Hướng dẫn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Nội dung text: Hướng dẫn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

1. Dự án GTZ TA số: 07.2023.5 – 001.00 Project GTZ TA No: 07.2023.5 – 001.00 Tài liệu dự án: MIS 001 Project Document No: MIS 001 Phát hành lần 1 Edition: 01 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM Hà Nội, Tháng 5 Năm 2009 - Hanoi, May 2009 Bộ Xây dựng – Hà Nội Ministry of Construction – Hanoi hợp tác với in cooperation with Tổ Chức Hợp Tác Kỹ Thuật Đức Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam ĐT: 84-4-3974 0938 Fax: 84-4-3974 0939 Email: gtz-www@fpt.vn Website: wastewater-vietnam.org
2. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH Your contact with GFA Consulting Group GmbH Gudrun Krause Fax +49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de Địa chỉ Address GFA Consulting Group GmbH Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg Germany Người chuẩn bị This guidelines was prepared by Ts. Nguyễn Ngọc Hà / Dr. Nguyen Ngoc Ha Chuyên gia MIS / MIS Expert 090506-MIS Guideline-Ha-EN&VN-Final.doc
3. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM MỤC LỤC 1. GIỚI THIỆU 1 1.1 Định nghĩa 1 1.2 Mục đích 1 1.3 Các thành phần của MIS 1 2. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG 4 2.1 Khảo sát xây dựng cấu trúc của MIS 4 2.2 Mua sắm, lắp đặt phần cứng của hệ thống 5 2.3 Lập trình hệ thống 5 2.4 Chạy thử và đào tạo người sử dụng 6 2.5 Bảo trì, nâng cấp hệ thống 6 3. BÁO CÁO QUẢN LÝ 7 3.1 Chỉ tiêu thông tin 7 3.2 Cấu trúc báo cáo 7 4. VÍ DỤ HỆ THỐNG MIS 8 i
4. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM TABLE OF CONTENTS 1. INTRODUCTION 1 1.1 Overview 1 1.2 Purpose 1 1.3 Component of MIS 1 2. MIS BUILDING PROCESS 4 2.1 Information Investigation to Build MIS Structure 4 2.2 Hardware Acquisition and Installation 5 2.3 Programming 5 2.4 Testing and User Training 6 2.5 System Maintenance and Update 6 3. MANAGEMENT REPORT 7 3.1 Information Indicator 7 3.2 Report Structure 7 4. MIS EXAMPLE 8 ii
5. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM 1. GIỚI THIỆU 1. INTRODUCTION 1.1 Định nghĩa 1.1 Overview Hệ thống thông tin quản lý (MIS), cũng được gọi là Management Information system (MIS), also called hệ thống thông tin báo cáo, là nguyên bản của hệ information-reporting system [2], was the original type of thống thông tin trợ giúp quản lý, và chúng vẫn là management support systems, and they are still a major một hệ thống chủ yếu và là một tập con của các hệ category and subset of information systems. MIS, typically computer-based, that collects and processes data into thống thông tin [2]. MIS, thông thường dựa trên information and provides it to managers at all levels who máy tính, thu thập và xử lý số liệu thành thông tin use it for decision making, planning, program và cung cấp các thông tin này cho các lãnh đạo ở implementation and control. Reports, and displays mọi cấp quản lý, những người sử dụng chúng cho produced by such systems provide information that việc ra quyết định, lập kế hoạch, thực thi chương managers have specified in advance as adequately trình và kiểm soát hoạt động. Các báo cáo, màn meeting their information needs. Such predefined hình hiện thị được sản sinh bởi hệ thống thông tin information products are presented in the form of quản lý cung cấp các thông tin mà các nhà quản lý comparison, trend, tables, graphs, and have hierarchical đã xác định trước là thoả mãn các nhu cầu thông tin structure expanding from general to detail. của họ. Các thông tin được định nghĩa trước này được trình bày dưới dạng so sánh, xu hướng, bảng biểu, biểu đồ và có cấu trúc tấng lớp từ tổng quát tới chi tiết. 1.2 Mục đích 1.2 Purpose Mục đích xây dựng hệ thống MIS là cung cấp các The purpose of setting up MIS is to provide managers thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để trợ giúp necessary information supporting their managerial họ trong quá trình ra quyết định. Để tìm hiểu những decision-making. In order to understand what information a thông tin nào các nhà quản lý cần thiết ta cần xác manager need, we need to review the management functions and the process of decision making. định các chức năng của nhà quản lý và quy trình ra quyết định của họ. Công tác quản lý thông thường được mô tả như Management is traditionally described as a process of một quá trình lãnh đạo liên quan tới bốn chức năng leadership involving the management functions of quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và