Giáo trình Nguyên lý kế toán - Đoàn Quang Thiệu

242 trang ngocly 5760

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Nguyên lý kế toán - Đoàn Quang Thiệu", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_nguyen_ly_ke_toan_doan_quang_thieu.pdf

Nội dung text: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Đoàn Quang Thiệu

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH Chủ biên: TS. Đoàn Quang Thiệu GIÁO TRÌNH NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN NHÀ XUẤT BẢN TÀI CHÍNH
MỤC LỤC Trang Chương I ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN I. KHÁI NIỆM KẾ TOÁN VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA KẾ TOÁN 7 1. Khái niệm kế toán 7 2. Vài nét về sự phát triển của kế toán 9 II MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN ĐƯỢC THỪA NHẬN 10 1. Một số khái niệm và giả định 11 2. Một số nguyên tắc kế toán 13 III. ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN 17 1. Sự hình thành tài sản của doanh nghiệp 18 2. Sự vận động của tài sản trong hoạt động kinh doanh 22 IV. NHIỆM VỤ, YÊU CẦU VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN 25 1. Đặc điểm của kế toán 25 2. Nhiệm vụ của kế toán 26 3. Yêu cầu đối với công tác kế toán 26 V. CÁC PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN 28 1. Phương pháp chứng từ kế toán 29 2. Phương pháp tính giá 30 3. Phương pháp đối ứng tài khoản 30 4. Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán 30 Chương II CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 32 1. Khái niệm về chứng từ kế toán 32 2. Một số quy định chung về chứng từ kế toán 33 3. Phân loại chứng từ kế toán 34 4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 37 1
5. Danh mục chứng từ kế toán doanh nghiệp 40 II. KIỀM KÊ TÀI SẢN 43 1. Nội dung công tác kiểm kê 43 2. Tác dụng của kiểm kê 44 3. Phân loại kiểm kê 45 4. Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê 45 Chương III TÍNH GIÁ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN I. PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 48 1. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tính giá 48 2. Yêu cầu và nguyên tắc tính giá 49 II. TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU 51 1. Tính giá tài sản cố định 51 2. Tính giá vật tư, hàng hoá mua vào 53 3. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành 56 4. Tính giá thực tế vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho 58 Chương IV TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI KẾ TOÁN I. PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 64 1. Khái niệm phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán 64 2. Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán 64 II. MỘT SỐ BÁO CÁO KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI.65 1. Bảng cân đối kế toán 66 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 78 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 85 Chương V TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ KÉP I. TÀI KHOẢN 91 1. Khái niệm, nội dung và kết cấu của tài khoản 91 2
2. Phân loại tài khoản 94 II. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH 101 1. Hệ thống tài khoản kế toán 101 2. Kết cấu chung của các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản 113 3. Tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích 117 4. Mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích 118 III. GHI SỔ KÉP 120 1. Khái niệm 120 2. Định khoản kế toán 123 3. Tác dụng của phương pháp ghi sổ kép 127 Chương VI KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU I. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG CẤP 130 1. Khái niệm 130 2. Nhiệm vụ kế toán quá trình cung cấp 130 3. Một số tài khoản chủ yếu sử dụng để hạch toán trong quá trình cung cấp 130 4. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu 131 5. Sơ đồ kế toán 133 II. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 137 1. Khái niệm 137 2. Nhiệm vụ kế toán quá trình sản xuất 137 3. Một số tài khoản sử dụng chủ yếu trong hạch toán quá trình sản xuất 138 4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 139 5. Sơ đồ kế toán 141 III. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 146 1. Khái niệm 146 2. Các phương pháp tiêu thụ sản phẩm 146 3. Nhiệm vụ của kế toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 147 3
4. Một số tài khoản sử dụng chủ yếu trong quá trình tiêu thụ 147 5. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 148 6. Sơ đồ kế toán 152 IV KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 158 1. Khái niệm 158 2. Nhiệm vụ của kế toán 158 3. Tài khoản sử dụng để hạch toán 159 4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 159 5. Sơ đồ kế toán 164 Chương VII CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA SỐ LIỆU KẾ TOÁN I. BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH (BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN) 171 1. Nội dung và kết cấu của bảng cân đối số phát sinh 171 2. Phương pháp lập bảng 172 3. Tác dụng của bảng cân đối số phát sinh 173 II. BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ PHÁT SINH VÀ SỐ DƯ KIỂU BÀN CỜ 173 1. Nội dung và kết cấu 173 2. Phương pháp lập bảng 174 III. BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU CHI TIẾT (BẢNG CHI TIẾT SỐ DƯ VÀ SỐ PHÁT SINH) 175 1. Nội dung và kết cấu của bảng tổng hợp số liệu chi tiết 175 2. Một số bảng tổng hợp số liệu chi tiết áp dụng phổ biến 176 Chương VIII SỔ KẾ TOÁN, KỸ THUẬT GHI SỔ VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN I. SỔ KẾ TOÁN VÀ KỸ THUẬT GHI SỔ KẾ TOÁN 185 1. Những vấn đề chung về sổ kế toán 185 2. Các loại sổ kế toán 185 4
3. Kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán 189 II. CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 198 1. Hình thức Nhật ký Sổ cái 199 2. Hình thức kế toán nhật ký chung 203 3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 207 4. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ 214 5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 219 Chương IX TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ KINH TẾ CƠ SỞ I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 221 1. Nguyên tắc tổ chức và nhiệm vụ của bộ máy kế toán 221 2. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 222 3. Quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng chức năng khác 229 II. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 230 1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung 230 2. Hình thức tổ chức kế toán phân tán 231 3. Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán 233 III. KẾ TOÁN TRƯỞNG VÀ KIỂM TRA KẾ TOÁN 233 1. Kế toán trưởng 233 2. Kiểm tra kế toán 236 TÀI LIỆU THAM KHẢO 239 5
LỜI NÓI ĐẦU Nguyên lý kế toán là môn học trang bị cho sinh viên các kiến thức và khái niệm cơ bản về kế toán làm cơ sở học tập và nghiên cứu các môn học trong các chuyên ngành kế toán, kinh tế. Nhận thức rõ vai trò quan trọng của môn học này, Khoa Kế toán Trường đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh Đại học Thái nguyên tổ chức biên soạn “Giáo trình Nguyên lý kế toán”. Giáo trình Nguyên lý kế toán được biên soạn trên tinh thần kế thừa và phát huy những ưu điểm của một số giáo trình nguyên lý kế toán, phù hợp với đặc điểm người học, đặc biệt là các sinh viên vùng trung du miền núi. Cách trình bày của giáo trình dễ hiểu, từ đơn giản đến phức tạp, từ ngữ thông dụng. Để người học dễ học tập, nghiên cứu và tránh trùng lặp với các môn kế toán chuyên sâu, giáo trình chưa đề cập đến phần thuế GTGT. Tham gia biên soạn giáo trình gồm các giảng viên: TS. Đoàn Quang Thiệu - Chủ biên, đồng thời biên soạn các chương I, II, III, V, VI, VII. - ThS Đàm Phương Lan - Trưởng bộ môn Kế toán tổng hợp, biên soạn chương VIII. - ThS Nguyễn Thị Tuân - Phó trưởng bộ môn Kế toán doanh nghiệp, biên soạn chương IV. - Ths Đặng Thị Dịu - Phó trưởng bộ môn Kế toán tổng hợp, biên soạn chương IX. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian và là lần xuất bản đầu tiên nên cuốn giáo trình không tránh khỏi thiếu sót. Các tác giả mong nhận được các ý kiến có giá trị để lần xuất bản sau cuốn giáo trình được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! TM. Tập thể tác giả TS. Đoàn Quang Thiệu 6
Chương I ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN I. KHÁI NIỆM KẾ TOÁN VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA KẾ TOÁN 1. Khái niệm kế toán Đứng về phương diện kinh tế, ai làm việc gì cũng đều nhận được một khoản thù lao và sẽ sử dụng số tiền này để mua những vật dụng cần thiết cho đời sống hàng ngày. Dù không mở sổ sách để theo dõi những số thu, chi này chúng ta vẫn cần biết đã thu vào bao nhiêu, chi ra bao nhiêu và còn lại bao nhiêu. Nếu số chi lớn hơn số thu chúng ta phải nghĩ cách để tăng thu hay giảm chi. Ngược lại nếu số thu lớn hơn số chi, chúng ta sẽ phải nghĩ cách sử dụng số thặng dư sao cho có hiệu quả nhất. Chính vì thế mà chúng ta cần phải có thông tin tài chính để làm căn cứ cho các quyết định. Tương tự như trên, các nhà quản lý của một doanh nghiệp hay của một cơ quan nhà nước cũng cần có những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp hay cơ quan của họ. Nếu số thu lớn hơn số chi họ muốn biết số thặng dư đã được dùng để làm gì. Còn nếu số chi lớn hơn, họ muốn biết tại sao lại có số thiếu hụt và tìm cách khắc phục. Vậy các dữ kiện tài chính này ở đâu mà có? Câu trả lời là ở các sổ sách kế toán do doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước ghi chép lưu giữ. Vì thế chúng ta có thể nói mục đích căn bản của kế toán là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của một tổ chức cho những người phải ra các quyết định điều hành hoạt động của tổ chức đó. 7
Muốn cung cấp được các dữ kiện tài chính này, kế toán phải thực hiện một số công việc: phải ghi nhận các sự việc xẩy ra cho tổ chức như là việc bán hàng cho khách hàng; mua hàng từ một nhà cung cấp; trả lương cho nhân viên Những sự việc này trong kế toán gọi là nghiệp vụ kinh tế. Sau khi được ghi nhận tập trung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được phân loại và hệ thống hóa theo từng loại nghiệp vụ, tức là chúng ta sẽ tập trung tất cả các nghiệp vụ như bán hàng vào với nhau; Trả lương cho nhân viên vào với nhau theo trình tự thời gian phát sinh. Sau khi tất cả các nghiệp vụ của một kỳ hoạt động đã được ghi nhận và phân loại kế toán sẽ tổng hợp những nghiệp vụ này lại. Tức là tính ra tổng số hàng bán, tổng số hàng mua, tổng số lương trả cho nhân viên và cuối cùng là tính toán kết quả của những nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong một kỳ hoạt động bằng cách lập các báo cáo tài chính để Ban Giám đốc thấy được kết quả hoạt động của tổ chức và tình hình tài chính của tổ chức này. Để đưa ra khái niệm về kế toán có nhiều quan điểm bày tỏ ở các giác độ khác nhau. Theo Luật Kế toán: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Cũng theo Luật Kế toán thì kế toán được chia ra 2 loại là kế toán tài chính và kế toán quản trị, trong đó: Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Định nghĩa về kế toán trên nhấn mạnh đến công việc của những người làm công tác kế 8
