Bài giảng Kế toán tài chính (Phần 1) - Phan Thị Thanh Huyền

98 trang ngocly 1000

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán tài chính (Phần 1) - Phan Thị Thanh Huyền", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_ke_toan_tai_chinh_phan_1_phan_thi_thanh_huyen.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kế toán tài chính (Phần 1) - Phan Thị Thanh Huyền

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÀI GIẢNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Nhóm biên soạn: ThS.Phan Thị Thanh Huyền ThS.Nguyễn Thị Thanh Thủy ThS.Đinh Thị Ngọc Oanh ThS. Đỗ Loan Anh THÁI NGUYÊN, NĂM 2012 1
MỤC LỤC Lời mở đầu 6 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA LÝ THUYẾT HẠCH TOÁN 8 1.1 Bản chất và đối tượng của hạch toán kế toán 8 1.2 Hệ thống các phương pháp của hạch toán kế toán 10 1.2.1 Phương pháp chứng từ kế toán 10 1.2.2 Phương pháp tính giá 10 1.2.3 Phương pháp đối ứng - tài khoản 10 1.2.4 Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 11 1.3 Tổ chức sổ kế toán 11 1.3.1 Hình thức Nhật ký- Sổ cái. 11 1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung. 13 1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. 15 1.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 18 1.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 22 Chương 2. HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 24 2.1 Khái niệm, đặc điểm tài sản cố định, nhiệm vụ của hạch toán tài sản cố định 24 2.1.1 Khái niệm 24 2.1.2 Đặc điểm của tài sản cố định 24 2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ 24 2.2 Phân loại TSCĐ và đánh giá TSCĐ 25 2.2.1 Phân loại TSCĐ 25 2.2.2 Đánh giá TSCĐ 27 2.3 Hạch toán tình hình biến động TSCĐ 31 2.4 Hạch toán khấu hao TSCĐ 46 2.5 Hạch toán sửa chữa TSCĐ 54 2.5.1 Đối với sửa chữa thường xuyên 55 2.5.2 Đối với sửa chữa lớn TSCĐ : 55 2.5.3 Kế toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định 56 2
Chương 3. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 59 3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán 59 3.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu 59 3.1.2 Nhiệm vụ hạch toán vật liệu 59 3.2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 60 3.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 60 3.2.2 Tính giá nguyên vật liệu 61 3.3 Hạch toán chi tiết vật liệu 63 3.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán vật liệu 63 3.3.2 Hạch toán chi tiết vật liệu 64 3.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 67 3.4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 68 3.4.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 75 3.5 Kế toán công cụ dụng cụ 76 3.5.1 Kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên 76 3.5.2 Kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ 80 Chương 4. HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG, CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG VÀ TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG 82 4.1 Khái niệm, bản chất và nhiệm vụ của hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp 82 4.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lương trong doanh nghiệp 82 4.1.2 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 83 4.2 Các hình thức tiền lương và quỹ lương của doanh nghiệp 83 4.2.1 Các hình thức tiền lương 83 4.2.2 Quỹ tiền lương 86 4.3 Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động 87 4.3.1 Hạch toán số lượng lao động 87 4.3.2 Hạch toán thời gian lao động 88 4.3.3 Hạch toán kết quả lao động 88 4.4 Hạch toán tiền lương, tiền thưởng và thanh toán với người lao động 88 4.5 Hạch toán các khoản trích theo lương 92 4.5.1 Nội dung các khoản trích theo lương 92 3
4.5.2 Hạch toán các khoản trích theo lương 94 Chương 5. HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 99 5.1 Chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất 99 5.1.1 Chi phí sản xuất 99 5.1.2 Phân loại chi phí sản xuất 99 5.2 Giá thành sản phẩm 100 5.3 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí 101 5.4 Hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên 101 5.4.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 101 5.4.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp 102 5.4.3 Kế toán chi phí sản xuất chung 103 5.4.4 Kế toán chi phí trả trước 105 5.4.5 Hạch toán chi phí phải trả 107 5.4.6 Hạch toán chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp 109 5.4.7 Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ 111 5.5 Hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ 112 5.6 Tính giá thành sản phẩm hoàn thành 114 5.6.1 Đối tượng tính giá thành 114 5.6.2 Các phương pháp tính giá thành sản phẩm 114 Chương 6. HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ SẢN PHẨM 120 6.1 Hạch toán thành phẩm 120 6.2 Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 122 6.3 Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 128 6.3.1 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 128 6.3.2 Hạch toán chi phí bán hàng 130 Chương 7. HẠCH TOÁN VÀ PHÂN PHỐI KẾT QUẢ KINH DOANH 132 7.1 Hạch toán kết quả kinh doanh 132 7.2 Hạch toán phân phối kết quả hoạt động kinh doanh 138 7.2.1 Hạch toán thanh toán với Ngân sách về thuế thu nhập doanh nghiệp 138 4
7.2.2 Hạch toán phân chia lợi nhuận sau thuế 139 Chương 8. BÁO CÁO TÀI CHÍNH 140 8.1 Mục đích và nội dung của Báo cáo tài chính 140 8.2 Báo cáo tài chính 141 8.3 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 151 5
LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường cùng với sự phát triển của nền sản xuất và sự tiến bộ nhanh chóng của tiến bộ khoa học kỹ thuật đòi hỏi mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì phải quản lý, sử dụng một trong những công cụ quản lý hàng đầu là công tác kế toán. Kế toán được coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý; điều hành; kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh. Với tư cách là công cụ quản lý Kinh tế - Tài chính, đảm bảo hệ thống thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Kế toán có vai trò đặc biệt quan trong không chỉ đối với hoạt động tài chính của mỗi quốc gia mà còn vô cùng quan trọng và cần thiết với hoạt động tài chính doanh nghiệp. Kế toán không thuần tuý là công việc giữ sổ, ghi chép, phân loại, đánh giá, tổng hợp, kiểm tra, kiểm soát về tình hình tài chính của doanh nghiệp mà quan trọng hơn nó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định, tăng năng lực sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nhằm thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư sản xuất kinh doanh và mở rộng sản xuất. Hệ thống kế toán của Việt Nam hiện nay đã trải qua nhiều lần thay đổi, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình phát triển của nền kinh tế nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước; đồng thời phù hợp với chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế. Bài giảng “Kế toán tài chính” trang bị cho sinh viên chuyên ngành Kế toán xây dựng lý thuyết hạch toán kế toán, các chế độ Kế toán – Tài chính hiện hành và nội dung đặc điểm hạch toán kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Bài giảng gồm 8 chương: Chương I: Những vấn đề cơ bản của lý thuyết hạch toán Chương II: Hạch toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp Chương III: Hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Chương IV: Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán với người lao động Chương V: Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Chương VI: Hạch toán thành phẩm, tiêu thụ sản phẩm Chương VII: Hạch toán và phân phối kết quả kinh doanh 6
Chương VIII: Báo cáo kế toán tài chính Mặc dù đã có nhiều cố gắng để bài giảng đạt được sự hợp lý, khoa học với quy trình đào tạo, song do sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, khoa học kỹ thuật và sự linh hoạt của công cụ quản lý Kinh tế tài chính trong cơ chế thị trường, bài giảng không tránh khỏi những sai sót. Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để bài giảng được hoàn chỉnh hơn. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! 7
Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA LÝ THUYẾT HẠCH TOÁN 1.1 Bản chất và đối tượng của hạch toán kế toán Khái niệm kế toán - Theo nguyên lý kế toán Mỹ: “Kế toán là phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá mọi hoạt động của mọi tổ chức”. - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế: Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp theo cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó. - Theo nhà nghiên cứu lý luận kinh tế Mỹ GS.TS Robert Anthoney: Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh. - Theo điều lệ của Tổ chức kế toán nhà nước: “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, trong đó chủ yếu dưới hình thức giá trị nhằm phản ánh, kiểm tra tình hình hiện có va sự vận động của các loại tài sản, tình hình và kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng vốn và kinh phí trong các tổ chức kinh tế xã hội. - Theo Luật kế toán Việt Nam 2003: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị hiện vật và thời gian lao động. * Bản chất của kế toán: Kế toán là khoa học và nghệ thuật về việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị hiện vật và thời gian lao động. Có thể nhận thấy để theo dõi và đo lường kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho việc ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin, kế toán thực hiện một quá trình gồm có 3 hoạt động: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. 8
 Đối tượng của hạch toán kế toán Tài sản và phân loại tài sản trong doanh nghiệp Khái niệm Tài sản là tất cả những nguồn lực kinh tế mà đơn vị kế toán đang nắm giữ, sử dụng cho hoạt động của đơn vị, thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: - Đơn vị có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát và sử dụng trong thời gian dài. - Có giá phí xác định. - Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng các nguồn lực này. Nguồn vốn và phân loại nguồn vốn trong doanh nghiệp Khái niệm Nguồn vốn là những quan hệ tài chính mà thông qua đó đơn vị có thể khai thác hay huy động một số tiền nhất định để đầu tư tài sản. Nguồn vốn cho biết tài sản của đơn vị do đâu mà có và đơn vị phải có những trách nhiệm kinh tế, pháp lý đối với tài sản của mình. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn – Phương trình kế toán Bất kỳ một chủ thể kinh tế nào muốn tiến hành hoạt động đều phải có một lượng vốn nhất định. Một mặt, lượng vốn đó được biểu hiện dưới dạng vật chất hoặc phi vật chất, được đo lường bằng thước đo tiền tệ gọi là tài sản. Mặt khác, lượng vốn đó lại được hình thành từ một hoặc nhiều nguồn khác nhau gọi là nguồn vốn. Một tài sản có thể do một hay nhiều nguồn vốn hình thành và ngược lại một nguồn vốn có thể tham gia hình thành nên một hay nhiều loại tài sản khác nhau. Do đó, về mặt lượng, tại bất kì thời điểm nào, tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn của một đơn vị kế toán cũng luôn bằng nhau. Sự cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn được thể hiện qua các phương trình kế toán sau: Tổng Tài sản = Tổng Nguồn vốn Tổng Nguồn vốn = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng Tài sản - Nợ phải trả 9
