cơ quan NĂM: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: Cấu tạo bên trong của sổ gồm 10 cột: Số Ngày Nơi Số, ký Ngày, Tên loại và trích Lưu Nơi Ký Ghi đến đến gửi hiệu văn tháng yếu nội dung hồ sơ nhận nhậ chú văn bản văn văn bản n bản bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 -Mẫu sổ đăng ký văn bản mật: sổ đăng ký văn bản mật có nội dung cơ bản giống sổ đăng ký văn bản thường chỉ thêm cột “mức độ mật” bên cạnh cột trích yếu. -Mẫu sổ và cách đăng ký thư, đơn khiếu tố: hình thức trình bày sổ đăng ký thư, đơn khiếu tố cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến; chỉ khác nhau ở chỗ ngoài bìa ghi tên là “sổ đăng ký thư, khiếu tố”. Cấu tạo bên trong quyển sổ có 11 cột như sau: Số Ngà Họ và tên Số, Ngày, Trích Nơi Ký Số, ký Nội Ghi đến y địa chỉ ký tháng yếu nhận nhậ hiệu dung chú đến người gửi hiệu thư, nội hoặc n văn giải thu đơn thư, đơn dung giải bản trả quyết đơn quyết lời 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
25. Trang 25 -Chuyển giao văn bản đến: sau khi đăng ký xong, văn bản phải được phân phối, chuyển giao ngay đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải làm nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật (đối với văn bản mật). Văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được chuyển giao ngay sau khi nhận. Các văn bản khác cũng phải được chuyển giao xong trong ngày. Trường hợp văn bản đến muộn, số lượng nhiều, làm không kịp mới để sáng ngày hôm sau nhưng phải báo cáo với người phụ trách biết và cất giữ cẩn thận. Phải giao văn bản trực tiếp cho người có trách nhiệm giải quyết nhận, không gửi qua người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ, không để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác. Nếu các đơn vị, tổ chức ở trong khu vực cơ quan và số lượng văn bản không nhiều thì văn thư dùng sổ đăng ký văn bản để chuyển văn bản và lấy chữ ký luôn vào sổ đó (cột 9 ở sổ đăng ký văn bản đến hoặc cột 10 sổ đăng ký văn bản đến mật). Đối với các đơn vị, tổ chức ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ “chuyển văn bản đến”. Sổ này chỉ cần ghi số, ký hiệu, số lượng văn bản chứ không cần ghi chi tiết. Mẫu sổ chuyển văn bản đến cho các đơn vị trong cơ quan Ngày, tháng Số, ký hiệu văn bản Số lượng văn bản Đơn vị hoặc người Ký chuyển văn hoặc phiếu chuyển hoặc số lượng bì nhận nhận bản 1 2 3 4 5 Việc người nhận văn bản phải ký vào sổ là một yêu cầu cần thiết, thể hiện tinh thần trách nhiệm của người đó đối với việc quản lý văn bản của cơ quan. Đối với thủ trưởng cơ quan có thư ký riêng thì thư ký ký nhận văn bản. -Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: trong số văn bản hàng ngày gửi đến cho cơ quan có những văn bản cần phải giải quyết kịp thời theo yêu cầu nơi gửi. Đối với những văn bản này, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đề ra thời gian và yêu cầu cán bộ có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. đ.Quản lý văn bản đi -Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi trình lãnh đạo ký và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi đều phải được phụ trách bộ phận văn thư kiểm tra về thể thức. -Trước hết, cần xem văn bản đó có hợp lệ không, tức là kiểm tra xem các giai đoạn: thảo, duyệt bản thảo, đánh máy, in, sau chụp, ký văn bản đó đã được thực hiện đúng theo quy định của cơ quan chưa? Nếu chưa thì phải làm đủ các việc. -Kiểm tra về thể thức văn bản, đặc biệt là phần tác giả, ngày, tháng, trích yếu, nơi nhận, thể thức để ký, số lượng bản Nếu còn thiếu sót thì yêu cầu cán bộ hoặc đơn vị thảo văn bản đó sửa lại. Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư đưa xin chữ ký, sau đó đóng dấu cơ quan, vào sổ ghi ngày, tháng làm thủ tục gửi đi. -Vào sổ đăng ký văn bản đi: tất cả văn bản, giấy tờ của cơ quan gửi đi đều phải đăng ký vào sổ. Có thể đăng ký bằng sổ hoặc máy vi tính. Tùy theo số lượng văn bản giấy tờ của mỗi cơ quan mà dùng hai hay nhiều sổ cho phù hợp. Số văn bản được đánh số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối năm, sang năm sau lại trở lại từ số 01. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Số và ký hiệu Ngày, Tên loại và trích yếu Nơi nhận Đơn vị hoặc Ghi văn bản tháng văn nội dung văn bản người nhận bản chú bản lưu 1 2 3 4 5 6 Nếu là văn bản mật thì sổ này chỉ cần thêm một cột: mức độ mật (cột 7). Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
