Bài giảng Đặc điểm tâm lý hoạt động quản lý - Ngô Minh Tuấn

79 trang ngocly 3320

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Đặc điểm tâm lý hoạt động quản lý - Ngô Minh Tuấn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_dac_diem_tam_ly_hoat_dong_quan_ly_ngo_minh_tuan.pptx

Nội dung text: Bài giảng Đặc điểm tâm lý hoạt động quản lý - Ngô Minh Tuấn

ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ PGS.TS NGÔ MINH TUẤN
NỘI DUNG I. Đặc điểm tâm lý hoạt động quản lý II. Các chức năng quản lý, những vấn đề tâm lý của quá trình thực hiện các chức năng quản lý III.Vai trò của người quản lý
I. ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
I. ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ HĐQL 1. Sự nặng nề và căng thẳng trong hoạt động 2. Sự đa dạng, khác biệt và không liên tục 3. Thường xuyên tương tác với đồng sự và những người bên ngoài tổ chức 4. Thường xuyên tương tác đối mặt và giao tiếp thông qua lời nói 5. Quá trình ra quyết định mang tính tình huống và chính trị 6. Tính thích ứng trong hoạch định quản lý
1. SỰ NẶNG NỀ VÀ CĂNG THẲNG TRONG HOẠT ĐỘNG • Lao động của người QL là lao động tri thức – một công việc nặng nề. Áp lực và đòi hỏi luôn đè nặng lên người QL • Quá tải là đặc điểm phổ biến trong hoạt động của người QL. Họ luôn phải tìm kiếm, thu nhận, xử lý thông tin, quan hệ với nhiều người với tính chất khác nhau
2. SỰ ĐA DẠNG, KHÁC BIỆT VÀ KHÔNG LIÊN TỤC • Người QL phải thực hiện rất nhiều hoạt động cụ thể trong một ngày làm việc. Số lượng các hoạt động khác nhau tăng lên ở những cấp thấp, thời gian cho mỗi hoạt động rất ngắn • Hoạt động của người QL có xu hướng bị “ngắt” ra thành từng đoạn, không liên tục và rất khác biệt
3. THƯỜNG XUYÊN TƯƠNG TÁC VỚI ĐỒNG SỰ VÀ NHỮNG NGƯỜI BÊN NGOÀI TỔ CHỨC • Người QL tập trung chủ yếu vào quan hệ giữa họ cấp dưới song họ còn cần rất nhiều thời gian cho quan hệ với đồng sự và những người bên ngoài tổ chức • Cấp quản lý càng cao, số lượng mối liên hệ bên ngoài càng lớn, thời gian càng nhiều
4. THƯỜNG XUYÊN TƯƠNG TÁC ĐỐI MẶT VÀ GIAO TIẾP THÔNG QUA LỜI NÓI • Người QL thực hiện công việc qua: thông điệp viết; thông điệp qua điện thoại; họp định kì; họp đột xuất; tham quan, khảo sát • Người QL thường thích sử dụng giao tiếp qua lời nói để đạt tới thông tin như qua điện thoại, họp
4. THƯỜNG XUYÊN TƯƠNG TÁC ĐỐI MẶT VÀ GIAO TIẾP THÔNG QUA LỜI NÓI • Giao tiếp qua lời nói là một phương tiện tốt để gây tác động, ảnh hưởng, thuyết phục, truyền cảm đồng thời còn được hỗ trợ bởi các phương tiện phi ngôn ngữ • Giao tiếp qua lời nói giúp người QL duy trì, phát triển các mối quan hệ
5. QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH MANG TÍNH TÌNH HUỐNG VÀ CHÍNH TRỊ • Quyết định là những chủ trương, kế hoạch, biện pháp tổ chức, điều hành, chỉ huy, quản lý có định hướng, mục đích rõ ràng • Quá trình ra quyết định là phức tạp, mang tính tình huống và tính xúc cảm
5. QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH MANG TÍNH TÌNH HUỐNG VÀ CHÍNH TRỊ •Quá trình ra quyết định luôn mang tính chính trị: Các quyết định quan trọng luôn đòi hỏi sự đồng tình, ủng hộ, giúp đỡ của nhiều người khác nhau, ở các cấp khác nhau
