Bài giảng Khoa học quản lý giáo dục 2

pdf

370 trang ngocly 2170

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Khoa học quản lý giáo dục 2", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_khoa_hoc_quan_ly_giao_duc_2.pdf

Nội dung text: Bài giảng Khoa học quản lý giáo dục 2

KHOA H C QU N LÝ GIÁO D C 2 Please purchase a personal license. hanhbang@gmail.com 1
MC TIÊU H C PH N Sau khi hc xong hc ph n sinh viên: Nm c Khái ni m ng i qu n lý, ng i cán b QLGD; 3 yu t cơ bn xác nh ng i qu n lý; 3 nhóm vai trò; các yêu cu v ph m ch t, nng lc i vi cán b qu n lý giáo dc; khái quát v k nng qu n lý và các k nng cơ bn ca ng i cán b QLGD. Sinh viên bi t mô t, phân tích c các vai trò cơ bn và xác nh c c th các yêu cu i vi ng i cán b QLGD; theo ó xác nh nh ng k nng cơ bn mà ng i cán b QLGD cn ph i có. Bi t t ch c làm vi c nhóm, t ch c cu c hp, th c hi n qui trình tuy n dng nhân s, àm phán, gi i quy t xung t, qu n lý th i gian, qu n lý bn thân và mt s k nng mm khác Có ý th c rèn luy n các k nng qu n lý; xác nh úng vai trò ca mình khi m nhi m các công vi c trong th c ti n vn dng có hi u qu các k nng ã c hc tp và rèn luy n hanhbang@gmail.com 2
Ni dung hc ph n Ch ơ ng 1: Ng i cán b qu n lý giáo dc (10 ti t) Ch ơ ng 2: K nng qu n lý giáo dc (35 ti t) hanhbang@gmail.com 3
Ch ơ ng 1: Ng i cán b qu n lý GD 1.1 Nêu vn Khái ni m 1.2 Phân lo i th o lu n 1.3 và Vai trò Kt lu n 1.4 Yêu cu hanhbang@gmail.com 4
1.1. Khái ni m Là ng i làm vi c trong t ch c, iu khi n công vi c ca ng i khác và ch u trách nhi m tr c cp trên v kt qu ho t ng ca h; Là ng i ch u trách nhi m trong vi c lp k ho ch, t ch c, ch o và ki m tra con ng i, tài chính, vt ch t và thông tin ca b ph n hay t ch c a t ch c t c mc tiêu ã ra. Cách khác: ng i qu n lý là nhân vt có trách nhi m phân b nhân lc và các ngu n lc khác, ch dn s vn hành ca mt b ph n hay toàn b t ch c t ch c ho t ng có hi u qu và t dn mc ích . hanhbang@gmail.com 5
Bi t iu h mu n xy ra và làm cho nó xy ra Ch u trách Ch u trách nhi m v kt nhi m ki m qu làm vi c soát các ngu n ca b ph n tài nguyên và Cán b qu n h qu n lý, mà trong ó m bo chúng lý là ng i . c dùng mt h là mt cách ti u thành ph n Khuy n khích tính To ra bu không hi u qu trong khí ho c ti ng nói công vi c và tìm chung cho phép ki m s ti n b mi ng i có th không ng ng phát huy tt nh t kh nng ca h. hanhbang@gmail.com 6
Th nh t, có v th trong t ch c v i nh ng quy n h n nh t nh trong quá trình ra quy t nh (c b 3 yÕu tè nhi m/c chính th c/ phân công vào ví trí - QLpháp lý); x¸c ®Þnh Th hai, có ch c n ng iu hành ng−êi qu¶n lý vi c th c hi n nh ng công vi c trong b ph n ho c toàn b t ch c (c giao iu hành công vi c c a b ph n hay t ch c) Th ba, có nghi p v , nng lc và uy tín áp ng nh ng òi h i nh t nh ca công vi c (c ào t o, b i dng ki n th c và k QL); hanhbang@gmail.com 7
1.2.Phân lo i ng i Theo cp qu n lý có: qu n lý Ng i qu n lý cp th p (First- line manager) Hng dn, c thúc, iu khi n nhân viên trong công vi c hàng ngày Ng i qu n lý cp trung gian Ng−êi (Middle manager) a ra các QL quy t nh chi n thu t th c cÊp cao hi n k ho ch và chính sách Ng−êi qu¶n lý ca t ch c cÊp trung gian Ng i qu n lý cp cao (Top manager). Xây dng chi n Ng−êi qu¶n lý cÊp thÊp lc, k ho ch hành ng và phát tri n t ch c hanhbang@gmail.com 8
Theo ph m vi qu n lý, ph m vi tác ng nh hng ca ng i QL có th chia ra: Ng i qu n lý theo ch c nng là nh ng ng i có trách nhi m QL ho t ng ca nh ng ng i di quy n theo mt chuyên môn ho c k thu t hp, ho t ng trong ph m vi hp có tính chuyên bi t. Ng i qu n lý tng hp Là ng i ch u trách nhi m v toàn b t ch c hay ch u trách nhi m v mt lo t các lnh vc ch c nng hanhbang@gmail.com 9
1.3. Vai trò cơ bn ca ng i qu n lý Nhóm vai trò liên kt: bao hàm nh ng công vi c tr c ti p vi nh ng ng i khác. Ng i i di n- Là ng i i di n cho ơ n v mình trong các cu c gp mt chính th c Ng i lãnh o- Là ng i to ra và duy trì ng lc cho ng i lao ng nh m hng c gng ca h ti mc tiêu chung ca t ch c Ng i liên lc- Là ngu i m bo quan h vi các i tác hanhbang@gmail.com 10
1.3. Vai trò cơ bn ca ng i qu n lý (ti p) Th hai, nhóm vai trò thông tin: bao hàm s i thông tin v i nh ng ng i khác. Ng i giám sát-i qu n lý tìm ki m nh ng thông tin ph n h i c n thi t cho qu n lý Ng i truy n tin- Chia s thông tin vi nh ng ng i trong ơ n v Ng i phát ngôn- Chia s thông tin vi nh ng ng i bên ngoài hanhbang@gmail.com 11
1.3. Vai trò cơ bn ca ng i qu n lý (ti p) Th ba, Nhóm vai trò quy t nh: Ng i ra quy t nh- ra quy t nh tác ng n con ng i, nhà qu n lý tìm ki m c ơ h i tn dng các v n gi i quy t Ng i iu hành- Ch o vi c th c hi n quy t nh Ng i m b o ngu n l c- Phân b các ngu n l c cho nh ng m c ích khác nhau Ng i àm phán- Ti n hành àm phán v i i tác hanhbang@gmail.com 12
? Làm vi c cá nhân và nhóm Xác nh nh ng yêu cu i vi ng i QL Nh ng ng i QL các lo i khác nhau thì nh ng yêu cu ó s khác nhau nh th nào? Hãy so sánh ch rõ nh ng im khác nhau ó. hanhbang@gmail.com 13
1.4. Yêu cu cơ bn i vi ng i qu n lý Qu n lý là ra ph ơ ng hng, mc ích, mc tiêu; Lp k ho ch th c hi n mc tiêu T ch c mong i gì T ch c các ngu n lcng t i quc MTn m lý?t cách kinh t nh t theo úng k ho ch. Tích hp các ngu n lc theo Ki m soát ti un trìnhi MT th mc hi tn. cách hi u qu ra vàThay nâng cao chui mn ct cácha t ch cóc hi u qu Duy trì và phát tri n các ngu n lc (nhân lc, vt lc, tài lc) hanhbang@gmail.com 14
Các nhi m v cơ bn ca ng i qu n lý Theo Peter Drucker, ng i QL có 5 nhi m v cơ bn sau: Thi t lp các MT cho t ch c, quy t nh ni dung ca các MT và cách th c th c hi n chúng T ch c mi ho t ng. Phân ph i các ngu n lc ca t ch c, phân chia công vi c và la ch n ng i phù hp giao phó m nh n công vi c Thúc y và truy n thông mt cách có hi u qu . ng viên, thúc y mi ng i làm vi c t nng su t cao; Bi t cách thông tin có hi u qu vi các cp o lng kt qu công vi c ca t ch c Phát tri n ngu n nhân lc ca t ch c hanhbang@gmail.com 15
3 nng lc cn thi t i vi ng i qu n lí •Nng lc 0% 50% 80% 100% Ng i t v tri th c N N k và N N¨ng lùc cÊp cao h ng và k thu t ph¸n ®o¸n l ng l ng l ng thu •Nng lc tæng hîp p phán c t c v c N¨ng lùc to quan h Ng i t qu n lý t¹o h quan o •Nng lc thtri cÊp TG quan hÖ phán oán oán N¨ng lùc vÒ tng hp Ng i tri thøc c qu n lý vµ kÜ thuËt cÊp thÊp hanhbang@gmail.com 16 0% 10% 50% 100%
Cp cao Cp trung Cp c s Nng lc Tư Duy Nng lc Nhân S Nng lc Chuyên Môn Kh nng tng hp vn ca Kh nng ca nhà qu n Kh nng hi u bi t và thành t ch c nh ư mt tng th và lý làm vi c tt nh ư th o v nh ng lnh vc k bi t cách làm cho t ch c mt thành viên trong thu t/chuyên môn thích ng vi ngành, cng nhóm & nh ư mt ng ưi ng và th gi i lãnh o hanhbang@gmail.com 17
3 yêu cu v ph m ch t cá nhân i vi ng i qu n lí Có c mu n làm công tác qu n lí/ tâm huy t vi nhi m v/ (ngh ) qu n lý Là ng i sng có vn hoá; có thái úng mc vi mi ng i xung quanh, t tin trong hành ng và li nói; luôn hành ng úng n và có sáng to theo pháp lu t và chu n mc o c xã hi Có ý chí: dám ngh , dám làm, dám ch u trách nhi m; có kh nng duy trì công vi c trong nh ng iu ki n thay i; ch u c các áp lc ca công vi c hanhbang@gmail.com 18
Mt s yêu cu c th i vi ng i cán b qu n lý giáo dc V ph m ch t chính tr và o c ngh nghi p V nng lc chuyên môn và nghi p v V nng lc lãnh o V nng lc qu n lý hanhbang@gmail.com 19
Nng lc qu n lý trong th k 21 Mt ti p cn khác xác nh nh ng nng lc cơ bn ng i QL cn có: 3 Nng lc cơ bn T duy T hc Phát hi n và gi i quy t vn 3 Nng lc cá nhân Hc Làm vi c Sng hanhbang@gmail.com 20
Nng lc qu n lý trong th k 21 Có tm nhìn và kh nng giao dch tm qu c t S dng thành th o ti ng Anh và các thi t b tin hc Có trách nhi m cao vi xã hi, có tài quan h vi các CQQLNN có liên quan Có tm nhìn chi n lưc, phong cách mm do Có kh nng sáng to mt h th ng QL, mt cơ cu t ch c ho t ng hi u qu Bi t phát huy nhân t con ng ưi, quan tâm n phát tri n con ng ưi, coi con ng ưi là tài nguyên ca t ch c Nh y cm vi khía cnh vn hoá qu n lí Có óc canh tân Không ng ng hc hi t hoàn thi n Liên h ch t ch vi ho t ng ca các t ch c khác trong h th ng hanhbang@gmail.com 21
Ng i lãnh o trong th k 21 Các nhà lãnh o là nh ng ngh s xã hi, nh ng ng i nhìn xa trông rng v mt tinh th n và ng i ci cách vn hoá vi các yêu cu: am mê và cm hng S sáng to và tr c giác Ý ngh a và suy ngh S khôn ngoan và nh n th c Tm nhìn và hi u bi t: S ci m và linh ho t: Can m và trách nhi m S chính tr c và xác th c Qu n lý và quan tâm Phát tri n và nuôi dng Fahri Karakas Centre for Creative Leadership hanhbang@gmail.com 22
CH NG 2: K N LÝ GIÁO D C (35 TI T) Khái ni m và phân lo i k nng qu n lý Mt s k nng qu n lý cơ bn: K nng ho ch nh chi n lc (HP riêng) K nng ra quy t nh (ã hc) K nng làm vi c nhóm K nng gi i quy t xung t K nng t ch c cu c hp hanhbang@gmail.com 23
CH NG 2: K N LÝ GIÁO D C (35 TI T) Mt s k nng qu n lý cơ bn (tt): K nng to ng lc làm vi c K nng tuy n dng (HP riêng) K nng àm phán K nng qu n lý th i gian K nng qu n lý bn thân Và mt s k nng qu n lý khác (c thêm) hanhbang@gmail.com 24
CH NG 2: K N LÝ GIÁO D C (35 TI T) 2.1. Khái ni m k nng qu n lý: 2.1.1.K nng qu n lý : Là mt hi n th c hoá ca nng lc qu n lý. K nng là bi t làm mt cái gì ó. K nng qu n lý có th hi u ơ n gi n là bi t làm qu n lý. Mt s tác gi quan ni m: K nng qu n lý là kh nng vn dng có hi u qu các tri th c v ph ơ ng th c hành ng trong quá trình qu n lý nh m iu khi n t ch c hoàn thành nhi m v ca mình. hanhbang@gmail.com 25
2.1.2. Xác nh các k nng qu n lý: 2.1.2.1. Các k t lõi Các k : Các k p: Các k p k ho ch và t ch c tri n khai các ho t ng: Các k p tác: Các k dng toán h c: Các k i quy t v n : Các k dng công ngh : hanhbang@gmail.com 26
2.1.2. Xác nh các k nng qu n lý: 2.1.2.2. chia theo nhóm các k ác nghi p chính (i) Các k thu t: (ii) Các k i: (iii) Các k n th c: hanhbang@gmail.com 27
2.1.3. M t s yu t nh h ng n vi c hình thành và phát tri n k n lý Cách xác nh 1: Ni dung c a nhi m v Tâm th và thói quen Kh ái quát i t ng m t cách toàn th Cách khác: Có 2 nhóm yu t nh hng Nhóm các y u t ch quan, bao g m: Vn ki n th c và kinh nghi m c a ng i qu n lý; Kh áng t o c a ng i qu n lý; Trình ào t o v chuyên môn và qu n lý; Thâm niên qu n lý; tu i Nhóm các y u t khách quan, bao g m: Trình i ng ; c im v n hóa c ng ng, t ch c; S cung c p và x ; iu ki n làm vi c (CSVC, Tài chính ) hanhbang@gmail.com 28
2.1.4.Quá trình hình thành và phát tri n k n lý 3 yêu c u c ơ b n cóc k à: Có tri th c v hành ng ó, ngh a là nm c m c ích, cách th c, các iu ki n th c hi n hành ng; Ti n hành hành ng theo úng yêu c u; t k t qu hành ng không ch u ki n quen thu c mà cu ki n thay i nh t nh; hanhbang@gmail.com 29
2.1.4.Quá trình hình thành và phát tri n k n lý Ch ng tìm tòi nh n xét ra nh ng cái ã có, nh ng cái c n gi i quy t, m i quan h gi a chúng, Tích l y các ki n th c c ơ b n c n thi t v k tơ ng ng. Thi t l p mô hình khái quát gi i quy t nh ng v n , nh ng nhi m v ơ. Xác l p c m i liên h gi a nhi m v c mô hình hoá vi nh ng ki n th c t ơ ng ng c n huy ng gi i quy t nhi m v t ra trong th c ti n. Ôn luy n thông qua các ho t ng, tích c c và ch ng trong vi c th c hi n nh ng thao tác hình thành nh ng k . hanhbang@gmail.com 30
2.2. Mt s k nng qu n lý cơ bn K nng làm vi c nhóm@ hanhbang@gmail.com 31
KH I NG Cùng ch ơi: “bó a kì di u” 2 nhóm, mi nhóm 6-8 ng i, ng thành vòng tròn quay mt vào nhau. Cách ch ơi: Dùng ngón tr gi u a, ri t t di chuy n sang ph i (ho c sang trái) theo mt chi u, ng i xu ng khi c mt vòng, ri li ng lên di chuy n theo chi u ng c li sao cho mi ng i tr v v trí ban u là kt thúc lt ch ơi. Nu không a rơi trong su t lt ch ơi là th ng cu c hanhbang@gmail.com 32
Sao i ngôi 2 nhóm, mi nhóm 6-8 ng i ng thành vòng tròn quay mt ra ngoài. Trong vòng 3 phút, hãy i ch cho nhau sao cho tt c quay mt vào trong mà không ng nhau, trong khi i ch không c xoay ng i Nhóm nào nhanh hơn là th ng hanhbang@gmail.com 33
Hãy rút ra ý ngh a ca trò ch ơi và li bình qua trò ch ơi hanhbang@gmail.com 34
CÙNG TRAO I 1. Th nào là nhóm làm vi c? Nhóm làm vi c có khác t làm vi c không? Vì sao? 2. Ch rõ các im khác nhau gi a mt nhóm làm vi c hi u qu và mt nhóm làm vi c không hi u qu hanhbang@gmail.com 35
NI DUNG CHÍNH Khái quát chung v nhóm T ch c nhóm Nguyên tc làm vi c nhóm Hp nhóm Thông tin trong nhóm Gi i quy t các vn trong nhóm hanhbang@gmail.com 36
TM QUAN TR NG C A NHÓM LÀM VI C "M t cây làm ch ng nên non, ba cây ch m l i nên hòn núi cao". "Không mt ai trong chúng ta có th gi i bng tt c chúng ta hp li". Nói mt cách ơ n gi n, nhóm làm vi c to ra mt tinh th n hp tác, ph i hp, nh ng th tc c hi u bi t chung và nhi u hơn na. Nu iu này di n ra trong mt nhóm ng i, ho t ng ca h s c ci thi n bi s h tr chung (c v th c t ln lý thuy t). hanhbang@gmail.com 37
I/ KHÁI QUÁT CHUNG V NHÓM 1. Khái ni m nhóm 2. c im ca nhóm làm vi c hi u qu 3. Các giai on hình thành nhóm. 4. Các v trí trong nhóm hanhbang@gmail.com 38
1. Khái ni m nhóm làm vi c Nhóm làm vi c là nh ng ng i có t ch c, có mc tiêu ho t ng, có liên quan v mt k thu t, nghi p v mang tính chuyên môn hóa sâu s c vì li ích c a t ch c. Hay: Nhóm làm vi c m t t p th gm các cá nhân có các k ph c v cho m c ích chung v i trách nhi m t p th hanhbang@gmail.com 39
1. Khái ni m nhóm làm vi c(tt) Nhóm làm vi c là mt tp hp nh ng cá nhân có các k nng b sung cho nhau và cùng cam kt ch u trách nhi m th c hi n mt mc tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tơ ng tác vi nhau và vi tr ng nhóm t c mc tiêu chung. Các thành viên trong nhóm ph thu c vào thông tin ca nhau th c hi n ph n vi c ca mình. H kt hp vi nhau hoàn thành nhi m v và ph thu c vào tr ng nhóm c cung cp ngu n lc, c hu n luy n khi cn thi t cng nh khi cn s ph i hp hay liên kt vi nh ng phòng ban khác trong t ch c. hanhbang@gmail.com 40
Nhóm làm vi c Nhóm làm vi c làơc mà nh ng cá nhân (k c nh ng cá nhân nh ng kho ng cách xa làm vi c nh ng d án khác nhau) h p tác, ph i h p, có hi u bi t chung và nhi u h ơn n a hoàn thành nh ng công vi c chung c a t ch c. Các nhóm làm vi c là các nhóm chính th c, có t ch c, th ng c nh, th c hi n công vi c có tính thi ua, và có phân công rõ ràng. Các thành viên trong nhóm có th có cùng chung tay ngh chuyên môn hanhbang@gmail.com 41
??? Phân bi t nhóm làm vi c hi u qu và nhóm làm vi c không hi u qu hanhbang@gmail.com 42
1.2. c im ca nhóm làm vi c hi u qu Cóơu t ch c ch t ch , h p lý. Các thành viên trong nhóm có các k à nhóm c n, t n t y Có mc ích chu n xác c xã h i th a nh n. Có mc tiêu rõ ràng và thuy t ph c, phù hp v i mc tiêu c a t ch c Cói lãnh o gi i, c , có uy tín. Cóng khuy n khích m i ng i làm vi c Quy n l i c phân ph i công b ng Có quan h tt v i các nhóm khác. Có ph m vi nh h ng l n n nhóm trong h th ng. hanhbang@gmail.com 43
CÁC GIAI ON PHÁT TRI N NHÓM Hình thành Xung t Bình th ng hóa Ho t ng trôi ch y hanhbang@gmail.com 44
3.1 Hình thành Hình thành là giai on nhóm c tp hp li. Mi ng i u rt gi gìn và rt rè. S xung t hi m khi c phát ngôn mt cách tr c ti p, ch yu là mang tính ch t cá nhân và hoàn toàn là tiêu cc. Do nhóm còn mi nên các cá nhân s b hn ch bi nh ng ý ki n riêng ca mình và nhìn chung là khép kín. (iu này c bi t úng i vi mt thành viên kém quan tr ng và lo âu quá). Nhóm ph n ln có xu hng cn tr nh ng ng i ni tr i lên nh mt ng i lãnh o. hanhbang@gmail.com 45
3.2 Xung t Xung t là giai on ti p theo. Khi ó, các bè phái c hình thành, các tính cách va ch m nhau. Giai on này có rt ít s giao ti p vì mt s ng i không lng nghe và mt s ng i vn không sn sàng nói chuy n ci m. S th t là, s xung t này dng nh là mt thái cc i vi nhóm làm vi c ca bn. Ban cn c gng nhìn xuyên qua cái b ngoài “có v ph ng lng” y có th th y bc tranh th c t v nhóm rõ hơn. hanhbang@gmail.com 46
3.3 Giai on bình th ng hóa giai on này, nhóm bt u nh n th y nh ng li ích ca vi c cng tác cùng vi nhau và s gi m bt xung t ni b. Do mt tinh th n hp tác mi hi n hu, mi thành viên bt u cm th y an toàn trong vi c bày t quan im ca mình và nh ng vn này c th o lu n ci m bên trong vi toàn b nhóm. S ti n b ln nh t là mi ng i có th bt u lng nghe nhau. Nh ng ph ơ ng pháp làm vi c c hình thành và toàn b nhóm u nh n bi t c iu ó. hanhbang@gmail.com 47
3.4 Giai on ho t ng trôi ch y ây là im cao trào, khi nhóm làm vi c ã n nh trong mt h th ng cho phép trao i nh ng quan im t do và tho i mái và có s h tr cao ca c nhóm i vi mi thành viên và vi các quy t nh ca nhóm. hanhbang@gmail.com 48
II/ T CH C NHÓM Thi t k nhóm làm vi c Xác nh m c tiêu, quy n h n và kho ng th i gian t n t i c a nhóm; Xác nh vai trò và trách nhi m c a nhóm; Ch n các thành viên cho nhóm (theo nguyên lý to d ng ê kíp làm vi c hi u qu xác nh s lng và tiêu chu n c a m i thành viên); Xác nh các ph n th ng/ quy n l i c a nhóm/ nguyên t c làm vi c nhóm hanhbang@gmail.com 49
??? Các Anh (Ch ) th ng t ch c nhóm nh th nào? Cn c? Qui mô? Thành ph n? Cách la ch n thành viên cho nhóm? Phân công? . hanhbang@gmail.com 50
II/ T CH C NHÓM La ch n thành viên và xác nh các vai trò ca thành viên trong nhóm Ng i lãnh o nhóm Ng i góp ý Ng i b sung Ng i giao dch Ng i iu ph i Ng i tham gia ý ki n Ng i giám sát Lu ý: Mt nhóm có th có s thành viên nhi u ít khác nhau, nh ng c gng có các vai trò. Mt ng i có th m nhi m nhi u vai trò khác nhau Mt nhóm làm vi c hi u qu th ng có 6 ≤≤≤ và ≤≤≤11 ng i, nh ng tt nh t là có 7- 8 ng i hanhbang@gmail.com 51
4.1 Ng i lãnh o nhóm- tr ng nhóm Nhi m v: Tìm ki m các thành viên mi và nâng cao tinh th n làm vi c Kh nng phán oán tuy t vi nh ng nng lc và cá tính ca các thành viên trong nhóm. Gi i tìm ra các cách vt qua nh ng im yu. Có kh nng thông tin hai chi u. Bi t to bu không khí hng ph n và lc quan trong nhóm.hanhbang@gmail.com 52
TR ƯNG NHÓM V I VAI TRÒ LÃNH O NHÓM a ra quy nh chung ca nhóm (cn s ng thu n ca mi ng i) Tôn tr ng ý ki n ca ng i khác. X trí vn , ch không bi móc cá nhân. Nm c và th c hi n mc tiêu c th , không quá kh nng ca nhóm. Khuy n khích các thành viên bày t quan im, các góc nhìn khác nhau và i tho i chân thành. Sn sàng th a nh n trách nhi m i vi ph n vi c ca mình, chia s cm xúc ch không li. Bi t lng nghe, quan tâm vi c xây dng các mi quan h trong nhóm. T ch c cu c hp các thành viên ng i li cùng nhau xem xét khi có vn , và cách phòng tránh tình tr ng tái di n. Ghi nh n công sc và c v thành qu ca các thành viên trong nhóm bên cnh vi c luôn duy trì k lu t ca nhóm hanhbang@gmail.com 53
4.2 Ng i góp ý Nhi m v:Giám sát và phân tích s hi u qu lâu dài ca nhóm. Không bao gi tho mãn vi ph ơ ng sách kém hi u qu . Chuyên viên phân tích các gi i pháp th y c các mt yu trong ó. Luôn òi hi s ch nh lý các khuy t im. To ph ơ ng sách ch nh lý kh thi hanhbang@gmail.com 54
4.3 Ng i b sung Nhi m v: m bo nhóm ho t ng trôi ch y Suy ngh có ph ơ ng pháp nh m thi t lp bi u th i gian. Lng tr c nh ng trì tr nguy hi trong lch trình làm vi c nh m tránh chúng i. Có trí lc và mong mu n vi c ch nh n các s vi c. Có kh nng h tr và th ng vt tính ch bi. hanhbang@gmail.com 55
4.4 Ng i giao dch Nhi m v: To mi quan h bên ngoài cho nhóm Ng i có kh nng ngo i giao và phán oán úng các nhu cu ca ng i khác. Gây c s an tâm và am hi u. Nm bt úng mc toàn cnh ho t ng ca nhóm. Chín ch n khi x lý thông tin, áng tin cy. hanhbang@gmail.com 56
4.5 Ng i iu ph i Nhi m v: Lôi kéo mi ng i làm vi c chung vi nhau theo ph ơ ng án liên kt Hi u nh ng nhi m v khó kh n liên quan ti ni b. Cm nh n c nh ng u tiên. Có kh nng nm bt các vn cùng lúc. Có tài gi i quy t nh ng rc ri. hanhbang@gmail.com 57
4.6 Ng i tham gia ý ki n Nhi m v: Gi vng và khích l sinh lc i mi ca toàn nhóm Luôn có nh ng ý ki n lc quan, sinh ng, thú v. Mong mu n c lng nghe ý ki n ca nh ng ng i khác. Nhìn các vn nh nh ng cơ hi cách tân y tri n vng ch không là nh ng tai ho . hanhbang@gmail.com 58
4.7 Ng i giám sát Nhi m v: Bo m gi vng và theo ui các tiêu chu n cao Luôn hy vng vào nh ng gi ý y ha hn. Nghiêm túc, ôi khi còn cn t ra mô ph m, chu n mc. Phán oán tt v kt qu công vi c ca mi ng i. Không ch n ch a vn ra. Có kh nng ánh giá và tìm ra sai sót. hanhbang@gmail.com 59
??? Các bn ã tng tham gia làm vi c nhóm; các bn th ng chia ca/ to lp các nhóm làm vi c nh th nào?@ hanhbang@gmail.com 60
CÁC THÀNH VIÊN C A NHÓM úng gi : iu ó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm vi c không ph i mt thêm th i gian nh c li nh ng gì ã th o lu n cho bn. Luôn t mc tiêu ca cu c th o lu n lên hàng u: tránh nói chuy n v nh ng ch không liên quan, gây loãng ch , thi u tp trung. Hãy ngh mình là mt ph n ca nhóm ch không ph i mt cá nhân riêng l. Thuy t ph c mi ng i bng lý l và dn ch ng, không c ch p, ch trích. Tôn tr ng nh ng thành viên khác và hng ti mc tiêu chung. hanhbang@gmail.com 61
III/CÁC NGUYÊN T C LÀM VI C NHÓM •Nguyên tc làm vi c là gì? •Theo các Anh (Ch ) làm vi c nhóm hi u qu , cn tuân th nh ng nguyên tc nào? hanhbang@gmail.com 62
1. Lên l ch cho ho t ng nhóm Ph i lên l ch cho ho t ng nhóm c th . Khi lên l ch hãy tr li các câu h i: iu gì ph i th c hi n? Mt ho t ng c th s mt bao lâu hoàn thành? Mi ho t ng s ph i di n ra theo trình t nào? Ai ch u trách nhi m cho t ng ho t ng? Ngoài ra nhóm c n th ng nh t v i nhau v vi c s ra quy t nh th nào khi gi i quy t v n và xác nh các nguyên t c làm vi c c a nhóm. hanhbang@gmail.com 63
2. To s ng thu n Nh ng bu i hp là cách th c cơ bn xây dng tinh th n ng i và thói quen làm vi c theo nhóm ngay t lúc u mi thành lp nhóm. Nh ng lo t bu i hp giúp các thành viên mi làm quen vi nhau, to s nh t trí v các mc tiêu c giao cùng các vn cn gi i quy t v mt t ch c. hanhbang@gmail.com 64
2.T o s ng thu n Nh ng im cn ghi nh : Mi thành viên ca nhóm cn th ng nh t v vi c ph i nh m ti. Các mc tiêu ch n nh khi ã bàn th o xong các bi n pháp th c hi n. Mc dù các thành viên ca nhóm cn c nh hình các mc tiêu, nh ng nên ph bi n các mc tiêu cho các thành viên nm c. t c nh ng kt qu cao nh t, các mc tiêu còn ph i c th thách bng cách kt hp gi a nh ng mc tiêuhanhbang@gmail.com chung và mc tiêu riêng. 65
3.Thi t lp các mi quan h vi b ph n qu n lý Mi nhóm cn có s h tr ca ôi ng thâm niên cơ quan ch qu n. Ba mi quan h ch yu mà nhóm cn ti là: Ng i bo tr chính ca nhóm Ng i u ngành ho c phòng ban có liên quan Và bt k ai qu n lý tài chính ca nhóm hanhbang@gmail.com 66
4. Khuy n khích óc sáng to Nhi u ng i tr thành nh ng k ch bi t làm theo kinh nghi m và tính cách riêng ca h. Hãy phá th th ng y và to tính sáng to. ng nhóm ca bn b phân lp thành nh ng con ng i chuyên sáng to và nh ng k th ng. Mu n vy, bn luôn bi t hoan nghênh tính a dng ca các quan im và ý tng, lái bu i tranh lu n i n ch th ng nh t. hanhbang@gmail.com 67
5. Làm phát sinh nh ng ý ki n mi Vi c có c nh ng sáng ki n òi hi có ng i lãnh o và cn mt hình th c t ch c nào ó, kt qu bu i hp có th m ra mt hng i. Mi ý ki n cn c ghi chép lên bi u hay bng mi ng i có th nhìn th y. Sau ó, lo i b nh ng ý ki n bt kh thi và tóm tt nh ng ý kh thi. hanhbang@gmail.com 68
5. Làm phát sinh nh ng ý ki n mi Nh ng im cn ghi nh : Ph ơ ng pháp vn dng trí tu tp th ôi khi c gi là “t duy hành ng nhóm”. S ch trích làm gi m óc sáng to. ng bao gi mi t th ý ki n nào trong bu i hp. Nhi u ý ki n tng ch ng ng ng n li có th a n nh ng gi i pháp áng giá. Cn ghi mi ý ki n lên bng cho dù y ch a hn là ý ki n c áo. Nh ng ý ki n sáng to trong nh ng bu i hp bao gi cng cao hơn ý ki n ca mt cá nhân a ra. hanhbang@gmail.com 69
6. Hc cách y thác S y thác có hai hình th c: y thác công vi c và y thác quy n hành. y thác công vi c là phân nh mi k ho ch thành các ph n vi c riêng và vi mc tiêu riêng, ri phân chúng cho các thành viên ca nhóm. Sau ó, phó mc cho h và ch can thi p khi không t mc tiêu. Vi c y thác quy n hành là sau khi tham kh o ý ki n, trao cho ng i c y quy n y quy n và h c hành x nó. hanhbang@gmail.com 70
6. Hc cách y thác Khi y thác, cn nh n di n các lo i c tính khi y thác: Có kh nng mu n th c hi n: ây là tr ng hp ta gp ng i c y nhi m lý tng, sn lòng nh n trách nhi m và cng sn lòng tham kh o ý ki n ng i khác, th c hi n theo ý khi c y nhi m. Có kh nng không mu n th c hi n: Lo i ng i này không sn lòng hc hi và ti p thu ý ki n ca ng i khác, thi u tinh th n hp tác, không nên giao quy n cho h. Thi u kh nng mu n th c hi n: Cn c ào to b khuy t nh ng mt yu tr c khi c y nhi m. Thi u kh nng, không mu n th c hi n: Giao vi c cho lo i ng i này hn là hng to. hanhbang@gmail.com 71
7. Khuy n khích mi ng i phát bi u Ng i lãnh o cn ng viên mi ng i bàn th o, ngay c vi ý ki n ngh ch li cng có giá tr ca nó. hanhbang@gmail.com 72
8. Chia s trách nhi m B sung các cách th c hành ng, giám sát ti n , sáng to, có tính xây dng khi ho t ng nhóm gp tr ng i tm th i. Cng cn to bu không khí thông hi u nhau gi a các thành viên nh t thông tin v ti n và nh ng thay i ng li làm vi c. hanhbang@gmail.com 73
9. Cn linh ho t Mi thành viên ph i có kh nng th c hi n vai trò ca mình chí ít cng nh ng i khác. Mi ng i ph i c phân nhi m hành ng ch ng trong nhóm. Dù vi c khó n âu nh ng nu có s ng lòng ca toàn nhóm thì u có th hoàn thành. Mi ng i u c phân nhi m rõ ràng t u n cu i. Mi ng i u c khuy n khích làm theo ph ơ ng cách hi u qu nh t ca mình hanhbang@gmail.com 74
8 nguyên tc vàng làm vi c nhóm hi u qu Hãy úng gi , Luôn t mc tiêu ca cu c th o lu n lên hàng u, Hãy ngh mình là mt ph n ca nhóm ch không ph i mt cá nhân riêng l. ng ng t li ng ưi khác. Hãy lng nghe và c hi u h. Hãy oàn kt t n mc tiêu chung. ng ch trích. ng ph n i ngay ý ki n ca ng ưi khác dù bn có th y nó thi u th c t n âu. Hãy luôn tâm ni m rng, kt qu cu i cùng thu nh n ưc ph i là s ng lòng ca c nhóm, k c nh ng cá nhân có ý ki n b bác b. Hãy c gng tôn tr ng nh ng thành viên khác và hưng ti mc tiêu chung. hanhbang@gmail.com 75
IV/ THÔNG TIN TRONG NHÓM hanhbang@gmail.com 76
1. Nh ng ph ơ ng pháp thông tin Có nhi u cách nhóm thông tin vi nhau, dù là tình c hay có hn tr c. Nh ng trao i bt ch t gi a các ng nghi p. Nh ng ph ơ ng ti n truy n th ng nh s ghi nh , báo cáo, yt th , fax, in tho i. Các ph ơ ng ti n in t nh in t, mng ni b, Phim nh hi ngh . hanhbang@gmail.com 77
2. La chon và kt hp nh ng ph ơ ng pháp thông tin Th in t là mt ph ơ ng ti n truy n thông gi a các thành viên trong nhóm, có iu tin cy không ch c ch n. Các ph n mm có th áp ng vêc thông tin gi a các chuyên viên và nhóm. Vi c thông tin bng phim nh hi ngh cng hu dng, giúp các thành viên ánh giá các iu b và tr ng thái ca ng i khác. H th ng in tho i tt giúp thông báo tin tc hi hp hay hi ý gi a các thành viên nm các v trí khác nhau. hanhbang@gmail.com 78
3. Khai thác thông tin t ni b Khuynh hng t nhiên ca nhóm th ng ch lu tâm s vng mnh t ti – s toàn tâm toàn ý ca nhóm – khi n nhóm có th b yu i: h tr thành cc b, ch bi t mình. Mu n tránh iu này, h cn da vào nh ng b ph n khác ngay trong ni b cơ quan, ch ng hn khi cn d li u, h ph i nh n b ph n máy tính. hanhbang@gmail.com 79
4. Duy trì s giao ti p Cn gi liên lc vi nh ng nhân vt ch ch t các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, bi t ch c ai là nh ng ng i cn c thông tin c bi t. Dùng mi ph ơ ng ti n hi n i cp nh t hoá và so n li danh sách này th ng xuyên khi cn bn có th liên h nh giúp nhóm trong su t quá trình ho t ng. hanhbang@gmail.com 80
5. Tránh s trùng lp S trùng lp các vai trò là vn t hi nh ng cơ quan ln. Tránh s lãng phí này, hãy cho lu hành bng li t kê ng n v ch c nng ca ôi nhóm cho nh ng ng i có liên quan, nh ó có th phát hi n s trùng lp ngay. hanhbang@gmail.com 81
6. Thông tin y , tránh nhi u Vi c ti thông tin nh thác khi n nhi u khi b nhi u, bóp méo, t ó làm xáo tr n các mc tiêu và hi u qu ca nhóm. tránh iu này, cn gp g m rng hơn là thu hp, và ri, nu cn thi t, th m tra ng c lên. hanhbang@gmail.com 82
7. S cn th n úng ra mt nhóm ch ng có iu gì bí mt gi a các thành viên ca nhóm, mà nu có ch ng qua cng ch gây s ng c nhiên thú v v án. Tr c khi quy t nh iu gì cn gi kín, hãy hi, “có ai khác cn bi t vn này?”, mà “nu h ra li u có tai hi gì không ?”. Nu ây là vn mà mi ng i có th bi t thì c vi c thông tin tho i mái. Th nh ng, nu có iu gì cn gi kín, lúc ó ph i c gi tuy t i. hanhbang@gmail.com 83
V. H P NHÓM hanhbang@gmail.com 84
1. Ti ln hp u tiên Khi nhóm nh n nhi m v, tr ng nhóm s em ra cho các thành viên trong nhóm th o lu n chung, tìm ý tu ng hay, phát bi u và óng góp ý ki n. Nhóm s phân công, th o lu n công vi c cho phù hp kh nng tng ng i da trên chuyên môn va h. ra k ho ch c th , nh t ký công tác, th i gian d tính s hoàn thành và chu n b cho ln hp sau. Thông báo ph n th ng, ph t vi các thành viên. hanhbang@gmail.com 85
2. Nh ng ln gp sau Ti p tc có nhi u cu c hp khác b sung thêm ý ki n và gi i áp th c mc cho tng ng i. Biên tp li tài li u ca tng ng ơ ì cng nh chu n b tài li u b sung. hanhbang@gmail.com 86
3. Ln hp cu i cùng Ng i tr ng nhóm tng hp li toàn b ph n vi c ca mi thành viên Chu n b sn bài thuy t trình và tr li nh ng câu hi th ng gp. Ch n ng i ng lên thuy t trình tài, tr li câu hi, ghi chú và mt s ng i d b. hanhbang@gmail.com 87
4. Mc tiêu bu i hp Mi bu i hp cn có mc tiêu rõ ràng da trên vi c trao i thông tin. Cn xác nh mc tiêu bu i hp. Hng dn d bàn th o và nh n mnh mc tiêu, nh ng cn nh m n s ng thu n ca c nhóm. hanhbang@gmail.com 88
5. Tn s hi hp Th ng ta cn t ch c hp hai tu n mt ln nh m giúp các thành viên trong nhóm ghi nh các k ho ch và th i hn công vi c, ng th i, gi cho nh p thông tin liên lc c u n. Ngoài bu i hp chính th c thì nh ng hình th c thông tin khác vn c duy trì. hanhbang@gmail.com 89
6. Tc di n bi n cu c hp nhóm Khi iu hành bu i hp bn thân bn ph i chu n b ngh trình tr c. n gi hp là ti n hành ch ơ ng trình làm vi c ngay. Lý tng là mt bu i hp ch kéo dài ti a ch ng 75 phút, th i hn mà mi ng ơi có th tp trung vào vn . C gng di n gi i vn ng n gn, rõ ràng. hanhbang@gmail.com 90
VI/ GI I QUY T V N TRONG NHÓM * * hanhbang@gmail.com 91
NH N DI N CÁC V N TRONG NHÓM ?? Bng kinh nghi m th c t các Anh (Ch ) hãy nêu mt s vn th ng ny sinh trong làm vi c nhóm? Nguyên nhân? Anh (Ch ) ã gi i quy t vn th nào? Ví d?Ho c hay nêu mt tình hu ng xung t nhóm mà Anh (Ch ) ã gp và cách gi i quy t? T ó rút ra bài hc gì trong gi i quy t các vn phát sinh? hanhbang@gmail.com 92
Xung t là khái ni m chung dùng th hi n s i ngh ch gi a hai hay nhi u phía. Xung t là yu t t nhiên hình thành nên mt nhóm. N u có th x lý t t, xung t góp ph n c ng c mi nhóm, m i t ch c, tng c ng kh i, bàn b c mt cách c i m và sáng t o. hanhbang@gmail.com 93
Tác d ng x u c a xung t Chuy n h ng v n kh i m c tiêu c n quan tâm. Làm suy y u tinh th n và kh n nh bn thân. Phân c c trong nhóm, suy y u tính h p tác. Gia t ng và làm sâu s c h ơn s khác bi t. Dn n nh ng hành ng thi u tôn tr ng và có hi. hanhbang@gmail.com 94
Tác d ng t t c a xung t Mang l i cái nhìn rõ ràng h ơn v nh ng v n quan tr ng. Mang l i gi i pháp cho v n . Lôi cu n c nhi u ng i cùng tham gia vào gi i quy t vn có tác ng n b n thân h . Qua xung t, thông tin trao i c xác th c h ơn. Giúp gi m nh sc ép, s lo l ng. Xây d ng tinh th n h p tác gi a các thành viên trong nhóm do thông qua xung t h có th hi u v nhau t t hơn. Cùng tham gia gi i quy t chính xung t do h to ra. Giúp các cáng ki n th c và k . hanhbang@gmail.com 95
1. Làm thu n nh m tinh th n ng i Hãy cho các thành viên t hào v ph n vi c ca h. a ra nh ng mc tiêu c bi t có tính th thách sc mnh toàn nhóm. Khuy n khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau bi t các vn và luôn khen h (nu xng áng). Dành th i gian tr li chi ti t các báo cáo và thông tin ca nhóm. hanhbang@gmail.com 96
2. Nh n ra các vn Toàn nhóm ang gp khó kh n âm . Bn mu n mi ng i hp lòng vi nhau nh ng xem ch ng h ang có nh ng bt hoà vi nhau ho c bt hòa trong toàn nhóm. Hãy t vn xem nh ng rc ri này nm âu ho c du hi u không tho lòng chung hanhbang@gmail.com 97
3. Chuy n trò vi tng ng i Cn gi i quy t các vn cá nhân gi a các thành viên vi tinh th n xây dng. ng vi ph n ng vi nh ng s vi c cho n khi bn nm rõ nguyên nhân. Nhóm nào cng có nh ng khó kh n cn vt qua. Cn ng n ch n ki u “ li” cho ng i khác – nu không nó s làm mt tinh th n ng i. hanhbang@gmail.com 98
3. Chuy n trò vi tng ng i Lãnh o nhóm bng tính tiên phong Liên tc nâng cao tm nhìn ca toàn nhóm. Nh n ra và tán dơ ng nhóm hay cá nhân có thành tích xu t sc. Dùng mi tài khéo léo lôi cu n mi ng i hp lc. hanhbang@gmail.com 99
4. X s vi ng i gây ra vn Sau khi ã nói chuy n vi ng i gây ra vn , có th cn có hành ng xa hơn. Hãy tích cc tìm cách hàn gn mi mi quan h. Nh ng iu lu ý: Hãy nói th t nh ng gì bn th y c. Hãy nhìn vn t góc ca nhóm. Hãy li dng vn làm òn by chuy n i. Luôn lc quan khi gi i quy t vn . hanhbang@gmail.com 100
4. X s vi ng i gây ra vn Cn là gi i quy t vn hơn là làm ình tr công vi c ca bn. Không nên c ch p vi ng i quá qu t. Ch nóng ny vi bt k ai trong nhóm. ng sao lãng mc tiêu ca toàn nhóm. ng vi nh n s giúp bên ngoài. ng ph t l tr c nh ng cng th ng khi n vn tr nên t hi hơn hanhbang@gmail.com 101
5. Gi i quy t mâu thu n S mâu thu n cá nhân vi nhau có th mau tr thành vn cho toàn nhóm. Hãy to iu ki n mt hay c hai bên trình bày vi bn có hng xoa du tình hình. Tr ng hp do li iu hành ca bn, lúc y cn trao i vi toàn nhóm nói lên hng kh c ph c. Vn ây là ci thi n cách hành x, tránh mang tính ch t khi n trách ho c phê phán. hanhbang@gmail.com 102
6. S dng cách gi i thích vn Coi nh ng vn liên quan n công vi c nh nh ng cơ hi c nhóm hc hi và ci thi n. Hãy di n gi i vn c nhóm nh n ra chúng và hc hi. Có th c mt ng i gi i quy t vn và báo cáo li di n bi n quá trình gi i quy t và kt qu gi i quy t ra sao. hanhbang@gmail.com 103
NGUYÊN T C GI I QUY T V N * X trí vn , ch không bi móc cá nhân * Tp trung vào nh ng gì có th làm c, ch không ph i nh ng “tng á ch n ng” * Khuy n khích bày t nh ng quan im, góc nhìn khác nhau và i tho i chân thành * Chia s cm xúc ch không li * Th a nh n trách nhi m i vi ph n vi c ca mình * Lng nghe hi u ng n ngu n tr c khi ph n bác * Tôn tr ng ý ki n ca ng i khác * Gi i quy t vn i ôi vi vi c xây dng các mi quan h hanhbang@gmail.com 104
VII/ ÁNH GIÁ KT QU NHÓM hanhbang@gmail.com 105
1. Ch n các tiêu chu n ánh giá N lc ca nhóm ch a ng mt s yu t có th ánh giá bng vi c th c hi n. Hãy tìm các tiêu chu n ánh giá tm rng khi phân tích vi c th c hi n. Hãy ánh giá các tiêu chu n ó mà vi c ci tíên ca chúng bo m các li ích kinh t th c. hanhbang@gmail.com 106
2. ánh giá kt qu Vi c ánh giá kt qu cn ph i có ý ngh a và chính xác, ngh a là cn thi t th c, vì nu cn, bn có th hi thêm nh ng ng i bên ngoài h ánh giá. hanhbang@gmail.com 107
3. o lng s th c hi n ca nhân viên ánh giá ti n ca toàn nhóm so vi mc tiêu ca án, k ho ch th i gian, và tài chính. Tài chính: chi phí th c t; Th i gian: thành qu so vi k ho ch làm vi c. Ch t lng: chính xác; s hài lòng S ti n tri n: óng góp vi tp th ; kh nng. hanhbang@gmail.com 108
4. ánh giá vai trò và hi u qu lãnh o ánh giá hi u qu ca vi c lãnh o nhóm trong vi c h tr và hng dn nhóm. Vi c iu hành: t c các kt qu nh k ho ch ã vch ra. Ý ki n ánh giá trên: th c hi n t ti n ca nhóm. Ý ki n ánh giá bên di: Th c hi n t ch tiêu bên trên. Tinh th n: ý ki n ca nhóm, khách hàng, nh ng ng i có liên quan. hanhbang@gmail.com 109
5. ánh giá ti u nhóm ánh giá hi u qu ca mi ti u nhóm theo nh mc ca ch tiêu. Các mc tiêu: nh ng kt qu th c t so vi ch tiêu. Ch t lng: ý ki n ánh giá ca ni b. Khách hàng: ý ki n ánh giá ca khách hàng. Ci ti n: d tính các kt qu tơ ng lai. hanhbang@gmail.com 110
6. ánh giá các thành viên nhóm ánh giá s óng góp ca cá nhân vào vi c th c hi n k ho ch toàn nhóm. Hi u su t: so vi ch tiêu. Ý ki n ánh giá: ca cp trên, ca ng nghi p, và ca các bên liên i. T ánh giá: so vi ng nghi p. Giá tr khác: có óng góp gì thêm không; ý th c trách nhi m hanhbang@gmail.com 111
VIII/PHÁT TRI N NHÓM hanhbang@gmail.com 112
1. Phát tri n nhóm ca bn Ng i lãnh o nhóm gi i cn hi u rõ rng s thành t ca nhóm tùy thu c hoàn toàn vào vi c phát tri n ca các thành viên ra sao. Hãy quan tâm n vi c bi dng và ào to các thành viên ca nhóm. Hãy giúp h th ng ti n tay ngh bng cách phát tri n các tài nng t nhiên và tng cng vi c ào to, a ra nh ng th thách, cùng hanhbang@gmail.com 113 nh ng mc tiêu thi t th c
2. con ng i phát tri n Nhóm càng ln và càng d hoán chuy n, các thành viên càng có nhi u cơ hi phát tri n ngh nghi p do vi c thay i các vai trò và c tng ti n. Mc dù s tng ti n th ng theo chi u th ng, nh ng tay ngh trong nhóm li th ng tng ti n theo chi u ngang, ngh a là hc hi ln nhau. Hãy các thành viên ơc quy n tìm hng phát tri n ch ng cn tr h. hanhbang@gmail.com 114
3. Xây dng s nghi p Dù bn hay các ng nghi p c vi c n âu nh ng vn là mi thành viên ph i bi t là h có trách nhi m hoàn toàn i vi s nghi p ca h. Hãy khuy n khích các thành viên coi vi c làm vi c trong nhóm là mt ph n ca vi c th ng ti n, ó lúc nào cng m ra các cơ hi mi hc hi, giúp h ti n ti trên ng s nghi p – dù h có thuyên chuy n i âu ch ng na. Vi c xây dng s nghi p luôn hi u qu hơn nu nó là ích nh m ca ng i có óc cu ti n h vng vàng bc ti thành công. hanhbang@gmail.com 115
thành công khi làm vi c nhóm 1.M c tiêu rõ ràng : Các thành viên trong nhóm ph i hi u mc tiêu ca nhóm và cam kt t c nh ng mc tiêu ó. 2.Ghi nh n và hp tác: Tt c các thành viên trong nhóm u bi t nng lc ca mi thành viên cng nh nh ng óng góp ca h vào thành công ca nhóm. 3.Lòng tin và s gn kt: Tt các các thành viên trong nhóm u có lòng tin vào các thành viên khác trong nhóm. H tin tng và h tr nhau trong công vi c. 4.Vai trò rõ ràng : Trách nhi m và k vng vi mi thành viên trong nhóm ph i c ch ra rõ ràng, thông báo công khai và c tt c các thành viên th a nh n. 5.Qu n lý c các xung t trong nhóm: Các thành viên trong nhóm th o lu n v các quan im khác nhau ho c nh ng mâu thu n công khai. 6.Xác nh iu quan tr ng nh t trong th i im hi n ti: 7.ào to phát tri n thành viên : hanhbang@gmail.com 116
Li khuyên vi mi chúng ta 1. Nêu cao tinh th n h p tác h ơn là ua v i ng nghi p. 2. Th ng xuyên chia s nh ng ngh , ý ki n thông tin c a mình v i m i ng i trong t ch c. 3. Lng nghe ý ki n c a các c ng s c khi khéo léo bày t sng tình hay ph n bác. 4. ng h các quy t nh c a t p th ngay c khi b n không hoàn toàn nh t trí. hanhbang@gmail.com 117
Li khuyên vi mi chúng ta 5. Luôn ch ng th c hi n ph n vi c c a mình. 6. Không nên làm h ph n vi c c a ng i khác 7. Sn sàng giúp ng nghi p nâng cao k nng, ki n th c c ng nh thái làm vi c. 8. Trao i ngay v i các c ng s và nh ng thay i hay v n ny sinh trong công vi c. 9. Nu m t thành viên l gây sai sót, hãy nhi t tình giúp h g ri. 10. Cu i cùng, dù v trí nào, b n c ng nên c x vi các ng nghi p b ng s tôn tr ng. hanhbang@gmail.com 118
2.2.5. K n lý th i gian Kn lý th i gian s giúp nhà qu n lý bi t cách xác nh nh ng công vi c nào là quan tr ng nh t và ít quan tr ng nh t, ng th i tìm ra cách tp trung th i gian c a mình vào nh ng vi c ch ch t nh t c ng nh tránh nguy c ơ lãng phí th i gian. hanhbang@gmail.com 119
John và James John và James là hai sinh viên, h cùng t mc tiêu s tr th ành mt doanh nhân trong vòng 10 nm và ki m ti thi u 10,000 USD/Th áng. Sau hai nm ra tr ng làm vi c lt vt ki m sng, John tá ha i tìm mt công vi c mi vi mc lơ ng k vng là 100-200 USD/th áng. Trong khi ó James ã hùn vn lp công ty ngay nm hc th hai cùng vài ng i bn anh làm quen c mt hi th o. Ng ày bo v lu n vn tt nghi p, James n vi t cách là mt gi ám c iu hành. Sau 2 nm ra tr ng, công ty anh làm n cc kì ph át t. hanhbang@gmail.com 120
John và James Hi n ti James tu n làm vi c 7h, công vi c ca anh là t vn, mi gi t vn ca anh c tr 1000-2000USD. John th ì mi tìm c vi c mi, anh làm hì hc 8h/ng ày và c tr lơ ng 150USD/th áng. James có mt gia ình rt hnh ph úc và dành ph n nhi u th i gian vi t sách, nuôi dy con cái và tham gia các ho t ng t thi n. Còn John th ì ã lâu không gp ba m, anh có v không may mn lm chuy n tình duyên và ã ng báo tìm v. hanhbang@gmail.com 121
iu gì ã làm nên s khác bi t? hanhbang@gmail.com 122
Hãy cùng xem . hanhbang@gmail.com 123
Sng hi u qu ! u u u u u hanhbang@gmail.com 124
1. Giá tr ca th i gian và ý ngh a ca qu n lý th i gian hi u qu hanhbang@gmail.com 125
1.1. Giá tr ca th i gian Th i gian là vàng bc Th i gian là t do Th i gian là cu c sng 70 tu i =36.792.000’=2.207.520.000’’ Th i gian là ngu n lc không th tái to hanhbang@gmail.com 126
UIIIUU Qu n lý th i gian hi u qu em li nhi u li ích thuy t ph c: Làm cho cu c sng d dàng hơn Gi m cng th ng (stress) Tng hi u qu Tng ni m vui trong công vi c Tng nng su t ca cá nhân và tp th Tng "th i gian riêng t " cho bn dùng hanhbang@gmail.com 127
UIIIUU VI NHÀ QU N LÝ: Kn lý th i gian s giúp nhà qu n lý bi t cách xác nh nh ng công vi c nào là quan tr ng nh t và ít quan tr ng nh t, ng th i tìm ra cách tp trung th i gian c a mình vào nh ng vi c ch ch t nh t c ng nh tránh nguy c ơ lãng phí th i gian. hanhbang@gmail.com 128
2. Nh n di n vi c s dng th i gian và mt s ki u qu n lý th i gian th ng gp hanhbang@gmail.com 129
Hãy xem 01 ngày làm vi c ca ô. Dng @ hanhbang@gmail.com 130
2.1. Nh n di n vi c s dng th i gian ca ng i qu n lý Hi ch ng vi: Ý tng này rt hay nh ng tôi ch a có th i gian Hôm nay anh (em) bn nên v mu n mai nhé Tôi không có th i gian làm ht mi vi c Giá mà mt này có 25 ti ng. Giá nh tôi có nhi u th i gian hơn hanhbang@gmail.com 131
2.1. Nh n di n (tt) Luôn là ng i qu n lý “quan tr ng” B nh n chìm trong công vi c Dng nh lúc nào cng bn bu mt cái gì ó Hay b gi c np báo cáo vì quá hn Vi ch y n và di cu c hp không úng gi Ng ca ti p khách nh ng li không có mt Hn gp khách nh ng h n li không nh hanhbang@gmail.com 132
2.1. Nh n di n (tt) Lãng phí th i gian và nguyên nhân Làm vi c thi u k ho ch Mc ích không rõ ràng t quá nhi u mc tiêu Giám sát quá ch t ch Lo lng thái quá Có quá nhi u công vi c gi y t hanhbang@gmail.com 133
2.1. Nh n di n (tt) Lãng phí th i gian (tt) Cu toàn Vòng vo Trì hoãn Ch i D các cu c hp vô b Ngh sm Tc gi n, thi u ki m ch Có nhi u giao ti hanhbang@gmail.comp xã hi 134
2.1. Nh n di n (tt) Thói quen s dng th i gian trong công vi c Làm cái gì thích tr c, cái không thích sau Làm cái bi t cách làm tr c Làm cái d tr c Làm cái tn nhi u th i gian tr c Làm cái có sn ngu n lc tr c hanhbang@gmail.com 135
2.1. Nh n di n (tt) Thói quen s dng th i gian Làm vi c gp tr c vi c quan tr ng Làm vi c nh tr c khi làm vi c ln n hn mi làm Cái gì n tr c làm tr c Ph n ng li yêu cu ca ng i khác ( ngh thêm th i gian ) hanhbang@gmail.com 136
2.2. Các ki u qu n lý th i gian Ki u 1: Theo dòng ch y Cơ s th c hi n: Nh c vi c Bi u hi n: S dng s tay li t kê u công vi c hàng ngày Kt qu : Không quên u vi c Vi c gì n tr c làm tr c Vi c quan tr ng là nh ng vi c tr c mt Nguy cơ dn vi c sang ngày hôm sau hanhbang@gmail.com 137
Ki u 2: Ho ch nh tơ ng lai, ch ng s dng th i gian theo k ho ch ã nh Cơ s th c hi n: lp k ho ch th c hi n trên cơ s tính toán th i gian cn thi t và chu n b Bi u hi n: dùng công c hi n i hơn qu n lý u vi c Kt qu : Không quên u vi c Có th i hn bt u và kt thúc cho mi công vi c Vi c quan tr ng là vi c trong lch trình hanhbang@gmail.com 138
Ki u 3: xác nh giá tr công vi c, la ch n u tiên Cơ s:L p k ho ch, u tiên, ki m soát Dùng công c lp k ho ch, t ch c theo ngày Kt qu : Vi c u tiên v th i gian c th c hi n Lm dng ch “kh n” Vi c quan tr ng c xác nh bi giá tr và mc kh n Làm c nhi u vi c hơn vi ít th i gian hơn hanhbang@gmail.com 139
Mi ki u có mt c tr ng, nh ng vn có hn ch ; ki u 3 ti n b hơn sơ vi ki u 1 và 2 nh ng nh ng vi c quan tr ng vn ch a c u tiên th i gian Vn : khi s dng th i gian trong công vi c có 2 thu c tính ca s vi c cn c quan tâm Quan tr ng Kh n cp hanhbang@gmail.com 140
@ Qu n lý th i gian th t khó Nh ng nu quy t tâm và bi t cách làm thì có th hanhbang@gmail.com 141
UIIIUU LÀM TH NÀO QU N LÝ TH I GIAN HI U QU ? hanhbang@gmail.com 142
3.1. S dng ma tr n qu n lý Kh n cp Không kh n cp th i gian Quan tr ng I II Không Quan tr ng III IV hanhbang@gmail.com 143
3.1. S dng ma tr n (tt) Kh n cp Không kh n cp .Kh ng ho ng .Công vi c trong chi n .Các công vi c n hn lc Quan tr ng .Các công vi c cp bách .Xây dng mi quan h .Công vi c tn ng .Tìm ki m cơ hi .Lp k ho ch .Các công vi c t xu t .Công vi c vô b Không Quan .Th t, e-mail .Tán gu tr ng .Công vi c cp bách .Gi i trí .Hp hành hanhbang@gmail.com 144
3.1. S dng ma tr n (tt) Kh n cp Khôngkh n cp Quan tr ng I II Làm ngay Làm sau nh ng ki n quy t Không Quan III IV tr ng Giao cho ng i Ch làm nu có th i khác gian hanhbang@gmail.com 145
3.1. S dng ma tr n (tt) Kh n cp Không kh n cp I.K T QU : Cng th ng II Quan Ki t sc Làm sau nh ng tr ng Luôn trong tình ki n quy t tr ng kh ng ho ng Làm vi c ngoài ph m vi ch c nng Không Quan III IV tr ng Giao cho ng i Ch làm nu có th i khác gian hanhbang@gmail.com 146
3.1. S dng ma tr n (tt) Hãy nh : Vi c gì cng gp thì ch t lng th p Vi c gì cng vi thì mt ht cơ hi hanhbang@gmail.com 147
3.1. S dng ma tr n (tt) Kh n cp Không kh n cp Quan I.Làm ngay II.Làm sau nh ng ki n tr ng quy t III.K T QU IV. Ch làm nu có th i .Tp trung vào ng n hn gian Không Quan . Công vi c vn vt tr ng . Không coi tr ng mc tiêu k ho ch . Quan h hi ht . Cm giác th ng, ph thu c hanhbang@gmail.com 148
Kh n cp Khôngkh n cp Quan tr ng I II Làm ngay Làm sau nh ng III ki nIV quy t Không Vô trách nhi m Quan Tách ri công vi c tr ng Ph thu c vào ng i khác hanhbang@gmail.com 149
Kh n cp Khôngkh n cp II.K T QU I .Tm nhìn, tri n vng Quan Làm ngay .Cân bng tr ng .Sng có k lu t .Ch ng .Ít kh ng ho ng Không Quan tr ng III IV Giao cho ng i khác Ch làm nu có th i gian hanhbang@gmail.com 150
3.2. S dng sơ 5 ch “A” lp k ho ch qu n lý th i gian S dng mt th i gian bi u hp lý có th giúp bn: • Bi t c bn s t c iu gì vi qu th i gian ca mình • Lên k ho ch tn dng c th i gian có sn mt cách tt nh t • Dành th i gian cho nh ng gì bn nh t nh ph i làm • Có mt qu th i gian i phó vi nh ng iu bt ng xy ra •Ti thi u hóa stress bng cách tránh cam kt nh ng iu quá sc hanhbang@gmail.com 151
3.2. S dng sơ 5 ch “A” 1) AWARE 2) ANALYSE 4) ATTACK 3) ASSIGN 5) ARRANGE 6) SAVE TIME, BETTER USE hanhbang@gmail.com 152
3.2.1. Awareness : Nh n bi t Nh n bi t âu là iu quan tr ng cho cá nhân và công vi c. Giai on u tiên này giúp xác nh mc tiêu c th các yu t trên. Bn ph i coi tr ng các yu t liên quan n cách th c s dng th i gian, thói quen, tác phong, giao ti p và trách nhi m công vi c ca bn. hanhbang@gmail.com 153
Hi u rõ chính bn có th hoàn thi n vi c qu n lý th i gian T ki m soát và ki m soát công vi c. T ki m soát là do hi u bi t chính mình : u im, khuy t im, nhân cách, cách nhìn s vi c theo tng quan hay chi ti t. Ki m soát công vi c là hi u rõ công vi c tc là t ch c và vai trò trong t ch c y. hanhbang@gmail.com 154
Là ng i qu n lý, bn cn Làm rõ trách nhi m ca mình: Ch u trách nhi m v nh ng ai ? Mc trách nhi m i vi h ? Tôi có nm ngu n lc và kinh phí riêng ? Tôi làm vi c trong môi tr ng chính yu nào ? Tôi ch u trách nhi m hành chính nào ? Tôi có ph i ti p xúc vi khách hàng bên ngoài? hanhbang@gmail.com 155
Tôi có ph i phát huy sáng ki n ? Tôi c quy n hn gì ? Nhân viên ca tôi trách nhi m ra sao ? ng nghi p ca tôi có trách nhi m nào ? Nhi m v ca cơ quan tôi là gì ? Trong công vi c, có nguy n vng gì tôi ch a a ra ? hanhbang@gmail.com 156
Th y rõ mc quan tr ng qua các mc tiêu công vi c. Xác nh rõ mc ích và tr ng tâm, th y âu là iu quan tr ng th t s Quan tr ng/Ưu tiên: mi mc tiêu u quan tr ng nh ng mc khác nhau, cn nh n bi t iu gì quan tr ng hơn. Mc này có th thay i S dng kinh nghi m quá kh nh n bi t iu quan tr ng Mc tiêu ph i th c t Mc tiêu ph i rõ ràng hanhbang@gmail.com 157
3.2.2. Analysis – Phân tích iu cn làm. Phân tích cách th c s dng th i gian. ki m soát c th i gian ca mình, bn ph i bi t dùng nó th nào ? Cn ào sâu chi ti t v cách s dng th i gian hi n ti / nh ng iu làm mt th i gian. Phân tích nh vy giúp bn s xác nh c cn làm gì tt hơn. S dng cách ghi nh t kí và t ánh giá: Tôi dành th i gian bao lâu hp hành ? Tôi ã làm công vi c ca ng i khác mt bao lâu ? Hãy bi t rõ th c s bn ang làm iu gì ? hanhbang@gmail.com 158
3.2.2. Analysis – Phân tích iu cn làm. Vi t nh t kí ho t ng theo t ng lo i công vi c ng i qu n lý Xác nh c t l th i gian s dng cho t ng ho t ng, Xem xét l i nh ng công vi c mài qu n lý không có nhi u trách nhi m nh ng l i t n nhi u th i gian vào ó giao b t cho ng i khác. hanhbang@gmail.com 159
3.2.2. Analysis – Phân tích iu cn làm. phân tích cách s dng th i gian qua th i gian bi u hay nh t kí hãy nh nh ng im sau : Công vi c ích li nào chi m nhi u th i gian nh t ? Công vi c vô b chi m nhi u th i gian nh t ? Công vi c ích li nào không áng dành nhi u th i gian ? Công vi c nào cn th i gian nhi u hơn ? 160 Lúc nào trong ng hanhbang@gmail.comày th ì bn rn nh t ?
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên S dng m c tiêu qu n lý th i gian : Bc 1: Phân chia m c tiêu thành m t t p h p các nhi m v có th qu n lý c Bc 2: Ưc tính th i gian c n thi t cho vi c th c hi n m i nhi m v . Bc 3: Xác nh m c c th c hi n các nhi m v ó phân ph i th i gian hp lý. hanhbang@gmail.com 161
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Lp th i gian bi u xong, bn cn bi t phân lo i công vi c nh sau : Ki m soát c/Ch ng Quan tr ng Kh n tr ơ ng Giao cho ai khác hanhbang@gmail.com 162
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Ki m soát c/ch ng : Hãy t hi mình có th t ki m soát c bao nhiêu công vi c? Cn b sung gì cho công vi c. Nu bn chú tâm vào nh ng vi c không liên quan tr c ti p ho c ca ng i khác ang làm tt hơn thì bn ã mt th i gian. Công vi c nào t bn làm ly? Vi c nào do ng i khác ngh ? Hãy xem li khung th i gian bi u ca mình và ch n ra. hanhbang@gmail.com 163
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên S quan tr ng : Hãy sp xp công vi c theo mc quan tr ng “Có” và “Không”. Ngh a là ph i ngh n hu qu ca các quy t nh và hành ng. S phí th i gian nu b kt vào nh ng iu không quan tr ng so vi mc tiêu ra và trách nhi m chính . Theo Pareto’s Law, còn gi là “Lu t 80/20” thì ng i lãnh o ch dành c 20% th i gian cho kt qu tt. Còn li 80% là chuy n “b i”. hanhbang@gmail.com 164
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên S kh n tr ơ ng : Công vi c có kh n tr ơ ng và cn làm ngay không ? Cn iu ki n th i gian hoàn tt công vi c ngay. Li u có th lúc khác c không ? Hãy phân bi t rõ vi c “kh n” và vi c “quan tr ng”. Vi c “kh n” nhi u thì không quan tr ng nh ng li chi m ch tr c vi c “quan tr ng”. Vi c quan tr ng gn li n vi kt qu ph i có. Vi c “kh n” th ng do ng i khác tác ng. Bn hãy ki m soát lng th i gian dành cho vi c “kh n”. Cng ph i bi t xp th t công vi c. ó là s u tiên. hanhbang@gmail.com 165
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Khi th t quan tr ng và th t kh n, hãy làm ngay i. Không th do d vì úng là công vi c quá quan tr ng. Khi th t quan tr ng nh ng ch a th t kh n tr ơ ng thì bn vn còn th i gian sp xp và giao phó cho ai mt ph n bt u công vi c. Dù sao cng ng lâu quá. Bi vì ó là vi c quan tr ng liên quan n kt qu . Thí du : Khi ph i báo cáo trong hai tháng ti vi Ban Giám c, bn ph i làm nghiêm túc vì có nh hng n v trí công tác và phòng ban trong cơ quan. hanhbang@gmail.com 166
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Nu th t kh n nh ng không my quan tr ng, bn có hai gi i pháp : Làm li n nh ng ng kéo dài th i gian, ch m dt sm. Chuy n giao cho ai khác Thí d : Giám c cn danh sách nhân viên ngh phép trong mt gi ti. Hãy làm cho xong vì ó ch là hành chính. hanhbang@gmail.com 167
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Nu ch ng kh n cng ch ng quan tr ng lm, bn hãy t hi có nên làm không ? Lo i vi c này có th b qua, quên i ho c giao cho ai khác. Thí d: Ng i tr lý hi bn màu xanh hay màu thì hp cho bìa bn báo cáo. Không cn ph i suy ngh tr li, hãy h t quy t nh hanhbang@gmail.com 168
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Lp th i gian bi u là vi c làm cn thi t qu n lý th i gian hi u qu Th i gian bi u c Cu trúc theo th i gian Nêu rõ th i im hoàn thành Th t u tiên Chi ti t, c th Có 3 lo i th i gian bi u Lc quan tu Bi quan Th c t hanhbang@gmail.com 169
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Th i gian bi u th c t nh th i gian cho ho t ng thông th ng Hình dung ra các chi ti t Kt hp ho t ng t hn ch th i gian Lp lch cho mi ho t ng Lp lch cho vi c t xu t hanhbang@gmail.com 170
3.2.3. ASSIGN : Lp tr t t u tiên Chú ý khi lp th i gian bi u: La chon gi quan tr ng nh t Sp xp th t u tiên Làm cho quy n lch quan tr ng nh ng h nh c vi c Làm lch cho th 4 tr c ngày th 3 Tuân th lch hanhbang@gmail.com 171
3.2.4. ATTACK : K cp th i gian- nh n di n và phòng Có nhi u th làm tiêu hao th i gian. Cn ph i bi t rõ chúng lo i tr . Có hai lo i bn ph i thanh toán. Mt là k cp bên ngoài: in tho i nói chuy n lê thê, khách dai dng, hi hp thi u t ch c, bt hòa cá nhân và chuy n phi m Hai là k cp bên trong: ch ng bi t nói ''không'', do d, di li công vi c, li lm, không k ho ch, không bi t giao vi c, vn phòng ba bn hanhbang@gmail.com 172
3.2.5.ARRANGE : Lp k ho ch Lên k ho ch là mt quá trình gm 5 bc nh sau: 1. Xác nh qu th i gian bn có 2. Vch ra nh ng nhi m v cn thi t bn ph i ti n hành t c thành công 3. Ưu tiên cho nh ng nhi m v kh n và nh ng sinh ho t cá nhân tt yu 4. Dành th i gian phòng cho nh ng vn phát sinh t xu t 5. Th i gian còn li dành cho nh ng sinh ho t mà bn u tiên và hng n nh ng mc tiêu cá nhân Nu bn vn cm th y rng mình còn rt ít th i gian ho c ch ng còn chút th i gian tu ý nào, hãy xem xét li nh ng gi nh bn ã s dng trong 4 bc u tiên. hanhbang@gmail.com 173
3.2.5.ARRANGE : Lp k ho ch K ho ch cho c nm : Bn k ho ch ph i c gn trên tng và d dàng xp li mang i. Cn ghi chép nhi u th trên ó. Hãy dùng các lo i màu ánh du. Màu xanh lc cho ngày phép, iu bn mong ch . Màu nh c nh v các báo cáo quan tr ng n hn, các báo cáo th ng niên, hai nm, qu ng cáo. ánh du khung các bu i hp th ng l và chuy n i công tác nh sn. hanhbang@gmail.com 174
3.2.5.ARRANGE : Lp k ho ch K ho ch nm/tháng cn c sao li treo phòng th ký cho nhân viên u bi t và lch làm vi c ca bn cng vy h xin hn gp. Nh vy, có hai iu ích li. Mi ng i bi t bn ang làm gì và lúc nào bn rnh ho c không rnh ti p khách. Nh cp nh t th ng xuyên. Nu bt ti n, bn có th lp lch làm vi c chung cho mi tháng mt ln hanhbang@gmail.com 175
3.2.5.ARRANGE : Lp k ho ch K ho ch tu n : Hãy xác nh iu cn làm trong tu n và sp xp u tiên. Tr c ó bn nh em mt s chi ti t sang t bng k ho ch nm. hanhbang@gmail.com 176
Lu ý khi dùng k ho ch qu n lý th i gian Chú ý: - Nh ng nhi m v u tiên cao ph i vào th i gian thích hp - Nh ng công vi c òi hi nhi u sinh lc nên làm vào bu i sáng. -Cn có kho ng th i gian d phòng - Khi lch làm vi c thay i cn ghi li iu ã xy ra - t lch làm vi c trong tm nhìn nh c nh vi c th c hi n - Ki m tra qui trình làm vi c trong su t th i gian m bo i úng hng. - Ph i làm vi c úng vi danh sách vi c ph i làm. -S dng danh sách vi c ph i làm nh c nh vi c th c hi n -Gch b kh i danhhanhbang@gmail.com sách vi c ph i làm khi nó c 177 ho àn tt.
3.3. Nguyên tc qu n lý th i gian c có ch n lc Li t kê rõ ràng các công vi c cn làm trong ngày Ưu tiên hóa công vi c Ng n np Có công vi c nh nhàng xen k Chia nh các công vi c ln Xác nh 20% công vi c quan tr ng Dành th i gian tt cho công vi c quan tr ng hanhbang@gmail.com 178
3.3. Nguyên tc QLTG Dành mt th i gian không b qu y ry Không trì hoãn công vi c t th i hn cu i cùng Luôn ý th i gian Làm gì ó khi ch i Làm vi c bn rn vào mt th i im Lp u tiên cho các công vi c trong lch, lp lch cho các vi c u tiên hanhbang@gmail.com 179
MT S BÀI H C Sàng lc Sp Xu t sc KINH xp NGHI M Gi i Công Khá Qa QU N LÝ Hiu TH I GIAN t Sch s Tác HI U QU Th i gian hanhbang@gmail.com 180
HÃY BI T NÓI KHÔNG KHI C N THI T nói "không" Sp xp ưu tiên công vi c Nói "không" khi vi c ch ng quan tr ng lm Nói "không" khi ch ng ph i trách nhi m ca bn Hãy bt u nói "không" vi các ngh nh Hãy hi "Có ai khác làm ưc vi c ó không ?" Tìm cách nói "không" mt cách lch s hanhbang@gmail.com 181
NG MT TH I GIAN VÔ ÍCH Gi i quy t nói chuy n in tho i lâu Phân bi t chuy n phi m vi công vi c Sp xp các ý tưng cn bàn Hc cách dùng cu c in tho i Ly ng nghe ra kh i máy hanhbang@gmail.com 182
TI P KHÁCH TH NÀO? Gi i quy t gián on : Gi i hn th i gian ti p khách Cho mi ng ưi bi t khi nào bn ti p khách ưc ư a ra mt ph ươ ng cách ch n lc ng làm ph t lòng khách không mi Làm ch tình hình gián on nh ưng hãy t tn hanhbang@gmail.com 183
KHÔNG NÊN TRÌ HOÃN Gi i quy t thói quen di vi c Làm tng chút mt Làm vi c quan tr ng tr ưc LÀM NGAY I T nh c nh mc ích ra t gi "bt u" và gi "kt thúc" hanhbang@gmail.com 184
KHÔNG QUÁ CU TOÀN Gi i quy t s cu toàn Sp xp ưu tiên cho tng vi c ng mt th i gian cho vi c th yu Ghi nh "toàn cnh" Không phân tâm vì nh ng vi c lt vt Hãy tin cy giao vi c cho ng ưi khác hanhbang@gmail.com 185
Sp xp h sơ: BN Ã G P TÌNH HU NG NÀY CH ƯA? Bn ã bao gi mt hàng gi ng h tìm ki m li h sơ ca mình? hanhbang@gmail.com 186
Qu n lý h sơ gi y Bn nên lp mt danh mc tt c các lo i h sơ gi y Hãy t ch c 1 tháng ho c 1 tháng 2 ln, bn cp nh t h sơ vào danh mc. hanhbang@gmail.com 187
Danh mc h sơ S Tên HS Ng Ng V Dng h ơ Cách Ngà Ngà tt ưi ưi trí V Tron CD th c, y y c t qu ư HS n g - phân phát HS n c b cng rom/ lo i sinh lý c n máy a sp HS HS vi m xp tính m hanhbang@gmail.com 188
Qu n lý h sơ máy, CD Cách qu n lý h sơ thông th ưng là lp theo các cp folder khác nhau. Nên có mc input qu n lý các thông tin u vào. ây là ph n ch a ng các thông tin nh ưng ch ưa x lý. Ph n thùng rác (không ph i là mc Recycle ca máy tính) lưu các thông tin cn xoá, ch xoá các thông tin này sau 3 tháng. hanhbang@gmail.com 189
Qu n lý h sơ máy, CD MT S LI TRONG QU N LÝ H ÁY Không t ch autosave trong 1 phút (Mic.Office). Lưu h sơ trong C (nên lưu D, vì C có th b mt do vô tình fomat (cài li máy)). Lưu h sơ lung tung, không bi t tìm h sơ âu hanhbang@gmail.com 190
Sp xp nơi làm vi c Bn nên lưu ý sp xp các vt dng sau ây vi c s dng là thu n ti n nh t cho ng ưi s dng: Fax in tho i bàn Máy in Photo hanhbang@gmail.com 191
Giao ti p hi u qu Gi i quy t Giao ti p kém Tìm ph ơ ng ti n truy n t thích hp Thông tin thích hp vi mc ph c tp ng thông tin d th m bo thông kênh truy n t ni b Dùng ngôn ng ơ n gi n hanhbang@gmail.com 192
Gi m công vn, gi y t Gi i quy tNG GI Y T Dành th ơi gian mi ngày x lý Sp xp u tiên và phân lo i Ch tr li trên gi y khi cn thi t Dùng in tho i khi ti n li Ch x lý mt ln c Thông tin bng truy n mi ng Nu ph i vi t, hãy vi t ơ n gi n và th ng th n hanhbang@gmail.com 193
10 BÍ QUY T QU N LÝ TH I GIAN HI U QU 1. Hãy bt u ph n quan tr ng nh t. ôi khi không cn ph i làm ph n còn li. 2. Kiên trì và nh n ni ti n hành công vi c t u n cu i. 3. Ch x lý (c và gi i quy t) th ư t, gi y t 1 ln. 4. Dn bàn sch s và th cn thi t ngay gi a. 5. Sp xp ch cho tng vt dng. 6. Giành 1 kho ng th i gian trong tháng sp xp li công vi c. 7. T th ưng mt cách c bi t khi làm công vi c quan tr ng. 8. Nh n bi t có lúc mt ki m soát th i gian vô ích, ng s. 9. Tr li th ư t càng sm càng tt sau khi nh n. 194 10.Luôn t hi : Ngay bây hanhbang@gmail.comgi , làm gì th ì tt nh t ?
2.2.5. K n lý th i gian Nh ng vi c cn tránh qu n lý th i gian hi u qu : Tránh làm các công vi c ngoài tm vi ca mình. Tránh nh n ly các vn ca cp di/ ca ng i khác. Tránh nh ng công vi c gây lãng phí th i gian . Bi t tr li mt cách khéo léo các cu c in tho i không mong i; Hãy phân công cho cp di tham gia các cu c hp mà không cn s hi n di n ca bn; Tránh s di chuy n không cn thi t. Tránh am mê game và chat hanhbang@gmail.com 195
tn dng th i gian ca bn thân:ph i qu n lý th i gian ca nhân viên, ng nghi p và cp trên ca bn. Cn bi t cách phân cp, chia s công vi c và qu n lý theo th t t trên xu ng cng nh t di lên. Giao ti p hi u qu , y quy n hi u qu ; Bi t cách làm vi c cùng nhau, chia s vi ng nghi p Trao i nguyên tc phân chia công vi c; Yêu cu ng nghi p ghi nh t kí th i gian; Giúp ng nghi p thi t lp h th ng k ho ch công vi c hp lý; Khuy n khích ng nghi p ánh giá thông tin mà h nh n c quy t nh công vi c cn hanhbang@gmail.com 196
i vi cp trên bn hãy nh n bi t cách làm vi c ca h thích nghi; Khi trao i công vi c vi h c gng ng n gn, i th ng vào vn , gi cho cu c nói chuy n mang tính ch t th o lu n hơn là ý ki n cá nhân. iu cn nh :Th i gian luôn công bng vi tt c mi ng i, không ai có nhi u hay ít hơn ai c, quan tr ng là mi ng i bi t s dng th i gian nh th nào làm vi c hi u qu . / hanhbang@gmail.com 197
Qu n lý th i gian hi u qu là s dng tt th i gian ca mình và tôn tr ng th i gian ca ng i khác K lu t là t do Ai cng có th i gian mt ngày nh nhau; cách s dng tài sn ó làm nên s khác bi t gi a ng i giàu và k nghèo; gi a thành công và th t bi hanhbang@gmail.com 198
NH NG N NG L C C N CÓ qu n lý th i gian hi u qu cn có nng lc lãnh o: Phát tri n tm nhìn, s mng, mc tiêu Phát tri n k nng nh n bi t và qu n lý bn thân Phát tri n kh nng ng viên khuy n khích Phát tri n các k nng quan h hanhbang@gmail.com 199
Nu không có tm nhìn, s: Ch n nh ng gì tr c mt Làm nh ng vi c cp bách Ch u s hi thúc ca th i gian Ch n theo cm tính B cu n theo cp bách ca ng i khác hanhbang@gmail.com 200
BÀI T P TH C HÀNH BN HÃY ÁP D NG CÁC KI N TH C THU ƯC T I VÀ TÌM HI U CH LP TH I GIAN BI U M T NGÀY LÀM VI C C A MÌNH hanhbang@gmail.com 201
2.2.6.K nng gi i quy t xung t 2.2.6.1. Khái ni m v xung t, mâu thu n: Xung t (v) là ánh nhau gi a nh ng l c l ng i ch (nói khái quát);t là va ch m, ch ng i nhau do mâu thu n gay g t; Xung t (n) là s va ch m, ch ng i l n nhau do có s trái ng c ho c mâu thu n gay g t v iu gì ó: xung t v quy n l i hanhbang@gmail.com 202
2.2.6.K nng gi i quy t xung t Mâu thu n (v)làt, ch ng ch i ph nh nhau Mâu thu n (n)là tình tr ng xung t, i ch i tr c ti p v i nhau; hay mâu thu n là tình tr ng trái ng c nhau, ph nh nhau v mt m t nào ó; Mâu thu n là tình tr ng hai m t i l p phát tri n theo chi u trái ng c nhau bên trong s vt, làm cho s vt bi n i, phát tri n hanhbang@gmail.com 203
2.2.6.K nng gi i quy t xung t Hc ph n này s dng : Xung t theo ngh a là s va ch m, ch ng i nhau m t cách gay g t do có s trái ng c ho c mâu thu n gay gt v u gì ó: xung t v quy n l i Còn mâu thu n c hi u là tình tr ng xung t i ch i v i nhau do b t ng v m hay quy n l i. Xung t, mâu thu n là quá trình trong ó mt bên nh n ra r ng quy n l i c a mình ho c i l p ho c b nh hng tiêu c c b i m t bên khác hanhbang@gmail.com 204
2.2.6.K nng gi i quy t xung t 2.2.6.2. nh hng ca xung t n s phát tri n ca t ch c Mt nhà qu n lý trung bình dùng 21% th i gian trong tu n gi i quy t các mâu thu n và xung t trong t ch c Mc xung t cao: s to ra s mt ki m soát trong t ch c, nng su t gi m s thù hn gia tng gi a con ng i. T ch c s b tàn phá vì nh ng chuy n này. Tuy nhiên, xung t cng có ch c nng thúc y s phát tri n ca mt t ch c. Xung t và mâu thu n có li trong mt t ch c khi nó xu t phát t nh ng bt ng v nng lc. Khi có quá ít xung t và mâu thu n cng là bt li, vì ng i ta tr nên t mãn. Khi ó s có rt ít ho c ch ng có chút sáng to nào. Là nhà qu n lý cn ph i bi t phân bi t các xung t và mâu thu n gi a các cá nhân, gi a các nhóm, gi a các t ch c và chính cá nhân. hanhbang@gmail.com 205
2.2.6.K nng gi i quy t xung t 2.2.6.3. Nguyên nhân ca xung t va mâu thu n : Hu ht là do ng v tính cách và giao ti p không hi u qu hay do các giá tr khác bi t. Do không thích nhau, không tin nhau và khác nhau trong suy ngh Do ganh ua mt ch c v hay quy n li. Do gi n d Có nhi u dng xung t/ mâu thu n: Mu thu n gi a các b ph n; Gi a ng i QL và CBNV; Gi a các nhân viên- nhân viên; Gi a nhân viên c – nhân viên mi; Mâu thu n ni ti ca nhân viên; Xung t nhóm hanhbang@gmail.com 206
2.2.6.K nng gi i quy t xung t 2.2.6.3. Các bc gi i quyêt xung t: (1) Lng nghe (2) Ra quy t nh ình chi n (3) Tìm gp các bên liên quan tìm hi u thông tin (4) Tìm nguyên nhân gc r ca vn : (5) La ch n các chi n lc gi i quy t xung t. hanhbang@gmail.com 207
2.2.6.K nng gi i quy t xung t Tùy vào tng bi cnh và lo i xung t c th mà ng i qu n lý la ch n chi n lc gi i quy t phù hp. Chi n lc th ng - thua là chi n lc to cho ng i nào ó ch u thua. Chi n lc này th ng c dùng khi có mt cu c xung t xy ra, khi các bên không t gi i quy t c xung t và gây rc ri cho t ch c. hanhbang@gmail.com 208
2.2.6.K nng gi i quy t xung t Chi n lc thua - thua c tìm th y trong khi xung t xy ra và có th a hi p th c hi n do nh ng ng i liên quan n trong xung t, mi bên ph i u hàng cái mà h mu n. Các bên liên quan s dng mt tr ng tài. Tr ng tài th ng ngh mt gi i pháp không làm cho bên nào hnh phúc 100%. Chi n lc thua - thua c s dng khi cn mt gi i pháp nhanh. Ðây là mt bi n pháp ng n hn bi vi c cn thi t là tp trung hàn gn nhanh chóng các mi quan h ch không ph i là tìm nguyên nhân. hanhbang@gmail.com 209
2.2.6.K nng gi i quy t xung t Chi n lc th ng - th ng ch ra vn gc r to ra xung t. Vi c tìm ra gi i pháp th ng - th ng òi hi lòng tin và kh nng lng nghe. Các bên không th tranh ua và tp trung vào vi c th ng. Chi n lc th ng - th ng th ng c trình bày theo khía cnh làm cho chi c bánh ln hơn và sau ó, lát bánh cho mi ng i s ln hơn. hanhbang@gmail.com 210
2.2.6.K nng gi i quy t xung t (tt) hanhbang@gmail.com 211
2.2.6.K nng gi i quy t xung t (tt) hanhbang@gmail.com 212
2.2.6.K nng gi i quy t xung t (tt) hanhbang@gmail.com 213
CASE STUDY T 10 nm tr c, trong k bình bu chi n s thi ua cp thành, khi Ban thi ua nhà tr ng c th y Hi u phó (HP) chuyên môn vào danh sách thì th y HP ph trách cơ s vt ch t kiên quy t ph n i vi hàng lo t lý do bôi en và ph nh n ng s ca mình. Th y HP chuyên môn lp tc ph n ng. Th y bác b mi cáo bu c và ln ti ng công b nh ng khuy t im ca ng s. Và n ây, xung t d di. Ng i có quy n lc duy nh t là th y Hi u tr ng, nh ng th y t ra lúng túng ch tp trung vào vi c dàn hòa. Và cu c kh u chi n gay gt kéo dài. Hi ngh thi ua tan v. iu quan tr ng hơn là t ó nh ng tình ti t v li lm ca c 2 th y c lan truy n, th m chí c nh ng li ch t ng i cng c a ra na kín na h. Vai trò ca Hi u tr ng bt u m nh t, hình nh Ban giám hi u b méo mó i trong Tr ng hc. Cng t ây, các ho t ng b ình tr ch còn li ho t ng dy hc theo quy ch tn ti nh ng mt ht linh hn vn có ca nó, nên nhi u nm, nhà tr ng ch p nh n ch u nh ng vt tr t dài tt hu. ó là mt câu chuy n bu n, mt th t bi. hanhbang@gmail.com 214
2. n gi i pháp quy t nh tình hu ng a) Ra quy t nh ch m dt cu c “kh u chi n”. Trong bt c cơ quan nào, mâu thu n tn ti tuy mc có khác nhau nh ng mâu thu n gi a các lãnh o khi xu t hi n cng là vn ln. iu này d nh n ra khi các ý ki n i u ca hai HP th hi n vi c h ã chu n b quá k v nh ng khuy t im ca nhau và ch n Hi ngh làm cơ hi làm mt uy tín nhau. Trong tr ng hp này, Hi u tr ng không th th c hi n quy t nh phân rõ tr ng en ca thu c cp gn gi nh t tr c mt mi ng i. Mt khác, cn có th i gian thu th p thông tin cn thi t vê nguyên nhân ca cu c i u, tìm hng gi i quy t hoàn thi n hơn. Hơn na, cn tránh cái giá ph i tr quá t, nu nhi u vn có th phát sinh thêm t ý ki n i u ca hai HP. Xu t phát t nh n nh trên, tình hu ng này còn ng dng phong cách i u: Hi u tr ng vi t cách Ch tch Hi ng thi ua, ng i ch trì Hi ngh cn quy t oán cao , ó là cơ ng quy t, kh n tr ơ ng, ch m dt tình tr ng cãi vã ca hai HP. Th c hi n gi i pháp né tránh (chuy n ni dung khác) bi cơ hi hòa gi i ngay lp tc là không th . hanhbang@gmail.com 215
b) Th c hi n gi i quy t tn gc xung t Phân tích phán oán xác nh nguyên nhân Hi u tr ng phán oán và xác nh nh ng nguyên nhân cơ bn dn n xung t: Ngu n lc khan hi m. ây là nguyên nhân có th bi 2 HP nghi ng nhau v quy n c hng li có s chênh lch. S mơ h v ph m vi quy n hn. Trên th c t toàn b quy n lc tp trung trong tay Hi u tr ng. Tình hu ng này, hai HP nh m ln gi a nhi m v tham mu và quy n quy t nh. Giao ti p b sai lch. Cơ quan vn là mt xã hi thu nh ch a trong mình tính ch t ph c tp ca nó. Mt mt, nh ng thành viên xu có th li dng kích ng, mt khác có th là nh ng trò ùa thâm thúy to ra s hi u sai lm nu phân tích hi ht. hanhbang@gmail.com 216
b) Th c hi n gi i quy t tn gc xung t S khác bi t v a v, nhân thân và quy n lc. tr ng hc, nhi m v chuyên môn là nhi m v chính tr hàng u. Chính vì vy, ng i ph trách chuyên môn (theo tâm lý chung) bao gi cng c n tr ng. Nh vy, ng i ph trách cơ s vt ch t có uy th th p có th s ph n i tình th th p kém ca mình bng cách to ra xung t nâng cao quy n lc và nh hng ca mình trong trong t ch c. Chi n thu t thuy t ph c kt hp th ơ ng th o riêng t c nh ng cam kt riêng. Tr c ht, cn ch n th i im thích hp gp gõ tng HP và thuy t ph c h bng lý l, logic và s ki n. Tc là ch ra cho h nh ng sai lm mà h ng nh n. Kêu gi (kh ơi gi) khéo léo: Cn ph i ánh giá cao công lao óng góp ca tng HP vào phong trào chung. Bc l ni m tin ca mình vào h, vi mình và nhà tr ng không th thi u mt trong hai. hanhbang@gmail.com 217
b) Th c hi n gi i quy t tn gc xung t Gây áp lc to sc ép t bên trên : nh nhàng nh c nh cho h bi t là nu vn phát tri n rng thì nh ng nguy cơ v thanh danh và v trí công tác cùng vi hình nh ca h cho tr c cơ quan ch qu n ch c ch n là b bi n dng. Chi n thu t to ng minh : dùng các t ch c oàn th - các thành viên ca hi ng thi ua, các nhà giáo có uy tín tham gia thuy t ph c tng HP theo kch bn ã dàn dng, nhi u th i im khác nhau có chú ý. Ni dung ca quá trình th ơ ng th o này cn t c là: hanhbang@gmail.com 218
b) Th c hi n gi i quy t tn gc xung t Xác nh nhu cu cn thi t là quy n lc danh d và li ích vt ch t c hng và li xin li ca i ph ơ ng. Trong quá trình ph i bu c c i tng nh n ra sai lm. Thi t k các th a thu n (d ki n) vi tng i tng, ng th i cam kt ng h h khi nh ng vn quy n li ca h là chính áng. Phong cách hp tác thông qua con ng th ơ ng th o chung. hanhbang@gmail.com 219
b) Th c hi n gi i quy t tn gc xung t Th ơ ng th o là quá trình cho và nh n gi a các bên liên thu c ang xung t. Trong tình hu ng c th này, Hi u tr ng cn xác nh ch n ki u th ơ ng th o hòa hp, tc là làm sao cho c hai ng s ca mình cùng th ng li. Bc 1: Làm rõ li ích. n giai on này, ng i Hi u tr ng cn óng mt lúc ba vai: T vn – Hòa gi i – Tr ng tài. Gi i pháp la ch n là nh nhàng, nh n mnh nh ng im chính, khen chê công bng và bc l ni m tin vào hai ng i nh nhau. cao mc tiêu chung là s nghi p ca nhà tr ng, ng th i xác nh c th mc ích gi i quy t quy n li ca hai ng i. Bc 2: Xác nh ph ơ ng án la ch n. bc này, cn th ng nh t vi các HP v nh ng vn mà h quan tâm bao gm: Danh d, quy n li và quy n lc. hanhbang@gmail.com 220
b) Th c hi n gi i quy t tn gc xung t Bc 3: Thi t k các th a thu n. V danh d: Các bên cn xin li nhau, t nh n th y nh ng hành ng thái quá ca mình. Hi u tr ng s tìm mt ph ơ ng án có li nh t cho hai ng i tr c cơ quan. V vt ch t và quy n lc: Cn àm lu n gi i thích rõ các ngu n thu cá nhân và ph n trách nhi m qu n lý mà HT giao phó cho mi bên. Bc 4: La ch n th a thu n. Hi u tr ng cn ch ng a ra ph ơ ng án la ch n th a thu n, hòa gi i c i tng và m bo c s bình n phát tri n ca nhà tr ng. Bc 5: Hoàn thi n các th a thu n. Hi u tr ng cn khuyên các ng s ca mình hãy b qua cho nhau vì nhân cách nhà giáo và vì tình ng nghi p ng i. Xác nh rõ nguyên tc làm vi c trong tơ ng lai: không phát ngôn ho c hành ng cá nhân mà ph i cùng nhau th ng nh t c ph ơ ng án gi i quy t hanhbang@gmail.com 221
2.2.6.K nng gi i quy t xung t 2.2.6.4. Các nguyên tc gi i quy t xung t: ng quên “tiên trách k, hu trách nhân”. ng cn nh n, nói dai và c ch p. ng hung d, áp ch ho c làm mt mt ng i khác. ng c giành ph n th ng, C gng hi u quan im ca ng i khác. Không nh c li chuy n c, ch gi i quy t xung t hi n ti. Lng nghe ng i khác, ng nói át ng i khác. C gng bình tnh hanhbang@gmail.com 222
2.2.7. K nng to ng lc làm vi c: ng l c có th c nh ngh a nh là mong mu n làm m t cái gì ó da trên nhu c u hay mong mu n c a m t cá nhân. Khi m t ng i có cn hay mu n, h sng mình th c hi n m t s ch c n ng ho c hành ng áp ng yêu c u c n hay mu n. Nhu cu và mong mu n s khác nhau t i này sang ng i khác, tùy thu c vào l i ích cá nhân, th hi u và ham mu n. hanhbang@gmail.com 223
I To ng l c làm vi c là dn d t nhân viên t c nh ng m c tiêu ã ra vi n lc l n nh t, hay nói cách khác là to cho nhân viên ng c ơ làm vi c tích cc. hanhbang@gmail.com 224
2.2.7. K nng to ng lc làm vi c: Lu ý: Giá tr chi ph i thái Thái iu khi n hu ht các hành vi hanhbang@gmail.com 225
hanhbang@gmail.com 226
Suy ngh và Trao i (10’) Th y/ Cô hãy nêu ra 3 iu là ng lc mnh nh t thúc y Th y/ Cô tích cc làm vi c? hanhbang@gmail.com 227
a o o o hanhbang@gmail.com 228
UI 1. Thuy t nhu cu ca Maslow 2. Hc thuy t v ng c ơ c a David. C Mc. Celland (Thuy t nhu c u tr i nghi m) 3. Hc thuy t t n t i- quan h -ưng thành (Thuy t E.R.G) 4. Thuy t k vng (Hc thuy t mong i.) 5. Hc thuy t v s công b ng (thuy t ngang b ng) 6. Thuy t tng cưng 7. Thuy t X và thuy t Y ca McGregor 8. Thuy t hai yu t ca Herzberg hanhbang@gmail.com 229
u u u u u u u u u u u u u u u u u u hanhbang@gmail.com 230
u u u u hanhbang@gmail.com 231
u u u hanhbang@gmail.com 232
u u u u u u u u u u u u u hanhbang@gmail.com 233
Khen th ng N lc Hi u qu công vi c hanhbang@gmail.com 234
u hanhbang@gmail.com 235
o o u u u u u hanhbang@gmail.com 236
u o hanhbang@gmail.com 237
o o e o ao a o hanhbang@gmail.com 238
o o ơ a a o ơ o e a o hanhbang@gmail.com 239
u Nh ng khó kh n có th là: T ch c ang cn thu hp quy mô – ph i sa th i nhân viên Tơ ng lai ca t ch c m mt Môi tr ng làm vi c ca t ch c không thu n li hanhbang@gmail.com 240
C gng tìm ki m thông tin và a ra mt bc tranh ca t ch c càng rõ ràng càng tt, gi m ti a nh ng nghi ng , bn kho n C gng lên k ho ch cho tơ ng lai Giao vi c có ý ngh a cho nhân viên Ch ng nói chuy n vi nhân viên Chia s vi h và to không khí thân thi n Ci thi n môi tr ng làm vi c hanhbang@gmail.com 241
2.2.8.K nng t ch c cu c hp hanhbang@gmail.com 242
Ni dung chính Ti sao ph i iu hành mt cu c hp? Các ch c nng ca mt cu c hp Các ki u hp Chu n b cho mt cu c hp Ch ta iu hành cu c hp Th i gian trình bày Kt thúc cu c hp hanhbang@gmail.com 243
Ti sao ph i có k nng vn hành cu c hp? Các cu c hp nu Các gi i pháp cho các không bi t t ch c s vng mc trong th gi i là lãng phí th i gian th c c tìm th y xuyên quý báu và ti n. qua cu c hp và th o lu n nhóm Các cu c hp là y Mt cu c hp vn tt hơn dy các vn , tranh là in tho i, máy fax, hi cãi, mâu thu n và nu ngh bng video, máy vi có ch là mt ít s tính, các sn ph m khác ng thu n và gi i ca công ngh thông tin pháp. ho c các cá nhân làm vi c mt mình hanhbang@gmail.com 244
Ti sao ph i có k nng vn hành cu c hp? Nh ng cu c hp óng vai trò rt quan tr ng, vì ó là nơi mà bu không khí và vn hoá ca t ch c c duy trì, là mt trong nh ng cách th c các t ch c nói vi i ng nhân viên ca mình rng: “Bn là mt thành viên ca tp th ” Nh ng nu t ch c nh ng cu c hp bu n t, yu kém mà li kéo dài lê thê, thì các nhân viên s bt u tin rng mình ang làm vi c cho mt t ch c t nh t, kém ci và không bi t quý tr ng th i gian hanhbang@gmail.com 245
p c h Chia s kin thc, kinh nghim, s ánh giá,và t cu các truyn thng C s ô n g ó v n i g a m c g 246 t ó p p c t h á hình thành nhóm n v h ng c S â n i c n n quy các Ra u oán và cam k cam và oán l o h t / u t hquy nh Các ch h n t a r hanhbang@gmail.com T ó m h n t h ó v i / v n n m c à c g ô h o c n n t ã l h í a c
Các ki u hp Hi ngh Chia theo c im/ Hi ng tính ch t cu c hp y ban iu ình, th a thu n Theo ng viên mc ích Ra quy t nh cu c hp Hàng ngày Hàng tu n ho c hàng tháng Theo Bt th ng, không th ng tn s cu c xuyên ho c k ho ch c bi t hp hanhbang@gmail.com 247
Chu n b cho mt cu c hp Hãy xem xét: “Các quan h mt thi t nào cn nm ch c và nm vng cu c hp ”=> xác nh thành ph n tham d hp “Sau khi hp xong, có bt k tiêu chu n nào ho c cơ ch nào xác nh cu c hp là thành không ho c th t bi ”=> làm rõ mc tiêu cu c hp hanhbang@gmail.com 248
Chu n b cho mt cu c hp Xác nh rõ nh ng mc tiêu và kt qu mong i. Xác nh xem li u nh ng ho t ng khác có th s phù hp hơn không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c hp bàn? hanhbang@gmail.com 249
Chu n b cho mt cu c hp Xác nh các ch tr ng tâm và hình th c th o lu n tt nh t ca mi cá nhân. Bn cn hi u rõ mình mu n t c iu gì thông qua nh ng th o lu n này. Ưc lng th i gian cho cu c hp. Nh ng ng i tham gia cn bi t th i lng cu c hp lên k ho ch công vi c cho phù hp. hanhbang@gmail.com 250
Lp ch ơ ng trình cho cu c hp Xác nh th i im bt u và th i im kt thúc. Xác nh các ni dung chính ca cu c hp và th i gian cho mi ni dung Xác nh a im t ch c cu c hp. Lên danh sách nh ng ng i tham d và khách mi. hanhbang@gmail.com 251
Lp ch ơ ng trình cho cu c hp Th ng kê vai trò ca nh ng ng i tham gia cu c hp và nh ng iu bn mong i h. Chu n b cho nh ng cu c th o lu n c di n ra mt cách có t ch c, phù hp vi mc tiêu, ch và nh hng chung ca cu c hp. Sp xp các nôi dung theo trình t th i gian phù hp Gi tr c lch trình cho nh ng ng i tham d h có th i gian lên k ho ch và chu n b cho cu c hp. hanhbang@gmail.com 252
Phân công ng i ghi chép Nh ng ai ã có mt. Nh ng vn nào cn c th o lu n. Nh ng quy t nh ch ch t nào cn hng ti. Các bc ti p theo (hành ng c th ): Nh ng ai ph i hoàn thành nhi m v t ra Ngày bt u và ngày kt thúc nhi m v. Nh ng vi c h cn hoàn thành chính xác là gì. hanhbang@gmail.com 253
Các thành viên liên quan n cu c hp Ti u hóa s ng i tham d cu c hp. Các thành viên ch ch t: Bàn bc k ho ch sơ b ca cu c hp tr c khi cu c hp chính th c di n ra. hanhbang@gmail.com 254
Vn ki n/tài li u cu c hp Tài li u quan tr ng nh t trong mt cu c hp là ch ơ ng trình ngh s vì vy hãy chu n b nó th t cn th n. Phân lo i chúng cn th n: cái nào cho thông tin, cái nào cho th o lu n, ho c cái nào cho quy t nh và th i gian ã c yêu cu, có th c ti n hành trên mi lo i hanhbang@gmail.com 255
Ch ta hay là “xp” Bn là “xp”, iu ó úng nh ng ng quá nh n mnh vào iu ó khi iu hành mt cu c hp Lng nghe, và không nói mãi cho n khi nào bn th y là cn thi t. Vai trò ca bn là h tr nhóm i n mt kt lu n tt nh t có th ho c quy t nh trong mt cách có hi u qu nh t và dn n mt quy t nh ch p nh n c ho c mt quy t nh mà c hi u và c ch p nh n bi a s. hanhbang@gmail.com 256
Ti n hành cu c hp Truy n t mc tiêu và kt qu mong mu n ti tt c nh ng ng i tham d cu c hp. Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c hp mà bn mong mu n. t ra nh ng nguyên tc cơ bn (tiêu chu n): Bi t rõ khi nào cu c hp dng li và kt thúc. hanhbang@gmail.com 257
Ti n hành cu c hp (tt) Các thành viên s c nghe bàn th o nh th nào. Các mâu thu n, xung t s c gi i quy t nh th nào. Mong i nh ng gì mi thành viên. Nh ng ch nào ch c lu hành ni b. Hãy th hi n rng bn th c s ánh giá cao các ý ki n, nh n nh và ch t vn ca mi ng i hanhbang@gmail.com 258