planning, organizing, directing and especially controlling. A đặc biệt là kiểm soát. Một nhà quản lý cần phải lập manager should plan the activities of his or her company, organize its personnel and their activities, direct its kế hoạch các hoạt động cho công ty, tổ chức và bổ operations, and control its direction by evaluating feedback nhiệm các nhân viên của công ty vào các vị trí công and making necessary adjustments. tác và giao nhiệm vụ cho các nhân viên, điều hành hoạt động và kiểm soát quá trình hoạt động bằng việc đánh giá hiện trạng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Quy trình ra quyết định của nhà quản lý được chia Decision-making process of a manager can be divided into thành 4 bước là khảo sát hoạt động, tìm kiếm các 4 stages that are intelligence activities, design activities, hoạt động thay thế, lựa chọn hoạt động thay thế và choice activities and implementation activities. MIS can thực hiện, đánh giá hoạt động thay thế. Hệ thống help managers in the intelligence stage by providing information about company’s current internal performance, MIS có thể trợ giúp nhà quản lý trong bước khảo defining areas that might require decision-making. In order sát và đánh giá kết quả của hoạt động thay thế to do that, MIS should provide managers the total bằng việc cung cấp các thông tin về các điều kiện panorama picture of company’s performance, possible hiện tại bên trong doanh nghiệp, xác định lĩnh vực trends of information indicators and help them identify cần phải ra quyết định. Để làm việc này MIS cung problems and opportunities. The prespecified reports, cấp cho nhà quản lý bức tranh tổng thể về tất cả exceptional reports in the form of comparison actual các hoạt động của công ty, xu hướng của các chỉ performance to planned figure could help managers in the tiêu thông tin giúp cho nhà quản lý xác định được stage of implementation activities. các tồn tại và cơ hội. Các báo cáo định kỳ, báo cáo đặc biệt dưới dạng so sách giữa hoạt động và mục tiêu trợ giúp quá trình đánh giá hoạt động thay thế. 1.3 Các thành phần của MIS 1.3 Component of MIS Hình 1 biểu diễn các thành phần của một hệ thống Figure 1 illustrates the components of a management thông tin quản lý. Các nhà quản lý có thể nhận information system. Managers receive information at their thông tin từ máy tính của họ để trợ giúp các hoạt workstations that support their decision-making activities. 1
6. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM động ra quyết định. Các thông tin này được trình This information takes the form of periodic, exception, and bày dưới dạng các báo cáo định kỳ, báo cáo đặc demand reports and immediate responses to inquire. biệt và các kết quả trả lời các câu hỏi. Chương trình Application programs and database management software ứng dụng và phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu cung provide access to information in the company’s databases. Remember, these databases are maintained by cấp phương tiện truy cập tới các cơ sở dữ liệu của transaction processing systems. doanh nghiệp. Ghi nhớ, các cơ sở dữ liệu này được duy trì, cập nhật bởi các hệ thống xử lý hoạt động giao dịch. Cơ sở dữ liệu công ty / Company’s databases HỆ THỐNG MIS / MIS Báo cáo Cơ sở dữ liệu tài chính / Cơ sở dữ liệu nhân sự / Cấp quản lý / Ứng dụng MIS / Finance database Personnel database Managers Application MIS Report Cơ sở dữ liệu MIS / Cơ sở dữ liệu khác / MIS Database Cơ sở dữ liệu khách hàng / Customer Other database database Hình 1: Các thành phần của MIS / Figure 1: Components of MIS Trong doanh nghiệp tồn tại nhiều hệ thống thông tin There exist many different information systems in the khác nhau. Các hệ thống như tài chính kế toán, company. The information systems like financial system, khách hàng, quản lý tài sản, nhân sự, v v thuộc customer system, asset management system, personnel nhóm các hệ thống thông tin hỗ trợ quá trình sản system, etc. belong to information systems that support business operation. The MIS, otherwise, belong to the xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý thuộc information systems that support decision-making of nhóm các hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý managers. MIS receive data from corporate database. ra quyết định. Hệ thống MIS tiếp nhận số liệu từ các These data are maintained and updated by information cơ sở dữ liệu toàn công ty. Các số liệu này được systems that support daily business activities. The main cập nhật thông qua các hệ thống hỗ trợ sản