Bài giảng Tổ chức họp báo

Nội dung text: Bài giảng Tổ chức họp báo

1. Mục tiêu • Môn học này được thiết kế nhằm giúp bạn: 1.Hiểu rõ vai trò của họp báo 2.Có kỹ năng tổ chức các buổi họp báo
2. NỘI DUNG • Vai trò của Tổ chức họp báo? • Tại sao phải TCHB
3. Mục đích và ý nghĩa Slide 3 Tại sao tổ chức họp báo? Slide 4 Tổ chức họp báo khi nào? Slide 5 - 8 Tổ chức họp báo khác gặp gỡ phóng viên? Slide 9 Các bước tổ chức họp báo Slide 10 - 37 Tổ chức họp báo kết hợp với tổ chức sự Slide 38 kiện
4. • Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu của doanh nghiệp • Cũng cố và tạo niềm tin đối với đối tác & người tiêu dùng. • Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin ra thị trường và mời gọi đầu tư, hợp tác
5. • Khi công ty tung ra thị trường một sản phẩm mới, một dây chuyền, thiết bị công nghệ mới vừa được lắp đặt tại nhà máy. Hứa hẹn cung cấp cho thị trường những sản phẩm chất lượng giá cả cạnh tranh • Công ty kỷ niệm ngày thành lập, hoặc vừa đón nhận bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương lao động • Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn:
6. VD: Viettel tổ chức họp báo ra quân Chiến dịch Phẩu thuật nụ cười trẻ thơ tại 13 tỉnh Miền tây nam bộ • Tổ chức chương trình khuyến mãi lớn - với giá cực sốc
7. Họp báo và gặp gỡ thân mật với phóng viên là 2 vấn đề hoàn toàn khác nhau. Tính chất cũng khác nhau: - Họp báo đặt nặng vấn đề đưa thông tin doanh nghiệp ra thị trường - Gặp gỡ thân mật phóng viên: Không đặt nặng về đưa tin - đưa tin chỉ là vấn đề phụ). Tạo mối quan hệ thân thiết với phóng viên là mục đích chính. Hình thức tổ chức buổi gặp gỡ phóng viên gọn nhẹ (mời phóng viên tham quan văn phòng công ty, hoặc nhà máy và dùng tiêc).
8. 1. LÊN NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH - Nắm được mục đích chính và yêu cầu đặt ra cho buổi họp báo - Số lượng khách mời tham dự: phóng viên (số lượng), Doanh nghiệp (đối tác, khách hàng thân thiết), VIP (Sở thông tin & Truyền thông) - Thời gian tổ chức, địa điểm - Chương trình có dùng teabreak không? Có mời khách tham quan công ty không? Có dùng tiệc sau chương trình không?
9. - Khảo sát địa điểm tổ chức (nội dung khảo sát địa điểm cần nắm rõ một số hạng mục sau) - Họp nội bộ, lên nội dung chương trình. Phân công nhân sự hỗ trợ (thiết kế sân khấu, backdrop chương trình, thiết kế thiệp, lên danh sách báo, đài – danh sách phóng viên tham dự - Họp thống nhất nội dung, chỉnh sửa lần cuối gửi khách hàng/Ban giám đốc công ty duyệt lần cuối.
10. 2. CHUẨN BỊ HẠNG MỤC CHƯƠNG TRÌNH - Lên bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận. Đến thời gian quy định thu lại dữ liệu và chứa vào 1 folder chuẩn bị chương trình. Lên ngân sách chi tiết Lưu ý: Khi làm việc đòi hỏi tinh thần đồng đội và trách nhiệm rất cao. Tránh xung đột gay gắt
11. 2.1 Làm việc với MC MC là người nắm giữ hơn 50 % thành công và là linh hồn của chương trình - Cần chọn MC chất giọng và ngoại hình phù hợp với chương trình - Kiểm tra lịch làm việc của MC - Ký hợp đồng thể hiện sự ràng buột về thời gian làm việc (MC nên đến trước chương trình 45 phút, cập nhật danh sách khách mời và rút lại nội dung chương trình lần cuối
12. 2.1 Làm việc với MC - Đặt ra yêu cầu trang phục với MC (có những chương trình về thời trang hoặc chương trình đặt biệt sẽ mặc trang phục của Ban tổ chức) - Gửi MC Script chương trình trước nhất một ngày cho MC. Giúp MC nắm rõ nội dung chương trình. Cần đọc chính xác trên của các VIP người nước ngoài - Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC
13. Hồng Phượng Hải Chuyên Tường Vân
14. Anh Quân Phước Anh
15. Đỗ Thụy Phương Thảo Ngoài những MC kể trên còn có MC Ngọc Hương, Việt Phong, Ngọc Nga, Phương Ái
16. 2.2 Làm việc với nhóm múa - Lễ tân - Kiểm tra lịch làm việc của nhóm múa và tuyển lễ tân cho chương trình - Soạn hợp đồng và ký với nhóm múa (quy định thời gian, trang phục, bài hát/múa); PG dặn cách trang điểm. Và lên công ty lấy trang phục trước 1 ngày (trang phục cần được ủi ngay ngắn, dặn dò cả trang phục lót - nếu mặc đầm ống, buổi tối sẽ trang điểm đận hơn sáng). Phân công nhiệm vụ và vị trí cho lễ tân.
17. 2.3 Làm việc với bộ phận sân khấu – Âm thanh – Ánh sáng - Đưa ra yêu cầu cụ thể và ký hợp đồng ràng buột - Âm thanh không được hư hỏng, bị rè, chuẩn bị Micro đầy đủ (1 micro cho MC, 3 micro cho 3 đại diện ngồi trên ghế phát biểu, 2 micro cho lễ tân chạy phía phưới bên dưới để phóng viên đặt câu hỏi.
