Bài giảng môn Quản trị hành chính văn phòng

135 trang ngocly 880

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng môn Quản trị hành chính văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_mon_quan_tri_hanh_chinh_van_phong.pdf

Nội dung text: Bài giảng môn Quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1 NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.NHỮNG KHÁI NIỆM II.CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP III.NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. NHỮNG KHÁI NIỆM  I.1 Quản trị  Có nhiều định nghĩa về quản trị  Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức.  Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn  Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung.
 Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người và thông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu. Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chức năng quản trị (PODC hay POLC)  QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững  TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi  Do đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn định trong sự biến động”  Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì ?
 I.2 Hành chính  Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính  Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tính quyền lực nhà nước. Do đó :” Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính CÔNG
 Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với nghĩa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý” . Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính TƯ.  Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đó.
 Những lưu ý quan trọng  Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính.  Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư.  Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp là gì ?  Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành chính doanh nghiệp trong nền kinh tế kế hoạch hoá và nền kinh tế thị trường.
 1.3 Văn phòng  Có nhiều cách tiếp cận  Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ )  Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng )  Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan )
 Tóm lại  Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.  Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị, là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
 Đối với doanh nghiệp  Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo).  Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người, quản lý con người.  Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là nơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
 Bốn yếu tố cấu thành văn phòng  Con người : các nhà quản trị, nhân viên  Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất  Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục  Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng  Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên
 Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.  Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp
 Hệ thống hành chính văn phòng doanh nghiệp phải thiết kế trên quan điểm ASS :  Hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp là một quá trình  Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tính chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp  Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp  Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác định tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm
II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  II.1 Chức năng của hành chính văn phòng  Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tế thị trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năng thông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính văn phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System)  Chức năng thông tin : thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin  Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơn vị trong bộ máy quản lý
 II.2 Nhiệm vụ  Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý và chương trình hành động cho các nhà quản trị  Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các nhà quản trị và quá trình quản trị  Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh  Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản
 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu  Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán  Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quá trình quản lý của doanh nghiệp  Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản
III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  III.1 Khái niệm  Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ.  Nhà quản trị phải có người dưới quyền  Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm  Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh nghiệp : nhà quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng
 Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà quản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họat động hành chính văn phòng doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả họat động hành chính văn phòng theo quyền hạn và trách nhiệm của mình  Vấn đề : Nhà quản trị hành chính văn phòng trước đây và hiện nay có những đặc điểm khác biệt gì ?
 Cấu trúc của các nhà quản trị hành chính trong doanh nghiệp  Cấp cao : giám đốc hành chính; phó GĐ hành chính tổ chức; trợ lý hành chính  Cấp giữa : chánh phó văn phòng, trưởng phó phòng hành chính  Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm phó .  Vấn đề : vị trí và ảnh hưởng của nhà quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp
 Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những kỹ năng nhất định  Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính  Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn  Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền đạt; thuyết phục  Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên quan
 Sự tồn tại của cấp quản trị hành chính cấp cao phụ thuộc vào  Qui mô họat động của doanh nghiệp  Đặc điểm ngành nghề họat động  Mức độ phức tạp và quan trọng của công tác hành chính  Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat động của doanh nghiệp.  Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trị hành chính cấp cao
 III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP  Có khả năng quản trị  Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính  Có khả năng huấn luyện đào tạo  Khả năng giao tiếp và ngọai giao  Khả năng truyền thông  Khả năng làm việc nhóm  Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng  Chịu đựng được áp lực công việc
CHƯƠNGCHƯƠNG 22 HOHOẠẠCHCH ĐĐỊỊNHNH && TTỔỔ CHCHỨỨCC CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH VĂNVĂN PHPHÒNGÒNG I.HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH III.TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC
I.I. HOHOẠẠCHCH ĐĐỊỊNHNH CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH VĂNVĂN PHPHÒNGÒNG • I.1 Khái niệm • Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra. • Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác.
• Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản • Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định. • Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại. • Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn.
• Hoạch định công việc hành chính : là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. • Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp hoạt động của bộ máy quản lý của DN
• Những đặc điểm của kế hoạch hành chính : • Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi) • Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời gian, công việc ) • Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa. • Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì? ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ?
