›
›

Bài giảng Sử dụng MS Excel

pdf 223 trang ngocly 1800
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Sử dụng MS Excel", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_su_dung_ms_excel.pdf

Nội dung text: Bài giảng Sử dụng MS Excel

  1. Sử dụng MS Excel
  2. Nội dung • 3.1: Làm quen với MS-Excel 2003 • 3.2: Soạn thảo nội dung bảng tính • 3.3: Thao tác định dạng • 3.4: Cơng thức và hàm • 3.5: Biểu đồ và đồ thị • 3.6: Hồn thiện trang bảng tính và in ấn 2
  3. 3.1 Làm quen với MS-Excel 2003 • Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Thao tác cơ bản trên bảng tính • Bài tập tổng hợp 3
  4. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Khởi động MS-Excel • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định • Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa • Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa • Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác • Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác • Đĩng bảng tính, đĩng chương trình MS- Excel 4
  5. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Khởi động MS-Excel . Cách 1: Nhắp chuột vào nút Start Programs Microsoft Excel . Cách 2: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel cĩ trên màn hình Desktop 5
  6. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Khởi động MS-Excel . Giới thiệu bảng tính của Excel Sổ bảng tính – workbook (*.xls) Trang bảng tính – sheet (sheet1, sheet2, ) Các cột – A, B, C, Z, AA, AB IV Các hàng – 1, 2, 3, 65536 Các ơ – A1, B1, IV65536 6
  7. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Khởi động MS-Excel . Cửa sổ bảng tính Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Thanh cơng cụ Thanh cơng thức Đường viền ngang, dọc Thanh trượt Thanh trạng thái 7
  8. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định . Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh cơng cụ . Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N . Cách 3: Vào menu File/New /Blank Workbook 8
  9. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) . C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar . C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O . C3: Vào menu File/Open  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 9
  10. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) . C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. . C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. . C3: Vào menu File/Save.  Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (cĩ cảm giác là Excel khơng thực hiện việc gì).  Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. 10
  11. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác . Nhắp chuột vào thực đơn lện File Save as . Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in . Nhập tên mới vào hộp File name . Nhấn nút Save để ghi  1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 11
  12. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác . Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Save as . Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in . Nhập tên mới vào hộp File name . Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type . Nhấn nút Save để ghi 12
  13. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Sử dụng bảng tính mẫu . Nhắp chuột vào thực đơn lện File New . Chọn thẻ Spreadsheet Solutions . Nhắp đúp vào mẫu Purchase Order . Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở ra 13
  14. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu . Nhắp chuột vào thực đơn lện File Save as . Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp . Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name . Trong hộp Save as type chọn Template(*.xlt) . Nhấn nút Save để ghi 14
  15. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi bảng tính để cĩ thể đưa lên trang web . Nhắp chuột vào thực đơn lện File Save as . Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp . Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name . Trong hộp Save as type chọn WebPage (*.htm:*.html) . Nhấn nút Save để ghi 15
  16. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Đĩng bảng tính . Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Close • Đĩng chương trình MS-Excel . C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 . C2: Kích chuột vào nút Close ở gĩc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint. . C3: Vào menu File/Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: Yes: ghi tệp trước khi thốt, No: thốt khơng ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh thốt. 16
  17. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Mở một hoặc nhiều bảng tính • Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính • Trang hiện hành, ơ hiện hành • Sử dụng cơng cụ phĩng to, thu nhỏ • Che giấu / hiển thị các thanh cơng cụ • Cố định dịng tiêu đề / cột tiêu đề 17
  18. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Mở một bảng tính . Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open . Di chuyển đến tệp tin muốn mở . Nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở . Cĩ thể thao tác để tìm tệp trong các thư mục khác tương tự như trong Windows 18
  19. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau . Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open . Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối cùng . Nhấn nút Open 19
  20. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Chọn và mở nhiều tệp tin khơng kề nhau . Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open . Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác . Nhấn nút Open 20
  21. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính . Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính cĩ trên thanh trạng thái của cửa sổ nền của Windows . Cách 2: Trong cửa sổ làm việc của MS-Excel, nhắp chuột vào thực đơn lệnh Window chọn tên bảng tính muốn mở 21
  22. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Trang hiện hành . Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang được thao tác . Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính • Ơ hiện hành . Ơ hiện hành là ơ đang được thao tác: A1, . Thay đổi ơ hiện hành: nhấn chuột vào ơ hoặc sử dụng các phím mũi tên 22
  23. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Nhận dạng con trỏ . Con trỏ ơ: xác định ơ nào là ơ hiện hành, cĩ đường bao đậm xung quanh . Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ơ . Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nĩ trên trang 23
  24. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản . Các phím thường dùng Tab: di chuyển con trỏ ơ sang phải một cột Enter: di chuyển con trỏ ơ xuống dịng dưới và kết thúc nhập dữ liệu  : chuyển sang ơ phía trái, phải, trên, dưới ơ hiện tại Ctrl + home: chuyển con trỏ về ơ A1 24
  25. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản . Nhập dữ liệu Chuyển con trỏ ơ đến ơ cần nhập dữ liệu Delete, Backspace để xĩa ký tự Home, End để di chuyển nhanh trên dịng nhập Esc: kết thúc nhưng khơng lấy dữ liệu đã nhập Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ơ đĩ 25
  26. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản . Chỉnh sửa dữ liệu Nhắp đúp chuột vào ơ cĩ dữ liệu muốn chỉnh sửa Thực hiện các thao tác chỉnh sửa Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa 26
  27. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Sử dụng cơng cụ phĩng to thu nhỏ . Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100% . Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào hình tam giác bên phải biểu tượng Zoom, chọn tỉ lệ tương ứng muốn hiển thị 27
  28. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Che giấu và hiển thị các thanh cơng cụ . Các thao tác được thực hiện tương tự trong MS-Word . Nhắp chuột vào thực đơn lệnh View, chọn Toolbars . Chọn (hiển thị) hoặc bỏ chọn (che dấu) các thanh cơng cụ tương ứng 28
  29. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cố định dịng tiêu đề, cột tiêu đề . Là các dịng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử dụng thanh cuộn . Nhắp chuột vào ơ đầu tiên của vùng dữ liệu muốn thay đổi theo thanh cuộn . Chọn thực đơn Window Freeze Panes • Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề . Chọn thực đơn Window UnFreeze Panes 29
  30. 3.2 Soạn thảo nội dung bảng tính • Nhập dữ liệu kiểu số, kiểu văn bản • Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn/hủy chọn ơ, dịng, cột • Sử dụng cơng cụ điền nội dung tự động • Thao tác sao chép, di chuyển, xĩa, chèn các ơ • Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thao tác với các trang bảng tính • Sử dụng tiện ích sẵp xếp và lọc dữ liệu 30
  31. Nhập dữ liệu • Các kiểu dữ liệu chính . Kiểu số - Number: 1, 2, ,-100 . Kiểu văn bản – Text: “Cộng hịa”, . Kiểu logic: True, False . Kiểu mã lỗi – Error: #DIV/0!, #VALUE! 31
  32. Nhập dữ liệu • Nhập dữ liệu kiểu số . Mặc định được căn theo lề phải của ơ . Dữ liệu kiểu số Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đĩ vào cặp dấu ngoặc đơn - “( số )” Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân 32
  33. Nhập dữ liệu • Nhập dữ liệu kiểu số . Dữ liệu kiểu ngày tháng Cách thức nhập được quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel Thứ tự nhập thơng thường: tháng/ngày/năm Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional Settings 33
  34. Nhập dữ liệu • Nhập dữ liệu kiểu văn bản . Mặc định được căn theo lề trái của ơ . “10AA109”, “208 675” . Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ”, dấu nháy kép “ “ “ để ép kiểu Ví dụ: ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự cĩ nội dung 232323 34
  35. Biên tập dữ liệu • Sửa nội dung đã cĩ trong ơ . Nhắp đúp chuột vào ơ cĩ dữ liệu muốn chỉnh sửa . Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa . Thực hiện chỉnh sửa . Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa 35
  36. Biên tập dữ liệu • Thay thế nội dung đã tồn tại trong ơ . Nhắp chuột vào ơ cĩ dữ liệu muốn thay thế . Nhập nội dung mới cho ơ . Ấn phím Enter để kết thúc 36
  37. Biên tập dữ liệu • Lệnh Undo và Redo . Undo: quay trở lại kết quả đã cĩ trước khi sửa đổi hoặc hành động – Ctrl + z . Redo: thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo – Ctrl + y 37
  38. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn . Chọn ơ: nhắp chuột vào ơ muốn chọn . Chọn vùng ơ liền nhau Nhắp chuột vào ơ trái trên cùng của vùng Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ơ phải dưới dùng của vùng Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Cĩ thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên 38
  39. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn . Chọn vùng ơ rời rạc Chọn một ơ hoặc 1 vùng ơ liên tục hình chữ nhật Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ơ hoặc các vùng ơ tiếp theo Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn 39
  40. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn . Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột cĩ trên trường viền ngang – A, B, . Chọn dãy cột kề nhau: Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng Thả phím Shift 40
  41. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn . Chọn dãy cột rời rạc Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo Thả phím Ctrl . Thực hiện các thao tác tương tự để chọn hàng 41
  42. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn . Chọn tồn bộ bảng tính Nhắp vào ơ giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A 42
  43. Biên tập dữ liệu • Hủy chọn Nhắp chuột vào một ơ bất kỳ trên bảng tính 43
  44. Cơng cụ điền nội dung tự động • Điền tự động số thứ tự . Nhập số đầu tiên vào ơ đầu tiên của vùng muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ơ A1 số 1 . Nhấn giữ phím Ctrl . Chuyển con trỏ chuột vào hình vuơng nhỏ ở gĩc phải dưới của ơ, con trỏ chuyển thành hình dấu “+”cộng cĩ mũ “+” . Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 44
  45. Cơng cụ điền nội dung tự động • Điền tự động theo chuỗi dữ liệu . Nhập 2 chuỗi cho 2 ơ đầu tiên theo quy luật, ví dụ: 05TC0001, 05TC0002 . Chọn 2 ơ vừa nhập . Đưa con trỏ chuột vào hình vuơng ở gĩc phải dưới của vùng vừa chọn . Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 45
  46. Cơng cụ điền nội dung tự động • Điền tự động theo cấp số cộng . Nhập giá trị cho 2 ơ đầu tiên theo quy luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4 . Chọn 2 ơ vừa nhập . Đưa con trỏ chuột vào hình vuơng ở gĩc phải dưới của vùng vừa chọn . Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 46
  47. Cơng cụ điền nội dung tự động • Điền tự động theo cấp số nhân . Nhập giá trị cho 2 ơ đầu tiên theo quy luật cấp số nhân, ví dụ: 1, 4 . Chọn 2 ơ vừa nhập . Đưa con trỏ chuột vào hình vuơng ở gĩc phải dưới của vùng vừa chọn . Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn . Đến ơ cuối cùng nhả chuột phải . Chọn Growth Trend 47
  48. Sao chép, di chuyển, xĩa, chèn các ơ • Các đối tượng hay dùng 48
  49. Sao chép, di chuyển, xĩa, chèn các ơ • Sao chép các ơ . Chọn các ơ muốn sao chép . Nhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C . Chuyển con trỏ ơ đến ơ trái trên của vùng định sao chép . Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V . Thực hiện tương tự khi sao chép các ơ sang trang bảng tính khác 49
  50. Sao chép, di chuyển, xĩa, chèn các ơ • Di chuyển các ơ . Chọn các ơ muốn di chuyển . Nhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X . Chuyển con trỏ ơ đến ơ trái trên của vùng định chuyển tới . Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V . Thực hiện tương tự khi chuyển các ơ sang trang bảng tính khác 50
  51. Sao chép, di chuyển, xĩa, chèn các ơ • Xĩa nội dung các ơ . Chọn các ơ cần xĩa . Trên thanh thực đơn chọn Edit Clear Contents . Hoặc bấm phím Delete 51
  52. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thêm dịng . Chọn dịng muốn chèn dịng mới lên trên nĩ . Trên thanh thực đơn chọn Insert Rows • Thêm cột . Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nĩ . Trên thanh thực đơn chọn Insert Column 52
  53. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thêm ơ . Chọn ơ muốn thêm ơ mới bên cạnh nĩ . Trên thanh thực đơn chọn Insert Cell . Xuất hiện hộp thoại Chọn Shift cells right: chèn ơ trống và đẩy ơ hiện tại sang phải Chọn Shift cells down: chèn ơ trống và đẩy ơ hiện tại xuống dưới Chọn Entire row: chèn một dịng mới lên trên Chọn Entrire column: chèn cột mới sang trái 53
  54. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Xĩa vùng ơ . Chọn vùng ơ muốn xĩa . Trên thanh thực đơn chọn Edit Delete . Xuất hiện hộp thoại Chọn Shift cells left: xĩa các ơ và đẩy ơ bên trái sang Chọn Shift cells up: xĩa các ơ và đẩy các ơ bên phải sang Chọn Entire row: xĩa các dịng cĩ ơ đang chọn Chọn Entrire column: xĩa các cột cĩ ơ đang chọn 54
  55. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dịng . Thay đổi chiều rộng cột Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng chuột cĩ dạng Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi cĩ cùng kích thước và sau đĩ thực hiện các thao tác thay đổi 55