6. TÍNH THÍCH ỨNG TRONG HOẠCH ĐỊNH QUẢN LÝ • Phần lớn những hoạch định là phi chính thức và mang tính thích ứng • Hoạch định là một quá trình chính thức của các mục tiêu, chiến lược, chính sách, ngân sách từ cấp trên xuống cấp dưới trong hệ thống thứ bậc của tổ chức
6. TÍNH THÍCH ỨNG TRONG HOẠCH ĐỊNH QUẢN LÝ • Người QL luôn phát triển các kế hoạch, mục tiêu liên quan đến nghĩa vụ của họ • Người QL luôn bắt đầu công việc bằng xây dựng các kế hoạch • Phần lớn các kế hoạch chiến lược quan trọng được xây dựng trên cơ sở phỏng đoán, dự báo và mang màu sắc cảm tính
II. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ, NHỮNG VẤN ĐỀ TÂM LÝ CỦA QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
II. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ, NHỮNG VẤN ĐỀ TÂM LÝ CỦA QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ • Chức năng QL là hình thức tồn tại của các tác động QL, là hình thái biểu hiện sự tác động có mục đích của chủ thể QL tới đối tượng QL Kế hoạch Tổ chức hóa Chức năng quản lý cơ bản Chỉ đạo, Kiểm tra Lãnh đạo
1. KẾ HOẠCH HÓA VÀ VẤN ĐỀ TÂM LÝ TRONG THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HÓA • Kế hoạch hóa là chức năng đầu tiên, khởi nguồn của mọi chức năng QL khác • Nhờ kế hoạch, người QL biết phải tổ chức nhân sự, các nguồn lực khác, chỉ dẫn, lãnh đạo cấp dưới hành động, đưa tổ chức hướng tới đúng mục tiêu và biết khi nào đạt được mục tiêu
1. KẾ HOẠCH HÓA VÀ VẤN ĐỀ TÂM LÝ TRONG THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HÓA • Mục tiêu là trạng thái tương lai, tiêu điểm tương lai, kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới • Ý nghĩa của mục tiêu: định hướng hoạt động, tập trung các nỗ lực, chỉ dẫn cho kế hoạch hóa và ra quyết định, đánh giá
1. KẾ HOẠCH HÓA VÀ VẤN ĐỀ TÂM LÝ TRONG THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HÓA Mục tiêu Kế hoạch Mục tiêu Kế hoạch chiến lược chiến lược Mục tiêu Kế hoạch chiến thuật chiến thuật Mục tiêu tác Kế hoạch tác nghiệp nghiệp
CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH Làm rõ mục Xác định mục Phân tích môi tiêu, chiến tiêu trường lược hiện tại Xác đinh mở Xác định các rộng những Phân tích vận hội, nguy biến đổi chiến nguồn lực cơ chiến lược lược Đo lường, Ra quyết định kiểm tra tiến chiến lược bộ
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ TRONG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN • Thông tin là phương tiện để thống nhất hoạt động của hệ thống QL, phương tiện cung cấp đầu vào cho hệ thống QL, thay đổi cách ứng xử và tác động lên sự thay đổi • Thu thập, xử lý thông tin là khâu đầu tiên của bất kì HĐQL nào
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ TRONG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN •Thu thập thông tin là quá trình nắm bắt các sự kiện, hiện tượng có liên quan đến quá trình ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định •Xử lý thông tin: phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa
KĨ THUẬT KHI THU THẬP, XỬ LÝ, TỔ CHỨC THÔNG TIN Để có thông tin cần thiết, cần trả lời 2 câu hỏi: 1. Những thông tin nào tôi cần cung cấp cho người đang làm việc với tôi và là chỗ dựa cho tôi? Bằng hình thức nào? Thời gian nào? 2. Những thông tin nào cần thiết cho chính tôi? Thông tin đó lấy từ ai? Bằng hình thức nào? Thời gian nào?