1.2 Hệ thống các phương pháp của hạch toán kế toán 1.2.1 Phương pháp chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Phương pháp chứng từ kế toán được cấu thành bởi hai yếu tố: + Hệ thống bản chứng từ. + Chương trình luân chuyển chứng từ. Bản chứng từ kế toán là phần tử chứa đựng thông tin (vật mang tin) về hoạt động kinh tế tài chính, nó chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán là đường đi của chứng từ kế toán được xác định trước đến các bộ phận chức năng, các cá nhân có liên quan, thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán. 1.2.2 Phương pháp tính giá Phương pháp tính giá chính là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh các chi phí nhằm giúp kế toán tính toán giá trị ghi sổ của các loại tài sản của đơn vị. Nói cách khác, tính giá là phương pháp biểu hiện giá trị các đối tượng kế toán bằng tiền phù hợp với các nguyên tắc và các qui định pháp luật của Nhà nước ban hành. Vai trò của phương pháp tính giá + Đảm bảo theo dõi, tính toán được các đối tượng của hạch toán kế toán + Có thể tính toán chính xác chi phí từ đó xác định được hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp. 1.2.3 Phương pháp đối ứng - tài khoản Phương pháp đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự vận động của tài sản, nguồn vốn trong quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua sử dụng hệ thống tài khoản kế toán. 10
Vai trò của phương pháp đối ứng tài khoản Phương pháp đối ứng tài khoản nối liền việc lập chứng từ và khái quát tình hình kinh tế bằng hệ thống báo cáo tài chính. Phương pháp đối ứng tài khoản có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản của đơn vị kế toán và là công việc không thể thiếu trước khi lập hệ thống báo cáo tài chính. 1.2.4 Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Tổng hợp và cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế khác thuộc đối tượng hạch toán trên những mặt bản chất và trong các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng hạch toán kế toán. Hình thức biểu hiện cụ thể hay kết quả của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán là hệ thống các bảng tổng hợp – cân đối kế toán. 1.3 Tổ chức sổ kế toán Công tác kế toán ở các đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng của kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán. Lịch sử phát triển của khoa học kế toán từ trước đến nay đã trải qua các hình thức kế toán sau: - Hình thức Nhật ký- sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chứng từ Việc áp dụng hình thức kế toán này hay hình thức kế toán khác là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp.Vấn đề cần lưu ý là khi chọn 1 hình thức kế toán để áp dụng trong xí nghiệp thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó, tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá tuỳ tiện, làm theo kiểu riêng của mình. 1.3.1 Hình thức Nhật ký- Sổ cái. Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán giản đơn bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán. 11
Các loại sổ kế toán. Hình thức Nhật ký- Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký- Sổ cái: Nhật ký - Sổ cái là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phần Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Với phần Sổ cái để phân loại các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán. Sổ Nhật ký- Sổ cái gồm nhiều trang, mỗi trang làm hai phần: một phần dùng làm sổ Nhật ký gồm các cột: ngày tháng, số hiệu của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, trích yếu nội dung nghiệp vụ ghi sổ và số tiền. Phần dùng làm Sổ cái được chia ra nhiều cột, mỗi cột ghi một tài khoản, trong mỗi cột lớn( ghi một tài khoản) lại chia 2 cột nhỏ để ghi bên Nợ và bên Có của tài khoản đó. Số lượng cột trên sổ nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản phải sử dụng. - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong hình thức Nhật ký- Sổ cái gồm: + Sổ thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, khấu hao TSCĐ và vốn kinh doanh. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá + Sổ và thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền (quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tiền gửi ngân hàng khác và vốn bằng tiền khác) và tiền vay ngân hàng (vay ngắn hạn ngân hàng, vay dài hạn ngân hàng). + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, thanh toán với người bán, người nhận thầu, thanh toán với người mua, người đặt hàng, thanh toán các khoản phải thu, phải trả và các khoản bồi thường vật chất, thanh toán trong nội bộ ngành và nội bộ xí nghiệp, thanh toán với ngân sách và các nghiệp vụ thanh toán khác đòi hỏi phải theo dõi chi tiết. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất và phí tổn lưu thông. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí vốn đầu tư cơ bản và cấp phát đầu tư cơ bản. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các khoản khác tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm tra và lập báo biểu trong từng ngành, từng xí nghiệp. Nội dung và kết cấu của các sổ và thẻ kế toán chi tiết phụ thuộc vào tính chất của các đối tượng hạch toán và yêu cầu thu nhận các chỉ tiêu phục vụ công tác quản lý và lập báo cáo. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký- Sổ cái 12
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký- Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán. Các loại sổ kế toán. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung (sổ Nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của nghiệp vụ đó. Làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng ân đôi số phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu khác. 13
Sổ nhật ký đặc biệt được dùng trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nếu tập trung ghi tất cả vào sổ Nhật ký chung thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ nhiều cột). Sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái. Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như TSCĐ, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, chi phí sản xuất Người ta phải mở các sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu của tài khoản đó trong sổ cái hay trong bảng cân đối tài khoản. 14
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi Sổ nhật ký đặc tiết biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ kế toán. Hình thức chứng từ ghi sổ kế toán gồm các sổ kế toán sau đây: - Chứng từ ghi sổ - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng Cái - Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán. Có hai loại sổ kế toán: sổ cái ít cột và sổ cái nhiều cột. Sổ cái ít cột dược sử dụng trong 15
những trường hợp hoạt động kinh tế tài chính đơn giản, do đó quan hệ đối ứng của các tài khoản cũng đơn giản. Trong trường hợp hoạt động kinh tế tài chính phức tạp, các tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với các tài khoản khác thì phải sử dụng mẫu sổ cái nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và thu nhận chỉ tiêu cần thiết phụ vụ yêu cầu quản lý. Trên sổ cái nhiều cột thì số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản đượ phân tích theo các tài khoản đối ứng Có và tài khoản đối ứng Nợ có liên quan. Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi vào sổ cái hai lần: Một lần ghi vào bên Nợ và một lần ghi vào bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau. Sổ cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng tháng một: trong đó mỗi tài khoản được dành riêng một trang hoặc một số trang tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều. Trường hợp một tài khoản phải dùng một số trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối mỗi tháng phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật ký). Nội dung chủ yếu của các sổ này có các cột: số hiêu của chứng từ ghi sổ. Ngoài mục đích đăng ký các chứng từ ghi số phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toán đã ghi trên các tài khoản kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở cho cả năm, cuối mỗi tháng kế toán tiến hành cộng tổng số phát sinh trong cả tháng để làm căn cứ đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối số phát sinh được dùng để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên sổ cái, nhằm kiểm tra lại việc tập hợp và hệ thống hoá các số liệu trên sổ cái, đồng thời làm căn cứ để thực hiện việc đối chiếu số liệu của sổ cái với số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (tức là giữa sổ nhật ký và sổ cái). Trên bảng đối chiếu số phát sinh ngoài các cột phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có còn có các cột phản ánh số dư đầu tháng (dư Nợ và dư Có) của từng tài khoản, do đó bảng này được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối tài sản và các báo biểu kế toán khác. Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong hình thức Chứng từ ghi sổ tương tự như hình thức Nhật ký - Sổ cái. Trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là loại chứng 16
từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy (ghi Nợ tài khoản nào, đối ứng với bên Có của tài khoản nào, hoặc ngược lại- xem mẫư chứng từ ghi sổ). Chứng từ ghi sổ có thể lập cho từng chứng từ gốc, hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. Trong trường hợp thứ hai phải lập các bảng tổng hợp chứng từ gốc. Bảng tổng hợp chứng từ gốc lập cho từng loại nghiệp vụ một và có thể lập định kỳ 5- 10 ngày một lần hoặc lập một bảng luỹ kế cho cả tháng, trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa ghi chép theo trình tự thời gian, vừa được phân loại theo các tài khoản đối ứng. Cuối tháng (hoặc định kỳ) căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 17
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ có mấy nguyên tắc chủ yếu sau đây: - Mở sổ sách kế toán theo vế Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng Nợ có liên quan. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán kế toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. 18
- Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập báo biểu kế toán. - Dùng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của tài khoản và các chỉ tiêu hạch toán chi tiết các chỉ tiêu báo biểu quy định. Các loại sổ kế toán. Những sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái. - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh Có của các tài khoản tổng hợp. Nhật ký chứng từ mở cho tất cả các tài khoản, có thể mở cho mỗi một tài khoản một nhật ký chứng từ hoặc có thể mở một nhật ký chứng từ để dùng cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ mật thiết với nhau và thông thường là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các tài khoản đó không nhiều. Khi mở nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản, thì trên nhật ký chứng từ đó phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột cho mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp, số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một nhật ký chứng từ và từ nhật ký chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên nhật ký chứng từ khác nhau ghi Có các tài khoản đối ứng có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản đó và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ chỉ tập hợp số phát sinh bên Có của tài khoản phân tích theo các tài khoản đối ứng Nợ. Riêng đối với các nhật ký chứng từ ghi Có các tài khoản thanh toán để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, còn có thể bố trí thêm các cột để phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản đó. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích, không dùng để ghi sổ cái. Nhật ký chứng từ phải mở theo từng tháng, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng tiếp theo. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở 19
sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản. Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp trực tiếp trên nhật ký chứng từ được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng kê phần lớn mở theo vế Có của tài khoản. Riêng đối với các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, bảng kê được mở theo vế Nợ của tài khoản. Đối với các bảng kê dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán, ngoài số phát sinh Có, còn phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản chi tiết theo từng khách nợ, chủ nợ, từng tài khoản thanh toán. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nợ nhật ký chứng từ chi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy tờ các nhật ký chứng từ có liên quan, sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ khiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ. Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản được thực hiện kết hợp ngay trên các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê của các tài khoản đó, vì vậy không phải mở các các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng. Đối với TSCĐ, hàng hoá vật tư, thành phẩm và chi phí sản xuất cần phải nắm chắc tình hình biến động thường xuyên chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng đối tượng hạch toán cả về số lượng lẫn giá trị nên không thể phản ánh kết hợp đầy đủ trong nhật ký chứng từ và bảng kê được mà bắt buộc phải mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng. Trong trường hợp này phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ váo sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái và các nhật ký chứng từ, bảng kê có liên quan. Căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán chủ yếu trong hình thức nhật ký chứng từ là chứng từ gốc. Tuy nhiên, để đơn giản và hợp lý công việc ghi chép kế toán hàng ngày trong hình thức kế toán này còn sử dụng hai loại chứng từ tổng hợp phổ biến là bảng phân bổ và tờ khai chi tiết. Bảng tổng hợp là chứng từ tổng hợp phân loại chứng từ gốc cùng loại theo các đối tượng sử dụng bảng phân bổ được dùng cho các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên như vật liệu, tiền lương hoặc đòi hỏi phải tính toán phân bổ như khấu hao TSCĐ, phân bổ vật rẻ tiền mau hỏng, phân bổ lao vụ sản 20
xuất phụ. Khi sử dụng bảng phân bổ thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng số liệu ở bảng phân bổ được ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Tờ kê chi tiết cũng là loại chứng từ tổng hợp chứng từ gốc dùng để phân loại các chỉ tiêu bằng tiền và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác đã được phản ánh ở các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê để ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê khác có liên quan theo các chỉ tiêu hạch toán chi tiết quy định trên các nhật ký chứng từ và bảng kê này. Khi sử dụng các tờ kê chi tiết thì số liệu chứng từ gốc trước hết được ghi vào tờ kê chi tiết cuối tháng số liệu của các tờ kê chi tiết dược ghi vào nhật ký chứng từ và bảng kê liên quan. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 21
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký Sổ và thẻ kế toán chứng từ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đưcợ thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức nào sẽ có loại sổ của hình thức đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. 22
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hện các thao tác khoá sổ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập ttrong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổn hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 23
Chương 2 HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Khái niệm, đặc điểm tài sản cố định, nhiệm vụ của hạch toán tài sản cố định 2.1.1 Khái niệm Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình. Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ: Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình, vô hình phải thỏa mãn đồng thời tất cả bốn (4) tiêu chuẩn ghi nhận sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy; - Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm; - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. 2.1.2 Đặc điểm của tài sản cố định - Tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất. - Giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Giá trị TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ Để có được thông tin hữu ích nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐ kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ toàn doanh nghiệp cũng như từng bộ phận trên các mặt số lượng, chất 24
lượng, cơ cấu, giá trị đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ tại các bộ phận khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. - Tính toán chính xác, kịp thời số khấu hao TSCĐ đồng thời phân bổ đúng đắn chi phí khấu hao vào các đối tượng sử dụng. - Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí sữa chữa TSCĐ. Tham gia lập dự toán về chi phí sửa chữa và đôn đốc đưa TSCĐ được sữa chữa vào sử dụng một cách nhanh chóng. - Theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quy tình thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhằm đảm bảo việc quản lý và sử dụng vốn cố định đúng mục đích và có hiệu quả. - Lập báo cáo về TSCĐ, tham gia phân tích tình hình trang bị, sử dụng, bảo quản các loại TSCĐ. 2.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ 2.2.1 Phân loại TSCĐ Phân loại TSCĐ theo hình thái vật chất kết hợp với phân loại theo kết cấu, TSCĐ gồm: TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình. (a) Nhà cửa, vật kiến trúc; (b) Máy móc, thiết bị; (c) Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn; (d) Thiết bị, dụng cụ quản lý; (e) Vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm; (f) TSCĐ hữu hình khác. TSCĐ vô hình: là tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. Là những tài sản mà nó không có thực thế hữu hình nhưng nó đại diện cho một quyền hợp pháp nào đó mà người chủ sở hữu được hưởng quyền lợi kinh tế. Theo đặc trưng kỹ thuật TSCĐ vô hình chia thành các loại sau: Quyền sử dụng đất có thời hạn 25
Phần mềm máy vi tính Bằng sáng chế, bản quyền Giấy phép khai thác thuỷ sản, hạn ngạch xuất khẩu, hạn ngạch nhập khẩu, giấy phép nhượng quyền, quan hệ kinh doanh với khách hàng hoặc nhà cung cấp, sự trung thành của khách hàng, thị phần và quyền tiếp thị Phân loại theo quyền sở hữu TSCĐ gồm: TSCĐ tự có: là những TSCĐ được xây dựng, mua sắm và hình thành từ nguồn vốn ngân quỹ của doanh nghiệp và các TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được phản ánh trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. TSCĐ thuê ngoài: là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của đơn vị khác để sử dụng trong một thời gian nhất định theo hợp đồng thuê tài sản. Trong đó theo điều kiện của hợp đồng thuê thì TSCĐ đi thuê được chia thành: + TSCĐ thuê tài chính: là các TSCĐ đi thuê nhưng doanh nghiệp có quyền kiểm soát và sử dụng lâu dài theo các điều khoản của hợp đồng thuê. TSCĐ thuê tài chính cũng được coi là TSCĐ của doanh nghiệp được phản ánh trên bảng cân đối kế toán và doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, sử dụng, trích khấu hao như các TSCĐ tự có của doanh nghiệp. + TSCĐ thuê hoạt động: là TSCĐ thuê không thỏa mãn bất cứ điều khoản nào của hợp đồng thuê tài chính. Bên đi thuê chỉ được quản lý, sử dụng trong thời hạn hợp đồng và phải hoàn trả cho bên cho thuê khi kết thúc hợp đồng. Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành + TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn ngân sách + TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn vay + TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn liên doanh, liên kết + TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn tự bổ sung Phân loại theo tình hình sử dụng và công dụng của TS + TSCĐ đang dùng trong sản xuất kinh doanh + TSCĐ phúc lợi + TSCĐ chưa cần dùng, không cần dùng chờ xử lý + TSCĐ chờ thanh lý 26
Phân loại theo lĩnh vực phục vụ + TSCĐ sử dụng trong SXKD: TSCĐ dùng trong sản xuất TSCĐ dùng cho bán hàng TSCĐ dùng cho quản lý + TSCĐ dùng cho hoạt động khác Hoạt động phúc lợi, tập thể Hoạt động sự nghiệp Hoạt động an ninh, quốc phòng 2.2.2 Đánh giá TSCĐ 2.2.2.1 Đánh giá theo nguyên giá Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí bình thường và hợp lý mà doanh nghiệp bỏ ra để có được TSCĐ đó và tính đến thời điểm đưa TS đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá TSCĐ hữu hình Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm bao gồm giá mua (trừ (-) các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như: Chi phí chuẩn bị mặt bằng; Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu; Chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử); Chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác. TSCĐ hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu, nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐ vô hình. TSCĐ thuê tài chính: nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính là giá ghi trên hợp đồng thuê tài chính. + Nếu sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ là giá chưa có thuế. 27
+ Nếu sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là tổng giá thanh toán. TSCĐ hữu hình mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, nguyên giá TSCĐ đó được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán và giá mua trả ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hóa) theo quy định của chuẩn mực kế toán “Chi phí đi vay”. Các khoản chi phí phát sinh, như: Chi phí quản lý hành chính, chi phí sản xuất chung, chi phí chạy thử và các chi phí khác nếu không liên quan trực tiếp đến việc mua sắm và đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng thì không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình. Các khoản lỗ ban đầu do máy móc không hoạt động đúng như dự tính được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế là giá thành thực tế của TSCĐ tự xây dựng, hoặc tự chế cộng (+) chi phí lắp đặt, chạy thử. Trường hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng (+) các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Trong các trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ không được tính vào nguyên giá của các tài sản đó. Các chi phí không hợp lý, như nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vượt quá mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình tăng từ các nguồn khác Nguyên giá TSCĐ hữu hình được tài trợ, được biếu tặng, được ghi nhận ban đầu theo giá trị hợp lý ban đầu. Trường hợp không ghi nhận theo giá trị hợp lý ban đầu thì doanh nghiệp ghi nhận theo giá trị danh nghĩa cộng (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá TSCĐ vô hình Nguyên giá TSCĐ vô hình mua riêng biệt, bao gồm giá mua (trừ (-) các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính. 28
