›
›

Tài liệu B.A.S hệ thống kế toán doanh nghiệp

doc 62 trang ngocly 3600
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu B.A.S hệ thống kế toán doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • doctai_lieu_b_a_s_he_thong_ke_toan_doanh_nghiep.doc

Nội dung text: Tài liệu B.A.S hệ thống kế toán doanh nghiệp

  1. TÀI LIỆU B.A.S HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Trang 1/ 62
  2. Mục lục Mục lục 2 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP 3 HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN 3 “B.A.S.” 3 1 Sơ đồ vận hành: 4 a. Kế toán mua hàng: 4 b. Kế toán bán hàng: 4 c. Kế toán thu chi 5 d. Kế toán kho 5 e. Kế toán tiền lương: 5 f. Kế toán tồng hợp 5 g. Quản lý tài sản : 6 h. Quản lý hoạt động sản xuất 6 i. Thiết lập hệ thống báo cáo: 6 1. Phân quyền người dùng: 6 2- Quản trị hệ thống: 9 Thay đổi ngày làm việc, chọn “Lưu” để chấp nhận ngày làm việc mới 10 3- Cập nhật số liệu: 11 Các nội dung chi tiết: 12 Việc tìm kiếm các tài khoản tương tự như tìm kiếm chi tiết vật tư hay đối tượng công nợ 13 b. Danh mục loại vật tư, hàng hoá: 15 c. Danh mục chi tiết vật tư - hàng hoá – thành phẩm. 15 d. Số dư tồn kho đầu kỳ 17 e. Phiếu nhập kho: 19 f. Phiếu xuất kho: 21 Sử dụng giống như “Phiếu nhập kho” 22 g. Phiếu chuyển kho nội bộ: 23 Thực hiện nghiệp vụ uỷ nhiệm chi thông qua hệ thống ngân hàng 38 Thực hiện nghiệp vụ chi tiền thông qua tài khoản tại ngân hàng 39 Chọn mục “Tổng hợp” ở menu bên trái 46 Hoặc dùng phiếu nội bộ để kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng; 47 Sau khi thực hiện xong thì Người sử dụng Click vào “Hoàn tất” 50 HỆ THỐNG BÁO CÁO 53 Người sử dụng chọn theo Tháng, Quý hoặc năm 59 NÊN & KHÔNG NÊN 62 Trang 2/ 62
  3. GOLDEN LAND GROUP COMPANY GIỚI THIỆU PHẦN MỀM HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN “B.A.S.” Business Accounting System  Phần mềm kế toán BAS được thiết kế theo Thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài Chính: Qui định về tiều chuẩn và điều kiện của Phần mềm kế toán;  Phần mềm kế toán BAS được cập nhật nội dung theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính (dùng cho DN vừa và nhỏ) và theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính (dùng cho DN nhỏ và vừa)  Hỗ trợ thiết lập các báo cáo thuế GTGT theo mẫu của Cơ quan thuế và in báo cáo thuế bằng mã vạch.  Kiểm soát được toàn diện tình hình tài chính - kế toán của Doanh nghiệp.  Thiết kế theo yêu cầu đặc thù của từng Doanh nghiệp.  Sử dụng font chuẩn Unicode  Hệ thống cơ sỡ dữ liệu SQL 2000  Giao diện làm việc: Tiếng Việt – Tiếng Anh – Tiếng Hoa  Ngôn ngữ trên các báo cáo Tiếng Việt – Tiếng Anh – Tiếng Hoa  Hình thức ghi sổ Nhật ký chung/ Nhật ký sổ cái/ Chứng từ ghi sổ  Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Bình quân gia quyền - LIFO- FIFO Trang 3/ 62
  4. I. MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG: Được xây dựng trên mô hình hoạt động chung của các hệ thống kế toán thương mại, dịch vụ và sản xuất đặc thù, hệ thống kế toán B.A.S hoạt động như sau: 1 Sơ đồ vận hành . Diễn giải chi tiết: a. Kế toán mua hàng: Kế toán mua hàng cập nhật và theo dõi các thông tin liên quan đến quá trình mua hàng của đơn vị từ Nhà cung cấp, chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng bao gồm cả mua hàng hoá và dịch vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị: Thiết lập và theo dõi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp; Lưu trữ dữ liệu về Nhà cung cấp, các vật tư, hàng hoá liên quan; Cập nhật thông tin nhận hàng, hoá đơn mua hàng; Cập nhật thông tin về công nợ phải trả cho nhà cung cấp; Thiết lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào; Thiết lập dữ liệu hàng mua vào; Trên cơ sở thông tin mua hàng, hệ thống sẽ tự động tính giá vốn xuất kho bình quân đối với vật tư, hàng hoá được xuất kho hay bán ra; Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, cho phép đưa ra các sổ sách và báo cáo tổng hợp; Kế toán mua hàng bao gồm: o Theo dõi đơn đặt hàng; o Nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; o Theo dõi chi phí dịch vụ phát sinh; o Theo dõi quá trình trả lại hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC về cho Nhà cung cấp. b. Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng cập nhật và theo dõi các thông tin liên quản đến quá trình bán hàng của đơn vị cho khách hàng, quản lý doanh số phát sinh, số lương hàng hoá, dịch vụ bán ra: Nhận đơn đặt hàng và thiết lập hệ thống theo dõi đơn hàng từ khách hàng; Cập nhật thông tin xuất bán hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng; Cung cấp số liệu cho các sổ sách liên quan đến công nợ khách hàng chi tiết và tổng hợp theo yêu cầu quản trị chung; Thiết lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra; Thiết lập dữ liệu hàng bán ra; Trang 4/ 62
  5. Cung cấp thông tin liên quan đến doanh số bán hàng, công nợ, thuế Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, cho phép đưa ra các sổ sách và báo cáo tổng hợp; Kế toán bán hàng bao gồm: o Lập hoá đơn bán hàng, o Lập hoá đơn dịch vụ phát sinh, o Lập thông tin hàng trả về từ khách hàng, c. Kế toán thu chi Module Kế toán thu chi thiết lập và lưu trữ các thông tin liên quan đến hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng với mục tiêu theo dõi dòng lưu chuyển tiền tệ trong đơn vị; đồng thời cung cấp liên kết với các phân hệ mua hàng, bán hàng với mục tiêu theo dõi công nợ của khách hàng và nhà cung cấp Cập nhật phiếu thu, phiếu chi, các phiếu uỷ nhiệm thu, chi, Theo dõi số tiền thu được từ khách hàng, số tiền phải trả cho nhà cung cấp Cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán tổng hợp Kế toán thu, chi bao gồm: o Lập phiếu thu o Lập phiếu chi d. Kế toán kho Module Kế toán kho thiết lập và lưu trữ các thông tin xuất nhập kho, quản lý chi tiết hàng tồn kho, phân loại, tính giá vốn, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về tình hình vật tư, hàng hoá, hiện tại trong kho Cập nhật Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho vật tư, hàng hoá Theo dõi: Nhập- Xuất-Tồn kho hàng hoá, vật tư, nguyên liệu xuất tại mọi thời điểm, Cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán tổng hợp e. Kế toán tiền lương: Module Kế toán tiền lương thiết lập và lưu trữ các thông tin về nhân sự, các mức phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Quản lý và theo dõi biến động về nhân sự, thiết lập bảng lương và kết nối tới module kế toán tổng hợp cho phép định khoản và theo dõi chứng từ. f. Kế toán tồng hợp Module Kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán nội bộ doanh nghiệp, các bút toán điều chỉnh đồng thời chịu trách nhiệm tổng hợp mọi số liệu phát sinh từ các phân hệ kế toán khác nhằm thiết lập hệ thống cơ sỡ dữ liệu cuối cùng phục vụ cho hệ thống thiết lập báo cáo Cập nhật các bút toán nội bộ Cập nhật các phiếu điều chỉnh Trang 5/ 62
