Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 4: Quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 4: Quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

1. CHƯƠNG 4 QUẢN TRỊ HỘI HỌP & XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾHOẠCH CÔNG TÁC Monday, September 13, 2010 1
2. NỘI DUNG CHÍNH n Hoạch định, tổ chứccáccuộchộihọp nCácloạihộinghị n Chuẩnbịhộinghị n Điềukhiểnhộinghị n Lậpchươngtrình, kế hoạchcơngtác Monday, September 13, 2010 2
3. 1. Hoạchđịnh, tổchứccáccuộchộihọp 1.1. Kháiniệmhộihọp n Hộihọplàsựtậphợpnhiềungườitrong mộtthờigiannhấtđịnhđặtdướisựđiều khiểncủamộtngười(chủtrì, chủtịch đoàn) để: ¨ Bànthảovềmộthay nhiềuvấnđề ¨ Tìmgiảipháptốiưugiảiquyết nhữngvấnđềđó. Monday, September 13, 2010 3
4. 1.2. Ýnghĩa n Tạorasựthốngnhấtvềýthức, quanđiểm, nângcaonhậnthứcnhằmphốihợpthựchiện côngviệc n Kíchthíchtranhluậnđểtìmranhữnggiải pháptốiưu n Tạosựphốihợphànhđộngtrongcôngviệc, nângcaotinhthầntráchnhiệm n Phổbiếnchínhsách, côngviệc, tháogỡkhó khăn, sửachữasailệchtrongquátrìnhthực hiện Monday, September 13, 2010 4
5. 1.3. Cácloạihộihọp 1.3.1. Họpnộibộkhôngnghithức: n Họpgiảiquyếtcôngviệccủaban lãnh đạo, phòngban chứcnăng nCóthưkýghibiênbản Monday, September 13, 2010 5
6. 1.3.2. Hộinghịchỉhuy: n Ngườichủtrìlàlãnhđạocơquan, tổchức n Hộinghịmangtínhđộcthoại, quyếtđịnh củahộinghịđãđượcxácđịnhtrước n Nhữngngườithamdựkhôngcầnphát biểu. Khôngcầnthưkýghibiênbản. n Mụcđích: ¨ Truyềnđạtchỉthị, quyếtđịnh, giải phápđãđượcthôngqua ¨ Giaonhiệmvụchocấpdướiđểtriển Monday, Sepkhtembeair 13,, thựchiện 2010 6
7. 1.3.3. Hộinghịthămdò(Hộithảo) n Chủtrìhộinghịkhôngnhấtthiếtlàlãnh đạocơquan, tổchức n Thànhphầnthamdựbaogồmcảngười ngoàicơquan, tổchức n Nhữngngườithamdựthamgiathảoluận n Cóthưkýghibiênbảnhộinghị n Mụcđích: ¨ Tìmkiếmthôngtin, giảiphápgiúpnhà quảntrịquyếtđịnhmộtvấnđềnàođó. Monday, September 13, 2010 7
8. 1.3.4. Hộinghịquyếtnghị(Quyếtđịnh) n Nhữngngườithamdựcóquyềnphát biểu, chấtvấnlẫnnhau n Kếtthúchộinghịphảiđưaraquyếtnghị -khiđưavàovănbảntrởthànhnghị quyết. n Mụcđích: ¨ Kiểmđiểmnhữngcôngviệcđãlàm vàđềraphươnghướngnhiệmvụcho giaiđoạntiếptheo. Monday, September 13, 2010 8
9. 1.4. Chuẩnbịhộihọp n Xácđịnhtínhchấtcuộchọp, hộinghị n Xácđịnhđịađiểm, thờigian, thành phầnthamdự n Lậpchươngtrìnhnghịsự n Chuẩnbịtàiliệuphátchongườitham giahộinghị. n Chuẩnbịcơsởvậtchấtchohộinghị Monday, September 13, 2010 9