Trường hợp quyền sử dụng đất được mua cùng với mua nhà cửa, vật kiến trúc trên đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐ vô hình. TSCĐ vô hình mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, nguyên giá của TSCĐ vô hình được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán và giá mua trả ngay được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ vô hình (vốn hóa) theo quy định của chuẩn mực kế toán “Chi phí đi vay”. TSCĐ vô hình hình thành từ việc trao đổi thanh toán bằng chứng từ liên quan đến quyền sở hữu vốn của đơn vị, nguyên giá TSCĐ vô hình là giá trị hợp lý của các chứng từ được phát hành liên quan đến quyền sở hữu vốn. Nguyên giá TSCĐ vô hình hình thành trong quá trình sáp nhập doanh nghiệp có tính chất mua lại là giá trị hợp lý của tài sản đó vào ngày mua (ngày sáp nhập doanh nghiệp). Doanh nghiệp phải xác định nguyên giá TSCĐ vô hình một cách đáng tin cậy để ghi nhận tài sản đó một cách riêng biệt. Giá trị hợp lý có thể là: - Giá niêm yết tại thị trường hoạt động; - Giá của nghiệp vụ mua bán TSCĐ vô hình tương tự. Nếu không có thị trường hoạt động cho tài sản thì nguyên giá của TSCĐ vô hình được xác định bằng khoản tiền mà doanh nghiệp lẽ ra phải trả vào ngày mua tài sản trong điều kiện nghiệp vụ đó được thực hiện trên cơ sở khách quan dựa trên các thông tin tin cậy hiện có. Trường hợp này doanh nghiệp cần cân nhắc kết quả của các nghiệp vụ đó trong mối quan hệ tương quan với các tài sản tương tự. Khi sáp nhập doanh nghiệp, TSCĐ vô hình được ghi nhận như sau: + Bên mua tài sản ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu tài sản đó đáp ứng được định nghĩa về TSCĐ vô hình và tiêu chuẩn ghi nhận quy định trong đoạn 16, 17, kể cả trường hợp TSCĐ vô hình đó không được ghi nhận trong báo cáo tài chính của bên bán tài sản; + Nếu TSCĐ vô hình được mua thông qua việc sáp nhập doanh nghiệp có tính chất mua lại, nhưng không thể xác định được nguyên giá một cách đáng tin cậy thì tài 29
sản đó không được ghi nhận là một TSCĐ vô hình riêng biệt, mà được hạch toán vào lợi thế thương mại (Theo quy định tại Đoạn 46). Khi không có thị trường hoạt động cho TSCĐ vô hình được mua thông qua việc sáp nhập doanh nghiệp có tính chất mua lại, thì nguyên giá TSCĐ vô hình là giá trị mà tại đó nó không tạo ra lợi thế thương mại có giá trị âm phát sinh vào ngày sáp nhập doanh nghiệp. Nguyên giá TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn khi được giao đất hoặc số tiền trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp từ người khác, hoặc giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn liên doanh. Trường hợp quyền sử dụng đất được chuyển nhượng cùng với mua nhà cửa, vật kiến trúc trên đất thì giá trị của nhà cửa, vật kiến trúc phải được xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐ hữu hình. Nguyên giá TSCĐ vô hình được nhà nước cấp hoặc được tặng, biếu, được xác định theo giá trị hợp lý ban đầu cộng (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính. Nguyên giá TSCĐ vô hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ vô hình không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ vô hình nhận về hoặc bằng với giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. 2.2.2.2 Đánh giá theo giá trị còn lại Giá trị còn lại của TSCĐ là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao lũy kế. Giá trị còn lại = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị khấu hao lũy kế Trường hợp nguyên giá TSCĐ được đánh giá lại thì giá trị còn lại của TSCĐ cũng được xác định lại. Cách 1 Giá trị còn lại sau khi đánh giá Nguyên giá sau khi Giá trị còn lại sau khi Giá trị còn lại của TSCĐ đánh giá lại = x đánh giá trước khi đánh giá Nguyên giá trước khi đánh giá lại 30
Cách 2 Giá trị còn lại sau khi Nguyên giá sau khi đánh Giá trị hao mòn theo = - đánh giá giá lại đánh giá thực tế 2.2.2.3 Các trường hợp được thay đổi nguyên giá của TSCĐ Kế toán chỉ được thay đổi nguyên giá của TSCĐ trong các trường hợp sau: - Đánh giá lại TSCĐ - Xây dựng, trang bị thêm TSCĐ - Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực hoạt động và kéo dài tuổi thọ của TSCĐ - Tháo dỡ bớt một số bộ phận làm giảm nguyên giá TSCĐ - Do điều chỉnh nguyên giá (tạm ghi khi có giá chính thức sẽ tiến hành điều chỉnh) - 2.3 Hạch toán tình hình biến động TSCĐ Chứng từ ban đầu: Biên bản bàn giao TSCĐ; Hoá đơn giá trị gia tăng. Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ ngân hàng Tài khoản sử dụng Để kế toán các nghiệp vụ tăng phải giảm TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 211- TSCĐ hữu hình. Kết cấu của tài khoản 211 như sau: Bên nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, nhận bàn giao, được cấp, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, các nhà đầu tư góp vốn, được biếu tặng viện trợ không hoàn lại Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do trang thiết bị thêm, cải tạo nâng cấp, đánh giá lại TSCĐ. 31
Bên có: Nguyên giá TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán, bàn giao hoặc trả lại cho nhà đàu tư, mang góp vốn vào công ty liên kết, cơ sở liên doanh đồng kiểm soát Nguyên giá TSCĐ giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận. Điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại TSCĐ. TSCĐ chuyển thành công cụ dụng cụ. Số dư bên nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có tại doanh nghiệp. Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2: Tài khoản 2112 - Nhà cửa, vật kiến trúc. Phản ánh các công trình xây dựng cơ bản như: nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể, tháp nước, sân, bãi, các công trình trang trí thiết kế cho nhà cửa, các công trình cơ sở hạ tầng như đường xá cầu cống Tài khoản 2113 - Máy móc thiết bị phản ánh giá trị các loại máy móc thiết bị dùng trong kinh doanh của DN: máy móc chuyên dùng, máy móc thiết bị và những máy móc đơn lẻ khác Tài khoản 2114 - Phương tiện vận tải truyền dẫn: phản ánh giá trị các loại phương tiện vận tải truyền dẫn như: ôtô, xe máy, ống dẫn khí (ngành dầu khí), các thiết bị phục vụ thông tin liên lạc, thiết bị điện nước Tài khoản 2115 - Thiết bị dụng cụ quản lý: phản ánh các loại thiết bị và dụng cụ có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài dùng trong quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, quản lý chung khác (máy vi tính, các thiết bị văn phòng ) Tài khoản 2116 - Cây lâu năm súc vật làm việc và cho sản phẩm: phản ánh giá trị các loại TSCĐ là các loại cây lâu năm (cà phê, cây cao su, vườn cây ăn trái ), súc vật làm việc (trâu bò, ngựa kéo), súc vật nuôi để lấy sản phẩm (bò sữa, súc vât sinh sản ). Tài khoản 2118 - TSCĐ khác: phản ánh giá trị các loại TSCĐ khác ngoài các loại TSCĐ kể trên. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK 411, 331, 341, 111, 112, 414, 431, 441 Trình tự kế toán TSCĐHH trong doanh nghiệp Trình tự kế toán tăng TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp:  Trình tự kế toán tăng TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh: 32
TSCĐ tăng do các nhà đầu tư góp vốn bằng TSCĐ hữu hình, kế toán ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Khi mua sắm TSCĐ hữu hình (kể cả mua mới hoặc mua lại TSCĐ đã sử dụng) hoàn thành đưa vào sử dụng ngay cho hoạt đông SXKD, kế toán phản ánh trị giá mua của TSCĐ: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 133 (1332) - Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 331, 341 Mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động SXKD, kế toán ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 133 (1332) - Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 331, 341 Mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động SXKD, kế toán ghi: - Tại thời điểm mua: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT trả tiền ngay) Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Phần lãi trả chậm) Nợ TK 133 (1332) - Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 341 -Số tiền trả lần đầu Có TK 331 - Số tiền trả góp, trả chậm - Định kỳ thanh toán cho người bán bao gồm cả gốc và lãi trả chậm, trả góp: Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111, 112 - Đồng thời phản ánh số lãi trả chậm, trả góp vào chi phí tài chính: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính 33
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Phần lãi trả chậm từng kỳ) Khi nhập khẩu TSCĐ: Kế toán phản ánh giá trị TSCĐ nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu Có TK 111, 112 Có TK 331 - Phải trả người bán - Đối với thuế GTGT của hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (TK 33312) - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu - Kế toán ghi : Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (TK 3333, 33312) Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Khi mua TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD không thuộc đối tương chịu thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112, 331 Trường hợp TSCĐ hữu hình được mua bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoặc quỹ đầu tư phát triển, quỹ phúc lợi dùng vào sản xuất kinh doanh thì đồng thời với việc ghi tăng tài sản cố định hữu hình, kế toán ghi tăng nguồn vốn kinh doanh, giảm nguồn vốn đâu tư xây dựng cơ bản hoặc quỹ đầu tư phát triển hoặc ghi giảm quỹ phúc lợi. - Tài sản cố định hữu hình được mua sắm bằng quỹ đầu tư phát triển, ghi: Nợ TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK 411-Nguồn vốn kinh doanh - Tài sản cố định hữu hình được mua sắm bằng nguồn vốn xây dựng cơ bản, ghi: Nợ TK 441 - Nguồn vốn xây dựng cơ bản Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh 34
- Tài sản cố định hữu hình được mua sắm bằng quỹ phúc lợi, ghi: Nợ TK 4312 - Quỹ phúc lợi Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh - Trường hợp TSCĐ hữu hình mua sắm bằng nguồn vốn vay dùng vào sản xuất kinh doanh thì chỉ ghi tăng giá trị TSCĐ hữu hình, không ghi tăng nguồn vốn kinh doanh - Trường hợp TSCĐ hữu hình mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh dùng vào SXKD thì chỉ ghi tăng giá trị TSCĐ hữu hình, không ghi tăng nguồn vốn kinh doanh Bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng từ công trình xây dựng cơ bản hoàn thành. - Căn cứ vào giá trị quyết toán công trình đã được duyệt y, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang - Tuỳ vào việc sử dụng nguồn vốn để đầu tư XDCB ở doanh nghiệp (nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc các quỹ doanh nghiệp ), kế toán ghi sổ tăng nguồn vốn KD và ghi giảm nguồn vốn đầu tư XDCB và các quỹ doanh nghiệp đã hình thành TSCĐ như trong trường hợp mua sắm. Nếu công trình XDCB được đầu tư bằng nguồn vốn XDCB hoặc quỹ đầu tư phát triển, quỹ phúc lợi dùng vào SXKD phải ghi: Nợ TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển Nợ TK 441 - Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản Nợ TK 4312 - Quỹ phúc lợi Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Nếu công trình XDCB được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh, bằng vốn khấu hao TSCĐ, bằng vốn vay, khi công trình đầu tư XDCB hoàn thành dùng vào SXKD thì chỉ ghi tăng giá trị TSCĐ, không ghi tăng nguồn vốn KD (giống như trong trường hợp mua sắm). TSCĐ tăng do được tặng, biếu, tài trợ đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động SXKD: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 711 - Thu nhập khác Chuyển TSCĐ thuê tài chính thành TSCĐ của doanh nghiệp 35
- Trường hợp trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê chỉ thuê hết một phần giá trị tài sản, sau đó mua lại thì khi nhận chuyển giao quyền sở hữu tài sản, kế toán ghi giảm TSCĐ thuê tài chính và ghi tăng TSCĐ hữu hình thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Khi chuyển từ tài sản thuê tài chính sang tài sản thuộc sở hữu, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 212 - TSCĐ thuê tài chính. Số tiền trả khi mua lại TSCĐ thuê tài chính, ghi: Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112. Đồng thời chuyển giá trị hao mòn, ghi: Nợ TK 2142 - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính Có TK 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình.  Trình tự kế toán tăng TSCĐ hữu hình dùng vào hoạt động SXKD - doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trưc tiếp, hoặc không thuộc đối tượng tính thuế GTGT, hoặc TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án, hoạt động văn hoá, phúc lợi được trang trải bằng nguồn kinh phí khác. Kế toán phản ánh giá trị TSCĐ bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế GTGT của TSCĐ nhập khẩu, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử bao gồm cả thuế GTGT. Phương pháp kế toán tương tự như phần trên. Riêng trường hợp mua sắm TSCĐ hữu hình bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động phúc lợi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112 Đồng thời ghi Nợ TK 4312 - Quỹ phúc lợi Có TK 4313 - Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định Trình tự kế toán giảm TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp Mọi trường hợp giảm TSCĐ hữu hình, kế toán phải làm đầy đủ thủ tục. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ theo từng trường hợp cụ thể như sau: 36
 Kế toán nhượng bán tài sản cố định hữu hình TSCĐ nhượng bán thường là những TSCĐ không cần dùng hoặc xét thấy sử dụng không có hiệu quả. Khi nhượng bán TSCĐ hữu hình, phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết (các quyết định nhượng bán, biên bản bàn giao TSCĐ, hợp đồng ) Nhượng bán TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh: - Khi thu tiền nhượng bán TSCĐ: Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 112, 111, 131 Có TK 711 - Thu nhập khác Có TK 333 (3331) Thuế GTGT phải nộp Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 - Thu nhập khác - Căn cứ vào chứng từ giảm TSCĐ phản ánh phần giá trị còn lại vào chi phí và ghi giảm nguyên giá giá trị đã hao mòn, ghi: Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (Phần giá trị hao mòn luỹ kế) Nợ TK 811 - Chi phí khác (Phần giá trị còn lại của TSCĐ) Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá TSCĐ) - Khi phát sinh các chi phí liên quan đến nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 111, 112, 331 - Nếu DN thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo PP khấu trừ, chi phí nhượng bán TSCĐ, ghi: Nợ TK 811 - Chi phí khác Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331 Nhượng bán TSCĐ mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động phúc lợi, ghi: Nợ TK 4313 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 37
Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định Có TK 211 - TSCĐ hữu hình  Kế toán thanh lý tài sản cố định hữu hình TSCĐ hữu hình thanh lý là những TSCĐ hư hang, lạc hậu kỹ thuật không thể tiếp tục sử dụng. Khi có TSCĐ thanh lý, phải ra quyết định thanh lý,lập “Biên bản thanh lý TSCĐ”. Trường hợp TSCĐ thanh lý dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh: - Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (phần giá trị đã hao mòn) Nợ TK 811 - Chi phí khác (Phần còn laị) Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá TSCĐ) - Phản ánh số thu về thanh lý ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153 Có TK 711 - Thu nhập khác - Tập hợp chi phí về thanh lý TSCĐ, ghi: Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 111, 112, 152, 153 Trường hợp TSCĐ thanh lý dùng vào hoạt động văn hoá phúc lợi, kế toán ghi: Nợ TK 431 - Quỹ phúc lợi khen thưởng (4313) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định Có TK 211 - TSCĐ hữu hình  Kế toán góp vốn vào công ty liên kết bằng tài sản cố định hữu hình Căn cứ vào giá trị đánh giá lại giữa nhà đầu tư và công ty nhận liên kết, ghi: Nợ TK 223 - Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 214 –Hao mòn TSCĐ Nợ TK 811 –Nếu giá đánh giá lại Giá trị còn lại của TSCĐ 38
 Kế toán góp vốn vào công ty liên doanh bằng tài sản cố định hữu hình: Trường hợp bên liên doanh đem tài sản cố định của mình đi góp vốn vào hợp đồng hợp tác kinh doanh dưới hình thức tài sản đồng kiểm soát, kế toán vẫn tiếp tục theo dõi TSCĐ đó trên TK 211 và chỉ phản ánh sự thay đổi mục đích, nơi sử dụng của tài sản cố định. Trường hợp bên liên doanh đem tài sản cố định của mình đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát. * Khi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng tài sản cố định, ghi: Nợ TK 222 - Giá trị thực tế của TSCĐ do các bên thống nhất đánh giá Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (Số khấu hao đã trích); Nợ TK 811 - Số chênh lệch đánh giá lại nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ Có TK 211 - Nguyên giá TSCĐ hữu hình Có TK 711 - Số chênh lệch tương ứng với lợi ích của bên góp vốn liên doanh. Có TK 3387 -Số chênh lệch tương ứng với tỷ lệ góp vốn của đơn vị trong liên doanh. * Hàng năm căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định đem góp vốn, kế toán phân bổ trở lại số doanh thu chưa thực hiện vào thu nhập khác trong kỳ, ghi: Nợ TK 3387 -Chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ đem đi góp vốn Có TK 711 -Phần doanh thu chưa thực hiện được phân bổ cho 1 năm * Trường hợp hợp đồng liên doanh kết thúc hoạt động, hoặc bên góp vốn chuyển nhượng phần vốn góp liên doanh cho đối tác khác, kết chuyển toàn bộ khoản chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ khi góp vốn còn lại (đang phản ánh ở bên Có TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”) sang thu nhập khác, kế toán ghi: Nợ TK 3387 - Chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ đem đi góp vốn Có TK 711 -Thu nhập khác.  Trường hợp trả vốn kinh doanh cho ngân sách, cho cấp trên bằng TSCĐ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ 39
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình  Cấp vốn kinh doanh cho cấp dưới bằng TSCĐ hữu hình Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu đơn vị nội bộ (1361) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định Có TK211 - Tài sản cố định hữu hình  Khi mang TSCĐ ra khỏi doanh nghiệp để thế chấp ký quỹ, ký cược Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 144, 244: Giá trị còn lại Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 211 - TSCĐ hữu hình  Chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ Những TSCĐ không đủ tiêu chuẩn xếp vào TSCĐ, theo qui định phải chuyển sang theo dõi, quản lý và hạch toán như công cụ dụng cụ. Nếu TSCĐ mới chưa đưa ra sử dụng, kế toán ghi : Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ Có TK 211 - NGTSCĐ hữu hình Nếu giá trị còn lại của TSCĐ nhỏ thì tính toàn bộ giá trị còn lại của TSCĐ vào chi phí SXKD trong kỳ, ghi : Nợ TK 641, 642 -Giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định Có TK 211 - NGTSCĐ hữu hình Nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn cần phải phân bổ dần vào chi phí SXKD nhiều kì, ghi: Nợ TK 142, 242 - Giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ hữu hình Có TK 211 - NGTSCĐ hữu hình Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch phân bổ, kế toán ghi: 40
Nợ TK 641, 642 Có TK 142, 242 Kế toán TSCĐ hữu hình phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê Mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu TSCĐ đều phải tìm nguyên nhân. Căn cứ vào "Biên bản kiểm kê TSCĐ" và kết luận của hội đồng kiểm kê để hạch toán theo từng nguyên nhân cụ thể: Nếu TSCĐ thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Nếu TSCĐ thừa đang sử dụng thì ngoài nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ hữu hình, căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mòn làm căn cứ tính trích bổ sung khấu hao TSCĐ vào chi phí kinh doanh, ghi : Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (2141) Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì phải báo ngay cho đơn vị chủ tài sản đó biết. Nếu chưa xác định được đơn vị chủ tài sản, trong thời gian chờ xử lý, kế toán phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để theo dõi giữ hộ. TSCĐ phát hiện thiếu trong kiểm kê phải được truy cứu nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm và xử lý theo đúng quy định hiện hành của chế độ tài chính. Trường hợp có quyết định xử lý ngay, căn cứ “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” đã được duyệt y và hồ sơ TSCĐ kế toán phải xác định chính xác nguyên giá, giá trị hao mòn của TSCĐ đó làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ và xử lý phần vật chất phần giá trị còn lại của TSCĐ. Tuỳ thuộc vào quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (phần giá trị hao mòn ) Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường) Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (nếu được phép ghi giảm vốn) Nợ TK 811 - Chi phí khác (Nếu doanh nghiệp chịu tổn thất) Có TK 211 - TSCĐ hữu hình Trường hợp phải chờ quyết định xử lý: Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (2141) (phần giá trị hao mòn) 41
Nợ TK 138 - Phải thu khác(1381 - TS thiếu chờ xử lý) (phần giá trị còn lại) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Khi có quyết định xử lý, ghi : Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (người có lỗi phải bồi thường ) Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (Nếu được phép ghi giảm vốn ) Nợ TK 811 - Chi phí khác ( Nếu doanh nghiệp chịu tổn thất ) Có TK 138 - Phải thu khác (1381) Kế toán TSCĐ vô hình Chứng từ ban đầu: Biên bản bàn giao TSCĐ Hoá đơn GTGT Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ Phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ ngân hàng Tài khoản sử dụng Để kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ vô hình trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 213- TSCĐ vô hình. Kết cấu của tài khoản 213 như sau: Bên nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng Bên có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm Số dư bên nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có tại doanh nghiệp. Tài khoản 213 - Tài sản cố định vô hình được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2: Tài khoản 2131 - Quyền sử dụng đất: Phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sử dụng, bao gồm: tiền chi ra để có quyền sử dụng đất, chi phí cho đền bù, giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng (đối với trường hợp quyền sử dụng đất riêng biệt đối với giai đoạn đầu tư nhà cửa, vật kiến trúc trên đất), lệ phí trước bạ không bao gồm các chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất. 42
Tài khoản 2132 - Quyền phát hành: Phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp đã chi ra để có quyền phát hành. Tài khoản 2133 - Bản quyền, bằng sáng chế: Phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là các chi phí thực tế chi ra để có bản quyền tác giả, bằng sáng chế. Tài khoản 2134 - Nhãn hiệu hàng hoá: Phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là các chi phí thực tế liên quan trực tiếp tới việc mua nhãn hiệu hàng hoá. Tài khoản 2135 - Phần mềm máy vi tính: Phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp đã chi ra để có phần mềm máy vi tính. Tài khoản 2136 - Giấy phép và giấy phép nhượng quyền: Phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là các khoản chi ra để doanh nghiệp có được giấy phép và giấy phép nhượng quyền thực hiện công việc đó, như giấy phép khai thác, giấy phép sản xuất loại sản phẩm mới Tài khoản 2138 - TSCĐ vô hình khác: Phản ánh giá trị các loại TSCĐ vô hình khác chưa quy định phản ánh ở các tài khoản trên như bản quyền, quyền sử dụng hợp đồng Trình tự kế toán tăng TSCĐ vô hình  Hạch toán các nghiệp vụ mua TSCĐ vô hình: Trường hợp mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có TK 111, 112, 341, 331 Mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động SXKD không thuộc diện chịu thuế GTGT, ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111, 112, 341, 331 Trường hợp mua TSCĐ vô hình theo phương thức trả chậm, trả góp: - Khi mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 213-TSCĐVH(theo giá mua trả ngay chưa có thuế GTGT) 43
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Phần lãi trả chậm, trả góp tính bằng số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) giá mua trả ngay và thuế GTGT đầu vào (nếu có)) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán). - Khi mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình (Theo giá mua trả ngay đã có thuế GTGT) Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Phần lãi trả chậm, trả góp: số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) giá mua trả ngay) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán). - Hàng kỳ tính số lãi phải trả về mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp, ghi: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. - Khi thanh toán tiền cho người bán, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có các TK 111, 112.  Giá trị TSCĐ vô hình được hình thành từ nội bộ doanh nghiệp trong giai đoạn triển khai: Khi xét thấy kết quả triển khai thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình: - Tập hợp chi phí thực tế phát sinh ở giai đoạn triển khai để hình thành nguyên giá TSCĐ vô hình, kế toán ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332 - nếu có) Có các TK 111, 112, 152, 153, 331 - Khi kết thúc giai đoạn triển khai, kế toán phải xác định tổng chi phí thực tế phát sinh hình thành nguyên giá TSCĐ vô hình, kế toán ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình 44
Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang.  Khi mua TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất cùng với mua nhà cửa, vật kiến trúc trên đất thì phải xác định riêng biệt giá trị TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất, TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc, kế toán ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá nhà cửa, vật kiến trúc) Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình (Nguyên giá quyền sử dụng đất) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332 - nếu có) Có các TK 111, 112, 331  Khi mua TSCĐ vô hình được thanh toán bằng chứng từ liên quan đến quyền sở hữu vốn của các công ty cổ phần, nguyên giá TSCĐ vô hình là giá trị hợp lý của các chứng từ được phát hành liên quan đến quyền sở hữu vốn, kế toán ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 411 - Nguồn vốn KD (Chi tiết vốn góp và thặng dư vốn cổ phần)  Các bút toán kết chuyển nguồn vốn hình thành TSCĐ tương tự phần tăng TSCĐ hữu hình.  Khi doanh nghiệp được tài trợ, biếu, tặng TSCĐ vô hình đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động SXKD, kế toán ghi: Nợ TK 213- TSCĐ vô hình Có TK 711 - Thu nhập khác. Các chi phí phát sinh liên quan đến TSCĐ vô hình nhận tài trợ, biếu, tặng, ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111, 112,  Khi doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh bằng quyền sử dụng đất, căn cứ vào hồ sơ giao quyền sử dụng đất, ghi: Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh  Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam được Nhà nước giao đất để góp vốn liên doanh với các công ty nước ngoài bằng giá trị quyền sử dụng đất, mặt nước, mặt biển, thì sau khi có quyết định của Nhà nước giao đất để góp vào liên doanh và làm xong thủ tục giao cho liên doanh, ghi: 45
Nợ TK 222 - Vốn góp liên doanh Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (Chi tiết nguồn vốn Nhà nước) Trình tự kế toán giảm TSCĐ vô hình Các trường hợp hạch toán giảm tài sản cố định vô hình kế toán hạch toán tương tự như phần trình tự kế toán giảm TSCĐ hữu hình. Trường hợp bên Việt Nam được Nhà nước giao đất để tham gia liên doanh, khi chuyển nhượng vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát cho bên nước ngoài và trả lại quyền sử dụng đất cho Nhà nước, ghi: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 222 - Vốn góp liên doanh. Nếu bên đối tác thanh toán cho bên Việt Nam một khoản tiền như là một khoản đền bù cho việc chuyển nhượng (trong trường hợp này cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát chuyển sang thuê đất), ghi: Nợ TK 111, 112, Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính 2.4 Hạch toán khấu hao TSCĐ * Các phương pháp khấu hao TSCĐ Hao mòn tài sản cố định - Khấu hao tài sản cố định . TSCĐ trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp đặc biệt là đất vẫn giữ được tính hữu ích của nó vô hạn), còn lại tất cả các TSCĐ đều bị giảm dần về giá trị, chúng có thời gian hoạt động là hữu hạn. Các trang thiết bị, máy móc sẽ trở thành hoàn toàn vô ích trong tương lai lúc đó không còn được coi là TSCĐ nữa. Trong quá trình này nó diễn ra một cách từ từ. Nghĩa là trong quá trình sử dụng TSCĐ, một phần giá trị của TSCĐ bị tiêu dùng (bị hao mòn), cho đến khi nó bị hao mòn hoàn toàn. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới giá trị của TSCĐ bị giảm dần trong quá trình sử dụng hay nói một cách khác là bị hao mòn. Đó là: - Sự hao mòn vật chất: Sau nhiều năm sử dụng nhà cửa máy móc thiết bị đều hư hỏng và đến lúc không còn sử dụng được sử dụng được nữa và phải sửa chữa, thay thế chúng. Điều này dễ hiểu, bởi những trang thiết bị, máy móc này luôn chịu sự tác động của các nhân tố tự nhiên mà con người không thể khắc phục được như nắng, 46
mưa, độ ẩm, nhiệt độ hàng ngày luôn cọ sát tác động đến chúng làm cho tính năng động sử dụng của nó bị giảm dần. - Tác nhân kinh tế: Với tốc độ phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật công nghệ. Kỹ thuật mới làm cho TSCĐ bị lỗi thời lạc hậu rất nhanh chóng. Một thiết bị của xí nghiệp là hiên đại nhất trong thời gian đó nhưng chỉ sau độ một vài năm thiết bị đã trở nên lac hậu so với những cái mới sản xuất ra. Điều này làm cho những máy móc thiết bị cũ bị giảm giá trị so với cái mới được sản xuất, hơn nữa gia tăng và luôn được đổi mới về quy mô của xí nghiệp làm cho những TSCĐ cũ trở nên không tương xứng với quy mô của doanh nghiệp dẫn đến giá trị của TSCĐ này bị giảm đi . - Tác nhân thời gian: Thời gian là thước đo chính xác nhất đối với tất cả sự tồn tại trên trái đất. Thời gian trôi đi giá trị của TSCĐ bị giảm dần và đến một lúc nào đó nó không còn ý nghĩa. - Sự hao mòn cạn: Với tài nguyên thiên nhiên trong quá trình khai thác nguồn sản lượng của chúng bị giảm dần và dẫn đến một lúc nào đó sẽ không còn nữa Như vậy, hao mòn TSCĐ là tất yếu khách quan trong quá trình sử dụng TSCĐ, hao mòn TSCĐ gồm 2 loại : Hao mòn hữu hình: Là hao mòn do các nguyên nhân cơ, lý, hóa học, do cường độ lao động, do trình độ thành thạo sử dụng tài sản cố định dẫn tới làm giảm giá trị TSCĐ. Hao mòn vô hình: Là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật. Sự mất tính hữu ích do việc tăng thiết bị để cải tiến, thay đổi chủng loại hoặc do những nguyên nhân khác không liên quan đến tình trạng vật chất của TSCĐ. Phần giá trị giảm dần của TSCĐ trong mỗi năm sử dụng được tính như một khoản chi phí và ghi nhận vào giá thành sản phẩm, chi phí kinh doanh để thu hồi lại vốn đầu tư ban đầu. Quá trình ghi nhận giá trị giảm dần đó của TSCĐ trong mỗi năm sử dụng được gọi là khấu hao TSCĐ. Thực chất khấu hao TSCĐ là quá trình chuyển hoàn vốn dưới hình thức hiện vật thành hình thái tiền tệ hay là sự biểu hiện bằng tiền phần giá trị TSCĐ đã hao mòn. Mục đích của việc trích khấu hao TSCĐ là thu hồi vốn đầu tư TSCĐ sau 1 thời gian nhất định để tái sản xuất và sửa chữa khi hư hỏng. Nhiều khi hình thức bên ngoài đánh giá sai lệch nội dung bên trong, về bản chất mà xét thì khấu hao là những biểu hiện bên ngoài, còn hao mòn là nội dung bên trong. Hao mòn là một phạm trù, một khái niệm tượng trưng mà (ta chỉ có thể hiểu mà không thể tính toán, nghiên cứu nó một cách cụ thể. Nhưng việc phản ánh hao mòn lại là một 47
điều hết sức quan trọng trong việc quản lý TSCĐ vì vậy mà người ta khái quát chúng bằng việc tính khấu hao. Tức biểu hiện phần giá trị hao mòn bằng tiền tệ và tính toán nghiên cứu. Như vậy về nguyên tắc thì việc tính khấu hao phải phù hợp hoàn toàn với hao mòn thực tế. Tuy nhiên trong thực tế thì điều này chỉ phù hợp một cách tương đối bởi thời gian sử dụng của TSCĐ người ta chỉ có thể ước tính một cách tương đối vì còn nguyên nhân khách quan mà không thể tính toán chính xác được. Hao mòn và khấu hao TSCĐ là 2 phạm trù hoàn toàn khác nhau song liên quan rất chặt chẽ với nhau. Người ta không chỉ nhắc đến hao mòn mà không tính khấu hao và cũng như không thể tính khấu hao khi không có hao mòn. Như vậy hao mòn là một hiện tượng khách quan làm giảm giá trị, giá trị sử dụng của TSCĐ. Còn khấu hao là một biện pháp điều chỉnh quan trong quản lý nhằm thu hồi lại phần giá trị đã hao mòn của TSCĐ. Xem xét khấu hao TSCĐ về mặt ý nghĩa kinh tế nó có nhiều chức năng, 2 chức năng cơ bản được coi là quan trọng: Chức năng chi phí: biểu hiện sự chuyển dịch giá trị TSCĐ sản xuất vào giá trị sản phẩm mới. Nhờ chức năng này mà chi phí để xây dựng và mua sắm TSCĐ được phản ánh vào chi phí sản xuất, tạo điều kiện quan sát được chức năng với đầu tư cơ bản. Đặc biệt khi vốn đầu tư được thực hiện thay thế thì chức năng chi phí của khấu hao TSCĐ cho ta thấy rõ mức tiết kiệm lao động xã hội phần tăng giá của đơn vị SXKD là bao nhiêu. Vì vậy với chức năng chi phí, khấu hao, là nhân tố quan trọng để đánh giá lợi ích SXKD, và lợi ích đầu tư xây dựng cơ bản. Chỉ trên cơ sở lựa chọn hợp lý phương pháp tính khấu hao và thời gian tính khấu hao hợp lý thì chức năng chi phí của khấu hao mới được thực hiện tốt. Chức năng phân phối của khấu hao: Biểu hiện ở chỗ cùng với việc khấu hao nhằm chuyển dần phần giá trị TSCĐ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra thì số khấu hao thu được từ doanh thu cũng được tích lũy dần và hình thành vốn khấu hao. Vốn này được sử dụng làm nguồn tài chính cấp phát cho tái sản xuất, hiện đại hóa TSCĐ ở đơn vị. Với chức năng chi phí, chức năng phân phối không nhất thiết phải sử dụng TSCĐ theo tuổi thọ thực tế mà có thể dựa vào tuổi thọ định mức của TSCĐ. Từ chức năng phân phối và chức năng chi phí của khấu hao có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mối quan hệ này quyết định quan hệ biện chứng mang tính chất 2 mặt của tiền khấu hao là tính chi phí và tính sinh lời. Tiền khấu hao biểu hiện tính chi phí 48
thì nó được coi là chi phí xã hội cần thiết được người sản xuất với lí do hao mòn TSCĐ sử dụng tính vào chi phí SXKD. Tính sinh lời của tiền khấu hao thể hiện ở chỗ từ doanh thu bán hàng, tiền doanh thu bán hàng được trích lại thành quỹ khấu hao và được dùng làm nguồn tài chính cấp phát đầu tư xây dựng cơ bản. Như vậy: Xét về phương diện kinh tế, khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh được giá trị thực tế của TSCĐ, đồng thời làm giảm lãi ròng (lợi nhuận thuần) của doanh nghiệp. Về phương diện tài chính, khấu hao TSCĐ là một phương tiện tài trợ giúp cho doanh nghiệp thu hồi lại phần giá trị đã hao mòn của TSCĐ. Về phương diện thuế khóa, khấu hao là một khoản chi phí được trừ vào lợi tức chịu thuế, tức là khấu hao là một khoản được tính vào chi phí kinh doanh hợp lệ. Về phương diện kế toán, khấu hao là sự ghi nhận giảm giá của TSCĐ. Tóm lại: Hao mòn và khấu hao TSCĐ là tất yếu trong việc sử dụng và quản lý TSCĐ của một doanh nghiệp. Nó có ý nghĩa kinh tế rất lớn trong việc tính toán chi phí và giá thành sản phẩm để đảm bảo việc tái sản xuất và đổi mới TSCĐ cũng như bảo toàn vốn cố định của doanh nghiệp. Vì vậy, việc ghi chép và hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ là một công việc quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Kế toán có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chức năng trên. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định Để tính khấu hao TSCĐ, người ta dựa trên cơ sở 2 nhân tố cơ bản là nguyên giá TSCĐ và tỷ lệ khấu hao. Việc tính khấu hao TSCĐ có thể tiến hành bằng nhiều phương pháp. Việc lựa chọn phương pháp khấu hao nào là tuỳ thuộc vào quy định của nhà nước và chế độ quản lý tài chính đối vơí doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Phương pháp khấu hao được lựa chọn phải đảm bảo thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp.  Phương pháp khấu hao đều theo thời gian Trong thực tế hiện nay, phương pháp khấu hao đều theo thời gian được áp dụng phổ biến. Phương pháp này cố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tăng số lượng sản phẩm làm ra để hạ giá thành, và tăng lợi nhuận trong những năm đầu. Tuy nhiên, việc thu hồi vốn khấu hao chậm không theo kịp mức hao mòn thực tế nhất là hao mòn vô hình (do tiến bộ khoa học kỹ thuật) nên doanh nghiệp không có điều kiện để đầu tư, trang bị TSCĐ mới. 49
Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Tỷ lệ khấu hao Mức khấu hao Nguyên giá = X bình bình quân năm TSCĐ quân năm 1 Tỷ lệ khấu hao bình quân năm = x100% Thời gian hữu dụng của TSCĐ - Thời gian hữu dụng của TSCĐ (Số năm hữu dụng của TSCĐ) là độ dài thời gian mà TSCĐ sẽ được sử dụng trong các hoạt động của doanh nghiệp. - Thời gian khả dụng của TSCĐ là độ dài thời gian mà TSCĐ có thể sử dụng được.  Phương pháp khấu hao theo sản lượng Ngoài cách tính khấu hao theo thời gian, ở nước ta một số doanh nghiệp còn sử dụng phương pháp khấu hao theo sản lượng. Theo phương pháp này sẽ cố định mức khấu hao trên 1 đơn vị sản lượng, nên muốn thu hồi vốn đầu tư nhanh, khắc phục hao mòn vô hình, doanh nghiệp buộc phải tăng ca, tăng kíp, tăng năng suất lao động để tạo ra nhiều sản phẩm. Công thức tính như sau: Mức khấu hao phải Sản lượng thực Mức khấu hao bình quân trên = x trích trong tháng tế trong tháng một đơn vị sản lượng Trong đó: Mức khấu hao bình quân Tổng khấu hao phải trích trong thời gian sử dụng = trên một đơn vị sản lượng Số lượng tính theo công suất thiết kế  Phương pháp khấu hao nhanh 50
Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường, xu hướng của các doanh nghiệp là thu hồi vốn nhanh, vừa tránh được hao mòn vô hình và sự lạc hậu của kỹ thuật, vừa có nguồn vốn để đầu tư vào công nghệ mới. Vì thế các doanh nghiệp thường áp dụng một số phương pháp khấu hao. Có mức khấu hao rất lón trong những năm đầu sử dụng TSCĐ và càng về những năm sau mức khấu hao càng giảm dần. Các phương pháp này được gọi là phương pháp khấu hao nhanh. Theo phương pháp này, giá trị tận dụng không được tính đến, tỷ lệ khấu hao được tính bằng cách nhân đôi tỷ lệ khấu hao trung bình. Tỷ lệ này được áp dụng hàng năm cho các giá trị ghi sổ giảm dần của TSCĐ. Công thức tính như sau : Mức khấu hao TSCĐ = Tỷ lệ khấu hao nhanh x Giá trị ghi sổ còn lại của TSCĐ trích hàng năm Tỷ lệ khấu hao Tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo Hệ số điều = x nhanh phương pháp đường thẳng chỉnh Trong đó hệ số điều chỉnh được xác định như sau: Thời gian sử dụng của tài sản Hệ số điều chỉnh Đến 4 năm 1,5 Trên 4 năm đến 6 năm 2,0 Trên 6 năm 2,5  Tính khấu hao theo giá trị còn lại Mức khấu hao tính theo giá trị còn lại được xác định theo công thức Mức khấu hao 2 x Giá trị còn lại của tài sản cố định = bình quân năm Số năm tính khấu hao Việc tính khấu hao TSCĐ hiện nay trong các doanh nghiệp được thực hiện theo QĐ số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Về nguyên tắc, mọi TSCĐ trong doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải 51
được huy động sử dụng tối đa và phải tính khấu hao, thu hồi đủ vốn trên cơ sở tính chúng, tính đủ nguyên giá theo quy định hiện hành. Theo thông tư 33/2005/thị trường- BTC ngày 29/4/2005 của Bộ Tài chính quy định: “Mọi TSCĐ của Công ty (Gồm cả tài sản chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý) đều phải trích khấu hao theo quy định hiện hành. Khấu hao TSCĐ dùng trong SXKD hạch toán vào CPKD; khấu hao tài sản chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý hạch toán vào chi phí khác.” TSCĐ trong các doanh nghiệp được trích khấu hao chủ yếu theo phương pháp đều theo thời gian. Đối với những tài sản đã khấu hao để bù đắp nguyên giá mà vẫn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp không phải tính KHCB, nhưng vẫn phải quản lý và sử dụng theo chế hiện hành. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ khấu hao luỹ kế của tài sản được để lại cho doanh nghiệp đầu tư, thay thế, đổi mới TSCĐ. Việc đầu tư xây dựng bằng nguồn vốn khấu hao được thực hiện theo điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Theo quyết định 206/QĐ-BTC, các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ. Tài sản cố định tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao nhanh là máy móc, thiết bị; dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm; thiết bị và phương tiện vận tải; dụng cụ quản lý; súc vật, vườn cây lâu năm. Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi. Nguyên tắc trích khấu hao: Việc trích hoặc thôi không trích khấu hao được thực hiện bắt đầu từ ngày (Theo số, ngày của tháng) mà TSCĐ tăng hoặc giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động SXKD Khấu hao TSCĐ là một yếu tố của chi phí SXKD. Do vậy hàng tháng hoặc hàng quý kế toán phải tính toán xác định số khấu hao TSCĐ cho các bộ phận sử dụng TSCĐ. Việc tính toán và phân bổ KHTSCĐ được thực hiện bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Phương pháp tính khấu hao hàng tháng được thực hiện như sau: Số khấu hao Số khấu hao Số khấu hao TSCĐ Số khấu hao TSCĐ TSCĐ phải trích = TSCĐ đã trích + tăng trong tháng - giảm trong tháng tháng này tháng trước này này 52
Tuy nhiên khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao theo sản lượng hoặc khấu hao nhanh thì việc lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ không thực hiện theo nguyên tắc trên mà phải tính khấu hao từng tài sản sau đó tổng hợp chung toàn doanh nghiệp. Phương pháp kế toán khấu hao TSCĐ  Tài khoản sử dụng Để kế toán khấu hao cơ bản TSCĐ xác định giá trị hao mòn của TSCĐ, kế toán doanh nghiệp sử dụng các TK 214, 627, 009, 641, 642. TK 214: TK này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản tăng giảm hao mòn khác của TSCĐ. - Kết cấu của TK 214 như sau : Bên Nợ: Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán, bàn giao, điều đi nơi khác. Bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ tăng do trích khấu hao TSCĐ, do đánh giá lại TSCĐ hoặc do điều chuyển TSCĐ đã sử dụng giữa các đơn vị thành viên của Tổng công ty hoặc công ty Giá trị hao mòn của TSCĐ tăng do tính hao mòn TSCĐ dùng vào hoạt động phúc lợi, hoạt động sự nghiệp hoặc hoạt động dự án, Số dư bên Có: Giá trị hao mòn TSCĐ hiện có của đơn vị. TK 214 - Hao mòn TSCĐ, được chi tiết thành 4 TK cấp 2: TK 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình: Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản tăng giảm hao mòn khác của TSCĐ hữu hình. TK 2142 - Hao mòn TSCĐ đi thuê: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ đi thuê tài chính. TK 2143 - Hao mòn TSCĐ vô hình: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ vô hình. TK 2147 - Hao mòn bất động sản đầu tư.  Trình tự kế toán 53
Định kỳ căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, chi phí kinh doanh đồng thời phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, kế toán ghi. Nợ TK 627: Khấu hao những TSCĐ phục vụ sản xuất, kinh doanh dịch vụ (6274). Nợ TK 641: Khấu hao những TSCĐ phục vụ bán hàng (6414) Nợ TK 642: Khấu hao những TSCĐ phục vụ quản lý (6424) Nợ TK 241: Khấu hao những TSCĐ phục vụ xây dựng cơ bản (2412) Có TK 214: Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ (2141, 2142, 2143). Đối với TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, khi hoàn thành đưa vào sử dụng phục vụ hoạt động phúc lợi công cộng thì không trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, chi phí kinh doanh. Một năm một lần vào thời điểm cuối niên độ kế toán tính và phản ánh giá trị hao mòn, ghi: Nợ TK 4313: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Có TK 214: Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ Khi nhận TSCĐ đã sử dụng từ đơn chính hoặc điều chuyển từ các đơn vị nội bộ có tổ chức kế toán riêng, kế toán đơn vị nhận TSCĐ ghi tăng hao mòn TSCĐ nhận : Nợ TK 211, 213 -Nguyên giá TSCĐ Có TK 1361 -Giá trị còn lại Có TK 214: Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ nhận Khi thanh lý, nhượng bán, bàn giao, điều chuyển TSCĐ đồng thời với bút toán ghi giảm TSCĐ, kế toán phải ghi giảm hao mòn TSCĐ Nợ TK 811, 1361, Phần giá trị còn lại Nợ TK 214 - Phần giá trị hao mòn TSCĐ giảm Có TK 211, 213 - Nguyên giá TSCĐ 2.5 Hạch toán sửa chữa TSCĐ Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận. Để TSCĐ hoạt động bình thường trong thời gian sử dụng phải tiến hành bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ khi bị hư hỏng. 54