xuất point here is that the MIS takes only necessary data kinh doanh. Điều đáng lưu ý là hệ thống MIS chỉ lấy supporting its reports calculating process and is not able to các số liệu cần thiết cho quá trình tính toán thông change those data (one way receiving data) [2]. The data tin của mình và không có khả năng làm thay đổi các taken from corporate database are stored in separate số liệu đó (việc tiếp nhận số liệu một chiều) [2]. Các database for later use (MIS database). The periodic reports, information searching displays are calculated số liệu cần thiết từ cơ sở dữ liệu toàn công ty được based on MIS database. hệ thống MIS lưu trữ trong cơ sở dữ liệu riêng (cơ sở dữ liệu MIS). Các báo cáo định kỳ, các màn hình tìm kiếm thông tin được tính toán dựa trên cơ sở dữ liệu MIS. Cơ sở dữ liệu, phần cứng, phần mềm: MIS cần Database, hardware, software: The management phải được xây dựng dựa trên mô hình máy chủ / information system should be developed based on client / máy khách. Trong đó cơ sở dữ liệu được cài đặt server model. In this model, MIS database resides in the trên máy chủ trung tâm. Phầm mềm quản trị cơ sở central server. Database management software should be powerful enough to support lots of simultaneous accesses dữ liệu phải đủ mạnh để hỗ trợ việc truy cập đồng from end-users. Database management software often thời của nhiều người dùng. Các phần mềm quản trị used in MIS is SQL Server or Oracle. Data in MIS cơ sở dữ liệu thường được dùng là các phần mềm database are updated from corporate database but MIS is quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc Oracle. Dữ not able to change those data. Therefore, the approach liệu trong cơ sở dữ liệu MIS được cập nhật từ các applied in the process of updating MIS database is that cơ sở dữ liệu của các hệ thông tin khác nhưng lại other information systems periodically export necessary không có khả năng làm thay đổi các dữ liệu này. data and those data are automatically updated into MIS Nên giải pháp thường được áp dụng cho quá trình database avoiding retyping. For other data that are not cập nhật cơ sơ dữ liệu MIS là các hệ thống thông available in existing information systems, MIS should 2
7. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM tin khác định kỳ xuất khẩu các dữ liệu cần thiết và provide input forms allowing users enter those data into được cập nhật tự động vào cơ sở dữ liệu MIS tránh the MIS database. trường hợp đánh lại số liệu. Ngoài ra, một số dữ liệu cần thiết nhưng không sẵn có trong các hệ thống thông tin khác, hệ thống MIS cần cung cấp các mẫu nhập số liệu cho phép người dùng nhập số liệu vào cơ sở dữ liệu MIS. Để xây dựng và duy trì hệ thống MIS, mạng máy Computer network is vitally important to support and tính là cần thiết. Việc truy cập thông tin của các nhà maintain MIS. The access from manager’s computers to quản lý từ máy tính của họ tới cơ sở dữ liệu MIS MIS database retrieving information must be fast and cần phải nhanh chóng và tin cậy. Một mạng máy reliable. A local area network (LAN) or virtual private network (VPN) connecting all computers in the company is tính nội bộ (LAN) hoặc một mạng máy tính riêng ảo usual applied and set prior to build. Figure 2 describes (VPN) nối kết hầu hết các máy tính trong doanh connection model and data exported from other nghiệp với máy chủ là giải pháp thường được áp information systems to management information system. dụng và được tiến hành xây dựng đầu tiên. Hình 2 là mô hình nối kết và xuất khẩu dữ liệu từ các hệ thống thông tin khác tới hệ thống MIS. Hình 2: Mô hình kết nối và xuất khẩu dữ liệu trong Figure 2: connecting and updating data model in MIS MIS Các phần mềm bảng tính điện tử như Lotus 1-2-3, Electronic spreadsheet packages like Lotus 1-2-3, QuattroPro và đặc biệt nổi bật là Microsoft Excel QuattroPro and especially Microsoft Excel are application thường được sử dụng cho việc phân tích sản xuất programs usually used for analysis, planning and kinh doanh, lập kế hoạch và mô hình hoá. Các bảng modeling. Electronic spreadsheet can contain data, formulas, graphs linking to tables and hyperlinks. They can tính có thể chứa đựng các công thức, biểu đồ liên be formatted in advance for special-purpose spreadsheet kết với các bảng biểu cũng như các liên kết và chú models called report templates containing not only formats giải. Các bảng tính điện tử có thể được định dạng but also hyperlinks and comments. Once an electronic trước cho việc sử dụng làm khuôn mẫu các báo spreadsheet has