›
›

Giáo trình Tin học đại cương (Bản mới)

pdf 79 trang ngocly 150
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học đại cương (Bản mới)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tin_hoc_dai_cuong_ban_moi.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tin học đại cương (Bản mới)

  1. TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TÀI LIỆU TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH – 2013
  2. Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM MỤC LỤC BÀI 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC 1 1.1. KHÁI NIỆM 2 1.1.1. Thơng tin và dữ liệu (information and data) 2 1.1.2. Tin học (informatics) 2 1.1.3. Máy tính (computer) 2 1.1.4. Chương trình (program) 2 1.1.5. Phần cứng (hardware) 2 1.1.6. Phần mềm (software) 2 1.2. THÀNH PHẦN HỆ THỐNG MÁY TÍNH 3 1.2.1. Phần cứng (hardware) 3 1.2.2. Phần mềm (software) 5 1.3. BIỂU DIỄN DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH 5 1.3.1. Hệ nhị phân 5 1.3.2. Biểu diễn dữ liệu trên máy tính 6 1.4. TỔ CHỨC LƯU TRỮ THƠNG TIN TRÊN MÁY TÍNH 6 1.4.1. Ổ đĩa (Disk) 6 1.4.2. Tập tin (File) 6 1.4.3. Thư mục (Directory – hoặc Folder) 7 1.4.4. Đường dẫn (Path) 8 1.5. HỆ ĐIỀU HÀNH 8 1.5.1. Khái niệm 8 1.5.2. Chức năng của hệ điều hành 8 1.6. INTERNET 9 1.6.1. Dịch vụ tìm kiếm thơng tin 9 1.6.2. Dịch vụ thư điện tử 9 BÀI 2. HỆ ĐIỀU HÀNH MS-WINDOWS 10 2.1. GIỚI THIỆU WINDOWS 11 2.1.1. Thao tác điều khiển mouse (chuột) 11 2.1.2. Khởi động và kết thúc phiên làm việc 11 2.2. ĐIỀU KHIỂN QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA ỨNG DỤNG 13 2.2.1. Khởi động ứng dụng 13 2.2.2. Thành phần cửa sổ ứng dụng 13 2.2.3. Kết thúc ứng dụng 14
  3. Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 2.2.4. Chuyển đổi giữa các ứng dụng 14 2.3. QUẢN LÝ CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG WINDOWS 14 2.3.1. Duyệt các đối tượng trên máy 14 2.3.2. Tổ chức Files và Folders 15 2.3.3. Tìm kiếm tài liệu bằng cơng cụ Search 17 2.4. ĐIỀU CHỈNH MƠI TRUỜNG LÀM VIỆC – CONTROL PANEL 17 BÀI 3. PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN 21 3.1. GIỚI THIỆU 22 3.1.1. Màn hình MS-Word 22 3.1.2. Một số khái niệm 24 3.1.3. Các phím sử dụng trong soạn thảo 25 3.2. TRÌNH TỰ SOẠN THẢO MỘT VĂN BẢN 25 3.3. HIỆN THỰC VĂN BẢN TRÊN MÁY TÍNH 25 3.3.1. Khởi động MS-Word 25 3.3.2. Thốt khỏi Word 25 3.3.3. Các thao tác cơ bản 26 3.3.4. Chuyển đổi giữa chế độ gõ chèn và gõ đè 26 3.3.5. Thao tác trên khối ơ 26 3.4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 28 3.4.1. Định dạng chữ 28 3.4.2. Định dạng đoạn 29 3.4.3. Kẻ khung và tạo bĩng nền văn bản 30 3.4.4. Đặt và sử dụng Tab 31 3.4.5. Các định dạng đặc biệt 33 3.5. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 35 3.5.1. Hình ảnh 35 3.5.2. Chữ nghệ thuật (WordArt) 37 3.5.3. Biểu thức tốn học (Equation) 38 3.5.4. Đối tượng SmartArt 39 3.5.5. Chèn biểu đồ (Chart) 40 3.6. PHÂN CỘT VÀ SỬ DỤNG BẢNG 41 3.6.1. Phân cột báo 41 3.6.2. Sử dụng bảng 42 3.7. TRỘN VĂN BẢN 44 3.7.1. Giới thiệu 44
  4. Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 3.7.2. Tạo văn bản nguồn 44 3.7.3. Tạo văn bản mẫu để trộn 45 3.7.4. Trộn văn bản 45 3.8. IN ẤN TRONG MICROSOFT WORD 46 3.8.1. In ấn 46 3.8.2. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang, đánh số trang, trang bìa 48 BÀI 4. PHẦN MỀM TẠO LẬP BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 50 4.1. GIỚI THIỆU 51 4.1.1. Khởi động MS-Excel 51 4.1.2. Màn hình Excel 51 4.1.3. Một số khái niệm 51 4.1.4. Thốt khỏi Excel 52 4.1.5. Hướng dẫn trực tuyến 52 4.2. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢNG TÍNH 53 4.2.1. Phân tích 53 4.2.2. Hiện thực bảng tính trên máy 53 4.2.3. Kiểm tra và cho chạy thử 53 4.3. HIỆN THỰC BẢNG TÍNH TRÊN MÁY TÍNH 53 4.3.1. Cập nhật dữ liệu 53 4.3.2. Định dạng bảng tính 56 4.3.3. Thiết lập thơng số in 56 4.4. CÁC XỬ LÝ CHI TIẾT 59 4.4.1. Xử lý trang tính 59 4.4.2. Định dạng ơ 59 4.4.3. Xử lý cột, hàng, ơ 60 4.4.4. Tham chiếu tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp 62 4.5. HÀM TRONG EXCEL 63 4.5.1. Khái niệm 63 4.5.2. Một số hàm thuờng dùng 63 4.5.3. Hàm điều kiện 66 4.5.4. Mã lỗi (Error code) 66 4.5.5. Sử dụng cơng cụ Function Wizard 66 4.5.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu VLOOKUP VÀ HLOOKUP 67 4.6. TẠO ĐỒ THỊ 68 4.6.1. Tổng quan 68
  5. Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 4.6.2. Sử dụng nhĩm Charts 69 4.7. CƠ SỞ DỮ LIỆU 69 4.7.1. Các khái niệm 69 4.7.2. Đặt tên vùng 70 4.7.3. Thao tác lọc, xố, rút trích và các hàm Database 70 4.7.4. Sắp thứ tự 73
  6. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương BÀI 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC Nội dung: Một số khái niệm Các thành phần trong máy tính Biểu diễn dữ liệu trên máy tính Tổ chức lưu trữ thơng tin trên máy tính Hệ điều hành Internet Trang 1
  7. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương 1.1. KHÁI NIỆM 1.1.1. Thơng tin và dữ liệu (information and data) Thực ra khơng cĩ sự khác biệt nhiều giữa khái niệm thơng tin trong đời sống xã hội và khái niệm thơng tin trong tin học. Trước mỗi thực thể (sự vật, sự kiện) tồn tại khách quan, con người luơn muốn biết rõ về nĩ càng nhiều càng tốt. Những hiểu biết cĩ thể cĩ được về một thực thể nào đĩ được gọi là thơng tin về thực thể đĩ. Ví dụ: báo chí hàng ngày, sơ yếu lý lịch, Muốn đưa thơng tin vào máy tính, con người phải tìm cách thể hiện thơng tin sao cho máy tính cĩ thể nhận biết và xử lý được. Dữ liệu là thơng tin đã được đưa vào máy tính. 1.1.2. Tin học (informatics) Tin học là ngành khoa học cơng nghệ nghiên cứu các phương pháp, các quá trình xử lý thơng tin một cách tự động dựa trên các phương tiện kỹ thuật mà chủ yếu là máy tính điện tử. 1.1.3. Máy tính (computer) Là một thiết bị điện tử tự động dùng để xử lý dữ liệu theo qui trình đã xây dựng trước. Máy tính nhận dữ liệu từ các thiết bị nhập, xử lý các dữ liệu này và trả lời kết quả qua các thiết bị xuất. Màn hình Ổ đĩa mềm Bàn phím Chuột 1.1.4. Chương trình (program) Là một chuỗi các lệnh (statement, command) được sắp xếp theo một trình tự nhất định. 1.1.5. Phần cứng (hardware) Là các thiết bị điện tử, điện từ hoặc cơ khí để tạo nên một máy tính, ví dụ như màn hình, bàn phím, bộ xử lý, bộ nhớ, ổ đĩa, ). 1.1.6. Phần mềm (software) Là chương trình điều khiển máy tính thực hiện các cơng việc theo yêu cầu của người dùng. Trang 2
  8. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương 1.2. THÀNH PHẦN HỆ THỐNG MÁY TÍNH Máy vi tính cịn được gọi là máy tính cá nhân (PC - Personal Computer) bao gồm các thành phần chính sau: Database Office Tools Applications Games Compiler Editor Comm. Interpreter SOFT WARE Operating System Thiết bị nhập Thiết bị xuất (Input Device) CPU (Output Device) Keyboard, Mouse, Monitor, Printer, , Scanner, v.v Internal Memory v.v ROM, RAM External Memory HDD, FDD, ZIP, CD ROM, Optical Disk v.v HARDWARE 1.2.1. Phần cứng (hardware) a) Bộ xử lý trung tâm (Central Process Unit - CPU) - CPU là bộ não của máy tính điều khiển tồn bộ hệ thống tính tốn của máy tính. CPU thực hiện chương trình lưu giữ trong bộ nhớ của máy tính bằng cách đọc từng lệnh ra, giải mã rồi thực hiện lệnh. - CPU dùng trong máy vi tính gọi là các bộ vi xử lý (Micro Processor) do các hãng chế tạo CPU nổi tiếng hiện nay là Intel, Motorola, AMD. - Khả năng xử lý của CPU được đánh giá qua 2 chỉ tiêu là loại và tốc độ xung b) Bộ nhớ trong (Main memory) - Bộ nhớ trong là nơi chứa dữ liệu và chương trình mà CPU sẽ xử lý trong quá trình hoạt động. - Đơn vị đo bộ nhớ là byte (B). Mỗi byte lưu trữ được một ký tự. RAM (Random Access Memory) ROM (Read Only Memory) . Cĩ thể ghi (write) hay đọc (read) . Chỉ cĩ thể đọc mà khơng cho ghi . Lưu trữ thơng tin tạm thời. . Dành riêng chứa các phần mềm và . Nội dung thơng tin trong RAM sẽ thơng tin do nhà sản xuất máy tính ghi. mất khi tắt máy. . Khơng mất nội dung khi tắt máy. c) Bộ nhớ ngồi (Secondary memory) - Lưu giữ lâu dài các thơng tin và hỗ trợ bộ nhớ trong. Đối với máy vi tính, bộ nhớ ngồi thường là đĩa cứng, đĩa compact, đĩa flash (USB). Đĩa quang học (CD-Compact Disc): Kỹ thuật đọc ghi dữ liệu đối với đĩa này được thực hiện trên nguyên tắc quang học, dùng tia sáng Trang 3
  9. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương laser. Hiện nay đĩa quang đã trở nên khá phổ biến với các phần mềm Multimedia là các phần mềm cho phép hiển thị luơn cả hình ảnh, âm thanh và một số đoạn phim ngắn minh hoạ. Cĩ 4 loại đĩa quang khác nhau: CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory): thơng tin được ghi lên đĩa khi sản xuất đĩa. Đĩa CD-ROM loại 4.72 inch cĩ dung lượng khoảng 540MB, 600MB, 650MB, 700 MB. Để đọc các đĩa này người ta dùng ổ đĩa CD-ROM. CD-R (Recordable CD): khi sản xuất ra các đĩa này cịn trắng (chưa ghi thơng tin); để ghi dữ liệu lên loại đĩa này (nhưng chỉ ghi một lần) người ta dùng ổ đĩa CD-R. CD-RW (Rewritable CD): loại đĩa quang cĩ thể ghi nhiều lần bằng ổ đĩa đặc biệt. DVD (Digital Video Disc): đĩa quang cĩ dung lượng lớn và tốc độ nhanh hơn các đĩa quang thơng thường; đĩa DVD lưu trữ thơng tin lên cả hai mặt đĩa. Lưu ý: Các đĩa quang được gọi là disc; trong khi các loại đĩa cứng, đĩa mềm được gọi là disk. Nĩi nơm na, đĩa nào cĩ dạng trực quan hình trịn thì gọi là disk. Ổ đĩa cứng HDD (Hard Disk Drive) - Ổ đĩa cứng chứa bên trong một chồng nhiều đĩa cứng và nhiều đầu đọc ghi được đĩng gĩi trong một hộp kín. - Mỗi mặt đĩa cứng được chia thành nhiều vịng trịn đồng tâm gọi là track, mỗi track chia thành nhiều sector, mỗi sector thường chứa 512 Byte dữ liệu. Tập hợp tất cả các track cĩ cùng đường kính trong ổ đĩa cứng gọi là cylinder. - Ổ đĩa cứng cĩ nhiều dung lượng khác nhau như: 1.2GB, 2GB, 4GB, 8GB, v.v d) Thiết bị xuất (Output) - Màn hình (Monitor) Phổ biến là màn hình màu với kích thước gồm 14 inch, 15 inch, 17 inch, Thơng tin trình bày trên màn hình cĩ thể cĩ dạng văn bản (text) hay đồ họa (graphic). - Trong chế độ văn bản màn hình thường chia thành 80 cột x 25 hàng - Trong chế độ đồ họa tùy theo số lượng màu và độ phân giải (resolution) màn hình màu được chia thành nhiều loại: . Số lượng màu 16 màu, 256 màu, 16 bit màu, 24 bit màu v.v . Độ phân giải 640x480, 800 x 600 hoặc 1024 x 768 v.v - Số lượng màu sắc và tốc độ hiển thị được điều khiển bởi card màn hình. - Máy in (Printer): Máy in chia thành 3 nhĩm chính là máy in kim, in phun mực và in laser, mỗi loại sử dụng cơng nghệ in khác nhau. e) Thiết bị nhập (Input) - Bàn phím (keyboard) Bàn phím dùng để nhập thơng tin vào máy tính. Các phím trên bàn phím thường chia thành bốn nhĩm chính: Nhĩm phím chữ, số và các ký tự thơng dụng và một số phím điều khiển trạng thái như  Phím Shift dùng chuyển trạng thái phím (chữ thường sang chữ hoa, dấu v.v )  Phím Capslock dùng để bật hoặc tắt chế độ chữ hoa. Trang 4