18. 2.4 Kịch bản và MC Script - Sau khi kịch bản được duyệt (kịch bản dùng để phát cho nhân sự chạy CT), người phụ trách MC Script sẽ viết lời và gửi đi duyệt. - Gửi lại MC Script cho người phụ trách làm việc trực tiếp với MC và chuyển email cho MC
19. 2.5 Soạn công văn xin phép họp báo: Nếu CT có treo banner phải soạn công văn xin phép ở Sở Thông tin, Thể thao và Du lịch (Thủ tục, mẫu công văn xin phép treo Banner, giấy Uỷ quyền) - Soạn công văn họp xin phép tổ chức họp báo và gửi lên Sở thông tin và Truyền thông tại số 59 – 61 Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Q.1, TP.HCM - Công văn xin phép gồm các thủ tục Kiểm tra lại tất cả các hạng mục trước ngày chạy chương trình
20. 2.6 Mời phóng viên tham dự chương trình - Mời phóng viên tham dự chương trình (tốt nhất là gọi điện thoại mời trước 3 ngày và trình tự các bước; Bước 1: Lập danh sách báo – đài sẽ mời tham dự Bước 2: Từ danh sách báo – đài sẽ căn cứ vào nội dung thông tin bạn muốn xuất hiện trên mặt báo, lên danh sách phóng viên ứng với từng ban của mỗi báo. Bước 3: Mời phóng viên tham dự - Cần thực hiện thứ tự các bước sau: ❖ Gọi điện thoại mời (hỏi lịch các anh/chị, nếu chưa có địa chỉ mail thì xin anh/chị) ❖ Gửi thư mời qua email (nội dung thư mời cần ngắn gọn, xúc tích; không nên soạn nội dung thư mời dài dòng quá ), nội dung email (đính kèm thư mời)
21. - Nhắn tin vào điện của các anh/chị (anh/chị bận không có thời gian kiểm tra email và cũng là hình thức nhắc nhở) Công ty A trân trọng kính mời anh/chị đến tham dự buổi lễ “ Họp báo ra mắt nhãn hàng thời trang Moda Mundo”. - Vào lúc: 8h30 – 9h30, ngày 11/5/2010 - Địa điểm: Khách sạn Rex Anh/chị cố gắng sắp xếp thời gian đến tham dự và hỗ trợ em đưa tin. Em Ngọc Châu
22. 2.6 Mời phóng viên tham dự chương trình - Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc nhở lại anh/chị -Sáng ngày tổ chức khoảng 6h30 nhắn tin một loạt cho các anh/chị đã được mời tham dự Lưu ý: -Đặt 1 số câu hỏi mà phóng viên thường hỏi và tự trả lời gửi cho người diễn thuyết trong họp báo (tránh lúng túng trong họp báo) -Đặt 1 số câu hỏi dự trừ nhờ anh/chị phóng viên - quen thân hỏi trong CT
23. Mọi người vào vị trí đã được phân công (dùng bộ đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khỏi vị trí) 1.Nhân viên PR: Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách Cần đứng ở bàn tiếp Báo chí (ở khu vực đón khách thường sẽ phân chia theo khu: Báo chí, VIP, khách mời ) và gửi đến anh chị bộ Press Kit (TCBC, bài phát biểu, CD hình ảnh - nếu có). Danh sách phóng viên
24. Nóng hổi, gây tranh luận Mới hoặc gây Gắn liền với sự ngạc nhiên mâu thuẫn hoặc nhập nhằng TCBC Thích hợp và Viện dẫn những quan trọng với người nổi tiếng, địa độc giả điểm nổi tiếng Bí mật
25. Đón tiếp phóng viên
26. 2. Nhân viên phụ trách âm thanh – ánh sáng: Đứng ở vị trí cố định và điều khiển chương trình. 3. Người theo MC: sẽ đứng cạnh MC để nhắc nhở và xử lý 1 số tình huống, thay đổi trong kịch bản chương trình (thông thường người viết MC script sẽ là người theo MC trực tiếp trong lúc diễn ra chương trình
27. - Nhân viên PR và PGs sẽ tiễn khách, tặng quà (nếu có) - Nhân viên PR Viết email cảm ơn anh/chị đã đến tham dự chương trình ( cách nhắc nhở khéo léo, bạn sẽ nhận lại được thông tin là bài viết về chương trình của bạn đã được đi tin và khi nào sẽ phát sóng. Nắm được lịch phát sóng, thông báo cho những người liên quan để cùng theo dõi tin. Nhờ trung tâm thu sóng lại chương trình làm tư liệu, nộp báo cáo. Tin đã được đăng, được phát sóng cần gọi điện thoại hoặc nhắn tin cảm ơn anh/chị một lần nữa.
28. Cuối cùng là theo dõi tin và nộp báo cáo PR và báo cáo event - Tin đi trên báo và trên TH
29. - Có những chương trình lớn doanh nghiệp muốn kết hợp: Họp báo và tổ chức sự kiện. - Họp báo những bước cần thực hiện sẽ diễn ra giống như một buổi họp báo bình thường nhưng nội dung họp báo đi thẳng vào vấn đề. Buổi họp báo diễn ra trước sự kiện khoảng 30 phút. Họp báo sẽ ra cùng địa điểm với sự kiện nhưng chọn 1 phòng khác của khách sạn. Sau khi họp báo xong sẽ mời phóng viên tham dự sự kiện.