Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 4: Công nghệ và Thiết kế tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 4: Công nghệ và Thiết kế tổ chức

1. Lý thuyết & Thiết kế tổ chức Công nghệ & Thiết kế tổ chức
2. Công nghệ Là các công cụ, kỹ thuật và phương pháp tiến hành nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào của tổ chức thành các đầu ra mong muốn Môi trường Nguyên liệu thô Sản phẩm, dịch vụ Quá trình đầu vào ở đầu ra chuyển đổi TỔ CHỨC
3. Các hãng chế tạo: Nhóm 1 Chế tạo theo đợt và đơn chiếc ◼ Chế tạo lắp ráp theo đơn hàng nhỏ theo nhu cầu cụ thể, khác biệt ◼ Trình độ cơ giới hóa không cao ◼ Phụ thuộc cao vào người thực hiện ◼ Không có tồn kho Ví dụ: Sản xuất các thiết bị chuyên dụng theo đặt hàng; may quần áo theo yêu cầu
4. Nhóm 2 Chế tạo theo số lượng lớn và hàng loạt ◼ Sản xuất dài hạn của những bộ phận được chuẩn hóa ◼ Khách hàng không có nhu cầu khác biệt ◼ Có tồn kho Ví dụ: Lắp ráp ô tô; Sản xuất quần áo may sẵn; Sản xuất hàng điện tử gia dụng
5. Nhóm 3: Sản xuất theo dây chuyển liên tục ◼ Toàn bộ quy trình đều được cơ giới hóa ◼ Không có điểm bắt đầu và kết thúc ◼ Tiêu chuẩn hóa sản phẩm cao ◼ Đầu ra có thể dự đoán trước Ví dụ: Nhà máy hóa chất; lọc dầu; rượu bia; điện hạt nhân
6. Cấu trúc tổ chức & Công nghệ Công nghệ sản xuất Đặc điểm cấu trúc Đơn chiếc Hàng loạt Dây chuyền Số cấp quản trị 3 4 6 Mức độ (tầm hạn) quản trị 23 48 15 Tỷ lệ trực tiếp/Gián tiếp 9:1 4:1 1:1 Tỷ lệ quản trị/Tổng nhân viên Thấp Trung bình Cao Mức độ yêu cầu kỹ năng cá nhân Cao Thấp Cao Các thủ tục chính thức Thấp Cao Thấp Sự tập trung Thấp Cao Thấp Giao tiếp bằng lời Nhiều Ít Nhiều Giao tiếp viết Ít Nhiều Ít Toàn bộ cấu trúc Hữu cơ Cơ giới Hữu cơ Nguồn: Joan Woodward kháo sát từ 100 hãng sản xuất ở Anh
7. AMT & Cấu trúc tổ chức (Advanced Manufacturing Technology) Theo đơn hàng Lô nhỏ (ín ấn, thương Công nghệ sản Lựa chọn mới mại) xuất tiên tiến Sự đa dạng của sản Khối lượng lớn phẩm Dây chuyền Tiêu chuẩn hóa Nhỏ Quy mô đặt hàng Không giới hạn
8. Cấu trúc trong chế tạo hàng loạt & CN chế tạo tiên tiến (AMT) Đặc điểm Chế tạo hàng loạt AMT Cấu trúc Chiều rộng kiểm soát Rộng Hẹp Cấp bậc Nhiều Ít Các công việc Theo thủ tục và lặp đi lặp lại Thích nghi và có tính khéo léo Sự chuyên môn hóa Cao Thấp Việc ra quyết định Tập trung Phân quyền Tổng thể cấu trúc Theo cấp bậc, cơ giới Tự thích nghi, hữu cơ Nguồn nhân lực Sự tương tác Riêng rẽ Làm việc theo nhóm Đào tạo Hẹp, một lần Rộng, liên tục Các chuyên gia Sách giáo khoa, kỹ thuật Kinh nghiệm, xã hội hóa Sự qua lại trong tổ chức Nhu cầu khách hàng Ổn định Thay đổi Các nhà cung ứng Nhiều, có tính quyền lực Ít, có mối quan hệ gần gũi
9. Các hãng dịch vụ Sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời Sản phẩm đầu ra của hãng dịch vụ là vô hình
10. Đặc điểm tổ chức DV & chế tạo Công nghệ chế tạo Một số đặc điểm nguyên mẫu của sản xuất dịch vụ 1.Hàng hóa lưu kho tiêu thụ sau Chế tạo và dịch vụ 2.Đầu vào – đầu ra tiêu chuẩn Công nghệ dịch vụ 3.Ít chịu sự tác động của nguyên mẫu VD: Đại lý thức ăn nhanh; khách hàng ngân hàng; đồ trang sức; bất 1.Sản xuất và tiêu thụ diễn ra động sản; buôn bán cổ phiếu; 4.Đầu ra hữu hình đồng thời các quầy hàng bán lẻ 5.Vốn là cốt lõi và quyết định 2.Đầu ra theo yêu cầu của VD: Hãng giải khát; sản xuất khách hàng thép; lắp ráp ô tô; chế biến 3.Sự tham gia của khách hàng thực phẩm 4.Đầu vào hữu hình 5.Con người là cốt lõi và quyết định Một số đặc điểm VD: Hàng không; khách sạn; tư vấn; khám chữa bệnh; của sản xuất chế giáo viên tạo
11. Cấu trúc tổ chức dịch vụ Cấu trúc Dịch vụ Chế tạo 1. Phân địch rõ chức trách, nhiệm vụ Ít Nhiều 2. Phân bố theo khu vực địa lý Nhiều Ít 3. Việc ra quyết định Phân quyền Tập trung 4. Tính chính thức hóa Thấp hơn Cao hơn Nguồn nhân lực 1. Trình độ và kỹ năng của nhân viên Cao hơn Thấp hơn 2. Sự chú trọng đến kỹ năng Có tính cá nhân Có tính kỹ thuật
12. Cấp phòng ban Tính đa dạng của công việc ◼ Có nhiều ngoại lệ ◼ Có nhiều sự kiện không tiên liệu trước Mức độ có thể phân tích ◼ Một số công việc có thể phân tích => tiêu chuẩn hóa thực hiện ◼ Nhiều công việc không thể phân tích => thực hiện dựa vào khả năng phán đoán trực giác
13. Công việc và CN phòng ban Cao Công nghệ theo thủ tục Công nghệ cơ khí Bán hàng Luật sư Nhân viên văn phòng Kỹ sư Biên tập tạp chí Kế toán thuế Mức độ Kiểm toán Kế toán tổng hợp có thể phân Công nghệ thủ công Công nghệ không theo thủ tục tích được Giảng dạy đại học Quản trị tích hợp Nghệ nhân Kế hoạch chiến lược Thương nhân Nghiên cứu khoa học xã hội Thấp Gia công hàng hóa Nghiên cứu ứng dụng Thấp Sự đa dạng của công việc Cao
14. Các loại công nghệ Theo thủ tục: Tính đa dạng công việc thấp; tính tiêu chuẩn hóa cao Thủ công: Hoạt động khá ổn định; lao động đòi hỏi kiến thức rộng; có kinh nghiệm Cơ giới hóa: Phức tạp và đa dạng hóa cao; công việc được thực hiện theo quy trình được thiết kế trước; lao động đòi hỏi tri thức cao Phi thủ tục: Công việc đa dạng; biến đổi nhanh; kinh nghiệm và sự hiểu biết quyết định quá trình thực hiện
15. Thiết kế phòng ban Lựa chọn giữa Hữu cơ & cơ giới Mức độ tiêu chuẩn hóa thủ tục Mức độ tập trung hóa Mức độ yêu cầu kỹ năng của nhân viên Phạm vi và tầm hạn quản lý Truyền thông & phối hợp
16. Quan hệ giữa các phòng ban Dạng quan hệ Yêu cầu về Kiểu quan hệ Ưu tiên việc đặt lẫn nhau thông tin phối hợp các đơn vị gần ngang và việc nhau ra quyết định Tiêu chuẩn hóa, Kiểu đóng góp Quan hệ thấp Thấp các quy tắc, thủ tục Những kế hoạch, Kiểu liên tục Quan hệ trung bình lịch trình, thông tin Trung bình phản hồi Điều chỉnh lẫn Kiểu tương tác hai nhau, các cuộc họp Quan hệ cao Cao chiều liên bộ phận, hợp tác có tổ chức
17. Các kiểu quan hệ Góp chung: Mỗi bộ phận là 01 phần của tổ chức, có đóng góp chung cho tổ chức nhưng hoạt động độc lập. Công nghệ trung gian ◼ Ví dụ: Sản xuất và bán chi tiết; môi giới bất động sản Liên tục: Những phần được tạo ra ở bộ phận này trở thành đầu vào của các bộ phận khác. Công nghệ nối dài. ◼ Ví dụ: Lắp ráp điện tử, ô tô, dệt – may Hai chiều: Đầu ra của quá trình này là đầu vào của quá trình kia và ngược lại. Công nghệ có tính chuyên sâu. ◼ Ví dụ: Bệnh viện
18. Thứ tự ưu tiên Kiểu tác động qua lại 02 chiều cần được ưu tiên nhất. ◼ Nên nhóm gộp các hoạt động này và giao phó cho 01 đầu mối quản lý. 1 2 ◼ Thiết lập các kênh thông tin hiệu quả Ưu tiên tiếp theo là kiểu “liên tục” và cuối cùng là kiểu “đóng góp”
19. Mối quan hệ về cấu trúc Sự phụ thuộc Sự phối hợp lẫn nhau Cao Quan hệ hai chiều •Những cuộc họp không (phát triển sản định trước, trực tiếp, một phẩm mới) đội xuyên qua các phòng Điều chỉnh qua lại •Trao đổi thông tin theo chiều ngang Liên tục •Các cuộc họp có kế (chế tạo sản phẩm) hoạch, các tiểu ban Hoạch định •Trao đổi thông tin theo chiều dọc Đóng góp •Các kế hoạch (phân phối sản phẩm) •Luật lệ Tiêu chuẩn hóa Thấp
20. Công nghệ thông tin &TKTC Sự phát triển các công cụ ◼ Các phần mềm quản trị; tự động hóa công việc Ảnh hưởng đến quản trị ◼ Mở rộng sự tham gia ra quyết định; ra quyết định nhanh hơn; hiểu biết tổ chức tốt hơn Tác động đến thiết kế tổ chức ◼ Phẳng hóa cấu trúc tổ chức; linh hoạt trong việc giao phó quyền hành; phong phú hóa công việc; nâng cao trình độ nhân viên Tác động đến “văn hóa tổ chức”
21. Công nghệ và thiết kế công việc Thiết kế công việc ◼ Công nghệ tác động đến cách thức thực hiện và bản chất công việc ◼ Công nghệ mới làm đơn giản hóa công việc, nâng cao chất lượng công việc Các hệ thống “Kỹ thuật – Xã hội” ◼ Các sai lầm mắc phải: thiên về kỹ thuật hoặc thiên về con người ◼ Phát triển hài hòa: “Kỹ thuật – Xã hội”
22. Công nghệ & Thiết kế tổ chức The End