Giáo trình Kế toán tài chính (Bản đầy đủ)

Nội dung text: Giáo trình Kế toán tài chính (Bản đầy đủ)

1. Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Mục tiêu Chương này giúp người đọc hiểu được: 1. Nắm lại một số khái niệm cơ bản và những vấn đề cơ bản của lý thuyết kế toán. 2. Khái quát cơ bản một số vấn đề liên quan chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, luật kế toán 1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN. 1.1.1. Khái niệm về kế toán. Theo Luật Kế toán Việt Nam, kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng các báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. - Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Khi thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán. Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán. 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán. Với tư cách là một công cụ quản lý, kế toán có những nhiệm vụ sau: - Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. - Kiểm tra, đánh giá thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm soát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước. - Phân tích, đánh giá và phát hiện những khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. 1.1.3. Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán. Công tác kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: - Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Khách quan: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. Yêu cầu này đòi hỏi các số liệu, thông tin kế toán cung cấp phải dựa trên những sự kiện có tính khách quan có thể kiểm tra được. Lưu hành nội bộ 2
2. - Đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến kì kế toán phải được ghi chép, báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót. - Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn qui định. - Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong BCTC phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng thông tin. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. - Liên tục: thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; liên tục từ khi thành lập đơn vị kế toán đến khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán kì này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kì trước. - Có thể so sánh được: các thông tin và số liệu kế toán giữa các kì kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. 1.2. CÁC KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CƠ BẢN. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán là căn cứ chủ yếu để định ra chế độ kế toán, giúp cho doanh nghiệp ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề chưa được qui định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý. 1.2.1. Các khái niệm kế toán cơ bản. Đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán là những đối tượng áp dụng Luật kế toán có lập báo cáo tài chính. Các đơn vị kế toán có thể là: - Cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức khác có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước. - Tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước. - Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. - Hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ kinh doanh cá thể. Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cũng như các nội dung qui định của hệ thống kế toán được tổ chức, vận dụng để ghi chép và báo cáo về tình hình tài chính và tình hình hoạt động của các đơn vị chứ không phải tổ chức riêng cho một cá nhân nào trong một đơn vị. Đơn vị tiền tệ kế toán: - Đơn vị tiền tệ kế toán là đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. - Ngoại tệ là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp. Theo qui định của Luật kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đơn vị tiền tệ kế toán là đồng Việt Nam. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ phải qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực hiện hoặc tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm qui đổi, trừ khi có qui định khác. Đơn vị kế toán chủ yếu thu chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài Chính qui định làm đơn vị tiền tệ kế toán, nhưng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam thì phải qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do NHNNVN công bố tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có qui định khác. Lưu hành nội bộ 3
3. Kỳ kế toán: Kỳ kế toán là thời gian qui định mà các số liệu, thông tin kế toán của một đơn vị kế toán phải được báo cáo. Kì kế toán gồm kì kế toán năm, kì kế toán quí và kì kế toán tháng. Tài sản: Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát được và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. Tài sản được ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và giá trị của tài sản có thể được xác định một cách đáng tin cậy. Khi các chi phí bỏ ra không chắc chắn sẽ mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp thì không được ghi nhân là tài sản mà chi phí đó được ghi nhận là chi phí thời kì để xác định lãi, lỗ trong kì. Doanh thu và thu nhập khác: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận khi thu được lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị tăng đó phải xác định được một cách đáng tin cậy. Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích trong kì kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu. Chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận để xác định lãi, lỗ trong kì khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định một cách đáng tin cậy. Nợ phải trả: Là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nợ phải trả được ghi nhận khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán và các khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách đáng tin cậy. Vốn chủ sở hữu: Là giá trị của doanh nghiệp được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản và nợ phải trả. 1.2.2. Các nguyên tắc kế toán cơ bản. Cơ sở dồn tích. Nguyên tắc này đòi hỏi các giao dịch và sự kiện được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu, thực chi tiền và được ghi nhận vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của các kì kế toán liên quan. Hoạt động liên tục. Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể qui mô hoạt động của mình. Nguyên tắc này đòi hỏi các loại tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí phải được ghi nhận theo giá gốc. Lưu hành nội bộ 4
4. Giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đó được ghi nhận. Nguyên tắc này đòi hỏi các loại tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí phải được ghi nhận theo giá gốc. Đơn vị kế toán không được tự điều chỉnh lại giá gốc, trừ trường hợp pháp luật hoặc chuẩn mực kế toán cụ thể có qui định khác. Phù hợp. Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Nhất quán. Nguyên tắc này đòi hỏi các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong kì kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong thuyết minh BCTC. Thận trọng. Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn. - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí. - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Trọng yếu. Thông tin được coi là trọng yếu nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác có thể làm sai lệch đáng kể BCTC, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng BCTC. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. 1.3. LUẬT KẾ TOÁN VÀ CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM. 1.3.1. Sự ra đời và phát triển của Kế toán Việt Nam và Luật kế toán Việt Nam. Hệ thống kế toán tài chính Việt Nam đã phát triển qua ba giai đoạn chính: Trước những năm 1990: Đây là giai đoạn mà nền kinh tế của nước ta là nền kinh tế bao cấp, các thành phần kinh tế chỉ có quốc doanh, tập thể và cá thể mà giữ thành phần chủ đạo là thành phần kinh tế quốc doanh và không có các hoạt động thương mại buôn bán tự do trên thị trường. Do đặc điểm này mà hoạt động nghề nghiệp của các kế toán viên chủ yếu tuân thủ theo nội quy, quy định của Bộ Tài chính – cơ quan cao nhất chịu trách nhiệm quản lý tài sản XHCN. Từ năm 1991 đến năm 1994: Đất nước ta chuyển đổi nền kinh tế từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thành phần đã tác động đến bản chất và đặc thù của nghề kế toán. Nhiều thuật ngữ trong lĩnh vực kế toán ra đời như khái niệm lãi, lỗ, lợi nhuận mà đối với nhiều kế toán viên chỉ quen làm trong nền kinh tế bao cấp là khá trừu tượng và khó hiểu. Lưu hành nội bộ 5
5. Từ năm 1995 đến nay: Do thực tế khách quan thay đổi nên giai đoạn từ năm 1995 đến nay chính là thời gian mà hệ thống kế toán tài chính nước ta có những bước phát triển cao nhất và hoàn thiện nhất. Đặc biệt là từ năm 1995 đến nay hệ thống kế toán toán tài chính nước ta đã hình thành và phát triển lĩnh vực kiểm toán. Sự phát triển vượt bậc này được đánh dấu bởi sự ra đời của Luật kế toán Việt Nam do quốc hội khoá XI kỳ họp thứ 3 thông qua cũng như các chuẩn mực về kế toán tài chính riêng của Việt Nam đã được ban hành. Kế toán tài chính tại Việt Nam không còn phát triển một cách đơn lẻ tự phát nội bộ mà đã có hệ thống và liên kết với thế giới. Đánh dấu bước phát triển quan trọng này là vào năm 1996 Hội kế toán Việt Nam (VAA) ra đời và trở thành thành viên của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) cũng như là thành viên của Liên đoàn kế toán các nước ASEAN (AFA). * Luật kế toán Việt Nam được ra đời như sau: Luật kế toán ở Việt Nam đã được Quốc hội khoá XI thông qua ngày 19/06/2003 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/1/2004, sau đó được cụ thể hoá bằng 2 Nghị định hướng dẫn, Nghị định 128 ngày 31/5/2004 áp dụng cho các đơn vị kế toán trong lĩnh vực của Nhà nước và Nghị định 129 ngày 31/5/2004 áp dụng cho các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kinh doanh. Luật kế toán ra đời trước hết là để đáp ứng sự phát triển kinh tế của đất nước thoả mãn các yêu cầu của kinh tế thị trường ở Việt Nam, đồng thời phù hợp với xu thế hội nhập của các nước thành viên ASEAN, cộng đồng các quốc gia trong khu vực và trên toàn thế giới. Luật kế toán Việt Nam bao gồm 7 chương và 64 điều với những điểm mới được ghi nhận so với Pháp lệnh kế toán – Thống kê, đó là: - Luật kế toán Việt Nam ra đời qui định một cách đầy đủ hơn về công tác kế toán cho những thành phần kinh tế khác nhau. - Có sự thừa nhận các khái niệm và nguyên tắc hoạt động của nền kinh tế thị trường. - Vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý được đề cập đến một cách rõ ràng và chi tiết hơn. - Sự thừa nhận một cách chính thức hoạt động của nghề nghiệp kế toán. 1.3.2. Giới thiệu hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ra đời nhằm đưa ra các nguyên tắc cơ bản giúp cho người làm công tác kế toán có thể có cơ sở để giải quyết các nghiệp vụ chưa được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, và các qui định khác của Bộ Tài chính. Các nguyên tắc này cũng làm cơ sở cho việc điều chỉnh các qui định kế toán không còn hợp lý sau này để từng bước phù hợp hơn với hệ thống thông lệ quốc tế. Đến năm 2006, Bộ Tài chính Việt Nam đã ban hành được 22 chuẩn mực trong 4 Quyết định cụ thể: - Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành 4 chuẩn mực kế toán (đợt 1), gồm: Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho. Chuẩn mực số 03 – Tài sản cố định hữu hình. Chuẩn mực số 04 – Tài sản cố định vô hình. Chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác. Các chuẩn mực đợt 1 được cụ thể bởi Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành 6 chuẩn mực kế toán (đợt 2), gồm: Lưu hành nội bộ 6