Nhiệm vụ của kế toán sửa chữa TSCĐ là phải xác định chi phí sửa chữa và tính giá thành các công việc sửa chữa lớn hoàn thành, phân bổ đúng chi phí sửa chữa TSCĐ vào các đối tượng liên quan. Trong doanh nghiệp tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa và tuỳ theo khả năng, doanh nghiệp có thể tiến hành sửa chữa TSCĐ theo các phương thức tự làm (thường là sửa chữa, bảo dường thường xuyên, một số công trình sửa chữa nhỏ) hoặc thuê ngoài (cho thầu) (thường là các công trình sửa chữa lớn). 2.5.1 Đối với sửa chữa thường xuyên Các chi phí sửa chữa thường nhỏ nên chi phí sửa chữa được phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ có TSCĐ sửa chữa. Kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642 Nợ TK 133( nếu sửa chữa thường xuyên thuê ngoài): Có TK 152, 153, 214, 334, 338, 111, 112 2.5.2 Đối với sửa chữa lớn TSCĐ : Căn cứ chứng từ tập hợp chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 241 - XDCB dở dang (2413) Nợ TK 133 (Nếu thuê ngoài): Có TK 152, 153, 214, 334, 338, 111, 112 Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, giá trị thực tế công trình được kết chuyển: * Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Kết chuyển giá trị thực tế của công trình sửa chữa lớn hoàn thành: Nợ TK 142: Chi phí sản xuất chung (1421) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Số chi phí sửa chữa lớn phân bổ dần hàng kỳ vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 -Chi phí trả trước (1421) * Nếu doanh nghiệp thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. 55
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 335 - Chi phí phải trả (chi tiết trích trước sửa chữa lớn TSCĐ) Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, căn cứ giá trị quyết toán công trình, kế toán ghi: Nợ TK 335: Chi phí trả trước (chi tiết trích trước SCL tài sản cố định ) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Cuối niên độ xử lý chênh lệch giữa khoản trích trước và chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh: Nếu số trích trước sửa chữa lớn TSCĐ > chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch được ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 627, 641, 642 Nếu số trích trước sửa chữa lớn TSCĐ < chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch được ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 335 : Chi phí phải trả Nếu trong quá trình sửa chữa lớn, TSCĐ không những phục hồi năng lực hoạt động mà còn được nâng cấp, cải tạo nhằm kéo dài tuổi thọ; Phần chi phí chi ra để nâng cấp, cải tạo ghi: Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413) 2.5.3 Kế toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định Sửa chữa nâng cấp TSCĐ là công việc sữa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, nâng cao năng suất, tính năng của TSCĐ như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Khi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành bàn giao, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng bút toán: Nợ TK 211: nguyên giá 56
Có TK 241: giá thành thực tế công tác sữa chữa Đồng thời kết chuyển nguồn vốn (nếu sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu). 57
Chương 3 HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán 3.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp. Đặc điểm: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, bị hao mòn toàn bộ và thay đổi hình thái hiện vật ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh trong đó chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài. Ví dụ: Mua khối gỗ trị giá 500.000 đồng để đóng 1 chiếc bàn thì toàn bộ giá trị của khối gỗ đó được tính 1 lần vào giá thành của chiếc bàn. 3.1.2 Nhiệm vụ hạch toán vật liệu Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Do vậy kế toán vật liệu cần thực hiện tốt nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp; - Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất ding cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng nguyên vật liệu sai mục đích, lãng phí; - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần ding và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh, hạn chế thiệt hại; - Thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo nguyên vật liệu, tham gia công tác phân tích thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. 59
3.2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 3.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại, từng nhóm vật liệu theo những tiêu thức nhất định. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ ở nhiều địa điểm. Do vậy cần phân loại nguyên vật liệu hợp lý phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu. Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu, tùy theo yêu cầu quản lý và hạch toán của doanh nghiệp mà lựa chọn tiêu thức phân loại phù hợp. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất - Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm; - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hay dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức; - Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ )mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản; - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, sắt vụn ) - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng . Phân loại theo nguồn thu nhập - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự sản xuất 60
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến - Nguyên vật liệu nhận cấp phát, biếu tăng, nhận vốn góp liên doanh - Các loại nguyên vật liệu khác Phân loại theo mục đích sử dụng - Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất sản phẩm - Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác: phục vụ quản lý, phục vụ bán hàng Phân loại theo nguồn vốn tài trợ - Nguyên vật liệu có được từ nguồn vốn vay nợ - Nguyên vật liệu thuộc nguồn vốn chủ sở hữu 3.2.2 Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu. Theo quy định, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc), tức vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế. Giá gốc thực tế ghi sổ của vật liệu nhập kho trong các trường hợp cụ thể + Với vật liệu mua ngoài: giá thực tế ghi sổ gồm giá trị mua của vật liệu thu mua [là giá mua ghi trên hóa đơn của người bán đã trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) các chi phí gia công, hoàn thiện và cộng (+) các loại thuế không được hoàn lại (nếu có)]và các chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí bao bì; chi phí của bộ phận thu mua độc lập ) + Với vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: giá thực tế ghi sổ là giá thành sản xuất thực tế của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất, kiểm nhận, nhập kho. + Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ khi nhập kho bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê chế biến cùng các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công, chế biến (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển ) + Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá thỏa thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thành thanh toán ghi trên hóa đơn GTGT do bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có) + Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. 61
+ Với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế ghi sổ của vật liệu này là giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có) Để xác định giá thực tế ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng. Phương pháp tính theo giá đích danh Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Trị giá thực tế xuất kho của vật tư được căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực tế vật Trị giá vốn thực tế + tư tồn đầu kỳ vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình = quân gia quyền Số lượng vật tư Số lượng vật tư nhập + Tồn kho đầu kỳ kho trong kỳ Trị giá vốn thực tế vật tư xuất Số lượng vật tư xuất kho Đơn giá bình = x kho (tồn kho) (tồn kho) quân gia quyền Đơn giá bình quân thường được tính cho từng vật tư. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. 62
Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân di động, theo cách tính này xác định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc sẽ nhiều lên nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp làm kế toán máy. Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được tính trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thìa giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hành nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho. 3.3 Hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho, loại, nhóm hàng tồn kho về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho phù hợp để góp phần tăng cường quản lý hàng tồn kho. 3.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán vật liệu Tổ chức chứng từ kế toán vật liệu là quá trình tổ chức việc lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển chứng từ bảo quản sử dụng lại chứng từ và lưu trữ tất cả chứng từ kế toán liên quan tới hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ánh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ánh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho phục vụ cho việc lãnh đạo nghiệp vụ, ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán. Trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần tổ chức 63
chứng từ kế toán cho phù hợp, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý. Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC chứng từ về kế toán hàng tồn kho bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04-VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 05-VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (mẫu số 07-VT) 3.3.2 Hạch toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp là phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Kế toán chi tiết theo từng phương pháp nói trên bao gồm công việc ghi chép của thủ kho tại kho, của kế toán tại phòng kế toán. Đây là công việc quan trọng và chiếm khá nhiều thời gian, công sức của kế toán. Phương pháp ghi thẻ song song - Tại kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do phòng kế toán mở và được mở cho từng thứ vật tư, hàng hoá. Sau khi ghi những chỉ tiêu ở phần trên, kế toán giao cho thủ kho giữ. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất cho từng vật tư, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật tư, hàng hoá. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Mặt khách căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập- xuất - tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít diễn ra không thường xuyên. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất 64 Sổ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Phương pháp ghi sổ số dư Theo phương pháp này thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị. - Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho phải ghi chuyển số tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư ở cột số lượng. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng lập bảng tổng nhập - xuất - tồn. Khi nhập được sổ số dư do thủ kho gửi đến kế toán phải tính và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Cuối tháng kế toán đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Phương pháp này được áp dụng trong các đơn vị có chủng loại vật tư, hàng hoá, trình độ chuyên môn cán bộ kế toán vững vàng và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá. 65