›
›

Tài chính dành cho những nhà quản lý không chuyên (Phần 2)

pdf 28 trang ngocly 20 Free
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài chính dành cho những nhà quản lý không chuyên (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftai_chinh_danh_cho_nhung_nha_quan_ly_khong_chuyen_phan_2.pdf

Nội dung text: Tài chính dành cho những nhà quản lý không chuyên (Phần 2)

  1. PHÂN TÍCH, PHÂN TÍCH VÀ PHÂN TÍCH Các báo cáo tài chính có ý nghĩa nhiều hơn là một bài tập nghiền ngẫm với những con số. Chúng là những công cụ quản lý quan trọng. Tuy nhiên, để nắm bắt được ý nghĩa đầy đủ của các báo cáo này, bạn cần phải “lăn lộn” một chút với những con số. Chỉ đơn giản đọc những con số trong các báo cáo thôi thì chưa đủ. Để biết được các con số nói lên điều gì, bạn phải đặt chúng vào bối cảnh cụ thể, một cách để thực hiện điều này là so sánh những số liệu của năm gần đây nhất với con số của những năm trước đó. Cách bắt đầu dễ nhất cho kiểu phân tích này là một báo cáo thu nhập có tính cách so sánh bằng cách đặt các con số cạnh bên nhau: Báo cáo gần đây nhất Báo cáo năm trước đó Doanh số ròng $120.000 $100.000 Giá vốn hàng bán ra (27.000) (30.000) Lợi nhuận gộp $93.000 $70.000 Chi phí bán hàng 6.000 5.000 Chi phí hành chính 45.000 25.000 Tổng chi phí $51.000 $30.000 Thu nhập ròng $42.000 $40.000 Khi xem bản báo cáo trên, bạn cần để ý đến những số liệu nào tăng hoặc giảm một
  2. cách đột ngột. Sau đó, bạn cần phân tích các báo cáo để tìm ra các mối liên hệ giải thích tại sao các con số lại thay đổi. Nhìn vào bản báo cáo trên, bạn thấy doanh số ròng tăng $20.000, hay 20%, cùng lúc đó chi phí tăng $1.000, hay cũng là 20%. Mặc dù doanh số tăng 20%, giá vốn hàng bán lại giảm $3.000, tức 10%. Điều gì có thể lý giải cho sự thay đổi này? Nếu nhìn vào khoản chi phí điều hành, bạn sẽ thấy khoản này tăng lên $20.000, hay 80%. Có một mối liên hệ nào giữa hai con số này không? Không may, bản mẫu thu gọn này không thể hiện sự phân tích các chi tiết trong các khoản chi phí, nhưng nếu có, nó sẽ cho thấy một khoản tăng về lương là $20.000. Hóa ra là, công ty đã thuê một người đi mua hàng, có thể mua được với giá tốt hơn từ các nhà cung cấp. Cách phân tích tương tự cũng có thể áp dụng cho bảng cân đối kế toán và báo cáo lợi nhuận để lại. Để thực hiện điều này, bạn phải sử dụng một dạng báo cáo có tính chất so sánh để thể hiện những con số của năm gần đây nhất và của năm trước đó. Bạn nên để ý những khoản tăng hay giảm đáng kể và hãy tìm nguyên nhân đằng sau đó. Sau đây là một số gợi ý để giúp việc phân tích các báo cáo tài chính. So sánh với các đối thủ cạnh tranh: Thực hiện một phân tích đối chiếu trong đó bạn so sánh các số liệu gần đây nhất với các số liệu trung bình của ngành. Xem xét các lựa chọn khác: Đừng vội hài lòng với câu trả lời đầu tiên cho một câu hỏi. Tiếp tục đào sâu: Nếu bạn chưa thể tìm ra ngay câu trả lời đúng đắn, hãy tiếp tục tìm nó. Xem xét một cách phê phán các báo cáo tài chính là có lợi cho bạn.
  3. HÃY SỬ DỤNG CÁC TỶ SUẤT THEN CHỐT Sau khi đọc xong các báo cáo tài chính, bạn có thể nghĩ: “Những con số này có ý nghĩa gì? Công ty có thanh toán được các hóa đơn của nó hay không? Nó lời lỗ như thế nào?” Để tìm ra những câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn có thể sử dụng những con số từ các báo cáo tài chính để tạo nên các tỷ suất đo lường điều kiện tài chính và khả năng sinh lợi của công ty. Các nhà đầu tư tiềm năng, các chủ ngân hàng, ban quản trị công ty đều dùng các số đo để đánh giá thành quả hoạt động của công ty cũng như điểm mạnh, điểm yếu tài chính của nó. Có những tỷ suất để đo lường mọi thứ. Những tỷ suất đúng đắn nhất là những tỷ lệ mang lại cho bạn những thông tin mà bạn muốn biết. Ví dụ, bạn có thể tập trung vào những số đo thể hiện sự lớn lên của công ty, hoặc công ty quản lý tài sản và nợ hiệu quả như thế nào. Có lẽ phương pháp được sử dụng phổ biến nhất là tỷ suất giữa giá cả và lợi nhuận, cũng được biết với cái tên là tỷ suất P/E. Tỷ suất này được tính bằng cách chia giá trị thường của một chứng khoán (stock) cho lợi nhuận trên mỗi cổ phiếu (share). Kết quả thể hiện mối liên hệ giữa giá của một chứng khoán và lợi nhuận mà cổ phiếu của chứng khoán đó mang lại cho nhà đầu tư. Con số này cũng thể hiện lợi nhuận mà các cổ đông nhận được trên mức đầu tư của họ. Tuy nhiên, con số này khi đứng một mình không có ý nghĩa lắm mà phải được so sánh với tỷ lệ P/E của những công ty khác. Ngoài tỷ suất này ra, còn có bốn số đo phổ biến khác. - Tỷ suất khả năng thanh toán (Current ratio): Tài sản vãng lai/Nợ ngắn hạn. Số đo này được thể hiện dưới dạng 3:1. Nó nói cho bạn biết khả năng công ty tạo ra tiền mặt bằng việc bán tài sản để thanh toán nợ như thế nào. Khi mới nhìn vào, có vẻ như tỷ lệ 1:1 là thích hợp, nhưng các công ty cố gắng đạt lớn hơn tỷ lệ một:một này bởi vì có thể có những sự chậm trễ đáng kể trong việc thu tiền trong tương lai. Nói chung, các công ty đều cố gắng để đạt được tỷ lệ 2:1. - Tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh (Quick ratio): (Tiền mặt + Khoản phải thu)/Nợ ngắn hạn. Số đo này được thể hiện theo tỷ lệ 1.4:1. Tỷ suất này cũng tương tự như tỷ suất khả năng thanh toán, chỉ khác ở chỗ nó không tính hàng lưu kho bởi vì những rắc rối có thể xảy ra khi bán hàng lưu kho, chẳng hạn như hàng hư hỏng hay lỗi thời. Không có một con số vàng ở đây, vì nó thay đổi từ ngành này qua ngành khác.