  10. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương Nhĩm phím điều khiển ( , Home, End, PageUp, Page Down ) nằm ở giữa bàn phím dùng di chuyển cursor trên màn hình. Nhĩm phím số – bên phải bàn phím. Nhĩm phím này cĩ 2 chức năng tùy thuộc đèn numlock bật hay tắt. (được điều khiển bằng phím Num Lock )  Đèn Num Lock bật – nhập số và các phép tính.  Đèn Num Lock tắt – di chuyển cursor, cập nhật dữ liệu giống như các phím điều khiển Nhĩm phím chức năng – các phím F1 - F12. tùy thuộc vào chương trình đang sử dụng. - Con chuột (mouse) Một thiết bị rất tiện lợi mơ phỏng cho nhiều thao tác nhấn nút trong các chương trình cĩ giao diện đồ hoạ. Thao tác chuột cĩ thể thay thế cho một số thao tác bàn phím. 1.2.2. Phần mềm (software) Là các chương trình (program) điều khiển hoạt động phần cứng của máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm được chia làm 2 loại : - Phần mềm hệ thống (System software): cĩ những chương trình phải thường trực trong máy để cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của các chương trình khác trong mọi thời điểm của cả quá trình hoạt động của máy. Các chương trình như vậy trở thành mơi trường làm việc cho các phần mềm khác và chúng được gọi là phần mềm hệ thống (System software). Ví dụ : hệ điều hành là phần mềm hệ thống quan trọng nhất cho máy tính cĩ nhiệm vụ đảm bảo quan hệ giữa người sử dụng máy tính, cung cấp các phương tiện và dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực hiện chương trình, quản lý chặt chẽ các tài nguyên của máy, tổ chức khai thác chúng một cách thuận tiện và tối ưu như: hệ điều hành Windows của hãng MicroSoft, hệ điều hành Solaris của hãng SUN, hệ điều hành nguồn mở Linux, - Phần mềm ứng dụng (Application software): các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài tốn hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. Ví dụ : phần mềm xử lý văn bản, bảng tính, các phần mềm quản lý, phần mềm kế tốn, phần mềm trị chơi, các ứng dụng Internet, 1.3. BIỂU DIỄN DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH 1.3.1. Hệ nhị phân Các thơng tin xử lý trên máy tính đều được mã hĩa ở dạng số nhị phân, với 2 ký hiệu 0 và 1. Mỗi vị trí lưu trữ một số nhị phân được tính là 1 BIT (Binary Digit), đây là đơn vị đo thơng tin nhỏ nhất. Ngồi ra, cịn cĩ các đơn vị đo khác: 1 Byte = 8 bit 1 KB (KiloByte) = 2 10 byte = 1024 byte 1 MB (MegaByte) = 2 10 KB = 1.048.576 byte 1 GB (GigaByte) = 2 10 MB = 1.073.741.824 byte Để trao đổi thơng tin giữa người và các thiết bị trong máy, người ta xây dựng bảng mã nhị phân để biểu diễn các chữ cái, các chữ số, các câu lệnh Trang 5
  11. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương 1.3.2. Biểu diễn dữ liệu trên máy tính Bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange) được chọn làm bảng mã chuẩn. Trong đĩ, mỗi ký tự được mã hĩa bởi một số nhị phân 8 BIT. Tổng số ký hiệu trong bảng mã ASCII là 28 = 256. Ví dụ: Chữ A cĩ mã ASCII là 65 và được biểu diễn trong máy tính bởi dãy bit: 0100 0001 Bộ mã Unicode : Với nhu cầu xử lý thơng tin hiện nay ngày càng phong phú và đa dạng, nhiều nước trên thế giới nhận thấy 256 ký tự khác nhau của ASCII khơng đáp ứng được nhu cầu. Bảng mã 8 bit với 256 giá trị khơng thể đủ chỗ để mã hĩa các ký tự của các ngơn ngữ dùng chữ hình tượng như tiếng Hán, Tiếng Nhật, Hàn quốc Bộ mã Unicode ra đời nhằm khắc phục các nhược điểm nĩi trên và nhằm xây dựng một bộ mã chuẩn vạn năng dùng chung cho tất cả mọi ngơn ngữ trên thế giới. Unicode là bộ mã ký tự 16 bit, tương thích hồn tồn với chuẩn quốc tế ISO/IEC 10646-1993. Với 65536 ký tự Unicode hầu như cĩ thể mã hĩa tất cả các ngơn ngữ trên thế giới. 1.4. TỔ CHỨC LƯU TRỮ THƠNG TIN TRÊN MÁY TÍNH 1.4.1. Ổ đĩa (Disk) Để truy nhập thơng tin trên đĩa, máy tính cĩ các ổ đĩa, với các tên thường gọi là ổ đĩa A, ổ đĩa C, Trong quá trình làm việc, ta cĩ thể đưa các đĩa khác nhau vào ổ đĩa tương ứng. Ổ đĩa cứng Ổ đĩa CD - Ổ đĩa cứng : thường là ổ đĩa C, D, E, và nĩ nằm trong thùng máy, cĩ dung lượng lớn gấp nhiều lần so với đĩa mềm. - Ổ đĩa CD : dùng để đọc các đĩa CD-ROM. Đĩa CD-ROM thường cĩ dung lượng từ 650MB đến 700MB 1.4.2. Tập tin (File) Là hình thức, đơn vị lưu trữ thơng tin trên đĩa của Hệ điều hành. Tên tập tin gồm cĩ 2 phần : phần tên (Name) và phần mở rộng (cịn gọi là phần đuơi hay phần đặc trưng – Extention để biết tập tin đĩ do chương trình nào tạo ra). Giữa tên và phần mở rộng cách nhau bởi dấu chấm. Tên.mở rộng Tên tập tin bao gồm chữ số Ả-rập, chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Anh hoặc các ký tự đặc biệt $ % # ^ _ & @ ~ ! ( ) { }. Phần tên (hệ điều hành MS-DOS khơng quá 8 ký tự, hệ điều hành WINDOWS của Microsoft cho phép đặt tên dài khơng quá 255 ký tự). Phần mở rộng cĩ thể cĩ hoặc khơng, nếu cĩ thì khơng nên quá 3 ký tự. Trang 6
  12. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương Ví dụ : COMMAND.COM : phần tên là COMMAND, cịn phần mở rộng là COM. MSDOS.SYS : phần tên là MSDOS, cịn phần mở rộng là SYS. BAICA.MP3 : phần tên là BAICA, cịn phần mở rộng là MP3. THO.TXT : phần tên là THO, cịn phần mở rộng là TXT. WINMINE.EXE : phần tên là WINMINE, cịn phần mở rộng là EXE. FIFA.EXE : phần tên là FIFA, cịn phần mở rộng là EXE. Người ta thường dùng phần mở rộng để biểu thị các kiểu tập tin. Chẳng hạn tập tin văn bản thường cĩ đuơi DOC, TXT, DOCX  Tập tin lệnh thường cĩ đuơi là COM, EXE.  Tập tin dữ liệu thường cĩ đuơi là DBF,  Tập tin hình ảnh thường cĩ đuơi là JPG, BMP, PNG,  Tập tin âm thanh thường cĩ đuơi là MID, MP3, WAV, Tên dành riêng và ký hiệu thay thế : Ký tự đại diện * : nĩ cĩ thể đứng trong phần tên hay phần mở rộng của tên tập tin, nĩ đứng ở vị trí nào sẽ đại diện cho ký tự đĩ hoặc nhĩm ký tự từ vị trí đĩ đến ký tự sau nĩ. Ví dụ : A*B.DOC : tất cả các tập tin cĩ phần mở rộng là DOC mà cĩ tên bắt đầu bằng ký tự A và kết thúc bằng ký tự B. *.* : tồn bộ các tập tin. *.TXT : tất cả các tập tin cĩ phần mở rộng là TXT. Ký tự đại diện ? : nĩ cĩ thể đứng trong phần tên hay phần mở rộng của tập tin, nĩ đứng ở vị trí nào sẽ đại diện cho 1 ký tự đĩ ở vị trí đĩ. Ví dụ : A?.DOC : tất cả các tập tin cĩ phần mở rộng là DOC và cĩ phần tên là gồm hai ký tự bắt đầu bởi ký tự A và sau đĩ là một ký tự bất kỳ. 1.4.3. Thư mục (Directory – hoặc Folder) Để cĩ thể tổ chức quản lý tốt tập tin trên đĩa người ta thường lưu các tập tin thành từng nhĩm và lưu trong từng chỗ riêng gọi là thư mục. Thư mục đĩng vai trị như mục lục để tìm các chương, mục trong một quyển sách. Mỗi thư mục được đặc trưng bởi 1 tên cụ thể, quy tắc đặt tên thư mục giống như tập tin. Các thư mục cĩ thể lồng trong nhau và tạo thành cây thư mục. Thư mục gốc : mỗi đĩa cĩ một thư mục được tạo tự động, gọi là thư mục gốc và chỉ duy nhất cĩ một thư mục gốc, từ đây người ta sử dụng tạo ra các thư mục con. Ký hiệu thư mục gốc là dấu (\). Trong mỗi thư mục người sử dụng cĩ thể tạo ra các thư mục gọi là thư mục con và cứ tiếp tục do đĩ dẫn đến hình thành cây thư mục trên đĩa. Như vậy các thư mục người sử dụng tạo ra cĩ thể là thư mục cấp 1, cấp 2, cấp 3, Trang 7
  13. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương Ví dụ : Cây thư mục C:\> TPHCM QUAN1 QUAN2 QUAN3 PHUONG1.TXT PHUONG2.DOC PHUONG1 PHUONG2 PHUONG1.TXT PHUONG2 Theo sơ đồ trên, thư mục gốc cĩ thư mục con với tên là TPHCM. Trong thư mục con TPHCM lại cĩ 3 thư mục con QUAN1, QUAN2, QUAN3. Trong thư mục con QUAN1 cĩ hai tập tin là PHUONG1.TXT và PHUONG2.DOC. Tiếp theo trong thư mục con QUAN2 cĩ hai thư mục con là PHUONG1 và PHUONG2. Cuối cùng trong thư mục con QUAN3 cĩ một thư mục con tên PHUONG2 và một tập tin là PHUONG1.TXT 1.4.4. Đường dẫn (Path) Đường dẫn giống như các con đường trong thành phố, nĩ dẫn người sử dụng đến đúng địa điểm cần tìm một ngơi nhà. Ở đây để chỉ đúng tập tin cần thiết, ta phải chỉ các thư mục theo chiều đi từ thư mục gốc tới thư mục con và sau cùng là tên tập tin. Các tên thư mục và tập tin phân cách nhau bởi ký tự “\”. - Một đường dẫn cĩ cả tên ổ đĩa, bắt đầu đi từ thư mục gốc gọi là đường dẫn tuyệt đối - Đường dẫn tương đối : nĩ khơng chứa thư mục gốc mà chỉ cĩ tên thư mục. 1.5. HỆ ĐIỀU HÀNH 1.5.1. Khái niệm Hệ điều hành (Operating System) là tập hợp cĩ tổ chức các chương trình thành một hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo quan hệ giữa người sử dụng máy tính, cung cấp các phương tiện và dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực hiện chương trình, quản lý chặt chẽ các tài nguyên của máy, tổ chức khai thác chúng một cách thuận tiện và tối ưu. Hệ điều hành đĩng vai trị cầu nối giữa thiết bị với người sử dụng và giữa thiết bị với các chương trình thực hiện trên máy. Hệ điều hành cùng với các thiết bị kỹ thuật (máy tính và các thiết bị ngoại vi) tạo thành một hệ thống. Hệ điều hành được lưu trữ dưới dạng các module độc lập trên bộ nhớ ngồi, thơng thường là trên đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD-ROM. 1.5.2. Chức năng của hệ điều hành Hệ điều hành cĩ các chức năng : Tổ chức đối thoại giữa người sử dụng và hệ thống. Cung cấp bộ nhớ, giao tiếp các thiết bị ngoại vi, cho các chương trình cần thực hiện và tổ chức thực hiện các chương trình đĩ. Tổ chức lưu trữ thơng tin trên bộ nhớ ngồi, cung cấp các phương tiện để tìm kiếm và truy nhập thơng tin được lưu trữ. Trang 8
  14. Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương Hỗ trợ bằng phần mềm cho các thiết bị ngoại vi (chuột, bàn phím, màn hình, ) để cĩ thể khai thác chúng một cách thuận tiện và hiệu quả nhất. Cung cấp các dịch vụ tiện ích hệ thống (định dạng đĩa, làm đĩa hệ thống, dọn dẹp đĩa từ, vào mạng, đăng ký Internet, ) 1.6. INTERNET 1.6.1. Dịch vụ tìm kiếm thơng tin 1.6.2. Dịch vụ thư điện tử Trang 9
  15. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương BÀI 2 HỆ ĐIỀU HÀNH MS-WINDOWS Nội dung: Giới thiệu hệ điều hành MS-Windows Làm việc với các ứng dụng trong Windows Paint, Wordpad, Unikey Windows Explorer Control Panel Trang 10
  16. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương 2.1. GIỚI THIỆU WINDOWS 2.1.1. Thao tác điều khiển mouse (chuột) Con trỏ mouse (mouse pointer) Con trỏ mouse là ký hiệu trên màn hình thể hiện vị trí mouse đang trỏ tới. Hình dạng của mouse thay đổi tùy theo trạng thái hoạt động. Thao tác Tên Cách thực hiện Con trỏ (Point) Di chuyển để con trỏ Mouse tới đúng vị trí mong muốn. Nhấn nhả nút trái của chuột, thường dùng để chọn lệnh cần thi Nhấn (CLICK) hành. Nhấn nút phải Nhấn nhả nút phải chuột. (RIGHT_CLICK) Nhấn đúp Nhấn nhả nút trái của chuột 2 lần với tốc độ nhanh. (DOUBLE_CLICK) Kéo Trỏ chuột đúng vị trí, bấm giữ nút trái của chuột đồng thời di (DRAG) chuyển chuột sang một vị trí mới. 2.1.2. Khởi động và kết thúc phiên làm việc Khi Microsoft Windows hiện ra lúc ấy trên màn hình ta sẽ thấy cĩ dạng tương tự như sau :  Desktop : vùng diện tích làm nền cho các mục trong Windows. Cĩ thể tạo Folder và các ShortCut khác để cơng việc sau này thực hiện nhanh hơn.  Shortcut : các biểu tượng cĩ hình dạng riêng với mũi tên đen nhỏ nằm ở gĩc dưới bên trái tượng trưng cho một chương trình ứng dụng, một tài liệu, Trang 11
