Quản trị dự án - Trịnh Thùy Anh

pdf 173 trang ngocly 28/05/2021 1330
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Quản trị dự án - Trịnh Thùy Anh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfquan_tri_du_an_trinh_thuy_anh.pdf

Nội dung text: Quản trị dự án - Trịnh Thùy Anh

  1. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 4
  2. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. MỤC LỤC Giới thiệu môn học 4 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 9 1.1 Tổng quan về dự án 9 1.2 Tổng quan về quản trị dự án 17 CHƯƠNG 2. LỰA CHỌN DỰ ÁN 30 2.1 Vấn đề cơ bản về lựa chọn dự án 30 2.2 Lựa chọn dự án trong điều kiện bất trắc 36 CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN 43 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án 43 3.2 Giám đốc dự án 49 3.3 Xây dựng đội ngũ dự án 54 Chương 4. LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN 64 4.1 Các vấn đề về lập kế hoạch dự án 64 4.2 Cơ cấu phân chia công việc, biểu đồ trách nhiệm 69 4.3 Ngân sách dự án 74 CHƯƠNG 5. LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 83 5.1 Các vấn đề cơ bản về sơ đồ mạng 83 5.2 Sơ đồ mạng CPM 87 5.3 Sơ đồ mạng PERT 95 5.4 Lập tiến độ dự án bằng sơ đồ mạng 98 5
  3. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. CHƯƠNG 6. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 108 6.1 Một số vấn đề cơ bản về nguồn lực 108 6.2 Điều hoà nguồn lực 113 6.3 Phương pháp đường găng 116 6.4 Phân bổ nguồn lực hạn chế 118 6.5 Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí 119 CHƯƠNG 7. KIỂM SOÁT DỰ ÁN 124 7.1 Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án 124 7.2 Quá trình kiểm soát dự án 128 7.3 Nội dung kiểm soát dự án 133 Chương 8. QUẢN TRỊ RỦI RO & HỢP ĐỒNG DỰ ÁN 142 8.1 Rủi ro và quản trị rủi ro dự án 142 8.2 Hợp đồng và quản trị hợp đồng dự án 152 Chương 9. KẾT THÚC DỰ ÁN 160 9.1 Các hình thức kết thúc dự án 160 9.2 Khi nào cần kết thúc dự án 163 9.3 Tổ chức kết thúc dự án 165 9.4 Báo cáo tổng kết 170 Tài liệu tham khảo 174 6
  4. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. GIỚI THIỆU MÔN HỌC Chào mừng các bạn sinh viên đến với chương trình đào tạo từ xa của trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh. Chúng tôi mong rằng tài liệu này sẽ giúp bạn tự học dễ dàng môn Quản trị dự án, nắm bắt được các vấn đề cơ bản liên quan đến việc lựa chọn dự án, biết cách tổ chức thực hiện dự án, biết cách lập kế hoạch, hiểu các nội dung kiểm soát và kết thúc dự án. KHÁI QUÁT VỀ MÔN HỌC Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các dự án là hết sức đa dạng, phức tạp, và liên quan đến mọi mặt, mọi hoạt động của nền kinh tế. Điều này đòi hỏi việc quản trị dự án phải mang tính chuyên nghiệp cao, đòi hỏi các phương pháp và kỹ thuật quản trị dự án ngày càng tiên tiến và hiện đại. Dự án là một hoạt động nhỏ nhất để phát triển nền kinh tế quốc gia. Mặt khác nó cũng là công cụ để mang lại lợi nhuận và các lợi ích khác cho các bên liên quan. Như vậy bạn có thể thấy, việc quản trị dự án - với mục đích là để hướng dự án tới thành công và hiệu quả theo các mục tiêu đặt ra – có một ý nghĩa quan trọng đặc biệt với các ngành, các cấp, các bên liên quan. Và bạn cũng có thể thấy trong bối cảnh nguồn lực hạn chế, việc nghiên cứu quản trị dự án sẽ hỗ trợ cho bạn - trong vai trò nhà quản trị dự án các kiến thức, kỹ thuật, để bạn có thể dẫn dắt dự án đi đến thành công trong điều kiện ràng buộc về nguồn lực. Đây chính là ý nghĩa của môn học. MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC Sau khi học xong môn học, chúng tôi tin rằng bạn sẽ đạt được các mục tiêu sau đây: 7
  5. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. § Nắm được cơ sở lý luận và các nội dung cơ bản của quản trị dự án. § Trong vai trò nhà quản trị dự án, biết cách chọn lựa dự án mang lại lợi ích cao. Biết cách tổ chức cơ cấu bộ máy, nắm được các yêu cầu về tố chất của giám đốc dự án, nguyên tắc lãnh đạo và xây dựng đội ngũ dự án. § Biết cách lập kế hoạch, ước tính ngân sách, lập tiến độ, và xem xét phân bổ nguồn lực thực hiện dự án § Nắm được cách thức và nội dung kiểm soát dự án, quản trị rủi ro và hợp đồng dự án, hiểu được việc kết thúc một cách thành công dự án. YÊU CẦU CỦA MÔN HỌC Môn Quản trị dự án là một học phần 45 tiết. Bạn sẽ học môn này tốt hơn nếu trang bị trước các kiến thức sau: § Toán căn bản: biết nhận dạng hàm số, vẽ đồ thị, giải phương trình, lý thuyết xác suất và thống kê, giải các bài toán về giá trị tối ưu, thuật toán tìm đường ngắn nhất, đường dài nhất § Kinh tế - xã hội: những thông tin liên quan đến môi trường đầu tư vĩ mô, hành lang pháp lý về đầu tư và quản lý nhà nước về đầu tư, quy định và hướng dẫn về thẩm định, quản lý, giám sát, tư vấn dự án, các hướng dẫn về quản lý chi phí và chất lượng công trình, các thông tin về một số dự án trong các lĩnh vực khác nhau § Nếu bạn có được các kiến thức về lập và thẩm định dự án, hoặc phân tích dự án, thì việc tiếp cận môn học Quản trị dự án sẽ càng dễ dàng và thuận lợi hơn. § Các kiến thức về: hành vi tổ chức, quản trị nhân sự cũng góp phần hỗ trợ cho sinh viên trong khi nghiên cứu môn học này. 8
  6. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. NỘI DUNG MÔN HỌC Môn học được thiết kế thành 9 chương. Các nội dung của môn học như sau: Chương 1: Tổng quan về quản trị dự án Chương này nhằm giới thiệu các kiến thức cơ bản về quản trị dự án. Sau khi học xong chương này, bạn sẽ hiểu được thế nào là dự án? dự án có các đặc điểm gì? chu kỳ của dự án ra sao? các đối tượng nào sẽ tham gia vào dự án? Các mục tiêu, quá trình và nội dung quản trị dự án như thế nào? Chương 2: Lựa chọn dự án Chương này giúp bạn nắm bắt được mục tiêu và nội dung của việc lựa chọn dự án, hiểu và biết cách áp dụng các phương pháp định lượng và định tính trong lựa chọn dự án. Ngoài ra lựa chọn dự án trong điều kiện có biến động và rủi ro cũng được xem xét trong chương này. Chương 3: Thiết kế tổ chức và xây dựng đội ngũ dự án Mục tiêu của chương này nhằm giúp bạn hiểu được vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án trong việc thiết kế tổ chức dự án, xây dựng đội ngũ để dẫn dắt dự án đến thành công. Nghiên cứu chương này bạn sẽ trả lời được các câu hỏi: Lựa chọn mô hình tổ chức như thế nào? Các yêu cầu và trách nhiệm của giám đốc dự án? Xây dựng đội ngũ dự án thế nào? Cách phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án? Giải quyết mâu thuẫn và xung đột trong đội dự án ra sao? 9
  7. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Chương 4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án Chương này giúp bạn hiểu, biết cách lập kế hoạch dự án; xác định ngân sách dự án. Các bạn sẽ hiểu được cách lập kế hoạch dự án, xây dựng cơ cấu phân chia công việc, phương pháp từ trên xuống và từ dưới lên để lập ngân sách dự án, cũng như tìm hiểu về các bộ phận cấu thành nên ngân sách dự án. Chương 5: Lập tiến độ dự án Hiểu được các vấn đề về lập tiến độ dự án dự án, biết cách áp dụng để lập biểu đồ Gantt và sơ đồ mạng thể hiện tiến độ dự án là một việc làm hết sức quan trọng trong quá trình quản trị dự án. Chương này đề cập đến các vấn đề về sơ đồ mạng, cách thức thiết lập sơ đồ mạng, gồm mạng CPM và mạng PERT. Chương này có các bài tập để bạn tập luyện cách lập tiến độ dự án. Chương 6: Phân bổ nguồn lực dự án Sau khi lập tiến độ dự án, bạn cần phân bổ nguồn lực dự án. Chương này giới thiệu các vấn đề cơ bản về nguồn lực, vấn đề về điều hòa nguồn lực, phân bổ nguồn lực trong điều kiện hữu hạn, mối quan hệ giữa thời gian và chi phí dự án, nghiên cứu sự đánh đổi giữa chúng. Chương 7: Kiểm soát dự án Chương này giúp bạn tìm hiểu nguyên tắc, phương pháp và công cụ để kiểm soát dự án. Sau khi học xong chương này, bạn sẽ nắm được mục tiêu của kiểm soát, quá trình kiểm soát dự án như thế nào? Nguyên tắc và công cụ kiểm soát? Các nội dung kiểm soát bao gồm kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng. Chương 8: Quản trị rủi ro và hợp đồng dự án 10
  8. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Quản trị dự án không thể không đề cập đến vấn đề rủi ro. Chương này giúp bạn tìm hiểu thế nào là rủi ro dự án? các nội dung và quá trình quản trị rủi ro dự án như thế nào? Các vấn đề về hợp đồng như ký kết và thực hiện hợp đồng, thay đổi và hủy bỏ hợp đồng, giải quyết tranh chấp hợp đồng được đề cập đến trong chương này. Chương 9: Kết thúc dự án Chương này giúp bạn nhận biết các hình thức kết thúc dự án khác nhau, đưa ra cách thức để tổ chức việc kết thúc dự án, lựa chọn thời điểm để kết thúc dự án, cách thức và nội dung của báo cáo tổng kết. NHỮNG TÀI LIỆU NÊN THAM KHẢO Các bạn có thể tham khảo một trong số các tài liệu sau: 1. Viện Nghiên cứu và Đào tạo về Quản trị. Tổ chức và điều hành dự án. NXB Tài chính, 2006. 2. Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel, Jr. Project Management: A Managerial Approach, 5th edition, John Wiley & Sons, Inc., 2003 3. Project Management Institute. A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Newtown Square Pennsylvania USA,. 2004. Trong trường hợp cần trao đổi thêm về nội dung của tài liệu này, bạn có thể liên hệ với tác giả theo địa chỉ: E-mail: tthuyanh@yahoo.com. Chúc bạn thành công. 11
  9. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương này giới thiệu với các bạn những vấn đề cơ bản về quản trị dự án trước khi bạn nghiên cứu sâu vào các nội dung cụ thể của môn học. Các khái niệm cơ bản về dự án và quản trị dự án, các nội dung và quá trình quản trị dự án sẽ được đề cập trong chương này. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, bạn sẽ nắm được các vấn đề: § Khái niệm cơ bản về dự án: đặc điểm, chu kỳ, các bên liên quan. Hiểu được sự ảnh hưởng của các đặc điểm dự án đến quá trình quản trị dự án § Các vấn đề về quản trị dự án: mục tiêu, quá trình, nội dung quản trị dự án. Hiểu được việc quản trị dự án theo các giai đoạn và theo các lĩnh vực khác nhau. NỘI DUNG CHÍNH TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1.1 Dự án và các đặc trưng của dự án a. Khái niệm Bạn có thể xem xét dự án từ nhiều góc độ khác nhau. Nhưng nhìn chung bạn có thể định nghĩa dự án như sau: 12
  10. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Dự án: sử dụng các nguồn Dự án: giải pháp hứa hẹn một lực hữu hạn để thực hiện lợi ích cụ thể Mục đích: làm ra tiền hoặc tiết nhiều công việc khác nhau, nhưng có liên quan với kiệm tiền nhau và cùng hướng tới một Nguồn lực: thời gian, vốn, con mục tiêu chung nhằm đạt người, máy móc thiết bị, vật các lợi ích cụ thể. liệu b. Đặc điểm của dự án Các dự án đầu tư có những đặc điểm cơ bản như sau: Dự án là tạm thời và có chu kỳ sống: Dự án mang bản chất tạm Dự án có một điểm xuất phát và thời, tức là có thời điểm bắt đầu đích đến cụ thể. và thời điểm kết thúc cụ thể. Việc kết thúc của một dự án là thời điểm để ta bắt đầu nghiên cứu cơ h ội đầu tư cho một dự án mới. Dự án là một hoạt động có mục đích: Mục đích, hay còn gọi mục tiêu tổng thể của dự án là kết quả cuối cùng mà nhà đầu tư mong đợi. Để đạt được mục đích, bạn có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng giai đoạn của dự án. Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, khả thi, cân đối về nguồn lực, có thời hạn nhất định. Tính đặc thù: Mỗi dự án đều có những yếu tố đặc thù so với các dự án Mỗi dự án là duy nhất, trước và sau nó không có dự khác, không có dự án nghiên cứu án thứ hai giống hệt vậy. phát triển hay dự án xây dựng, dự án sản xuất nào hoàn toàn giống nhau. Mỗi dự án đều phải được tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ, thiết kế kỹ thuật cụ th ể, việc quản lý và khai thác vận hành cũng có những đặc thù khác nhau. 13