6. Chuẩn mực số 01 – Chuẩn mực chung. Chuẩn mực số 06 – Thuê tài sản. Chuẩn mực số 10 – Anh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái. Chuẩn mực số 15 – Hợp đồng xây dựng. Chuẩn mực số 16 – Chi phí đi vay. Chuẩn mực số 24 – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các chuẩn mực đợt 2 được cụ thể bởi Thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện 6 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành 6 chuẩn mực kế toán (đợt 3), gồm: Chuẩn mực số 05 – Bất động sản đầu tư. Chuẩn mực số 07 – Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết. Chuẩn mực số 8 – Thông tin tài chính về những khoản vốn góp liên doanh. Chuẩn mực số 21 – Trình bày báo cáo tài chính. Chuẩn mực số 25 – Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con. Chuẩn mực số 26 – Thông tin về các bên liên quan. Các chuẩn mực đợt 3 được cụ thể bởi Thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30/3/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện 6 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/2/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành 6 chuẩn mực kế toán (đợt 4), gồm: Chuẩn mực số 17 – Thuế thu nhập doanh nghiệp. Chuẩn mực số 22 – Trình bày bổ sung báo cáo tài chính của các Ngân hàng và tổ chức tài chính tương tự. Chuẩn mực số 23 – Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Chuẩn mực số 27 – Báo cáo tài chính giữa niên độ. Chuẩn mực số 28 – Báo cáo bộ phận. Chuẩn mực số 29 – Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót. Các chuẩn mực đợt 4 được cụ thể bởi Thông tư 20/2006/TT-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện 6 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/2/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành 4 chuẩn mực kế toán (đợt 5), gồm: Chuẩn mực số 11 – Hợp nhất kinh doanh. Chuẩn mực số 18 – Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng. Chuẩn mực số 19 – Hợp đồng bảo hiểm. Chuẩn mực số 30 – Lãi trên cổ phiếu. Các chuẩn mực đợt 5 được cụ thể bởi Thông tư 21/2006/TT-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện 6 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Mới đây ngày 31/12/2007, thông tư 161/2007/TT-BTC hướng dẫn thực hiện mười sáu (16) chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 và Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Lưu hành nội bộ 7
7. 1.4. CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. Chế độ kế toán thống nhất đã được Nhà nước ban hành lần đầu tiên vào năm 1957 và lần gần đây nhất là Quyết định 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Trong suốt khoảng thời gian đó, chế độ kế toán đã qua rất nhiều lần sửa đổi, bổ sung để đáp ứng với sự đòi hỏi của cơ chế thị trường và để hoà hợp với thông lệ quốc tế. Hệ thống chế độ kế toán Việt Nam trong quá trình phát triển đã sử dụng 4 bộ phận cơ bản: - Chế độ chứng từ kế toán. - Hệ thống tài khoản kế toán. - Chế độ sổ kế toán. - Hệ thống báo cáo tài chính. 1.4.1. Chế độ chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó. Hệ thống chứng từ kế toán gồm 2 hệ thống, bắt buộc và hướng dẫn. - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc được Nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các loại hình doanh nghiệp dựa vào đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương. - Chỉ tiêu hàng tồn kho. - Chỉ tiêu bán hàng. - Chỉ tiêu tiền tệ. - Chỉ tiêu tài sản cố định. 1.4.2. Hệ thống tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh te. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, các doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. Trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi thực hiện. 1.4.3. Chế độ sổ kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Lưu hành nội bộ 8
8. - Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ ghi chép các số liệu tổng quát về các đối tượng kế toán, bao gồm: sổ Nhật ký, sổ Cái. Đây là loại sổ được Nhà nước qui định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép. - Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Đối với loại sổ này Nhà nước chỉ qui định mang tính hướng dẫn về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép. Mỗi đơn vị kế toán phải có hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kì kế toán năm. Các hình thức sổ kế toán qui định thống nhất đối với doanh nghiệp gồm: - Hình thức kế toán Nhật kí chung. - Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ Cái. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những qui định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng qui định của hình thức sổ kế toán đó. 1.4.4. Hệ thống báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp gồm các bảng báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính hiện tại bao gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ. - Báo cáo tài chính năm áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành và các thành phần kinh tế. - Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược. Doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ. Các doanh nghiệp khác nếu tự nguyện lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được lựa chọn dạng đầy đủ hoặc tóm lược. Lưu hành nội bộ 9
9. 10 Chương 2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO TIỀN LƯƠNG Mục tiêu - Khái niệm các khoản phải trả người lao động và các khoản trích theo lương - Phương pháp xác định quỹ lương và các khoản trích theo lương - Phương pháp hạch toán các khoản phải trả người lao động, các khoản trích theo lương và trích trước tiền lương người phép của công nhân sản xuất. 5.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 5.1.1. Khái niệm ý nghĩa: - Khoản phải trả người lao động là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ sự kiện nợ người lao động về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của họ. Cụ thể: + Tiền lương, Tiền công là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả cuối cùng. Tiền lương, tiền công của người lao động được xác định dựa trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động mà người lao động đã đóng góp cho doanh nghiệp. Tiền lương của cá nhân trong doanh nghiệp luôn gắn với lợi ích của doanh nghiệp nói riêng và của xã hội nói chung. Do vậy tiền lương là một đòn bẩy kinh tế thúc đẩy việc nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Ngoài ra, mức lương thỏa đáng sẽ tạo nên sự gắn kết giữa người lao động và lợi ích của doanh nghiệp. Đối với người lao động, tiền lương, tiền công là thu nhập mà họ nhận được khi tham gia lao động. Thu nhập này được dùng để tái sản xuất sức lao động mà họ bỏ ra trong quá trình lao động. Đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Do đó các doanh nghiệp phải sử dụng có hiệu quả sức lao động của cán bộ công nhân viên để tiết kiệm chi phí tiền lương trong tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Tiền thưởng là một loại thù lao bổ sung ngoài lương nhằm khuyến khích người lao động tích cực lao động sản xuất. + Các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập người lao động như các khoản phụ cấp lương, tiền ăn ca, . - Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm: quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) + Quỹ BHXH: là quỹ tiền tệ được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người sử dụng lao động và ngườilao động, dùng trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, mất sức lao động, về hưu hay tử tuất. Quỹ BXH bắt buộc bao gồm các quỹ thành phần: Quỹ ốm đau và thai sản; Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Quỹ hưu trí và tử tuất. Mức đóng và trách nhiệm đóng: (+) Hàng tháng, người lao động đóng bằng 5% mức tiền lương, tiền công vào quỹ hưu trí và tử tuất. Từ năm 2010 trở đi, cứ 2 năm một lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 8%. Löu haønh noäi boä 10
10. 11 (+) Hàng tháng người sử dụng lao động đóng trên quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH của người lao động là 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; trong đó người sử dụng lao động giữ lại 2% để trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ quy định; 1% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; 11% vào quỹ hưu trí và tử tuất; từ năm 2010 trở đi, cứ 2 năm 1 lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 14%. Phương thức đóng góp: thực hiện hàng tháng, hàng quý; quyết toán hàng quý đối với BHXH. Tiền lương, tiền công tháng – làm cơ sở tính đóng BHXH bắt buộc: đối với Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng đóng BHXH là tiền lương theo ngạch, bậc và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có). Tiền lương này được tính trên cơ sở mức lương tối thiếu chung. Đối với người lao động đóng BHXH theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH là mức tiền lương, tiền công ghi trong hợp đồng lao động (nhưng không vượt quá 20 tháng lương tối thiểu chung). + Quỹ bảo hiểm thất nghiệp: là quỹ tiền tệ được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người sử dụng lao động và ngườilao động, dùng hổ trợ người lao động có tham gia đóng góp quỹ khi bị nghỉ việc ngoài ý muốn, gồm trợ cấp thất nghiệp, hổ trợ học nghề, hổ trợ tìm việc làm. Mức đóng và trách nhiệm đóng: Hàng tháng, người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp. Người lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Tiền lương, tiền công tháng – làm cơ sở đóng bảo hiểm thất nghiệp tương tự như đóng BHXH bắt buộc. + Quỹ BHYT: là quỹ tiền tệ được hình thành từ nguồn thu phí bảo hiểm y tê do người sử dụng lao động và người lao động đóng và các nguồn thu hợp pháp khác. Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để chi trả chi phí khám, chữa bệnh và những khoản chi phí hợp pháp khác theo quy định cho người tham gia bảo hiểm y tế. Mức đóng và trách nhiệm đóng: Hàng tháng theo luật BHYT đóng tối đa bằng 6% mức tiền lương, tiền công tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng 2/3 và người lao động đóng 1/3. Trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản khi sinh con hoặc nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội thì người lao động và người sử dụng lao động không phải đóng bảo hiểm y tế nhưng vẫn được tính vào thời gian tham gia bảo hiểm y tế liên tục để hưởng chế độ bảo hiểm y tế. Theo Nhị Định 62/2009/NĐ-CP, từ 01/07/2009-31/12/2009, mức đóng 3%. Từ ngày 01/01/2010-31/12/2010, mứ đóng 4,5%. Tiền lương, tiền công tháng đóng BHYT tương tự như đóng BHXH bắt buộc + Quỹ KPCĐ:là quỹ tiền tệ được hình thành dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đối với doanh nghiệp việc trích nộp KPCĐ được tính theo tỷ lệ 2 % trên tổng tiền lương thực tế phải trả cho người lao động và được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh. Thông thường doanh nghiệp phải nộp một phần cho công đoàn cấp trên, phần còn lại để chi tiêu cho hoạt động công đoàn cơ sở. Như vậy, trong các doanh nghiệp đóng góp để hình thành các quỹ BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, BHYT và KPCĐtừ hai nguồn: phần do doanh nghiệp chịu Löu haønh noäi boä 11
