›
›

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng

ppt 210 trang ngocly 2560
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_quan_tri_hanh_chinh_van_phong_chuong_2_mot_so_nghi.ppt

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng

  1. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
  2. MỤC TIÊU A. KIẾN THỨC • Phân loại văn bản pháp quy và văn bản hành chính. • Nguyên tắc soạn thảo một văn bản. • Hiểu quy trình soạn thảo một văn bản và nguyên tắc giải quyết văn bản. B. KỶ NĂNG • Soạn thảo được các loại văn bản hành chính thơng dụng. • Biết lập kế hoạch tổ chức hội nghị và thực hành tổ chức một hội nghị. • Mơ tả được nhiệm vụ của nhân viên văn phịng khi lãnh đạo đi cơng tác.
  3. MỤC TIÊU C. THÁI ĐỘ • Nhận thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp, • Nhận biết các tình huống và cách thức giải quyết tình huống phàn nàn khác nhau của khách khác nhau
  4. NỘI DUNG 1. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 2. Nghiệp vụ quản lý văn bản 3. Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp 4. Nghiệp vụ tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo 5. Nghiệp vụ lễ tân
  5. NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN
  6. PHÂN LOẠI VĂN BẢN Văn bản quy phạm quy phạm pháp luật dưới luật (văn bản lập quy): gồm các văn bản được ban hành trên cơ sở Luật, để thực hiện luật - Chính phủ: Nghị quyết, nghị định; - Thủ tướng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị; - Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư; - HĐND: Nghị quyết - UBND: Quyết định, Chỉ thị
  7. HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT QUỐC HỘI Hiến pháp, Luật, Nghị quyết UBTV QUỐC HỘI Pháp lệnh, Nghị quyết CHỦ TỊCH NƯỚC Lệnh, Quyết định HỘI ĐỒNG THẨM CHÍNH PHỦ VT VKSNDTC PHÁN TANDTC Nghị quyết, Nghị định CA TANDTC Nghị quyết QĐ, Chỉ thị, TTư THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Quyết định, Chỉ thị BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ Quyết định, Chỉ thị, Thông tư HĐND: Nghị quyết UBND: Quyết định, Chỉ thị
  8. VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT (VB hành chính) Là loại văn bản của cơ quan Nhà nước hoặc các tổ chức có thẩm quyền, căn cứ vào văn bản QPPL để ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vụ việc cụ thể
  9. Văn bản hành chính thông thường. 1. Công văn 2. Thông cáo 3. Thông báo 4. Chương trình 5. Kế hoạch công tác 6. Đề án 7. Phương án 8. Báo cáo
  10. Văn bản hành chính thông thường. 9. Tờ trình 10. Biên bản 11. Công điện 12. Giấy chứng nhận 13. Giấy ủy nhiệm 14. Giấy giới thiệu 15. Giấy nghỉ phép
  11. Văn bản hành chính thông thường. 16. Giấy đi đường 17. Giấy mời 18. Phiếu gửi 19. Đề nghị 20. Giấy biên nhận hồ sơ 21. Phiếu chuyển 22. Hợp đồng
  12. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật. - Văn bản chuyên môn: tài chính, Thống kê; Kế hoạch; - Văn bản kỹ thuật được ban hành trong các lĩnh vực như: Kiến trúc; Xây dựng; Cơ khí; Bản đồ
  13. Phân biệt giữa văn bản áp dụng pháp luật và văn bản QPPL VĂN BẢN QPPL VĂN BẢN HC Về nội dung: Không đặt ra những QPPL, mà căn cứ vào VB QPPL để giải Đặt ra những quy phạm pháp quyết những vụ việc cụ thể, được luật, được áp dụng nhiều lần áp dụng 1 lần Về tính chất: Mang tính cưỡng chế. Không hẳn mang tính cưỡng chế Về thẩm quyền: Cơ quan nào cũng có quyền ban Do cơ quan Nhà nước có thẩm hành quyền ban hành
  14. Tên cơ quan cấp trên Tên cơ quan ban hành VB Quốc hiệu Số, ký hiệu VB Địa danh, ngày, tháng, năm Tên loại VB
  15. 20-25 Trang 15 -20 30 - 35 Mặt trước 20-25
  16. 20-25 Trang 30-35 15 -20 Mặt sau 20-25
  17. THỰC HÀNH ❖1. Soạn một báo cáo về tình hình học tập và hoạt động phong trào của lớp ❖2. Hãy soạn thảo một văn bản hành chính mà bạn biết
  18. QUỐC HIỆU CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
  19. Tên cơ quan, tổ chức ban hành 1. Yêu cầu thể thức: - Tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản - Tên cơ quan chủ quản (Quản lý trực tiếp) BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TỔNG CƠNG TY ỦY BAN NHÂN DÂN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TỈNH THÁI NGUYÊN
  20. Tên cơ quan, tổ chức ban hành 2. Kỹ thuật trình bày: ➢Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng. ➢Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ơ số 2 (phía bên trái, đầu trang giấy).
  21. Tên cĩ quan, tổ chức ban hành 2. Kỹ thuật trình bày: ➢Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa ➢ Cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng, đậm ➢ Phía dưới cĩ đường kẽ ngang, nét liền, cĩ độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.
  22. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Số thứ tự của văn bản/ năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản. Vídụ: Số:32/2004/QĐ-TTg Số:04/2007/NQ-UBTVQH, ; Số:32/2007/NQ-TTg
  23. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 1.Yêu cầu về thể thức Số thứ tự đăng ký ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản -Số bằng chữ số Ả rập, bắt đầu là 01 kết thúc 31/12 -Năm ban hành phải ghi đầy đủ số năm -Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
  24. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Văn bản hành chính cĩ tên loại: Số: / viết tắt tên loại văn bản- Viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành (-viết tắt đơn vị soạn thảo) Văn bản hành chính khơng cĩ tên loại (cơng văn) Số: /viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành (-Viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
  25. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ví dụ: 1. Cơng văn của chính phủ do Vụ Hành Chính Văn phịng Chính Phủ soạn thảo: Số: ./VHCVP 2. Cơng văn của sở cơng nghiệp Tỉnh do Văn phịng Sở soạn thảo:
  26. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY •Số và ký hiệu văn bản được trình bày tại ơ số 3 •Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “số” cĩ dấu hai chấm. •Giữa “số”, năm ban hành, ký hiệu văn bản phải cĩ dấu gạch chéo (/); •Giữa các nhĩm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bảng cĩ dấu gạch nối (-)
  27. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ví dụ: Văn bản quy phạm pháp luật: Số: 34/2005/NĐ-CP; Số: 123/2005/QĐ-UBND.- Văn bản hành chính: Số: 33/TTr-SGD-ĐT; Số: 162/THKTSG-ĐT; .
  28. Bảng viết tắt tên loại văn bản và bản sao Stt Tên loại văn bản chữ viết tắt Stt Tên loại văn bản chữ viết tắt Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính 1 Luật Lt 9 Báo cáo BC 2 Pháp lệnh PL 10 Biên bản BB 3 Lệnh L 11 Tờ trình TTr 4 Nghị quyết NQ 12 Hợp đồng HĐ 5 Nghị quyết liên tịch NQLT 13 Cơng điện CĐ 6 Nghị định NĐ 14 Giấy chứng nhận CN 7 Quyết định QĐ 15 Giấy uỷ nhiệm UN 8 Chỉ thị CT 16 Giấy mời GM 9 Thơng tư TT 17 Giấy giới thiệu GT 10 Thơng tư liên tịch TTLT 18 Giấy nghỉ phép NP Văn bản hành chính 19 Giấy đi đường ĐĐ 1 Quyết định QĐ 20 Giấy biên nhận hồ sơ BN 2 Chỉ thị CT 21 Phiếu gửi PG 3 Thơng cáo TC 22 Phiếu chuyển PC 4 Thơng báo TB Bản sao văn bản 5 Chương trình CTr 1 Bản sao y bản chính SY 6 Kế hoạch KH 2 Bản trích sao TS 7 Phương án PA 3 Bản sao lục SL 8 Đề án ĐA
  29. ĐỊA DANH BAN HÀNH 1. Yêu cầu về thể thức ❖ Là địa điểm đặt trụ sở chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ❖ Mục đích: giúp cho người nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan, tổ chức ban hành trong quan hệ hành chính ❖ Thơng thường nếu cơ quan, tổ chức cĩ phân cấp theo đơn vị hành chính thì ghi địa danh là cấp đơn vị hành chính tương ứng, đối với cơ quan, tổ chức khác thì ghi địa danh đơn vị hành chính cấp tỉnh Ví du: Văn bản do cơng ty TNHH A ban hành cĩ trụ sở đĩng trên quận Hải Châu, TP Đà Nẵng: Văn bản do UBND Phường Phước Mỹ, quận Sơn Trà:
  30. NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH Yêu cầu thể thức: 1. Ngày háng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ: ngày tháng năm 2. Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập. 3. Đối với những chữ số cĩ ngày nhỏ hơn 10, tháng nhỏ hơn 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. 4. Khơng dùng dấu chấm (.), dấu gạch nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), để thay thế cho các từ “ ngày .tháng năm”.