  4. - Tỷ suất lãi gộp (Gross profit margin): Tổng lợi nhuận/Tổng doanh số. Con số này thể hiện dưới dạng một tỷ lệ phần trăm, chẳng hạn 1%. Số phần trăm này cho biết lợi nhuận mà công ty thu được trên những gì mà nó bán ra, sau khi chi phí sản xuất được trừ đi, nhưng trước khi trừ các chi phí khác, chẳng hạn như chi phí chung và chi phí quản lý. - Tỷ suất lãi ròng (Net profit margin): Lợi nhuận ròng/Tổng doanh số. Giống như tỷ suất lãi gộp, tỷ suất lãi ròng cũng được thể hiện bằng một tỷ lệ phần trăm, chẳng hạn 2%. Tỷ suất lãi ròng cho biết lợi nhuận công ty làm được trên sản phẩm mà công ty bán ra sau khi trừ đi tất cả các khoản chi phí. Không cần biết bạn đang sử dụng số đo nào, sau đây là những hướng dẫn mà bạn có thể theo để hiểu rõ hơn về những con số: Hãy theo dõi lâu dài: Không nên chỉ tính toán một lần rồi quên mất nó. So sánh với các tiêu chuẩn của ngành: Hãy tạo ra một dấu mốc. Thực hiện các số đo trên mỗi dòng sản phẩm: Điều này có thể xác định chính xác những trung tâm giám định chi phí có thể tạo nên nhiều lợi nhuận hơn. Các phép đo đạc về tài chính là các thẻ báo cáo trong thế giới kinh doanh.
  5. TẠI SAO PPE QUAN TRỌNG? Đất đai, nhà xưởng, và thiết bị (property, plant and equipment - PPE) cũng được biết với tên gọi là tài sản cố định, là những tài sản hữu hình mà các công ty sở hữu và sử dụng trong quá trình kinh doanh, bao gồm cả xe cộ, máy móc, nhà xưởng, và đất đai chưa được sử dụng. Bởi vì các tài sản này đòi hỏi phải có vốn đầu tư lớn, cho nên cách chi tiêu giá trị của chúng có ảnh hưởng quan trọng đến thu nhập ròng. PPE được coi như là tài sản dài hạn, vì chúng được xem sẽ tồn tại lâu hơn một năm. Tuy nhiên, khi máy móc và thiết bị được sử dụng, giá trị của chúng đối với công ty bị giảm xuống. Sự giảm giá trị này được thể hiện bằng sự khấu hao, là phương pháp phân bổ giá trị của tài sản cho suốt niên hạn sử dụng của chúng. PPE được khấu hao qua nhiều năm, bởi vì nếu chúng được khấu hao hết ngay trong năm được mua thì chúng sẽ tạo ra một khoản thu nhập ròng không thực tế trong năm đó, cũng như trong những năm tiếp theo khi thiết bị đó còn đang hoạt động. Để hiểu được điều này diễn ra như thế nào, bạn hãy xem xét ví dụ sau: Tập đoàn Nicko vừa quyết định thay mới một chiếc máy sản xuất dụng cụ gì đó. Chiếc máy mới trị giá $50.000 và được dự tính sản xuất dụng cụ trong vòng năm năm. Thu nhập của Nicko trong năm mua chiếc máy này là $200.000 và trong năm tiếp theo là $250.000. Bây giờ, hãy xem ảnh hưởng của việc mua chiếc máy này lên phần chi phí trong năm 1 và năm 2. Nếu như giá trị chiếc máy này được khấu hao hết trong năm 1, nó sẽ ảnh hưởng đến thu nhập ròng của công ty như sau. Năm 1 Năm 2 Doanh số $200.000 $250.000 Máy sản xuất công cụ $50.000 Thu nhập ròng $150.000 $250.000 Việc sử dụng hết giá trị của chiếc máy trong năm đầu tiên sẽ thể hiện sai thu nhập ròng
  6. cho cả hai năm và làm cho ta có cảm giác chiếc máy được sử dụng hết trong năm 1 còn trong năm 2 thì không được sử dụng gì cả. Bây giờ, hãy xem điều gì xảy ra nếu Nicko áp dụng phương pháp khấu hao đều hàng năm (khấu hao trực tuyến hoặc tuyến tính), một phương pháp phân bổ đều giá trị của chiếc máy trong vòng năm năm. Năm 1 Năm 2 Doanh số $200.000 $250.000 Máy sản xuất dụng cụ ___ ___ Khấu hao (10.000) (10.000) Thu nhập ròng $190.000 $240.000 Trong tình huống thứ hai này, chi phí khấu hao trong năm 1 và năm 2 đã làm giảm thu nhập ròng trong cả hai năm, như thế là làm cho thu nhập phù hợp với khoản chi phí cần thiết để tạo ra nó. Chi phí khấu hao $10.000 vẫn tiếp tục được tính từ năm 3 cho đến năm 5. Sau đây là một vài yếu tố khác về tài sản: Bảng cân đối kế toán: PPE thể hiện trên bảng cân đối kế toán như một tài sản cố định dài hạn được trừ đi giá trị khấu hao lũy kế qua nhiều năm. Cước chú: Các cước chú cung cấp một sự kê khai chi tiết về các phần tài sản thuộc PPE. Được khấu hao hết ngay lập tức: Theo quy tắc, những tài sản nhỏ, không đắt tiền được tính hết trong năm mua bởi vì sẽ không thực tế nếu khấu hao một tài sản như thế trong nhiều năm. Khấu hao là phân bổ giá trị của thiết bị trong suốt niên hạn sử dụng của nó.