  17. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương  Folder : Cĩ thể xem folder như một cặp tài liệu dùng để quản lý một chương trình ứng dụng.  Taskbar : thanh hiển thị các cửa sổ chương trình đang được mở.  Start button : Nhắp nút này để mở Menu Start. Thốt khỏi Windows : Nhấn nút Start để mở Menu Start, nhấn chọn lệnh Shutdown Shutdown Thốt khỏi Windows bằng cách đĩng tất cả các chương trình đang mở. Thốt khỏi Windows bằng cách đĩng tất cả các chương trình đang mở, sau Restart đĩ tự khởi động lại máy tính.  Lưu ý: Để tránh làm mất và hư hỏng dữ liệu cần luơn luơn tuân thủ các qui tắc sau Phải kết thúc tất cả các ứng dụng một cách hợp lệ trước khi shut down. Chỉ tắt máy sau khi đã thực hiện thao tác shutdown. Trang 12
  18. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương 2.2. ĐIỀU KHIỂN QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA ỨNG DỤNG 2.2.1. Khởi động ứng dụng Cách 1: Nhắp đúp chuột vào một biểu tượng Shortcut trên nền Desktop Cách 2: Để khởi động ứng dụng Paint Click nút Start rồi di chuyển mouse đến mục All Programs để mở folder Programs Di chuyển mouse chỉ đến Folder chứa ứng dụng muốn khởi động.(Paint) Click vào icon ứng dụng Paint. Xuất hiện button mới trên taskbar 2.2.2. Thành phần cửa sổ ứng dụng Một cửa sổ chương trình ứng dụng sẽ cĩ các thành phần cơ bản sau (hình minh hoạ là cửa sổ chương trình Paint dùng để vẽ hình) Minimize Maximize Close Ribbon Scroll Bar Work area Border Status Bar Trang 13
  19. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương 2.2.3. Kết thúc ứng dụng Cách 1 : Nhắp mouse vào biểu tượng Close Button Cách 2 : Nhắp mouse vào biểu tượng Paint gĩc trên bên trái chọn lệnh Exit Cách 3 : Dùng tổ hợp phím ALT + F4 2.2.4. Chuyển đổi giữa các ứng dụng Khi cĩ từ 2 ứng dụng trở lên cùng chạy, để chuyển đổi giữa các ứng dụng với nhau Cách 1: Ta cĩ thể dùng tổ hợp phím ALT + TAB Cách 2: Ta cĩ thể dùng tổ hợp phím  + TAB khi muốn xem kiểu 3D Cách 3: Click vào button của ứng dụng muốn chuyển đến trên taskbar Cửa sổ ứng dụng muốn chuyển đến sẽ nổi lên trên các cửa sổ khác 2.3. QUẢN LÝ CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG WINDOWS Các biểu tượng được hiển thị trên Desktop đại diện cho các ứng dụng, tài liệu hay folder được trưng bày ra để tiện sử dụng nhanh chĩng. 2.3.1. Duyệt các đối tượng trên máy Trong Windows, các đối tượng cĩ trong máy tính – chương trình, tài liệu hoặc tập tin đều cĩ thể được truy xuất từ biểu tượng Computer xuất hiện ở gĩc trên bên trái của desktop Double–Click biểu tượng Computer để xem các đối tượng trên máy Các thao tác khi làm việc với các biểu tượng gồm Click – chọn biểu tượng cần làm việc Để chọn nhiều biểu tượng cùng 1 lúc 1. Click đối tượng đầu tiên 2. Nhấn giữ Ctrl và Click lần lượt vào các đối tượng cịn lại Trang 14
  20. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương Double-Click – quan sát nội dung bên trong các biểu tượng Right-Click – mở shortcut menu chứa lệnh dùng để thao tác trên đối tượng được chọn 2.3.2. Tổ chức Files và Folders Phần này trình bày các thao tác cơ bản để tổ chức thơng tin trên máy. Các thao tác sau đây tiến hành trong cửa sổ Computer. Ngồi Computer, các cơng việc này cịn cĩ thể được thực hiện bằng ứng dụng Window Explorer.  Tạo thư mục (folder) mới Windows sẽ tạo 1 folder rỗng với tên là New Folder Nhập tên của Folder mới vào 1. Mở lần lượt (double-click) các cửa sổ thư mục để chỉ đến thư mục cha chứa thư mục cần tạo mới 2. Right-Click vào 1 vị trí trống bên trong thư mục cha để xuất hiện shortcut menu 3. Chọn lệnh New Folder  Sao chép, di chuyển File và Folder 1. Double-Click vào biểu tượng ổ đĩa cần làm việc để mở nĩ ra 2. Mở lần lượt các folder (double-click) để chỉ đến đối tượng cần làm việc. 3. Chọn các icon của files/folders cần sao chép 4. Right-Click lên đối tượng chọn để mở shortcut menu như hình bên 5. Click Copy để sao chép hoặc Cut để di chuyển. Tiếp tục 6. Mở folder cần chép đến 7. Right-Click vào vị trí trống trong folder đích và chọn lệnh Paste  Sao chép tập tin ra USB Flash disk 1. Chọn tập tin/thư mục cần chép 2. Right-Click lên trên các đối tượng chọn 3. Click lệnh Send To và chọn Destination là thiết bị lưu trữ flash disk Trang 15
  21. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương  Xố bỏ file và folder 1. Chọn tập tin/thư mục cần xĩa bỏ 2. Nhấn phím Delete trên bàn phím, một hộp thoại xuất hiện như hình bên 3. Nếu chọn Yes thì xố, cịn chọn No thì huỷ bỏ việc xố  Làm việc với Recycle Bin Khi nhận lệnh xố bỏ tập tin hoặc thư mục thì Windows khơng thật sự xố bỏ chúng khỏi đĩa mà đặt chúng trong Recycle Bin – kho chứa các tập tin hoặc thư mục khơng cần sử dụng – ngoại trừ các tập tin trong đĩa USB hoặc bị xố bỏ bằng dịng lệnh. Các tập tin này chỉ thực sự xố khỏi đĩa khi “empty” Recycle Bin. Trong thời gian cịn lưu trong Recycle Bin, người dùng cĩ thể khơi phục lại chúng nếu cần. Để phục hồi tập tin bị xĩa trong Recycle Bin 1. Double-Click biểu tượng Recycle Bin trên desktop 2. Chọn vào tập tin cần phục hồi. 3. Right-click chọn Restore. Để bỏ các tập tin trong Recycle Bin Chọn Empty the Recycle Bin  Kiểm tra dung lượng đĩa Mở Computer và right-click vào ổ đĩa làm việc. Chọn mục Properties trong shortcut menu Trang 16
  22. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương 2.3.3. Tìm kiếm tài liệu bằng cơng cụ Search Nhập thơng tin tìm kiếm vào hộp văn bản Windows sẽ hiển thị các thơng tin tập tin cần tìm trong cửa sổ phía bên dưới nếu tìm thấy. 2.4. ĐIỀU CHỈNH MƠI TRUỜNG LÀM VIỆC – CONTROL PANEL Click Start Control panel để mở ra cửa sổ Control Panel Trong cửa sổ này cĩ nhiều biểu tượng tượng trưng cho một chức năng điều khiển hệ thống khác nhau cho máy PC cũng như cho Windows Trang 17
  23. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương Trong phần này chúng ta chỉ xét đến vài tính năng điều khiển đặc trưng, cần thiết mà ở mỗi máy PC đều cĩ.  Date/Time Đây là tính năng dùng để đặt ngày giờ hệ thống trong máy, double-click vào biểu tượng Date/Time Date : tiến hành các bước chọn ngày, tháng, năm. Time : để điều chỉnh đồng hồ, nhắp chuột vào từng vị trí giờ, phút, giây và chỉnh bằng cách nhắp nút tăng hay giảm. Ngồi ra cịn cĩ thể chọn múi giờ cho thích hợp. Nhắp nút OK để kết thúc.  Keyboard – Bàn phím Điều khiển bàn phím gồm các mục - Repeat delay : khoảng thời gian để nhận biết một ký tự được gõ lặp lại. Dùng mouse kéo thanh trượt trong khoảng Long Short. - Repeat rate : tốc độ lặp lại của phím được điều chỉnh bằng cách kéo chuột trong khoảng Slow Fast  Display Tính năng điều khiển màn hình Desktop Background – Chọn trang trí cho nền Desktop Screen Saver - Screen Saver : chọn mẫu hình ảnh (nếu chọn None là khơng dùng đến chức năng này). - Wait : đặt khoảng thời gian để nhận biết mà hình tĩnh (đơn vị là phút). - On resume, display logon screen : khi quay về màn hình làm việc cần mật khẩu đăng nhập Trang 18
  24. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương  Mouse – Chuột Điều khiển chuột - Buttons : Button Configuration để thay đổi vị trí nút điều khiển của mouse. - Pointer Options : Pointer speed điều chỉnh tốc độ di chuyển con trỏ chuột trong khoảng Slow Fast. Pointer trail nếu chọn lệnh Display pointer trail thì con trỏ chuột để lại vết trên đường di chuyển được thực hiện trong khoảng Short Long.  Region and Language - Format : chọn tên nước, khi chọn cái này sẽ ảnh hưởng đến các cách chọn sau. - Number : Thơng thường máy tính được ngầm định dạng dùng hệ thống Tiếng Anh nên dấu chấm là dấu phân cách thập phân cịn dấu phẩy là dấu phân cách nhĩm 3 chữ số, trong khi người Việt Nam lại dùng theo hệ Tiếng Pháp cĩ quy định ngược lại. Trang 19
  25. Bài 2. Hệ điều hành MS-Windows Tài liệu Tin Học Đại Cương Nếu cần thiết chúng ta cĩ thể thay đổi lại quy định này bằng cách nhấn Additional Settings và thiết lập lại các thơng số. Decimal Symbol : dấu phân cách phần thập phân. Digit grouping Symbol : dấu phân cách nhĩm 3 chữ số. - Time : Thường dùng theo dạng hh:mm:ss (giờ:phút:giây) - Date : Hệ tiếng Anh dùng : MM/DD/YY. Người Việt dùng : DD/MM/YY  Lưu ý quan trọng: trong phần thiết lập thơng số hệ thống này học viên cần nắm vững các mục Number, Time, Date để cĩ thể làm tốt cho các bài học sau. Trang 20
  26. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương BÀI 3 PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN Nội dung: Giới thiệu màn hình MS-Word Thanh menu ribbon Trình tự soạn thảo một văn bản Định dạng ký tự Định dạng đoạn Chèn các đối tượng hình ảnh Chèn cơng thức tốn học Chèn biểu đồ Phân cột và bảng biểu Cơng cụ trộn thư Mail Merge Hồn chỉnh văn bản và in ấn Trang 21
  27. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.1. GIỚI THIỆU Word là phần mềm soạn thảo văn bản của hãng Microsoft. Trong Word ta cĩ thể soạn thảo, trình bày và in ấn các văn bản dạng văn thư, bảng biểu, sách, báo chí, mẫu quảng cáo, thiết kế trang Web 3.1.1. Màn hình MS-Word Menu ribbon Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu chứ khơng hiển thị ra tồn bộ như kiểu menu cũ. Chức năng Backstage View Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong cùng bên trái. Khi click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View sẽ được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đĩ. Trang 22
  28. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Sử dụng các ribbon: là một hàng chứa các biểu tượng để thao tác ví dụ như biểu tượng để chỉnh loại font, biểu tượng chỉnh kích thước font, in chữ đậm, in chữ nghiêng và nhiều biểu tượng khác. Lưu ý : Khi ta đưa chuột chỉ vào các biểu tượng, thì trên biểu tượng sẽ hiện lên chữ, báo cho chúng ta biết cơng cụ mà ta đang muốn sử dụng là gì. Khi muốn sử dụng cơng cụ đĩ thì nhấp chuột vào một cái. Trang 23
  29. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang: là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Word chỉ cĩ thể hiển thị (cho xem) một phần của văn bản đang soạn thảo, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới văn bản cịn ta dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của văn bản. Thước dọc ngang dùng để căn chỉnh vị trí văn bản. Phần khơng gian để soạn thảo văn bản Nút chuyển kiểu màn hình Print Layout : thể hiện văn bản ở chế độ tốt nhất, mọi chi tiết đều thể hiện giống như bản in. Full Screen Reading: thể hiện ở văn bản chế độ đọc tài liệu. Web Layout : thể hiện văn bản ở dạng trang Web và cĩ đầy đủ các hình ảnh, định dạng Chỉ sử dụng khi ta thiết kế Web. Outline : thể hiện văn bản ở bố cục để duyệt xét, khơng thể hiện hình ảnh, đường kẻ khung văn bản và các yếu tố như tiêu đề trang Thanh trạng thái (Status bar): báo tình trạng làm việc của Word. 3.1.2. Một số khái niệm - Ký tự (character) là một chữ cái, chữ số hay dấu. Word xử lý theo từng ký tự nghĩa là nếu ta di chuyển con trỏ hay xố thì máy sẽ xử lý trên một ký tự. - Từ (word) là một nhĩm các ký tự liên tục (khơng cĩ khoảng trắng chen giữa). Word dùng khoảng trắng để phân cách giữa các từ. - Câu (sentence) gồm một hoặc nhiều từ được kết thúc bởi dấu ngắt câu. (bao gồm dấu . ? ! ;). - Đoạn (paragraph) gồm một hay nhiều câu, đoạn được kết thúc bời dấu xuống dịng (Enter). Tuy nhiên khơng phải lúc nào xuống dịng cũng là kết thúc đoạn. Trang 24