KĨ THUẬT KHI THU THẬP, XỬ LÝ, TỔ CHỨC THÔNG TIN • Nguyên tắc trao đổi thông tin: - Trao đổi thông tin là hoạt động tri giác - Trao đổi thông tin là chờ đợi - Trao đổi thông tin là đưa ra yêu cầu - Trao đổi thông tin vừa đối lập nhau vừa bổ sung cho nhau
KĨ THUẬT KHI THU THẬP, XỬ LÝ, TỔ CHỨC THÔNG TIN •Phương pháp luận cơ bản trong xử lý, tổ chức thông tin - Xác định sự kiện then chốt - Áp dụng khái niệm lý thuyết xác suất hiện đại làm cơ sở cho phương pháp quản lý chất lượng toàn diện
KĨ THUẬT KHI THU THẬP, XỬ LÝ, TỔ CHỨC THÔNG TIN • Phương pháp luận cơ bản trong xử lý, tổ chức thông tin - Xuất phát từ lý thuyết của hiện tượng ngưỡng - Tổ chức thông tin có hiệu quả - Không có sự bất ngờ - Thông tin quan trọng nhất là thông tin về bên ngoài
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ CỦA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ •Quản lý là ra quyết định và sản phẩm của HĐQL chính là các quyết định •Ra quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một phương án hành động trong số những phương án khác nhau
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ CỦA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ •Những nhân tố ảnh hưởng tới quá trình ra quyết định: - Nhân tố thông tin - Nhân tố xã hội - Nhân tố chủ quan của người QL
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ CỦA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ • Khía cạnh TL của ra quyết định: - Quyết định với tính cách là quá trình - Tính chất cá nhân của quyết định - Tác động qua lại của những người tham gia vào ra quyết định - Tiếp nhận quyết định của người thừa hành - Quyết định với tính cách là chương trình hành động của người thừa hành
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ CỦA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ •Khi ra quyết định phải cân nhắc, đánh giá các phương án khác nhau - Trong điều kiện tất định: biết rõ mục tiêu, có đủ thông tin tin cậy, chính xác, đo lường kết quả của mỗi phương án được xem xét
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ CỦA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ • Khi ra quyết định phải cân nhắc, đánh giá các phương án khác nhau - Rủi ro sẽ xảy ra khi không thể tiên đoán kết quả của một phương án, một giải pháp với tính tất định, với sự chắc chắn tuyệt đối - Trong điều kiện bất định: phải đối phó với những điều kiện bên ngoài, không tiên đoán được
NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ CỦA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Trong cả 3 điều kiện trên chỉ ít người QL có được sự rõ ràng về mục tiêu cuối cùng. Trong điều kiện nhiễu động, người QL không rõ cả mục tiêu của quyết định. Nhiễu động cũng xảy ra khi môi trường bên ngoài biến đổi quá nhanh hoặc quá bất định
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH •Bước 1: nghiên cứu tình thế -Xác định vấn đề -Xác định mục tiêu của quyết định -Chẩn đoán nguyên nhân
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH • Bước 2: xây dựng các phương án - Nên hình thành nhiều phương án khác nhau - Có thể dựa vào tri thức, kĩ năng, kinh nghiệm của cá nhân, tham khảo ý kiến của những người có đủ năng lực, sử dụng kĩ thuật công não (brainstorming), chuyên gia để đề xuất phương án
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH *KĨ THUẬT CÔNG NÃO là kĩ thuật giải quyết vấn đề, ra quyết định trong đó mọi người sẽ phát huy tính sáng tạo bằng việc đề xuất thoải mái mọi phương án mà không bị ràng buộc bởi truyền thống hay hiện thực, có thể đề xuất những phương án có vẻ rất phi thực tế, viển vông
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH Các nguyên tắc sử dụng kĩ thuật công não: ✓Không phê phán bất kì ý tưởng nào trong quá trình đề xuất ✓Tự do tư tưởng ✓Đề xuất càng nhiều ý tưởng, giải pháp càng tốt ✓Kết hợp và cải tiến các ý tưởng được đề xuất
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH • Bước 3: đánh giá và lựa chọn các phương án tốt nhất Cần dựa vào các câu hỏi: - Phương án có tính khả thi không? - Phương án có phải là một giải pháp thỏa đáng không? - Những hậu quả có thể xảy ra với “phần còn lại” của tổ chức là gì?