  7. TÌM HIỂU NHIỀU HƠN VỀ LỢI THẾ THƯƠNG MẠI Lợi thế thương mại không xuất hiện trên các báo cáo tài chính, nhưng khi nó xuất hiện, bạn cần nên biết tại sao. Khi mọi người nghe đến từ lợi thế thương mại (goodwill) được nhắc tới trong mối liên hệ với việc kinh doanh, họ thường nghĩ đến một tài sản vô hình bắt nguồn từ tên tuổi của một doanh nghiệp trong mối quan hệ với khách hàng của nó. Tuy nhiên, các kế toán viên thì lại có một định nghĩa hơi khác một chút về lợi thế thương mại. Khi nó xuất hiện trên báo cáo tài chính, nó đề cập đến tài sản vô hình chứ không liên quan đến danh tiếng hay sự hoạt động của công ty đã lập ra các báo cáo tài chính đó. Thay vào đó, nó mô tả phần giá vượt trội mà công ty phải trả trên giá trị thị trường thực cho một công ty khác. Sự khác biệt về giá trị của lợi thế thương mại thể hiện trên bảng cân đối kế toán là như thế. Lấy một ví dụ về việc lợi thế thương mại xuất hiện như thế nào, hãy tưởng tượng một tình huống khi Tập đoàn Nicko muốn mua lại Caffe d’Oro, một công ty tư nhân chế biến hạt cà phê rang. Vào thời điểm giao dịch, Caffe d’Oro có số tài sản là $400.000, nợ là $300.000. Nicko và Caffe d’Oro trải qua nhiều cuộc thương lượng trước khi đi đến giá thỏa thuận chuyển nhượng cuối cùng là $500.000. Trong đó, như một phần của thương vụ chuyển nhượng, Nicko đã đồng ý chấp nhận chi trả hết mọi khoản nợ của Caffe d’Oro. Ta có một dãy số sau khi giao dịch xong như sau: Tài sản $400.000 Nợ $300.000 Lợi thế thương mại $400.000 Lợi thế thương mại phản ánh sự chênh lệch giữa giá mua $500.000 và giá trị sổ sách của công ty cà phê $100.000 (tài sản trừ đi nợ). Có thể có một số lý do tại sao Nicko lại sẵn sàng trả một khoản tiền vượt trội $400.000 cho Caffe d’Oro. Có lẽ công ty cà phê có một tài sản không thể thể hiện được trên giấy tờ,
  8. chẳng hạn như có một lượng khách hàng trung thành hoặc một phương pháp bán cà phê tiên tiến. Dù lý do nào đi nữa, Nicko cũng đã suy nghĩ kỹ về hoạt động kinh doanh và tiếng tăm của Caffe d’Oro mới dám trả một số tiền cao hơn so với giá trị ghi trên sổ sách của công ty cà phê này. Sổ kế toán của Nicko sẽ bao gồm các khoản mục về tài sản và nợ, cũng như lợi thế thương mại $400.000 của Caffe d’Oro. Sau đây là một số thông tin thêm về lợi thế thương mại: Các báo cáo tài chính hỗn hợp: Một khi thương vụ đã hoàn thành, bên mua sẽ kết hợp các báo cáo tài chính của cả hai công ty lại. Các quy định thay đổi: Mãi cho đến năm 2002, các công ty Hoa Kỳ mới được phép khấu hao lợi thế thương mại - có nghĩa là, phân bổ chi phí - trong vòng 40 năm. Giờ đây các công ty phải kiểm tra giá trị thực của lợi thế thương mại và tu chỉnh chi phí khi giá trị thực giảm xuống. Hãy kiểm tra chế độ dịnh giá lại của công ty: Xóa bỏ lợi thế thương mại là làm giảm lợi nhuận trong năm đó, vì vậy, các công ty có thể do dự khi loại bỏ lợi thế thương mại ngay cả khi giá trị của nó đã giảm. Lợi thế thương mại được tạo ra khi một công ty mua lại một công ty khác và vẫn còn nằm trong sổ sách cho đến khi giá trị thực trên thị trường giảm xuống.
  9. CHUẨN BỊ, CHUẨN BỊ VÀ CHUẨN BỊ Tuy không có một công thức kỳ diệu nào mà bạn có thể sử dụng để làm các con số ngân sách xuất hiện từ chỗ không có gì, vẫn có rất nhiều bước bạn có thể thực hiện để làm cho quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ. Bí quyết là nhờ vào những người khác có kiến thức liên quan giúp đỡ. Trong một số trường hợp, một sự bắt đầu tốt là khi bạn nói chuyện với một kế toán viên quen thuộc với ngành kinh doanh và công ty của bạn. Bạn cần phải chuẩn bị trước một danh sách những câu hỏi để khỏi phải bỏ sót một vấn đề mấu chốt nào. Nếu câu trả lời cho một câu hỏi nào của bạn có tính chuyên môn quá, bạn nên hỏi để được giải thích thêm. Trong giai đoạn này của quá trình lập dự toán, bạn cũng cần chia sẻ thông tin với những người quản lý các phòng ban khác. Đây chính là là lúc tìm xem có những dự án nào đang hình thành có thể cần đến những nguồn lực từ phòng ban của bạn không. Bạn cũng cần phải nghiên cứu xem có còn những nguồn lực nào trong công ty chưa được sử dụng tốt mà có thể giúp giảm bớt những chi tiêu thuộc quyền quản lý của bạn hay không. Hãy nhớ đừng bỏ sót những người báo cáo cho bạn. Họ có thể biết được những thiết bị hay máy mọc nào hoạt động trục trặc cần phải tu sửa hoặc thay mới trong tương lai gần. Tuy nhiên, họ có thể do dự khi chia sẻ những loại thông tin xấu này với bạn, cho nên bạn cần đặt ra những câu hỏi để hướng họ cung cấp cho bạn những thông tin này. Lấy ví dụ, bạn không nên hỏi: “Tất cả các máy móc đang hoạt động đều tốt chứ?”. Mà thay vào đó bạn có thể đưa ra một câu hỏi mở chẳng hạn như “Anh đang gặp những loại rắc rối nào với các máy móc đó vậy?”. Câu trả lời có thể hé cho thấy bạn cần phải tìm hiểu thêm và lập quỹ cho việc sửa chữa hoặc thay mới thiết bị. Trong quá trình lập dự toán, bạn cũng cần phải tham khảo ngân sách của năm trước. Đừng chọn lấy những số liệu đó rồi nâng giá trị của chúng lên. Ngân sách năm trước chỉ có tác dụng như là một người hướng dẫn mà thôi. Mặc dù chúng rất hữu ích nhưng chúng thường chứa những thông tin lỗi thời mà bạn không thể tin cậy được. Các bảng dự toán ngân sách trước có thể giúp chúng ta học những ưu và khuyết điểm của chúng ta nằm ở đâu khi lập dự toán. Hãy nhìn những số lượng đã được dự toán và số lượng thực tế để xem những lĩnh vực nào có biến động nhỏ nhất, cũng gọi là những phương sai và những lĩnh vực nào biến động lớn nhất. Hãy cố gắng hình dung xem bạn có thể cải thiện quá trình đó như thế nào và hãy làm những dự báo chính xác hơn.