  11. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Tính không chắc chắn của dự án: Dự án thường luôn đi kèm với nhiều rủi ro, nhiều yếu tố biến động khó lường, do quá trình thực hiện dự án kéo dài, đòi hỏi nguồn vốn lớn, Rủi ro luôn chịu sự tác động của môi trường kinh tế, xã song hành hội, luật pháp và các bên liên quan. Các rủi cùng dự án ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu và kết quả của dự án. Tính phụ thuộc và xung đột: Một dự án có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và mâu thuẫn với các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như mâu thuẫn với các dự án khác về nguồn lực, đồng thời trong bản thân dự án cũng chứa đựng nhiều mâu thuẫn giữa các bộ phận thực hiện dự án, giữa nhiệm vụ và nguồn lực thực hiện. 1.1.2 Chu kỳ của dự án Chu kỳ dự án, là các thời kỳ Hầu hết các dự án đều trải mà một dự án cần phải trải qua các giai đoạn giống qua, bắt đầu từ thời điểm có nhau, từ lúc khởi đầu cho ý định đầu tư cho đến thời tới khi hoàn thành điểm kết thúc dự án. Chu kỳ của dự án được minh hoạ trong hình 1.1. án án ự Kết thúc chậm a d ủ Tăng trưởng nhanh Bắt đầu %c thành hoàn chậm Thời gian 14
  12. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Hình 1.1: Chu kỳ của dự án Đầu tiên khi dự án được hình thành, bạn cần một nỗ lực rất lớn để khởi động dự án. Bạn phải chọn ra nhà quản trị dự án, tập hợp nhóm dự án, tiến hành lập kế hoạch và xác định các nguồn lực ban đầu. Giai đoạn này mọi việc tiến triển khá chậm do mọi người cần có thời gian để làm quen nhau cũng như xác định mục tiêu dự án. Khi vượt qua được những trở ngại này, công việc được triển khai khá nhanh và suôn sẻ. Quá trình tiến triển đó kéo dài liên tục tới cao điểm và giảm dần khi dự án gần đi tới hoàn thiện. Việc hoàn thành những nhiệm vụ cuối cùng dường như đòi hỏi người tham gia công việc phải bỏ ra một lượng thời gian đáng kể. Trong nhiều trường hợp, dự án cứ bị kéo dài ra mãi ở giai đoạn cuối cùng, cho đến khi nó được kết thúc. Đây là chu kỳ thông thường đối với dự án, tất nhiên trong thực tế cũng có trường hợp dự án kết thúc nhanh, nhưng trường hợp đó không phổ biến. 1.1.3 Các bên liên quan đến dự án Một dự án có nhiều đối tượng Các bên tham gia dự án có tham gia thực hiện. Mỗi đối tượng thể hỗ trợ hợp tác với có vai trò, vị trí ảnh hưởng, quyền nhau, tuy nhiên cũng có và nghĩa vụ nhất định. Để đảm bảo thể mâu thuẫn nhau. d ự án thành công, cần có sự phối h ợp chặt chẽ, hợp tác và hỗ trợ giữa các bên liên quan. a. Khách hàng Khách hàng ở đây chính là nhà đầu tư. Bạn cần phân biệt khách hàng của dự án - là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án; và khách hàng của sản phẩm dự án - tức là đối tượng sử dụng các sản phẩm do dự án tạo ra. Khách hàng có thể là một người, một tổ 15
  13. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. chức hoặc một tập thể được ủy quyền trong trường hợp dự án cấp vốn từ nguồn ngân sách Nhà nước. Khách hàng này cần được xác định ngay từ khi có ý định đầu tư. Các yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, đặc tính kỹ thuật và công nghệ của dự án. Khách hàng chính là người đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn hoặc trả tiền để thực hiện hoặc khai thác dự án. b. Người được ủy quyền (người tiếp nhận dự án) Người được ủy quyền là người tiếp nhận dự án để thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Sau khi tiếp nhận dự án, bên được ủy quyền căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án. Trong suốt quá trình quản trị dự án từ giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo. Vì thế, năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án. Hiện nay trên thế giới, chủ yếu khách hàng dùng hình thức mời thầu, đấu thầu để chọn nhà thầu tốt nhất. c. Bên cung ứng Các tổ chức này chịu trách nhiệm cung ứng các loại vật tư, thiết bị, máy móc chủ yếu cho dự án, hoặc các hợp đồng thầu phụ cho dự án, thực hiện mọi điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng theo nguyên tắc: đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng, chủng loại và đồng bộ; đảm bảo về tiến độ (phù hợp về thời gian và hình thức giao nhận). d. Các tổ chức tài trợ vốn Các tổ chức tài trợ vốn bao gồm ngân hàng, các định chế tài chính, quỹ tín dụng, quỹ đầu tư phát triển bảo hiểm e. Các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến dự án 16
  14. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Để thống nhất quá trình đầu tư và đảm bảo dự án có mục đích, mang ý nghĩa kinh tế xã hội thiết thực, phù hợp với quy mô, với sự phát triển của đất nước, đồng thời đảm bảo việc đầu tư được quản lý, giám sát một cách toàn diện và có khoa học, cần có sự quản lý của Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước. Nhà nước quản lý dự án thông qua quy hoạch phát triển, hệ thống chính sách, luật pháp 1. 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1.2.1 Quản trị dự án và các đặc trưng của nó Quản trị dự án: ứng dụng các Quản trị dự án nhằm giúp kiến thức, kỹ năng, vào các dự án đạt các mục tiêu hoạt động dự án để đảm bảo đặt ra và giúp đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu, đạt hiệu quả mong đợi yêu cầu đặt ra. Quản trị dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự của Mỹ vào những năm 50, sau đó nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế và xã hội. Do nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ ngày càng gia tăng với những đòi hỏi phức tạp của khách hàng; mặt khác kiến thức của con người cũng như công nghệ kỹ thuật ngày càng phát triển dẫn đến nhu cầu về quản trị dự án ngày càng tăng. Quản trị dự án bao gồm quá trình lập kế hoạch, điều phối và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ. Các hoạt động của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều bên liên quan khác nhau, nên quản trị dự án mang tính phức tạp, mâu thuẫn và khó khăn. Do có sự khác biệt lớn giữa quản trị dự án và quản 17
  15. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. trị sản xuất kinh doanh thông thường, nên trong quá trình quản trị dự án bạn cần lưu ý một số điểm sau: Quản trị thời gian và chi phí: trong quản trị dự án vấn đề được đặc biệt quan tâm là quản trị thời gian và quản trị chi phí, bạn phải xem xét các quyết định để hạn chế sự thay đổi của các yếu tố này so với mục tiêu đặt ra. Quản trị rủi ro: Quản trị dự án thường phải đối phó với nhiều loại rủi ro có độ bất định cao trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán sự thay đổi công nghệ, thay đổi cơ cấu tổ chức Do vậy, bạn phải chú ý đến vấn đề quản trị rủi ro một cách thường xuyên. Quản trị nhân sự: Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản trị dự án. Bạn cần lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp để phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong quản trị dự án, nhờ đó đảm bảo thực hiện thành công dự án. 1.2.2 Các mục tiêu của quản trị dự án Sự thành công của dự án thể hiện thông qua việc quá trình quản trị dự án có đạt được các mục tiêu của dự án hay không. Theo quan điểm hiện đại, các mục tiêu của quản trị dự án bao gồm các mục tiêu thuộc về dự án (thời gian, chi phí, chất lượng dự án) và mục tiêu làm khách hàng hài lòng (xem hình 1.4). a. Các mục tiêu thuộc về dự án Có thể kể ra ba yếu tố cơ bản xác định mục tiêu của quản trị dự án, đó là: thời gian, chi phí và chất lượng công việc; và giữa chúng lại có liên quan chặt chẽ với nhau. Không đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả, mà thời gian cũng như chi phí để đạt kết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng. Tuy mối quan hệ giữa ba mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, hoặc giữa các thời kỳ đối với cùng một 18
  16. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. dự án, nhưng nói chung đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản trị dự án, bạn nên cố gắng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu này. Lợi nhuận Các mục tiêu đánh giá sự hài Mục tiêu lòng của cấp 2 khách Sản phẩm/ hàng Các đích dịch vụ ban đầu Chi phí Các mục tiêu thuộc về Mục tiêu cấp 1 dự án Thời gian Chất lượng thực hiện dự án Hình 1.4: Các mục tiêu của quản trị dự án b. Các mục tiêu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng Các mục tiêu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng được thể hiện qua việc các đích ban đầu có đạt được không? các sản phẩm/dịch vụ do dự án cung cấp có phù hợp với nhu cầu thị trường, được người tiêu dùng đón nhận không? và vấn đề quan trọng nhất, lợi nhuận của khách hàng đạt được là bao nhiêu? có đạt được các dự kiến như đã đặt ra ban đầu không? Các mục tiêu này có mối quan hệ với nhau, tác động với nhau và cùng đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng. 19
  17. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 1.2.3 Vai trò của quản trị dự án Quản trị dự án có các tác dụng chủ yếu sau: – Giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường các hoạt động lập kế hoạch, điều hành thực hiện, kiểm soát, ra quyết định kịp thời để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đặt ra. Giúp tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. – Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án. Liên kết các nhóm thực hiện dự án với khách hàng và các bên liên quan khác. Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên tham gia dự án. – Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi. Tạo điều kiện đàm phán trực tiếp giữa các bên để giải quyết bất đồng. Quản trị dự án có nhiều khó khăn. Những mâu thuẫn do cùng chia nhau nguồn lực của tổ chức; quyền lực và trách nhiệm của nhà quản trị dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ; vấn đề hậu (hay “bệnh”) dự án là những khó khăn mà bạn cần chú ý. 1.2.4 Quá trình quản trị dự án Quản trị dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện và giám sát dự án. Nội dung chủ yếu là quản trị tiến độ thời gian, chi phí thực hiện dự án nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể. Đây là một chu trình năng động và có tính chất phản hồi cho việc tái lập kế hoạch như trình bày trong hình 1.5. 20
  18. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Lập kế hoạch Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch Giám sát Điều phối thực hiện Đo lường kết quả Điều phối tiến độ thời gian So sánh với mục tiêu Phân phối nguồn lực Báo cáo Phối hợp các nỗ lực Giải quyết các vấn đề. Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên. Hình 1.5: Chu trình quản trị dự án Lập kế hoạch: là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần làm, nguồn lực cần để thực hiện dự án. Điều phối thực hiện: là quá trình phân phối nguồn lực, gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản trị tiến độ thời gian. Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. 21
  19. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 1.2.5 Nội dung quản trị dự án Bạn sẽ nghiên cứu nội dung của quản trị dự án ở hai góc độ: vĩ mô và vi mô. a. Quản lý vĩ mô đối với dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý Nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án. Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nước (mà đại diện là các cơ quan quản lý Nhà nước) luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án, nhằm đảm bảo dự án đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô của Nhà nước gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch. Ví dụ chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, ưu đãi đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy trình về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương . b. Quản trị vi mô đối với hoạt động dự án Quản trị dự án ở tầm vi mô là quá trình quản trị các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án. Quản trị dự án gồm hàng loạt vấn đề như quản trị thời gian, chi phí, rủi ro, hoạt động mua bán Quá trình quản trị được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả dự án. Trong từng giai đoạn, quản trị dự án đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. · Lĩnh vực quản trị dự án Quản trị dự án gồm 9 lĩnh vực chính như trong hình 1.6. 22
