Bài giảng môn Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Nội dung text: Bài giảng môn Kỹ thuật soạn thảo văn bản

1. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Lời nói đầu Xã hội ngày càng phát triển hoạt động giao tiếp giữa con người với con người cũng ngày càng phát triển theo hướng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và khoa học và hiệu quả. Hoạt động giao tiếp giữa con người với con người được thực hiện bằng rất nhiều phương tiện. Trong các phương tiện giao tiếp ấy thì giao tiếp bằng văn bản là phương tiện chính thống và có vai trò trung tâm. Xuất phát từ vai trò chính thống, chủ đạo và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, hiệu quả trong hoạt động giao tiếp của con người gồm có giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức với tổ chức nên công tác Soạn thảo văn bản ngày càng được chú trọng và quan tâm. Nhận biết rõ được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản trong xã hội hiện đại. Từ năm 2005-2006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trường Đại học và Cao đẳng tổ chức giảng dạy học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. Đây là môn học mới đối với sinh viên tất cả các ngành đào tạo, nhằm giúp sinh viên hiểu đặc trưng một số loại văn bản: Văn bản hành chính, Văn bản quản lý Nhà nước, Văn bản hợp đồng và quá trình xây dựng một văn bản nói chung. Từ đó rèn luyện cho sinh viên những kỹ năng tạo lập một văn bản theo quy định, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản trong quá trình công tác. Xuất phát từ vai trò của công tác Soạn thảo văn bản, từ yêu cầu của Bộ giáo dục đào tạo, từ sự chỉ đạo của Ban giám hiệu Trường Cao đẳng Xây dựng Số 1. Tổ môn Soạn thảo văn bản đã tổ chức biên soạn Bài giảng Soạn thảo văn bản dành cho học sinh, sinh viên đang theo học tại trường. Bài giảng đã được các thầy cô trong tổ môn phối hợp xây dựng và được sự góp ý, nghiệm thu và thông qua của Khoa kế toán – Tài chính và Ban giám hiệu nhà trường. Bài giảng được thống nhất áp dụng giảng dạy cho học sinh, sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tài chính ngân hàng. Trong quá trình xây dựng các thầy cô đã cố gắng rất nhiều, song bài giảng chắc chắn không thể chánh khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy các thầy cô trong tổ môn rất mong nhận được sự góp ý từ bạn đọc và các đồng nghiệp để bài giảng ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn./. 1
2. I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA MÔN HỌC Từ năm 2005-2006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trường Đại học và Cao đẳng tổ chức giảng dạy học tập học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. Đây là môn học mới đối với sinh viên tất cả các ngành đào tạo, nhằm giúp sinh viên hiểu đặc trưng một số loại văn bản: Văn bản hành chính, Văn bản quản lý Nhà nước, Văn bản hợp đồng và quá trình xây dựng một văn bản nói chung. Từ đó rèn luyện cho sinh viên những kỹ năng tạo lập một văn bản theo quy định, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản trong quá trình công tác. II. VỊ TRÍ VÀ TÍNH CHẤT MÔN HỌC 1. Vị trí Là học phần thuộc khối kiến thức cơ sở. 2. Tính chất Là môn học lý thuyết có tính ứng dụng cao. III. CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chương trình môn học: 4 chương Chương 1: Khái quát chung về văn bản và kỹ thuật tạo lập văn bản. Chương 2: Văn bản hành chính – kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng. Chương 3: Hợp đồng – kỹ thuật soạn thảo. Chương 4: Khái quát về văn bản quy phạm pháp luật. 2. Tài liệu chính: [1]. Tổ môn Soạn thảo văn bản, Bài giảng Soạn thảo văn bản, Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, 2013. 3. Tài liệu tham khảo: [2]. Học viện Hành chính Quốc Gia, Giáo trình Kỹ thuật Xây dựng và ban hành văn bản, Nhà Xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2008; [3]. Giáo trình soạn thảo văn bản,Nhà xuất bản Xây dựng, 2004; [4]. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; [5]. Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; [6]. Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam . [7]. Website: 2
3. CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT TẠO LẬP VĂN BẢN I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.Văn bản 1.1. Khái niệm - Nguyên nghĩa: Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được lưu lại làm bằng, hoặc đó là những chuỗi ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, tạo thành một chỉnh thể mang nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. Ngoài ra, văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định ( ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết ). Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ ( chủ yếu là chỉ chữ viết ) - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. + Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định ( tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản ): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ kí, con dấu cơ quan + Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn ( tức là nó không theo thể thức chung ) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách - Nghĩa chung nhất: Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau. 1.2.Đặc điểm Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau: - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định. - Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin ) - Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận. 3
4. - Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh. 1.3.Vai trò và tác dụng của văn bản Hiện nay có nhiều cách thức, phương tiện khác nhau để đáp ứng nhu cầu truyền đạt thông tin song văn bản vẫn được coi là phương tiện thông tin hữu hiệu nhất bởi tính chính xác, cụ thể và khả năng lưu giữ thông tin lâu dài của nó. Vì vậy VB vẫn là hình thức thông tin chính thống, bởi chỉ có trên văn bản mới có thể thể hiện được con dấu và chữ ký của cơ quan ban hành VB. VD để hợp thức hóa Công điện cơ quan gửi công điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận. - VB luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổ chức và của cá nhân. - VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đời sống hàng ngày. - VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng, giữ gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau. - Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện không thể thiếu. 2. Văn bản Quản lý Nhà nước 2.1. Khái niệm Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa. 2.2. Đặc điểm - Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịch nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của chính phủ; Toà án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao. - Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định. Trong cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Đảm bảo cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nhà nước. Nó phải đảm bảo các qui định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành, về hình thức, thể thức văn bản và việc sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ theo luật định. VD: Khi lập biên bản phải có ít nhất hai người kí; Kỉ luật người lao động phải có mặt đương sự, có sự tham gia của đại diện ban chấp hành công đoàn cơ sở, việc xem xét xử lí kỉ luật phải được ghi thành biên bản. 4