  10. Thêm vào những gợi ý trên, sau đây là một số gợi ý hữu ích cho quá trình dự thảo ngân sách: Dành đủ thời gian: Có thể sẽ cần hai đến ba tháng mới tập hợp hết những thông tin bạn cần. Bắt đầu với thu nhập: Hãy lập ra chỉ tiêu doanh thu và rồi xác định những nguồn lực cần để đạt được những chỉ tiêu đó. Tránh ước đoán: Hãy hỗ trợ các con số của bạn (bằng giải trình, chứng minh ) càng nhiều càng tốt Sử dụng những bảng dự toán trước như là một điểm xuất phát, chứ không phải là một giải pháp.
  11. ĐẶT CÁC MỤC TIÊU DOANH THU THỰC TẾ Việc dự báo doanh thu cho ngân sách hàng năm chính là việc tạo ra sự quân bình. Trong khi bạn muốn đặt ra mục tiêu doanh thu để thúc đẩy nhân viên của bạn làm việc tốt nhất, bạn cũng phải bảo đảm rằng mục tiêu này có thể đạt được. Việc đặt ra một mục tiêu có thể đạt được là một điều đặc biệt quan trọng, bởi vì nhiều quyết định liên quan đến dòng tiền mặt đều dựa trên doanh thu đã được dự tính. Nếu doanh thu được dự tính sẽ tăng, ban quản trị có thể sẽ quyết định đầu tư thiết bị mới hay thuê nhân viên mới. Nhưng nếu mục tiêu doanh thu không thể đạt được, thì công ty có thể sẽ đối mặt với những khó khăn nghiêm trọng về tiền mặt. Để làm cho dự báo doanh thu mang tính chính xác cao, bạn cần phải dành đủ thời gian cho bạn để tập hợp đầy đủ thông tin quan trọng và đánh giá xem chúng có ý nghĩa gì với bạn. Một cách để bắt đầu quá trình này là bạn phải bảo đảm dự báo doanh thu của bạn phù hợp với những mục tiêu của công ty. Nếu ban quản trị muốn khai trương một văn phòng đại diện ở nước ngoài, bạn cũng phải đưa mục tiêu đó vào trong dự báo. Bạn có thể không muốn lên phương án tăng mạnh doanh thu trong nước nếu như các nhân viên bán hàng sẽ được tập trung vào thị trường nước ngoài. Nói chung, sẽ là một ý tưởng tốt nếu tách những dự báo doanh thu dựa trên những yếu tố như dòng sản phẩm hoặc vị trí địa lý. Khi những đánh giá của bạn đã phù hợp với các mục tiêu của công ty, bạn có thể xem xét lại doanh thu trong quá khứ. Những thông tin này có vai trò như là một người hướng đạo cho việc phân tích xem những yếu tố khác nhau, chẳng hạn như các hoạt động cạnh tranh hoặc các chiến dịch quảng cáo ảnh hưởng đến doanh thu như thế nào. Lấy ví dụ, những số liệu quá khứ có thể gợi lên rằng việc hạ giá thành sản phẩm sẽ làm tăng doanh thu. Vì vậy, việc giảm giá thành sản phẩm có thể sẽ có sức lôi cuốn lớn, cho đến khi nào những nghiên cứu tiếp theo cho thấy việc giảm giá thành sản phẩm cũng làm giảm lợi nhuận ròng. Chiến lược giá cả tốt nhất không phải chỉ đơn giản là tăng doanh thu, mà nó còn là tối đa hóa lợi nhuận ròng. Phần phân tích lịch sử doanh thu nên tập trung vào hiệu quả của việc kinh doanh lặp lại. Dựa vào quá khứ, bạn có thể dự đoán trong tương lai sẽ có bao nhiêu thương vụ từ những khách hàng hiện tại? Có bao nhiêu hợp đồng dài hạn và những đơn xác nhận đặt hàng mà bạn đã có được cho năm tiếp theo?
  12. Có một sự cân nhắc mang ý nghĩa quan trọng trong nhiều ngành kinh doanh là doanh thu theo mùa và những đợt quảng bá đặc biệt. Hầu hết các doanh nghiệp đều không có doanh thu bình ổn trong năm, và trong nhiều trường hợp, những sự dao động này tuân thủ một cơ chế có thể dự đoán được. Ngân sách phải phản ánh sự biến động của các khối lượng doanh thu. Dự báo doanh thu cho từng tháng có thể đòi hỏi nhiều thì giờ hơn, nhưng cách làm được ưa thích hơn là đơn giản lấy ngân sách dự toán cho cả năm chia lại cho 12 tháng. Điều này tạo ra một dự toán doanh thu không thực tế và gây khó khăn cho việc so sánh các số lượng dự toán với kết quả thực tế. Hãy đánh giá các doanh thu dự toán tương lai bằng cách đưa ra các hành động sau đây: Nghiên cứu kỹ sự cạnh tranh: Hãy tìm hiểu những thay đổi trong chiến lược doanh thu của đối thủ cạnh tranh của bạn. Đọc những ấn phẩm về ngành kinh doanh: Hãy theo dõi những thông tin mới nhất. Hãy kiểm tra những sự kiện đặc biệt sắp tới: Liệu sẽ có những sự kiện quan trọng nào diễn ra chỉ một lần nhưng có thể ảnh hưởng đến doanh thu của bạn hay không? Hãy phấn đấu cho một mục tiêu doanh thu tiến công và có thể đạt được.
