Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kiểm kê

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kiểm kê

1. 17-Sep-11 4.1 Chứng từ kế toán: 4.1.1 Khái niệm: • Theo Luật kế toán Việt Nam: Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ đã hoàn thanh, làm căn cứ ghi sổ kế toán. KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định theo luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, 6.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ: - Ý nghĩa của chứng từ: 4.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác từ: (tt) kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của - Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán: nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Chứng từ kế toán: - Tác dụng của chứng từ: • Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán Lập chứng từ kế toán: • Là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất • Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ không thể thực hiện được công tác kế toán. phạm pháp luật, hành vi tham ô, lãng phí • Nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và • Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các khiếu nại, thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của khiếu tố nghiệp vụ. • Là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế • Nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát • Là căn cứ xác định các đơn vị và cá nhân phải chịu trách sinh. nhiệm về nghiệp vụ đã phát sinh • Nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm đối với nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật. 1
2. 17-Sep-11 4.1.3 Phân loại chứng từ: 4.1.3 Phân loại chứng từ: (tt) – Theo công dụng gồm: – Tính chất pháp lý gồm: • Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi • Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ phản ánh các quan nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý hàng, Chứng từ gốc được chia thành hai loại: chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại • Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác như lệnh chi, lệnh mẫu, chỉ tiêu phản ánh, mục đích và phương pháp lập. Các xuất kho, Chứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cứ chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và ghi sổ các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế như hóa • Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận lệnh đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng. sản xuất kinh doanh đã được thực hiện như phiếu thu, • Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng phiếu chi, Chứng từ chấp hành dùng làm căn cứ ghi sổ. trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước hướng dẫn các chỉ • Chứng từ ghi sổ là chứng từ dùng để tập hợp số liệu của tiêu đặc trưng để các ngành, các cơ sở kinh tế trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ, trên cơ sở đó đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể như phiếu thu, ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, pháp lý như chứng từ gốc. 4.1.4 Nội dung chứng từ kế toán: Luật kế toán quy định nội dung chứng từ kế toán như sau: – Tên và số hiệu chứng từ kế toán – Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán – Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ kế toán – Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng từ kế toán – Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh – Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chinh ghi bằng số, riêng tổng số tiền của chứng từ kế toán phải ghi bằng chữ – Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán 2
3. 17-Sep-11 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: Tổ chức chứng từ trong một đơn vị kế toán gồm lập chứng Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp từ, chỉnh lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và luân chuyển đều phải lập chứng từ kế toán, khi lập phải tuân thủ những chứng từ theo cơ cấu tổ chức công tác kế toán của đơn vị, quy định sau: lưu trữ chứng từ: 12 tháng, sau đó đưa vào kho quản lý • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp như các tài sản khác trong doanh nghiệp trong thời hạn 5 đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi năm, riêng loại chứng từ dùng để ghi sổ thì phải lưu trữ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp trong thời hạn 10 năm. • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung theo quy định. 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: (tt) 4.1.6 Kiểm tra, hoàn chỉnh và bảo quản chứng từ • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế - Kiểm tra chứng từ yêu cầu các nội dung sau: toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ các chỉ tiêu phản khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải viết liên tục, ánh trên chứng từ không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị • Kiểm tra tính hợp pháp (chứng từ được lập theo mẫu quy tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ định, ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế kế toán. Khi viết sai chứng từ cần hủy bỏ bằng cách gạch phát sinh và nghiệp vụ đó được pháp luật cho phép, có đầy chéo vào chứng từ sai. đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và có dấu của • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. doanh nghiệp về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh) , hợp lệ Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một (chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải tiêu thức và theo quy định phương pháp lập từng loại giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao chứng từ) của chứng từ. dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng liên gửi bên ngoài phải có dâu của doanh nghiệp. từ kế toán • Người lập, người ký duyệt và những người ký tên trên • Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của người lập, người kiểm tra, người xét duyệt đới với từng chứng từ kế toán loại nghiệp vụ kinh tế. • Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định. 3
4. 17-Sep-11 - Bảo quản chứng từ: • Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại - Hoàn chỉnh chứng từ: bảo quản và lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản • Nếu chứng từ chưa có giá phải ghi giá vào ngay những chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế chứng từ này. toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị • Sắp xếp, phân loại chứng từ theo nghiệp vụ, theo tính chất mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản photo tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị của các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hủy hoại. Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. hiện nay: • Lập định khoản kế toán • Thời gian lưu trữ tối thiểu 5 năm từ khi kết thúc kỳ kế toán năm gồm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính • Thời gian lưu trữ ít nhất 10 năm từ khi kết thúc kỳ kế toán năm gồm: chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi 4.2 Kiểm kê sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế tóan chi tiết, các sổ kế toán tổng 4.2.1 Khái niệm: hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, biên bản thiêu • Kiểm kê là kiểm tra thực tế thông qua việc cân đong, đo hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến đếm, kiểm tra đối chiếu nhằm xác nhận số lượng và giá trị việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có có thật của tài sản tại đơn vị báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán. • Kiểm kê là công tác thường xuyên của kế toán, của mỗi kỳ • Thời gian lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu, quyết toán có ý nghĩa quan trọng về kinh t6é, an ninh quốc phòng. • Kiểm kê là công tác bất thừơng của doanh nghiệp lúc giải Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người thể, chia tách, sáp nhập, cổ phần hóa hay thay đổi chủ sở đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp quyết định căn cứ hữu vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin • Như vậy, kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ nhằm xác định chính thức số thực có của tài sản trên thực phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trự dưới hính thức tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và bảng gốc hoặc hình thức khác. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn số liệu ghi trên tài khoản kế toán. phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại thự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp 4
5. 17-Sep-11 4.2.2 Phân loại kiểm kê - Theo phạm vi kiểm kê gồm: 4.2.3 Tổ chức kiểm kê: • Kiểm kê từng phần là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại • Lập hội đồng kiểm kê (Lãnh đạo đơn vị, Kế toán hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp trưởng, ) • Xây dựng kế họach kiểm kê, quyết định trình tự các bước • Kiểm kê toàn phần là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các kiểm kê loại tài sản trong doanh nghiệp • Khóa sổ kế toán tại thời điểm kiểm kê • - Theo thời gian tiến hành kiểm kê gồm: • Cá nhân, tổ chức quản lý tài sản phải tiến hành kiểm kê sơ • Kiểm kê định kỳ là việc kiểm kê có xác định thời gian bộ trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời • Tiến hành kiểm kê và chia thành từng tổ kiểm kê, lập biên gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày, bản kiểm kê nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng, • Đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế và so sánh với số liệu • Kiểm kê bất thường là việc kiểm kê không xác định thời trên sổ sánh kế toán, xác định thừa, thiếu tìm ra nguyên gian trước mà xảy ra đột xuất khi phát hiện có dấu hiệu nhân và đưa ra phương pháp xử lý với quyết định sau sai phạm hoặc mất mác trong doanh nghiệp cùng của Giám đốc 4.2.4 Thực hiện kiểm kê: Khi tiến hành kiểm kê tùy theo đối tượng mà có phương thức tiến hành phù hợp: 4.2.5 Xử lý kết quả kiểm kê • Đối với kiểm kê hiện vật, nhân viên chịu trách nhiệm Sau khi kiểm kê, các biên bản, báo cáo sẽ được gửi cho kiểm kê cần cân, đong, đo, đếm tại chỗ, có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý hiện vật, tài sản đó. phòng kế toán để đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số Cần chú ý đến chất lượng hiện vật, phát hiện những liệu ghi trên sổ sách kế toán. Nếu có phát sinh chênh lệch trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng kém phẩm chất, kế toán phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán • Đối với kiểm kê tiền mặt, nhân viên chịu trách nhiệm theo số liệu kiểm kê, sau đó báo cáo với lãnh đạo đơn vị. kiểm kê tiến hành đếm trực tiếp toàn bộ số tiền mặt tồn Khi có quyết định xử lý của lãnh đạo đơn vị về các trường tại quỹ (tiền VNĐ, ngoại tệ, ) và các chứng phiếu có giá trị như tiền (séc, .) hợp cụ thể kế toán căn cứ phản ánh vào sổ sách. • Đối với kiểm kê tiền gửi ngân hàng và công nợ, nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê tiến hành đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của các ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản với các đơn vị có quan hệ thanh toán. • Kết quả kiểm kê được phản ánh trên phiếu kiểm kê có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản tại doanh nghiệp 5
6. 17-Sep-11 4.2.5.1 Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu - Tài khoản sử dụng: Tài khoản này có thể có số dư bên Có: phản ánh số đã thu TK 138 “Phải thu khác” nhiều hơn số phải thu N TK 138 C Tài khoản cấp 2: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý • TK 1381 “ Tài sản thiếu chờ xử lý” phản ánh giá trị tài sản đầu kỳ thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý Kết chuyển giá trị tài sản • Chỉ hạch toán vào TK 1381 trường hợp chưa xác định Phải thu của cá nhân, tập thể đối P thiếu vào các tài khan liên được nguyên nhân về thiếu hụt, mất mát, hư hỏng tài sản với tài sản thiếu đã xác định rõ S quan theo quyết định trong của doanh nghiệp phải chờ xử lý nguyên nhân và có biên bản xử biên bản xử lý • Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân lý và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì hạch toán vào các Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý tài khoản liên quan không hạch toán vào TK 1381 cuối kỳ • TK 1385 “Phải thu về cổ phần hóa” • TK 1388 “Phải thu khác” • Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản - Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý: • TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 334 : trừ vào lương phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 138 (1388): phần bắt bồi thường Nợ TK 138 (1381): giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 632 : giá trị hao hụt mất mát sau khi trừ số thu bồi Nợ TK 214 : giá trị hao mòn thường theo quyết định xử lý Có TK 211: nguyên giá Có TK 138 (1381) Đồng thời ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán chi tiết TSCĐ • Tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và • Tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa, phát hiện thiếu thiếu người chịu trách nhiệm: chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 334 : trừ vào lương Nợ TK 138 (1381) Nợ TK 138 (1388): phần bắt bồi thường Có TK 111 Nợ TK 632 : giá trị hao hụt mất mát sau khi trừ số thu bồi Hoặc Có TK 152 thường theo quyết định xử lý Hoặc Có TK 153 Có TK 622 / Có TK627 Hoặc Có TK 155 Hoặc Có TK 111 Hoặc Có TK 156 Hoặc Có TK 152 Hoặc Có TK 153 Hoặc Có TK 155 / Có TK156 6
7. 17-Sep-11 4.2.5.2 Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa - Tài khoản sử dụng: TK 338 “Phải nộp khác” Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ N TK 338 C • TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” phản ánh giá trị tài sản Giá trị tài sản phát hiện thừa thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử còn chờ giải quyết đầu kỳ lý Tài sản thừa chờ xử lý do chưa • Trường hợp tài sản thừa đã xác định được nguyên nhân và Kết chuyển giá trị tài sản xác định nguyên nhân có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì hạch toán vào các tài thừa vào các tài khoản liên Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá khoản liên quan không hạch toán vào TK 3381 quan theo quyết định biên nhân, tập thể theo quyết định bản xứ lý trong biên bản xử lý đã xác định nguyên nhân Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết cuối kỳ - Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: • Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền về số tài sản • TSCĐ hữu hình phát hiện thừa chưa xác định rõ nguyên thừa nhân còn chờ quyết định xử lý: Nợ TK 338 (3381) Nợ TK 211: nguyên giá Có TK 411 Có TK 214: giá trị hao mòn Có TK 441 Có TK 338 (3381): giá trị còn lại Có TK 338 (3388) • Tiền mặt tại quỹ, vật tư, hàng hóa phát hiện thừa qua kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân: Có TK 642 Nợ TK 111 Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 155 Nợ TK 156 Có TK 338 (3381) 7