toán. Trên một phương diện khác một số tác giả muốn nhấn mạnh đến bản chất và chức năng của kế toán thì phát biểu: Kế toán là khoa học và nghệ thuật về ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu và tính toán kết quả của các hoạt động kinh tế tài chính của một tổ chức nhằm cung cấp thông tin giúp Ban Giám đốc có thể căn cứ vào đó mà ra các quyết định quản lý, đồng thời cung cấp thông tin cho những người có lợi ích và trách nhiệm liên quan. Ngoài ra còn nhiều khái niệm nói lên nhiều khía cạnh khác nhau về kế toán. Tuy vậy người ta có những quan điểm chung về bản chất của kế toán là: khoa học và nghệ thuật về ghi chép, tính toán, phân loại, tổng hợp số liệu, còn chức năng của kế toán là cung cấp thông tin trong đó thông tin kế toán phục vụ cho nhà quản lý (như Chủ doanh nghiệp, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc ), người có lợi ích trực tiếp (như các Nhà đầu tư, các chủ cho vay), người có lợi ích gián tiếp (như cơ quan thuế, cơ quan thống kê và các cơ quan chức năng). 2. Vài nét về sự phát triển của kế toán Sự hình thành và phát triển của kế toán gắn liền với sự hình thành và phát triển của đời sống kinh tế, xã hội loài người từ thấp lên cao. Một số tài liệu nghiên cứu cho thấy lịch sử của kế toán có từ thời thượng cổ, xuất hiện từ 5,6 ngàn năm trước công nguyên. Lịch sử kế toán bắt nguồn trong lịch sử kinh tế, theo đà phát triển của những tiến bộ kinh tế - xã hội. Thời kỳ Phục hưng cho phép khám phá ra một kỷ nguyên mới, người ta thấy xuất hiện văn chương kế toán. Một trong những người sáng chế đầu tiên ra các phương pháp kế toán phần kép là một nhà tu dòng Franciscain tên là Luca Pacioli, ông sinh ra tại một thị trấn nhỏ Borgo san Sepolchro trên sông Tibre vào năm 1445, là một giáo sư về 9
toán và đã soạn thảo ra một tác phẩm vĩ đại tựa như một cuốn tự điển vào năm 1494 về số học, đại số học, toán học thương mại, hình học và kế toán. Riêng về phần kế toán, ông đã dành 36 chương về kế toán kép mà theo đó các tài liệu kế toán như phiếu ghi tạm, sổ nhật ký, sổ cái và một số lớn các tài khoản được phân chia rõ rệt như tài khoản vốn, tài khoản kho hàng, tài khoản kết quả sản xuất Người ta coi ông như là người cha của ngành kế toán và là người cuối cùng có công đóng góp lớn trong ngành toán học ở thế kỷ 15. Do đã góp phần vào việc truyền bá kỹ thuật kế toán, nên ông được xem là tác giả đầu tiên viết về kế toán và từ đó kế toán có bước phát triển không ngừng cho đến ngày nay. Tuy nhiên sự ghi chép vào sồ nhật ký những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thời bấy giờ chưa được gọn và rõ rệt, chỉ sử dụng bảng đối chiếu đơn giản để kiểm tra và chưa có hình thức bảng tổng kết tài sản. Ngày nay kế toán là một công cụ quản lý quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội, người ta đã sử dụng các phương pháp hiện đại trong kế toán như phương trình kế toán, mô hình toán trong kế toán, kế toán trên máy vi tính II MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN ĐƯỢC THỪA NHẬN Một số khái niệm và những nguyên tắc cơ bản của kế toán được chấp nhận chung trong công tác kế toán như: định giá các loại tài sản, ghi chép sổ sách, phương pháp soạn thảo các báo cáo tài chính Nhằm bảo đảm sự dễ hiểu, đáng tin cậy và có thể so sánh của các thông tin kế toán. Những khái niệm và nguyên tắc này được rút ra từ kinh nghiệm thực tiễn của những người thực hiện công tác kế toán kết hợp với quá trình nghiên cứu của các cơ quan chức năng như Bộ Tài chính, Tổng cục Thống kê, các chuyên gia kinh tế Sau đó được mọi người thừa 10
nhận như là một quy luật và trở thành một trong những vấn đề có tính pháp lệnh của công tác kế toán thống kê và được triển khai áp dụng thống nhất ở tất cả các đơn vị kinh tế trong phạm vi quốc gia. Sau đây là một số khái niệm và những nguyên tắc cơ bản: 1. Một số khái niệm và giả định 1.1 Khái niệm đơn vị kế toán Khái niệm này tương đồng với khái niệm đơn vị kinh doanh. Theo khái niệm này, thông tin tài chính được phản ánh cho một đơn vị kế toán cụ thể. Mỗi đơn vị kinh tế riêng biệt phải được phân biệt là một đơn vị kế toán độc lập, có bộ báo cáo tài chính của riêng mình. Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi các báo cáo tài chính được lập chỉ phản ánh các thông tin về tình hình tài chính của đơn vị kế toán mà không bao hàm thông tin tài chính về các chủ thể kinh tế khác như tài sản riêng của chủ sở hữu hay các thông tin tài chính của các đơn vị kinh tế độc lập khác. Nói cách khác khái niệm đơn vị kế toán quy định giới hạn về thông tin tài chính mà hệ thống kế toán cần phải thu thập và báo cáo. 1.2. Đơn vị thước đo tiền tệ Thông tin do kế toán cung cấp phải được thể hiện bằng thước đo tiền tệ. Kế toán lựa chọn và sử dụng một đơn vị tiền tệ làm thước đo. Thông thường thước đo tiền tệ được lựa chọn là đơn vị tiền tệ chính thức của quốc gia mà đơn vị kế toán đăng ký hoạt động. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tính toán và ghi chép bằng thước đo tiền tệ này. Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, kế toán chỉ chú ý đến giá thực tế tại thời điểm phát sinh mà không chú ý đến sự thay đổi sức mua của đồng tiền. Đối với các đơn vị kinh tế Việt Nam, thông thường kế toán phải dùng đồng Việt Nam trong quá trình tính toán và ghi chép các nghiệp 11
vụ kinh tế phát sinh và phải đặt giả thiết là sức mua của đồng tiền có giá trị bền vững hoặc sự thay đổi về tính giá trị của tiền tệ theo giá cả ảnh hưởng không đáng kể đến tình trạng tài chính của đơn vị kinh tế. Tuy nhiên khi có sự biến động lớn về giá cả trên thị trường thì kế toán phải dựa vào những quy định, hướng dẫn của nhà nước để tổ chức đánh giá lại các tài sản có liên quan từ giá trị đã ghi sổ thành giá trị đương thời để làm tăng ý ngh~ã của báo cáo tài chính kế toán. 1.3. Giả định hoạt động liên tục Kế toán phải đặt giả thiết là doanh nghiệp sẽ hoạt động liên tục trong một thời gian vô hạn định hay sẽ hoạt động cho đến khi nào các tài sản cố định hoàn toàn bị hư hỏng và tất cả trách nhiệm cung cấp sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ của đơn vị đã được hoàn tất hoặc ít nhất là không bị giải thể trong tương lai gần. Giả định này được vận dụng trong việc định giá các loại tài sản đang sử dụng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang sử dụng cho nên chưa bán hoặc không thể bán được do đó giá trị của những tài sản này sẽ được tính toán và phản ánh trên cơ sở giá gốc và sự đã hao mòn do sử dụng. Tức là giá trị tài sản hiện còn là tính theo số tiền mà thực sự doanh nghiệp đã phải trả khi mua sắm hay xây dựng trừ đi giá trị đã hao mòn chứ không phải là giá mua bán ra trên thị trường. Mặt khác giả thiết về sự hoạt động lâu dài của doanh nghiệp còn là cơ sở cho các phương pháp tính khấu hao để phân chia giá phí của các loại tài sản cố định vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian sử dụng của nó. 1.4. Khái niệm kỳ kế toán Hoạt động của doanh nghiệp là lâu dài và liên tục, nếu chờ cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh ngưng lại và mọi tài sản đều được bán xong kế toán mới lập báo cáo tài chính thì sẽ không có tác 12
dụng gì trong việc điều hành hoạt động của Ban Giám đốc. Để kịp thời cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp, kế toán phải chia hoạt động lâu dài của đơn vị thành nhiều kỳ có độ dài về thời gian bằng nhau, từ đó dễ dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (lỗ) của từng kỳ. Giả định này dựa trên giả thiết hoạt động của đơn vị sẽ ngưng lại vào một thời điểm nào đó để kế toán có thể lập các báo cáo có tính chất tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua và cung cấp các thông tin về kết quả đạt được lúc cuối kỳ. Thông thường, kỳ kế toán chính được tính theo năm dương lịch từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm. Trong từng năm có thể phân thành các kỳ tạm thời như tháng, quý. Thời gian để tính kỳ tạm thời là ngày đầu tiên của tháng, quý đến hết ngày cuối cùng của tháng, quý đó. Trong chế độ kế toán doanh nghiệp ngoài kỳ kế toán tính theo năm dương lịch, trong những trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể tính theo 12 tháng tròn sau khi đã thông báo cho cơ quan thuế và được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Việc thay đổi này có thể dẫn đến việc lập báo cáo tài chính cho kỳ kế toán năm đầu tiên hay năm cuối cùng ngắn hơn hoặc dài hơn.12 tháng, nhưng không được vượt quá 15 tháng. 2. Một số nguyên tắc kế toán 2.1. Nguyên tắc thực tế khách quan Khi ghi chép phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những giấy tờ hay sổ sách cần thiết, kế toán phải ghi chép một cách khách quan nghĩa là phải phản ánh theo đúng những sự việc thực tế đã diễn ra và có thể dễ dàng kiểm chứng lại được, không được ghi chép theo ý chủ quan nào đó mà làm người đọc hiểu không đúng bản chất của vấn đề. 13
2.2. Nguyên tắc giá phí Nội dung của nguyên tắc giá phí là khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài sản, kế toán phải dựa vào chi phí đã phát sinh để hình thành nên tài sản chứ không phải căn cứ vào giá hiện hành trên thị trường. Như vậy, giá trị của tài sản được ghi nhận vào bảng cân đối kế toán là chi phí mà doanh nghiệp đã phải bỏ ra để có tài sản đó, chứ không phải giá thị trường ở thời điểm báo cáo. Nguyên tắc này còn được gọi là nguyên tắc giá gốc để thể hiện rằng kế toán ghi nhận giá trị tài sản và các khoản chi phí phát sinh theo giá gốc là số tiền mà doanh nghiệp đã chi ra tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. 2.3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đơn vị đã hoàn thành trách nhiệm cung cấp sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Việc ghi nhận doanh thu được hưởng ở thời điểm bán hàng như trên sẽ cho một sự đo lường thực tế nhất vì: - Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghiệp đã thực hiện hầu hết những công việc cần thiết trong việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, những vấn đề còn lại là không đáng kể. - Vào buổi điểm bán hàng, giá cả thanh toán đã được người bán và người mua thỏa thuận là một sự đo lường khách quan doanh thu được hưởng và khi đó bên bán đã nhận được một số tiền hoặc một khoản phải thu. 2.4. Nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Mỗi khoản doanh thu được tạo ra, đều xuất phát từ những khoản chi phí, vì vậy khi xác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng phải xác định những chi phí để tạo doanh thu đó ở kỳ ấy. Tất cả các chi phí chi ra trong quá trình hoạt động của doanh 14
nghiệp đều có mục đích cuối cùng là tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên trong từng kỳ kế toán (tháng, quý, năm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nhưng những chi phí đã phải chi ra để đạt doanh thu đó ở kỳ trước, vì vậy nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí được coi là chi phí hoạt động trong kỳ, phải trên cơ sở những chi phí nào tạo nên doanh thu được hưởng trong kỳ. Như vậy có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nhưng không được coi là chi phí hoạt động trong kỳ vì nó có liên quan đến doanh thu được hưởng ở kỳ sau như: chi phí mua nguyên vật liệu để sản xuất trong kỳ sau Ngược lại, có những trường hợp đã thu tiền nhưng diễn ra trước khi giao hàng hay cung cấp dịch vụ thì cũng chưa được ghi nhận là doanh thu. Trong trường hợp này kế toán phải coi như một món nợ phải trả cho đến khi nào việc giao hàng hay cung cấp dịch vụ đã được thực hiện. 2.5. Nguyên tắc nhất quán Trong kế toán có thể một số trường hợp được phép có nhiều phương pháp tính toán, mỗi phương pháp lại cho một kết quả khác nhau. Theo nguyên tắc này, khi đã chọn phương pháp nào thì kế toán phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán. Trường hợp cần thiết sự thay đổi về phương pháp đã chọn cho hợp lý thì trong phần thuyết minh báo cáo tài chính phải giải trình lý do tại sao phải thay đổi phương pháp và sự thay đổi đó ảnh hưởng như thế nào đến kết quả tính toán so với phương pháp cũ. Ví dụ: Có nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản cố định; tính giá trị hàng tồn khi cuối kỳ Mỗi phương pháp sẽ mang lại một con số khác nhau về chi phí và lợi nhuận. áp dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp vì tất cả các phương pháp đó đều được công nhận, nhưng theo nguyên tắc này, kế toán đã lựa chọn áp dụng phương pháp nào thì phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán. 15