26. Trang 26 -Tổ chức bao gói và gửi văn bản đi: để việc gửi văn bản không bị lẫn lộn, văn thư phải căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi văn bản, từ đó lập thành các cặp đựng tài liệu để chia văn bản theo từng nhóm cơ quan. Mỗi cơ quan, đơn vị nhận văn bản được chia một ngăn, ghi tên cố định lên đầu hoặc ở mép bìa để dễ nhìn. Khi đăng ký xong, văn thư xem từng loại văn bản gửi cho những nơi nào, chia những văn bản và tờ bìa đã in sẵn. Trường hợp văn bản gửi cho những nơi không có tên trong tập bìa thì phải làm bì ngay sau khi vào sổ. Khi phân loại hết văn bản vào trong ô, mỗi ô kèm theo một phong bì, lúc đó văn thư mới bắt đầu cho văn bản và bao bì và viết bì. Bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau, nhưng cũng không được quá kích thước mà bưu điện đã quy định. Thông thường, kích thước phong bì có loại 9x15cm, 13x19cm v.v. và được làm bằng loại giấy dầy, bền, không nên dùng loại giấy mỏng, dễ rách hoặc có thể nhìn rõ chữ bên trong. Đối với những tài liệu không gấp được thì bao gói, cuộn nhưng cũng bằng loại giấy bền. Cách viết bì: phải ghi đầy đủ tên cơ quan mình (thường dùng dấu khắc sẵn để đóng), ghi số, ký hiệu của từng văn bản ngay dưới tên cơ quan. Trong bì có bao nhiêu văn bản phải ghi đầy đủ số lượng ra ngoài bì. Địa chỉ nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt. Nếu không phải giữ bí mật địa điểm cơ quan thì ghi tên cơ quan, số nhà, tên đường phố nơi cơ quan đóng để văn bản gửi đến cơ quan không bị nhầm lẫn và thất lạc. Bất kỳ văn bản nào cũng phải đề chữ “Kính gửi” ở ngoài bì, thường dùng dấu khắc sẵn để đóng. Mẫu ghi bì văn bản ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ (PHƯỜNG) Tem Số: 03/CV-UB Kính gửi: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN (QUẬN) Văn bản nếu có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì ngoài việc đóng dấu vào văn bản phải có đóng cả trên phong bì. Riêng đối với văn bản có nội dung “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”, chỉ được đóng dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm bì trong cũng ghi đầy đủ số, ký hiệu nơi nhận và đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì văn bản, sau đó chuyển cho văn thư. Văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, số phiếu chuyển và nơi nhận, không đóng dấu chỉ mức độ mật. -Lưu văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải được làm bằng loại giấy tốt có độ ph trung tính và được in bằng mực tốt, không phai. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước. 3.1.5.Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan a.Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ -Hồ sơ là gì? Hồ sơ là một tập bao gồm toàn bộ văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân. Căn cứ vào đặc điểm của văn bản trong hồ sơ và sự hình thành các văn bản đó, người ta phân chia hồ sơ thành các loại sau: Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
27. Trang 27 +Hồ sơ việc: là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc. Ví dụ: hồ sơ về việc giải quyết tranh chấp giữa Hợp tác xã X và Xí nghiệp Y xảy ra ở thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội. +Hồ sơ nguyên tắc: là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về một lĩnh vực công tác nhất định dùng để tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Ví dụ: tập văn bản về văn thư, lưu trữ, tập văn bản về kế toán, tập văn bản về chính sách đối với gia đình thương binh, liệt sĩ, gia đình có công đối với cách mạng +Hồ sơ nhân sự: là toàn bộ các văn bản, tài liệu nội dung liên quan đến một người nào đó (cán bộ, công chức, nhân viên ). -Lập hồ sơ là gì? Lập hồ sơ là việc tập hợp văn giấy tờ sắp xếp theo từng vấn đề, từng sự việc: từng người, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng cán bộ, dựa trên một số đặc trưng phổ biến của văn bản (đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả văn bản, đặc trưng giao dịch, đặc trưng địa dư, đặc trưng thời gian v.v ). Mỗi hồ sơ lập ra phải thể hiện mối liên hệ chặt chẽ của các văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết sự việc nêu trong hồ sơ. Tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính, có đấy đủ thể thức, là những bằng chứng xác thực về những sự việc nêu trong hồ sơ. Toàn bộ hồ sơ của cơ quan, đơn vị lập ra phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của những công tác trọng tâm của cơ quan, đơn vị đó. b.Vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ Lập hồ sơ là tác nghiệp cuối cùng của công tác văn thư, đồng thời là tiền đề cho công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ trưng cơ quan nhà nước có ý nghĩa hết sức quan trọng, cụ thể là: -Đối với từng cán bộ, công chức, nhân viên: lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản, giấy tờ một cách khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, không