›
›

Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Đảng - Nguyễn Lệ Nhung

ppt 90 trang ngocly 2970
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Đảng - Nguyễn Lệ Nhung", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_nghiep_vu_luu_tru_dang_nguyen_le_nhung.ppt

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Đảng - Nguyễn Lệ Nhung

  1. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐẢNG Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung ĐT. 0912581997 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 1 0912581997
  2. Nguyên tắc quản lý c/tác lưu trữ Đảng • Tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ ĐCSVN vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ VPTW Đảng TS. Nguyễn Lệ Nhung - 2 0912581997
  3. • Văn phòng TW Đảng chịu trách nhiệm trước TW Đảng thực hiện QLNN về lưu trữ của Đảng và các tổ chức CT - XH. Cục Lưu trữ VPTW Đảng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng TW Đảng thực hiện QLNN về lưu trữ Đảng và các tổ chức CT - XH. • Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện QLNN về Lưu trữ Đảng và các tổ chức CT - XH trong phạm vi thuộc địa phương mình. • Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức CT - XH phải có LT hiện hành để quản lý HS, TLLT của CQ, TC mình. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 3 0912581997
  4. Các phần mềm ứng dụng CNTT vào c/tác lưu trữ Đảng - Quản lý các phông và sưu tập lưu trữ. - Quản lý các mục lục hồ sơ lưu trữ. - Quản lý văn kiện Đảng. - Quản lý các văn bản chủ yếu trong lưu trữ. - Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 4 0912581997
  5. Những khâu nghiệp vụ chủ yếu 1. Công tác thu thập, bổ sung TL 2. Công tác phân loại TL 3. Xác định giá trị TL 4. Chỉnh lý TL 5. Thống kê TLLT 6. Xây dựng công cụ tra tìm TLLT 7. Bảo quản TLLT 8. Tổ chức sử dụng TLLT TS. Nguyễn Lệ Nhung - 5 0912581997
  6. C/TÁC THU THẬP BỔ SUNG TL VÀO LT HH VÀ LTLS 1. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc 2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan TS. Nguyễn Lệ Nhung - 6 0912581997
  7. Căn cứ vào phạm vi quản lý TL đã được TW quy định, nguồn nộp lưu TL vào các kho LT cấp ủy các cấp như sau: - Kho lưu trữ TW Đảng gồm: + Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc; + Ban Chấp hành Trung ương; + Các cơ quan tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương; + Các CQ sự nghiệp của Đảng ở TW: Báo Nhân dân, T/chí Cộng sản, Học viện CT - HC QG Hồ Chí Minh, Nhà XB Chính trị Quốc gia-Sự thật; TS. Nguyễn Lệ Nhung - 7 0912581997
  8. Nguồn nộp lưu TL vào Kho LT TW Đảng + Các tổ chức Đảng trực thuộc BCHTW: các ĐU, ĐĐ, BCS đảng; + Các tổ chức CT-XH ở TW; + Các đ/chí ủy viên BCT, BBT, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, các đ/chí ủy viên BCHTW Đảng, BCT đồng thời là CB lãnh đạo chủ chốt của NN, của các tổ chức CT-XH. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 8 0912581997
  9. Kho lưu trữ cấp ủy tỉnh, thành phố gồm: + Đại hội ĐB Đảng bộ tỉnh, thành phố; + BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố ; + Các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; báo, nhà xuất bản, trường chính trị tỉnh. + Các ĐU, ĐĐ, BCS đảng tỉnh, thành ủy; + Các tổ chức CT-XH ở cấp tỉnh. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 9 0912581997
  10. - Kho LT cấp ủy huyện, quận, thị xã gồm: + Đại hội ĐB Đảng bộ huyện; + BCH Đảng bộ huyện; + Các ban tham mưu, giúp việc HU; trung tâm chính trị huyện. + Các TCCS Đảng; + Các tổ chức CT-XH ở cấp huyện và cơ sở; + ĐU xã, phường TS. Nguyễn Lệ Nhung - 10 0912581997
  11. 2. Thành phần TL nộp lưu vào LTLS • Về loại hình TL: bao gồm TL giấy, tài liệu KHKT, TL nghe nhìn • Về thể loại, thể thức VB, bao gồm: TL bản chính, bản sao có giá trị như bản chính, bản gốc, bản thảo nghị quyết, chỉ thị, thông báo, đề án, công văn, • về giá trị TL, bao gồm: những TL đã được xác định THBQ lâu dài và vĩnh viễn. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 11 0912581997