11. 12 (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ) và phần do người lao động chịu (được trừ vào thu nhập của người lao động). 5.1.2 Phân loại lao động trong DN: Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán, cần phải tiến hành phân loại lao động. Phân loại lao động chính là sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những tiêu thức nhất định. Xét về mặt quản lý và hạch toán lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: a) Phân theo thời gian lao động: Theo cách này, toàn bộ lao động của doanh nghiệp được chia thành hai loại đó là lao động thường xuyên trong danh sách (gồm cả hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời mang tính chất thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác. b) Phân loại theo chức năng: Trong doanh nghiệp có thể phân loại lao động thành những loại sau: - Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến : + Lao động trực tiếp : Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp vào quá trình chế tạo sản phẩm . + Lao động gián tiếp : Là những lao động phục vụ cho lao động trực tiếp hoặc chỉ tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm . - Lao động thực hiện chức năng lưu thông tiếp thị : Bao gồm bộ phận lao động tham gia hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trường tiêu thụ sản phẩm cho doanh nghiệp - Lao động thực hiện chức năng quản lý hành chính : Là bộ phận lao động tham gia quá trình điều hành doanh nghiệp . 5.1.3 Nội dung của quỹ tiền lương Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng . Gồm: - Tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc, theo số lượng sản phẩm hoàn thành . - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc vì lý do khách quan như: Bão, lụt, không có nguyên vật liệu, hoặc nghỉ phép theo qui định hay đi học, họp - Các khoản phụ cấp được thường xuyên được tính vào lương như phụ cấp thâm niên, làm đêm, làm thêm giờ. Quỹ tiền lương được chia ra làm 2 bộ phận : + Tiền lương chính : Là tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế trên cơ sở nhiệm vụ được giao như : tiền lương thời gian, tiền lương sản phẩm, các khoản phụ cấp mang tính chất thường xuyên . + Tiền lương phụ : Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ việc theo qui định của Nhà nước như : phép, lễ, tết hoặc nghỉ vì lý do khách quan như : máy móc hỏng, thiếu nguyên vật liệu, mất điện Löu haønh noäi boä 12
12. 13 Tiền lương chính có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất kinh doanh nên được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng sử dụng lao động. Tiền lương phụ không quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất kinh doanh nên thường được phân bổ vào các đối tưọng chịu chi phí. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước quỹ tiền lương phải được quản lý chặt chẽ và chi theo đúng mục đích, gắn với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương được duyệt . - Đối với các doanh nghiệp kinh doanh chưa có lãi, chưa bảo toàn vốn thì tổng quỹ tiền lương doanh nghiệp được phép trích và chi không quá tiền lương cơ bản tính theo : + Số lượng lao động thực tế tham gia quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Lao động trong biên chế, lao động hợp đồng ngắn hạn và dài hạn, lao động thời vụ. + Hệ số và mức lương cấp bậc, lương theo hợp đồng, hệ số và mức phụ cấp lương theo qui định của Nhà nước . - Đối với các doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đạt tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nước lớn thì được phép trích và chi quỹ tiền lương tương xứng với hiệu quả doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo các điều kịên : + Bảo toàn được vốn và không xin giảm khấu hao hoặc xin giảm các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước . + Tốc độ tăng của quỹ tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng của tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước tính theo số trung bình cộng ở 2 thời điểm 1/1 và 31/12 cùng năm . Về nguyên tắc, quỹ tiền lương phải được quản lý chặt chẽ và chi theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý. 5.1.4. Ý nghĩa hạch toán: Hạch toán chính xác lao động tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp có 1 ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý. Điều đó thể hiện trên các mặt chủ yếu sau: - Giúp cho công tác quản lý lao động có nề nếp, thúc đẩy công nhân viên chấp hành kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác. Đồng thời tạo cơ sở cho việc trả lương, trả thưởng theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. - Giúp cho việc quản lý chặt chẽ quỹ lương, trên cơ sở đó bảo đảm việc chi trả lương và trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ quy định. - Giúp cho việc phân tích, đánh giá cơ cấu lao động; cơ cấu tiền lương cũng như hiệu quả sử dụng quỹ tiền lương được chính xác. Vì vậy, hạch toán chính xác chi phí nhân công có vị trí quan trọng, là cơ sở xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, việc tính chính xác chi phí nhân công còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước và cho các cơ quan phúc lợi xã hội. 5.1.5. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương . - Ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản đó cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội và việc sử dụng quĩ tiền lương, quĩ bảo hiểm xã hội . Löu haønh noäi boä 13
13. 14 - Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và hạch toán lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội đúng chế độ . - Lập báo cáo về lao động tiền lương . - Phân tích tình hình quản lý lao động, sử dụng thời gian lao động, quĩ tiền lương, năng suất lao động . 5.2. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn các hình thức trả lương theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng), theo sản phẩm, theo khoán nhưng phải duy trì hình thức trả lương đã chọn trong một thời gian nhất định và thông báo cho người lao động biết (Điều 58 Bộ luật lao động). 5.2.1 Trả lương theo thời gian: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế + Tiền lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở Hợp đồng lao động. + Tiền lương tuần: Mức lương tháng x 12 Tiền lương tuần = 52 + Tiền lương ngày: Mức lương tháng Mức lương ngày = S ố ngày làm việc trong tháng theo quy định + Tiền lương giờ: = Mức lương ngày Mức lương giờ Số giờ làm việc theo quy định 5.2.2 Trả lương theo sản phẩm: là hình thức trả lương cho người lao động căncứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Trong trường hợp tiền lương theo sản phẩm được tính căn cứ vào số lượng sản phẩm, công việc hoặc lao vụ tập thể hoàn thành và đơn giá tiền lương của sản phẩm, công việc lao vụ ấy, thì sau đó phải chia lương cho từng người lao động. Sau đây là một số phương pháp chia lương: * Phương pháp chia lương theo giờ hệ số: Được thực hiện theo 3 bước: Bước 1: Tính tổng giờ hệ số, căn cứ vào số giờ làm việc của từng người và hệ số, hệ số tùy thuộc: Hệ số lương, hệ số công việc, hệ số thi đua, hệ số trách nhiệm, Tổng giờ hệ số = ( Số giờ làm việc của người (i) Hệ số quy đổi của người (i)) Löu haønh noäi boä 14
14. 15 Bước 2: Tính tiền lương của 1 giờ hệ số, căn cứ tổng quỹ lương thực tế của cả tổ và tổng số giờ hệ số tính được ở bước 1. Tiền lương của = Tiền lương thực tế của cả tổ 1 giờ hệ số Tổng số giờ hệ số Bước 3: Tính tiền lương của từng người, căn cứ vào số giờ hệ số của mỗi người và tiền lương của một giờ hệ số tính được ở bước 2. Tiền lương thực tế Tiền lương của Số giờ hệ số = của người (i) 1 giờ hệ số của người (i) * Phương pháp chia lương theo hệ số điều chỉnh: Được thực hiện theo 3 bước: Bước 1: Tính tổng quỹ lương chia lần đầu, căn cứ vào mức lương giờ của từng người và số giờ làm việc thực tế của mỗi người: T ổng quỹ lương = Mức lương giờ Số giờ làm việc thực tế chia lần đầu  của người (i) của người (i) Bước 2: Tính hệ số điều chỉnh, căn cứ vào tổng quỹ lương thực tế của cả tổ và tổng quỹ lương chia lần đầu tính được ở bước 1: Hệ số điều = Tổng quỹ lương thực tế của cả tổ chỉnh Tổng quỹ lương chia lần đầu Bước 3: Tính tiền lương thực tế của từng người, căn cứ vào số tiền lương tạm chia lần đầu và hệ số điều chỉnh tính được ở bước 2: Tiền lương thực Tiền lương tạm chia Hệ số = tế của người (i) lần đầu của người (i) điều chỉnh * Việc trả lương theo sản phẩm phải đảm bảo các điều kiện: - Phải xây dựng định mức và giao định mức cho người lao động một cách chính xác, từ đó xây dựng đơn giá tiền lương hợp lý và áp dụng đơn giá sản phẩm khác nhau cho những công việc khác nhau (đơn giá sản phẩm trực tiếp, đơn giá sản phẩm lũy tiến ). - Tổ chức nghiệm thu và thống kê sản phẩm kịp thời, chính xác, kiên quyết loại trừ những sản phẩm không đạt chất lượng khi tính lương . - Phải đảm bảo công bằng tức là những công việc giống nhau, yêu cầu chất lượng giống nhau thì đơn giá và định mức sản lượng phải thống nhất ở mọi nơi, mọi ca, mọi người . 5.3. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN: 5.3.1 Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công - Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền lương Löu haønh noäi boä 15