  56. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dịng . Thay đổi chiều cao dịng Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dịng, biểu tượng chuột cĩ dạng Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm độ cao dịng Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dịng thì trước tiên chọn các dịng muốn thay đổi độ cao cĩ cùng kích thước và sau đĩ thực hiện các thao tác thay đổi 56
  57. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dịng . Điều chỉnh tự động độ rộng cột Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột . Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau Trên thanh thực đơn chọn Format Column Width Nhập độ rộng cột vào hộp Column width Nhấn nút OK 57
  58. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dịng . Điều chỉnh tự động độ cao dịng Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dịng . Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dịng Chọn các dịng muốn đặt độ cao bằng nhau Trên thanh thực đơn chọn Format Row Height Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height Nhấn nút OK 58
  59. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Ẩn/hiện cột . Ẩn cột Chọn các cột muốn ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format Column Hide . Hiện cột Chọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format Column Unhide 59
  60. Thêm/bớt ơ, dịng, cột • Ẩn/hiện dịng . Ẩn dịng Chọn các dịng muốn ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format Row Hide . Hiện dịng Chọn vùng chưa các dịng đang bị ẩn Trên thanh thực đơn chọn Format Row Unhide 60
  61. Thao tác với trang bảng tính • Chèn một trang vào bảng tính . Cách 1: Trên thanh thực đơn chọn Insert Worksheet . Cách 2: Nhấp phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn Insert . Nhấn nút OK 61
  62. Thao tác với trang bảng tính • Đổi tên trang bảng tính . Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi . Chọn Rename . Nhập tên mới cho trang bảng tính . Bấm phím Enter để kết thúc 62
  63. Thao tác với trang bảng tính • Xĩa một trang bảng tính . Cách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit Delete Sheet, chọn OK . Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn xĩa, chọn Delete, chọn OK 63
  64. Thao tác với trang bảng tính • Sao chép trang bảng tính . Chọn tên trang bảng tính cần sao chép . Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới 64
  65. Thao tác với trang bảng tính • Sao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khác . Chọn các trang bảng tính cần sao chép . Trên thanh thực đơn chọn Edit Move or Copy Sheet . Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book: . Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet . Nhấn chọn ơ Create a copy . Nhấn OK để hồn tất 65
  66. Thao tác với trang bảng tính • Di chuyển trang bảng tính . Nhắp chọn tên trang cần di chuyển . Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới 66
  67. Thao tác với trang bảng tính • Di chuyển nhiều trang bảng tính . Chọn các trang bảng tính cần di chuyển . Trên thanh thực đơn chọn Edit Move or Copy Sheet . Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển tới trong hộp To book: . Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet . Bỏ chọn ơ Create a copy . Nhấn OK để hồn tất 67
  68. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sắp xếp bảng tính theo các cột . Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp . Trên thanh thực đơn chọn Data Sort Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2 Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3 Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả dịng tiêu đề, ngược lại chọn No header row Nhấn OK để sắp xếp 68
  69. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu . Chuyển con trỏ ơ về ơ trong vùng dữ liệu muốn lọc . Trên thanh thực đơn chọn Data Filter AutoFilter . Nhắp chuột vào mũi tên bên cạnh các tiêu đề của vùng dữ liệu để lọc 69
  70. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu . Giải thích các điều kiện lọc All: lấy tất cả Top 10: lấy các dịng cĩ giá trị là 1 trong 10 giá trị đầu tiên Custom: lọc theo điều kiện chúng ta tự xác định Cĩ thể chọn một giá trị cụ thể để lọc chỉ theo giá trị đĩ 70
  71. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu . Nếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter . Ý nghĩa của các điều kiện lọc Equals: bằng Does not equals: khơng bằng Is greater than: lớn hơn Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng  . Bên cạnh là ơ để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể 71
  72. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Bỏ lọc tự động . Trên thanh thực đơn chọn Data Filter AutoFilter (bỏ chọn bên cạnh AutoFilter) Nếu chưa ở chế độ lọc thì về chế độ lọc và ngược lại 72
  73. Bài tập tổng hợp • Học viên làm các bài tập thực hành sau mỗi phần • Làm bài tập tổng hơp trong trang 47, 48 của giáo trình 73
  74. 3.3 Thao tác định dạng • Tìm hiểu trước khi tiến hành định dạng • Thao tác định dạng ơ • Định dạng ơ chứa văn bản • Căn lề, vẽ đường viền ơ 74
  75. Tìm hiểu trước • Các thao tác định dạng ơ được thực hiện với các nút chức năng trên thanh cơng cụ Formating • Hoặc hộp hội thoại Format Cells 75
  76. Thao tác định dạng ơ • Các dạng biểu diễn dữ liệu . General: dạng chung . Number: dạng số . Currency: dạng tiền tệ . Date: dạng ngày tháng . Time: dạng thời gian . Text: dạng văn bản . Custom: dạng người dùng tự định nghĩa 76
  77. Thao tác định dạng ơ • Biểu diễn số thực . Chọn một ơ cĩ chứa số thực . Trên thanh thực đơn chọn Format Cells . Chọn thẻ Number . Chọn mục Number trong danh sách Category . Nhắp chọn ơ Use 1000 Separator(,) . Nhấp OK để kết thúc 77
  78. Thao tác định dạng ơ • Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng . Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy) . Chọn ơ cĩ dữ liệu ngày tháng muốn định dạng lại . Trên thanh thực đơn chọn Format Cells . Chọn thẻ Number . Chọn mục Custom . Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví dụ: dd/mm/yyyy . Nhấp OK để kết thúc 78
  79. Thao tác định dạng ơ • Biểu diễn số liệu dạng tiền tệ . Chọn ơ cĩ dữ liệu số muốn định dạng tiền tệ . Trên thanh thực đơn chọn Format Cells . Chọn thẻ Number . Chọn mục Custom . Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví dụ: #,##0.00[$VND] . Nhấp OK để kết thúc 79
  80. Thao tác định dạng ơ • Biểu diễn số liệu theo dạng phần trăm . Nhấn nút % trên thanh cơng cụ . Sử dụng nút Increase Decimal để tăng số xuất hiện sau dấu thập phân . Hoặc Decrease Decimal để giảm số xuất hiện sau dấu thập phân 80
  81. Định dạng ơ chứa văn bản • Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ . Chọn các vùng cĩ dữ liệu muốn định dạng như nhau . Sử dụng các nút trên thanh Formating . Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Font . Các thao tác cịn lại hồn tồn tương tự trong MS-Word 81
  82. Định dạng ơ chứa văn bản • Thay đổi mầu chữ . Chọn các vùng cĩ dữ liệu muốn định dạng mầu chữ như nhau . Sử dụng các nút trên thanh Formating . Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Font . Thay đổi mầu trong mục Color . Các thao tác cịn lại hồn tồn tương tự trong MS-Word 82
  83. Định dạng ơ chứa văn bản • Thay đổi mầu nền cho ơ . Chọn các vùng cĩ dữ liệu muốn định dạng cùng mầu nền . Sử dụng nút Fill color trên thanh Formating . Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Patterns . Thay đổi mầu trong bảng Color . Chọn mẫu hoa văn trong mục Pattern . Nhấn OK để kết thúc 83
  84. Định dạng ơ chứa văn bản • Sao chép định dạng ơ . Chọn ơ cĩ định dạng muốn sao chép . Nhấn nút Format Painter . Con trỏ chuột chuyển thành biểu tượng chổi quét sơn . Quét vào ơ hoặc vùng ơ muốn áp dụng sao chép định dạng này 84
  85. Định dạng ơ chứa văn bản • Đặt thuộc tính Wrap Text cho ơ . Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dịng . Chọn ơ hoặc vùng ơ muốn thiết đặt . Trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Alignment . Trong phần Text control, nhấp chọn ơ Wrap Text . Nhấn OK để hồn tất 85
  86. Định dạng ơ chứa văn bản • Xĩa bỏ định dạng ơ . Chọn ơ hoặc vùng ơ muốn xĩa bỏ định dạng . Trên thanh cơng cụ chọn Edit Clear Format 86
  87. Căn lề, vẽ đường viền cho ơ • Căn vị trí chữ trong ơ . Chọn ơ hoặc vùng ơ muốn căn chỉnh . Sử dụng các nút trên thanh Formating để căn theo chiều ngang của ơ . Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Alignment Căn chỉnh theo chiều ngang trong hộp Horizontal Căn chỉnh theo chiều dọc trong hộp Vertical 87
  88. Căn lề, vẽ đường viền cho ơ • Hịa nhập dãy ơ . Hịa nhập dãy ơ để tạo tiêu đề bảng biểu . Chọn các ơ liền nhau muốn hịa nhập . Nhấn nút Merge and Center trên thanh Formating . Hoặc Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Alignment Nhấp chọn ơ Merge cells Nhấn OK để hồn tất 88
  89. Căn lề, vẽ đường viền cho ơ • Thay đổi hướng chữ trong ơ . Chọn ơ hoặc vùng ơ cần thay đổi . Trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Alignment . Thay đổi hướng chữ trong phần Orientation bằng cách Chuyển chuột đến điểm vuơng đỏ Nhấn trái và di chuột đi một gĩc mong muốn . Hoặc nhập một giá trị trực tiếp vào hộp Degrees, ví dụ: -45 . Nhấn OK để hồn thành 89
  90. Căn lề, vẽ đường viền cho ơ • Thêm đường viền cho ơ . Chọn ơ hoặc vùng ơ muốn thêm đường viền . Nhấp chuột vào hình tam giác trong nút Border trên thanh Formating . Chọn một mẫu tương ứng 90
  91. Căn lề, vẽ đường viền cho ơ • Thêm đường viền bằng hộp thoại Format Cells . Chọn ơ hoặc vùng ơ muốn thêm viền . Trên thanh thực đơn chọn Format Cells, chọn thẻ Border Chọn kiểu nét trong hộp Style Chọn mẫu đường trong hộp Color Chọn một đường viền cụ thể để áp dụng trong hộp Border . Nhấn OK để kết thúc 91
  92. 3.4 Cơng thức và hàm • Tạo lập cơng thức • Địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tương đối • Thao tác với các hàm • Bài tập tổng hợp 92
  93. Tạo lập cơng thức • Tạo cơng thức số học cơ bản . Gõ dấu “=” trước cơng thức, ví dụ: =E1+F1 . Nhấn Enter để kết thúc . Nội dung cơng thức được hiển thị trên thanh Formula bar . Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của các phép tốn trong cơng thức 93
  94. Tạo lập cơng thức • Các phép tốn trong cơng thức số học . Cộng: + . Trừ: - . Nhân: * . Chia: / . Mũ: ^ 94
  95. Tạo lập cơng thức • Các phép tốn so sánh . Lớn hơn: > . Nhỏ hơn: = . Nhỏ hơn hoặc bằng: • Mức độ ưu tiên của các phép tốn giống như thứ tự đã học trước đây 95
  96. Tạo lập cơng thức • Nhận biết và sửa lỗi . ####: khơng đủ độ rộng của ơ để hiển thị, . #VALUE!: dữ liệu khơng đúng theo yêu cầu của cơng thức . #DIV/0!: chia cho giá trị 0 . #NAME?: khơng xác định được ký tự trong cơng thức . #N/A: khơng cĩ dữ liệu để tính tốn . #NUM!: dữ liệu khơng đúng kiểu số Sửa lại cho phù hợp với yêu cầu 96
  97. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối • Giới thiệu các loại địa chỉ . Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối Gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối Chỉ đến một ơ hay các ơ cụ thể Cĩ thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột hoặc dịng Khơng thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển cơng thức 97
  98. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối • Giới thiệu các loại địa chỉ . Địa chỉ tham chiếu tương đối Gọi tắt là địa chỉ tương đối Chỉ đến một ơ hay các ơ trong sự so sánh với vị trí nào đĩ Thay đổi theo vị trí ơ mà ta copy cơng thức tới 98
  99. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối • Giới thiệu các loại địa chỉ . Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp Cĩ một thành phần là tuyệt đối, thành phần cịn lại là tương đối . Thay đổi từ các loại địa chỉ bằng cách ấn phím F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốn 99
  100. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối • Sao chép cơng thức . Nhắp chọn ơ chứa cơng thức muốn sao chép . Đặt con trỏ chuột vào gĩc phải dưới của ơ . Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đên nét đơn . Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dịng hoặc theo cột đến các ơ cần sao chép 100
  101. Thao tác với hàm • Giới thiệu . (đối số 1, đối số 2, , đối số n) . Đối số cĩ thể là Giá trị kiểu số, xâu, Địa chỉ ơ hoặc vùng ơ Một hàm khác 101
  102. Thao tác với hàm • Nhập hàm . Cách 1: gõ trực tiếp vào ơ theo dạng “= (đối số 1, đối số 2, , đối số n)” . Cách 2: Chuyển con trỏ ơ về ơ muốn nhập cơng thức Trên thanh thực đơn chọn Insert Function Chọn loại hàm trong mục Function Category Chọn hàm trong mục Function name  Nhấn nút OK Nhập các đối số cần thiết Nhấn nút OK để hồn tất 102
  103. Thao tác với hàm • Các hàm tính tốn nhanh . Chọn vùng muốn xem kết quả tính tốn nhanh . Xem kết quả hiển thị trên thanh trạng thái . Thay đổi lại hàm tính tốn nhanh: Kích phải chuột vào chữ NUM trên thanh trạng thái Chọn một hàm khác trong danh sách xuất hiện 103
  104. Hàm số học : HàmABS Hàm ABS . Cú pháp : =ABS(Number) . Cơng dụng : trả về trị tuyệt đối của (Number). . Ví dụ : ABS(-5) trả về giá trị 5 104
  105. Hàm SQRT Hàm SQRT . Cú pháp : =SQRT(Number) . Cơng dụng : trả về căn bậc hai của Number. . Ví dụ : =SQRT(9) trả về giá trị 3. 105
  106. Hàm INT; MOD Hàm INT . Cú pháp : =INT(Number) . Cơng dụng : trả về phần nguyên của (Number). . Ví dụ : INT(5.9) trả về giá trị 5. Hàm MOD . Cú pháp : =MOD(Number,divisor) . Cơng dụng: trả về giá trị phần dư của Number chia cho số bị chia divisor. 106
  107. Hàm Round Hàm ROUND . Cú pháp: =ROUND(number, num_digits) . Cơng dụng: Hàm làm trịn number với độ chính xác đến con số num_digits.  Nếu num_digits > 0 hàm làm trịn phần thập phân,  Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên,  Nếu num_digits < 0 hàm làm trịn phần nguyên. . Ví dụ: =ROUND(123.456789,3) 123.457 107
  108. Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN • Hàm ROUNDUP . Tương tự hàm Round nhưng làm trịn lên . VD: =roundup(9.23,1) = 9.3 • Hàm ROUNDDOWN . Tương tự hàm Round nhưng làm trịn xuống . VD: =rounddown(9.27,1) = 9.2 108
  109. Hàm xử lý chuỗi : Hàm LEFT Hàm LEFT . Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars]) . Cơng dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của text. . Ví dụ : =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET” 109
  110. Hàm RIGHT Hàm RIGHT . Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars]) . Cơng dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên phải của text. . Ví dụ : =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN” 110
  111. Hàm MID Hàm MID . Cú pháp: =MID(Text,start_num,num_chars) . Cơng dụng : trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart. . Ví dụ : =MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuỗi “HAN” 111
  112. Hàm UPPER, LOWER Hàm UPPER . Cú pháp : =UPPER(Text) . Cơng dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ in. . Ví dụ : =UPPER(“VieTHaN”) trả về chuỗi “VIETHAN” Hàm LOWER() . Cú pháp : =LOWER(Text) . Cơng dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường. . Ví dụ : =Lower(“VieTHaN”,4) trả về chuỗi “viethan” 112
  113. Hàm PROPER Hàm PROPER . Cú pháp : =PROPER(Text) . Cơng dụng : trả về chuỗi Text, trong đĩ kí tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in. . Ví dụ : =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi “Nguyễn Văn An” 113