  30. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương - Phân đoạn (section) gồm một hay nhiều đoạn, mỗi phân đoạn cĩ một cách trình bày riêng về bố cục và định dạng. Word dùng phân đoạn để trình bày nhiều kiểu bố cục văn bản khác nhau trong cùng một trang văn bản. - Trang (page) đây là đơn vị đo văn bản ở trên giấy, người ta đánh giá văn bản dài hay ngắn thơng qua số trang của nĩ. Word sẽ chuyển trang khi đầy trang hoặc do điều khiển của người dùng. - Văn bản là một tập hợp gồm nhiều phân đoạn. Văn bản là đơn vị lưu trữ các thơng tin trên đĩa. Thơng thường văn bản khơng cần lưu trữ lâu dài. - Tài liệu giống như văn bản nhưng thường dài và địi hỏi bố cục trình bày. Tài liệu cĩ giá trị lưu trữ và sử dụng lâu dài. 3.1.3. Các phím sử dụng trong soạn thảo  Lên dịng trên  Xuống dịng dưới  Qua trái  Qua phải Home Về đầu dịng End Về cuối dịng PgUp Lật lên trang màn hình trên PgDn Lật xuống trang màn hình dưới Ctrl +  Qua trái 1 từ Ctrl +  Qua phải 1 từ Ctrl + Home Về đầu văn bản Ctrl + End Về cuối văn bản Ctrl + PgUp Lật lên trang trên Ctrl + PgDn Lật xuống trang dưới Del Xố từ bên phải vị trí con trỏ Backspace Xố từ bên trái vị trí con trỏ Enter Xuống dịng và kết thúc đoạn Shift + Enter Xuống dịng và khơng kết thúc đoạn Ctrl + Enter Ngắt trang 3.2. TRÌNH TỰ SOẠN THẢO MỘT VĂN BẢN 1. Mở văn bản. 2. Lưu văn bản dưới một tên nào đĩ. 3. Chọn kiểu chữ, kích cỡ (thường chọn là Times New Roman, kích cỡ 12 nếu gõ tiếng Việt). Trong khi gõ, nếu cần đặt Tab, phân cột hay chèn bảng ta phải tiến hành làm luơn. 4. Căn chỉnh lại lề, khoảng cách giữa các dịng, định dạng kiểu chữ. 5. Chèn hình ảnh và kẻ khung, làm bĩng. Tạo Drop Cap. 6. Căn chỉnh trang in và in văn bản. 7. Trong quá trình làm thường xuyên phải lưu văn bản lên đĩa. 3.3. HIỆN THỰC VĂN BẢN TRÊN MÁY TÍNH 3.3.1. Khởi động MS-Word Cách 1 : Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Word 2010 Cách 2 : Bấm  + R và gõ vào winword chọn OK 3.3.2. Thốt khỏi Word Cách 1 : Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 2 : Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh tiêu đề (title bar) Trang 25
  31. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.3.3. Các thao tác cơ bản + Mở văn bản mới + Lưu văn bản. + Đĩng văn bản. + Mở văn bản cũ. - Ấn phím: Ctrl + N - Ấn phím: Ctrl + S - Ấn phím: Ctrl + W - Ấn phím: Ctrl + O - Chọn File New - Chọn File Save - Chọn File Close - Chọn File Open 3.3.4. Chuyển đổi giữa chế độ gõ chèn và gõ đè Mặc định chế độ gõ đè (overtype) bị vơ hiệu hố trong Word 2010. Để tuỳ chỉnh ta vào File Options 3.3.5. Thao tác trên khối ơ Khối ơ là một vùng văn bản liên tục được đánh dấu để ta thực hiện một hành động nào đĩ. Khi ta đánh dấu khối thì vùng bị đánh dấu sẽ cĩ màu khác (thường là màu đen nếu màn hình màn trắng). Khối ơ cĩ 2 loại Khối dịng : được tính từ điểm bắt đầu đánh dấu cho tới cuối dịng, lấy hết các dịng ở giữa. Tại dịng cuối lấy từ đầu dịng cho tới điểm kết thúc khối. Khối cột : tạo thành hình chữ nhật trên vùng bị đánh dấu. Chọn khối - Dùng bàn phím: Giữ Shift kết hợp với các phím mũi tên. - Dùng chuột: Rê chuột hoặc sử dụng vùng chọn. Nhấp chuột đầu dịng để chọn một dịng. Nhấp đúp chuột đầu đoạn để chọn cả đoạn. Trang 26
  32. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Rê chuột tại vùng chọn để chọn nhiều dịng. Giữ Ctrl, nhấp chuột bất cứ chỗ nào để chọn cả đoạn văn bản. - Chọn khối cột: Giữ Alt trong khi Drag trên vùng cần đánh dấu. Sao chép khối - Cách 1: Chọn khối, giữ Ctrl và drag khối đĩ. - Cách 2: Chọn khối, sao chép vào bộ đệm (Ctrl+C hoặc nhấp vào ). Nhấp chuột vào vị trí cần dán và dán (Ctrl+V hoặc nhấp nút trên thanh cơng cụ). Sao chép dạng thức hay sao chép định dạng Sao chép dạng thức khơng sao chép tất cả mà chỉ sao chép kiểu định dạng của thơng tin. - Cách 1: Chọn khối, bấm Ctrl + Shift + C, chọn khối vùng sao chép đến, bấm Ctrl + Shift + V. - Cách 2: Chọn khối, nhấp vào biểu tượng sau đĩ quét trên phần cần định dạng. Di chuyển khối - Cách 1: Chọn khối và drag khối đĩ tới đích. - Cách 2: Chọn khối, sao chép vào bộ đệm (Ctrl+X hoặc nhấp vào ). Nhấp vào vị trí cần dán và dán (Ctrl+V hoặc nhấp nút ). Xố khối Chọn khối và nhấn phím Delete. Tĩm tắt 1. Khởi động và thốt khỏi Word Khởi động:  + R gõ vào winword OK Thốt: Alt + F4 2. Chuyển đổi kiểu màn hình View tên kiểu màn hình muốn xem. 3. Xem hướng dẫn Nhấn F1 Search gõ từ cần tra cứu vào. 4. Các thao tác cơ bản Tạo mới: File New. Mở: File Open. Lưu: File Save. Đĩng: File Close. 5. Các thao tác về khối. Đánh dấu khối: Drag mouse trên vùng cần đánh dấu. Sao chép: Đánh dấu khối và bấm Ctrl + C, chuyển tới nơi mình cần và bấm Ctrl + V. Sao chép dạng thức: đánh dấu vùng mẫu và chọn Format Painter, chuyển tới nơi mình cần và drag mouse để lấy dạng thức. Di chuyển: đánh dấu và bấm Ctrl + X, chuyển tới nơi mình cần và bấm Ctrl + V. Trang 27
  33. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 3.4.1. Định dạng chữ 1. Đánh dấu phần văn bản cần định dạng 2. Dùng các biểu tượng trong nhĩm Font để định dạng hoặc nhấn Ctrl + D để mở hộp thoại định dạng font. a) Tab Font + Font: tên bộ font (Times New Roman) + Font Style: kiểu chữ (Bold: in đậm; Italic: in nghiêng). + Size: cỡ chữ + Font color: chọn màu chữ + Underline: gạch dưới chữ + Underline color: chọn màu nét gạch dưới + Effects: các ảnh hưởng đặc biệt  Strikethrough: gạch ngang chữ.  Double Strikethrough: gạch ngang chữ 2 nét.  Superscript: chỉ số trên (m2) (Ctrl Shift =)  Subscript: chỉ số dưới (H2O) (Ctrl + =)  Small Caps: chuyển sang chữ hoa nhỏ (chữ hoa cao bằng chữ thường).  All Caps: chuyển sang chữ hoa thường.  Hidden: che ẩn chữ, dùng khi ta muốn dấu đoạn văn bản đĩ mà khơng xố. b) Tab Advanced + Scale: Tỷ lệ chữ so với bình thường theo chiều ngang. + Spacing: khoảng cách giữa các chữ  Normal: bình thường  Expanded: giãn rộng (Micosoft Word)  Condensed: nén chữ (Microsoft Word) + Position: vị trí chữ trong dịng  Normal: bình thường  Raised: nổi lên  Lowered: chìm xuống Trang 28
  34. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương c) Text Effects Để tạo các hiệu ứng ánh sáng trên màn hình làm nổi bật các ký tự. 3.4.2. Định dạng đoạn 1. Chuyển con trỏ vào đoạn cần định dạng. 2. Dùng các biểu tượng trong nhĩm Paragraph để định dạng hoặc nhấn biểu tượng Dialog Box Launcher để mở hộp thoại định dạng paragraph.  Indents and Spacing: lề và khoảng cách các dịng trong đoạn  Alignment: căn chỉnh vị trí đoạn.  Outline level: định cấp từng đoạn để căn chỉnh trong màn hình Outline.  Indentation: căn chỉnh lề.  Spacing: khoảng cách giữa các đoạn Trang 29
  35. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Lưu ý: ta cĩ thể căn chỉnh nhanh trên thước First–line – vị trí hàng đầu tiên Indent Right – lề phải Hanging – vị trí hàng sau hàng đầu của paragraph Indent left lề trái  Line and Page Breaks: ngắt trang  Widow/Orphan Control: khơng cho đẩy 1 dịng của đoạn sang trang mới.  Keep with Next: hai đoạn phải dính liền nhau (nằm trong cùng một trang).  Keep Lines Together: khơng cho thể hiện 1 đoạn trong 2 trang, phải dồn vào một trang.  Page Break Before: đẩy đoạn sang trang mới. 3.4.3. Kẻ khung và tạo bĩng nền văn bản Trang 30
  36. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Kẻ khung một đoạn 1. Đánh dấu phần văn bản cần kẻ khung. 2. Chọn Border.  Chọn kiểu khung trong phần Setting.  Chọn kiểu nét trong phần Style.  Chọn màu nét kẻ trong phần Color, bề dày nét kẻ trong phần Width.  Trong phần Apply to ta chọn phạm vi sẽ kẻ.  Chọn Option để khai báo khoảng cách từ khung kẻ đến văn bản. Kẻ khung xung quanh trang 1. Chuyển con trỏ vào trang hay phân đoạn cần kẻ khung. 2. Chọn Page Border. Tạo bĩng nền Chọn Shading  Chọn màu nền trong phần Fill.  Chọn kiểu mẫu tơ trong phần Patterns.  Chọn màu tơ trong phần Color.  Trong phần Apply to ta chọn phạm vi sẽ tơ. 3.4.4. Đặt và sử dụng Tab Tab là các vị trí dừng trong văn bản giúp ta dễ dàng căn chỉnh và định dạng văn bản. Khi ta thêm bớt dữ liệu tại một vị trí Tab thì các vị trí khác khơng bị ảnh hưởng gì. Chúng ta cĩ 4 loại Tab:  Tab trái (Left) : văn bản sẽ giĩng thẳng bên trái kể từ vị trí Tab  Tab giữa (Center) : văn bản sẽ giĩng thẳng ở giữa vị trí Tab  Tab phải (Right) : văn bản sẽ giĩng thẳng bên phải kể từ vị trí Tab  Tab thập phân (Decimal) : văn bản sẽ giĩng thẳng dấu thập phân tại vị trí Tab Ví dụ: Hoa hồng Hoa hồng Hoa hồng 23.45 Nguyễn Thị Hồng Nguyễn Thị Hồng Nguyễn Thị Hồng 2.5 Trang 31
  37. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Đặt Tab  Sử dụng Menu ribbon 1. Chuyển con trỏ vào đoạn cần đặt Tab hay đánh dấu nhiều đoạn cần đặt Tab 2. Trong hộp thoại định dạng paragraph nhấn Tabs 3. Nhập số chỉ vị trí Tab vào phần Tab Stop Position, vị trí này tính từ lề trái của văn bản 4. Chọn kiểu Tab trong phần Alignment 5. Chọn ký hiệu dẫn tới Tab trong phần Leader 6. Sau khi khai báo xong 1 Tab ta chọn Set để đặt nĩ và khai báo tiếp tục cho các Tab khác  Sử dụng mouse 1. Chuyển con trỏ vào đoạn cần đặt Tab hay đánh dấu nhiều đoạn cần đặt Tab 2. Chọn kiểu Tab trong hộp Tab (ở đầu thước) 3. Nhấp chuột trên thước để đặt Tab tại vị trí mình cần 4. Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp. Nhấn phím TAB Xố Tab  Sử dụng Menu ribbon 1. Chuyển con trỏ vào đoạn cần đặt Tab hay đánh dấu nhiều đoạn cần đặt Tab 2. Trong hộp thoại định dạng paragraph nhấn Tabs 3. Chọn chỉ số Tab cần xố trong danh sách và chọn Clear  Sử dụng mouse 1. Chuyển con trỏ vào đoạn cần đặt Tab hay đánh dấu nhiều đoạn cần đặt Tab 2. Drag ký hiệu Tab ở trên thước ra ngồi Trang 32
  38. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Tĩm tắt 1. Định dạng chữ Đánh dấu chữ cần định dạng. Chọn nhĩm Font. 2. Định dạng đoạn Đánh dấu đoạn cần định dạng. Chọn nhĩm Paragraph 3. Kẻ khung Đánh dấu phần văn bản cần kẻ khung. Chọn mục Borders and Shading trong nhĩm paragraph Border. 4. Tạo bĩng nền Đánh dấu phần văn bản cần kẻ khung. Chọn mục Borders and Shading trong nhĩm paragraph Shading. 5. Đặt và sử dụng Tab Đặt Tab: chọn kiểu Tab trong hộp Tab sau đĩ Click vào vị trí cần đặt trên thước Xố Tab: Drag ký hiệu Tab trên thước ra khỏi thước 3.4.5. Các định dạng đặc biệt Chuyển đổi giữa chữ thường và chữ hoa Đánh dấu phần cần chuyển đổi.  Sentence case: chữ đầu câu viết hoa.  Lower case: chữ thường.  Uppercase: chữ hoa.  Title case: chữ đầu từ viết hoa.  Toggle case: đảo ngược giữa chữ hoa và thường. Làm chữ lớn đầu dịng 1. Đánh dấu những chữ cần làm lớn ở đầu dịng. 2. Chọn Insert Drop Cap.  Chọn kiểu chữ lớn trong phần Position.  Chọn kiểu Font chữ trong phần Font.  Chọn số dịng để rơi chữ trong phần Lines to Drop.  Chọn khoảng cách từ chữ rơi đến văn bản trong phần Distance from Text. Trang 33