15. 16 - Bảng thanh toán tiền thưởng - Giấy đi đường - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Hợp đồng giao khoán - Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán - Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 5.3.2 Trình tự hạch toán: Bộ phận quản lý lao động – tiền lương theo dõi kiểm tra các chứng từ có liên quan (như Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ .) tiến hành tính số tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp – sau đó kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng. Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH, kế toán lập Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản và các chứng từ khác lập “Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”. Đây là bảng tổng hợp số liệu tính toán các khoản phải trả cho người lao động (gồm tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng, BHXH phải trả và khoản khác); khoản trích các khoản theo lương và trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân SX (nếu có). Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội là cơ sở ghi vào Sổ kế toán, ghi nhận tăng khoản phải trả người lao động, tăng trích lập quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ; tăng trích trước tiền lương nghỉ phép – nếu có; đồng thời ghi vào Sổ chi tiết các khoản phải trả lê quan. Các chứng từ về chi tiền lương, tiền thưởng, nộp quỹ bảo hiểm, là cơ sở để ghi giảm khoản phải trả người lao động và giảm các khoản trích theo tiền lương do sử dụng. 5.3.3. Tài khỏan sử dụng * Tài khoản 334 - Phải trả người lao động Bên nợ : - Các khoản phải trả người lao động, đã ứng cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào lương người lao động. Bên có : - Các khoản phải trả người lao động (Tiền lương, tiền thưởng, BHXH, ). Số dư có : Các khoản còn phải trả người lao động. Dư Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH còn phải trả cho người lao động. TK này có thể có số dư Nợ, phản ánh số tiền đã chi trả quá số phải trả cho CBCNV. Tài khỏan này có 2 tài khoản cấp 2: +Tài khoản 3341: Phải trả Công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, Löu haønh noäi boä 16
16. 17 tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. + Tài khoản 3348: Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. * Tài khoản 338 - Phải trả phải nộp khác phản ánh tình hình lập và phân phối BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Bên nợ : - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý. - BHXH phải trả cho người lao động. - KPCĐ chi tại đơn vị. - Số BHXH, BHYT , KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý - Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản; - Số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tế (trường hợp lãi tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB (giai đọan trước hoạt) khi hoàn thành đầu tư để phân bổ dần vào doanh thu tài chính. - Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính. - Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh; - Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh; - Kết chuyển số chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của vật tư, hàng hóa đưa đi góp vốn liên doanh được ghi giảm thu nhập khác khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát tương ứng với phần lợi ích của bên góp vốn liên doanh được ghi tăng thu nhập khác khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bán số vật tư, hàng hóa này cho bên thứ ba. - Nộp vào quỹ hổ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu hồi nợ phải thu đã thu được về số tiền thu về nhượng bán, thanh lý tài sản được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước - Kết chuyển chi phí cổ phần hóa trừ (-) vào số tiền nhà nước thu được từ cổ phần hóa công ty nhà nước - Các khoản đã trả và đã nộp khác. Bên có : - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân) - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định được ngay nguyên nhân. - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Các khoản thanh toán với người lao động về tiền nhà, điện, nước ở tập thể. - Trích BHYT, BHXH, BHTN trừ vào lương của người lao động. - BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù. Löu haønh noäi boä 17
17. 18 - Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán; - Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ; - Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trừ trường hợp lãi tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư để phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính; - Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay; - Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê TSCĐ thuê tài chính; - Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê TSCĐ thuê tài chính; - Số chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi số của tài sản do đánh giá lại TSCĐ đưa đi góp vốn vào cơ sở liên doanh đồng kiểm soát tương ứng với phần lợi ích của bên góp vốn liên doanh; - Số tiền phải trả về tòan bộ số tiền thu hồi nợ phải thu và tiền thu về nhượng bán, thanh lý tài sản được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp khi xác định giá để cổ phần hóa doanh nghiệp; - Công ty cổ phần phản ánh số tiền phải trả về tổng số tiền thu được về tiền thu hộ nợ phải thu và tiền thu từ nhượng bán tài sản giữ hộ nhà nước (được lọai trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp) - Phản ánh tổng số tiền thu từ bán cổ phần thuộc vốn nhà nước - Các khoản phải trả khác. Số dư có : - Số tiền còn phải trả phải nộp khác. - BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số qũy để lại cho đơn vị chưa chi hết. - Giá trị tài sản phát hiện thừa chờ giải quyết. - Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán - Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lãi tỷ giá) của họat động đấu tư XDCB (giai đọan trước họat động) khi hoàn thành đầu tư chưa xử lý tại thời điểm cuối năm tài chính; - Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý họăc giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại chưa kết chuyển; - Số chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi số của tài sản đưa đi góp vốn vào cơ sở liên doanh đồng kiểm soát chưa kết chuyển - Phản ánh số tiền còn phải trả về số tiền thu hộ các khoản nợ phải thu và số tiền thu từ nhượng bán tài sản giữ hộ được lọai trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp đến cuối kỳ kế tóan - Phản ánh số tiền công ty cổ phần còn phải trả về tiền thu hộ các khoản nợ phải thu và tiền thu từ nhượng bán tài sản giữ hộ nhà nước đên cuối kỳ kế tóan - Phản ánh số tiền thu về bán cổ phần thuộc vốn nhà nước còn phải trả đến cuối kỳ kế tóan Löu haønh noäi boä 18
18. 19 Tài khoản 338 có thể có số dư bên nợ. Số dư bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi trả công nhân viên chưa được thanh tóan và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù. Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2. - Tài khoản 3381- Tài sản thừa chờ giải quyết. Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Trường hợp giá trị tài sản thừa đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý thì được ghi ngay vào tài khoản có liên quan, không hạch toán qua tài khoản 3381. - Tài khoản 3382 - KPCĐ. Phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị. - Tài khoản 3383 - BHXH. Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH. - Tài khoản 3384 - KPCĐ. Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT. - Tài khoản 3385 – Phải trả về cổ phần hóa - Tài khoản 3386 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn - Tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện - Tài khoản 3388 - Phải trả phải nộp khác phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tài khoản từ tài khoản 331 đến 336 và từ 3381 đến 3384. - Tài khoản 3389 – Bản hiểm thất nghiệp – phản ánh tình hình trích và thanh toán BHTN 5.3.4. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: 5.3.4.1 Phương pháp hạch toán các khoản phải trả người lao động - Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ tính lương, tính thưởng, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương, tiền thưởng theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng các đối tượng tập hợp chi phí. Nợ TK 622 - Phải trả công nhân trực tiếp sản xuất. Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung. Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng. Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Tính tiền thưởng hay trợ cấp khó khăn phải trả cho người lao động từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Nợ TK 431 - Qũy khen thưởng phúc lợi. Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Tính khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động. Nợ TK 338 - Phải trả phải nộp khác. Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Trường hợp công nhân viên trong doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập cho nhà nước theo quy định thì khi xác định số thuế phải nộp. Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 3335 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Löu haønh noäi boä 19
19. 20 - Khi khấu trừ vào lương, thưởng phải trả cho người lao động các khoản được khấu trừ như bảo hiểm xã hội, BHYT, tạm ứng chưa thanh toán, khoản phải thu có tính chất bồi thường. Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 338 - Phải trả phải nộp khác Có TK 141 - Tạm ứng Có TK 138 - Phải thu khác - Khi ứng hoặc trả các khoản phải trả cho người lao động Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 111 - Tiền mặt 5.3.4.2 Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương. - Hàng tháng căn cứ vào tổng tiền lương thực tế phải trả và bảng phân bổ chi phí tiền lương, kế toán tiến hành trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 622 - Đối với công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627 - Đối với công nhân phục vụ và quản lý tại phân xưởng Nợ TK 641 - Đối với nhân viên ở bộ phận bán hàng Nợ TK 642 - Đối với nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 3382 - KPCĐ Có TK 3383 - BHXH Có TK 3384 - BHYT Có TK 3389 – BHTN - Khấu trừ vào lương các khoản BHXH, BHYT Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 3383 - BHXH Có TK 3384 – BHYT Có TK 3389 - BHTN - Căn cứ vào các chứng từ nộp tiền cho cơ quan quản lý BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ TK 338 (2,3,4,9) Có TK 111, 112 - Căn cứ vào các chứng từ thanh toán BHXH, phải trả người lao động. Nợ TK 3383 - BHXH Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Căn cứ vào các chứng từ thanh toán các khoản chi thuộc KPCĐ tại đơn vị Nợ TK 3382 - KPCĐ Có TK 111 tiền mặt 5.4. Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất . 1. Nguyên tắc hạch toán. Đối với công nhân viên nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làm việc. Tiền lương nghỉ phép phải được tính vào CPSX một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá Löu haønh noäi boä 20