• Hoạch định hành chính có những tác dụng • Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị • Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy • Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng • Tiết kiệm chi phí và thời gian
• I.2 Qui trình Hoạch định hành chính • Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu • Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các đơn vị chức năng trong doanh nghiệp và xác định những mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải làm. Nhu cầu từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải có những biện pháp giảm bớt sự thụ động
nhu cầu từ các Mục tiêu bộ phận nghiệp vụ HC i ồ h Xây dựng mục tiêu n ả – nhiệm vụ Ph Năng lực đáp Cân đối khả năng Áp lực môi ứng đáp ứng trường i ồ Xây dựng kế hoạch h n chính thức ả Ph Phổ biến thực hiện kế hoạch
• Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu (giới hạn thời gian ) • Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu (ai có quyển gì ? ) • Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu sử dụng • Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và phản hồi thông tin
• Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu • Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần giải quyết cho kế hoạch tới. • tiêu chuẩn đánh giá • Tầm quan trọng của mục tiêu • Thẩm quyền nhu cầu • Thời điểm chuyển giao nhu cầu
• Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ • Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án giải quyết. • Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu • Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách giải quyết.
• Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức • Văn bản hoá những kế hoạch • Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch • Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu của doanh nghiệp • Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác, rõ ràng
• Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch • Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối tượng có trách nhiệm của các đơn vị, thông tin cho các đối tượng liên quan • Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vị có liên quan • Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều chỉnh kế hoạch kịp thời
• I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch định HC • Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng “Lịch công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến. • Đối với kế hoạch tháng hay quí thường sử dụng bảng “Kế hoạch mô tả”
II.II. TTỔỔ CHCHỨỨCC CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH • II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC • a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn : toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính) • Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao
• Ưu điểm • Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và qui trình hành chính • Xử lý & cung cấp thông tin nhanh • Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí • Khuyết điểm • Quá tải công việc • Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp
• b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo chức năng hoạt động : công việc hành chính sẽ phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính . • Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”
• Ưu điểm • Tạo tính linh hoạt và thích ứng • Giảm bớt áp lực công việc • Khuyết điểm • Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính • Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị
• c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung, và phân quyền cho các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn. • Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách nhiệm giữa tập trung và phân tán
• II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành chính • Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động • Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách nhiệm • Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động • Nguyên tắc thông tin phản hồi
III.III. TTỔỔ CHCHỨỨCC KHÔNGKHÔNG GIANGIAN LLÀÀMM VIVIỆỆCC • III.1 Thiết kế văn phòng • Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng và văn phòng mở. Mỗi loại văn phòng có công dụng sử dụng khác nhau • a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình thức văn phòng mà các bộ phận làm việc được bố trí trong những phòng riêng biệt và khép kín.
• b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng mà các bộ phận làm việc được đặt trong không gian chung và xếp theo qui trình công việc. vd như ngân hàng • Văn phòng mở có 2 loại : có vách ngăn (cố định hay lưu động) và không có vách ngăn • Là xu hướng sử dụng hiện nay
• III.2 Điều kiện vật lý • Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm sinh lý và sức khoẻ của con người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong văn phòng. • Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn, màu sắc
• III.3 Tối ưu hoá thao tác • Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi làm việc. • Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân viên • Tạo không gian làm việc hiệu quả • Thiết kế luồng công việc hợp lý
CHƯƠNG 3 ĐIỀU HÀNH & KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  I.1 Khái niệm  Chỉ huy : là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.  Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với  Công việc  Khả năng  Lợi ích  Tình cảm
 Điều hành công việc hành chính : Là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm bảo đảm thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.  Điều hành công việc hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực và có trách nhiệm.
 Vai trò  Là chức năng thúc đẩy quá trình hoạt động.  Điều chỉnh những sai sót có thể có ở các chức năng trước.  Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động.