  6. Cập nhật giá vốn hàng bán Kết chuyển số liệu cuối kỳ Tổng hợp số liệu cho hệ thống báo cáo g. Quản lý tài sản : Module Quản lý tài sản cho phép đơn vị quản lý chi tiết thông tin tài sản trong doanh nghiệp theo từng phòng ban, từng loại hình tài sản. Module này cho phép theo dõi việc hao mòn và tính khấu hao tài sản theo các công thức đã được định sẳn. h. Quản lý hoạt động sản xuất Module này được thiết kế độc lập hay có thể tích hợp với hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất với yêu cầu tính giá thành cụ thể và chi tiết cho các thành phẩm sản xuất trong đơn vị. Tuỳ thuộc vào yêu cầu đặc thù của từng đơn vị, hệ thống sẽ được khảo sát và thiết kế cụ thể. i. Thiết lập hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo là một module được tích hợp chặt chẽ vào các module trên. Trên cơ sở kho dữ liệu đã được tổng hợp, hệ thống cung cấp công cụ thiết kế các báo cáo theo đặc thù quản lý chi tiết của từng đơn vị; đảm bảo tính linh hoạt và nhanh chóng trong công tác quản lý của doanh nghiệp, Các hệ thống báo cáo thường được phân chia thành: - Các báo cáo tài chính - Các báo cáo thuế - Các sổ sách và báo cáo theo đặc thù quản trị của doanh nghiệp. II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: 1. Phân quyền người dùng: Hệ thống kế toán hỗ trợ đa người dùng, do vậy người quản trị có thể phân quyền sử dụng cho các người dùng hệ thống tuỳ theo yêu cầu sử dụng và quản lý hệ thống; 1.1- Nhóm người sử dụng: Trên menu chính chọn “1.Hệ thống >> 1.Quản trị người sử dụng >> 1.Phân quyền nhóm sử dụng”. Nhóm người sử dụng: thiết lập danh sách các nhóm người sử dụng, mỗi một nhóm người sử dụng sẽ được phân chia sử dụng các chức năng của chương trình tuỳ theo nhu cầu của từng Doanh nghiệp; Trang 6/ 62
  7. Vào chức năng “phân quyền”, ta nhận thấy có 2 hình thức phân quyền sau: Phân quyền nhập liệu: bao gồm hệ thống các chứng từ nhập liệu, các danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ thống kế toán. Mỗi một nhóm người dùng sẽ được phép sử dụng đối với một Trang 7/ 62
  8. số chứng từ nhất định. Ví dụ: Nhóm quản trị có tất cả các chức năng, Nhóm kinh doanh chỉ có chức năng bán hàng, Nhóm kho chỉ có chức năng quản lý kho, Hệ thống báo cáo: Cũng giống như phân quyền nhập liệu. Mỗi một nhóm người dùng sẽ được phép sử dụng đối với một số báo cáo kế toán nhất định được phân chia theo từng nghiệp vụ cụ thể. Người quản trị sẽ lựa chọn, phân quyền sử dụng các báo cáo cho từng nhóm người; đảm bảo tính bảo mật cho số liệu kế toán của doanh nghiệp. 1.2-Danh mục người dùng: Trên menu chính chọn “1.Hệ thống >> 1.Quản trị người sử dụng >> 2.Danh mục người dùng”. Mỗi người dùng sẽ thuộc một nhóm người sử dụng đã được thiết lập và phân quyền ở mục 1.1 Người sử dụng cần lưu ý các thông số sau: - Người dùng: Mỗi 1 người dùng sẽ được Người Quản trị cấp cho 1 tên đăng nhập để đăng nhập hệ thống, như vậy sẽ đảm bảo được tính bảo mật cho từng người sử dụng và lưu ý tên đăng nhập là duy nhất. - Mật khẩu: mỗi một người sử dụng sẽ có mật khẩu riêng để đăng nhập hệ thống - Nhóm: một người dùng phải thuộc một nhóm cụ thể và sẽ có các quyền hạn đã được cấp cho nhóm. - Người dùng có thể in danh sách người dùng để có thể thông báo cho toàn bộ đơn vị nhằm thống nhất sự quản lý một cách khoa học. 1.3- Thay đổi mật khẩu: Mỗi một người dùng có quyền tự thay đổi mật khẩu đăng nhập của mình nhằm bảo vệ quyền sử dụng của mình cũng như không cho người khác có thể sử dụng quyền đăng nhập của mình mà không được phép. Vào 1.Hệ thống -> 3.Thay đổi mật khẩu, form thay đổi mật khẩu sẽ xuất hiện: Trang 8/ 62
  9. Người dùng cần phải nhập mật khẩu cũ của mình; sau đó nhập mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu. Click “Lưu” để chấp nhận thay đổi mật khẩu mới. 2- Quản trị hệ thống: 2.1- Thông tin hệ thống: Dùng để cập nhật thông tin Doanh nghiệp vào trong hệ thống này; Lưu ý: mỗi lần có sự thay đổi về Tên DN, địa chỉ DN, số điện thoại, hình thức kế toán . thì Người dùng sẽ khai báo vào thông tin này. 2.2-Tự điển: Hiện tại, hệ thống “BAS” hỗ trợ 3 ngôn ngữ chính thức là Việt – Anh – Hoa. Điều đặc biệt ở chỗ người dùng có quyền tự mình định nghĩa thuật ngữ phù hợp với yêu cầu của mình cũng như thói quen sử dụng trong công ty bằng cách sử dụng tự điển ngôn ngữ được cung cấp. Vào 1.Hệ thống -> 5. Tự điển: Trang 9/ 62
  10. Mỗi một mục tiếng Việt sẽ tương ứng một mục tiếng Anh và một mục tiếng Hoa. Người dùng có thể thay đổi nội dung dịch hay thậm chí thay đổi cả ngôn ngữ được sử dụng. Xét về mặt kỹ thuật, do hệ thống hỗ trợ font Unicode, đồng thời do tính chất động của tự điển này, Người dùng có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào bạn đang sử dụng. 2.3- Ngày làm việc: Mặc định, khi đăng nhập sử dụng chương trình, hệ thống sẽ lấy ngày tháng hiện tại và ngày tháng này sẽ được sử dụng mặc định trong tất cả các form nhập liệu của chương trình. Do vậy, đối với các công ty số liệu phát sinh không nhiều hay muốn kiểm tra lại số liệu phát sinh tháng trước đó, Người dùng có thể thay đổi ngày làm việc lần đầu khi đăng nhập hay trực tiếp thay đổi ngày làm việc trong hệ thống bằng cách vào 1.Hệ thống -> 6.Ngày làm việc: Thay đổi ngày làm việc, chọn “Lưu” để chấp nhận ngày làm việc mới. 2.4-Chuyển năm làm việc: Trang 10/ 62