  12. Thời hạn giao nộp TL vào KLT cấp ủy các cấp * Kho lưu trữ TW Đảng • - Tài liệu Đại hội ĐB toàn quốc của Đảng: giao nộp ngay sau khi Đại hội kết thúc; • - Tài liệu của BCHTW: giao nộp sau một năm văn thư. • - Tài liệu của các CQ tham mưu giúp việc, các CQ sự nghiệp của Đảng ở TW, các ĐĐ, BCS, các ĐU trực thuộc BCHTW: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ BCHTW; • - Tài liệu của các tổ chức CT-XH ở TW: giao nộp sau 2 nh/kỳ của tổ chức. • - Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện TW quản lý: giao nộp vào kho LT sau khi cán bộ, đảng viên đó qua đời. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 12 0912581997
  13. * Kho lưu trữ tỉnh, thành ủy • Tài liệu đại hội ĐB tỉnh, thành phố: giao nộp ngay sau khi ĐH kết thúc. • Tài liệu của tỉnh, thành ủy, VP tỉnh, thành ủy: giao nộp sau 1 năm văn thư. • Tài liệu của các CQ tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy trừ VP tỉnh thành ủy), các ĐĐ, BCS đảng, ĐU trực thuộc: giao nộp sau 1 nh/kỳ tỉnh, thành ủy. • Tài liệu của các tổ chức CT-XH ở cấp tỉnh: giao nộp sau 1 nh/kỳ của tổ chức. • Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện tỉnh, thành ủy quản lý: giao nộp vào kho LT tỉnh, thành uỷ khi cán bộ, đảng viên đó qua đời. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 13 0912581997
  14. * Kho lưu trữ huyện, quận, thị, thành ủy • - Tài liệu Đại hội ĐB Đảng bộ huyện: giao nộp ngay sau khi ĐH kết thúc. • - Tài liệu của HU, VPHU: giao nộp sau 1 năm văn thư. • - Tài liệu các CQ tham mưu, giúp việc huyện, quận, thị, thành uỷ (trừ VP huyện, quận, thị, thành ủy): giao nộp sau 1 nh/kỳ HU. • - Tài liệu của các tổ chức CT-XH cấp huyện, cơ sở xã, phường: giao nộp sau 1 nh/kỳ tổ chức. • - Tài liệu các TCCS đảng: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ TCCS đảng. • - Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện HU quản lý: giao nộp vào kho LT HU khi cán bộ đ/viên đó qua đời. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 14 0912581997
  15. 2.4. Phương pháp tiến hành • Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu • Tổ chức tiếp nhận tài liệu TS. Nguyễn Lệ Nhung - 15 0912581997
  16. 3. Tổ chức sưu tầm, bổ sung những TL còn thiếu 3.1. Xác định những TL còn thiếu 3.2. Xác định nguồn sưu tầm 3.3. Biện pháp sưu tầm TS. Nguyễn Lệ Nhung - 16 0912581997
  17. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU CỦA ĐẢNG 1. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, đặc trưng phân loại TL 2. Phân loại TL Phông Lưu trữ ĐCSVN TS. Nguyễn Lệ Nhung - 17 0912581997
  18. 1. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, đặc trưng phân loại TL 1.1. Khái niệm 1.2. Yêu cầu 1.3. Nguyên tắc 1.4. Đặc trưng TS. Nguyễn Lệ Nhung - 18 0912581997
  19. 2. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN 2.1. Khái niệm Phông Lưu trữ ĐCSVN 2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN 2.3. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN TS. Nguyễn Lệ Nhung - 19 0912581997
  20. 2.1. Khái niệm Phông Lưu trữ ĐCSVN • Phông Lưu trữ ĐCSVN là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình h/động của các CQ, TC của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức CT-XH; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và h/động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của NN, của các tổ chức CT-XH. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 20 0912581997
  21. 2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN - Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng; các tổ chức tiền thân của các tổ chức CT-XH; - Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc và Đại hội Đảng bộ các cấp; tài liệu của các BCS Đảng, ĐĐ, các ban, báo, tạp chí, trường đảng, trường chính trị, nhà xuất bản của ĐCSVN (trước kia là Đảng Cộng sản Đông Dương, Đảng Lao động Việt Nam); - Tài liệu của các tổ chức CT-XH kể từ ngày thành lập; - Tài liệu của TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy đã giải thể; TS. Nguyễn Lệ Nhung - 21 0912581997
