›
›

Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

doc 90 trang ngocly 2100
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docnhung_van_de_chung_ve_cong_tac_van_thu_trong_cac_co_quan_to.doc

Nội dung text: Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

  1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 1. Khái niệm Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội như sau: Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội. Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương. 2. Yêu cầu Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để
  2. sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. b. Chính xác - Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định. - Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản c. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn, d. Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. 3. Vị trí Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên 45
  3. cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. 4. Ý nghĩa - Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: - giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. - đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của 46
  4. các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. - tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. II. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, người cán bộ văn thư các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị- xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là: - Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung 47
  5. thành với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đang công tác. - Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào. - Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình. - Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên. 2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. 3. Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội không những phải có các yêu cầu 48
  6. cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu dưới đây: 3.1. Tính bí mật Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể: - Có sự kín đáo. - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác. - Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Đảng, bí mật của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 3.2. Tính tỉ mỉ Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung: - Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v - Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh. 3.3. Tính thận trọng Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm. 3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc 49
  7. lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc. Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình cán bộ văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư. 3.5. Độ tin cậy Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư. Phần lớn lãnh đạo đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc. Mặt khác, người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư. 3.6. Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quy định về quản lý và sử dụng con dấu, v.v Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm trái quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định. 3.7. Tính tế nhị Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái 50
  8. độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức Đảng. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc. III. Quản lý nhà nước về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư 2.1. Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung cụ thể gồm: - Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp dụng trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; 51
  9. - Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. - Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi địa phương mình. - Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình. 2.2. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội - Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận (phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư. - Nhiệm vụ của văn thư cơ quan: + Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến. + Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. + Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành. + Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản. + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 52
  10. + Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu. + Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức. + Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. + Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm. IV. Nội dung công tác văn thư: Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoạt động theo nhiệm kỳ nên trong từng phần việc có đặc thù riêng (sẽ được trình bày cụ thể ở các chương sau) 1. Soạn thảo và ban hành văn bản 1.1. Thể thức văn bản: - Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. - Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. 1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản - Soạn thảo văn bản + Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, + Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập và xử lý thông tin có liên quan; 53
  11. + Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo; - Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo; - Đánh máy, nhân bản văn bản; - Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; - Ký văn bản. - Ban hành văn bản. 2. Quản lý văn bản: 2.1. Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2.2. Quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn bản đi; - Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi; - Lưu văn bản đi. 3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 3.1. Lập hồ sơ hiện hành - Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành. - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; 54
  12. + Biên mục hồ sơ. 3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; - Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia. 1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản; - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến, văn bản nội bộ; - Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố; - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản. 2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội - Gửi nhận văn bản; - Thư tín điện tử; - Quản lý văn bản đi; - Quản lý văn bản đến; 55
  13. - Quản lý đơn thư khiếu tố VI. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để cho công việc thực hiện được thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức; có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình. Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp 56
  14. hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc. 2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau: - Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về những công việc quan trọng. - Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành. - Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành. - Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi. - Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. - Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình. 3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là: 57
  15. + Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội + Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. + Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định. + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản. + Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến + Nhận văn bản đến. + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. + Trình văn bản đến. + Đăng ký văn bản đến. + Chuyển giao văn bản đến. + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến. 4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi. + Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi. + Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu. + Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường. + Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản. 4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục. + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. 58
  16. + Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành. 4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh) + Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 4.5. Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội? 2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 3. Nội dung công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 4. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 59