  11. Vào cuối mỗi năm làm việc, Người dùng cần kết chuyển số dư cuối kỳ của năm hiện tại sang năm mới. Tất cả số liệu cuối năm này sẽ chuyển thành số dư đầu kỳ năm mới bằng cách vào 1.Hệ thống - >6.Chuyển năm làm việc: Chọn “Kết chuyển” để hệ thống tự động thực hiện quá trình kết chuyển. Sau khi đã thực hiện kết chuyển, Người dùng có thể chọn năm làm việc mới trong hộp combo, chọn “Chọn” để làm việc cho năm mới. 2.5-Kết thúc: Khi người dùng đã thao tác xong trên phần mềm và kết thúc, thì phần mềm sẽ tự động hiện ra Mục Backup dữ liệu; Đây là phần rất quan trọng, Người sử dụng nên Backup dữ liệu này lưu trữ vào trong đĩa CD, ổ chứng khác với ổ cứng dùng để cài đặt phần mềm, máy vi tính khác . Trong trường hợp máy vi tính của DN bị hư thì dữ liệu kế toán của DN sẽ được khôi phục lại từ Mục Backup này. Việc Backup dữ liệu có thể thực hiện theo từng lần làm việc hoặc theo: ngày, tuần, tháng 3- Cập nhật số liệu: 3.1- Mục đích: là chức năng chính của chương trình, thực hiện tất cả các bút toán nhập xuất hằng ngày của chương trình, tất cả các hoá đơn chứng từ phát sinh. Các form nhập liệu được phân chia theo các module quản lý phù hợp. Tuy khác nhau về nghiệp vụ, song hầu hết các form nhập liệu đều có các thông tin chính sau: Số phiếu (được tăng tự động dựa vào số các chứng từ phát sinh) Ngày nhập liệu: ngày trực tiếp nhập liệu Số chứng từ: số chứng từ gốc trên chứng từ được nhập (số hoá đơn, số phiếu xuất nhập kho, số phiếu thu chi) Ngày chứng từ: ngày trên chứng từ gốc Hình thức thanh toán Đối tác: khách hàng, nhà cung cấp, các nhân viên hoạt động với tư cách là khách hàng, được lập từ một danh mục có sẳn đã được khai báo Trang 11/ 62
  12. Vụ việc: chi tiết các vụ việc đã được khai báo. Nội dung: nội dung chứng từ; Các nội dung chi tiết: Diễn giải: tên mã hàng đã nhập, thông tin chi tiết diễn giải cần thiết Thành tiền: số tiền phát sinh đối với nội dung chi tiết vừa nhập. Tài khoản nợ: định khoản tài khoản nợ cho bút toán vừa nhập Tài khoản có: định khoản tài khoản có cho bút toán vừa nhập. Trừ mã LCTT, tất cả các nội dung nếu được lấy từ danh mục đã xây dựng sẳn (ví dụ: vật tư hàng hoá, kho hàng, tài khoản ) sẽ có một danh mục đổ xuống cho phép người dùng chọn mục phù hợp. 3.2- Cách thức nhập liệu chung: Các form nhập liệu bao gồm các thông tin chứng từ mới phát sinh, các thông tin về các đối tượng khách hàng, nguyên vật liệu, kho hàng, vụ việc, đã được xây dựng sẵn từ hệ thống danh mục ban đầu. Các thông tin được lấy từ danh mục phải chính xác, nếu nhập sai, hệ thống sẽ tự động thể hiện danh mục cần tìm cho phép người sử dụng nắm chính xác về thông tin đối tượng mình cần cập nhật. Trên mỗi form nhập liệu luôn có các thao tác sau: Thêm: click vào nút “Mới” để thêm một chứng từ mới, Lưu: sau khi nhập các thông tin chứng từ, click vào nút “Lưu” để lưu toàn bộ thông tin nhập liệu Xoá: nếu chứng từ sai, click vào nút “Xoá” để xoá chừng từ, Thoát: thoát ra khỏi form nhập liệu, Phiếu in: cho phép in ra các chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn, phiếu xuất nhập kho, 3.3-Hệ thống tài khoản: cung cấp một hệ thống tài khoản chuẩn của doanh nghiệp được thiết kế theo bảng mẫu của hệ thống kế toán tài chính; tuỳ theo yêu cầu cụ thể của mình, đơn vị sẽ thay đối theo yêu cầu của mình. Trang 12/ 62
  13. Nội dung:Các thông tin cần lưu ý khi thay đổi:  Số hiệu tài khoản,  Tên tài khoản,  Cấp tài khoản (1,2,3, )  Là tài khoản Nợ (N) hay tài khoản Có (C)  Có tài khoản con hay không (các tài khoản có tài khoản con sẽ không thể được định khoản trực tiếp khi nhập liệu);  TK Công nợ: tài khoản này có phải là tài khoản công nợ hay không,  TK Kho: tài khoản này có phải là tài khoản kho hay không; Việc tìm kiếm các tài khoản tương tự như tìm kiếm chi tiết vật tư hay đối tượng công nợ. 3.4- Số dư tài khoản đầu kỳ: - Ngoại trừ tài khoản vật tư, hàng hoá hay đối tượng công nợ cần được quản lý theo từng mục; các tài khoản còn lại chỉ cần quản lý theo giá trị tồn đầu kỳ. Do vậy, sau khi đã thiết lập số liệu đầu kỳ cho vật tư, hàng hoá và đối tượng công nợ; ta sẽ nhập số dư đầu kỳ cho tất cả các tài khoản còn lại trên Bảng cân đối phát sinh; Trang 13/ 62
  14. - Yêu cầu: Người dùng cần có Bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ  Các tài khoản được nhập là tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh trừ các tài khoản vật tư, hàng hoá và các tài khoản công nợ đã được nhập trước đó  Sau khi đã nhập tất cả số liệu đầu kỳ, Người dùng chỉ cần tổng hợp số liệu báo cáo tháng. Số liệu đúng sẽ đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng Phát sinh Nợ = Tổng Phát sinh Có Trên Bảng cân đối kế toán; Tài sản = Nguồn Vốn 3.5- Các module quản lý chính: 3.5.1 –Kế toán kho: quản lý xuất nhập kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư, công cụ, dụng cụ, Chọn chức năng “Tồn kho” ở menu bên trái: a. Danh mục kho: Người dùng thiết lập danh sách các kho sử dụng trong DN của mình Trang 14/ 62
  15. Người dùng chỉ cần nhập danh sách các kho hàng sử dụng trong đơn vị, click “Lưu” để lưu lại nội dung vào cơ sở dữ liệu. b. Danh mục loại vật tư, hàng hoá: Chủng loại vật tư: hệ thống chủng loại vật tư được phân loại với mục đích quản lý. Tất cả các vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu trong đơn vị sẽ phân theo từng loại nhất định đảm bảo tính thống nhất quản lý của hệ thống. Mỗi chủng loại vật tư sẽ thuộc một kiểu vật tư nhất định đã được khai báo trên. c. Danh mục chi tiết vật tư - hàng hoá – thành phẩm. Trang 15/ 62
  16. Đây là danh sách các vật tư - hàng hoá – thành phẩm được nhập vào trước đó bao gồm: Loại: mỗi một vật tư, hàng hoá có thể thuộc 1 chủng loại được khai báo ở trên. Mã vật tư: mỗi một vật tư, hàng hoá bắt buộc phải có 1 mã số để quản lý và mã số này là duy nhất. Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng tồn tối đa, tối thiểu Người dùng có thể thực hiện import dữ liệu từ file Excel, từ file XML đồng thời ngược lại cũng có thể xuất dữ liệu ra file Excel hay file XML tuỳ theo yêu cầu của mình. Tính năng này rất thích hợp cho việc chuyển đổi và gởi dữ liệu giữa các đơn vị thành viên, công ty mẹ, công ty con Import danh mục vật tư từ file Excel: hệ thống cho phép Người dùng import danh mục vật tư, hàng hoá từ file Excel ban đầu của bạn bằng cách click phải chuột và chọn “ Nạp từ Excel”: Trang 16/ 62
  17. Người sử dụng sẽ lưu ý các nội dung sau: o File Excel: click vào nút nhỏ bên phải để chọn file Excel chưá danh mục vật tư, hàng hoá o Từ hàng: Người dùng import danh mục bắt đầu từ hàng nào o Đến hàng: Người dùng import danh mục đến hàng nào o Bảng “Chọn cột trong file Excel”: Người dùng sẽ chọn các trường tương ứng với nội dung của danh mục bạn hiện có.Nếu trường đó danh mục của bạn không có nội dung bạn chỉ việc bỏ kí tự ở cột bên tương ứng. o Sau khi đã thực hiện các lựa chọn phù hợp, Người dùng click vào “Import”, hệ thống sẽ tự động import các nội dung vào bảng “Chi tiết vật tư – hàng hoá – thành phẩm”. Tìm kiếm vật tư: Click chuột phải chỗ lưới dữ liệu chọn “Tìm kiếm” hệ thống sẽ cho phép tìm kiếm tất cả các vật tư đang thể hiện trên lưới: Chọn cột cần tìm, nhập nội dung cần tìm, hệ thống sẽ tự động tìm các nội dung tương ứng. Khi đã tìm thấy tất cả nội dung cần tìm, hệ thống sẽ cho phép tìm kiếm lại từ đầu nếu cần thiết, đồng thời thể hiện số lượng nội dung tương ứng tìm thấy. d. Số dư tồn kho đầu kỳ Số dư vật tư, hàng hoá đầu kỳ: bên cạnh việc quản lý số tiền; đối với hàng hoá bạn cần phải quản lý cả số lượng tồn kho. Do vậy, Người dùng cần nhập thông tin của số lượng, đơn giá cũng như giá trị thành tiền đầu kỳ của vật tư, hàng hoá : o Yêu cầu: Người dùng cần có Bảng Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn đầu kỳ. o Chọn chức năng “Tồn kho” ở menu bên trái , sau đó chọn phiếu “Số dư vật tư, hàng hoá đầu kỳ” Trang 17/ 62