 I.2 Các phương thức điều hành công việc hành chính  a/ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục” : là quá trình thiết lập những nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành.  Đây là phương thức đặc trưng của hành chính
 Nguyên tắc : là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc  Thủ tục : là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc.  qui trình : là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của nhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
 Ưu điểm  Tạo tính nề nếp trật tự  Tạo khả năng tư vận hành  Thay đổi hoạt động nhanh chóng  Khuyết điểm  khả năng giải quyết sự cố kém  dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ
 b/ Điều hành bằng hệ thống văn bản : Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể. Là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính  Chính thức : có thẩm quyền  Cụ thể : gắn liền với những công việc nhất định
 Ưu  Phạm vi rộng  Cơ sở pháp lý  Giải quyết sự cố tốt  Khuyết  Tâm lý chờ đợi văn bản  Vấn đề giấy tờ gia tăng
 c/ Điều hành thông qua ủy quyền & phân quyền : dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc.Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống.  Mức độ phân quyền  Trách nhiệm  Kiểm soát phân quyền
 d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán,  xu hướng ngày càng được sử dụng vì  Mục tiêu rõ ràng  Trách nhiệm và độ tự quản cao  Khai thác tiềm năng nhân viên
 I.3 phương pháp chỉ huy của nhà quản trị hành chính  Thường sử dụng phương pháp chỉ huy theo các giai đoạn phát triển của nhân viên  Các giai đoạn phát triển của nhânv iên hình thành từ 2 nhóm yếu tố : tinh thần làm việc và kỹ năng nghề nghiệp
 Tinh thần làm việc = {lý tưởng, thái độ, quan điểm, tình cảm, tâm lý }  Kỹ năng làm việc = { trình độ chuyên môn, văn hoá, kinh nghiệm, thủ thuật làm việc }  Có 4 giai đoạn phát triển của nhân viên : S1, S2, S3, S4. tương ứng với 4 kiểu chỉ huy của nhà quản trị là D1, D2, D3, D4.
D3: D2: KÈM HỖ CẶP TRỢ D4: ủy D1: quyền HƯỚNG DẪN  S4 S3 S2 S1
 D1 : Hướng dẫn nhân viên (nhập cuộc)  D2 : Kèm cặp nhân viên  D3 : Hỗ trợ nhân viên  D4 : Ủy quyền cho nhân viên
II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  II.1 Khái niệm  Kiểm tra công việc hành chính là đánh giá nguyên tắc thủ tục/ đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp.  Kiểm tra phải chủ động  Tiến hành thường xuyên và toàn diện
 Vai trò  Kiểm soát hệ thống  Cải tiến và tối ưu hoá công việc  Tiết kiệm chi phí
 II. Phương pháp kiểm tra  a/ Kiểm tra theo qui trình công việc : là quá trình kiểm tra thiết kế theo những bước công việc, theo nguyên tắc phát hiện và điều chỉnh ngay những sai sót nảy sinh trong hoạt động.  Phương pháp kiểm tra này thích ứng với phương thức điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục.
 Nội dung  Nắm vững qui trình công việc  Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước công việc  Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục đã ban hành.  Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi chuyển công việc sang bộ phận khác.
 b/ kiểm tra kết quả “phản hồi” : Còn gọi là kiểm tra theo kết quả công việc. Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch, nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục.  Mang tính thụ động và có độ trễ  Thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản
 Thực hiện trên 3 bước  Bước 1 : xác định nợi dung và đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.  Bước 2 : đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước  Bước 3 tìm nguyên nhân và biện pháp điều chỉnh phù hợp
 Công cụ kiểm tra trong hành chính  Ngân sách  Hồ sơ tài liệu  Báo cáo  Lịch & kế hoạch công tác  Thanh tra
CHƯƠNGCHƯƠNG 44 NÂNGNÂNG CAOCAO HIHIỆỆUU QUQUẢẢ CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH VĂNVĂN PHPHÒNGÒNG I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
I.I. CCẢẢII TITIẾẾNN THTHỦỦ TTỤỤCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH DOANHDOANH NGHINGHIỆỆPP • I.1 Khái niệm • Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động của mình. • VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa hành chính doanh nghiệp và hành chính công.
• Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành chính trong doanh nghiệp • Các luật lệ qui định của nhà nước, của các cơ quan cấp trên • Đặc thù hoạt động, tính chất và qui mô hoạt động của doanh nghiệp • Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện
• Sự hình thành hệ thống các thủ tục là cần thiết, nhưng Tại sao phải cải tiến thủ tục hành chính? • Lạc hậu của qui trình thủ tục • Sự biến đổi nhanh chóng của môi trường cạnh tranh • Xuất hiện những nhu cầu mới • Tự hoàn thiện hệ thống
1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp Phân tích hiện trạng các thủ tục tương ứng ĐĐáánhnh gigiáá hihiệệuu VaVaäänn hahaøønhnh ququảả gigiảảii quyquyếếtt ththöûöû vavaøø ññieieààuu công việc chænh caùc thuû công việc ĐưaĐưa rara nhnhữữngng phươngphương áánn ccảảii chænh caùc thuû tuïc titiếếnn ththủủ ttụụcc tuïc CôngCông bbốố áápp ddụụngng nhnhữữngng ththủủ ttụụcc mmớớii
• Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành chính : • Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục • Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp • Bảo đảm tính khoa học • Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu • Bảo đảm tính ổn định và bền vững • Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền
II.II. ỨỨNGNG DDỤỤNGNG CÔNGCÔNG NGHNGHỆỆ THÔNGTHÔNG TINTIN TRONGTRONG HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH DNDN • II. 1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp • Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các thành phần liên hệ với nhau có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho việc làm quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức. • Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là một điều kiện cơ bản cho hoạt động của một doanh nghiệp • Quá trình hình thành thương mại điện tử đòi hỏi hành chính văn phòng phải có những thay đổi tương ứng
• Các hệ thông tin trong doanh nghiệp • Hệ hỗ trợ điều hành • (ESS : Executive Support System) • Hệ thông tin quản lý • (MIS : Management Information System) • Hệ trợ giúp quyết định • (DSS : Decision Support System ) • Hệ tự động hoá văn phòng • (OAS : Office Automation System) • Hệ xử lý tác nghiệp • (TPS :Transactions Processing System)
• II.2 Ưng dụng của công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng • Sự xuất hiện của mạng Internet và các mạng máy tính đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động văn phòng • Biên tập và soạn thảo văn bản hành chánh là một việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân viên thư ký, sử dụng những phần mềm soạn thảo văn bản sẽ tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối đa thời gian sửa chữa, biên tập văn bản
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hoá và tự động hoá các công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu • Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc nhanh chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng tiếp cận và giải quyết công việc văn phòng hàng ngày
• II.3. Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng • Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát triển và khả năng áp dụng của công nghệ thông tin • Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên • Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang thiết bị thông tin • Phải chuẩn hoá những thủ tục xử lý tin
III.III. ÁÁPP DDỤỤNGNG TQMTQM VVÀÀ ISOISO TRONGTRONG HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH DOANHDOANH NGHINGHIỆỆPP • III.1 Khái niệm về TQM và ISO • TQM - Total Quality Management :là một phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của tổ chức và của xã hội. • Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”
• ISO International Standards Organisation • Chất lượng sản phẩm do hệ thống chất lượng quản trị quyết định • Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm không có lỗi • Phòng ngừa là chính • Đề cao quản trị quá trình (MBP)
• III.2. Khả năng áp dụng TQM và ISO trong hành chính • Vấn đề : • Có áp dụng được TQM & ISO trong hành chính văn phòng không ? • Nếu được thì có nên áp dụng hay không? • Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong hành chính văn phòng doanh nghiệp là gì?
• Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính • Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các hoạt động hành chính • Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của các nhân viên trong công việc • Nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải quyết những vấn đề trong hành chính • Hỗ trợ cho quá trình áp dụng những công nghệ mới trong hành chính văn phòng
• III.2. Các bước xây dựng hệ thống chất lượng trong hành chánh văn phòng. • MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM • Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục cho từng công việc, từng bộ phận, từng phòng ban. Mô tả hệ thống chất lượng bằng văn bản. • Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện công việc theo những qui trình, theo những hướng dẫn đã viết và công bố.
