Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 4: Kỹ năng thuyết trình - Đoàn Thị Hồng Vân

Nội dung text: Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 4: Kỹ năng thuyết trình - Đoàn Thị Hồng Vân

1. Chương 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH PGS.TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN
2. Nội dung nghiên cứu: • Tổ chức một buổi thuyết trình thành công. • Thu hút sự chú ý của khán thính giả. • Sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả.
3. 4.1. Tổ chức một buổi thuyết trình thành công. Để có những buổi thuyết trình thành công, cần phải: biết mình, biết người, biết chọn chủ đề thuyết trình phù hợp, xây dựng đề cương bài nói một cách khoa học, rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng các công cụ phụ trợ một cách hiệu quả, làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của mình.
4. Quy trình TOPP Quy trình TOPP (The Oral Presentation Process) gồm 5 giai đoạn: • Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả. • Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình. • Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình. • Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình. • Giai đoạn 5: Thuyết trình thử.
5. Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả • Cần xác định rõ khán thính giả của bạn là ai? • Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn? • Hãy chú ý đến câu hỏi: “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi?” (What’s in it for me – WIIFM) – câu hỏi mà người nghe luôn đặt ra trong suốt quá trình nghe bạn nói. (Câu hỏi thảo luận 1, tr.111)
6. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC, trong đó: • Analyse • Brainstorm • Choose
7. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình (tt) • Analyse – phân tích để xác định rõ chủ đề và nội dung chính của bài thuyết trình. • Brainstorm – động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc thuyết trình. • Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù hợp nhất cho bài diễn văn và những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài. (Câu hỏi thảo luận 2 và 3, tr. 113 và 114)
8. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình • Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình. • Hãy xác định bạn sẽ mở đầu, phát triển và kết thúc bài thuyết trình như thế nào. • Hãy hạ bút viết những điều bạn dự định thuyết trình ra giấy.
9. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình (tt) Các cách trình bày có thể lựa chọn: • Chữ cái ưu tiên (Acrostic). • Theo thứ tự tăng hay giảm dần (Ascending/Descending). • So sánh và đối chiếu (Comparison and Contrast). • Theo trình tự thời gian (Chronological). • Nguyên nhân và kết quả (Cause and Effect).
10. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình (tt) • Chung đến riêng/ từ tổng quát đến cụ thể/ từ rộng đến hẹp (General to Specific). • POP (Problem, Options, Proposal). • Vấn đề và giải pháp (Problem and Solution). • Sắp xếp theo không gian (Spatial). (xem chi tiết tr. 115 – 118) (Câu hỏi thảo luận 4, tr.118)
11. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình (tt) Bố cục một bài diễn thuyết: • Phần giới thiệu (hay phần mở đầu). • Phần thân bài. • Phần kết luận. (Xem chi tiết tr. 118 – 121)
12. Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình • Hãy đọc bài diễn văn đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe. Lắng nghe ý kiến phản hồi về bài thuyết trình. Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất lượng của bài thuyết trình: bài có hay không? Có dễ hiểu không? Có khả năng cuốn hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục.
13. Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình (tt) • Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình. Chú ý: sử dụng các biện pháp tu từ để chuốt lại bài diễn văn cho hay hơn, đẹp hơn. • Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn.
14. Giai đoạn 5: Thuyết trình thử Chuẩn bị về mặt ngôn ngữ: • Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công chúng. • Hãy chèn thêm những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao. • Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt không cần làm việc này).
15. Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt) • Thuyết trình thử kết hợp với các thẻ gợi ý (nếu có). Và những slide đã được chuẩn bị. • Hãy suy nghĩ bạn sẽ mặc gì, trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuẩn bị trang phục cho buổi thuyết trình đó; • Tổng hợp lại tất cả. Hãy tưởng tượng bạn đang diễn thuyết trước công chúng và tập dượt lại một lần nữa.
16. Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt) Chuẩn bị về ngôn ngữ cơ thể: Những điều nên làm: • Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp. • Người đứng thẳng, phần trên hướng về phía khán giả, thể hiện sự tự tin, nhiệt tình. • Đưa tay ra, cử động tay một cách chủ động (có thể dang rộng hai tay, thể hiện sự tự tin, cởi mở hoặc giơ một tay khi cần nhấn mạnh một điểm nào đó) để lôi cuốn khán giả chú ý lắng nghe. • Luôn kiểm soát được mọi cử động của cơ thể. Kiểm soát được bài nói.
17. Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt) Những điều nên tránh: • Đứng im, mặt tái nhợt, tay chân run lập cập, thể hiện sự mất bình tĩnh, không tự tin, quá căng thẳng. • Tay để trong túi quần, túi áo thể hiện sự thiếu nhiệt tình, hoặc làm cao, không tạo được sự gần gũi với người nghe. • Hai tay để sau lưng, hoặc thu trước bụng, người đung đưa liên tục thể hiện sự thiếu tự tin, tư duy không mạch lạc, không làm chủ được bài nói.
18. Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt) Những điều nên tránh(tt) • Không kiểm soát được mọi hành động của cơ thể: đầu cúi gằm, mắt nhìn chằm chằm vào slide, vào màn hình, vào bài viết đã chuẩn bị sẵn và đọc như máy một cách vô cảm, không biết điều gì diễn ra xung quanh; Hoặc đứng một cách vô thức, tuỳ tiện, chân co chân duỗi, tì cả người vào bàn, hay bục giảng, (xem hình 4.6). • Nhìn lên trần nhà, nhìn vào tường, không dám nhìn vào khán giả, nhăn trán suy nghĩ, nhưng nghĩ mãi không ra
19. Hình thức bề ngoài khi thuyết trình: • Một phong thái tự tin, đĩnh đạc, giọng nói rõ ràng, mạch lạc, truyền cảm. • Trang phục chỉnh tề lịch sự, được ủi (là) phẳng phiu, cẩn thận, phù hợp với lứa tuổi của người thuyết trình. Lưu ý: Thuyết trình viên nên ăn mặc chỉnh tề hơn khán giả. • Đầu tóc gọn gàng, phụ nữ nên trang điểm nhẹ.
20. Hình thức bề ngoài khi thuyết trình-tt • Trước khi khán giả đến, nên đến tận nơi quan sát hiện trường, thử âm thanh, ánh sáng, công cụ hỗ trợ nghe nhìn để chọn chỗ đứng và thế đứng gây ấn tượng tốt nhất. • Sau khi được giới thiệu, hãy tiến đến vị trí đã chọn trước để diễn thuyết, đi một cách tự tin, người thẳng, đầu ngẩng cao, miệng mỉm cười, giao tiếp bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói một cách tự tin.
21. 4.2. Thu hút sự chú ý của khán thính giả • Sử dụng thuật hùng biện hoặc phép tu từ (Rhetorie or Word Painting). • Sử dụng ngôn ngữ cơ thể • Chất lượng giọng nói (Xem bảng tr. 140)
22. 4.3. Sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả. • Slide sử dụng trong thuyết trình • Những lưu ý khi sử dụng Power Point và Projectors (xem bảng tr. 143 – 144). • Những lưu ý khi sử dụng Overhead (xem bảng tr. 145-146).
23. Bài tập nhóm: Mỗi nhóm chọn một chủ đề nghiên cứu (một mặt hàng hoặc một thị trường) vận dụng quy trình TOPP để chuẩn bị thuyết trình và thuyết trình trước lớp.