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH •Bước 4: triển khai và theo dõi quyết định -Người QL ở tư thế sẵn sàng hình thành kế hoạch nhằm đối phó với những đòi hỏi và những vấn đề có thể nảy sinh
“MÔ HÌNH DUY LÝ” ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH • Bước 4: triển khai và theo dõi quyết định - Huy động các nguồn lực và phân phối; xây dựng ngân sách và thời gian; phân công trách nhiệm; duy trì báo cáo; thiết lâp các thủ tục điều chỉnh; uốn nắn - Cần kiểm tra lại quyết định, đối phó kịp thời với những tình huống bất ngờ vào lúc khởi đầu, theo dõi, giám sát, động viên
NGUYÊN TẮC GỢI MỞ • A. Tversky, D. Kahneman cho con người thường dựa trên nguyên tắc gợi mở, dựa trên kinh nghiệm để đơn giản hóa việc ra quyết định • Nguyên tắc gợi mở có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định nhưng có thể dẫn tới sai lầm nếu quá tin tưởng chúng hoặc có sẵn định kiến
NGUYÊN TẮC GỢI MỞ •Ba khía cạnh của nguyên tắc gợi mở trong quá trình ra QĐ: - Sự có sẵn - Tính đại diện - Đặc điểm mấu chốt và điều chỉnh
PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐINH •Phương pháp độc đoán: người QL tự ra QĐ, thông báo cho cấp dưới và yêu cầu họ thực hiện •Phương pháp lời nói cuối cùng: người QL cho phép cấp dưới cùng thảo luận, đề xuất giải pháp và dành cho mình quyền “nói lời cuối cùng” về QĐ
PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐINH • Phương pháp nhóm tinh hoa: chọn một vài cấp dưới cùng tham gia vào ra QĐ, sau đó thông báo cho các cấp dưới còn lại thực hiện QĐ • Phương pháp trưng cầu ý kiến: đề xuất một QĐ sau đó trình bày với toàn thể cấp dưới hay với nhóm tinh hoa để lấy ý kiến rồi đi đến QĐ cuối cùng
PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐINH •Phương pháp luật quá bán: lôi cuốn mọi thành viên tham gia vào ra QĐ. QĐ chỉ được ban hành khi có quá nửa số thành viên tán thành •Phương pháp nhất trí tuyệt đối: ban hành QĐ khi toàn thể tổ chức tuyệt đối nhất trí tán thành
MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý KHI RA QUYẾT ĐỊNH •Ý nghĩa giáo dục của QĐ: QĐ ảnh hưởng đến trí tuệ, tình cảm, ý chí của cấp dưới •Điều kiện cụ thể của tổ chức: điều kiện cực đoan (thiếu thời gian, quá tải thông tin)
MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý KHI RA QUYẾT ĐỊNH • Hình thành phạm vi giao tiếp trong công việc - Giao tiếp gần gũi: từ 2 – 5 người khi bàn luận cởi mở vấn đề quan tâm - Giao tiếp thường kì: gồm những người có chức vụ cần gặp đều đặn để thảo luận các vấn đề công tác - Giao tiếp ngẫu nhiên: bao quát tất cả những người có chức vụ và những người bình thường
2. TỔ CHỨC VÀ NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH ❖Tổ chức là một nhóm người có chuyên môn sâu làm việc cùng nhau để thực hiện một nhiệm vụ chung ❖Chức năng tổ chức trong QL là thiết kế cơ cấu các bộ phận sao cho phù hợp mục tiêu tổ chức
2. TỔ CHỨC VÀ NHỮNG KHÍA CẠNH TÂM LÝ TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH ❖Theo E. Dale, chức năng tổ chức gồm: - Lập danh sách các công việc cần làm để đạt mục tiêu - Phân chia toàn bộ công việc thành các nhiệm vụ - Kết hợp các nhiệm vụ một cách logic và hiệu quả - Thiết lập cơ chế điều phối, tạo sự liên kết hoạt động - Theo dõi, đánh giá tính hiệu quả