20. 21 thành sản phẩm. Nếu doanh nghiệp bố trí cho công nhân nghỉ phép đều đặn trong năm thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất (như khi tính tiền lương chính), nếu DN không bố trí được cho công nhân nghỉ phép đều đặn trong năm (có tháng công nhân tập trung nghỉ nhiều, có tháng nghỉ ít hoặc không nghỉ), để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến, tiền lương nghỉ phép của công nhân được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất. Trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ được thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất tính vào chi phí của kỳ kế hoạch như sau: Möùc trích tröôùc tieàn Tieàn löông chính löông nghæ pheùp cuûa phaûi traû cho coâng Tyû leä trích tröôùc CNSX theo keá hoaïch nhaân sx trong thaùng Toång tieàn löông nghæ pheùp theo keá hoaïch trong naêm cuûa CN.SX Tyû leä trích tröôùc 100% Toång tieàn löông chính theo keá hoaïch trong naêm cuûa CN.SX 2. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng tài khoản 335 - Chi phí phải trả a. Nội dung: Chi phí phải trả là những chi phí mà do tính chất của nó hoặc yêu cầu quản lý đã đượ trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh cho các đối tương chịu chi phí và phải trả khi chi phí thực tế phát sinh Các chi phí phải trả gồm - Chi phí tiền lương nghỉ phép phải trả cho CNSX - Chi phí sửa chữa TSCĐ, trong trường hợp có thể dự trù trước cho năm kế hoạch - Chi phí trong thời gian DN ngừng SX theo mùa, vụ đã được tính trước - Lãi tiền vay đến kỳ tính lãi Kế toán chi tiết phải trả theo từng nội dung chi phí được thực hiện trên bảng kê chi phí trả trước và chi phí phải trả b. Kết cấu Bên nợ : - Các chi phí thực tế phát sinh thuộc chi phí phải trả. - Chênh lệch chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế phát sinh được ghi giảm chi phí. Bên có : - Chi phí phải trả dự tính trước đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh Số dư có : Löu haønh noäi boä 21
21. 22 - Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh c. Nguyên tắc cần tôn trọng khi sử dụng tài khoản 335 (c1) Chỉ được hạch toán vào tài khoản này những nội dung theo quy định. Ngoài các nội dung quy định trên, nếu phát sinh những chi phí phải trích trước và hạch toán vào chi phí SXKD trong kỳ, doanh nghiệp phải có giải trình với cơ quan tài chính về những khoản chi phí phải trả đó. (c2) Việc tính trước và hạch toán những chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và dự toán trích trước) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảmbảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất. (c3) Các khoản chi phí phải trả về nguyên tắc cuối niên độ kế toán phải quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế phải xử lý theo chế độ hiện hành. (c4) Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính. 4. Phương pháp hạch toán - Trích trước vào chi phí tiền lương nghỉ phép phải trả trong năm cho công nhân sản xuất. Nợ TK 622 - Chi phí nhân công nhân trực tiếp Có TK 335 - Chi phí phải trả - Khi thực tế phát sinh tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất. Nợ TK 355 - Chi phí phải trả Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Tính số trích trước BHXH, BHYT, KPCĐ trên số tiền lương nghỉ phép phải trả của CNSX Nợ TK 622 Có TK 338 (3382, 3383, 3384) - Cuối niên độ kế toán, tính toán tổng số tiền lương nghỉ phép đã trích trước trong năm của CNSX và tổng tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh + Nếu số trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX tính vào CPSX nhỏ hơn số tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh thì điều chỉnh tăng chi phí Nợ TK 622 Có TK 335 + Nếu số trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX tính vào CPSX lớn hơn số tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh thì điều chỉnh giảm chi phí Nợ TK 335 Có TK 622 Löu haønh noäi boä 22
22. 23 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG 622, 627,641, 642, 141, 1388, 3388, 3335, 334 635, 811, 241, 431 Các khoản tạm ứng, khác khấu trừ vào lương Tính lương, thưởng và các 111, 112 khoản phải trả người lao động Tạm ứng lương/thanh toán lương và các khoản phải trả 338 (3383) CNV Tính BHXH phải trả cho CNV 338 (3383, 3384) BHXH, BHYT, KPCĐ khấu trừ vào lương SƠ ĐỒ HẠCH TÓAN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 622, 627,641, 642, 111, 112 338 (3382, 3383, 3384, 3389) 635, 811, 241, Trích BHXH, BHYT, KPCĐ KPCĐ thực chi tại đơn vị vào CP Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ 334 BHXH, BHYT trừ lương 334 BHXH phải trả cho CNV 111, 112 Nhận BHXH từ cơ quan quản lý quỹ Löu haønh noäi boä 23
23. 24 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TRÍCH TRƯỚC TIỀN LƯƠNG NGHỈ PHÉP CHO CNSX 338 622 (3) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính trên tiền lương nghỉ phép phải trả 335 334 (2)Tiền lương nghỉ phép phải (1) Số trích trước TL nghỉ trả cho CNSX phép của CNSX hàng tháng 622 (4) Cuối niên độ KT điều chỉnh (5) Hoàn nhập chênh lệch chi số chênh lệch TL nghỉ phép thực phí trích trước TL nghỉ phép tế PS lớn hơn chi phí đã trích lớn hơn TL nghỉ phép ttế PS trước Löu haønh noäi boä 24
24. 25 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH GHI Ghi có TK GHI CÓ TK 334 GHI CÓ TK 338 CÓ TỔNG Ghi Nợ TK Lương Khác Cộng 3382 3383 3384 3389 Cộng TK 335 CỘNG 1. TK 622 - TK 622 (I) - TK 622 (II) 2. TK 6271 - TK 6271 (I) - TK 6271 (II) 3. TK 641 4. TK 642 5. TK 334 6. TK 335 7. TK 3383 8. TK 431 Cộng Löu haønh noäi boä 25
25. 26 Chương 3: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Mục tiêu: Người đọc nắm được những vấn đề cơ bản trong hạch toán kế toán hàng tồn kho: 1. Một số khái niệm cơ bản của chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán liên quan đến hàng tồn kho 2. Các nguyên tắc hạch toán, nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho, các phương pháp tính giá hàng tồn kho 3. Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho và kế toán tổng hợp của hàng tồn kho 2.1 Những vấn đề chung: 2.1.1 Khái niệm: Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn vì nó thường bán đi trong vòng một năm hay trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh. Ở doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về để bán lại. Ở đơn vị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Ngoài ra, hàng đã mua đang trên đường đi chưa về nhập kho và hàng đã xuất kho gửi đi bán, hàng để ở cửa hàng nhưng chưa bán cũng bao gồm trong hàng tồn kho của doanh nghiệp. 2.1.2 Phân loại: Mỗi doanh nghiệp hay loại hình doanh nghiệp, do đặc thù riêng nên sử dụng các loại hàng tồn kho khác nhau. Tùy thuộc vào tiêu thức mà doanh nghiệp lựa chọn, hàng tồn kho có thể chia làm nhiều loại khác nhau. Theo mục đích sử dụng, hàng tồn kho có thể chia thành hai loại, đó là: Hàng tồn kho sẽ được bán cho khách hàng và hàng tồn kho sẽ được doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” thì hàng tồn kho được chia thành 3 loại: + Hàng tồn kho giữ để bán trong kỳ hoạt động sản kinh doanh bình thường, bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán. + Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hòan thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang. + Hàng tồn kho để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường. Theo cách phân loại này, mỗi một thành phần của hàng tồn kho có mục đích sử dụng khác nhau hay có đặc điểm vận động và yêu cầu quản lý khác nhau, sẽ được coi như một đối tượng kế toán riêng lẽ, được tổ chức theo dõi trên tài khoản kế toán riêng. Ngoài ra, Căn cứ vào vai trò, tác dụng và yêu cầu quản lý : theo cách phân loại này, mỗi một đối tượng kế toán riêng lẽ sẽ được theo dõi trên một tài khoản riêng. Căn cứ vào vai trò quản lý để phân loại hàng tồn kho một cách chi tiết hơn. Theo cách phân loại này mỗi đối tượng cụ thể như: nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm sẽ được chia thành nhiều loại, mỗi loại bao gồm nhiều nhóm, mỗi nhóm bao gồm nhiều thứ khác nhau với những tên gọi, nhãn hiệu, quy cách. Trong đó, mỗi nhóm,
26. 27 mỗi loại sẽ được ký hiệu riêng. Ký hiệu đó là một cách mã hóa để thuận tiện trong quản lý và sử dụng một cách thống nhất trong doanh nghiệp. 2.1.3 Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho cần phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau: (1) Trị giá của vật liệu xuất nhập tồn phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc. Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng tồn kho ở từng thời điểm khác nhau. Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. (2) Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp như : đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại và yêu cầu công tác quản lý của doanh nghiệp. Khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán . + Phương pháp kê khai thường xuyên : là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho của hàng tồn kho trên sổ kế toán. Các tài khoản hàng tồn kho theo phương pháp này được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng tồn kho. Giá trị của hàng tồn kho tồn kho có thể xác định được bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán trên các sổ kế toán . Giá trị HTK tồn Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK xuất = + - kho cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ dùng trong kỳ - Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế của hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tiến hành xử lý kịp thời. - Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp ), và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn . + Phương pháp kiểm kê định kỳ : là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh gía trị tồn kho cuối kỳ hàng tồn kho trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng tồn kho: Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK Giá trị HTK = + - xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ - Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi sự biến động của hàng tồn kho ( nhập, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho, mà được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản TK 611- Mua hàng. - Công tác kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Trên cơ sở giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ và giá trị hàng tồn kho nhập kho trong kỳ để xác định giá trị hàng tồn kho xuất dùng trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán cho tài khoản 611. - Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để kết chuyển số dư cuối kỳ).