5. - Nội dung: Văn bản quản lí Nhà nước có nội dung là ý chí nhà nước, các thông tin cần truyền đạt, các sự kiện cần ghi nhận để phục vụ cho hoạt động quản lí của bộ máy Nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi của Nhà nước. Văn bản là những tài liệu để ghi lại các quy phạm pháp luật, các quan hệ tồn tại trong xã hội được điều chỉnh bằng luật. Các văn bản quy phạm pháp luật là cơ sở pháp lý, hành lang pháp lý, giúp cho mọi cấp, mọi ngành, mọi tổ chức, mọi cá nhân điều chỉnh các hành vi của mình, tổ chức các hoạt động của mình. Các văn bản thuộc nhóm văn bản hành chính và các văn bản chuyên môn nghiệp vụ là nguồn thông tin, là công cụ thể hiện quyền điều hành, chấp hành và tác nghiệp của các cơ quan quản lý Nhà nước. - Mục đích ban hành: Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí nhà nước ( giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức khác và với nhân dân ). 2.3. Phân loại văn bản quản lý Nhà nước Phân loại văn văn bản quản lý Nhà nước có thể dựa trên các tiêu chí khác nhau: Chủ thể ban hành; Tên loại văn bản; Hiệu lực pháp lí; Thời gian và địa điểm ban hành văn bản; Hướng chu chuyển: Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ; Lĩnh vực phản ánh: Chính trị, giáo dục, kinh tế, ngoại giao; Kỹ thuật chế tác: Giấy, điện tử * Hệ thống văn bản quản lí Nhà nước bao gồm những loại văn bản chủ yếu sau: Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần và được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa - Văn bản cá biệt : Là những văn bản áp dụng pháp luật do các chủ thể có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết những nhiệm vụ cụ thể, thể hiện một nội dung cá biệt, được áp dụng đối với những đối tượng được chỉ định rõ. Chủ thể ban hành loại văn bản này là các cơ quan có tư cách pháp nhân ( có quyết định thành lập, có con dấu riêng, có tổ chức văn thư riêng), đối tượng điều chỉnh là những đối tượng thi hành được chỉ định đích danh. Các văn bản áp dụng quy phạm pháp luật: Quyết định cá biệt, Lệnh ( lệnh ân sá),Bản án, Nội quy, Quy chế, Quy định, Điều lệ ( là những văn bản đi kèm với một loại văn bản khác ) - Văn bản hành chính thông thường: Là văn bản dùng để giải quyết các công việc cụ thể có tính sự vụ trong hoạt động hành chính ( chỉ có tính thông tin điều hành và không đưa ra các quyết định quản lý) 5
6. * Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lí, do đó không được dùng để thay thế cho VBQPPL hoặc văn bản cá biệt: Công văn, Công điện,Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, kế hoạch, chương trình, đề án, Phương án, diến văn. * Các loại giấy: Giấy mời, đi đường, uỷ nhiệm, giới thiệu, chứng nhận, nghỉ phép, biên nhận hồ sơ. * Các loại phiếu: Phiếu gửi, phiếu chuyển, - Văn bản chuyên ngành: Là những văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn nghiệp vụ, được hình thành trong các lĩnh vực QLNN cụ thể, nhằm giúp cho cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được nhà nước uỷ quyền. * Văn bản chuyên môn trong lĩnh vực: Tài chính, Tư pháp, Ngoại giao VD: - Bản kê khai hàng hoá xuất, nhập khẩu – ngành Hải quan - Học bạ, sổ điểm, sổ liên lạc ngành Giáo dục - Giấy chứng sinh, Giấy nhập viện, xuất viện, sổ y bạ ngành Y tế - Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng thống kê . Ngành Tài chính * Văn bản kỹ thuật trong lĩnh vực: Xây dựng, Kiến trúc, Trắc địa, Bản đồ, Khí tượng VD: Đồ án, bản vẽ thiết kế, quy trình công nghệ Đặc điểm: - Về nội dung: Mang tính đặc thù nghiệp vụ, chuyên môn sâu - Về hình thức: Có tính khuôn mẫu cao ( thường được in sẵn ) 2.4. Chức năng của văn bản Quản lý Nhà nước 2.4.1. Chức năng thông tin Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện. Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác: Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau: + Ghi lại các thông tin quản lý; + Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân; + Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ; 6
7. thông tin hiện hành; thông tin dự báo. Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. 2.4.2.Chức năng pháp lý Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản Quản lí Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ); nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách. Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ. Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ máy. Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là: - Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy. - Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây: - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể - Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành. 2.4.3.Chức năng quản lý và điều hành Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong môi trường quản lí. Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lí. Quản lí là một quá trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lí đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lí. Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý NN, là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này. 2.4.4.Chức năng văn hoá xã hội Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốc gia. 7
8. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể. 2.4.5.Chức năng thống kê Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì những thông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc trong quá trình quản lý. Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề xã hội . 2.4.6.Chức năng sử liệu Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, một cơ quan tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nghiên cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia. Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội của thời điểm ban hành văn bản. Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánh thực tại xã hội. Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thành những vật chứng sử liệu quan trọng. 3. Quy trình soạn thảo văn bản 3.1. Khái niệm Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi phù hợp và bố trí chúng sao cho hợp lí đối với từng loại văn bản. 3.2. Các bước cụ thể Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ban hành văn bản. - Thu thập thông tin. - Phân tích lựa chọn các TT. - Lựa chọn phương án Bước 2: Viết dự thảo văn bản trên cơ sở các thông tin đã thu thập. Soạn thảo phải phù hợp với thể thức, hình thức theo quy định của nhà nước. Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan. Nếu văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần tham khảo ý kiến các bộ phận có liên quan và ý kiến của cán bộ pháp chế trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký. Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy ( hoặc in), soát lại văn bản và trình ký chính thức. Bước 5: Nhân bản, ghi số, ngày, tháng và thủ tục văn thư phát hành và lưu văn bản. 8
9. II.THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1. Thể thức của văn bản 1.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định ( Thông tư số: 01/2011/BNV ). Hiện nay thể thức văn bản được thống nhất theo quy định tại các văn bản như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thông qua tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004; Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Nghi định số 91/ 2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 06/9/2006 về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 1.2. Các thành phần thể thức văn bản - Quốc hiệu - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Trích yếu nội dung công văn hành chính - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận - Dấu chỉ mức độ mật - Dấu chỉ mức độ khẩn - Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 2. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, 9
10. phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 2.1. Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản - Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. - Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). - Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. - Đánh số trang: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011 (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. 2.2. Các thành phần thể thức văn bản - Quốc hiệu ( BiÓu thÞ tªn n­íc, chÕ ®é chÝnh trÞ cña nhµ n­ớc ®ã). 1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. 10
11. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 1. Thể thức Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC 2. Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. 11
12. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. - Số, ký hiệu của văn bản 1. Thể thức a) Số của văn bản Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. b) Ký hiệu của văn bản - Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: /NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: /CT-TTg. Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: /QĐ-HĐND Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số /BC- HĐND - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC. Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: /BNV-TCCB Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: ./HĐND-KTNS Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX 12
13. Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SNV-VP Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. 2. Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo). *Đối với văn bản QPPL Số: /Năm BHVB/Tên loại VB-Tên cơ quan BHVB Ví dụ: Số : 60/2006/QĐ-BXD Số : 367 /2006/NĐ-CP *Đối với văn bản cá biệt, hành chính thông thường (VB có tên loại.) Số: ./Tên loại văn bản- Tên cơ quan BHVB Ví dụ: Quyết định khen thưởng của Trường A. Số: 10/QĐ-A *Đối với văn bản hành chính thông thường (VB không có tên loại) Số: ./Tên cơ quan BHVB- Tên đơn vị soạn thảo Ví dụ: 13