• Đánh giá những gì đã làm : So sánh công việc đã làm với những nội dung đã mô tả trong hướng dẫn. • Điều chỉnh những khác biệt : Sửa chữa và điều chỉnh sai sót so với qui trình, phòng ngừa những sai sót
• Giai đoạn 1 : Các bước chuẩn bị • Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu chuẩn ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp • Thành lập ban chỉ đạo • Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO cho tất cả các cán bộ nhân viên • Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng thực hiện hệ thống chất lượng hiện nay trong các hoạt động hành chánh
• Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống chất lượng • Văn bản hoá những trình tự, những thủ tục cần thiết (sổ tay chất lượng; những thủ tục chung; Các chỉ dẫn công việc) • Phổ biến và đào tạo các nội dung chất lượng đã được văn bản hoá cho tất cả các nhân viên và các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng đúng những điều đã chỉ dẫn
• Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng • Những văn bản chất lượng cần phải được lãnh đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức • Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để xác định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống chất lượng đã xây dựng • Đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần và điều chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng
CHƯƠNG 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁI NIỆM VĂN BẢN THỂ THỨC VĂN BẢN QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN I.1 Văn bản là gì Theo nghĩa rộng : văn bản là tất cả những vật mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt thông tin giữa con người. Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá Theo nghĩa hẹp : văn bản hành chính là những giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát sinh trong hoạt động của tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt những thông tin giữa tổ chức và cá nhân.
 VẤN ĐỀ : Ngày nay trong hành chính chấp nhận những hình thức văn bản thông qua các phương tiện điện tử (mail, fax, web )  Trong hành chính các hoạt động liên quan đến văn bản gồm :  Xử lý văn bản  Biên tập và xuất bản  Lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu
 Chức năng văn bản  Chức năng thông tin  Chức năng pháp lý  Chức năng quản lý  Chức năng văn hóa  Chức năng giao tiếp
 I.2 Phân loại văn bản  Có nhiều cách phân loại văn bản, hành chính thường chia theo 2 cách  Theo nội dung : văn bản hành chính, văn bản kỹ thuật, văn bản tài chính  Theo tính chất văn bản : Văn bản pháp qui, văn bản hành chính
QuiQui ph phạạmmphphááppluluậậtt VănVănbbảảnnphphááppquyquy ÁÁppdubngjdubngj VănVănbbảảnn ThôngThôngthưthườờngng VănVănbbảảnhnhàànhnhchchínhính CCÁÁBIBIỆỆTT
 Văn bản pháp qui :  qui phạm pháp luật & áp dụng  Luật  Pháp lệnh  Nghị định  Nghị quyết  Thông tư  Chỉ thị
 Văn bản hành chính :  thông thường & cá biệt  Quyết định  Tờ trình  Báo cáo  Thông báo  Công văn  Biên bản 
II. THỂ THỨC VĂN BẢN  Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản (theo qui định tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004)  Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)  Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang tính trang trọng  Riêng văn bản có sự trao đổi thông qua phương tiện điện tử thì dùng font chữ Unicode
 Quốc hiệu  Tên cơ quan  Số ký hiệu văn bản  Địa danh, ngày tháng  Tên loại , trích yếu  Nội dung văn bản  Chữ ký thẩm quyền  Con dấu  Nơi nhận
 Các dấu hiệu  Ký hiệu người đánh máy  Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc  Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật  Địa chỉ , mail, đt cơ quan  Hướng dẫn lưu hành  Bản gốc, bản chính, bản sao
III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.1 Qui trình soạn thảo XXááccđđịnhịnhnnộộiidungdung & & th thểểlọlọaiaiVBVB ThuThu th thậậppttààiililiệệuuliênliênquanquan PhPhááccththảảoođđềềcươngcương&& nh nháápp TrTrìnhìnhduyduyệệtt&& s sửửaachchữữaa ViViếếttssạạchch&& hòan hòanthithiệệnnVBVB
 III.2 Yêu cầu khi soạn thảo  Rõ ràng (Clear)  Ngắn gọn (Consise)  Xác đáng (Corect)  Hoàn chỉnh (Complete)  Lịch sự (Courteous)
III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN  III.3 Ngôn ngữ & văn phong  Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ  Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định nghĩa  Sử dụng thuật ngữ thống nhất  Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ  Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.  Viết đúng chính tả  Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề
IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN  IV.1 Thủ tục trình ký  Tất cả văn bản phải qua văn thư  Văn thư làm thủ tục trình ký  Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24 tiếng  Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục  Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt)
IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành, VB không đúng thẩm quyền Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác thay thế, VB hết thời hiệu. Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản.
