Luận văn Công tác văn thư - Quản trị văn phòng và công tác lưu trữ

Nội dung text: Luận văn Công tác văn thư - Quản trị văn phòng và công tác lưu trữ

1. Luận văn Công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ 1
2. Lời nói đầu Công tác văn thư và lư trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng. Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Học viện. Được tham gia thực tập tại Viện Thông tin Khoa học bản thân tôi có điều kiện liên hệ giữa những kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường áp dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công tác văn thư - lưu trữ. Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực tiễn hoạt động của Học viện và trong công tác văn thư lưu trữ, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Học viện, Văn phòng và Viện Thông tin khoa học, nhất là các anh chị làm trực tiếp đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo cáo tốt nghiệp Ngành lưu trữ học - Quản trị văn phòng. Nội dung của bản báo cáo gồm các phần: Phần I: Lý luận chung: 66 trang Phần II: Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ Phần III: Nhận xét, kiến nghị về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện Phần IV: Những đúc rút và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn của bản thân qua thực hành nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ. Phần V: Phần phụ lụ 2
3. dẫn luận I- khái niệm và vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội. I- Khái niệm và tài liệu lưu trữ. * Khái niệm Trên thế giới, thuật ngữ "lưu trữ " có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy- lạp "arch", dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau được dùng làm ngôi nhà bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước chiếm hữu nô lệ Hi-lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước. Thuật ngữ "lưu trữ" của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu ấn đậm nét của gốc tiếng Hy-lạp cổ xưa này, như archives (Pháp), archiv (Đức, Tiệp), archivum (Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hoá gọi theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ. ở Việt Nam, "lưu trữ" có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn, tài liệu thì "lưu trữ" có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong tác phẩm bằng chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" khi viết về chế độ công đường dinh thự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) đã dùng "trữ" để chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách(1). Thời phong kiến còn dùng từ "dương án"để gọi những hồ sơ án được lưu trữ lâu dài(2) ở các cơ quan. 1 Lê Quý Đôn: Kiến văn tiểu lục. Bản chữ Hán, tr.108 (Viện Hán Nôm) 2 Xem: Đại Nam thực lục chính biên tập 12, Nhà xuất bản Khoa học, Hà Nội, 1965, tr 186. 3
4. Từ gốc "lưu trữ" là cơ sở để hình thành các thuật ngữ tài liệu lưu trữ và nhiều thuật ngữ khác có liên quan. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơc quan đoàn thể xí nghiệp(3) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. - Đặc trưng của tài liệu lưu trữ: Một là, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân ta trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nước, một cơ quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại Hai là, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra tài liệu Do đặc điểm này, mà tài liệu lưu trữ có giá trị dặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu kkhoa học và vào các mục đích khác. Người ta gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc. Ba là, tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng và các kho lưu trữ, việc nghiên cứu và sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện. Các loại hình tư liệu: 3 Dưới đây gọi tắt là "các cơ quan" 4
5. - Ngày nay, do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát triển của khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân ngày càng đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung và lớn về khối lượng. Có tể chia tài liệu lưu trữ ra làm các loại tư liệu lớn: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm. Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự, ngoại giao Tài liệu hành chính ở nước ta có lịch sử lâu đời nhất - từ thời trung cổ, dưới các triều đại phong kiến Việt Nam, bao gồm các thể loại: chỉ, chiếu, tấu, sớ, sắc(4). Còn tài liệu hành chính của nhà nước dân chủ nhân dân trước đây và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghiã Việt Nam ngày nay thì gồm các loại: hiến pháp, sắc lệnh, pháp lệnh, nghị định, thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, hiệp định, hiệp ước, công văn trao đổi Trong Phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam, tài liệu hành chính có khối lượng lớn nhất với nội dung rất phong phú, đặc biệt là tài liệu của các thời kỳ lịch sử cận, hiện đại. Tài liệu khoa học - kỹ thuật là loại hình tài liệu phản ánh các loại hoạt động về khoa học tự nhiên, chủ yếu được hình thành ở các cơ quan khoa học - kỹ thuật, các trường đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế kỹ thuật làm ra tài liệu, loại hình tài liệu này có nhiều điểm khác với tài liệu hành chính. Tài liệu khoa học - kỹ thuật gồm các loại như: đề án thiết kế các công trình xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế chế tạo máy, tài liệu về công nghệ, tài liệu điều tra địa chất, địa hình, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu 4 Hiện nay tài liệu sớm nhất được bảo quản ở kho lưu trữ Nhà nước Trung ương Hà nội là từ thời Lê Thánh Tông (thế kỷ XV) 5
6. khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu tiêu chuẩn quốc gia ở nước ta, tài liệu khoa học - kỹ thuật chiếm một tỷ lệ lớn trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Chúng được sử dụng rộng rãi trong xây dựng kinh tế, văn hóa, quốc phòng, nghiên cứu khoa học. Loại hình tài liệu này cũng đang không ngừng tăng lên của về khối lượng do sự phát triển của khoa học - kỹ thuật và nhu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội của đất nước. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm là những loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh và âm thanh. Đây là những loại hình tài liệu đặc biệt, khác với tài liệu hành chính và tài liệu khoa học - kỹ thuật cả về hình thức và nội dung mang tin. Tài liệu ảnh là loại tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng ảnh trực quan; tài liệu phim điện ảnh phản ánh căn cứ sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh động; còn tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh. Đây là ba loại tài liệu khác nhau, nhưng do chúng có những điểm giống nhau về phương pháp chế tác và kết cấu của vật liệu nên được đưa vào thể loại. Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh, ảnh và ghi âm gồm có âm bản các bức ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn hóa, khoa học lịch sử và ý nghĩa khác những băng đĩa ghi âm ghi lại những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các hoạt động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng, những lời ca, bản nhạc của các nhạc sĩ xuất sắc Các loại hình tài liệu này chủ yếu được hình thành ở các cơ quan thông tấn, báo chí, các xưởng phim, đài vô tuyến truyền hình, đài phát thanh trung ương và các địa phương. Phim ảnh và ghi âm có tác dụng to lớn đối với đời sống xã hội, nên ngày càng được sử dụng rộng rãi với kỹ thuật quay chụp và ghi âm không 6
7. ngừng được cải tiến và chủng loại ngày càng phong phú. Trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm chiếm tỉ lệ không lớn nhưng đang không ngừng được bổ sung. Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu trên đây, còn có tài liệu nghiên cứu, sáng tác về khoa học xã hội, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của những nhân vật tiêu biểu. Các loại hình tài liệu này hiện chiếm tỷ lệ không đáng kể trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và chủ yếu là tài liệu thành văn. 2- ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, do chúng chứa đựng những thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt. Nếu xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, thì các giai cấp trong xã hội, trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Ngay từ thời cổ đại, giới quý tộc chủ nô Hy Lạp và La Mã đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu; coi các kho lưu trữ đó là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị của chúng. Xi-xê-rô, một nhà triết học tiêu biểu cho tư tưởng bảo thủ và phản động của quý tộc chủ nô La Mã (năm 106-43 trước công nguyên) đã ví các sắc lệnh của Viện nguyên lão như là "thanh kiếm tra vào vỏ". Đối với văn kiện của các viên thống đốc thì ông nói: "tất cả các mệnh lệnh và pháp lệnh của các quan thống đốc đều có ngụ ý phải tước hết vũ khí của người nô lệ(5). Chính vì vậy, trong các cuộc khởi nghĩa của nô lệ và nông dân dưới chế độ nô lệ và chế độ phong kiến ở nhiều nước, trong đó có Việt Nam, các kho chứa tài liệu lưu trữ đã trở thành đối tượng mà quần chúng khởi nghĩa đốt phá 5 Mai-a-côp-xki: Các viện lưu trữ và công tác lưu tữ các nước ngoài. Tập I, M.1959, tr.63 (tiếng Nga) 7
8. không thương tiếc, nhằm xóa sạch mọi dấu tích của tài liệu - thứ vũ khí lợi hại đã gieo bao tai họa cho họ. Dưới chế độ tư bản chủ nghĩa, giai cấp tư sản cầm quyền đã sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích áp bức bóc lột giai cấp công nhân, đàn áp các cuộc đấu tranh của quần chúng, gây chíên tranh xâm lược Ngược lại, giai cấp vô sản và những người lãnh đạo của họ cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn tài liệu lưu trữ để làm chứng cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản, bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh và nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng của công nhân và nhân dân lao động. ở Việt Nam, trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, tài liệu lưu trữ đã bị chúng độc chiếm làm công cụ áp bức, bóc lột nhân dân ta. Từ sau cách mạng tháng Tám năm 1945, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước, đấu tranh chính trị, ngoại giao. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 30 tháng 11 năm 1982 đã nhấn mạnh: "Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước"(6) Pháp lệnh 34/2001. Nhiều văn bản khác của Đảng và Nhà nước cũng đã nói lên ý nghĩa chính trị sâu sắc của tài liệu lưu trữ. Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc dùng làm bằng cứ để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng Trong cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và 6 Công báo, năm 1982, trang 478 8
9. ngoài nước, tài liệu lưu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm mưu và tội ác của bọn đế quốc xâm lược, những hành vi bán nước hại dân và lai lịch của những tên tay sai phản bội Tổ quốc. Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tài liệu lưu trữ chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất nước. Đó là những thành phố phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành cụ thể, các đồ án thiết kế các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu điều tra về tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng, thuỷ văn, các báo cáo và công trình nghiên cứu khoa học - kỹ thuật v.v Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế và chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng kinh tế còn tạo nên khả năng đẩy mạnh tiến độ khảo sát, thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng các công trình bị hư hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá. Do đó mà giảm được nhiều công sức của cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác của Nhà nước. Trong kho tàng văn hoá của dân tộc Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu. Di sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ. Có thể xem đây là tấm gương phản chiếu trình độ tiến hoá của dân tộc trên nhiều mặt. Di sản này lại có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển về kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học - kỹ thuật, văn học của đất nước Việt Nam, tức nền văn hoá Việt Nam nói chung. Trong quá trình xây dựng nền nhà nước mới của dân tộc, tài liệu lưu trữ cũng có ý nghĩa to lớn. Bởi trong quá 9
10. trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hoá mà cha ông ta trải qua bao thế hệ đã hun đúc nên là một tất yếu tố khách quan. Lênin dạy rằng: "Văn hoá vô sản phải là sự phát triển hợp quy luật của tổng số những kiến thức mà loài người đã tích luỹ được dưới ách thống trị của xã hội tư bản, xã hội của bọn địa chủ và xã hội của bọn quan liêu"(7). Đảng Cộng sản Việt Nam đã coi trọng việc kế thừa những tinh hoa văn hoá của dân tộc và của thế giới. Đảng chủ trương: "Sự nghiệp văn hoá phải phục vụ lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ Tổ quốc, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội, kế thừa có chọn lọc, có phê phán và sáng tạo những giá trị tinh thần và văn hoá của dân tộc cũng như của văn minh loài người, kết hợp xây dựng với cải tạo, áp dụng rộng rãi phương pháp phê bình và tự phê bình"(8). Từ tài liệu lưu trữ, có thể rút ra được nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới xã hội chủ nghĩa, nền khoa học, kỹ thuật tiên tiến, nền văn học nghệ thuật cách mạng giầu tính dân tộc. ý nghĩa tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Trong nghiên cứu khoa học tự nhiên cũng như khoa học xã hội, nói chung đều cần sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử. Có thể khẳng định, bất cứ tài liệu lưu trữ nào, ít nhiều đểu mang những thông tin chân thực về xã hội của thời lịch sử đã sản sinh ra nó. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ, của một thời kỳ hoặc của một giai đoạn lịch sử, (nếu lưu giữ được hoàn chỉnh) sẽ cho phép các nhà sử học vẽ lại được bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó một cách chính xác. Do vậy, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn 7 Lênin. Toàn tập, tập 41 (tiếng Việt). Nxb Tiến bộ Mát-xcơ-va 1977, tr. 36. 8 Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ 4 - NXB Sự thật, Hà Nội, 1977, tr. 115. 10
11. hoá, tư tưởng và lịch sử của từng địa phương, từng ngành và từng cơ quan nói riêng. Nguồn sử liệu này nếu được sử dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa học lịch sử của nước ta khả năng làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử của các thời kỳ cận đại và hiện đại Việt Nam, do tài liệu của hai thời kỳ lịch sử này còn lưu giữ được khá nhiều. Chúng có thể giúp các nhà sử học nhận thức lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất, tránh được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử. Tuy nhiên, khi sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử, chúng ta không thể tuỳ tiện, mà phải biết chọn lọc, phân tích phê phán đối với chúng. Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lưu trữ nhiều điều bổ kích cho bản thân. Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ, như các bản kê khai lý luận, giấy khai sinh, các quyết định cấp văn bằng, tuyển dụng, điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng II. Nhiệm vụ, nguyên tắc liên quan công tác lưu trữ 1. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Chức năng xã hội của công tác lưu trữ được thể hiện ở hai nhiệm vụ cơ bản sau đây: Một là: Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Hai là: Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân. 11
12. Thực hiện triệt để hai nhiệm vụ này, chính là góp phần vào việc hoàn thành thắng lợi mọi nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng. Hai nhiệm vụ của công tác lưu trữ trên đây có liên quan chặt chẽ với nhau. Thực hiện nhiệm vụ thứ nhất tức là tạo tiền đề vật chất để làm tốt nhiệm vụ thứ hai. Thực hiện nhiệm vụ thứ hai chính là nhằm đạt mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ gồm những nội dung chính sau đây: - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức kế hoạch hoá, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, như phân loại tài liệu xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức phòng đọc tài liệu, giới thiệu tài liệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu - Nghiên cứu, dự thảo các văn bản pháp quy về lưu trữ và đệ trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành. - Tổ chức quản lý đối với tài liệu và lưu trữ các cấp. - Nghiên cứu khoa học về lưu trữ. 2. Quản lý công tác lưu trữ Cũng như các nước XHCN khác, ở nước ta, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở hai mặt sau đây: Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và được đưa vào bảo quản trong mạng lưới các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến cơ sở do Nhà nước thống nhất quản lý. Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm các cơ quan quản lý, các kho lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ, pháp chế lưu trữ và về tổ chức. 12
13. Dưới chế độ xã hội chủ nghĩa, việc quản lý công tác lưu trữ theo nguyên tắc tập trung thống nhất là một tất yếu khách quan, do bản chất của chủ nghĩa xã hội quy định. Đây là biện pháp tốt nhất để giữ gìn toàn vẹn tài liệu lưu trữ và phát huy tác dụng to lớn của chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội. Nguyên tắc này mang tính chất đặc thù của lưu trữ xã hội chủ nghĩa, nó thể hiện tính ưu việt của chế độ xã hội chủ nghĩa so với chế độ tư bản chủ nghĩa. ở đây, tư liệu sản xuất chủ yếu của xã hội thuộc sở hữu toàn dân, toàn bộ nền sản xuất của đất nước do nhà nước của giai cấp công nhân và nhân dân lao động điều đó mới có khả năng và điều kiện tập trung thống nhất quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ của quốc gia. Còn ở các nước tư bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ chiếm hữu tư nhân về tư liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lưu trữ là tài sản riêng của các công ty, các tập đoàn tự nhiên, Nhà nước của giai cấp tư sản chỉ có thể tập trung quản lý được bộ phận tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhưng ngay cả bộ phận tài liệu này thường cũng không quản lý được một cách đầy đủ. Bởi vậy, tập trung công tác lưu trữ ở các nước tư bản chủ nghĩa mang tính chất nửa vời, không triệt để. Hơn nữa mục đích tập trung của nó là nhằm phục vụ cho lợi ích của giai cấp tư sản cầm quyền. Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ được thể hiện trong nhiều văn bản về công tác lưu trữ của Đảng và Nhà nước và từng bước được thực hiện trong thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta. III. Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lưu trữ 1. Công tác nghiên cứu Công tác lưu trữ có bề dày lịch sử hàng nghìn năm - từ thời cổ đại khi các nhà nước chiếm hữu nô lệ biết lưu giữ lại và sử dụng một cách phổ biến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình để làm phương tiện quản lý và vào các mục đích khác. Nhưng khoa học nghiên cứu về công tác này (lưu trữ học) thì chỉ mới thực sự ra đời từ thời kỳ cận đại, trước hết ở một 13
14. số nước châu Âu tư bản chủ nghĩa Pháp, Phần Lan do thực tiễn công tác lưu trữ ở những nước này đặt ra nhiều vấn đề phải giải quyết về mặt lý luận. Tuy nhiên, không phải một lúc mà nó hình thành hoàn chỉnh, mà phải trải qua quá trình lâu dài, từng bước hoàn thiện và phát triển. Theo quan điểm của lưu trữ học Mác xít thì lưu trữ học là bộ môn khoa học có nhiệm vụ và soạn thảo những vấn đề về lý luận, pháp chế và phương pháp của công tác lưu trữ. Khoa học này bao gồm những vấn đề chủ yếu như lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, thuật ngữ lưu trữ, pháp chế lưu trữ Trong đó, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ là môn khoa học cơ bản thuộc khái niệm lưu trữ học. Nó có nhiệm vụ nghiên cứu và soạn thảo các nguyên tắc và phương pháp về tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu và tổ chức công tác của các cơ quan lưu trữ. Đối tượng nghiên cứu của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ gồm hai mặt chủ yếu sau đây: Một là, tất cả tài liệu hình thành do kết quả hoạt động của con người trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và tự nhiên (bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm) thuộc diện cần đưa vào bảo quản đã được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Hai là, những công việc và các quá trình về tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu (phân loại, giá trị, bổ sung, thống kê, biên mục, tổ chức sử dụng tài liệu) và việc biên soạn cơ sở lý luận vùng phương pháp của các quá trình này. Ngoài ra, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ còn nghiên cứu những vấn đề tổ chức công tác của các cơ quan lưu trữ như công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, tổ chức lao động khoa học. Quá trình phát triển lịch 14
15. sử về lý luận và phương pháp của các nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta và các nước trên thế giới cũng thuộc đối tượng nghiên cứu của môn khoa học này. 2. Cơ sở phương pháp luận của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Lưu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói riêng là bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc phương pháp luận của lưu trữ học bao gồm nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta. Tính đảng, cách mạng Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin đã từng nhấn mạnh: toàn bộ lịch sử của xã hội loài người là lịch sử của đấu tranh giai cấp (trừ xã hội cộng sản nguyên thuỷ), đấu tranh giai cấp chính là động lực thúc đẩy xã hội phát triển. Quy luật này chi phối mọi hoạt động của khoa học, đặc biệt là hoạt động của các ngành khoa học xã hội, trong đó có lưu trữ học. Vận nguyên tắc tính Đảng trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, trước hết đòi hỏi các nhà lưu trữ học phải đứng vững trên lập trường giai cấp vô sản, vì lợi ích trước mắt và lâu dài của sự nghiệp cách mạng do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo để nghiên cứu, xây dựng lý luận và tiến hành các công tác thực tiễn về lưu trữ. Mặt khác phải tuân theo thế giới quan của giai cấp vô sản, là thế giới quan duy nhất khoa học. Nguyên tắc tính đảng còn thể hiện ở sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn. Lý luận luôn luôn phải là người chỉ đường cho các hoạt động thực tiễn, 15
16. là chìa khoá để giải quyết các vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra. Nhưng để làm được vai trò dẫn đường, thì đòi hỏi lý luận đó phải được xây dựng trên cơ sở nhận thức sâu sắc thực tiễn Việt Nam và phải thông qua việc vận dụng vào thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện. Thực tiễn là cơ sở và động lực của nhận thức. Do đó cũng là cơ sở để xây dựng nền lưu trữ học Việt Nam nói chung. Một nền lưu trữ học giải quyết được những vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra là nền lưu trữ có tính đảng và tính khoa học. Nên hiểu rằng, nguyên tắc tính đảng không hề mâu thuẫn với tính khách quan và khoa học trong nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhằm tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng chúng. Một khoa học mang tính Đảng Cộng sản phải là khoa học có tính chiến đấu cao. Trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cũng như trong lưu trữ học nói chung, tính chiến đấu đó cần được thể hiện ở việc phê phán một cách triệt để những quan điểm phi vô sản và những hạn chế khác của lưu trữ học tư sản biểu hiện ở các mặt phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu v.v Tuy nhiên, phê phán những hạn chế của lưu trữ học tư sản không có nghĩa là bác bỏ hoàn toàn, phủ định sạch trơn hệ thống lý luận và mọi thành tựu của lưu trữ tư sản, mà phải biết kế thừa những mặt tiến bộ của nó. Tính lịch sử Chúng ta đều biết, mỗi một sự vật và hiện tượng đều phát sinh, phát triển và kết thúc trong một hoàn cảnh lịch sử nhất định. Chúng là sản phẩm của lịch sử. Do vậy, đối với bất cứ sự vật và hiện tượng nào, muốn nắm hiểu được bản chất của nó, đều phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể để xem xét trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác. Nghĩa là phải có quan điểm lịch sử (còn gọi là nguyên tắc lịch sử). Quan điểm lịch sử có một vai trò rất quan trọng trong nhận thức khoa học nói chung. Ph. Ăngghen đã chỉ rõ 16