14. - Công văn của Cục Quản lý nhà trực thuộc Bộ Xây dựng soạn thảo. Số: 01 / BXD-QLN. - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 1. Thể thức a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, + Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, 14
15. Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, - Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 2. Kỹ thuật trình bày Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 1. Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: 15
16. QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 - Nội dung văn bản 1. Thể thức a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; - Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “ được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó; - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính. b) Bố cục của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể: - Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; 16
17. - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. 2. Kỹ thuật trình bày Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ 17
18. tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm. - Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 1. Thể thức a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ: KT. CHỦ TỊCH KT. BỘ TRƯỞNG PHÓ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TL. BỘ TRƯỞNG TL. CHỦ TỊCH VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v , không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v ; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản. 18
19. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. 2. Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. - Dấu của cơ quan, tổ chức 19
20. 1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. 2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. - Nơi nhận 1. Thể thức Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b. Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu 20
21. dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: - Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. - Các thành phần khác 1. Thể thức a) Dấu chỉ mức độ mật Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. b) Dấu chỉ mức độ khẩn Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập. 2. Kỹ thuật trình bày a) Dấu chỉ mức độ mật 21
22. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11. b) Dấu chỉ mức độ khẩn Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi. c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website). Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. e) Phụ lục văn bản Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 22
23. 20-25 mm 11 2 1 3 4 5b 5a 10a 9a 10b 12 6 30-35 mm 15-20 mm 7a 9b 8 13 7c 7b 14 20-25 mm 23
24. Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax * NHỮNG YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN - Nắm vững đường lối chính sách của Đảng để thể chế hoá chính sách thành pháp luật. - Văn bản được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi tác động. - Nắm vững nội dung, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp với pháp lệnh hiện hành, thiết thực và đáp ứng nhu cầu thực tế và có tính khả thi. 1. Yêu cầu về nội dung a, Đúng đắn về mặt chính trị - Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước. - Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức. b, Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý - Đúng thẩm quyền ban hành. - Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật. - Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân. 24
25. - Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống. - Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia. c, Đảm bảo tính đại chúng. - Phù hợp với người đọc, người nghe. - Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu. 2. Yêu cầu về hình thức - Đúng với thể thức quy định ( đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc và bổ sung nếu có, thiết lập và bố trí các yếu tố đúng theo quy định hiện hành ) - Bố cục cân đối, hài hoà. - Đánh máy, sao in sạch sẽ không sai sót về lỗi chính tả. 3. Yêu cầu về thời gian Văn bản được ban hành phải đúng thời điểm, phải đúng thời gian. Văn bản mà ban hành sớm quá, hay muộn quá không làm phát huy tính giá trị của văn bản. 4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong - Phong cách ngôn ngữ sử dụng : Hành chính - Đặc trưng: + Tính chính xác + Tính phổ thông đại chúng + Tính khách quan, phi cá tính + Tính khuôn mẫu + Tính nghiêm trang, lịch sự, nhã nhặn - Ngôn ngữ: + Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước là chủ yếu ( tiếng việt). + Không dùng tiếng địa phương, từ lóng, từ cổ. + Dùng từ nước ngoài, ngôn ngữ dân tộc chỉ khi từ ấy chưa phiên âm ra tiếng việt. + Dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn. Còn văn bản được ban hành rộng rãi phải được giải thích, trích dẫn rõ ràng. - Dùng từ ngữ: Chuẩn xác về nghĩa + Không sử dụng từ nhiều nghĩa, từ có nghĩa bóng, từ thừa, từ lặp, từ lóng, từ thông tục, từ hoa mỹ, khoa trương. + Thận trọng khi sử dụng từ Hán việt, từ địa phương, hư từ tình tháI, từ chuyển nghĩa. + Không sử dụng câu cầu khiến ở dạng rõ dấu hiệu hình thức ( hãy, đừng, chớ) + Sử dụng câu cầu khiến ở dạng không rõ dấu hiệu hình thức ( đề nghị, yêu cầu + Không dùng câu hỏi, câu cảm 25
26. + Viết câu đủ thành phần nội dung + Diễn đạt chính xác + Đảm bảo logic + Đánh dấu câu đúng quy đinh về chức năng ngữ pháp Câu hỏi ôn tập: Câu 1: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản. Câu 2: Hãy trình bày vai trò và tác dụng của văn bản Câu 3: Văn bản quản lý Nhà nước là gì? Hãy trình bày cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước. Câu 4: Hãy nêu đặc điểm, vai trò và tác dụng của văn bản quản lý Nhà nước. Câu 5: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong công tác kế toán loại văn bản nào được sử dụng nhiều nhất? Câu 6: Thể thức của văn bản là gì? Hãy trình bày các yếu tố trong phần thể thức của văn bản. Tại sao phải ban hành văn bản theo đúng thể thức? Câu7: Chữa các lỗi sai về thể thức của văn bản. Chương II VĂN BẢN HÀNH CHÍNH - KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan NN, các tổ chức và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao thông tin từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này đến các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác để phục vụ nhu cầu giao dịch, trao đổi công tác hoặc nêu các yêu cầu để phối hợp với nhau cùng giải quyết. VBHC dùng để giải quyết các công việc cụ thể có tính sự vụ trong hoạt động hành chính (VBHC không đưa ra các quyết định quản lý mà chỉ mang tính thông tin điều hành) 26
27. Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các vấn đề cụ thể: 2. Đặc điểm - Chủ thể ban hành: Do cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội ban hành. - Tính cưỡng chế thi hành thấp. - Văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản được soạn thảo và ban hành của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. - Nội dung truyền đạt: Các thông tin quản lý, giải quyết các công việc cụ thể tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Có hình thức, trình tự, thủ tục theo pháp luật quy định. 3. Các hình thức của văn bản hành chính Văn bản hành chính 1 Quyết định (cá biệt) QĐ 2 Chỉ thị (cá biệt) CT 3 Thông cáo TC 4 Thông báo TB 5 Chương trình CTr 6 Kế hoạch KH 7 Phương án PA 8 Đề án ĐA 9 Báo cáo BC 10 Biên bản BB 11 Tờ trình TTr 12 Hợp đồng HĐ 13 Công điện CĐ 14 Giấy chứng nhận CN 15 Giấy uỷ nhiệm UN 16 Giấy mời GM 17 Giấy giới thiệu GT 18 Giấy nghỉ phép NP 19 Giấy đi đường ĐĐ 20 Giấy biên nhận hồ sơ BN 21 Phiếu gửi PG 22 Phiếu chuyển PC 27