  22. 2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN (tiếp theo) - Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và h/động của Chủ tịch HCM, các lãnh thụ tiền bối của Đảng, các đ/chí lãnh đạo Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của NN và của tổ chức CT-XH; các cán bộ, đảng viên tiêu biểu của Đảng (do BBTTW Đảng quy định); - Hồi ký cách mạng của các đ/chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các cán bộ lão thành cách mạng; TS. Nguyễn Lệ Nhung - 22 0912581997
  23. 2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN (tiếp theo) - Tài liệu về h/động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế có liên quan đến Đảng ta; về những quan hệ giữa đảng ta với các đảng, các tổ chức và phong trào quốc tế; về những chiến sĩ quốc tế đã h/động trên đất nước ta và những đảng viên tiêu biểu của Đảng ta làm nhiệm vụ quốc tế ở các nước khác. - Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến h/động của Đảng ta và của các đoàn thể cách mạng. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 23 0912581997
  24. 2.3. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN Việc phân loại TL Phông LT ĐCSVN được thực hiện ở 3 cấp độ: - Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN để xác định màng lưới các kho lưu trữ. - Phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ cấp ủy. - Phân loại tài liệu trong từng phông lưu trữ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 24 0912581997
  25. Hệ thống các kho lưu trữ của Đảng gồm: - Kho Lưu trữ TW Đảng do Cục Lưu trữ VPTW Đảng quản lý. - Các kho LT tỉnh, thành ủy do VP tỉnh, thành ủy quản lý. - Các kho lưu trữ huyện, quận, thị, thành ủy do VP huyện, quận, thị, thành ủy quản lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 25 0912581997
  26. Phân loại TL trong từng kho LT cấp ủy theo phông lưu trữ Khái niệm phông lưu trữ Các loại phông lưu trữ Xác định các phông trong từng kho lưu trữ cấp ủy TS. Nguyễn Lệ Nhung - 26 0912581997
  27. Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau: - Các phông ĐHĐB toàn quốc của Đảng, Hội nghị đại biểu toàn quốc của Đảng giữa nhiệm kỳ. - Phông BCHTW Đảng. - Các phông CQ tham mưu giúp việc, các ĐU trực thuộc BCHTW còn đang hoạt động. - Các phông TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy, ban và ĐU trực thuộc TW đã giải thể. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 27 0912581997
  28. Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau: (tiếp) - Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh - Các phông cá nhân lãnh đạo Đảng, NN, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng. - Các sưu tập: Sưu tập tổ chức tiền thân, Sưu tập hội nghị thành lập Đảng; Sưu tập sách, báo, truyền đơn của Đảng TS. Nguyễn Lệ Nhung - 28 0912581997
  29. Ở các kho LT tỉnh, thành ủy có các phông LT sau - Phông CQ lãnh đạo đảng cấp tỉnh (gồm TL đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh và TL tỉnh ủy). - Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy. - Các phông ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy. - Các phông tổ chức CT-XH cấp tỉnh. - Phông trường chính trị tỉnh. - Phông báo đảng tỉnh. - Phông tỉnh ủy, thành ủy đã giải thể. - Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; các ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy; trường Đảng tỉnh đã giải thể. - Phông liên hợp các BCS đảng cấp tỉnh TS. Nguyễn Lệ Nhung - 29 0912581997