2.6. Nguyên tắc thận trọng Vì mỗi một số liệu của kế toán đều liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhiều phía khác nhau, mà trong lĩnh vực kinh tế thì có nhiều trường hợp không thể lường trước hết được từ đó đòi hỏi kế toán phải thận trọng, phải có những phương án dự phòng những khả năng xấu có thể xẩy ra trong tương lai, nhất là đối với các hoạt động kéo dài hay có tính lặp đi lặp lại như các khoản đầu tư chứng khoán, hàng tồn kho Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng khi có bằng chứng về các khoản đầu tư, hàng tồn kho trên thực tế đã bị giảm giá. - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí. - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế. Còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng có thể về khả năng phát sinh. 2.7. Nguyên tắc trọng yếu Kế toán có thể bỏ qua những yếu tố không ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng không đáng kể đến tình hình tài chính, nhưng phải đặc biệt quan tâm đến những yếu tố ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với những giá trị lớn nhỏ khác nhau và có ảnh hưởng đáng kể hoặc không đáng kể đến doanh thu hay chi phí hay hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ kế toán. Theo nguyên tắc này, kế toán có thể linh động giải quyết một số 16
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hướng thiết thực đơn giản, dễ làm mà không bắt buộc phải bảo đảm yêu cầu của những nguyên tắc trên, nếu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó đến các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp là không đáng kể. 2.8. Nguyên tắc công khai Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra trong kỳ của đơn vị đều phải được phản ảnh đầy đủ trong hệ thống báo cáo tài chính, phải giải trình rõ ràng các sổ liệu quan trọng để người đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính và phải công bố công khai theo quy định của nhà nước. III. ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN Đối tượng chung của các môn khoa học kinh tế là quá trình tái sản xuất xã hội trong đó mỗi môn khoa học nghiên cứu một góc độ riêng. Vì vậy cần phân định rõ ranh giới về đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán như một môn khoa học độc lập với các môn khoa học kinh tế khác. Khác với các môn khoa học kinh tế khác, kế toán còn là công cụ phục vụ yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị kinh tế cơ sở, thông qua việc cung cấp các thông tin cán thiết cho Ban Giám đốc hay Hội đồng quản trị. Vì vậy đối tượng nghiên cứu của kế toán là “Sự hình thành và tình hình sử dụng các loại tài sản vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong một đơn vị kinh tế cụ thể” nhằm quản lý khai thác một cách tốt nhất các yếu tố sản xuất trong quá trình tái sản xuất xã hội. Để hiểu rõ hơn đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán chúng ta cần đi sâu nghiên cứu về vốn, trên 2 mặt biểu hiện của nó là tài sản và nguồn hình thành tài sản và sau nữa là quá trình tuần hoàn của vốn. Để nghiên cứu được toàn diện mặt biểu hiện này, trước hết sẽ nghiên 17
cứu vốn trong các tổ chức sản xuất vì ở các tổ chức này có kết cấu vốn và các giai đoạn vận động của vốn một cách tương đối hoàn chỉnh. Trên cơ sở đó chúng ta có thể dễ dàng xem xét các mặt biểu hiện nêu trên trong các đơn vị kinh tế khác. 1. Sự hình thành tài sản của doanh nghiệp Bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức hay thậm chí một cá nhân nào muốn tiến hành kinh doanh cũng đòi hỏi phải có một lượng vốn nhất định, lượng vốn đó biểu hiện dưới dạng vật chất hay phi vật chất và được đo bằng tiền gọi là tài sản. Hay nói cáclh khác tài sản của doanh nghiệp là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai như: - Được sử dụng một cách đơn lẻ hoặc kết hợp với các tài sản khác trong sản xuất sản phẩm để bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. - Để bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác. - Để thanh toán các khoản nợ phải trả. - Để phân phối cho các chủ sở hữu doanh nghiệp. Mặt khác vốn (tài sản) của doanh nghiệp lại được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau gọi là nguồn vốn hay nói khác nguồn gốc hình thành của tài sản gọi là nguồn vốn. Như vậy tài sản và nguồn vốn chỉ là 2 mặt khác nhau của vốn. Một tài sản có thể được tài trợ từ một hay nhiều nguồn vốn khác nhau, ngược lại một nguồn vốn có thể tham gia hình thành nên một hay nhiều tài sản. Không có một tài sản nào mà không có nguồn gốc hình thành cho nên về mặt tổng số ta có: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn (1) Tài sản của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều được hình thành từ 2 nguồn vốn: nguồn vốn của chủ sở hữu và các món nợ phải trả. Từ đó ta có đẳng thức: 18
Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu (2) a) Tổng tài sản là giá trị của tất cả các loại tài sản hiện có của doanh nghiệp kể cả các loại tài sản có tính chất hữu hình như nhà xưởng, máy móc, thiết bị, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và các loại tài sản có tính chất vô hình như phần mềm máy tính, bằng phát minh sáng chế, lợi thế thương mại, bản quyền, Tài sản doanh nghiệp thường chia làm 2 loại: Tài sản lưu động và tài sản cố định. + Tài sản lưu động là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng có giá trị nhỏ (theo quy định hiện nay là 10 triệu đồng) và có thời gian sử dụng, luân chuyển lớn hơn một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh như tài sản cố định hữu hình, vô hình, tài sản cố định thuê ngoài dài hạn, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, các khoản đầu tư xây dựng cơ bản Đặc điểm của loại tài sản này là không thể thu hồi trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. - TSCĐ hữu hình: Là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh như: máy móc, nhà cửa, thiết bị công tác, phương tiện vận 19
tải, phương tiện truyền dẫn - TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, nhưng phản ánh một lượng giá trị lớn mà doanh nghiệp đã thực sự bỏ ra đầu tư như: chi phí nghiên cứu, phát triển, phát minh sáng chế, lợi thế thương mại - TSCĐ tài chính: Là giá trị của các khoản đầu tư tài chính dài hạn với mục đích kiếm lời, có thời gian thu hồi vốn > 1 năm hay 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh như: Đầu tư liên doanh dài hạn, cho thuê TSCĐ, đầu tư chứng khoán dài hạn. b) Nợ phải trả là giá trị của các loại vật tư, hàng hóa hay dịch vụ đã nhận của người bán hay người cung cấp mà doanh nghiệp chưa trả tiền hoặc là các khoản tiền mà đơn vị đã vay mượn ở ngân hàng hay các tổ chức kinh tế khác và các khoản phải trả khác như phải trả công nhân viên, phải nộp cho cơ quan thuế Hay nói cách khác nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nhìn chung doanh nghiệp nào cũng có nhiều món nợ phải trả vì mua chịu thường tiện lợi hơn là mua trả tiền ngay và việc vay ngân hàng hay các tổ chức tài chính khác để tăng vốn hoạt động của doanh nghiệp là hiện tượng phổ biến và có lợi cho nền kinh tế. Đứng về phương diện quản lý người ta thường phân chia các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. + Nợ ngắn hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả trong 1 năm hoặc trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh như: vay ngắn hạn ngân hàng, thương phiếu ngắn hạn, lương phụ cấp phải trả cho công nhân viên + Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn phải thanh toán phải chi trả lớn hơn một năm hoặc lớn hơn một chu kỳ hoạt động kinh 20
doanh như: Vay dài hạn cho đầu tư phát triển, thương phiếu dài hạn, trái phiếu phát hành dài hạn phải trả c) Vốn chủ sở hữu là giá trị vốn của doanh nghiệp được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản của doanh nghiệp trừ (-) nợ phải trả. Nguồn vốn thuộc quyền sử dụng của đơn vị, đơn vị có quyền sử dụng lâu dài trong suất thời gian hoạt động của đơn vị hay nói cách khác vốn chủ sở hữu là giá trị của các loại tài sản như nhà cửa máy móc thiết bị, vốn bằng tiền mà các chủ thể sản xuất kinh doanh đã đầu tư để có thể tiến hành các hoạt động kinh tế đã xác định. Một doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều chủ sở hữu. Đối với doanh nghiệp Nhà nước do Nhà nước cấp vốn và chịu sự giám sát của nhà nước thì chủ sở hữu là Nhà nước. Đối với các xí nghiệp liên doanh hay công ty liên doanh thì chủ sở hữu là các thành viên tham gia góp vốn. Đối với các công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn thì chủ sở hữu là các cổ đông. Đối với các doanh nghiệp tư nhân thì chủ sở hữu là người đã bỏ vốn ra để thành lập và điều hành hoạt động đơn vị. Vốn của chủ sở hữu bao gồm: + Vốn của các nhà đầu tư. + Số vốn được bổ sung từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Lợi nhuận chưa phân phối. + Các quỹ + Cổ phiếu quỹ. + Lợi nhuận giữ lại. + Chênh lệch tỷ giá và chênh !ệch đánh giá lại tài sản. Cần lưu ý số liệu vốn chủ sở hữu là một con số cụ thể, nhưng khi doanh nghiệp bị suy thoái thì chủ sở hữu chỉ được coi là sở hữu phần 21
tài sản còn lại của đơn vị sau khi đã thanh toán hết các khoản nợ phải trả. Mặt khác, quyền đòi nợ của các chủ nợ có hiệu lực trên tất cả các loại tài sản của doanh nghiệp chứ không phải chỉ có hiệu lực trên một loại tài sản riêng lẻ nào. Vì thế ta có: Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản - Nợ phải trả (3) 2. Sự vận động của tài sản trong hoạt động kinh doanh Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tài sản của các doanh nghiệp sẽ không ngừng vận động, nó biến đổi cả về hình thái và lượng giá trị. Nghiên cứu sự vận động của tư bản sản xuất, C. Mác đã nêu công thức chung về tuần hoàn của tư bản sản xuất qua 3 giai đoạn: T-H SX H’-T. Sự biến đổi về hình thái tồn tại của các loại tài sản chủ yếu phụ thuộc vào chức năng cơ bản của từng doanh nghiệp. - Đối với doanh nghiệp sản xuất: Chức năng cơ bản là sản xuất và tiêu thụ sản phẩm làm ra thì tài sản của đơn vị sẽ thay đổi hình thái qua 3 giai đoạn sản xuất kinh doanh chủ yếu: cung cấp, sản xuất và tiêu thụ. Xét trong một quá trình liên tục, tương ứng với 3 giai đoạn trên tài sản sẽ thay đổi hình thái từ tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng thành nguyên vật liệu, dụng cụ, trang thiết bị để chuẩn bị thực hiện kế hoạch sản xuất. Sau đó tài sản sẽ biến đổi từ nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ hao mòn tài sản cố định thành 1 sản phẩm dở dang, bán thành phẩm hay thành phẩm và từ thành phẩm biến đổi thành khoản thu hay tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng khi bán sản phẩm cho người mua. Số tiền này được dùng để mua nguyên vật liệu nhằm thực hiện cho quá trình sản xuất tiếp theo. Sự vận động biến đổi của tài sản theo các giai đoạn sản xuất kinh doanh chủ yếu như trên gọi là sự tuần hoàn của tài sản. 22