17. quan điểm lịch sử trong tư duy là quan điểm dù ở đâu "tài liệu cũng được xem xét về phương diện lịch sử, trong mối liên hệ với lịch sử"(9). Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm các tài liệu thuộc nhiều thời kỳ, nhiều giai đoạn của lịch sử dân tộc, chúng được hình thành trong những hoàn cảnh lịch sử nhất định. Không những về nội dung mà cả về hình thức, những những tài liệu đó cũng có những điểm khác nhau. Có thể nói, mỗi tài liệu đều mang dấu ấn của lịch sử. Cho nên, chỉ có thái độ nghiên cứu, phân tích tài liệu theo quan điểm lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin thì mới có thể giải quyết đúng đắn các vấn đề về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia, nguyên tắc lịch sử được vận dụng để tổ chức màng lưới các kho lưu trữ, phân chia tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông lưu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu và sử dụng. Đối với việc xác định giá trị tài liệu, vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi phải đặt tài liệu vào hoàn cảnh lịch sử đã hình thành ra chúng để xem xét giá trị về các mặt của chúng. Nguyên tắc lịch sử cũng là cơ sở của việc xây dựng các công cụ tra cứu khoa học ở các phòng, kho lưu trữ. Vận dụng nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, phải chú ý đến mối liên hệ về nội dung của tài liệu để giới thiệu các thông tin chứa đựng trong tài liệu một cách có hệ thống, mặt khác phải phản ảnh trung thực nội dung, thành phần và các đặc điểm của tài liệu, không được hiện đại hoá tài liệu. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Phép biện chứng duy vật chỉ rõ, khi nghiên cứu bất cứ sự vật và hiện tượng nào trong đời sống xã hội và tự nhiên, cũng đều phải xem xét kỹ tất cả 9 C. Mác - Ph. Ăngghen. Tuyển tập, tập 2, Nxb Sự thật, Hà Nội 1981, tr. 651 và 652 17
18. các mặt, các yếu tố có liên quan và ảnh hưởng đến nó, chứ không được nhìn nhận một cách phiến diện, tách rời và cô lập nó với các sự vật, hiện tượng khác; về mặt phương pháp, vừa phải đi sâu phân tích từng mặt, từng yếu tố, nhưng đồng thời lại phải biết xem xét một cách tổng hợp các mặt, các yếu tố đó. Lênin dạy rằng: "Muốn thực sự hiểu được sự vật cần phải nhìn bao quát và nghiên cứu tất cả các mặt, các mối quan hệ và "quan hệ gián tiếp" của sự vật đó. Chúng ta không thể làm được điều đó một cách hoàn toàn đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải xem xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi phạm sai lầm và sự cứng nhắc(10). Đối với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, nguyên tắc này cần được vận dụng rộng rãi, nhất là trong tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu. Vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi các nhà lưu trữ khi nghiên cứu, giải quyết các vấn đề cụ thể về phân loại, xác định giá trị và bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học, phải biết xem xét cẩn thận, thấu đáo, đầy đủ mọi mặt, mọi yếu tố có liên quan trên cơ sở những phương pháp đúng đắn. IV. Quan hệ giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các khoa học khác Để giải quyết các vấn đề của lưu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói riêng, đòi hỏi phải sử dụng tri thức của nhiều nhà khoa học khác. Do đó, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với nhiều bộ môn khoa học như khoa học lịch sử, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước, sử liệu học, văn kiện học, công bố học, thông tin học, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, vật lý học, toán học, hoá học, sinh vật học Ngoài ra nhiều thành tựu của khoa học kỹ thuật cũng được ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn công tác lưu trữ. 10 V. I. Lênin. Toàn tập, tập 42, Nhà xuất bản Tiến bộ, Mát-xcơ-va, 1977, tr. 364. 18
19. Khoa học lịch sử nghiên cứu xã hội và con người trong xã hội để khám phá ra các quy luật chung của quá trình phát triển lịch sử xã hội loài người cũng như của dân tộc Việt Nam trong toàn bộ tính thống nhất, tính phức tạp và đa dạng của nó. Những thành tựu nghiên cứu đó là chỗ dựa quan trọng giúp cho các nhà lưu trữ học giải quyết đúng đắn việc tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng triệt để tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Ví dụ những kết quả nghiên cứu về lịch sử dân tộc sẽ giúp cho các nhà lưu trữ học nắm hiểu được quá trình phát sinh, phát triển của các sự kiện, hiện tượng lịch sử, về mốc thời gian phân chia các thời kỳ, các giai đoạn lịch sử Nhờ đó mà xác định màng lưới các kho lưu trữ và phân loại tài liệu theo phông lưu trữ được hợp lý, lựa chọn chính xác tài liệu cần đưa vào nhà nước bảo quản, xác định được các nguồn tài liệu cần tiếp tục sưu tầm và bổ sung để làm phong phú thêm tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Mặt khác, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng phổ biến trong khoa học lịch sử như phương pháp lịch sử, phương pháp lôgich cũng là những phương pháp mà lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cần vận dụng. Lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước nghiên cứu quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ máy nhà nước ở Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử. Bộ môn khoa học này có quan hệ chặt chẽ với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Điều đó bắt nguồn từ chỗ phần lớn tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, chúng phản ánh chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. Mặt khác, ở mỗi giai đoạn hoặc thời kỳ lịch sử nhất định, thẩm quyền ban hành các loại văn bản của mỗi cơ quan đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó và được quy định bởi các văn bản pháp quy của nhà nước. Do vậy, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước có vai trò rất quan trọng đối với việc tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Những hiểu biết sâu sắc về mặt này sẽ giúp các cán bộ lưu trữ xác 19
20. định được đúng đắn tài liệu của từng cơ quan, đảm bảo phân loại tài liệu và thông tin tài liệu được khoa học. Những tri thức về lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước cũng rất cần thiết đối với công tác xác định giá trị và bổ sung tài liệu, đặc biệt là khi vận dụng các phương pháp hiện đại về xác định giá trị của tài liệu như phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng Sử liệu học là bộ môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử, có nhiệm vụ nghiên cứu, khởi thảo lý luận và các phương pháp về sưu tầm, phân tích tính chân thực của sử liệu, phân loại và sử dụng các nguồn tài liệu. Tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng của khoa học lịch sử, cho nên nó là đối tượng chủ yếu mà sử liệu học cần đi sâu nghiên cứu để giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn về sưu tầm, xác minh, lựa chọn, phân loại và sử dụng nguồn sử liệu này. Nếu xét về phương diện này, thì sử liệu học có những nhiệm vụ và nội dung trùng hợp với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Bộ môn khoa học này trang bị cho lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ các phương pháp nghiên cứu về tài liệu để lựa chọn được chính xác tài liệu cần đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ và phân loại chúng được khoa học. Văn kiện học là bộ môn khoa học nghiên cứu về quy luật hình thành văn kiện trong quá trình phát triển lịch sử của nó, đồng thời đề ra các phương pháp lập văn kiện, những nguyên tắc về tổ chức chu chuyển văn kiện và kết cấu của các hệ thống văn kiện. Những kết quả nghiên cứu về văn kiện học có thể giúp cho cán bộ lưu trữ nắm được chức năng, tính chất và đặc điểm của các loại văn kiện hình thành trong các thời kỳ lịch sử cũng như các thời điểm lịch sử khác nhau. Nhờ đó mà phân loại, giá trị và sử dụng tài liệu được hợp lý. Công bố học là bộ môn khoa học có nhiệm vụ nghiên cứu và định ra các nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu, được xem là bộ môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử. Tài liệu lưu trữ là đối tượng chính mà những 20
21. người làm công tác công bố cần nghiên cứu, sưu tầm, chọn lọc để công bố trong các công trình nghiên cứu của mình. Đối với công tác lưu trữ thì công bố tài liệu là một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu của các phòng, kho lưu trữ. Chính vì vậy, lưu trữ học và công bố học có quan hệ mật thiết với nhau trong nhiều vấn đề nghiệp vụ như sưu tầm, phát hiện tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ và công bố, biên soạn công cụ tra cứu khoa học đối với tài liệu v.v Có thể nói các phòng, kho lưu trữ sẽ không thể làm tốt công tác tổ chức sử dụng tài liệu nếu không được trang bị những kiến thức cơ bản về công bố học. Lý luận và phương pháp của khoa học thông tin cũng rất cần thiết với lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ sở dĩ trở thành tài sản quý báu của quốc gia chính là vì chúng chứa đựng những thông tin quá khứ rất bổ ích cho quản lý nhà nước và các mặt khác của đời sống xã hội. Đó là những tài liệu gốc, nói theo ngôn ngữ thông tin là tài liệu chứa đựng thông tin cấp một, đảm bảo cung cấp nguồn thông tin này cho mọi nhu cầu của xã hội là nhiệm vụ hàng đầu của công tác lưu trữ. Bởi vậy, nếu từ góc độ thông tin để xét, thì công tác lưu trữ thuộc phạm trù công tác thông tin. Lý luận và phương pháp của thông tin học có thể giúp cho lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ giải quyết có hiệu quả nhiều vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra, như về phương pháp phân tích và phân loại thông tin tài liệu, về lựa chọn tài liệu có thông tin trùng lặp, biên mục hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ở các phòng, kho lưu trữ, đặc biệt là đối với việc xây dựng hệ thống tìm tin hiện đại cơ giới hoá và tự động hoá. Ngày nay, khi lượng thông tin chứa trong tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia ngày càng lớn và nhu cầu nghiên cứu sử dụng chúng của xã hội cũng ngày một tăng, thì việc ứng dụng những thành tựu của khoa học thông tin vào công tác lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng đối với tài liệu lưu trữ và trình độ hiện đại của công tác lưu trữ. 21
22. Các khoa học tự nhiên như hoá học, sinh học, vậtlý, toán học, điều khiển học ngày nay đã trở nên cần thiết đối với công tác lưu trữ, đặc biệt trong khi nghiên cứu và giải quyết các vấn đề thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngoài ra lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ còn có quan hệ với nhiều bộ môn khoa học khác như: cổ tự học, bia ký học, ấn tin học, gia hệ học, huy chương học, địa lý lịch sử Các bộ môn khoa học này nghiên cứu những vấn đề có liên quan đến tài liệu lưu trữ. Dựa vào những kết quả nghiên cứu của các bộ môn khoa học đó, cán bộ các phòng, kho lưu trữ có thể hiểu được đầy đủ và chính xác hơn về tài liệu lưu thông như niên đại, tác giả, địa điểm hình thành tài liệu, tính chân thực, giá trị của tài liệu đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc các thời kỳ xa xưa thì khi sưu tầm, lựa chọn để đưa vào bảo quản ở các phòng, kho lưu trữ thường phải có sự hỗ trợ của chúng. V. Quá trình phát triển của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam ở Việt Nam, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ mới hình thành ở thế kỷ 20 này, nhưng công tác lưu trữ đã có từ thời kỳ phong kiến. Theo một số thư tịch thì dưới các triều đại phong kiến Việt Nam, việc lưu trữ sổ sách, tài liệu đã được thực hiện ở một số cơ quan thuộc chính quyền trung ương và địa phương. Đại Việt sử ký toàn thư chép rằng: sau khi đánh thắng giặc Minh xâm lược, Lê Thái Tổ đã "chia cả nước làm ba đạo. Đạo đặt vệ quân, vệ đặt tổng quản, lớn nhỏ giữ gìn nhau, trên dưới ràng buộc nhau. Lại đặt chức hành khiển các đạo để chia giữ sổ sách quân, dân"(11). Cũng theo sách này, dưới triều Lê Thánh Tông (1470 - 1497) trước tình trạng sổ sách, giấy tở ở các nha môn không được sắp xếp cất giữ cẩn thận, làm ảnh hưởng đến việc xem xét, xử lý các vụ kiện tụng và các mặt khác. Hàn lâm viện đại học sĩ quyền ngữ sử đại phu Tràn Bàn đã tâu lên vua đề nghị: "Cúi xin định lệ ban xuống cho các 11 Đại Việt sử ký toàn thư, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985, trang 294 và 410. 22