  30. Ở các kho LT huyện, quận, thị, thành ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy có các phông LT sau: - Phông CQ lãnh đạo đảng cấp huyện (bao gồm tài liệu đại hiệu đại biểu đảng bộ huyện, tài liệu BCH Đảng bộ huyện). - Các phông CQ tham mưu, giúp việc HU - Phông trường chính trị huyện. - Phông liên hợp các ĐU (khối cơ quan) trực thuộc HU - Các phông đảng bộ, chi bộ cơ sở (xã, phường, thị trấn). - Các phông tổ chức CT-XH cấp huyện. - Các phông liên hợp các tổ chức CT-XH cấp cơ sở trực thuộc. - Phông đảng bộ huyện đã giải thể. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 30 0912581997
  31. 3.3. Phân loại TL trong một phông LT • Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông • Chọn và xây dựng phương án phân loại • Phân loại tài liệu theo phương án đã xây dựng TS. Nguyễn Lệ Nhung - 31 0912581997
  32. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1. Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL 2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 4. Xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu 5. Tổ chức xác định giá trị tài liệu TS. Nguyễn Lệ Nhung - 32 0912581997
  33. 1. Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL 1.1. Khái niệm 1.2. Yêu cầu TS. Nguyễn Lệ Nhung - 33 0912581997
  34. 2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 2.1. Nguyên tắc tính đảng 2.2. Nguyên tắc lịch sử 2.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp TS. Nguyễn Lệ Nhung - 34 0912581997
  35. 3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 3.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu 3.2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu 3.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông 3.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu 3.5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu TS. Nguyễn Lệ Nhung - 35 0912581997
  36. 3.6. Tiêu chuẩn mức độ đầy đủ tài liệu của phông lưu trữ 3.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu 3.8. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu 3.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 36 0912581997
  37. 4. Xây dựng các công cụ XĐGTTL 4.1. Xây dựng bảng THBQ tài liệu 4.2. Danh mục hồ sơ 4.3. Danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu 4.4. Danh mục thành phần TL thuộc diện nộp lưu 4.5. Quy chế XĐGTTL 4.6. Danh mục các sự kiện lịch sử 4.7. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 37 0912581997
  38. 5. Tổ chức XĐGTTL 5.1. Các giai đoạn XĐGTTL • - XĐGTTL trong các CQ, TC là lựa chọn TL có giá trị khi lập HS để nộp lưu vào LTHH của CQ. • XĐGTTL trong LTHH là kiểm tra lại giá trị các HS đã nhận từ các đơn vị, cá nhân trong CQ, TC giao nộp và lựa chọn HS nộp lưu vào LTLS. • XĐGTTL trong LTLS là kiểm tra lại giá trị của các HS đã nhận từ LTHH của CQ và xem xét lại giá trị của các HS hết THBQ để loại huỷ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 38 0912581997
  39. 5.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng XĐGTTL thuộc Phông LT ĐCSVN được thành lập tại VPTW Đảng, các CQ Đảng trực thuộc TW, các tổ chức CT-XH ở TW, các kho LT tỉnh, thành uỷ và các kho LT huyện, quận, thị uỷ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 39 0912581997
  40. Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng XĐGTTL - Xét duyệt và quyết định THBQ - Kiểm tra xem xét theo định kỳ THBQ TLLT - Xét huỷ tài liệu đã hết giá trị lưu giữ và giám sát việc loại huỷ tài liệu. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 40 0912581997
  41. Thành phần của Hội đồng XĐGTTL - Đối với các CQ Đảng trực thuộc TW và các tổ chức CT-XH ở TW: • + Đ/c lãnh đạo CQ, TC làm chủ tịch Hội đồng; • + Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT làm uỷ viên; • + Đại diện LTCQ làm uỷ viên; • + Đại diện đơn vị có TL làm ủy viên. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 41 0912581997
  42. - Đối với các kho LT tỉnh uỷ, thành uỷ, huyện, quận, thị uỷ: + Đ/c PBT thường trực cấp uỷ làm chủ tịch Hội đồng; + Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT làm uỷ viên; + Đ/c trưởng kho LT làm uỷ viên; + Đại diện đơn vị có TLLT nộp lưu vào kho LT cấp ủy làm uỷ viên. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 42 0912581997