10. 1.5. Điềukhiểnhộinghị: n Ngườichủtrìhộinghịphảitrunglập, kháchquan, tạoniềmtin chotấtcảmọi người. n Khôngnghiêngýkiếncủamìnhvềmột bênnàokhicónhiềuýkiếnđốilập n Kiềmchế, khôngtranhluậntayđôi, thiênvịtrongchỉđịnhngườiphátbiểu. n Khôngápđặtýchícủamìnhchongười Mondakhy, Sepatemùc.ber 13, 2010 10
11. n Trầmtĩnh, khôngbiểuhiệntháiđộđồng tìnhhay khôngđồngtình, phêpháný kiếnngườithamgiahộinghị n Độngviên, hướngdẫnmọingườitập trungphátbiểuvàochủđềhộinghị n Ngănchặnnhữngýkiếncótínhcông kích, phêpháncánhânđểtránhgâybầu khôngkhícăngthẳng, mấtđoànkết tronghộinghị. n Tómtắtýkiếnphátbiểu, tổngkếthội nghị. Monday, September 13, 2010 11
12. Nhiệmvụcủathưký n Ghichéptoànbộnhữngýkiếnphátbiểu tạihộinghịtrungthực, chínhxác n Khôngđượcghilờinhậnxét, bìnhluận theoquanđiểmchủquancủamình n Vaitròcủabiênbản: n Chứngcứpháplý n Căncứban hànhquyếtđịnh, nghịquyết n Ngườiphátbiểuthậntrọngkhinói. Monday, September 13, 2010 12
13. 1.6. Côngviệccầnlàmsauhộihọp n Đốivớicáccuộchọpthôngthường: lưugiữbiên bảncuộchọp n Đốivớicáchộinghịlớn, quantrọng: lậphồsơ hộinghịđưavàolưutrữ, gồm: ¨ Giấymời, giấytriệutập ¨ Danhsáchđạibiểu ¨ Danhsáchngườithamdựhộinghị ¨ Lờikhaimạc, Lờibếmạc ¨ Cácbáocáo, thamluận, lờiphátbiểu ¨ Nghịquyếtcuộchọp, Biênbảnhộinghị Monday, September 13, 2010 13
14. 2. Lậpchươngtrình, kếhoạchcôngtác 2.1. Kháiniệm n Ngườiquảnlýlàngườiraquyếtđịnhvàtoànbộ bộmáycủađơnvịmìnhsẽhànhđộngtheonghị quyếtđó n Quyếtđịnh, kếhoạchsailầmcủanhàquảnlýsẽ ảnhhưởngđếnvậnmệnhcủađơnvị n Chươngtrình, kếhoạchcôngtáclàsựđịnhhình, dựbáomụctiêu, địnhhướngvàphươngthứcthực hiệncácmụctiêu, địnhhướngđócủacơquan, tổ chứctrongmộtkhoảngthờigiannhấtđịnh Monday, September 13, 2010 14
15. n Lậpkếhoạchcôngtác: làbảndựkiếncông việcđểngườiquảnlývànhânviêncăncứvào đóchỉđạothựchiện, điềuhànhvàthihành phậnsựcủamìnhtrongtừngthờigiannhất địnhnhằmthựchiệnmụctiêuchung n Chươngtrình: dựbáocótínhphươnghướng, chủtrươngchomộtkhoảngthờigiandài, nhiều năm n Kếhoạch: hoạtđộngcụthểnhằmtriểnkhai nhữngmụctiêuđãđịnhtrongthờigianngắn n Lịchcôngtác (làmviệc): nhữngcôngviệccụ thểcủamỗituần Monday, September 13, 2010 15
16. n Cácphươngphápquảnlýchiathành2 loại n Quảnlýtheocáchứngphó: ¨ Địnhđâulàmđó, phảnứng, đốiphó ¨ Kếhoạchluônthayđổivìkhilàmthìchưachọn đượcgiảipháptốiưu ¨ Ngườithựchiệnmấtlòngtin đ/vngườilãnhđạo n Quảnlýtheocáchlậpchươngtrình, kếhoạch ¨ Xácđịnhtừtrướccôngviệcsẽthựchiện, dựđoán đượckếtquảcuốicùng ¨ Cókếhoạchgiảiquyếtcáctìnhhuốngxảyra ¨ Giaotráchnhiệm, quyềnhạnrõràngchongười thựchiệnđểhọkhôngbịđộng Monday, September 13, 2010 16
17. n Trongthựctếkhônggặptrườnghợpthuần túynhưtrên n Thôngqua cáchứngphóđốivớinhữngtình huốngbấtngờgiúpnhàquảnlýcóthêmkinh nghiệm, sángtạođồngthờicũnglàmộttiêu chuẩnđểđánhgiánănglựccánbộ n Trongxãhộihiệnđạivớisựcạnhtranhgay gắt, cầncósựkếthợphàihòagiữahai phươngthứcquảnlýnêutrên Monday, September 13, 2010 17
18. 2.2. Ýnghĩacủachươngtrình, kếhoạch n Tạosựchủđộng, toàndiệntrongquảnlý n Giúpchoviệcđiềuhànhđượcthốngnhất, tập trung n Hoạtđộngcủacơquan, tổchứccómụctiêu rõràng, cụthể n Nhàquảnlýnắmđượctiếnđộcôngviệc n Phốihợpđượccácnguồnlựchiệuquả n Tiênliệucáctìnhhuốngquảnlý n Ứngphóvớinhữngthayđổicủamôitrường bênngoài Monday, September 13, 2010 18
19. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Nêuýnghĩacủahộihọpđốivớihoạt độngquảntrịvănphòng? 2. Phânloạihộinghị? 3. Nêucácphươngphápquảnlý, ưu nhượcđiểmcủatừngphươngpháp? Monday, September 13, 2010 19
20. CHƯƠNG 4 QUẢN TRỊ HỘI HỌP & XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾHOẠCH CÔNG TÁC Monday, September 13, 2010 1
21. NỘI DUNG CHÍNH n Hoạch định, tổ chứccáccuộchộihọp nCácloạihộinghị n Chuẩnbịhộinghị n Điềukhiểnhộinghị n Lậpchươngtrình, kế hoạchcơngtác Monday, September 13, 2010 2
22. 1. Hoạchđịnh, tổchứccáccuộchộihọp 1.1. Kháiniệmhộihọp n Hộihọplàsựtậphợpnhiềungườitrong mộtthờigiannhấtđịnhđặtdướisựđiều khiểncủamộtngười(chủtrì, chủtịch đoàn) để: ¨ Bànthảovềmộthay nhiềuvấnđề ¨ Tìmgiảipháptốiưugiảiquyết nhữngvấnđềđó. Monday, September 13, 2010 3
23. 1.2. Ýnghĩa n Tạorasựthốngnhấtvềýthức, quanđiểm, nângcaonhậnthứcnhằmphốihợpthựchiện côngviệc n Kíchthíchtranhluậnđểtìmranhữnggiải pháptốiưu n Tạosựphốihợphànhđộngtrongcôngviệc, nângcaotinhthầntráchnhiệm n Phổbiếnchínhsách, côngviệc, tháogỡkhó khăn, sửachữasailệchtrongquátrìnhthực hiện Monday, September 13, 2010 4
24. 1.3. Cácloạihộihọp 1.3.1. Họpnộibộkhôngnghithức: n Họpgiảiquyếtcôngviệccủaban lãnh đạo, phòngban chứcnăng nCóthưkýghibiênbản Monday, September 13, 2010 5