  31. NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH 2.Kỹ thuật trình bày • Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ơ số 4 • Bằng chữ in thường • Cỡ chữ 13,14, kiểu chữ in nghiên, sau địa danh cĩ dấu phẩy (,). Ví dụ: Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2007 Quảng Nam, ngày 08 tháng 02 năm 2007
  32. TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG CỦA VB 1. Yêu cầu về thể thức • Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ cơng văn. • Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, ??? phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản • Thơng thường trích yếu nội dung của văn bản cĩ tên loại được bắt đầu bằng cụm từ “Về việc ” • Trích yếu nội dung của văn bản khơng cĩ tên loại (cơng văn) được bắt đầu bằng cụm từ viết tắt “V/v” (về việc).
  33. TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH 2. Kỹ thuật trình bày: • Đối với văn bản cĩ tên loại: • Tên và trích yếu của văn bản cĩ ghi tên loại được trình bày tại ơ số 5a • Tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dịng) • Bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14, 15, kiểu chữ đứng, đậm
  34. TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH 2. Kỹ thuật trình bày: • Đối với văn bản cĩ tên loại: • Trích yếu nội dung văn bản được đặt cạnh giữa, ngay dưới tên loại văn bản • Bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chứ đứng, đậm • Bên dưới trích yếu cĩ đường kẽ ngang, nét liền, cĩ độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ • Cuối trích yếu khơng đặt dấu chấm (.).
  35. TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH 2. Kỹ thuật trình bày: • Đối với văn bản khơng cĩ cĩ tên loại (cơng văn) : • Trích yếu nội dung văn bản được đặt dưới số và ký hiệu văn bản, ở vị trí 5b • Bắt đầu bằng V/v bằng chữ in thường, khơng in đậm, cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng • Khơng sử dụng dấu (: ), cuối trích yếu khơng đặt dấu chấm
  36. VÍ DỤ Viết một thơng báo nội dung sau: -Do phịng tổ chức của cơng ty TNHH Thiên Sơn ban hành -Về việc tuyển dụng nhân sự -Thơng báo số 32, do phịng tổ chức soạn thảo và ban hành ngày 6 tháng 8 năm 2008 -Địa điểm cơng ty đặt tại TP Đà Nẵng. Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu STVB
  37. VÍ DỤ CƠNG TY TNHH THIÊN SƠN CỘNG HỒ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG TỔ CHỨC Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 32/TB-PTC Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008 THƠNG BÁO Về việc tuyển dụng nhân sự
  38. VÍ DỤ Viết một cơng văn hướng dẫn sau: -Do phịng văn phịng của cơng ty TNHH Gia Bảo ban hành -Về việc thi hành quyết định số 32/QĐ-HĐQT của HĐQT cơng ty -Cơng văn số 2 , do phịng VP soạn thảo và ban hành ngày 6 tháng 8 năm 2008 -Địa điểm cơng ty đặt tại TP Đà Nẵng. Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu STVB
  39. VÍ DỤ CƠNG TY TNHH GIA BẢO CỘNG HỒ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHỊNG Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 02/TNHHGB-VP Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008 V/v hướng dẫn thi hành quyết định số 32/ QĐ_HĐQT
  40. VÍ DỤ Viết một quyết định cĩ nội dung sau: •Do phịng văn phịng Hội Đồng Nhân Dân Tỉnh Sĩc Trăng •Về việc ban hành quyết định số 32/QĐ-HĐND về việc bỗ nhiệm cán bộ •Ban hành ngày 15 tháng 1 năm 2010 -Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu stvb
  41. VÍ DỤ HĐND TỈNH SĨC TRĂNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHỊNG HĐND Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 32/QĐ-HĐND SĨC TRĂNG Sĩc Trăng, ngày 15 tháng 1 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm cán bộ
  42. NỘI DUNG VĂN BẢN Nội dung của văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau: • Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng • Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật. • Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. • Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
  43. NỘI DUNG VĂN BẢN • Dùng từ ngữ phổ thơng. • Khơng dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngồi nếu khơng thực sự cần thiết. • Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
  44. NỘI DUNG VĂN BẢN • Khơng viết tắt những từ, cụm từ khơng thơng dụng. • Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì cĩ thể viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn từ, cụm từ đĩ
  45. NỘI DUNG VĂN BẢN • Việc viết hoa được thực hiện theo quy định chính tả tiếng Việt. • Khi viện dẫn lần đầu văn bản cĩ liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh) • Trong các lần viện dẫn tiếp theo, cĩ thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đĩ.
  46. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Thẩm quyền ký bao gồm: Hình thức để ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người cĩ thẩm quyền ký. • Đối với cơ quan làm việc theo chế độ một thủ trưởng: Thủ trưởng cĩ thể giao cho cấp phĩ ký thay. KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC
  47. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: Thẩm quyền ký được quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH CHỦ TỊCH
  48. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Cấp phĩ của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu, và những văn bản thuộc các lĩnh vực phân cơng phụ trách TM. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG KT. CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH Việc ký văn bản về các vấn đề khác được thực hiện như quy định đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
  49. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Ký “thừa uỷ quyền (TUQ)”: 1. Đối với cán bộ phụ trách cấp dưới một cấp 2. Ký TUQ phải cĩ quy định bằng văn bản 3. Giới hạn trong một thời gian nhất định 4. Người được thừa uỷ quyền khơng được uỷ quyền lại cho người khác TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH Hoặc TUQ. CHỦ TỊCH UBND QUẬN TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
  50. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Ký “Thừa lệnh (TL)”: • Người được TL: Chánh văn phịng, Trưởng phịng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. • Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế cơng tác văn thư của cơ quan, tổ chức. TL. CHỦ TỊCH UBND QUẬN HẢI CHÂU CHÁNH VĂN PHỊNG Hoặc TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH
  51. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Ký “ Quyền (Q)”: Áp dụng đối với: 1. Cấp phĩ được giao nhiệm vụ khi thủ trưởng vắng mặt trong thời gian dài. 2. Cấp phĩ chưa bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng. Q. GIÁM ĐỐC TM. UBND THÀNH PHỐ Q. CHỦ TỊCH
  52. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Yêu cầu: • Ký đúng thẩm quyền, một lần duy nhất đối với một loại văn bản. Khơng dùng bút chì, bút đỏ, mực dễ phai. Khơng dùng giấy cacbon in thành nhiều bản • Thẩm quyền ký luơn là một khối thống nhất, khơng tách rời hai trang khác nhau, khoảng cách từ yếu tố chức vụ ký đến họ tên của người ký văn bản là 30-40mm.
  53. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Yêu cầu: • Đối với văn bản cĩ từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, biên bản, hợp đồng, thì thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên. • Thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì, soạn thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phải
  54. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: 1. Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức; 2. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
  55. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ • Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: 1. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt: TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 2. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” ( thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
  56. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Kỹ thuật trình bày • Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ơ số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ơ 7b; • Các chữ viết tắt “TM.”; “KT.” “TL.” ; “TUQ.” hoặc “ Q.”, quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm.
  57. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Kỹ thuật trình bày • Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu cĩ) được trình bày tại ơ 7b; chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm. • Chữ ký của người cĩ thầm quyền được trình bày tại ơ 7c
  58. DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC - Nhân viên văn thư giử con dấu - Được đĩng dấu tại cơ quan, tổ chức - Nhân viên văn thư cĩ trách nhiệm thực hiện các quy định sau: • Khơng giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người cĩ thẩm quyền; • Phải tự tay đĩng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; • Chỉ được đĩng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền; • Khơng được đĩng dấu khống chỉ.
  59. DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Đĩng dấu Khi đĩng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. • Việc đĩng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định • dấu đĩng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. • Việc đĩng dấu giáp lai, đĩng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. • Dấu trình bày tại ơ số 8.
  60. NƠI NHẬN Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. + Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ cơng tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị cĩ liên quan; + Căn cứ yêu cầu giải quyết cơng việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo cĩ trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
  61. NƠI NHẬN • Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; • Đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhĩm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.
  62. NƠI NHẬN • Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất: bao gồm từ “kính gửi”, sau đĩ là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết cơng việc; Phần thứ hai: bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân cĩ liên quan khác nhận cơng văn.
  63. NƠI NHẬN Kỹ thuật trình bày: • Nơi nhận được trình bày tại ơ 9a, 9b • Phần nơi nhân 9a chỉ áp dụng đối với văn bản hành chính • Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
  64. NƠI NHẬN Kỹ thuật trình bày: ➢ Sau từ “kính gửi” cĩ dấu hai chấm (:); ➢ Nếu cơng văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dịng; ➢ Trường hợp cơng văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhĩm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng cĩ gạch ngang, cuối dịng cĩ dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối cùng cĩ dấu chấm.
  65. NƠI NHẬN Phần nơi nhân tại ơ 9b (áp dụng chung đối với cơng văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: • Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng, sau đĩ cĩ dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiên đậm; • Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; đầu dịng cĩ gạch ngang, cuối dịng cĩ dấu chấm phẩy, riêng dịng cuối cùng cĩ chữ “lưu” sau đĩ cĩ dấu hai chẩm (:);
  66. DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT Dấu chỉ mật độ khẩn Việc xác định mức độ khẩn cấp của văn bản được thực hiện như sau: • Hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn; • Mức độ khẩn do người ký văn bản quyết định. • Dấu chỉ mật độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại phần sau của phần này. Mực dùng đĩng dấu khẩn phải là màu đỏ tươi.
  67. DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT Dấu chỉ mức độ mật Việc xác định và đĩng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản cĩ nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
  68. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC Ngồi ra cịn cĩ các thành phần thể thức khác: 1. Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số telex, số Fax 2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “Xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” , “bàn thảo”, bản dự thảo lần ” 3. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 4. Trường hợp văn bản cĩ phụ lục kèm theo 5. Số trang
  69. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày bằng ơ số 11; trong khung dấu hình chữ nhật - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ơ số 12 - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ơ số 13 - Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số Telex, số Fax - Phụ lục văn bản: Phụ lục kèm theo văn bản được tình bày trên trang giấy riêng.
  70. KHÁI NIỆM SOẠN THẢO VBHC Văn bản hành chính là văn bản thể hiện những quyết định và thơng tin quản lý do các cơ quan, tổ chức cĩ thẩm quyền ban hành theo một thứ tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội xác định.
  71. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
  72. KHÁI NIỆM SOẠN THẢO VBHC Văn bản hành chính bao gồm: ?? Văn bản hành chính cĩ chức năng thơng tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hĩa- xã hội.
  73. 1. Chức năng thông tin Thông tin là cơ sở xuất phát hành động; thông tin diễn tả quy cách hành động và cuối cùng thông tin ghi kết quả hành động.
  74. Dưới dạng văn bản, thông tin thường có 03 loại: * Thông tin quá khứ * Thông tin hiện hành * Thông tin dự đoán
  75. 2. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý của văn bản QLNN thể hiện 02 mặt sau: * Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật. * Là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Nhà nước.
  76. 3. Chức năng quản lý. VB QLNN là căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành. Là phương tiện truyền đạt quyết định cho cấp dưới thuận lợi, chính xác, thống nhất.
  77. 4. Chức năng văn hóa-xã hội.
  78. NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VBHC - Nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế: phù hợp chủ trương của Đảng, nhà nước, pháp luật -Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học: Nội dung ý tưởng văn bản phải rõ ràng, chính xác, khơng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau,
  79. NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VBHC - Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng: Phù hợp với người đọc, phù hợp với dân trí. - Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi: phù hợp với khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra cĩ thể trở thành hiện thực
  80. YÊU CẦU VỀ HÀNH VĂN TRONG SOẠN THẢO VBHC Sử dụng ngơn ngữ: •Văn bản được thể hiện bằng tiếng việt, cĩ thể dịch ra tiếng các dân tộc thiểu số và tiếng nước ngồi. • Ngơn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thơng, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu • Viết sạch sẽ, rõ ràng • Để người đọc dễ hiểu và hiểu đúng, người viết nên dùng câu đơn là chủ yếu • Viết đúng, phân đoạn rõ ràng
  81. KIẾN THỨC CẦN CĨ ĐỐI VỚI NGƯỜI ST VBHC • Hiểu được Bộ máy quản lý nhà nước và nguyên tắc tổ chức hoạt động của bộ máy nhà nước. •Hệ thống pháp luật và quan hệ pháp luật cĩ liên quan đến hoạt động của ngành, cơ quan, tổ chức, địa phương mình •Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức mình và của cơ quan, tổ chức cĩ liên quan, nhất là cơ quan, tổ chức chủ quản và trực thuộc;
  82. KIẾN THỨC CẦN CĨ ĐỐI VỚI NGƯỜI ST VBHC • Nắm vững những quy định của pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về cơng tác văn thư; về quản lý và sử dụng con dấu. • Cĩ trình độ chuyên mơn, văn hĩa phù hợp với hoạt động của cơ quan, tổ chức mình cơng tác. Đồng thời phải cĩ những kiến thức hỗ trợ khác như: ngơn ngữ, giao tiếp, ứng xử, kinh tế, chính trị, xã hội, tin học, kiến thức quản lý, lãnh đạo, tâm lý.
  83. KIẾN THỨC CẦN CĨ ĐỐI VỚI NGƯỜI ST VBHC Tĩm lại văn bản hành chính khơng chỉ chứa đựng những quy định, những yêu cầu, mệnh lệnh, cách giải quyết cơng việc giao dịch, mà cịn thể hiện cả quan điểm, trình độ nhận thức và phẩm chất người viết, người ký văn bản. Do đĩ những kiến thức cần cĩ trên đây là bắt buộc, khơng thể thiếu được đối với người soạn thảo văn bản.
  84. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VB HC Xác định mục đích, tính chất 1 của vấn đề cần văn bản hĩa duyệt văn bản trước khi trình 2 lên lãnh đạo cơ quan ký. Bộ phận hoặc cá nhân được giao 3 nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo 4 Hồn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) sốt lại văn bản trình ký. Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận” 5 và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản
  85. Bài thực hành ❖Soạn một báo cáo về tình hình học tập và hoạt động phong trào của lớp ❖Nêu đặc điểm chung, thuận lợi, khĩ khăn, ưu điểm, hạn chế. ❖Đề xuất kiến nghị (nếu cĩ)
  86. SOẠN THẢO VĂN BẢN THƠNG DỤNG
  87. SOẠN THẢO CƠNG VĂN Khái niệm: Cơng văn là văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong cơ quan, tổ chức để thơng tin, giao dịch và trao đổi cơng tác nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. Yêu cầu khi soạn thảo cơng văn • Mỗi cơng văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ. • Viết ngắn gọn, súc tích và rõ ràng sát với chủ đề. • Ngơn ngữ lịch sự, súc tích và cĩ sức thuyết phục cao. • Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
  88. Bố cục nội dung cơng văn Phần I: Đặt vấn đề Nêu lý do, cơ sở ban hành. Cĩ thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, là rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề. Ví dụ: Năm học .sắp kết thúc, Trường xin hướng dẫn các Khoa, Phịng làm tổng kết với các nội dung sau đây. Nhân dịp ngày thành lập cơng ty, văn phịng cơng đồn đề xuất một số hoạt động cơng đồn để tất cả cán bộ cơng nhân viên tham gia chuẩn bị cho ngày kỷ niệm.
  89. Bố cục nội dung cơng văn Phần II: Giải quyết vấn đề: Nội dung chính của cơng văn. - Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra (được nêu ở phần trích yếu). - Cách hành văn phải phù hợp với từng loại cơng văn và phải đảm bảo tính thuyết phục, tạo điều kiệm thuận lợi cho hoạt động nghiên cứu giải quyết.
  90. Bố cục nội dung cơng văn Phần III. Kết luận vấn đề Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc là sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu. Phần kết luận cĩ thể mang sắc thái biểu cảm cơng vụ như: “Rất mong xin chấn thành cảm ơn ” hoặc “trân trọng kính chào”.
  91. SOẠN THẢO BÁO CÁO
  92. SOẠN THẢO BÁO CÁO Khái niệm: Báo cáo là văn bản thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, là căn cứ để cấp trên quyết định quản lý phù hợp Báo cáo được dùng để thơng tin ra bên ngồi hoặc trong nội bộ cơ quan, tổ chức
  93. CÁC LOẠI BÁO CÁO - Báo cáo thường kỳ - Báo cáo bất thường - Báo cáo sơ kết - Báo cáo tổng kết -
  94. SOẠN THẢO BÁO CÁO Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo -Phải đảm bảo trung thực, chính xác, nội dung báo cáo phải cụ thể, cĩ trọng tâm. -Báo cáo phải kịp thời, khi làm báo cáo phải bảo đảm tốt cơng tác chuẩn bị như: ➢ Xác định mục đích, yêu cầu của báo cáo, xây dựng đề cương. ➢ Thu thập, chọn lọc tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. ➢ Đánh gía tình hình của tài liệu, số liệu một cách khái quát, dự kiến những đề xuất, kiến nghị với cấp trên. - Báo cáo cĩ thể được viết theo đề cương mẫu, bằng hình thức lập bảng hoặc biểu đồ.
  95. BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO Phần I: Đành giá tình hình hoặc mơ tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Phần II. Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những cơng việc cần tiếp tục giải quyết. Phần III: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
  96. Tên cơ quan CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc I. Phần mở đầu:( Chức năng nhiệm vụ) 1. Nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được giao. 2. Nêu những điều kiện hồn cảnh thực hiện nhiệm vụ cơng tác. II. Phần nội dung: (Kết quả cơng việc được giao) 1. Kiểm điểm cơng việc đã làm. 2. Những tồn tại 3. Những vấn đề chưa giải quyết 4. Thiếu sĩt, khuyết điểm 5. Kết quả đạt được tốt, xấu 6. Tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan của những tồn tại. III. Phần kết luận (Kế hoạch) 1. Phương hướng tới a Mục tiêu b Nhiệm vụ 2. Các biện pháp tổ chức thực hiện tiếp tục a. Kiến nghị cấp trên b. Triển vọng cơng tác trong thời gian tới Nơi nhận Thẩm quyền ký
  97. Tên cơ quan CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc I. Phần mở đầu:( Chức năng nhiệm vụ) 1. Nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được giao. 2. Nêu những điều kiện hồn cảnh thực hiện nhiệm vụ cơng tác. Nơi nhận Thẩm quyền ký
  98. Tên cơ quan CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc II. Phần nội dung: (Kết quả cơng việc được giao) 1. Kiểm điểm cơng việc đã làm. 2. Những tồn tại 3. Những vấn đề chưa giải quyết 4. Thiếu sĩt, khuyết điểm 5. Kết quả đạt được tốt, xấu 6. Tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan của những tồn tại. Nơi nhận Thẩm quyền ký
  99. Tên cơ quan CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc III. Phần kết luận (Kế hoạch) 1. Phương hướng tới a Mục tiêu b Nhiệm vụ 2. Các biện pháp tổ chức thực hiện tiếp tục a. Kiến nghị cấp trên b. Triển vọng cơng tác trong thời gian tới Nơi nhận Thẩm quyền ký
  100. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN SOẠN THẢO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ./BC - CQ(TC) Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc cơng tác tuần (tháng, quý ) Đơn vị báo cáo ( phịng, ban, phân xưởng) I. NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN (Trong tuần (tháng , quý) từ ngày tháng năm đến ngày tháng . Năm ) A. Về sản xuất 1. Mặt hàng (hoặc dịch vụ): 2. Mặt hàng (hoặc dịch vụ): B. Về kinh doanh 1. Mặt hàng (hoặc dịch vụ): 2. Hoạt động tiếp thị, quảng cáo: C. Các cơng việc khác trong hoạt động thường xuyên của đơn vị cần phản ánh với cơ quan D. Những việc cịn tồn đọng từ kế hoạch tuần (tháng, quý) trước II. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐỘT XUẤT, QUAN TRỌNG CẦN QUAN TÂM III. NHỮNG ĐỀ NGHỊ VỚI LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP HOẶC CÁC ĐƠN VỊ, BỘ PHẬN TRONG DOANH NGHIỆP . IV. CƠNG VIỆC DỰ KIẾN TRONG TUẦN (THÁNG, QUÝ) . Nơi nhận Thẩm quyền ký
  101. Tên cơ quan CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: ./BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO (Về việc Sơ kết cơng tác 6 tháng đầu năm Và nhiệm vụ hoạt động 6 tháng cuối năm ) PHẦN THỨ NHẤT KẾT QUẢ CƠNG TÁC 6 THÁNG ĐẦU NĂM I. Thực hiện nhiệm vụ sản xuất 1 Sản xuất và cung ứng (tên dịch vụ, mặt hàng) . a. Về sản xuất: b. Về cung ứng: 2. Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất trong 6 tháng đầu năm. 2.1 2.2 3. Các cơng tác khác - Đầu tư phát triển II. Về cơng tác quy hoạch và chuẩn bị đầu tư III.Về cơng tác chuẩn bị xây dựng IV. Về đầu tư xây dựng 1. Cơng trình 2. Cơng trình 3. Cơng tác tài chính 4. Những hoạt động khác - Thanh tra an tồn lao động - Bảo đảm vật tư thiết bị phục vụ sản xuất và xây dựng - Thẩm định về dự án đầu tư - Bảo vệ - Tổ chức – cán bộ, lao động, tiền lương - Đối ngoại - Đồn thể
  102. THỰC HÀNH Gỉa sử bạn là nhân viên làm việc tại một phịng ban của cơng ty A. Hãy soạn thảo một báo cáo với một trong hai nội dung sau: - Kết quả làm việc của bạn trong năm đĩ - Kết quả khi bạn hồn thành xong một cơng việc cụ thể
  103. SOẠN THẢO BIÊN BẢN Khái niệm: Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép những sự việc xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thực hiện. Biên bản khơng cĩ hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu để dùng làm chứng cứ cho các sự kiện thực tế xảy ra, làm cơ sở cho các sự kiện thực tế xảy ra, làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc làm căn cứ cho các nhận định, kết luận khác
  104. SOẠN THẢO BIÊN BẢN Biên bản gồm các loại: 1. Biên bản hội nghị 2. Biên bản sự việc xảy ra 3. Biên bản bàn giao, biên bản xử lý 4. Biên bản giải hồ, Yêu cầu khi soạn thảo biên bản • Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể; • Ghi chép trung thực, đầy đủ, khơng suy diễn chủ quan; • Nội dung phải trọng tâm, trọng điểm; Thủ tục chặt chẽ, thơng tin cĩ độ tin cậy cao, thơng tin này phải được đọc cho mọi người chứng kiến cùng nghe để ký vào biên bản chịu trách nhiệm
  105. SOẠN THẢO BIÊN BẢN Bố cục của biên bản: 1. Đặt vấn đề: ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia 2. Nội dung biên bản: Biên bản hội nghị, cuộc họp: Dùng để ghi chép lại diễn biến của hội nghị, cuộc họp. Biên bản hội nghị, cuộc họp thơng thường gồm hai phần: phần dẫn (thời gian, địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự, ) và phần nội dung.
  106. SOẠN THẢO BIÊN BẢN Biên bản xử lý sự việc xảy ra: Ghi thời gian, địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự, chứng kiến, diễn biến vụ việc xảy ra, kết luận bước đầu về nguyên nhân vụ việc, ai là người chịu trách nhiệm chính.
  107. SOẠN THẢO BIÊN BẢN Biên bản bàn giao, nghiệm thu cơng việc: Ghi những căn cứ của việc bàn giao, ngày, tháng, năm, địa điểm, thành phần tham gia và những nội dung của bàn giao. 3. Kết thúc biên bản: Ghi rõ thời gian kết thúc, đọc lại và những người tham gia ký tên
  108. MẪU BIÊN BẢN BIÊN BẢN V/v . - Thời gian và địa điểm tiến hành lập biên bản: - Thành phần tham gia lập biên bản - Diến biến sự việc xảy ra (Phần kết thúc biên bản, tuỳ theo nội dung, sẽ được trình bày thích hợp)
  109. BIÊN BẢN Hội nghị . I. PHẦN KHAI MẠC HỘI NGHỊ 1. Khai mạc: Khai mạc lúc: giờ .ngày tháng năm , tại 2. Thành phần hội nghị: - Số người cĩ mặt (hội nghị quan trọng mà số người ít thì cần ghi tên của người cĩ mặt); - Số người vắng mặt (cĩ thể ghi cả tên và lý do cả người vắng mặt). - Số đại biểu được mời: 3. Lý do hội nghị: (ghi rõ tên, chức danh, chức vụ cơng tác người khai mạc, tuyên bố lý do). 4. Chương trình hội nghị: (ghi rõ các vấn đề cần giải quyết). 5. Đồn chủ tịch, ban thư ký: (ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ cơng tác). II. PHẦN TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 1. Các báo cáo tại hội nghị: (ghi theo thứ tự các báo cáo tại hội nghị, họ và tên, chức danh, chức vụ người báo cáo, tĩm tắc nội dung báo cáo (trong trường hợp nhiều ngày thì phải ghi rõ từng ngày thực hiện). 2. Thảo luận tại hội nghị: (ghi những vấn đề chủ tịch đồn nêu ra để thảo luận, những ý kiến của từng người phát biểu thảo luận, ý kiến của chủ tịch đồn). 3. Quyết nghị: (ghi rõ những vấn đề hội nghị thống nhất biểu quyết thơng qua, tỷ lệ phiếu: chống, thuận, trắng, phân cơng chịu trách nhiệm thực hiện). 4. Ý kiến đĩng gĩp phê bình, cảm tưởng đại biểu. - Ngày, giờ kết thúc; - Chữ ký thư ký và chủ tịch đồn. (Nếu biên bản được đọc trước hội nghị để thơng qua thì cần ghi thêm: Biên bản đã được đọc trước hội nghị và được tồn thể hội nghị nhất trí thơng qua. Nếu cĩ đính kèm những văn bản khác thì cần phải ghi vào phần ghi chú).