  43. 3. Lề lối làm việc của Hội đồng XĐGTTL - Từng thành viên trong Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu được kiến nghị giữ lại bảo quản và Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị. Đối với Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu; - Hội đồng họp thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; - Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 43 0912581997
  44. 5.3. Qui trình xét loại huỷ tài liệu - Trình DMTL hết giá trị cho Hội đồng XĐGTTL - Hội đồng XĐGTTL họp và lập BB họp Hội đồng - Gửi c/văn đề nghị và toàn bộ HS xét huỷ xin ý kiến CQ LT cấp trên -Người đứng đầu CQ, TC có TL xét loại huỷ ra quyết định cho loại huỷ TL hết giá trị trên cơ sở kết luận của Hội đồng XĐGTTL và ý kiến của CQ LT cấp trên - Tiến hành loại huỷ tài liệu - Lập hồ sơ xét huỷ TL và lưu giữ vĩnh viễn trong hồ sơ phông LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 44 0912581997
  45. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý TL II. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý III. Thực hiện chỉnh lý IV. Kết thúc chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung - 45 0912581997
  46. I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc công tác chỉnh lý TL 1 Khái niệm 2 Mục đích 3 Yêu cầu 4 Nguyên tắc TS. Nguyễn Lệ Nhung - 46 0912581997
  47. 1. Khái niệm • Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới những hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 47 0912581997
  48. 2. Mục đích • Tổ chức sắp xếp TL đưa ra chỉnh lý 1 cách khoa học. • Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL. • Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương tiện bảo quản TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 48 0912581997
  49. 3. Yêu cầu Sau khi chỉnh lý, TL phải đạt được yêu cầu sau: • Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu). • Đối với LTHH: xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu • Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. • Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu • Lập MLHS tài liệu (đáp ứng nhu cầu tra tìm nhanh chóng, chính xác) • Lập danh mục TL hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 49 0912581997
  50. 4. Nguyên tắc • Không phân tán phông, phải chỉnh lý TL theo phông. • Tài liệu khi p/loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của TL. • Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các h/động của CQ, TC; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 50 0912581997
  51. II. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý 1 Giao nhận tài liệu 2 Khảo sát tài liệu 3. Thu thập, bổ sung tài liệu 4. Biên soạn các văn bản h/dẫn chỉnh lý và lập KH chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung - 51 0912581997
  52. 1. Giao nhận tài liệu Nội dung: Quá trình xuất TL ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện việc giao nhận TL. Việc giao nhận TL phải được lập thành BB. Mục đích của việc lập BB giao nhận TL: - Quản lý chặt chẽ khối TL được xuất khỏi kho. - Để truy cứu tr/nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 52 0912581997
  53. 2. Khảo sát tài liệu * Nội dung khảo sát: • Tên phông, giới hạn thời gian của TL trong phông • Khối lượng TL đưa ra chỉnh lý (? m giá, cặp, bó, gói, hồ sơ ) • Loại hình TL (hành chính, KHKT ) • Thành phần TL (thuộc lĩnh vực gì, của đơn vị tổ chức nào) • Tình trạng TL (cũ, mới, đã được lập hồ sơ hay đang còn bó gói, TL trong phông đủ hay thiếu ) • Giá trị chung của TL (cao hay thấp) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 53 0912581997