  13. CẮT GIẢM CHI PHÍ HỢP LÝ Bạn đã nghiền ngẫm và suy tư với những con số quá nhiều. Bạn đã bỏ nhiều tuần lễ liền để làm việc vất vả với những con số trong bảng dự toán và cuối cùng cũng đạt được kết quả như ý muốn. Sau tất cả những công việc đó, không có gì đáng ngạc nhiên khi bạn có được cảm giác nhẹ nhõm khi đệ trình bảng dự toán ngân sách. Nhưng ngay khi bạn nghĩ quá trình này đã hoàn thành, bạn lại nhận được một tin xấu. Ban quản trị muốn bạn xem xét lại những số liệu và cắt giảm những chi phí trong ngân quỹ của bạn xuống 10%. Bạn đã cố gắng “vắt ép” đến những đồng xu cuối cùng trong bảng dự toán rồi, làm thế nào mà có thể cắt giảm hơn được nữa? Vào lúc này, bạn có thể bị cám dỗ bởi ý nghĩ là đơn giản cắt giảm 10% cho tất cả các chi phí, bất kể nó có khả thi để đạt được những mục tiêu kia hay không. Bạn suy luận rằng cách này mới là công bằng, bởi vì nó đòi hỏi mọi người cắt giảm chi tiêu một cách đều nhau. Và, bởi vì nó chẳng tốn công bao nhiêu để cắt giảm mọi thứ xuống bớt 10%, bạn có thể thực hiện sự thay đổi này một cách dễ dàng và trở lại công việc thường ngày của bạn. Trong tình hình này, việc cắt giảm đều khắp 10% chỉ có thể giải quyết được vấn đề một cách ngắn hạn thôi, nhưng về lâu dài, no sẽ làm bạn thêm đau đầu. Vai trò của bạn với tư cách là một nhà quản lý không phải là tìm ra một giải pháp dễ dãi và nhanh chóng để lập một bảng dự toán. Trách nhiệm của bạn là tạo ra một bảng dự toán sát với thực tế để có thể xem như là một cẩm nang cho suốt cả năm. Điều này có nghĩa là bạn cần phải kiểm tra lại các số liệu và tìm xem có thể cắt giảm ở đâu. Khi xem xét lại bảng dự toán, bạn phải chắc chắn rằng mỗi một hạng mục đều phục vụ cho những mục tiêu của công ty. Những khoản chi tiêu nào không hợp lý thì sẽ được cắt bớt đi. Ví dụ, nếu ban quản trị muốn quyết tâm thuê thêm người cho năm tới, bạn có thể giảm thiểu hay bỏ luôn những khoản chi phí đã được dự trù cho những hoạt động quảng bá nhằm tuyển dụng nhân viên mới. Nếu bảng dự toán của bạn bao gồm việc mua sắm máy móc hay thiết bị mới, bạn có thể xem xét việc thuê mướn thay vì mua sắm. Những cách thu xếp lại này có thể cho phép bạn tiếp cận được những thiết bị tiên tiến nhất trong khi có thể giải phóng được tiền mặt. Bạn cũng có thể nghiên cứu những lựa chọn khác trong việc mua sắm. Ví dụ, nếu công ty của bạn sản xuất hàng hóa theo những tiện ích của khách hàng, thì khách hàng có thể sẽ
  14. sẵn sàng mua thiết bị và cho bạn thuê lại. Đối với những mặt hàng nào bạn bắt buộc phải mua, hãy thử xem có thể thương lượng với nhà cung cấp về một giá tốt hơn hay được hưởng những điều kiện thanh toán thuận lợi hơn hay không. Trong một số trường hợp, nếu bạn ký một hợp đồng dài hạn, thì bạn có thể đạt được những tiết kiệm đáng kể. Đôi khi những khoản cắt giảm nhỏ lại có thể cộng thành những khoản tiết kiệm lớn, vì vậy, bạn đừng bỏ qua những điều sau đây: Hãy chịu khó đi tìm những nhà cung cấp có giá thấp: Hãy cân nhắc cẩn thận việc tiết kiệm giá có thể sẽ làm cho bạn không được hưởng những dịch vụ giá trị gia tăng chẳng hạn như được hưởng dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt. Hãy xem xét việc mua những máy móc đã qua sử dụng: Tu bổ hay tân trang thiết bị có thể tốn ít chi phí hơn là mua máy mới mà cũng có thể hoạt động tốt như thường. Giảm chi phí nhân công: Hãy làm cho phòng ban của bạn hiệu quả hơn bằng cách thay những công việc giấy tờ hao tốn thời gian bằng những hệ thống máy tính điện tử. Cắt giảm chi phí không phải là một khoa học chính xác; nó có thể cần nhiều lượt mới có kết quả như ý được.
