Bài giảng Kỹ năng quản trị - Chuyên đề 4: Kỹ năng trao quyền - Ủy quyền - Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng quản trị - Chuyên đề 4: Kỹ năng trao quyền - Ủy quyền - Nguyễn Thị Nguyệt Anh

1. Chuyên đề 4 KỸ NĂNG TRAO QUYỀN - ỦY QUYỀN Giao việc , Ủy quyền và Trao quyền ?  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.  Uỷ quyền mang tíhính sự vụ, giihiao nhiệm vụ vàáhà trách nhiệm quyền hạn.  Trao quyền ? Trao quyền là quan trọng vì: 1. Người lãnh đạo không thể tự làm tất cả các công việc 2. Sự trao quyền tạo cơ hội cho các cá nhân phát triển 3. Trao quyền đảm bảo rằng các bộ phận có thể duy trì sự hiệu quả trong công việc ngay cả khi trưởng nhóm vắng mặt. 1
2. MỤC TIÊU 1. Quyền lực, quyền hạn, trách nhiệm 2. Trao quyền . Trao quyền? . Quy trình trao quyền . Những tình huống trao quyền sai 3. Ủy quyền 1. QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM Fayol định nghĩa: . Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng để buộc những người khác phải tuân theo . Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành động của những người khác. . Trách nhiệm là bổn phận của một người trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nguồn gốc của QUYỀN LỰC ► Quyền lực nằm trong tay người nắm giữ chủ chốt ► 3 nguồn quyền lực chính: . Chính th ức: đi cùng với công việcchc, chức danh nghề nghiệp, các mối quan hệ . Kỹ thuật: có được nhờ kỹ năng học vấn . Cá nhân, không chính thức: do được chấp nhận, được kính trọng hoặc là do nổi tiếng 2
3. 2. TRAO QUYỀN ► Trao quyền là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm được lập kế hoạch và tiến hành một cách cẩn trọng để thực hiện công việc trong giới hạn đã được thỏa thuận ► Trách nhiệm: Công việc hoặc nhiệm vụ được trao quyền ► Quyền hạn: Quyền lực để đưa ra các quyết định và thi hành các quyết định đó Bảnchất của trao quyền  Xác định rõ những kết quả mong đợi  Giao vệc cho những người dưới quyền  Trao cho họ quyền hạn để thực hiện tốt nhiệm vụ  Bắtht họ chịu trách nhiệm đốivi vớivii việc hoàn thành công việc và đạt được kết quả mong muốn Trao quyềnlàquátrìnhcấptrêntraochocấpdưới mộtphầnquyềnlựccủamìnhđể họ có thểđưara các quyết định và thi hành các quyết định đó Trao quyền hay Giao việc  Tự lập kế hoạch thực  Bị kiểm soát chặt chẽ hiện công việc  Ra quyết định về  Phải trình báo toàn bộ những việc cần làm các quyết định  Chỉ bị kiểm tra tại các điểm đã thống nhất  Có được những ý kiến giúp đỡ khi cần  Không bắt buộc phải hỏi ý kiến cấp trên 3
4. Trao quyền hay Phó mặc  Cung cấp đủ những  Không được chỉ dẫn nguồn lực cần thiết hướng dẫn đầy đủ  Kiểm tra công việc tại  Có thể bị căng thẳng các điểm quan trọng khi công việc phức tạp  Sẵn sàng cung cấp,  Không được đào tạo hướng dẫn và giúp đỡ đầy đủ  Tạo nên các thách  Không có sự giúp đỡ thức trong công việc đúng lúc Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả  Cân bằng giữa “quyềnhạn và trách nhiệm”  Trao quyền theo “kếtquả mong đợi” Quyềnlực đượctraođủ để đảmbảo nhiệmvụ có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặtra Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả  Nguyên tắc “thống nhất trong mệnh lệnh” . Người được trao qyquyền chỉ chịu trách nhiệm trước người trao quyền . Người duy nhất đưa ra các quyết định 4
5. Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả  Nguyên tắc theo “mức độ quyền hạn” Người được trao quyền có quyềnracácn ra các quyết định trong các lĩnh vực được trao quyền mà không cần xin ý kiến cấp trên MÔ HÌNH TRAO QUYỀN 1. Định rõ kết quả mong đợi: Mục tiêu công việc, những giới hạn, chỉ tiêu và tiêu chuẩn, kiểm tra sự hiểu biết 2. Chính thức giao việc cho người dưới quyền: Trách nhiệm, phạm vi quyền hạn, đạt được sự thống nhất 3. Giao nguồn lực và quyền hạn cần thiết cho người dưới quyền 4. Ủng hộ và lùi về phía sau, cho phép người dưới quyền chủ động thực hiện công việc được giao 5. Duy trì sự ủng hộ, kiểm tra và phản hồi theo lịch trình đã thỏa thuận (ghi nhận) Quy trình trao quyền GIAI ĐOẠN 1 GIAI ĐOẠN 2 GIAI ĐOẠN 3 GIAI ĐOẠN 4 GIAI ĐOẠN 5 Đào tạo họ Để họ phê phán bạn Họ tự phê bình CÔNG Tóm tắt cho họ bản thân, Báo cáo VIỆC và họ có bạn nhận về sự CỦA thể hỏi xét và chỉ dẫn thành BẠN Bạn làm Tóm tắt công Báo họ quan sát cho họ hoặc cáo lại khác Trao việc nếu họ cho họ muốn Họ làm CÔNG VIỆC Thu xếp Bạn hướng dẫn Họ làm để họ làm CỦA trực tiếp ( Bạn hỏi) Họ làm NGƯỜI HỌC (bạn có ( Bạn không quyền thể hỏi) kiểm tra) 5
6. Quy trình trao quyền  Giai đoạn1: Áp dụng vớitrường hợpngườitraoquyềncóđầy đủ kiếnthứcvàkỹ năng, trong khi đóngười đượctraoquyềncórấtít kiếnthức, kỹ năng  Giai đoạn2:Ở giai đoạnnàybắt đầucósự tham gia củangười đượctraoquyền–người đóchỉđơngiảnlàmmộtsố việcdướisự chỉ dẫncủabạn  Giai đoạn 3: Ở giai đoạn này, có sự phân quyền nhiệm vụ không ngừng cho người đượctraoquyền. Bạnsẽđặtcâuhỏi, chủ yếulà loạicâuhỏimở và người đượctraoquyềnsẽ báo cáo cho bạn những việchọ làm  Giai đoạn4:Vẫntrongthờikỳ phân quyền nhiệmvụ không ngừng nhưng bạnsẽ ít đặtcâuhỏivàyêucầungười đượctraoquyền báo cáo. Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo và thựchiệnviệchọ muốn  Giai đoạn5:Đây là trường hợp trao quyền hoàn toàn. Khi nhiệmvụ đượcgiaotrựctiếpchongười đượctraoquyền, ngườitraoquyềncó quyềnkiểmtrabởivìhọ có bổnphậnvới công việc Trao quyền sai Người trao quyền hay can thiệp  Một người trao quyền nhưng không ngừng can thiệp vàôào công v iệc đó. Trao quyền sai Người trao quyền trao những phần không tốt đẹp cho nhân viên  Chỉ những công việc không quan trọng thì mới được trao. Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp chomìnhvàtraonhững công việc nhàm chán cho nhân vi  Người được trao quyềnsẽ kết thúc công việcmột cách kém cỏi, thành tích nghèo nàn. 6
7. Trao quyền sai Người trao quyền “đánh và chạy”  Bạncómặt ở mộtnơi không thích hợp vào mộtthời điểm không thích hợp.Bạn vào thang máy cùng mộtngườigiámsátngười mà nói với bạnrằng: anh chính là ngườitôicần.  Thựcsự,bấtkỳ ai cũng muốn đùn đẩy trách nhiệm công việcchomộtaiđó 3. Ủy quyền Ủyquyềnlàgiaomộtphần công việc cho ngườidưới quyềnchịutráchnhiệm thi hành và đồng thờigiaocho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm đượcgiao “Ủyquyềnlànghệ thuật hoàn thành công việcthông qua nỗ lựccủangườikhác.Điều này thể hiệnlòngtin củabạnvàongười khác để giao phó công việcmà, nếu không,chính bạnphảilàm” Dickinson Phân biệt giao việc, trao quyền và ủy quyền? 1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phảicho tấtcả các điểm bán hàng biếtlàsắpcómộtmặt hàng văn phòng phẩmmới.Ôngtagửimộtmẫutin:“Anhhãylo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”. 2. Ông Đạobảomộtnhânviênrằng anh ta cầnphảithông báo cho tấtcả các nhà phân phốilàsắpcómộtmặthàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và mộtsố tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụpcáctài liệusảnxuất và bán hàng (đảmbảo chúng phảirõnét)và gửi2bảnchomỗi điểm bán hàng trướcthứ nămtuần tới”. 3. Ông Đạogiảithíchchomột nhân viên cầnphải làm gì (thông báo cho tấtcả các điểm bán hàng về mộtmặt hàng văn phòng phẩmmới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thựchiệnsaochotốtnhấtvàtrở lại báo cáo cho ôngtasaumộttuầnlễ. Khi anh nhân viên đãthảoxong kế hoạch, anh ta sẽ thảoluậnvới ông Đạo. 7
8. Ủy quyền ?  Ủy quyền không không phảilàgiaoviệc.  Ủyquyền không phảilàchỗđểbạn“tống khứ” những công việcmàbạn không thích làm.  Ủy quyền không phảilàtừ bỏ trách nhiệm.  Ủyquyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyềnhạnvàtráchnhiệmcuối cùng. Lợi ích của ủy quyền  Ủy quyềnlàgiải phóng thờigiancủabạn.  Ủy quyềnlàphương tiện để phát triển nhân viên.  Ủy qqyuyềnbiểuhiệnlòng tin củabạn vào nhân viên.  Ủy quyền giúp gia tăng chấtlượng các quyết định.  Ủyquyềngiúpnângcaoquyếttâm,tinhthầnhăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên. Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?  Một số giả định của bạn : -Họ không đáng được như vậy -Họ không thích có thêm việc  Sự sợ hãi : - Tôi không muốn họ biết nhiều quá ! -Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách ! 8
9. Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?  Niềm tin cá nhân : •Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều •Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều • Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. Bạn ủy quyền những gì ? • Những việc mààb bạn thíc h làm v à cũng đồng thời giúp người khác phát triển. • Các công việc thường nhật. • Các công việc cần thiết. •Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác. • Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển. Những công việc bạn không nên ủy quyền . Đánh giá thành tích công tác . Định hướng hoạt động của đơn vị . Động viên nhân viên . Giao tiếp với nhân viên . Xây dựng ê kíp Quy trình ủy quyền • Bước 1: Lựa chọn công việc để ủy quyền • Bước 2: Lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền • Bước 3: Giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệmthm thựchic hiện công việc cho ngườici cấpdp dưới đã được lựa chọn • Bước 4: Theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và trợ giúp khi cần thiết • Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện công việc 9