  18. o Khi thực hiện chứng từ này, thông thường TK Nợ sẽ là 152 (nếu là nguyên nhiên liệu); 154 (nếu là sản phẩm dỡ dang), 155 (nếu là thành phẩm) hay 156 (nếu hàng hoá). o Các nội dung còn lại sẽ là chi tiết số dư đầu kỳ của vật tư – hàng hoá. o Chỉ cần một chứng từ duy nhất, bạn có thể lập số dư vật tư, hàng hoá đầu kỳ cho toàn bộ các kho hàng, toàn bộ tồn kho. Tuy nhiên, thông thường ta sẽ nhập mỗi loại hình (Vật tư, hàng hoá, thành phẩm, ) ứng với mỗi kho hàng vào 1 chứng từ; điều này giúp ta dễ quản lý và theo dõi chứng từ nhập. o Người dùng có thể import số dư đầu kỳ của vật tư – hàng hoá từ file Excel ban đầu bằng cách click chuột phải và chọn “ Nạp từ Excel” Trang 18/ 62
  19. - Người sử dụng sẽ lưu ý các nội dung sau: o Chọn file chứa nội dung số dư đầu kỳ của vật tư – hàng hoá o Chọn Từ hàng - Đến hàng o Trong bảng “Chọn cột từ file Excel”, bạn sẽ cần chọn lựa cột trong file Excel tương ứng với trường dữ liệu.Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn. o Click vào “Import”, hệ thống sẽ import tất cả số liệu phù hợp vào nội dung chứng từ đầu kỳ. o Người dùng có thể thực hiện các chỉnh sửa cần thiết; và cuối cùng click “Lưu” để chấp nhận toàn bộ nội dung đã cập nhật. e. Phiếu nhập kho: Khi mua nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho, Người sử dụng có thể lựa chọn: Phiếu nhập kho hoặc Hóa đơn mua hàng để nhập kho nguyên vật liệu, hàng hóa Trang 19/ 62
  20. Phiếu nhập kho thường được dùng trong các nghiệp vụ sau: Nhập kho thành phẩm từ sản xuất Tái nhập kho vật tư, nhiện liệu, từ sản xuất Nhập kho vật tư, hàng hoá từ các đơn vị thành viên. Thông tin người giao hàng: nhập thông tin về người giao hàng, các thông tin này bao gồm o Mã: nếu người giao hàng này cần thiết theo dõi công nợ hay nguồn nhập hàng; ta thường cần phải đưa thông tin này vào danh mục đối tượng công nợ (Nhà cung cấp) o Tên, địa chỉ, mã số thuế: các thông tin chi tiết về người giao hàng. o Với bút toán này, tài khoản Nợ luôn là các tài khoản kho (152,153,154,155,156), các tài khoản Có thường là 621,627, 331 *-Cách sử dụng: - Đầu tiên là Click vào “Mới” thì phiếu Nhập kho sẽ hiện ra: Thông tin chứng từ, Thông tin người giao hàng, nội dung của chứng từ Người sử dụng điền đầy đủ thông tin vào đó; - Sau đó Nhấn vào “Lưu” để lưu lại thông tin mới vừa nhập; - Nhập tiếp phiếu thứ hai thì Click vào “Mới” và thao tác giống như trên; Trang 20/ 62
  21. f. Phiếu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, hàng hóa , Người sử dụng có thể lựa chọn: Phiếu xuất kho hoặc Hóa đơn bán hàng để xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa Phiếu xuất kho thường được dùng trong các nghiệp vụ sau: Xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ đưa vào sản xuất Tái xuất kho thành phẩm đưa vào lại sản xuất biến thành nguyên liệu đầu vào cho sản xuất Xuất kho hàng hoá, vật tư, thành phẩm cho các đơn vị thành viên. Thông tin người nhận hàng: nhập thông tin về người nhận hàng, các thông tin này bao gồm: o Mã: nếu người nhận hàng này cần thiết theo dõi công nợ hay nguồn nhậnp hàng; ta thường cần phải đưa thông tin này vào danh mục đối tượng công nợ (Khách hàng) o Tên, địa chỉ, mã số thuế: các thông tin chi tiết về người nhận hàng o Với bút toán này, tài khoản Nợ thường là (621,632 ), các tài khoản Có luôn là các tài khoản kho (152,153,154,155,156), Về mặt giá trị, bút toán xuất kho thường không có đơn giá của vật tư, hàng hoá được xuất mà đơn giá và số tiền phát sinh sẽ dựa trên giá vốn hàng hoá, vật tư vào cuối kỳ. Tuỳ thuộc vào phương pháp tính giá vốn khác nhau, hệ thống sẽ tự động cập nhật đơn giá và phát sinh cho bút toán xuất kho. Trang 21/ 62
  22. *-Cách sử dụng: Sử dụng giống như “Phiếu nhập kho” Trang 22/ 62
  23. g. Phiếu chuyển kho nội bộ: - Phiếu chuyển kho nội bộ thực hiện chuyển hàng hoá, vật tư trong nội bộ của DN. Sau khi nhập tài khoản và tên kho xuất, Người dùng click vào “Chuyển đến kho” và thực hiện nhập thông tin về Kho nhập, tài khoản kho nhập: h.Cập nhật đơn giá: Trang 23/ 62
  24. * Nghiệp vụ này nhằm thực hiện tính giá vốn bình quân gia quyền cho các mặt hàng được xuất bán, nguyên nhiên vật liệu xuất cho sản xuất, Chỉ cần chọn tháng cần tính đơn giá, click “Tính giá vốn”, hệ thống sẽ tính đơn giá vốn cho tất cả các mặt hàng xuất trong tháng. * Sau đó, click “Cập nhật giá vốn tự động” hệ thống tự động cập nhật vào hệ thống kế toán giá vốn cho toàn bộ các mặt hàng được xuất trong tháng. * Đối với chức năng này, người quản trị có thể tự quy định các nội dung cập nhật thông qua chức năng Quản lý Cập nhật đơn giá sau: 2.Danh mục -> 6. Quản lý chung -> 1.Bút toán giá vốn: Trang 24/ 62
  25. * Các nội dung cần lưu ý sau: TK Nợ: tài khoản nợ của nghiệp vụ cập nhật giá vốn; TK Có: tài khoản có của nghiệp vụ cập nhật giá vốn; Ví dụ: TK Nợ : 632; TK Có: 156: giá vốn hàng hóa khi xuất bán; TK Nợ: 621, TK Có: 152: giá vốn vật tư khi xuất kho đưa vào sản xuất, Vào cuối mỗi ngày hoặc mỗi tháng (quý ) Người dùng kiểm tra được số liệu Nhập-Xuất-Tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa và số dư tại mọi thời điểm 3.5.2- Kế toán bán hàng: quản lý việc bán hàng hoá, dịch vụ phát sinh có hoá đơn thuế GTGT đi kèm, Chọn mục “Khách hàng ” ở menu bên trái: Trang 25/ 62
  26. a. Danh mục khách hàng Lập danh sách các khách hàng cần theo dõi công nợ và doanh số bán: Các thông tin cần lưu ý: Mã đối tượng Tên đối tượng Mã số thuế Người đại diện Chức vụ người đại diện Điện thoại, Fax Trang 26/ 62