25. 1.3.2. Hộinghịchỉhuy: n Ngườichủtrìlàlãnhđạocơquan, tổchức n Hộinghịmangtínhđộcthoại, quyếtđịnh củahộinghịđãđượcxácđịnhtrước n Nhữngngườithamdựkhôngcầnphát biểu. Khôngcầnthưkýghibiênbản. n Mụcđích: ¨ Truyềnđạtchỉthị, quyếtđịnh, giải phápđãđượcthôngqua ¨ Giaonhiệmvụchocấpdướiđểtriển Monday, Sepkhtembeair 13,, thựchiện 2010 6
26. 1.3.3. Hộinghịthămdò(Hộithảo) n Chủtrìhộinghịkhôngnhấtthiếtlàlãnh đạocơquan, tổchức n Thànhphầnthamdựbaogồmcảngười ngoàicơquan, tổchức n Nhữngngườithamdựthamgiathảoluận n Cóthưkýghibiênbảnhộinghị n Mụcđích: ¨ Tìmkiếmthôngtin, giảiphápgiúpnhà quảntrịquyếtđịnhmộtvấnđềnàođó. Monday, September 13, 2010 7
27. 1.3.4. Hộinghịquyếtnghị(Quyếtđịnh) n Nhữngngườithamdựcóquyềnphát biểu, chấtvấnlẫnnhau n Kếtthúchộinghịphảiđưaraquyếtnghị -khiđưavàovănbảntrởthànhnghị quyết. n Mụcđích: ¨ Kiểmđiểmnhữngcôngviệcđãlàm vàđềraphươnghướngnhiệmvụcho giaiđoạntiếptheo. Monday, September 13, 2010 8
28. 1.4. Chuẩnbịhộihọp n Xácđịnhtínhchấtcuộchọp, hộinghị n Xácđịnhđịađiểm, thờigian, thành phầnthamdự n Lậpchươngtrìnhnghịsự n Chuẩnbịtàiliệuphátchongườitham giahộinghị. n Chuẩnbịcơsởvậtchấtchohộinghị Monday, September 13, 2010 9
29. 1.5. Điềukhiểnhộinghị: n Ngườichủtrìhộinghịphảitrunglập, kháchquan, tạoniềmtin chotấtcảmọi người. n Khôngnghiêngýkiếncủamìnhvềmột bênnàokhicónhiềuýkiếnđốilập n Kiềmchế, khôngtranhluậntayđôi, thiênvịtrongchỉđịnhngườiphátbiểu. n Khôngápđặtýchícủamìnhchongười Mondakhy, Sepatemùc.ber 13, 2010 10
30. n Trầmtĩnh, khôngbiểuhiệntháiđộđồng tìnhhay khôngđồngtình, phêpháný kiếnngườithamgiahộinghị n Độngviên, hướngdẫnmọingườitập trungphátbiểuvàochủđềhộinghị n Ngănchặnnhữngýkiếncótínhcông kích, phêpháncánhânđểtránhgâybầu khôngkhícăngthẳng, mấtđoànkết tronghộinghị. n Tómtắtýkiếnphátbiểu, tổngkếthội nghị. Monday, September 13, 2010 11
31. Nhiệmvụcủathưký n Ghichéptoànbộnhữngýkiếnphátbiểu tạihộinghịtrungthực, chínhxác n Khôngđượcghilờinhậnxét, bìnhluận theoquanđiểmchủquancủamình n Vaitròcủabiênbản: n Chứngcứpháplý n Căncứban hànhquyếtđịnh, nghịquyết n Ngườiphátbiểuthậntrọngkhinói. Monday, September 13, 2010 12
32. 1.6. Côngviệccầnlàmsauhộihọp n Đốivớicáccuộchọpthôngthường: lưugiữbiên bảncuộchọp n Đốivớicáchộinghịlớn, quantrọng: lậphồsơ hộinghịđưavàolưutrữ, gồm: ¨ Giấymời, giấytriệutập ¨ Danhsáchđạibiểu ¨ Danhsáchngườithamdựhộinghị ¨ Lờikhaimạc, Lờibếmạc ¨ Cácbáocáo, thamluận, lờiphátbiểu ¨ Nghịquyếtcuộchọp, Biênbảnhộinghị Monday, September 13, 2010 13
33. 2. Lậpchươngtrình, kếhoạchcôngtác 2.1. Kháiniệm n Ngườiquảnlýlàngườiraquyếtđịnhvàtoànbộ bộmáycủađơnvịmìnhsẽhànhđộngtheonghị quyếtđó n Quyếtđịnh, kếhoạchsailầmcủanhàquảnlýsẽ ảnhhưởngđếnvậnmệnhcủađơnvị n Chươngtrình, kếhoạchcôngtáclàsựđịnhhình, dựbáomụctiêu, địnhhướngvàphươngthứcthực hiệncácmụctiêu, địnhhướngđócủacơquan, tổ chứctrongmộtkhoảngthờigiannhấtđịnh Monday, September 13, 2010 14
34. n Lậpkếhoạchcôngtác: làbảndựkiếncông việcđểngườiquảnlývànhânviêncăncứvào đóchỉđạothựchiện, điềuhànhvàthihành phậnsựcủamìnhtrongtừngthờigiannhất địnhnhằmthựchiệnmụctiêuchung n Chươngtrình: dựbáocótínhphươnghướng, chủtrươngchomộtkhoảngthờigiandài, nhiều năm n Kếhoạch: hoạtđộngcụthểnhằmtriểnkhai nhữngmụctiêuđãđịnhtrongthờigianngắn n Lịchcôngtác (làmviệc): nhữngcôngviệccụ thểcủamỗituần Monday, September 13, 2010 15
35. n Cácphươngphápquảnlýchiathành2 loại n Quảnlýtheocáchứngphó: ¨ Địnhđâulàmđó, phảnứng, đốiphó ¨ Kếhoạchluônthayđổivìkhilàmthìchưachọn đượcgiảipháptốiưu ¨ Ngườithựchiệnmấtlòngtin đ/vngườilãnhđạo n Quảnlýtheocáchlậpchươngtrình, kếhoạch ¨ Xácđịnhtừtrướccôngviệcsẽthựchiện, dựđoán đượckếtquảcuốicùng ¨ Cókếhoạchgiảiquyếtcáctìnhhuốngxảyra ¨ Giaotráchnhiệm, quyềnhạnrõràngchongười thựchiệnđểhọkhôngbịđộng Monday, September 13, 2010 16
36. n Trongthựctếkhônggặptrườnghợpthuần túynhưtrên n Thôngqua cáchứngphóđốivớinhữngtình huốngbấtngờgiúpnhàquảnlýcóthêmkinh nghiệm, sángtạođồngthờicũnglàmộttiêu chuẩnđểđánhgiánănglựccánbộ n Trongxãhộihiệnđạivớisựcạnhtranhgay gắt, cầncósựkếthợphàihòagiữahai phươngthứcquảnlýnêutrên Monday, September 13, 2010 17
37. 2.2. Ýnghĩacủachươngtrình, kếhoạch n Tạosựchủđộng, toàndiệntrongquảnlý n Giúpchoviệcđiềuhànhđượcthốngnhất, tập trung n Hoạtđộngcủacơquan, tổchứccómụctiêu rõràng, cụthể n Nhàquảnlýnắmđượctiếnđộcôngviệc n Phốihợpđượccácnguồnlựchiệuquả n Tiênliệucáctìnhhuốngquảnlý n Ứngphóvớinhữngthayđổicủamôitrường bênngoài Monday, September 13, 2010 18
38. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Nêuýnghĩacủahộihọpđốivớihoạt độngquảntrịvănphòng? 2. Phânloạihộinghị? 3. Nêucácphươngphápquảnlý, ưu nhượcđiểmcủatừngphươngpháp? Monday, September 13, 2010 19