23. huyện, lộ, mỗi nơi đặt một người duyên lại thường xuyên, am hiểu sổ sách giấy tờ, giỏi viết chữ, làm tính để giữ công văn giấy tờ ". Đề nghị này đã được Lê Thánh Tông phê chuẩn (12). Lê Quý Đôn cho biết thêm, thời Lê Thánh Tông, nhiều cơ quan thuộc chính quyền phong kiến trung ương như Lại bộ, Hộ bộ đã xây cất những dãy nhà riêng để lưu trữ sổ sách như Hộ bộ: "Nhà chữ công (I) đằng trước, đằng sau đều 3 gian 2 chái. Nhà đầu 3 gian, sảnh đường 1 gian. Nhà để sổ sách của Ty Thanh lại một dãy 3 gian 2 chái, nhà lưu giữ sổ hộ 4 dãy, mỗi dãy 11 gian, ngọc phòng 3 gian, ngai môn 3 gian, bốn chung quanh bao tường"(13). Đến triều Nguyễn, chính quyền phong kiến trung ương đã đặt ra những cơ quan như Thị thư viện, Thị hàn viện, Nội hàn viện, Thượng bảo ty (Gia Long), Văn thư phòng (Minh Mệnh), Thượng bảo sở, Ty luân sở, Bí thư sở, Bản chương sở (Thiệu Trị) để phụ trách việc soạn theo văn bản, giữ các con dấu, lưu trữ các châu bản và các văn bản khác về đối nội, đối ngoại, các sổ sách, bản đồ Tuy nhiên, chưa có một triều đại nào đặt cơ quan hoặc chức quan trông coi chung việc lưu trữ tài liệu của cả nước Đặc biệt, về mặt lý luận thì không được chú ý nghiên cứu và tổng kết từ thực tiễn. Suốt cả thời kỳ phong kiến, không có một cuốn sách, một tài liệu hay một văn bản nào đề cập đến cách thức tổ chức công tác lưu trữ và các vấn đề có liên quan khác. Trong lúc đó, công tác công văn giấy tờ, một phương tiện thiết yếu trong công tác quản lý nhà nước đã được các chính quyền phong kiến quan tâm và được pháp chế hoá bằng nhiều văn bản, nhất là dưới các triều đại Lê, Nguyễn. Trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, suốt mấy thập kỷ đầu, công tác lưu trữ ở Việt Nam nói riêng, Đông Dương thuộc Pháp nói chung vẫn trong 12 Đại Việt sử ký toàn thư, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985, trang 294 và 410. 13 Lê Quý Đôn. Kiến văn tiểu lục, Nhà xuất bản Sử học, Hà Nội, 1962, tr. 189. 23
24. tình trạng phân tán. Mặc dù ở Trung Kỳ và Nam Kỳ, chúng đều lần lượt lập ra các cơ quan lưu trữ nhưng không có một cơ quan quản lý công tác lưu trữ chung của cả nước, tài liệu của các cơ quan, công sở lâm vào tình trạng không được tổ chức khoa học và bảo quản chu đáo. Trước tình hình đó, năm 1917 theo đề nghị của Ru-mơ (Roume), nguyên toàn quyền Đông Dương, viện Hàn lâm văn hoá Pháp đã cử Pôn Bu- đê (Paul Bordet), chuyên viên về lưu trữ và cổ tự học sang Đông Dương điều tra tình hình về công tác lưu trữ. Sau khi nghiên cứu tình hình lưu trữ ở một số địa phương và công sở, ông đã đệ trình lên Phủ Toàn quyền và Phủ Thống sứ văn bản đề nghị gấp rút thiết lập cơ quan quản lý và tổ chức công tác lưu trữ chung cho toàn cõi Đông Dương. Đề nghị được chấp thuận. Ngày 29-11- 1917 toàn quyền Đông Dương An be Xa-rô (Albert Saraut) đã ra Nghị định thành lập Nhà lưu trữ - Thư viện Đông Dương trực thuộc Phủ toàn quyền với chức năng nhiệm vụ chính là quản lý công tác lưu trữ trong toàn Đông Dương. Một năm sau, ngày 26-12-1918, lại ban hành Nghị định thành lập ở Đông Dương 5 khoa lưu trữ (kho lưu trữ Hà Nội, kho lưu trữ Thống đốc Nam Kỳ ở Sài Gòn, kho lưu trữ Khâm sứ Trung Kỳ ở Huế, kho lưu trữ Khâm sứ Cao Miên ở Phnôm Pênh, kho lưu trữ Khâm sứ Lào ở Viên Chăn) quy định các nguyên tắc nộp lư và sử dụng tài liệu, hướng dẫn cách xây cất kho lưu trữ và phương pháp sắp xếp, bảo quản tài liệu. Với hai nghị định này, ở Đông Dương đã hình thành heh cơ quan lưu trữ gồm cơ quan quản lý chung và các kho lưu trữ, đây là bước ngoặt quan trọng đánh dấu sự phát triển của công tác lưu trữ ở Đông Dương nói chung và ở Việt Nam nói riêng dưới thời thống trị của thực dân Pháp. Tuy nhiên, suốt cả giai đoạn từ năm 1917 đến năm 1945, nhìn chung, tài liệu ở các kho lưu trữ vẫn chưa được tổ chức một cách khoa học, nhiều địa phương và công sở không giao nộp tài liệu, phần lớn tài liệu chưa được lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị và thống kê; hệ thống thẻ tra tìm tài liệu chưa 24
25. được xây dựng hoàn chỉnh. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do ở các kho lưu trữ thiếu hẳn những nhân viên lưu trữ nắm vững lý luận và thông thạo các nghiệp vụ lưu trữ. Mặc dù bắt đầu từ năm 1931, hàng năm, Pôn Bu-đê, giám đốc Nha lưu trữ - Thư viện Đông Dương đều có mở lớp huấn luyện nhân viên lưu trữ, nhưng chỉ ở bậc sơ cấp, nhằm đào tạo nhân viên thực hành các nghiệp vụ lưu trữ đơn giản cho các công sở. Trong giai đoạn này, các sách và tài liệu viết về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cũng rất ít. Đáng kể hơn cả là cuốn "Cẩm nang của người làm công tác lưu trữ" (Manuel de l'archivicte) do Pôn Bu-đê biên soạn, Nha Lưu trữ và thư viện Đông Dương xuất bản lần thứ nhất năm 1934 và tái bản năm 1945. Cuốn sách này là tập hợp những bài giảng ở các lớp huấn luyện nói trên. Nội dung của cuốn sách gồm hai phần chính: Phần một trình bày dưới hình thành hướng dẫn các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, làm mục lục và tiếp nhận hồ sơ, cấp phát bản sao, tổ chức phòng công văn Phần hai nói về khung phân loại các hồ sơ của Nha Lưu trữ và thư viện Đông Dương. Khung phân loại này được xây dựng theo phương pháp thập tiến, lấy 25 chữ cái từ A đến Z làm ký hiệu. Nội dung cuốn sách nặng về hướng dẫn thực hành, còn mặt lý luận thì không được trình bày và phân tích một cách thấu đáo. Tuy vậy, nó cũng đã thể hiện khá rõ nét quan điểm tư sản trong lĩnh vực công tác lưu trữ và lưu trữ học, đặc biệt là về phân loại tài liệu và thông tin tài liệu. Cuốn sách đã có tác dụng hướng dẫn thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ theo một phương pháp có thể gọi là tiên tiến thời bấy giờ. Sau cách mạng tháng Tám 1945, ngay từ những ngày đầu, trước tình trạng nhiều cơ quan trung ương và địa phương tuỳ tiện đem bán và huỷ tài liệu lưu trữ, ngày 3 tháng 1 năm 1946, nhân danh Chủ tịch Chính phủ lâm thời, Hồ Chủ tịch đã ký Thông đạt số 1C/VP nghiêm cấm nhân viên các công sở không được đốt huỷ hồ sơ, tài liệu một cách tuỳ tiện, vì đó là "những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia". Thông đạt cũng đã 25
26. chỉ rõ: "Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ"(14). Văn bản này trong chừng mực nhất định đã thể hiện được nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên cho công tác lưu trữ của chế độ mới, đồng thời đó cũng là cơ sở quan trọng đối với việc xây dựng lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam. Cuộc kháng chiến lâu dài chống thực dân Pháp xâm lược (1946 - 1954) đã gây trở ngại lớn cho việc xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta. Sau hiệp định Giơ-mới-vơ năm 1954, trải qua một quá trình chuẩn bị về các mặt, ngày 4 tháng 9 năm 1962, Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập để giúp Bộ trưởng Phủ Thủ tướng chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ của cả nước. Một năm sau, ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Bản điều lệ đã quy định được tương đối cụ thể và hoàn chỉnh về tổ chức lưu trữ và các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ, như về tổ chức các kho lưu trữ trung ương và địa phương, kho lưu trữ chuyên ngành, công tác bổ sung tài liệu Do công tác lưu trữ mới bước đầu xây dựng, chưa có kinh nghiệm thực tế, nên ở bản Điều lệ này, các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ chỉ mới đề cập một cách khái quát, chưa phải là những đúc kết từ thực tiễn Việt Nam. Thậm chí có vấn đề chưa được nêu hoặc đề cập còn phiến diện như về phân loại, xác định giá trị tài liệu. Mặc dù vậy, bản Điều lệ đã thể hiện được tinh thần cơ bản của nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và trở thành cơ sở pháp lý quan trọng của ngành Lưu trữ trong tổ chức, chỉ đạo và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, đến năm 2001 ra pháp lệnh lưu trữ đã đưa ra một số quy định cụ thể về công tác lưu trữ. 14 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ - Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, tr. 8. 26
27. Sự nghiệp xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta đòi hỏi phải tuân theo lý luận khoa học của lưu trữ học Mác - Lênin và phải học tập kinh nghiệm của các nước xã hội chủ nghĩa. Cuối thập kỷ 50, chúng ta đã mời chuyên gia Liên Xô sang trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng lý luận và nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ các cơ quan. Nhiều tài liệu và sách giáo khoa về lưu trữ học của Liên Xô và các nước xã hội chủ nghĩa khác đã được dịch và lưu hành tương đối rộng rãi trong cán bộ lưu trữ. Từ đầu những năm 69, hàng năm đều gửi học sinh đại học lưu trữ ở Liên Xô và một số nước xã hội chủ nghĩa khác. Tháng 5 năm 1967, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ra quyết định mở chuyên ngành lưu trữ học ở khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội để đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học. Đây là sự kiện có ý nghĩa đặt nền móng cho sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung, khoa học lưu trữ nói riêng. Tháng 11 năm 1971, trường Trung học văn thư lưu trữ trực thuộc Cục lưu trữ đã được thành lập. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ, hệ thống giáo trình về lưu trữ học đã được biên soạn như các giáo trình đại học "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ", "Công tác lập hồ sơ và danh mục hồ sơ", "Môn học công bố tài liệu văn kiện", "Cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác xác định giá trị tài liệu" do Bộ môn Lưu trữ học khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội biên soạn; các giáo trình trung cấp và văn thư, lưu trữ của trường Trung học văn thư lưu trữ và các tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước. Những năm gần đây, công tác nghiên cứu khoa học đã bước đầu được quan tâm và đi vào tổ chức, nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đề ra đã được đặt thành những đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước chủ trì. Hướng nghiên cứu thu hút sự chú ý nhiều nhất của giới lưu trữ học Việt Nam thời gian qua cũng như hiện nay là 27
28. các vấn đề về phương pháp luận của lưu trữ học, lý luận và phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu. Sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi phải đẩy mạnh hơn nữa công tác lưu trữ. Thời gian qua Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng nhằm đảm bảo giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ và sử dụng chúng được toàn diện và có hiệu quả, như Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia của Hội đồng Nhà nước (ban hành ngày 30-11-1982), Nghị định số 34-HĐBT ngày 1 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ nhà nước Các văn bản này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, đề ra nhiều quy định về tổ chức và quản lý, tạo cơ sở pháp lý vững chắc để xây dựng và phát triển công tác lưu trữ. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội VI đã chỉ ra nhiệm vụ phải: "Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia"(15). Điều đó, đặt ra cho các cơ quan lưu trữ và những người làm công tác lưu trữ trách nhiệm nặng nề là phải phấn đấu thực hiện tốt các mặt của công tác lưu trữ; trong đó có nhiệm vụ xây dựng một nền lưu trữ học Việt Nam hiện đại có khả năng giải đáp những vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra. Chương một phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam 15 Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI, Nhà xuất bản Sự thật, Hà Nội, 1987, tr. 80. 28