27. 28 - Phương pháp này thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật liệu với qui cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng tồn kho xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên . - Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác không cao và chịu ảnh hưởng của công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp . (3) Kế toán vật liệu phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật . Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại theo địa điểm quản lý sử dụng, luôn luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế với số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. (4) Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá được lập căn cứ vào quy định hiện hành. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ ci phí ước tính cần thiết cho việc hòan thành hoặc tiêu thụ chúng. 2.1.4 Tính giá hàng tồn kho Hàng tồn kho thường là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, việc xác định phương pháp tính giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nên phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho phải cung cấp được những con số thực tế và chính xác.Việc xác định giá trị hàng tồn kho phải được tuân thủ nguyên tắc giá gốc (giá gốc bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại). Tuy nhiên, chi phí sản xuât vượt trên mức bình thường, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý không được tính vào giá gốc của hàng tồn kho. 2.1.4.1 Khâu nhập: Giá trị của hàng tồn kho được xác định theo giá gốc. Việc xác định giá gốc của hàng tồn kho trong các trường hợp cụ thể khác nhau tùy theo nguồn gốc hình thành, giá gốc của hàng tồn kho nhập trong kỳ được tính như sau: a. Đối với hàng tồn kho mua ngoài: Giá Giá Các khoản thuế Chi phí thu Các khoản giảm giá và = + + - gốc mua không hoàn lại mua chiết khấu thương mại Chi phí thu mua có thể bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập . Giảm giá là khoản giảm giá phát sinh sau khi nhận hàng và xuất phát từ việc giao hàng không đúng quy cách, đã ký kết. Chiết khấu thương mại (nếu có): là khoản tiền doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt mức nhất định để được hưởng chiết khấu. b. Trường hợp tự sản xuất chế biến hoặc thuê ngoài gia công chê biến: Giá Giá gốc vật tư, hàng hóa xuất Chi phí chế Chi phí liên quan = + + g ốc kho đem gia công chế biến biến trực tiếp khác
28. 29 Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí SX chung cố định và chi phí SX chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá hàng tồn kho. Chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm những khoản chi phí như chi phí vận chuyển, bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho người gia công d. Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ đông đóng góp : Giá gốc = Giá đánh giá do hội đồng liên doanh chấp nhận + Các chi phí doanh nghiệp bỏ thêm (nếu có) e. Đối với nguyên vật liệu được cấp, được biếu tặng: là giá tương đương trên thị trường (giá trị hợp lý). Chú ý: Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (hoặc hàng tồn kho không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT), giá gốc hàng tồn kho nhập kho là giá bao gồm cả thuế GTGT được khấu trừ. Còn đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá gốc là giá không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ. 2.1.4.2 Khâu xuất: Do ảnh hưởng của giá cả trên thị trường nên giá gốc của nhiều loại hàng tồn kho thay đổi luôn. Một loại hàng tồn kho mua ở những thời điểm khác nhau sẽ có những giá gốc khác nhau. Do vậy, khi tính giá xuât của hàng tồn kho cũng có thể khác nhau. Theo chuẩn mực kế tóan hàng tồn kho, giá gốc xuất kho được áp dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh + Phương pháp tính nhập trước – xuất trước (FIFO) + Phương pháp tính nhập sau – xuất trước (LIFO) + Phương pháp tính bình quân gia quyền (BQGQ) a. Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp này đòi hỏi kế toán phải biết hàng tồn kho trong kho thuộc những lần nhập nào, đơn giá nhập là bao nhiêu. Giá trị xuất dùng được tính chi tiết căn cứ vào số lượng và đơn giá của nó. Theo phương pháp này, kế toán sẽ sử dụng giá gốc thực sự của từng đơn vị hàng tồn kho để xác định giá trị của hàng tồn kho. Đây là phương pháp hợp lý nhất trong 4 phương pháp, tuy nhiên đây cũng là phương pháp đòi hỏi nhiều công sức nhất vì phải nhận biết được giá gốc của từng đơn vị hàng tồn kho. Do vậy, phương pháp này thường áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. b. Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được nhập trước thì được xuất ra trước, và hàng tồn kho tồn kho còn lại cuối kỳ là hang ftồn kho được nhập kho gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ được tính theo giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Ví dụ : Tình hình vật liệu A trong tháng 3 của doanh nghiệp M như sau Vật liệu A tồn kho đầu kỳ 1.000 kg, đơn giá 1.000 đ/kg Trong tháng có các lần mua vật liệu : Ngày 01 mua 5.000 kg, đơn giá là 1.050 đ/kg
29. 30 Ngày 05 mua 10.000 kg, đơn giá là 1.080 đ/kg Ngày 15 mua 15.000 kg, đơn giá là 1.040 đ/kg Ngày 25 mua 3.000 kg, đơn giá là 1.000 đ/kg Vật liệu A xuất dùng cho sản xuất trong kỳ Ngày 04 xuất cho sản xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm 4.000 kg Ngày 14 xuất cho sản xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm 12.000 kg + Giá thực tế của vật liệu tính theo phương pháp FI FO thường xuyên như sau Ngày 04 : - 1.000 kg x1.000 đ/kg = 1.000.000 đ - 3.000 kg x1.050 đ/kg = 3.150.000 đ Ngày 14 : - 2.000 kg x1.050 đ/kg = 2.100.000 đ - 10.000kg x1.080 đ/kg = 10.800.000 đ + Giá thực tế của vật liệu tính theo phương pháp FI FO định kỳ như sau. Do nhập trước xuất trước nên giá trị tồn được tính ở những lần sau cùng Số lượng tồn = 18.000 kg Giá trị tồn = ( 3.000kg x1.000 đ/kg ) +(15.000 kg x1.040 đ/kg ) = 18.600.000 đ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ = 1.000 kg x1.000 đ/kg = 1.000.000 đ Giá trị Vật liệu nhập trong kỳ = 5000 kg x 1.050 đ/kg = 5.250.000 đ =10.000 kg x 1.080 đ/kg = 10.800.000 đ =15.000 kg x 1.040 đ/kg = 15.600.000 đ =3.000 kg x 1.000 đ/kg = 3.000.000 đ Giá trị vật liệu có thể sử dụng trong kỳ 35.650.000 đ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ 18.600.000 đ Giá trị vật liệu xuất dùng Cho sản xuất trực tiếp 17.050.000 đ c. Phương pháp nhập sau xuất trước (LI FO ) Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất ra trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất ở thời điểm trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Ví dụ : Lấy lại ví dụ trên nhưng tính cho phương pháp LI FO + LI FO thường xuyên Giá trị xuất ngày 04 = 4.000 kg x 1.050 đ/kg = 4.200.000 đ Giá trị xuất ngày 14 = (10.000 kg x 1.080đ/kg ) + (1.000 kg x 1.050 đ/kg) + ( 1.000 kg x 1.000 đ/kg ) = 12.850.000 đ + LI FO theo phương pháp định kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ = 1.000 kg x1.000 đ/kg = 1.000.000 đ Giá trị Vật liệu nhập trong kỳ = 5.000 kg x 1.050 đ/kg = 5.250.000 đ = 10.000 kg x 1.080 đ/kg = 10.800.000 đ = 15.000 kg x 1.040 đ/kg = 15.600.000 đ = 3.000 kg x 1.000 đ/kg = 3.000.000 đ Giá trị vật liệu có thể sử dụng trong kỳ 35.650.000 đ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ 19.130.000 đ
30. 31 Giá trị vật liệu xuất dùng Cho sản xuất trực tiếp 16.520.000 đ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ = (1.000 kg x1.000 đ/kg ) + (5000 kg x 1.050 đ/kg ) + (6.000 kg x 1.080 đ/kg ) + (2.000 kg x 1.040 đ/kg) = 19.130.000 đ c. Phương pháp bình quân gia quyền : Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một hàng tồn kho về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá Giá trị hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng thực tế nhập trong kỳ thực tế bình = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ quân - Nếu sau mỗi lần nhập, xuất kế toán xác định lại đơn giá thực tế bình quân thì giá đó được gọi là bình quân gia quyền liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập). - Nếu chỉ đến cuối kỳ kế toán mới xác định đơn giá bình quân để tính giá xuất kho trong cả kỳ và trị giá tồn kho cuối kỳ thì giá đó gọi là bình quân gia quyền cuối kỳ (bình quân gia quyền cố định). d. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu, thi cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên liệu, vật liệu để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu trong kỳ theo công thức: Giá trị thực tế của hàng Giá trị thực tế của hàng Hệ s ố chênh lệch + tồn kho đầu kỳ tồn kho nhập kho trong kỳ giữa giá thực tế và = giá hoạch tóan Giá trị hạch toán của Giá trị hạch toán của của hàng tồn kho + (1) hàng tồn kho đầu kỳ hàng tồn kho đầu kỳ Hệ số chênh lệch Giá tr ị thực tế của hàng Giá trị hạch toán của giữa giá thực tế và tồn kho xuất dùng = hàng tồn kho xuất dùng x giá hoạch tóan trong kỳ trong kỳ của hàng tồn kho (1) 2.1.5 Kế toán chi tiết hàng tồn kho: Kế toán chi tiết hàng tồn kho là kế toán một cách tỷ mỷ về số lượng lẫn giá trị của hàng tồn kho xuất nhập tồn, công việc kế toán được thực hiện ở cả kho và phòng kế toán . 2.1.5.1 Chứng từ và sổ sách kế toán nhập xuất hàng tồn kho: Theo chế độ chứng từ kế toán kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm có : - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 - VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - VT ) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03 – VT)
31. 32 - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( 03 PXK – 3LL ) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL-3LL) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 04 - VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu số 05 - VT ) - Bảng kê mua hàng ( Mẫu số 06 - VT ) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu số 07 - VT ) - Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (04/GTGT) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm chứng từ kế toán tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lính vực hoạt động, thành phần kinh tế Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phải được tổ chức luân chuyển theo trình từ thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho của từng thứ hàng tồn kho theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các dữ liệu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng tồn kho, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị hoặc cả mặt giá trị và hiện vật tùy thuộc phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài những sổ kế toán chi tiết trên còn có thể mở bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp - nhập - xuất - tồn kho vật liệu công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phục vụ cho việc ghi sổ được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 2.1.5.2 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp sau - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. 2.1.5.2.1 Phương pháp thẻ song song: Việc kế toán chi tiết được tổ chức tại kho và phòng kế toán. Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập xuất tồn theo số lượng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ cùng nhãn hiệu qui cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ kho ghi các chỉ tiêu : tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho, sau đó giao cho thủ kho sao chép hàng ngày. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho rồi ghi số lượng thực tế của hàng tồn kho nhập xuất vào chứng từ sau đó sắp xếp, chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng hàng tồn kho nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho ghi