- Đối với đơn vị kinh doanh thương mại: chức năng cơ bản là mua và bán hàng hóa. Tương ứng với 2 quá trình này, tài sản của doanh nghiệp sẽ biến đổi từ tiền thành hàng hóa khi mua hàng về nhập kho và từ hàng hóa thành khoản phải thu hay bằng tiền khi bán hàng cho người mua. Số tiền này lại được dùng để mua hàng Sự biến đổi này cũng mang tính tuần hoàn. Nếu tính từ một hình thái tồn tại cụ thể nhất định của tài sản thì sau một quá trình vận động, tài sản trở lại hình thái ban đầu gọi là một vòng tuần hoàn của tài sản, một vòng chu chuyển hay một chu kỳ hoạt động. Có thể mô tả vòng tuần hoàn một số loại tài sản của một số loại hình doanh nghiệp theo các sơ đồ sau đây: Đối với doanh nghiệp sản xuất 23
Trong quá trình tuần hoàn, tài sản không chỉ biến đổi về hình thái 24
mà quan trọng hơn là tài sản còn biến đổi về lượng giá trị (trừ trường hợp huy động thêm vốn), giá trị tăng lên của tài sản từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là mục tiêu của các doanh nghiệp nhằm tăng vốn của chủ sở hữu sau khi thực hiện đầy đủ trách nhiệm pháp lý của mình như nộp thuế thu nhập tức là lấy thu bù chi và còn có lãi. Những thông tin về sự biến đổi giá trị rất cần thiết cho việc tìm phương hướng và biện pháp thường xuyên nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất, quá trình vận động và lớn lên của tài sản. Tóm lại đối tượng của kế toán là vốn kinh doanh của đơn vị hạch toán được xem xét trong quan hệ giữa 2 mặt biểu hiện là tài sản và nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn) và quá trình tuần hoàn của vốn kinh doanh qua các giai đoạn nhất định của quá trình tái sản xuất, cùng các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. IV. NHIỆM VỤ, YÊU CẦU VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Đặc điểm của kế toán Kế toán có những đặc điểm sau: - Cơ sở ghi sổ là những chứng từ gốc hợp lệ, bảo đảm thông tin chính xác và có cơ sở pháp lý. - Sử dụng cả 3 loại thước đo là: giá trị, hiện vật và thời gian, nhưng chủ yếu và bắt buộc là giá trị. - Thông tin số liệu: Chủ yếu trình bày bằng hệ thống biểu mẫu báo cáo theo quy định của nhà nước (đối với thông tin cho bên ngoài) hay theo những báo cáo do giám đốc xí nghiệp quy định (đối với nội bộ). - Phạm vi sử dụng thông tin: Trong nội bộ đơn vị kinh tế cơ sở và các cơ quan chức năng của nhà nước và những đối tượng trên quan 25
như các nhà đầu tư, ngân hàng, người cung cấp. 2. Nhiệm vụ của kế toán Với chức năng phản ảnh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn bộ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản như sau: - Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tài chính, kế toán. - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế. 3. Yêu cầu đối với công tác kế toán Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và thực hiện đấy đủ các nhiệm vụ nói trên, công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: - Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hiện ở các mặt: 26
+ Chứng từ phải chính xác: chứng từ là khâu khởi điểm của kế toán, nội dung và số liệu ghi trên chứng từ đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế. Toàn bộ công tác kế toán có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vào khâu lập chứng từ ghi chép ban đầu. + Vào sổ phải chính xác: phải ghi chép, kiểm tra, tính toán đảm bảo sự chính xác số liệu, sau đó xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp. + Báo cáo phải chính xác: lập báo cáo phải cẩn thận, kiểm tra số liệu thật chính xác trước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và theo yêu cầu quản lý. Nói chung các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đấy đủ, khách quan đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. - Kế toán phải kịp thời: Kế toán chính xác nhưng phải kịp thời mới có tác dụng thiết thực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc cung cấp kịp thời các thông tin phục vụ yêu cấu quản lý. Muốn kịp thời thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh lúc nào, ngày nào phải được tính toán ghi chép phản ánh vào sổ kế toán lúc ấy, ngày ấy. Việc khóa sổ, lập báo cáo quy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ. - Kế toán phải đầy đủ: phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp không thêm bớt, không bỏ sót và phải phản ánh tất cả các hoạt động kinh tế tài chính, thuộc các loại tài sản của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục quy định mở đầy đủ các loại sổ sách cần thiết và lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy định. 27
- Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công việc của kế toán từ khâu ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ gốc đến việc phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế trên các sổ sách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêu kinh tế trên các báo cáo kế toán đều phải được trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu. Những thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh. Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báo cáo phải phù hợp cả về nội dung và phương pháp tính với các chỉ tiêu kế hoạch để người đọc báo cáo dễ dàng so sánh đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các thông tin và số liệu giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch. - Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Công tác kế toán cũng như công việc khác trong đơn vị khi tiến hành đều phải thực hiện tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động toàn đơn vị. Nhưng yêu cầu trên đối với kế toán đều phải được thực hiện đầy đủ. Tuy nhiên trong từng giai đoạn phát triển và mục đích sử dụng thông tin kế toán mà yêu cáu này hay yêu cầu khác có được chú trọng hơn. V. CÁC PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN Kế toán có những phương pháp riêng thích hợp với đặc điểm của đối tượng nghiên cứu là tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự tuần 28
hoàn của tài sản trong các giai đoạn sản xuất kinh doanh. - Xét trong quan hệ giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản. Đối tượng của kế toán luôn có tính 2 mặt, độc lập nhau nhưng luôn cân bằng với nhau về lượng giá trị. - Xét trong quá trình tuần hoàn tài sản, đối tượng của kế toán luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau nhưng theo một trật tự xác định và khép kín trong 1 chu kỳ nhất định. - Luôn có tính đa dạng trong mỗi nội dung cụ thể. - Mỗi đối tượng cụ thể của kế toán đều gắn liền với lợi ích kinh tế, quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía. Trên cơ sở phương pháp luận và những đặc điểm cơ bản của đối tượng kế toán người ta đã xây dựng các phương pháp của kế toán bao gồm các phương pháp chính là: 1. Phương pháp chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Để phản ánh và có thể kiểm chứng được các nghiệp vụ kinh tế, kế toán có một phương pháp là: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập các chứng từ là giấy tờ hoặc vật chứa đựng thông tin (vật mang tin), làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế. Phương pháp chứng từ kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của các đối kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ 29
kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Phương pháp tính giá Tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng loại hoạt động, từng loại tài sản như: tài sản cố định, hàng hoá, vật tư, sản phẩm và lao vụ Phương pháp tính giá sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng loại tài sản của đơn vị thông qua việc mua vào, nhận góp vốn, được cấp, được tài trợ hoặc sản xuất ra theo những nguyên tắc nhất định. 3. Phương pháp đối ứng tài khoản Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh vào trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương pháp đối ứng tài khoản được hình thành bởi cặp phương pháp tài khoản và ghi sổ kép. Trong đó: - Phương pháp tài khoản: Là phương pháp phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế, nhằm theo dõi tình hình biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn, từng nội dung thu, chi trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Phương pháp ghi sổ kép: Là phương pháp phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán, theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong mối liên hệ khách quan giữa chúng, bằng cách ghi số tiền kép (một số tiền ghi 2 lần) vào các tài khoản kế toán liên quan. 4. Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Tổng hợp và cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn 30
vị hạch toán qua từng thời kỳ nhất định bằng cách lập các báo cáo có tính tổng hợp và cân đối như: bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mỗi phương pháp có vị trí, chức năng nhất định nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chế với nhau tạo thành một hệ thống phương pháp kế toán. Muốn có những thông tin tổng hợp về tình trạng tài chính của đơn vị thì phải lập bảng cân đối tài sản tức là sử dụng phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán. Nhưng chỉ có thể tổng hợp và cân đối các loại tài sản của doanh nghiệp trên cơ sở theo dõi chặt chẽ sự hình thành và vận động biến đổi của các loại tài sản qua các giai đoạn sản xuất kinh doanh. Việc ghi chép vào các tài khoản kế toán bắt buộc phải dùng đơn vị đo lường là tiền tệ do đó cần phải tính giá các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Muốn tính giá và ghi chép vào các tài khoản có liên quan một cách chính xác thì phải có những thông tin chính xác về từng hoạt động kinh tế cụ thể của đơn vị tức là phải có những chứng từ hợp lệ phản ánh nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có đầy đủ cơ sở pháp lý để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhưng nếu chỉ dựa vào chứng từ thì không thể phản ánh hết sự biến đổi của tài sản. Trong thực tế có những hiện tượng không thống nhất giữa hiện vật với chứng từ, sổ sách do điều kiện khách quan gây ra như: đường dôi thừa do ẩm ướt, xăng dầu bị hao hụt do bốc hơi Để khắc phục tình trạng trên kế toán phải tiến hành kiểm kê để kiểm tra số lượng và tình hình cụ thể của hiện vật, đối chiếu giữa sổ sách với thực tế trong từng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không. Nếu không khớp đúng thì lập biên bản và căn cứ vào biên bản (cũng là chứng từ) mà điều chỉnh lại sổ sách kế toán cho khớp với thực tế. Bảo đảm cho các số liệu của kế toán phản ánh chính xác và trung thực về các loại tài sản của doanh nghiệp. 31
Chương II CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1. Khái niệm về chứng từ kế toán Trong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm tăng, giảm tài sản, nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế. Vì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý và có thể kiểm tra lại được từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán đã có phương pháp đáp ứng yêu cầu đó gọi là phương pháp chứng từ. Vậy cụ thể chứng từ là gì? và nội dung chứng từ phải có những yếu tố nào? Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. Trong đó có 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. 32