29. II.1. Khái niệm về Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và phân loại tài liệu 1. Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác thuộc nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quản lý không phụ thuộc vào thời gian sản sinh, phương pháp và kỹ thuật làm ra. Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (gọi tắt là Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam) được chính thức thành lập ngày 26 tháng 12 năm 1981 theo Quyết định số 168 - HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng. Theo quyết định này, thì thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm "bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp ), tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự ), bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, mình-crô-phim, tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi, sách báo nội bộ và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu về các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý(16). 16 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Sách đã dẫn tr. 114, 115. 29
30. Theo quy định, tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam sẽ được lập thành phông riêng - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và đặt dưới sự quản lý của cơ quan lưu trữ Đảng. Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý. Việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là một biện pháp quan trọng để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ, pháp chế hoá quyền quản lý của Nhà nước đối với toàn bộ tài liệu lưu trữ. 2. Khái niệm về phân loại tài liệu Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng (tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. ở nước ta, tài liệu lưu trữ đã trở thành sở hữu toàn dân, do Nhà nước quản lý thống nhất, nên việc phân loại tài liệu được thực hiện đối với toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Công tác phân loại này gồm ba giai đoạn: - Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung để xác định mạng lưới các kho lưu trữ. - Phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ. - Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ. Nhiệm vụ chủ yếu của quá trình phân loại này là làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia nói chung, tài liệu của từng phông lưu trữ nói riêng được tổ chức khoa học, phản ánh đúng đắn tiến trình lịch sử của dân tộc cũng như hoạt động và tổ chức của bộ máy nhà nước, các tổ chức xã hội, và những sự kiện, hiện tượng lịch sử khác thuộc các thời kỳ và giai đoạn lịch sử của đất nước. Nhờ vậy mà thoả mãn được các yêu cầu về nghiên cứu và sử dụng tài liệu, đồng thời bảo quản được thuận tiện và an toàn. 30
31. Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, để có thể tìm kiếm thông tin chứa đựng trong tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia được nhanh chóng và thuận lợi, thì sau khi phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ, còn phải tiến hành phân loại thông tin tài liệu. Phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là hai mặt của một quá trình phân loại. Giữa chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Chỉ trên cơ sở tài liệu đã được phân loại khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để phân loại các thông tin của chúng. Nhưng phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là hai khái niệm riêng biệt có đối tượng khác nhau(17). Ngày nay, không những trong lưu trữ học, mà nhiều khoa học khác, kể cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, đều cần thiết phải phân loại một cách khoa học các đối tượng nghiên cứu trực tiếp, như trong sinh vật học thì phân loại các giống loài sinh vật, trong bảo tàng học thì phân loại các hiện vật gốc, trong thư viện học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hàng đầu trong việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Phân loại tài liệu quản lý chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lưu trữ khác, như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài liệu được phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu sẽ có thể tiến hành một cách thuận lợi. Ngược lại, nếu như công tác xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu đã được làm tốt sẽ tạo điều kiện để phân loại tài liệu được khoa học. Xét về thực chất, phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là phân loại một nguồn sử dụng hết sức phong phú và đa dạng, phản ánh tiến trình lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc, là phân loại một bộ phận tri thức quan trọng về xã hội và tự nhiên mà nhân dân ta trải bao thế hệ đã tích luỹ được. Do đó, phân loại càng khoa học thì càng có điều kiện để phát huy tác dụng của nguồn tài liệu này đối với các mặt của đời sống xã hội. 17 Về phân loại thông tin tài liệu xem chương này. 31
32. Để phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia được khoa học, trước hết cần phải tuântheo những nguyên tắc phương pháp luận của lưu trữ học và vận dụng các phương pháp và nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin như các cặp phạm trù cái chung và cái riêng, nội dung và hình thức, hiện tượng và bản chất, các phương pháp lô-gích và lịch sử, phân tích và tổng hợp, diễn dịch và quy nạp II.2. Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lưới các kho lưu trữ nhà nước 1. Khái niệm về kho lưu trữ Kho lưu trữ là một cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản, tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học về lưu trữ học, văn kiện học và các lĩnh vực có liên quan khác. ở nước ta hiện nay, chưa hình thành mạng lưới các kho lưu trữ hoàn chỉnh, nhưng một số kho lưu trữ có chức năng gần giống như một viện lưu trữ trung ương Hà Nội và kho lưu trữ trung ương thành phố Hồ Chí Minh(18), kho lưu trữ Đà Nẵng. Các kho lưu trữ nhà nước là những cơ sở để nhà nước thực hiện quyền sở hữu toàn dân đối với tài liệu lưu trữ. Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung phải được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ này. Điều 5 của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ nhà nước. Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước phân cấp cho cơ quan lưu trữ Nhà nước trung ương, địa phương hoặc chuyên ngành tập trung bảo quản"(19). Có thể nói, chừng nào mạng lưới các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương chưa được thành lập thì Nhà nước chưa có 18 Nên quan niệm các kho lưu trữ này như những trung tâm lưu trữ hoặc viện lưu trữ Nhà nước. 19 Báo Nhân dân, số 10400 ngày 14-12-1982, trang 1. 32
33. đầy đủ những điều kiện cần thiết, để quản lý thống nhất và tổ chức sử dụng được tốt tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Việc xác định mạng lưới các kho lưu trữ cần phải xét đến nhiều yếu tố, những yếu tố cơ bản nhất là phải dựa trên cơ sở phân loại khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Do vậy, xác định mạng lưới các kho lưu trữ tức là quá trình nghiên cứu để phân chia "tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam thành các nhóm rồi căn cứ vào đó mà tổ chức hệ thống các kho lưu trữ. Mỗi nhóm tài liệu ở đây tương ứng với một kho lưu trữ. - Các giai đoạn phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam 2. Các đặc trưng phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ cần căn cứ vào các đặc trưng sau đây: a. Đặc trưng thời kỳ lịch sử Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, thời kỳ lịch sử tức là quãng thời gian được đánh dấu bằng bước ngoặt lịch sử của một quốc gia, một dân tộc hoặc của thế giới; thường tương ứng với một hình thái kinh tế - xã hội. Nhưng xét trong phạm vi từng quốc gia thì việc phân chia thời kỳ lịch sử phải căn cứ vào tiến trình lịch sử của mỗi nước. Đây là một vấn đề khá phức tạp, đặc biệt đối với việc xác định các mốc thời gian. Nhìn chung trong xã hội, sự chuyển biến từ hình thái kinh tế - xã hội này sang hình thái kinh tế - xã hội khác thường được thể hiện bằng đấu tranh giai cấp lật đổ bộ máy nhà nước của giai cấp thống trị cũ và thành lập bộ máy nhà nước của giai cấp thống trị mới. Bởi vậy, đó cũng là thời điểm chấm dứt sự hoạt động của hệ thống cơ quan nhà nước của hình thái kinh tế - xã hội cũ và thời điểm khởi đầu của hệ thống cơ quan nhà nước của hình thái kinh tế - xã hội mới. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống cơ quan của mỗi hình thái kinh tế - xã hội là một bức tranh toàn cảnh về xã hội 33
34. của thời kỳ lịch sử đó. Nghiên cứu chúng trong mối liên hệ về nhiều mặt sẽ rút ra được những kết luận chính xác đầy đủ về bản chất và quy luật phát triển của xã hội cũng như của từng cơ quan, từng ngành, từng địa phương tồn tại trong thời kỳ lịch sử đó. Chính vì vậy, thời kỳ lịch sử là một đặc trưng quan trọng được vận dụng khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lưới các kho lưu trữ. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải trường hợp nào cũng có thể vận dụng đặc trưng này; bởi thế thực tế lịch sử thường diễn ra phức tạp, mốc phân kỳ lịch sử có trường hợp chỉ mang tính ước lệ, nên ranh giới tài liệu của hai thời kỳ lịch sử cũng không thể nào phân đại được. Chẳng hạn ở nước ta, các nhà sử học đều thống nhất lấy năm 1858 - năm thực dân Pháp nổ súng tiến công xâm lược Việt Nam là mốc phân kỳ lịch sử trung đại và lịch sử cận đại, tức mốc phân kỳ giữa xã hội phong kiến và xã hội thuộc địa nửa phong kiến. Nhưng trong thực tế, tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam không thể phân chia theo mốc đó. Vì rằng, sau tiếng súng tấn công của thực dân Pháp vào cửa biển Đà Nẵng, bộ máy nhà nước phong kiến truyền Nguyễn vẫn tồn tại. Từ năm 1883 trở đi, nghĩa là sau khi triều đình Huế ký hàng ước Hác Măng, tuy quyền hạn bị thu hẹp nhiều, nhưng mãi đến tháng 8 năm 1945, ngai vàng của tên vua cuối cùng mới bị quần chúng cách mạng lật đổ. Như vậy, tài liệu phản ánh chế độ phong kiến Việt Nam, có sự liên tục cho đến Cách mạng tháng Tám năm 1945, nghĩa là xuyên suốt cả thời kỳ cận đại. Thực tế lịch sử đó đã không cho phép chúng ta phân chia rạch ròi lt của thời kỳ lịch sử trung cổ với thời kỳ lịch sử cận đại Việt Nam. Có thể khẳng định, ở nước ta không có cơ sở để hình thành các kho lưu trữ nhà nước bảo quản tài liệu của mỗi thời kỳ lịch sử nói trên. Khi vận dụng đặc trưng của thời kỳ lịch sử đẻ xác định mạng lưới các kho lưu trữ, cần chú ý đặc biệt đến tài liệu của thời kỳ lịch sử hiện đại. Lịch sử Việt Nam bước vào thời kỳ hiện đại bằng cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945. Đây là cuộc cách mạng có ý nghĩa vạch thời đại, là ranh giới để phân 34
35. kỳ lịch sử cận đại và hiện đại Việt Nam. Trải qua hơn bốn mươi năm tồn tại, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp từ Trung ương đến cơ sở của chế độ xã hội mới đã hình thành nên khối lượng tài liệu rất lớn, phản ánh sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng. Khối tài liệu này chiếm tỉ lệ lớn nhất trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và đang không ngừng tăng lên theo bề dày lịch sử. Đây cũng là khối tài liệu được sử dụng nhiều nhất để phục vụ cho các yêu cầu của thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Vì vậy, khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng lưới các kho lưu trữ, cần chú ý nghiên cứu vận dụng đặc trưng này đối với tài liệu của thời kỳ lịch sử sau Cách mạng tháng Tám 1945. Trên cơ sở đặc trưng thời kỳ lịch sử, có thể thành lập các kho lưu trữ tài liệu thuộc thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa. Ngoài ra, khi vận dụng đặc trưng thời kỳ lịch sử để tổ chức màng lưới các kho lưu trữ, cần phải chú ý tới một đặc điểm của lịch sử nước ta là sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, nhân dân Việt Nam đã phải tiến hành hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 - 1954) và đế quốc Mỹ xâm lược (1954 - 1975). Trong các giai đoạn lịch sử này, trên một bộ phận của đất nước bị địch chiếm đóng đã tồn tại một số cơ quan của đế quốc Pháp, Mỹ và chính quyền tay sai của chúng. Tài liệu của những cơ quan này là một bộ phận của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu này cần được phân loại riêng và xác định rõ nên đưa vào bảo quản trong những kho lưu trữ nhà nước nào. b. Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia ra làm hai giai loại: tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương. Cơ sở để phân loại tài liệu theo hai ý nghĩa trên đây là nội dung tài liệu và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã hình thành ra chúng. Đối với những cơ quan có chức 35