  39. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Chèn ký hiệu vào văn bản 1. Chuyển con trỏ tới vị trí cần chèn. 2. Chọn Insert Symbol. Một số font cĩ các ký tự đặc biệt như : Symbol , Wingdings , Webdings , Tạo ký hiệu hay số đầu dịng 1. Đánh dấu những dịng cần tạo ký hiệu đầu dịng nếu đã gõ dữ liệu hay chuyển con trỏ tới dịng cần tạo nếu chưa gõ dữ liệu. 2. Chọn biểu tượng định dạng hoặc trong nhĩm Paragraph Trang 34
  40. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Tĩm tắt Các định dạng đặc biệt Chuyển đổi chữ thường và hoa + Đánh dấu phần văn bản cần chuyển và bấm Shift + F3. Làm chữ lớn đầu dịng + Đánh dấu những chữ cần làm lớn. + Chọn Insert Drop Cap. Chèn ký hiệu vào văn bản. + Chuyển con trỏ tới vị trí cần chèn và chọn Insert Symbol. Tạo ký hiệu hoặc số đầu dịng + Đánh dấu phần cần tạo và chọn hay 3.5. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 3.5.1. Hình ảnh 3.5.1.1.Chèn hình ảnh Trang 35
  41. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 1. Chuyển con trỏ tới vị trí ta cần chèn hình 2. Chọn Insert Clip Art nếu chọn hình từ thư viện 3. Gõ từ khố tìm kiếm hình ảnh vào mục Search for, nhấn Go 4. Click chọn hình ảnh để đưa hình vào văn bản Chọn Insert Picture nếu chọn hình từ tập tin hình từ bên ngồi. Click vào tên tập tin và chọn Insert Chọn Insert Shapes nếu muốn chèn những hình học được xây dựng sẵn trong Word. Trang 36
  42. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.5.1.2. Định dạng hình ảnh Click vào hình ảnh, xung quanh nĩ hiện các nút sẽ thấy thanh cơng cụ Picture Tools chứa các nhĩm chức năng định dạng hình ảnh - Chọn Wrap text: kiểu che phủ  In line with text: hình nằm cùng dịng với chữ  Square: tạo một hình chữ nhật xung quanh hình  Tight: chữ ơm sát hình  Behind text: hình chìm dưới chữ  In front of text: hình nằm đè lên chữ - Nếu muốn thay đổi vị trí hình và các kiểu đặt hình khác ta chọn More Layout Options 3.5.2. Chữ nghệ thuật (WordArt) 1. Chọn Insert WordArt 2. Chọn kiểu chữ nghệ thuật trong danh sách 3. Gõ nội dung chữ Trang 37
  43. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Thanh cơng cụ drawing tools 3.5.3. Biểu thức tốn học (Equation) 1. Chọn Insert Equation 2. Chọn các cơng cụ để tạo và nhập dữ liệu vào, chuyển sang cơng cụ khác ta bấm phím , muốn quay về cơng cụ trước ta bấm phím  3. Để kết thúc quá trình tạo biểu thức ta click chuột ra ngồi Thanh cơng cụ dành riêng cho biểu thức tốn học Trang 38
  44. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.5.4. Đối tượng SmartArt Smart Art là tập hợp các loại đồ hoạ bạn cĩ thể sử dụng để tổ chức thơng tin trong tài liệu. 1. Chọn Insert Smart Art 2. Chọn kiểu sơ đồ tổ chức thơng tin 3. Để hiệu chỉnh Smart Art chọn tab Design và các nhĩm liên quan Trang 39
  45. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.5.5. Chèn biểu đồ (Chart) Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi trục tung và trục hồnh. Trục hồnh thể hiện loại dữ liệu dùng để so sánh. Trục tung thể hiện số lượng hay đơn vị đo lường dữ liệu để so sánh Tĩm tắt 1. Hình ảnh Chèn hình: chuyển con trỏ tới vị trí ta cần chèn hình chọn Insert Picture, Chỉnh sửa kích thước: click vào hình và drag các nút đen quanh hình để thay đổi Di chuyển hình: click vào hình và drag nĩ tới vị trí mới Định dạng hình: click vào hình và chọn Picture Tools Xố hình: click vào hình và bấm phím Delete 2. Tạo chữ nghệ thuật Chọn Insert WordArt 3. Tạo biểu thức tốn học Chọn Insert Equation Trang 40
  46. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.6. PHÂN CỘT VÀ SỬ DỤNG BẢNG 3.6.1. Phân cột báo Phân cột sau khi gõ văn bản 1. Đánh dấu phần văn bản cần phân cột 2. Chọn Page Layout Columns hoặc nhấn More Columns  Chọn số cột muốn phân trong phần Presets hay gõ số vào phần Number of columns  Đánh dấu Line between nếu muốn cĩ đường kẻ giữa các cột  Đánh dấu Equal column width nếu muốn các cột phân ra bằng nhau  Căn chỉnh kích cỡ từng cột trong phần Width and spacing  Trong phần Apply to ta chọn Selected Text Chuyển cột theo ý mình 1. Chuyển con trỏ tới phần cần chuyển cột 2. Chọn Page Layout Break Column hay bấm phím Ctrl + Shift + Enter Trang 41
  47. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương 3.6.2. Sử dụng bảng 3.6.2.1. Tạo bảng và các thao tác cơ bản  Sử dụng menu Chọn Insert Table Insert Table  Number of columns: số cột  Number of rows: số dịng  Chọn dịng, cột, khối ơ Chọn dịng: Table Tools Layout Select Row hay click chuột ở đầu dịng Chọn cột: Table Tools Layout Select Column hay click chuột ở phía trên cột Chọn khối ơ: drag trên khối ơ cần chọn Chọn tồn bảng: Table Tools Layout Select Table  Thêm hoặc xố dịng, cột Chọn các dịng, cột cần chèn thêm hoặc xố Chọn Table Tools Layout chọn các chức năng thuộc nhĩm Rows & Columns 3.6.2.2. Định dạng bảng  Thay đổi kích thước dịng, cột Đưa mũi tên chuột vào đường biên của cột hay dịng cần thay đổi kích thước và drag chuột  Thao tác trộn nhiều ơ thành một và tách 1 ơ thành nhiều ơ Chọn Table Tools Layout chọn các chức năng thuộc nhĩm Merge Trang 42
  48. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương  Canh lề và chuyển hướng dữ liệu văn bản Đánh dấu những ơ cần canh lề hoặc chuyển hướng và chọn Table Tools Layout chọn các chức năng thuộc nhĩm Alignment  Tính tốn trong bảng Word qui định dùng các chữ cái đặt tên cho cột của bảng và các chữ số đặt tên cho dịng. Khi cần làm việc với một ơ nào đĩ của bảng ta lấy tên cột và dịng của ơ đĩ Chuyển con trỏ vào ơ cần tính và chọn Table Tools Layout Formula Gõ cơng thức cần tính vào phần Formula, nếu muốn dùng hàm ta chọn Paste Function. Nếu muốn định dạng kết quả ta chọn Number Format  Sắp xếp trong bảng Chọn Table cần sắp xếp Chọn Table Tools Layout Sort Chọn Header Row để chừa dịng đầu là tiêu đề (khơng sắp xếp dịng này) Chọn tên cột làm khố trong phần Sort By, loại dữ liệu muốn sắp xếp khai báo trong phần Type và kiểu sắp xếp (Ascending: sắp xếp theo chiều tăng dần, Descending: sắp xếp theo chiều giảm dần) Chọn tiếp khố phụ trong phần Then By Trang 43
  49. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương  Kẻ khung và tạo bĩng nền Đánh dấu phần cần kẻ khung hoặc tạo bĩng nền trong bảng và chọn Table Tools Design dùng các chức năng trong nhĩm Table Styles và Draw Borders để định dạng Tĩm tắt 1. Phân cột Đánh dấu phần văn bản cần phân cột Chọn Page Layout Columns 2. Tạo bảng Chọn Insert Table Insert Table  Number of columns: số cột  Number of rows: số dịng 3. Xố bảng Chọn bảng muốn xố Nhấn Shift + Delete 4. Kẻ khung và tạo bĩng nền Đánh dấu phần cần kẻ khung hoặc tạo bĩng nền trong bảng và chọn Table Tools Design 3.7. TRỘN VĂN BẢN 3.7.1. Giới thiệu Word cho phép ta tạo ra một mẫu thơ mời rồi trộn với một danh sách cĩ sẵn để tạo ra hàng loạt thơ mời giống nhau nhưng nội dung khác nhau. Cĩ 3 loại tập tin sử dụng khi trộn  Tập tin chứa danh sách (Data Source), đây là tập tin mà bên trong nĩ chỉ chứa bảng danh sách. Tập tin này được lưu trữ để dử dụng nhiều lần.  Tập tin thơ mẫu (Main Document), đây là tập tin chứa mẫu thơ để trộn thơng tin vào. Tập tin này nên lưu trữ tạo thành những mẫu văn bản cĩ sẵn.  Tập tin kết quả trộn (Form Letter), đây là các bức thơ sau khi đã trộn. Tập tin này khơng cần lưu trữ. 3.7.2. Tạo văn bản nguồn Tạo tập tin mà bên trong nĩ chỉ chứa một bảng danh sách, ngồi bảng khơng chứa bất kỳ dữ liệu nào khác. Bảng danh sách gồm 2 phần: phần tiêu đề cột và phần dữ liệu Trang 44
  50. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Ví dụ: Ho Ten Phai Namsinh Diachi Tôn Nữ Kim Anh Nữ 1995 19/2A Tân Thuận Diệp Hoàng Sơn Nam 1995 12E5 Cư xá Thanh Đa Hoàng Thị Tuyết Nga Nữ 1993 20 Nguyễn Huệ Lê Hồng Phong Nam 1992 27 Ngô Quyền Nguyễn Thuỳ Trang Nữ 1993 18 Ngô Thời Nhiệm 3.7.3. Tạo văn bản mẫu để trộn Tạo văn bản theo ý mình, chừa trống các phần tử để trộn thơng tin Ví dụ: THIỆP MỜI Thân mời : Địa chỉ : Nhân dịp lễ Giáng sinh, thân mời bạn tham dự buổi họp mặt thân mật được tổ chức tại Nhà hàng Rex vào lúc 20 giờ ngày 24/12/2013. Sự hiện diện của bạn là niềm vinh dự cho Hồng Sơn 3.7.4. Trộn văn bản Tại cửa sổ chứa nội dung thơ mẫu, nhấn chọn tab Mailings Sau đĩ thực hiện quy trình các bước hướng dẫn sau:  Bước 1: chọn kiểu tập tin là bức thư (Letters) / Bì thư (Envelopes) / Nhãn thư (Labels), Trang 45
  51. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương  Bước 2: Chọn tập tin danh sách chứa thơng tin các khách hàng  Bước 3: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn các mục từ danh sách và chèn các thơng tin phù hợp  Bước 4: xem thử trước kết quả  Bước 5: kết thúc quá trình trộn và tíến hành in các thư mời ra một tập tin khác mà trong đĩ mỗi trang của tập tin là một thư mời Tĩm tắt 1. Tạo văn bản nguồn Tạo tập tin mà bên trong nĩ chỉ chứa một bảng danh sách, ngồi bảng khơng chứa bất kỳ dữ liệu nào khác. Bảng danh sách gồm 2 phần: phần tiêu đề cột và phần dữ liệu 2. Tạo văn bản mẫu Tạo văn bản theo ý mình, chừa trống các phần tử để trộn thơng tin 3. Trộn văn bản Thực hiện lần lượt các bước để trộn ra kết quả 3.8. IN ẤN TRONG MICROSOFT WORD 3.8.1. In ấn Mục đích của việc soạn thảo là tạo ra các trang văn bản trình bày đẹp. Để cĩ được những trang văn bản đạt yêu cầu thì in ấn đĩng vai trị rất quan trọng bởi vì nhiều khi ta trình bày văn Trang 46
  52. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương bản trên máy rất đẹp nhưng khi in ra bản in thì lại khơng đạt yêu cầu. Word cung cấp các chức năng phục vụ in ấn rất mạnh, đĩ là bản in nhìn trên màn hình ra sao thì ta in ra giấy được như vậy. Phân trang Bình thường máy tự phân trang khi đã chứa đủ dữ liệu trong trang theo khổ giấy khai báo. Tuy nhiên đơi lúc ta muốn chuyển sang trang khác theo ý mình mặc dù lúc đĩ dữ liệu chưa đầy trang. Ta thực hiện thao tác 1. Chuyển con trỏ tới vị trí cần phân trang 2. Chọn Page Layout Break Page (phím tắt : Ctrl + Enter) Cài đặt trang in  Lề, gáy, tiêu đề.  Khai báo kiểu giấy in Chọn Page Layout Margins Chọn Page Layout Size More Custom Margins Paper Sizes Khai báo lề giấy. Chọn kích cỡ giấy trong phần Paper Size, Khai báo gáy trong phần Gutter nếu kích cỡ giấy ta sử dụng khơng cĩ trong Chọn hướng in trong phần Orientation. danh sách thì tự khai báo trong phần Width Chọn phạm vi ảnh hưởng trong phần và Height. Apply to. Trang 47
  53. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Xem trước trang in Hộp thoại in ấn Chọn File Print (Ctrl + P)  Chọn tên máy in trong phần Printer  Chọn phạm vi in trong phần Settings o All: In tồn bộ văn bản o Current page: chỉ in trang hiện hành (trang đang chứa con trỏ) o Pages: in các trang theo số chỉ định, nếu các trang rời nhau ta dùng dấu “,” để phân cách, nếu các trang liên tục ta dùng dấu “-” để chỉ giữa trang đầu và cuối.  Nếu muốn in cùng một nội dung làm nhiều bản ta khai báo số bản in trong phần Copies. 3.8.2. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang, đánh số trang, trang bìa Tạo tiêu đề trang 1. Chọn Insert nhĩm Header and Footer 2. Gõ tiêu đề đầu trang vào phần Header, tiêu đề cuối trang vào phần Footer. Trang 48
  54. Bài 3. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word Tài liệu Tin Học Đại Cương Đánh số trang Chọn Insert Page Numbers  Chọn vị trí đặt số trang  Chọn kiểu hiển thị  Chọn Format Page Numbers để định lại kiểu đánh số Tạo trang bìa Chọn Insert Cover Page  Chọn kiểu hiển thị Tạo mục lục tự động Đánh dấu mục lục theo các Heading Styles được cài đặt sẵn. Chọn References nhĩm Table of Contents Trang 49
  55. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương BÀI 4 PHẦN MỀM TẠO LẬP BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL Nội dung: Giới thiệu về MS-Excel Màn hình Excel Một số các khái niệm liên quan Quá trình xây dựng bảng tính Thao tác nhập liệu vào Excel Cách nhập cơng thức trong Excel Định dạng trang tính Phân biệt các loại địa chỉ Giới thiệu các hàm cơ bản Hàm tìm kiếm và tham chiếu Vẽ đồ thị Cơ sở dữ liệu và các hàm, thao tác trên cơ sở dữ liệu Sắp xếp dữ liệu In ấn bảng tính Trang 50
  56. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.1. GIỚI THIỆU Excel là gì ? Đĩ là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng của hãng Microsoft, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện : Tạo bảng tính. Vẽ đồ thị. Quản trị dữ liệu. Phân tích dữ liệu. Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta cĩ thể phân tích nhiều loại hình bài tốn khác nhau. 4.1.1. Khởi động MS-Excel Cách 1 : Nhấp chuột double click vào biểu tượng shortcut trên Destop Cách 2 : Nhấp chuột vào nút Start All Programs Microsoft Office Microsoft Excel Cách 3 : Mở Windows Explorer nhấn double click vào tập tin *.XLSX 4.1.2. Màn hình Excel 4.1.3. Một số khái niệm Bảng tính (Workbook): trong Excel, một Workbook là một tập tin mà trên đĩ bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook cĩ thể chứa nhiều sheet (trang tính). Do vậy bạn cĩ thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin cĩ liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Một workbook chứa tối đa 255 worksheet hay chart sheet. Trang tính (Worksheet): là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, cĩ dạng bảng gồm nhiều hàng (row) và cột (column). Một worksheet chứa nhiều ơ (cell), các ơ được tổ chức thành các cột và các dịng. Worksheet được chứa trong workbook. Một worksheet chứa được 256 cột và 1048576 dịng. Trang 51
  57. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Cột (Column): được đặt tên riêng theo chữ cái từ A, B, C, D, cho đến cột IV. Hàng (Row): được đánh số từ trên xuống bắt đầu từ 1 đến 1048576. Ơ (Cell): là phần từ cơ bản của bảng tính dùng chứa dữ liệu. Nĩ là giao điểm của cột và hàng. Mỗi ơ đuợc tham chiếu theo tên cột và số hiệu hàng. Ví dụ : Ơ B4 là giao điểm cột B và hàng số 4 của trang tính. Dữ liệu trong 1 ơ cĩ thể là hằng (constant) hay cơng thức (formula). Ơ hiện hành (Active Cell): là tính chất chỉ ơ sẽ chứa dữ liệu được nhập. Trên màn hình đĩ là ơ cĩ đường biên màu sậm hơn các ơ khác. Vùng (Range): là tập hợp nhiều ơ hình thành 1 hình chữ nhật trong bảng tính. Vùng được chỉ định theo 2 ơ – ơ gĩc trên bên trái và ơ gĩc dưới bên phải. Ví dụ : B4:D9 là vùng đuợc tạo thành từ ơ B4 đến ơ D9. Sheet Tabs: tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại gĩc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. 4.1.4. Thốt khỏi Excel Cách 1 : Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 2 : Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh tiêu đề (title bar) 4.1.5. Hướng dẫn trực tuyến Nhấn phím F1 Trang 52
  58. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.2. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢNG TÍNH Gồm 3 giai đoạn chính sau : Hiện thực Kiểm tra và Phân tích bảng tính chạy thử trên máy 4.2.1. Phân tích Trong giai đoạn này cần xác định các vấn đề sau. - Đối tượng, mục tiêu của bảng tính ? - Cấu trúc bảng tính Nên tổ chức bảng tính thành bao nhiêu trang ? Những thuộc tính nào cần phải theo dõi ? Các thuộc tính cĩ kiểu dữ liệu gì ? Là hằng (chuỗi, ký tự, số, thời gian) hay cơng thức ? Nếu là cơng thức thì cách tính tốn của nĩ ra sao ? Kích thước dữ liệu tối đa chứa trong ơ. Dự kiến số lượng hàng tối đa trong bảng tính. - Phác hoạ về hình dạng bảng tính ? Nên bám sát với biểu mẫu thực tế càng nhiều càng tốt. Trong Excel kiểu dữ liệu được chia làm 2 loại Hằng: là các dữ liệu gốc do người sử dụng nhập và thay đổi. Hằng bao gồm Kiểu văn bản (text) Kiểu số (number) Kiểu ngày (date) hay giờ (time). Cơng thức: là biểu thức dùng để tính tốn ra giá trị hiển thị. Nĩ biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ơ cơng thức với các đại lượng khác 4.2.2. Hiện thực bảng tính trên máy Trong bước này, chúng ta sẽ dùng phần mềm xử lý bảng tính để tạo lập bảng tính đã phân tích trong giai đoạn trước. 4.2.3. Kiểm tra và cho chạy thử Giai đoạn này nhằm phát hiện các lỗi và sai lệch để sửa chữa trước khi đưa vào sử dụng. Thường ta sẽ nhập dữ liệu và kiểm tra như sau : Các giá trị dữ liệu thật đã biết trước kết quả để đối chiếu. Các trường hợp đặc biệt về dữ liệu để xem xét các bất thường cĩ thể xảy ra. 4.3. HIỆN THỰC BẢNG TÍNH TRÊN MÁY TÍNH 4.3.1. Cập nhật dữ liệu a) Các thao tác cơ bản Di chuyển Cell Pointer Để di chuyển active cell Thao tác  Để di chuyển active cell Thao tác  Ơ kế cận  Màn hình phía trên PageUp Ơ đầu hàng hiện hành Home Màn hình phía dưới PageDown Trang 53
  59. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Để di chuyển active cell Thao tác  Để di chuyển active cell Thao tác  Ơ đầu trang tính (ơ A1) Ctrl + Home Trang tính sau Ctrl + PgDn Ơ cuối cùng chứa dữ liệu Ctrl + End Trang tính trước Ctrl + PgUp Địa chỉ ơ bất kỳ F5 Di chuyển trong vùng dữ End +  liệu Chọn đối tượng bằng bàn phím Nhấn đè phím Shift trong khi di chuyển cell pointer Chọn đối tượng bằng mouse Để chọn Thao tác 1 ơ - Click ơ muốn chọn 1 vùng - Drag từ ơ đầu đến ơ cuối của vùng bảng tính muốn chọn Nhiều vùng khác nhau - Nhấn giữ phím Ctrl trong khi chọn lần lượt từng vùng một. 1 cột - Click vào tên cột trên column heading Nhiều cột liên tiếp - Drag trên column heading từ cột đầu tiên muốn chọn đến cột cuối nhau 1 hàng - Click vào tên hàng trên row heading Nhiều hàng liên tiếp - Drag trên row heading từ hàng đầu tiên muốn chọn đến hàng cuối nhau Trang tính - Click vào tên sheet trên sheet tab Tồn bộ trang tính - Click vào nút select all b) Thao tác nhập dữ liệu trong ơ, vùng Dữ liệu gõ vào từ bàn phím được hiển thị tạm thời trên formula bar và trong ơ. Nội dung nhập sẽ đưa vào ơ active cell khi nhấn Enter hoặc di chuyển sang ơ khác. Trình tự nhập dữ liệu Nhập cho 1 ơ Giới hạn phạm vi nhập trong 1 vùng  Chọn ơ.  Chọn vùng.  Nhập vào dữ liệu theo đúng kiểu.  Nhập dữ liệu vào các ơ trong vùng.  Nhấn Enter hoặc  khi xong.  Di chuyển sang ơ khác bằng các phím Enter hoặc Shift + Enter, Tab hoặc Shift + Tab. c) Nhập dữ liệu hằng (ký tự, số, ngày giờ) Hằng là các giá trị dữ liệu gốc và khơng thay đổi nếu người sử dụng khơng thay đổi. Thường thì Excel tự động nhận biết kiểu dữ liệu khi nhập.Trong Excel cĩ các kiểu dữ liệu sau: + Kiểu chữ (text): là tổ hợp các ký tự chữ hoặc kết hợp ký tự chữ với các ký tự số. Excel xem tất cả những dữ liệu nhập khơng phải là số, ngày tháng, giờ, cơng thức, các giá trị logic hoặc mã lỗi đều là kiểu text. Khi nhập dữ liệu vào cell dữ liệu được canh sang trái. Khi nội dung dữ liệu vượt quá kích thước ơ thì Excel hiển thị như sau Trang 54
  60. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Nội dung nhập Hiển thị trong ơ Báo cáo Báo cáo Báo cáo doanh thu tháng 11 Báo cáo doanh thu tháng 11 Báo cáo doanh thu tháng 11 Báo cáo doanh Data + Kiểu số (number): bao gồm các ký số (0 9) và 1 trong các ký hiệu sau + - () . $ , E e. Khi nhập nhập dữ liệu số vào cell số được canh sang phải. Trường hợp khơng đủ kích thước hiển thị thì Excel sẽ biểu diễn bằng các dấu rào “#######”. + Kiểu ngày (date): dữ liệu ngày tháng cĩ giá trị thật từ 0 đến 65380 ứng với thời gian từ 01/01/1900 đến 31/12/2078. Dữ liệu giờ cĩ giá trị thật từ 0.0 đến 0.999 tương ứng với 00:00:00 đến 24:00:00 giờ. Khi nhập dữ liệu vào cell dữ liệu được canh sang phải. Bình thường Excel dùng dạng giờ 24, nếu muốn hiển thị dạng giờ 12 thì gõ A/AM hay P/PM ngay sau dữ liệu giờ (nhớ cách khoảng trắng). Chú ý !!! - Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là mm/dd/yy hay là dd/mm/yy trong mục thiết lập ControlPanel Regional Setting. - Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xố bỏ định dạng hoặc định dạng lại. d) Nhập cơng thức Trong Excel, cơng thức bắt đầu là dấu bằng = theo sau là các biểu thức tính tốn. Biểu thức tính tốn này biểu diễn mối quan hệ của ơ phụ thuộc vào các giá trị khác. Nhập cơng thức cho 1 vùng 1. Chọn ơ đầu tiên (ơ gĩc trên bên trái) của vùng chứa cơng thức. 2. Nhập cơng thức vào ơ này. 3. Sao chép cơng thức sang các ơ kế cận bằng chức năng Auto Fill Các phép tốn và độ ưu tiên Các phép tốn Ví dụ Kết quả  Các phép tốn số học Phép trừ 1 ngơi =-35*2 -70 Phép tốn phần trăm (%) =100*15% 15 Phép luỹ thừa (^) =2^3 8 Phép nhân (*) và chia (/) =10*30/10 30 Phép cộng (+) và trừ (-) =1+2-3 0  Phép tốn & (nối chuỗi) =“Quoc”& “Phuong” QuocPhuong  Các phép tốn so sánh =, >, >=, =35>=21 TRUE Qui tắc : - Các phép tốn cĩ cùng độ ưu tiên được thực hiện từ trái sang phải. - Cặp dấu ( ) dùng để thay đổi độ ưu tiên. Trang 55
  61. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Auto Fill Excel cho phép sao chép (copy) dữ liệu từ 1ơ sang các ơ kế cận hoặc nhập 1 Fill Handle chuỗi đánh số thứ tự bằng fill handle. Excel căn cứ nội dung ơ để tiến hành copy hoặc fill. Chuyển đổi giữa chế độ copy và chế độ fill bằng cách nhấn giữ phím Ctrl khi drag fill handle. e) Sửa đổi dữ liệu đã nhập - Xố bỏ dữ liệu : chọn vùng dữ liệu muốn xố bỏ nhấn phím Del. - Sửa đổi dữ liệu trong ơ : chọn ơ cần sửa nhấn F2 hoặc click vào Fomula bar hay double click vào bên trong ơ nhấn Enter khi đã sửa xong. 4.3.2. Định dạng bảng tính Định dạng bảng tính là quá trình thay đổi về hình thức trình bày bảng tính nhằm đạt mục đích là rõ ràng, khơng nhầm lẫn và cĩ tính thẩm mỹ. Dùng nhĩm Styles được xây dựng sẵn Dùng các nhĩm Font, Alignment, Number để định dạng 4.3.3. Thiết lập thơng số in Vào menu Page Layout + Page (đặt trang) Trang 56
  62. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Orientation: Hướng trang (Portrait đặt dọc, Landscape đặt ngang). Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh ‘adjust to’ tỷ lệ bao nhiêu phần trăm so với kích thước bình thường). + Margins (đặt lề) Center on page: Đặt bảng vào giữa trang giấy (horizontally theo chiều ngang, vertically theo chiều dọc). Trang 57
  63. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương + Header/Footer (tiêu đề đầu, cuối trang) Chọn Custom header hoặc Custom footer để nhập tiêu đề. Đặt vùng in Bơi đen vùng cần đặt vào menu Page Layout Print Area Set Print Area. Vào menu Page Layout Print Area Clear Print Area để huỷ việc thiết lập vùng in. In bảng tính Print Preview để xem tồn bộ trước khi in. Nhấn Print để in Trang 58
  64. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.4. CÁC XỬ LÝ CHI TIẾT 4.4.1. Xử lý trang tính Thanh worksheet Tab Thao tác :  Di chuyển qua lại giữa các worksheet : nhấp chuột lên tên của sheet trên sheet tab (Ctrl + PgUp hoặc PgDown)  Đổi tên worksheet : nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở sheet tab chọn rename gõ tên mới vào xong nhấn phím Enter.  Sắp xếp thứ tự các worksheet : nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.  Chèn thêm worksheet mới vào workbook : nhấn phải chuột vào sheet bất kỳ chọn Insert chọn worksheet  Xố một worksheet : nhấp phải chuột lên tên sheet cần xố chọn Delete nhấp OK để xố. 4.4.2. Định dạng ơ 1. Chọn các ơ cần định dạng 2. Chọn Home trong nhĩm Cells chọn Format Cells 1) Tab Number Number: kiểu số Currency: kiểu tiền tệ Accounting: kiểu kế tốn Date: kiểu ngày Time: kiểu giờ Percentage: kiểu % Fraction: kiểu phân số Sciebntific: kiểu khoa học Text: kiểu văn bản, chữ Special: kiểu đặc biệt Custom: lựa chọn kiểu Trang 59
  65. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 2) Tab Alignment Horizontal: canh chiều ngang Vertical: canh theo chiều dọc Wrap text: chữ xuống dịng Orientation: hướng chữ 3) Tab Border Style: kiểu đường viền Color: màu sắc đường viền 4.4.3. Xử lý cột, hàng, ơ Sao chép, di chuyển Sao chép tồn bộ vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn chép Chọn menu Home chọn nhĩm Clipboard Copy hoặc nhấn Ctrl + C. Chọn vùng đích hay di chuyển con trỏ ơ đến vùng đích. Chọn menu Home chọn nhĩm Clipboard Paste hoặc nhấn Ctrl + V. Trang 60
  66. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Sao chép một thành phần của dữ liệu 1. Chọn vùng dữ liệu muốn chép 2. Chọn menu Home chọn nhĩm Clipboard Copy hoặc nhấn Ctrl + C. 3. Chọn vùng đích hay di chuyển con trỏ ơ đến vùng đích. 4. Chọn menu Home chọn nhĩm Clipboard Paste Special, hộp thoại Paste Special xuất hiện  Formula để chép chỉ cơng thức trong vùng nguồn.  Value để chép chỉ giá trị thể hiện trên vùng nguồn.  Format để chép chỉ phần định dạng của vùng nguồn.  All để chép một cách bình thường như lệnh Edit / Paste. 5. Click nút OK để hồn tất thao tác. Di chuyển dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển. Chọn menu Home chọn nhĩm Clipboard Cut hoặc nhấn Ctrl + X. Chọn vùng đích hay di chuyển con trỏ ơ đến vùng đích. Chọn menu Home chọn nhĩm Clipboard Paste hoặc nhấn Ctrl + V. Thêm bớt, mở rộng hàng, cột Chỉnh độ rộng hàng cột Excel là một bảng tính với các cột được đánh số bằng chữ A,B,C,D, và các hàng được đánh số 1,2,3,4, Như vậy với một vị trí cột cho trước và một vị trí hàng cho trước ta cĩ thể xác định chính xác một ơ trên bảng tính Excel. Thao tác: Để mở rộng hàng hay cột, ta thực hiện B1: Đưa chuột đến vị trí vạch đen là vách ngăn giữa hai cột hay hàng. B2: Nhấp và giữ chuột (khơng thả chuột ra). B3: Dịch chuyển chuột sang phải để mở rộng hoặc sang trái để thu nhỏ cột lại B4: Thả chuột ra Thêm bớt số hàng hay cột Thao tác: Để thêm bớt số hàng hay cột, ta thực hiện Ví dụ 1 : Thêm một cột ở trước cột D B1: Đưa chuột lên ơ cĩ chữ D (nằm trên thanh chỉnh độ rộng cột). B2: Nhấp chuột phải vào cột D (nhớ nhấp chuột trùng ngay ơ cĩ chữ D), một menu con hiện ra. B3: Nhấp chuột vào chữ Insert. Trang 61
  67. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Ví dụ 2 : Trong truờng hợp muốn thêm nhiều cột trước cột D thì : B1: Đưa chuột lên ơ cĩ chữ D (nằm trên thanh chỉnh độ rộng cột). B2: Nhấp và giữ chuột rồi kéo sang ngang. B3: Nhấp chuột phải. B4: Nhấp vào chữ Insert. Lưu ý : trong trường hợp ta muốn xĩa một cột thì thao tác hồn tồn tương tự cho các bước 1 và bước 2, tuy nhiên trong bước 3 thay vì nhấp chuột vào chữ “Insert” thì ta nhấp chuột vào chữ “Delete”. Cố định tiêu đề bảng biểu (freeze và unfreeze) Khi tiến hành di chuyển active cell trên trang tính chứa nhiều dữ liệu thì rất dễ làm cho người sử dụng bị nhầm lẫn do khơng nhìn thấy các tiêu đề cột trong bảng biểu. Excel cho phép “cố định” các tiêu đề cột và hàng trong khi di chuyển trong bảng tính để người sử dụng dễ quan sát theo cách như sau : Cố định tiêu đề : chuyển active cell đến phía dưới hàng và ngay bên phải cột muốn cố định chọn View chọn nhĩm Window chọn Freeze Pane. Bỏ cố định tiêu đề : Window Unfreeze Pane 4.4.4. Tham chiếu tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp Tham chiếu tương đối : khi sao chép một cơng thức cĩ tham chiếu tương đối sang 1 vùng khác thì các địa chỉ tham chiếu tương đối trong cơng thức sẽ được chỉnh theo cho phù hợp. Tham chiếu tuyệt đối : là tham chiếu đến vị trí khơng thay đổi trong cơng thức dù cĩ thêm cột, hàng hay xê dịch các ơ hiện cĩ đến vị trí khác. Tham chiếu hỗn hợp : gồm kết hợp giữa tham chiếu tuyệt đối và tương đối. Theo mặc định Excel sử dụng tham chiếu tương đối. Để sử dụng tham chiếu tuyệt đối, cần đặt dấu $ trước địa chỉ tên cột và tên hàng. Ví dụ : C5 là tham chiếu tương đối, $C$5 là tham chiếu tuyệt đối. Để chuyển đổi từ kiểu tham chiếu này sang kiểu tham chiếu khác.  Chọn cơng thức.  Chọn tham chiếu ơ cần chuyển đổi.  Nhấn F4 cho tới khi kiểu tham chiếu được chọn xuất hiện. F4 F4 F4 A3 $A$3 A$3 $A3 Trang 62
  68. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.5. HÀM TRONG EXCEL 4.5.1. Khái niệm Hàm là những cơng thức tính tốn phức tạp do Excel xây dựng sẵn, nhằm phục vụ cho các yêu cầu tính tốn và khai thác dữ liệu. Khi được sử dụng hàm sẽ cho kết quả ngay tại vị trí và được gọi là trị trả về của hàm. Tổng quát: TÊN HÀM (đối số1 , đối số2 , )  Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel.  Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, cĩ hàm khơng cĩ đối số.  Thơng thường excel ngầm định dấu phẩy ‘,’ để ngăn cách các đối trong hàm nhưng khi dùng chuẩn là dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân thì dấu ngăn cách các đối số trong hàm là dấu chấm phẩy ‘;’.  Tổng số dấu ‘(’ phải bằng tổng số dấu ‘)’. 4.5.2. Một số hàm thuờng dùng NGỮ PHÁP MƠ TẢ VÍ DỤ KẾT QUẢ Hàm số học 1 INT(number) Hàm lấy phần nguyên của number INT(2.3) 2 2 MOD(number,divisor) Hàm lấy phần dư của phép chia MOD(7,3) 1 number cho divisor MOD(7,4) 3 3 ROUND (number,num_digits) Hàm làm trịn số number đến số thập ROUND(2.15, 1) 2.2 phân thứ num_digits ROUND(2.149, 1) 2.1 ROUND(-1.475, 2) -1.48 ROUND(21.5, -1) 20 4 SQRT(number) Hàm lấy căn bậc hai của number SQRT(49) 7 5 POWER(number, power) Hàm tính luỹ thừa với number là cơ POWER(2,3) 8 số và power là số mũ Hàm xứ lý chuỗi 6 LEFT(text,num_char) Hàm này trả về chuỗi con của chuỗi LEFT(“ABCDE”,4) “ABCD” Text được trích từ trái sang phải Num_char ký tự 7 RIGHT(text,num_char) Hàm này trả về chuỗi con của chuỗi RIGHT(“ABCD”,2) “CD” Text được trích từ phải sang trái Num_char ký tự Trang 63
  69. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 8 MID Hàm này trả về chuỗi con của chuỗi MID(“ABCD”,2,2) “BC” (text,start_num,num_char) Text được trích từ vị trí Start_num và dài Num_char ký tự 9 LEN(text) Hàm trả về kích thước (chiều dài) LEN(“ABCD”) 4 của chuỗi text 10 TRIM(text) Hàm này trả về chuỗi Text, trong đĩ TRIM(“ ABCD ”) “ABCD” các ký tự khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi đã được cắt bỏ 11 VALUE(text) Hàm này đổi một chuỗi dạng số VALUE(“1,500.25”) 1500.25 thành số 12 UPPER(text) Hàm này trả về chuỗi Text đã được UPPER(“abcd”) “ABCD” đổi sang chữ hoa 13 LOWER(text) Hàm này trả về chuỗi Text đã được LOWER(“AbCd”) “abcd” đổi sang chữ thường 14 PROPER(text) Hàm này trả về chuỗi Text, trong đĩ PROPER(“tran tam”) “Tran Tam” ký tự đầu tiên mỗi từ được đổi sang chữ hoa Hàm xử lý ngày tháng 15 DAY(Serial_number) Hàm trả về ngày của Serial_number DAY(“12/22/2005”) 22 16 MONTH(Serial_number) Trả về tháng của Serial_number MONTH(“12/22/2005”) 12 17 YEAR(Serial_number) Hàm trả về năm của Serial_number YEAR(“12/22/2005”) 2005 18 DATE(YYYY,MM,DD) Hàm này trả về giá trị số ứng với DATE(2005,12,22) 22/12/05 ngày tháng năm Hàm thống kê 19 SUM (number1,number2, ) Hàm này trả về tổng Number1, SUM(1,2,3) 6 Number2, SUM(A1:A3) 6 SUM(A1:A3,4) 10 20 AVERAGE Hàm này trả về trung bình cộng các AVERAGE(1,2,3) 2 (number1,number2, ) số Number1, Number2, AVERAGE(A1:A3) 2 AVERAGE(A1:A3,4) 2.5 21 MIN Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của MIN(1,2,3) 1 (number1,number2, ) dãy số Number1, Number2, MIN(A1:A3) 1 MIN(A1:A3,0) 0 Trang 64
  70. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 22 MAX Hàm này trả về giá trị lớn nhất của MIN(1,2,3) 3 (number1,number2, ) dãy số Number1, Number2, MIN(A1:A3) 3 MIN(A1:A3,4) 4 23 COUNT Hàm này trả về số phần tử cĩ kiểu COUNT(2,“ab”,5,4) 3 (value1,value2, ) số trong dãy giá trị value1,value2 24 COUNTA Hàm này trả về số phần tử cĩ chứa COUNT(2,“ab”,5,4) 4 (value1,value2, ) giá trị (tức là đếm số phần tử khác COUNT(A1:A4) 3 trống) 25 COUNTIF(range,criteria) Hàm này trả về số phần tử của vùng COUNTIF (A1:A3,“>2”) 1 Range thoả mãn điều kiện Criteria 26 SUMIF Hàm này trả về tổng của những SUMIF(A1:A3,“>1”, 50 (range,criteria,sum_range) phần tử được chọn của vùng B1:B3) Sum_Range, những phần tử này được chọn ứng với những dịng của vùng Range cĩ giá trị thoả mãn điều kiện Criteria 27 RANK(number,ref,order) Xếp hạng của number trong ref với RANK(A1,$A$1:$A$3,0) 3 order như sau 0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất hay xếp theo thành tích học tập). 1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất hay xếp theo thành tích thể thao). Hàm Logic 28 AND(logical1,logical2, ) Phép logic AND AND(3>2,5 5) TRUE AND(2>3,5 5) FALSE 29 OR(logical1,logical2, ) Phép logic OR OR(3 2) FALSE NOT(3<2) TRUE Trang 65