để quên hay bỏ sót việc, quản lý chặt chẽ và giữ bí mật văn bản, do đó, nâng cao hiệu quả công tác, đồng thời chuẩn bị tốt cho công việc lưu trữ hồ sơ sau này. -Đối với cơ quan, đơn vị: lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại văn bản, giấy tờ trong cơ quan, đơn vị một cách khoa học, hạn chế bớt những văn bản, giấy tờ trùng lặp hoặc không cần thiết. Chính vì vậy, Điều 11 Pháp lệnh về Lưu trữ quốc gia ngày 4 tháng 4 năm 2001 quy định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”. c.Nội dung lập hồ sơ hiện hành Lập hồ sơ hiện hành bao gồm những việc chính sau đây: +Lập bản danh mục hồ sơ; +Mở hồ sơ; +Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và hồ sơ +Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ; +Kết thúc và biên mục hồ sơ; +Viết bìa hồ sơ. -Nội dung cụ thể các công việc trên như sau: +Lập bản danh mục hồ sơ: danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thông thường là một năm). Cách làm: danh mục hồ sơ được lập vào cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới. Cuối năm, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, căn cứ vào chương trình công tác năm tới và căn cứ vào kinh nghiệm năm qua, cán bộ, công chức làm công tác công văn giấy tờ dự kiến những hồ sơ mình phải lập, đưa cán bộ phụ trách bộ phận tham gia ý kiến. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
28. Trang 28 Sau đó, cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của đơn vị, bổ sung những hồ sơ thiếu, bỏ những hồ sơ thông cần lập (hoặc lập trùng nhau) và lập thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Các đơn vị tập hợp đưa lên thủ trưởng cơ quan (hoặc Chánh văn phòng) xem két, điều chỉnh lại thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan và thủ trưởng cơ quan duyệt ký, sau đó giao về ho các đơn vị để căn cứ vào bản danh mục và sự phân công mà lập hồ sơ. Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm giúp thủ trưởng, Chánh văn phòng và cơ quan lập bản danh mục hồ sơ. +Mở hồ sơ: đầu năm, bản danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan (hay văn phòng) duyệt chính thức và gửi về các phòng, tổ, bộ phận trong cơ quan. Mỗi cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ vào hồ sơ được giao trách nhiệm lập, lấy một số bìa, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ; căn cứ vào số, ký hiệu, tiêu đề ghi trong bản danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức ghi những điểm đó vào hồ sơ của mình. Tiêu đề hồ sơ cần ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc, vấn đề. Những yếu tố thời gian (năm, tháng), địa điểm (tên địa phương, tên cơ quan) và tên người (nếu có) cần được phản ánh vào tiêu đề hồ sơ. +Thu thập văn bản giấy tờ đưa vào hồ sơ: hàng ngày, cán bộ, công chức, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ, kịp thời thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để vào bìa, kể cả “văn bản đến”, bản lưu “văn bản đi”, một số tư liệu liên quan để giải quyết việc ấy. +Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ: đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Nếu hồ sơ có phim, ảnh hoặc băng ghi âm, ghi hình thì chúng phải được bản quản riêng ở nhiệt độ, độ ẩm thích hư không kèm theo vào hồ sơ. Tuy nhiên, trong hồ sơ phải chú thích địa chỉ của phim, ảnh, băng đó. Tư liệu (như sách, báo ) đi theo văn bản và liên quan đến hồ sơ thì cũng phải đưa vào hồ sơ. +Kết thúc hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì kết thúc hồ sơ. Đối với những loại hồ sơ cứ hết năm dương lịch sẽ kết thúc (như tập báo cáo năm, tập lưu các bản chính các nghị quyết, chỉ thị của cơ quan ban hành v.v ) thì lập hồ sơ ngay cho các loại hồ sơ đó. Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được vì công việc chưa giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ năm sau. Trước khi kết thúc hồ sơ, cán bộ, công chức, chuyên viên phải xem xét lại hồ sơ để: *Bổ sung văn bản còn thiếu, loại ra những văn bản thừa hoặc những giấy tờ không còn giá trị thực tiễn và nghiên cứu. Việc loại tài liệu cần thận trọng, nếu chưa chính xác còn phân vân thì giữ lại để xác định giá trị tài liệu sau. *Kiểm tra lại việc sắp xếp văn bản cho thật sự chính xác. *Đánh số tờ, ghi mục lục văn bản trong hồ sơ. *Những hồ sơ quan trọng thì viết tờ kết thúc hồ sơ ở cuối hồ sơ. +Viết bìa hồ sơ: bìa hồ sơ in sẵn hay viết theo mẫu thống nhất. Chữ viết bìa hồ sơ phải đẹp, rõ, dễ đọc, những thành phần ghi trên bìa phải chính xác. d.Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ -Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Lập hồ sơ trong cơ quan là một bộ phận trọng yếu của công tác công văn giấy tờ, do vậy thủ trưởng cơ quan các cấp có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt công việc này. -Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính ở các cơ quan nho không có Chánh văn phòng): Chánh văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan cấp dưới. Chánh văn phòng là người tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan; Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