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây: - Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi ). - Số hiệu của chứng từ. - Ngày, tháng, năm lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị. - Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. 2. Một số quy định chung về chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. 33
Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đấy đủ các yếu tố gạch bỏ phần để trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn. - Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn khi chưa ghi đầy đủ nội dung, yếu tố phát sinh. - Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị. Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu trong sổ kế toán, chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất, nhằm ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính do Nhà nước ban hành; phục vụ cho việc thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có. 3. Phân loại chứng từ kế toán Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ 3.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh; chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp. - Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư. Loại chứng từ này 34
chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ sách kế toán. - Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. - Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức 3.2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp. - Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt - Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng kê phân loại chứng từ gốc. Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban 35
đầu kèm theo. 3.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần. - Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán. - Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán. 3.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. - Chứng từ bên trong còn gọi là chứng từ nội bộ là những chứng từ được lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ. - Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ 3.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây: - Chỉ tiêu lao động và tiền lương - Chỉ tiêu hàng tồn kho 36
- Chỉ tiêu bán hàng - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định 3.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng từ báo động: - Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động của đơn vị. - Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp 3.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ thông thường và chứng từ điện tử: - Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử. - Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán 4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 4.1. Kiểm tra chứng từ Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài 37
vào, đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 4.2. Chỉnh lý chứng từ Chỉnh lý chứng từ là công việc chuẩn bị để hoàn thiện đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu cầu này), ghi các yếu tố cần thiết khác, định khoản kế toán và phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp). 4.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm được tình hình, kiểm 38
tra, phê duyệt, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán. Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đạt được nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho công tác kế toán. Để sự luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán được hợp lý nền nếp, cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, trong đó quy định đường đi của chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ. Chứng từ là một khâu quan trọng trong quá trình kế toán. Có thể nói chất lượng công tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chất lượng của chứng từ kế toán. Vì vậy lập và luân chuyển chứng từ kế toán là công việc cần hết sức cơi trọng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ: Tuân theo đúng nguyên tắc lập và phản ánh đúng sự thật nghiệp vụ kinh tế. Hơn nữa còn cần quan tâm đến việc cải tiến công tác kế toán nói chung theo các hướng sau: Giảm số lượng chứng từ để đủ cho nhu cầu, tránh thừa hoặc trùng lặp. Hạn chế sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần. Xác định đúng những bộ phận cần lưu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý. Đơn giản hóa nội dung chứng từ: Chứng từ chỉ bao gồm những nội dung thật cần thiết. Đơn giản hóa tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hóa chứng từ. Hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ. Quy chế hóa các bước xử lý từng loại chứng từ. Xây dụng sơ đồ luân chuyển chứng từ khoa học. 4.4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình 39
tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất. Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong Luật kế toán. Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. 5. Danh mục chứng từ kế toán doanh nghiệp Một trong những nội dung cơ bản của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính là hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm danh mục chứng từ, các mẫu biểu chứng từ và cách ghi chép từng chứng từ. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫu biểu được chia thành 5 loại: Loại 1 - Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ Loại 2 - Hàng tồn kho gồm 7 chứng từ Loại 3 - Bán hàng gồm 2 chứng từ Loại 4 - Tiền tệ gồm 10 chứng từ Loại 5 - Tài sản cố định gồm 6 chứng từ Ngoài ra Bộ Tài chính cũng hướng dẫn sử dụng một số chứng từ ban hành kèm theo các văn bản khác. Danh mục chứng từ kế toán doanh nghiệp được thể hiện qua bảng sau đây: 40
Bảng 2.1. Danh mục chứng từ kế toán Tính chất TT Tên chứng từ Số hiệu BB(*) HD (*) I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01A-LĐTL x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01B-LĐTL x 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x 5 Giấy đi đường 04-LĐTL x 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công 05-LĐTL x việc hoàn thành 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp 09-LĐTL x đồng giao khoán 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo 10-LĐTL x lương 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm 11 -LĐTL x xã hội II Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT x 2 Phiếu xuất kho 02-VT x 3 Biên bản kiêm nghiệm vật tư, công 03-VT x cụ, sản phẩm, hàng hoá 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản 05-VT x lượg, hàng hoá 6 Bảng kê mua hàng 06-VT x 41
Tính chất TT Tên chứng từ Số hiệu BB(*) HD (*) 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, 07-VT x công cụ, dụng cụ III Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x 2 Thẻ quầy hàng 02-BH x IV Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02-TT x 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x 6 Biên lai thu tiền 06-TT x 7 Bản kê vàng, bạc, kim khí quý, đá 07-TT x quý 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại 08b-TT x tệ, vàng bạc ) 10 Bảng kê chi tiền 09-TT x V Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa 03-TSCĐ x lớn hoàn thành 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x 6 Bảng tính và phân bố khấu hao 06-TSCĐ x TSCĐ 42
Tính chất TT Tên chứng từ Số hiệu BB(*) HD (*) CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng x BHXH 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp x ôm đau, thai sản 3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x 4 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyến nội 03 PXK-3LL x bộ 6 Phiếu xuất kho hàng gìn đại lý 04HDL-3LL x 7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào 04/GTGT x không có hoá đơn 9 . Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc; (*) HD: Mẫu hướng dẫn Mẫu biểu và phương pháp ghi chép từng chứng từ kế toán trong danh mục chứng từ kế toán nêu trên có thể tham khảo ở các sách chế độ kế toán hoặc các tài liệu về hướng dẫn thực hành chế độ kế toán doanh nghiệp. II. KIỀM KÊ TÀI SẢN 1. Nội dung công tác kiểm kê Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán. Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở cập nhật các 43
chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy. Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệnh do một số nguyên nhân sau đây: - Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa ) bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp. - Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi - Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót. - Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp. Yêu cầu quan trọng nhất đối với kế toán là ghi chép tính toán chính xác, người bảo quản tài sản phải quản lý tốt không để tài sản hư hỏng, mất mát. Về mặt tài sản, yêu cầu đó có nghĩa là số liệu về tài sản hiện còn trên sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng. Trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với tình hình thực tế. 2. Tác dụng của kiểm kê - Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản. - Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng tình hình thực tế. - Giúp cho lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiện quả sử dụng vốn. 44
3. Phân loại kiểm kê 3.1. Phân theo phạm vi kiểm kê Phân loại theo phạm vi thì kiểm kê được chia thành 2 loại là: kiểm kê toàn diện và kiểm kê từng phần - Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị (bao gồm: tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công nợ ). Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm. - Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. VD như: khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản, khi muốn xác định chính xác một loại tài sản nào đó, khi thấy có hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó. 3.2. Phân loại theo thời gian tiến hành Theo cách phân loại này thì kiểm kê được chia thành 2 loại là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường: - Kiểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ hạn đã quy định trước như: kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hoá, hàng quý đối với tài sản cố định và cuối mỗi năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị. - Kiểm kê bất thường là kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy định, ví dụ: khi thay đổi người quản lý tài sản, khi có các sự cố (cháy, mất trộm) chưa xác định được thiệt hại, khi cơ quan chủ quản, tài chính thanh tra, kiểm tra. 4. Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê Kiểm kê là công tác liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phòng ban ), khối lượng công việc lớn, đòi hỏi hoàn thành khẩn trương, do đó phải được tổ chức chặt 45
chẽ. Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê. Công việc kiểm kê được tiến hành theo trình tự như sau: - Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị phải thành lập ban kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng. - Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp. + Kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài sản cố định), tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó. Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất. + Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của các đơn vị, có quan hệ thanh toán. Đối chiếu trước hết là số dư (số còn lại ở thời điểm kiểm kê) ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên. - Sau khi kiểm kê: 46
+ Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định. + Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể. + Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách. Kiểm kê là công việc có tính chất “sự vụ”: cân, đo, đong, đếm nhưng lại là công việc hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với vấn đề bảo vệ tài sản của đơn vị kinh tế. Vì vậy nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách, mà không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm. Do đó phải tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường khi cần thiết và coi trọng đúng mức công tác này. 47
Chương III TÍNH GIÁ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN I. PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 1. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tính giá Trong quá trình hoạt động, tài sản của đơn vị không ngừng vận động, biến đổi cả về hình thái vật chất và lượng giá trị. Để ghi nhận giá trị của tài sản vào chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán cần sử dụng phương pháp tính giá. Tính giá là một phương pháp kế toán để quy đổi hình thức biểu hiện của các đối tượng kế toán từ các thước đo khác nhau về một thước đo chung là sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị ghi sổ của các đối tượng cần tính giá theo những nguyên tắc nhất định. Phương pháp tính giá được thể hiện qua hai hình thức cụ thể là: các thẻ, sổ, bảng hoặc phiếu tính giá và trình tự tính giá. Các thẻ, sổ, bảng hoặc phiếu tính giá được sử dụng để tổng hợp chi phí cấu thành giá của từng loại tài sản cần tính giá. Trình tự tính giá là những bước công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để tiến hành tính giá. Phương pháp tính giá có ý nghĩa quan trọng trong hạch toán và trong công tác quản lý, cụ thể: - Phương pháp tính giá giúp kế toán xác định được giá trị thực tế của tài sản hình thành trong đơn vị, giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ, sổ sách và tổng hợp lên báo cáo kế toán. - Phương pháp tính giá giúp kế toán tính toán được hao phí và kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ và tổng hợp 48
được giá trị của toàn bộ tài sản trong đơn vị giúp công tác quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp có hiệu quả. 2. Yêu cầu và nguyên tắc tính giá 2.1. Yêu cầu tính giá Tính giá phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản là chính xác và nhất quán. Thông tin về giá trị tài sản phải được xác định một cách chính xác. chờ sử dụng thước đo tiền tệ nên phương pháp tính giá có thể đảm bảo được yêu cầu này. Thước đo tiền tệ phản ánh kết hợp được 2 cả mặt chất lượng và mặt số lượng, của tài sản trong khí các thước đo khác (thước đo hiện vật và thời gian lao động) chỉ phản ánh được một mặt của tài sản. - Tính nhất quán đòi hỏi việc sử dụng phương pháp tính giá phải thống nhất nhằm đảm bảo khả năng so sánh được của thông tin về giá trị tài sản, cho phép so sánh đối chiếu số liệu giữa các đơn vị trong một doanh nghiệp, trong một ngành và giữa các kỳ tính giá trong một đơn vị với nhau. 2.2. Nguyên tắc tính giá Nguyên tắc giá phí là nguyên tắc chung và xuyên suất trong tính giá tài sản. Theo nguyên tắc này, giá trị của tài sản được phản ánh theo giá gốc, tức là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được tài sản đó. Bên cạnh đó khi tính giá còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể như sau: Một là xác định đối tượng tính giá phù hợp. Đối tượng tính giá có thể là từng thứ vật liệu công cụ dụng cụ, hàng hoá hay từng lô hàng, lô vật tư mua vào; từng loạt sản phẩm sản xuất ra, hay một hoạt động, 49
công trình, dự án đã hoàn thành hoặc một lô vật tư, thành phẩm, hàng hoá xuất kho Hai là, phân loại chi phí hợp lý. Chi phí tham gia cấu thành nên giá của đối tượng cần tính giá có nhiều loại nên phải được phân loại trước khi tính giá. Có nhiều cách để phân loại chi phí. Theo lĩnh vực phát sinh chi phí, chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể chia thành: - Chi phí hàng mua bao gồm những chi phí liên quan đến hàng mua về như giá mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lưu kho bãi, - Chi phí sản xuất gồm những chi phí liên quan đến việc sản xuất chế tạo sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. - Chi phí bán hàng gồm những chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. - Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành chung toàn doanh nghiệp. Ba là, lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí cho đối tượng tính giá thích hợp. Đối với những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng cần tính giá không thể tập hợp riêng ngay từ đầu cho từng đối tượng được thì được tập hợp chung sau đó phân bổ cho các đối tượng liên quan theo tiêu thức thích hợp. Ví dụ: Chi phí bán hàng liên quan đến nhiều mặt hàng cùng tiêu thụ trong kỳ; chi phí vận chuyển nhiều mặt hàng khi mua về, chi phí sản xuất chung ở phân xưởng sản xuất nhiều sản phẩm Tiêu thức phân bổ phải đảm bảo sao cho chi phí phân bổ tính được sát với tiêu hao thực tế nhất. Tiêu thức đó có thể là chi phí định mức, chi phí kế hoạch, giờ máy chạy, số lượng sản phẩm hoàn thành, 50
lương công nhân trực tiếp sản xuất, sản lượng sản phẩm tiêu thụ, giá vốn hàng bán, Công thức phân bổ chi phí: Mức phân Số đơn vị theo tiêu thức phân bổ Tổng chi phân bổ cho của đối tượng tính giá i = x phí cần đối tượng Tổng số đơn vị theo tiêu thức các phân bổ cần tính giá i đối phân bổ tượng liên quan II. TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU 1. Tính giá tài sản cố định 1.1. Tài sản cố định hữu hình - Trường hợp tài sản cố định hữu hình hình thành do mua sắm Giá mua Chi phí Các khoản giảm Nguyên = thực tế trên + trước khi - giá, chiết khấu giá TSCĐ hoá đơn sử dụng thương mại Chi phí trước đi sử dụng thường bao gồm: + Lãi tiền vay đầu tư tài sản cố định khi chưa đưa tài sản cố định vào sử dụng. + Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, sửa chữa, tân trang, chỉnh lý, chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ nếu có - Tài sản cố định hữu hình do doanh nghiệp tự xây dựng, chế tạo: Nguyên Giá thành thực Chi phí ra trước khi đưa tài = + giá TSCĐ tế công trình sản cố định vào sử dụng Tài sản cố định hình thành có nguồn gốc từ việc nhận góp vốn hay nhận lại vốn góp liên doanh, được biếu tặng: 51
Giá trị thực tế Chi phí bên nhận chi ra Nguyên = đánh giá của hội + trước khi đưa TSCĐ vào giá TSCĐ đồng giao nhận sử dụng Tài sản cố định hữu hình được cấp trên cấp, điều chuyển đến: Giá trị còn lại trên sổ sách kế Chi phí bên nhận Nguyên = toán của đơn vị cấp hay tính theo + chi ra trước khi sử giá TSCĐ sự định giá của HĐ giao nhận dụng (nếu có) 1.2. Tài sản cố định vô hình Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất, thường bao gồm: - Quyền sử dụng đất: Nguyên giá của TSCĐ là quyền sử dụng đất là toàn bộ các khoản mà đơn vị đã chi để có quyền sử dụng đất hợp pháp, bao gồm cả các khoản chi có liên quan đến việc đền bù, giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ, - Quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế. Nguyên giá là toàn bộ các khoản mà đơn vị đã chi để có quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế. - Nhãn hiệu hàng hoá: Nguyên giá là toàn bộ các khoản mà đơn vị đã chi thực tế để có nhãn hiệu hàng hoá. - Phần mềm máy vi tính: Nguyên giá là toàn bộ các khoản mà đơn vị đã chi để có phần mềm máy tính. - Tài sản cố định vô hình khác. Một cách chung nhất, nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các khoản chi thực tế mà doanh nghiệp đã phải chi ra để có được tài sản cố định ấy. 52
2. Tính giá vật tư, hàng hoá mua vào Tài sản mua vào của doanh nghiệp gồm nhiều loại và sử dụng cho những mục đích khác nhau theo đó việc tính giá cũng có sự khác biệt nhưng đều phải tuân thủ nguyên tắc chung là phản ánh được toàn bộ các chi phí đã chi ra để có được tài sản đó (nguyên tắc giá phí). Có thể khái quát trình tự tính giá tài sản mua vào theo 3 bước sau: Bước 1 : Xác định giá mua của tài sản: Giá mua của tài sản = Giá mua trên hoá đơn - Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng khi mua + Thuế nhập khẩu (nếu có). Trong đó giá mua có thể bao gồm cả các khoản thuế không được khấu trừ như thuế TTĐB, Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Bước 2: Tập hợp và phân bổ chi phí liên quan đến tài sản mua vào gồm những chi phí phát sinh trong khâu thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lưu kho bãi, chi phí giao dịch, chi phí môi giới, hao hụt trong định mức Các chi phí này có thể đã có thuế GTGT hoặc chưa có thuế GTGT tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT của đơn vị và tài sản mua vào có chịu thuế GTGT không, dùng vào hoạt động gì Trường hợp các chi phí này có liên quan đến nhiều đối tượng tính giá thì phải phân bổ cho các đối tượng có liên quan theo tiêu thức thích hợp. Bước 3: Tổng hợp chi phí và tính giá thực tế cho từng tài sản cần tính giá: Giá thực tế Giá thực tế mua Chi phí liên quan = + của tài sản i tài sản i phân bổ cho tài sản i Để thuận lợi cho công việc tính giá kế toán thường sử dụng bảng (thẻ) tính giá tài sản để phản ánh kết quả của quá trình tính giá. 53
Ví dụ 1: Doanh nghiệp HY mua vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: + Vật liệu A: 1.000 tấn, đơn giá mua chưa VAT là 200.000đ/tấn, VAT: 10%. + Vật liệu B: 500 tấn, đơn giá mua chưa VAT là 100.000đ/tấn, VAT: 10%. Chi phí vận chuyển số vật liệu trên (giá chưa thuế 1 000đ/tấn) là 1.500.000đ chưa kể 5 % VAT. Yêu cầu: Tính toán và lập bảng tính giá thực tế vật liệu mua vào cho hai loại vật liệu A và B. Biết chi phí vận chuyển phân bổ cho hai loại vật liệu theo tiêu thức số lượng Giải. - Giá mua vật liệu là giá không có thuế GTGT: + Vật liệu A: 1.000 x 200.000 = 200.000.000đ + Vật liệu B: 500 x 100.000 = 50.000.000đ - Chi phí vận chuyển cũng không gồm thuế GTGT và được Phân bổ cho hai loại vật liệu theo tiêu thức sỏ lượng như sau: + Vật liệu A : 1.000/ (1.000+500) x 1.500.000 = 1.000.000đ + Vật liệu B : 1.500.000 - 1.000.000 = 500.000đ Tổng hợp và tính giá thực tế mua của hai loại vật liệu: + Vật liệu A : 200.000.000 + 1.000.000 = 201.000.000đ + Vật liệu B : 50.000.000 + 500.000 = 50.500.000đ Kết quả tính toán trên được thể hiện trên Bảng 3.1 Tính giá thực tế vật liệu mua vào như sau: 54
Bảng 3.1: Tính giá thực tế vật liệu mua vào (Vật liệu A và vật liệu B) ĐVT: 1.000đ Vật liệu A Vật liệu B Chi phí Tổng SL ĐG TT SL ĐG TT 1. Giá mua 250.000 1.000 200 200.000 500 100 50.000 2. Chi phí mua 1.500 1.000 1 1.000 500 1 500 3. Giá thực tế 251.500 1.000 201 201.000 500 101 50.500 mua vào Ví dụ 2: Doanh nghiệp mua một thiết bị sản xuất với giá mua chưa có thuế GTGT là 100.000.000đ, thuế suất thuế GTGT là 10%. Chi phí thuê vận chuyển thiết bị về doanh nghiệp là 2.000.000đ. Chi phí thuê cẩu thiết bị lên và xuống ô tô là 1.000.000đ. Chí phí thuê chuyên gia hướng dẫn vận hành là 5.000.000đ. Chi phí vận hành thử thiết bị hết 13.500.000đ, quá trình chạy thử thiết bị thu được một số sản phẩm giá bán ước tính là 8.500.000đ. Sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT. Yêu cầu: Tính giá thực tế thiết bị sản xuất trên khi mua về (nguyên giá). a) Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trị giá thực tế của thiết bị mua về là giá chưa có thuế GTGT: 100.000.000 + 2.000.000 + 1.000.000 + 5.000.000 + (13.500.000 - 8.500.000) = 113.000.000đ. b) Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trị giá thực tế của thiết bị mua về là giá bao gồm cả thuế GTGT: (100.000 v + 10% x 100.000.000) + 2.000.000 + 100.000 + 55