  27. Giới hạn công nợ (số tiền nợ, ngày) Công nợ hoá đơn: khách hàng hay nhà cung cấp này có cần được theo dõi công nợ theo từng hoá đơn mua bán không. Tìm kiếm: tương tự như danh mục chi tiết vật tư b. Số dư công nợ khách hàng đầu kỳ: Nhập công nợ phải thu cho từng khách hàng. Thông thường TK Nợ của bút toán này là 131 hay 136. Người dùng sẽ chọn Mã khách hàng (từ Danh mục khách hàng ban đầu ); Tài khoản Nợ (có thể là 131 hoặc 136 nếu là khách hàng nội bộ) và số dư công nợ ban đầu; Người dùng có thể thực hiện import số dư công nợ ban đầu từ file Excel tương tự như Số dư vật tư – hàng hoá ban đầu. c. Đơn hàng bán: module này cho phép bạn theo dõi đơn đặt hàng từ khách hàng bằng cách thiết lập các đơn đặt hàng; mỗi một đơn đặt hàng sẽ được tương ứng một vụ việc; khi phát sinh hoá đơn bán hàng; phiếu thu chi theo đơn hàng; bạn có thể chọn đơn hàng từ danh sách vụ việc được cung cấp. Trang 27/ 62
  28. Mỗi đơn đặt hàng sẽ bao gồm các nội dung sau: Số hiệu đơn hàng: đuợc thiết lập tự động theo định dạng mẫu do bạn sử dụng Ngày cuả đơn hàng Thông tin về khách hàng như: Mã, Tên, Địa chỉ, Mã số thuế Nội dung của đơn hàng bao gồm: o Điều khoản thanh toán: được lấy từ danh mục Các điều khoản thanh toán o Thời hạn thanh toán: thời hạn thanh toán của đơn hàng o Ngày giao hàng o Phương tiện vận chuyển o Thuế suất o Nội dung của đơn hàng Chi tiết các mặt hàng đuợc đặt bao gồm: o Mặt hàng: Mã, Tên, ĐVT o Đơn giá ngoại tệ , đơn giá nguyên tệ o Số lượng o Số tiền phát sinh Khi thực hiện lưu đơn hàng; mổi đơn hàng sẽ chuyển vào danh mục các vụ việc; Người dùng có thể theo dõi chi tiết phát sinh theo từng đơn hàng bằng cách chọn đơn hàng trong danh mục trên. d. Hoá đơn bán hàng: Trang 28/ 62
  29. Bên cạnh các thông tin thông thường cho chứng từ, đối với hoá đơn bán hàng, Người dùng cần chú ý các thông tin sau: Thông tin khách hàng: Người dùng cần nhập các thông tin về khách hàng điều này cần thiết nếu bạn muốn theo dõi công nợ phải trả của từng khách hàng cũng như theo dõi doanh số bán theo khách hàng của mình Thông tin về hoá đơn: mỗi một hoá đơn bán hàng xuất ra, bạn cần phải cung cấp thông tin về hoá đơn xuất; mặc định, số hoá đơn, seri hoá đơn sẽ được cấp tự động cho bạn dựa trên thông tin của hoá đơn cuối cùng được xuất ra; bạn cũng được quyền chỉnh sửa thông tin về hoá đơn nếu cần thiết. Thông tin về lưu chuyển tiền tệ: đối với đơn vị sử dụng phương pháp lưu chuyển tiền tệ trực tiếp, bạn sẽ cần cung cấp Mã số lưu chuyển tiển tệ mỗi khi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng Thuế suất VAT: với mỗi hoá đơn bán hàng, sau khi đã hoàn thành nhập các thông tin về mặt hàng xuất bán, bạn sẽ nhập thông tin về thuế suất VAT của hoá đơn xuất, Bút toán giá vốn: khi lưu hoá đơn bán hàng, hệ thống sẽ yêu cầu định khoản bút toán giá vốn cho hoá đơn bán hàng; bút toán này sẽ tự động thiết lập Phiếu xuất kho đính kèm bút toán doanh số của hoá đơn bán hàng: Trang 29/ 62
  30. Tùy thuộc vào tính chất của Hoá đơn bán hàng mà Người dùng định khoản giá vốn khác nhau; thông thường TK Nợ 632, TK Có 155 (nếu bán thành phẩm), 156 (nếu bán hàng hoá). Cuối tháng, hệ thống sẽ tự động tính giá vốn cho hàng hoá được bán theo các phương pháp khác nhau (nhập trước xuất trước, nhập trước xuất sau, bình quân gia quyền, bình quân tại thời điểm) tuỳ thuộc vào hoạt động hiện tại. Người dùng có thể in ngay Phiếu xuất kho tại đây; hoặc vào chức năng Xuất kho để in ra phiếu xuất kho. Đối với hoá đơn bán hàng; ta có thể in ra Hoá đơn tự in hoặc được chỉnh sửa theo mẫu 3 liên; in Phiếu thu nếu là thu tiền ngay. * Lập bảng kê thuế GTGT đầu ra, đầu vào: Click vào nút “Bảng kê thuế”, hệ thống cho phép nhập danh sách các hoá đơn thuế GTGT đầu ra, đầu vào tương ứng với chứng từ hiện hành đang nhập. Các thông tin về hoá đơn thuế GTGT sẽ được dựa trên thông tin chứng từ nhập ban đầu như: Tài khoản thuế (133,3331, ) Thông tin về phát sinh thuế trên cơ sở doanh số Diễn giải Tên đối tượng công nợ, địa chỉ, mã số thuế, Trang 30/ 62
  31. e. Hoá đơn dịch vụ: Hoá đơn dịch vụ áp dụng cho các đơn vị dịch vụ, các công ty có cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Thực ra, hoá đơn dịch vụ có thể được thay thể bằng phiếu thu nếu đơn vị không cần in hoá đơn trực tiếp trên máy tính. Chính vì vậy, thông thường ta ít khi sử dụng hoá đơn dịch vụ mà có thể sử dụng một phiếu thu để thay thế trong trường hợp đơn vị thu tiền trực tiếp ngay khi xuất hoá đơn. Tương tự hoá đơn bán hàng, ta cũng cần nhập các thông tin về hoá đơn và các thông tin trên Bảng kê hoá đơn bán ra. f. Nhập hàng bán bị trả lại: Trang 31/ 62
  32. Khi khách hàng trả hàng, Người dùng sẽ nhập các thông tin tương tự như bán hàng, tuỳ thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà có cần sử dụng chứng từ này hay không; thông thường việc trả hàng có thể được thực hiện bằng một bút toán huỷ hoá đơn; ta có thể chọn hoá đơn đã bán; chỉnh sửa lại số lượng hàng hoá xuất ra bằng 0, doanh số bằng 0, thuế GTGT bằng 0; xem như có một hoá đơn đã bán ra (có kê khai trên bảng kê thuế GTGT) nhưng không phát sinh tiền. Nếu sử dụng chứng từ này; thông thường TK Nợ là 531 hay 511; bút toán giá vốn sẽ là TK Nợ 155,156; TK Có là 632. Đối với chứng từ nhập hàng bán bị trả lại; ta có thể in ra Phiếu nhập kho đối với mặt hàng đã bán; in ra Phiếu chi nếu chi trả tiền cho khách hàng ngay lập tức. Trang 32/ 62
  33. g. Phiếu thu tiền: Phiếu thu dùng để thực hiện các nghiệp vụ chính sau: Thu tiền bán hàng từ các khách hàng Nhập tiền mặt vào quỹ từ các nguồn thu khác như: góp vốn kinh doanh, thanh lý tài sản cố định Thu lại tiền tạm ứng từ nhân viên Các nghiệp vụ khác liên quan đến nhập tiền mặt vào quỹ tiền mặt làm tăng lương tiền mặt của đơn vị. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt sẽ được tổng kết đưa vào sổ quỹ tiền mặt và nhật ký thu tiền Ở nội dung nhập liệu bên dưới, hệ thống cho phép bạn theo dõi công nợ của khách hàng theo từng hoá đơn thanh toán. Các hoá đơn chưa được thanh toán sẽ được hiển thị một cách chi tiết. Mặc định, hệ thống sẽ tự động thanh toán theo hình thức trừ lùi dần;tuy nhiên bạn vẫn có thể tuỳ chọn thanh toán hoá đơn nào theo yêu cầu của mình bằng cách Click chọn hoá đơn đó. Trang 33/ 62
  34. 3.5.3- Kế toán mua hàng: Chọn mục “Nhà cung cấp” ở menu bên trái : Nội dung của kế toán mua hàng tương tự như kế toán bán hàng với các chức năng chính: a- Danh mục nhà cung cấp: thiết lập danh sách các nhà cung cấp; tương tự như bạn thiết lập danh sách các khách hàng trong phần bán hàng. b- Số dư công nợ nhà cung cấp đầu kỳ: Nhập công nợ phải trả đầu kỳ cho từng nhà cung cấp.Thông thường, TKCó của bút toán này là 331 hay 336. c- Đơn đặt mua hàng: module này cho phép bạn theo dõi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp bằng cách thiết lập các đơn đặt hàng; mỗi một đơn đặt hàng sẽ được tương ứng một vụ việc; khi phát sinh hoá đơn bán hàng; phiếu thu chi theo đơn hàng; bạn có thể chọn đơn hàng từ danh sách vụ việc được cung cấp. Trang 34/ 62