  110. BIÊN BẢN Hội nghị . I. PHẦN KHAI MẠC HỘI NGHỊ 1. Khai mạc: Khai mạc lúc: giờ .ngày tháng năm , tại 2. Thành phần hội nghị: - Số người cĩ mặt (hội nghị quan trọng mà số người ít thì cần ghi tên của người cĩ mặt); - Số người vắng mặt (cĩ thể ghi cả tên và lý do cả người vắng mặt). - Số đại biểu được mời: 3. Lý do hội nghị: (ghi rõ tên, chức danh, chức vụ cơng tác người khai mạc, tuyên bố lý do). 4. Chương trình hội nghị: (ghi rõ các vấn đề cần giải quyết). 5. Đồn chủ tịch, ban thư ký: (ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ cơng tác).
  111. BIÊN BẢN Hội nghị . II. PHẦN TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 1. Các báo cáo tại hội nghị: (ghi theo thứ tự các báo cáo tại hội nghị, họ và tên, chức danh, chức vụ người báo cáo, tĩm tắc nội dung báo cáo (trong trường hợp nhiều ngày thì phải ghi rõ từng ngày thực hiện). 2. Thảo luận tại hội nghị: (ghi những vấn đề chủ tịch đồn nêu ra để thảo luận, những ý kiến của từng người phát biểu thảo luận, ý kiến của chủ tịch đồn). 3. Quyết nghị: (ghi rõ những vấn đề hội nghị thống nhất biểu quyết thơng qua, tỷ lệ phiếu: chống, thuận, trắng, phân cơng chịu trách nhiệm thực hiện). 4. Ý kiến đĩng gĩp phê bình, cảm tưởng đại biểu. - Ngày, giờ kết thúc; - Chữ ký thư ký và chủ tịch đồn. (Nếu biên bản được đọc trước hội nghị để thơng qua thì cần ghi thêm: Biên bản đã được đọc trước hội nghị và được tồn thể hội nghị nhất trí thơng qua. Nếu cĩ đính kèm những văn bản khác thì cần phải ghi vào phần ghi chú).
  112. MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO BIÊN BẢN Về việc bàn giao cơng việc Căn cứ Quyết định số: ./QĐ .ngày .tháng .năm của Về việc Hơm nay:, ngày tháng năm , giờ , (tên đơn vị, bộ phận, cá nhân bàn giao) chính thức bàn giao cho (tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận bàn giao). 1. Nội dung bàn giao chính thức gồm các mục sau đây: - Về chức năng, nhiệm vụ; - Về tổ chức, nhân sự; - Về cơ sở vật chất; - Về hồ sơ, tài liệu lưu trữ. 2. Những cơng việc khác- Biên bản này được lập thành .bảng để gửi đến các nơi cĩ liên quan sau
  113. SOẠN THẢO THƠNG BÁO Khái niệm thơng báo: Thơng báo là văn bản hành chính được dùng để thơng tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức, truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một văn bản pháp luật quan trọng, một tin tức, một sự kiện, cho các chủ thể cĩ liên quan biết.
  114. SOẠN THẢO THƠNG BÁO Yêu cầu khi soạn thảo thơng báo 1. Đối với thơng báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị, . - Cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tĩm tắc nội dung cơ bản của văn bản đĩ và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. 2. Đối với thơng báo về kết quả hội nghị, cuộc họp - Phải nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì, tĩm tắc nội dung họp, các quyết định, nghị quyết (nếu cĩ) của hội nghị, cuộc họp đĩ.
  115. SOẠN THẢO THƠNG BÁO Yêu cầu khi soạn thảo thơng báo 3. Đối với thơng báo về nhiệm vụ được giao. - Phải ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng khi triển khai thực hiện. 4. Đối với thơng báo về kết luận của một cấp cĩ thẩm quyền. - Cần nêu rõ họ tên của cấp cĩ thẩm quyền đĩ, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội dung của kết luận, và chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân cĩ trách nhiệm thi hành.
  116. SOẠN THẢO THƠNG BÁO Bố cục của thơng báo Đặt vấn đề: Trong phần đặt vấn đề khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thơng báo. Nội dung thơng báo: Nội dung thơng báo phải được viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thơng tin cần thiết. Kết thúc thơng báo: Cần nhắc lại nội dung chính, trọng tâm của thơng báo, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung xã giao, cảm ơn nếu cần thiết
  117. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH Khái niệm: Tờ trình là văn bản mang tính chất trình bày một sự việc được sử dụng để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, hoặc xin cấp trên phê duyệt một vấn đề nào đĩ.
  118. YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 1. Phân tích được những mặt tích cực, tiêu cực của tình hình thực tế, làm nổi bật được nhu cầu bứt thiết của vấn đề nêu trong tờ trình; 2. Nêu các chủ đề xin phê duyệt phải rõ ràng, cụ thể, dự đốn, phân tích được những phản ứng cĩ thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới; 3. Các kiến nghị phải hợp lý; 4. Phân tích được những thuận lợi, khĩ khăn và trình bày khái quát các phương án khắc phục khĩ khăn, phát triển thế mạnh.
  119. BỐ CỤC CỦA TỜ TRÌNH Nhận định tình hình (thực trạng) làm cơ sở cho việc đưa ra nội dung trình duyệt 1. Phần nội dung: Nêu tĩm tắc nội dung của đề nghị mới, trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi, những thuận lợi, khĩ khăn khi triển khai thực hiện, những biện pháp khắc phục 2. Phần kết luận: Phân tích được ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, đối với cơng tác quản lý. Nêu những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới để sớm được triển khai thực hiện. Cĩ thể nêu một vài phương án để cấp trên phê duyệt, nhằm khi cần thiết cĩ thể chuyển đổi phương án.
  120. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH Lưu ý: 1. Tờ trình cĩ thể đính kèm theo các văn bản phụ để minh hoạ cho phương án được đề xuất trong tờ trình. 2. Cĩ thể mẫu hố tờ trình đối với những cơng việc thơng dụng như trình duyệt văn bản, kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn, 3. Những cơng việc đơn giản, hằng ngày thì làm phiếu trình hoặc phiếu đề xuất. 4. Khơng nên dùng tờ trình thay thế những văn bản khác như báo cáo, cơng văn, .
  121. MẪU SOẠN THẢO TỜ TRÌNH TỜ TRÌNH Dự án (dự thảo) văn bản Kính gửi: . Mơ tả dự án (dự thảo) văn bản (tên loại, thẩm quyền ban hành, trích yếu nội dung: 2. Mơ tả các văn bản kèm theo (nếu cĩ): 3. Quy trình soạn thảo: . a. Đơn vị, chuyên viên soạn thảo (ký và ghi rõ họ tên) b. Thủ trưởng các đơn vị cĩ liên quan (ký và ghi rõ họ tên): c. Văn phịng, tổ chức pháp chế (trưởng đơn vị ký tên ghi rõ họ tên) d. Ý kiến bảo lưu
  122. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
  123. KHÁI NIỆM QUẢN LÝ VĂN BẢN Văn bản nĩi chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thơng tin một ngơn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Văn bản quản lý là một dạng văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nuớc văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thơng tin cần thiết hình thành trong quản lý.
  124. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ 1 2 3 4 5 Chức năng Chức năng Chức năng Chức năng Chức năng thơng tin pháp lý quản lý văn hố xã hội
  125. Ý NGHĨA CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ 1. Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết 2. Giúp cho việc giải quyết cơng việc của cơ quan được nhanh chĩng, chính xác, cĩ chất lượng, đúng đường lối chính sách, chế độ. 3. Lưu giữ tài liệu, hồ sơ cĩ gía trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các cơng việc trước mắt và lâu dài. 4. Lưu giữ lại những tài liệu, chứng cứ phục vụ cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra khi cần thiết
  126. TỔ CHƯC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
  127. QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1 Nhận văn bản đến 2 Sơ bộ phân loại văn bản 3 Bĩc văn bản 4 Đĩng dấu “đến” vào văn bản 5 Trình chánh văn phịng 6 Đăng ký (vào sổ) 7 Chuyển văn bản đến
  128. BƯỚC 2: PHÂN LOẠI VĂN BẢN • Loại VB khơng cần bĩc phong bì, khơng cần vào sổ đăng ký •Loại VB cần bĩc phong bì,vào sổ đăng ký
  129. BƯỚC 3: BĨC PHONG BÌ •Những văn bản chỉ mức độ khẩn cần được bĩc trước. •Khi bĩc bì cần tránh làm rách cơng văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện. •Khi lấy văn bản ra cần rà sốt lại xem cĩ sĩt văn bản khơng • Kiểm tra số và ký hiệu văn bản bên trong
  130. BƯỚC 3: BĨC PHONG BÌ •Đối với văn bản thuộc các loại: đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc cần phải kiểm tra và giử lại phong bì đính kèm theo văn bản để làm bằng chứng. •Trường hợp văn bản cĩ kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận đĩng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu cho cơ quan gửi.
  131. BƯỚC 4 :ĐĨNG DẤU ‘ĐẾN’ VÀO VĂN BẢN •Dấu “đến” đĩng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.
  132. BƯỚC 5 : TRÌNH CHÁNH VĂN PHỊNG (hoặc trưởng phịng hành chính) Mục đích: cho ý kiến về việc phân phối giải quyết văn bản đĩ. Đối với cơ quan cĩ nhiều phịng ban. Cĩ số lượng văn bản đến nhiều, văn thư cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung của văn bản để sơ bộ phân loại trước khi trình Chánh văn phịng.
  133. BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Đăng ký bằng sổ: + Sổ văn bản mật + Văn bản cấp trên gửi xuống + Văn bản của các cơ quan đơn vị cấp dưới gửi lên. + Văn bản thuộc loại đơn thư khiếu tố.
  134. BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Số đến Ngày Nơi Số ký Ngày Tên loại, Lưu hồ Nơi Ký nhận Ghi đến gửi hiệu tháng trích yếu sơ nhận chú văn văn văn bản nội dung bản bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  135. BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Số Ngày Nơi Số ký Ngày Tên loại, Mức Lưu Nơi Ký Ghi đến đến gửi hiệu tháng trích yếu độ hồ nhận nhận chú văn văn văn nội dung mật sơ bản bản bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  136. BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Mẫu các sổ đăng ký văn bản mật Việc đăng ký văn bản mật cần được tiến hành theo hai trường hợp Trường hợp1: Nhân viên văn thư được quyền bĩc bì văn bản mật thì nhân viên văn thư trực tiếp ghi các thơng tin vào các cột của sổ đăng ký văn bản mật. Trường hợp 2: Văn bản mật khơng giao cho nhân viên văn thư bĩc bì thì nhân viên văn thư chỉ ghi: từ cột 1 đến cột 3 ghi những nội dung của văn bản, cột 6 ghi “tài liệu mật”, cột 9 ghi tên người nhận văn bản mật. Các cột cịn lại do người được phân cơng bĩc bì ghi và quản lý.
  137. BƯỚC 6 :ĐĂNG KÝ (VÀO SỔ) Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Tên cơ quan cấp trên trực tiếp: . Tên cơ quan: . Năm: . SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số: Đến số . Từ ngày: Đến ngày Quyển số:
  138. BƯỚC 7 : CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN • Sau khi đăng ký xong, văn bản phải được chuyển giao đến tay người cĩ trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, khơng nhờ người khác cầm hộ. • Việc chuyển văn bản phải nhanh chĩng, chính xác, bảo đảm bí mật • Ưu tiên chuyển giao những văn bản cĩ dấu chỉ mức độ khẩn. • Trường hợp số liệu văn bản đến cơ quan muộn, số lượng nhiều, chưa kịp giải quyết phải để đến ngày hơm sau thì nhân viên văn thư phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận.
  139. BƯỚC 7 : CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN 1. Nếu các đơn vị ở trong cùng khu vực cơ quan và số lượng văn bản ít thì người nhận văn bản ký vào sổ đăng ký văn bản (cột 9 hoặc cột 10 của sổ đăng ký văn bản). 2. Nếu các đơn vị ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ “chuyển văn bản đến”. Sổ này mẫu như sau:
  140. BƯỚC 7 : CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Ngày tháng Số ký hiệu văn bản Số lượng văn Đơn vị hoặc Ký nhận chuyển văn bản hoặc số người nhận bản lượng bì 1 2 3 4 5
  141. QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI 1 Kiểm tra thể thức văn bản 2 Vào sổ đăng ký văn bản đi 3 Bao gĩi văn bản đi 4 Chuyển văn bản đi 5 Giữ gìn sắp xếp bản lưu văn bản gửi đi
  142. BƯỚC 1: KIỂM TRA THỂ THỨC VĂN BẢN Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều phải được kiểm tra lại thể thức nhằm bảo đảm chất lượng của văn bản. -Kiểm tra tính hợp lệ của văn bản -Kiểm tra thể thức văn bản: -Kiểm tra chữ ký của văn bản
  143. BƯỚC 2: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại và Nơi nhận Đơn vị hoặc Ghi chú văn bản văn bản trích yếu nội người nhận dung văn bản lưu lại 1 2 3 4 5 6
  144. BƯỚC 3: BAO GĨI VĂN BẢN ĐI Để việc gửi văn bản đi khơng bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần: - Thành lập các cặp tài liệu để chia văn bản thành từng nhĩm cơ quan. - Cố định mỗi đơn vị một ngăn đựng văn bản - Ghi vào mép bìa cố định nơi chuyển đi - Cho văn bản vào bì - Ghi địa chỉ nơi cần chuyển - Cho văn bản đĩ vào từng ơ đã xếp sẵn
  145. BƯỚC 3: BAO GĨI VĂN BẢN ĐI Bì đựng văn bản đi cĩ đầy đủ các thơng tin sau: Tên cơ quan; số ký hiệu văn bản TEM Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận)
  146. BƯỚC 4: CHUYỂN VĂN BẢN VĂN BẢN ĐI Văn bản gửi đi phải được gửi ngay trong ngày đăng ký văn bản, cĩ thể gửi qua bưu điện hoặc do văn thư mang đến tận địa chỉ nơi nhận Mẫu sổ chuyển giao văn bản Ngày Số và ký Số lượng bì Nơi nhận Ký nhận tháng gửi hiệu văn văn bản văn bản và đĩng văn bản bản dấu
  147. BƯỚC 5: GIỮ GÌN VÀ SẮP SẾP BẢN LƯU VĂN BẢN ĐI •Văn bản đi bất kể do đơn vị nào soạn thảo đều phải được lưu lại ít nhất 02 bản. •Văn bản lưu phải được sắp xếp, bảo quản cẩn thận. Cuối năm nhân viên văn thư phải sắp xếp lại văn bản và lập hồ sơ chuyển giao cho lưu trữ cơ quan để phục vụ cho nghiên cứu và khai thác.
  148. Cĩ ý kiến cho rằng: hiện nay, cơng tác quản lý văn bản đi, văn bản đến trong các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế cịn nhiều bất cập. Theo bạn, đâu là nguyên nhân? Cần cĩ những giải pháp gì để khắc phục tình trạng đĩ
  149. Nơi bạn làm việc, học tập chưa cĩ quy định cụ thể về tác phong, nếp sống, bạn hãy đưa ra một vài biện pháp nhằm xây dựng tác phong, nếp sống cho cơ quan, tổ chức của bạn
  150. Những yếu tố nào là cần thiết trong cơng sở hiện đại, nếu bạn khơng đáp ứng đủ yêu cầu của những yếu tố thẩm mỹ đĩ thì sẽ ảnh hưỡng như thế nào đến hiệu quả cơng việc trong cơ quan, tổ chức bạn đang làm việc? Thư ký văn phịng cần quan tâm đến mối quan hệ nào nhất trong cơng sở? Vì sao? Liên hệ thực tế
  151. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP
  152. MỤC TIÊU 1 BIẾT PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỌP. NẮM ĐƯỢC CÁC BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH TỔ 23 CHỨC HỘI NGHỊ THỰC HÀNH CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ MỘT HỘI 3 NGHỊ, VÀ SOẠN THẢO ĐƯỢC CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ
  153. NỘI DUNG Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CUỘC HỌP PHÂN LOẠI CUỘC HỌP TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
  154. Ý NGHĨA 1 2 3 Là nơi phát 4 Triển khai thực huy quyền Là hình thức Là nơi trao đổi hiện quyết định, làm chủ, thu thập các vấn đề làm tháo gỡ những để cùng truyền đạt cơ sở cho việc khĩ khăn đĩng gĩp thơng tin ra quyết định. vướng mắt, vào quá trình lệch lạc trong tra quyết định quản lý
  155. PHÂN LOẠI CUỘC HỌP CUỘC HỌP CUỘC HỌP QUY MƠ QUY MƠ NHỎ, LỚN,TRANG KHƠNG TRỌNG, NGHI THỨC NGHI THỨC
  156. Cuộc họp quy mơ nhỏ, khơng nghi thức - Cuộc họp kiểm điểm, khen thưởng - Cuộc họp thường kỳ hàng tháng, quý, năm - Cuộc họp giao ban, họp bất thường - Họp các bộ phận để triển khai quyết định. -
  157. Cuộc họp quy mơ lớn, trang trọng nghi thức - Hội nghị - Hội thảo - Đại hội cổ đơng - Cuộc họp thơng qua những quyết định quan trọng của doanh nghiệp -
  158. Tiến trình tổ chức cuộc họp
  159. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI NGHỊ RA QUYẾT ĐỊNH HỘI NGHỊ HỘI NGHỊ PHỔ BIẾN TRIỂN KHAI HỘI NGHỊ KIỂM TRA, ĐƠN ĐỐC
  160. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KẾT THÚC ĐIỀU HÀNH CHUẨN BỊ XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH
  161. LỊCH TRÌNH THƯỜNG CĨ CÁC NỘI DUNG SAU Mục đích Xây dựng chương trình Thành phần XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH Địa điểm thời gian chuẩn bị phương tiện Chịu trách nhiệm Kinh phí
  162. CHUẨN BỊ (1) Chọn thời gian (2) Chọn địa điểm
  163. CHUẨN BỊ (3) Chuẩn bị hồ sơ (4) Thơng báo, gửi giấy mời (5) Soạn thảo chương trình
  164. CHUẨN BỊ (6) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật (7) Dự trù kinh phí (8) Kiểm tra cơng tác chuẩn bị
  165. ĐIỀU HÀNH Đĩn Ghi Điều Tổng kết tiếp hành biên bản khách
  166. SAU HỘI NGHỊ Hồn thiện các văn kiện Tặng quà Chiêu đãi, tiễn khách (nếu cĩ) Thanh tốn các chi phí Tổ chức thực hiện các nghị quyết Đánh giá kết quả tổ chức Rút bài học kinh nghiệm
  167. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành cơng 1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo 2. Khơng để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết 3. Nên thảo luận trước với hội đồng về nội dung của cuộc họp 4. Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ 5. Ghi biên bản những điểm quan trong trong lúc họp 6. Hướng dẫn mọi người tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn
  168. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành cơng 7. Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp 8. Hãy giúp mọi người khơng ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình 9. Phát biểu trong cuộc họp là nên nĩi với nhiều người chứ khơng chỉ riêng với một người 10. Khơng nĩi xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt là đối với người vắng mặt 11. Sau buổi họp nên gặp từng người và trị chuyện thân mật
  169. Bài tập Hãy xây dựng chương trình hội nghị “ khách hàng” của Cơng ty A. Hội nghị được diễn ra trong 1 ngày Bắt đầu lúc 7h30 và kết thúc lúc 16h 30
  170. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO
  171. MỤC ĐÍCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC • Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực hiện chức năng quản lý nĩi chung. • Giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở, học hỏi kinh nghiệm, để phát triển tổ chức.
  172. MỤC ĐÍCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC •Giải quyết những cơng việc cụ thể nằm trong kế hoạch cơng tác hằng năm của tổ chức. • Giao lưu và hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, do đĩ chuyến đi cơng tác của lãnh. •
  173. PHÂN LOẠI CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC 1. Chuyến đi cơng tác cĩ tính chất thường kỳ: 2. Chuyến đi cơng tác khơng định trước:
  174. PHÂN LOẠI CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC 1. Chuyến đi cơng tác cĩ tính chất thường kỳ: Những chuyến đi trong tuần, tháng cĩ thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan. 2. Chuyến đi cơng tác khơng định trước: Những chuyến đi khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngồi nước, chuyến đi cơng tác với mục đích nghiên cứu, thăm dị, trao đổi, ký kết hợp đồng, Chuyến đi cơng tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,
  175. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC Đối với chuyến đi cơng tác cĩ tính chất thường kỳ: -Đưa vào kế hoạch năm, hoặc căn cứ vào cơng văn mời để bố trí thời gian thích hợp Đối với chuyến đi cơng tác khơng định trước: -Lên kế hoạch cụ thể.
  176. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC •Cĩ thể thực hiện việc lên kế hoạch theo bảng gợi ý sau: Đơn Vị: ,TG: Tuần, Từ Đến . Ngày Tên CB Chức Nơi Địa điểm Đơn vị Mục đích Phương Ngày Ghi đi cơng vụ đến đến tổ chức chuyến tiện tham chú tác đi dự (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
  177. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC Khi lập kế hoạch chuyến đi cơng tác cần chú ý đến những vấn đề gì?
  178. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC • Cần nắm rõ những vấn đề sau: 1.Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi 2.Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đồn 3.Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, (mục đích, lịch trình, thành phần tham dự, )
  179. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC • Yêu cầu: Làm việc theo nhĩm: 1. Từ nhĩm 1 đến nhĩm 9 làm đề số 1, Nhĩm 10 đến nhĩm 19 làm đế số 2 2. Mỗi nhĩm đại diện 1 người, lên bảng trình bày bảng kế hoạch chuyến đi cơng tác của lãnh đạo (căn cứ giấy mời)
  180. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC Đề 1: Lập một kế hoạch cho chuyến đi cơng tác của lãnh đạo: Nội dung chuyến đi: Cơng ty các bạn nhận được một giấy mời ngày 28/08/2008 tham gia một hội thảo tại Cần Thơ. (xem giấy mời ). Cơng ty bạn cử 3 cán bộ Phịng KH&CN.(1 trưởng Phịng, 1 phĩ Phịng và 1 nhân viên) Với tư cách là nhân viên thư ký giám đốc, bạn cần lập kế hoạch cho chuyến đi cơng tác của lãnh đạo như thế nào?. Hãy phát thảo nội dung của bảng kế hoạch cho chuyến đi đĩ.
  181. LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC Đề 2: Lập một kế hoạch cho chuyến đi của lãnh đạo Nội dung chuyến đi: Cơng ty các bạn nhận được một giấy mời ngày 29/08/2008 tham gia một tham dự toạ đàm. (xem giấy mời ). Phịng Tư Pháp cử 3 cán bộ.(1 trưởng Phịng, 1 phĩ Phịng và 1 nhân viên). Với tư cách là nhân viên thư ký giám đốc, bạn cần lập kế hoạch cho chuyến đi cơng tác của lãnh đạo như thế nào. Hãy phát thảo nội dung của bảng kế hoạch cho chuyến đi đĩ.
  182. GIẤYLẬP MỜIKẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG Kính TÁCgửi: Trong khuơn khổ hoạt động hợp tác với Dự án STAR- Việt Nam, Bộ Tư pháp tổ chức Tọa đàm về “Định hướng hồn thiện pháp luật về trọng tài thương mại ở Việt Nam”, với sự tham gia của chuyên gia về trọng tài thương mại của Hồng Kơng và một số chuyên gia Việt Nam. * Thời gian: 01 ngày, bắt đầu từ 8 giờ ngày 31/01/2007 (Thứ tư). * Địa điểm: Hội trường Đa Năng, Nhà khách Trung ương, Số 8, Chu Văn An - Hà Nội. Bộ Tư pháp kính mời Ơng/Bà, Quý Cơ quan, tổ chức cử 3 đại diện tham dự Tọa đàm. * Chế độ đối với đại biểu ngoại tỉnh: (Xem phụ lục đính kèm). Để biết thơng tin chi tiết, xin vui lịng liên hệ với chị Phương- Vụ Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp theo số điện thoại: 08048997, 0904261682 hoặc chị Thành - 04- 7342344, 0913038412. Nơi nhận: TL. BỘ TRƯỞNG - Như trên;. VỤ TRƯỞNG VỤ BỔ TRỢ TƯ PHÁP - Bộ trưởng Uơng Chu Lưu (để b/c); - Thứ trưởng Hồng Thế Liên (để b/c); -Lưu: VT, Vụ BTTP
  183. CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC
  184. A. GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH CHO CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC 1. Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi cơng tác, hoặc sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, cơng lệnh, hộ chiếu, visa, 2. Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngồi, và các địa chỉ liên lạc của những nơi quen biết. 3. Thơng báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân. 4. Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác.
  185. C. LIÊN HỆ VỚI NƠI ĐẾN CƠNG TÁC 1. Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến cơng tác. 2. Cần thơng báo cho nơi đến biết về kế hoạch thời gian của chuyến đi
  186. C. CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU • Nếu chuyến đi cơng tác để ký hợp đồng thì cần cĩ bản hợp đồng cho các đơn vị chức năng • Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát biểu, bài tham luận.