28. 23 Thư công ThC Căn cứ vào mục đích sử dụng có thể chia văn bản hành chính thành 2 nhóm: + Nhóm VBHC dùng để thông tin giao dịch: Gồm có công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, công điện, giấy giới thiệu. Loại văn bản này để trao đổi thông tin, hướng dẫn công tác, tổng kết hoạt động, phản ánh tình hình, đề xuất ý kiến. + Văn bản hành chính dùng để ghi nhận một sự kiện: Biên bản, văn bằng chứng chỉ, hóa đơn, giấy chứng nhận. Loại văn bản này ghi lại các sự kiện đã hoặc đang xảy ra nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. VBHC chiếm khối lượng lớn trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là phương tiện không thể thiếu trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể. Nó vừa có ý nghĩa pháp lí vừa có ý nghĩa thực tiễn trong hoạt động quản lý NN, quản lí XH. II. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VBHC THÔNG DỤNG 1. Công văn 1.1. Khái niệm Công văn là loại văn bản hành chính không có tên loại cụ thể, được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp, công văn là phương tiện để giao dịch, trao đổi giải quyết công việc của cơ quan Nhà nước cấp trên với cơ quan Nhà nước cấp dưới, cơ quan ngang cấp và với quần chúng nhân dân. Công văn là loại văn bản hành chính thông dụng nhất, được sử dụng phổ biến hàng ngày trong các cơ quan Nhà nước, thậm chí trong các tổ chức xã hội và doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt độn thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. Công văn là loại văn bản mang tính chất trao đổi thông tin như một loại thư từ bình thường nhưng là đại diện cơ quan để giải quyết công việc chung. 1.2. Đặc điểm Công văn là loại văn bản được sử dụng rất phổ biến và rộng rãi cho nhiều công việc, sự việc khác nhau Công văn có những đặc điểm chủ yếu sau đây: - Công văn là văn bản hành chính thông thường không có tên loại hay không trình bày tên loại văn bản trong thể thức của Công văn khi tạo lập văn bản. - Trích yếu nội dung của công văn được trình bày dưới phần số, ký hiệu của văn bản - Công văn được sử dụng vào nhiều mục đích như: Đôn đốc nhắc nhở, Đề nghị yêu cầu, kiến nghị, xin ý kiến, mời họp . - Nhận và chuyển công văn được tuân thủ theo một quy trình thủ tục nhất định - Công văn có thể là văn bản nội bộ, văn bản đến hoặc đi với nhiều nội dung khác nhau. 1.3. Phạm vi sử dụng Căn cứ vào nội dung công văn được chia thành: 28
29. + Công văn đề nghị, yêu cầu + Công văn hướng dẫn + Công văn giải thích + Công văn đôn đốc, nhắc nhở + Công văn trả lời ( phúc đáp ) + Công văn trao đổi xin ý kiến + Công văn thăm hỏi + Công văn mời họp + Công văn cảm ơn + Công văn chỉ đạo 1.4. Kỹ thuật soạn thảo 1.4.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (2) (5) , ngày tháng năm 20 Sè: / (3) - (4) V/v (6) Kính gửi: - ; - ; - . (7) Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(8) - Như trên; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, (9). A.XX(10). Nguyễn Văn A (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 29
30. (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn. (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn. (7) Nội dung công văn. (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng ; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần). * Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào. 1.4.2. Kỹ thuật soạn thảo nội dung *Phần đặt vấn đề: Nêu lý do mục đích viết công văn hay dựa vào cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề đưa ra. Ví dụ: Phần đặt vấn đề của một công văn hướng dẫn (nói rõ lý do vì sao phải hướng dẫn và hướng dẫn vấn đề gì). “ Thực hiện Quyết định số: 09/2010/QĐ-UB của UB nhân dân thành phố Hà nội về mức giá đất đền bù cho các hộ dân trong diện giải toả để xây dựng các công trình trọng điểm, trước các vướng mắc nảy sinh trong quá trình thực hiện, UBND thành phố Hà nội hướng dẫn cụ thể một số việc phải làm trong quá trình thực hiện văn bản đó như sau:” Ví dụ: Một công văn hướng dẫn của cấp trên có thể mở đầu như sau Vừa qua Bộ . đã có chỉ thị về tổng kết kỳ thi tuyển sinh vào đại học năm 2005- 2006. Trường xin hướng dẫn để các khoa thực hiện tốt chỉ thị của Bộ theo các yêu cầu dưới đây . Ví dụ: Trong trường hợp công văn trả lời một cơ quan nào đó gửi để xin ý kiến thì cơ quan trả lời thường mở đầu bằng cụm từ : Trả lời công văn số ngày tháng năm của . về việc .cơ quan xin có ý 30
31. kiến như sau Ví dụ: Một công văn cảm ơn (trình bày lý do cảm ơn: tóm tắt nội dung sự kiện, hoặc các hoạt động vừa diễn ra: sự đóng góp của đơn vị cần cám ơn đối với hoạt động đó; kết quả đạt được ) Cơ quan chúng tôi đã nhận được quà tặng của . Gửi cho đồng bào của tỉnh . bị bão lụt trong tháng 5 vừa qua. Ví dụ: Một công văn hỏi ý kiến có thể mở đầu như sau “Cơ quan chúng tôi dự định sẽ tổ chức xây dựng công trình “Nhà văn hoá và truyền thống” của theo mẫu thiết kế kèm theo đây . *Phần nội dung chính Tuỳ theo chủ đề công văn ( đề nghị, giải thích, hướng dẫn, phúc đáp ) để lựa chọn cách viết, nhưng khi viết phần này cần lưu ý: - Trình bày cách giải quyết vấn đề, nội dung giải quyết thật cụ thể rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề trọng tâm đã đặt ra, đã nêu ra ở phần trích yếu, lời văn hết sức giản dị, khiêm tốn, thuyết phục. - Sắp xếp các ý chính theo trật tự hợp lí để làm nổi bật chủ đề của công văn. + Nếu là công văn giải thích : Cần khách quan và cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện. + Nếu là công văn đôn đốc: Đảm bảo tính nghiêm túc, nêu được hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu. + Nếu công văn từ chối : Nên có tính động viên, an ủi song phải làm bật tính nguyên tác của công việc. + Nếu là công văn thăm hỏi: Cần phải thể hiện tình cảm ân cần, chân thật, không sáo mòn. + Công văn đề xuất: Cần phải viết thật logic, chặt chẽ, có lập luận xác đáng. *Phần kết thúc Đây là phần kết thúc của văn bản. Vậy cần viết ngắn ngọn để làm cho nội dung nêu trong công văn được khẳng định thêm, hoặc làm sáng tỏ hơn yêu cầu thực hiện và lời cảm ơn. VD: Công văn đề nghị phần kết thúc được viết như sau: - Đề nghị Bộ sớm có ý kiến chỉ đạo để giúp đơn vị kịp thời tháo gỡ những khó khăn trên. - Chúng tôi rất mong sớm nhận được văn bản Của quý cơ quan góp ý kiến cho bản đề án đã được gửi tới cơ quan ngày Xin trân trọng cảm ơn! VD: Công văn thăm hỏi phần kết thúc được ghi như sau: Chúc các cán bộ công nhân viên chức sớm khắc phục được khó khăn này để xí nghiệp tiếp tục vươn lên. Xin gửi tới các cán bộ lời chào thân ái. VD: Công văn cảm ơn phần kết thúc được viết như sau: 31
32. Xí nghiệp chúng tôi một lần nữa xin bày tỏ lòng biết ơn của mình đối với toà soạn báo Lao động chủ nhật. Chúc sự hợp tác giữa hai cơ quan tiếp tục phát triển. KẾT CẤU MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN Công văn mời họp + Phần mở đầu: Nêu lí do, mục đích của cuộc họp, hội nghị + Phần nội dung: - Tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội nghị ( nếu có ) - Thành phần tham dự - Thời gian - Địa điểm - Ghi chú ( nếu có ) + Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự đúng giờ, hoặc mong sự có mặt của đại biểu. Công văn đề nghị, yêu cầu: Là văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. (Nếu là đề nghị những bức xúc của mình cho đối phương giải quyết thì gọi là công văn đề nghị. Nếu có những chế độ chính sách liên quan đến đơn vị mình nhưng chưa được thực hiện hay giải quyết thì gọi là công văn yêu cầu). Bố cục của công văn đề nghị, yêu cầu được trình bày như sau: + Phần mở đầu: Nêu lí do của việc đề nghị, chất vấn, yêu cầu. Có thể giới thiệu khái quát nội dung vấn đề đưa ra + Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải yêu cầu đề nghị Nêu cụ thể nội dung của việc yêu cầu đề nghị Thời gian, cách thức giải quyết vấn đề + Phần kết thúc: Thể hiện việc mong mỏi được quan tâm, giúp đỡ, giải quyết và phải thể hiện lời cảm ơn. Công văn trả lời: là công văn để đáp lại một văn bản đã hỏi nào đó về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản. - Bố cục của công văn trả lời được trình bày như sau: + Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời, phúc đáp công văn số .ngày .tháng năm . của về vấn đề. + Phần nội dung chính: Trả lời từng vấn đề mà cơ quan, đương sự yêu cầu. Nếu phần nào, vấn đề nào chưa trả lời được thì phải giải thích rõ vì sao và hẹn thời gian trả lời. + Phần kết thúc: Thường bằng một câu mang tính xã giao, lịch sự thể hiện sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi. 32