29. Trang 29 Giao trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan hướng dẫn lập hồ sơ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan; Chánh văn phòng là người tạo cơ sở vật chất cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ. -Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ: Giúp thủ trưởng, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ, làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan. -Trách nhiệm của các đơn vị và cán bộ trong cơ quan: Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Mỗi đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Ví dụ, phòng Tổ chức cán bộ phải lập hồ sơ về tổ chức, cán bộ trong cơ quan, phòng Văn thư hoặc tổ, nhân viên văn thư) phải lập các tập lưu công văn, lập bản danh mục hồ sơ cơ quan và một số hồ sơ mà lãnh đạo giao (nếu có) v.v Cán bộ, công chức trong cơ quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó. Ví dụ: ở các Ủy ban nhân dân xã, phường, cán bộ phụ trách công tác tư pháp có trách nhiệm lập hồ sơ về những công việc liên quan đến tư pháp, hộ tịch, đăng ký kết hôn. Khi công việc kết thúc thì việc lập hồ sơ việc đó cũng hoàn thành. Thư ký riêng của các thủ trưởng có trách nhiệm lập hồ sơ những việc do thủ trưởng phụ trách (nếu có và nếu thủ trưởng giao). đ.Giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của quan Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo đúng thời hạn. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại hồ sơ đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đểu phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư ngày 8-4-2004 như sau: -Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; -Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học - công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; -Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; -Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản. Hồ sơ nộp và lưu trữ cơ quan phải được lập hoàn chỉnh. Mỗi hồ sơ có bìa, được biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ rõ ràng, chính xác. Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp một cách lôgíc thuận lợi cho việc tra tìm khi cần thiết. Mỗi đơn vị khi nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải thống kê thành mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ dùng để tra tìm hồ sơ trong kho lưu trữ khi cần thiết, đồng thời nó là căn cứ để thống kê, bàn giao tài liệu giữa các đơn vị với cán bộ lưu trữ cơ quan. Mục lục hồ sơ được đính kèm biên bản nộp lưu tài liệu giữa lưu trữ cơ quan và đơn vị nộp lưu. Biên bản nộp lưu tài liệu có chữ ký của lưu trữ cơ quan và chữ ký của đại diện đơn vị nộp lưu. Sau khi nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, những đơn vị nào cần nghiên cứu, khai thác tài liệu đã nộp thì làm thủ tục mượn lại tài liệu ở lưu trữ cơ quan. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
30. Trang 30 e.Chỉ đạo lập hồ sơ Để việc lập hồ sơ và nộp lưu trữ hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thực hiện được chặt chẽ, đều đặn, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan thuộc phạm vi quản lý của mình. Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan. Nội dung công việc chỉ đạo gồm có các việc chính sau đây: -Cuối năm, đôn đốc các đơn vị lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn giữ ở đơn vị vào lưu trữ cơ quan. -Quá trình chỉ đạo công tác cơ quan, thủ trưởng (hoặc Chánh văn phòng) phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản danh mục hồ sơ; kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ, công chức thay đổi công tác, đi vắng lâu ngày, về hưu, hoặc có những bộ phận, đơn vị tách ra, sáp nhập hoặc giải thể. -Thường kỳ (hoặc đột xuất) mở cuộc kiểm tra việc lập hồ sơ của các đơn vị và cán bộ, công chức, nhất là những đơn vị phụ trách những công việc quan trọng; giải quyết những khó khăn, đề nghị chính đáng của cán bộ, công chức trọng việc lập hồ sơ. -Hàng năm, tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm về việc lập hồ sơ, biểu dương đơn vị làm tốt, khiển trách những đơn vị, cá nhân làm chưa tốt để việc lập hồ sơ trong cơ quan ngày càng tốt hơn. 3.2.CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 3.2.1.Khái niệm và ý nghĩa của công tác lưu trữ a.Khái niệm Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu, nhưng không phải mọi tài liệu đều là tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị - xã hội, xí nghiệp và cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hóa, khoa học, lịch sử được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người. b.