  17. CHƯƠNG 4 VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI A. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG I- Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng 1. Văn bản của Đảng Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương. 2. Thể loại văn bản của Đảng Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản của Đảng. 3. Hệ thống văn bản của Đảng Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở. II- Hệ thống văn bản của Đảng 1. Cương lĩnh chính trị Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định. 2. Điều lệ Đảng Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng. 3. Chiến lược Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định. 60
  18. 4. Nghị quyết Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. 5. Quyết định Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 6. Chỉ thị Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể. 7. Kết luận Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể. 8. Quy chế Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 9. Quy định Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ. 10. Thông tri Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị của cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. 11. Hướng dẫn Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan Đảng cấp trên. 61
  19. 12. Thông báo Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện. 13. Thông cáo Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng. 14. Tuyên bố Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng. 15. Lời kêu gọi Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị. 16. Báo cáo Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định. 17. Kế hoạch Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. 18. Quy hoạch Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiều năm. 19. Chương trình Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định. 20. Đề án Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt. 21. Tờ trình Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định. 62
  20. 22. Công văn Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 23. Biên bản Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 24. Các loại giấy tờ hành chính 1- Giấy giới thiệu là loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ công tác hoặc giải quyết các công việc cần thiết cho bản thân cán bộ, nhân viên của cơ quan. 2- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) là loại giấy tờ dùng để xác nhận về một sự việc hoặc về nhân sự. 3- Giấy đi đường là loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác. Giấy có giá trị thanh toán công tác phí theo chế độ Nhà nước quy định, 4- Giấy nghỉ phép là giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép ở địa phương khác. Giấy nghỉ phép làm căn cứ thanh toán tiền tầu xe theo chế độ Nhà nước quy định. 5- Phiếu gửi là loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu. Cơ quan hay người nhận tài liệu cần ghi đủ các yêu cầu ghi trên phiếu và gửi trả lại cho cơ quan gửi tài liệu. B. THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG Cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp (đại hội Đảng và cấp ủy các cấp), các tổ chức, cơ quan Đảng từ Trung ương đến chi bộ Theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định của Bộ Chính trị số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 và Quyết định của Ban Bí thư số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 1, có quyền ban hành các loại văn bản như sau: 1 Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành trung ương về thể thức, thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng và Quyết định của Ban Bí thư số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 bổ sung Quyết định số 31- QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành trung ương về thể thức, thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng. 63
  21. I. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp trung ương 1- Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành: - Đại hội: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quy chế, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi. - Đoàn Chủ tich: Thông báo, báo cáo. - Đoàn thư ký: Báo cáo. - Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo. - Ban Kiểm phiếu: Báo cáo. 2- Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Chiến lược, nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo. 3- Bộ Chính trị ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo. 4- Ban Bí thư ban hành: Quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, thông báo, báo cáo. II. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gọi chung là cấp tỉnh). 1- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành: - Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo. - Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo. - Đoàn Thư ký: Báo cáo. - Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo. - Ban Kiểm phiếu: Báo cáo. 2- Ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo. 3- Ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo. III. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung là cấp huyện). 1- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp huyện ban hành: - Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo. 64
  22. - Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo. - Đoàn Thư ký: Báo cáo. - Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo. - Ban Kiểm phiếu: Báo cáo. 2- Ban chấp hành đảng bộ huyện (gọi tắt là huyện ủy) ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo. 3- Ban thường vụ huyện ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo. IV. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở và chi bộ 1- Đại hội đảng bộ (đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên) ban hành: - Đại hội: Nghị quyết. - Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo. - Đoàn Thư ký: Báo cáo. - Ban Thẩm tra tư cách đại biểu (đối với đại hội đại biểu): Báo cáo. - Ban Kiểm phiếu: Báo cáo. 2- Ban chấp hành đảng bộ cơ sở (gọi tắt là đảng ủy) ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo. 3- Ban thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy định, thông báo, báo cáo. 4- Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ban hành: - Đại hội: Nghị quyết. - Chi bộ, đảng ủy bộ phận: Nghị quyết, báo cáo. V. Các tổ chức đảng được lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quy định của Trung ương 1- Đảng ủy Quân sự Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương, các đảng ủy khối các cơ quan trung ương và các đảng bộ trực thuộc Trung ương 65
  23. được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 2- Các đảng ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện. 3- Các đảng ủy trực thuộc huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy (trực thuộc tỉnh) được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở. VI. Các cơ quan tham mưu giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp ủy các cấp (gọi chung cơ quan đảng). 1- Các cơ quan đảng (và liên cơ quan) các cấp ban hành: Quyết định, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo. 2- Ban Cán sự Đảng ngoài nước khi thực hiện nhiệm vụ của cấp ủy cấp trên đối với các đảng bộ, chi bộ hoạt động ở nước ngoài được ban hành văn bản như một cấp ủy cấp trên cơ sở. VII. Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn thông báo, báo cáo. Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên, đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký) được ban hành các thể loại văn bản như: chương trình, công văn, biên bản; các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng tùy tình hình được quyền ban hành các loại văn bản như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản và được sử dụng các loại giấy tờ hành chính nêu trên. So sánh với các thể loại văn bản của các cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng có thể loại thông tri tương tự như thể loại thông tư, hoặc có thể loại kết luận mà các cơ quan nhà nước không có thể loại văn bản này. C. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG I. Khái niệm và các thành phần thể thức 1. Khái niệm Thể thức văn bản của Đảng bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. 2. Các thành phần thể thức a. Các thành phần thể thức bắt buộc 66
  24. Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ 8 thành phần thể thức sau đây: - Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam", - Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả), - Số và ký hiệu văn bản, - Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản, - Phần nội dung văn bản, - Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản, - Nơi nhận văn bản. b. Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau đây: - Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), - Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc có hẹn giờ), - Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội nghị, Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định. c. Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao - Bản chính là bản hoàn chỉnh, đúng thể thức, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành. - Bản sao là bản sao lại nguyên văn hoặc trích sao một phần nội dung từ bản chính. Văn bản sao có giá trị pháp lý như bản chính đều phải đảm bảo đủ các thành phần thể thức bản sao sau đây: + Tên cơ quan sao văn bản, + Số và ký hiệu bản sao, + Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản, + Các chỉ dẫn loại bản sao, + Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan sao văn bản, + Nơi nhận bản sao. II. Cách trình bày các thành phần thể thức 67
  25. 1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc a. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" Tiêu đề trên văn bản của Đảng là "Đảng Cộng sản Việt Nam". Vị trí trình bày: Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài dòng tiêu đề (ô số 1 - mẫu 1). Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Tác dụng: Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" trên văn bản là thành phần thể thức xác định văn bản đó là của Đảng. b. Tên cơ quan ban hành văn bản - Văn bản của Đại hội Đảng toàn quốc, đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau: + Văn bản của Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Ví dụ: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ X * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ X ĐOÀN CHỦ TỊCH * + Đại hội Đảng bộ cấp tỉnh, thành phố Ví dụ: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TĨNH LẦN THỨ XV * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TĨNH LẦN THỨ XV BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU * + Đại hội Đảng bộ trực thuộc Trung ương Ví dụ: 68
  26. ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ KHỐI I CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG LẦN THỨ VI * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ KHỐI I CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG LẦN THỨ VI ĐOÀN THƯ KÝ * + Đại hội Đảng bộ cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) Ví dụ: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN TÂY SƠN LẦN THỨ IV * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN TÂY SƠN LẦN THỨ IV BAN KIỂM PHIẾU * + Đại hội Đảng bộ cơ sở Ví dụ 1: Đại hội toàn thể đảng viên của Đảng bộ cơ sở: ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ SƠN CẨM NHIỆM KỲ XIII * ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ THỊ TRẤN PHÚ HOÀ NHIỆM KỲ VII BAN KIỂM PHIẾU * Ví dụ 2: Đại hội đại biểu đảng viên ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ XÃ TÙNG ẢNH NHIỆM KỲ VIII * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ IX BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU 69
  27. * - Văn bản của cấp ủy từ Trung ương đến chi bộ ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau: + Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG * + Văn bản của ban chấp hành đảng bộ tỉnh và ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy và các đảng ủy trực thuộc Trung ương ghi chung là TỈNH ỦY, THÀNH ỦY, ĐẢNG ỦY. Ví dụ: THÀNH UỶ ĐÀ NẴNG * ĐẢNG ỦY QUÂN SỰ TRUNG ƯƠNG * + Văn bản của ban chấp hành đảng bộ và ban thường vụ huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy, đảng ủy thuộc tỉnh ghi chung là HUYỆN ỦY, QUẬN ỦY, THỊ ỦY, ĐẢNG ỦY. . . và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp Ví dụ: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI QUẬN UỶ BA ĐÌNH * ĐẢNG BỘ TỈNH ĐỒNG NAI ĐẢNG ỦY KHỐI CƠ QUAN DÂN - CHÍNH - ĐẢNG * + Văn bản của ban chấp hành đảng bộ cơ sở và ban thường vụ đảng ủy cơ sở ghi chung là ĐẢNG ỦY và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp Ví dụ: ĐẢNG BỘ HUYỆN QUỲNH LƯU ĐẢNG ỦY XÃ QUỲNH ĐÔI * + Văn bản của đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ghi tên đảng ủy bộ phận đó và tên của đảng ủy cơ sở cấp trên trực tiếp. Ví dụ: ĐẢNG BỘ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ ĐẢNG ỦY NHÀ KHÁCH 37 HÙNG VƯƠNG 70
  28. * + Văn bản của chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy bộ phận ghi chung là CHI BỘ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp. Ví dụ: ĐẢNG BỘ HUYỆN HÀM THUẬN BẮC CHI BỘ XÃ ĐA MY * ĐẢNG BỘ XÃ TIẾN THỦY CHI BỘ XÓM PHONG THẮNG * ĐẢNG BỘ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM CHI BỘ VĂN PHÒNG * - Văn bản của các tổ chức, cơ quan Đảng được lập theo quyết định của cấp ủy (ban tham mưu, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp ủy) ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp ủy mà cơ quan đó trực thuộc. + Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc Trung ương Đảng Ví dụ : BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN TỔ CHỨC * + Văn bản của các đảng đoàn trực thuộc Trung ương Đảng Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ĐOÀN HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM * + Văn bản của các ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương Đảng Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN CÁN SỰ ĐẢNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO * 71
  29. + Văn bản của các ban chỉ đạo trực thuộc Trung ương Đảng Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG 6 (2) * + Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy Ví dụ: TỈNH ỦY HOÀ BÌNH BAN TUYÊN GIÁO * + Văn bản của các đảng đoàn trực thuộc tỉnh, thành ủy Ví dụ: THÀNH ỦY HẢI PHÒNG ĐẢNG ĐOÀN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN * + Văn bản của các ban cán sự đảng trực thuộc tỉnh, thành ủy Ví dụ: TỈNH ỦY KIÊN GIANG BAN CÁN SỰ ĐẢNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN * + Văn bản của các ban chi đạo trực thuộc tỉnh, thành ủy Ví dụ: TỈNH ỦY BẠC LIÊU BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG 6 (2) * + Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc huyện, quận, thị, thành ủy (thuộc tỉnh). Ví dụ: HUYỆN ỦY VỤ BẢN BAN DÂN VẬN * Vị trí trình bày: Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái, phía trên ngang với dòng tiêu đề (ô số 2 - mẫu 1). Tên cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa đứng, đậm. Tên cơ quan cấp trên viết bằng chữ in hoa đứng. Dưới tên cơ quan ban hành văn bản có dấu sao (*) để phân cách với số và ký hiệu. 72
  30. Tác dụng: Giúp cho nơi nhận biết tên và vị trí của tác giả văn bản trong hệ thống tổ chức Đảng, thuận tiện cho việc liên hệ, trao đổi với cơ quan ban hành văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư - lưu trữ, công tác nghiên cứu, khai thác tài liệu. c. Số và ký hiệu văn bản - Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của cấp ủy, ủy ban kiểm tra, các ban tham mưu giúp việc, các đảng đoàn, ban cán sự đảng của cấp ủy ban hành trong một nhiệm kỳ cấp ủy. Nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần sau. Số văn bản viết bằng số Ảrập (1, 2, 3 . . .). Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo thể loại văn bản của cơ quan chủ trì trong việc soạn thảo văn bản đó. - Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản. Ghi đủ tên tắt của cơ quan hoặc liên cơ quan ban hành; riêng cụm từ "Trung ương" viết tắt là "TW" - Những số và ký hiệu đặc thù được vận dụng thống nhất: + Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lặp khi viết tắt: * Quyết định và quy định của cùng một cơ quan ban hành được ghi tắt chung QĐ và có cùng một hệ thống số. * Chỉ thị: CT * Chương trình: CTr * Thông tri: TT * Tờ trình: TTr + Văn bản của Ủy ban kiểm tra các cấp: * Văn bản của Ủy ban kiểm tra trung ương: UBKTTW * Văn bản của Ủy ban kiểm tra tỉnh ủy: UBKTTU + Văn bản của các đảng ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng viết tắt ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản như sau: * Đảng ủy quân sự các cấp: ĐUQS * Đảng ủy công an các cấp: ĐUCA 73
  31. * Đảng ủy bộ đội biên phòng tỉnh, huyện: ĐUBP * Các đảng ủy khối cơ quan trung ương: ĐUK * Các đảng ủy khác: ĐU * Các chi bộ (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở): CB. * Văn bản của các đảng đoàn: ĐĐ * Văn bản của các ban cán sự đảng: BCSĐ + Số và ký hiệu văn bản của đại hội đảng bộ các cấp (đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày đại hội với ký hiệu là: Số /ĐH. + Số và ký hiệu văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác của cấp ủy được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp ủy, ký hiệu là tên viết tắt của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ) Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu ngang nối (-), giữa tên loại và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/). Vị trí trình bày: Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1). Ví dụ: Số và ký hiệu thể loại công văn của Văn phòng Trung ương BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG VĂN PHÒNG * Số 127 - CV/VPTW Số và ký hiệu thể loại báo cáo của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Cà Mau TỈNH ỦY CÀ MAU BAN TUYÊN GIÁO * Số 108 - BC/BTGTU Số và ký hiệu thể loại tờ trình của Văn phòng Huyện ủy Trạm Tấu HUYỆN ỦY TRẠM TẤU VĂN PHÒNG * Số 102 - TTr/VPHU 74
  32. Tác dụng: Thuận tiện cho việc đăng ký, phân loại, sắp xếp, thống kê, tra tìm văn bản , v.v d. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Địa điểm ban hành văn bản: + Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở. + Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và của xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó. + Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn. Ví dụ: * Địa danh hành chính mang tên người: Văn bản của Quận ủy Lê Chân (Hải Phòng) Quận Lê Chân, ngày 14 tháng 01 năm 2010 * Địa danh hành chính một âm tiết: Văn bản của Đảng ủy Phường Bưởi (Quận Ba Đình, Hà Nội) Phường Bưởi, ngày 13 tháng 12 năm 2009 * Địa danh hành chính theo số thứ tự: Văn bản của Quận ủy quận 12 (Thành phố Hồ Chí Minh) Quận 12, ngày 24 tháng 12 năm 2009 - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không (0) đứng trước và phải ghi đầy đủ ngày tháng năm Không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch cho (/) để thay các từ ngày, tháng năm trong thành phần thể thức văn bản. Vị trí trình bày: Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản (ô số 4 - mẫu 1). Giữa địa điểm và ngày tháng năm ban hành có dấu phẩy (,). Ví dụ: * Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương: 75
  33. Văn bản của Ban Tuyên giáo Trung ương: Hà Nội, ngày 09 tháng 11 năm 2009 * Văn bản của các cơ quan đảng cấp tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương: Văn bản của Ban Tổ chức Tỉnh ủy Hà Nam: Phủ Lý, ngày 12 tháng 4 năm 2008 *Văn bản của cấp ủy đảng cấp huyện : Văn bản Huyện ủy Thanh Oai (Hà Tây): Thanh Oai, ngày 19 tháng 3 năm 2009 * Văn bản của cấp ủy cơ sở: Văn bản Đảng ủy xã Tân Cương (Đồng Hỷ, Thái Nguyên): Tân Cương, ngày 11 tháng 8 năm 2007 Tác dụng: Địa điểm ban hành văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ trực tiếp khi cần. Ngày, tháng, năm ban hành bảo đảm giá trị pháp lý về thời gian của văn bản, thuận tiện cho việc phân loại, lập hồ sơ, tra tìm nghiên cứu, v.v đ. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản - Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản đó, như nghị quyết, chỉ thị, quyết định, v.v - Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó. Ví dụ: Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản QUYẾT ĐỊNH ban hành quy định về một số chế độ công tác văn phòng cấp ủy các huyện, thị, các ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy Trường hợp ghi tên tác giả văn bản QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ỦY về công tác phát triển cơ sở Đảng và đảng viên Riêng công văn, trích yếu nội dung được trình bày dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng cỡ chữ nhỏ hơn chữ trình bày nội dung (ô số 5b - mẫu 1). Ví dụ: Số 124- CV/VPTU Về chế độ bồi dưỡng độc hại đối với cán bộ lưu trữ 76
  34. Vị trí trình bày: Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số - ký hiệu văn bản bằng chữ in hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường đậm, đứng (ô số 5a - mẫu 1). Tác dụng: Tên loại thể hiện tầm quan trọng của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản giúp nơi nhận nhanh chóng hiểu đúng chủ đề của nội dung văn bản. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản tạo điều kiện rất thuận tiện cho cán bộ nghiệp vụ đăng ký văn bản, lập hồ sơ, tra tìm, nghiên cứu v.v e. Phần nội dung văn bản Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại văn bản. Vị trí trình bày: Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung. (ô số 6 - mẫu 1) Tác dụng: Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất vì chứa nội dung của văn bản. g. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành - Chữ ký, thể thức đề ký: Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Trong thể thức đề ký văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký. Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản. + Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng: Đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp ủy, ủy ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự các cấp ghi thể thức đề ký là T/M (thay mặt). * Văn bản của đại hội đảng: Ví dụ: T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ và tên T/M ĐOÀN THƯ KÝ TRƯỞNG ĐOÀN (chữ ký) Họ và tên 77
  35. T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ và tên T/M BAN KIỂM PHIẾU TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ và tên * Văn bản của Trung ương và cấp ủy các cấp Văn bản của Trung ương Đảng T/M BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG TỔNG BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BỘ CHÍNH TRỊ TỔNG BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên Văn bản của tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương T/M TỈNH ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên 78
  36. Trường hợp ủy viên thường vụ được phân công ký văn bản của ban thường vụ tỉnh ủy theo quy chế hoạt đông của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy thì ủy viên thường vụ đó ký trực tiếp, không ghi chức vụ được bầu. Ví dụ: T/M BAN THƯỜNG VỤ (chữ ký) Họ và tên Văn bản của đảng ủy trực thuộc Trung ương T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên Văn bản của cấp ủy cấp huyện và các cấp ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy T/M HUYỆN ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên 79
  37. Văn bản của đảng ủy cơ sở T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (chữ ký) Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên Văn bản của đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên Văn bản của chi bộ (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở) T/M CHI BỘ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên * Văn bản của ủy ban kiểm tra các cấp T/M ỦY BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM) (chữ ký) Họ và tên * Văn bản của đảng đoàn T/M ĐẢNG ĐOÀN BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên 80
  38. * Văn bản của ban cán sự đảng T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên + Văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp ủy ghi thể thức đề ký cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp. Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay). * Cấp trưởng ký trực tiếp: TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ và tên Q. CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ và tên * Cấp phó ký thay: K/T TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ và tên K/T CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHONG (chữ ký) Họ và tên * Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, thì không đề ký K/T (ký thay cấp trưởng) mà ghi đúng chức vụ người ký. Ví dụ: Khi cấp trên có thẩm quyền chưa bổ nhiệm chánh văn phòng hoặc quyền chánh văn phòng huyện ủy mà văn bản của văn phòng huyện ủy do một phó văn phòng phụ trách ký thì thể thức đề ký là: PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ và tên + Đối với một số văn bản được ban thường vụ cấp ủy hoặc thủ trưởng cơ quan đảng ủy quyền ký thì ghi thể thức đề ký là T/L (thừa lệnh). Người được ủy quyền trực tiếp ký thừa lệnh không ủy quyền lại cho người khác ký thay. 81
  39. Ví dụ 1: Chánh hoặc phó chánh văn phòng cấp ủy được ban thường vụ cấp ủy ủy quyền trực tiếp ký: T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ và tên Chánh hoặc phó chánh văn phòng ban được trưởng ban ủy quyền trực tiếp ký: T/L TRƯỞNG BAN CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ và tên - Dấu cơ quan ban hành: Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an. Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1). Tác dụng: Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan là thành phần thể thức rất quan trọng thể hiện trách nhiệm, chế độ làm việc của cơ quan, thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan và thẩm quyền của người có trách nhiệm ký văn bản, bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản. - Ký và sử dụng dấu đối với văn bản đại hội và biên bản + Văn bản đại hội đảng bộ: * Trường hợp có dấu đại hội: Văn bản của đại hội và đoàn chủ tịch đại hội đảng bộ các cấp ban hành do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký. 82
  40. Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký đại hội đóng dấu tương ứng. Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội. Ví dụ: Văn bản của đoàn chủ tịch đại hội T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký (đóng dấu đoàn chủ tịch) Họ và tên * Trường hợp không có có dấu đại hội: Trong trường hợp không có dấu đại hội thì cấp ủy nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký trên các văn bản đại hội để lưu. T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí Nguyễn Văn A. T/M TỈNH ỦY (hoặc HUYỆN ỦY, ĐẢNG ỦY) (ghi rõ chức vụ) ký và đóng dấu cấp ủy Họ và tên + Biên bản đại hội, hội nghị: Đại hội, hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng và hội nghị cán bộ đều phải ghi biên bản. Biên bản phải được người chủ trì đại hội, hội nghị và người ghi biên bản ký. Chữ ký của người chủ trì được trình bày ở góc phải và chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái trang cuối biên bản. Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau). * Về ký, đóng dấu biên bản đại hội: 83
  41. Trường hợp đại hội có dấu Ví dụ: T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký và đóng dấu (ký và đóng dấu đoàn thư ký) đoàn chủ tịch) Họ và tên Họ và tên Trường hợp đại hội không có con dấu Cấp ủy nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội. Ví dụ: T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) (ký) Họ và tên Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí Lê Văn H. T/M TỈNH ỦY (hoặc HUYỆN ỦY, ĐẢNG ỦY) (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy) Họ và tên * Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị: Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng. Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ký) (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy hoặc dấu tổ chức, cơ quan đảng) Họ và tên Họ và tên Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị. 84
  42. Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ký) (ghi rõ chức vụ + ký) Họ và tên Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN) (chánh hoặc phó chánh văn phòng ký và đóng dấu cấp ủy hoặc cơ quan đảng) Họ và tên - Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, của cấp ủy, của cơ quan đảng hoạt động có thời hạn. + Về thể thức đề ký văn bản: Thể thức đề ký văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, ghi cả chức vụ được bầu hoặc chức vụ được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, Ví dụ: PHÓ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (Chữ ký) Họ và tên TRƯỞNG BAN kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Chữ ký) Họ và tên Trường hợp cần làm rõ chức danh được bổ nhiệm (ví dụ: Trưởng ban Dân vận) và chức danh kiêm nhiệm (ví dụ: Phó trưởng ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở) thì thể thức đề ký trình bày như sau: Ví dụ: Trưởng ban Dân vận kiêm chức Phó trưởng ban Chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở 85
  43. TRƯỞNG BAN DÂN VẬN kiêm PHÓ TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO (Chữ ký) Họ và tên + Về sử dụng con dấu: * Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập nhưng không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cấp ủy, cơ quan có thẩm quyền thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đó. * Đối với các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đã thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu thì phải có quy định bổ sung về việc sử dụng con dấu. Nếu các đồng chí lãnh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, là thường trực cấp uỷ hoặc lãnh đạo cơ quan ký văn bản thì được sử dụng con dấu của cấp uỷ hoặc cơ quan. Các trường hợp khác, sử dụng con dấu của cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đó h. Nơi nhận - Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v. v và để lưu. Cần ghi rõ mục đích gửi văn bản đối với từng nơi nhận. Vị trí trình bày: Đối với văn bản có tên gọi nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1). Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi " và "Đồng kính gửi " (nếu có) phía trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - mẫu 1) và còn được ghi vào góc trái dưới phần nội dung văn bản (nếu gửi nhiều nơi). Tác dụng: Nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp cho văn thư tính đủ số lượng bản cần đánh máy hoặc in và gửi văn bản đến nơi nhận chính xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ văn bản phát hành. Thông qua mục đích gửi văn bản giúp cho nơi nhận biết được trách nhiệm của mình đối với văn bản. Văn bản của các cơ quan trực thuộc Đảng và Nhà nước dùng con dấu cơ quan nhà nước thì thể thức văn bản trình bày theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung Tùy theo nội dung và tính chất của từng văn bản cụ thể, người ký văn bản ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây: 86
  44. a. Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật (C), tối mật (B) và tuyệt mật (A). Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1). Tác dụng: Dấu chỉ độ mật là dấu hiệu chỉ rõ tính chất mật của văn bản nhằm bảo vệ bí mật cho tài liệu, quá trình soạn thảo, ban hành, phát hành, xử lý văn bản, sử dụng, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu. b. Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc. Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10 - mẫu 1). Tác dụng: Bảo đảm xử lý văn bản kịp thời, không chậm trễ về thời gian. c. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị - Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại", "xem xong trả lại", "không phổ biến", "lưu hành nội bộ" v.v Vị trí trình bày: Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm của văn bản (ô số 11 - mẫu 1). Các văn bản nếu có quy định không được phổ biến hoặc phạm vi sử dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng thì thường được ghi rõ "Không đăng báo, đài" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản. Tác dụng: Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng giúp cho người xử lý văn bản biết giới hạn sử dụng văn bản đó; giúp cơ quan phát hành thu hồi đủ các văn bản cần thu hồi. - Đối với các văn bản được các cơ quan tham mưu, giúp việc dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng, đủ chỉ dẫn về dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và "dự thảo lần thứ ". Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về dự thảo được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản. Tác dụng: Chỉ dẫn về dự thảo tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, sửa chữa bản thảo, thuận tiện cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu 87
  45. - Các văn bản của các cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị thì đóng dấu hoặc đánh máy rõ chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày " Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị được trình bày phía dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12a - mẫu 1). Tác dụng: Giúp cho các đại biểu nhận biết tài liệu hội nghị và cơ quan chuẩn bị văn bản, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thu thập đúng, đủ tài liệu để lập hồ sơ hội nghị, xác định giá trị tài liệu. - Ký hiệu chỉ tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành. Vị trí trình bày: Văn bản 1 trang được trình bày tại lề trái chân trang. Văn bản nhiều trang được trình bày tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng. Tác dụng: để biết người đánh máy, tên tệp lưu trong máy tính và số lượng bản phát hành, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn bản và quản lý được số lượng bản phát hành, trong trường hợp cần thiết có thể quy trách nhiệm. Phụ lục 1: Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng 88
  46. Phụ lục 1: Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng  25 mm 12a 35 mm 15 mm 2 1 3 4 5b 11 12b 9 5a 10 8a 6 7a 8b 7b 7c  25 mm Ghi chú : 1. Tiêu đề 5b. Trích yếu nội 8a. Nơi nhận công văn 2. Tên cơ quan ban dung 8b. Nơi nhận văn bản hành công văn 9. Dấu chỉ mức độ mật văn bản 6. Nội dung văn bản 10. Dấu chỉ mức độ 89
  47. 3. Số và ký hiệu (có khẩn 4. Địa điểm và ngày, thể có nhiều trang) 11. Dấu chỉ phạm vi phổ tháng, 7a. Thể thức đề ký, biến năm ban hành văn bản chức 12a. Dấu chỉ tài liệu hội 5a. Tên loại văn bản và vụ người ký nghị trích 7b. Chữ ký 12b. Dấu chỉ dự thảo yếu nội dung văn bản 7c. Họ tên người ký 3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao a. Các loại bản sao Có 3 loại bản sao: - Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành. - Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện. - Bản sao lục: là bản sao lại toàn văn bản từ bản sao y bản chính. b- Các hình thức sao - Sao thông thường: là sao lại bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung văn bản. - Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác. c. Cách trình bày các thành phần thể thức bản sao - Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao. Vị trí trình bày: Các thành phần thể thức bản sao được trình bày dưới đường phân cách với nội dung được sao (đường 13 - mẫu 2) như sau: + Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở góc trái trên cùng của thể thức sao, dưới đường phân cách. (ô số 14 - mẫu 2) + Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số theo nhiệm kỳ cấp ủy. Ký hiệu bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Văn bản của tỉnh ủy sao ghi ký hiệu BS/TU; văn bản của văn phòng sao ghi ký hiệu BS/VP. Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2). 90
  48. + Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải của thể thức sao dưới đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2). + Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục để ghi chính xác chỉ dẫn loại bản sao như: "Sao y bản chính", " Trích sao từ bản chính số , ngày của " hoặc "Sao lục". Các chỉ dẫn bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 17 - mẫu 2) bằng chữ thường, đậm, nghiêng. + Họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 18 - mẫu 2). + Nơi nhận văn bản sao nếu cần thiết có thể ghi mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2). Tác dụng: Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao. - Văn bản sao nhiều lần: Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai. - Văn bản sao bằng hình thức photocopy: + Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao. + Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính. + Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 91
  49. Phụ lục 2 Mẫu số 2 - Vị trí các thành phần thể thức bản sao 6 8b 7a 7b 7c 13 14 16 15 17 19 18 92
  50. Ghi chú : 13. Đường phân giới giữa văn bản sao với thể thức sao 14. Tên cơ quan sao 15. Số và ký hiệu sao 16. Ghi chỉ dẫn loại bản sao 17. Địa điểm và ngày, tháng, năm sao 18. Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao 19. Nơi nhận bản sao. 4- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau: a. Văn bản của Đảng được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép 2 mm. b. Vùng trình bày văn bản của Đảng như sau: - Mặt trước: + Cách mép trên trang giấy : 25 mm + Cách mép dưới trang giấy : 25 mm + Cách mép trái trang giấy : 35 mm + Cách mép phải trang giấy : 15 mm - Mặt sau (nếu in 2 mặt): + Cách mép trên trang giấy : 25 mm + Cách mép dưới trang giấy : 25 mm + Cách mép trái trang giấy : 15 mm + Cách mép phải trang giấy : 35 mm c. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ảrập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ của trang văn bản (bát chữ). d. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã. đ. Đối với các cơ quan có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (bộ mã TCVN 6909:2001) theo mẫu 3. 93
  51. Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này. Tóm lại: Văn bản của Đảng là phương tiện, công cụ chủ yếu, phổ biến để thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, để tổ chức các mối liên hệ thống nhất trong Đảng từ Trung ương đến cơ sở. Văn bản của Đảng còn là một trong những phương tiện tin cậy để thiết lập và củng cố quan hệ đối ngoại với các đảng, các nước khác v.v Các cơ quan lãnh đạo của Đảng dùng văn bản để chuyển tải nội dung và phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, vận động, thuyết phục, v.v của Đảng, tạo thành mối quan hệ bền chắc giữa Đảng với dân, giữa trung ương với địa phương, giữa cơ quan Đảng với các cấp, các ngành. Văn bản của Đảng còn là căn cứ tin cậy cho công tác kiểm tra việc thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng. Văn bản của Đảng là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn của Đảng. Thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng luôn có mối quan hệ gắn bó trong việc ban hành văn bản hoàn chỉnh. Nếu chọn thể loại văn bản không phù hợp với chức năng thì tác dụng văn bản đó không cao. Nếu ban hành văn bản sai thẩm quyền thì văn bản đó không có giá trị pháp lý thậm chí có trường hợp phản tác dụng. Nếu văn bản ban hành không đủ các thành phần thể thức, trình bày các thành phần đó không đúng vị trí thì giá trị thực tiễn không cao, gây nhiều khó khăn cho công tác văn thư và công tác lưu trữ. D. Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội Các tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở. Thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội2 do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương Đoàn. thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (HLHPN) thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 2 Các tổ chức chính trị-xã hội gồm: Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. 94
  52. năm 2003 của Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội LHPN Việt Nam. (Chi tiết xin xem trong phần phụ lục kèm theo của giáo trình từ trang đến trang ). CHƯƠNG 5 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI I. Quản lý văn bản 1. Khái niệm, yêu cầu Hàng ngày, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong khi giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề có liên quan đến việc quản lý công văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức gửi đi và nhận được. Giải quyết tốt vấn đề này có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức, đồng thời qua đó góp phần vàp việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện công việc được giao. 1.1. Khái niệm - Văn bản đến là toàn bộ các văn bản, tài liệu từ các cơ quan bên ngoài gửi đến các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội qua đường bưu điện hay những tài liệu do cá nhân trực tiếp mang từ hội nghị về hoặc gửi trực tiếp, được gọi chung là văn bản đến. Như vậy, về nội dung, thể loại và tác giả văn bản đến đều rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan, tổ chức đảng hay tổ chức chính trị xã hội đều nằm 95
  53. trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận các loại văn bản từ cấp trên mang tính chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ, giao kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc. Đồng thời cũng nhận được những văn bản từ các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc đồng cấp gửi đến. Văn bản đến còn phải kể đến những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan, tổ chức cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là hết sức phong phú cần phải tổ chức quản lý và giải quyết triệt để. Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, quản lý của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý, giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ, bởi lẽ hiệu quả công việc quản lý, điều hành ở từng các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá thông tin ở trong các văn bản có kịp thời, triệt để hay không. - Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội làm ra để chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Văn bản đi là những văn bản do Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành như: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quy chế, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi; Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành như: Chiến lược, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, thông tri, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo. Văn bản đi là những văn bản do các cơ quan lãnh đạo Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội các cấp ban hành như: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông tri, hướng dẫn, báo cáo. 96
  54. Văn bản đi của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị- xã hội các cấp gồm các thể loại văn bản như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản và các loại giấy tờ hành chính như: giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi. - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và trao đổi công việc, là phương tiện giao dịch chính thức giữa các đơn vị vì nó bảo đảm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Hiện nay các loại văn bản nội bộ thường có như: quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, bản sao văn bản. Yêu cầu khi giải quyết văn bản nội bộ: Tất cả văn bản nội bộ đều phải được xử lý kịp thời về mặt thời gian, đúng thủ tục, đúng quy định của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như quy chế cụ thể của cơ quan, tổ chức. - Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. 1.2. Yêu cầu - Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. - Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. - Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản an toàn và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. - Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đúng thời hạn. 97
  55. 2. Quản lý văn bản đến3 2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội từ bất kỳ nguồn nào (bưu điện, trực tiếp, mạng ) đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Đối với văn bản đến gửi kèm theo phiếu gửi, sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi để trả lại cơ quan gửi văn bản. Khi mở bì văn bản phải cẩn thận, tránh để sót hoặc rách văn bản, đối chiếu số ký hiệu trên văn bản với số ký hiệu ghi ngoài bì, nếu có sự nhầm lẫn cần báo cáo với đồng chí phụ trách bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trường hợp cần thiết phải lập biên bản. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. Văn thư cần giữ lại bì để chuyển kèm văn bản đến đối với các trường hợp sau đây: số ký hiệu văn bản, độ mật, độ khẩn ghi trên bì không thống nhất với văn bản, văn bản có ngày gửi và ngày nhận cách nhau quá xa, văn bản hỏa tốc có hẹn giờ, thư từ nước ngoài gửi đến, đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi đến. Văn thư được trả lại nơi gửi những văn bản đến không đúng thể thức, như thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, quá mờ, nhàu nát 3 Xem: Quy định 403-QĐ/VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, đặc khu ủy; Quy định số 667-QĐ/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1986 của Văn phòng trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành trung ương và cơ quan Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. 98
  56. 2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến - Đóng dấu đến Mỗi văn bản giấy gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đều phải đóng dấu đến. Dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. Trường hợp văn thư không được bóc bì thì đóng dấu đến vào góc trái trên cùng của bì. Sau khi đóng dấu đến, văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung trên dấu đến. (Mẫu dấu đến - phụ lục số 5). Phụ lục số 5 MẪU DẤU ĐẾN (1) VĂN BẢN ĐẾN Số: . . .(2) Ngày: . . .(3) Chuyển: . . .(4) Lưu hồ sơ số: . (5) (kích thước 3cm x 5cm) Cách ghi: 1 tên cơ quan nhận văn bản đến 2 số thứ tự của văn bản đến 3 ngày tháng năm cơ quan nhận được và đăng ký văn bản đến 4 tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến 5 số và ký hiệu của hồ sơ mà văn bản được lập trong danh mục hồ sơ của cơ quan - Đăng ký văn bản đến 99
  57. Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi đến các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đều phải được tập trung ở văn thư để đăng ký. Việc đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Có hai hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội tuỳ theo số lượng văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức mình trong một năm nhiều hay ít mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp. Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. Văn bản mật đến cần mở sổ đăng ký riêng, đơn thư khiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng. Ví dụ: Đối với văn bản gửi đến tỉnh ủy, thành ủy trong một năm, cán bộ văn thư văn phòng tỉnh ủy, thành ủy có thể mở 3 sổ đăng ký văn bản đến; cách phân chia sổ như sau: 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan Trung ương và tỉnh bạn gửi đến; 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan chính quyền, đoàn thể trong tỉnh gửi đến, 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng trong tỉnh gửi đến. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc tỉnh ủy, thành uỷ mỗi năm sử dụng 1 sổ đăng ký văn bản đến. Đối với mỗi tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh mỗi năm sử dụng 2 sổ để đăng ký văn bản đến, trong đó 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan Trung ương gửi đến, 1 sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trong tỉnh gửi đến. (Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - phụ lục số 6). Phụ lục số 6 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày Số và Ngày Trích Đơn Lưu tháng Số Tác ký hiệu tháng yếu nội Số vị, cá hồ sơ Ghi năm đến giả văn năm dung trang nhân số chú văn bản văn văn nhận bản bản bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 100
  58. (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: Cột 1 ngày tháng năm nhận văn bản đến Cột 2 số thứ tự của văn bản đến theo từng sổ trong một năm, bắt đầu từ số 01 Cột 3 cơ quan ban hành văn bản đến Cột 4 số và ký hiệu văn bản đến Cột 5 ngày tháng năm văn bản đến Cột 6 tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đến Cột 7 số trang của văn bản đến Cột 8 đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến để giải quyết Cột 9 số và ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan Cột 10 những điều cần thiết khác, như mức độ khẩn Sổ đăng ký văn bản đến phải đăng ký đúng, đầy đủ các cột mục trong sổ, chữ viết rõ ràng, trình bày sạch đẹp. Sổ đăng ký văn bản đến cần in sẵn, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng; trước khi sử dụng phải được đồng chí Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng phụ trách ký và đóng dấu cơ quan vào trang đầu. + Đăng ký văn bản đến bằng máy tính: Hiện nay, cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thống nhất sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. Số văn bản đến được đánh theo năm (mỗi văn bản đến một số). Hết tháng (hoặc hết quý, năm) in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Cần lưu dữ liệu đăng ký văn bản đến ít nhất một nhiệm kỳ để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính. 2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến - Trình xin ý kiến phân phối: Tất cả văn bản đến sau khi đăng ký, văn thư cơ quan phải kịp thời trình xin ý kiến người có trách nhiệm (chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng) để quyết định phân phối. Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối của lãnh đạo phải được chuyển ngay đến cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Nếu đăng ký văn bản đến bằng sổ, văn thư vào tiếp cột “người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến rồi làm thủ tục chuyển giao. - Chuyển giao văn bản đến: 101
  59. Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng. (Mẫu sổ chuyển văn bản đến - phụ lục số 7). Phụ lục số 7 MẪU SỔ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN Ngày Số đến Đơn vị, người nhận văn bản Ký nhận Ghi chú tháng đến năm 1 2 3 4 5 (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: 1. ngày tháng năm chuyển văn bản đến 2. số thứ tự của văn bản đến theo sổ đăng ký văn bản đến 3. đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến để giải quyết 4. đại diện đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến ký nhận 5. ghi những điều cần thiết như văn bản được chuyển tiếp giải quyết, giờ chuyển văn bản Các văn bản, tài liệu cần luân chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ cá nhân này sang cá nhân khác hoặc chuyển ra ngoài cơ quan đều phải làm thủ tục chuyển tiếp ở văn thư cơ quan. Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ việc luân chuyển văn bản đến. 2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản đến Việc giải quyết văn bản đến cần được tổ chức tốt, đảm bảo chính xác và kịp thời; văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. 102
  60. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo quy định của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội . - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội kiểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến. Phụ trách các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra giải quyết văn bản ở đơn vị mình. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản, nhắc nhở các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn. Văn thư cần lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết. (Mẫu sổ theo dõi văn bản đến phụ lục số 8). Phụ lục số 8 MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Ngày Ngày, Nội dung Số và Thời Kết tháng tháng giải ký hiệu Nơi gửi Nơi hạn quả năm năm quyết Số văn bản văn bản xin ý hoàn giải Ghi đăng ký văn bản văn bản TT đến đến kiến thành quyết chú theo dõi đến đến 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (kích thước 190mm x 270mm) Cách ghi: 1. số thứ tự văn bản đến cần theo dõi trong một năm 2. ngày tháng năm đăng ký theo dõi 3. số và ký hiệu văn bản đến cần theo dõi 4. ngày tháng năm văn bản đến 5. cơ quan ban hành văn bản đến 6. tóm tắt nội dung cần giải quyết 103
  61. 7. đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến 8. ngày tháng năm hoàn thành giải quyết văn bản đến 9. kết quả giải quyết văn bản đến 10. những điều cần thiết khác 3. Tổ chức quản lý văn bản đi 3.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản) phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của đồng chí phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm (Mẫu sổ giao nhận văn bản đánh máy - phụ lục số 9). Phụ lục số 9 MẪU SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN ĐÁNH MÁY Trích Ngày Họ và tên Số Ký Số yếu nội Số bản Số bản tháng người trang Ngày nhận Ghi dung đánh đánh T năm nhận giao bản bản bản máy máy trả văn chú T bản thảo thảo thảo thảo bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: Cột 1. số thứ tự bản thảo trong một năm Cột 2. ngày tháng năm nhận bản thảo Cột 3. họ và tên cán bộ trực tiếp giao bản thảo Cột 4. trích yếu nội dung bản thảo 104
  62. Cột 5. số trang bản thảo Cột 6. số bản đánh máy Cột 7. tên người đánh máy bản thảo Cột 8. ngày tháng năm trả văn bản đánh máy Cột 9. chữ ký của người nhận văn bản đánh máy Cột 10. những điều cần thiết khác Sổ giao nhận văn bản đánh máy giúp người đánh máy theo dõi được công việc, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu của người đưa bản thảo, giúp các đồng chí phụ trách quản lý được công việc của người đánh máy và văn phòng phẩm của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Người đánh máy, in văn bản phải đảm bảo chính xác về nội dung, đáp ứng yêu cầu về số lượng bản và thời hạn đánh máy, trình bày đúng thể thức văn bản và đúng tiêu chuẩn kỹ thuật (xem bài thể thức văn bản). Trong khi đánh máy, nếu thấy có điểm nào chưa rõ, người đánh máy không được tự ý sửa chữa mà phải kiến nghị với người giao bản thảo hoặc trưởng phòng hành chính để giải quyết. Người đánh máy có trách nhiệm đọc soát, bảo đảm bản đánh máy đúng như bản thảo. Văn bản thuộc đơn vị nào thì đồng chí phụ trách đơn vị đó hoặc cán bộ theo dõi việc ấy soát lại nội dung lần cuối cùng trước khi trình ký. Cần ghi rõ số lượng bản, tên file (tệp), tên người đánh máy, in, đọc soát vào phía dưới, góc trái cuối văn bản (dưới nơi nhận). Đối với tài liệu có nội dung mật, cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần cử người đánh máy riêng, sau khi đánh máy, in xong phải kiểm tra, hủy bỏ các tờ giấy nến, những trang đánh máy, in thừa, hỏng. 3.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần có quy định về ký văn bản. 105
  63. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và làm thủ tục phát hành ngay. 3.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư để cho số và đăng ký. - Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội được đánh bằng chữ số Ảrập theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban chấp hành của tổ chức chính trị - xã hội. - Hình thức đăng ký văn bản đi: + Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của cơ quan, tổ chức mình trong một nhiệm kỳ mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành nhiều như quyết định, công văn có thể mở sổ đăng ký riêng, các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít có thể đăng ký chung vào một sổ, nhưng chia sổ ra nhiều phần, mỗi phần đăng ký cho một thể loại văn bản. (Mẫu sổ đăng ký văn bản đi phụ lục số 6). Phụ lục số 10 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày Số và Trích Người ký Lưu Số Số Nơi Ghi tháng ký yếu nội hồ sơ Bản Bản trang bản nhận chú năm hiệu dung chính sao số 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: Cột 1 ngày tháng năm văn bản đi Cột 2 số và ký hiệu văn bản đi Cột 3 tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đi Cột 4 họ và tên người ký bản chính văn bản đi 106
  64. Cột 5 họ và tên người ký bản sao văn bản đi Cột 6 số trang văn bản đi Cột 7 số bản văn bản đi Cột 8 cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận và lưu văn bản đi Cột 9 số và ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan Cột 10 những điều cần thiết khác, như công văn cần thu hồi, mức độ khẩn Văn bản đi mật cần có sổ đăng ký riêng, các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký riêng. + Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: Hiện nay, trong các cơ quan, tổ chức Đảng thống nhất sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đi. Số văn bản đi được đánh theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban chấp hành của tổ chức chính trị - xã hội (mỗi văn bản đi một số). Định kỳ (hết tháng, quý hoặc năm) in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đi để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Cần lưu dữ liệu đăng ký văn bản đi ít nhất một nhiệm kỳ để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính. 3.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. Trước khi chuyển cho nơi nhận, văn bản đi được đóng vào bì. Trên phong bì cần ghi rõ ràng, đầy đủ tên cơ quan gửi, số và ký hiệu tài liệu, tên và địa chỉ cơ quan hoặc người nhận. Đối với văn bản đi mật, tối mật, tuyệt mật cần ghi rõ tên nơi nhận vào phía trên trang đầu văn bản. Khi gửi phải gửi kèm 107
  65. phiếu gửi để kiểm tra và làm 2 bì, bì ngoài ghi như văn bản thường, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật (hoặc đóng dấu ký hiệu chỉ mức độ mật: A - tuyệt mật, B - tối mật, C - mật). Những văn bản chỉ người có tên mới được mở bì phải đóng dấu “riêng người có tên mở bì”. (Mẫu phiếu gửi - phụ lục số 11). Phụ lục số 11 MẪU PHIẾU GỬI VĂN BẢN TỈNH ỦY 1 ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VĂN PHÒNG * . . Số -PG/VP PHIẾU GỬI Kính gửi . .2. . Tài liệu . .3. . Tổng cộng là . .4. . Ngày . . . tháng . . . năm . . . Ngày . . . tháng . . . năm . . . Đã nhận đủ (ký và đóng dấu cơ quan nhận) (ký và đóng dấu cơ quan gửi) 108
  66. Cách ghi: 1 tên cơ quan cấp trên, tên cơ quan ban hành phiếu gửi, số và ký hiệu phiếu gửi 2 tên cơ quan nhận phiếu gửi 3 tên văn bản kèm theo phiếu gửi (số, ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung) 4 tổng số trang văn bản kèm theo Khi chuyển giao văn bản đi qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay các phương tiện, kỹ thuật truyền tin khác như fax, mạng máy tính đều phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và có ký nhận đầy đủ. Không gửi văn bản có nội dung tối mật, tuyệt mật qua mạng máy tính. (Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi - phụ lục số 12). Phụ lục số 12 MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày Số và ký Số lượng bì Nơi nhận Ký nhận Ghi chú tháng hiệu văn bản hoặc văn năm bản 1 2 3 4 5 6 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: Cột 1. ngày tháng năm chuyển văn bản đi Cột 2. số và ký hiệu văn bản đi Cột 3. tổng số bì hoặc tổng số văn bản đi Cột 4. tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đi Cột 5. chữ ký của người nhận văn bản đi Cột 6. ghi những điều cần thiết về kết quả chuyển văn bản đi, như thất lạc, chậm trễ, lộ bí mật 3.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và bản có bút tích sửa chữa về nội dung của 109
  67. các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. (Mẫu sổ theo dõi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu - phụ lục số 13). Phụ lục số 13 MẪU SỔ THEO DÕI PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐI Ngày Tên đơn vị, Số ký hiệu, ngày Hồ sơ tháng cá nhân mượn tháng, trích yếu số Ký nhận Ghi chú năm văn bản mượn 1 2 3 4 5 6 Khổ: 190mm x 270mm Cách ghi: 1. ngày tháng năm mượn văn bản đi 2. tên đơn vị, cá nhân mượn văn bản đi 3. số ký hiệu, ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi 4. số và ký hiệu hồ sơ của văn bản đi 5. chữ ký của người mượn văn bản đi 6. ghi những điều cần thiết khác Văn thư có nhiệm vụ giúp văn phòng hoặc phòng hành chính theo dõi và kiểm tra chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản đi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc. Đối với những văn bản quan trọng có thể kiểm tra bằng phiếu gửi hoặc điện thoại hỏi trực tiếp. Định kỳ hàng quý hoặc sáu tháng, văn phòng hoặc phòng hành chính cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội gửi bản thống kê văn bản đã gửi đến các cơ quan và yêu cầu các cơ quan báo cáo tình hình nhận văn bản, nhất là các văn bản quan trọng, văn bản mật. Văn bản đi có quy định thu hồi cần thực hiện việc thu hồi đầy đủ và đúng hạn. 2. Quản lý và sử dụng con dấu 110