NHỮNG CƠ SỞ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ❖Cấu trúc tổ chức: ▪Yếu tố cơ bản: - Phân chia công việc (chuyên môn hóa) - Tiêu chuẩn hóa - Điều phối - Quyền hạn chủ yếu là quyền QĐ và hành động
NHỮNG CƠ SỞ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ▪Sơ đồ tổ chức: Mối liên hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí của người QL trong một tổ chức ▪Cấu trúc tổ chức chính thức và không chính thức
NHỮNG CƠ SỞ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ❖Phân chia bộ phận: phân chia và giao công việc cho một nhóm chuyên biệt nào đó trong tổ chức Phân chia theo chức năng chia Phân chia theo địa dư phân Phân chia bộ phận theo sản phẩm hay dịch vụ loại Phân chia theo “ma trận” Các
PHÂN CHIA THEO CHỨC NĂNG • Nâng cao chuyên môn hóa kĩ năng Ưu • Giảm sự trùng lặp điểm • Đẩy mạnh phát triển nghề nghiệp • Tạo thuận lợi cho chia sẻ kinh nghiệm • Phát triển kĩ năng giải quyết vấn đề • Nhấn mạnh vào công việc quen thuộc Nhược • Giảm sự truyền thông giao tiếp điểm • Có thể gây mâu thuẫn cho những ưu tiên về công việc–sản phẩm–dịch vụ giữa các bộ phận
PHÂN CHIA THEO ĐỊA DƯ • Tiết kiệm thời gian, nguồn lực • Phát triển khả năng giải quyết vấn đề một Ưu cách nhất quán trên một địa bàn điểm • Hiểu rõ nhu cầu đối tượng • Phương pháp phục vụ thống nhất cho nhiều địa bàn • Trùng lặp chức năng ở nhiều nơi nhưng khó đảm bảo được thực hiện thống nhất Nhược • Có thể xuất hiện mâu thuẫn giữa mục tiêu bộ điểm phận-mục tiêu tổng thể • Có thể xuất hiện sự nới rộng những quy tắc, hướng dẫn • Khó phổ biến trao đổi kinh nghiệm, tri thức
PHÂN CHIA THEO SẢN PHẨM HAY DỊCH VỤ • Thích ứng với những biến đổi nhanh; cho phép thấy rõ hơn kết quả Ưu • Khuyến khích quan tâm đến nhu cầu đối điểm tượng phục vụ • Xác định rõ trách nhiệm mỗi bộ phận • Phát triển trình độ quản lý đa chức năng • Khó sử dụng hiệu quả nguồn lực và các kĩ năng của các thành viên Nhược • Bất lợi cho điều phối hoạt động qua các điểm tuyến dịch vụ hay sản xuất • Gây cạnh tranh; hạn chế sáng tạo với sản phẩm đơn lẻ • Hạn chế năng lực di chuyển nghề nghiệp
PHÂN CHIA THEO “MA TRẬN” • Tạo điều kiện linh hoạt cho QL lựa chọn nhân sự cho dự án Ưu • Khuyến khích hợp tác liên bộ nhanh • Phát triển các vai trò thông tin, liên nhân điểm cách và QĐ của người QL dự án • Lôi cuốn và thử thách nhiều thành viên • Đòi hỏi tri thức chuyên môn hóa • Trả giá cao về nhiều phương diện khi triển khai Nhược • Đòi hỏi cao về kĩ năng liên nhân cách điểm • Có khả năng khuyến khích kĩ năng “chính trị” thay vì kĩ năng QL • Dễ làm cấp dưới lúng túng, nản chí
NHỮNG CƠ SỞ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ❖Điều phối: quá trình tích hợp, liên kết mọi bộ phân của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung ❖Quyền hạn: quyền ra QĐ, quyền hành động ▪ Quyền hạn bao giờ cũng kèm theo nghĩa vụ và trách nhiệm ▪ Người QL không chỉ có nghĩa vụ thực hiện một số nhiệm vụ nhất định mà còn có nghĩa vụ giám sát HĐ của thuộc cấp ▪ Trách nhiệm là giao điểm của quyền hạn và nghĩa vụ
THIẾT KẾ TỔ CHỨC • Quá trình lựa chọn một cấu trúc tổ chức phù hợp với chiến lược đã chọn và môi trường đã có. Đây là vấn đề sống còn với tổ chức • Chu kì phát triển một tổ chức gồm Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn phát triển Giai đoạn phát triển hình thành “thanh chín muồi vững vàng xuân”