5.000.000 + (13.500.000 - 8.500.000) = 123.000.000đ. 3. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp 3 yếu tố sản xuất cơ bản: ĐTLĐ, TLLĐ và SLĐ để tạo ra các sản phẩm dịch vụ .Vậy thực chất việc tính giá thành các sản phẩm dịch vụ là việc xác định lượng hao phí các yếu tố sản xuất để tạo ra sản phẩm dịch vụ đó theo thước đo giá trị. Trình tự như sau: - Bước 1 : Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng khoản mục: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: là những chi phí về việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu cho trực tiếp sản xuất sản phẩm. + Chi phí nhân công trực tiếp: là những chi phí về việc sử dụng người lao động cho trực tiếp sản xuất sản phẩm: + Chi phí sản xuất chung: là những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất hoặc phục vụ sản xuất ở phân xưởng (tổ, đội, ) như chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu phục vụ sản xuất, chi phí dụng củ lao động, chi phí thấu hao TSCĐ ở phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền đùng cho sản xuất ở phân xưởng. - Bước 2: Phân bổ những chi phí sản xuất chung cho các đối tượng có liên quan: Chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng tính cá cho từng đối tượng theo tiêu thức thích hợp. Chi phí thường ăn phải phân bổ là chi phí sản xuất chung. Khi đó, tiêu thức hân bổ có thể lựa chọn là: chi phí nhan công trực tiếp, chi phí tác tiếp, chi phí sản xuất chung dự toán, số giờ máy chạy, 56
- Bước 3: Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ: Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ theo một trong lúc phương pháp: + Xác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên rêu vật liệu trực tiếp (hoặc chi phí nguyên liệu, vật liệu hình trực tiếp). + Xác định giá trị sản phẩm dở dang theo sản lượng hoàn hành tương đương. + Xác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí định mức hoặc kế hoạch. - Bước 4: Tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Tổng giá thành Giá thành đơn vị = Số lượng sản phẩm, dịch vụ Tổng giá Chi phí Chi phí sản Chi phí thành sản = sản xuất + xuất phát sinh - sản xuất phẩm DDĐK trong kỳ DDCK Kết quả tính toán có thể được thể hiện trên bảng tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành như ví dụ sau: Ví dụ 3: Một doanh nghiệp sản xuất trong tháng tin có tài liệu về tình hình sản xuất sản phẩm M như sau (đơn vị tính: 1.000đ). 1 Đầu tháng, chi phí sản xuất sản phẩm M dở dang là: 200.000. Trong đó: - Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp: 130.000 - Chi phí nhân công trực tiếp: 50.000 57
- Chi phí sản xuất chung : 20.000 2. Trong tháng, chi phí sản xuất sản phẩm M phát sinh tập hợp được là: 2.800.000. Trong đó: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 2.000.000 - Chi phí nhân công trực tiếp: 500.000 - Chi phí sản xuất chung : 300.000 3. Cuối tháng, hoàn thành nhập kho 1000 kg sản phẩm M, còn dở dang một số sản phẩm M với chi phí sản xuất sản phẩm M dở dang là: 550.000. Trong đó: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 380.000 - Chi phí nhân công trực tiếp: 100.000 - Chi phí sản xuất chung : 70.000 Yêu cầu: Lập Bảng tính giá thành thực tế sản phẩm M sản xuất hoàn thành trong tháng. Giải: Bảng 3.2: Tính giá thành sản phẩm Sản phẩm: M Sản lượng: 1.000 kg ĐVT: 1.000đồng Sản phẩm CPSX Sản phẩm Giá Tổng Khoản mục dở dạng phát sinh dở dang thành GTSP đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ đơn vị sp 1. CPNVLTT 130.000 2.000.000 380.000 1.750.000 1.750 2. CPNCTT 50.000 500.000 100.000 450.000 450 3. CPSX chung 20.000 300.000 70.000 250.000 250 Tổng 200.000 2.800.000 550.000 2.450.000 2.450 4. Tính giá thực tế vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho 58
Việc xuất vật xuất kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá có nhiều trường hợp khác nhau nhưng trị giá thực tế xuất kho có thể được xác định theo một trong các phương pháp sau: 4.1. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này đơn giá xuất kho được xác định vào thời điểm cuối kỳ theo công thức: Trị giá thực tế Tổng trị giá thực + Đơn giá tồn đầu kỳ tế nhập trong kỳ = xuất kho Số lượng Số lượng nhập + tồn đầu kỳ trong kỳ Từ đó tính trị giá thực tế xuất kho được xác định là: Trị giá thực Số lượng xuất Đơn giá bình = x tế xuất kho kho quân Ví dụ 4: Có tài liệu về tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu A trong tháng tại một doanh nghiệp như sau: - Ngày 1/3: Tồn kho 100kg, đơn giá: 200.000đ/kg - Ngày 6/3: Nhập kho 350 kg, đơn giá: 200.000đ/kg - Ngày 14/3: Xuất kho 80 kg - Ngày 20/3: Nhập kho 400 kg, đơn giá: 220.000đ/kg - Ngày 26/3: Xuất kho 250 kg - Ngày 28/3: Nhập kho 150 kg, đơn giá: 240.000đ/kg Yêu cầu: Tính trị giá thực tế vật liệu A xuất kho trong tháng? Giải: - Xác định đơn giá xuất kho: Đơn giá = 200.000 x 1000 + 200.000 x 350 + 59
220.000 x 400 + 240.000 x 150 xuất kho 100 + 350 + 400 + 150 = 21.4.000.00011000 = 214.000đ/kg - Tính trị giá xuất kho: Ngày 14/3: 214.000 x 80 = 8.560.000đ Ngày 26/3: 214.000 x 250 = 60.250.000đ Tổng trị giá xuất kho trong tháng 3: 68.810.000đ. Phương pháp này tính toán đơn giản nhưng khối lượng công việc dẫn vào cuối tháng và chỉ đến cuối tháng khi có thông tin về tổng trị giá nhập kho trong kỳ mới xác định được đơn giá xuất kho nên tính kịp thời của thông tin bị hạn chế. 4.2. Phương pháp bình quân trên hoàn: Theo phương pháp này đơn giá xuất kho được xác định theo từng thời điểm sau mỗi lần nhập (còn gọi là phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập). Công thức xác định đơn giá xuất kho: Trị giá thực tế nhập Trị giá thực tế tồn Đơn giá + kho từ lần nhập (n-1) kho sau lần (n-1) xuất kho đến lần nhập n = sau lần Số lượng nhập kho từ Số lượng tồn kho nhập n + lần nhập (n-1) đến lần sau lần nhập (n-1) nhập n Từ đó xác định trị giá thực tế xuất kho theo từng lần như sau: Trị giá thực Số lượng xuất Đơn giá bình = x tế xuất kho kho quân 60
Ví dụ 5: Tài liệu ở ví dụ 4. Tính trị giá xuất kho vật liệu A theo phương pháp bình quân liên hoàn như sau: - Ngày 14/3: Đơn giá xuất 200.000 x 1000 + 200.000 x 350 = kho sau lần 100 + 350 nhập ngày 6/3 = 90.000.000/450 = 200.000đ/kg - Ngày 26/3: Đơn giá xuất (90.000.000 - 1 6.000.000) + 400 x kho sau lần = 220.000 nhập ngày 20/3 (450 - 80) + 400 162.000.000 = = 210.389,6 đ/kg 770 Trị giá xuất kho ngày 26/3: 210.389,6 x 250 = 52.597.400đ Tổng trị giá xuất kho tháng 3: 16.000.000 + 52.597.400 = 68.597.400đ. Như vậy phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, cho phép xác định được trị giá thực tế xuất kho ngay tại thời điểm xuất kho nhưng khối lượng tính toan nhiều và phức tạp hơn do phải xác định đơn giá theo từng lần nhập. 61
4.3. Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập kho trước tiên thì sẽ xuất kho trước tiên, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập liền sau cho đến khi đủ số lượng cần xuất Theo đó, trị giá thực tế xuất kho được xác định bằng số lượng xuất kho và đơn giá của nhưng lần nhập cũ nhất. Trong đó lô hàng tổn kho đầu kỳ được coi là lô cũ nhất. Ví dụ 6: Tài liệu ở ví dụ 4. Tính trị giá xuất kho vật liệu A theo phương pháp nhập trước xuất trước như sau: - Trị giá xuất kho ngày 14/3: 200.000 x 80 =16.000.000đ - Trị giá xuất kho ngày 26/3: 200.000 x 20 + 200.000 x 230 = 50.000.000đ - Tổng trị giá xuất kho tháng 3: 16.000.000 + 50.000.000 = 66.000.000đ 4.4. Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập kho sau cùng thì sẽ xuất kho trước tiên, xuất hết số nhập sau mới xuất đến số nhập liền trước cho đến khi đủ số lượng cần xuất. Theo đó, trị giá thực tế xuất kho được xác định bằng số lượng xuất kho và đơn giá của những lần nhập mới nhất tại thời điểm xuất. Ví dụ 7: Tài liệu ở ví dụ 4. Tính trị giá xuất kho vật liệu A theo phương pháp nhập sau xuất trước như sau: - Trị giá xuất kho ngày 14/3: 200.000 x 80 = 16.000.000đ - Trị giá xuất kho ngày 26/3: 220.000 x 250 = 55.000.000đ - Tổng trị giá xuất kho tháng 3: 16.000.000 + 55.000.000 62
= 71.000.000đ 4.5. Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp) Theo phương pháp này, khi nhập kho, thủ kho phải để riêng từng lô hàng của từng đợt nhập, có niêm yết từng đợt nhập riêng. Khi xuất kho được ghi rõ xuất của đợt nhập nào, từ đó kế toán tính trị giá thực tế xuất kho theo đơn giá của chính lô hàng đó được theo dõi riêng từ khi nhập đến khi xuất. Ví dụ 8: Có tài liệu về tình hình nhập xuất tồn kho vật. liệu A trong tháng tại một doanh nghiệp như sau: - Ngày 1/3: Tồn kho l.000kg, đơn giá: 200.000đ/kg (xếp ở vị trí X trong kho). - Ngày 6/3: Nhập kho 350 kg, đơn giá: 210.000đ/kg (xếp ở vị trí Y trong kho). - Ngày 20/3: Nhập kho 400 kg, đơn giá: 220.000đ/kg (xếp ở vị trí Z trong kho). - Ngày 26/3: Xuất kho 600 kg trong đó (xuất 400kg của đợt nhập ngày 20/3 và 200 kg trong số tồn kho). Yêu cầu: Tính trị giá thực tế vật liệu A? Giải: Trị giá xuất kho vật liệu A: 400 kg x 220.000đ/kg = 8.800.000đ 200 kg x 200.000đ/kg = 4.000.000đ Cộng = 12.800.000đ 63
Chương IV TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI KẾ TOÁN I. PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 1. Khái niệm phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế khác thuộc đối tượng hạch toán trên những mặt bản chất và các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán. Phương pháp tổng hợp và cân đối là sự sàng lọc, lựa chọn, liên kết những thông tin riêng lẻ từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ kế toán, theo các quan hệ cân đối mang tính tất yếu vốn có của các đối tượng kế toán, để hình thành nên những thông tin tổng quát nhất về tình hình vốn, kết quả kinh doanh của đơn vị, thể hiện dưới dạng các báo cáo tổng hợp và cân đối như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh Tổng hợp và cân đối kế toán được ứng dụng rộng rãi trong công tác kế toán, có thể ứng dụng trên từng bộ phận tài sản và nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh hoặc cân đối toàn bộ tài sản, nguồn vốn hay tổng hợp kết quả kinh doanh chung cho toàn bộ quá trình kính doanh của đơn vị trong một thời kỳ nhất định. 2. Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán 64
Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán cung cấp những thông tin khái quát, tồng hợp nhất về vốn, nguồn vốn, quá trình kinh doanh mà các phương pháp chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá thành phẩm, hàng hoá không thể cung cấp được những thông tin được xử lý lựa chọn trên các báo cáo kế toán do phương pháp tổng hợp, cân đối tạo ra, có ý nghĩa to lớn cho những quyết định quản lý có tính chiến lược trong nhiều mối quan hệ qua lại của các yếu tố, các quá trình, kiểm tra tình hình clhấp hành kế hoạch, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng mất cân đối và dựa vào kết quả đã thực hiện để điều chỉnh, cụ thể hoá các kế hoạch kinh tế, quản lý một cách tốt hơn việc thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp trong các lĩnh vực tài chính và quá trình kinh doanh. II. MỘT SỐ BÁO CÁO KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ CÂN ĐỐI Trong công tác kế toán, hầu hết các báo cáo tài chính được ứng dụng phương pháp tổng hợp và cân đối, vì vậy các báo cáo vừa cung cấp được những thông tin cần thiết theo yêu cầu quản lý, nhưng vừa có thể tự kiểm tra được tính chính xác của số liệu. Trong công tác kế toán các báo cáo là khâu cuối cùng nhằm tổng kết một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng để tiếp cận công tác kế toán có thể tìm hiểu một cách trình tự theo công việc kế toán, tức là từ khâu chứng từ rồi đến tài khoản sau đó là sổ sách và cuối cùng là báo cáo kế toán. Theo phương pháp này vì chưa hình dung ra mục tiêu cuối cùng lập được báo cáo tài chính nên người học nhiều khi bị thụ động khó hiểu. Nên dễ thuận lợi trong việc học tập, tìm hiểu công tác kế toán có hiệu quả người ta thường sử dụng phương pháp tiếp cận là: tìm hiểu các báo cáo tài chính, qua đó dễ dàng hình dung quá trình thu thập số liệu để cung cấp các thông tin được trình bày và cách thức 65