  35. d- Hoá đơn mua hàng: khi mua hàng hoá, vật tư, nguyên nhiên liệu, nhập kho e. Mua hàng dịch vụ: thanh toán các hoá đơn,dịch vụ, có phát sinh hoá đơn thuế GTGT Trang 35/ 62
  36. f. -Phiếu chi: thực hiện chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp: Phiếu chi tiền có nội dung tương tự với phiếu thu tiền. Thông thường phiếu chi tiền được sử dụng trong các nghiệp vụ sau: Thanh toán chi phí dịch vụ mua ngoài Các khoản chi nội bộ: chi lương, chi tạm ứng, Các chi phí thanh toán cho nhà cung cấp, Các nghiệp vụ phát sinh chi sẽ được tổng hợp vào sổ quỹ tiền mặt và nhật ký chi tiền. g. Trả hàng cho người cung cấp: trả lại hàng cho người cung cấp khi hàng hư hỏng, không đúng chất lượng Trang 36/ 62
  37. 3.5.4- Kế toán vốn bằng tiền: Chọn mục “Thu chi” ở menu bên trái : Kế toán vốn bằng tiền thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Tiền mặt (111), Tiền gởi ngân hàng (112), Tiền đang chuyển (113) chủ yếu liên quan đến việc thu chi, thanh toán các khoản phải thu, phải trả, chi phí bằng tiền. a. Danh mục ngân hàng: lập danh sách các ngân hàng cần theo dõi b.Phiếu thu tiền: thực hiện tương tự như phiếu thu tiền hàng trong module Kế toán bán hàng c.Phiếu chi tiền: thực hiện tương tự phiếu chi tiền trong module Kế toán mua hàng. Trang 37/ 62
  38. d- Phiếu uỷ nhiệm chi: Thực hiện nghiệp vụ uỷ nhiệm chi thông qua hệ thống ngân hàng e. Thanh toán tại ngân hàng: Trang 38/ 62
  39. Thực hiện nghiệp vụ chi tiền thông qua tài khoản tại ngân hàng Thực hiện nghiệp vụ thu tiền tại ngân hàng 3.5.5- Kế toán quản lý tài sản: Chọn mục “tài sản” ở menu bên trái : a- Loại tài sản: cho phép đơn vị theo dõi nhiều loại tài sản khác nhau trong đơn vị, mặc định ta thường có 2 loại hình là: Công cụ dụng cụ, Tài sản cố định Trang 39/ 62
  40. b- Nhóm tài sản: thông thường, đơn vị theo dõi tài sản dựa trên các nhóm tài sản nhằm tập hợp và theo dõi chi tiết được thông tin về tài sản hiện có trong đơn vị: c- Bộ phận quản lý: cập nhật thông tin về các bộ phận đơn vị có quản lý tài sản. Trang 40/ 62
  41. d- Chi tiết tài sản cố định: Khai báo chi tiết tài sản: Các thông tin cần lưu ý: * Hết khấu hao chưa: nếu tài khoản được thanh lý trước thời hạn khấu hao, góp vốn liên doanh sẽ không được tính khấu hao nữa; người sử dụng cần check vào ô này để chấm dứt khấu hao tài sản này * Mã tài sản, Tên tài sản * Năm sản xuất, Nước sản xuất * Ngày sử dụng: ngày bắt đầu đưa vào sử dụng * Số tháng khấu hao: số tháng tính khấu hao tài sản cố định này * Tháng khấu hao: tháng bắt đầu khấu hao * TK Phân bổ: tài khoản Có khi phân bổ, thường là TK 142, 242 đối với Công cụ dụng cụ; TK 214 đối với Tài sản cố định * TK chi phí: tài khoản Nợ được phân bổ tài sản (TK 6274, 6413, 6414, 6423, 6424 ) * Đơn giá: đơn giá của tài sản * Số lượng: số lượng tài sản Trang 41/ 62
  42. * Nguyên giá: Đơn giá * Số lượng * Đã phân bổ: số tiền đã phân bổ cho tài sản; đây là trường hợp khi tài sản đã được phân bổ 1 phần trước khi áp dụng hệ thống kế toán này * Nội dung kết chuyển: nội dung của nghiệp vụ khi phân bổ tài sản e- Điều chỉnh mức phân bổ tài sản: Mặc định, tài sản sẽ được tính phân bổ tự động hằng tháng dựa trên các thông tin đã nhập trong chi tiết tài sản; tuy nhiên đơn vị cũng có thể có nhu cầu làm tròn hay chỉnh sửa tài sản trong một tháng nào đó cho phù hợp với nhu cầu đặc thù của mình. f- Tính mức phẩn bổ tài sản: Click vào nút “ Tính mức phân bổ tháng” để hệ thống tự động tính khấu hao cho toàn bộ tài sản còn được khấu hao trong tháng; Muốn thay đổi số tiền khấu hao trong tháng hiện tại; thay đổi số tiền đó, click “Lưu mức phân bổ” để điều chỉnh mức khấu hao đã được thay đổi. Mẫu này dùng cho phân bổ công cụ dụng cụ, phẩn bổ chi phí trả trước chờ kết chuyển, chi phí trả trước dài hạn Trang 42/ 62
  43. g- Kết chuyển phân bổ tài sản: vào cuối tháng, doanh nghiệp tự động thực hiện kết chuyển phân bổ tài sản cố định đưa vào bảng cân đối phát sinh. h- Báo cáo tài sản: Các báo cáo tài sản được chia làm nhiều loại hình: Các báo tài sản cố định Các báo cáo công cụ dụng cụ Trang 43/ 62
  44. Các báo cáo chi phí trả trước dài hạn Người dùng có thể chọn các tiêu chí lọc để có thể thiết lập báo cáo phù hợp với nhu cầu của mình.Bằng các tiêu chí lọc, bạn có thể xem tổng hợp, chi tiết của các loại tài sản trong doanh nghiệp theo bất kỳ khoản thời gian nào. 3.5.6- Kế toán tiền lương: a. Lập danh sách nhân viên Nội dung này cho phép bạn nhập danh sách các nhân viên trong công ty, thông tin về nhân viên, nhân viên đã nghỉ việc, Các thông tin chú ý đối với nội dung này là: Mức lương cơ bản Mức trích BHXH Mức trích BHYT Mức trích KPCD Trang 44/ 62
  45. Mức thực nhận sau khi trừ tất cả chi phí trên Danh sách nhân viên này sẽ được dùng để tính lương hàng tháng của nhân viên (trừ nhân viên đã nghỉ việc trước ngày tính lương cho nhân viên) b-Thuế thu nhập: Nội dung này cho Người dùng cập nhật những thông tin liên quan đến “Tổng thu nhập chịu thuế ” trong tháng của Người lao động; “Tổng số các khoản được giảm trừ” của Người lao động và từ đó xác định được “ thu nhập tính thuế TNCN” và xác định được chính xác số thuế TNCN mà Người lao động phải nộp; Các thông tin chú ý đối với nội dung này là: Tổng thu nhập của Người lao động (gồm có: thu nhập từ tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng ) Tổng số các khoản được giảm trừ của Người lao động (gồnm có: các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc; Các khoản giảm trừ gia cảnh .) Thu nhập tính thuế TNCN Thuế suất thuế TNCN Số thuế TNCN mà Người lao động phải nộp; b. Tạo bảng lương tháng Trang 45/ 62
  46. Vào cuối mỗi tháng, hệ thống cho phép bạn tính toán lương thực nhận, các mức trích nộp của từng nhân viên. Nếu trong tháng có sự thay đổi về lương cơ bản của nhân viên (tăng, giảm), hệ thống sẽ tự động tính toán lại phù hợp. c. Lập phiếu chi lương Thực chất, phiếu chi lương chẳng qua là một phiếu chi thông thường để thanh toán tiền lương cho nhân viên d. Báo cáo lương Cho phép in ra các mẫu báo cáo tiền lương, các mẫu BHXH, BHYT, KPCD cơ bản theo yêu cầu của nhà nước. 3.5.7- Kế toán tổng hợp: Chọn mục “Tổng hợp” ở menu bên trái. Trang 46/ 62