  15. THEO DÕI DÒNG TIỀN MẶT Dự toán tiền mặt là một công cụ không thể thiếu để quản lý dòng tiền mặt, có nghĩa là, liệu có đủ tiền mặt để thanh toán cho các khoản chi tiêu đến kỳ phải trả hay không. Dự toán này có thể định hướng cho việc đưa ra các quyết định chẳng hạn như nên thuê bao hay tốt hơn mua sắm thiết bị hoặc đưa ra những cách “khuyến mại” để vận động khách hàng trả tiền sớm hơn. Dự toán tiền mặt nhắm vào dòng tiền mặt thu vào và chi ra khỏi công ty. Những giao dịch liên quan là những giao dịch làm tăng hay giảm số dư tiền mặt. Điều này khác với một dự toán thông thường có bao gồm cả những khoản mục không ảnh hưởng đến tiền mặt, chẳng hạn như bán chịu và khấu hao tài sản. Một bảng dự toán tiền mặt cần phải phản ánh những thời điểm khác nhau giữa các giao dịch mua bán và chi trả hóa đơn. Đối với các công ty bán chịu, dòng tiền mặt thu vào sẽ không được thể hiện cho đến khi khách hàng thật sự thanh toán tiền. Những nhà bán lẻ thanh toán bằng tiền mặt có lợi thế hơn trong việc ước tính luồng tiền mặt chảy vào so với những công ty mà phải chờ cho đến ngày thanh toán. Dòng tiền mặt chi ra của bảng dự toán cũng hoạt động giống như dòng tiền mặt thu vào. Bảng dự toán chỉ nên bao gồm những khoản chi tiêu đúng vào thời điểm chúng được thanh toán. Những khoản chi phí lặp đi lặp lại như tiền thuê bao hay lương nhân viên, thì dễ để lập dự toán vì chúng xuất hiện sau những khoảng thời gian đều đặn. Còn những khoản chi trả tiền mặt bất ngờ thì khó dự toán hơn, do đó, bạn có thể để ra một khoản dự trù cho những trường hợp như thế. Ví dụ sau đây minh họa một dự toán tiền mặt đơn giản của một quý Tháng Mười Mười một Mười hai Tiền mặt, số dư đầu kỳ $100.000 $85.000 $88.000 Tiền mặt thu vào 50.000 35.000 14.000 Tổng tiền mặt hiện có $150.000 $120.000 $102.000
  16. Tiền mặt chi tiêu trong tháng Lương nhân viên 10.000 10.000 10.000 Tiền thuê 2.000 2.000 2.000 Trả cho các nhà cung cấp 53.000 20.000 10.000 Tổng chi tiêu (65.000) (32.000) (22.000) Tiền mặt còn dư vào cuối tháng $85.000 $88.000 $80.000 Dự toán tiền mặt có thể thường phát hiện một vấn đề tiềm ẩn về dòng tiền mặt. Nếu điều đó xảy ra, công ty có thể thôi mua sắm lớn mà chỉ mua những thứ nào thật cần thiết thôi. Thêm vào đó, họ có thể yêu cầu những phương thức thanh toán kéo dài từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, một số khoản chi tiêu cụ thể chẳng hạn lương nhân viên, thường là khoản chi tiền mặt lớn nhất và khó trì hoãn nhất. Khi lập bảng dự toán tiền mặt, bạn nên theo những bước đi sau: Hãy đưa vào những khoản lãi vay ngân hàng ngắn hạn và tiền trả lại có liên quan: Những khoản mục này không xuất hiện trên bảng cân đối kế toán hay báo cáo thu nhập mà lại thuộc vào dự toán tiền mặt. Hãy cập nhật trên cơ sở hàng tháng: Hãy bảo đảm bạn có đủ tiền mặt để chi tiêu cho những khoản chi phí sắp đến. Lường trước những việc sửa chữa: Nếu bạn có máy móc hay thiết bị cũ, hãy luôn dự trù một khoản ngân sách cho dịch vụ sửa chữa. Quản lý dòng tiền mặt có thể là sự khác nhau giữa việc tồn tại trong kinh doanh hay đi đến phá sản.
  17. NHẬN RA NHỮNG VẤN ĐỀ TIỀM ẨN Mục đích của bảng dự toán không phải là làm cho các nhà quản trị nhức đầu. Thực ra, bảng dự toán có thể là một người bạn tốt của nhà quản trị. Các bảng dự toán chính là những công cụ quản lý hữu ích để có thể giúp các nhà quản trị phân tích sự khác nhau giữa hoạt động được chờ đợi và những kết quả thực tế. Một sự phân tích độ chênh lệch của dự toán - xác định những kết quả thực tế khác thế nào với những ước tính đã được dự toán - sẽ giúp nhà quản lý xác định được những lĩnh vực mà công ty đang gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu. Để thực hiện việc phân tích, bạn cần phải xem xét và đối chiếu bảng dự toán với những số liệu thực tế, ghi chú về sự khác nhau giữa hai bên. Thay vì bạn cứ cố gắng theo dõi xem một sự chênh lệch là âm hay dương, bạn có thể thấy dễ dàng hơn bằng cách nhận xét xem những kết quả thực tế là có lợi hay bất lợi hơn so với dự toán. Sau đây là một bảng báo cáo dự toán được đơn giản hóa thể hiện kết quả thực tế và số lượng dự toán trong tháng Bảy của Tập đoàn Nicko: Có lợi: C Bất lợi: B Thực tế Dự toán Chênh lệch Có/Bất lợi Tháng Bảy Bảy Số lượng hàng được bán ra $30.000 $25.000 $5.000 B Tổng doanh thu $300.000 $375.000 $75.000 B Giá vốn hàng đã bán (150.000) (155.000) (5.000) C Lợi nhuận gộp $150.000 $220.000 $70.000 B
  18. Các khoản chi tiêu Quảng cáo $5.000 $15.000 $10.000 C Lương nhân viên $5.000 $5.000 0 Điện thoại 2.000 5.000 3.000 C Khấu hao 3.000 3.000 0 Tổng chi phí 65.000 70.000 5.000 C Thu nhập ròng $85.000 $142.000 $57.000 B Việc phân tích những con số then chốt sẽ cho thấy tại sao lại quan trọng khi tìm hiểu những con số nói lên điều gì với bạn. Thoạt nhìn, trông có vẻ như Nicko không đạt được mục tiêu doanh thu và đang cố gắng cắt giảm chi phí quảng cáo và điện thoại đã dự toán. Tuy nhiên, sự việc không phải như thế. Các nhà quản lý của Nicko đã dự toán doanh thu là $375.000 dựa trên một đợt quảng cáo dự kiến bắt đầu vào tuần đầu tiên của tháng Bảy. Nhưng có một sự chậm trễ, và sự kiện đặc biệt đó không có tác dụng gì mãi cho đến tháng Tám. Thêm vào đó, Nicko cũng đã dự toán chi phí điện thoại tăng thêm vào thời điểm tung ra chiến dịch quảng cáo. Bởi vì đây là lần thứ hai một đợt quảng cáo bị hủy bỏ, nên các nhà quản trị của Nicko muốn tìm hiểu tình hình một cách sâu hơn. Hãy đưa các bước sau đây vào việc phân tích bảng dự toán của bạn: Đừng chăm chú quá lâu vào những con số: Hãy tìm ra những nguyên nhân chính. Hãy thêm vào những tỷ lệ phần trăm: Hãy kẻ thêm một cột khác thể hiện tỷ lệ phần trăm của các phần chênh lệch, được tính bằng cách chia số chênh lệch cho số dự toán (Chênh lệch/Dự toán). Điều này làm cho bảng báo cáo dễ đọc hơn.