33. Công văn hướng dẫn: là công văn dùng để hướng dẫn thực hiện một văn bản đã ban hành nào đó cho phù hợp với tình hình cụ thể của tổ chức. - Bố cục của công văn hướng dẫn được trình bày như sau: + Phần mở đầu: nêu khái quát vấn đề đặt ra cần được hướng dẫn, giải thích + Phần nội dung: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ cảu chủ trương, chính sách, quyết định cần được giải thích, hướng dẫn. Mục đích của chủ trương, chính sách Phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó về mặt kinh tế, chính trị, xã hội Cách thức tổ chức thực hiện + Phần kết luận: Yêu cầu phổ biến cho các cơ sở biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần, chủ trương, chính sách, quyết định. Công văn đôn đốc, nhắc nhở: là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho các cơ quan cấp dưới nhằm đốc thùc hoặc nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới khi họ thực hiện chậm tiến độ hoặc thực hiện không chính xác nhiệm vụ đã giao cho Bố cục của công văn đôn đốc, nhắc nhở được trình bày như sau: - Phần mở đầu: Nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định hoặc một văn bản đã được chỉ đạo, tổ chức thực hiện. - Phần nội dung: Tóm tắt tình hình thực hiện ( công việc đã làm được, ưu khuyết điểm, nguyên nhân ). + Đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện những vấn đề còn tồn tại. + Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị trực tiếp tổ chức thực hiện và thực hiện. - Phần kết thúc: Yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn truơng triển khai và báo cáo kết quả cho ban chỉ đạo, cho cấp trên. LƯU Ý: - Công văn của cấp trên gửi xuống cấp dưới: Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở, trả lời, hướng dẫn, chấp thuận, cho phép. - Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên: Công văn đề nghị, xin ý kiến, hỏi - Công văn ngang cấp: Công văn đề nghị phối hợp, trao đổi, giao dịch - Công văn Nhà nước gửi cho công dân: Hướng dẫn, giải thích, trả lời 33
34. MẪU MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN 1.1) Công văn đôn đốc, nhắc nhở: UBND QUẬN X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 02/UBND Độc lập – Tự do – Hạnh phúc V/v nhắc nhở thực hiện quy chế,chế Địa danh, ngày tháng năm độ báo cáo Kính gửi: . Chấp hành Chỉ thị số / CT-UB ngày . Của UBND thành phố . Về việc thực hiện quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận đã có công văn số: /UB ngày .về việc chấn chỉnh công tác thực hiện báo cáo đối với các phòng, ban trực thuộc UBND các phường. Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt. Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo ( tuần, thàng, năm ) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo quận, cũng như không kịp thời báo cáo UBND thành phố. UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình, nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./ Nơi nhận: TM. UBND QUẬN X - Như trên; CHỦ TỊCH - - Lưu: VT. Nguyễn Văn A 1.2) Công văn yêu cầu, đề nghị Mẫu 1: công văn đề nghị thanh toán CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ./ V/v đề nghị thanh toán Địa danh, ngày tháng năm . Kính gửi: Thực hiện hợp đồng kinh tế số ký ngày giữa và Công ty về việc , chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ qui định tại điều của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày tháng năm . Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều ), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán % giá trị hợp đồng trong vòng ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa. Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán % giá trị hợp đồng tương đương số tiền: đồng ( ) theo đúng qui định trong hợp đồng. 34
35. Tên tài khoản: Công ty Số tài khoản: tại Ngân hàng – Chi nhánh Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan. Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; (chữ ký – đóng dấu) - - Lưu: VP. Họ và tên : UBND XÃ Z CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 02/UBND Độc lập – Tự do – Hạnh phúc V/v đề nghị hỗ trợ kinh phí đào tạo Địa danh, ngày tháng năm cán bộ, công chức năm 2012 Kính gửi: - Ủy ban nhân dân huyện X; - Phòng tài chính huyện. Thực hiện Quyết định số: /QĐ-UBND ngày tháng năm của UBND Huyện X ban hành quy định về việc hỗ trợ kinh phí đào tạo công chức, viên chức Huyện X. Để nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng kịp thời công việc hiện nay. Căn cứ vào từng chức danh cụ thể của cán bộ, công chức cấp xã, UBND xã Z đã cử 10 đồng chí cán bộ, công chức tham gia các lớp học theo chuyên ngành đang đảm nhiệm. Để tạo điều kiện cho cán bộ, công chức cấp xã theo học các lớp chuyên môn nghiệp vụ. UBND xã đề nghị UBND huyện, Phòng tài chính huyện X quan tâm giúp đỡ, hỗ trợ kinh phí học tập. (có danh sách kèm theo). Xin chân thành cảm ơn! Nơi nhận: TM. UBND XÃ Z - Như trên; CHỦ TỊCH - Lưu: VT. Nguyễn Văn A 35
36. BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC X Số:12/ĐHX V/v yêu cầu làm tốt công tác phòng Địa danh, ngày tháng .năm . chống tệ nạn xã hội Kính gửi: Bí thư chi đoàn các lớp. Trong những năm gần đây, tệ nạn xã hội có nhu cầu gia tăng trong học sinh sinh viên. Để làm tốt công tác phòng chống tệ nạn xã hội, Đoàn Trường yêu cầu các chi đoàn thực hiện nghiêm túc các nội dung sau: 1- Phải tuyên truyền giáo dục sinh viên không tham gia dùng thử các chất gây nghiện như: rượu, thuốc lá, ma túy và các chất gây nghiện khác. 2- Không tham gia đánh bạc và các hình thức tương tự . 3- Phải đẩy mạnh công tác đoàn trường, hướng sinh viên tham gia vào các sinh hoạt lành mạnh có ích. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc yêu cầu các chi đoàn phán ánh về văn phòng đoàn Trường Đại học X. Nơi nhận: TM. BCH ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC X - Như trên; BÍ THƯ - ; - Lưu: VP Họ và tên Câu hỏi ôn tập Câu 1: Văn bản hành chính là gì? Hãy nêu đặc điểm của văn bản hành chính. Câu 2: Công văn là gì? Nêu các trường hợp sử dụng của công văn Câu 3: Tình hình sử dụng thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên Công ty A đang rất lãng phí. Tình trạng đi muộn, về sớm, bỏ giờ làm diễn ra rất phổ biến. Để chấn chỉnh tình hình trên và đưa hoạt động của Công ty đi vào nề nếp, Công ty A cần phải soạn thảo công văn gì? đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo hoàn chỉnh công văn đó. Câu 4: Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa số:12/HĐMB/2013 ký ngày 15/02/2013 giữa Công ty A và Công ty B về việc cung cấp 500 bộ bàn ghế học sinh; 200 bộ bàn ghế giáo viên và 100 bảng viết. Tổng giá trị hợp đồng là 350 triệu đồng. Theo quy định của hợp đồng sau khi Công ty A bàn giao hết hàng hóa cho Công ty B (vào ngày 22/012013) thì Công ty B phải có nghĩa vụ thanh toán hết tổng số tiền cho Công ty A. Tuy nhiên trên thực tế tính đến thời điểm này (ngày 15/3/2013) Công ty B mới chỉ thanh toán được số tiền là 200 triệu đồng. Vậy muốn Công ty B thanh toán nốt số tiền còn lại Công ty A phải soạn thảo công văn gì? đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo hoàn chỉnh công văn đó. 36
37. 2. THÔNG BÁO 2.1. Khái niệm Thông báo là loại văn bản hành chính dùng để thông tin về các hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức doanh nghiệp. Thông tin nhanh về những quyết định của các cấp lãnh đạo khi chưa được thể chế hoá bằng văn bản và thông tin những tin tức khác cho đối tượng có liên quan cần biết. Thông báo là một hình thức văn bản tác nghiệp hành chính dùng để truyền đạt nội dung một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động của một cơ quan, nội dung kết quả của một cuộc họp quan trọng, một văn bản pháp quy quan trọng, một tin tức, một sự việc xảy ra cho đối tượng có liên quan biết. VD: Thông báo về kết quả kỳ thi tuyển sinh năm học . VD: Thông báo kết quả cuộc họp bình xét danh hiệu thi đua năm học của Trường A. VD: Thông báo về việc thành lập một cơ quan mới. VD: Thông báo kết luận của Thủ tướng Chính phủ tại phiên họp thường kỳ của chính phủ ngày 24 tháng 10 năm 2010 ( không thể thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền Thủ tướng ban hành như Quyết định, Chỉ thị) Trong một số trường hợp thông báo dùng để giới thiệu các chủ trương chính sách của các cấp lãnh đạo nhưng chưa được thể chế hoá bằng văn bản nhằm mục đích định hướng hoạt động cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.Trong các trường hợp này thông báo chỉ là phương tiện đưa tin chính thức nhưng không thể thay thế được văn bản quy phạm pháp luật. 2.2. Đặc điểm - Là loại văn bản hành chính có tên gọi chính thức - Có đầy đủ các thành phần của thể thức của một văn bản do nhà nước quy định - Một số trường hợp thông báo còn được dùng để giới thiệu các chủ trương, chính sách của các cấp lãnh đạo khi chưa được thể chế hoá bằng văn bản, nhằm định hướng hoạt động cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc phối hợp công tác với các cơ quan khác có liên quan. VD: Việc thay đổi cơ quan chủ quản, Thay đổi địa giới hành chính, xát nhập, chia tách phòng ban. - Thẩm quyền kí thông báo không nhất thiết là thủ trưởng các cơ quan mà thường là cấp dưới thủ trưởng một cấp với danh nghĩa là thừa lệnh ( T/L) VD: ở cấp cơ sở: Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng. TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH ở cấp Bộ: Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng, vụ trưởng hoặc phó vụ trưởng. TL. BỘ TRƯỞNG KT. VỤ TRƯỞNG 37
