Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Bài 1: Giới thiệu chung về công tác soạn thảo văn bản - Nguyễn Trung Tín

Nội dung text: Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Bài 1: Giới thiệu chung về công tác soạn thảo văn bản - Nguyễn Trung Tín

1. MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN GIẢNG VIÊN NGUYỄN TRUNG TÍN 1
2. 1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN • 1.1. Khái niệm văn bản * Khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức). Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ 2
3. * Khái niệm văn bản theo nghĩa rộng • Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm ở các cơ quan doanh nghiệp. 3
4. 1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước • Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 4
5. • Các văn bản hình thành trong quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan. 5
6. • Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức cụ thể hóa pháp luật; là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước. 6
7. 1.2.1. Nhìn chung các văn bản quản lý thường mang một số yếu tố nổi bật sau đây trong nội dung của chúng • - Yếu tố pháp lý; • - Yếu tố quản lý lãnh đạo; • - Yếu tố kinh tế - xã hội; • - Yếu tố văn hóa – lịch sử. 7
8. 1.2.2. Phân biệt văn bản quản lý nhà nước và các loại tài liệu, văn bản khác • Một trong những đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý nhà nước. • Các văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước. • Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng, được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sự hình thành các văn bản quản lý nhà nước được thực hiện theo một quy trình xác định. 8
9. 1.2.3. Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người ta còn chia ra hai loại văn bản: • - Văn bản quy phạm pháp luật: • Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương. 9
10. • - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật) • Chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do cơ quan nhà nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể . 10
11. 1.2.4. Hình thức • Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết. • Văn bản do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, nghị quyết. • Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định. • Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị quyết, Nghị định; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng. 11
12. • Văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ: Quyết định, chỉ thị, thông tư. • Văn bản do Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao. Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. 12
13. • Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền với các tổ chức chính • Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành nghị quyết và quyết định, chỉ thị để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. 13
14. 1.3. Văn bản hành chính • 1.3.1.Khái niệm • Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác hay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, phối hợp với nhau cùng giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. 14
15. • Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội. 15
16. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại: - Văn bản hành chính cá biệt; - Văn bản hành chính thông thường có tên gọi; - Văn bản hành chính thông thường không có tên gọi. 16
17. 1.3.2. Hình thức * Văn bản hành chính thông thường có tên gọi: • - Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp quy quan trọng của các cơ quan có thẩm quyền tới các đối tượng liên quan. 17
18. • - Thông cáo: là loại văn bản dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của của Quốc hội, hoặc Chính phủ, đôi khi còn được dùng để công bố một quyết định, chỉ thị, quan trọng có tính mệnh lệnh. 18
19. • - Chương trình: Là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về những hoạt động trong một thời gian nhất định. • - Kế hoạch công tác (đề án công tác): Là hình thức văn bản nhằm trình bày có hệ thống dự kiến về một công việc trong một thời gian nhất định 19
20. • - Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn về một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng, một chính sách, chế độ và chỉ khi có sự phê chuẩn của cấp trên thì cơ quan trình báo mới được tiến hành triển khai nội dung đã trình. 20
21. - Báo cáo: • là loại văn bản hành chính có tính chất tổng hợp các thông tin trong phạm vi hoạt động tác nghiệp hoặc các mối quan hệ của chủ thể để báo cáo với cấp trên hoặc thông tin cho các chủ thể khác theo các chủ đề, các yêu cầu định trước nhằm phục vụ các yêu cầu tổng kết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình, công nhận hoặc làm căn cứ để ban hành một văn bản pháp quy cần thiết. 21
22. • Báo cáo thường có bốn loại: • Báo cáo sơ kết, • tổng kết định kỳ, • báo cáo bất thường, • báo cáo chuyên đề, • báo cáo trước hội nghị, đại hội. 22
23. • - Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế xảy ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng và các hoạt động khác có tính pháp lý. 23
24. Biên bản bao gồm • Biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác; • Biên bản ghi chép các sự việc đã xảy ra để làm căn cứ cho những quyết định xử lý thích hợp; • Biên bản hội nghị; • Biên bản hợp đồng. 24
25. - Hợp đồng: • Là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký hợp đồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện hợp đồng. 25
26. • - Công điện • Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp. • - Giấy chứng nhận • Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ công nhân viên đi liên hệ công tác, giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân. 26
27. • - Giấy ủy nhiệm Là văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có thẩm quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền. 27
28. - Giấy mời Là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hay cá nhân tham dự cuộc họp hay hội nghị nào đó 28
29. • - Giấy giới thiệu Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công nhân viên liên hệ giao dịch hay công tác để hoàn thành nhiệm vụ được giao. 29
30. • - Giấy nghỉ phép • Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường và các chế độ có liên quan. 30
31. • - Giấy đi đường Là hình thức văn bản cấp cho cán bộ khi được cử đi công tác dùng để tính tiền công tác phí trong thời gian đi công tác. 31
32. • - Giấy biên nhận hồ sơ Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gởi đến. 32
33. • - Phiếu gởi Là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gởi và gởi trả lại cho cơ quan gởi. Đây là bằng chứng cho việc gởi văn bản đi. 33
34. • - Phiếu chuyển Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết. 34
35. * Văn bản hành chính thông thường không có tên gọi (công văn) • Là loại văn bản dùng để làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cơ quan, đơn vị với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng liên quan đến các lĩnh vực, hoạt động thường xuyên của cơ quan doanh nghiệp. 35
36. • * Công văn hành chính: Là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm trao đổi thông tin về quy định của nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị giải quyết, phúc đáp, yêu cầu tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ bao gồm một số loại hình sau: 36
37. • - Công văn phúc đáp: Là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặc thắc mắc, khiếu nại của các chủ thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của tổ chức ban hành công văn. 37
38. • - Công văn đôn đốc: Là loại công văn nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới hoặc các chủ thể khác có trách nhiệm thi hành một nghĩa vụ pháp lý nào đó. 38
39. • - Công văn giao dịch: Là loại công văn thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc ngang cấp cần thiết về những yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các thỏa thuận đã cam kết trước đó. 39
40. • - Công văn mời họp; • - Công văn chỉ đạo; • - Công văn cám ơn • Ngoài ra còn có các hình thức công văn hành chính khác như: Công văn chiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt 40
41. 2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN • 2.1. Chức năng thông tin • Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung. Các hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin hiện nay rất phong phú. Tuy nhiên trong hoạt động quản lý, văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu. 41
42. • Truyền đạt thông tin chủ yếu qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất. Đặc biệt đóng vai trò quan trọng và hiệu quả là sự ghi chép và truyền đạt thông tin theo phương pháp kết hợp văn bản với kỹ thuật truyền thông hiện đại. Hiện nay, người ta đã có thể truyền qua vô tuyến không chỉ nội dung mà cả hình thức một văn bản quản lý (fax). 42
43. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau đây: • Ghi lại các thông tin quản lý; • Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân. • Giúp các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý; • Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua hệ thống truyền đạt thông tin khác. 43
44. • Dưới dạng văn bản thông tin thường có ba loại: • Quá khá; • Hiện hành; • Dự báo. 44
45. 2.2. Chức năng pháp lý Chức năng này thể hiện ở các phương diện dưới đây: • Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội. • Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể • Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế. 45
46. 2.3. Chức năng quản lý • Chức năng quản lý một số loại văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gắn liền với khả năng làm công cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan đó. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. 46
47. 2.4. Chức năng văn hóa • Văn hóa biểu hiện quá trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình lao động nhằm nhận thức và cải tạo hợp lý thế giới khách quan được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. 47
48. • Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa chúng ta có thể thấy văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới. • Có thể thấy trong các văn bản quản lý được ban hành có các chế định cơ bản của nếp sống, văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội. 48
49. 2.5. Chức năng văn hóa - xã hội • Văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội khác nhau. Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trọng việc xây dựng và giữ gìn các chế định xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Văn bản cũng có thể phá vỡ hoặc hình thành nên những quan hệ xã hội mới. 49
50. • Ngoài ra văn bản còn có các chức năng khác như: chức năng thông kê, chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu 50
51. 3. YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN • 3.1. Tính mục đích • Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản, phải trả lời được các vấn đề: • - Văn bản ban hành để làm gì ? • - Giải quyết công việc gì ? • - Mức độ giải quyết đến đâu ? 51
52. • - Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì ? • - Văn bản chuẩn bị ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc loại nào ? • - Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ? • Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách của tổ chức. 52
53. 3.2. Tính khoa học • Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế. • Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác các sự kiện và số liệu. 53
54. • Đảm bảo sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. • Sử dụng tốt văn phong hành chính. • Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. • Nội dung văn bản phải có tính dự báo cao. • Nội dung và cách thức trình bày cần hướng tới quốc tế hóa. 54
55. 3.3. Tính đại chúng • Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, do vậy văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí. 55
56. • Tính dân chủ của văn bản có được khi: • Phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, vừa có tính thuyết phục, vừa động viên. • Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp, Luật về quyền lợi và nghĩa vụ công dân. 56
57. 3.4. Tính công quyền • Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản. Nghĩa là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo. 57
58. • Tính công quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt: Cho phép và bắt buộc. 58
59. 3.5. Tính khả thi • Tính khả thi là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên. Không đảm bảo được tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý, quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực hiện được. 59
60. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau đây: • Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. • Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện đảm bảo thực hiện quyền đó. 60
61. • Đồng thời phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. 61
62. 4. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN • Khái niệm về thể thức văn bản • Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa. Các yếu tố thể thức tùy theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. 62
63. • Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, các câu và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn bản. 63
64. 4.1. Các yếu tố thể thức văn bản • 4.1.1. Thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính • Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính gồm các phần sau: 64
65. Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành 2 1 2 1 Tên cơ quan Quốc hiệu 3 3 4 Số ký hiệu Địa danh, ngày tháng 5b5b Tên loại & Trích yếu nội dung CV 5a 5a 10a Trích yếu nội dung CV Dấu chỉ mức độ mật Nơi nhận 10b Chỉ dẫn về Dấu chỉ mức dự thảo v ăn bản độ khẩn Nội dung VB Chức vụ Nơi nhận 13 Dấuchữ ký Họ tên Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, địa chỉ Web, số điện thoại, số FAX 65
66. 1. Quốc hiệu; 2. Tên cơ quan, tổ chức; 3. Số, ký hiệu của VB; 4. Địa danh, ngày tháng, năm ban hành VB; 5. a. Tên loại và trích yếu nội dung vb; 5.b. Trích yếu nội dung công văn hành chính; 66
67. 6. Nội dung văn bản; 7. a, b, c. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; 8. Dấu của cơ quan, tổ chức; 9. a, b.Nơi nhận; 10. a. Dấu chỉ mức độ mật; 10. b. Dấu chỉ mức độ khẩn; 67
68. 11. Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. 12. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản. 13. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành; 14. Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E- mail, địa chỉ Web, số điện thoại, số FAX 68
69. 4.1.2. Thể thức của văn bản chuyên ngành • Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. 69
70. 4.1.3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội • Thể thức và kỹ thuật trình bày của các tổ chức này do người đứng đầu cơ quan Trung ương của các tổ chức này quy định. 70
71. • 4.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài • Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. 71
72. 4.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài • Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. 72
73. 4.2. Kỹ thuật trình bày văn bản • Những quy định cụ thể về thể thức thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn theo Thông tư số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP. 73
74. 4.2.1. Khổ giấy • - Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm. 297mm). • - Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gởi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm.210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn. 74
75. 4.2.2.Kiểu trình bày • - Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4. • - Trường hợp nội dung của văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy. 75
76. 4.2.3. Định lề trang văn bản (khổ A4) • Mặt trước • - Lề trên (top) cách mép trên từ 20 – 25mm; • - Lề dưới (Bottom) cách mép dưới từ 20 – 25mm; • - Lề trái (insize) cách mép trái từ 30-35mm; • - Lề phải (outsize) cách mép phải từ 15-20mm. 76
77. 4.2.4. Đánh số trang văn bản • - Nếu văn bản có một trang thì không cần đánh số. • - Nếu văn bản có từ hai trang trở lên, phải đánh số trang văn bản. Cách trình bày như sau: 77
78. • + Kiểu số: Sử dụng số Ả rập (1,2,3 ) • + Vị trí đánh số trang: Ngay chính giữa lề trên của văn bản (phần header) hoặc tại góc phải ở cuối trang giấy bằng với cỡ chữ trình bày nội dung, kiểu chữ đứng. 78
79. 4.2.5. Phông chữ trình bày văn bản • Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là phông chữ tiến Việt với kiểu chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. • Đối với những văn bản dùng để trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức phải sử dụng phong chữ của bộ mã ký tự tiến Việt (Unicode – Times New Roman). 79
80. 4.3. Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức của văn bản • 4.3.1. Quốc hiệu • Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của nhà nước. • Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam • Độc lập – Tự do – Hạnh phúc • Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng, in đậm. • Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu đứng, in đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. 80
81. 4.3.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản • - Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên, trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu đứng. • 81
82. • - Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ tên gọi chính thức như trong quyết định thành lập, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, in đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. 82
83. • ỦY BAN NHÂN DÂN TP.CẦN THƠ • BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ 83
84. 4.3.3. Số ký hiệu của văn bản • Số và ký hiệu của văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. 84
85. 4.3.3.1. Số ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật • Bao gồm số thứ tự được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong 1 năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ Ả rập, được đánh liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cuối năm. Năm ban hành phải ghi đầy đủ các số. Ví dụ: 2009. 85
86. Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật • Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ Viết tắt tên loại văn bản và bản sao phụ lục I – Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 86
87. Số ký hiệu của văn bản hành chính • Số của VBHC là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. • Ký hiệu văn bản hành chính • + Ký hiệu của quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo quy định của TT 55 87
88. • Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và chủ trì soạn thảo công văn đó. 88
89. • Ví dụ: • Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: • Số ./CP- HC • Công văn của Thủ tướng do Vụ văn xã VPCP soạn thảo: Số /TTg-VX 89
90. Số, ký hiệu của văn bản trình bày tại ô số 3 • Được trình bày bằng cỡ chữ thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đứng, sau có hai dấu chấm :, giữa số là năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ 90
91. • Ví dụ: • Văn bản số: 110/2004/NĐ-CP • Văn bản số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP • Văn bản số: 99/QĐ-FPT • Văn bản số: 199/QĐ-FPT-VP 91
92. Địa danh, ngày, tháng, năm • Địa danh • Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của cấp tỉnh, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. 92
93. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản • Văn bản do Quốc hội, UBTV QH, HĐND là ngày thông qua. • Văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày được ký ban hành 93
94. • Ngày tháng năm ban hành phải viết đầy đủ, bằng chữ Ả rập, đối với các số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. 94
95. Tên loại, trích yếu nội dung văn bản • Tên loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính đều phải ghi tên loại, trừ công văn. • Trích yếu nội dung văn bản • Là câu ngắn gọn, hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản 95
96. • Trích yếu nội dung văn bản phải được đặt căn giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu đứng, in đậm. Cỡ 13, bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3 hoặc ½ so với dòng chữ. (Trình bày tại ô 5a). 96
97. Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô 5 b • Sau chữ viết tắt V/v bằng chữ thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng. • Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ Số: 88/ĐHTĐ-VP Cần thơ, ngày 21 tháng 02 năm 2010 V/v thi tuyển công chức 97
98. NỘI DUNG VĂN BẢN • a. Nội dung văn bản Là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm, các quy định được đặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày. 98
99. Yêu cầu của nội dung văn bản • Các vấn đề được trình bày ngắn gọn, chính xác. • Sử dụng chữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. • Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết. 99
100. • Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. • Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng. Đối với từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của chúng phải được đặt trong ngoặc đơn ngày sau các từ, cụm từ đó. 100
101. • Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc tiếng Việt. • Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng, năm ban hành văn bản, còn các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. 101
102. BỐ CỤC CỦA VĂN BẢN • A/ Văn bản quy phạm pháp luật • Phần chương, mục, điều, khoản, điểm. • Các văn bản khác như: • Nghị quyết: Điều, khoản, điểm; • Nghị định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm, các quy chế ban hành kèm theo, hoặc theo chương, mục, điều, khoản, điểm. 102
103. • Quyết định: Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo hoặc theo chương, mục, điều, khoản, điểm. • Chỉ thị: Theo khoản, điểm; • Thông tư: Theo mục, khoản, điểm 103
104. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BỐ CỤC NHƯ SAU • Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm, các quy chế kèm theo hoặc theo chương, mục, điều, khoản, điểm. • Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm. • Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, chương, mục, khoản, điểm. 104
105. Nội dung văn bản • Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, khi xuống dòng có thể lùi vào từ 01 tab. • Khoản cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu 6 pt. • Khoản cách giữa các dòng là đơn hoặc từ 1.5 pt trở lên. 105
106. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN • A/ Quy định về việc ký văn bản • Ở các cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng thì người này có quyền ký tất cả các văn bản. • Thông thường Thủ trưởng phải ký những văn bản quan trọng như: Chính sách, chế độ, chương trình hành động, kế hoạch công tác, báo cáo, công văn xin chỉ đạo cấp trên 106
107. • Tùy theo quy mô và phương pháp quản lý mà Thủ trưởng có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn bản mà pháp luật quy định phải do Thủ trưởng cơ quan ký. Việc ủy quyền phải được lập bằng văn bản và quy định thời hạn ủy quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại. 107
108. • Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản mình ký. Văn bản do người không có thẩm quyền ký không có giá trị pháp lý. 108
109. Quy định về hình thức ký • Ký trực tiếp • Là Thủ trưởng hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức trực tiếp ký vào văn bản. Và phải ghi rõ chức vụ của người ký. 109
110. • Trường hợp thay mặt tập thể ký: • Thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức. Ví dụ: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Võ Trường Sinh 110
111. TRƯỜNG HỢP KÝ THAY NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, TỔ CHỨC • Thì phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu. “KT” là hình thức được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cấp phó của mình phụ trách ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công. Ví dụ: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phạm Phước Như 111
112. TRƯỜNG HỢP KÝ THỪA LỆNH • Phải viết tắt chữ “TL” vào trước chức vụ của Thủ trưởng. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác của cơ quan, tổ chức. TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH 112
113. TRƯỜNG HỢP THỪA UỶ QUYỀN • Phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. • Là hình thức áp dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn bản mà theo quy định pháp luật Thủ trưởng phải ký. 113
114. • Việc giao ký thừa ủy quyền phải được lập thành văn bản và giới hạn phạm vi ủy quyền trong một thời hạn nhất định. Và không được ủy quyền lại cho người khác. TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HỘ TỊCH 114
115. TRƯỜNG HỢP KÝ “QUYỀN” • Là hình thức ký được áp dụng cho trường hợp cấp phó được cơ quan có thẩm quyền giao thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ trưởng cơ quan khi Thủ trưởng vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết Thủ trưởng. Ví dụ: Q.GIÁM ĐỐC 115
116. QUY ĐỊNH CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ • Chức vụ ghi trong văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức. • Chỉ ghi chức danh như: Bộ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên tịch do nhiều cơ quan ban hành hoặc văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền vv. 116
117. • Về mặt pháp lý, khi một văn bản được ban hành thì dù ký dưới chức danh Thủ trưởng hay cấp dưới ký hoặc thừa lệnh đều có giá trị như nhau. • Phải ký đúng thẩm quyền, ký một lần ở một bản duy nhất. • Không ký trên giấy nền để in thành nhiều bản. • Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký. 117
118. • Khoản cách từ yếu tố chức vụ đến họ tên đầy đủ là 30 mm. • Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản thì thẩm quyền ký được giàn đều sang hai bên; 118
119. • Thẩm quyền ký của cơ quan chủ trì, hoặc của cơ quan thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng, bên phải, đồng thời phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành. BỘ TRƯỞNG BỘ BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH CÔNG THƯƠNG 119
120. HỌ TÊN NGƯỜI KÝ • Ghi đầy đủ tên, họ của người ký văn bản với phông chữ 13-14. • Văn bản quy phạm pháp luật không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. • Trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học. 120
121. DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC • Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng. • Đóng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái. • Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ. • Không được đóng dấu khống chỉ. • Dấu phải đúng tên cơ quan, tổ chức. 121
122. NƠI NHẬN VĂN BẢN • Nơi nhận văn bản phông 11 in đậm, nghiên nhằm để xác định những cơ quan, cá nhân nhận văn bản. Với ý nghĩa như sau: • Để kiểm tra, giám sát; • Để xem xét, giải quyết; • Để thi hành; • Để trao đổi công việc; • Để báo cáo; • Để lưu. 122
123. DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT, KHẨN • Mức độ mật: Có ba cấp độ • Tuyệt mật, • Tối mật, • Mật. • Việc xác định và đóng dấu mật đối với văn bản có nội dung mật được thực hiện theo quy định của nhà nước về bí mật nhà nước. 123
124. Dấu chỉ mức độ khẩn • Tùy theo mức độ khẩn của văn bản cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn như sau: • Hỏa tốc; • Thượng khẩn; • Khẩn. • Khi soạn thảo văn bản khẩn cần đề xuất và người ký văn bản quyết định. 124