  47. Kế toán tổng hợp thực hiện các chức năng chính sau: a- Hạch toán nội bộ: Phiếu hạch toán nội bộ thường được sử dụng đối với các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, các nghiệp vụ kết chuyển, tính chênh lệch, các nghiệp vụ điều chỉnh, Thông thường, Phiếu hạch toán nội bộ có thể dùng để tính BHXH và BHYT phải nộp; dùng để ghi nhận các khoản chiết khấu-khuyến mại được hưởng Hoặc dùng phiếu nội bộ để kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng; Trang 47/ 62
  48. b-Cập nhật kết chuyển số liệu Với chức năng cập nhật kết chuyển số liệu; Người Quản lý có thể thiết lập quy trình và cách thức kết chuyển số liệu chi tiết thông qua chức năng Quản lý chứng từ kết chuyển sau: 2.Danh mục -> 6. Quản lý chung -> 2.Chứng từ kết chuyển: Tùy theo loại hình kinh doanh của DN mà Người Quản lý có thể thiết lập cho phù hợp với DN của mình; Trang 48/ 62
  49. - Khi thiết lập cần lưu ý các nội dung sau:  Mã: quy định mã kết chuyển cho từng nghiệp vụ kết chuyển  Cấp: tuỳ thuộc vào thứ tự kết chuyển mà ta quy định cấp kết chuyển.  Ví dụ: với quy trình kết chuyển giá vốn ta có các cấp kết chuyển sau: i. 621, 622, 627 -> 632: Cấp 1 ii. 632 -> 911: Cấp 2 iii. 911 -> 421: Cấp 3 iv. Diễn giải: nội dung nghiệp vụ kết chuyển v. TKKC: tài khoản mà số dư sẽ được kết chuyển vi. TKNợ: quy định kết chuyển từ số dư Nợ của TKKC hay từ số dư Có vii. TK Đ/ứng: tài khoản được kết chuyển từ số dư của TKKC Vào cuối mỗi tháng khi thực hiện kết chuyển số liệu, phần mềm sẽ tự động kết chuyển các tài khoản không có số dư cuối kỳ như TK Có 632, 635, 641,642 sang TK Nợ 911; TK Nợ 511, 515, 711 sang TK Có 911; TK 911 kết chuyển sang TK 421 để xác định kết quả kinh doanh là lãi hay lỗ). Chọn tháng cần kết chuyển, click vào “Kết chuyển”, hệ thống sẽ tự động tính toán số dư của các tài khoản cần kết chuyển và tự động thực hiện các bút toán kết chuyển. Trang 49/ 62
  50. Sau khi thực hiện xong thì Người sử dụng Click vào “Hoàn tất” c- Trích lọc các quỹ: Trang 50/ 62
  51. Thông thường, mỗi một doanh nghiệp vào cuối năm thường trích lọc các quỹ theo một tỷ lệ quy định chung. Cuối năm tài chính (31/12) doanh nghiệp sẽ vào 3.Cập nhật số liệu -> 5. Kế toán tổng hợp -> 4. Trích lọc các quỹ để thực hiện việc trích lọc số liệu một cách tự động; Doanh nghiệp có thể tự mình quản lý các thông số về trích lọc bằng cách vào 2. Danh mục -> 6.Quản lý chung -> 4. Quản lý trích lọc các quỹ để quy định riêng cho mình các hình thức trích lọc phù hợp: Các thông tin cần lưu ý sau: Mã: mã chứng từ trích lọc do người dùng tự quy định Diễn giải: nội dung trích lọc sẽ được đưa lên nhật ký chi tiết Tài khoản: tài khoản các quỹ được trích lọc Tỷ lệ trích lọc: mức trích lọc các quỹ tùy thuộc vào quy định hoặc tùy theo tình hình hoạt động của từng DN d- Tổng hợp số liệu báo cáo: Trang 51/ 62
  52. - Số liệu được nhập thuộc nhiều nghiệp vụ khác nhau với các thông tin đặc thù dành riêng cho từng nghiệp vụ. Để có thể tổng hợp các số liệu đó lại và đưa vào các sổ sách kế toán; ta cần tổng hợp số liệu của tất cả các nghiệp vụ đã được phát sinh. - Chọn tháng cần tổng họp, click “Tổng hợp” để tổng hợp số liệu. - Có 2 hình thức tổng hợp:  Tổng hợp trong một khoản thời gian theo số liệu phát sinh mới bằng cách chọn khoản thời gian và click vào “Tổng hợp”.Cách thức này phù hợp khi ta vừa thực hiện xong 1 số chứng từ hay nhập liệu trong 1 số ngày và chỉ cần tổng hợp số liệu này mà thôi.  Tổng hợp toàn bộ: khi doanh nghiệp muốn kiếm tra lại số liệu trong toàn bộ thời gian cũng như thực hiện in ra sổ sách đầy đủ thì chọn chức năng này sẽ đẩy nhanh tốc độ tổng hợp lên rất nhiều so với khi chọn khoảng thời gian là cả năm tài chính.  Ta có thể xem nhanh số phát sinh của: i. Tài khoản ii. Đối tác iii. Vật tư iv. Vụ việc bằng cách chọn các mục thông tin đó, click vào “Liệt kê”. g. Khoá sổ, mở khoá sổ: Cuối một tháng nhập liệu, sau khi in ra tất cả sổ sách cần thiết và đã đối chiếu để đảm bảo tính chính xác của số liệu cũng như sổ sách. Người quản trị cao nhất của hệ thống kế toán có quyền thực hiện nghiệp vụ khoá sổ toàn bộ số liệu kế toán của tháng nhập liệu. Một khi đã được khoá sổ, người dùng chỉ có thể xem được số liệu phát sinh trong tháng mà không thể thực hiện thay đổi chỉnh sửa hay xóa số liệu đó. Chọn tháng cần khoá sổ và click vào “Khoá sổ” để thực hiện khoá sổ số liệu trong tháng. Khi phát sinh nhu cầu chỉnh sửa lại số liệu tháng đã bị khoá sổ, bạn sẽ thực hiện việc mở khoá sổ bằng cách chọn tháng và click vào “Mở khoá sổ” Trang 52/ 62
  53. HỆ THỐNG BÁO CÁO Có 2 hình thức báo cáo: 1-Các báo cáo chi tiết theo hàng tháng: dựa trên hệ thống tài khoản: đây là các sổ phát sinh, các báo cáo quản trị; chức năng này cung cấp các báo cáo dựa trên các tiêu chí lọc cực kỳ đơn giản và hiệu quả đảm bảo đơn vị có thể nắm được toàn bộ thông tin về tài chính của mình trong tháng một cách nhanh chóng và chính xác. Với hệ thống báo cáo này, người dùng có thể tự mình lọc ra các nội dung phù hợp với yêu cầu quản lý của mình một cách dễ dàng bằng cách chọn các trường lọc. Hệ thống báo cáo này được phân chia theo từng loại hình nghiệp vụ đồng thời tương ứng với nhu cầu quản trị và hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp. Để xem báo cáo, bạn chỉ cần đơn giản chọn báo cáo đó và click vào nút "Xem". Người sử dụng cần lưu ý các thông tin sau: - Từ ngày, Đến ngày: đây là ưu điểm cho phép người quản trị có thể theo dõi thông tin về số liệu phát sinh của mình trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Trang 53/ 62
  54. - Nợ, Có, Nợ +Có: cho phép người sử dụng chỉ theo dõi các tài khoản phát sinh Nợ, phát sinh Có hay cả phát sinh Nợ lẫn phát sinh Có. - Các điều kiện lọc: đây là tính năng vượt trội của “B.A.S” so với các hệ thống phần mềm kế toán khác. Với tính năng này, người quản trị có thể theo dõi tất cả các số liệu tài chính, kế toán, doanh số, công nợ một cách chi tiết cũng như tổng hợp ở mọi cấp độ có thể. Bạn có thể chọn bất kỳ điều kiện lọc nào thích hợp để xem các thông tin thích hợp. - Tiếng Anh – Việt: cho phép xem báo cáo bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh - Lập ngày: ngày lập báo cáo - Xem lại: với tính năng này, người sử dụng sẽ giải phóng gánh nặng của máy chủ quản trị cơ sở dữ liệu; đồng thời tăng tốc độ truy xuất và kiểm tra số liệu. Một tính năng vượt trội của “B.A.S” là cho phép người dùng khả năng tự mình xây dựng và thiết lập lại nội dung và cách tổ chức các sổ sách báo cáo cho riêng mình. Chọn 2.Danh mục ->6. Quản lý chung -> 4.Quản lý báo cáo: Trang 54/ 62