  54. *Mục đích khảo sát • Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP. • Chọn ph/án phân loại được phù hợp • Viết các bản h/dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lý • XĐGTTL của phông • Lập kế hoạch chỉnh lý • Tiến hành sưu tầm TL còn thiếu • Chủ động chuẩn bị CSVC cho đợt chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung - 54 0912581997
  55. 3. Thu thập, sưu tầm TL còn thiếu • Thông qua khảo sát TL, có thể thấy TL của phông đủ hay thiếu, nếu thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung. • Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm: - Các đơn vị tổ chức có TL trong phông - Các CB được giao nh/vụ giải quyết công việc - CB, CC đã nghỉ hưu hoặc chuyển c/tác - CQ chủ quản cấp trên hoặc CQ trực thuộc. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 55 0912581997
  56. 4. Thu thập, bổ sung TL còn thiếu • Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu: - Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 56 0912581997
  57. 5. Biên soạn các VB h/dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 5.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP 5.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HS 5.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL 5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung - 57 0912581997
  58. 5.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP • LSĐVHTP: là bản tóm tắt quá trình h/ động, ch/năng, nh/vụ, qu/hạn, CCTC qua các thời kỳ lịch sử của CQ tạo ra phông TL. • LSP: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm TL của phông LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 58 0912581997
  59. 5.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HS • Bản h/dẫn phân loại TL của phông: hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ. Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 59 0912581997
  60. 5.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (tiếp theo) • Bản hướng dẫn LHS: hướng dẫn chi tiết về: - Ph/pháp tập hợp VB - Cách sắp xếp VB trong HS - Cách đánh số tờ - Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản) - Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa HS) ) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 60 0912581997
  61. 5.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL • Chỉ rõ THBQ cho từng loại TL, • chỉ rõ những loại TL hết giá trị =>loại ra tiêu huỷ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 61 0912581997
  62. 5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý • Để việc chỉnh lý TL được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ => phải lập kế hoạch chỉnh lý. • Kế hoạch chỉnh lý là 1 VB dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và CSVC phục vụ cho việc chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 62 0912581997
  63. * Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý • Mục đích, yêu cầu chỉnh lý • Nội dung công việc trong chỉnh lý • Lực lượng tham gia chỉnh lý • Địa điểm, kinh phí chỉnh lý • Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý => Kế hoạch này phải được Lãnh đạo CQ, TC duyệt, CB tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung kế hoạch. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 63 0912581997
  64. Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lý • Các phương tiện cần thiết và chủ yếu phục vụ cho quá trình chỉnh lý gồm: phòng làm việc, bàn chỉnh lý, cặp ba dây, bìa hồ sơ, giấy nháp, bút chì, bút bi, bút viết bìa hồ sơ, tẩy chì, bút xóa, ghim vòng nhựa, dập ghim, dao, kéo, tờ mục lục tài liệu, tờ chứng từ kết thúc, dây buộc TS. Nguyễn Lệ Nhung - 64 0912581997
  65. III. Thực hiện chỉnh lý 1. Phân loại tài liệu 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 3. Hệ thống hoá hồ sơ, lập MLHS 4. Biên mục hồ sơ 5. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu 6. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết và dán nhãn hộp. 7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại TS. Nguyễn Lệ Nhung - 65 0912581997
  66. 1. Phân loại tài liệu theo phương án phân loại, kết hợp với XĐGTTL • Bước 1:Phân chia tài liệu ra các nhóm lớn theo đơn vị thời gian (theo nhiệm kỳ cấp ủy hoặc theo nhiệm kỳ ban chấp hành của các tổ chức chính trị - xã hội). Khi phân loại tài liệu ở bước này cần kết hợp loại ra khỏi phông những sách, báo, tạp chí, giấy nháp, biểu mẫu chưa dùng TS. Nguyễn Lệ Nhung - 66 0912581997
  67. Một số điểm chú ý khi phân loại TL theo thời gian: + Thời gian của một nhiệm kỳ cấp ủy (nhiệm kỳ BCHTW các tổ chức CT-XH) được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội bầu BCH lần này đến hết ngày bế mạc đại hội bầu BCH lần sau. + Kế hoạch, báo cáo c/tác phân loại theo thời gian mà nội dung TL nói đến. Kế hoạch nhiều năm đưa vào năm đầu, báo cáo tổng kết nhiều năm đưa vào năm cuối. + Tài liệu là bản sao phân loại theo thời gian bản chính. + Tài liệu không có thời gian phải xác minh (bằng cách đọc kỹ nội dung, dựa vào ngày tháng các sự kiện trong TL, thời gian ghi trong dấu đến ). Thời gian xác minh được, cần ghi vào giấy đính kèm trang đầu của TL và để trong dấu [ ]. + Hồ sơ vấn đề kết thúc năm nào, khóa nào thì để vào năm đó, khóa đó. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 67 0912581997
  68. Bước 2: Phân loại TL trong từng nh/kỳ ra các nhóm lớn, nhóm vừa theo ph/án phân loại. Trong bước phân loại này cần nắm chắc nội dung, xác định chính xác tác giả TL để đưa về các nhóm, đồng thời kết hợp kiểm tra thời gian đã phân loại ở bước 1. Nếu còn lẫn TL của nhiệm kỳ khác, cần trả về đúng nhóm. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 68 0912581997
  69. 1. Phân loại tài liệu (tiếp theo) • Bước 3: Phân loại tài liệu trong từng nhóm vừa ra các nhóm nhỏ. • Bước 4: Phân chia TL từ nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn tương ứng với HS TS. Nguyễn Lệ Nhung - 69 0912581997
  70. 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện HS • Việc lập hồ sơ được thực hiện đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ. • Việc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với phông đã lập hồ sơ ở văn thư. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 70 0912581997
  71. 3. Hệ thống hoá hồ sơ • Hệ thống hoá hồ sơ là việc sắp xếp lại các hồ sơ theo phương án phân loại đã chọn (sắp xếp trong phạm vi nhóm nhỏ đến nhóm vừa ) • Lưu ý: Hồ sơ nào có nội dung khái quát thì để lên phía trên, các hồ sơ có nội dung cụ thể để xuống dưới. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 71 0912581997
  72. 4. Lập mục lục hồ sơ - Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên gọi các HS (ĐVBQ) của một phông hoặc một phần phông LT. - Mục lục hồ sơ là công cụ để nắm nội dung, thành phần TL của phông, cố định trật tự TL trong phông và xác định vị trí của từng ĐVBQ để quản lý, tra tìm TS. Nguyễn Lệ Nhung - 72 0912581997
  73. 5. Biên mục hồ sơ • Biên mục bên trong - Đánh số trang - Viết mục lục văn bản - Viết chứng từ kết thúc TS. Nguyễn Lệ Nhung - 73 0912581997
  74. 5. Biên mục hồ sơ (tiếp theo) Biên mục bên ngoài: Là việc đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc phiếu tin vào bìa hồ sơ với các thông tin: - Tên phông - Tên mặt hoạt động (cơ cấu tổ chức) - Tiêu đề hồ sơ - Thời hạn bảo quản - Số lưu trữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 74 0912581997
  75. Biên mục bên trong: (MỤC LỤC VĂN BẢN) Số Số, ký hiệu Ngày Tác giả Trích yếu nội Trang Ghi TT văn bản tháng VB văn bản dung văn bản số chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 75 0912581997
  76. Biên mục bên ngoài: BÌA HỒ SƠ Tên PHÔNG: Đơn vị tổ chức (hoặc MHĐ) : HỒ SƠ Phông số: Ngtháng BĐ Mục lục số: Ngtháng KT Hồ sơ số: THBQ: Số trang TS. Nguyễn Lệ Nhung - 76 0912581997
  77. 6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu • Vệ sinh tài liệu • Tháo bỏ ghim kẹp • Làm phẳng tài liệu TS. Nguyễn Lệ Nhung - 77 0912581997