36. năng, nhiệm vụ và quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chúng sẽ có ý nghĩa toàn quốc. Còn những cơ quan mà nhiệm vụ và quyền hạn chỉ giới hạn trong từng đơn vị hành chính nhất định thì nói chung, tài liệu của các cơ quan đó chỉ mang ý nghĩa địa phương. Khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc bao gồm tài liệu của các cơ quan nhà nước và các đoàn thể xã hội trung ương như Hội đồng Nhà nước, Hội đồng Bộ trưởng, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng các cơ quan, xí nghiệp trực thuộc Bộ, Tổng Công đoàn, Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ v.v Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn gồm cả tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, văn hoá, khoa học kỹ thuật nổi tiếng mà phạm vi ảnh hưởng của họ có tính chất rộng rãi, vượt khỏi giới hạn của một địa phương. Ví dụ, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và Nhà nước, của các anh hùng lao động xã hội chủ nghĩa, các nhà văn, nhà thơ lỗi lạc Trong thực tế, có những nhóm tài liệu tuy nội dung phản ánh các sự kiện xảy ra ở địa phương và liên quan nhiều đến địa phương đó, nhưng bản thân các sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn, vượt ra ngoài phạm vi một địa phương thì những tài liệu đó thuộc khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc. Ví dụ: các tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931, về cuộc khởi nghĩa Yên Thế của Hoàng Hoa Thám cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, v.v Ngoài ra, tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể gồm cả tài liệu của một số cơ quan mang tính chất khu vực, nhưng nội dung của chúng lại có ý nghĩa lớn cần được sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu về nhiều mặt trong phạm vi toàn quốc. Chẳng hạn, tài liệu của Nha kinh lược Bắc Kỳ, địa bạ của các tỉnh 36
37. Trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu mang ý nghĩa địa phương rất đa dạng, bao gồm tài liệu của các cơ quan, đoàn thể cấp kỳ, liên khu, khu (thuộc đơn vị hành chính cũ), các cơ quan, đoàn thể tỉnh, thành phố và đặc khu trực thuộc trung ương, các cơ quan, đoàn thể cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, các cơ quan, đồng thể xã, thị trấn Như vậy, tài liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác nhau, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hình thành tài liệu. Thuộc khối tài liệu mang ý nghĩa địa phương còn gồm có tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, xã hội và các lĩnh vực khác, nếu những tài liệu đó có ý nghĩa đối với địa phương. ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu cũng là một trong những đặc trưng phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để xác định mạng lưới các kho lưu trữ. Vận dụng đặc trưng này, sẽ hình thành nên các kho lưu trữ trung ương tập trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc, và các kho lưu trữ tỉnh, thành phố bảo quản tài liệu có ý nghĩa địa phương. c. Đặc trưng lãnh thổ hành chính Lãnh thổ hành chính hay đơn vị hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phương các cấp để thực hiện việc nhà nước quản lý theo lãnh thổ. Lãnh thổ hành chính mang tính chất giai cấp, chúng có thể bị xoá bỏ, mở rộng hay thu hẹp tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước trong từng thời kỳ và từng lịch sử. Chẳng hạn, trong giai đoạn kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược (1945 - 1954), do Nhà nước Trung ương không có điều kiện quản lý trực tiếp đến cấp tỉnh, để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ kháng chiến và quản lý xã hội có hiệu quả cao, chính quyền địa phương được tổ chức thành các cấp khu (hoặc liên khu) - tỉnh - huyện - xã. Nhưng từ sau Hiệp nghị Giơ- ne-vơ năm 1954, trên lãnh thổ miền Bắc, trong hoàn cảnh hoà bình, Nhà nước trung ương đã có đủ điều kiện để quản lý và chỉ đạo trực tiếp đến cấp tỉnh, nên các đơn vị hành chính cấp khu đã lần lượt giải thể. Đồng thời, để đáp ứng 37
38. tốt nhất yêu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc, không ít đơn vị hành chính tỉnh, huyện, xã cũng đã trải qua nhiều đổi thay. Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước được thống nhất, trước yêu cầu mới của sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, nhà nước ta đã thay đổi cơ bản về đơn vị hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn trước đây, đặc biệt là đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh. Hiện nay, hệ thống tổ chức đơn vị hành chính ở nước ta như sau: tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, xã, thị trấn trực thuộc huyện. ở các thành phố có quận, dưới quận là phường (nội thành). ở ngoại thành có huyện (thành phố trực thuộc trung ương) dưới huyện là xã. Trong các đơn vị hành chính nói trên, tỉnh, thành phố và đặc khu trực thuộc trung ương là những đơn vị hành chính có diện quản lý rộng, do đó có một hệ thống các cơ quan hiện đại hoá và cơ quan chuyên môn hoàn chỉnh. Các cơ quan này hàng năm hình thường một khối lượng tài liệu không nhỏ, phản ánh toàn diện tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá và các mặt khác của tỉnh, thành phố hoặc đặc khu. Huyện cũng là một đơn vị hành chính có một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, bao gồm hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân huyện, các phòng, ban, công ty Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp huyện cũng có giá trị về nhiều mặt. Tài liệu của hệ thống các cơ quan cấp tỉnh cũng như cấp huyện và xã có mối liên hệ lịch sử rất chặt chẽ và mang ý nghĩa địa phương. Việc tổ chức sử dụng các khối tài liệu này trước hết nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật cùng các nhu cầu khác của mỗi tỉnh, thành phố, đặc khu và huyện. Do đó, trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để xác định mạng lưới các kho lưu trữ, thì đặc trưng lãnh thổ hành chính là một đặc trưng quan trọng cần được vận dụng. Trên cơ sở vận 38
39. dụng đặc trưng này có thể hình thành nên các kho lưu trữ tỉnh, thành phố, đặc khu và kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Hiện nay nhà nước chưa có quy định cụ thể về thành lập các kho lưu trữ tỉnh huyện, nhưng các kho lưu trữ do Phòng lưu trữ uỷ ban nhân dân tỉnh trực tiếp qo được hình thành theo thông tư số 222 LT/TT ngày 5 tháng 11 năm 1984 của Cục Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Phòng lưu trữ thuộc uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương sẽ là mầm mống của các kho lưu trữ tỉnh, thành phố và đặc khu sau này. Khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia theo dặc trưng lãnh thổ hành chính cần phải chú ý tới một đặc điểm là tổ chức hành chính ở nước ta trong thời gian qua thường hay thay đổi, phổ biến nhất là giải thể cấp khu, tách và sáp nhập các tỉnh, huyện, xã. Trong những trường hợp như vậy, thường dẫn đến sự kết thúc hoạt động của hàng loạt cơ quan trong đơn vị hành chính cũ. Tài liệu văn bản các cơ quan đã giải thể này sẽ được đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ thuộc đơn vị hành chính mới mà khối lt này có liên quan chặt chẽ nhất. Tài liệu của các cơ quan khu, liên khu đã giải thể cũng là những khối tài liệu mang ý nghĩa địa phương, chúng liên quan đến một số tỉnh nhất định. Để sử dụng được thuận tiện và có hiệu quả khối tài liệu đó, nên đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ của tỉnh mà trước đây các cơ quan khu, liên khu đóng trụ sở hoặc ở kho lưu trữ của tỉnh khác trong khu, liên khu nếu xét thấy thuận lợi hơn đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng chúng. d. Đặc trưng ngành hoạt động Ngành hoạt động là những lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như kinh tế, văn hoá, quốc phòng, nội vụ, ngoại giao Tuy nhiên, trong lưu trữ học, khái niệm về ngành hoạt động cần được quan niệm và vận dụng một cách linh hoạt. Khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để tổ chức mạng 39
40. lưới các kho lưu trữ, cũng cần phải xét đến đặc trưng này của tài liệu. Vạnd đặc trưng ngành hoạt động sẽ hình thành nên các kho lưu trữ tập trung bảo quản tài liệu của hệ thống các cơ quan thuộc một ngành nhất định. Tài liệu của kho lưu trữ tổ chức theo ngành hoạt động sẽ phản ánh một cách đầy đủ và có hệ thống về hoạt động của ngành đó. Loại hình kho lưu trữ này được thành lập đối với những ngành hoạt động mà tài liệu hình thành, nếu tổ chức theo ngành thì sử dụng được toàn diện và có hiệu quả cao hơn. Chẳng hạn, ở nước ta hiện nay đã bước đầu hình thành một kho lưu trữ theo ngành hoạt động như Kho lưu trữ tài liệu Ngoại giao (Bộ Ngoại giao), Kho lưu trữ tài liệu Quân đội (Bộ Quốc phòng), Kho lưu trữ tài liệu Công an, (Bộ Nội vụ). Đây là những kho lưu trữ chuyên ngành do cơ quan chủ quản của các ngành đó trực tiếp quản lý, nhưng đặt dưới sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Nhà nước về mặt nghiệp vụ. e. Đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu Trong thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, bên cạnh tài liệu hành chính là loại hình tài liệu có khối lượng lớn nhất và phổ biến nhất trong các cơ quan, đoàn thể, còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm. Các loại hình tài liệu này cũng chiếm một khối lượng đáng kể và ngày càng tăng về khối lượng, phong phú về nội dung theo đà phát triển của khoa học kỹ thuật. Chúng được làm ra bằng kỹ thuật và phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện, hiện tượng xã hội và tự nhiên bằng những hình thức khác với tài liệu thành văn. Do đặc điểm này, việc bảo quản và sử dụng chúng đòi hỏi phải có những điều kiện và máy móc, thiết bị thích hợp. Bởi vậy, có thể căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật và phương pháp làm ra tài liệu mà tách các loại hình tài liệu này khỏi tài liệu hành chính để lập các kho lưu trữ riêng. Ví dụ: kho lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm, kho lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật. Năm đặc trưng phân loại trên đây thể hiện những đặc điểm cơ bản của tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam khi xét chúng trong mối liên hệ 40
41. nhiều mặt. Để tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ được hợp lý, cần phải vận dụng tổng hợp nhiều đặc trưng. Chẳng hạn, các kho lưu trữ tỉnh được hình thành trên cơ sở vận dụng ít nhất hai đặc trưng: đặc trưng ý nghĩa trung ương và ý nghĩa địa phương của tài liệu về đặc trưng lãnh thổ hành chính. 3. Một số yếu tố khác cần xem xét khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ Khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để xác định mạng lưới các kho lưu trữ, ngoài việc vận dụng các đặc trưng đã nêu trên, còn cần phải xét đến một số yếu tố sau đây: a. Khối lượng tài liệu Kho lưu trữ hiểu đúng bản chất của nó, là một cơ quan độc lập có tổ chức bộ máy hoàn chỉnh. Đối tượng chủ yếu của cán bộ, nhân viên công tác trong kho lưu trữ là tài liệu. Do vậy, tài liệu bảo quản trongmột kho lưu trữ phải đạttới một khối lượng nhất định tương xứng với tổ chức và nhiệm vụ của nó, nhằm phát huy hết năng lực của cán bộ, nhân viên. Nếu khối lượng tài liệu ít, trước hết sẽ gây nên tình trạng lãng phí về nhân lực. Mặt khác, khi thành lập một kho lưu trữ, tất yếu phải xây dựng nhà chứa tài liệu, phòng đọc, nhà làm việc của cán bộ, phải trang bị các thiết bị máy móc về bảo quản, phục chế, sao chụp tài liệu Nếu khối lượng tài liệu ít sẽ không tương xứng với vốn đầu tư xây dựng và mua sắm trang thiết bị, gây nên lãng phí về tiền của và vật tư của Nhà nước. Vì vậy, yếu tố khối lượng tài liệu được xem như là một điều kiện cần được cân nhắc kỹ khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ. Ví dụ: kho lưu trữ trung ương Hà Nội hiện nay có hai khối tài liệu (phân kho) - khối tài liệu trước Cách mạng tháng Tám (thời kỳ phong kiến và thời kỳ cận đại) và khối tài liệu sau Cách mạng tháng Tám (thời kỳ hiện đại). Đấy là những khối tài liệu của các thời kỳ lịch sử khác nhau. Vậy có nên tách khối tài liệu trước Cách mạng tháng Tám để thành lập kho lưu trữ lịch sử hay không. Để quyết định vấn đề này, thì một trong những yếu tố cần được xem xét kỹ là 41