38. 2.3. Các trường hợp sử dụng thông báo - Thông báo một tin tức, một sự việc Vd: Thông báo một cuộc họp, hội nghị, tuyển nhân viên - Thông báo về một văn bản mới được ban hành, một chế độ mới được phê chuẩn hay giới thiệu một chủ trương, một đạo luật - Thông báo về các mối quan hệ mới trong hoạt động quản lí: thay đổi địa điểm, thay đổi phạm vi hoạt động, thay đổi cơ quan chủ quản ( Phân biệt thông báo với công văn dùng để thông báo ) - Thông báo được dùng khi mối quan tâm hướng vào thông tin cần truyền đạt, - Phạm vi phổ biến thông tin rộng.không nhằm vào đối tượng cụ thể. - Không hoặc rất ít quan tâm tới việc duy trì mối quan hệ giữa người thông báo và người được thông báo. Công văn dùng với mục đích thông báo khi người thông báo rất quan tâm đến đối tượng được thông báo. 2.4. Kỹ thuật soạn thảo 2.4.1. Thể thức và k ỹ thuật trình bày TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Sè: /TB- , ngày tháng năm 20 THÔNG BÁO (8) /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, Nguyễn Văn A 38
39. 2.4.2. Kỹ thuật soạn thảo phần nội dung - Phần mở đầu: Thông thường không trình bày lí do, căn cứ viết thông báo hoặc mô tả tình hình chung như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp vào nội dung thông báo. - Phần nội dung: Trình bày thông tin cần truyền đạt một cách ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm. Đối với thông báo dài có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần và đều có tiêu đề riêng mục đích giúp người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy đủ. Nếu thông báo dùng để giới thiệu nội dung của một văn bản pháp quy thì phải nêu rõ tên văn bản, số, kí hiệu, ngày tháng ban hành, tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung văn bản đó trước khi trình bày khái quát nội dung cần giới thiệu. - Phần kết thúc: Tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần thông báo Ví dụ:Thông báo danh sách tập thể và cá nhân đạt danh hiệu thi đua trong học kỳ I của Trường A: TRƯỜNG CAO ĐẲNG A CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG CÔNG TÁC HS-SV Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 23./TB-CTHS-SV Hà Nội, ngày tháng năm THÔNG BÁO Danh sách khen thưởng tập thể, cá nhân Căn cứ kết quả cuộc họp bình xét danh hiệu thi đua học kì I của các tập thể lớp và cá nhân đã có thành tích cao trong học tập của Trường A, tổ chức ngày 29/12/2010. Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên Trường Cao đẳng A thông báo danh sách các tập thể và cá nhân có tên sau đây được Nhà trường khen thưởng: STT Tên tập thể, cá nhân Danh hiệu Mức thưởng 1 2 Việc khen thưởng sẽ được tổ chức kết hợp với lễ tổng kết học kì I dự kiến vào ngày tháng . năm, Vậy Trường A thông báo để các tập thể và cá nhân có tên trên được biết. Nơi nhân: TL. HIỆU TRƯỞNG - KT. TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC HS-SV PHÓ TRƯỞNG PHÒNG - Lưu Ký, dấu Họ và tên 39
40. CÔNG TY A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG ĐOÀN CÔNG TY A Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /TB-CĐ Hà Nội, ngày tháng năm THÔNG BÁO Về việc nghỉ mát hè năm Thực hiện chủ trương của Đảng ủy, Giám đốc Công ty A về việc tăng cường sức khỏe, nâng cao đời sống cán bộ, công nhân viên chức, Công đoàn Công ty dự kiến tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát dịp hè năm 2013, cụ thể như sau: Về thời gian, địa điểm: Chuyến đi nghỉ mát được tổ chức thành 02 đợt: Đợt 1: Từ ngày đến ngày tại : Đợt 2: Từ ngày đến ngày tại : Về phương tiện: đi bằng ô tô chất lượng cao. Về kinh phí: Công ty sẽ đài thọ toàn bộ chi phí đi lại, ăn 3 bữa chính, ở tại nhà nghỉ và vé đi tham quan cho mỗi người đăng ký đi. Các chi phí khác do cá nhân tự túc. Nếu đoàn viên công đoàn nào không đăng ký đi nghỉ mát thì được lĩnh 1.000.000 đồng tiền nghỉ hè. Để kịp thời thuê xe và đăng ký chỗ ở, đề nghị các đơn vị gửi danh sách những người đăng ký đi nghỉ mát về Phòng Tổ chức – Cán bộ trước ngày trong danh sách cần ghi rõ họ tên cán bộ, đi đợt 1 hay đợt 2, có người đi kèm hay không. Vậy Ban chấp hành công đoàn Công ty báo cho toàn thể cán bộ công nhân viên biết và khẩn trương thực hiện. Nơi nhận: TM. BCH CÔNG ĐOÀN - Các đơn vị trực thuộc; CHỦ TỊCH - - Lưu: CĐ. Nguyễn Văn A 40
41. TRƯỜNG ĐẠI HỌC X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG CÔNG TÁC HSSV Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 14/TB-ĐHX Hà Nội, ngày tháng năm THÔNG BÁO Về việc thực hiện thống nhất trang phục và đeo thẻ Ngày Ban Giám hiệu Trường Đại học X đã có cuộc họp về việc chấn chỉnh lại trang phục và đeo thẻ của sinh viên trong trường. Theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu Nhà trường, Phòng Công tác HSSV thông báo nội dung của cuộc họp như sau: Về việc đeo thẻ: Yêu cầu tất cả sinh viên đều phải đeo thẻ khi đến trường và trong giờ học. Về trang phục: Yêu cầu tất cả sinh viên phải ăn mặc gọn gàng, ngay ngắn, lịch sự. Thông báo này được thực hiện từ ngày Đề nghị giáo viên chủ nhiệm phối hợp cùng ban cán sự lớp phổ biến và kiểm tra việc thực hiện thông báo này. Nơi nhận: TL.HIỆU TRƯỞNG - Hiệu trưởng; TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC HSSV - - Lưu: VP. Nguyễn Văn A Câu hỏi ôn tập Câu 1: Nêu khái niệm Thông báo, cho biết các đặc điểm của văn bản Thông báo Câu 2: Giữa thông báo và công văn dùng để thông báo có điểm gì giống và khác nhau? Câu 3. Hội đồng Trường Đại học A đã họp và thống nhất danh sách những cá nhân và tập thể lớp đạt danh hiệu thi đua trong học kỳ I năm học 2012-2013. Đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo một văn bản thông báo nội dung kết quả cuộc họp trên. Câu 4. Công ty ATM muốn tuyển nhân sự cho công ty. Đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo một thông báo có nội dung trên. 41
42. 3. Báo cáo 3.1. Khái niệm Là loại văn bản trình bày kết quả đạt được trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý của lãnh đạo.Đó chính là căn cứ để cấp trên nắm được thông tin thực tế để ra quyết định quản lý cho phù hợp. * Các trường hợp sử dụng báo cáo - Sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động, công tác quản lí trên lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị và xã hội. - Đánh giá kết quả của một phong trào, một chiến dịch, một đợt khảo sát, một vấn đề trong quản lí, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, những vấn đề cần đề nghị, bổ sung cho một chủ trương, chính sách nào đó. - Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra trong hoạt động của cơ quan đơn vị trên các lĩnh vực: an ninh, trật tự, thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh để kiến nghị với cấp trên cách giải quyết hoặc cho phương hướng giải quyết. 3.2. Các loại báo cáo Dựa vào các căn cứ khác nhau ta có thể phân loại báo cáo như sau: * Căn cứ vào thời gian và kì hạn báo cáo - Báo cáo định kì: Tuỳ thuộc vào tính chất quan trọng của vấn đề mà giữa các cơ quan ngang cấp, hoặc giữa cơ quan có thẩm quyền quy định thời hạn báo cáo đối với cơ quan cấp dưới. Tính nguyên tắc của các loại báo cáo này là đúng thời gian quy định. - Báo cáo bất thường: Loại báo cáo này phát sinh khi xuất hiện một sự bất thường xảy ra: dịch bệnh, thiên tai, hoả hoạn, tai nạn lao động. Có thể báo cáo tóm tắt qua phương tiện thông tin nhanh nhất. Tính nguyên tắc của báo cáo này là nhanh chóng, kịp thời. * Căn cứ vào hình thức báo cáo: - Báo cáo có mẫu định sẵn: Là loại báo cáo được sử dụng trong các văn bản thống kê nhằm theo dõi một lĩnh vực cụ thể nào đó trong quản lí hoạt sản xuất, kinh doanh. Mẫu báo cáo do cơ quan, đơn vị nhận quy định. Khi báo cáo theo hình thức này cần đặc biệt chú ý nguyên tắc cơ bản của báo cáo này là tính chính xác . - Báo cáo không theo mẫu định sẵn: là loại báo cáo mà nội dung của nó là mô tả sự việc hiện tượng phong phú đa dạng nên không thể quy định mẫu được. * Căn cứ vào nội dung và tính chất báo cáo: - Báo cáo công tác: là báo cáo công việc đã hoặc đang làm được của một cơ quan, tổ chúc trong một thời gian và không gian nhất định. Gồm báo cáo sơ kết ( là báo cáo công việc còn tiếp diễn) và báo cáo tổng kết ( là loại báo cáo công việc đã hoàn thành ) - Báo cáo chuyên đề: Nội dung của loại báo cáo này đi sâu về một vấn đề nào đó có ảnh hưởng chi phối đến vấn đề khác. 42