been developed, it can be stored for later cáo. Một khi bảng tính một khi được tạo ra nó có use or printed out as report. The MIS software should be thể được lưu trữ để sử dụng sau này hoặc in ra developed as client / server application. MIS can use Excel dưới dạng báo cáo. Phần mềm MIS cần được phát application installed in client computers as user interface. triển theo mô hình máy chủ / máy khách. MIS sử The MIS generates reports in the form of Excel worksheet dụng phần mềm ứng dụng bảng tính điện tử Excel at managers’ computers using data stored at MIS database and report templates. được cài đặt tại máy trạm làm giao diện người sử dụng. MIS sẽ sản sinh ra các báo cáo dưới dạng các bảng tính điện tử tại các máy tính của nhà quản lý sử dụng các số liệu lưu trữ tại máy chủ và các khuôn mẫu được định dạng trước. Các hệ thống con của MIS: Hệ thống thông tin quản Subsystem of MIS: MIS is a collaboration of subsystems. lý MIS là sự cộng tác của các hệ thống con. MIS MIS has been introduced as a broad concept referring to a được giới thiệu như một khái niệm rộng tham khảo federation of subsystems. One approach to define đến một liên đoàn của các hệ thống con. Một giải subsystems of MIS is to follow the organizational functions that they support. Because organizational functions are pháp để định nghĩa các hệ thống con của MIS là somewhat separable in terms of activities and are defined dựa theo các chức năng của công ty mà hệ thống managerially as separate responsibilities - one for each 3
8. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM hỗ trợ. Bởi vì các chức năng của công ty theo một major organizational function. Typical major subsystems nghĩa nào đó là tách biệt về hoạt động và được xác for a business organization engaged in manufacturing are: định theo nghĩa quản lý như là các trách nhiệm tách biệt - mỗi hệ thống con cho mỗi chức năng. Các hệ thống con điển hình cho một tổ chức sản xuất kinh doanh có thể là: Hệ thống con / Major subsystem Thông tin liên quan / Information relevance Sản xuất / Manufacturing Sản lượng, kế hoạch sản xuất và lịch trình, phân tích chi phí sản xuất / Production, production planning and scheduling, cost control analysis Khách hàng / Customer Thông tin khách hàng, phàn nàn của khách hàng và phân tích về khách hàng / Customer inventories, complaints and customer analysis Nhân sự / Personnel Chi tiết nhân viên, yêu cầu và kế hoạch về phát triển nhân lực, phân tích đánh giá nhân viên, quản trị về lương / Personnel details, planning personnel requirements, analyzing performances, salary administration Tài chính kế toán / Finance and Accounting Tình hình tài chính, doanh thu, phân tích chi phí, kế hoạch tài chính / Financial status, revenue collection, cost analysis, capital requirements planning 2. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG 2. MIS BUILDING PROCESS Có năm bước trong quá trình xây dựng hệ thống There are 5 steps in building management information thông tin quản lý đó là khảo sát xây dựng cấu trúc system that are information investigation to build system của hệ thống; mua sắm, lắp đặt phần cứng của hệ structure; hardware acquisition and installation; system thống; lập trình hệ thống; chạy thử, đào tạo người programming; testing, user training; system maintenance and update [1,3,4]. The first step should be accomplished sử dụng và bảo trì nâng cấp hệ thống [1,3,4]. Bước first and separately. The following steps can be proceeded đầu cần được thực hiện riêng biệt và trước tiên. Chỉ only when the first step is completed. Steps from second sau khi bước một được hoàn thành thì các bước step to fourth step can be implemented in parallel or sau mới tiếp tục được thực hiện. Các bước sau trừ overlapped. For example, the programming step can be bước cuối có thể được thực hiện song song hoặc implemented in parallel with the step of testing and user có một phần gối nhau. Ví dụ bước lập trình hệ training. The system development cycle can be depicted in thống có thể được tiến hành song song với bước figure 3 chạy thử và đào tạo người sử dụng. Chu trình phát triển hệ thống MIS được mô tả trong hình 3. Hình 3: Chu trình phát triển MIS / Figure 3: MIS development cycle 2.1 Khảo sát xây dựng cấu trúc của MIS 2.1 Information Investigation to Build MIS Structure • Điều tra nhu cầu thông tin của các cấp quản lý. • Investigate management information needed to Công việc này được thực hiện thông qua phỏng managers at all levels. This work can be accomplished vấn trực tiếp nhà quản lý hoặc quan sát họ by interviewing managers of making observation them trong quá trình làm việc và đề xuất các thông tin at work and proposing management information. 4
9. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM hỗ trợ. • Collect current reports to clarify the information that • Thu thập các báo cáo hiện có để xác nhận các has been being supplied to managers and compare thông tin đã và đang được cung cấp tới các cấp that information with their information need. Those quản lý và so sánh với nhu cầu thông tin của reports also help us to find out the source of họ. Việc thu thập các báo cáo này còn cho biết information, format of information and frequency of supplying. nguồn cung cấp thông tin, định dạng của thông tin và định kỳ của thông tin. • Investigate other current information systems including software, hardware like network, personal • Khảo sát các hệ thống thông tin hiện có bao computers and server. Find out the possibilities of gồm các phần mềm, hệ thống phần cứng như exporting data from those information systems in order mạng nội bộ, máy tính cá nhân và máy chủ. to avoid retyping data. Quá trình này tìm hiểu khả năng xuất khẩu dữ • Build data flow model. Information need should be liệu từ các cơ sở dữ liệu hiện có để giảm thiểu analyzed to identify data, formula making up khả năng nhập lại số liệu. information as well as the frequency of updating data. • Xây dựng mô hình truyền dữ liệu. Phân tích các The more detail in building data flow model, the less nhu cầu thông tin để tìm ra số liệu, công thức time is taken in the building data tables and cần thiết để xây dựng nên các thông tin yêu cầu relationship in the system database. cũng như tần xuất cập nhật các số liệu. Xây • Build report structure and report formats. In this step, dựng mô hình truyền dữ liệu càng chi tiết sẽ we also define the criteria to expand reports from giảm bớt thời gian trong quá trình xây dựng các summarized to detailed levels for every information bảng số liệu và quan hệ trong cơ sở dữ liệu. indicators. Information in reports is generated by comparison of data (in percentage or absolute value) • Xây dựng cấu trúc báo cáo và định dạng của and arrangement of data in trend graphs. các báo cáo. Trong bước này, ta xác định các • The last work in the step of building system structure tiêu chí khai triển của báo cáo từ tổng hợp tới is showing information to managers, getting their chi tiết cho từng chỉ tiêu thông tin. Thông tin comments and making necessary adjustments. The trong các báo cáo được sản sinh thông qua reports can be added or deleted later in the step of việc so sánh các số liệu (theo phần trăm hoặc system maintenance and update. số tuyệt đối) và việc sắp xếp các số liệu trong các biểu đồ xu hướng. • Việc cuối trong khảo sát xây dựng cấu trúc là cần trình bày và lấy ý kiến của người sử dụng thông tin và chỉnh sửa nếu cần thiết. Các báo cáo có thể thêm bớt hay thay đổi theo thời gian sử dụng hệ thống và sẽ được cập nhật trong bước bảo trì nâng cấp hệ thống. 2.2 Mua sắm, lắp đặt phần cứng của hệ 2.2 Hardware Acquisition and Installation thống • Nêu yêu cầu về thiết bị và mua sắm thêm máy • Make hardware requirements and hardware purchase tính cá nhân và máy chủ nếu cần thiết. Các like personal computers and server if needed to máy tính hiện có nếu không đáp ứng được yêu support MIS in future. Current computers that are cầu cần được thay thế. obsolete should be replaced. • Xây dựng mạng máy tính nội bộ (LAN, VPN) để • Set up computer network (LAN, VPN) that is met the đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của phần mềm máy technical requirements of client / server application. The places, which supply and update MIS database chủ / máy khách. Các nơi cung cấp và cập nhật should be included in the network. số liệu cần được nối mạng. • Train information technology person or IT department • Đào tạo ban công nghệ thông tin đảm bảo sự whose task is to maintain the operation of hardware hoạt động của phần cứng (cài đặt hệ điều hành, system (install operating system, identify malfunction, xác định hỏng hóc, diệt vi rút, v v ) install anti virus software, etc.) 2.3 Lập trình hệ thống 2.3 Programming • Cài đặt phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu (SQL • Install database management software (SQL server), server), xây dựng từ điển dữ liệu và cơ sở dữ data dictionary and database. MIS database has liệu. Cơ sở dữ liệu MIS thường xây dựng theo relational structure in which data and data relationship mô hình quan hệ trong đó số liệu và quan hệ are stored in the form of simple tables. được chứa trong các bảng đơn giản. • Program data input forms, which are in fact user • Lập trình các mẫu nhập số liệu hay các giao interfaces. Those input forms have the tasks of guiding users to enter data in appropriate places and diện máy tính hướng người nhập dữ liệu vào establishing criteria to control the correctness and đúng vị trí và xác lập các quy tắc kiểm tra độ format of data. MIS should be programmed so that 5
10. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM đúng đắn và định dạng của số liệu được nhập. data exported from other information systems are Đối với các số liệu được xuất khẩu từ các cơ automatically updated or MIS will provide means to sở dữ liệu hiện có cần được lập trình sao cho check their correctness before updating MIS các số liệu được cập nhật tự động vào cơ sở database. dữ liệu MIS hoặc thông qua mẫu nhập số liệu • Program reports system. The reports should be để kiểm tra trước khi nhập vào cơ sở dữ liệu programmed as user friendly as possible in order to MIS. minimize the user training efforts. • Lập trình hệ thống báo cáo. Hệ thống báo cáo cần được lập trình sao cho đơn giản nhất đối với người sử dụng thông tin giảm thiểu thời gian đào tạo sử dụng. 2.4 Chạy thử và đào tạo người sử dụng 2.4 Testing and User Training • Đào tạo nhà quản trị hệ thống người có trách • Train MIS administrators whose responsibilities are to nhiệm điều hành và cài đặt các ứng dụng của install MIS application and operate the whole system. hệ thống MIS. Tài liệu hướng dẫn cho nhà quản The user guide for MIS administrators should be trị hệ thống cần được soạn thảo nêu rõ nguyên composed to include MIS principle and examples. It lý hoạt động và các ví dụ. Nêu rõ một số also points out sources and some possible solutions to the problems if the MIS system shows errors. nguyên nhân và hướng xử lý đối với một số trường hợp báo lỗi. • Train end-users who enter data into the MIS system using input forms. This training is on-the-job-training. • Đào tạo người nhập số liệu sử dụng mẫu nhập Training manual for data inputers should be brief and số liệu trong quá trình nhập số liệu thực tế. Tài should contain step-by-step instructions in liệu hướng dẫn cho người nhập dữ liệu cần combination with pictures. ngắn gọn chứa các bước thao tác cụ thể kết • Train managers to use reports system. hợp với các hình ảnh. • Testing phase may involve operating both new and • Đào tạo nhà quản lý sử dụng hệ thống báo cáo. old MIS system (manual system) in parallel for a trail • Giai đoạn chạy thử bảo gồm việc vận hành period. If new system does not generate errors in the song song cả hai hệ thống thông tin quản lý mới period of 3 months in use, we can drop old system và cũ. Nếu hệ thống mới được sử dụng không and switch to new system. lỗi trong vòng 3 tháng mới có thể hoàn toàn chuyển sang hệ thống mới. 2.5 Bảo trì, nâng cấp hệ thống 2.5 System Maintenance and Update Bước này bao gồm việc kiểm soát, đánh giá và hiệu This step involves the monitoring, evaluating and chỉnh hệ thống MIS để tạo ra các cải thiện mong modifying of MIS system to make desirable or necessary muốn. Các công việc có thể gồm có: improvements. The works may include: • Sửa chữa các công thức tính toán nếu phát • Correct calculation formula. hiện sai sót. • Change report format if required by managers. • Thay đổi định dạng của báo cáo nếu có yêu cầu • Add or delete reports that are generated by new của người sử dụng thông tin. conditions in the company. • Thêm hoặc loại bỏ các báo cáo phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thời gian xây dựng hệ thống MIS phụ thuộc vào The time for MIS development depends on the size of quy mô của doanh nghiệp, số lượng các nhu cầu company, the amount of management information and the thông tin của các cấp quản lý và sự sẵn có của các availabilities of data in other information systems that nguồn số liệu trong các hệ thống thông tin hỗ trợ support business activities. The main feature of MIS is to provide information supporting decision-making. Therefore, sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của hệ thống MIS là it depends much on company’s organizational structure cung cấp thông tin hỗ trợ công tác quản lý. Nên hệ and kind of business activities. The possibility of applying thống phụ thuộc khá nhiều vào loại hình sản xuất MIS system in one company to another is not high. One kinh doanh và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. factor that much affects the time of MIS development is Khả năng sao chép mô hình hệ thống MIS từ doanh computer skill of company’s staffs. nghiệp này sang doanh nghiệp khác không cao. Một nhân tố ảnh hưởng lớn tới thời gian xây dựng hệ thống MIS là kỹ năng sử dụng máy tính của các cán bộ và các cấp quản lý trong doanh nghiệp. 6
11. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM 3. BÁO CÁO QUẢN LÝ 3. MANAGEMENT REPORT 3.1 Chỉ tiêu thông tin 3.1 Information Indicator Mỗi báo cáo của hệ thống MIS được xây dựng dựa Reports produced by MIS are developed based on one or trên một hay nhiều chỉ tiêu thông tin. Chỉ tiêu thông more information indicators. An information indicator is tin là thước đo của hoạt động trong công ty như chỉ measurement of performance about one business activity tiêu thông tin về khách hàng, chỉ tiêu thông tin về in the company like customer indicator, production cost indicator, etc One main indicator can be divided into chỉ phí sản xuất, v v Các chỉ tiêu lớn có thể được more detailed indicators. Components of information chia nhỏ thành các chỉ tiêu thông tin chi tiết hơn. indicator can be name of indicator, planned figure (goal of Mỗi chỉ tiêu thông tin thông thường gồm có tên chỉ indicator), actual figure, figure of previous period, figure of tiêu, mục tiêu của chỉ tiêu (số kế hoạch), kết quả the same period in the previous year, the comparison of thực hiện, kết quả thực hiện kỳ trước, kết quả cùng figures and trend of performance. kỳ và các thông tin về so sánh, xu hướng. 3.2 Cấu trúc báo cáo 3.2 Report Structure • Định kỳ: Tần xuất sản sinh báo cáo về nguyên • Frequency: Frequency of producing reports in lý phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh principle depends on characteristics of company’s và được xác định bởi nhà quản lý những người business activities and is specified in advance by sẽ sử dụng báo cáo. Định kỳ báo cáo của hệ managers who use them. The frequency, which is thống MIS thường được sử dụng là tháng. Đối often used in MIS, is on monthly basis. In this situation, the reports for the months 3, 6, 9, 12 should với các báo cáo cho các tháng 3, 6, 9, 12 phải come with summarized reports like quarterly reports, có thêm các báo cáo tổng hợp quý, nửa năm, 9 semiyearly reports, 9-monthly reports and annual tháng đầu năm và cả năm. Các chỉ tiêu thông reports. The information indicators in summarized tin trong các báo cáo tổng hợp cần được triển reports should be expanded to months. For example, khai tới các tháng có trong báo cáo tổng hợp. summarized reports for second quarter can be Ví dụ báo cáo tổng hợp cho quý II có thể được expanded to months of 4, 5, and 6. triển khai tới các tháng 4, 5 và 6. • Classification: Some information indicators can be • Phân loại: Các chỉ tiêu có thể nhóm lại trong grouped to form a set of reports supporting specific một tập các báo cáo phục vụ cho một mục đích management purpose or specific group of managers. quản lý cụ thể hoặc cho một nhóm nhà quản lý The detail level of every information indicator is specified by managers as adequately met their riêng. Mức độ chi tiết của từng chỉ tiêu trong requirements. các báo cáo phụ thuộc vào yêu cầu của các cấp quản lý. • Hierarchy: Some information indicators in the reports have hierarchical structure like area administration or • Tầng lớp: Một số chỉ tiêu thông tin trong báo network. For those indicators, we can organize so that cáo có cấu trúc tầng lớp theo địa giới hành reports start at root and can be expanded to leaves. chính hay hệ thống mạng lưới. Đối với các chỉ For example, water loss rate indicator can be tiêu này, ta phải tổ chức sao cho báo cáo có thể organized like water loss rate of the company can be triển khai chiều từ tổng hợp tới chi tiết. Ví dụ chỉ expanded to areas, then to every district in areas, then tiêu thông tin về thất thoát nước có thể được tổ to every phuong in districts, then every block meter in chức như thất thoát toàn công ty tới thất thoát phuongs. theo từng khu vực, tới từng quận trong khu vực, • Comparison: The business activities of the company tới từng phường trong quận, tới từng đồng hồ may vary from month to month depending on seasons khối có trong phường. in year. Therefore, in order to make up information, the performance in the month of report should be • So sánh: Hoạt động sản xuất kinh doanh của compared to the performance in month previous, the các công ty có thể phụ thuộc vào từng tháng same month in previous year and planned figure. The theo