  19. Hãy sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan: Chỉ theo đuổi những số chênh lệch nào có ý nghĩa thôi. Việc phân tích bảng dự toán làm cho bạn biết cần phải hành động ở đâu.
  20. HIỂU ĐƯỢC DOANH THU ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ NHƯ THẾ NÀO Khi soạn dự toán, bạn hãy luôn nhớ là tất cả các chi phí không bao giờ được tạo ra bằng nhau. Trong khi chi phí cố định vẫn giữ nguyên bất kể đến lượng doanh thu, chi phí khả biến lại tăng hoặc giảm theo doanh thu. Bằng cách hiểu được mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu, bạn sẽ có một công cụ có thể giúp bạn đưa ra những dự đoán hợp lý về việc chi tiêu trong bộ phận của bạn. Chi phí cố định là những khoản chi tiêu vẫn giữ nguyên qua nhiều kỳ kế toán. Ví dụ như tiền thuê, chi phí bảo trì và sửa chữa định kỳ, lương nhân viên, lệ phí kế toán, và khấu hao tài sản cố định. Cho dù bạn có bán một hay một ngàn sản phẩm, chi phí cố định vẫn là như thế. Trái lại, các chi phí khả biến sẽ tăng hay giảm cùng với doanh thu. Càng bán được nhiều sản phẩm, chi phí khả biến càng cao. Chi phí khả biến đặc trưng thường bao gồm nguyên vật liệu, lương làm ngoài giờ, và lương gắn liền với sản lượng. Lấy ví dụ, Tập đoàn Nicko bán $10 một sản phẩm. Chi phí cố định hàng tuần của Tập đoàn là $500 và chi phí khả biến là $2/sản phẩm. Nếu trong tuần kinh doanh đầu tiên, công ty bán được 100 sản phẩm, thì doanh thu sẽ là $1.000, chi phí cố định là $500, còn chi phí khả biến sẽ là $200. Bây giờ giả sử trong tuần thứ hai, Tập đoàn bán được 200 sản phẩm. Trong trường hợp này, doanh thu sẽ là $2.000, chi phí cố định vẫn là $500, và chi phí khả biến là $400. Tuần nào cũng vậy, Tập đoàn cũng có chi phí cố định là $500, nhưng chi phí khả biến lại tăng thêm $200 trong tuần thứ hai, với số lượng sản phẩm bán tăng thêm 100 đơn vị. Trong trường hợp này, tổng chi phí của Nicko trong tuần đầu chỉ là $700, và tuần thứ hai là $900. Số lượng sản phẩm Doanh Chi phí cố Chi phí khả Tổng chi Tuần bán ra thu định biến phí 1 100 $1.000 $500 $200 $700
  21. 2 200 $2.000 $500 $400 $900 Cũng giống như Tập đoàn Nicko, bạn cần phải biết chi phí nào có liên quan đến nhiệm vụ bán hàng của bạn. Sau đó bạn tìm đến các khoản chi tiêu khả biến dựa vào dự toán doanh thu. Sau đây là chiến lược giúp bạn tách chi phí cố định ra khỏi chi phí khả biến. Bước thứ nhất: Liệt kê tất cả những khoản chi phí của bạn. Bước thứ hai: Phân tích chi phí có liên quan đến doanh thu như thế nào. Bước thứ ba: Nhóm các chi phí thành những khoản tiền cố định hay những khoản liên quan đến doanh thu. Chi phí khả biến tăng hoặc giảm cùng với số lượng doanh thu.
  22. CHỌN DẠNG THÍCH HỢP CHO DỰ TOÁN Việc lập dự toán linh hoạt không có nghĩa là bạn chọn lựa khi nào bạn làm dự toán. Mà nó hướng đến một bảng dự toán chứa đựng những mức độ hoạt động khác nhau. Đối với những công ty có một loạt khối lượng doanh số và chi phí khả biến, các bảng dự toán linh hoạt sẽ thích hợp hơn là các bảng dự toán cố định, là những bảng dự toán không làm thay đổi những chi phí đã được dự toán để phản ánh những khối lượng doanh số khác nhau. Các bảng dự toán linh hoạt làm cho các nhà quản trị cảm thấy dễ dàng hơn trong việc chịu trách nhiệm về những biến đổi trong chi phí mà họ quản lý. Bảng dự toán cố định bắt đầu bằng một sự phân tích những khoản chi phí cố định như tiền thuê và lương nhân viên. Những khoản mục này sẽ không thay đổi, bất kể khối lượng doanh số được dự toán. Bước tiếp theo là tìm ra mối liên hệ giữa các chi phí khả biến với doanh số. Hãy xem ví dụ về một công ty lập một bảng dự toán như thế nào. Tập đoàn Nicko, nhà sản xuất dụng cụ cơ khí nhỏ, vừa lập dự toán doanh số của tháng Bảy theo ba mức khác nhau 100.000, 250.000 và 300.000. Nicko bán các dụng cụ với giá $2/cái. Nicko sau đó thuê mặt bằng nhà xưởng với tiền thuê $15.000/tháng và hàng tháng phải trả lương nhân viên là $100.000. Công nhân làm việc toàn thời gian hàng tháng có khả năng sản xuất được 100.000 sản phẩm. Còn với cứ 50.000 sản phẩm phụ trội, Nicko cần làm thêm trong một tháng thì công ty phải trả một khoản lương ngoài giờ là $5.000. Thêm vào đó, để sản xuất ra được 100.000 sản phẩm, Nicko tốn một khoản nguyên vật liệu là $30.000. Dưới đây, chúng ta sẽ xem các số liệu trên được thể hiện như thế nào dưới hình thức bảng dự toán linh hoạt: Khối lượng doanh số (cái) 100.000 250.000 300.000 Doanh thu $200.000 $500.000 $600.000 Chi phí cố định
  23. Tiền thuê $15.000 $15.000 $15.000 Lương nhân viên $100.000 $100.000 $100.000 Tổng cộng $115.000 $115.000 $115.000 Chi phí khả biến Làm thêm giờ $15.000 $20.000 Nguyên vật liệu $30.000 $75.000 $90.000 Tổng cộng $30.000 $90.000 $110.000 Vào cuối tháng Bảy, các nhà quản lý của Nicko so sánh số liệu dự toán với số liệu thực tế: Có lợi (C) Chênh Thực tế Dự toán lệch Bất lợi (B) Số lượng dụng cụ được sản 250.000 250.000 xuất Chi phí cố định $117.000 $115.000 $2.000 B Chi phí khả biến $105.000 $90.000 $15.000 B Có thể có nhiều nguyên nhân tại sao chi phí khả biến lại cao hơn số liệu dự toán. Tại thời điểm này, các nhà quản trị Nicko sẽ phải tìm hiểu nguyên nhân căn bản gây ra sự chênh lệch này.