THIẾT KẾ TỔ CHỨC •Hoạt động tổ chức còn được dùng với nghĩa chuyên môn hẹp với tính chất hoạt động đặc trưng của người QL hoàn thành chu trình QL theo từng nhiệm vụ cụ thể
THIẾT KẾ TỔ CHỨC • Hoạt động tổ chức có các chức năng: - Khách quan hóa QĐ được xây dựng bởi người QL - Truyền đạt có mục đích, có định hướng cho cấp dưới và phân công nhiệm vụ - Đảm bảo sự tác động QL đầy đủ và cần thiết đến cấp dưới - Hỗ trợ đảm bảo các phương tiện cần thiết, điều kiện thuận lợi cho cấp dưới - Đảm bảo điều chỉnh cần thiết để kết quả lao động của cấp dưới phù hợp với QĐ
3. CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO Chỉ đạo – Lãnh đạo là khả năng người QL gây ảnh hưởng, động viên và chỉ dẫn cấp dưới đạt mục tiêu mong muốn của tổ chức
3. CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO Các kĩ năng cần có: - Phân quyền: chia sẻ sự điều hành, kiểm soát với cấp dưới - Trực cảm: nhạy cảm trong phân tích, xem xét, soát tình thế, dự đoán những biến đổi, hình thành niềm tin - Tự hiểu mình: nhận ra mặt mạnh, yếu của bản thân; phát huy mặt mạnh, khắc phục mặt yếu, tiếp thu đánh giá của mọi người
3. CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO Các kĩ năng cần có: - Tầm nhìn: khả năng hình dung về một tình thế tốt hơn hiện tại; nhận biết các con đường, biện pháp để đạt tình thế đó tốt hơn - Thống nhất giá trị: hiểu được những nguyên tắc chủ đạo của tổ chức; giá trị của mỗi thành viên, biết cách làm chúng thống nhất
NHỮNG ĐIỂM CHÚ Ý KHI THỰC HIỆN CHỨC NĂNG CHỈ ĐẠO – LÃNH ĐẠO • Chỉ đạo bằng cách động viên, truyền cảm hứng cho cấp dưới suy nghĩ về các vấn đề theo tư duy mới • Người QL cần xác định mình là con người của sự biến đổi, dám mạo hiểm một cách khôn ngoan, tin tưởng quần chúng, nhạy cảm trước nhu cầu của họ, có khả năng giao kết các quan điểm của quần chúng, tin vào trực cảm của quần chúng • Người QL phải dùng quyền lực để chỉ dẫn, chỉ đạo, chỉ huy cấp dưới
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪ Là nỗ lực có hệ thống nhằm xác định những chuẩn mực thành tựu khi đối chiếu với các mục tiêu đã được kế hoạch hóa, thiết kế một hệ thống thông tin phản hồi; so sánh thành tựu đạt được với chuẩn mực đã định; xác định những lệch lạc nếu có; tiến hành những hành động cần thiết
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪Mục đích của kiểm tra: nhằm thúc đẩy, phát triển tổ chức, cá nhân, điều chỉnh QĐ nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu QL và để đánh giá ▪Kiểm tra còn đề cao trách nhiệm của người thực hiện QĐ; phát hiện sai sót, lệch lạc; phát hiện gương tốt, kinh nghiệm tốt; phát hiện khả năng, tiềm lực chưa được tận dụng
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪Phân loại kiểm tra: •Theo mức độ chủ động của người QL, có 2 loại: -Kiểm tra phòng ngừa -Kiểm tra uốn nắn
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪Phân loại kiểm tra: • Theo cách tiếp cận “kiến thiết”, có 4 loại: - Kiểm tra trước hành động - Kiểm tra đón đầu (kiểm tra Cybernetic) - Kiểm tra sàng lọc (kiểm tra có/không) - Kiểm tra sau hành động
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪Các chức năng của kiểm tra: •Liên hệ ngược: đem lại cho người QL thông tin về mức độ kịp thời, chính xác của QĐ từ đó có điều chỉnh cần thiết, kịp thời
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪Các chức năng của kiểm tra: • Định hướng: - Kiểm tra tinh thần chuẩn bị cho cấp dưới - Kiểm tra giai đoạn bắt đầu công việc - Kiểm tra dự phòng • Động viên • Tổ chức
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪Nguồn kiểm tra -Kiểm tra từ ngoài tổ chức (Thanh tra) -Kiểm tra của tổ chức -Kiểm tra theo bộ phận -Tự kiểm tra của cá nhân
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA ▪ Xây dựng hệ thống kiểm tra (W. H. Newman) - Bước 1: Xác định kết quả mong muốn - Bước 2: Xây dựng bộ công cụ dự báo kết quả (Đo đầu vào, kết quả của những bước trước, các triệu chứng, sự biến đổi trong những điều kiện giả định) - Bước 3: Xây dựng chuẩn mực với công cụ tiên đoán và các kết quả - Bước 4: Hình thành mạng lưới thông tin và liên hệ ngược - Bước 5: Đánh giá thông tin và hành động sửa chữa
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA Để xây dựng một hệ thống kiểm tra hiệu quả cần: • Có các kiểu thước đo: Các chuẩn mực mang tính lịch sử, chuẩn mực ngoại lai, chuẩn mực tiền định, chuẩn mực kĩ thuật, chuẩn mực năng xuất lao động, chuẩn mực chủ quan • Số lượng các thước đo: Có đủ các thước đo thành tựu để biết trước, phòng tránh sai lệch
4. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ TRONG KIỂM TRA Để xây dựng một hệ thống kiểm tra hiệu quả cần: • Quyền hạn hình thành thước đo và chuẩn mực: Có sự tham gia hoặc không tham gia của người được kiểm tra • Tính linh hoạt của chuẩn mực: Chuẩn mực phù hợp với hoàn cảnh, bộ phận khác nhau • Tần xuất của đo lường: Phụ thuộc bản chất công việc được kiểm tra • Định hướng vào thông tin phản hồi: Bao gồm cả thông tin phản hồi về kết quả kiểm tra cho cấp dưới
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ 1.Nhóm các vai trò tương tác - Vai trò người đại diện: Người QL đứng đầu tổ chức có trách nhiệm phải thực hiện một số nhiệm vụ mang tính biểu tượng, tính xã hội và pháp lý
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ 1. Nhóm các vai trò tương tác - Vai trò lãnh đạo: Người QL có nghĩa vụ làm cho HĐ của đơn vị mình ăn khớp với HĐ của tổ chức để đạt mục tiêu chung - Vai trò liên lạc: Người QL phải mở rộng quan hệ với bên ngoài tổ chức, thiết lập, duy trì quan hệ bên ngoài, bên trong tổ chức để có các thông tin cần thiết
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ 2. Nhóm các vai trò thông tin - Vai trò hiệu thính viên: Người QL phải tìm kiếm, thu nhận, xử lý, sàng lọc thông tin
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ 2. Nhóm các vai trò thông tin - Vai trò cung cấp thông tin: Tiếp cận với những nguồn thông tin khác nhau mà cấp dưới không có, biết cần chia xẻ thông tin thế nào, khi nào, cho ai - Vai trò phát ngôn: Trình bày những thông tin về tình trạng của tổ chức với nhiều người, nhất là những người có liên quan ngoài tổ chức
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ 3. Nhóm các vai trò quyết định Là nhóm vai trò quan trọng nhất - Vai trò khởi xướng: Khởi xướng, thiết kế các của tổ chức - Vai trò giữ trật tự: Giải quyết những khủng hoảng đột biến, tình huống bất ngờ
III. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ 3. Nhóm các vai trò quyết định Là nhóm vai trò quan trọng nhất - Vai trò phân bố nguồn lực: Phân bố nguồn lực tài chính, nhân lực, nguyên vật liệu,máy móc, trang thiết bị - Vai trò thương thảo: Tham gia quá trình đàm phán