Ý nghĩa -Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan, được tổng hợp có hệ thống, giúp cho việc nghiên cứu và tìm ra các quy luật phát triển của tự nhiên và xã hội. -Tài liệu lưu trữ phản ánh kinh nghiệm phong phú của quần chúng nhân dân trên các mặt chính trị, quân sự, an ninh, ngoại giao, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, giáo dục -Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong cơ quan, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, xây dựng chương trình, kế hoạch có căn cứ khoa học và thuận lợi. -Tài liệu lưu trữ nói chung, đặc biệt là tài liệu lưu trữ của chính quyền các cấp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang, các doanh nghiệp chứa đựng nhiều bí mật và nhiều thông tin quan trọng quý hiếm. Đó là nguồn sử liệu quan trọng và cần thiết để khai thác, kế thừa và phát huy truyền thống, giáo dục thế hệ tương lai, cũng có thể dùng để giảng dạy trong các trường, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. 3.2.2.Chức năng, nội dung, tính chất và nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ a.Chức năng Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước, thực hiện hai chức năng chủ yếu sau: Thứ nhất, tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan. Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
31. Trang 31 Thứ hai, tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Hai chức năng này có quan hệ chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt chức năng bảo quản sẽ tạo tiền đề thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu có hiệu quả. Tổ chức và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ chủ yếu của công tác lưu trữ. b.Nội dung -Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn, đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. -Xây dựng và kiện toàn hệ thống tổ chức công tác lưu trữ từ Trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo chặt chẽ về tổ chức tài liệu và sử dụng tài liệu. -Xây dựng hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ một cách đầy đủ và đồng bộ. -Tiến hành những khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm: phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu, tổ chức phòng đợi, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ. c.Tính chất công tác lưu trữ -Tính chất cơ mật: bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ rất quan trọng, đồng thời cũng là yêu cầu, đòi hỏi nghiêm khắc đối với công tác lưu trữ. -Tính chất khoa học: tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt trong đời sống chính trị - xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu xây dựng công cụ tra cứu đều phải được tiến hành theo phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp kỹ thuật tỉ mỉ, phức tạp. -Tính chất nghiệp vụ: gắn liền với từng ngành cụ thể của hoạt động kinh tế - xã hội. d.Nguyên tắc chủ yếu về quản lý công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc “tập trung thống nhất”. Nguyên tắc này được thể hiện trên hai mặt: Thứ nhất, tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Cục Lưu trữ quốc gia. Thứ hai, tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ. 3.2.3.Trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ Điều 6 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ và việc ứng dụng khoa học – công nghệ để hiện đại hóa công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý, bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý sử dụng, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia”. 3.2.4.Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ a.Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là việc phân chia tài liệu thành các nhóm, dựa vào những đặc trưng chung của chúng, nhằm tổ chức tài liệu một cách khoa học và sử dụng chúng có hiệu quả. -Các giai đoạn phân loại: +Giai đoạn 1: phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia. Đây là quá trình nghiên cứu để phân chia tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ nhà nước. Theo Điều 2 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004, thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm: Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng