Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 1: Chứng từ kế toán

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 1: Chứng từ kế toán

1. Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Mục tiêu • Sau khi học xong chương này sinh viên có thể: – Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán – Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế toán – Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán – Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế toán 2 1 Nội dung Tài liệu tham khảo • Tổng quan về quy trình kế toán • Luật kế toán 03/2003/QH11 • Chứng từ kế toán • Nghị định 129/2004/NĐ-CP • Chế độ chứng từ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC. • Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. • Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 • Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 • Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 3 4
2. Khái niệm, vai trò Chứng từ kế toán • Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Lập, lưu và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Khái Các yếu chuyển, Phân tố cơ niệm, loại Yêu cầu bảo vai trò bản quản và lưu trữ 5 6 Khái niệm, vai trò (tiếp) Ví dụ 1 • Khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối • Ông A phải đi công tác Đà Nẵng – Chi nhánh của với chất lượng thông tin kế toán. Công ty. Theo dự toán, ông A cần có khoản tiền • Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho chi phí 10.000.000đ. Theo các anh/chị, ông A cần việc quản lý. phải làm gì để ứng được số tiền này từ công ty và • Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A. nghiệp vụ kinh tế. • Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi • Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ máy bay, chi phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, tranh chấp, kiện tụng. chi phí ăn uống tiếp khách, Ông A phải làm gì? • Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì? 7 8
3. Bài tập thực hành 1 Phân loại chứng từ • Công ty X ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Y. Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn • Theo nội dung kinh tế thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Công ty X • Theo công dụng phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng cho công ty • Theo nguồn gốc Y. • Công ty Y gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Y chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty X 16 tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Y bị phạt 20 triệu đồng trừ vào số tiền X nợ Y. • Công ty X đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công ty Y sau khi trừ đi 20 triệu đồng tiền phạt. Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại 10 công ty X và Y. 9 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (tiếp) PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (tiếp) Phân loại theo nội dung phản ảnh Phân loại theo công dụng Phân loại theo nguồn gốc của Chứng từ về tiền tệ • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của chứng từ chứng từ Chứng từ về hàng tồn • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ bên trong kho • Chứng từ chấp hành • Chứng từ bên ngoài • Chứng từ liên hợp Chứng từ về lao động • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền và tiền lương lương • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán Chứng từ11 về bán hàng 12 hàng) • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản Chứng từ về TSCĐ 11 12 thanh lý
4. CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 001/x0 Ngày .31 tháng 01 năm 20x0 Chứng từ Chứng từ gốc mệnh TK đối ứng Ghi lệnh Trích yếu Số tiền NỢ CÓ chú Thu nợ khách hàng 111 131 47.000.000 PT01, 03 CHỨNG TỪ Chứng từ chấp Doanh thu bán hàng 111 511 20.000.000 PT02 hành Doanh thu bán hàng 111 333 2.000.000 PT02 Chứng từ tổng hợp Thu khác 111 138 2.000.000 PT04 TỔNG CỘNG X X 71.000.000 13 14 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ Yêu cầu đối với chứng từ • Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán chính xác của số liệu. • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo cá nhân lập chứng từ qui định. • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch cá nhân nhận chứng từ bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa • Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên các chứng từ. • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng 15 từ kế toán. 16
5. 1 2 Bài tập thực hành 2 • Căn cứ vào mẫu Phiếu chi, hãy cho biết trình tự ký duyệt trên chứng từ. 4 5 18 17 Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán Lập chứng từ kế toán Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; • Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. • Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán phải rõ ràng, trung thực. hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; • Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. • Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ bằng số. kế toán; • Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 20 19
6. Bài tập thực hành 3 • Ngày 1/3/2014, Công ty TNHH Sunrise bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là 34.200đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt. Giá xuất kho của lô hàng trên là 27.600đ/kg, mã lô hàng là 034. • Thông tin về người mua và bán: • Công ty TNHH Sunrise- Lô 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a. Nêu tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch trên b. Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho 21 22 23 24
7. Ký duyệt chứng từ Minh họa lưu đồ liên quan đến chi tiền • Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; • Quá trình ký, xét duyệt thường được trình bày dưới dạng lưu đồ 25 Nguồn: trang web công ty Misa 26 Nguyên tắc ký chứng từ Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp) • Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng • Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ tiền phải ký theo từng liên. quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp • Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, ngân hàng. trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải • Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống khớp với chữ ký các lần trước đó. 27 chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. 28
8. Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp) Ví dụ 2 • Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký • Dựa vào lưu đồ chi tiền ở trên để giải thích: 1. Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chi có thể giao cho ai thực hiện? chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ 2. Kế toán thanh toán sẽ làm những công việc gì trước khi lập Phiếu chi? theo trách nhiệm của người ký. 3. Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế toán • Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng trưởng ký là có thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau. Theo bạn có được không? Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù 4. Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kế toán thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay khi nhập liệu xong không? kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 29 30 Kiểm tra chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán (tiếp) • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các • Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về toán; quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ • Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối kho, ) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện liên quan; hành. • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên • Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng chứng từ kế toán. thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh 31 sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 32
9. Bài tập thực hành 4 Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán • Hãy nêu nội dung cần kiểm tra liên quan đến chứng từ sau: • Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ: – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; – Phân loại chứng từ; – Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. 33 34 Bài tập thực hành 5 • Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho kế toán, bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này 35 36
10. Bảo quản và lưu trữ chứng từ Thời hạn lưu trữ chứng từ • 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế • Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán toán và lập BCTC cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và • 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo • Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu tài liệu đã được thanh lý. kế toán , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm toán. • Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu 37 38 Bài tập thực hành 6 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN • Nêu hồ sơ kế toán làm cơ sở để lập các chứng từ gốc sau: – Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp Yêu cầu – Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng Công tác tổ chức chừng từ – Phiếu thu tiền mặt Danh mục chứng từ 39 40
11. Yêu cầu Công tác tổ chức chứng từ kế toán • Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng • Tuân thủ các quy định pháp lý • Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ • Phù hợp với đặc điểm của đơn vị • Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện – Đáp ứng yêu cầu quản lý đúng chế độ chứng từ kế toán – Phù hợp khả năng của đơn vị • Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ • Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán • Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ 41 42 Danh mục chứng từ • Danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. • Thông tư 39/2014/TT-BTC liên quan đến hoá đơn bán hàng hoá và dịch vụ. 43