Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán - Nguyễn Thu Hoài

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán - Nguyễn Thu Hoài

1. CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HèNH THỨC KẾ TOÁN GVGD: ThS. Nguyễn Thu Hoài Bộ mụn Kiểm toỏn
2. Nội dung chương 7 1 2 Sổ kế toỏn Hỡnh thức kế toỏn
3. 7.1 Sổ kế toỏn 7.1.1. Khỏi niệm và phõn loại kế toỏn 7.1.1.1 Khỏi niệm Sổ kế toỏn là những tờ sổ được thiết kế một cỏch khoa học, hợp lý, cú mối liờn hệ mật thiết với nhau, được sử dụng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo đỳng cỏc phương phỏp kế toỏn trờn cơ sở số liệu từ cỏc chứng từ kế toỏn 3
4. 7.1.1.1 Khỏi niệm * Nội dung chủ yếu của sổ kế toỏn - Ngày thỏng ghi sổ. - Số hiệu, ngày thỏng của chứng từ kế toỏn dựng làm căn cứ ghi sổ. - Túm tắt nội dung của NVKT phỏt sinh. - Số tiền của NVKT phỏt sinh ghi vào cỏc TKKT - SDĐK, số tiền PS trong kỳ và SDCK của cỏc TKKT. 4
5. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn Phõn loại theo mức độ khỏi quỏt hoặc tổng 1 thể của thụng tin trờn sổ 2 Phõn loại theo phương phỏp ghi chộp trờn sổ 3 Phõn loại theo cấu trỳc sổ 4 Phõn loại theo hỡnh thức tổ chức sổ
6. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn a. Theo mức độ khỏi quỏt hoặc cụ thể của thụng tin trờn sổ - Sổ kế toỏn tổng hợp: là loại sổ dựng để ghi chộp, tập hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến cỏc đối tượng ở dạng tổng quỏt, nú được mở theo cỏc tài khoản tổng hợp. Thước đo bắt buộc sử dụng là thước đo giỏ trị - Sổ kế toỏn chi tiết: cung cấp cỏc thụng tin chi tiết, cụ thể về cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh, đỏp ứng yờu cầu quản lý. Sổ kế toỏn chi tiết ngoài việc sử dụng thước đo tiền tệ, cũn cú thể sử dụng cỏc loại thước đo vật lý khỏc nhau 7
7. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn a. Theo mức độ khỏi quỏt hoặc cụ thể của thụng tin trờn sổ - Sổ kế toỏn tổng hợp kết hợp chi tiết: là loại sổ kế toỏn phản ỏnh vừa tổng hợp vừa chi tiết, cụ thể về cỏc nghiệp vụ kinh tế, tỡnh hỡnh và sự vận động của đối tượng kế toỏn Trờn sổ kế toỏn cung cấp cỏc thụng tin vừa mang tớnh tổng hợp vừa mang tớnh chi tiết về cỏc nghiệp vụ kinh tế, cỏc đối tượng kế toỏn VD: Sổ nhật kớ chứng từ số 3, 4, 5, 9, 10 trong hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ - chứng từ 8
8. Vớ dụ minh họa sổ kế toỏn tổng hợp Sổ Nhật ký chung Năm . Đó Số Số phỏt Ngày Chứng từ ghi hiệu sinh thỏng Diễn giải sổ tài ghi sổ Số Ngày cỏi khoản Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang 111 20 112 20 Cộng chuyển sang trang sau Ngày thỏng năm Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 9
9. Vớ dụ minh họa sổ kế toỏn chi tiết Sổ chi tiết vật liệu Năm . Số hiệu tài khoản: Tờn kho: Tờn sản phẩm: Đơn vị tớnh: Chứng từ TK đối Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi DIỄN GIẢI Số Ngày ứng giỏ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chỳ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 SD đầu kỳ Cộng Ngày thỏng năm Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 10
10. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn a. Theo mức độ khỏi quỏt hoặc cụ thể của thụng tin trờn sổ í nghĩa: Phõn loại sổ theo tiờu thức này sẽ đỏp ứng đươc yờu cầu về cung cấp thụng tin cũng như quỏ trỡnh giỏm sỏt hoạt động kinh tế tài chớnh trong cỏc đơn vị vừa ở gúc độ tổng hợp, vừa ở gúc độ chi tiết. 11
11. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn b. Theo phương phỏp ghi chộp trờn sổ - Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ tập hợp hệ thống húa cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến từng đối tượng kế toỏn riờng biệt.VD: Cỏc sổ cỏi TK thuộc hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ - Sổ ghi theo thời gian: là loại sổ tập hợp hệ thống húa cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo đỳng trỡnh tự thời gian phỏt sinh của nghiệp vụ. VD: Sổ Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, - Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: là loại sổ mà thụng tin trờn sổ vừa ghi theo hệ thống vừa ghi theo thời gian. VD: Sổ Nhật ký - Sổ cỏi 12
12. Vớ dụ minh họa sổ ghi theo hệ thống SỔ CÁI (Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ) Năm Tờn tài khoản Số hiệu Chứng từ Tài Ngày Số tiền ghi sổ khoản Ghi thỏng Diễn giải đối chỳ ghi sổ Số Ngày ứng Nợ Cú - Cộng PS thỏng - Số dư cuối thỏng - Cộng luỹ kế Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 13
13. Vớ dụ minh họa sổ ghi theo thời gian NHẬT Kí SỔ CÁI Năm Ngày Chứng từ TK 131 TK511 Thứ Số thỏng TK tự Diễn giải phỏt ghi Ngà dũng Số sinh Nợ Cú Nợ Cú sổ y Số đầu năm - Cộng số PS - Số dư cuối thỏng Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 14
14. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn b. Theo phương phỏp ghi chộp trờn sổ í nghĩa: phõn loại theo tiờu thức này giỳp kế toỏn lựa chọn sổ kế toỏn trong quỏ trỡnh ghi chộp cỏc nghiệp vụ, theo dừi cỏc đối tượng kế toỏn một cỏch hợp lý, thuận tiện 15
15. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn c. Theo cấu trỳc sổ - Sổ kết cấu kiểu một bờn: là loại sổ kế toỏn trờn một trang sổ được thiết kế một bờn là phần thụng tin chi tiết về nghiệp vụ, cũn một bờn phản ỏnh qui mụ, sự biến động của đối tượng kế toỏn (quan hệ đối ứng tài khoản). VD: Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, 16
16. Sổ Nhật ký chung Năm . Đó Số phỏt Ngày Chứng từ Số hiệu ghi sinh thỏng Diễn giải tài sổ ghi sổ khoản Số Ngày cỏi Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày thỏng năm Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 17
17. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn c. Theo cấu trỳc sổ Sổ kết cấu kiểu hai bờn: là loại sổ kế toỏn trờn trang sổ được chia làm hai bờn, mỗi bờn phản ỏnh một mặt vận động của đối tượng kế toỏn VD: Bảng kờ 8, 10, 11; Nhật ký chứng từ số 9, 10, (hỡnh thức Chứng từ ghi sổ) 18
18. BẢNG Kấ SỐ 11 Phải thu của khỏch hàng (TK 131) Thỏng năm 200 Số dư Số dư Ghi Nợ TK 131 Ghi Cú TK 131 đầu cuối ghi Cú cỏc TK ghi Nợ cỏc TK Tờn thỏng thỏng Số khỏch TT Cộng Cộng hàng nợ cú Nợ Cú 333 515 111 112 532 Nợ Cú TK TK 131 131 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Ngày thỏng năm Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 19
19. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn c. Theo cấu trỳc sổ Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: là loại sổ kế toỏn mà trờn trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột phản ỏnh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dũng thụng tin nhất định liờn quan đến đối tượng theo dừi trờn sổ VD: Bảng kờ số 1, 2; Nhật ký chứng từ số 1, 2, (hỡnh thức Chứng từ ghi sổ) 20
20. NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Cú TK 111 - Tiền mặt Thỏng năm 200 Ghi Cú TK 111, Ghi Nợ cỏc tài khoản Cộng Cú STT Ngày TK 111 112 138 141 142 152 156 211 331 333 Ngày thỏng năm Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 21
21. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn c. Theo cấu trỳc sổ Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là loại sổ kế toỏn trờn trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dũng (ụ bàn cờ), số liệu trờn mỗi ụ bàn cờ sẽ phản ỏnh thụng tin tổng hợp về cỏc đối tượng được theo dừi VD: Nhật ký chứng từ số 7, 8, (hỡnh thức Chứng từ ghi sổ) 22
22. NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Ghi cú TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 621, 622 Cỏc TK Cỏc TK phản ỏnh ở cỏc NKCT khỏc Tổng ghi Cú 142 152 153 154 334 335 Số Cỏc TK NKCT NKCT cộng TT ghi Nợ số 1 số 2 . 1 154 2 142 3 335 4 621 100 5 622 6 627 7 641 8 642 . 23
23. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn c. Theo cấu trỳc sổ í nghĩa: phõn loại sổ theo tiờu thức này giỳp kế toỏn lựa chọn cỏc mẫu sổ cú cấu trỳc đỏp ứng được yờu cầu cụng tỏc kế toỏn trong đơn vị 24
24. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn d. Theo hỡnh thức tổ chức sổ - Sổ tờ rời là những tờ sổ kế toỏn riờng biệt được sử dụng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tỡnh hỡnh và sự vận động của những đối tượng kế toỏn hàng thỏng VD: Nhật kớ chứng từ số 5, số 8, Bảng kờ số 1, 8 - Sổ đúng thành quyển là loại sổ kế toỏn bao gồm nhiều trang sổ được đúng thành quyển được sử dụng để ghi chộp nhiều loại nghiệp vụ kinh tế, hoặc theo dừi cho nhiều đối tượng kế toỏn, sổ cú thể được mở hàng thỏng hoặc theo năm VD: Sổ nhật kớ sổ cỏi mở theo thỏng, sổ cỏi của hỡnh thức nhật kớ chứng từ mở theo năm, 25
25. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn d. Theo hỡnh thức tổ chức sổ - í nghĩa: phõn loại sổ theo hỡnh thức tổ chức sử dụng sổ cú tỏc dụng cho việc sử dụng và phõn cụng lao động kế toỏn một cỏch khoa học và hợp lớ trong đơn vị 26
26. 7.1.1.2 Phõn loại sổ kế toỏn e. Theo nội dung kinh tế của thụng tin trờn sổ - Sổ tài sản bằng tiền - Sổ vật tư - Sổ tài sản cố định - Sổ cụng nợ - Sổ thu nhập - Sổ chi phớ - Sổ vốn - quĩ 27
27. 7.1.2 Trỡnh tự và quy tắc ghi sổ 7.1.2.1 Trỡnh tự ghi sổ Mở sổ Ghi sổ Khúa sổ 28
28. 7.1.2.1 Trỡnh tự ghi sổ - Thực hiện vào đầu kỡ kế toỏn hoặc khi DN mới thành lập, cổ phần húa , sỏp nhập, - SL sổ kế toỏn sử dụng tuỳ thuộc vào 1. Mở sổ số lượng TKKT sử dụng và yờu cầu của cụng tỏc quản lý - Cỏc đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toỏn chớnh thức và duy nhất 29
29. 7.1.2.1 Trỡnh tự ghi sổ Đối với sổ kế toỏn dạng quyển *Trang đầu sổ phải ghi rừ - Tờn đơn vị - Tờn sổ - Ngày mở sổ Cụng việc - Niờn độ kế toỏn và kỳ ghi sổ khi mở sổ - Họ tờn và chữ ký của người ghi sổ - Họ tờn của kế toỏn trưởng - Họ tờn người đại diện theo phỏp luật - Ngày kết thỳc ghi sổ * Ghi số dư đầu kỳ cho sổ kế toỏn * Sổ kế toỏn phải đỏnh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đúng dấu giỏp lai của đơn vị kế toỏn 30
30. 7.1.2.1 Trỡnh tự ghi sổ Đối với sổ kế toỏn dạng tờ rời @Trang đầu sổ phải ghi rừ - Tờn đơn vị - Tờn sổ - Họ tờn và chữ ký của người ghi sổ Cụng việc - Số thứ tự của từng tờ sổ khi mở sổ @Cỏc sổ tờ rời trước khi dựng phải được người cú thẩm quyền ký xỏc nhận @Cỏc sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự cỏc tài khoản kế toỏn, phải đảm bảo dễ tỡm, khụng thất lạc 31
31. 7.1.2.1 Trỡnh tự ghi sổ Trong kỡ kế toỏn khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó và đó được kiểm tra tớnh hợp lệ hợp phỏp để ghi vào cỏc sổ kế toỏn 2. Ghi sổ Quỏ trỡnh ghi sổ kế toỏn phải theo đỳng quy tắc sau: - Khụng ghi xen kẽ và ghi số đố lờn nhau - Cỏc dũng khụng cú số liệu phải gạch ngang giữa dũng - Khụng được tẩy xoỏ trờn sổ kế toỏn dưới bất kỳ hỡnh thức nào 32
32. 7.1.2.1 Trỡnh tự ghi sổ Thời điểm: cuối kỳ kinh doanh hoặc trong cỏc trường hợp kiểm kờ tài sản, sỏt nhập, phõn tỏch hay giải thể 3. Khúa sổ Kế toỏn cộng số liệu đó ghi trờn cỏc sổ, tớnh số dư của cỏc đối tượng trờn từng sổ kế toỏn. Người ghi sổ và kế toỏn trưởng phải kớ xỏc nhận trờn sổ kế toỏn. 33
33. 7.1.3 Cỏc phương phỏp chữa sổ kế toỏn 7.1.3.1 Cỏc sai sút phỏt sinh Trong quỏ trỡnh ghi sổ kế toỏn do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau cú thể phỏt sinh cỏc sai sút: - Ghi sai quy mụ của nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đỳng nội dung kinh tế của nghiệp vụ. - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản. - Ghi trựng lắp hoặc bỏ sút nghiệp vụ kinh tế. 34
34. 7.1.3 Cỏc phương phỏp chữa sổ kế toỏn 7.1.3.2 Nguyờn tắc chữa sổ: - Khụng được làm mất số đó ghi sai trờn sổ. - Tuỳ từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo đỳng phương phỏp qui định. - Sau khi sửa chữa sai sút, người chữa sổ phải kớ xỏc nhận vào phần số liệu được sửa chữa. 35
35. 7.1.3 Cỏc phương phỏp chữa sổ kế toỏn 7.1.3.3 Phương phỏp chữa sổ a. Đối với ghi sổ thủ cụng b. Đối với ghi sổ trờn mỏy vi tớnh 36
36. 7.1.3.3 Phương phỏp chữa sổ a- Thực hiện kế toỏn thủ cụng * PP1: Phương phỏp cải chớnh - Điều kiện ỏp dụng + Sai sút trong diễn giải + Sai sút về số liệu, số ghi sai được phỏt hiện sớm, chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng và khụng sai quan hệ đối ứng kế toỏn. - Phương phỏp chữa: + Kế toỏn dựng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai 1 gạch, sau đú ghi lại chữ hoặc số đỳng lờn phớa trờn bằng mực thường. + Kế toỏn sửa chữa và kế toỏn trưởng phải cựng ký vào chỗ đó sửa chữa 37
37. 7.1.3.3 Phương phỏp chữa sổ a- Thực hiện kế toỏn thủ cụng * PP2: Phương phỏp ghi số õm - Điều kiện ỏp dụng + Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trờn sổ kế toỏn. + Số liệu đú ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đỳng quan hệ đối ứng tài khoản. + Ghi trựng bỳt toỏn về nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh 38
38. 7.1.3.3 Phương phỏp chữa sổ a- Thực hiện kế toỏn thủ cụng * PP2: Phương phỏp ghi số õm - Phương phỏp chữa sổ: Kế toỏn phải lập “Chứng từ ghi sổ đớnh chớnh” do kế toỏn trưởng kớ xỏc nhận và kế toỏn tiến hành sửa chữa bằng cỏch: + Ghi lại định khoản đó ghi sai với số liệu ghi bằng phương phỏp số õm (ghi bằng mực đỏ, hoặc ghi số liệu trong ngoặc đơn, ( ) để huỷ bỳt toỏn đó ghi. + Ghi lại định khoản đỳng của nghiệp vụ kinh tế. + Trường hợp nếu ghi trựng bỳt toỏn khi chữa chỉ cần ghi lại một bỳt toỏn đó ghi bằng phương phỏp số õm để huỷ bỳt toỏn đó ghi trựng. 39
39. 7.1.3.3 Phương phỏp chữa sổ a- Thực hiện kế toỏn thủ cụng * PP3: Phương phỏp ghi bổ sung - Điều kiện ỏp dụng + Bỏ sút nghiệp vụ kinh tế + Sai sút về số liệu, số ghi sai < số ghi đỳng, đó ảnh hưởng đến số tổng cộng trờn sổ kế toỏn (vẫn đỳng quan hệ đối ứng) - Phương phỏp chữa: + Kế toỏn ghi bổ sung thờm 1 định khoản theo đỳng quan hệ đối ứng với số tiền bằng chờnh lệch giữa số đỳng và số sai hoặc đỳng với số tiền của nghiệp vụ bị bỏ xút 40
40. 7.1.3.3 Phương phỏp chữa sổ b. Thực hiện kế toỏn trờn mỏy vi tớnh - Nếu sai sút được phỏt hiện khi chưa in sổ, kế toỏn được phộp sửa chữa trực tiếp trong sổ trờn mỏy. - Trường hợp đó in sổ sau đú mới phỏt hiện sai sút, sổ đó in được sửa chữa theo đỳng qui định của một trong ba phương phỏp trờn, đồng thời phải sửa lại sai sút trong sổ trờn mỏy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu lại tờ sổ mới cựng tờ sổ cú sai sút để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soỏt. - Trường hợp phỏt hiện sai sút sau khi BCTC năm đú phỏt hành thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đú phỏt hiện sai sút trờn mỏy vi tớnh và ghi chỳ vào dũng cuối của sổ kế toỏn năm cú sai sút 41
41. 7.2. Hỡnh thức kế toỏn 7.2.1. Khỏi niệm hỡnh thức kế toỏn - Hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức tổ chức hệ thống sổ kế toỏn gồm số lượng, kết cấu cỏc loại sổ, mối quan hệ giữa cỏc loại sổ, trỡnh tự và phương phỏp ghi chộp tập hợp, hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo đỳng phương phỏp kế toỏn trờn cơ sở cỏc chứng từ kế toỏn hợp lệ, hợp phỏp. 42
42. 7.2. Hỡnh thức kế toỏn 7.2.1. Khỏi niệm của hỡnh thức kế toỏn - Cỏc loại hỡnh thức kế toỏn: + Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký sổ cỏi + Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung + Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ + Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ + Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh 43
43. 7.2 Hỡnh thức kế toỏn 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.1 Hỡnh thức Nhật ký sổ cỏi * Đặc trưng - Sử dụng Nhật kớ sổ cỏi là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh - Sổ Nhật kớ sổ cỏi kết hợp ghi theo trỡnh tự thời gian và ghi theo hệ thống * Cỏc loại sổ kế toỏn sử dụng Sổ Nhật kớ-sổ cỏi, cỏc sổ và thẻ kế toỏn chi tiết. 44
44. NHẬT Kí SỔ CÁI Năm Ngày Chứng từ TK 131 TK511 Thứ Số thỏng TK tự Diến giải phỏt ghi dũng Số Ngày sinh Nợ Cú Nợ Cú sổ Số đầu năm - Cộng số PS - Số dư cuối thỏng Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 45
45. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.1 Hỡnh thức Nhật ký sổ cỏi * Ưu nhược điểm - Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, sử dụng ớt tài khoản kế toỏn, cần ớt nhõn viờn làm kế toỏn. - Nhược điểm: khú phõn cụng lao động, vỡ chỉ cú một sổ tổng hợp duy nhất; khụng ỏp dụng được cho đơn vị cú hoạt động kinh tế tài chớnh phức tạp, nhiều tài khoản. - Áp dụng: cho cỏc doanh nghiệp quy mụ nhỏ và vừa (vốn điều lệ dưới 10 tỷ, cú < 300 lao động), cú ớt nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, sử dụng ớt tài khoản, trỡnh độ nghiệp vụ của nhõn viờn kế toỏn tương đối thấp. 46
46. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.1 Hỡnh thức Nhật ký sổ cỏi * Trỡnh tự ghi sổ Hàng ngày khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, căn cứ vào chứng từ kế toỏn đó được lập để ghi vào sổ Nhật kớ-sổ cỏi, sau đú ghi vào sổ kế toỏn chi tiết. Cuối kỡ tổng hợp số liệu của cỏc tài khoản trờn sổ Nhật kớ- sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh. 47
47. Trỡnh tự ghi sổ hỡnh thức nhật ký sổ Cỏi Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ thẻ kế toỏn chứng từ gốc chi tiết Nhật ký Bảng tổng hợp sổ Cỏi chi tiết Bỏo cỏo tài chớnh Ghi chỳ Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu số liệu 48
48. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.2 Hỡnh thức Nhật ký chung * Đặc trưng: - Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ nhật ký theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và cú phõn tớch theo tài khoản đối ứng. Sau đú là số liệu trờn cỏc sổ nhật kớ sẽ được ghi vào sổ cỏi * Cỏc loại sổ kế toỏn sử dụng Sổ Nhật kớ chung Sổ nhật kớ chuyờn dựng Sổ cỏi TK Cỏc sổ kế toỏn chi tiết 49
49. Sổ Nhật ký chung Năm . Đó Số phỏt Ngày Chứng từ Số hiệu ghi sinh thỏng Diễn giải tài sổ ghi sổ khoản Số Ngày cỏi Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày thỏng năm Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 50
50. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.2 Hỡnh thức Nhật ký chung * Trỡnh tự ghi sổ + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn ghi vào sổ Nhật kớ chung, sau đú căn cứ vào sổ Nhật kớ chung để ghi vào cỏc sổ cỏi theo cỏc theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. + Đối với cỏc đối tượng phỏt sinh nhiều, căn cứ vào chứng từ, sẽ ghi vào cỏc sổ nhật kớ đặc biệt, định kỡ (3,5,7,10,15 ngày) hoặc cuối thỏng tổng hợp số liệu trờn nhật kớ đặc biệt để ghi vào sổ cỏi. + Đồng thời với việc ghi vào cỏc sổ nhật kớ, cỏc nghiệp vụ kinh tế ghi vào cỏc sổ chi tiết liờn quan. 51
51. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.2 Hỡnh thức Nhật ký chung * Trỡnh tự ghi sổ + Cuối kỡ, căn cứ sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đú đối chiếu số liệu với sổ cỏi, căn cứ vào sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Căn cứ số liệu trờn bảng cõn đối số phỏt sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh 52
52. Trỡnh tự ghi sổ hỡnh thức nhật ký chung ChứngChứng từtừ gốc gốc SổSổ nhật kýnhật chuyờn ký dựng SổSổ nhật nhật ký chung ký SổSổ thẻthẻ kế toỏnkế chi toỏn tiết chuyờn dựng chung chi tiết SổSổ cỏi BảngBảng tổng tổng hợp chi hợp tiết chi tiết Bảng cõn đối số phỏt Bảng sinhcõn đối số phỏt sinh Bỏo cỏo Bỏotài chớnh cỏo tài chớnh 53
53. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.2 Hỡnh thức Nhật ký chung * Ưu nhược điểm - Ưu điểm: thuận tiện đối chiếu số liệu, kiểm tra, phõn cụng lao động; dễ ỏp dụng kế toỏn mỏy đối với hỡnh thức này, được nhiều doanh nghiệp ỏp dụng. - Nhược điểm: ghi sổ trựng lắp (NKC - sổ cỏi) - Áp dụng: là hỡnh thức tương đối đơn giản, thớch hợp với nhiều loại hỡnh doanh nghiệp và hỡnh thức được ỏp dụng phổ biến nhất hiện nay toỏn 54
54. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.3 Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ * Đặc trưng Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh căn cứ vào chứng từ gốc lập “Chứng từ ghi sổ” để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trờn sổ cỏi của cỏc tài khoản. Chứng từ ghi sổ để đảm bảo tớnh phỏp lý phải cú chứng từ gốc đi kốm. 55
55. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.3 Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ * Cỏc sổ kế toỏn sử dụng - Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ - Sổ cỏi TK - Cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết 56
56. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: Ngày thỏng năm Kốm theo chứng từ gốc Số hiệu tài khoản Trớch yếu Số tiền Ghi chỳ Nợ Cú Người lập Ngày thỏng năm (Ký tờn) Kế toỏn trưởng (ký tờn) 57
57. Trỡnh tự ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toỏn chứng từ gốc chi tiết Sổ đăng ký chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối SPS Bỏo cỏo tài chớnh 58
58. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.3 Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ * Trỡnh tự ghi sổ Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc hoặc bảng kờ chứng từ gốc, kế toỏn lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toỏn ghi vào sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ, sau đú ghi vào sổ cỏi. Đối với cỏc đối tượng cần hạch toỏn chi tiết căn cứ chứng từ ghi sổ kốm theo chứng từ gốc, kế toỏn ghi vào cỏc sổ, thẻ chi tiết. Cuối thỏng căn cứ cỏc sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cỏi. Căn cứ sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh cỏc tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết và lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn. 59
59. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.3 Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ * Ưu nhược điểm - Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu và phõn cụng lao động. - Nhược điểm, ghi sổ bị trựng lắp (phải ghi vào CTGS theo đối ứng Nợ và Cú của từng TK, và ghi vào sổ cỏi TK), việc đối chiếu kiểm tra thường dồn vào thời điểm cuối kỳ làm khối lượng cụng việc tăng. 60
60. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Đặc trưng Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra hợp lệ, hợp phỏp để phõn loại, tập hợp hệ thống hoỏ vào cỏc sổ “Nhật kớ chứng từ” mở theo bờn cú của cỏc tài khoản, kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng Nợ * Cỏc loại sổ kế toỏn - Sổ nhật kớ chứng từ (1-10) - Bảng kờ (1-11) - Sổ cỏi tài khoản - Cỏc sổ kế toỏn chi tiết. 61
61. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Trỡnh tự ghi sổ - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đó kiểm tra kế toỏn ghi vào cỏc sổ nhật kớ chứng từ theo bờn Cú của đối ứng tài khoản. Đồng thời theo dừi chi tiết trờn cỏc bảng kờ theo đối ứng Nợ tài khoản, và cỏc sổ chi tiết cú liờn quan. - Đối với cỏc khoản chi phớ sản xuất kinh doanh phỏt sinh cần tớnh toỏn phõn bổ, căn cứ chứng từ gốc lập cỏc bảng phõn bổ, sau đú căn cứ bảng phõn bổ để ghi bảng kờ, nhật kớ chứng từ 62
62. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Trỡnh tự ghi sổ Đối với cỏc khoản CPSXKD phỏt sinh cần tớnh toỏn phõn bổ, căn cứ chứng từ gốc lập cỏc bảng phõn bổ (Bảng phõn bổ tiền lương, Bảng phõn bổ cụng vụ dụng cụ, Bảng phõn bổ khấu hao), sau đú căn cứ bảng phõn bổ để ghi vào cỏc bảng kờ, nhật kớ chứng từ cú liờn quan. Cuối thỏng đối chiếu số liệu giữa cỏc nhật kớ chứng từ với nhau, giữa nhật kớ chứng từ với bảng kờ, sau đú căn cứ vào nhật kớ chứng từ ghi sổ cỏi, căn cứ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cỏi. Căn cứ sổ cỏi, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kờ và nhật kớ chứng từ lập bỏo cỏo tài chớnh. 63
63. Trỡnh tự ghi sổ hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ NKCT Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cỏi chi tiết Bỏo cỏo tài chớnh
64. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Ưu nhược điểm Ưu điểm: trỏnh bị trựng lắp khi ghi sổ, giảm khối lượng ghi chộp; việc đối chiếu số liệu tương đối chớnh xỏc. Nhược điểm: mẫu sổ kế toỏn phức tạp, đũi hỏi trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn cao, khú ỏp dụng tin học vào kế toỏn. Áp dụng: doanh nghiệp cú quy mụ lớn, nhiều nghiệp vụ, nhõn viờn kế toỏn cú trỡnh độ cao (thể hiện đầy đủ tớnh ưu việt của hỡnh thức này) 65
65. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Đặc trưng - Cụng việc kế toỏn được thực hiện trờn mỏy vi tớnh theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn. - Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn trờn. - Phần mềm kế toỏn phải đỏp ứng tiờu chuẩn và điều kiện theo quy định * Cỏc sổ kế toỏn sử dụng Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng cú thể khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay. 66
66. Trình tự ghi sổ Chứng từ kế toỏn Phần mềm kế Sổ kế toỏn toỏn Sổ tổng hơp Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn -Bỏo cỏo tài chớnh cựng loại Mỏy vi tớnh - Bỏo cỏo kế t oỏn quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 67
67. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Trỡnh tự ghi sổ + Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn. + Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký- Sổ Cỏi ) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan. 68
68. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Trỡnh tự ghi sổ + Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu, sau đú in sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay. (nộp cho cỏc cơ quan cú liờn quan) 69
69. 7.2.2 Cỏc hỡnh thức kế toỏn 7.2.2.4 Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ * Ưu nhược điểm - Quỏ trỡnh ghi sổ cú độ chớnh xỏc cao, giảm bớt khối lượng cụng việc kế toỏn - Thụng tin cung cấp nhanh chúng, kịp thời - Nếu cú sai sút, khú phỏt hiện 70