Giáo trình Soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ (Phần 1)

1. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 Chương I: NHŨNG QUY ĐỊNH CHUNG 3 Chương II: VĂN BẢN PHÁP QUY 58 Chương III: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 72 Chương IV: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 1
2. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái LỜI NÓI ĐẦU Giáo trình “Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ” là giáo trình trong bộ giáo trình nghề Công tác xã hội, được xây dựng và biên soạn trên cơ sở chương trình khung đào tạo nghề do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành và được chi tiết hóa trong chương trình đào tạo nghề Công tác xã hội của Trường Cao đẳng nghề Yên Bái. Để giúp cho học sinh, sinh viên và những người có nhu cầu về công tác soạn thảo văn bản để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác quản lý và kinh doanh của các cơ quan đơn vị và các tổ chức kinh tế -xã hội; Cuốn giáo trình không chỉ đơn thuần là các bản sao chép mẫu văn bản mà còn là sự phân tích văn bản để tìm ra cái bản chất, chức năng cơ bản của hệ thống văn bản xuyên suốt cơ chế quản lý và hệ thống phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước. Giáo trình “Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ” được biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lí thuyết và thực hành. Trong quá trình biên soạn, tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những uy định về văn bản mới nhất. . Giáo trình “Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ” đã được Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng nghề Yên Bái nghiệm thu và nhất trí đưa vào sử dụng làm tài liệu chính thống sử dụng trong nhà trường phục vụ giảng dạy và học tập của học sinh. Giáo trình này được biên soạn lần đầu nên mặc dù đã hết sức cố gắng xong khó tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi mong nhận được các ý kiến đóng góp của người sử dụng và các đồng nghiệp để giáo trình ngày càng được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng giới thiệu! HIỆU TRƯỞNG Thạc sỹ: Trịnh Tiến Thanh 2
3. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN 1. Khái niệm, chức năng và vai trò cuả văn bản. 1.1. Khái niệm: - Từ "Văn bản" theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động. Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Văn bản là phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch. - Khi con người giao tiếp hàng ngày với nhau, người ta có thể dùng cử chỉ, điệu bộ, ký hiệu để trao đổi thông tin, nhưng phương tiện cơ bản nhất vẫn là ngôn ngữ. Suy cho cùng, không có tư tưởng, tình cảm, ý chí, nguyện vọng nào của con người lại không thể hiện qua ngôn ngữ. Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ mang tính hoàn chỉnh nhất, trọn vẹn nhất. Chính vì vậy, văn bản cũng là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều học giả và cũng có rất nhiều ý kiến khác nhau xung quanh khái niệm này. - Đối với bộ máy Nhà nước, văn bản quản lý Nhà nước thực chất là các quyết định quản lý Nhà nước do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phương. Văn bản quản lý Nhà nước còn là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước. Khái niệm chung: Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Khái niệm cụ thể: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, được tạo lập bởi sự liên kết các câu, các đoạn văn tạo thành một đơn vị hoàn chỉnh về nội dung và hình thức và hướng tới một mục đích giao tiếp nhất định. Cách hiểu này nhằm nêu các đặc trưng của văn bản: - Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ trong nói hay viết hằng ngày. - Văn bản (văn bản ở đây nói về loại văn bản thông dụng, bình thường, điển hình) phải là sự liên kết của nhiều câu và có thể nhiều đoạn văn. - Văn bản phải có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức (văn bản phải biểu thị một chủ đề thống nhất, hoàn chỉnh). Đây là điểm quan trọng nhất của khái niệm văn bản. - Mỗi văn bản phải có một mục đích giao tiếp nhất định. Mục đích này chi phối bản thân hoạt động giao tiếp và sự tổ chức văn bản. 1.2. Chức năng: 3
4. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái a. Chức năng thông tin. - Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là quan trọng nhất. Bởi vì thông qua các chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện. - Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý Nhà nước chứa đựng các thông tin Nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, chính sách, quyết định quản lý ) của chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý Nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó. - Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như: + Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan. + Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị. + Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động. + Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý. - Văn bản quản lý hành chính nhà nước (VBQLHCNN) cũng có chức năng thông tin, tuy nhiên thông tin chứa trong VBQLHCNN khác với mọi dạng thông tin khác. Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi hoạt động do nhà nước đặt ra. Để làm tốt chứng năng thông tin thì phải trau dồi kỹ năng soạn thảo văn bản và diễn đạt ngôn ngữ, thông tin chứa đựng trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. b. Chức năng pháp lý. - Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật), nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách. Tất cả những điều ấy là cơ sở cho cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) thực thi công vụ. - Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác. - Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lý của văn bản là: + Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy. 4
5. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản QPPL) là hình thức pháp luật của quản lý (luật là hình thức, quy phạm là nội dung). c. Chức năng quản lý. - Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. - Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết định, thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên, khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy, văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý. + Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định. Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường. + Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận. + Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra". Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ. Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình soạn thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải được ban hành kịp thời. 1.3. Vai trò: Văn bản có vai trò quan trọng trong các hoạt động QLHCNN: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. - Phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý. - Phương tiện kiểm tra. Theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý. 5
6. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Công cụ xây dựng hệ thống pháp luật. 2. Phân loại văn bản. Hệ thống văn bản rất phong phú, phức tạp cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lý chúng cho thích hợp. Hệ thống văn bản gắn chặt với sự phân quyền, phân cấp chặt chẽ, khoa học, được hình thành và phát triển phù hợp với quy luật khách quan và thực tiễn của đất nước. Như vậy, văn bản được phân loại như sau: 2.1. Văn bản mang tính chất quyền lực nhà nước và văn bản không mang tính chất quyền lực nhà nước. a. Văn bản mang tính chất quyền lực nhà nước (Văn bản quy phạm pháp luật - Pháp quy). + Văn bản pháp quy chỉ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. + Văn bản được ban hành theo đúng thủ tục, thể thức, trình tự luật định. + Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) có chứa những quy tắc xử sự chung. + Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần. + Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng với mọi đối tượng hay một nhóm đối tượng. + Văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trong toàn quốc hay từng địa phương + Văn bản quy phạm pháp luật được Nhà nước bảo đảm thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau: - Hiến pháp - Nghị quyết - Lệnh của Chủ tịch nước - Luật, Bộ luật - Pháp lệnh - Nghị định - Quyết định - Chỉ thị - Thông tư b. Văn bản không mang tính chất quyền lực nhà nước (Văn bản dân sự). Văn bản dân sự là loại văn bản giải quyết các mối quan hệ giữa các cá nhân trong giao tiếp, sinh hoạt, đời sống và kinh tế. Các văn bản dân sự gồm: - Hợp đồng - Đơn từ - Giấy ủy quyền 2.2. Văn bản công và văn bản tư. a. Văn bản công. 6
7. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ những yếu tố của một văn bản quy phạm pháp luật, nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể: * Văn bản hành chính thông thường như: - Công văn - Biên bản - Thông báo - Thông cáo - Công điện * Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, thuộc thẩm quyền của từng cơ quan nhằm giải quyết một sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi không gian, thời gian nhất định. Văn bản cá biệt như: - Quyết định nâng lương - Quyết định điều động - Quyết định bổ nhiệm - Quyết định khen thưởng, kỷ luật - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính b. Văn bản tư. Mang tính chất cá nhân (như đơn cá nhân, giấy xin phép, đơn đề nghị ). 2.3. Văn bản quản lý và văn bản thông thường. a. Văn bản quản lý. Là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường nhằm mục đích quản lý, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin phản ánh hay ghi chép công việc phát sinh b. Văn bản thông thường. Là các văn bản mang tính cá nhân, dân sự. 2.4. Phân loại văn bản theo hình thức. Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân bao gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật: Được quy định tại Luật số 17/2008/QH12 về Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 được Quốc hội khoá XII thông qua. - Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. 7
8. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Văn bản chuyên ngành: Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. - Văn bản của tổ chức chính trị; tổ chức chính trị - xã hội: Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức. 3. Hình thức và nội dung của văn bản. 3.1. Hình thức và nội dung của văn bản. Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; bố cục của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu có thể bố cục theo phần chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc phân thành các phần mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo một quy định tại Điều 4, Điều 5 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư lưu trữ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. * Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản điểm; - Nghị định: theo chương mục; điều; khoản; điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: chương; mục; điều khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm, các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thông tư: theo mục, khoản, điểm. * Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm. - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm. * Các văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm. Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản lý đặt ra cho người soạn thảo văn bản nhiệm vụ là: phải xắp xếp, bố cục các phần văn bản một cách khoa học và lôgic; sử dụng ngôn ngữ và văn phạm để phản ánh ý chí của nhà nước được 8
9. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý nhà nước. Những yêu cầu về hình thức của văn bản quản lý là tuỳ theo từng loại văn bản mà cách kết cấu theo từng chủ đề hay thể loại hợp lý. Thông thường những văn bản như điều lệ, quyết định, hợp đồng được viết dưới dạng điều, khoản, còn thì đa phân các loại văn bản khác được viết dưới dạng văn xuôi. Viết dưới dạng văn xuôi, đòi hỏi bố cục phải theo trình tự lôgíc từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng là kết thúc vấn đề Trong văn bản quản lý phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành. Khi soạn thảo văn bản cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho từng đoạn. Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên các chữ cái (theo vần a, b, c ) hoặc có thể dùng nguyên các chữ số tự nhiên như (1.); (1.1, 1.2 ); (1.1.2 ) để phân biệt các đoạn. Các phần nhỏ trực thuộc thì lùi sâu vào trong (thụt đầu dòng) để làm nổi bật các thông tin chính của văn bản. Những đoạn thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đồ thị để trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp và dễ hiểu hơn. Cần gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin, hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó. Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cần nhấn mạnh chính trị- xã hội quy định. 3.2. Nội dung của văn bản. Theo Quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; nội dung của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức nội dung của văn bản được sử dụng. - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quy định của pháp luật. - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay vấn đề sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. - Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. - Không viết tắt những cụm từ không thông dụng, đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt. 9
10. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại trích yếu nội dung của văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày-tháng-năm ban hành văn bản và tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Tuỳ theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm rõ những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra. Thông qua nội dung văn bản người tiếp nhận chúng phải hiểu được mục đích của văn bản, phải hiểu được những quan hệ mà văn bản đó điều chỉnh, hiểu rõ những việc phải sử lý trên cơ sở những cách thức, phương pháp và nguyên tắc xử sự đúng đắn. Cần phải viết sao cho nội dung của văn bản phải phản ánh được những vấn đề cơ bản sau đây: a. Tính mục đích: Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý. Nó phải là sự cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời. Ngoài ra, tính mụch đích của văn bản còn được thể hiện cả ở việc phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị. b. Tính khoa học và tính khả thi. Văn bản có tính khoa học là văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các sự kiện, biến cố hay nói cách khác nội dung của văn bản phải chính xác, không dùng đến thông tin sự kiện quá cũ, quá lạc hậu. Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm. Văn bản có tính khả thi là văn bản phải đáp ứng các vấn đề như: phải đưa ra được những vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan của thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất định như tình hình của đối tượng, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng mọi mặt của đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu của quy luật khách quan. Mọi quy định trong văn bản phải biết gắn giữa quyền và nghĩa vụ đi đôi với những điều kiện cụ thể để thực hiện những quyền và nghĩa vụ đó. Nói như vậy có nghĩa là văn bản phải có khả năng thực hiện được. Trên thực tế, cũng có không ít văn bản không thể thực hiện được chuẩn mực đó, có chăng chỉ là ý chủ quan của người ban hành mà thôi. c. Tính quy phạm. Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có hiệu lực thì tuỳ theo loại văn bản cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn 10
11. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái đề có tính quy phạm. Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản. Một văn bản mà nội dung có tính quy phạm là văn bản mà trong đó có chứa đựng những giả định (những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể cầm tác động), trong những trường hợp đó thì chủ thể phải xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện được thì sẽ bị xử lý như thế nào? (chế tài). Trên thực tế không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản mang tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thì tính quy phạm mới được thể hiện rõ. 4. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản. Nguyên tắc hoạt động của Nhà nước ta là tập trung thống nhất, do vậy để điều hành và giám sát mọi hoạt động thì việc soạn thảo văn bản có ý nghĩa hết sức quan trọng. Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo các chức năng của nó đó là: - Chức năng thông tin; - Chức năng pháp lý; - Chức năng quản lý. 5. Quy trình soạn thảo văn bản. 5.1. Định hướng quá trình soạn thảo văn bản. Quá trình soạn thảo văn bản theo định hướng chung như sau: * Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: được thực hiện tại Luật số 17/2008/QH12 về Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 được Quốc hội khoá XII thông qua. * Việc soạn thảo các văn bản khác được quy định như sau: Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung của độ khẩn, độ mật của văn bản cần soạn thảo. - Thu thập sử lý thông tin có liên quan. - Soạn thảo văn bản. - Trong trường hợp cần thiết đề xuất người đứng đầu cơ quan tổ chức việc tham khảo tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản thảo. - Trình duyệt bản thảo văn bản và tài liệu có liên quan. 5.2. Xác lập quy trình soạn thảo văn bản. Soạn thảo văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn thảo phải có trình độ nhất định, phải có đủ trình độ chuyên môn mới có thể soạn thảo được một bản có chất lượng tốt, đạt được những mục đích và yêu cầu đặt ra. Người viết 11
12. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái văn bản phải tuân theo một quy trình cụ thể. Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất định. Các nhà khoa học đã đưa ra một quy trình soạn thảo văn bản qua các bước sau: a. Giai đoạn chuẩn bị. Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản. Trên cơ sở đó, ta mới có thể xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội dung văn bản thích hợp. Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu nhận thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ cho viết văn bản. Mặt khác, cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử dụng được ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp. b. Giai đoạn soạn thảo đề cương. Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan trọng. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỉ bao nhiêu thì việc thể hiện ban hành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý văn bản Việc soạn thảo một đề cương thông thường bao gồm những bước công việc sau đây: - Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành. Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách trình bày. - Soạn thảo đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết. Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng. c. Giai đoạn viết thành bản thảo. Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính lôgíc và thống nhất. Một để cương có tốt thế nào đi nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản vẫn kém. Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, văn phạm, lỗi chính tả đây là khâu quan trọng bởi vì không ít trường hợp bị nhầm lẫn, thiếu lôgíc, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả Văn bản hiện nay thường trình bày, in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình ký. d. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản. Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn thảo 12
13. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái văn bản không phải là người ký văn bản, mà thường là các bộ phận tham mưu hay thư ký giúp việc. Họ thường là những người hiểu biết và có năng lực. Tuy nhiên, tránh trường hợp sơ suất hoặc do ý thức không tốt, có ý định lợi dụng văn bản cho mục đích riêng nên người có trách nhiệm ký văn bản cần phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký. Ký và đóng dấu văn bản thường đi đôi với nhau và theo nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau. Trong một số trường hợp có thể đóng dấu cho cả những chữ ký phô tô, chẳng hạn công văn mời họp, một số văn bản phải gửi đi quá nhiều nơi. Về mặt khoa học, quy trình soạn thảo văn bản trên là quy trình phổ biến, thường được áp dụng với những văn bản lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật, các bản điều lệ, quy chế. Tuy nhiên trên thực tế không phải soạn thảo văn bản nào cũng tuân theo quy trình phổ biến đó mà có thể tuân theo quy trình cá biệt. Không phải bao giờ người soạn thảo văn bản cũng soạn thảo một bản đề cương hoàn chỉnh đối với những văn bản đơn giản, ít phức tạp như công văn, thông báo mà người ta viết trực tiếp rồi sửa lại. Riêng về lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình thì phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc phải có sự tham khảo ý kiến của nhiều người có liên quan trình người phụ trách để nhận những ý kiến đóng góp Điều này chỉ được áp dụng đối với những văn bản mang tính đại chúng, liên quan đến vấn đề chung nhất, rộng rãi nhất, không áp dụng với văn bản tác nghiệp đơn giản hay những văn bản chứa đựng những thông tin bí mật. 5.3. Thể thức văn bản. a. Khái niệm. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư lưu trữ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ; Luật số 17/2008/QH12 về Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 được Quốc hội khoá XII thông qua. Nói chung, thể thức của văn bản được hiểu là thành phần kết cấu của văn bản, là hình thức khuôn mẫu bắt buộc. b. Một số yêu cầu trong soạn thảo văn bản 5.3.1. Nguyên tắc: Một văn bản quản lý Nhà nước phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: * Tính hợp pháp 13
14. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái * Tính hợp lý Do vậy khi soạn thảo văn bản cần phải tuân theo những nguyên tắc văn bản sau: Nguyên tắc 1: Văn bản được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật định. Nguyên tắc 2: Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn phong). Nguyên tắc 3: Xác định đúng mục đích văn bản, đúng đối tượng và căn cứ ra văn bản. Nguyên tắc 4: Phải đưa ra các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian và phù hợp với thực tiến. Nguyên tắc 5: Văn bản ra sau không được trái hay mâu thuẫn với văn bản ra trướcc có cùng nội dung. Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên, không trái với văn bản pháp lý cao hơn. Nhà quản lý khi ban hành văn bản nếu không tuân thủ các nguyên tắc trên( những yếu tố có tính quy luật khách quan hình thành từ thực tiễn) sẽ dẫn đến văn bản mất đi tính thực thi, thậm chí vô hiệu. 5.3.2. Quy tắc trong soạn thảo văn bản 5.3.2.1. Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản Khi soạn thảo văn bản, ngoài thẩm quyền còn phải tính đến các điều kiện sau: * Phạm vi điều chỉnh: - Phạm vi rộng dùng loại văn bản có hiệu lực pháp lý cao. - Những quan hệ có tính chất toàn quốc, liên ngành thì phải dùng văn bản của cơ quan trung ương. * Những quy định - Quy định cấm đoán, cưỡng chế, xử phạt: do cơ quan cấp cao trung ương ban hành. - Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ công dân: dùng văn bản Luật. - Quy định có tính chất quản lý: do cơ quan quản lý ngành, địa phương ban hành. * Cách thức thể hiện từng loại văn bản - Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư là loại văn xuôi pháp luật - Luật, Nghị định, Quyết định là “văn điều khoản” * Mức độ chín muồi của các quan hệ xã hội mà văn bản điều chỉnh 14
15. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Đối với các quan hệ xã hội mới hình thành cần phải khuyến khích, bảo vệ, hướng dẫn: Dùng văn bản dưới luật, thậm chí dùng cả văn bản phụ như “điều lệ tạm thời”. - Đối với các quan hệ xã hội đã ổn định, chín muồi: dùng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn. 5.3.2.2. Quy tắc diễn đạt Để văn bản thỏa mãn được các yêu cầu như tính hệ thống, logic dễ hiểu, người biên soạn phải nắm được các quy tắc diễn đạt. Cần trình bày, sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc một cách nhất quán và có quy tắc rõ ràng. Nếu là sự kiện, nên trình bày: - Từ gần đến xa - Từ nhỏ đến lớn - Phổ biến trước, cá biệt sau - Chung trước, riêng sau Nếu là số liệu, nên trình bày: - Tổng hợp trước, chi tiết au. Và nếu đưa ra các nguyên tắc thì: - Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm. Cần trích dẫn đúng chỗ cần chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng và đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn. 5.3.2.3. Quy tắc về cơ cấu văn bản Mỗi loại vă bản có đặc thù riêng của mình, song nhìn một cách tổng thể về cơ cấu văn bản, chúng có những điểm cơ bản sau: * Phần “Căn cứ ban hành văn bản” Căn cứ đầu tiên là văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Tiếp theo là văn bản quy định những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập. * Phần “Mục đích lý do ban hành văn bản” Đó là cơ sở để ban hành văn bản (thường là xuất phát từ yêu cầu, đòi hỏi khách quan) hoặc là với mục đích “Để chấn chỉnh”, “Nhằm tăng cường”) * Phần “Thủ tục ban hành văn bản” Thủ tục ban hành văn bản trên cơ sở đề nghị của cấp dưới. Ở đây thể hiện rõ sự phân cấp và chức năng trong hệ thống tổ chức. Ngoài ra thủ tục ban hành văn bản còn trên cơ sở: “ Theo nội dung biên bản của Hội nghị”. * Phần “Nội dung” 15
16. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Cơ bản có hai cách trình bày: - Dạng văn xuôi, văn chương, mục. - Dạng văn “điều, khoản”. Nếu áp dụng dạng văn xuôi theo chương, mục thì nêu đủ các sự kiện, ý tưởng, số liệu, mệnh lệnh, chế tài theo đúng ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Ngược lại, nếu văn bản gồm nhiều quy phạm pháp luật, có thể trình bày dưới dạng “điều khoản” được thì nên thực hiện việc điều khoản hóa văn bản. Dạng này có tác dụng dễ nhớ, rất tiện cho viêc trích dẫn trong quá trình áp dụng và thi hành. Điều khoản hóa văn bản được chia thành: + Phần (viết chữ số La Mã I, II, III và có tiêu đề) + Chương(viết chữ số La Mã I, II, III và có tiêu đề) + Mục (viết chữ số Ả rập 1, 2, 3 hoặc A,B,C và có tiêu đề) + Điều(viết chữ số Ả rập 1, 2, 3 ) + Khoản( viết chữ số Ả rập 1, 2, 3 ) + Điểm, đoạn(viết chữ a, b, c trong đoạn dùng gạch đầu dòng). Trên thực tế, những quy định này chưa được áp dụng thống nhất, không ít văn bản trình bày: Chương 1, 2, 3 Mục I, II, III Điều I, II, III Nếu áp dụng một hệ thống nhất trên cơ sở tiện và lợi * Phần “Chủ thể thi hành” Văn bản phải nêu rõ chủ thể thi hành và chủ thể phối hợp. Nêu đích danh đối tượng thi hành. * Phần “Hiệu lực văn bản” Hiệu lực của văn bản kể từ ngày ban hành hay kể từ ngày ký. Điều này thường gây khó khăn cho người thực hiện vì chưa nắm được thông tin. Như vậy,trước ngày văn bản có hiệu lực phải có một khoảng thời gian để truyền thông trên các hệ thống phương tiện thông tin đại chúng và qua hệ thống tổ chức, các cơ quan chức năng. Việc xử lý văn bản cũ cũng cần chú ý: Nếu theo công thức “Những quy đinh trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ”, sẽ bất tiện vì khó xác định được văn bản nào, phần nào trái với văn bản hiện tại. Phương pháp tốt nhất là nên cụ thể: điều nào, văn bản nào(tên văn bản, số văn bản, thời gian ban hành văn bản). Và như vậy, cần trình bày: “Văn bản mới này sẽ thay thế văn bản cũ có tên số ngày tháng ban hành ”; cách làm này tiện cho tra cứu và thi hành pháp luật. 16
17. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 5.3.3. Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản 5.3.3.1.Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ văn bản Khi soạn thảo van bản, người soạn thảo cần nắm được một số quy định sau: - Hủy văn bản Hủy đối với văn bản trái pháp luật, sai quy định, không đúng thẩm quyền. - Bãi bỏ Bãi bỏ đối với các văn bản có nội dung không phù hợp (quá cũ, lạc hậu ) và đối với văn bản đã sửa đổi toàn bộ. - Bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh Khi đã thay đổi một hay một số nội dung văn bản trước đó. - Đính chính Đính chính khi có lỗi. Chú ý: Riêng Quyết định dù có lỗi gì thì cũng phải ban hành Quyết định khác điều chỉnh, sửa đổi, không được đính chính Quyết định. Không nên dùng hình thức thu hồi văn bản vì thực tế rất khó thu hồi hết. Nguyên tắc: Phải dùng hình thức văn bản cao hơn để hủy, bãi bỏ, sửa đổi văn bản. Khi phát hiện ra sai, chính cơ quan ra văn bản phải soạn văn bản mới điều chỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền cao hơn sẽ ra văn bản. Những quy định cụ thể về giám sát, xử lý văn bản trái pháp luật: Điều 81 Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật “Theo đề nghị của Ủy ban Thường vụ, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân, các ủy ban của Quốc hội, Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt nam và các tổ chức thành viên, đại biểu Quốc hội, Quốc hội xem xét, quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Luật, Nghị quyết trái Hiến pháp; xem xét, quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban Thường vụ quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao trái Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội”. Điều 82 Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật “Ủy ban Thường vụ Quốc hội xem xét, Quyết định đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao trái Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội và trình Quốc hội quyết định việc hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản đó; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng, Tòa án nhân dân tối cao, Viện 17
18. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái kiểm sát nhân dân tối cao trái Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; xem xét, quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Nghị quyết sai của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ”. Điều 83 Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật “Thủ tướng xem xét, Quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên; xem xét Quyết định đình chỉ thi hành một phần hay toàn bộ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội bãi bỏ”. Điều 84 Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật “Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ rưởng cơ quan thuộc cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến nghị với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc CP đã ban hành văn bản đã ban hành văn bản trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần hay toàn bộ văn bản đó. Nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì trình Thủ trướng Chính phủ Quyết định: kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc Bộ lĩnh vực do Bộ phụ trách chỉ việc thi hành và đề nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách”. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có quyền đình chỉ việc thi hành Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp dưới sai trái và đề nghị Hội đồng nhân dân cùng cấp bãi bỏ. 5.3.3.2. Thủ tục sao văn bản Trong quá trình quản lý, xuất phát từ yêu cầu thực tế mà đòi hỏi phải có thủ tục sao văn bản. - Ý nghĩa của việc sao văn bản: Một cơ quan, tổ chức khi nhận văn bản cấp trên hay tự ban hành, thông thường chỉ có một văn bản. Để triển khai đến cơ sở, văn bản cần được nhân ra nhiều bản. Trong quản lý, về nguyên tắc các văn bản gửi xuống cơ sở cần phải bảp đảm chính xác, bảo đảm tính pháp lý. - Loại sao văn bản: Có ba loại sao văn bản: + Sao y văn bản 18
19. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Sao lục văn bản + Trích sao văn bản - Quy trình sao văn bản: Sao y và sao lục là sao nguyên văn bản. Sao trích là chỉ sao đoạn văn bản nào cần thiết. Quy trình sao như sau: + Phần trên là phần sao + Ngăn cách phần sao và phần thủ tục bằng một gạch ngang đậm + Phần dưới có đầy đủ thể thức của một văn bản. Cụ thể có các nội dung sau: + Tên cơ quan + Số sao, ký hiệu + Ngày, tháng + Chức vụ, họ tên người ký + Dấu của cơ quan. Phân biệt sao lục với sao y: Sao lục: là sao văn bản không phải do cơ quan mình ban hành. Sao y: là sao lại văn bản do chính cơ quan mình ban hành. Sao y khác với chứng thực bản sao mang tính chất công chứng. s 19
20. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Mẫu SAO VĂN BẢN Phần bản SAO (Phô tô) CƠ QUAN Số: /SL-VP Ngày .tháng . năm (SY-TS) (HCTH) SAO LỤC (SAO Y, TRÍCH SAO) Kính gửi: Nơi nhận: THẨM QUYỀN, CHỨC DANH KÝ - Như trên; (Ký tên –đóng dấu) - Lưu: VP. 5.3.3.3.Thủ tục chuyển sao văn bản 20
21. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Văn bản trước khi phát hành phải được đánh số , ghi ngày tháng, đầy đủ chữ ký, con dấu; phải vào sổ theo dõi. Khi chuyển văn bản phải gửi đúng tuyến, không gửi vượt cấp. Không được ghi ý kiến của mình vào văn bản của cấp dưới để chuyển lên cấp trên, mà phải dùng Công văn hoặc Tờ trình để ghi ý của mình. Đối với văn bản chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới (nội bộ), có thể ghi ý kiến vào văn bản (bút phê) nhưng phải ghi rõ ngày tháng, chức vụ, họ tên. Thủ tục chuyển văn bản áp dụng các ký hiệu sau: + Dấu khẩn: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc + Dấu mật: mật, tối mật, tuyệt mật Dấu chỉ mức độ được đóng dưới phần trích yếu của văn bản. Dấu mật, khi chuyển đóng 2 bì thư. Ngoài bì thứ hai ghi ký hiệu A - B - C A (nghĩa là tuyệt mật): Chỉ có cá nhân người có trách nhiệm được biết. B (nghĩa là tối mật): Cá nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết. C (nghĩa là mật): Cá nhân, đơn vị có quan hệ công tác được biết. 5.3.3.4. Thủ tục quản lý văn bản Công tác công văn, giấy tờ đóng một văn trò không nhỏ vào hoạt động quản lý ở một tổ chức, cơ quan. Công văn, giấy tờ sau đây gọi tắt là “Công văn” được chia thành hai loại cơ bản sau: + Công văn, thư từ, tài liệu do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Công văn đến” + Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là “Công văn đi”. Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại công văn, những tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan gọi tắt là “giấy tờ của cơ quan”. Việc quản lý công văn trong cơ quan được phân định như sau: - Thủ trưởng chịu trách nhiệm giải quyết kịp thời các “Công văn đến” của các cơ quan. - Thủ trưởng có thể ủy nhiệm cho cán bộ cấp dưới giải quyết một số loại công văn. - Mỗi cơ quan nói chung phải có một cán bộ phụ trách quản lý “ Công văn đi”, “Công văn đến” nhằm giúp thủ trưởng. Quản lý “Công văn đi”, “Công văn đến” được quy định cụ thể như sau: - Đối với “Công văn đi”: kể từ lúc người có trách nhiệm đã ký, phải được gửi đi ngay trong ngày công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau. 21
22. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Đối với “Công văn đến”: kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận công văn của cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối tới tay người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất. Điều 11, Nghị định số 42-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ về việc ban hành điều lệ về Công tác, Công văn, Giấy tờ và công tác lưu trữ đã đề rõ nguyên tắc: “Tất cả “Công văn đi” do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký, đều phải được Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và gửi đi”. Những công việc chính của công tác công văn là: - Nhận và vào sổ “Công văn đến” - Xem và phân phối “Công văn đến” - Theo dõi việc giải quyết công văn - Nghiên cứu công văn - Khởi thảo công văn - Sửa chữa, dự thảo, duyệt bản thảo - Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy - Ký công văn - Vào sổ và gửi “Công văn đi” - Làm sổ ghi chép tài liệu - Làm các loại biên bản - Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ. Trên đây là những yêu cầu, quy định và nguyên tắc chung nhất cho công tác quản lý công văn. Song thực tiễn cho thấy rằng, công tác quản lý công văn đòi hỏi một sự cụ thể, chi tiết hơn nhiều. Cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý công văn không đơn giản chỉ làm đầy đủ thủ tục tiếp nhận mà còn phải: - Phân loại công văn (Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo ) để tiện cho việc tra cứu. - Giao công văn đúng đối tượng (đơn vị, Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên ) để tránh thất lạc. - Nắm mức độ khẩn về thời gian (Công văn cần triển khai, thực hiện ngay hay dài ngày). - Biết nội dung công tác mà công văn yêu cầu (Công văn yêu cầu triển khai thực hiện chủ trương; Công văn yêu cầu báo cáo hay yêu cầu phối hợp ) Số lượng công văn mỗi một cơ quan tiếp nhận là rất lớn. Về nguyên tắc, thủ trưởng phải chịu trách nhiệm về việc xử lý các loại công văn. Song hiện tượng thủ trưởng bị “quá tải” trong công việc là rất phổ biến, và như vậy, hiện tượng “chậm” thậm chí “sót” là có thể xảy ra. Để đảm bảo công tác công văn có hiệu quả, cán bộ 22
23. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái quản lý công văn phải nắm chắc số lượng “Công văn đến”, phải phân loại tỉ mỉ và có ghi chú rõ ràng cho từng loại công văn như: - Công văn phải triển khai thực hiện - Công văn yêu cầu trả lời - Công văn yêu cầu báo cáo - Thời gian thực hiện, trả lời, báo cáo Để giải quyết kịp thời công văn, cán bộ quản lý công văn ở địa vị cơ sở nên lên kế hoạch cụ thể (kế hoạch tuần, kế hoạch tháng) cho việc giải quyết hệ thống công văn. Thông qua kế hoạch này, cán bộ quản lý văn bản gián tiếp “nhắc ” cán bộ lãnh đạo có trách nhiệm “giải quyết” đúng hạn các loại công văn theo thẩm quyền của mình. Trong thực tế công tác, do tác phong tùy tiện mà không ít văn bản nhiều từ dùng sai, thậm chí có sự nhầm lẫn về thời gian thực hiện chương trình kế hoạch mà không được phát hiện. Một số văn bản còn sai cả ký hiệu chức danh thẩm quyền ký gây ra hiểu lầm. Chẳng hạn phó giám đốc khi ký không ký hiệu K/T (ký thay); phó hiệu trưởng khi ký văn bản lại soạn là: T/L Hiệu trưởng 5.3.4. Ngôn ngữ soạn thảo văn bản 5.3.4.1. Ngôn ngữ và văn phong Để soạn văn bản, trước hết người viết văn bản phải nắm được các kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói chung, hiểu rõ đặc điểm của từng loại văn bản trên các phương diện như văn phong, câu cú và cách sử dụng từ. Khi soạn văn bản cần phân biệt loại văn phong khác nhau: - Văn viết khác với văn nói (khẩu ngữ) - Văn chương khác với văn chính luận - Văn hành chính khác với văn phong khoa học Chẳng hạn đặc điểm ngôn ngữ hành chính: Ngôn ngữ hành chính là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh, truyền tải các quyết định quản lý và đặc biệt ở đây nó mang tính quyền lực đơn phương. Xuất phát từ đặc điểm trên mà ngôn ngữ hành chính đòi hỏi: + Tính chính xác cao Dùng từ đơn nghĩa, tránh hiểu nước đôi, không dùng từ địa phương, không dùng từ mang tính biểu cảm, biểu tượng, hình ảnh. Câu văn ngắn gọn, không tùy tiện dùng chữ vân vân (hay ba chấm) + Tính khuôn mẫu Văn bản hành chính đòi hỏi có một sự thống nhất từ trung ương đến địa phương. Một số phần hay lọai văn bản được tạo Mẫu bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền và thống nhất áp dụng. Tránh sáng tạo riêng, thêm bớt theo chủ quan cảu người soạn thảo văn bản. 23
24. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Tính đại chúng Văn bản hành chính được soạn ra phải mang tính phổ cập để người dân bình thường cũng có khả năng hiểu. Tránh lạm dụng tiếng nước ngoài, đặc biệt là lạm dụng từ Hán – Việt. Cách đặt câu đơn giản, tránh diễn đạt theo kiểu rắc rối. + Tính đại diện quyền lực. Văn bản do một cá nhân biên soạn. Công văn do một thủ trưởng trả lời công dân; song ý tưởng, quan điểm, thái độ là xuất phát từ công vụ, có nghĩa là cá nhân thay mặt cơ quan, Nhà nước giải quyết công việc.Văn bản soạn thảo phải mang đầy đủ tinh thần đó. 5.3.4.2. Dấu câu trong soạn thảo văn bản Để văn bản soạn thảo ra khỏi mắc các sai lầm như tối nghĩa, khó hiểu, hiểu nước đôi, thậm chí hiểu sai tinh thần của câu văn, người soạn thảo văn bản phải chú ý đến việc sử dụng hệ thống các dấu câu. 1. Dấu chấm (.) Đặt ở cuối câu trần thuật báo hiệu hết câu. Sau dấu chấm chữ cái đầu tiên phải viết hoa. 2. Dấu phẩy (,) Dùng để tách các thành phần, cụm từ, các vế trong câu. Ngăn cách bộ phận chú thích với các bộ phận được chú thích. Thay thế chữ là trong câu luận. Sau dấu phẩy không viết hoa. 3. Dấu chấm phẩy (;) Dùng để phân biệt các thành phần tương đối độc lập trong câu Để chỉ ranh giới giữa các vế trong câu ghép song song, khi các vế có sự đối xứng về nghĩa và hình thức, có tác dụng bổ sung cho nhau. Sau dấu chấm phẩy không viết hoa. 4. Dấu hai chấm (:) Báo hiệu điều trình bày tiếp theo có tác dụng thuyết minh, giải thích điều trình bày trước. Đó có thể là điều bổ sung, giải thích một từ hay một vế ở trước, có thể là một lời thuật, lại có thể là sự liệt kê sự kiện hoặc diễn đạt lại ý mà không trích nguyên văn. Sau dấu hai chấm chữ cái đầu tiên thường viết hoa. 5. Dấu ngoặc đơn () Dùng để chỉ ranh giới của các thành phần chú thích để ngăn cách bộ phận chú thích với bộ phận được chú thích và các bộ phận khác trong câu. 24
25. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Bộ phận trong dấu ngoặc đơn giúp người đọc hiểu thêm đặc điểm của bộ phận nêu ở trước đó như: Nêu một tên gọi khác, nêu chức vụ, nghề nghiệp Chữ cái đầu tiên trong ngoặc đơn không viết hoa. 6. Dấu ngoặc kép (“ ”) Dùng để trích dẫn nguyên văn lời nói của một người, một nhân vật hay một phần, một câu của một tác phẩm. Để xác định ranh giới một tên tác phẩm, một danh hiệu. Đánh dấu từ mới lạ hay dùng theo nghĩa đặc biệt( châm biếm, mỉa mai). Chữ cái đầu tiên trong ngoặc kép phải viết hoa. 7. Dấu gạch ngang (- ) Dùng để chỉ ranh giới giữa các thành phần chú thích, bộ phận được chú thích và bộ phận khác trong câu, ngăn cách các bộ phận giải thích với bộ phận được giải thích. Đặt giữa tên riêng hay con số để chỉ sự liên kết. Để trích dẫn các câu thoại. Đặt ở đầu các bộ phận liệt kê, khi mỗi bộ phận trình bày riêng thành một dòng. Sau dấu gạch ngang không viết hoa, trừ ở đầu dòng. 5.3.4.3. Từ Hán- Việt trong soạn thảo văn bản. Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, đặc biệt một số văn bản sử dụng lượng từ Hán- Việt là khá phổ biến. Phương châm là sử dụng từ thuần Việt nhằm góp phần làm trong sáng tiếng Việt. Song một thực tại là, nếu trong một số trường hợp không sử dụng từ Hán- Việt sẽ dẫn đến: - Giảm đi phần trang trọng - Giảm uy lực câu văn - Diễn đạt thô thiển, thiếu tính tôn trọng. Người soạn văn bản phải nắm chắc các từ gốc Hán, các từ Hán- Việt, bởi sẽ nguy hiểm khi dùng không đúng chỗ, đúng nghĩa của nó. Sẽ trở nên nôm na khi nói: - “Giấy lấy nhau” trong khi phải là “Giấy kết hôn” - “Thủ tướng cùng với vợ ra sân bay” (Phu nhân) - “Nghĩa chết là nghĩa cuối cùng” (Nghĩa tử, nghĩa tận) Sẽ là thất thố khi dùng “chết”, lẽ ra phải dùng “từ trần, tạ thế” trong trường hợp trang trọng. 25
26. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Sẽ mất đi tính thâm thúy khi ta nói “Một chữ cũng là thầy, nửa chữ cũng là thầy” (Nhất tự vi sư, bán tự vi sư). Sẽ thiếu tế nhị nếu ta dùng các từ thuần Việt để chỉ “Nhà vệ sinh”, “Nhà hộ sinh” . Sẽ mất đi tính trang trọng khi trong bài diễn văn viết “lúc đi lên, lúc đi xuống” thay cho “lúc thăng, lúc trầm”. Một số từ sẽ rất khó tìm ra từ thuần Việt để thay thế như: - Phi nước đại, nước kiệu - Nghệ nhân - Bánh phu thê - Đại hội. Sử dụng từ Hán - Việt là rất có “giá”, song cũng rất khó. Nếu không cẩn thận sẽ bị nhầm. Chẳng hạn các từ sử dụng dễ bị sai: - Hoa hồng - hỏa hồng - Thương nghiệp - thương mại - Khuyến mại - khuyến mãi - Tri thức - trí thức - Khẩu(mồm) - khẩu(người) . 5.3.4.4. Từ khóa trong soạn thảo văn bản Nhìn chung, ngôn ngữ nào cũng tồn tại một bộ từ khóa. Đó là một hệ thống các cụm từ cố định dùng trong các tình huống cụ thể. Về mặt nào đó, đây là cách diễn đạt theo thói quen, có tính cố định, để biểu đạt các trạng thái của lời nói. Người soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý cần nắm vững hệ thống từ khóa, tạo thuận lợi cho việc soạn văn bản. Chúng ta xem xét một số trạng thái sau: Để mở đầu đoạn văn: Để: - thực hiện tốt - bảo đảm chất lượng - kỷ niệm - phục vụ cho công tác biên soạn Theo: - phản ánh của - công văn số - quy chế - yêu cầu - thỏa thuận 26
27. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Trên: - cơ sở quy chế - cơ sở tập hợp danh sách Hoặc: + Căn cứ vào + Phúc đáp Công văn * Để liên kết các phần văn bản: + Dưới đây là + Về vấn đề trên + Như trên đã trình bày + Do vậy tuy nhiên * Để trình bày quan điểm: + Chúng tôi cho rằng + Chúng tôi nhận thấy rằng + Với tư cách là tôi đề nghị Hoặc: Theo: - tính toán của tôi - kinh nghiệm của tôi - nhận định của tôi - xu thế hiện nay thì - phán đoán, dự định - Phương án đã được duyệt - kết quả điều tra Đặc biệt trong văn phong khoa học kinh tế, trong những tình huống đòi hỏi thể hiện khiêm tốn, tinh tế thì từ khóa có vai trò đặc biệt Chẳng hạn: - Chúng tôi nghĩ rằng (mềm dẻo) - Chúng tôi nhấn mạnh là (gây chú ý) - Kinh nghiệm này cho thấy (chứng minh thực tế) - Bảng thống kê này chứng minh là (nêu căn cứ) - Có giải thích theo cách này mới có thể (dẫn dắt) - Có thể mượn lời của để kết luận rằng (khách quan) - Thoạt nhìn có thể tưởng là nhưng xem kỹ mới thấy là (dẫn dụ) - Trong đa số trường hợp, có thể xảy ra nhưng không thể quên rằng (biện luận) 27
28. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Vì ta có thể nói càng không thể nói ,mà phải nói (nêu chính kiến) - Sự tìm tòi này chưa đủ để khẳng định song chúng ta thấy rằng (gây chú ý) - Có lẽ là - Hình như là - Lẽ nào là - Dường như chúng ta chưa hiểu hết (chưa chắc chắn) * Để kết thúc văn bản Xin trân trọng cảm ơn./. Vậy xin báo cáo được biết và cho ý kiến chỉ đạo./. c. Thể thức văn bản (trích Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) 28
29. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 20-25mm 11 2 1 1 3 4 5b 5a 10a 9a 10b 12 30 -35 mm 15-20 mm 6 9b 7a 13 8 7c 7b 14 20-25mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 29
30. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) Ô số 1: Quốc hiệu 1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 1. Thể thức Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. 30
31. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban Nhân dân (UBND), Hội đồng Nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC 2. Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: UBND TỈNH YÊN BÁI SỞ TƯ PHÁP Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Ô số 3: Số, ký hiệu của văn bản 1. Thể thức a) Số của văn bản 31
32. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. b) Ký hiệu của văn bản - Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: /NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: /CT-TTg. Quyết định của Thường trực Hội đồng Nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: /QĐ-HĐND Báo cáo của các ban của Hội đồng Nhân dân được ghi như sau: Số /BC- HĐND - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC. Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: /BNV-TCCB Công văn của Hội đồng Nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: ./HĐND-KTNS Công văn của Ủy ban Nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SNV-VP Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban. Ví dụ: Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn. 32
33. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. 2. Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo). Ô số 4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 1. Thể thức a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, 33
34. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái + Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, - Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 2. Kỹ thuật trình bày 34
35. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. Ô số 5: Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 1. Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 Ô số 6: Nội dung văn bản 1. Thể thức a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; 35
36. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; - Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “ được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó; - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI (Thông tư 01/2011/TT-BNV) - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính. b) Bố cục của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể: - Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. 2. Kỹ thuật trình bày Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). 36
37. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; 37
38. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm. Ô số 7: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 1. Thể thức a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ: KT. CHỦ TỊCH KT. BỘ TRƯỞNG PHÓ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TL. BỘ TRƯỞNG TL. CHỦ TỊCH VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v , không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v ; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của 38
39. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. 2. Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. Ô số 8: Dấu của cơ quan, tổ chức 39
40. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. 2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. Ô số 9: Nơi nhận 1. Thể thức Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b. Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ 40
41. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: - Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Ô số 10: Các thành phần khác 1. Thể thức a) Dấu chỉ mức độ mật Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. b) Dấu chỉ mức độ khẩn Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. 41
42. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập. 2. Kỹ thuật trình bày a) Dấu chỉ mức độ mật Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11. b) Dấu chỉ mức độ khẩn Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi. c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website). Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. e) Phụ lục văn bản Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. g) Số trang văn bản Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. 42
43. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này. Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này. 6. Văn bản quản lý nhà nước. 6.1. Khái niệm. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN): là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan lôgic và khoa học. Đó là một hệ thống kết hợp chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài phản ánh được và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý nhà nước. Văn bản có thể trở thành yếu tố của hệ thống theo chiều ngang, tức là dù được hình thành như thế nào, thuộc thang bậc pháp lý nào cũng đều phải căn cứ vào đối tượng điều chỉnh và theo chiều dọc tức là mang thứ bậc tuỳ thuộc vào thẩm quyền của các cơ quan ban hành. Để có được hệ thống văn bản cần phải thường xuyên tiến hành công tác rà soát và hệ thống hoá các văn bản. Kết quả của công tác này là tạo ra hệ thống văn bản cân đối, hoàn chỉnh, thống nhất, khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn và những lỗ hổng của hệ thống văn bản, làm cho nội dung của văn bản phù hợp với những yêu cầu, đòi hỏi của đời sống, có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng. 6.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước chủ yếu. * Văn bản quy phạm pháp luật: là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa (XHCN). Đó là nguồn cơ bản của pháp luật XHCN, là sản phẩm của quá trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: - Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp; Luật - Văn bản do UBTV Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết - Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTV Quốc hội như: Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định, Chỉ định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ . - Văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành đề thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, của UBTV Quốc hội và văn bản của nhà nước cấp trên. 43
44. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái * Văn bản hành chính: - Văn bản hành chính thông thường: văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của 1 cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật, hoặc văn bản cá biệt. Đây là một hệ thống đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại văn bản sau: + Công văn; Thông báo; Thông cáo; + Tờ trình; Biên bản; Báo cáo; Đề án; Phương án; Kế hoạch ; + Các loại giấy (giấy mời, đi đường, uỷ nhiệm, giới thiệu, chứng nhận ); các loại phiếu. - Văn bản hành chính các biệt: Văn bản có hình thức như văn bản quy phạm pháp luật (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị), nhưng chỉ giải quyết một vấn đề cá biệt, một đối tượng cá biệt thì được gọi là văn bản quy phạm cá biệt hoặc văn bản cá biệt. * Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản đặc thù do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành quy định, ban hành sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan chuyên ngành, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hoá. - Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao. - Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng thuỷ văn. Lưu ý: Hợp đồng là 01 dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động chuyên môn khác nhau, hợp đồng cần phải thể hiện sự thống nhất ý chí của ít nhất 02 bên. a. Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC MẪU TRÌNH BÀY State administration' s documents Form of presentation - Tiêu chuẩn này quy định mẫu trình bày cho các loại văn bản quản lý nhà nước: hiến pháp, pháp luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư, chỉ thị, thông cáo, thông báo, công văn, báo cáo, biên bản. - Tiêu chuẩn này cũng có thể áp dụng cho các loại văn bản khác. 44
45. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Trong trường hợp văn bản được in thành sách thì có thể không tuân theo tiêu chuẩn này. 1. Văn bản quản lý Nhà nước được đánh máy hoặc in trên giấy trắng, có kích thước 210 x 297mm (A4), sai số cho phép ± 2mm. 2. Văn bản quản lý Nhà nước được đánh máy hoặc in trong vùng trình bày: đối với trang mặt trước cách mép trên trang giấy 25mm và cách mép dưới của trang giấy 20mm, cách mép trái trang giấy 30mm và mép phải trang giấy 10mm (hình 1); đối với những văn bản in trang mặt sau thì vùng trình bày phải cách mép trên của trang giấy 25mm, cách mép dưới của trang giấy 20mm, cách mép trái và cách mép phải của trang giấy 20mm (hình 2). Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang bằng số Ả Rập ở cách mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã. Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều ghi chung số thứ tự. 3. Mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước (theo hình 3). 3.1. Quốc hiệu trình bày ở ô số (2), dòng trên viết CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM bằng chữ in hoa, dòng dưới viết Độc lập - Tự do - Hạnh phúc bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, phía dưới có gạch ngang. Ví dụ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 3.2. Tác giả văn bản trình bày ở ô số (1). Những tác giả có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên của nó viết bằng chữ thường ở dòng trên, tên cơ quan ra văn bản viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới. Ví dụ: UBND TP HÀ NỘI SỞ XÂY DỰNG Những tác giả văn bản không có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên cơ quan sản sinh ra văn bản viết bằng chữ in hoa. Ví dụ: BỘ NỘI VỤ 3.3. Số, ký hiệu văn bản trình bày ở ô số (3). Số văn bản viết bằng số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau văn bản. Ví dụ: Số: 142 - TCCB 3.4. Địa danh và thời gian của văn bản trình bày ở ô số (4). Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấy phẩy. Thời gian của văn bản theo thứ tự ngày, tháng, năm viết bằng số Ả Rập. Những chỉ số ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng 1, 45
46. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái tháng 2 thì phải viết số 0 ở trước. Trường hợp cần thiết thì thành phần thời gian phải viết thêm giờ, phút. Ví dụ: Đông Anh, 17 giờ 30 phút ngày 25 tháng 02 năm 1991. 3.5. Nơi nhận văn bản trình bày ở ô số (5a) và ô số (5b). Ô số (5a) chỉ áp dụng cho loại công văn và gồm hai phần: Kính gửi (hoặc đồng kính gửi) và tên cơ quan nhận văn bản. Ô số (5b) gồm hai phần: Nơi nhận và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản cùng với số lượng bản. Ví dụ: Nơi nhận: - Các Bộ; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Cục Lưu trữ (2 bản); - Lưu: Văn thư. 3.6. Đối với các văn bản dùng để giao dịch thì cuối văn bản có gạch ngang và ở ô số (12) phải viết địa chỉ bưu điện của cơ quan, số điện thoại, số telex, số Fax (nếu có). Ví dụ: VIỆT NAM THÔNG TẤN XÃ. TRUNG TÂM HỢP TÁC THÔNG TẤN QUỐC TẾ 8 Trần Hưng Đạo - Hà Nội Tel: 2.65519 Telex: 412234 Fax: 8442.59617 3.7. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày ở ô số (6a) và (6b). Những văn bản có tên loại thì tên loại được viết bằng chữ in hoa, sau đó viết nội dung văn bản bằng chữ thường ở ô (6a). Ví dụ: PHÁP LỆNH Bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp Những văn bản không có tên loại thì phải viết trích yếu nội dung ở số (6b). Ví dụ: V/v nộp hồ sơ lưu trữ của chính quyền cũ vào kho Lưu trữ Trung ương. 46
47. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái 3.8. Nội dung bản trình bày ở ô số (7). Văn bản trình bày phải chính xác, rõ ràng không được dập xóa. Khi xuống dòng thì phải để khoảng cách dòng gấp đôi so với các dòng khác và chữ đầu dòng phải thụt vào 6 chữ cái. 3.9. Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản viết bằng chữ in hoa ở ô số (8). Người ký thay mặt thì viết hai chữ TM, người ký thì viết hai chữ KT, người ký thừa lệnh thì viết hai chữ TL, người ký thừa uỷ quyền thì viết 3 chữ TUQ, người ký quyền thì viết một chữ Q. Các chữ đã nêu trên viết bằng chữ in hoa và đặt ở phía trước chữ ghi chức vụ người ký văn bản. Chữ ký của người có thẩm quyền đặt ở ô số (9). Họ tên người ký văn bản viết bằng chữ thường ở ô số (10). Khoảng cách giữa ô số (8) và ô số (10) cách nhau 30mm. Ví dụ: KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Niên Trong văn bản không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng vật liệu dễ phai mờ. 3.10. Dấu của cơ quan trên văn bản đóng ở ô số (11), phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/.4 chữ ký ở phía bên trái. Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền. Những văn bản có nội dung thuộc phạm vi bí mật quốc gia thì phải đóng dấu chỉ mức độ mật. Những văn bản có mức độ khẩn thì đóng dấu chỉ mức độ khẩn. hai dấu naỳ đóng ở ô số (13). Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng bằng mực đỏ. 3.11. Nếu văn bản là bản dự thảo thì ghi chữ "Dự thảo" vào ô số (14), nếu văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi "Dự thảo lần thứ " 3.12. Đối với các văn bản là bản sao thì phần cuối văn bản theo hình 4. Phía dưới bản chính có gạch ngang ở ô số (15), phía dưới gạch ngang ở ô số (16) viết bằng chữ in hoa tên cơ quan sao văn bản. Ô số (17) viết số, ký hiệu của văn bản sao. Ô số (18) viết tên địa điểm và thời hạn phát hành văn bản sao. Ô số (19) viết bằng chữ in hoa quyền hạn, chức vụ người ký bản sao. Ô số (20) là chữ ký của người ký bản sao. Ô số (21) là dấu cơ quan sao văn bản. Ô số (22) viết bằng chữ thường họ, tên người ký bản sao. 4. Những văn bản nội dung ngắn gọn thì các thành phần nêu ở mục 3 phải trình bày cân đối, đẹp mắt trng vùng trình bày trên một trang giấy. Những văn bản nội dung trình bày từ hai trang giấy trở lên thì số (5b), ô (8), (9), (10), (11) và (12) trở đi phải viết ở trang cuối cùng của văn bản. b. Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn. Mẫu 1.5 – Công văn 47
48. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: / . (3) - .(4) . . (5) . , ngày tháng năm 20 V/v (6) Kính gửi: - ; - ; - ; (7) ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA Nơi nhận: NGƯỜI KÝ (8) - Như trên; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, . (9) A.xx (10). Họ và tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-mail: . Website: (11) Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn. (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn. (7) Nội dung công văn. 48
49. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng ; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần). * Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào. c. Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại. Mẫu 1.7 – Văn bản có tên loại của các Ban Hội đồng nhân dân HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (1) . Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: . (2) ./ (3) . -HĐND . (4) . , ngày tháng năm 20 TÊN LOẠI VĂN BẢN (5) (6) ; ; TM. BAN KINH TẾ NGÂN SÁCH Nơi nhận: TRƯỞNG BAN (7) - . ; 49
50. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - ; (Chữ ký và dấu HĐND) - Lưu: VT, . (8) A.xx (9) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn. (2) Số thứ tự đăng ký văn bản của Hội đồng nhân dân. (3) Chữ viết tắt tên loại văn bản. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung văn bản. (6) Nội dung văn bản. (7) Nếu Phó Trưởng ban ký thì ghi: KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (8) Chữ viết tắt tên Ban soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). (Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại do các Ban của Hội đồng nhân dân ban hành). Mẫu 1.8 – Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (1) . Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: . ./ (2) . -ĐĐBQH . (3) . , ngày tháng năm 20 TÊN LOẠI VĂN BẢN (4) (5) ; /. TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI (6) Nơi nhận: TRƯỞNG ĐOÀN (7) - . ; - ; (Chữ ký, dấu ĐĐBQH) - ; 50
51. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái - Lưu: VT, . (8) A.xx (9). Họ và tên Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; (2) Chữ viết tắt tên loại văn bản. (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung văn bản. (5) Nội dung văn bản. (6) Thẩm quyền ký văn bản. Nếu Trưởng Đoàn ký với thẩm quyền riêng thì không có dòng quyền hạn. (7) Nếu Phó Trưởng đoàn ký thì ghi: KT. TRƯỞNG ĐOÀN PHÓ TRƯỞNG ĐOÀN (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (9) Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (nếu cần). (Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội). d. Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn bản 51
52. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái PHỤ LỤC MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ) Ví dụ minh họa Thành phần thể thức Loại Cỡ Stt Kiểu chữ Cỡ và chi tiết trình bày chữ chữ Phông chữ Times New Roman chữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Quốc hiệu - Dòng trên In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 In - Dòng dưới 13-14 Đứng, đậm Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 13 thường - Dòng kẻ bên dưới 2 Tên cơ quan, tổ chức - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12 tiếp - Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12 - Dòng kẻ bên dưới In Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 3 Số, ký hiệu của văn bản 13 Đứng 13 thường 12/UBND-VX 52
53. Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Địa danh và ngày, In Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 4 tháng, năm ban hành 13-14 Nghiêng Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 13 thường văn bản 2009 Tên loại và trích yếu nội 5 dung Đối với văn bản có tên a loại - Tên loại văn bản In hoa 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 In - Trích yếu nội dung 14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14 thường - Dòng kẻ bên dưới b Đối với công văn In Trích yếu nội dung 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 13 thường In 6 Nội dung văn bản 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo 14 thường Gồm phần, chương mục, a điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết In - Từ “phần”, “chương” 14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14 và số thứ tự của phần, thường 53