  187. C. CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải cĩ các tư liệu, tài liệu tham khảo như: + Các văn bản quy phạm pháp luật + Các tài liệu chuyên mơn + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ
  188. C. CHUẨN BỊ PHƯƠNG TIỆN GIAO THƠNG Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao thơng cho phù hợp Văn phịng thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thơng tin về phương tiện giao thơng đến nơi cơng tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hành đặt vé và chuẩn bị tư liệu cho chuyến đi.
  189. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CƠNG TÁC Trước khi lãnh đạo đi cơng tác • Dự các cuộc họp bàn giao • Ghi chép các cơng việc do cấp phĩ uỷ quyền cho văn phịng thư ký giải quyết
  190. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CƠNG TÁC Đối với văn phịng - Giúp các phĩ thủ trưởng giải quyết các cơng việc do thủ trưởng phân cơng. - Giải quyết các cơng việc được thủ trưởng uỷ quyền. - Theo dõi tiến độ cơng việc của các bộ phận, các đơn vị, tổng hợp tình hình báo cáo cho phĩ thủ trưởng để chỉ đạo cơng việc
  191. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO ĐI CƠNG TAC Đối với người thư ký •Duy trì cơng việc hằng ngày •Những vấn đề cần ý kiến của lãnh đạo thì phải liên lạc để giải quyết •Xử lý các hồ sơ theo mức độ quan trọng Nên phân loại hồ sơ ra làm 4 loại: + Hồ sơ khẩn ( high- priority folder) + Hồ sơ ghi những cơng việc cần giải quyết + Các thơng báo + Những cơng việc đã thực hiện
  192. MẪU SỔ TĨM TẮT THƯ TÍN, ĐIỆN THOẠI, Ngày/tháng Nguồn mơ tả (mơ tả cụ Hoạt động đã thực Hoạt động cần thể thư tín, điện thoại, hiện/người giải thực hiện / ngày bản tường trình hoặc quyết hết hạn các cuộc viếng thăm
  193. MẪU NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý Ngày /tháng Mơ tả
  194. TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ KHI LÃNH ĐẠO TRỞ VỀ 1. Báo cáo lãnh đạo biết những diễn biến của cơ quan trong thời gian đi cơng tác. 2. Trình nhật ký thư tín và nhật ký cơng tác 3. Nhận các tài liệu về chuyến đi cơng tác để giúp thủ trưởng chỉnh, lập hồ sơ
  195. TRÁCH NHIỆM THƯ KÝ KHI LÃNH ĐẠO TRỞ VỀ 4. Chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng, báo cáo kết quả của chuyến đi với tồn cơ quan 5. Giúp thủ trưởng hồn thiện hồ sơ, báo cáo như: phân loại thư tín, đánh máy, sao chép dữ liệu 6. Ngồi ra người thư ký cần giúp thủ trưởng làm các thủ tục chi tiết về các khoản chi phí để thanh tốn, đồng thời soạn thảo bức thư cảm ơn những người đã trực tiếp gặp, tiếp xúc trong chuyến đi.
  196. NGHIỆP VỤ LỄ TÂN VÀ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH
  197. KHÁI NIỆM Lễ tân kinh doanh là những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các tổ chức, đơn vị kinh doanh trong và ngồi nước. Những hoạt động này được thực hiện trên nền tảng pháp lý của từng quốc gia, những tập quán và sự thoả thuận giữa các bên.
  198. VAI TRỊ CỦA HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN •Cơng tác lế tân tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho lãnh đạo làm các cơng việc khác. •Tổ chức cơng tác lễ tân tốt sẽ tạo được ấn tượng đẹp, gây cảm tình với khách. • Tạo nên bầu khơng khí thuận lợi trong quan hệ cơng tác, đặc biệt trong kinh doanh. •Hoạt động lễ tân tốt hay xấu cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động đối ngoại, ảnh hưởng đến quan hệ giữa các quốc gia.
  199. NGUYÊN TẮC CƠNG TÁC LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN •Tuân thủ các quy định, tập quán, thơng lệ quốc tế. •Tơn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia. •Tơn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng. •Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng cĩ lợi •Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
  200. NGUYÊN TẮC CƠNG TÁC LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN •Tuân thủ các quy định, tập quán, thơng lệ quốc tế. •Tơn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia. •Tơn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng. •Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng cĩ lợi •Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
  201. 1. TRANG BỊ KHU LỄ TÂN 2. PHÂN LOẠI KHÁCH
  202. 1. NGHIỆP VỤ ĐĨN TIẾP KHÁCH 2. NGHIỆP VỤ NGẮT QUÃNG HAY KẾT THÚC CUỘC NĨI CHUYỆN 3. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC BUỔI HẸN GẶP 4. NGHIỆP VỤ HUỸ BỎ CÁC CUỘC HẸN 5. NGHIỆP VỤ XỬ LÝ PHÀN NÀN CỦA KHÁCH
  203. Quy trình sau đây cĩ thể giúp người thư ký xử lý tốt phàn nàn của khách. ❖ Tìm cách tách riêng khách. ❖ Lắng nghe chăm chú lời phàn nàn của khách. ❖ Tìm những nội dung chính và ghi lại. ❖ Bày tỏ sự thơng cảm với khách. ❖ Xin lỗi khách, khơng bào chữa và tránh tranh luận. ❖ Cảm ơn khách và bảy tỏ ý kiến, gĩp ý của mình. ❖ Giải thích những việc cĩ thể ❖ Báo cáo lại với thủ trưởng hoặc các đơn vị cĩ liên quan để xử lý kịp thời. ❖ Theo dõi việc xử lý. ❖ Kiểm tra lại sự hài lịng của khách
  204. Thực hành NGHIỆP VỤ LỄ TÂN VÀ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH
  205. Nội dung thực hành Bạn là nhân viên thị trường của một cơng ty, hàng tháng bạn được phụ cấp một mức lương nhất định để chi cho tiền xăng đi lại trong cơng việc liên hệ, giao nhận hàng với các khách hàng. Hiện nay, giá xăng tăng cao, trong khi tiền phụ cấp đĩ vẫn khơng thay đổi. Với tư cách là nhân viên thị trường, bạn muốn đề xuất với Sếp về việc tăng phụ cấp tiền xăng cho nhân viên thị trường. Bạn hãy viết một tờ trình với đề nghị của bạn.
  206. Tiểu phẩm đề bài là tình huống của nhân viên văn phịng . Một trong những cơng việc của nhân viên này là chuyển thư báo, cơng văn đến cho các phịng ban khác. Một lần, cơ nhận được một cơng văn ghi dấu khẩn gửi cho giám đốc của cơng ty. Vì khơng gặp được giám đốc nên cơ đã bàn giao lại cơng văn cho trợ lý giám đốc. Mấy ngày sau, giám đốc gọi cơ lên yêu cầu giải trình vì sự thất lạc cơng văn quan trọng đĩ. Hậu quả là cơng ty mất một khách hàng lớn. Trợ lý giám đốc nĩi rằng anh ta chưa nhận được tờ cơng văn nào từ phía cơ. Cơ phải làm gì bây giờ ?
  207. Bạn là nhân viên thư ký, 1 ngày bạn đi cùng với giám đốc mời 1 đối tác nước ngồi đi ăn trưa, dự kiến sau đĩ sẽ quay về cơng ty bạn và ký kết hợp đồng trước khi ơng ta ra sân bay. Bữa ăn rất ngon, mọi việc đều ổn và giám đốc bạn đang nĩi về hợp đồng với vị khách. Trong lúc sơ ý, bạn lỡ tay đánh đổ nước sốt cà chua vào áo của đối tác. Ơng ta vơ cùng tức giận và nĩi rằng muốn quay về khách sạn ngay để thay quần áo vì 1h30 nữa ơng ta sẽ ra sân bay. Bạn sẽ phải làm gì để cứu vãn tình thế này ?
  208. Đây là tình huống của một nhân viên văn phịng. Sáng ngày mai là ngày tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập cơng ty. Văn phịng của anh ta phải cĩ trách nhiệm chuẩn bị quà tặng cho 500 khách mời. Cơng việc đã xong, mọi người trong phịng đã ra về hết, anh ta cũng chuẩn bị ra về. Đột nhiên, anh ta mới nhớ ra rằng đã quên khơng lấy name card của giám đốc để mọi người cho vào các gĩi quà. Nhưng với số lượng quà lớn như vậy, một mình anh ta tháo ra rồi gĩi lại chắc phải mất cả đêm. Trong cơng ty lúc đĩ chỉ cịn phịng bảo hành đang ở lại để trang trí hội trường. Người nhân viên này phải làm gì để thuyết phục trưởng phịng bảo hành giúp? Ràocản -Đang rất bận trang trí hội trường - Ở lại giúp thế này, cĩ được tính tiền làm thêm đâu