  55. Nội dung báo cáo được tổ chức theo từng nghiệp vụ, các nghiệp vụ này được phân tích và tổng hợp theo từng chức năng cụ thể của đơn vị. Bạn cần lưu ý các thông tin sau: - Nghiệp vụ: báo cáo này thuộc về loại hình nghiệp vụ nào - Mã CT: mã của báo cáo - Tên chứng từ: tên của sổ sách báo cáo - Phiếu in: tên file báo cáo dưới định dạng Crystal report (.rpt). Để chọn một file báo cáo, bạn có thể ấn F2, “BAS” cho phép bạn truy xuất đến báo cáo cần thiết. - Điều kiện: Người dùng có thể tăng tốc độ truy xuất báo cáo bằng các đưa ra các điều kiện lọc thích hợp  Diễn giải: hướng dẫn về nội dung và mục đích của báo cáo.  Click “Lưu” để lưu lại thông tin về báo cáo. *- Bảng kê thuế: Khi bán hàng: Người dùng có thể dùng “Hóa đơn bán hàng” hoặc “Phiếu thu” để ghi nhận doanh số; Khi đó Người dùng sẽ đánh dấu check vào “lập bảng kê thuế”; Tùy theo mặt hàng bán có chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT mà Người dùng sẽ chọn: “chịu thuế và không chịu thuế” Trang 55/ 62
  56. “chịu thuế” “không chịu thuế” Khi mua hàng: Người dùng có thể dùng “Hóa đơn mua hàng” hoặc “Phiếu chi” để ghi nhận; Khi đó Người dùng sẽ đánh dấu check vào “lập bảng kê thuế”; Tùy theo mặt hàng bán có chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT mà Người dùng sẽ chọn: Trang 56/ 62
  57. “chịu thuế và không chịu thuế” “chịu thuế” “không chịu thuế” - Để xuất dữ liệu sang báo cáo thuế HTKK; Người dùng vào mục “Hệ thống báo cáo” lựa chọn xem “bảng kê thuế GTGT”. Đồng thời, hệ thống cho phép Người dùng xuất nội dung bảng kê vào chương trình in Bảng kê thuế bằng mã vạch của cục thuế bằng chức năng sau. Trang 57/ 62
  58. - Click vào “Xuất ra hệ thống kê khai” - Các nội dung cần lưu ý sau:  Bảng kê: chọn mẫu bảng kê thuế bạn cần xuất  Font chữ: chọn font chữ cần xuất nội dung bảng kê, mặc định là font TCVN3  Chọn file dữ liệu lưu trữ bảng kê: mặc định là đường dẫn file được cài đặt  Click vào “Xuất”, hệ thống sẽ tự động kết xuất số liệu bảng kê vào chương trình in bảng kê bằng mã vạch Vào chương trình in bảng kê, bạn sẽ thấy được nội dung đã được xuất ra 2-Các báo cáo tài chính tổng hợp cuối năm: bao gồm: Trang 58/ 62
  59. a-Bảng cân đối kế toán Người sử dụng chọn theo Tháng, Quý hoặc năm - Kết quả Bảng cân đổi kế toán dựa trên số liệu phát sinh trong thời gian theo dõi; thông qua công thức, hệ thống sẽ tự động tính toán các chỉ tiêu trong bảng. - Bạn cần lưu ý các thông tin sau:  File Excel mẫu: Mẫu biểu của Bảng cân đối kế toán sẽ dựa trên file Excel mẫu đã được thiết lập trước đó phù hợp với mẫu cung cấp của từng chi cục thuế. Chọn vào nút “ ” để chọn file Excel mẫu của bạn. Trang 59/ 62
  60.  Tên file mới: khi bạn thiết lập Bảng cân đối mới, bạn có thể tự mình sử dụng tên sheet của bảng mới tạo ra. Thông thường, chức năng này thích hợp đối với các công ty tư vấn kế toán có nhu cầu quản lý kế toán cho nhiều công ty khách hàng, lúc đó mỗi khách hàng sẽ là 1 sheet riêng theo thời gian và theo tên khách hàng.  Cách tạo Bảng cân đối kế toán sẽ như sau: trên cơ sở file mẫu, ta sẽ thiết lập công thức phù hợp để điền số liệu cho từng cell; các công thức này đã được thiết lập mặc định, tất nhiên bạn sẽ thay đổi cho phù hợp nếu cần. Chọn nút “Tổng hợp”, hệ thống sẽ tự động truy xuất và tổng hợp số liệu phù hợp theo công thức đã được cung cấp. Mọi khó khăn về thiết lập công thức, bạn có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận Giải pháp doanh nghiệp của công ty Golden Land  b- Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: c- Lưu chuyển tiền tệ:  Trực tiếp  Gián tiếp Trang 60/ 62
  61. d- Thuyết minh báo cáo tài chính - Về mặt kỹ thuật, các báo cáo này hoàn toàn tương tự với Bảng cân đối kế toán, do đó bạn có thể dựa vào Bảng cân đối kế toán để thiết lập các báo cáo này một cách dễ dàng. e-Các báo cáo động: hệ thống các báo cáo động được thiết lập trên cơ sở việc trích lọc dữ liệu bằng ngôn ngữ truy vấn. Nếu nắm được một cách căn bản về ngôn ngữ này và hệ thống cơ sỡ dữ liệu, các hệ thống báo cáo này sẽ thực sự là công cụ tuyệt vời để người quản trị có thể kiểm tra, theo dõi, tổng hợp dữ liệu kế toán tài chính một cách đơn giản và nhanh chóng mà cực kỳ hiệu quả và chính xác. Trang 61/ 62
  62. NÊN & KHÔNG NÊN 1. Trường hợp DN có Tài khoản Tiền gởi ngân hàng, đơn vị có thể hạch toán chi tiết tài khoản cho từng ngân hàng mà đơn vị có tài khoản; nhờ đó có thể quản lý được chi tiết sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng tại ngân hàng của mình. 2. Phải nhập Ngày nhập, Ngày chứng từ nằm trên form nhập liệu ; nếu không sẽ gây ra những sai sót trong quá trình tìm kiếm và tổng hợp số liệu. 3. Phải thực hiện “Kết chuyền số liệu và Tổng hợp số liệu” trước khi xem báo cáo, nếu không các số liệu được nhập mới sẽ không được tổng hợp vào các báo cáo cuối tháng. 4. Nên thiết lập các hệ thống danh mục trước khi nhập liệu, điều này cho phép bạn nhập liệu nhanh chóng dựa trên hệ thống danh mục đã được cập nhật. 5. Nên chọn ngày làm việc là ngày trên các chứng từ hiện nhập ( thường các đơn vị không nhập liệu hằng ngày mà tập hợp số liệu để nhập một lần), điều này giúp tăng tốc độ nhập liệu. 6. Phải click vào nút truy xuất nằm bên phải hộp danh sách lựa chọn khi nhập các hệ thống danh mục chi tiết của một danh mục cho trước (ví dụ: Chi tiết công nợ thuộc Loại đối tượng công nợ, Chi tiết vật tư hàng hoá thuộc Chủng loại vật tư hàng hoá. 7. Không nên thay đổi mã của vật tư, hàng hoá, các đối tượng công nợ liên tục, điều này sẽ làm mất đi tính ổn định của hệ thống đồng thời khiến người dùng khó khai thác số liệu khi cần thiết. 8. Không nên cho phép tất cả người dùng có quyền Admin (Quyền quản trị hệ thống), điều này dễ dẫn đến những khó khăn trong quá trình kiểm soát tác nghiệp của từng người. 9. Không nên sử dụng chứng từ “Hạch toán nội bộ” cho tất cả nghiệp vụ phát sinh (mặc dù là không cấm) bởi chương trình được thiết kế sao cho ta có thể theo dõi một cách minh bạch và rõ ràng các nghiệp vụ phát sinh theo các chức năng cụ thể đã được module hoá của hệ thống. 10. Không nên sử dụng dấu cho các mã vật tư, hàng hoá, đối tượng công nợ hay bất kỳ một danh mục nào khác cũng như không nên dùng mã quá dài; điều này làm dữ liệu chứa nhiều hơn và làm hệ thống vận hành chậm hơn. Trang 62/ 62