mùa trong năm. Do đó, để tạo ra thông tin, comparison can be conducted in percentage or giá trị thực hiện trong kỳ báo cáo cần được so absolute value. sánh với giá trị thực hiện kỳ báo cáo trước và • Format: Unstructured information indicators can be kỳ báo cáo cùng kỳ năm trước và với giá trị kế presented in the reports using enumerated manner. hoạch đã đặt ra. Sự so sánh có thể thực hiện Structured indicators or numerical indicators are often theo tương đối % hoặc theo giá trị tuyệt đối của arranged in table of indicators linking to graphical giá trị. presentation like graphs. Depending on requirement of managers, graphs may be column, percentage pie • Định dạng: Chỉ tiêu thông tin không có cấu trúc and line presenting trend of performances of months có thể được trình bày dưới dạng liệt kê. Các chỉ in year. tiêu thông tin có cấu trúc hoặc số được trình • Hyperlink, comment: For information indicators that bày theo bảng chỉ tiêu thông tin kết hợp với các can be expanded into detail or link to graph we should biểu đồ. Theo yêu cầu của các cấp quản lý và make them different in font and color and add 7
12. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM từng chỉ tiêu cụ thể ta có thể trình bày theo biểu hyperlink to them notifying the possibility of expanding đồ cột so sánh, biểu đồ bánh theo % và biểu đồ by click. For new information indicators or ambiguous liên kết điểm trình bày xu hướng thực hiện theo indicators that need further explanation, we should các tháng trong năm. attach comments to the figure making up those indicators. • Liên kết, chú giải: Đối với các chỉ tiêu có thể triển khai tới chi tiết hoặc có biểu đồ đi kèm, chúng ta cần tạo sự khác biệt về mầu sắc và tạo liên kết hyperlink, thông báo khả năng triển khai chi tiết tiếp theo. Đối với các chỉ tiêu mới được thêm hoặc các chỉ tiêu cần có sự giải thích rõ hơn thì cần được gắn thêm các chú giải vào các giá trị tạo ra chỉ tiêu đó. 4. VÍ DỤ HỆ THỐNG MIS 4. MIS EXAMPLE Một ví dụ về hệ thống thông tin quản lý là hệ thống One example is the management information system in MIS của công ty cấp nước Hải Phòng. Hệ thống Hai Phong Water Supply Company. This system is far to này không phải là một hệ thống MIS hoàn hảo be perfect but it contains lots of elements characterizing nhưng nó chứa đựng nhiều yếu tố của một hệ one management information system for one water supply company. The system was developed from 2001 to 2004 thống thông tin quản lý. Hệ thống được xây dựng từ in two phases. It has central database managed by SQL năm 2001 đến 2004 quả hai giai đoạn. Hệ thống có Server updated by exported data from customer system, cơ sơ dữ liệu trung tâm và tiếp nhận số liệu xuất billing system, financial system and material system. Other khẩu từ các hệ thống thông tin khách hàng, hoá data like water production, planning figures, unstructured đơn, tài chính, vật tư. Các số liệu khác như sản data such as unsolved problems in departments are xuất nước, kế hoạch, số liệu không cấu trúc như updated using input forms. Main information indicators are công việc tồn tại được cập nhật theo các mẫu nhập customer indicators, water production, water consumption số liệu. Các chỉ tiêu thông tin chính của hệ thống and revenue collection, water loss rate, wastewater fee bao gồm khách hàng, sản xuất nước, nước tiêu thụ collection, and current financial status. Management reports can be retrieved at computers of all managers và doanh thu, thất thoát nước, phí thoát nước và through local area network. tình hình tài chính. Các báo cáo quản lý có thể được tạo ra tại máy tính của tất cả các nhà quản lý. 8
13. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. S. Haag, M. Cummings and J. Dawkins, Management Information Systems for the Information Age, McGraw-Hill, (1998). 2. J. O’Brien, Introduction to Information Systems, McGraw-Hill, Eight Edition (1997). 3. J. O’Brien, Managment Information Systems, McGraw-Hill, Third Edition (1996). 4. Management Information system, Comptroller’s Handbook (1995).
14. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GUIDELINE FOR SETTING UP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM REFERENCES 1. S. Haag, M. Cummings and J. Dawkins, Management Information Systems for the Information Age, McGraw-Hill, (1998). 2. J. O’Brien, Introduction to Information Systems, McGraw-Hill, Eight Edition (1997). 3. J. O’Brien, Management Information Systems, McGraw-Hill, Third Edition (1996). 4. Management Information system, Comptroller’s Handbook (1995).