42. khối lượng tài liệu của hai thời kỳ lịch sử này có tương xứng với một kho lưu trữ hay không. Đối với tài liệu ghi âm là một loại hình tài liệu đặc biệt, theo lý thuyết có thể lập kho lưu trữ riêng để thuận tiện cho bảo quản và tổ chức sử dụng chúng. Nhưng ở nước ta, loại hình tài liệu này có khối lượng không lớn và chỉ hình thành ở một số cơ quan nhất định. Bởi vậy mà hiện tại chưa có cơ sở thực tế để lập kho lưu trữ tài liệu ghi âm riêng, mà có thể cùng bảo quản chung với tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh và tài liệu khi âm. Đương nhiên khi xem xét yếu tố về khối lượng tài liệu, không thể chỉ căn cứ vào khối lượng tài liệu đã thu thập được, mà phải tính đến khối lượng tài liệu trước mắt hoặc trong tương lai không xa sẽ được bổ sung vào. b. Điều kiện sử dụng tài liệu Tuỳ theo thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho, mỗi kho lưu trữ có những đối tượng phục vụ nhất định. Nhưng nhìn chung, các kho lưu trữ có đối tượng phục vụ khá rộng rãi, đó là cán bộ quản lý Nhà nước, các nhà chuyên môn trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật , nghiên cứu sinh, học sinh đại học và cả những công dân Việt Nam bình thường cũng có thể đến các kho lưu trữ để tìm đọc hoặc xin sao chụp những văn bản, giấy tờ cần thiết cho bản thân họ. Nhiệm vụ của các kho lưu trữ là đảm bảo thoả mãn đến mức cao nhất yêu cầu về sử dụng tài liệu của các đối tượng nói trên. Để làm tốt nhiệm vụ này, đòi hỏi mỗi một kho lưu trữ phải làm tốt về nhiều mặt như tài liệu trong kho phải được bổ sung đầy đủ, phải xây dựng được hệ thống công cụ tra cứu học hoàn chỉnh, phải chủ động phục vụ người nghiên cứu v.v Nhưng một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng tốt xấu đến việc sử dụng tài liệu là điều kiện sử dụng tài liệu có thuận lợi hay không. Chẳng hạn tài liệu được đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ gần nơi có nhiều cơ quan và cán bộ nghiên cứu, sử dụng chúng nhiều nhất hay không, nếu kho lưu trữ xa nơi có yêu cầu sử dụng nhiều nhất thì phương tiện 42
43. giao thông có thuận lợi hay không Yếu tố này cần được tính toán kỹ khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ. Khi vận dụng bất cứ đặc trưng nào để xác định mạng lưới các kho lưu trữ thì yếu tố điều kiện sử dụng tài liệu cũng cần được chú ý đúng mức. Ví dụ, khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia theo đặc trưng ý nghĩa địa phương của tài liệu và đặc trưng lãnh thổ hành chính để xác định các kho lưu trữ, chúng ta tất yếu phải chọn một trong hai phương án sau đây: Phương án thứ nhất là thành lập kho lưu trữ Trung ương do Trung ương quản lý, kho lưu trữ Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh do Học viện quản lý, kho lưu trữ cho toàn tỉnh, trong đó tập trung bảo quản tài liệu của cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện. Phương án thứ hai là thành lập Kho lưu trữ tỉnh để bảo quản tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh và các kho lưu trữ huyện (thị xã,thành phố trực thuộc tỉnh) bảo quản tài liệu của các cơ quan cấp huyện. Để có thể lựa chọn được một phương án tối ưu trong hai phương án trên, cần phải xem xét đến nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố điều kiện sử dụng tài liệu. III. Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông lưu trữ 1. Khái niệm về phông lưu trữ Trong phạm vi từng kho lưu trữ, công tác tổ chức khoa học tài liệu bắt đầu từ việc phân chia tài liệu theo các phông lưu trữ (còn gọi là phần phông lưu trữ). Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân có ý nghĩa chính trị, kế hoạch, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. 43
44. Phông lưu trữ được hình thành trên cơ sở Phông văn kiện (20) bao gồm những tài liệu có giá trị lựa chọn từ phông văn kiện. Phông lưu trữ là đơn vị phân loại và đơn vị thống kê của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là vấn đề có ý nghĩa cơ bản đối với việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nó dảmb cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân không bị phân tán, xé lẻ, giữ được mối liên hệ lịch sử, phản ánh hoạt động của cơ quan hoặc cá nhân đó được đầy đủ nhất. Do đó, có thể thoả mãn được các yêu cầu về nghiên cứu và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy tài liệu của một phông lưu trữ cần đưa vào bảo quản và thống kê trong cùng một kho lưu trữ, chứ không được xé lẻ và bảo quản phân tán ở hai hay nhiều kho khác nhau. Trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia, không phân tán tài liệu của phông lưu trữ là một yêu cầu có tính nguyên tắc. Yêu cầu này đã được một số nhà lưu trữ học tư sản Tây Âu đề ra từ nửa đầu của thế kỷ 19 và từ cuối thế kỷ 19 trở đi được áp dụng rộng rãi trong nhiều nước tư bản chủ nghĩa, thay thế cho việc phân loại tài liệu theo đề mục (nguyên tắc phân loại theo lô-gich hình thức) làm phá vỡ mối liên hệ lịch sử của những khối tài liệu có cùng nguồn gốc hình thành tài liệu. Ngày nay, do tính chất phong phú và đa dạng của tài liệu, được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ, nên phông lưu trữ ngoài khái niệm hẹp như đã nêu trên, còn được giải thích với nghĩa rộng hơn: Phông lưu trữ là khối tài liệu riêng biệt có mối liên hệ lịch sử và (hoặc) lô-gich được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Với khái niệm rộng này, cho phép các phòng, kho lưu trữ tổ chức những khối tài liệu mà giữa chúng không có sự liên hệ chặt chẽ về quá trình giải quyết văn thư, nhưng lại có những điểm giống nhau khác, như cùng loại tác giả, cùng loại cơ 20 Phông văn kiện là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ tài liệu văn kiện hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân. 44
45. quan, hình thành trong cùng thời gian Các sưu tập tài liệu lưu trữ là một dạng phông lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng của nó. 2. Các loại phông lưu trữ a. Phông lưu trữ cơ quan Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Tên cơ quan hình thành ra khối tài liệu này được dùng để đặt tên phông. Ví dụ: phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, phông lưu trữ cơ quan Bộ Nội thương. Những cơ quan đó được gọi là đơn vị hình thành phông. Đây là dạng phông lưu trữ chủ yếu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan Phông lưu trữ cơ quan được thành lập khi có đầy đủ các điều kiện dưới đây: - Đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức phải đảm bảo 4 yếu tố sau: Một là, có văn bản pháp quy về thành lập cơ quan, quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan đó. Văn bản này thường do cơ quan cấp trên ban hành dưới hình thức nghị định, quyết định. Hai là, có tổ chức biên chế riêng. Nghĩa là cơ quan đó được quyền tuyển dụng, đào tạo cán bộ, công nhân viên theo ý của cấp trên. Ba là, có ngân sách độc lập. Tức là có thể độc lập giao dịch, thanh quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng. Bốn là, có văn thư riêng và sử dụng con dấu riêng. Trong bốn yếu tố trên, thì yếu tố thứ nhất là cơ sở pháp lý cho sự ra đời và tồn tại độc lập của một cơ quan. Các yếu tố thứ hai và thứ ba nhằm tạo điều kiện cho cơ quan đó thực hiện chức, nhiệm vụ của mình được thuận lợi. Còn yếu tố thứ tư bảo đảm cho cơ quan đó được tự nhân danh mình để giao 45
46. dịch với các cơ quan khác. Có nghĩa là được quyền ban hành văn bản và quản lý các văn bản hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Bốn yếu tố trên có liên quan chặt chẽ với nhau, biểu hiện tính chất độc lập về tổ chức và hoạt động của một cơ quan. Khi xác định một cơ quan hoạt động độc lập, cần phải xem xét một cách tổng hợp, chứ không thể tách rời từng yếu tố. Tuy vậy, trong thực tế, có thể có một số cơ quan vì điều kiện nào đó mà chưa được giao quản lý ngân sách và tổ chức biên chế riêng, nhưng có văn bản pháp quy về thành lập các cơ quan, được tự nhân danh mình mà quan hệ với các cơ quan khác, có văn thư và con dấu riêng. Trong trường hợp này, nếu xét về thực chất đó là một cơ quan hoạt động độc lập thì tài liệu của nó cũng có thể lập phông riêng. Nên hiểu rằng cơ quan độc lập cũng có thể là những đơn vị tổ chức trong một cơ quan lớn. Ví dụ: Bộ Thương mại trong đó có Công ty nhập khẩu thiết bị kỹ thuật đều có đủ 4 yếu tố của một cơ quan độc lập. Do vậy trong một cơ quan lớn, có thể hình thành nhiều phông lưu trữ. - Tài liệu của cơ quan đó phải có giá trị, cần bổ sung vào thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khi xác định một cơ quan hoạt động độc lập để lập phông lưu trữ, phải xem xét tài liệu của cơ quan đó cần đưa vào thành phần Phông lưu trữ Quốc gia hay không, nghĩa là chúng có ý nghĩa khoa học, lịch sử hay không. Nếu không thì việc thành một phông lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đó trở nên không cần thiết. - Tài liệu phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. Cơ sở vật chất để cấu thành phông lưu trữ là tài liệu và phải là khối tài liệu hoàn chỉnh của tương đối hoàn chỉnh thì mới phản ánh được đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan hình thành phông. Do đó, đối với những cơ quan hoạt động độc lập mà tài liệu bị mất mát nhiều, chỉ còn lại những tài liệu tản mạn, không còn giữ 46
47. được mối liên hệ lịch sử, thì khối tài liệu đó không thể gọi là phông lưu trữ (tuy nhiên vẫn phải đưa vào nhà nước bảo quản). Tóm lại phông lưu trữ cơ quan được hình thành đối với những cơ quan hoạt động độc lập, tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh và có giá trị, cần bổ sung cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Xác định giới hạn phông lưu trữ Xác định giới hạn phông lưu trữ tức là xác định thành phần tài liệu của một phông lưu trữ cụ thể. Trong quá trình phân loại tài liệu theo phông lưu trữ, vấn đề này có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi nếu thành phần tài liệu của mỗi phông lưu trữ không được xác định đúng đắn, sẽ làm cho tài liệu của phông đó bị phân tán, lẫn lộn với tài liệu của các phông lưu trữ khác. Xác định giới hạn phông liên quan chặt chẽ với việc nghiên cứu quá trình lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông. Khi xác định giới hạn phông lưu trữ, trước hết phải căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nói chung, thời gian bắt đàu hoạt động của một cơ quan đồng thời cũng là thời gian bắt đầu hình thành tài liệu của phông lưu trữ cơ quan đó, khi cơ quan chấm dứt hoạt động thì đó cũng là giới hạn thời gian kết thúc của nó. Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thường được thể hiện bằng văn bản pháp quy như nghị định, quyết định về thành lập và giải thể cơ quan đó. Để xác định giới hạn thời gian của phông lưu trữ cần phải nghiên cứu những ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị hình thành phông. Các yếu tố đó là: Sự thay đổi về chế độ chính trị Trong trường hợp này các cơ quan thuộc bộ máy nhà nước cũ sẽ bị xoá bỏ, nhà nước của chế độ mới ra đời, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới, tạo nên một hệ thống đơn vị hình thành phông mới. ở nước ta, đó là cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945, đã đập tan bộ máy nhà nước của chế độ thuộc địa 47
