Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5-6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5-6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

1. Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: . Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán. . Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán. . Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu. Chương 5-6 . Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp. QUY TRÌNH KẾ TOÁN - . Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 1 2 Tổng quan về quy trình kế toán Tổng quan về quy trình Chứng từ kế toán kế toán Hệ thống thông tin Quy trình Nội dung xử lý thông tin Hệ thống thông tin kế Sổ sách kế toán Kiểm soát toán nội bộ và công tác kế toán 3 4 1
2. Hệ thống thông tin kế toán Quy trình xử lý dữ liệu . Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh Cung cấp thông tin các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) . Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các Sổ kế Báo cáo tài chính toán thông tin hữu ích cho những người sử dụng Chứng Bảng CĐKT từ kế Báo cáo KQHĐKD toán Báo cáo LCTT Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống Bản TMBCTC thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết định. Kiểm soát các hoạt động 5 6 Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán Chứng từ kế toán Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập trong  Khái niệm tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ chức:  Vai trò của chứng từ • Tính tin cậy của BCTC  Phân loại chứng từ • Hiệu quả của các hoạt động  Yêu cầu đối với chứng từ • Việc tuân thủ các quy định  Yếu tố của chứng từ  Lưu chuyển chứng từ 7 8 2
3. Khái niệm Vai trò của chứng từ kế toán: – Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật đối với chất lượng thông tin kế toán. mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát – Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế việc quản lý. toán. – Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. – Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng 9 10 Phân loại chứng từ Phân loại chứng từ (tiếp) Theo nội dung phản ảnh o Theo nội dung phản ảnh Chứng từ về tiền • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy o Theo công dụng tệ báo Có o Theo nguồn gốc Chứng từ về hàng tồn kho • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho o Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng Chứng từ về lao • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền từ ghi sổ) động và tiền lương lương Chứng từ về bán hàng • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) Chứng từ về • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh TSCĐ lý 11 12 3
4. Phân loại chứng từ (tiếp) Phân loại chứng từ (tiếp) • Chứng từ mệnh lệnh Phân loại theo công • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Chứng từ tổng dụng của chứng từ Chứng từ gốc hợp Được lập ngay Tập hợp từ các Phân loại theo • Chứng từ bên trong khi nghiệp vụ chứng từ gốc nguồn gốc của • Chứng từ bên ngoài kinh tế phát sinh cùng loại chứng từ 13 14 Công ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC Ví dụ 1 07 1 3 2015 14/07/0001 Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ Nguyễn Ngọc Thịnh nào theo các cách phân loại đã học: Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng 18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười . Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách ngàn đồng) 1 hóa đơn GTGT hàng 1 3 2015 . Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán . Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng 15 Minh họa mẫu chứng từ 16 4
5. 1 Yêu cầu đối với chứng từ 2 • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính Các chính xác của số liệu. 4 yếu • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo 5 tố qui định. của • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, chứng gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, từ sửa chữa trên các chứng từ. 17 18 Luân chuyển chứng từ Bài tập thực hành 1 Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; • Hãy ghép cột (a) phù hợp với một hoặc nhiều nội dung ở cột (b): (a) (b) Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán 1. Thực hiện định khoản vào a. Chứng từ mệnh lệnh hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; chứng từ trước khi ghi sổ 2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động 3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ 4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán kế toán; 5. Chứng minh hàng mua đã e. Hoàn chỉnh chứng từ nhập kho 6. Hóa đơn giao cho khách f. Chứng từ chấp hành hàng Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. g. Chứng từ bên trong 20 19 5
6. Khái niệm . Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các Phân loại sổ sách Khái niệm kế toán nghiệp vụ. . Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên chứng từ kế toán Sổ sách kế toán . Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính Các hình thức tổ Giới thiệu hình chức sổ sách kế thức nhật ký toán chung 21 22 Phân loại sổ sách kế toán Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng kế toán . Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp . Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. . Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ . Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết vật tư, . Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự . Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. tiết. 23 24 6
7. Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán Phân loại theo cách tổ chức sổ Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách . Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng . Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các phẩm, hàng hoá chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: . Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi – Hình thức kế toán Nhật ký chung; – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách – Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; nhập dữ liệu. – Hình thức kế toán trên máy vi tính. 25 26 Giới thiệu hình thức Nhật ký chung Ví dụ 2 Chứng từ kế toán Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong sổ sách kế toán nào? a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày Sổ nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán 11/11/2011 của công ty ABC đặc biệt chi tiết b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của tài sản M. Sổ Cái Bảng tổng hợp c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 27 28 7
8. Hệ thống thông tin kế toán Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán • Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán Lợi ích: Các mức độ ứng dụng o Giảm bớt khối lượng công – Hệ thống xử lý bán thủ • Giới thiệu Hệ thống thông tin kế toán việc công với sự trợ giúp của các bảng tính Excel • Các phân hệ ứng dụng cơ bản của hệ thống thông tin oTăng tốc độ xử lý – Hệ thống phần mềm kế kế toán o Giúp công tác kế toán toán dạng điều khiển bằng chuyển sang hướng trình bày trình đơn (Menu – Driven- • Vai trò của cơ sở dữ liệu và phân tích thông tin. Systems) • Vận hành hệ thống thông tin kế toán – Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 29 30 Hệ thống thông tin kế toán Các phân hệ ứng dụng cơ bản  Các phân hệ ứng dụng cơ bản . Phân hệ mua hàng . Phân hệ bán hàng  Vai trò của cơ sở dữ liệu . Phân hệ nhân sự  Vận hành hệ thống thông tin kế toán . Phân hệ sổ cái Trong doanh nghiệp sản xuất, còn có thêm phân hệ sản xuất 31 32 8
9. Ví dụ 3 Vai trò của cơ sở dữ liệu Giới thiệu Phân hệ bán hàng Cơ sở dữ liệu Phân hệ Chức năng Các bộ phận Các dữ liệu liên giúp tránh được trùng liên quan quan lắp về nhập Bán hàng Xử lý đơn đặt hàng - Bộ phận bán - Dữ liệu khách liệu, đảm bảo khách hàng, chứng hàng hàng tính nhất từ giao hàng và - Bộ phận giao - Dữ liệu bán hàng quán về quản hóa đơn của đơn vị, hàng - Dữ liệu kho hàng lý dữ liệu và theo dõi thu tiền và - Bộ phận kế - Dữ liệu sổ cái giúp kết xuất cập nhật kho. toán dữ liệu từ nhiều nguồn - Bộ phận kho với độ chính xác cao Tham vấn Xử lý Ra báo cáo 33 34 Vận hành hệ thống thông tin kế toán  Khai báo hệ thống  Quy trình vận hành • Nhập dữ liệu • Xử lý dữ liệu • Kết xuất báo cáo 35 9