  20. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lô gic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản trị khác nhau của dự án được kết hợp chính xác và đầy đủ. Quản trị phạm vi: là việc xác định, giám sát thực hiện mục tiêu dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án. Quản trị thời gian: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. Quản trị chi phí: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cần tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo chi phí dự án. Quản trị chất lượng: là quá trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư Quản trị nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. 23
  21. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. KH tổng quan Quản trị phạm vi Quản trị thời gian - Lập kế hoạch - Xác định công - Xác định phạm - Thực hiện kế vi việc hoạch - Lập kế hoạch - Dự tính thời - Quản trị thay phạm vi gian đổi - Quản trị thay - Quản trị tiến đổi phạm vi độ Quản trị chi phí Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực - Lập kế hoạch - Lập kế hoạch - Lập kế hoạch nguồn lực chất lượng nhân lực - Tính toán chi - Đảm bảo chất - Tuyển dụng phí lượng - Phát triển - Lập dự toán - Quản trị chất nhóm, xây - Quản trị chi phí lượng dựng đội ngũ Quản trị thông tin Quản trị rủi ro Quản trị cung ứng - Kế hoạch quản - Xác định rủi - Kế hoạch cung trị thông tin ro ứng - Phân phối - Chương trình - Lựa chọn nhà thông tin quản trị rủi ro cung ứng - Báo cáo tiến - Phản ứng đối - Quản trị hợp đồng độ với rủi ro - Quản trị tiến độ cung ứng Hình 1.6: Các lĩnh vực quản trị dự án Quản trị thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Quản trị rủi ro: là việc xác định các yếu tố rủi ro dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản trị từng loại rủi ro. 24
  22. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán: là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản trị các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án. Quá trình quản trị này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào. · Quản trị theo giai đoạn của dự án Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có nhiều thay đổi, nên các tổ chức thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một số công việc. Tổng hợp các giai đoạn này gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án Tuỳ theo mục đích nghiên cứu, có thể phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau. Hình 1.7 thể hiện việc phân chia chu kỳ của một dự án thành 4 giai đoạn. Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn khởi đầu hoạch định thực hiện kết thúc Hình 1.7: Các giai đoạn phát triển của chu kỳ dự án Giai đoạn khởi đầu: Ở giai đoạn này, ý tưởng dự án bắt đầu được định hình và phát triển, người ta xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi nhận được đề nghị làm dự án: do đó, quản trị dự án được đòi hỏi ngay từ khi dự án bắt đầu hình thành. Tập hợp số 25
  23. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án là những công việc được triển khai và cần được quản lý trong giai đoạn này. Quyết định chọn lựa dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức doanh nghiệp. Giai đoạn hoạch định: Đây là lúc cần xem xét một cách chi tiết việc thực hiện dự án. Nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Nội dung của giai đoạn này bao gồm những công việc như: thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án, lập kế hoạch tổng quan, phân tích công việc của dự án, lập kế hoạch tiến độ thời gian - ngân sách - nguồn lực, thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất, lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu, xin phê chuẩn thực hiện. Giai đoạn này chứa đựng nhiều yếu tố phức tạp nhất. Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng các kế hoạch. Giai đoạn thực hiện: Đây là giai đoạn quản trị thực hiện dự án, bao gồm các công việc như: xây dựng nhà xưởng và công trình, lựa chọn công cụ, mua sắm thiết bị và lắp đặt Giai đoạn này đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực nhất. Những vấn đề cần xem xét ở đây là: các yêu cầu kỹ thuật cụ thể, so sánh đánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính Kết thúc giai đoạn này các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây chuyền sản xuất được vận hành. Giai đoạn kết thúc: 26
  24. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Lúc này cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, hoàn chỉnh hồ sơ, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, thanh quyết toán, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực. TÓM TẮT Dự án hướng tới việc đạt được các lợi ích cụ thể. Đó là một tập hợp các công việc cụ thể cần phải hoàn thành trong một thời hạn nhất định, với ngân sách nhất định và phải đảm bảo đạt được các yêu cầu nhất định về chất lượng. Các dự án đều trải qua ba giai đoạn phát triển: chuẩn bị, thực hiện và kết thúc. Các giai đoạn là một chu trình khép kín và có tác động với nhau. Mỗi dự án đều gồm nhiều hoạt động có mục đích cụ thể, mỗi dự án có tính đặc thù riêng khác nhau, các dự án đều có chu kỳ sống và mang tính chất tạm thời, các hoạt động của dự án và mối quan hệ giữa các bên liên quan mang tính tương hỗ và mâu thuẫn nhau. Do dự án chịu sự tác động của môi trường kinh tế - xã hội, dự án lại thường tồn tại trong một khoảng thời gian dài, nguồn vốn huy động lớn, nên luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro và bất trắc. Dự án liên quan đến nhiều bên tham gia, bao gồm khách hàng (chủ đầu tư), người được ủy quyền (tổ chức tư vấn; xây dựng); bên cung ứng (nhà thầu cung ứng vật tư, thiết bị; nhà thầu phụ); tổ chức tài trợ vốn; và các cơ quan quản lý Nhà nước. Do vậy quản trị dự án cần có sự phối hợp chặt chẽ, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bên liên quan. 27
  25. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Quản trị dự án bao gồm quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đặt ra. Quản trị dự án là quá trình phức tạp. Thời gian, chi phí và chất lượng là ba yếu tố cơ bản xác định mục tiêu của quản trị dự án; giữa chúng có mối liên quan chặt chẽ với nhau. Ngoài ra, theo quan điểm hiện đại, quản trị dự án còn nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Ở góc độ vĩ mô, Nhà nước quản lý các dự án thông qua tổng thể các biện pháp, cơ chế chính sách, luật lệ, quy định, hướng dẫn, thủ tục Ở góc độ vi mô, nhà quản trị dự án trong vai trò của chủ đầu tư, nhà thầu hay tư vấn sẽ quản trị các hoạt động dự án theo từng giai đoạn cụ thể, và hướng vào 9 nội dung quản trị khác nhau. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Đặc điểm của dự án chi phối việc quản trị dự án như thế nào? 2. Bình luận về sự thành công của dự án, thế nào là dự án thành công? Cho biết các mục tiêu của quản trị dự án? Để đạt được các mục tiêu này quá trình quản trị dự án phải chú ý những vấn đề gì? HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI 1. Đặc điểm của dự án là tính tạm thời và có vòng đời nhất định; có mục đích; mang tính đặc thù; tính không chắc chắn, tính phụ thuộc và xung đột. Như vậy quản trị dự án là một quá trình phức tạp, liên quan tới nhiều bên khác nhau, nên nhà quản trị dự án không trực tiếp giải quyết từng công việc mà thông qua một nhóm những người thực hiện dự án, do vậy phải chú ý vấn đề quản trị nhân lực và mối quan hệ giữa 28
  26. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. các bên tham gia. Do không lường trước được các biến động nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án nên cần chú ý tới việc quản trị rủi ro. Mặt khác, để dự án đạt được mục đích cơ bản của nó (là các mục tiêu thuộc về dự án) thì cần chú ý vấn đề quản trị thời gian và chi phí. 2. Một dự án được coi là thành công khi nó đạt được các mục tiêu đề ra. Đó là nhóm các mục tiêu thuộc về dự án như đảm bảo thời gian, chi phí, chất lượng dự án theo yêu cầu; và nhóm mục tiêu thoả mãn các yêu cầu cụ thể của khách hàng, như mang lại lợi nhuận, dự án tạo ra sản phẩm và dịch vụ hợp lý. Theo quan điểm hẹp về quản trị dự án, thì quá trình quản trị dự án bao gồm lập kế hoạch, điều phối, giám sát các hoạt động dự án. Trong quá trình này, yếu tố thời gian và chi phí là đặc biệt quan trọng. Tuy nhiên hiểu về quản trị dự án như vậy thì chưa đủ, theo quan điểm rộng về quản trị dự án, thì việc quản trị nhằm đạt được các yêu cầu của khách hàng, đó là các yêu cầu về lợi nhuận và các yêu cầu về sản phẩm dự án, sẽ được đảm bảo nếu nhà quản trị có sự lựa chọn đúng dự án để theo đuổi, cũng như xem xét các yếu tố rủi ro có thể gây tác động đến việc đạt được yêu cầu của khách hàng. 29
  27. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. CHƯƠNG 2 LỰA CHỌN DỰ ÁN Lựa chọn dự án là công việc quan trọng đầu tiên, bởi nếu chọn sai dự án thì nguồn lực sẽ không được sử dụng có hiệu quả, bản thân dự án cũng khó đạt được thành công. Toàn bộ chương này dành để trình bày các vấn đề về lựa chọn dự án. MỤC TIÊU Chương này nhằm giúp bạn đạt được các mục tiêu sau: § Các vấn dề cần xem xét khi lựa chọn dự án. § Lựa chọn dự án trên cơ sở các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính – kinh tế xã hội, kết hợp với các chỉ tiêu kỹ thuật. § Lựa chọn dự án một cách toàn diện xét đến mọi khía cạnh liên quan khác. § Lựa chọn dự án xét đến các yếu tố rủi ro và bất trắc. 30
  28. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. NỘI DUNG CHÍNH 2.1 VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LỰA CHỌN DỰ ÁN 2.1.1 Khái niệm lựa chọn dự án Việc lựa chọn dự án được thực hiện trong giai đoạn lập dự án. Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp bạn tìm chọn để thực hiện các dự án mang lại hiệu quả cao nhất trong điều kiện các nguồn lực ngày càng khan hiếm. Cần nghiên cứu, xem xét một Dự án được chọn phải cách khách quan, khoa học và có hiệu quả cho chủ toàn diện các nội dung cơ bản đầu tư và/ hoặc mang ảnh hưởng trực tiếp tới tính khả lại lợi ích cho xã hội. thi, tính hiệu quả của dự án, từ đó có quyết định lựa chọn đúng dự án. 2.1.2 Khung phân tích để lựa chọn dự án Để lựa chọn dự án, cần tiến hành phân tích các nội dung của dự án. Các nội dung cần phân tích bao gồm: - Phân tích tình hình kinh tế – xã hội và thị trường - Phân tích kỹ thuật - Phân tích tài chính - Phân tích kinh tế – xã hội - Phân tích đánh giá tác động môi trường dự án - Phân tích các yếu tố rủi ro - Phân tích tổ chức thực hiện và vấn đề nguồn lực Nói tóm lại, bạn phải phân tích tính khả thi và tính hiệu quả của dự án, để từ đó có thể đưa ra quyết định lựa chọn đúng dự án. 31
  29. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 2.1.3 Lựa chọn dự án trong lĩnh vực tư và công Có thể phân loại các dự án thuộc lĩnh vực tư nhân hoặc lĩnh vực công cộng. Chủ đầu tư của một dự án thuộc lĩnh vực tư nhân điển hình là một hãng kinh doanh, hãng này cung cấp các hàng hóa hoặc dịch vụ nhằm thu được lợi nhuận. Ví dụ như các trung tâm thương mại bán lẻ, các công trình nhà máy sản xuất, chế biến, các nhà máy công nghiệp, hoặc các công trình giải trí Do chủ đầu tư này là một hãng kinh doanh tư nhân, các nhà quản trị sẽ linh hoạt trong việc lựa chọn các dịch vụ cung ứng như kỹ thuật, thiết kế, xây dựng phù hợp với các nhu cầu cụ thể của họ. Ví dụ, họ có thể thực hiện đấu thầu cạnh tranh hoặc chỉ định một tổ chức cung cấp các dịch vụ cung ứng. Họ không bị hạn chế về việc chấp nhận giá thầu thấp nhất và có thể chọn bất kỳ hình thức thanh toán nào cho các dịch vụ. Chủ đầu tư của các dự án thuộc lĩnh vực công điển hình là một cơ quan chính phủ, chẳng hạn như thành phố, các Bộ, Ban, ngành. Đối với các dự án thuộc lĩnh vực công, việc phân tích và lựa chọn dự án được thực hiện trên cơ sở đánh giá lợi ích kinh tế xã hội. Trong quá trình quản trị dự án, chủ đầu tư có thể trao hợp đồng về các dịch vụ cung ứng dựa trên năng lực chuyên môn cụ thể và các nhân tố khác chứ không chỉ duy nhất là giá. Một dự án có thể rất tốt đối với một chủ đầu tư tư nhân, nhưng có thể lại không tốt đối với toàn bộ nền kinh tế, và ngược lại. Tùy vào quan điểm cụ thể của người xem xét dự án mà có thể cân nhắc các chỉ tiêu cơ bản để lựa chọn dự án. 32