43. - Báo cáo Khoa học: Là kết quả của quá trình nghiên cứu một lĩnh vực khoa học nào đó, có ý nghĩa và giá trị to lớn đối với tiến bộ xã hội con người - Báo cáo thực tế: Mô tả tình hình thực tế, tường trình kết quả sau một đợt thâm nhập thực tế. 3.3. Các yêu cầu khi soạn thảo báo cáo - Báo cáo dù loại nào cũng phải viết một quan điểm trung thực và chính xác, số liệu đưa ra phải chính xác, không nhận định chủ quan - Thông tin đưa vào báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm trọng điểm. - Cần đảm bảo tính kịp thời của mỗi báo cáo. 3.4. Kỹ thuật soạn thảo báo cáo 3.4.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /BC- , ngày tháng năm 20 BÁO CÁO /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, Nguyễn Văn A 3.4.2. Phương pháp soạn thảo nội dung Bố cục bản báo cáo thường có 3 phần: - Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện, những khó khăn thuận lợi - Phần nội dung: Kiểm điểm những những kết quả đã đạt được, những tồn tại, nguyên nhân và đánh 43
44. giá kết quả và phương hướng hoạt động. + Nêu đặc điểm chung. + Nêu các mặt đã đạt được và chưa đạt đựơc + Nêu nguyên nhân, tồn tại. + Nêu bài học kinh nghiệm. + Phương hướng, nhiệm vụ. + Các biện pháp khắc phục. + Cách tổ chức thực hiện. - Phần kết thúc Kiến nghị, đề nghị, sự giúp đỡ của cấp trên và động viên phấn đấu. Bố cục nội dung của báo cáo sơ kết, tổng kết Phần mở đầu: Nêu đặc điểm, tình hình, những thuận lợi, khó khăn của cơ quan, đơn vị trong kì báo cáo. Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của cơ quan đơn vị và chủ trương công tác cấp trên định hướng xuống cho đơn vị. Trên cơ sở đó cần phân tích các nhân tố điều kiện có ảnh hưởng tới việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ đã đề ra. Phần nội dung: Kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ - Chỉ rõ những việc đã làm được và những việc chưa làm được, những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện những công việc đã đề ra. - Đánh giá kết quả, hiệu quả các công việc đã thực hiện - Phân tích các nguyên nhân dẫn đến các ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện ( bao gồm nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan ) - Những bài học kinh nghiệm rút ra - Những khó khăn vướng mắc cần tiếp tục tháo gỡ Phần kết thúc: Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp thực hiện nhiệm vụ của cơ quan trong thời gian tới. Cần chỉ rõ những biện pháp cơ bản để thực hiện phương hướng và nhiệm vụ đã đề ra. 44
45. * Mẫu Báo cáo tổng kết công tác tuần, tháng, quý TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: ./BC-CQBH Địa danh, ngày . tháng năm BÁO CÁO Tổng kết công tác tuần, (tháng, quý) I. Giới thiệu khái quát về đơn vị báo cáo - Chức năng, nhiệm vụ, vai trò, vị trí - Tình hình thực tiễn đơn vị - Các công việc được giao, và mục tiêu đặt ra trong tuần( tháng, quý) II. Tình hình thực hiện công việc 1. Các công việc đã thực hiện. 2. Các kết quả đạt được. 3. Những khó khăn, thuận lợi khi thực hiện công việc. 4. Đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc. III. Những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc 1. Mục tiêu đặt ra trong thời gian (tuần, tháng, quý) tới 2. Những kiến nghị đề xuất 3. Những giải pháp Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ - Như trên - Lưu (Chữ ký, dấu) Họ và tên 45
46. * Mẫu Báo cáo tổng kết công tác đầu tư: NGÂN HÀNG ĐTPTVN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: ./BC- ĐTPTVN Hà Nội, ngày . tháng năm BÁO CÁO Tổng kết công tác đầu tư năm 1- Tình hình chung về công tác đầu tư năm 2005 2- kết quả hoạt động cụ thể về đầu tư năm 2005 3. Đánh giá ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân. 4. Phương hướng nhiệm vụ năm 2006. Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - ; (Chữ ký, con dấu) - Luu: VT, Họ và tên Câu hỏi ôn tập Câu 1: Báo cáo là gì? Hãy nêu các trường hợp sử dụng của báo cáo? Câu 2: Hãy nêu cách phân loại báo cáo? Câu 3: Lớp Kế toán 36KT1 thuộc khoa Kế toán của Trường Đại học A (thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo) tiến hành tổng kết năm học 2012-2013. Báo cáo quan trọng nhất mà lớp trưởng đọc tại hội nghị tổng kết là báo cáo gì? Đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo hoàn chỉnh báo cáo đó. Câu 4: Hãy xây dựng dàn bài chi tiết của báo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 và phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014 của một đơn vị sản xuất kinh doanh. 46
47. 4. TỜ TRÌNH 4.1. Khái niệm Tờ trình là một văn bản hành chính của cấp dưới gửi lên cấp trên để trình bày xin phê duyệt một chủ trương, một chế độ, một chính sách hoặc để đề xuất một giải pháp, một dự án về việc mở rộng quy mô hay thay đổi chức năng hoạt động của cơ quan, xây dựng cơ sở vật chất vv với cơ quan cấp trên. 4.2. Đặc điểm - Là văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên cơ quan cấp trên. - Là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lí cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động, một phương án công tác hoặc một giải pháp nào đó mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được ( theo phân cấp quản lí, theo những quy định hiện hành về thủ tục hành chính). - Có đầy đủ thành phần của thể thức đối với một văn bản nhà nước quy định. 4.3. Kỹ thuật soạn thảo Tờ trình 4.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày: Thể thức của tờ trình chỉ khác với thể thức các văn bản thông thường khác ở chỗ ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ trình là dòng chữ: Kính gửi: ( tên cơ quan cấp trên trực tiếp nhận, xét duyệt và phê chuẩn tờ trình) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /TTr- , ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH Về việc Kính gửi: / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, Nguyễn Văn A 47
48. 4.3.2. Phương pháp soạn thảo nội dung *Phần mở đầu: - Nêu lý do đưa ra tờ trình, phân tích tình hình, thực trạng, những căn cứ, cơ sở để đề xuất nội dung trình duyệt ( đề nghị mới hoặc sửa đổi bổ sung chế độ hiện hành không còn phù hợp nữa ). - Lý do đưa ra tờ trình phải khách quan, cụ thể, là tất yếu đòi hỏi của thực tiễn và phù hợp với xu hướng phát triển tất yếu của cuộc sống, của xã hội. *Phần nội dung: - Trình bày nội dung của đề nghị mới, của ý tưởng mới phải cụ thể, rõ ràng, cần có lập luận, chứng minh tính khả thi của phương án đề xuất. - Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng. - Nêu những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện. - Những biện pháp cần khắc phục. *Phần kết luận: - Nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với đời sống xã hội, đối với công tác lãnh đạo quản lý, những kiến nghị, đề nghị cấp trên chấp thuận.Để sớm được triển khai thực hiện và kèm theo bản đề án của cơ quan. * Mẫu tờ trình về tổ chức TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Sè: /TTr- , ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH Về việc thành lập trung tâm nghiên cứu Kính gửi: I. Tính cấp thiết và ý nghĩa của việc thành lập Trung tâm II. Chức năng, nhiêm vụ và phương hướng hoạt động của Trung tâm III. Biên chế, tổ chức bộ máy IV. Đánh giá triển vọng và những khó khăn V. Phương thức triển khai và thời gian thực hiện. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, Nguyễn Văn A 48
49. PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN NAM ĐÔNG TRƯỜNG THCS NAM ĐÔNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc A Số: 09/TTr-NĐA Nam đông, ngày 10 tháng 2 năm 2011 TỜ TRÌNH Về việc xin kinh phí xây dựng sân trường Kính gửi: Phòng Giáo dục – Đào tạo huyện Nam Đông Nhằm thực hiện chỉ thị số 40/CT-BGD-ĐT ban hành ngày 22 tháng 7 năm 2008 về việc xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực trong các trường phổ thông giai đoạn 2008 -2013. Sân trường của Trường Trung học cơ sở Nam Đông A xây dựng từ năm 1990 tính đến nay đã được 21 năm. Hiện nay chất lượng mặt sân đã giảm sút, xuất hiện nhiều chỗ lún sụt, các lớp gạch ở bên trên đã bị bung lên và vỡ rất nhiều. Diện tích sân trường chỉ khoảng 400m2 rất hẹp so với nhu cầu cho các hoạt động ngoài trời của nhà trường. Với thực trạng sân trường như trên gây nhiều khó khăn cho các hoạt động đi lại, vui chơi, học tập ngoài trời của học sinh. Khó khăn cho các hoạt động giảng dạy của các thầy cô, làm giảm sút hiệu quả các các động học tập, hoạt động tập thể ngoài trời qua đó ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục đào tạo của nhà trường. Như vậy lúc này việc xây dựng mới lại sân trường là hết sức cần thiết và cấp bách. Những năm trước đây nhà trường đã cho sửa chữa nâng cấp thêm nhưng hiệu quả sử dụng vẫn rất thấp chính vì vậy biện pháp giải quyết vấn đề tốt nhất là xây dựng mới lại sân trường. Trên cơ sở ấy Ban Giám hiệu nhà trường đã nghiên cứu và lên kế hoạch xây dựng lại sân trường với những nội dung cơ bản như sau: Thành lập tổ chỉ đạo xây dựng công trình gồm các thành viên sau: - Ông Đặng Văn Ngữ Hiệu trưởng Trường Trung học cơ sở Nam Đông A tổ trưởng. - Ông Nguyễn Văn Thanh Phó Hiệu trưởng Trung học cơ sở Nam Đông A tổ trưởng tổ phó. - Bà Nguyễn Thị Huệ Trưởng Phòng Tài chính – Kế toán thành viên. Mở rộng diện tích mặt sân trường từ 400m2 lên 600m2. Đổ bê tông toàn bộ diện tích mặt sân. Theo chỉ đạo của Phòng Giáo dục - Đào tạo Ban Giám hiệu nhà trường đã mời Công Ty xây dựng Trường Xuân tham gia thi công công trình. Mức kinh phí xây dựng sân trường theo báo cáo khảo sát thi công của Công Ty Xây dựng A là 100.000.000 đồng 49
50. Thời gian thi công công trình dự kiến bắt đầu từ ngày 10 tháng 5 năm 2011 đến hết ngày 9 tháng 6 năm 2011. Với số kinh phí lớn như trên khả năng tài chính của Trường Trung học cơ sở Nam Đông A không thể tự giải quyết được chính vì vậy nhà trường rất mong Phòng Giáo dục – Đào tạo cấp kinh phí để nhà trường xây dựng. Với việc xây dựng mới sân trường sẽ có ý nghĩa hết sức to lớn nó góp phần vào việc thực hiện chỉ thị số 40/CT-BGD-ĐT về việc xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực. Hoàn thiện hơn nữa cơ sở vật chất của nhà trường, giải quyết được các vấn đề đi lại, học tập, vui chơi của học sinh và giảng dạy của giáo viên. Vậy Trường Trung học cơ sở Nam Đông A kính trình Phòng Giáo dục – Đào tạo rất mong phòng xem xét phê duyệt và cấp kinh phí cho nhà trường để nhà trường sớm tổ chức triển khai thực hiện. Xin chân thành cảm ơn! Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như trên Chữ ký, dấu - Lưu: Vp Đặng Văn Ngữ Câu hỏi ôn tập Câu 1: Tờ trình là gì? Tờ trình thường được sử dụng trong những trường hợp nào? Câu 2: Hãy nêu đặc điểm của tờ trình? Phân biệt giữa tờ trình và công văn yêu cầu đề nghị? Câu 3: Đoàn Trường Đại học A dự kiến tổ chức đại hội Đoàn vào giữa tháng 3 năm 2013. Sau khi lên kế hoạch tổ chức thì với số kinh phí hiện có Đại hội không thể tổ chức được. Ban chấp hành Đoàn trường dự định xin thêm kinh phí của nhà trường cho đại hội. Đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo một tờ trình có nội dung trên. Câu 4: Trang thiết bị của Trường tiểu học A hiện đang thiếu và bị hư hỏng không đảm bảo cho việc dạy và học tốt của giáo viên và học sinh trong trường. Ban Giám hiệu Nhà trường muốn lập tờ trình gửi UBND Huyện; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Tài chính – Kế toán Huyện xin kinh phí mua sắm trang thiết bị cho Nhà trường. Đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo hoàn chỉnh văn bản trên. 5. BIÊN BẢN 5.1. Khái niệm Biên bản là loại văn bản hành chính dùng để ghi chép tại chỗ diến biến sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, do những người chứng kiến thực hiện và phải có chữ ký của người liên quan và người làm chứng . 5.2. Đặc điểm - Là loại văn bản hành chính cung cấp thông tin về sự việc đã hoặc đang xảy ra. - Được thực hiện tại nơi sự việc, hiện tượng xảy ra. 50
51. - Có thể làm căn cứ minh chứng khi cần thiết và làm cơ sở cho các kết luận, quyết định xử lí tiếp theo ( vd: Biên bản ghi lời cung lời khai, biên bản hiện trường vụ án ). * Phân loại biên bản Trong thực tế biên bản được sử dụng trong nhiều sự việc cần thiết, nhưng cơ bản có thể phân loại biên bản ra thành các loại sau: - Biên bản cuộc họp, hội nghị: loại biên bản này ghi chép lại diễn biến và kết quả của một cuộc họp, hội nghị. - Biên bản vụ việc: Ghi chép lại tình tiết, diễn biến hay xác nhận những vụ việc đã hoặc đang xảy ra, dùng để làm căn cứ cho những xử lí tiếp theo. - Biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lí hợp đồng: Ghi chép lại nội dung trong việc nghiệm thu, bàn giao tài sản, tiền bạc, công việc, công trình hoặc trong thanh lí hợp đồng . - Biên bản thanh tra, kiểm tra: loại biên bản này ghi lại quá trình và kết quả của một đợt thanh tra, kiểm tra. 5.3.4. Yêu cầu khi ghi chép biên bản - Ghi chép trung thực đầy đủ, không suy diễn chủ quan - Số liệu sự kiên phải chính xác, cụ thể. - Nội dung có trọng tâm, trọng điểm - Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao ( nếu có tang vật, chứng cứ phải giữ kèm biên bản) Có 2 cách ghi biên bản: + Ghi chi tiết và đầy đủ: Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lí, việc kiểm tra hành chính, khám nghiệm, ghi lời cung, lời khai, tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản thì phải ghi chính xác và đầy đủ chi tiết mọi nội dung và tình tiết. + Ghi tổng hợp: Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kì có thể áp dụng cách ghi tổng hợp, chỉ cần ghi tóm tắt các ý chính. 51
52. 5.5. Kỹ thuật soạn thảo biên bản 5.5.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ./BB-CQBH Địa danh, ngày tháng . năm BIÊN BẢN Về việc THẨM QUYỀN KÝ 1 THẨM QUYỀN KÝ 2 THẨM QUYỀN KÝ KHÁC (nếu có) Chữ ký, dấu (nếu có) Chữ ký, dấu (nếu có) Chữ ký, dấu (nếu có) Họ Và Tên Họ Và Tên Họ Và Tên 5.5.2 Phương pháp soạn thảo nội dung - Phần mở đầu: + Thời gian, địa điểm + Nêu khái quát nội dung của việc lập biên bản + Thành phần tham dự - Phần nội dung: Trình bày trực tiếp diễn biến, nội dung vụ việc, sự việc xảy ra. Thông thường có hai cách trình bày: + Nếu là biên bản về vụ việc, sự việc đang diễn ra thì ghi nội dung theo tiến trình của vụ việc, sự việc đó. + Nếu là biên bản vụ việc, sự việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện trường, ghi chép lời khai của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan. - Phần kết thúc: + Đọc thông qua biên bản. + Ghi thời gian, địa điểm kết thúc sự việc. + Ghi số lượng bản được lập. 52
53. + Ký xác nhận vào biên bản. Phương pháp soạn thảo một số loại biên bản 1) Biên bản cuộc họp, hội nghị TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Sè: /BB- , ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN HỌP Về việc 1) Thời gian họp: + Khai mạc vào hồi giờ, ngày tháng năm + Địa điểm : + Nội dung cuộc họp (hội nghị): 2) Thành phần tham dự: Đại biểu mời dự: Đại biểu cấp trên (nếu có): Tổng số thành viên của cuộc họp: + Có mặt: người + Vắng: người. Lý do: - Chủ tọa (hoặc đoàn chủ tịch): - Thư ký (hoặc đoàn thư ký): 3) Phần nội dung: - Báo cáo tại cuộc họp (nếu có nhiều báo cáo thì ghi theo thứ tự). + Ghi rõ họ tên và chức vụ người đọc báo cáo + Nội dung báo cáo (ghi theo trình tự của báo cáo): nếu báo cáo thành văn thì ghi có văn bản kèm theo, nếu báo cáo chưa thành văn tiến hành tóm tắt nội dung của báo cáo. - Phần thảo luận: + Ghi vấn đề đưa ra thảo luận. + Ghi ý kiến của từng người phát biểu. + ý kiến của chủ tọa cuộc họp - Thông qua dự thảo nghị quyết, biểu quyết (nếu có). - Đại biểu phát biểu (nếu có) 4) Phần kết thúc: + Đọc thông qua biên bản. + Ghi thời gian, địa điểm kết thùc. 53
54. + Chữ kí của chủ toạ và thư kí THƯ KÝ CHỦ TỌA Họ và tên Họ và tên 5.2) Biên bản bàn giao tài sản TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Sè: /BB- , ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN Hôm nay, ngày .tháng . năm . Tại Tiến hành bàn giao tài sản giữa .(bên giao) và (bên nhận) thực hiện theo của ngày I) Thành phần tham dự: 1) Bên giao: - Ông: Chức vụ: - Bà: Chức vụ: 2. Bên nhận: - Ông: Chức vụ: - Bà: Chức vụ: II) Nội dung bàn giao: Bên .đã tiến hành bàn giao tài sản cho bên theo biểu thống kê sau: Bản thống kê tài sản bàn giao: Số Đơn vị Số Thành Tên tài sản Đơn giá Ghi chú TT tính lượng tiền Cộng : 54
55. Tổng giá trị: bằng số: . Bằng chữ: . Kể từ ngày .số tài sản trên do bên chịu trách nhiệm quản lý. Biên bản được lập thành có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ 02 bản. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Họ và tên Họ và tên 5.3) Biên bản thanh lý hợp đồng TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Sè: /BB- , ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN Về việc Căn cứ hợp đồng . Số / Hôm nay, ngày . Địa điểm: Tại Chúng tôi gồm: Bên A: Địa chỉ: Ông (bà): . Chức vụ: làm đại diện. Bên B: Địa chỉ: Ông (bà): . Chức vụ: làm đại diện. Hai bên cùng xác nhận: Bên A đã . (thực hiện cụ thể các điều khoản trong hợp đồng). Bên B đã thanh toán đầy đủ cho bên A số tiền là: . Trình tự, phương thức thanh toán: Vậy hai bên A và B đồng ý chấm dứt và thanh lý Hợp đồng số: ngày . tháng năm. 55