  114. Hàm TRIM Hàm TRIM . Cú pháp : =TRIM(Text) . Cơng dụng : trả về chuỗi Text, trong đĩ kí tự trắng ở đầu và cuối chuỗi đã được cắt bỏ. đồng thời loại bỏ đi những khoảng trắng thừa giữa các từ (khoảng cách giữ hai từ nhiều hơn một kí tự trắng) . Ví dụ : =Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”) trả về chuỗi “HỒ CHÍ MINH” 114
  115. Hàm LEN Hàm LEN . Cú pháp : =LEN(Text) . Cơng dụng : Trả về độ dài của chuỗi đã cho. . Ví dụ : =LEN(“HỒ CHÍ MINH”) trả về số 11 115
  116. Hàm FIND • FIND finds one text string (find_text) within another text string (within_text), and returns the number of the starting position of find_text, from the first character of within_text. You can also use SEARCH to find one text string within another, but unlike SEARCH, FIND is case sensitive and doesn't allow wildcard characters. • FINDB finds one text string (find_text) within another text string (within_text), and returns the number of the starting position of find_text, based on the number of bytes each character uses, from the first character of within_text. This function is for use with double-byte characters. You can also use SEARCHB to find one text string within another. 116
  117. Cú pháp Syntax FIND(find_text,within_text,start_num) FINDB(find_text,within_text,start_num) Find_text is the text you want to find. Within_text is the text containing the text you want to find. Start_num specifies the character at which to start the search. The first character in within_text is character number 1. If you omit start_num, it is assumed to be 1. Tip Use start_num to skip a specified number of characters. For example, suppose you are working with the text string "AYF0093.YoungMensApparel". To find the number of the first "Y" in the descriptive part of the text string, set start_num equal to 8 so that the serial-number portion of the text is not searched. FIND begins with character 8, finds find_text at the next character, and returns the number 9. FIND always returns the number of characters from the start of within_text, counting the characters you skip if start_num is greater than 1. 117
  118. Chú ý • Remarks • If find_text is "" (empty text), FIND matches the first character in the search string (that is, the character numbered start_num or 1). • Find_text cannot contain any wildcard characters. • If find_text does not appear in within_text, FIND and FINDB return the #VALUE! error value. • If start_num is not greater than zero, FIND and FINDB return the #VALUE! error value. • If start_num is greater than the length of within_text, FIND and FINDB return the #VALUE! error value. 118
  119. Hàm Search • SEARCH returns the number of the character at which a specific character or text string is first found, beginning with start_num. Use SEARCH to determine the location of a character or text string within another text string so that you can use the MID or REPLACE functions to change the text. • SEARCHB also finds one text string (find_text) within another text string (within_text), and returns the number of the starting position of find_text. The result is based on the number of bytes each character uses, beginning with start_num. This function is for use with double-byte characters You can also use FINDB to find one text string within another. 119
  120. Cú pháp • Syntax • SEARCH(find_text,within_text,start_num) • SEARCHB(find_text,within_text,start_num) • Find_text is the text you want to find. You can use the wildcard characters, question mark (?) and asterisk (*), in find_text. A question mark matches any single character; an asterisk matches any sequence of characters. If you want to find an actual question mark or asterisk, type a tilde (~) before the character. • Within_text is the text in which you want to search for find_text. • Start_num is the character number in within_text at which you want to start searching. • Tip • Use start_num to skip a specified number of characters. For example, suppose you are working with the text string "AYF0093.YoungMensApparel". To find the number of the first "Y" in the descriptive part of the text string, set start_num equal to 8 so that the serial-number portion of the text is not searched. SEARCH begins with character 8, finds find_text at the next character, and returns the number 9. SEARCH always returns the number of characters from the start of within_text, counting the characters you skip if start_num is greater than 1. 120
  121. Chú ý • Remarks • SEARCH and SEARCHB do not distinguish between uppercase and lowercase letters when searching text. • SEARCH and SEARCHB are similar to FIND and FINDB, except that FIND and FINDB are case sensitive. • If find_text is not found, the #VALUE! error value is returned. • If start_num is omitted, it is assumed to be 1. • If start_num is not greater than 0 (zero) or is greater than the length of within_text, the #VALUE! error value is returned. 121
  122. Hàm VALUE Hàm VALUE . Cú pháp : =VALUE(text) . Cơng dụng : Chuyển chuỗi text sang dữ liệu kiểu số . Ví dụ : =value(“2006”) trả về giá trị số 2006. 122
  123. Hàm thời gian Hàm TODAY . Cú pháp: = TODAY() . Cơng dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống. . Ví dụ: =TODAY() “01/01/2008” Hàm NOW . Cú pháp: =NOW() . Cơng dụng: Trả về ngày và giờ hiện hành của Hệ thống. . Ví dụ: =NOW() “01/01/2008 11:59” 123
  124. Hàm WEEKDAY Hàm WEEKDAY . Cú pháp: = WEEKDAY(serial_number,[return_type]) . Cơng dụng:Trả về số thứ tự của ngày serial_number trong tuần.Nếu Return_type là: 1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7 (Thứ 7). 2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật). 3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật). 124
  125. Hàm DAY Hàm DAY . Cú pháp : =DAY(serial_number ). . Cơng dụng : trả về giá trị là ngày trong chuỗi serial_number. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31 . Ví dụ: =DAY(“01/04/2009”) > kết quả là 1 125
  126. Hàm MONTH Hàm MONTH . Cú pháp : =MONTH(serial_number ). . Cơng dụng : trả về giá trị là tháng trong chuỗi serial_number. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->12 . Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) > kết quả là 4 126
  127. Hàm YEAR Hàm YEAR . Cú pháp : =YEAR(serial_number ). . Cơng dụng : trả về giá trị là năm trong chuỗi serial_number. . Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) > kết quả là 2005 127
  128. Hàm HOUR, MINUTE,SECOND Hàm HOUR, MINUTE, SECOND: . Cú pháp chung: Tênhàm(serial_number): . Cơng dụng: Hàm tách giờ, phút hoặc giây từ chuỗi dữ liệu thời gian của serial_number. . Ví dụ: = HOUR(“11:59:30”) 11 = MINUTE(“11:59:30”) 59 = SECOND(“11:59:30”) 30 128
  129. Hàm DATE Hàm DATE . Cú pháp : = DATE(year,month,day) . Cơng dụng : Hiển thị các đối số ở dữ liệu kiểu ngày. . Ví dụ : =DATE(10,1,29) 29/1/2010 129
  130. m dữ liệu y 6.4.4.7 Hàm TIME . Cú pháp: TIME(hour,minute,second) . Cơng dụng: Hiển thị các đối số dưới dạng giờ. . Ví dụ : =Time(17,30,01) 17:30:01 hoặc 5:30 PM 130
  131. . m dữ liệu ng Logic • Hàm logic được xây dựng dựa trên các biểu thức logic. Biểu thức logic là những biểu thức chỉ trả về một trong hai giá trị: True (đúng) hoặc False (sai). 131
  132. m dữ liệu ng Logic Hàm AND • Cú pháp : =AND(logical1, logical2, ) • Cơng dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đĩ: logical1, logical2, là những biểu thức logic. • Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối số là True, các trường hợp cịn lại cho giá trị False (sai) • Ví dụ: =AND(3 5) cho giá trị False 132
  133. . m dữ liệu ng Logic Hàm OR • Cú pháp: =OR(logical1, logical2, ) • Cơng dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đĩ: logical1, logical1, là những biểu thức logic. • Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số là False, các trường hợp cịn lại cho giá trị True (đúng) • Ví dụ: =OR(3>6, 4>5) cho giá trị False. 133
  134. m dữ liệu ng Logic Hàm NOT() . Cú pháp: =NOT(logical) . Cơng dụng :trả về trị phủ định của biểu thức logic . Ví dụ: =NOT(3<6) cho giá trị False. 134
  135. m dữ liệu ng Logic Bảng tổng hợp hàm AND, OR, NOT A B AND(A,B) OR(A,B) NOT(A) TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE 135
  136. m dữ liệu ng Logic Hàm IF . Cú pháp: = IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) . Cơng dụng: Trả lại giá trị ghi trong value_if_true(giá trị khi đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false(giá trị khi sai) nếu logical_test (biểu thức logic) là FALSE Hàm IF cĩ thể lồng nhau đến 7 cấp. . Ví dụ: Nếu ơ B5 cĩ giá trị >=5 thì ơ tại vị trí chèn hàm IF nhận giá trị Đạt, nếu =5,"Đạt“,"Hỏng") 136
  137. Hàm thống kê Hàm MAX . Cú pháp: = MAX(number1, number2, ) = MAX(range) . Cơng dụng : trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng. . Ví dụ : =MAX(4,2,16,0) trả về giá trị 16 137
  138. m ng kê Hàm MIN . Cú pháp: = MIN(number1, number2, ) = MIN(range) . Cơng dụng : trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng. . Ví dụ : =MIN(4,2,16,0) trả về giá trị 0 138
  139. m ng kê Hàm AVERAGE . Cú pháp: = AVERAGE(number1, number2, ) hoặc = AVERAGE(range) . Cơng dụng : trả về giá trị trung bình cộng của danh sách đối số hoặc của vùng. . Ví dụ : =AVERAGE(7,8,5,4) trả về giá trị 6. 139
  140. m ng kê Hàm SUM . Cú pháp :=SUM(number1,[number2],[number3], ) . Cơng dụng :Hàm tính tổng của dãy số . Ví dụ :=SUM(1,3,4,7) 15 (1+3+4+7= 15) 140
  141. m ng kê Hàm COUNT . Cú pháp: = COUNT(value1, value2 ) = COUNT(range) . Cơng dụng :đếm số lượng ơ cĩ chứa dữ liệu kiểu số trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc(khơng đếm ơ chuỗi và ơ rỗng). . Ví dụ : = COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3 141
  142. m ng kê Hàm COUNTA, hàm COUNTBLANK • COUNTA: đếm số lượng ơ cĩ chứa dữ liệu (khơng phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi). • COUNTBLANK: đếm số lượng ơ rỗng trong vùng 142
  143. m ng kê Hàm RANK . Cú pháp: = RANK(number,ref,order) . Cơng dụng :Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng tham chiếu ref, dựa vào cách sắp xếp order Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1) Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị lớn nhỏ sẽ ở vị trí 1) 143
  144. m ng kê Hàm SUMIF . Cú pháp: =SUMIF (range,criteria,[sum_range]) . Cơng dụng: Hàm tính tổng các ơ thỏa mãn điều kiện. range: Vùng điều kiện criteria: Điều kiện tính tổng, cĩ thể là số, chữ hoặc biểu thức sum_range: Vùng tính tổng . Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện. 144
  145. m ng kê Hàm SUMIF Ví dụ:Tính số lượng của sản phẩm bánh = Sumif(D2:D5,”bánh”,E2:E5) D E 1 Sản phẩm Số lượng 2 Kẹo 4 3 Bánh 9 4 Mứt 8 5 Bánh 6 145
  146. m ng kê Hàm COUNTIF . Cú pháp: = COUNTIF( range,criteria) . Cơng dụng :đếm số lượng ơ trong vùng range thỏa mãn điều kiện criteria . Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng cĩ số lượng >=15 Kết quả sẽ trả về giá trị là 3. 146
  147. m tra u tham u Hàm VLOOKUP . Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array, col_index_num,[range_lookup]) . Trong đĩ:  lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value cĩ thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.  table_array là bảng chứa thơng tin dữ liệu muốn tìm. 147
  148. m tra u tham u Hàm VLOOKUP  col_index_num là thứ tự của cột(từ trái sang) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của cột này nếu tìm thấy.  range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm. Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dị tìm chính xác Nếu là 1 dị theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần. 148
  149. m tra u tham u Hàm VLOOKUP Cơng dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ơ hiện hành dựa vào “trị dị” và “bảng dị”. Excel đem “trị dị” dị vào cột đầu tiên trong bảng dị, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở cột tham chiếu trên bảng dị phụ thuộc vào cách dị. Nếu cách dị =1(true), dị theo khoảng; nếu cách dị =0 (false) dị chính xác. 149
  150. m tra u tham u Hàm VLOOKUP . Lưu ý:  Bảng dị thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối.  Cĩ thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup.  Lỗi #N/A: dị tìm khơng cĩ giá trị  Lỗi #REF: cột tham chiếu khơng tồn tại trong bảng dị. 150
  151. m tra u tham u Hàm HLOOKUP . Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value,table_array, row_index_num,[range_lookup]) . Trong đĩ:  lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value cĩ thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản.  table_array là bảng chứa thơng tin dữ liệu muốn tìm. 151
  152. m tra u tham u Hàm HLOOKUP row_index_num là thứ tự của hàng(từ trên xuống dưới) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của hàng này nếu tìm thấy. range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm. Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dị tìm chính xác Nếu là 1 dị theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần. 152
  153. m tra u tham u Hàm HLOOKUP . Cơng dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ơ hiện hành dựa vào “trị dị” và “bảng dị”. Excel đem “trị dị” dị vào hàng đầu tiên trong bảng dị, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở hàng tham chiếu trên bảng dị phụ thuộc vào cách dị. Nếu cách dị =1(true), dị theo khoảng; nếu cách dị =0 (false) dị chính xác. 153
  154. m tra u tham u Hàm HLOOKUP . Lưu ý:  Bảng dị thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối.  Cĩ thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup.  Lỗi #N/A: dị tìm khơng cĩ giá trị  Lỗi #REF: cột tham chiếu khơng tồn tại trong bảng dị. 154
  155. m tra u và tham u Hàm INDEX . Cú pháp 1: =INDEX(array,row_num,[column_num]) . Cơng dụng: Hàm trả về giá trị tại vị trí hàng thứ row_num và cột thứ column_num trong array. Array cĩ thể là mảng hoặc một vùng dữ liệu. 155
  156. m tra u tham u Hàm MATCH . Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]) . Cơng dụng: Hàm trả về vị trí của giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào kiểu tìm kiếm match_type. 156
  157. m tra u tham u Hàm MATCH . Trong đĩ :  Vùng tìm kiếm lookup_array phải là mảng 1 chiều.  Kiểu tìm kiếm match_type cĩ thể là 0 hoặc 1. Nếu là 1 hoặc -1, tìm kiếm theo khoảng và vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần(-1) hoặc tăng dần (1) Nếu là 0 tìm kiếm chính xác. 157
  158. m tra u tham u Hàm MATCH . Lưu ý :  Hàm Match khơng phân biệt chữ hoa và thường.  Nếu tìm kiếm khơng thành cơng trả về lỗi #N/A.  Trong trường hợp match_type(kiểu tìm kiếm) là 0, và lookup_value là kiểu text, ta cĩ thể sử dụng ký tự đại diện *,? để tìm kiếm, và sẽ trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của giá trị đĩ. 158
  159. Hàm cơ sở dữ liệu • DAVERAGE(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 159
  160. Hàm cơ sở dữ liệu • DAVERAGE(database,field,criteria) • Cơ sở dữ liệu (Database ) là vùng ơ trong danh sách dữ liệu. Trong đĩ dịng là mẫu tin, cột là trường loại dữ liệu. Dịng đầu là nhãn cho biết thơng tin trong cột. • Field-Trường chỉ định cột nào sử dụng trong hàm. Trường cĩ thể là text nằm trong dấu nháy kép là nhãn tên trường hay là số đại diện cho thứ tự cột • Criteria tiêu chuẩn là vùng ơ chứa điều kiện yêu cầu xác lập. Biến tiêu chuẩn cĩ thể là khối nào thỏa mãn ít nhất dịng đầu khối tiêu chuẩn là các nhãn trường –Field và ơ dưới nhãn chứa điều kiện tiêu chuẩn 160
  161. Hàm cơ sở dữ liệu • DCOUNT(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 161
  162. Hàm cơ sở dữ liệu • DCOUNTA(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 162
  163. Hàm cơ sở dữ liệu • DGET(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. • Remarks • If no record matches the criteria, DGET returns the #VALUE! error value. • If more than one record matches the criteria, DGET returns the #NUM! error value 163
  164. Hàm cơ sở dữ liệu • DMAX(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 164
  165. Hàm cơ sở dữ liệu • DMIN(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 165
  166. Hàm cơ sở dữ liệu • DPRODUCT(database,field,criteria) • Database is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. • Field indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. • Criteria is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 166
  167. Hàm Thơng tin • ISBLANK(value) ISERR(value) ISERROR(value) ISLOGICAL(value) ISNA(value) ISNONTEXT(value) ISNUMBER(value) ISREF(value) ISTEXT(value) 167
  168. Hàm Thơng tin • ISBLANK(value) ISERR(value) ISERROR(value) ISLOGICAL(value) ISNA(value) ISNONTEXT(value) ISNUMBER(value) ISREF(value) ISTEXT(value) 168
  169. Hàm Thơng tin • Value is the value you want tested. Value can be a blank (empty cell), error, logical, text, number, or reference value, or a name referring to any of these, that you want to test. • FunctionReturns TRUE if • ISBLANKValue refers to an empty cell. • ISERRValue refers to any error value except #N/A. • ISERRORValue refers to any error value (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, or #NULL!). • ISLOGICALValue refers to a logical value. • ISNAValue refers to the #N/A (value not available) error value. • ISNONTEXTValue refers to any item that is not text. (Note that this function returns TRUE if value refers to a blank cell.) • ISNUMBERValue refers to a number. • ISREFValue refers to a reference. • ISTEXTValue refers to text. 169
  170. ng Function Wizard • Chọn ơ cần nhập hàm • Kích nút Insert Function (Hay chọn lệnh Insert/Function) • Trong hộp thoại Insert Function, chọn All ở hộp danh sách Function Category • Kích sang hộp Function Name, nhấn ký tự đầu tiên của tên hàm để di chuyển nhanh trong hộp. Chọn hàm cần dùng. Chọn OK 170
  171. ng Function Wizard • Nhập các đối số vào các hộp Text Box. Nếu đối số cĩ dạng địa chỉ ơ hay địa chỉ vùng thì ta cĩ thể dùng t để kích tại ơ a c t i ng a nhập. • Nếu một đối số lại là một Function mới, kích vào nút mũi tên ở vị trí của hộp Name Box, nếu chưa xuất hiện tên hàm thì chọn More Funtion, hộp thoại Insert Funtion xuất hiện, lặp lại thao tác nhập hàm. Để trở về hàm trước đĩ, kích vào vị trí cần thiết trên thanh Formula (Khơng chọn nút OK khi chưa hồn tất cơng việc nhập hàm) • Nhập các đối số cịn lại của hàm. • Chọn OK để kết thúc 171
  172. t thơng o i • Thơng báo lỗi # DIV/0 ! (Devide by zero) :Xảy ra khi trong cơng thức cĩ phép tính chia cho ơ chứa giá trị 0 hoặc ơ trống. • Thơng báo lỗi # N/A (Not available) :Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị khơng cĩ trong phạm vi. • Thơng báo lỗi # NAME? :Xảy ra khi trong cơng thức cĩ một tên mà Excel khơng hiểu được (Viết sai tên ơ, tên vùng, tên hàm. Hằng chuỗi khơng viết trong cặp dấu nháy kép). 172
  173. t thơng o i • Thơng báo lỗi # NULL! :Xảy ra khi xác định một giao giữa hai vùng nhưng thực tế hai vùng đĩ khơng giao nhau. • Thơng báo lỗi # NUM! :Xảy ra khi các dữ liệu số cĩ sự sai sĩt như số vượt quá giới hạn cho phép (Căn, logarit của số âm ). • Thơng báo lỗi # REF! :Xảy ra khi trong cơng thức tham chiếu đến một địa chỉ khơng hợp lệ • Thơng báo lỗi # VALUE! :Xảy ra khi trong cơng thức cĩ các tốn hạng và tốn tử sai kiểu dữ liệu. 173
  174. i u u i m u (Chart) là t p p các ký u, giá trị và hình nh m n i quan a các n trong m vi ng tính sao cho i quan này nên u, hình dung hơn. Excel cung p u ng thơng ng và u c trình bày phong phú. 174
  175. i u u c i u • Column Cột • Radar Màng nhện • Bar Thanh • Surface Mặt • Line Đường • Bubble Bong bĩng • Pie Bánh • Stock Cổ phần • XY (Scatter) Điểm phân bố • Cylinder Hình trụ • Area Diện tích • Cone Hình cơn • Doughnut Bánh rán • Pyramid Hình tháp 175
  176. i u u Hình 4.8 Các loại đồ thị 176
  177. i u u c nh n a u Data series DOANH THU HÀNG NƠNG SẢN Text 500 450 Marker 400 350 300 Legend Data point NG À 250 Cao su H I I Ạ Điều O 200 Value axis L Cà phê 150 Tick mark Category 100 axis 50 Chart 0 background 2000 2001 2002 NĂM 177
  178. u • Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. • Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: 178
  179. u Chọn kiểu đồ thị cĩ sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh trịn + XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn 179
  180. u Tiêu đề cột làm chú giải Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng hiện tại đây Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột 180
  181. u Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 181
  182. u Hiện/ẩn chú giải Chú giải Vị trí đặt chú giải 182
  183. u Khơng hiện Nhãn dữ liệu Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn và phần trăm 183
  184. u Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại 184
  185. u nh 1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop. 2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. 185
  186. u nh 3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên. 4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền, ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đĩ và chọn Format 186
  187. u nh Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Khoảng cách các điểm chia 187
  188. Chú ý: Với đồ thị dạng XY • Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần. • Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, khơng chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải. • Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai. • Đồ thị dạng XY khơng cĩ chú giải, nếu khi vẽ xong mà cĩ thì cần xố đi. Tuy nhiên vẫn cần cĩ đầy đủ nhãn trên các trục. 188
  189. In n t p c tham in t tiêu trên, tiêu i cho ng in t p ng in Xem c khi in In ng nh ra y 189
  190. t p c tham in File\ Page setup , xuất hiện hộp thoại Page setup: • Thẻ Page: 190
  191. t p c tham in • Hộp Orientation: Chọn hướng in: . Portait: in dọc; . Landscape: in ngang; • Hộp Scaling: . Adjust to normal size: xác định tỉ lệ phĩng to/ thu nhỏ so với kích thước chuẩn; . Fit to page(s) wide by tall: Xác định số trang in vừa vặn theo chiều rơng và chiều cao; 191
  192. t p c tham in • Paper size: chọn khổ giấy; • Print quality: Chọn đọ phân giả khi in; • First page number: chọn cách đánh số trang đầu tiên; • Nút Print: Bắt đầu in. • Nút Print Preview: Xem lại trang in; • Options: xác định thêm một số tùy chọn khác. 192
  193. t p c tham in • Thẻ Margins: 193
  194. t p c tham in • Thẻ Margin đa số để xác định lề cho trang in: . Left: lề trái của trang in; . Right: lề phải của trang in; . Top: lề trên của trang in; . Bottom: lề dưới của trang in; 194
  195. t tiêu u trang, i trang • Thẻ Tạo tiêu đề để tạo tiêu đề đầu trang cuối trang Header/Footer: • Dùng để nhập và chỉnh sửa tiêu đề đầu Header và tiêu đề cuối Footer: 195
  196. t p ng in • Thẻ Sheet: • Xác định các thơng số cho sheet 196
  197. t p ng in • Print area: xác định vùng muốn in; • Hộp Print Tilte: . Rows to repeat at top: chọn những hàng nào được in lặp lại ở mỗi đầu trang in; . Columns to repeat at left: chọn những cột được in lặp lại ở mỗi đầu trang in; 197
  198. t p ng in • Hộp Print: . Gridlines: bật /tắt in đường mờ ngăn cách(lưới); . Black and white: in trắng đen; . Row and column heading: bật/tắt in dịng,cột tiêu đề đâu trang; . Comments: bật/tắt in chú thích cĩ trong ơ 198
  199. t p ng in • Page order: chọn thứ tự in: . Down; then over: in xuống rồi sang phải; . Over; theo down: in sang phải rồi xuống; 199
  200. Xem c khi in • Bước 1: Mở mục chọn File\ Print Preview hoặc nhấn nút Print Preview • Bước 2: Xuất hiện của sổ nội dung sẽ in, chọn các nút lệnh liên quan: 200
  201. Xem c khi in Next: hiển thị trang in kế tiếp(nếu cĩ); Previous: hiển thị trang in trước(nếu cĩ); Zoom: phĩng to, thu nhỏ sự hiển thị trang in trên màn hình. Print: chuyển sang hộp thoại Print. Setup: chuyển sang hộp thoại Page Setup. Margin: bật/tắt các đường biên của lề và cột. Page Break Preview: xem các dấu ngắt trang. 201
  202. In ng nh ra y • File\ Print hoặc nhấn nút Printer • Xuất hiện hộp thoại Print 202
  203. In ng nh ra y • Hộp Printer, . mục name cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn cĩ nối tới nhiều máy in). . Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần; • Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in: . Chọn All - in tồn bộ các trang trên tệp tài liệu; . Pages - chỉ ra các trang cần in. 203
  204. In ng nh ra y • Hộp Print what: . Selection: In phần đang được đánh dấu. . Active sheet: In sheet hiện hành. . Entire Workbook: In tất cả các sheet trong tệp Workbook đang chọn. • Print to file: In thành một tệp dạng nhị phân. • Hộp Copies - chỉ ra số bản in, mặc định là 1. • Collate: chọn in theo từng trang hay từng bộ. • Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn. 204
  205. Bài trí trang in • Để điều chỉnh trang in trên thanh thực đơn chọn File Page Setup • Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để tùy biến 205
  206. Bài trí trang in • Thay đổi lề của trang in . Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup . Chọn thẻ Margin đưa vào các giá trị (thơng thường đơn vị đo là inches) cho Top: lề trên Bottom: lề dưới Left: lề trái Right: lề phải Header: khoảng cách cho vùng đầu trang Footer: khoảng cách cho vùng chân trang 206
  207. Bài trí trang in • Thay đổi lề của trang in Center on page: để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của trang in Horizontally: theo chiều ngang trang in Vertically: theo chiều dọc trang in Nhấn nút Print để in ngay Nhấn nút Print Preview để xem trước Nhấn nút Options để thiết đặt máy in Nhấn nút OK để hồn tất việc thiết đặt trang in 207
  208. Bài trí trang in • Thay đổi trang in . Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup . Chọn thẻ Page thiết lập các thơng số . Orientation: để thay đổi hướng trang in Portrait: in theo chiều dài trang giấy Landscape: in theo chiều ngang của trang giấy . Scalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang in Adjust to: phĩng to thu nhỏ theo tỉ lệ % 208
  209. Bài trí trang in • Thay đổi trang in . Paper size: chọn khổ giấy như A3, A4 . Print Quality: chất lượng in . First Page number: số trang đầu tiên, mặc định là 1 . Nhấn OK để hồn tất 209
  210. Bài trí trang in • Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước . Thu nhỏ nội dung để in trên 1 trang Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup Chọn thẻ Page Trong phần Scalling nhấp chọn ơ Fit to Nhập số 1 vào ơ bên cạnh Xĩa giá trị khỏi ơ bên phải Nhấn OK để hồn tất 210
  211. Bài trí trang in • Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước . Thu nhỏ nội dung để in trên một số trang Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup Chọn thẻ Page Trong phần Scalling nhấp chọn ơ Fit to Nhập số trang vào ơ bên cạnh Xĩa giá trị khỏi ơ bên phải Nhấn OK để hồn tất 211
  212. Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang . Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup . Chọn thẻ Header and Footer Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu cĩ sẵn Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang Nhấn OK để kết thúc 212
  213. Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang . Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup . Chọn thẻ Header and Footer Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu cĩ sẵn Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang Nhấn OK để kết thúc 213
  214. Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang . Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer . Đầu trang và chân trang được chia làm 3 vùng Left Section: phần bên trái Center Section: phần ở giữa Right Section: phần bên phải Nhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ý 214
  215. Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang . Các nút hỗ trợ sẵn Để chọn phơng chữ Thêm số thứ tự trang Thêm số chỉ tổng số trang Thêm ngày tháng hiện tại Thêm giờ hiện tại Thêm tên tệp bảng tính Thêm tên trang bảng tính . Nhấn OK để hồn tất 215
  216. Hồn tất các trang in • Xem tài liệu trước khi in . Trên thanh thực đơn chọn File Print Preview . Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước Next: hiển thị trang kế tiếp Previous: hiển thị trang in trước đĩ Zoom: phĩng to, thu nhỏ Print: thực hiện lệnh in Setup: mở hộp thoại Page Setup 216
  217. Hồn tất các trang in • Xem tài liệu trước khi in . Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước Margins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuơng trê lề để điều chỉnh nhanh Page Break Preview: đĩng cửa sổ và trở về trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo các trang in Close: đĩng cửa sổ và trở về màn hình bảng tính Help: xem trợ giúp 217
  218. Hồn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ơ, tiêu đề cột, tiêu đề dịng . Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup . Chọn thẻ Sheet . Print Area: để chọn chỉ một vùng in ấn 218
  219. Hồn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ơ, tiêu đề cột, tiêu đề dịng . Print title: để chọn vùng làm tiêu đề cho trang in Rows to repeat at the top: chọn các dịng để làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau Columns to repeat at the left: chọn các cột làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau 219
  220. Hồn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ơ, tiêu đề cột, tiêu đề dịng . Mục Print Row and Column heading: bật/tắt chế độ in cả tiêu đề cột (A, B, ) và số thứ tự dịng (1, 2, ) Comment: chọn cách in chú thích Cells error as: bật tắt việc in ra các ơ chứa thơng báo lỗi Gridlines: bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách ơ Black & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ qua nền 220
  221. Hồn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ơ, tiêu đề cột, tiêu đề dịng . Mục Page oder Để chọn thứ tự in Down, then over: in từ trên xuống, trái qua phải Over, then down: in từ trái sang phải, trên xuống dưới . Nhấn OK để hồn tất 221
  222. In ấn • Trên thanh thực đơn chọn File Print • Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P • Chọn máy in trong hộp name • Nhấn nút Properties để thiết đặt lại thơng số cho máy in • Chọn phạm vi in ấn trong vùng Print range . All: in tồn bộ nội dung đã chọn . Page(s) From To : chỉ in từ trang nào đến trang nào . Nếu muốn in chỉ một trang nào đĩ thì gõ số thứ tự trang cần in vào hộp From 222
  223. In ấn • Chọn nội dung in ấn trong phần Print What . Selection: chỉ in phần đã chọn . Active Sheet(s): chỉ in các bảng tính đang kích hoạt . Entire Workbook: in cả sổ bảng tính • Preview: để xem trước các trang sắp in • Number of Copies: chọn số bản in • Nhấn OK để in ấn 223