48. nửa phong kiến, thành lập nhà nước mới của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà gồm hệ thống cơ quan từ trung ương đến cơ sở. Ngày 19 tháng 8 năm 1945 - ngày cách mạng giành được thắng lợi ở thủ đô Hà Nội được xem là ngày kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ cũ nói chung. Tuy nhiên, do khởi nghĩa giành chính quyền của các tỉnh, thành phố không cùng thắng lợi trong một ngày, nên ngày kết thúc hoạt động của các cơ quan địa phương thuộc chế độ cũ có thể không đồng nhất. Cần phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng nơi mà xác định. Còn thời gian bắt đầu hoạt động của các cơ quan nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà thì tính theo ngày tháng của các văn bản pháp quy về sự thành lập những cơ quan đó. Sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Trong thực tế có những trường hợp sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đã làm thay đổi ý nghĩa và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống chung của bộ máy nhà nước. Trong trường hợp này sẽ hình thành phông lưu trữ mới. Ví dụ, năm 1960, Tổng cục Địa chất được thành lập để thay thế Cục Địa chất thuộc Bộ Công nghiệp. Tổng cục Địa chất ngoài việc kế tục chức năng, nhiệm vụ của Cục Địa chất, còn có nhiệm vụ giúp Hội đồng Chính phủ nghiên cứu ban hành các chính sách, chế độ, thể lệ, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật về nghiên cứu và thăm dò tài nguyên khoáng sản, khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, kiểm tra việc khai thác khoáng sản, tổ chức nghiên cứu khoa học về địa chất nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế và văn hoá của đất nước(21). Do chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được mở rộng nên Tổng cục Địa chất trở thành cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, có vị trí cao hơn trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước so với Cục Địa chất trước đó. Bởi vậy, đã dẫn đến việc hình thành phông lưu trữ mới - phông lưu trữ Tổng cục Địa chất. 21 Xem Nghị định 159 CP ngày 9-10-1961 của Hội đồng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng cục Địa chất, Công báo năm 1961, tr. 669. 48
49. Do thay đổi địa giới hành chính mà giải thể các cơ quan thuộc lãnh thổ hành chính cũ, thành lập các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới. Ví dụ: năm 1976, theo quyết định của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, hai tỉnh Nam Hà, Ninh Bình sáp nhập làm một, lấy tên là tỉnh Hà Nam Ninh. Do sự thay đổi này, đã kết thúc các phông lưu trữ uỷ ban nhân dân Nam Hà và Uỷ ban nhân dân Ninh Bình, đồng thời hình thành nên Phông Lưu trữ Uỷ ban nhân dân Ninh Bình. Cũng có những trường hợp, tuy địa giới hành chính và hoạt động của cơ quan có những biến động, nhưng không làm ảnh hưởng đến giới hạn của phông lưu trữ. Đó là những trường sau đây: - Phạm vi hoạt động của cơ quan được mở rộng nhưng chức năng, nhiệm vụ vẫn như cũ. Ví dụ: Trong kỳ họp thứ hai, ngày 15-1-1977, Quốc hội khoá VI đã ra nghị quyết phê chuẩn việc sáp nhập huyện Côn đảo vào tỉnh Hậu Giang. Như vậy, so với trước đó, phạm vi hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hậu Giang đã được mở rộng hơn. Nhưng do chức năng, nhiệm vụ không thay đổi, nên phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân Hậu Giang vẫn giữ nguyên như cũ. - Hoạt động của cơ quan bị gián đoạn, nhưng chức năng nhiệm vụ chủ yếu không thay đổi. Ví dụ: ngày 25-5-1946, Nha thống kê được thành lập theo Quyết định số 102 BKT của Bộ Quốc dân kinh tế, nhưng nó chỉ hoạt động trong một thời gian ngắn thì giải thể. Nên năm 1948, Nha này lại được lập lại với chức năng, nhiệm vụ như cũ. Trong trường hợp này, phông lưu trữ Nha Thống kê vẫn là một phông lưu trữ liên tục. Việc xác định giới hạn phông lưu trữ là nội dung chủ yếu trong phân phông lưu trữ ở các kho lưu trữ. Đối với những đơn vị hình thành phông chưa kết thúc hoạt động, thì công việc này sẽ diễn ra trong cả quá trình dài, đến khi đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động và tài liệu của nó được giao nộp đầy đủ vào kho lưu trữ thì mới chấm dứt. 49
50. b. Phông lưu trữ cá nhân Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ vật liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng hiện được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác. Ví dụ: tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Hồ Chủ tịch sẽ được lập thành Phông lưu trữ Hồ Chí Minh. Cùng dạng với phông lưu trữ cá nhân còn có phông lưu trữ gia đình và phông lưu trữ dòng họ (phông lưu trữ có nguồn gốc cá nhân). Phông lưu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của các thành viên trong cùng một gia đình. Phông lưu trữ này được thành lập đối với những gia đình có nhiều nhân vật xuất sắc mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa về nhiều mặt. Phông lưu trữ dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của nhiều nhân vật tiêu biểu trong cùng một dòng họ. Hiện nay, tuy nhà nước chưa có những quy định cụ thể về việc thành lập phông lưu trữ cá nhân, nhưng tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một số nhà hoạt động chính trị, xã hội, khoa học kỹ thuật nổi tiếng đã bước đầu được các cơ quan lưu trữ chú ý thu thập và chỉnh lý. Khác với phông lưu trữ cơ quan, không có một yếu tố nào dùng để xác định giới hạn thời gian đã nêu ở trên lại có thể ảnh hưởng đến giới thời gian của phông lưu trữ cá nhân. ở đây, tài liệu có thể kéo dài từ thời kỳ lịch sử này sang thời kỳ lịch sử khác, tuỳ thuộc vào quá trình sống và hoạt động của người hình thành phông. Bởi vậy, xác định giới hạn thời gian phông lưu trữ cá nhân chủ yếu là xác định giới hạn thời gian sống và hoạt động của cá nhân ấy. 50
51. Trong thành phần phông lưu trữ cá nhân, còn gồm có cả những tài liệu nói về người hình thành phông sau khi người đó đã qua đời như các hồi ký, bài viết, bản nhạc, v.v gặp trường hợp này, thì giới hạn thời gian của phông lưu trữ cá nhân được mở rộng. c. Phông lưu trữ liên hợp Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hai hoặc nhiều cơ quan mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử và (hoặc) lô-gic được đưa vào bảo quản ở một kho lưu trữ nhất định. Mối liên hệ giữa các cơ quan đó được hình thành có thể do cùng chức năng, cùng cơ quan chủ quản, cùng địa bàn hoạt động, hoặc cùng kế thừa một nhiệm vụ nào đó Việc tập hợp tài liệu của nhiều phông lưu trữ đơn lẻ thành phông lưu trữ liên hợp sẽ có tác dụng loại bỏ những tài liệu có nội dung trùng lặp thông tin, giảm nhẹ khối lượng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu, đơn giản hệ thống công cụ tra cứu khoa học. Tuy nhiên, việc lập phông lưu trữ liên hợp thường chỉ thực hiện đối với những đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động có khối lượng tài liệu không lớn hoặc thiếu hoàn chỉnh do tài liệu bị phân tán hoặc bảo quản không tốt. Chỉ trong trường hợp như vậy, việc liên hợp các phông mới đạt được các mục đích đã nêu trên. Nhưng trong điều kiện thực tế hiện nay vẫn xảy ra phông lưu trữ liên hợp mà phòng vẫn đang hoạt động bình thường. Cơ sở để lập phông lưu trữ liên hợp là các phông lưu trữ. Vì vậy điều kiện quan trọng hàng đầu để tổ chức đúng đắn phông lưu trữ liên hợp là phân loại chính xác tài liệu các phông lưu trữ. Mặt khác, cần phải tuân theo những đặc trưng chủ yếu trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Chẳng hạn, không được liên hợp các phông lưu trữ của các thời kỳ lịch sử khác nhau hoặc phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc với phông lưu trữ chỉ có ý nghĩa địa phương. Phông lưu trữ liên hợp thường được xây dựng dựa theo các đặc trưng ngành hoạt động, chức năng, cơ quan chủ quản, địa dư, thời gian 51
52. Đặc trưng hoạt động dùng làm căn cứ để liên kết tài liệu của các đơn vị hình thành phông cùng một lĩnh vực hoạt động. Đặc trưng chức năng dùng làm cơ sở để liên kết tài liệu các đơn vị cơ sở thành phông có chức năng giống nhau. Trên thực tế, đặc trưng ngành hoạt động và đặc trưng chức năng không có sự khác biệt lớn. Đặc trưng cơ quan chủ quản là cơ sở để liên hợp phông của cơ quan chủ quản với phông của các cơ quan trực thuộc. Đặc trưng địa dư được dùng làm cơ sở để liên kết tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động trong cùng một lãnh thổ hành chính. Đặc trưng thời gian được dùng làm cơ sở liên kết tài liệu của các đơn vị hình thành phông tồn tại trong cùng một thời gian. Các đặc trưng nói trên có liên quan chặt chẽ với nhau, trong đó các đặc trưng ngành hoạt động, chức năng cơ quan chủ quản là những đặc trưng chủ yếu. Việc lập phông lưu trữ liên hiệp tốt nhất nên có dự kiến trước khi tài liệu của các phông được chỉnh lý khoa học kỹ thuật và làm công cụ tra cứu khoa học. Đối với các phông đã được tổ chức khoa học và làm hệ thống công cụ tra cứu, thì việc lập phông lưu trữ liên hợp cần được nghiên cứu và xem xét cẩn thận. Bởi vì, trong trường hợp này, hệ thống ký hiệu tra tìm cũ sẽ thay đổi, có thể gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu của các phòng. Khi lập phòng lưu trữ liên hợp, cần phải tiến hành một số công tác nghiên cứu khoa học, như nghiên cứu lịch sử của các đơn vị hình thành phông dự định liên kết thành phông lưu trữ liên hợp, xác định mối quan hệ giữa các đơn vị hình thành phông, tìm hiểu thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của từng phông Dựa vào kết quả nghiên cứu này để luận chứng nguyên nhân và sự cần thiết phải thành lập phông lưu trữ liên hợp, đồng thời xác định các đặc trưng cần vận dụng để liên hợp các phông lưu trữ đó. d. Sưu tập tài liệu lưu trữ 52
53. Trong các phòng, kho lưu trữ, đôi khi gặp những tài liệu có giá trị về nhiều mặt, nhưng không đủ điều kiện lập phông lưu trữ riêng, do khối lượng ít, nội dung không hoàn chỉnh hoặc bị phân tán, xé lẻ. Trong trường hợp này, có thể tổ chức thành các sưu tập tài liệu lưu trữ. Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, được kết lại với nhau theo những đặc trưng nhất định như vấn đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư. Ví dụ: sưu tập tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tính (năm 1930 - 1931): Sưu tập tài liệu về văn thơ yêu nước trước Cách mạng tháng Tám năm 1945. Điểm khác nhau cơ bản giữa sưu tạp tài liệu lưu trữ và phông lưu trữ là ở chỗ tài liệu của các sưu tập là sự tập hợp những tài liệu tản mạn hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, chứ không phải là khối tài liệu hoàn chỉnh của một cơ quan hoặc cá nhân. Do đó, mối liên hệ giữa các tài liệu trong sưu tập chủ yếu là liên hệ lô-gich chứ không phải là liên hệ lịch sử. Việc lựa chọn đặc trưng để thành lập sưu tập tài liệu lưu trữ, thường phụ thuộc vào đặc điểm của tài liệu và mục đích thành lập sưu tập đó. Nói chung, phải kết hợp mấy đặc trưng với nhau. Ví dụ: Kho lưu trữ trung ương Hà Nội có thể sưu tầm và lập thành các sưu tập tài liệu lưu trữ phản ánh phong trào đấu tranh của giai cấp công nhân Việt Nam từ ngày thành lập Đảng (1930) đến Cách mạng tháng Tám (năm 1945), như sưu tập tài liệu lưu trữ về phong trào phụ thuộc của công nhân Hà Nội, thành phố Hải Phòng, thành phố Nam Định Các sưu tập này được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với địa dư, nhằm mục đích nghiên cứu phong trào đấu tranh của công nhân từng thành phố riêng biệt. Nếu muốn nghiên cứu phong trào đấu tranh của công nhân theo ngành nghề thì có thể thành lập các sưu tập như: sưu tập 53
54. tài liệu lưu trữ về phong trào đấu tranh của công nhân Hoả xa, sưu tập tài liệu về phong trào đấu tranh của công nhân Mỏ, v.v Khi thành lập các sưu tập tài liệu lưu trữ, cần phải nghiên cứu một cách tỉ mỉ đối với từng trường hợp cụ thể. Làm như vậy mới có thể tổ chức hợp lý những tài liệu lưu trữ đó. Các sưu tập tài liệu lưu trữ cũng được xem là đơn vị phân loại và đơn vị thống kê trong các kho lưu trữ. IV. Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ cụ thể 1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan a. Mục đích, ý nghĩa của phân loại tài liệu phông lưu trữ Phân loại tài liệu phông lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó. Phân loại tài liệu phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. Chỉ trên cơ sở tài liệu các phông lưu trữ được phân loại một cách khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học. Trong phân loại tài liệu phông lưu trữ, lưu trữ học tự sản đã đề ra cái gọi là "nguyên tắc xuất xứ". Cốt lõi của nguyên tắc này là tài liệu trong phông lưu trữ phải được sắp xếp theo trật tự sắp xếp ban đầu của chúng ở văn thư. Nguyên tắc phân loại này có hạt nhân hợp lý của nó là lấy phông lưu trữ làm cơ sở để phân loại, nhưng còn mang tính chất máy móc, phiến diện, bởi vì trật tự sắp xếp ban đầu của tài liệu ở văn thư cơ quan không phải bao giờ cũng đảm bảo chính xác. Ngược lại, lưu trữ học Mác - Lênin đã xem quá trình lịch sử hình thành phông là cơ sở khoa học để phân loại tài liệu phông lưu trữ. Phân loại tài liệu dựa trên cơ sở khoa học này sẽ đảm bảo cho tài liệu trong 54