32. 33 số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ rồi chuyển những chứng từ đó cho nhân viên kế toán. Khi giao nhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm . Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của hàng tồn kho nhập xuất tồn. Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết được mở tương ứng với thẻ kho cho từng thứ hàng tồn kho và cho từng kho. Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ . Khi nhận được chứng từ kế toán viên phải kiểm tra lai tính chất hợp lý hợp lệ của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chứng từ sau đó ghi số lượng nhập xuất lẫn giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và tính ra giá trị và số lượng tồn. Cuối tháng sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xong, kế toán tiến hành tính ra tổng số nhập, xuất và từ đó tính ra số tồn về cả số lượng lẫn giá trị . Số lượng hàng tồn kho ở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết được dùng để đối chiếu với thẻ kho của từng thứ hàng tồn kho và đối chiếu với số liệu kiểm kê thực tế. Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và tiến hành điều chỉnh theo chế độ qui định. Trên cơ sở số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ . Ưu điểm : Dễ làm, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu. Nhược điểm : Công việc ghi chép nhiều trùng lắp giữa phòng kế toán và kho. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phieáu nhaäp kho Theû hoaëc Baûng toång hôïp Keá toaùn soå nhaäp xuaát toång hôïp Theû kho chi tieát Ghi haøng ngaøy Ghi cuoái thaùng Phieáu xuaát kho Quan heä ñoái chieáu 2.1.5.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song. Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng hàng tồn kho nhập xuất tồn giống như phương pháp thẻ song song. Taị phòng kế toán : Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển”để ghi chép số lượng và giá trị của hàng tồn kho xuất nhập tồn của từng thứ vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, công cụ, dung cụ trong từng kho và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu của các chứng từ phát sinh trong tháng. Mỗi thứ vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển, khi nhận chứng từ kế toán viên cũng tiến hành kiểm tra chứng từ về tính hợp lý, hợp lệ . Số lượng và giá trị của hàng tồn kho ghi trên sổ đối chiếu luân chuyển được dùng để đối chiếu với số lượng trên các thẻ kho và với giá trị trên sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này đã hạn chế được một phần khối lượng ghi chép nhưng công việc được dồn vào cuối tháng nên số liệu báo cáo chậm. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
33. 34 Phieáu nhaäp kho Baûng keâ nhaäp Theû kho Soå ñoái chieáu luaân Keá toaùn chuyeån toång hôïp Phieáu xuaát kho Baûng keâ xuaát Ghi haøng ngaøy Ghi cuoái thaùng Quan heä ñoái chieáu SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Luân chuyển tháng 1 Số Tên Đơn Đơn Số dư đầu Năm Số dư đầu danh vật vị giá Tháng 1 Nhập Xuất tháng 2 điểm liệu tính SL Gtr SL Gtr SL Gtr SL Gtr 2.1.5.2.3 Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xóa bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Tại kho : Hàng ngày hoặc định kỳ 3 -5 ngày sau khi ghi thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu qui định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ của từng loại hàng tồn kho lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập hoặc phiếu xuất để giao cho kế toán. Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng hàng tồn kho tồn kho cuối tháng để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại hàng tồn kho. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thàn tiền. Nhân viên kế toán phụ trách kho nào phải thường xuyên xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, nhận chứng từ và ký vào thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ . Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
34. 35 Phieáu nhaäp kho Phieáu giao nhaän chöùng töø nhaäp Soå soá dö Theû kho Baûng luõy keá nhaâïp, xuaát toàn kho vaät lieäu Keá toaùn toång hôïp Phieáu xuaát kho Phieáu giao nhaän chöùng töø xuaát Ghi haøng ngaøy Ghi cuoái thaùng Quan heä ñoái chieáu PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày .đến ngày .tháng .năm . Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1 2 3 4 Người nhận Ngày tháng năm Người giao SỔ SỐ DƯ Năm Kho . Sổ Tên Đơn Đơn Định Số đầu Số dư Số dư . Danh vật vị giá mức Năm cuối cuối điểm liệu tính dự trữ tháng 1 tháng 4 SL GT SL GT SL GT Tại phòng kế toán : Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Khi chứng từ về phòng kế toán nhân viên kế toán hoàn chỉnh chứng từ sau đó tổng hợp giá trị hàng tồn kho nhập xuất kho theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm ghi vào phiếu giao nhận chứng từ để từ đó ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho hàng tồn kho, bảng này được mở cho từng kho. Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị hàng tồn kho nhập xuất kho trong tháng theo từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ, hang hóa, thành phẩm ở bảng kê lũy kế nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn được dùng để tiến hành đối chiếu số dư bằng tiền trên sổ số dư. Để phục vụ cho công việc đối chiếu này cuối tháng khi nhận được sổ số dư, kế toán căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên sổ để tính thành tiền . Như vậy số dư trên sổ số dư phải bằng với số dư trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng tồn kho. Ngoài ra số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn còn được dùng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
35. 36 Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt được khối lượng ghi chép, tránh trùng lắp và công việc được dải đều trong tháng đồng thời kiểm tra được thường xuyên tình hình ghi chép của thủ kho. Tuy nhiên nếu muốn biết được số liệu về mặt số lượng thì phải xem tài liệu của kho. 2.2 KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG: 2.2.1 Những vấn đề chung: 2.2.1.1 Khái niệm: Nguyên liệu, vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong qúa trình đó vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên giá trị của nó được tính hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng qui định đối với TSCĐ. Vì vậy công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán như vật liệu và một phần như TSCĐ. Theo qui định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn hạch toán là công cụ dụng cụ : + Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; + Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì; + Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ; + Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; + Quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng giá trị của chúng được phân bổ một lần, hai lần hoặc nhiều lần vào chi phí của doanh nghiệp. 2.2.1.2 Phân loại nguyên liệu, vật liệu: Nguyên vật liệu của doanh nghiệp gồm nhiều loại do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm quản lý và sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả .Vật liệu có thể phân loại căn cứ vào vai trò và chức năng thành các loại sau : - Nguyên vật liệu chính : là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Chúng ta cũng cần phân biệt giữa nguyên liệu và vật liệu . Nguyên liệu là sản phẩm của công nghiệp khai thác hay nông nghiệp được đưa vào qúa trình sản xuất để chế biến thành sản phẩm khác như cá trong ngành chế biến, bông trong ngành công nghiệp sợi Vật liệu chính là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được đưa vào quá trình sản xuất để tiếp tục chế biến thành sản phẩm chẳng hạn sợi được đưa vào công nghiệp dệt Ngoài ra nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất để chế tạo ra sản phẩm hàng hóa . - Vật liệu phụ : là những bộ phận vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được tiến hành
36. 37 một cách bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động chẳng hạn như : xà phòng, dầu máy, mỡ bôi trơn - Nhiên liệu : Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường như : xăng, gaz, than - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản . Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt và các công trình XDCB. - Phế liệu : là những vật liệu được thải ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chúng đã mất hết hoặc phần lớn tính năng sử dụng như : vải vụn, bã mía, nang mực Trong thực tế việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại đã trình bày ở trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của chúng ở từng đơn vị cụ thể, vì có những thứ ở đơn vị này là vật liệu chính nhưng ở đơn vị khác lại là vật liệu phụ hoặc là nhiên liệu. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu công tác quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu cần phải biết được một cách cụ thể đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nguyên vật liệu cần phải phân loại một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hóa học, theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu việc đó được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó nguyên vật liệu được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu. Tùy theo số lượng nhóm thứ nguyên vật liệu mà số hiệu có thể là 1,2 hoặc 3,4 chữ số. SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN LIỆU,VẬT LIỆU Loại : Nguyên liệu, vật liệu chính - ký hiệu 1521 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, ĐVT Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu quy cách 1521.01 1521.01.01 1521.01.02 1521.02 1521.02.01 1521.02.02 Các chữ số dùng để chỉ loại nguyên vật liệu thường sử dụng là số hiệu của tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 dùng để hạch toán loại vật liệu đó. Các chữ số dùng để chỉ nhóm nguyên vật liệu là chữ số liên tục. + Trường hợp dưới 10 nhóm thì dùng chữ số từ 01 đến 09. + Trường hợp dưới 100 nhóm thì dùng chữ số từ 001 đến 099. Các chữ số dùng để chỉ thứ nguyên vật liệu là số thứ tự liên tục sắp xếp theo qui cách, cỡ loại của nguyên vật liệu trong nhóm. Khi lập sổ danh điểm vật liệu sau mỗi loại mỗi nhóm nguyên vật liệu phải để dự trữ một số số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại nguyên vật liệu mới xuất hiện sau này. 2.2.2 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu .
37. 38 Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp . Bên nợ : Giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. Giá trị thực tế của nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có : Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công hoặc góp vốn liên doanh. Giá trị thực tế nguyên vật liệu được giảm giá, chiết khấu mua hàng hoặc trả lại cho người bán. Giá trị gốc nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư nợ : Giá trị thực tế của nguyên vật liệu còn tồn kho lúc cuối kỳ. * Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp . Bên nợ : Giá trị thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn Nhận lại công cụ dụng cụ đã cho thuê trước đây; Giá trị công cụ dụng cụ phát hiện thừa khi kiểm kê; Kết chuyển giá trị thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên có : Giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, cho thuê, đem góp vốn .; Giá trị công cụ dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê; Công cụ dụng cụ trả lại cho người cung cấp, được người cung cấp giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng; Kết chuyển giá trị thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư nợ : Giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho . 2.2.3 Kế toán các trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.2.3.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ a. Kế toán nguyên vật liệu/ công cụ dụng cụ mua ngoài: - Khi mua nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế trị giá gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế kế toán ghi Nợ TK 152/ 153 - Nguyên vật liệu/công cụ, dụng cụ
38. 39 Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán - Khi mua nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế trị giá gia tăng hoặc chịu thuế trị giá gia tăng theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán ( bao gồm cả thuế trị giá gia tăng đầu vào ) Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ, dụng cụ Có TK 111,112, 331 - Khi nhập khẩu nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm số tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí vận chuyển Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ, dụng cụ Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu Có TK 111, 112,331 - Đối với thuế trị giá gia tăng hàng nhập khẩu : + Nếu hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế trị giá gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế vì thuế trị giá gia tăng của hàng nhập sẽ được khấu trừ Nợ TK 133 - thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 33312 - Thuế trị giá gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu + Nếu hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế trị giá gia tăng hoặc nộp thuế trị giá gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế trị giá gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị hàng mua vào, ghi: Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ, dụng cụ Có TK 3331 - Thuế trị giá gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu - Đối với nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ mua về dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế trị giá gia tăng nhưng không thể tách riêng được Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (Giá không có thuế trị giá gia tăng ) Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 . Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế trị giá gia tăng đầu vào được khấu trừ không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu . + Số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ trong kỳ Nợ TK 3331 - Thuế trị giá gia tăng phải nộp Có TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ + Số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ trong kỳ Nếu thuế trị giá gia tăng đầu vào không được khấu trừ tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ - Mua hàng hóa nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ, dịch vụ được dùng hóa đơn đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế trị giá gia tăng kế toán phải tính giá không thuế. Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ
39. 40 Có TK 111,112,331 giá thanh toán - Khi mua nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ mà hóa đơn về hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào tệp hồ sơ “hàng chưa về’” , nếu cuối tháng hàng về thì ghi sổ giống trường hợp hàng và hóa đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng chưa về thì phản ánh ở tài khoản 151 + Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trị giá gia tăng khấu trừ thì ghi Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường (giá không Thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 Tổng giá thanh toán + Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trực tiếp Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường (Tổng giá thanh toán) Có TK 111,112, 331 ( Tổng giá thanh toán) - Nếu trường hợp nguyên vật liệu về nhập kho thiếu so với hóa đơn mà chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý + Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế khấu trừ Nợ TK 152/công cụ dụng cụ - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (giá thực tế thực nhập) Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý (giá gốc của vật liệu thiếu) Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 331 - Phải trả cho người bán Nếu xác định được bồi thường thì thay tài khoản 1381 bằng 1388 Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (giá gốc của vật liệu thực nhập) Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Nợ TK 1388 - Phải thu khác (giá gốc của vật liệu thiếu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán + Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trực tiếp Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (giá thực tế của vật liệu thực nhập) Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý (giá gốc của vật liệu thiếu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán Nếu xác định được bồi thường thì thay tài khoản 1381 bằng 1388 Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu (giá thực tế của vật liệu thực nhập) Nợ TK 1388 - Phải thu khác (giá thực tế của vật liệu thiếu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán - Nếu nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ thừa so với hóa đơn + Nếu nhập luôn số thừa : * Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế khấu trừ Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (Giá thực tế của vật liệu thực nhập ) Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ (1331) Có TK 331- Phải trả người bán (Theo hóa đơn ) Có TK 3381- Giá trị thực tế của nguyên vật liệu thừa * Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trực tiếp Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ (Gía thực tế thực nhập ) Có TK 331- Phải trả người bán (Theo hóa đơn )
40. 41 Có TK 3381- Giá trị thực tế của nguyên vật liệu thừa + Nếu số thừa coi như giữ hộ thì phần thừa sẽ ghi vào tài khoản 002 Nợ TK 002 - Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công (số thừa) - Nếu nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ về không đúng qui cách phẩm chất theo hợp đồng đã ký trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá + Nếu đơn vị áp dụng thuế khấu trừ Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ + Nếu đơn vị áp dụng thuế trực tiếp Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ - Trong kỳ nếu nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ về nhưng chưa có hóa đơn thì nhập kho nguyên vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ” Hàng chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng, hóa đơn về thì căn cứ vào hóa đơn ghi sổ bình thường , nếu cuối tháng hóa đơn chưa về thì ghi số theo giá tạm tính. Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ Có TK 331 - Phải trả cho người bán Sang tháng sau khi nhận được hóa đơn thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế theo hóa đơn bằng bút toán ghi bổ sung hoặc bút toán ghi âm -Đối với các chi phí thu mua nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ thì kế toán căn cứ vào các hóa đơn , biên lai cước phí vận chuyển Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ Có TK 111,112,331 b. Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh: - Gía trị nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh phải được hội đồng liên doanh góp vốn liên doanh đánh giá xác định là vốn góp Nợ TK 152/153 - nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có 111,112,331 – Chi phí doanh nghiệp bỏ thêm c. Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công Để phản ánh hoạt động thuê ngoài gia công , chế biến vật tư kế toán sử dụng tài khoản 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang “ hoặc tài khoản 631 “giá thành sản xuất “ - Khi xuất nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ giao cho đơn vị nhận gia công kế toán tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ xuất Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ - Căn cứ vào các chứng từ phản ánh chi phí bốc dở vận chuyển từ nơi chế biến đến đơn vị và ngược lại Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331
41. 42 - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế về gia công chế biến vật tư Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133 - Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 - Căn cứ vào phiếu nhập vật tư Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang d. Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ tự chế biến Căn cứ vào các chứng từ tài liệu kế toán liên quan đến chi phí cho quá trình tự chế biến Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ Có TK 111- tiền mặt Có TK 112 -Tiền gởi ngân hàng Có TK 331 - Phải trả người bán Có TK 334 - Phải trả công nhân viên . - Khi nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ tự chế biến hoàn thành nhập kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập vật tư, ghi giá trị nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính Nợ TK 152/153 - Nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở damg - Cuối tháng tính được giá thực tế nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ tự chế biến nhập kho trong tháng, kế toán điều chỉnh số liệu đã ghi cho phù hợp với giá thực tế bằng bút toán ghi bổ sung hoặc bút toán đỏ e. Kế toán kết quả kiểm kê Định kỳ hoặc bất thường doanh nghiệp tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ để phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Khi tiến hành kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập ban kiểm kê, ban này sẽ tiến hành kiểm kê thực tế và phản ánh kết quả kiểm kê vào biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa. Biên bản này dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ thừa hay thiếu và ghi sổ kế toán . Tất cả các trường hợp nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ thừa thiếu doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý kịp thời. - Nếu thiếu trong định mức cho phép. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 152 - Nguyên vật liệu - Nếu thiếu ngoài định mức chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334, (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây