Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

1. Hệ thống thơng tin kế tốn (Accounting Information Systems)
2. Giảng viên MA. Nguyen Phong Nguyen Contact details B221B - 279 Nguyen Tri Phuong Email: npnguyen@ueh.edu.vn Consultation Mon, Thu: 9:00am- 11:00am 2
3. Nội dung (Buổi 1) Giới thiệu về mơn học Quản lý mơn học Chương 1 3
4. Những vấn đề về quản lý mơn học ❖ Lịch trình giảng (60 tiết) Buổi Nội dung Cơng việc chuẩn bị - Giới thiệu mơn học HTTTKT 1 - C1: Tổng quan về HTTTKT - Đọc tài liệu 2 - C1: Tổng quan về HTTTKT - Xem lại kiến thức mơn KTTC 3 - Bài tập C1 - Chuẩn bị bài tập 4 - C2: Kiểm sốt HTTTKT - C3: Giáo trình kiểm tốn - Tìm hiểu về an tồn dữ liệu 5 - C2: Kiểm sốt HTTTKT cho hệ thống máy tính 4
5. Những vấn đề về quản lý mơn học ❖ Lịch trình giảng (60 tiết) Buổi Nội dung Cơng việc chuẩn bị 6 - Bài tập C2 - Chuẩn bị bài tập 7 - C3: Chu trình doanh thu - Xem lại KTTC – Bán hàng 8 - C4: Chu trình chi phí - Xem lại KTTC – Mua hàng 9 - Bài tập chương 3 + 4 - Chuẩn bị bài tập 10 - Kiểm tra giữa học kỳ 5
6. Những vấn đề về quản lý mơn học ❖ Lịch trình giảng Buổi Nội dung Cơng việc chuẩn bị 11 - C5: Phân tích hệ thống - C6: Thiết kế hệ thống 12 - Chuẩn bị bài tập - Bài tập chương 5 + 6 13 - C7: Thực hiện và vận hành hệ thống 14 - Ơn tập 15 - Thi hết mơn 6
7. Những vấn đề về quản lý mơn học ❖ Đánh giá kết quả Bài tập, phát biểu (+2: Max) Kiểm tra giữa học kỳ (30%) Kết quả cuối cùng Thi hết mơn (70%) 7
8. Câu hỏi? About me Question? The unit Assessment 8
9. Chương 1: Tổng quan về HTTTKT Lý thuyết về hệ thống Hệ thống thơng tin kế tốn Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn Quy trình xử lý Cơng cụ mơ tả hệ thống 9
10. HỆ THỐNG là tập hợp hai hay nhiều thành phần liên kết với nhau để đạt được mục tiêu chung. Ví dụ? 10
11. HỆ THỐNG Đầu vào Xử lý Đầu ra Phản hồi 11
12. HỆ THỐNG THƠNG TIN Dữ liệu Thơng tin Đầu vào Xử lý Đầu ra Phản hồi 12
13. Dữ liệu Vs Thơng tin ❖Dữ liệu là những sự kiện, hình ảnh, con số chưa cĩ ý nghĩa phù hợp với người sử dụng ❖Thơng tin là dữ liệu đã được xử lý và cĩ ý nghĩa và hữu ích đối với người sử dụng 13
14. 11011101010010100100011101001010100100100100100100100101001 01010010011101011010010101001011010101101010011101101111011 01110101001010010001110100101010010010010010010010010100101 01001001110101101001010100101101010110101001110110111101101 11010100101001000111010010101001001001001001001001010010101 00100111010110100101010010110101011010100111011011110110111 0101001010010001110100101010010010010010010010010100101010 01001110101101001010100101101010110101001110110111101101110 1010010100100011101001010100100100100100100100101001010100 10011101011010010101001011010101101010011101101111011011101 0100101001000111010010101001001001001001001001010010101001 00111010110100101010010110101011010100111011011110110111010 1001010010001110100101010010010010010010010010100101010010 0111010110100101010010110101011010100111011011110 14
15. Đặc điểm của thơng tin hữu ích Thơng tin hữu ích Đầy đủ Trung thực Kịp thời 15
16. ĐẶC TÍNH CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN MƠI TRƯỜNG Khách hàng Nhà cung cấp HTTT trong doanh nghiệp Đầu vào Xử lý Đầu ra Phản hồi Cơ quan chức năng Cổ đơng Đối thủ cạnh tranh 16
17. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG DN Sales/ Sản xuất Marketing AIS Nhân sự Tài chính 17
18. HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu từ các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh trong một tổ chức thành thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định 18
19. Chức năng của HTTTKT (đối với DN) 1 2 3 Thu thập và Xử lý dữ liệu Kiểm sốt các lưu trữ dữ liệu thành thơng nguồn lực về các sự kiện tin hữu ích trong doanh và nghiệp vụ phục vụ cho nghiệp trong doanh việc ra quyết nghiệp định 19
20. Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn Đối tượng sử dụng và mục tiêu Hệ thống Hệ thống thơng tin kế thơng tin kế tốn tài chính tốn quản trị 20
21. Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn Phương thức xử lý Hệ thống Hệ thống thơng tin kế thơng tin kế tốn thủ cơng tốn trên nền máy tính 21
22. Mơ hình xử lý của HTTTKT (KTTC) Chứng từ Nhật ký, sổ chi tiết Sổ cái Bảng cân đối Báo cáo tài chính phát sinh 22
23. Mơ hình xử lý của HTTTKT (KTQT) ROI=20%, I = 1,000Mil Director S=800Mil (800 units) Sale Purchasing Acc Dep’t Manufacturing Dep’t Dep’t E=40mil E=40mil Store 1 Store 2 Store 3 Plan 1 Plan 2 S1=500Mil S2=200Mil S3=100Mil Cost? Exp=50mil Exp=20Mil Exp=10Mil 23
24. Tại sao phải học HTTTKT? HTTTKT CPA ACCA Cơng việc 24
25. Cơng cụ mơ tả hệ thống (lưu đồ) ❖Mục tiêu ▪ Đọc và hiểu hệ thống khi được mơ tả bằng lưu đồ chứng từ ▪ Đọc và hiểu hệ thống khi được mơ tả bằng lưu đồ chứng từ ▪ Mơ tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ 25
26. Tình huống: Quy trình thu tiền bán chịu ❖ Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo giấy báo chuyển tiền của cơng ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh tốn, số phiếu thu vào giấy báo chuyển tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển giấy báo chuyển tiền cho kế tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đĩng dấu xác nhận. Sau đĩ chuyển 1 phiếu thu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự. 26
27. Tình huống: Quy trình thu tiền bán chịu ❖ Kế tốn phải thu nhận giấy báo chuyển tiền nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế tốn kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, sau đĩ nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hĩa đơn cịn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh tốn làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hĩa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh tốn và chuyển cho kế tốn tổng hợp để ghi sổ cái. ❖ Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đĩ chuyển tiền cho ngân hàng. 27
28. Câu hỏi đặt ra Ai tham gia vào quá trình trên? Chứng từ luân chuyển như thế nào? Phần mềm xử lý ra sao? Tính kiểm sốt? 28
29. Lưu đồ (Flow chart) là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ, mô tả trình tự xử lý, trình tự vận hành của hệ thống. Lưu đồ là một trong những công cụ thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống 29
30. Biểu tượng dùng trong lưu đồ (căn bản) Nhập/ Xuất Quá trình xử lý Dòng lưu chuyển Ghi chú 30
31. Biểu tượng trong lưu đồ (nhập xuất) Thẻ đục lỗ Lưu trữ trực tuyến Băng từ Băng đục lỗ Đĩa từ 31
32. Biểu tượng trong lưu đồ (nhập xuất) Chứng từ Nhập liệu thủ công Hiển thị trên màn hình Lưu trữ thủ công 32
33. Biểu tượng trong lưu đồ (xử lý) Xử lý tự Quyết định động Chuẩn bị Xử lý thủ trước khi xử lý công 33
34. Biểu tượng trong lưu đồ (khác) Kết nối Kết nối sang trang Trạm đầu mô hình song cuối (máy song tính, ) 34
35. Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) Kế tốn tiền Thủ quỹ A KH Quá trình thu tiền Lập Phiếu thu Phiếu phiế thu u Ghi thu Xác nhật nhận, ghi Sổ quỹ ký Phiếu sổ thu Phiếu thu Sổ quỹ Phiếu Kế tốn A thu cơng nợ N KH 35
36. Lưu đồ hệ thống (System Flowchart) Nhập đơn đặt hàng Đơn đặt của khách hàng hàng Hiện thị Nhập vào khi Tập tin PM nhập HTKho Cập nhật đơn hàng Tập tin KH Tập tin Đơn đặt hàng N đơn hàng đã xử lý 36
37. Cách vẽ lưu đồ chứng từ ❖Mơ tả hệ thống hiện hành ▪ Bước 1: Mơ tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mơ tả ▪ Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đĩ Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy báo chuyển tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu Nhân viên BH Ghi số tiền, số hĩa đơn, số phiếu thu vào giấy báo chuyển tiền Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng 37
38. Cách vẽ lưu đồ chứng từ ❖ Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mơ tả ở bước 2 ▪ Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hĩa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính tốn, tổng hợp ▪ Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể khơng phải là hoạt xử lý dữ liệu ▪ Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng khơng phải là hoạt động xử lý dữ liệu 38
39. Cách vẽ lưu đồ chứng từ ❖Vẽ lưu đồ ▪ Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột • Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ • Các cột được sắp xếp sao cho dịng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải ▪ Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột • Đọc lại bảng mơ tả lần lượt từng hoạt động • Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thơng tin từ trên xuống dưới • Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. 39
40. Cách vẽ lưu đồ chứng từ ❖Vẽ lưu đồ ▪ Bước 6: Hồn thành lưu đồ • Nối các kí hiệu thành phần bằng các dịng thơng tin • Sử dụng các dấu nối khi dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc • Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau cĩ thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) • Các chứng từ khơng thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc • Cách duy nhất để cĩ lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thơng qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) 40