 Quan trọng  Chỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn bản  Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn bản
V. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG THAM KHẢO CUỐN MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TG : TS LƯU KIẾM THANH NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004
CHƯƠNG 7 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP, CHUYẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  I.1 khái niệm  Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm tổng kết đánh giá kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận những vấn đề sản xuất kinh doanh.
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  Hội nghị công nhân viên chức  Hội nghị cổ đông  Hội nghị khách hàng  Hội thảo về sản phẩm  Hội thảo khoa học kỹ thuật công nghệ
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2. Các bước tổ chức và điều hành hội nghị hội thảo  2.1 Lập kế hoạch hội nghị hội thảo  Tên và mục đích của hội nghị, hội thảo.  Thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo.  Thành phần tham dự hội nghị, hội thảo.  Địa điểm tổ chức chính và các địa điểm sinh hoạt của hội nghị, hội thảo.  Nội dung cơ bản của hội nghị, hội thảo.  Dự trù kinh phí tổ chức và các nguồn kinh phí chính
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.2 Chuẩn bị hội nghị  Thành lập ban tổ chức hội nghị, hội thảo  Xác định mục đích, nội dung hội nghị hội thảo  Qui định thành phần tham gia hội nghị  Xác định thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo  Lựa chọn địa điểm và trang trí phòng hội nghị  Làm giấy mời và in ấn những tài liệu phục vụ hội nghị  Chuẩn bị lực lượng thư ký và phục vụ hội nghị
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.3 Tiến hành hội nghị  Đón khách  Giới thiệu đại biểu và thành phần tham dự  Điều hành hoạt động của hội nghị  Chỉ đạo việc thực hiện ghi chép biên bản  Thực hiện những thủ tục kết thúc hội nghị
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.4 Công việc sau hội nghị  Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị  Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông quan trong đại hội  Thực hiện những công văn hành chính gửi cho các cấp lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị  Lập bảng thanh toán chi tiết những chi phí của hội nghị
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  1. Khái niệm  Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp  Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị của mình
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp  2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp  Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ?  Thành phần tham dự cuộc họp là ai ?  Thời gian và địa điểm thích hợp cho cuộc họp ?  Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không?  Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ?  Các nội dung bố trí ra sao ?  Có cần thảo luận nội dung trước hay không ?  Cần thư ký cuộc họp hay không ?  Cần các thức uống hay đồ ăn gì ?  Các phương tiện phục vụ cuộc họp ?
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2.2 Điều hành cuộc họp  Hãy chăm chú lắng nghe.  Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.  Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết.  Tóm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí.  Luôn có những số liệu chính xác và rõ ràng.  Giữ cho cuộc họp liên tục không bị ngắt quãng.  Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc.  Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp.  Tôn trọng và hợp tác với các thành viên.
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp  Sau khi kết thúc cuộc họp, nhà quản trị hành chính với chức năng của mình phải chỉ đạo thực hiện ngay những công việc nhằm bảo đảm cho kết quả cuộc họp được triển khai trên thực tế
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  3 Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp  Nguyên tắc chuẩn bị  Nguyên tắc kiểm soát thời gian  Nguyên tắc tôn trọng  Nguyên tắc dân chủ  Nguyên tắc ghi nhận thông tin
III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  1. Khái niệm  LÀ buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.  Các chuyến công tác dài ngày  Các chuyến công tác ngắn hạn
III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2. Các bước tổ chức chuyến công tác  2.1 Lên kế hoạch các chuyến công tác  Mục tiêu và nội dung chuyến công tác.  Thời gian thực hiện chuyến công tác  Danh sách các cán bộ đi cùng với lãnh đạo và số lượng người trong đoàn công tác.  Phương tiện di chuyển  Các tài liệu, giấy tờ, thủ tục cần thiết.  Kinh phí cho chuyến công tác.
III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2.2 Chuẩn bị các chuyến công tác  Liên hệ nơi công tác  Thực hiện các giấy tờ thủ tục hành chính cho đoàn công tác  Chuẩn bị nội dung công việc cho đoàn công tác  Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin chuyên môn cần thiết  Chuẩn bị các phương tiện di chuyển  Chuẩn bị kinh phí và điều kiện hoạt động khác
III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2.3 Các công việc khi lãnh đạo đi công tác  Những công việc cần làm trước khi lãnh đạo dời khỏi cơ quan  Những công việc khi lãnh đạo đi vắng  Những công việc sau khi lãnh đạo về
CHƯƠNG 8 CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ  Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức, cá nhân.  Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứa đựng trong nó.  Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhất định và là tài sản được bảo vệ.
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Nội dung của công tác lưu trữ  Phân loại các tài liệu một cách khoa học.  Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.  Bổ sung tài liệu lưu trữ  Thống kê và kiểm tra các tài liệu.  Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản.  Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  3- Các phương án phân loại tài liệu  Đặc trưng cơ cấu tổ chức  Đặc trưng mặt hoạt động  Đặc trưng thời gian  Đặc trưng vấn đề  Đặc trưng địa dư
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ  4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ  Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ.  Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ.  Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu trong lưu trữ
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ  5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ  Sắp xếp trực tiếp  Phương pháp gián tiếp  Phương pháp kết hợp
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ  Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hư hỏng
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ  6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu này.  Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ. Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ ).  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ  Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp  Nguyên tắc bảo mật
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU GiGiáá trtrịị ththựựcc titiễễnn thưthườờngng xuyênxuyên GiGiáá trtrịị ththựựcc titiễễnn GiGiáá trtrịị ttààii liliệệuu GiGiáá trtrịị ththựựcc titiễễnn khôngkhông thưthườờngng xuyênxuyên GiGiáá trtrịị llịịchch ssửử
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu  Tiêu chuẩn nội dung tài liệu  Tiêu chuẩn tác giả tài liệu  Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu  Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin  Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu  Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
LALAÄPÄP HOHOÀ ÀSÔSÔ HUHUÛYÛY TATAØIØI LIELIEÄUÄU Laäp danh muïc taøi lieäu huûy Laäp danh muïc taøi lieäu huûy Baûn thuyeát minh lyù do huûy Baûn thuyeát minh lyù do huûy Tôø trình xin huûy taøi lieäu Tôø trình xin huûy taøi lieäu TRÌNHTRÌNH HHỒỒ SƠSƠ HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU LÊNLÊN THTHỦỦ TRƯTRƯỞỞNGNG CƠCƠ QUANQUAN LLẬẬPP HHỘỘII ĐĐỒỒNGNG XXÁÁCC ĐĐỊỊNHNH GIGIÁÁTRTRỊỊTLTL PhânPhânttííchchgigiáátrtrịịttààiililiệệuu KiKiểểmmtratratrtrựựcctitiếếppttààiililiệệuu QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU ThThủủtrưtrưởởngngcơcơquanquan QĐQĐ TrTrììnhnhccấấppcaocaohơnhơnkhikhittààiililiệệuungongoààiiththẩẩmmquyquyềềnntiêutiêuhhủủyy HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU LLậậppbbảảngngththốốngngkêkêttààiililiệệuu LLậậppbiênbiênbbảảnngiaogiaonhnhậậnnttààiililiệệuugigiữữaabbộộphphậậnnlưulưutrtrữữvvớớii bbộộphphậậnnhhủủyyttààiililiệệuu TiTiếếnnhhàànhnhtiêutiêuhhủủyyttààiililiệệuu LLẬẬPP BIÊNBIÊN BBẢẢNN HHỦỦYY TTÀÀII LILIỆỆUU LLậậppbiênbiênbbảảnnhhủủyyttààiililiệệuu LưuLưubiênbiênbbảảnnhhủủyy