  24. Các gợi ý sau đây sẽ giúp bạn soạn bảng dự toán linh hoạt: Tìm ra các mối liên hệ: Bạn cần phải hình dung các biến phí có liên quan thế nào đến doanh số. Sử dụng một công thức: Nếu có thể, tạo ra một công thức để tính toán các chi phí khả biến dựa trên khối lượng doanh số. Đều đặn xem lại các bảng dự toán linh hoạt: Làm cho “cưa lúc nào cũng bén”. Bảng dự toán linh hoạt là một chọn lựa thích hợp cho các công ty có những mức độ hoạt động doanh số khác nhau.
  25. CẨM NANG DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ (22 cuốn sách giúp bạn trở thành nhà quản lý giỏi) 1. Các đề xuất và giới thiệu ăn khách PERSUASIVE PROPOSALS AND PRESENTATIONS - Heather Pierce 24 bài học dành cho những người thành đạt 2. Tài chính dành cho những nhà quản lý không chuyên FINANCE FOR NON-FINANCIAL MANAGERS - Katherine Wagner 24 bài học để hiểu và đánh giá khả năng tài chính của công ty. 3. Quản lý vào những thời điểm diễn ra thay đổi MANAGING IN TIMES OF CHANGE - Michael D. Maginn 24 công cụ dành cho các nhà quản lý, các cá nhân và các nhóm 4. Xây dựng quan hệ để thành công trong sự nghiệp NETWORKING FOR CAREER SUCCESS - Diane Darling 24 bài học để làm quen với những người bạn cần 5. Thuật lãnh đạo trước mọi tình huống LEADERSHIP WHEN THE HEAT’S ON - Danny Cox 24 bài học quản lý công việc đạt hiệu quả cao 6. Phong cách Jack Welch THE WELCH WAY - Jeffrey A. Krames 24 bài học từ CEO của tập đoàn lớn nhất thế giới General Electric 7. Khích lệ từng nhân viên như thế nào HOW TO MOTIVATE EVERY EMPLOYEE - Anne Bruce 24 chiến thuật đã được chứng minh nhằm nâng cao năng suất lao động ở nơi làm việc 8. Những nguyên tắc của Lombardi
  26. THE LOMBARDI RULES - Vince Lombardi, Jr. 26 bài học từ vị huấn luyện viên vĩ đại nhất thế giới Vince Lombardi 9. Cẩm nang dành cho nhà quản lý mới THE NEW MANAGER’S HANDBOOK - Morey Stettner 24 bài học để làm chủ vai trò mới của bạn 10. Nguyên tắc Powell THE POWELL PRINCIPLES - Oren Harari 24 bài học rút ra từ cuộc đời nhà lãnh đạo kiệt xuất Colin Powell 11. Cẩm nang dành cho nhân viên kinh doanh THE SALES SUCCESS HANDBOOK - Linda Richardson 20 bài học về cách gợi mở và kết thúc các thương vụ trong thời đại ngày nay 12. Ứng xử với những người khó chịu DEALING WITH DIFFICULT PEOPLE - Rick Brinkman, Rick Kirschner 24 bài học khơi gợi điểm mạnh của từng người 13. Tại sao khách hàng không làm điều bạn muốn WHY CUSTOMERS DON’T DO WHAT YOU WANT THEM TO DO - Ferdinand Fournies 24 giải pháp khắc phục những vấn đề bán hàng thường gặp 14. Làm thế nào để trở thành nhà quản lý giỏi HOW TO BE A GREAT COACH - Marshall J. Cook 24 bài học để khơi dậy khả năng sáng tạo của mọi nhân viên 15. Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả MAKING TEAMS WORK - Michael Maginn 24 bài học để làm việc cùng nhau một cách thành công 16. Phương pháp quản lý hiệu suất công việc HOW TO MANAGE PERFORMANCE - Robert Bacal 24 bài học để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Kim chỉ nam để nâng cao
  27. hiệu suất công ty. 17. Cẩm nang cho các nhà lãnh đạo THE HANDBOOK FOR LEADERS - John H. Zenger và Joseph Folkman 24 bài học dành cho nhà lãnh đạo kiệt xuất 18. Quản lý dự án PROJECT MANAGEMENT - Gary R. Heerkens 24 bài học để giúp bạn thành công mọi dự án 19. Sáu sigma dành cho nhà quản lý SIX SIGMA FOR MANAGERS - Grag Brue 24 bài học về việc nắm bắt và vận dụng các nguyên tắc sáu Sigma trong mọi tổ chức 20. Tổ chức công việc hiệu quả GETTING ORGANIZED AT WORK - Ken Zeigler 24 bài học về đặt mục tiêu, lập ưu tiên và quản lý thời gian bản thân 21. Nhân tố Ghosn THE GHOSN FACTOR - Miguel Rivas - Micoud 24 bài học sáng tạo từ Carlos Ghosn - CEO công ty đa quốc gia thành đạt nhất 22. Cách hoạch định và thực thi chiến lược HOW TO PLAN AND EXECUTE STRATEGY - Wallace Sterttinius 24 bước để thành công bất cứ chiến lược nào của công ty