  30. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 2.1.4 Các chỉ tiêu định lượng để lựa chọn dự án Phân tích tài chính và phân tích kinh tế xã hội là một căn cứ quan trọng để lựa chọn dự án. Thông qua các chỉ tiêu định lượng đánh giá hiệu quả tài chính và kinh tế xã hội dự án, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định lựa chọn dự án. Ngoài các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính và kinh tế xã hội, người ta còn có thể căn cứ vào một số chỉ tiêu đánh giá về mặt kỹ thuật và môi trường để lựa chọn dự án. Các chỉ tiêu này có thể định lượng được. Ví dụ như các chỉ tiêu về khối lượng xây dựng dự án (khối lượng thi công, xây lắp, diện tích xây dựng, diện tích chiếm đất ); các chỉ tiêu đặc tính sản phẩm của dự án (quy cách, mẫu mã và đặc tính của sản phẩm ); các chỉ tiêu khai thác dự án (công suất sản phẩm, lượng tiêu hao nhiên liệu, thời gian khai thác và bảo dưỡng ); các chỉ tiêu về môi trường (mức độ ảnh hưởng hoặc tác động đến môi trường). Sau đây bạn sẽ xem xét các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính được sử dụng trong phân tích và lựa chọn dự án. Chú ý là các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế xã hội cũng tương tự các chỉ tiêu tài chính, chỉ khác là các chi phí và thu nhập trong các công thức là các chi phí và thu nhập kinh tế xã hội, và suất chiết khấu để tính không lấy theo lãi suất vay ngân hàng mà đây là suất chiết khấu kinh tế xã hội. Giá trị hiện tại ròng (NPV): n BC- NPV = t t cho biết quy mô lãi của dự án. å t t=0 (1+ r ) Đây là giá trị quy đổi về hiện tại của tất cả các khoản thu sau Bt : khoản thu ở năm thứ t khi đã trừ đi các chi phí. Dự án Ct : khoản chi ở năm thứ t có hiệu quả (có lãi) là dự án có n : tuổi thọ của phương án NPV > 0. Dự án có NPV càng r : suất chiết khấu cao thì càng được ưa thích. 33
  31. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. n T ỷ suất nội hoàn (IRR): BCt- t å t = 0 t ỷ lệ % mà dự án sẽ mang lại t=0 (1+ IRR ) một khoản thu hồi trên vốn Giải phương trình này ta sẽ đầu tư. IRR tương tự như lãi xác định được IRR su ất dự kiến của dự án, được xem là suất sinh lợi tối thiểu của dự án. Dự án có IRR > lãi suất vốn vay sẽ được chọn. Tỷ suất lợi ích/chi phí (BCR): n B t cho biết một đồng vốn bỏ vào dự å (1+ r )t BCR = t=0 án thì mang lại được bao nhiêu n C đồng doanh thu. Dự án nào có t å (1+ r )t BCR càng lớn thì càng hiệu quả. t=0 Th ời gian hoàn vốn (T): cho biết thời gian cần thiết để hoàn T BC- t t = 0 lại tiền vốn đầu tư. Đương å t t=0 (1+ r ) nhiên người ta có xu hướng lựa chọn dự án nào có thời Giải phương trình này tìm T gian hoàn vốn ngắn. 2.1.5 Các tiêu chí định tính để lựa chọn dự án Các chỉ tiêu định lượng là các Trong nhiều trường con số cụ thể tính toán được hợp, các chi phí và lợi bằng tiền, thể hiện hiệu quả ích của một dự án chỉ của dự án. Tuy nhiên, có đóng vai trò rất nhỏ nhiều lợi ích của dự án không trong quyết định cuối thể lượng hóa được bằng tiền, cùng. hoặc không thể thu thập được dữ liệu để tính toán. Lúc này bạn có thể sẽ tiến hành xác định các tiêu chí định tính để đánh giá xem dự án có đáng để chọn hay không. Việc xác định các tiêu chí định tính này có thể được thực hiện nhờ vào kinh nghiệm của nhà phân tích, hoặc thông qua phỏng vấn 34
  32. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. chuyên gia. Người ta xác định các tiêu chí để đánh giá, cho điểm trọng số các tiêu chí này, và đồng thời đánh giá giá trị của từng tiêu chí đối với từng dự án cần lựa chọn. Từ đó xác lập ma trận giá trị để lựa chọn dự án mang lại nhiều lợi ích nhất. Bảng 2.1 trình bày một ma trận được xây dựng để hỗ trợ cho chủ dự án trong quá trình ra quyết định lựa chọn các dự án. Các tiêu chí để đánh giá các dự án này được cho điểm trọng số tùy thuộc vào mức độ quan trọng của từng tiêu chí (các trọng số này phải có tổng bằng 1). Chú ý là ở đây tiêu chí lợi nhuận chỉ có điểm trọng số 0,3; tức là chiếm 30% tổng số điểm so với các tiêu chí khác về mức độ rủi ro, tính khả thi, kinh nghiệm của chủ dự án Các tiêu chí này được đánh giá từ mức 1 – 5 với các giá trị từ thấp nhất đến cao nhất. Chẳng hạn dự án nhà máy hạt nhựa rất dễ dàng và thuận lợi trong việc cấp phép và thu xếp mặt bằng nên được điểm 5 cho tiêu chí này, trong khi dự án cao ốc và dự án khách sạn chỉ được 2 điểm. Sau khi tính toán, ta thấy dự án kinh doanh khách sạn – nhà hàng có điểm trọng số cao nhất trong các dự án và đây chính là dự án được chọn. Việc sử dụng các tiêu chí định tính để đánh giá và lựa chọn dự án có nhiều ưu điểm. Nó cho phép sử dụng nhiều tiêu chí đánh giá, bao gồm cả tiêu chí tài chính. Nó thích hợp với phần lớn các dự án. Tuy nhiên cũng có nhược điểm là ma trận quyết định được xây dựng hoàn toàn dựa vào ý kiến chủ quan của người đánh giá nên độ tin cậy chưa cao. Bảng 2.1: Ma trận quyết định lựa chọn dự án Gia Dự án Các tiêu chí trọng Xây cao Kinh doanh Sản xuất hạt lựa chọn tương ốc văn khách sạn, nhựa đối phòng nhà hàng 35
  33. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. A: Lợi nhuận 0,3 4 3 1 B: Sự thuận lợi 0,15 2 2 5 C: Trình độ CĐT 0,2 3 4 2 D: Ít rủi ro 0,15 2 2 4 E: Khai thác quản 0,1 3 4 3 lý F: Lợi ích khác 0,1 3 4 5 Tổng điểm 3 3,1 2,85 Ghi chú: A: Yếu tố lợi nhuận, thể hiện đạt được các chỉ tiêu tài chính. B: Sự thuận lợi, thể hiện ở việc dễ dàng trong việc xin được cấp phép, khả năng giải phóng mặt bằng, sự thuận lợi và hỗ trợ của cơ quan quản lý nhà nước và chính quyền địa phương trong quá trình thực hiện dự án. C: Trình độ chủ đầu tư, thể hiện ở kinh nghiệm, chuyên môn của chủ dự án trong lĩnh vực đầu tư. D: Ít rủi ro, thể hiện ở việc ít chịu sự tác động của môi trường kinh tế xã hội. E: Khả năng khai thác, quản lý, thể hiện ở khả năng dễ dàng trong khai thác, quản lý một cách chuyên nghiệp. F: thể hiện ở việc nâng cao uy tín sau khi thực hiện dự án, khả năng phát triển lâu dài về sau, và các lợi ích khác. 2.2 LỰA CHỌN DỰ ÁN TRONG ĐIỀU KIỆN BẤT TRẮC ─ PHÂN TÍCH RỦI RO DỰ ÁN Dự án nằm trong môi trường kinh tế xã hội luôn vận động và biến đổi không ngừng. Mặt khác, dự án liên quan đến nhiều đối tượng, đòi 36
  34. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. hỏi sự tham gia của nhiều người, huy động nguồn tài lực lớn trong một thời gian khá dài, do vậy có rất nhiều yếu tố rủi ro xuất hiện và gây ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Chính vì vậy, việc lựa chọn dự án không chỉ căn cứ vào tính hiệu quả của dự án thông qua các chỉ tiêu định lượng và các tiêu chí định tính trong điều kiện bình thường, mà cần đánh giá nó trong điều kiện rủi ro. Ví dụ, dự án có thể gặp các rủi ro như nền kinh tế suy thoái, thay đổi giá cả, chính sách và quy định của chính phủ làm ảnh hưởng đến tính hiệu quả và mục tiêu của dự án. Có đánh giá được dự án trong điều kiện rủi ro, thì bạn mới có một căn cứ vững chắc để lựa chọn đúng dự án. Có hai vấn đề bạn cần phải đánh giá: thứ nhất là khả năng xảy ra rủi ro (hay còn gọi xác suất xảy ra rủi ro) và thứ hai là mức độ tác động đến mục tiêu dự án khi rủi ro đó xảy ra. Có những loại rủi ro ít khi xảy ra và có những loại rủi ro thường dễ xảy ra. Mặt khác, có những rủi ro khi xảy ra gây rất ít tác động, và có những rủi ro khi xảy ra gây tác động lớn đến mục tiêu dự án. Trong quá trình phân tích, tính toán, nếu bạn thấy dự án vẫn còn có hiệu quả trong trường hợp các rủi ro dễ xảy ra (tức là các rủi ro có xác suất xảy ra cao), thì khi đó bạn có thể vẫn tiếp tục lựa chọn dự án đó. Hoặc nếu khi rủi ro xảy ra nhưng không gây ảnh hưởng nhiều đến dự án của bạn (tức là dự án của bạn không nhạy cảm với rủi ro đó), bạn cũng có thể vẫn tiếp tục chọn dự án đó. Có hai cách để đánh giá điều này, đó là phương pháp định tính và định lượng trong phân tích rủi ro dự án. 2.2.1 Phương pháp phân tích định tính rủi ro Phương pháp phân tích định tính chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, nhận định, linh cảm và cả sự may mắn của người ra quyết định. Bạn có thể dựa vào ý kiến và nhận định của các chuyên gia để đánh giá 37
  35. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. khả năng xuất hiện rủi ro và mức độ tác động đến mục tiêu dự án khi rủi ro xuất hiện. 2.2.2 Phương pháp phân tích định lượng rủi ro Phương pháp phân tích định lượng mang tính khoa học, dựa vào các mô hình, hàm số toán học thể hiện các tác động mà rủi ro có thể mang lại cho dự án. Có một số phương pháp phân tích định lượng sau đây. a. Phương pháp tỷ suất chiết khấu điều chỉnh Theo phương pháp này, tỷ suất chiết khấu sẽ được cộng thêm một tỉ lệ nhất định, tuỳ thuộc vào mức độ mạo hiểm của dự án, và được gọi là tỉ suất chiết khấu điều chỉnh theo độ rủi ro. Dự án nào mạo hiểm càng cao thì tỉ suất chiết khấu điều chỉnh càng lớn. Sử dụng tỷ suất chiếu khấu điều chỉnh này để đánh giá lại các chỉ tiêu NPV, BCR, T; nếu các chỉ tiêu này vẫn cho thấy dự án có hiệu quả thì nhà quản trị có thể lựa chọn được dự án đó. b. Phương pháp phân tích độ nhậy Phương pháp phân tích độ nhậy là phương pháp đánh giá các tác động của rủi ro đối với hiệu quả dự án, bằng cách xác định khả năng sinh lời của vốn đầu tư thay đổi như thế nào khi có rủi ro tác động. Phương pháp này cho phép xác định rủi ro nào ảnh hưởng đến dự án nhiều nhất. Phương pháp phân tích độ nhậy giải quyết hai bài toán sau: Bài toán 1: Tìm giá trị tối thiểu của một hoặc một số đại lượng đầu vào như giá bán sản phẩm, mức sản phẩm cần thiết phải bán được, 38
  36. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. thời gian cần để khai thác dự án để dự án hòa vốn. Như vậy nếu dự án có nhiều khả năng vượt qua được các giá trị tối thiểu này, dự án sẽ có hiệu quả và có thể lựa chọn được. Giải phương trình NPV (đại lượng đầu vào) = 0 sẽ tìm được các giá trị tối thiểu của một hoặc một số đại lượng đầu vào. Bài toán 2: Nghiên cứu sự thay đổi của đại lượng đầu ra khi đại lượng đầu vào thay đổi. Phương pháp này sẽ đánh giá các chỉ tiêu NPV, IRR, T tăng/giảm như thế nào khi các yếu tố đầu vào như vốn đầu tư ban đầu, lợi nhuận dự kiến đạt được hàng năm, thời gian khai thác dự án, giá trị thanh lý tăng/giảm một lượng nhất định (ví dụ 5%, 10%). c. Phương pháp xác suất Để đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến kết quả của dự án như thế nào, có thể giả thiết một số kịch bản xảy ra đối với dự án. Lý thuyết xác suất nghiên cứu tính bất trắc của các sự kiện, xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó đưa ra giá trị kỳ vọng của lợi nhuận dự án. Ở mỗi kịch bản, tương ứng với xác suất xảy ra Pi, dự án sẽ mang lại mức lợi nhuận Xi nhất định. Như vậy, giá trị kỳ vọng của lợi nhuận mong đợi có thể được tính như sau: . n Giá trị kỳ vọng của lợi nhuận mong đợi X = å Xi . Pi i = 1 Trong đó: Xi : lợi nhuận ở kịch bản i Pi : Xác suất xảy ra kịch bản i 39
  37. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. d. Phương pháp phân tích cây quyết định Phương pháp này là một biểu đồ hình cây, mô tả quá trình ra quyết định. Quyết định lựa chọn tương lai sẽ được xác định nhờ vào cây quyết định này. Xác suất xảy ra mỗi phương án khác nhau để lựa chọn và các giá trị tương ứng của nó được thể hiện trên mỗi đường nhánh của cây. Bạn cần tính toán các giá trị trên đường nhánh này trên cơ sở xác suất và giá trị của từng phương án đó. Phương án cho giá trị dự kiến lớn nhất sẽ là phương án được lựa chọn. e. Mô phỏng Phương pháp mô phỏng sử dụng mô hình toán học để mô tả chi tiết ảnh hưởng của các yếu tố rủi ro cụ thể đến mục tiêu của dự án. Mô phỏng dự án dựa trên cơ sở kỹ thuật Monte Carlo. Phương pháp mô phỏng cho phép xác định chi phí của dự án theo một hàm của các yếu tố ảnh hưởng cụ thể. Nhờ số liệu thu thập được trong quá khứ bạn có thể xác định được mối liên quan giữa các nhân tố này, tức là xác định được tham số của mô hình. Từ đó sử dụng mô hình để dự đoán các mức chi phí có thể đối với dự án. TÓM TẮT Lựa chọn dự án là khâu đầu tiên, và rất quan trọng để quyết định sự thành công của dự án. Lựa chọn dự án sai lầm sẽ dẫn đến những hậu quả lớn, thậm chí ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của nền kinh tế chứ không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận của chủ dự án. Việc lựa chọn dự án được thực hiện trên cơ sở phân tích đánh giá dự án về các mặt tài chính, kinh tế, kỹ thuật, pháp luật, môi trường. Tuy nhiên, việc lựa chọn dự án chủ yếu dựa vào việc xem xét các chỉ tiêu có thể định 40
  38. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. lượng được, đó là các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính – kinh tế xã hội. Bạn có thể kết hợp việc xem xét tính hiệu quả này với các chỉ tiêu về kỹ thuật. Mặt khác, một cách tổng quan và toàn diện hơn là bạn có thể thông qua các tiêu chí định tính để cân nhắc lựa chọn dự án. Ngoài ra, việc lựa chọn dự án cần xem xét đến khả năng xảy ra rủi ro cũng như mức độ tác động của rủi ro đến dự án. Thông tin chính xác là căn cứ quan trọng để lựa chọn dự án. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Tại sao cần lựa chọn dự án? Các vấn đề cần xem xét khi tiến hành lựa chọn dự án? Dự án như thế nào thì có thể được chọn? 2. Các cách lựa chọn dự án? 3. Tại sao phải xem xét yếu tố rủi ro trong quá trình lựa chọn dự án? 41
  39. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI 1. Lựa chọn dự án nhằm tìm ra dự án tốt nhất để đầu tư và thực hiện. Tốt nhất ở đây còn tuỳ thuộc quan điểm đánh giá. Trong lĩnh vực tư nhân, người ta quan tâm tới vấn đề lợi nhuận. Còn trong lĩnh vực công thì chú ý đến các lợi ích mà cả nền kinh tế, cả xã hội được hưởng lợi. Dự án được chọn phải là dự án mang tính khả thi và hiệu quả cao. Để có thể chọn được dự án như vậy, bạn cần xem xét phân tích về các nội dung kỹ thuật, tài chính, kinh tế xã hội, môi trường, các nguồn lực và hình thức tổ chức thực hiện dự án. 2. Có thể lựa chọn dự án theo các chỉ tiêu định lượng, căn cứ vào các chỉ tiêu tài chính – kinh tế xã hội, nếu có xem xét kết hợp với các chỉ tiêu thể hiện kỹ thuật thì việc lựa chọn càng toàn diện và chính xác hơn. Ngoài ra có thể lựa chọn dự án theo các tiêu chí định tính, trong đó có xét đến yếu tố lợi ích tài chính và kinh tế xã hội của dự án, nhưng lợi ích này chỉ là một phần trong các tiêu chí đánh giá. Còn các tiêu chí khác không định lượng hoàn toàn thành con số cụ thể được, cũng được kết hợp đưa vào mô hình để chọn lựa dự án. 3. Do dự án luôn chịu sự tác động của môi trường thay đổi bên ngoài và môi trường nội bộ bên trong dự án, vì vậy cần phải xem xét tính hiệu quả và khả thi của dự án trong điều kiện biến động nói trên. Nói cách khác là cần phân tích rủi ro, dự án nếu vẫn có hiệu quả trong trường hợp có một số rủi ro dễ xảy ra, hoặc không quá nhạy cảm với rủi ro, thì dự án đó mới được lựa chọn. 42
  40. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN Sau khi đã lựa chọn được dự án thích hợp, việc làm tiếp theo là thiết kế mô hình tổ chức thực hiện, tìm chọn một giám đốc thích hợp, gây dựng và phát triển đội ngũ dự án. Chương 3 trình bày về các vấn đề liên quan đến yếu tố con người trong quản trị dự án. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương 3, bạn sẽ nắm được các vấn đề sau: § Biết cách lựa chọn và thiết kế cơ cấu tổ chức dự án. § Hiểu được các yêu cầu, trách nhiệm của giám đốc dự án. § Nắm được cách thức cơ bản để xây dựng, phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án. 43
  41. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. NỘI DUNG CHÍNH 3.1 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN Nhiều mô hình tổ chức khác nhau được sử d ụng để thực hiện dự án. Cách bố trí cụ th ể tùy thuộc vào điều kiện của công ty Quản lý dự án có thực hiện dự án, khả năng lực lượng lao nghĩa là quản lý động sẵn có, quy mô và yêu cầu cụ thể của những con người dự án, quan điểm của những người ra quyết định a. Mô hình tổ chức theo chức năng Nhà quản trị có thể chia một dự án Đặc điểm nổi bật của thành các công việc khác nhau và chỉ mô hình chức năng là phân cấp quản trị nên đ ịnh chúng cho các bộ phận chức năng thích hợp. Trên cơ sở đó dự án mang tính chuyên môn đư ợc thực hiện và điều hành thông hóa cao, khai thác triệt qua sự phân cấp quản trị. Hình 3.1 thể để nhân tài, nhưng khó hiện mô hình này. quản trị và hợp tác. Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng kinh doanh kỹ thuật tài chính Dự án 1 Dự án 3 Dự án 5 Dự án 2 Dự án 4 Dự án 6 Hình 3.1: Tổ chức dự án theo chức năng 44
  42. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Hình thức tổ chức dự án theo dạng chức năng có ưu điểm là: – Dự án được chia thành từng lĩnh vực chức năng và giao cho một bộ phận (phòng/ban) chức năng trong công ty đảm nhận do đó đạt được tính chuyên nghiệp cao, tập hợp được nhân tài chuyên môn trong lĩnh vực này. – Linh hoạt trong sử dụng nhân viên. Nhân tài về lĩnh vực chuyên môn nào đó mà dự án cần có thể được lựa chọn từ các bộ phận chức năng tương ứng. Tuy nhiên mô hình chức năng cũng có nhược điểm sau: – Các thành viên của nhóm dự án được chọn từ các bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu nhân viên thường rất khó điều hành. – Môi trường làm việc của nhóm dự án có tính bất ổn và tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo do các thành viên được điều động tạm thời từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau, họ khó có được sự nhất trí cao và tập trung nhiều cho dự án. b. Mô hình tổ chức kiểu dự án Mô hình tổ chức kiểu dự án là tạo Tập trung quyết sách, phân ra một tổ chức do trưởng dự án tán kinh doanh là đặc điểm quản lý, xem Hình 3.2. Mô hình nổi bật nhất của mô hình tổ này thường thấy ở một số công ty chức kiểu dự án. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện và quản và đội ngũ dự án là độc lập, l ý các dự án lớn, phức tạp. hoàn chỉnh. Mô hình kiểu dự án có những ưu điểm như sau: – Có đội ngũ dự án ổn định, nên việc điều hành và quản trị là thống nhất, dễ dàng, phát huy được hoạt động của nhóm dự án, khả 45
  43. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. năng đạt được các mục tiêu dự án là cao hơn so với mô hình kiểu chức năng. – Có các bộ phận chức năng trong dự án chuyên trách thực hiện các công việc của dự án, mỗi thành viên trong dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình, trưởng dự án có đầy đủ quyền lực đối với các nhân viên, điều này có lợi rất lớn cho việc điều hành và quản trị. – Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu của khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường. Giám đốc Trưởng Chủ Chủ Trưởng phòng nhiệm dự nhiệm dự phòng kinh doanh án A án B tài chính Tài Tiếp Sản Tài Tiếp Sản chính thị xuất chính thị xuất Hình 3.2: Mô hình tổ chức kiểu dự án Tuy có nhiều ưu điểm nhưng mô hình này lại có những nhược điểm rõ nét như sau: – Mỗi tổ chức dự án đều thiết lập bộ phận chức năng của riêng mình, như vậy một bộ phận chức năng không những chỉ có trong tổ chức mẹ, mà còn có trong tổ chức dự án nữa. Nếu công ty mẹ thực hiện cùng lúc nhiều dự án và các dự án đều có kết cấu theo dạng dự án như vậy thì sẽ dẫn đến lãng phí nhân lực. 46
  44. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. – Do kết cấu tổ chức dạng dự án là cố định nên trong trường hợp các nhân viên của bộ phận chuyên trách thuộc dự án này đang nhàn rỗi cũng khó có thể điều động cho công ty mẹ hoặc cho dự án khác. Các nguồn lực như trang thiết bị, máy móc cũng tương tự như vậy, do đó hiệu quả chung đạt được không cao. – Các dự án riêng biệt có thể không thống nhất với công ty mẹ, hoặc giữa các dự án đó cũng có thể không thống nhất với nhau, dẫn đến trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy và phát triển chiến lược của công ty mẹ. c. Mô hình tổ chức dạng ma trận Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại Mô hình tổ chức dạng ma trận phát huy ưu điểm và khắc hình chức năng và ma trận. Mô hình này được trình bày phục nhược điểm của hai mô trong hình 3.3. hình trên. Tuy nhiên lại gặp vấn đề về cân đối và phạm vi quyền lực, và căn bệnh tập thể. Mô hình ma trận có các ưu điểm sau: – Giống mô hình chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau, sử dụng nhân viên linh hoạt, chuyên môn hóa. Nhân viên của bộ phận chức năng có thể phục vụ cho nhiều dự án cùng một lúc. Máy móc trang thiết bị cũng được sử dụng triệt để. – Giống mô hình dự án, mô hình ma trận trao quyền cho trưởng dự án, có kết cấu tổ chức chặt chẽ, có sự phân định giới hạn về quyền lực và chức trách của trưởng dự án, lãnh đạo bộ phận chức năng và thành viên của đội ngũ dự án, do vậy giúp đạt được các mục tiêu dự án. 47
  45. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Tæng gi¸m ®èc Chñ nhiÖm Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc - - ch•¬ng tr×nh - s¶n xuÊt kinh doanh tµi chÝnh kü thuËt nh©n sù Chñ nhiÖm ¤ng Th¾ng ¤ng Hïng ¤ng Tµi ¤ng §Þnh C« HiÒn dù ¸n A Bµ Lan C« H•¬ng ¤ng D©n C« Vinh Chñ nhiÖm C« Thanh ¤ng T©m ¤ng Dòng Bµ Hµ C« HiÒn dù ¸n B ¤ng Minh ¤ng Tµi Chñ nhiÖm ¤ng Th¾ng ¤ng T©m ¤ng Dòng ¤ng C•êng C« HiÒn dù ¸n C ¤ng D©n Hình 3.3: Mô hình tổ chức dạng ma trận Mặt khác mô hình này tồn tại các nhược điểm như sau: – Nếu quyền quyết định trong quản trị dự án không rõ ràng, trái ngược, chồng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc của dự án. Hoặc quyền lực và lực lượng giữa trưởng dự án và lãnh đạo bộ phận chức năng không cân đối sẽ gây ra vấn đề phức tạp cho kết cấu tổ chức dạng ma trận. – Khi xuất hiện một số vấn đề nào đó, đều phải triệu tập nhiều lãnh đạo, nhân viên từ các bộ phận khác nhau để nghiên cứu, thảo luận, đưa ra quyết định, cho dù có lúc chưa chắc trong số đông nhân viên đó ai cũng nắm chắc được vấn đề. Do vậy lãng phí về thời gian và sức lực. 48
  46. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 3.2 GIÁM ĐỐC DỰ ÁN Ngày nay, vai trò của nhà quản trị dự án ngày càng trở nên quan trọng hơn. Nhà quản trị dự án Đó chính là người quyết định sự mất phần lớn thời thành bại của dự án. Năng lực quản gian quan hệ và giải trị dự án, khả năng tổ chức, điều quyết với các bên hành cũng như tố chất kiến thức, tham gia dự án kinh nghiệm và tài lãnh đạo, thậm chí tính cách của cá nhân giám đốc, đều có ảnh hưởng nhất định đến việc đạt được mục tiêu của dự án. 3.2.1 Vị trí và trách nhiệm của giám đốc dự án a. Vị trí của giám đốc dự án Về mặt tổ chức, giám đốc là trung Giám đốc dự án là tâm của dự án, là cầu nối và mấu trọng tâm của quản trị chốt để phối hợp các bên liên quan dự án và có vai trò đến dự án và có vị trí trọng tâm quan trọng trong hoạt động dự án. giữa các bên dự án. Giám đốc dự án không chỉ là trung tâm của quản trị dự án, tức người chỉ huy, để dự án thực hiện có hiệu quả, mà còn là trung tâm điều tiết liên kết giữa các bên có liên quan đến dự án. Quản trị dự án nói chung là quá trình quản lý con người. Quá trình thực hiện dự án liên quan đến các bên khác nhau như khách hàng, nhà đầu tư, bên vay vốn, nhà cung ứng, tổ chức thiết kế, tư vấn, các cơ quan quản lý Nhà nước, dân cư khu phố, giới báo chí, những nhà cạnh tranh trên thị trường. Giữa họ khó tránh khỏi việc nảy sinh những mâu thuẫn, xung đột và những sự cố lớn. Trong cái vòng xoáy mâu thuẫn, xung đột này, người chịu trách nhiệm phối hợp và hòa giải vấn đề chính là giám đốc dự án. Giám đốc là người đại diện toàn quyền của dự án, chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thực hiện mục tiêu dự án. 49
  47. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. b. Trách nhiệm của giám đốc dự án Trách nhiệm của giám đốc dự án được xem xét trên hai phương diện: trách nhiệm phục vụ khách hàng, đáp ứng các yêu cầu làm cho khách hàng hài lòng; và trách nhiệm đối với toàn bộ quá trình của dự án, bảo đảm hoàn thành dự án đúng chất lượng và thời gian trong điều kiện ngân sách hạn chế. · Trách nhiệm phục vụ khách hàng Khi doanh nghiệp coi “Khách hàng là thượng đế" trong quá trình cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đi kèm thì phải phân tích thị trường nhằm phát hiện ra những vấn đề mà khách hàng chưa hài lòng để cải thiện kịp thời. Đồng thời phải coi mục tiêu dự án cần thực hiện cũng là một loại sản phẩm hoặc dịch vụ, giám đốc dự án tiến hành thực hiện và quản trị dự án, làm khách hàng hài lòng bằng những dịch vụ và sản phẩm bảo đảm chất lượng. · Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án Quan niệm "tất cả vì khách hàng" đã buộc giám đốc dự án có trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án. Giám đốc dự án phải nắm được nhu cầu của khách hàng, thiết lập ra mục tiêu theo nhu cầu của khách hàng. Do đó giám đốc dự án cần hỗ trợ khách hàng phát hiện nhu cầu, sàng lọc, giúp khách hàng thiết lập nên dự án và mục tiêu dự án. Sau khi hoàn thành việc thực hiện dự án, tức là sau khi bàn giao dự án để sử dụng, khách hàng vẫn cần có sự hỗ trợ của giám đốc dự án. Như các dự án phức tạp về kỹ thuật, trước khi vận hành kinh doanh, khách hàng cần người được ủy quyền của dự án (công ty thực hiện dự án) cung cấp nhân lực kỹ thuật và quản lý để hỗ trợ cho việc thử vận hành kinh doanh. Cuối cùng là đem lại lợi ích kinh tế cho khách hàng. Như vậy mới không ngừng nâng 50
  48. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. cao chất lượng đội ngũ dự án và hình ảnh tốt đẹp cho công ty, từ đó đem lại lợi ích kinh tế cho đội ngũ dự án và công ty. Trước đây, giám đốc dự án là người chuyên thi hành, mục tiêu mà họ phải thực hiện vừa đơn giản vừa rõ ràng, đó là hoàn thành dự án đúng thời gian và đúng chất lượng. Còn những vấn đề như vì sao lại đầu tư thực hiện dự án này, tình hình khách hàng ra sao, đầu tư có lãi hay không, hiệu quả kinh tế ra sao thì giám đốc dự án lại không cần quan tâm. Giám đốc dự án hiện đại ngày nay phải tham dự vào việc xây dựng mục tiêu dự án, toàn quyền quản trị dự án, điều hành thực hiện dự án và hỗ trợ khách hàng trong việc tạo lợi ích đầu tư, có nghĩa là đã chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Trách nhiệm của giám đốc dự án thể hiện cụ thể như sau: – Thực hiện hợp đồng dự án, thực hiện dự án và đảm bảo mục tiêu của dự án. – Lập kế hoạch thực hiện dự án và điều hành tổng thể. – Xây dựng đội ngũ dự án. – Đưa ra quyết sách. 3.2.2 Tố chất cần thiết của giám đốc dự án Trách nhiệm đặc thù và tính chất công việc đặt ra các đòi hỏi đặc biệt về kiến thức, năng lực và phẩm cách của giám đốc dự án. Chỉ khi hiểu được những tố chất mà một giám đốc dự án cần phải có, bạn mới có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề như: làm thế nào để trở thành giám đốc dự án xuất sắc, ai mới có thể đảm nhận chức giám đốc dự án và làm thế nào để lựa chọn được giám đốc dự án. Vấn đề này vô cùng quan trọng đối với khách hàng khi đưa ra yêu cầu dự án và cả đối với nhà thầu khi tiếp nhận dự án. 51
  49. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Cùng với sự phát triển của quản trị dự án, trách nhiệm mà giám đốc dự án phải gánh vác và quyền lực mà họ có được ngày càng cao và đương nhiên, các đòi hỏi về tố chất của họ ngày càng nhiều. Tố chất của giám đốc mà ta đề cập đến ở đây không chỉ đơn thuần dành cho giám đốc mà còn cho toàn bộ ban giám đốc dự án. a. Tố chất kiến thức của giám đốc dự án Kiến thức là đòi hỏi hàng đầu của giám đốc dự án, kiến thức càng sâu rộng thì càng có lợi cho công việc. · Mức độ sâu rộng về kiến thức kỹ thuật chuyên môn Dự án có quy mô lớn và phức tạp thì tính chuyên môn về công nghệ, kỹ thuật và thiết bị càng cao, yêu cầu đối với giám đốc dự án cũng càng cao. Không hiểu kỹ thuật chuyên môn là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của giám đốc dự án. Nếu giám đốc dự án thiếu kiến thức chuyên môn cơ bản thì khó có thể lên kế hoạch, tổ chức và phối hợp các bên liên quan trong quá trình thực hiện dự án. Đương nhiên, không thể yêu cầu giám đốc dự án phải hết sức thông thạo tất cả những kiến thức chuyên môn, nhưng cũng cần phải nắm được những kiến thức kỹ thuật cơ bản để đưa ra quyết sách hợp lý với sự hỗ trợ của cố vấn kỹ thuật và ban giám đốc dự án. · Hiểu biết sâu rộng về kiến thức tổng hợp Giám đốc dự án cần chịu trách nhiệm hoàn toàn về dự án. Giám đốc dự án không cần phải làm những công việc cụ thể và cũng không cần phải là chuyên gia về kỹ thuật nhưng cần có kiến thức nhất định. Giám đốc dự án phải nắm được những kiến thức cơ bản về khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, tâm lý học, pháp luật, vi tính và ngoại ngữ, cần có khả năng xử lý tốt ngôn từ · Kiến thức quản lý 52
  50. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Chức năng chính của giám đốc dự án là quản lý. Nếu chỉ giỏi về kỹ thuật mà không có kiến thức quản lý thì cũng không thể thích ứng với yêu cầu của giám đốc dự án hiện đại. Một giám đốc dự án cần nắm được lý luận về quản lý, lý thuyết ra quyết định, lý thuyết tổ chức, khoa học hành vi, tâm lý học, thông tin quản lý, luật hợp đồng, luật kinh tế và một số kỹ thuật điều hành cần thiết. b. Tố chất năng lực của giám dốc dự án Năng lực là yếu tố trọng tâm trong ba yếu tố: kiến thức, năng lực và phẩm chất. Tố chất kiến thức, phẩm chất, nghệ thuật lãnh đạo là những yếu tố rất quan trọng. Trên thực tế, giám đốc dự án có thể dựa vào đó để chuyển hóa thành năng lực bản thân và giải quyết mọi vấn đề. · Năng lực lãnh đạo Lãnh đạo là năng lực cơ bản để nhà quản trị dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là kỹ năng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản trị dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để đạt mục tiêu dự án. · Năng lực ngoại giao Năng lực ngoại giao thể hiện thông qua khả năng giao tiếp và thông tin trong quản trị dự án, khả năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc, khả năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng. · Năng lực ra quyết định Giám đốc dự án cần phải biết đưa ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Lựa chọn dự án và cách thức thực hiện dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi. 53
  51. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. c. Tố chất phẩm cách của giám đốc dự án Tố chất phẩm cách là khái niệm dùng để chỉ những đặc trưng về các phương diện như tư tưởng và nhận thức được thể hiện trong hành động cụ thể. Tố chất phẩm cách là bản chất của giám đốc dự án, nó có tính ổn định tương đối cao. Tố chất phẩm cách có thể chia làm 2 loại là phẩm chất tính cách và phẩm chất đạo đức. · Phẩm chất tính cách Tính cách là bản tính tự nhiên của con người. Một giám đốc dự án thành công cần phải có những phẩm chất về tính cách như tính tình cởi mở, giỏi giao tiếp, hướng ngoại, dễ gần, bao dung; có ý chí, lập tr- ường; kiên quyết và bình tĩnh khi xử lý công việc; làm việc linh hoạt, biết ứng biến. Đương nhiên, con người không có ai là hoàn hảo. Khi lựa chọn giám đốc dự án, chúng ta cũng không thể vì một khuyết điểm nào đó mà để mất đi một giám đốc dự án tài giỏi. · Phẩm chất đạo đức Quan niệm về đạo đức của con người quyết định nguyên tắc xử lý hành vi của người đó. Giám đốc dự án cần phải có phẩm chất đạo đức tốt. 3.3 XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN 3.3.1 Đội ngũ dự án a. Khái niệm đội ngũ dự án Đội ngũ dự án không chỉ là Đ ội ngũ dự án là một tập một tổ hợp các chuyên gia thể các cán bộ nhân viên mà nó có sự khác biệt về trực tiếp thực hiện các bản chất so với quần thể. công việc dự án. Đội ngũ Nếu đội ngũ thiếu tinh thần dự án được thành lập trong tập thể thì khó tạo ra sức thời gian tồn tại của dự án. mạnh. Đây chính là nguyên nhân thất bại của đội ngũ. 54
  52. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Một đội ngũ phải là một tập thể có cùng mục tiêu, lý tưởng. Các thành viên trong đội ngũ phải ảnh hưởng lẫn nhau, dựa vào nhau để tồn tại và phát triển, đồng thời có thể phối hợp công việc nhịp nhàng với nhau nhằm theo đuổi mục tiêu chung và đạt được thành công của toàn tập thể. Kế hoạch dự án muốn thực hiện được không chỉ cần sự lãnh đạo của cấp trên mà quan trọng hơn là nỗ lực của các thành viên. b. Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án Nghệ thuật giao tiếp, tố chất tốt và năng lực của các thành viên trong đội ngũ chính là nền tảng để đội ngũ dự án hoàn thành mục tiêu của mình. Tuy nhiên, việc giải quyết và phối hợp làm sao cho hài hòa các yếu tố đó mới quan trọng, là nhân tố ảnh hưởng đến sự thành bại của dự án. · Quyền lợi và trách nhiệm Đội ngũ phải có quyền lực trong việc đề ra chính sách, quyết định thì mới phát huy hết khả năng của mình và giành được thành tích cao trong công việc. Mặt khác, quyền lợi phải ngang bằng với trách nhiệm. · Khích lệ và ràng buộc Đây là điều kiện đảm bảo đội ngũ hoạt động có hiệu quả. Cần có hệ thống đánh giá sự cống hiến của từng thành viên cũng như thành tích và hoạt động của cả đội ngũ; có chính sách thưởng phạt rõ ràng. · Chỉ đạo và giúp đỡ Mục tiêu, phương hướng phát triển của đội ngũ, việc lựa chọn nhân viên và lãnh đạo, xây dựng mối quan hệ với bên ngoài, giải quyết xung đột đều cần có các quy tắc và sự chỉ đạo, hỗ trợ của các 55
  53. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. chuyên gia và lãnh đạo cấp trên. Sự giúp đỡ toàn diện về tinh thần, vật chất của lãnh đạo là cực kỳ cần thiết. · Dung hòa các mối quan hệ bên ngoài Bao gồm các mối quan hệ với khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước, đối tác 3.3.2 Phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án a. Phát triển đội ngũ dự án · Đào tạo và bồi dưỡng Cần bồi dưỡng các thành viên trong đội ngũ về quan điểm nhằm mục đích nâng cao tính giác ngộ, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng đội ngũ để thúc đẩy sự trưởng thành của từng thành viên cũng như toàn đội ngũ. Coi trọng việc bồi dưỡng, đào tạo nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp, trình độ kỹ thuật của mỗi người phải được xem là một biện pháp quan trọng để phát triển đội ngũ dự án. · Đánh giá và khuyến khích Giám đốc dự án cần tiến hành đánh giá và khuyến khích thường xuyên đối với các thành viên dự án để xây dựng văn hóa và tinh thần đội ngũ dự án. Đây là nhân tố quan trọng để nâng cao năng suất đội ngũ, thúc đẩy đội ngũ thực hiện đạt các mục tiêu đặt ra. Cần có cơ chế đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ thông qua sự đánh giá bên ngoài và sự đánh giá của chính bản thân các thành viên trong đội ngũ. Cần xây dựng cơ chế đánh giá thành tích đội ngũ ngay sau khi thành lập đội ngũ. Chính sách khuyến khích các thành viên trong đội ngũ cũng là vũ khí thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ. 56
  54. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. b. Lãnh đạo đội ngũ dự án Trong sự phát triển đội ngũ và trong quá trình thực hiện dự án, vai trò lãnh đạo của tổng công ty và giám đốc dự án là vô cùng quan trọng. Có ba hình thức lãnh đạo như sau: · Lãnh đạo dự án theo hình thức giám sát Giám đốc dự án là người đưa ra mọi quyết định. Nhìn chung, giám đốc dự án thường độc chiếm quyền lực, các thành viên không được tham gia vào chính sách dự án mà chỉ thực hiện thông qua sự chỉ đạo của cấp trên. Hình thức lãnh đạo này cản trở sự phát huy tài năng và sự hợp tác của các thành viên, giám đốc dự án kiểu này rất khó thích ứng với điều kiện thay đổi nhanh chóng của thời đại. · Lãnh đạo dự án theo hình thức tham gia Đây là hình thức quản lý tương đối dân chủ. Khi đề ra chính sách, giám đốc dự án thường trưng cầu, tiếp thu ý kiến của các thành viên trong đội ngũ, thường xuyên trao đổi các thông tin, tài liệu của dự án với các thành viên trong đội ngũ nhằm tạo ra bầu không khí dân chủ giữa lãnh đạo và cấp dưới. Phương pháp lãnh đạo này thường có hiệu quả cao và phát huy được sự tích cực, chủ động và sáng tạo của các thành viên, sức mạnh tập thể được chú trọng và phát huy. · Lãnh đạo dự án theo hình thức đội ngũ Giám đốc và toàn thể đội ngũ cùng đưa ra chính sách, kế hoạch, cùng giải quyết vấn đề, gánh vác trách nhiệm của dự án. Mặt khác, giám đốc tuy đảm nhiệm trọng trách lớn nhưng ít khi tham gia vào công việc thường ngày của dự án. Giám đốc cần phải làm cho toàn bộ thành viên đều dốc hết sức lực, trí tuệ vào công việc chung của dự án; cần khuyến khích tinh thần sáng tạo, tính năng động của mỗi cá nhân; phải có lòng tin với các thành viên trong đội ngũ và phải làm thế nào để họ có lòng tin với mình, tạo ra sức hút giữa các thành viên. 57
  55. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Trong quá trình xây dựng và vận hành đội ngũ, giám đốc dự án cùng lúc đảm nhiệm hai vai trò: vừa là thành viên vừa là người quản lý nhưng nhiệm vụ chính vẫn là thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ, đồng thời tạo ra cơ hội để các thành viên phát huy năng lực bản thân. Trong khi giải quyết các xung đột trong đội ngũ, giám đốc dự án cần tiếp thu, tập hợp, lựa chọn những ý kiến của các bên nhằm tìm ra ph- ương pháp giải quyết hiệu quả nhất. b. Xây dựng văn hóa đội ngũ dự án Mỗi đội ngũ dự án đều cần có văn hóa riêng của mình, thể hiện qua tinh thần và ý chí của đội ngũ. Tinh thần đội ngũ là động lực để phát triển dự án, nếu đội ngũ thiếu tinh thần tập thể thì cũng giống một người không có sức sống. Tinh thần đội ngũ thể hiện ở lòng nhiệt tình của các thành viên, sự hỗ trợ thúc đẩy nhau vì mục tiêu chung, sự chia xẻ gánh vác trách nhiệm, bầu không khí cởi mở, dân chủ Mặt khác đội ngũ dự án hiệu quả cao phải là một đội ngũ dự án có ý chí tiến thủ, các thành viên có ý chí quyết tâm cao, không ngại khó khăn gian khổ, sẵn sàng đón nhận những thách thức phía trước, biết đứng lên sau khi vấp ngã, biết rút ra những bài học từ sau thất bại, không ngừng nâng cao năng lực tố chất và tinh thần giác ngộ của bản thân, đội ngũ phải luôn tràn đầy không khí học tập lẫn nhau để cùng tiến bộ. 58
  56. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. d. Quản trị xung đột Xung đột là sự va chạm của các Xung đột có thể giúp khuynh hướng đối lập, không xây dựng, cũng có thể tương đồng, trong một thời kỳ nh ận thức nào đó của con người. tạo ra sự đổ vỡ. Xung đột có thể xảy ra trong quan hệ giữa người/nhóm người này với người/nhóm người khác làm xuất hiện những xúc động tình cảm, tâm lý mãnh liệt. Nguyên nhân xung đột là sự va chạm những lợi ích, quan niệm, nhu cầu, giá trị và phương pháp mang lại các giá trị không tương thích nhau. Có hai phương pháp để giải quyết xung đột: phương pháp cơ cấu và phương pháp cá nhân. · Phương pháp cơ cấu chủ yếu đề phòng, tránh và hạn chế các xung đột tiêu cực, bao gồm các việc sau: – Giải thích rõ yêu cầu đối với công việc; – Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt động của những người hoặc bộ phận khác nhau, sử dụng thủ tục ra quyết định và trao đổi thông tin; – Xác lập các mục tiêu chung cho cả đội ngũ/tổ chức; – Áp dụng hệ thống thưởng phạt · Phương pháp cá nhân để quản lý tình huống khi xung đột đã nảy sinh là dựa vào năm phong cách ứng xử: xoa dịu, thỏa hiệp, hợp tác, bỏ qua, đối lập. – Xoa dịu: sử dụng khi cần lập lại không khí ổn định chứ không phải là giải quyết xung đột; hoặc khi đối tượng của xung đột chỉ quan trọng đối với các bên tham gia chứ không quan trọng đối với người xoa dịu. – Thỏa hiệp: các bên cố gắng điều hòa bất đồng bằng những nhượng bộ nhất định từ cả hai phía. Thỏa hiệp cho phép giải quyết 59
  57. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. xung đột nhanh nhưng không phải lúc nào cũng tạo ra những quyết định tối ưu. – Hợp tác: khi các bên có ý kiến khác nhau nhưng sẵn sàng lắng nghe nhau, để bày tỏ quan điểm của mình, để hiểu nguyên nhân xung đột và xây dựng quan hệ lâu dài cùng có lợi. Phương pháp này khó, đòi hỏi biết kiềm chế, thể hiện rõ mong muốn của mình và lắng nghe người khác. – Bỏ qua: không bảo vệ quan điểm của mình, cũng không hợp tác, không xây dựng phương án giải quyết xung đột mà đơn thuần là không tiếp xúc để tránh bất hòa và không muốn giải quyết vấn đề. Lúc này xung đột không xảy ra nhưng vấn đề còn đó. Phương pháp này được sử dụng với mục đích hoãn binh, tranh thủ thời gian để tìm hiểu thêm thông tin, nghiên cứu tình huống. – Đối lập: quyết tâm bảo vệ quan điểm của mình, không để ý gì đến ý kiến của người khác. Phương pháp này thông thường được những người có ý chí, uy tín, quyền lực sử dụng, có thể được áp dụng trong trường hợp người lãnh đạo cho rằng quyết định của mình là tối ưu, hoặc khi cần phải ra những quyết định bất thường. Sử dụng phong cách ứng xử phù hợp nào để quản trị tình huống xung đột một cách có hiệu quả, nhằm giải quyết xung đột một cách xây dựng, hạn chế hoặc ngăn ngừa xung đột là tùy thuộc vào tài năng và kinh nghiệm của bạn. 60
  58. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. TÓM TẮT Có thể tổ chức dự án theo mô hình chức năng, mô hình dự án và mô hình ma trận. Mỗi mô hình có ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. Việc lựa chọn mô hình nào tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, quy mô và tính chất phức tạp của dự án cũng như quan điểm của nhà quản trị. Giám đốc dự án là người đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành bại của dự án. Quản trị dự án chính là quản trị con người, giám đốc dự án cần ý thức rõ điều này trong trách nhiệm của mình. Giám đốc dự án đòi hỏi phải có tố chất tốt về kiến thức chuyên môn, kiến thức tổng hợp và kiến thức quản lý. Kiến thức là điều kiện cần nhưng chưa đủ, giám đốc dự án còn phải có các năng lực lãnh đạo, năng lực ngoại giao và năng lực ra quyết định. Những năng lực này giúp cho giám đốc chèo lái con thuyền dự án đi đến đích. Mặt khác, giám đốc còn phải có phẩm chất tính cách và đạo đức tốt. Một giám đốc dự án giỏi chưa đủ để giúp dự án thành công. Giám đốc giỏi cần phải biết tạo ra một đội ngũ lớn mạnh hỗ trợ cho mình. Để phát triển đội ngũ, giám đốc dự án cần phải chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá và khuyến khích động viên các thành viên. Đồng thời cần chú trọng tới việc lãnh đạo đội ngũ một cách dân chủ, sáng tạo, tạo bầu không khí cởi mở và nhiệt thành trong đội dự án. Khả năng xảy ra xung đột cũng là một vấn đề cần xem xét, đòi hỏi tài năng và kinh nghiệm của giám đốc dự án. 61
  59. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Có những mô hình nào để tổ chức thực hiện dự án? Bạn sẽ chọn mô hình nào cho dự án của bạn? 2. Giám đốc dự án có vai trò gì? Để đảm bảo vai trò đó giám đốc dự án phải là người thoả mãn những yêu cầu như thế nào? 3. Thế nào là đội ngũ dự án tốt? Để có một đội ngũ dự án tốt bạn cần làm gì? HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI 1. Có 3 mô hình tổ chức thực hiện dự án là mô hình kiểu chức năng, mô hình kiểu dự án và mô hình kiểu ma trận. Mỗi mô hình đều có ưu nhược điểm riêng. Lựa chọn mô hình nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của dự án, khả năng lực lượng lao động sẵn có, quy mô và yêu cầu cụ thể của dự án, cũng như quan điểm của bạn. Tuy nhiên bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau: – Mô hình dạng chức năng khá thích hợp với các dự án quy mô nhỏ và chú trọng kỹ thuật mà không thích hợp với các dự án có sự biến đổi tương đối lớn về môi trường dự án. Nguyên nhân là do sự biến đổi môi trường đòi hỏi phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng, trong khi đó sự tồn tại của bản thân bộ phận chức năng và sự xác định giới hạn của quyền lực và chức trách lại là một trở ngại mà sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận không thể vượt qua. – Khi trong một công ty bao gồm rất nhiều dự án hoặc quy mô dự án tương đối lớn, kỹ thuật phức tạp thì nên lựa chọn mô hình dạng dự án. So với mô hình chức năng, khi phải đối mặt với hoàn cảnh bất ổn, 62
  60. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. mô hình này đã thể hiện được lợi thế tiềm năng của nó và điều này có được từ sự hợp tác chặt chẽ của đội ngũ dự án. – So với hai kiểu tổ chức trên, mô hình ma trận rõ ràng thể hiện được tính ưu việt rất lớn của nó trong việc tận dụng triệt để nguồn lực của doanh nghiệp. 2. Giám đốc dự án đóng vai trò trung tâm, chịu trách nhiệm điều phối, liên kết các hoạt động dự án, kết hợp sự tham gia của các bên liên quan đến dự án, lãnh đạo và phát triển đội ngũ dự án. Giám đốc dự án có trách nhiệm phục vụ khách hàng, do vậy có trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án. Một giám đốc dự án giỏi là một người có kiến thức tốt, hiểu biết sâu rộng về chuyên môn, có kiến thức quản lý; có năng lực lãnh đạo, ngoại giao và ra quyết định. Ngoài ra cần có đạo đức tốt và có tính cách cởi mở, kiên quyết, linh hoạt. 3. Đội ngũ dự án tốt là một tập thể có cùng mục tiêu, làm việc ăn ý, hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện dự án. Để tạo ra một đội ngũ dự án tốt, bạn cần tuân theo các quy tắc tạo ra quyền lợi và trách nhiệm ngang bằng và cân đối giữa các thành viên đội ngũ, tạo sự khích lệ và ràng buộc giữa các thành viên, có sự chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo dự án, dung hoà mối quan hệ với bên ngoài. Để phát triển và lãnh đạo đội ngũ dự án, bạn cần có biện pháp đào tạo và khuyến khích sự phát triển của thành viên đội dự án. Bạn có thể áp dụng các biện pháp giám sát khác nhau, tuỳ thuộc vào điều kiện và năng lực cụ thể của thành viên đội dự án. Văn hoá và tinh thần đội ngũ là yếu tố kích thích hoặc hạn chế sự phát triển của đội ngũ rất mạnh mẽ, do vậy bạn cần chú ý đến vấn đề này, cũng như đến việc giải quyết mâu thuẫn và xung đột giữa các thành viên đội ngũ dự án. 63
  61. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 4 CHƯƠNG 4 5 LẬP KẾ HOẠCH 6 VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN Sau khi thiết lập được đội ngũ nhân viên thực hiện dự án, việc làm tiếp theo là lập kế hoạch dự án. Việc lập kế hoạch được coi là khởi điểm đầu tiên cho các công việc thực hiện dự án. Chương này sẽ trình bày các vấn đề cơ bản nhất về lập kế hoạch và ngân sách dự án. MỤC TIÊU Chương này nhằm giúp bạn nắm được các vấn đề sau: § Các vấn đề về kế hoạch, cách thức lập kế hoạch dự án. § Xây dựng cơ cấu phân chia công việc – cơ sở để lập kế hoạch dự án. § Phương pháp lập và các bộ phận cấu thành nên ngân sách dự án. NỘI DUNG CHÍNH 4.1 CÁC VẤN ĐỀ VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Quản trị dự án cũng có đầy đủ các chức năng như quản trị các lĩnh vực khác. Các chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra. Lập kế hoạch được coi là quan trọng nhất, vì đó là xuất phát điểm cho mọi công việc về sau. Lập kế hoạch phải gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai. 64
  62. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 4.1.1 Khái niệm Lập kế hoạch dự án là việc xác định những công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Khi lập kế hoạch dự án, bạn đã chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó. 4.1.2 Trình tự lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án là một quá trình gồm 6 bước, được thể hiện trong hình 4.1 sau. Xác lập mục Phát triển Sơ đồ tiêu dự án kế hoạch kế hoạch Báo cáo, Dự toán chi phí, Lập tiến độ kế t thúc phân bổ nguồn lực thực hiện Hình 4.1: Quá trình lập kế hoạch Bước 1: Xác lập mục tiêu dự án Nói một cách đơn giản, công tác lập kế hoạch nghĩa là xác định xem ai làm gì? Khi nào làm? Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu dự án. Những mục tiêu này phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án, chi phí dự toán, các kết quả cần đạt được. 65
  63. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Bước 2: Phát triển kế hoạch Trong giai đoạn phát triển kế hoạch người ta tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu. Lập kế hoạch dự án chỉ có hiệu quả khi có được các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện một cách đầy đủ và rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án. Phát triển kế hoạch được thực hiện thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, xây dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc (WBS - Work Breakdown Structure). Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án Sau khi xác định được mối quan hệ, thứ tự trước sau giữa các công việc, cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lô gíc của các công việc. Bước 4: Lập tiến độ thực hiện dự án Tiến độ thực hiện dự án chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, khi nào kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và những mốc thời gian quan trọng khác. Bước 5: Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng như những nguồn lực khác như lao động, máy móc thiết bị để thực hiện dự án. Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu đi liền với việc lập tiến độ thực hiện dự án. 66
  64. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Bước 6: Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án Chuẩn bị tốt hệ thống báo cáo, kiểm tra, giám sát là một trong những khâu cần thiết để thực hiện thành công kế hoạch dự án. Các báo cáo quan trọng nhất bao gồm báo cáo tiến độ thời gian, chi phí. 4.1.3 Nội dung của kế hoạch dự án Quá trình lập kế hoạch dự án ở mỗi tổ chức rất khác nhau, nhưng đều cần phải có chín nội dung chủ yếu sau: Nội dung 1: Tổng quan chung về dự án Đây là bản tóm tắt ngắn gọn mục tiêu và nội dung của dự án, để báo cáo cho cấp quản lý cao nhất. Bản tổng quan thể hiện mối quan hệ của dự án với mục tiêu của tổ chức mẹ, mô tả cơ cấu quản lý sẽ được áp dụng cho dự án và danh sách các điểm mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Nội dung 2: Các mục tiêu của dự án Nội dung này gồm các thông tin chi tiết cho mục đích chung đã nêu ra ở phần tổng quan. Phần này cần có các thông tin về lợi nhuận, mục tiêu cạnh tranh cũng như các mục tiêu kỹ thuật của dự án. Nội dung 3: Khía cạnh kỹ thuật và quản trị của dự án Mô tả phương pháp quản lý và kỹ thuật sử dụng cho công việc của dự án. Các vấn đề kỹ thuật cần nêu rõ được mối liên hệ của dự án với các kỹ thuật sẵn có. 67
  65. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Nội dung 4: Vấn đề hợp đồng của dự án Đây là phần quan trọng của dự án, trong đó có bản danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể, nguồn cung cấp, các thoả thuận hợp tác, các ban tư vấn, ban kiểm tra, thủ tục huỷ bỏ, các yêu cầu độc quyền, các thoả thuận quản lý cụ thể Nội dung 5: Tiến độ dự án Phần này nêu ra những tiến độ khác nhau và liệt kê tất cả những điểm mốc quan trọng. Khi liệt kê mỗi nhiệm vụ thì thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ đó do người sẽ thực hiện nhiệm vụ đó đưa ra. Tiến độ tổng quan của dự án phải được xây dựng từ những đầu vào này. Trách nhiệm của mỗi cá nhân hoặc trưởng bộ phận được xác định cuối cùng trong tiến độ đã được chấp thuận. Nội dung 6: Nguồn lực dự án Có 2 vấn đề cơ bản được đề cập đến trong phần này. Thứ nhất là ngân sách, những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải được thể hiện rất chi tiết trong bản ngân sách dự án. Thứ hai là cần phải nêu rõ các thủ tục kiểm soát và điều hành chi phí. Các thủ tục này phải bao quát được những yêu cầu về nguồn lực đặc biệt của dự án. Nội dung 7: Nhân sự dự án Phần này liệt kê những yêu cầu nhân sự cần thiết đối với dự án. Cần phải nêu rõ các kỹ năng đặc biệt, loại hình đào tạo cần thiết, vấn 68
  66. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. đề tuyển dụng, các hạn chế về pháp lý hay chính sách đối với lực lượng lao động và bất cứ yêu cầu đặc biệt nào. Nội dung 8: Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án Mỗi dự án sẽ được đánh giá theo những tiêu chuẩn và phương pháp khác nhau, được xác định ngay từ ban đầu. Phần này mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ trong việc điều hành, thu thập, lưu trữ và đánh giá quá trình dự án. Nội dung 9: Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn Vấn đề rủi ro và kế hoạch đối phó với rủi ro cần được xem xét từ đầu để khi rủi ro xảy ra có các phản ứng kịp thời nhằm làm giảm các hậu quả gây bất lợi đến mục tiêu dự án. 4.2 CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC VÀ BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM Sau khi xác lập xong mục tiêu dự án, việc tiếp theo là xác định, liệt kê các công việc và nhiệm vụ phải thực hiện, tức là phát triển những kế hoạch đầu tiên cho dự án. Phần này gọi là lập kế hoạch quản trị phạm vi dự án. Quản trị phạm vi nhằm xác định các công việc thuộc và không thuộc dự án. Nó gồm nhiều quá trình thực hiện để khẳng định dự án đã bao quát được tất cả các công việc cần thiết và chỉ bao gồm các công việc đó. Một trong những phương pháp chính để xác định phạm vi dự án là lập cơ cấu phân chia công việc. 69
  67. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 4.2.1 Khái niệm Cơ cấu phân chia công việc WBS là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê, và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. Sơ đồ cơ cấu phân chia công việc được minh họa như trong hình 4.1. Về hình thức, nó giống một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Cấp bậc trên cùng phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện, các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của các mục tiêu, cấp bậc thấp nhất là các công việc cụ thể. Số lượng cấp bậc của một WBS tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của dự án. Ví dụ minh họa hình 4.2 thể hiện 6 mức độ phân chia công việc. 10.00.00 Dự án xây dựng nhà ở 11.00.00 Chuẩn bị 12.00.00 Xây nhà 14.00.00 Hoàn thiện 11.10.00 họp với 12.10.00 Đổ móng đ.phương 14.10.00 11.20.00 đo đạc 12.20.00 Làm tầng 1 14.20.00 11.30.00 12.30.00 Làm tầng 2 14.30.00 12.31.00 11.31.00 11.32.00 12.31.10 12.31.20 11.32.10 12.31.21 11.32.20 12.31.22 11.32.21 12.32.00 11.32.32 12.40.00 Hình 4.2: Ví dụ về WBS của một dự án xây dựng nhà ở 70
  68. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 4.2.2 Phương pháp lập WBS WBS phải phản ánh được cách thức thực hiện dự án. Thông thường có thể sử dụng 6 cấp bậc để phân chia công việc, trong đó 3 cấp bậc đầu phục vụ cho yêu cầu quản trị, 3 cấp bậc sau phục vụ cho các yêu cầu kỹ thuật. Cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết. Tuy nhiên, mức độ chi tiết cho các công việc ở cấp bậc cuối chỉ nên vừa đủ để có thể phân phối nguồn nhân lực và kinh phí cho từng công việc, cho phép giao trách nhiệm cho từng người để người chịu trách nhiệm về một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi: công việc đó đã hoàn thành chưa, và nếu hoàn thành rồi thì có thành công hay không? Phân chia công việc cần đảm bảo yêu cầu dễ quản trị, thể hiện rõ phân chia trách nhiệm theo công việc, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau, cho phép tập hợp thống nhất dự án từ các công việc riêng biệt và phản ánh được tiến độ thực hiện dự án. 4.2.3 Trình tự lập WBS Trình tự lập WBS như sau: · Phân tích công việc: phân tích dự án thành các công việc hoặc gói công việc nhỏ theo một số tiêu chí cụ thể. Quá trình phân chia được thực hiện cho đến khi công việc ở cấp bậc cuối đủ mức độ chi tiết, có thể kiểm tra và giám sát được. Mặt khác, công việc ở bậc cuối cùng là công việc liên quan đến hoạt động sản xuất sản phẩm cuối cùng của dự án. 71
  69. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. · Lập danh mục và mã hóa các công việc: để đơn giản và dễ nhìn, người ta mã hóa các công việc/gói công việc, căn cứ vào cấp bậc và thứ tự của công việc. · Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi công việc: đối với mỗi công việc/gói công việc đã được phân chia, cần xác định các dữ liệu liên quan (người chịu trách nhiệm thi hành, khối lượng công việc, thời gian thực hiện, ngân sách và chi phí, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhà cung ứng ). · Xác lập ma trận trách nhiệm: Thông tin quan trọng nhất là về người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thi hành công việc đã phân chia ở trên. Ma trận trách nhiệm xác định ai chịu trách nhiệm về cái gì, đây chính là cơ sở để phối hợp các công việc của dự án. 4.2.4 Ma trận trách nhiệm WBS là cơ sở để các thành viên dự án hiểu cơ cấu và các mối quan hệ của các công việc trong dự án. Song dự án chỉ có thể được thực hiện khi có sự phối hợp thống nhất giữa các thành viên. Ma trận trách nhiệm là căn cứ để đảm bảo điều này. Hình 4.3 mô tả cách sử dụng cơ cấu tổ chức dự án OBS và WBS để xây dựng ma trận trách nhiệm. OBS và ma trận trách nhiệm là hai công cụ chính giúp giám đốc thành lập nhóm phù hợp với yêu cầu, mục tiêu, nhiệm vụ dự án. Ma trận trách nhiệm mô tả và thống nhất cơ cấu trách nhiệm thực hiện các công việc/gói công việc dự án. Ma trận bao gồm danh mục các công việc/gói công việc theo một trục và danh sách các bộ phận thi hành theo trục kia. Bảng 4.1 thể hiện ví dụ về ma trận trách nhiệm của dự án. 72
  70. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. OBS X S WB Hình 4.3: Hình thành ma trận trách nhiệm 73
  71. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Bảng 4.1: Ma trận trách nhiệm các thành viên trong dự án Công Giám Giám Kỹ sư Kế Trưởng Trưởng việc đốc đốc trưởng toán bộ phận bộ phận công dự án dự án trưởng k.doanh sản xuất ty dự án Lập kế PD GS TT YK YK YK hoạch dự án Xác định CĐ TT YK YK YK WBS Ước tính GS CĐ TT YK YK chi phí Lập KH PD CĐ YK TT YK thị trường Lập tiến PD CĐ YK YK TT độ dự án Ghi chú: PD: phê duyệt cuối cùng; GS: giám sát chung; CĐ: chỉ đạo và phê duyệt; TT: trách nhiệm trực tiếp; YK: phải được tham khảo ý kiến. 4.3 NGÂN SÁCH DỰ ÁN 4.3.1 Khái niệm Ngân sách dự án (hay còn gọi là ngân quỹ dự án) được hiểu là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của dự án. 74
  72. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. Ngân sách dự án được xác định trên cơ sở WBS, người ta phải xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu ) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án. Mặt khác, ngân sách dự án còn phụ thuộc vào ngân sách của tổ chức, bị ràng buộc bởi chính sách và điều kiện, khả năng của tổ chức. 4.3.2 Phương pháp lập ngân sách dự án a. Dự toán ngân sách từ trên xuống Việc dự toán ngân sách từ trên xuống dựa trên kinh nghiệm của quản trị cấp cao và cấp trung gian, và những dữ liệu sẵn có trong quá khứ của các dự án tương tự. Những nhà quản trị ước lượng chi phí cho toàn bộ dự án cũng như các chi phí của các hạng mục nhỏ thuộc dự án. Việc dự toán chi phí này sau đó Căn cứ vào số liệu và được đưa xuống cấp quản lý thấp hơn, kinh nghiệm quá khứ, những người sẽ tiếp tục phân tích chi chi phí của các khoản phí cho các nhiệm vụ cụ thể và các gói mục sẽ chiếm một tỷ lệ công việc nhỏ hơn. Quá trình này tiếp % nhất định trong tổng tục cho đến cấp thấp nhất. thể Quá trình lập ngân sách diễn ra song song cùng quá trình lên kế hoạch tổng thể được miêu tả ở trên. Ngân sách, cũng như dự án, sẽ được chia thành những chi tiết nhỏ hơn kế tiếp nhau, bắt đầu từ cấp cao nhất cho đến cấp thấp nhất. Ưu điểm của quy trình từ trên xuống là tổng ngân sách có thể được dự tính khá chính xác. Do tỷ lệ % phân bố của các khoản mục/bộ phận theo tổng thể là ổn định, nên ngân sách được dự tính tương đối ổn định và chính xác, chẳng có bộ phận chi phí nào bị bỏ quên. Mặt 75
  73. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. khác nhà quản trị cấp trên cũng muốn dùng ngân sách như một công cụ để kiểm soát tổ chức. Tuy nhiên, các chi phí thì lại không chính xác lắm. Trong nhiều trường hợp, cấp dưới cảm thấy ngân sách xác định cho họ không đủ để thực hiện các công việc được giao. Lúc này, nhà quản trị cấp trên phải có định hướng rõ ràng đối với vấn đề chi phí bị dự toán dưới mức yêu cầu. Mặt khác, phương pháp này không khuyến khích được sự hợp tác và hiểu biết giữa các cấp quản trị thấp. c. Dự toán ngân sách từ dưới lên Việc dự toán chi phí trực tiếp cho các công việc được thực hiện bởi những nhà quản trị cấp thấp. Cần tính toán các yêu cầu về nguồn lực như lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và ngày công đối với các công việc nhỏ, rồi cộng dồn lên cho các công việc lớn hơn, theo cơ cấu phân chia công việc WBS. Sự phân tích này được chuyển đổi tương đương sang con số cụ thể bằng tiền. Những khác biệt về quan điểm cần phải được giải quyết bằng các cuộc tranh luận giữa các cấp quản trị. Giám đốc dự án và các chuyên gia chịu trách nhiệm về chuyên môn phải cùng bàn bạc để đưa ra được dự toán ngân sách chính xác. Sau khi chuyên gia xác định được chi phí trực tiếp của các công việc, nhà quản trị dự án sẽ thêm vào một số các chi phí gián tiếp như chi phí quản lý chung và hành chính, chi phí dự phòng dự án, và lợi nhuận định mức mà tổ chức yêu cầu. Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên thường là chính xác hơn đối với các nhiệm vụ nhỏ nhưng có mức độ quan trọng cao. Tuy nhiên phương pháp này có vẻ phức tạp và khó đưa ra được một danh sách hoàn hảo chi phí cho các công việc phải làm so với phương pháp từ trên xuống. 76