soạn thảo các báo cáo có tính tổng hợp và cân đối. Sau đây là một số báo cáo tài chính trong doanh nghiệp. 1. Bảng cân đối kế toán 1.1. Khái niệm, nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán - Khái niệm: Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính tổng hợp, dùng để phản ánh tổng quát tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (thời điểm lập báo cáo). Tài sản của một đơn vị đang hoạt động luôn luôn vận động biến đổi về số lượng, về cơ cấu và nguồn hình thành do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra. V vậy số liệu trên bảng cân đối kế toán chỉ phản ánh tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm lập bảng. Bảng cân đối kế toán giống như máy chụp ngông các hoạt động sản xuất kinh doanh trong 1 thời điểm để chụp lại tình trạng vốn và nguồn vốn của một đơn vị ở một thời điểm đó. Trong thực tế thời điểm lập bảng đối kế toán có thể là cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc cuối chu kỳ sản xuất kinh doanh, tùy theo quy định và đặc điểm của từng ngành và từng loại đơn vị cụ thể và như vậy số liệu của bảng có tính chất tổng kết sau một quá trình sản xuất kinh doanh cho nên trước đây bảng cân đối kế toán người ta còn gọi là bảng tổng kết tài sản hay bảng cân đối tài sản và nguồn vốn - Tác dụng của Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán có tác dụng quan trọng trong công tác quản lý, căn cứ vào số liệu trình bày trên bảng ta có thể biết được toàn bộ tài sản và cơ cấu của tài sản hiện có của doanh nghiệp, tình hình nguồn vốn và cơ cấu của nguồn vốn. Thông qua đó ta có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ sử dụng vốn, triển vọng kinh tế tài chính, sự tăng giảm của nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. 66
- Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán + Nội dung: Bảng cân đối kế toán phản ánh mối quan hệ cân đối tổng thể giữa tài sản và nguồn vốn của đơn vị theo các đẳng thức: Tổng tài Các khoản nợ Ngồn vốn = + (1) sản (vốn) phải trả CSH Tổng trừ sản = Tổng nguồn vốn (2) + Kết cấu: Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần, phần tài sản và phần nguồn vốn. * Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo. Tài sản được phân chia thành 2 loại: A: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn B: Tài sản cố định và đầu tư dài hạn. * Phần nguồn vốn: Phản ánh nguồn hình thành giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo và cũng được phân chia thành 2 loại: A: Nợ phải trả B: Nguồn vốn chủ sở hữu Số liệu tổng cộng của 2 phần bao giờ cũng bằng nhau theo đẳng thức: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Xét về mặt kinh tế: Số liệu phần tài sản thể hiện vốn và kết cấu các loại vốn của doanh nghiệp hiện có ở thời kỳ lập báo cáo Do đó có thể đánh giá tổng quát năng lực sản xuất kinh doanh và trình độ sử dụng vốn của đơn vị. Số liệu phần nguồn vốn thể hiện các nguồn vốn tự có và vốn vay mà đơn vị đang sử dụng trong kỳ kinh doanh, chi tiết kết cấu của từng nguồn, từ đó phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. 67
Ban đầu bảng cân đối kế toán có dạng như sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tại ngày tháng năm Đơn vị tính: Số Số Số Số Mã Mã TÀI SẢN đầu cuối NGUỒN VỐN đầu cuối số số kỳ kỳ kỳ kỳ Tổng tài sản Tổng nguồn vốn Với cách thiết kế 2 phần tài sản và nguồn vốn của bảng cân đối kế toán được thể hiện ở 2 bên, người ta dễ dàng so sánh và kiểm tra số liệu cân đối giữa tài sản và nguồn vốn, nhưng nhược điểm là nhiều cột trên một trang nên cột ghi số tiền hẹp, không phù hợp đối với các đơn vị có giá trị tài sản và nguồn vốn lớn. Hiện nay bảng cân đối kế toán được thiết theo chiều dọc, trình bày hết phần tài sản sau đó đến phần nguồn vốn. Kết cấu Bảng cân đối kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính được trình bày bằng mẫu biểu như sau: 68
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tại ngày tháng năm Đơn vị tính Số Số Mã Thuyết TÀI SẢN cuối đầu số minh năm năm 1 2 3 4 5 A - TÀI SẢN NGẮN HẠN 100 (100 = 110 + 120 + 130 + 140 + 150) I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110 1. Tiền 111 V.01 2. Các khoản tương đương tiền 112 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 V.02 1.Đầu tư ngắn hạn 121 2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) (2) 129 III Các khoản phải thu ngắn hạn 130 1.Phải thu khách hàng 131 2. Trả trước cho người bán 132 3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 133 4. Phải thu theo tiến độ KH hợp đồng XD 134 5. Các khoản phải thu khác 135 V.03 6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) 139 IV. Hàng tồn kho 140 1. Hàng tồn kho 141 V.04 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 V. Tài sản ngắn hạn khác 150 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 151 2. Thuế GTGT được khấu trừ 152 3. Thuế và các khoản khác phải thu NN 154 V.05 69
1 2 3 4 5 4. Tài sản ngắn hạn khác 158 B - TÀI SẢN DÀI HẠN 200 (200 - 210 + 220 + 240 + 250 + 260) I. Các khoản phải thu dài hạn 210 1. Phải thu dài hạn của khách hàng 211 2. Vốn kình doanh ở đơn vị trực thuộc 212 3. Phải thu dài hạn nội bộ 213 V.06 4. Phải thu dài hạn khác 218 V.07 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) 219 II. Tài sản cố định 220 1. Tài sản cố định hữu hình 221 V.08 - Nguyên giá 222 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 223 2. Tài sản cố định thuê tài chính 224 V.09 - Nguyên giá 225 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 226 3. Tải sản cố định vô hình. 227 V.10 - Nguyên giá 228 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*). 229 4. Chi phí xây dụng cơ bàn dở dang 230 V.11 III Bất động sản đầu tư 240 V.12 - Nguyên giá 241 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 242 IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 250 1. Đầu tư vào công ty con 251 2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 252 3. Đầu tư dài hạn khác 258 V.13 70
1 2 3 4 5 4. Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn (*) 259 V. Tải sản dài hạn khác 260 1. Chi phí trả trước dài hạn 261 V.14 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 V.21 3. Tài sản dài hạn khác 268 TỔNG CỘNG TÀI SẢN (270 = 100 + 200) 270 NGUỒN VỐN A - NỢ PHẢI TRẢ (300 = 310 + 330) 300 I. Nợ ngắn hạn 310 1.Vay và nợ ngắn hạn 311 V.15 2. Phải trả người bán 312 3. Người mua trả tiền trước 313 4. Thuế và các khoản phái nộp Nhà nước 314 V.16 5. Phải trả người lao động 315 6. Chi phí phải trả 316 V.17 7. Phải trả nội bộ 317 8. Phải trả theo tiến độ KH hợp đồng XD 318 9. Các khoản phái trả. phải nộp ngắn hạn khác 319 V.18 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 320 II. Nợ dài hạn 330 1 Phải trả dài hạn người bán 331 2. Phải trả dài hạn nội bộ 332 V.19 3. Phải trả dài hạn khác 333 4. Vay và nợ dài hạn 334 V.20 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 V.21 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 7. Dự phòng phải trả dài hạn 337 71
1 2 3 4 5 B - VỐN CHỦ SỞ HỮU 400 V.22 (400 - 410 + 430) I. Vốn chủ sở hữu 410 1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411 2. Thặng dư vốn cổ phần 412 3. Vốn khác của chủ sở hữu 413 4. Cổ phiếu quỹ (*) 414 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416 7. Quỹ đầu tư phát triển 417 8. Quỹ dự phòng tài chính 418 9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 419 10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 420 11. Nguồn vốn đầu tư XDCB 421 II Nguồn kinh phí và quỹ khác 430 1.Quỹ khen thưởng, phúc lợi 431 2. Nguồn kinh phí 432 V.23 3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 433 Tổng cộng nguồn vốn (440 = 300 + 400) 440 Lập, ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2. Tính cân đối của Bảng cân đối kế toán Tính chất quan trọng nhất của bảng cân đối kế toán là tính cân đối: Tổng số tiền phần tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn ở bất cứ thời điểm nào bao giờ cũng luôn bằng nhau. Trong quá trình hoạt 72
động của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra thường xuyên liên tục, đa dạng và phong phú gây nên sự biến động, sự thay đổi về giá trị của các loại tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu được trình bày trên bảng cân đối kế toán, nhưng vẫn không làm mất đi tính cân đối của bảng cân đối kế toán, sự cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn bao giờ cũng được tôn trọng. Phân tích sự thay đổi của từng đối tượng cụ thể trong bảng cân đối kế toán cho ta thấy, dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến đâu cũng luôn luôn làm cho các đối tượng kế toán có tính hai mặt là tăng lên hoặc giảm xuống và chỉ diễn ra trong các trường hợp sau đây: * Xét trong mối quan hệ theo đẳng thức (1) Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Sự thay đổi của bảng cân đối kế toán có thể diễn ra theo 4 trường hợp sau: (1) Tài sản tăng - Tài sản giảm (2) Nguồn vốn tăng - Nguồn vốn giảm (3) Tài sản tăng - Nguồn vốn tăng (4) Tài sản giảm - Nguồn vốn giảm Đồng thời số tăng và số giảm ở cùng 1 phần hoặc cùng tăng hay cùng giảm ở 2 phần của bảng cân đối kế toán bao giờ cũng bằng nhau. * Xét trong mối quan hệ theo đẳng thức (2) Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Sự thay đổi của bảng cân đối kế toán có thể diễn ra theo 9 trường hợp sau: (1) Tài sản tăng - Tài sản giảm (2) Nguồn vốn tăng - Nguồn vốn giảm 73
(3) Nợ tăng - Nợ giảm (4) Nguồn vốn tăng - Nợ giảm (5) Nguồn vốn giảm - Nợ tăng (6) Tài sản tăng - Nguồn vốn tăng (7) Tài sản tăng - Nợ tăng (8) Tài sản giảm - Nguồn vốn giảm (9) Tài sản giảm - Nợ giảm Cũng như các trường hợp nêu trên dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến đâu, thì số tăng và số giảm ở cùng 1 phần hoặc cùng tăng hay cùng giảm ở 2 phần của bảng cân đối kế toán bao giờ cũng bằng nhau. Để làm rõ bản chất các trường hợp thay đổi của bảng cân đối kế toán ta cũng có thể suy ra từ việc phân tích nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để xác định ảnh hưởng mà nó đã gây ra cho các đối tượng nằm ở 1 phần tài sản, 1 phần nguồn vốn hay ảnh hưởng đồng thời đến cả 2 phần của bảng cân đối kế toán. Nói cách khác, 9 trường hợp kể trên có thể phân thành 3 nhóm. - Nhóm thứ nhất: Là trường hợp 1. Bao gồm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng đến 1 phần tài sản của bảng cân đối kế toán từ đó làm thay đổi cơ cấu các loại tài sản chứ không làm thay đổi số tổng cộng của tài sản và như vậy tổng tài sản vẫn bằng với tổng nguồn vốn. - Nhóm thứ 2: Bao gồm các trường hợp 2, 3, 4, 5 tức là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ làm ảnh hưởng đến 1 phần nguồn vốn của bảng cân đối kế toán làm thay đổi cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp mà không làm thay đổi số tổng cộng của nguồn vốn và như vậy tổng tài sản vẫn bằng với tổng nguồn vốn. - Nhóm 3: Bao gồm các trường hợp 6, 7, 8, 9 tức là các nghiệp vụ 74