  78. 7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại • Toàn bộ TL hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự và được thống kê theo mẫu. • Tài liệu hết giá trị, được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng XĐGTL cơ quan kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 78 0912581997
  79. 8. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết và dán nhãn hộp • Sau khi đã cố định số HS (ĐVBQ) thì sắp xếp các HS (ĐVBQ) vào cặp, hộp theo số thứ tự HS, ghi nhãn cặp, đánh số thứ tự cặp, hộp. Số cặp, hộp đánh theo từng phông LT, bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ số 01. Sắp xếp từng cặp, hộp lên giá, tủ theo ng/tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 79 0912581997
  80. PHÔNG LƯU TRỮ Khóa 2000 - 2005 Mẫu nhãn cặp TÀI LIỆU: 8x10cm. ĐVBQ: . CẶP SỐ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 80 0912581997
  81. 9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm HS,TL (sẽ học ở chương sau) • Lập mục lục hồ sơ • Xây dựng bộ thẻ tra tìm • Nhập cơ sở dữ liệu vào máy tính TS. Nguyễn Lệ Nhung - 81 0912581997
  82. IV. Kết thúc chỉnh lý 1. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý 2. Kiểm tra kết quả chỉnh lý 3. Hoàn chỉnh hồ sơ phông 4. Bàn giao tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá TS. Nguyễn Lệ Nhung - 82 0912581997
  83. 1. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý • Kết quả làm được • Nhận xét, đánh giá TS. Nguyễn Lệ Nhung - 83 0912581997
  84. a. Kết quả làm được • Số lượng và chất lượng tài liệu trước khi chỉnh lý (Căn cứ vào BC Khảo sát) • Số lượng và chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý - Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: - Số hồ sơ bảo quản lâu dài: - Số hồ sơ bảo quản tạm thời: - Số tài liệu loại ra để tiêu hủy: - Số tài liệu chuyển phông khác: TS. Nguyễn Lệ Nhung - 84 0912581997
  85. b. Nhận xét, đánh giá • Tiến độ thực hiện so với kế hoạch đề ra • Ưu điểm • Tồn tại • Bài học kinh nghiệm TS. Nguyễn Lệ Nhung - 85 0912581997
  86. 2. Kiểm tra, nghiệm thu, đánh giá Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh TL, tiến hành thành lập hội đồng nghiệm thu để đánh giá kết quả chỉnh lý, tổ chức nghiệm thu TL đã chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 86 0912581997
  87. * Cơ sở (căn cứ) để kiểm tra • Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý • Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý • Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu • Hợp đồng chỉnh lý tài liệu • Biên bản giao nhận tài liệu • Kế hoạch chỉnh lý => Việc kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý cần lập biên bản. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 87 0912581997
  88. * Nội dung kiểm tra • Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý (hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu đúng chưa ) • Kiểm tra các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu ) • Kiểm tra các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, bộ thẻ LT ) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 88 0912581997
  89. 3. Hoàn chỉnh hồ sơ phông - Các biên bản giao nhận tài liệu - LSĐVHTP và LSP - Phương án phân loại tài liệu - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu - Kế hoạch chỉnh lý - Mục lục hồ sơ - Các văn bản về xét hủy tài liệu - Báo cáo sơ kết, tổng kết chỉnh lý TS. Nguyễn Lệ Nhung - 89 0912581997
  90. 4. Bàn giao tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá *Bàn giao TL cần phải đối chiếu cẩn thận từng HS, ĐVBQ giữa phần thống kê trong MLHS với thực tế TL. Cần phải làm biên bản bàn giao TL và có chữ ký của bên nhận và bên bàn giao tài liệu. Vận chuyển TL vào kho và sắp xếp lên giá - Sắp xếp lên giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới TS. Nguyễn Lệ Nhung - 90 0912581997