  71. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.5.3. Hàm điều kiện IF(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true khơng thì value_if_false. Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các điều kiện). Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng. Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (cĩ thể là một hàm if khác, gọi là hàm if lồng nhau).  Hàm IF khơng được lồng nhau quá 64 cấp. 4.5.4. Mã lỗi (Error code) Khi gặp cơng thức hoặc hàm “khơng thể tính tốn được”, Excel sẽ báo lỗi : Mã lỗi Ý nghĩa Ví dụ #DIV/0! Chia cho zero. =35/0 #N/A Tham chiếu trị khơng tồn tại. =VLOOKUP(“ABC”,Table,2,FALSE) #NAME? Sử dụng tên vùng mà Excel “khơng biết”. =20*Giatri #NUM! Sử dụng số sai. =Sqrt(-1) #REF! Tham chiếu đến địa chỉ ơ khơng hợp lệ. =A1*2 Lỗi khi xố ơ A1 #VALUE! Sử dụng tham số hay tốn hạng sai kiểu. =20* “Giatri” 4.5.5. Sử dụng cơng cụ Function Wizard Function Wizard là cơng cụ hỗ trợ nhập hàm bằng cách khai báo thay vì phải gõ hàm trực tiếp từ bàn phím. - Bước 1 : Khai báo hàm Chuyển active cell đến ơ sẽ nhập cơng thức. Click vào nút Function Wizard. Khai báo loại của hàm cần dùng trong danh mục Select a category. Chọn tên hàm cần dùng trong mục Select a function. Nhấn nút OK để chuyển sang khai báo tham số của hàm trong dialog box thứ hai. - Bước 2 : Khai báo tham số của hàm Khai báo các tham số của hàm theo 1 trong các cách sau :  Drag lên bảng tính vùng chứa giá trị được dùng làm tham số của hàm  Nhập tên vùng tham số nếu cĩ đặt tên.  Nhập địa chỉ trực tiếp từ bàn phím Nhấn nút OK khi xong. Trang 66
  72. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.5.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu VLOOKUP VÀ HLOOKUP Ý nghĩa, cơng dụng Excel cho phép tạo cơng thức trong đĩ tốn hạng được trích ra trong danh sách khác. Ví dụ : trong hố đơn, tên hàng hố, đơn giá của một mặt hàng được trích ra từ bảng giá nếu biết được mã hàng hố. Cú pháp hàm + Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - VLOOKUP. VLOOKUP sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay cịn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đĩ. = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (cịn gọi là mã). Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (cịn gọi là bảng mã, bảng phụ). Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về. Range_lookup nhận một trong hai giá trị: 0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau). 1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần). Hoạt động của hàm VLOOKUP như sau: Giá trị trong tham số lookup_value sẽ được dị tìm trong cột thứ nhất của danh sách table_array. Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị chứa trong ở cột column_index_num. Nếu khơng tìm thấy thì tuỳ theo giá trị của range_lookup mà sẽ xử lý như sau: Giá trị FALSE / 0 – khi khơng tìm thấy sẽ trả về lỗi #N/A Giá trị TRUE / 1 – Excel trả về “trị gần đúng” trong hàng cĩ giá trị cột 1 lớn nhất và nhỏ hơn trị dị tìm. Danh sách dị tìm phải được sắp thứ tự trước theo cột đầu tiên Trang 67
  73. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương + Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - HLOOKUP. HLookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (hay cịn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đĩ. = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) Tĩm tắt Hàm số học: INT, MOD, ROUND, SQRT, POWER Hàm về xử lý chuỗi ký tự: LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM, VALUE, UPPER, LOWER, PROPER Hàm xử lý ngày tháng: DAY, MONTH, YEAR, DATE Hàm thống kê : SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, COUNTA, COUNTIF, SUMIF, RANK Hàm logic: AND, OR, NOT, IF Hàm tìm kiếm và tham chiếu: VLOOKUP , HLOOKUP Mã lỗi (error code) Sử dụng cơng cụ Function Wizard 4.6. TẠO ĐỒ THỊ 4.6.1. Tổng quan Khái niệm, các đối tượng bên trong đồ thị Biểu đồ (Chart) : là dạng biểu diễn trực quan của dữ liệu. Chúng giúp cho số liệu trở nên rõ ràng, dễ hiểu khi xem cũng như khi so sánh đánh giá. Các thành phần của biểu đồ thường gặp mơ tả như hình sau : Chart title Value axis Legend Category axis Phân loại, cơng dụng các loại đồ thị Tuỳ theo yêu cầu biểu diễn, các loại biểu đồ thường dùng cĩ thể phân thành các nhĩm sau Trang 68
  74. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương Các biểu đồ dùng so sánh – biểu đồ cột (Column). Các biểu đồ dùng biểu diễn cơ cấu – biểu đồ hình bánh (Pies). Các biểu đồ dùng biểu diễn xu hướng – biểu đồ đường (Line) và vùng (Area). Các biểu đồ khác – XY, Stock, Bubble v.v 4.6.2. Sử dụng nhĩm Charts Bước 1 : Chọn vùng dữ liệu click Insert nhĩm Charts Bước 2 : Chọn loại đồ thị Bước 3 : Chỉnh sửa đồ thị bằng thanh cơng cụ Chart Tools 4.7. CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.7.1. Các khái niệm Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp thơng tin cĩ tổ chức được lưu trữ trên máy tính và được thiết kế để người sử dụng cĩ thể truy xuất dễ dàng để lấy thơng tin. Cột (column) biểu diễn các field (trường chứa dữ liệu). Hàng (row) biểu diễn các record (tập hợp thơng tin các field). Danh sách (list) là tập hợp nhiều hàng kế tiếp nhau trong đĩ hàng đầu tiên chứa tên các cột (column labels), các hàng cịn lại mỗi hàng chứa dữ liệu về một đối tượng trong danh sách. Danh sách trong Excel được xem như 1 Database với tổ chức như sau : (ví dụ vùng số 1) Mỗi cột (column) trong danh sách tương ứng với một vùng (field) trong database. Các tên cột (column labels) trong danh sách là tên vùng (field name) trong database. Mỗi hàng (row) trong danh sách tương ứng với một mẫu tin (record) trong database. Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xố hay rút trích. Vùng này gồm ít nhất hai dịng: (ví dụ vùng số 2) Dịng đầu chứa tiêu đề Các dịng cịn lại chứa điều kiện. Trang 69
  75. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.7.2. Đặt tên vùng Excel cho phép đặt tên vùng và dùng tên để tham chiếu đến vùng đĩ trong cơng thức Để đặt tên 1 vùng : chọn vùng muốn đặt tên click vào Name box nhập tên muốn đặt cho vùng đã chọn Enter. Để chọn vùng đã đặt tên : click vào mũi tên của hộp Name box click vào tên vùng muốn chọn. Để tham chiếu vùng đã đặt tên trong cơng thức: sau khi vùng đã đặt tên ta cĩ thể dùng tên vùng thay địa chỉ vùng khi muốn tham chiếu trong Ghi chú : Excel mặc nhiên xem việc tham cơng thức. Việc sử dụng tên vùng làm cho cơng chiếu đến tên vùng là tham chiếu tuyệt đối thức dễ hiểu hơn. Ta dùng phím F3 để truy xuất đến địa chỉ vùng đĩ lấy tên vùng. 4.7.3. Thao tác lọc, xố, rút trích và các hàm Database Nhấn Data chọn nhĩm Sort & Filter chọn Advanced 4.7.3.1.Lọc dữ liệu Trang 70
  76. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương a) Di chuyển con trỏ ơ vào một ơ bất kỳ của danh sách b) Thực hiện lệnh Data chọn nhĩm Sort & Filter chọn Advanced o Trong Action, chọn Filter the List, in place o Trong List range nhập địa chỉ danh sách o Trong Criteria range nhập địa chỉ vùng Criteria o Nếu chọn Unique record only, dữ liệu lọc ra nếu cĩ những dịng trùng nhau sẽ trình bày chỉ một dịng c) Click nút OK, các mẫu tin khơng thoả điều Ghi chú: muốn bỏ việc lọc các mẫu tin, thực kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình hiện lệnh Data bày các mẫu tin thoả điều kiện 4.7.3.2.Rút trích dữ liệu Trong thao tác này cần tạo trước danh sách và vùng Criteria và vùng Extract a) Di chuyển con trỏ ơ vào một ơ bất kỳ của danh sách b) Thực hiện lệnh Data chọn nhĩm Sort & Filter chọn Advanced o Trong Action, chọn Copy to another location o Trong List range nhập địa chỉ danh sách o Trong Criteria range nhập địa chỉ vùng Criteria o Trong Copy to nhập địa chỉ dịng đầu vùng Extract (bởi vì khơng thể xác định chính xác số dịng được trích) o Nếu chọn Unique record only, dữ liệu trích ra nếu cĩ những dịng trùng nhau sẽ trình bày chỉ một dịng c) Click nút OK, các mẫu tin thoả điều kiện trong vùng Criteria sẽ đuợc chép vào vùng Extract 4.7.3.3.Các dạng vùng tiêu chuẩn a) Tiêu chuẩn số Ơ điều kiện cĩ kiểu số Ví dụ: Tiêu chuẩn LUONG bằng 1,500,000 LUONG 1500000 Trang 71
  77. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương b) Tiêu chuẩn chuỗi Ơ điều kiện cĩ kiểu chuỗi Ví dụ: Tiêu chuẩn TEN bằng NAM TEN NAM c) Tiêu chuẩn so sánh Ơ điều kiện chứa tốn tử so sánh kèm với giá trị so sánh, các tốn tử so sánh gồm: > Lớn hơn = Lớn hơn hay bằng Khác Ví dụ: Tiêu chuẩn LUONG lớn hơn 1,500,000 LUONG >1500000 d) Tiêu chuẩn cơng thức Ơ điều kiện cĩ kiểu cơng thức. Trong trường hợp sử dụng tiêu chuẩn này phải lưu ý hai yêu cầu sau Ơ tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng Database Trong ơ điều kiện phải lấy địa chỉ của ơ trong mẫu tin đầu tiên (dịng thứ hai trong vùng Database) để so sánh Ví dụ: Tiêu chuẩn ký tự đầu của TEN khác “N” XYZ FALSE Cơng thức trong ơ điều kiện là =LEFT(C2,1) 1500000 TP Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : (LUONG bằng 1500000 và CHUC VU là NV) hay (LUONG lớn hơn 1500000 và CHUC VU là TP) Trang 72
  78. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương f) Tiêu chuẩn trống Nếu trong ơ điều kiện khơng cĩ dữ liệu, tiêu chuẩn là tuỳ ý. Ví dụ: LUONG CHUC VU 1500000 TP Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : LUONG bằng 1500000 hay CHUC VU là TP 4.7.3.4.Các hàm Database Các hàm Database cĩ tính chất thống kê những mẫu tin trong vùng Database thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn hay vùng điều kiện Criteria Cú pháp các hàm Database chư sau + DSUM( , , ) Hàm này tính tổng trên cột Field của vùng Database tại những dịng thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria Ví dụ: Tính tổng THÀNH TIỀN của các mặt hàng + Nhập vào ơ B20 cơng thức DSUM($A$3:$H$8,H3,H19:H20) + Nhập vào ơ C20 cơng thức DSUM($A$3:$H$8,H3,I19:I20) + Nhập vào ơ D20 cơng thức DSUM($A$3:$H$8,H3,J19:J20) + DMAX( , , ) Hàm này tính giá trị lớn nhất trên cột Field của vùng Database tại những dịng thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria + DMIN( , , ) Hàm này tính giá trị nhỏ nhất trên cột Field của vùng Database tại những dịng thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria + DAVERAGE( , , ) Hàm này tính giá trị trung bình trên cột Field của vùng Database tại những dịng thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria 4.7.4. Sắp thứ tự 4.7.4.1.Sắp thứ tự đơn giản Di chuyển cho con trỏ ơ vào cột cần sắp xếp Nhấn vào biểu tượng trong nhĩm Sort & Filter Trang 73
  79. Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 4.7.4.2.Sắp thứ tự nhiều chỉ tiêu Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp Nhấn Data chọn nhĩm Sort & Filter Sort  Tên cột cần sắp xếp (ở sort by) chọn thứ tự sắp xếp trong mục Order  Then by: trong trường hợp nếu trùng thì sắp xếp theo cột tiếp.  My data has headers: Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột). Tĩm tắt 1. Danh sách : Cột tương ứng vùng dữ liệu (field), tên cột ứng với tên vùng (field name). Hàng tương ứng với mẫu tin (record). 2. Thao tác lọc, xĩa, rút, trích dữ liệu 3. Các hàm cơ sở dữ liệu (database) : DSUM , DMAX , DMIN , DAVERAGE 4. Sắp thứ tự Trang 74